costos proyecto
DESCRIPTION
Proyecto costos analisisTRANSCRIPT
-
Gestin de los Costos
Gestiona la estimacin, presupuesto y
control de los costos de manera que el
proyecto pueda culminar dentro del
presupuesto aprobado.
-
Determinar el Presupuesto
Suma los costos estimados de las
actividades individuales y paquetes
de trabajo, para establecer una
lnea base autorizada de costos.
-
Plan de Gestin del Costo
Stakeholders tienen diferentes visiones del costo.
Considera una visin del costo a largo plazo.
Generalmente el anlisis prospectivo de la
perfomance financiera del producto del proyecto
est fuera del proyecto.
-
Estimar los Costos: Desarrolla una aproximacin de los
recursos monetarios necesarios para completar las
actividades del proyecto.
Determinar el Presupuesto: Suma los costos estimados de
las actividades individuales y paquetes de trabajo, para
establecer una lnea base autorizada de costos.
Controlar los Costos: Monitorea el estado del proyecto
para actualizar el presupuesto del proyecto y gestionar los
cambios a la lnea base del costo.
Plan de Gestin del Costo
-
ESTIMAR LOS COSTOS
2
Herramientas y Tcnicas:
Expertos, Juicio de Expertos.
Estimacin Anloga.
Estimacin Paramtrica.
Estimacin Ascendente.
Estimacin por Tres Valores.
Anlisis de Reserva.
Costo de la Calidad.
Software de estimacin de costos para la direccin de
proyectos.
Licitaciones
Anlisis de Propuestas para Licitaciones.
-
Determinar el Presupuesto
Herramientas y Tcnicas:
Suma de Costos. Anlisis de Reserva. Juicio de Expertos. Relaciones Histricas. Conciliacin del Lmite del Financiamiento
-
Controlar los Costos
Monitorea el estado del proyecto para
actualizar el presupuesto del proyecto y
gestionar los cambios a la lnea base
del costo
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Controlar los Costos
Herramientas y Tcnicas:
Gestin del Valor Ganado (EVM). Proyecciones. ndice de Desempeo del Trabajo por Completar
(TCPI).
Revisiones de Desempeo. Anlisis de Variacin. Software de Gestin de Proyectos.
-
9
Qu le piden y que responde Usted
como Jefe de Proyectos
Schedule Status Reporting
(reporte de estado actual del
cronograma)
Cost Status Reporting (reporte
de estado actual)
Forecasting (proyeccin)
-
Qu es?
Por qu necesito hacerlo?
Cmo lo hago?
Anlisis del Valor Ganado(Earned Value)
-
11
Situacin Hoy da
Necesidad de informacin precisa y consistente
Numerosos proyectos complejos (e interrelacionados)
Proyectos con muchas actividades del WBS
Oficinas Virtuales
Diversas plataformas tecnolgicas
-
Podra mejorarse
70% of los proyectos son: Sobre el presupuesto
Detrs del cronograma
52% de todos los proyectos
terminan al 189% de su
presupuesto inicial
Source:The Standish Group
-
13
Cmo responder la pregunta: Hemos hecho lo que dijimos que haramos?
% estimacin completa (complete
estimating)
% presupuesto gastado (Budget spent)
% trabajo realizado (work done)
% tiempo transcurrido (time elapsed)
subjetivo, incompleto
Dibuja falsas conclusiones
-
Earned Value Analysis es: Un estndar de la industria para:
Medir el progreso de un proyecto, Pronosticar su fecha de termino y costo final,
y Proporcionar las variaciones del cronograma
y presupuesto a lo largo del proyecto.
Integrando estas tres medidas, provee indicadores numricos y consistentes con los cuales Usted puede evaluar y comparar proyectos.
Anlisis del Valor Ganado(Earned Value)
-
15
Qu es ms importante?
Saber dnde estamos en el
cronograma?
Saber dnde estamos en el
presupuesto?
Saber dnde estamos
respecto al trabajo
realizado?
-
EVA Integra los Tres
Este compara el monto de trabajo PLANEADO con
el que realmente ha sido COMPLETADO, para
determinar si el COSTO, CRONOGRAMA, y
TRABAJO REALIZADO estn progresando como es
planeado.
El trabajo es ganado cuando est completado.
-
17
Earned Value se necesita porque ...
Diferentes medidas de progreso para diferentes tipos de actividades
Necesidad de agrupar todo el progreso de muchas tareas en un estado general del proyecto
Necesidad de una Unidad uniforme de medida (dolares o horas de trabajo).
-
18
Provee una seal de Alerta temprana para una
inmediata correccin:
Las malas noticias no envejecen bien.
An es tiempo de recuperar
Requerimiento oportuno de fondos adicionales
Earned Value se necesita porque ...
-
Cmo est el proyecto?
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
Jan-03 Feb-03 Mar-03 Apr-03 May-03 Jun-03 Jul-03 Aug-03 Sep-03 Oct-03 Nov-03 Dec-03
Projected
Actual
-
Permitanos mirar debajo de la capota
-
But First! Debemos estar organizados
EVA trabaja mejor cuando el trabajo es segmentado.
Segmentacin es mejor lograda con un bien planeado Work Breakdown Structure.
-
Diseo apropiado de WBS
Una WBS Orientado al Entregable No trabajar en el WBS es estar fuera del alcance Cada descenso de nivel representa ms detalle
Full (y exacto) definicin es clave Entregable(s) definido(s) Marco de tiempo para entrega del producto Costo Total (directo e indirecto) para entregar el
producto
-
Ejemplo Work Breakdown Structure
Serve Pizzas to Customers
Provide the Place Cook the Food Serve Customers (Others)
Cook the Sauce Make the Dough Build the Pizza
-
Presupuesto (BAC) : Presupuesto total del proyecto
Valor planificado (PV): es el valor presupuestado de una actividad planificada o componente de la EDT a una fecha de corte
PV = (% Avance Planificado) x Costo Presupuestado
Costo real (AC): es el costo realmente incurrido en la realizacin de una actividad planificada o ejecucin de un componente de la EDT
Conceptos Bsicos
-
25
Earned Value Qu es?
El costo presupuestado (ejemplo, dlares, horas-hombre o personas por da) en trminos de su baseline plan (linea base)/presupuesto del trabajo realizado a un punto especificado en el tiempo
Tambin conocido como Budgeted Cost of Work Performed (BCWP)
Cada tarea en el Work Breakdown Structure (WBS) es asignada a un BCWP basado sobre su costo individual.
El BCWP del proyecto es el total de todos los BCWP de todas las tareas/actividades requeridas para completar el proyecto
-
Qu es el Valor Ganado?
El valor de una actividad realizada o componente
de la EDT a una fecha de corte, expresado en
trminos del presupuesto asignado a dicha
actividad o componente
EV = (% Avance real) x Costo Presupuestado
-
Algunos Trminos BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled
PV Planned Value (valor planeado)
ACWP - Actual Cost of Work Performed
AC Actual cost (costo real)
BCWP - Budgeted Cost of Work Performed
EV Earned Value (valor ganado)
-
Earned Value Definiciones
BCWS: Budgeted Cost of Work Scheduled PV Planned Value (valor planeado)
Costo previsto de la cantidad total de trabajo programado para llevarse a cabo en la fecha hito.
Cuanto trabajo podra haber sido completado a un punto en el tiempo basado en el planeamiento. Derivado de la medicin del trabajo planeado completado a un punto en el tiempo.
-
BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled PV Valor planeado
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000Jan-0
3
Feb-0
3
Mar-
03
Apr-
03
May-0
3
Jun-0
3
Jul-03
Aug-0
3
Sep-0
3
Oct-
03
Nov-0
3
Dec-0
3
BCWS
-
Earned Value Definiciones (cont.)
ACWP: Actual Cost of Work Performed AC Actual cost (costo real)
Costos incurridos para realizar el trabajo que se ha hecho hasta la fecha.
El dinero gastado en un perodo de tiempo.
Se obtiene: suma de los costos en el perodo de tiempo.
-
ACWP - Actual Cost of Work Performed AC Actual Cost (costo real)
49000
56000
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000Jan-0
3
Feb-0
3
Mar-
03
Apr-
03
May-0
3
Jun-0
3
Jul-03
Aug-0
3
Sep-0
3
Oct-
03
Nov-0
3
Dec-0
3
BCWP
ACWP
-
Earned Value Definiciones (cont.)
BCWP: Budgeted Cost of Work Performed
EV - Earned Value (valor ganado)
Cuanto trabajo fue realmente completado en
un periodo de tiempo.
-
BCWP - Budgeted Cost of Work Performed EV Earned value
49000
55000
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000Jan-0
3
Feb-0
3
Mar-
03
Apr-
03
May-0
3
Jun-0
3
Jul-03
Aug-0
3
Sep-0
3
Oct-
03
Nov-0
3
Dec-0
3
BCWP
BCWS
-
55000
49000
56000
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000Jan-0
3
Feb-0
3
Mar-
03
Apr-
03
May-0
3
Jun-0
3
Jul-03
Aug-0
3
Sep-0
3
Oct-
03
Nov-0
3
Dec-0
3
BCWS
BCWP
ACWP
La historia completa
-
Mtricas de Varianza
SV: Schedule Variance (BCWP-BCWS)
Una comparacin de la cantidad de trabajo realizado durante un determinado perodo de tiempo a lo que estaba programado para llevarse a cabo.
Una varianza negativa significa que el proyecto est detrs del cronograma.
CV: Cost Variance (BCWP-ACWP)
Una comparacin del costo presupuestado del trabajo realizado con el costo real.
Una varianza negativa significa que el proyecto est sobre el presupuesto.
-
Schedule Variance & Cost Variance
Schedule Variance = BCWP-BCWS
$49,000
- 55,000
SV = - $ 6,000
Cost Variance = BCWP-ACWP
$49,000
56,000
CV = - $7,000
-
Anlisis del Proyecto con Valor
Ganado (EV) V
alo
res a
cu
mula
dos (
$)
Tiempo
Presupuesto
la conclusin (BAC)
Valor planificado (PV)
Valor ganado (EV)
Costos reales (AC)
Fecha de corte
-
A B C D E F G
Costo Total
(1000$)
Planeado
Completar
(% )
Real
Completado
(%)
Valor ($)
Planeado
(C x B)
Valor ($)
Ganado
(D x B)
Gasto
Efectuado
($)
Producto 1 80,000 15.8 10.8 12,640.0 8,667.0 14,300
Producto 2 33,000 34.8 29.1 11,484.0 9,613.0 13,120
Producto 3 35,000 43.6 34.1 15,260.0 11,932.0 18,000
Proyecto
total 148,000 26.6 20.4 39,384.0 30,212 45,420
Gestin del Valor Ganado (EV)
-
$ Millones
148
45.4
39.4
30.2 EV
AC
VALOR GANADO vs. VALOR
PLANIFICADO
26.6%
100%
%
Avance
Planificado
20.4%
%
Avance
Real
PV
BAC
Fecha de
corte
2008 2009 2013
-
020
40
60
80
100
120
140
160
2008 2009 2010 2011 2012 2013
Millions U
S $
Project Plan Value vs execution
PV EV AC
-
INDICADORES DE PERFORMANCE
Nombre Frmula Resultado Interpretacin
ndice de
Rendimiento de
Costo
CPI = EV / AC 0.67
Cuntos $ se
obtienen por cada $
gastado
ndice de
Rendimiento de
Cronograma
SPI = EV / PV 0.77
% de progreso
respecto a planeado
ndice de
Performance del
Proyecto
PI = CPI x SPI 0.51
Rendimiento del
proyecto en trminos
de tiempo y costo
-
0.00
0.20
0.40
0.60
0.80
1.00
1.20
1.40
2008 2009 2010 2011 2012 2013
Performance Indexes
SPI CPI PI
-
SPI: Schedule Performance Index
SPI=BCWP/BCWS SPI
-
Mtricas de Performance
SPI: BCWP/BCWS
49,000/55,000 = 0.891
CPI: BCWP/ACWP
49,000/56000 = 0.875
-
Haciendo proyecciones
Una vez que el 10% del proyecto est completo,
el exceso en la terminacin,
no ser menor que el exceso actual.
Una vez que un proyecto esta al 20% completo,
El CPI no varia de su valor actual por ms de 10%.
CPI y SPI son indicadores estadsticamente precisos de los
resultados finales de costos Source: Defense Acquisition University
-
102000
90882
103865
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000ene-0
3
feb-0
3
mar-
03
abr-
03
may-
03
jun-0
3
jul-03
ago-0
3
sep-0
3
oct
-03
nov-
03
dic
-03
BCWS
BCWP
ACWP
Haciendo Proyecciones
Today
-
102000
116,571
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
140000
Jan-
03
Mar
-03
May
-03
Jul-0
3
Sep
-03
Nov
-03
Jan-
04
Mar
-04
BCWS
BCWP
ACWP
Estimate to Complete
Today
-
Cmo hago todo esto?
Con un sistema de Earned Value Management
-
Formulas
-
Formulas
-
Formulas
-
Otros Criterios
El valor ganado es el WBS con sus costos presupuestados de la actividad completada a la fecha.
Costo Fijo: Estos costos no cambian conforme cambia la produccin.
Ejemplos: alquiler, servicios, pblicos, etc.
Costo variable: Cambian de acuerdo con la cantidad de Produccin o
la cantidad de trabajo. Ejemplo: costo de material, insumos, salarios, etc.
Costos Directos: se atribuyen directamente al trabajo en el proyecto.
Ejemplos: viajes, salarios, reconocimientos, material utilizado en el
proyecto.
Costos Indirectos: elementos generales o costos en los que se incurre en
ms de un proyecto,. Ejemplo: impuestos, servicios de limpieza, servicios
complementarios, etc.
-
Requerimientos de Earned Value
Apropiado diseo del WBS
Baseline o lnea base de las cuentas del presupuesto
Baseline o lnea base del Cronograma/Schedule
Medida del trabajo por cuentas de control
Horas-trabajo, dlares, unidades, etc.
Buenas prcticas de Gerencia de proyectos
-
Deficiencias del Valor Ganado (Earned Value)
Cuantificar/medir el progreso del trabajo puede
resultar dficil.
Tiempo requerido para medicin de los datos,
entradas y manipulacin puede ser considerable.
-
Ejemplos
-
56
Earned Value: Example
Da X:
PLANNED VALUE (Budgeted cost of the work scheduled - BCWS) =
18 + 10 + 16 + 6 = 50
EARNED VALUE (Budgeted cost of the work performed - BCWP) =
18 + 8 + 14 + 0 = 40
ACTUAL COST (of the work performed - ACWP) =
45 (proviene de su seguimiento al proyecto - no evidente en el chart mostrado)
18
8
14
-
57
Earned Value: Example C
osto
(P
ers
onas-H
ora
s)
Tiempo (Fecha)
Planned Value: what your
plan called for sending on the
tasks planned to be
completed by this date.
HOY
Earned Value: valor (costo)
de lo que usted ha cumplido a
la fecha segun el plan.
Actual Cost: Lo que usted
realmente gast a esta
fecha.
-
58
Earned Value: Example C
osto
(P
ers
onas-H
ora
s)
Tiempo (Fecha)
Today
Behind
Schedule
Over
Budget
-
59
Varianza
Cualquier desviacin de cronograma o costo de
un plan especfico.
Usado en una organizacin para verificar el
presupuesto y cronograma para un proyecto.
Frecuentemente usado como un componente
clave de las revisiones del plan y mediciones de
performance.
-
60
Varianza
Debe comparar varianza del cronograma y
presupuesto al mismo tiempo.
Schedule variance: desviacin del trabajo planeado
no es una medida de cambios en costos.
Cost variance: desviaciones del presupuesto no es una
medida de trabajo programado versus trabajo completado.
Ejemplo: Aplicar ms $$/personas a una tarea/actividad puede
mantener el cronograma, pero esto aade costos.cronograma
al da.sobre el presupuesto por gastos extras (costos)
-
61
ndices de Performance
Cost Performance Index
CPI = BCWP/ACWP=EV/AC
Schedule Performance Index
SPI = BCWP/BCWS=EV/PV
Analysis
CPI > 1.0 exceptional performance
CPI < 1.0 poor performance
Similar for SPI
-
62
Earned Value & Variance: Ejemplo
Da X:
PLANNED VALUE (BCWS) = 18 + 10 + 16 + 6 = 50
EARNED VALUE (BCWP) = 18 + 8 + 14 + 0 = 40
ACTUAL COST (ACWP) = 45 (from your project tracking)
Therefore:
Schedule Variance = BCWP BCWS = 40 - 50 = -10 (behind schedule)
Schedule Performance Index = 40 / 50 = 0.8, or 80% of plan
Cost Variance = BCWP - ACWP = 40 - 45 = -5
Cost Performance Index = 40/45 = .89, o usted obtiene un retorno de 89 por cada dlar $ (personas-hora) gastado en este proyecto
18
8
14
-
63
Determinando % Completado Cundo?
Asignacin basada sobre el tiempo gastado- pero que pasa si usted gasta ms tiempo que el asignado?
Asigne 50% al inicio de la tarea, 50% al final de la tarea Pero slo para pequeas tareas
Asigne 100% al inicio de la tarea
Asigne 100% al fin de la tarea Mejor solucin si usted mantiene tareas muy pequeas
Asigna un valor a Hitos Crticos Buena solucin cuando lo usa en un crontrato de trabajo
Otros?
-
64
Otro Ejemplo de Proyecto
Planes para gastar $100K en cada uno de las primeras 4 semanas (baseline presupuesto)
Real al final de la semana 4: $325K
BCWP =EV= $400K ($100K x 4)
ACWP =AC= $325K
Qu conclusiones puede extraer?
CV = BCWP ACWP=EV-AC
CV = $400K - $325K = $75K
Under budget
Is project on schedule?
-
65
Otro Ejemplo de Proyecto
Suponga BCWP(EV) es $300K
Cmo es determinado?
Qu conclusiones?
SV = BCWP BCWS=EV-PV
SV = $300k - $400K = -$100K
Behind schedule, pero que significan realmente los 100K en
la varianza?
-
66
Administracin del Earned Value
Cmo puedo usar esta informacin?
Anlisis cuidadoso de la varianza y tendencias
Reconfigurar el cronograma o presupuesto, cuando resulte
apropiado
Preguntas de Anlisis de Varianza
Cul es el problema que est causando la varianza?
Cul es el impacto sobre el tiempo, costo y performance?
Cul es el impacto sobre otros esfuerzos si los hubiera?
Qu acciones correctivas estn planedas o en camino?
Cules son los resultados esperados de esas acciones
correctivas?
-
67
Administracin del Earned Value
Varianzas extraordinarias o tendencias alarmantes
pueden ser causa para reiniciar o cancelar el proyecto,
pero donde dibujar la lnea?
Cunta varianza permitir depende de un nmero de
factores:
Fase del ciclo de vida
Longitud de la fase del ciclo de vida
Longitud del proyecto
Tipo de estimados
Precisin del estimado
-
68
Proyeccin de la Varianza
-
69
Tendencia de los ndices de Performance
-
70
ndices de Performance Ideales
-
71
Pensamientos de cierre: Administracin de la
Reserva
La reserva siempre es adicionada al proyecto
para costos no esperados que estn dentro del
Alcance.
No se debe asignar reserva para cambios al
Alcance
No debe ser parte del estimado de costos
Lo asigna o adiciona la alta direccin, no el
project manager.
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Pensamientos de Cierre: Requerimientos de
Gobierno
Reportes de Costos del Gobierno del proyecto debe
incluir
BCWS/PV
BCWP/EV
ACWP/AC
Estimated cost at completion/EAC
Budgeted cost at completion/BAC
Cost and schedule variances with explanations/SV, CV
Trazabilidad
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73
Sumario
Costo, en la forma de Earned Value or BCWP/EV
puede ser usado para analizar el progreso de un
proyecto.
Usar datos de Earned Value para tomar decisiones
crticas sobre el proyecto, deben estar basadas en
un cuidadoso anlisis de datos, varianzas y
tendencias.