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Curso avanzado de los sistemas

MicroTech Contable

y

MicroTech Tributario

www.MicroTech.com.ve 2

ÍNDICE ÍNDICE _________________________________________________________________ 2 PRÓLOGO ______________________________________________________________ 4 Bondades de nuestros sistemas ______________________________________________ 5 Ejecutar los sistemas una vez instalados _______________________________________ 5 Configurar los sistemas para ejecutarlos de forma simultánea _____________________ 5 Conformación del sistema __________________________________________________ 6 Botones comunes de las ventanas ____________________________________________ 7 Como crear y seleccionar empresas ___________________________________________ 7 Sistema MicroTech Contable ________________________________________________ 9

Configuración de la empresa ____________________________________________________ 9 Selección del ejercicio contable __________________________________________________ 9 Plan de cuentas (módulos → contabilidad histórica) ________________________________ 11

Importar planes de cuenta sugeridos ___________________________________________________ 11 Importar un codificador personalizado__________________________________________________ 12 Personalizar el plan de cuentas________________________________________________________ 12 Sugerencias para la planificación de los códigos __________________________________________ 12 Propiedades de las cuentas___________________________________________________________ 14 Configuración de los estados financieros ________________________________________________ 15

Comprobantes de diario_______________________________________________________ 17 Comprobantes diferidos y comprobantes actualizados _____________________________________ 18 Uso de la descripción amplia del asiento ________________________________________________ 19 Duplicar, insertar y mover renglones ___________________________________________________ 19 Importar asientos desde otros comprobantes ____________________________________________ 20 Registrar la compra de un activo fijo desde el asiento ______________________________________ 21 Como iniciar con el sistema a partir de datos previos ______________________________________ 22

Reportes contables ___________________________________________________________ 22 Opciones comunes de las ventanas de informes __________________________________________ 22 Configuraciones más comunes de los reportes contables ___________________________________ 24

Nivel detalle ____________________________________________________________________ 24 Impresión multilínea ______________________________________________________________ 25 Supresión del encabezado y datos de emisión __________________________________________ 25

Procedimiento para enumerar hojas a ser foliadas ________________________________________ 26 Propiedad planta y equipos (módulos → activos fijos)_______________________________ 27

Como incorporar un activo que posee depreciación acumulada en libros _______________________ 27 Desincorporar o reincorporar un activo _________________________________________________ 28 Tabla de depreciaciones _____________________________________________________________ 28 Cargar unidades producidas __________________________________________________________ 29 Activos fijos en proceso _____________________________________________________________ 30 Contabilización de las depreciaciones __________________________________________________ 30 Revertir el proceso de contabilización de las depreciaciones_________________________________ 31

Cierre contable y reversión (módulos → contabilidad histórica) _______________________ 32 Importar datos utilizando plantillas de Excel ______________________________________ 33

Sistema MicroTech Tributario _______________________________________________ 34 Configuración de la empresa ___________________________________________________ 34


Clientes y Proveedores ________________________________________________________ 37 Maquinas fiscales ____________________________________________________________ 37 Sucursales __________________________________________________________________ 38 Series o talonarios ___________________________________________________________ 38 Empleados (para el XML) ______________________________________________________ 38 Documentos de Compras ______________________________________________________ 39

Campos solicitados en el encabezado___________________________________________________ 39 Campos solicitados en el cuerpo _______________________________________________________ 42 Características adicionales ___________________________________________________________ 43

Imprimir libro de compras _________________________________________________________ 43 Imprimir comprobante retención ____________________________________________________ 43 Actualizar la forma 30 _____________________________________________________________ 43 Cancelar el documento ____________________________________________________________ 43 Generar el comprobante de retención ________________________________________________ 43 Asiento contable _________________________________________________________________ 43

Pagos de compras (retención de ISLR) ____________________________________________ 44 Ventana cancelación de documentos ___________________________________________________ 45

Documentos de Ventas _______________________________________________________ 46 Campos solicitados en el encabezado___________________________________________________ 46 Campos solicitados en el cuerpo _______________________________________________________ 48 Características adicionales ___________________________________________________________ 49

Imprimir libro de ventas ___________________________________________________________ 49 Actualizar la forma 30 _____________________________________________________________ 49 Asiento contable _________________________________________________________________ 49 Anular numero de control _________________________________________________________ 49 Perfeccionar el hecho imponible ____________________________________________________ 49

Otros procesos ______________________________________________________________ 50 Actualizar forma 30 _________________________________________________________________ 50 Editar la forma 30 __________________________________________________________________ 50 Impresión del resumen del IVA (artículo 72 del reglamento) _________________________________ 50 Contabilizar documentos ____________________________________________________________ 50 Descontabilizar ____________________________________________________________________ 51 Declaración informativa de retenciones de IVA ___________________________________________ 51 Declaración informativa de retenciones de ISLR __________________________________________ 51

Importar datos utilizando plantillas de Excel ______________________________________ 52 Detalles de la integración contable ente nuestros sistemas __________________________ 53

Opciones de uso común entre los sistemas ____________________________________ 54 Respaldar empresas __________________________________________________________ 54 Restaurar empresas __________________________________________________________ 55 Cambiar el código de una empresa a través de los respaldos _________________________ 55 Pasos para importar datos desde Excel ___________________________________________ 56


PRÓLOGO De antemano le expresamos nuestro agradecimiento por ser usuario de las herramientas MicroTech y participar en este curso, esperamos que pueda obtener todos los conocimientos necesarios para obtener el máximo provecho de los sistemas.

A modo de resumen y para refrescar las principales operaciones a realizar con nuestras herramientas, le recordamos que usted puede:

Emitir los libros de compra y de venta

Generar el resumen de la forma 30 (IVA), artículo 72 del reg. IVA

Generar las retenciones de IVA y su declaración informativa o archivo TXT

Generar las retenciones de ISLR y su declaración informativa o archivo XML

Contabilizar automáticamente los documentos de compra y venta

Calcular e imprimir el borrador de la forma 26 (ISLR)

Alimentar automáticamente la forma 26 a partir de MicroTech Contable

Realizar la contabilidad diaria y emitir todos los estados financieros requeridos

Manejar la propiedad planta y equipos, incluyendo los capitalizables

Realizar el Ajuste fiscal por inflación (ISLR) y emitir todas las cedulas requeridas

Efectuar el Ajuste financiero (NIC29) y el Flujo de efectivo (NIC27)

Manejar múltiples ejercicios y consultarlos en cualquier momento

Respaldos y restauración multiempresa

Soporte electrónico y telefónico sin costo (cambios sin previo aviso)

Entre otras operaciones.


Bondades de nuestros sistemas

Dentro de las principales bondades de los sistemas MicroTech, destaca la facilidad de uso y la construcción estándar de sus ventanas y reportes, disminuyendo drásticamente la curva de aprendizaje entre nuestras herramientas.

Adicionalmente cuenta con un servicio post- venta que le ofrece seguridad en la inversión que usted realizó.

Ejecutar los sistemas una vez instalados

Una vez haya instalado los sistemas deben aparecer en su escritorio los iconos de acceso. Los nombres de los iconos se componen con la palabra “MicroTech” y el nombre del sistema que se instaló.

Actualmente el icono de acceso para los sistemas puede variar entre los sistemas operativos:

Si usted posee Windows XP, el icono es:

Si usted posee Windows Vista o superior, el icono es:

Configurar los sistemas para ejecutarlos de forma simultánea

Para que los sistemas MicroTech puedan ser ejecutados de forma simultánea es preciso realizar una pequeña configuración en los iconos del sistema, la cual realiza de la siguiente forma:

1. Haga clic derecho sobre el icono del sistema

2. Una vez se abra el menú contextual, haga clic en propiedades

3. Haga clic en el botón de propiedades avanzadas

4. Haga clic en Ejecutar en otro espacio de memoria

5. Haga clic en el botón de aceptar

6. Nuevamente clic en aceptar

Estos pasos debe realizarlos si posee mas de un sistema de nuestra empresa y de forma independiente para cada uno de ellos.


Conformación del sistema

Cuando se instala el sistema por primera vez, este se configura de forma demostrativa. Bajo esta modalidad el usuario puede evaluar prácticamente todas las funciones del sistema con la finalidad de determinar que efectivamente cumple con lo pautado y se ajusta a sus requerimientos.

Una vez cancela por la licencia de uso, el personal de MicroTech le enviará por correo electrónico los datos de su licencia, los cuales son: Número de licencia, Fecha de compra y Titular.

Con los datos recibidos se puede comenzar el proceso de conformación, el cual consiste en convertir su sistema de modo demostrativo a original.

Los pasos a seguir son:

Abrir el sistema a conformar (si esta abierto cierre y abra de nuevo)

Hacer clic en el botón Registrar el producto

Leer las indicaciones que se mostrarán en pantalla

Hacer clic en aceptar

Introducir los datos exactamente como fueron recibidos

Hacer clic en conformar

Si usted posee Internet:

o Haga clic en electrónica

Si usted posee Windows vista o superior:

Haga clic en Archivo TXT

Indique su nombre cuando se le solicite y haga clic en

aceptar

Siga los pasos indicados en pantalla

Si usted posee Windows XP

Haga clic en Internet

Siga los pasos indicados en pantalla

Si usted no posee Internet o si los procesos anteriores no los puede completar, comuníquese telefónicamente con nosotros para otorgarle la clave por esa vía.


Botones comunes de las ventanas

Todas las ventanas de nuestros sistema están diseñadas con el mismo tipo de botones de acuerdo al trabajo que se va a realizar, así por ejemplo una ventana para cargar datos, tendrá botones que permitan la edición de la información, mientras que una ventana diseñada para consultar, solo tendrá botones para moverse dentro de ella.

Los botones más comunes son:

Incluir Seleccionar

Ayuda

Modificar Buscar

Salir

Eliminar Localizar

Guardar Imprimir

Nota: La mayoría de las acciones asociadas a los botones permiten ser ejecutadas directamente desde el teclado, por ejemplo: para incluir un registro puede hacer clic en el botón de incluir o presionar la tecla I en su teclado. Al colocar el apuntador del ratón sobre un botón este le indicará su función y su tecla asociada.

Como crear y seleccionar empresas

Para acceder a la ventana de selección y creación de empresas debe hacer clic en el menú principal General → Empresas.

Abrir la ventana de empresas Posibles acciones

Si va a incluir una empresa, seleccione el botón de incluir.

Si va a modificar, seleccione el botón de modificar.

Para seleccionar una empresa haga doble clic sobre ella.


Observaciones:

Cuando se activa la edición de una empresa (incluir o modificar), se muestran

diversas pestañas las cuales varían de acuerdo a cada sistema.

Los campos básicos para incluir una empresa son: código, nombre y el mes de

cierre.

El código de la empresa puede ser numérico o alfanumérico.

Si utilizará una codificación numérica, le recomendamos mantener al menos una

anchura de tres dígitos, ejemplo: 001, 002, 003, etc., para mantener el orden

adecuadamente.

Una vez guarde la empresa no puede cambiar ni el código ni el mes de cierre.

Si requiere cambiar el código puede apoyarse en la opción de Respaldos y

Restauración para duplicar la empresa.

El nombre de la empresa seleccionada aparecerá en el borde superior de la

ventana del sistema.

Puede limitarle el acceso a las empresas de acuerdo a los usuarios. Para ello, debe

incluir en el campo “Usuarios no autorizados”, los usuarios que no deben acceder a

esta empresa. Para activar la opción, haga clic derecho sobre el campo en cuestión,

tal como se indica en la siguiente imagen:


Sistema MicroTech Contable

Configuración de la empresa

En esta sección especificaremos únicamente los valores de configuración que aplican a las empresas del sistema MicroTech Contable. Si desea obtener más información acerca de cómo crear empresas, véase la página #7.

Ubicados en la ficha de la empresa y haciendo clic en la pestaña Adicionales, se accede a los siguientes campos:

Datos básicos

RIF: El RIF es utilizado al momento de imprimir los estados financieros.

Inicio de actividades:

Es un valor que es utilizado para validar la fecha del Ajuste Inicial.

RN Cooperativas: Corresponde al código del registro nacional de cooperativas. Es utilizado al momento de imprimir los estados financieros.

Activos código externo:

Permite indicarle al sistema que se desea activar el campo de código externo en la ficha de los activos.

Ajuste fiscal por inflación

Calculo Ajuste inicial:

Se refiere a la fecha en que se realizó o se realizará el primer ajuste fiscal para esa empresa. Este valor es utilizado para determinar cuando la empresa debe ejecutar el ajuste inicial o el regular.

Ajuste financiero

Primer ajuste en el sistema:

Se debe indicar la fecha cuando se realizará el primer ajuste financiero con el sistema.

Ajuste del Ganancias y Perdidas

Permite seleccionar si las cuentas del estado demostrativo de ganancias y pérdidas deben ajustar con IPC promedio o no.

Requiere año base:

El sistema muestra en este campo si la empresa requiere o no el cálculo del año base.

Tipo de inventario:

Permite seleccionar el tipo de inventario que maneja la empresa, esto es: Continuo, Periódico o ninguno.

Selección del ejercicio contable

Antes de explicar sobre este punto, es preciso comentar que nuestro sistema MicroTech Contable tiene la particularidad de ser multiejercicio, esto quiere decir que dentro de los archivos del sistema se guarda la información de todos y cada uno de los ejercicios que el usuario ha trabajado.


Cuando el usuario lo requiera, puede seleccionar alguno de los períodos trabajados y emitir inmediatamente cualquier informe, incluso el estado demostrativo de ganancias y pérdidas sobre un ejercicio cerrado.

Para seleccionar un ejercicio se debe abrir la ventana del Calendario, haciendo clic en General → Fecha del sistema. También puede abrir esta ventana presionando la tecla F4.

Observaciones:

Haga clic sobre uno de los períodos trabajados para seleccionarlo.

Si desea cambiar la fecha de trabajo, puede indicar la fecha en la sección izquierda.

Si la fecha indicada corresponde a uno de los ejercicios abiertos, el sistema se

ubicará automáticamente en el.

Si la fecha indicada no ha sido trabajada con el sistema, se le solicitará

confirmación para crear el nuevo ejercicio.

Si requiere eliminar uno de los ejercicios trabajados, haga clic derecho sobre el.

Para poder borrar un ejercicio es preciso elegir el último de la lista y que no esté

cerrado.


Plan de cuentas (módulos → contabilidad histórica)

A diferencia de otros sistemas del mercado, el plan de cuentas en el sistema MicroTech Contable no requiere separar manualmente las cuentas totalizadoras de aquellas que son utilizadas para los movimientos (auxiliares), sin embargo, es preciso que la codificación del mismo cumpla con una estricta jerarquía de menor a mayor para que el sistema determine automáticamente el tipo de cuenta (totalizadora o de movimiento).

Para nuestro sistema contable el plan de cuentas representa la columna vertebral de la información, debido a que de acuerdo a la estructura de este, se tabulan la mayoría de los informes del sistema.

Por esta razón es primordial que le dedique el tiempo suficiente a estructurar adecuadamente el plan de cuentas y evitar contratiempos mas adelante.

El usuario puede crear el plan de cuentas manualmente o por el contrario, puede apoyarse en las opciones de importación que el sistema provee.

La cantidad máxima de niveles principales (1, 2, 3, etc.) puede ascender a 9 y estos a su vez pueden manejar hasta 12 niveles inferiores de acuerdo a si se utiliza o no separadores.

Importar planes de cuenta sugeridos

Cuando se abre la ventana del plan de cuentas y este aún no ha sido codificado, el sistema le permite al usuario seleccionar uno de los modelos disponibles para importarlo automáticamente.

Entre los modelos disponibles tenemos: Sugeridos genéricos, Seguros, Cooperativas, Agropecuarios, Construcción y Gubernamental. Tenga presente que esta lista puede variar en el futuro a medida que se actualicen o se incorporen nuevos modelos sugeridos.

También es factible importar el plan de cuentas desde otra empresa o importarlo desde un archivo TXT (se explica mas adelante).

Una vez que el usuario selecciona cual es modelo que mas se ajusta a sus requerimientos, debe hacer clic en el botón para iniciar el proceso y esperar hasta que termine.

Es importante aclarar que una vez importado un plan de cuentas no se puede volver a importar otra codificación, en caso de ser necesario, es preciso eliminar la empresa y crearla nuevamente.


Importar un codificador personalizado

Dentro de las opciones de importar planes de cuenta, existe una que permite importar la codificación desde un archivo de texto o TXT.

El archivo de texto debe contener solo el Código y la Descripción. Estos campos deben estar separados entre si por un espacio o un tabulador.

Si el plan de cuentas lo tiene almacenado en una hoja de Excel, debe guardarlo primero como archivo de texto (TXT) separado por tabulaciones para proceder luego a su importación.

Una vez importado el plan de cuentas desde un codificador personalizado, el usuario debe:

Configurar los estados financieros y asientos

Configurar las propiedades de las cuentas (opcional)

Personalizar el plan de cuentas

Una vez importado el plan de cuentas, el usuario puede cambiar cualquiera de las descripciones de las cuentas ubicándose en ella y haciendo clic en el botón de modificar.

Cabe destacar que si la cuenta posee auxiliares, no permitirá cambiar su código pero si su descripción.

Sugerencias para la planificación de los códigos

Tal y como se indico al principio de este tema, el plan de cuentas representa la columna vertebral del sistema, tanto para la correcta acumulación de los resultados como para su impresión en los distintos estados financieros que este posee.

Por esta razón se hace indispensable que el usuario evalúe con exactitud las necesidades reales de control que requiere la empresa a manejar, para que de esta forma, pueda determinar la profundidad y amplitud que necesita para poder emitir los estados financieros con el criterio requerido.

Este aspecto es vital para las cuentas de movimiento (las ultimas dentro de aquellas que tienen el mismo grupo), teniendo en cuenta que como el sistema detecta automáticamente la ubicación de cada cuenta, cualquier alteración en la jerarquía o el ancho de los códigos para las cuentas de movimiento puede desencadenar problemas graves en los resultados.


Para mejorar esta explicación detallaremos parcialmente el siguiente fragmento de un plan de cuentas:

Código Descripción

1 ACTIVO

1.1 ACTIVO CIRCULANTE

1.1.1 DISPONIBLE

1.1.1.1 EFECTIVO

1.1.1.1.10 CAJA PRINCIPAL

1.1.1.1.99 CAJA SUCURSAL 99

1.1.1.2 BANCOS

1.1.1.2.10 BANCO A

Observaciones:

Las cuentas “CAJA PRINCIPAL” y “BANCO A” son las únicas que aceptaran movimiento contable, debido a que son las últimas (auxiliares) dentro del grupo al cual pertenecen (1.1.1.1).

El resto de las cuentas corresponden a las totalizadoras y no aceptan movimiento. Al momento de incluir una cuenta, el sistema analiza a que grupo pertenece. Si por

ejemplo se intenta incluir la cuenta 1.1.1.2.20, el sistema le indicará que pertenecerá al grupo de “BANCOS”.

Si una cuenta posee auxiliares, por ejemplo la 1.1.1.1, no permitirá eliminar ni modificar su código.

Con base al ejemplo anterior, la cuentas de movimiento utilizan dos dígitos para manejar los auxiliares, esto quiere decir que pueden manejar 100 códigos distintos, desde el código 00 hasta el 99.

Si en este caso el cliente amerita manejar más de 100 auxiliares, este plan de cuentas no estará ajustado a lo requerido y cualquier intento por crear un código mayor ocasionará severos problemas de estructura.

Por ejemplo, al intentar crear el código 1.1.1.1.101, el sistema ordenará este código debajo del 1.1.1.1.10, generando así conflictos entre la definición previa (la cuenta 1.1.1.1.10 era de movimiento) y ahora pasaría a ser totalizadora de la 1.1.1.1.101.

En las revisiones recientes el sistema puede detectar este error y alertar al usuario, sin embargo, si el plan de cuentas no está correctamente estructurado, puede ocasionar que el sistema no pueda evaluar adecuadamente esta anomalía, generando así los problemas antes descritos.


Propiedades de las cuentas

Dentro de los procesos que realiza el sistema, existen algunos que requieren tener información particular de cada una de las cuentas para poder ejecutarse adecuadamente.

Desde la ventana del plan de cuentas se puede acceder a la ventana de propiedades de las cuentas haciendo clic en el botón respectivo:

Al hacer clic en la opción de modificar propiedades se pueden especificar los siguientes datos:

Tipo: Este valor es utilizado por el módulo de Ajuste financiero y permite indicar si la cuenta es de naturaleza Monetaria o No.

Celda:

Este valor es utilizado por el sistema MicroTech Tributario y le permite asociar las cuentas contables con las celdas de la planilla de ISLR (26), con la finalidad de que el sistema Tributario pueda extraer la información contable y alimentar automáticamente la planilla en cuestión.

En los casos donde se amerite aplicar una misma propiedad a varias cuentas, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la opción de Activar selección múltiple

2. Haga doble clic sobre cada una de las cuentas para seleccionarlas

3. Modifique las propiedades

4. Desactive la selección múltiple

Una vez guardadas las propiedades serán aplicadas a todas las cuentas seleccionadas.


Configuración de los estados financieros

Tomando en cuenta que el plan de cuentas es totalmente manipulable por el usuario y permite manejar cualquier estructura contable, es preciso crear una sección para indicarle al sistema como se deben conformar los estados financieros.

Veamos un ejemplo práctico tomando como base la siguiente estructura del plan de cuentas (niveles principales):

Plan de cuentas Estados financieros

1 ACTIVO

Balance general: 1, 2 y 3 Estado demostrativo de ganancias y pérdidas: Utilidad

bruta (4 - 5) y Utilidad o pérdida neta (utilidad bruta - 6 )

2 PASIVO

3 PATRIMONIO

4 INGRESOS

5 COSTOS

6 EGRESOS

Con base al ejemplo anterior el sistema no puede determinar automáticamente cuales son las cuentas que debe utilizar para conformar los estados financieros. Por otro lado, de acuerdo al criterio contable, en el estado demostrativo de ganancias y pérdidas pueden existir solo dos cuentas (ingresos y egresos) o por el contrario pueden existir más cuentas de las indicadas en el ejemplo.

En resumen las cuentas de utilizar pueden cambiar de acuerdo al usuario y el sistema debe ajustarse a estas variaciones. Por esta razón se amerita que el usuario le indique al sistema las cuentas que deben ser utilizadas para generar los estados financieros.

Para acceder a la ventana de configuración debe hacer clic en el menú de la siguiente forma:

Módulos → Configuración y Mantenimiento Archivos → Cuentas de Edos. Financieros


Al ejecutar la opción se abre una ventana similar a la siguiente:

Aún cuando la ventana en cuestión permite configurar una serie de elementos relacionados con otros módulos, en este momento nos limitaremos a los aspectos relacionados con los estados financieros:

Cuentas de Estados Financieros:

o Balance general:

Activo: Debe indicar la cuenta que corresponde al Activo. En este ejemplo es la cuenta 1.

Pasivo y Patrimonio:

Debe indicar las cuentas que conformar la sección del Pasivo y Patrimonio. En este ejemplo son las cuentas 2 y 3.

Otros: Permite indicar el título del informe y el utilizado para totalizar el resultado (Pasivo y Capital).

o Ganancias y pérdidas:

Utilidad bruta:

Debe indicar las cuentas que conforman la utilidad bruta.

En este ejemplo son las cuentas 4 y 5.

Utilidad neta:

Debe indicar las cuentas que se deben restar de la utilidad bruta para calcular la utilidad o pérdida neta. En este ejemplo es la cuenta 5.

Otros: Permite indicar el título del informe.


Comprobantes de diario

La información contable de la empresa debe ser incorporada a través de documentos llamados Comprobantes de diario.

Estos documentos poseen campos que le permitirán estructurar la información con la finalidad de facilitar su análisis e interpretación.

La ventana para ingresar los comprobantes de diario se compone de los siguientes elementos:

Encabezado: Agrupa los campos que identifican al documento.

Numero: Permite indicar el código que permitirá identificar de forma única a este documento.

Fecha: Corresponde a la fecha contable en la cual este documento será ingresado.

Comentarios: De uso libre, se utiliza para mejorar la interpretación del documento.

Cuerpo: Sección en la cual se registran los asientos.

Cuenta: Se refiere a la cuenta contable a utilizar para el asiento.

Tipo: De uso libre. Permite resumir el tipo de movimiento que se esta registrando, ejemplo: CH, DP, ND, etc.

Documento: Número de documento asociado al asiento, ejemplo: el número del cheque, número del depósito, etc.

Comentarios: De uso libre. Se utiliza para mejorar la interpretación del asiento.


Comprobantes diferidos y comprobantes actualizados

En los ambientes de manejo contable estricto donde existe un personal para transcribir la información y otro para verificarla, es preciso manejar dos entradas distintas para los asientos, de esta forma, un asiento solo actualizará los saldos una vez haya sido verificado.

En este caso, los comprobantes diferidos, como su nombre lo indica, quedan diferidos y no afectan los saldos contables hasta que se actualizan.

Para actualizar los comprobantes puede hacerlo de dos formas:

1. Directamente desde el comprobante (botón de otros procesos adicionales)

En este caso debe actualizar comprobante por comprobante

2. Desde el menú Utilidades → Actualizar comprobantes

De similar forma puede invertir el proceso, esto es, llevar un comprobante actualizado hacia diferido.


Uso de la descripción amplia del asiento

Para mejorar aún más la legibilidad de los asientos contables, el sistema dispone de una descripción libre e ilimitada que el usuario puede utilizar para colocar cualquier cantidad de información adicional al comprobante que se está registrando.

Durante la edición del asiento y cuando se encuentre ubicado en el campo de descripción usted debe:

Hacer clic en el botón indicado Escribir el texto y presionar guardar

La información amplia almacenada en un comprobante solo puede ser visualizada al momento de editar nuevamente el documento o al imprimir el Mayor Analítico (activando la opción respectiva en el criterio del informe).

Duplicar, insertar y mover renglones

Durante la edición de un comprobante contable y estando en el cuerpo del mismo, el usuario cuenta con opciones que permiten manipular la posición o ubicación de los asientos. Estas opciones son:

Duplicar la información un asiento: Útil cuando existe información repetitiva que puede ser reutilizada en otro asiento.

Insertar un registro en blanco arriba o debajo de otro asiento:

Útil introducir un asiento delante o detrás de otro, con la finalidad de mantener ordenada la información de acuerdo al criterio del usuario.

Mover un renglón o grupo de ellos:

Permite subir o bajar un asiento o grupo de ellos. Para mover un grupo es preciso activar primero la opción de selección múltiple.


Para activar estas opciones debe hacer clic en el botón indicado y luego elegir la opción requerida:

Importar asientos desde otros comprobantes

Esta opción le permite importar los asientos (renglones) ubicados en otro comprobante hacia el que se encuentra en edición actualmente.

Para poder importar un comprobante es preciso estar en el modo de edición de un comprobante, bien sea incluyendo o modificando y estar ubicados en el cuerpo del documento (donde se incluyen los asientos), una vez allí el usuario puede activar la opción de importar asientos haciendo clic en el botón respectivo y luego en la opción de importar asientos desde otros comprobantes:

Al hacer clic en la opción, el usuario es consultado acerca del origen del comprobante a importar, teniendo disponibles las siguientes opciones:

Del período actual: Al seleccionar esta opción el usuario puede seleccionar desde una lista de comprobantes, cual o cuales desea importar.

Ubicado otro período: Esta opción permite elegir previamente el período en el cual se encuentra el comprobante o comprobantes que desea importar. Una vez elegido el período continúa como en el punto 1.


Ubicados otra empresa: En este caso el usuario primero debe seleccionar la empresa origen, luego indicar el período donde está ubicado el comprobante y acto seguido continuar como en el punto 1.

Registrar la compra de un activo fijo desde el asiento

Es una opción que permite simplificar un poco mas la incorporación de los Activos Fijos en el sistema, cargando automáticamente parte de la información registrada en el asiento contable hacia la ventana de Activos fijos.

Al ejecutar esta opción estando en el cuerpo del comprobante contable y luego de incorporar un asiento, el sistema muestra la ventana de Activos fijos, obteniendo del asiento los siguientes datos:

Descripción del activo: Extraída desde la descripción del asiento.

Cuenta activo: Extraída desde la cuenta contable del asiento.

Valor de adquisición: Extraído desde el monto registrado en el asiento.


Como iniciar con el sistema a partir de datos previos

Cuando se posee información contable previa, es preciso determinar la forma más adecuada que se utilizará para iniciar con MicroTech Contabilidad.

Si posee un balance al cierre anterior:

Debe cargar esta información utilizando la opción de saldos iniciales, de esta forma los valores contables aparecerán reflejados en la contabilidad como saldos iniciales y no figuraran dentro de los movimientos del período.

Tenga presente que en este caso solo se debe cargar las partidas reales.

Si posee un balance al mes anterior:

En este caso es preciso cargar la información a partir de un balance de comprobación en un comprobante contable al mes anterior con el cual va a iniciar operaciones con nuestro sistema.

Tenga presente que debe cargar todas las partidas (reales y nominales).

Reportes contables

En este apartado comentaremos algunos de los aspectos más resaltantes de los reportes de MicroTech Contabilidad.

Opciones comunes de las ventanas de informes

Así como se ha hecho referencia en páginas anteriores, todas las ventanas del sistema mantienen un mismo diseño de acuerdo a su función.

Con base a la imagen anterior, identificaremos las siguientes áreas:


Barra de botones:

Visualiza el reporte por pantalla.

Envía el reporte directamente hacia la impresora.

Exporta el contenido del reporte hacia Excel

Permite acceder a las propiedades adicionales del reporte para:

Seleccionar o configurar la impresora:

Permite seleccionar o cambiar los parámetros de la impresora, esto es: papel, orientación, etc.

Grabar los parámetros del reporte

Almacena los parámetros especificados (rango y criterio) para el reporte seleccionado.

Inicializar los parámetros del reporte:

Borra los parámetros almacenados en el reporte.

Cambiar los márgenes: Permite ajustar los márgenes que serán aplicados a todos los reportes.

Rango:

Permite realizar un filtro entre dos valores: inicial y final.

La información del rango es opcional y en caso de no indicarla, el reporte no realizará filtro alguno.

Criterio:

Similar al Rango, el Criterio permite realizar un filtro que concuerde con un solo valor.

Los campos del Criterio son muy utilizados para la personalización y configuración al vuelo del reporte a emitir.


Configuraciones más comunes de los reportes contables

A continuación agrupamos las opciones de configuración más comunes entre los reportes contables, las cuales encontrará en el criterio de los mismos.

Nivel detalle

De acuerdo al tipo de reporte a emitir, este puede permitir controlar la profundidad de las cuentas que se deben mostrar en el informe de acuerdo a la jerarquía del plan de cuentas.

Tomemos como base la siguiente estructura de cuentas:

Código Descripción Nivel

1 ACTIVO 1

1.1 ACTIVO CIRCULANTE 2

1.1.1 DISPONIBLE 3

1.1.1.1 EFECTIVO 4

1.1.1.1.10 CAJA PRINCIPAL 5

1.1.1.1.99 CAJA SUCURSAL 99 5

1.1.1.2 BANCOS 4

1.1.1.2.10 BANCO A 5

De acuerdo al nivel solicitado, obtendremos el siguiente resultado:

Solicitando Obtenemos información hasta

Nivel 5

1.1.1.1.10

1.1.1.1.99

1.1.1.2.10

Nivel 3 1.1.1

Cabe destacar que de acuerdo al reporte que se esté emitiendo, las cuentas ubicadas por encima del nivel solicitado pueden aparecer o no, como por ejemplo: Balance general, de Comprobación, entre otros.


Impresión multilínea

Una de las características de los reportes de nuestros sistemas, es que ajustan automáticamente el tamaño de la fuente para que todas las columnas puedan ser incluidas en una sola hoja.

En resumen, de acuerdo a la cantidad de columnas y al ancho de las mismas, el tamaño de la fuente será ajustado. Mientras mas columnas y mas datos en ellas, mas pequeña será la fuente.

Con base a lo comentado y tomando en cuenta que existen reportes que poseen columnas con gran cantidad de texto, el informe puede brindar la posibilidad de separar la información de la columna en varias líneas, de acuerdo al ancho en caracteres que indique el usuario.

Si tenemos por ejemplo el siguiente texto: “VENTAS NACIONALES SECTOR PRIVADO” y la columna permite ser impresa en varias líneas, al solicitarla con una anchura de 17 caracteres, imprimirá en la primera línea “VENTAS NACIONALES” y en la segunda “SECTOR PRIVADO”.

De esta forma se dispone de mayor espacio para las otras columnas y minimizamos la reducción del tamaño de la fuente.

Supresión del encabezado y datos de emisión

La mayoría de los informes contables cuenta con la posibilidad de elegir si se debe o no imprimir el encabezado y los datos en que son emitidos.

Esta característica está orientada principalmente para:

Imprimir los reportes en hojas que están foliadas con el nombre de la empresa y tipo de reporte.

Evitar dejar constancia de la fecha de impresión del informe. Útil cuando se imprimen los reportes en fechas extemporáneas.


Procedimiento para enumerar hojas a ser foliadas

Considerando que existe la posibilidad de realizar la impresión de sus libros legales directamente desde el computador, MicroTech Contable dispone de una opción que le permite realizar el proceso de enumeración de las hojas que serán posteriormente foliadas.

El reporte incluye una serie de configuraciones que le permiten:

Indicar el primer y último número de la serie a imprimir.

Imprimir o no los siguientes datos adicionales:

o Nombre de la empresa

o RIF de la empresa

o Título para el reporte

o Numeración en letras

o Cambiar de posición los datos: arriba, abajo, al centro, etc.

Puede indicar si el número debe ser rellenado con ceros, Ej.: 00010 y su anchura.

Una vez haya impreso las hojas de acuerdo a la configuración requerida, debe llevarlas al Registro Mercantil de su jurisdicción para que procedan a colocarle el sello respectivo.

Le sugerimos que antes de realizar la impresión, consulte en el Registro cual es el criterio exigido en esa oficina, tomando en consideración que, de acuerdo a nuestra experiencia, cada oficina posee distintos criterios y exigencias sobre esta materia.


Propiedad planta y equipos (módulos → activos fijos)

El sistema MicroTech Contable cuenta con un módulo auxiliar para manejar los activos de la empresa, cubriendo la mayoría de los requerimientos y procesos de las empresas.

Principales características y operaciones que puede realizar con los activos fijos:

Manejar activos depreciables, no depreciables y amortizables.

Depreciar según línea recta, unidades producidas o de uso libre por el usuario.

Manejo de la tabla de depreciaciones (mensual o anual).

Asociar los activos por grupos.

Incorporar activos que ya poseen depreciación acumulada en contabilidad.

Obras o activos en proceso.

Desincorporación total o parcial.

Manejo de códigos externos.

Contabilización automática de las depreciaciones.

Como incorporar un activo que posee depreciación acumulada en libros

Cuando se inicia la contabilidad en el sistema a partir de valores previos procesados en otra herramienta contable y existen activos fijos depreciables que poseen depreciación acumulada contabilizada, es preciso indicarle esta información a MicroTech Contable.

En la ficha de los activos existe un campo llamado “Última depreciación contabilizada (en otro sistema)” en el cual se debe indicar la fecha en que se realizó el último registro contable para ese activo. Ejemplo:

Si usted va a iniciar operaciones con el sistema a partir de un Balance general que refleja valores al cierre del ejercicio anterior, es preciso indicar en el campo “Ultima depreciación contabilizada” la fecha del cierre anterior.

Si usted va a iniciar operaciones a partir de un Balance de comprobación con cifras al mes de Junio, es preciso determinar si a esa fecha ya registraron la depreciación acumulada del activo, en caso de ser afirmativo, se debe indicar como fecha de última depreciación contabilizada el mes de Junio.

Una vez indicada la fecha de la última depreciación contabilizada, el sistema sugerirá el monto de la depreciación acumulada que debe coincidir con la registrada en su información contable, en caso de no coincidir, usted puede modificar este valor e indicar la información que corresponda.


Desincorporar o reincorporar un activo

Las desincorporaciones permiten dar de baja un activo a una fecha en particular. Es importante indicar que a la fecha en que se realice la desincorporación, el activo debe poseer depreciación y estar sin contabilizar.

Pasos a seguir:

Para desincorporar:

Paso 1 Paso 2

Indique a partir de que fecha será efectiva la desincorporación, comentarios y si el proceso afectara o no la posición monetaria (solo tiene activo el módulo de Ajuste Financiero).

Para revertir la desincorporación:

Paso 1 Paso 2

Acepte el inicio del proceso y espere.

Tenga en cuenta que la fecha en que se desincorporó debe estar dentro del ejercicio actual.

Tabla de depreciaciones

Cuando se incorpora un activo depreciable por el método de línea recta, el sistema crea la tabla con todas las depreciaciones de acuerdo a la forma de cálculo indicada: mensual o anual.

La tabla de depreciaciones puede ser editada para ajustarse exactamente al cálculo de depreciación que realice el usuario.


Para acceder a la tabla de depreciaciones (para consulta o edición), proceda de la siguiente forma:

Paso 1 Paso 2

Acto seguido seleccione el mes y haga clic en modificar.

Solo podrá editar las depreciaciones que no han sido contabilizadas.

Cargar unidades producidas

Cuando el método de depreciación del activo es según “Unidades de producción”, el usuario debe cargar las unidades producidas para que el sistema pueda alimentar la tabla de depreciaciones.

Esta información puede ser cargada activo por activo o por lotes de acuerdo a la línea de producción a la cual estén asociados. Para acceder a la ventana de carga de unidades producidas haga clic en: Archivos → Unidades de producción.

Una vez abierta la ventana, debe elegir el mes a procesar e ingresar la información, bien sea por Línea de producción o activo por activo.


Activos fijos en proceso

Los activos fijos en proceso corresponden a aquellos que para poder ser utilizados, puestos en funcionamiento y por consiguiente cargarlos en la contabilidad, es preciso que sean construidos o reacondicionados.

En muchos de los casos, la construcción de este activo pasa por el uso de otros activos o capas que poseen costos, depreciaciones acumuladas y ajustes que deben ser trasladados hacia el nuevo activo una vez llegue el momento de la capitalización.

La capitalización conlleva a la puesta en marcha del nuevo activo y la desincorporación automática de las capas asociadas.

En MicroTech Contable se puede seguir la normativa, para ello el usuario debe ingresar los activos en proceso (las capas) y luego, al momento de crear el nuevo activo, proceder a capitalizar, en un nuevo activo, todas las capas (en proceso) que sean necesarias.

Contabilización de las depreciaciones

Otra de las ventajas de utilizar el módulo auxiliar de activos fijos, es la posibilidad de contabilizar automáticamente las depreciaciones.

Accediendo desde Utilidades → Contabilizar se abre la ventana para contabilizar las depreciaciones:


Información solicitada en la ventana:

Datos de los activos: o Permite filtrar los activos que se deben contabilizar de acuerdo. Si se deja

en blanco un campo significa que el filtro no se aplicará. o En el caso de la fecha, permite seleccionar cual es el período que se debe

contabilizar.

Datos del comprobante a crear:

Numero: Se refiere al número de comprobante contable a crear. Recuerde que puede indicar un código numérico o alfanumérico.

Descripción: Descripción del comprobante.

Agrupar cuentas:

Permite indicar si se debe agrupar la contabilización de los activos que compartan cuentas en común.

Si tenemos que por cada activo se realizan 2 asientos contables, si existen 2 activos se crearán 4 asientos, sin embargo, si los activos poseen las mismas cuentas contables y se activa este campo, solo se realizarán 2 asientos.

Comprobante único:

La fecha del comprobante corresponde al mes que se esta procesando.

Si se elige un rango de fecha de varios meses, el sistema creará un comprobante por cada mes.

Sin embargo, si se activa esta opción, el sistema puede crear un solo comprobante con todos los meses seleccionados.

Revertir el proceso de contabilización de las depreciaciones

Cuando se contabilizan las depreciaciones el sistema marca internamente los registros que fueron procesados para evitar duplicar la información en caso de que el usuario ejecute nuevamente la opción. Adicionalmente, las depreciaciones contabilizadas no pueden ser modificadas por el usuario.

Sin embargo, si es preciso realizar cambios en los activos, se amerita ejecutar esta opción para revertir el proceso de contabilización.

Nota: Los comprobantes creados por el sistema en la contabilización deben ser eliminados manualmente por el usuario para evitar duplicidad.


Cierre contable y reversión (módulos → contabilidad histórica)

El proceso de cierre realiza automáticamente un asiento contable con el cruce de todas las partidas nominales cuya diferencia es registrada en la cuenta utilidad del ejercicio.

Adicionalmente, el proceso de cierre realiza el pase de los saldos finales del ejercicio como iniciales para el próximo período.

La opción para efectuar el cierre está ubicada en el menú Utilidades.

Al momento de ejecutar esta opción, sugerimos aceptar el proceso de reconstrucción de saldos y acto seguido se solicitan los siguientes datos:

Comprobante de cierre:

Se refiere al nombre del comprobante que será creado para registrar el cierre contable.

Por omisión se sugiere el nombre FIN-<año>

Trasladar a superávit: Permite indicarle al sistema si en el mismo comprobante se debe realizar el pase de la utilidad o pérdida del ejercicio hacia la cuenta de superávit.

Trasladar cuentas de orden:

Permite indicar si los saldos de las cuentas de orden deben ser trasladados al siguiente período.

Las cuentas de orden son determinadas por descarte sobre aquellas cuentas contables que no fueron configuradas para los estados financieros.

Una vez realizado el cierre contable, el ejercicio queda bloqueado y se impide realizar cualquier modificación en los comprobantes o datos relacionados con la contabilidad, sin embargo, puede emitir cualquier informe que sea necesario.

Ahora bien, si es preciso realizar un cambio en los comprobantes, el usuario puede utilizar la opción de Reversar cierre, ubicada en Utilidades.

Al ejecutar esta opción se muestra una ventana con todos los ejercicios cerrados, el usuario debe comenzar a reversar desde el mas reciente al más antiguo.

Observaciones:

El usuario puede trabajar con un período posterior aún cuando el anterior no haya sido cerrado, cuando llegue el momento de efectuar el cierre, los saldos se normalizaran automáticamente.


Importar datos utilizando plantillas de Excel

En el sistema MicroTech Contable el usuario dispone de las siguientes opciones que pueden ser alimentadas automáticamente utilizando las plantillas de Excel:

Saldos iniciales:

Permite importar los saldos iniciales del período.

Esta opción se encuentra en el menú Utilidades y puede ser ejecutada desde los módulos: Contabilidad histórica, fiscal y financiera.

Saldos finales (antes del cierre):

Permite importar los saldos de las cuentas antes de haber efectuado el cierre.

Esta opción es útil en aquellos procesos donde se hace preciso manejar los saldos contables pero no se lleva la contabilidad diaria con el sistema.

Se encuentra en el menú Utilidades y puede ser ejecutada desde los módulos: Contabilidad fiscal y financiera.

Activos fijos:

En los casos donde el cliente maneja suficiente volumen de información, esta opción permite importar los activos fijos de la empresa, tanto la primera vez como las adiciones que se efectúan durante el año.

Se encuentra en el menú Utilidades del módulo de Activos fijos.

Al acceder a cualquiera de las opciones para importar datos, el sistema permite elegir si desea visualizar la plantilla de Excel en la cual se indican los campos requeridos y los pasos a seguir para procesar la información.

Nota: Las opciones de importar datos desde Excel puede que no estén disponibles en todas las modalidades y/o revisiones del sistema.

Para mayor información acerca del proceso de importar datos véase la página #56


Sistema MicroTech Tributario

Configuración de la empresa

En esta sección especificaremos únicamente los valores de configuración que aplican a las empresas del sistema MicroTech Tributario. Si desea obtener más información acerca de cómo crear empresas, véase la página #7.

Ubicados en la ficha de la empresa disponemos de las siguientes secciones y sub. secciones:

Información general o Identificación de la empresa

Acá solo debe indicar los datos básicos: tipo de persona, RIF y dirección.

IVA o General:

Tipo de contribuyente:

Permite especificar el tipo de contribuyente que corresponde al cliente.

Frecuencia: Cuando el contribuyente es Formal, se debe indicar la frecuencia de la declaración.

Tipo de transacción: Activa el campo para que el usuario incluya el tipo de transacción para los documentos de compra y venta. Véase página #39 y #46

Número de control: Activa el campo para que el usuario incluya el número de control para los documentos de compra y venta. Véase página #39 y #46

o Compras:

Fecha del documento:

Activa el campo para que el usuario incluya la fecha del documento en las compras. Este campo es útil cuando se introducen compras extemporáneas.

Véase página #39

Prorrateo de compras:

Permite especificar la forma en que el sistema debe procesar el cálculo del prorrateo de los créditos fiscales.

% de retención: Cuando el contribuyente es Especial, se indica el % de retención que se debe aplicar.

Correlativo del comprobante:

Cuando el contribuyente es Especial, permite indicar la forma en que se debe generar el


correlativo de los comprobantes de retención:

Infinito (del 1 al n) Mensual (del 1 al n cada mes) Infinito por sucursal

TXT según fecha:

Cuando el contribuyente es Especial, permite seleccionar la forma en que se debe generar la declaración informativa de retenciones:

Según la fecha del documento afectado Según la fecha de la retención

Importación x renglón:

Activa un campo especial en el cuerpo de los documentos de compras que permite indicar la porción del documento que equivale a importaciones.

Compras mas IVA:

Cuando el contribuyente es Formal, permite indicar si el total de Compras mas IVA se debe separar según lo indica la forma 30 o si por el contrario se debe acumular como Compras no gravadas.

Comprobante retención por documento:

Cuando el contribuyente es Especial, permite indicar si en el libro de compras las retenciones de IVA se deben mostrar individualmente como un documento más o a un lado de cada compra.

Número de operación:

Permite indicarle al sistema si el número de operación debe mostrarse o no en los libros de compra y venta.

Integración o Empresa

Debe hacer clic en el botón y seleccionar con cual empresa de MicroTech Contable debe integrar la actual de MicroTech Tributario.

Para mayor información de la integración véase la página #52. o Compras

Cargo: Debe elegir la cuenta de Compras o de Gastos.

Exento (cargo): Igual que el campo Cargo, pero será utilizada únicamente para contabilizar los valores exentos.

IVA: Cuenta para registrar el crédito fiscal.


IVA (retención): Cuenta para registrar el crédito fiscal retenido.

Abono: Cuenta de caja, bancos o cuentas por pagar.

Abono (pendiente): Igual que el campo Abono pero solo para los documentos que tienen estado “pendiente”.

Retención ISLR: Cuenta para registrar las retenciones de ISLR.

o Ventas:

Cargo: Cuenta de caja, bancos o cuentas por cobrar.

Cargo (pendiente) Igual que el campo Cargo pero será utilizada únicamente para los documentos que tienen estado "pendiente".

IVA: Cuenta para registrar el débito fiscal.

IVA (retención): Cuenta para registrar el débito fiscal retenido.

Abono: Cuenta de ingresos o ventas.

Exento (abono): Igual que el campo Abono pero será utilizada únicamente para contabilizar los valores exentos.

Notas de crédito: Igual que el campo Abono pero será utilizado únicamente para los documentos del tipo "nota de crédito".


Clientes y Proveedores

Los archivos de Clientes y Proveedores mantienen la información mínima requerida para el procesamiento de las compras y ventas respectivamente.

Observaciones:

Durante la carga de información para los Clientes y Proveedores, el sistema dispone de la posibilidad de obtener automáticamente el nombre del contribuyente conectándose directamente con el portal del SENIAT haciendo clic

en el botón . Es importante señalar que esta opción depende exclusivamente del SENIAT y de acuerdo a la saturación de sus servidores, en algunos casos genera fallas inesperadas no atribuibles a nuestro sistema.

Ambos maestros permiten personalizar las cuentas contables que se deben utilizar, tanto para el Cargo como para el Abono al momento de procesar sus documentos asociados. Para mayor información de la integración véase la página #52.

Si se intenta modificar un registro y este posee movimiento, el sistema le indicará que no puede modificar el RIF pero si el resto de la información. Adicionalmente permite, en caso de ser necesario, reasignar el número de RIF.

En el caso de los clientes, cuando se identifica como Extranjero y No residente, el sistema asumirá que los documentos asociados a este cliente son exportaciones.

En el caso de los proveedores, cuando el contribuyente es Especial, se permite indicar el % de retención que se le aplicará al momento de introducir las compras a ese proveedor.

En el menú Utilidades → Importar datos, existe una opción que permite duplicar los clientes y proveedores entre empresas del sistema.

Maquinas fiscales

Gestiona las distintas maquinas fiscales que el cliente utiliza al momento de efectuar sus ventas.

Observaciones:

El archivo solicita los campos: código, serial y descripción. El campo descripción es de uso libre y se utiliza para facilitar la identificación de la maquina fiscal.

Al momento de ingresar un ticket de venta, se elige la maquina fiscal según la descripción.

Al momento de imprimir el Libro de ventas, se imprime el serial. Si la memoria fiscal de la maquina es inicializada, es preciso hacer clic en el botón

.


Sucursales

Gestiona las distintas sucursales que el cliente posee y sobre las cuales debe asociar separadamente los documentos de compra y venta.

Observaciones:

El archivo solicita los campos: Código y Nombre. Ambos campos son de uso libre de acuerdo al criterio y necesidad del cliente.

Si se van a registrar sucursales, se aconseja incluir un código para separar de igual forma el movimiento para la principal.

Tomando en cuenta que los libros de compra y venta se deben imprimir consolidados (y separados), pero la contabilidad se debe llevar de forma separada por cada sucursal, el sistema permite indicar con que empresa se debe integrar

cada sucursal. Para ello debe hacer clic en el botón y elegir la empresa de MicroTech Contabilidad. Tenga en cuenta el plan de cuentas debe coincidir con las cuentas contables indicadas para la integración.

Una vez cargadas las sucursales, no debe cambiarles el código para evitar problemas de integridad con los datos almacenados.

En las ventas, el correlativo de los documentos y el número de control se mantiene independiente para cada sucursal.

Series o talonarios

Permite especificar las distintas series o talonarios con los que cuenta el cliente al momento de facturar.

Observaciones:

El archivo solicita los campos: Código y Descripción. Ambos campos son de uso libre de acuerdo al criterio y necesidad del cliente.

El correlativo de los documentos y el número de control se mantiene independiente por cada serie o talonario.

Empleados (para el XML)

Permite incluir los empleados que deben ser incluidos en la declaración informativa de retenciones. El archivo solicita el RIF, Nombre, Salario y % de retención calculado según el ARI.


Documentos de Compras

En esta ventana el usuario debe cargar todos los documentos que deben ser referenciados en el Libro de Compras.

Al activar esta opción se muestra una ventana similar a la siguiente:

Es preciso señalar que de acuerdo a la configuración de la empresa y el documento que se esté incorporando o visualizando, los campos disponibles pueden variar.

Campos solicitados en el encabezado

Tipo:

Permite elegir el tipo de documento a incluir, las opciones son:

Factura Nota de crédito Nota de débito Liquidación de aduana Ajustes.


Fecha de Imposición:

Corresponde a la fecha en que se va a declarar el documento.

Nota: En los casos de facturas extemporáneas, la fecha a indicar en este campo debe ser el primer día del mes debido a que ese documento debe aparecer de primero en la lista del Libro de compras.

Fecha del documento:

En los casos de facturas extemporáneas, permite indicar la fecha real del documento, el cual, aún cuando aparecerá reflejado en otro mes, debe mostrar su fecha real en el Libro de compras.

Este campo solo está disponible cuando se activa su uso en la ficha de la empresa. Véase página #34

Nota: Si el campo está activo y el documento a incluir corresponde al mes de imposición, debe mantener este campo en blanco.

Sucursal:

Permite elegir la sucursal a la cual pertenece este documento.

Este campo solo está disponible cuando se han incorporado sucursales en el sistema. Véase página #38

Número:

Corresponde al número del documento a ingresar.

Por omisión el sistema acepta 8 caracteres, sin embargo, en caso de superar esta cantidad, puede hacer uso de la opción denominada “Edición extendida” haciendo clic en e incluir hasta 20 caracteres.

# control:

Corresponde al número de control del documento.

Este campo solo está disponible cuando se ha activado en la ficha de la empresa. Véase página #34

Afecta a: Acá se debe ingresar, a título informativo, el documento afectado en la transacción de una nota de crédito o débito, por ello, solo estará activo cuando el documento a ingresar sea uno de estos.

Prorrateo:

Permite indicar si el documento es susceptible o no de aplicarle el prorrateo de los créditos fiscales.


Estado:

Permite indicar el estado del documento: Pendiente o Cancelada. Este valor es utilizado por el proceso de contabilización y para permitir realizar el pago de los documentos y generar el comprobante de retención.

Véase página #44


Descripción: Campo de uso libre para el usuario en el cual puede colocar cualquier información que considere relevante.

Proveedor:

Corresponde el RIF del proveedor asociado al documento a incluir.

Puede ingresar directamente el RIF o seleccionarlo desde el maestro

de proveedores haciendo clic en el botón:

Si el RIF indicado no existe, se incluirá automáticamente, solicitando la información complementaria en la ficha del proveedor.

Transacción:

Permite indicar si el documento corresponde a: Registro, Complemento, Anulación o Ajuste.


% de retención:

En el caso de contribuyentes especiales, permite indicar el porcentaje de retención que se le debe aplicar al documento.

El sistema sugerirá el porcentaje de acuerdo al valor indicado en la ficha de la empresa y en la ficha del proveedor. De cualquier forma el valor se puede cambiar al momento de incluir el documento. Se puede seleccionar además que el documento no es susceptible de retención de IVA.

Comprobante de retención:

En el caso de contribuyentes especiales, permite indicar el número de comprobante de retención que se debe generar para el documento.

Este valor será sugerido de acuerdo a la numeración que se haya indicado en la ficha de la empresa. De cualquier forma, puede ser cambiado al momento de incluir el documento.

Notas:

Si el número de comprobante indicado ya existe, la retención calculada para este documento será adicionada al comprobante existente, de esta forma se puede generar un comprobante de retención para varias facturas.

Si el comprobante no existe, al terminar de incluir el documento actual el usuario debe indicar si desea generar automáticamente el comprobante de retención, la fecha del mismo y si requiere imprimirlo.


Campos solicitados en el cuerpo

En el cuerpo se deben ingresar los datos asociados con el contenido del documento.

El usuario puede distribuir la información en uno o varios renglones de acuerdo a su criterio, sin embargo no es preciso separarla para que el sistema la procese correctamente.

Descripción o concepto:

Es un campo de uso libre para el usuario. Este valor es utilizado como comentarios al momento de contabilizar los documentos.

Importación:

Permite indicar si el monto a registrar en el renglón actual corresponde a una importación. Es útil cuando en un mismo documento se tienen compras nacionales e importaciones.


Monto bruto:

Corresponde a la base imponible más el monto exento del documento. Si se deja vacío el campo, el sistema le permitirá ingresar la información desde distintos puntos de partida:

Desde total: o Permite obtener la base imponible y el exento a partir

del total cancelado y la alícuota de IVA aplicada. Desde la base imponible:

o Permite obtener el monto bruto a partir de la base imponible y el monto exento cancelado.

Nota: Si el documento es del tipo Ajuste, el monto bruto corresponde al monto del ajuste.

No gravado: Corresponde al monto que no fue gravado por el impuesto.

Tipo: Permite tipificar el monto no gravado, eligiendo entre: Exento, Exonerado y No sujeto. Este campo solo está disponible cuando existe monto no gravado.

IVA %:

Permite indicar la alícuota a utilizar para el cálculo del impuesto en el renglón actual.

Nota: Si la totalidad de la factura no es gravada, debe colocar cero.

Monto IVA:

Muestra el monto del IVA pagado, el cual es calculado aplicando la alícuota indicada sobre el monto bruto menos el monto no gravado.

Nota: Este valor es sugerido, el usuario puede editarlo y colocar el monto correcto para que coincida con el documento físico.


En la sección de Totalización el sistema muestra los valores consolidados de todos los renglones incluidos y el total general del documento.

Características adicionales

Al hacer clic en el botón se pueden realizar las siguientes operaciones:

Imprimir libro de compras

Permite ejecutar el reporte del Libro de compras para el mes que corresponda al documento visualizado.

Imprimir comprobante retención

Si el documento visualizado es un comprobante de retención de IVA, se puede seleccionar la impresión del comprobante de retención.


Actualizar la forma 30

Ejecuta el proceso que elabora o actualiza la forma del 30 del IVA. Véase la página #50.

Cancelar el documento

Ejecuta el proceso que permite cancelar el documento e indicarle los datos relacionados con la retención del ISLR. Véase la página #44 (ventana cancelación de documentos).

Generar el comprobante de retención

Permite generarle el comprobante de retención de IVA al documento actual, siempre y cuando no haya sido generado previamente.

Asiento contable

Permite acceder a la personalización del asiento contable para el documento actual. Véase la página #52 (punto 3).


Pagos de compras (retención de ISLR)

Aún cuando los documentos de compras pueden ser cancelados directamente en la misma ventana donde son cargados, existe una forma alterna de registrar los pagos, la retención e imprimir el comprobante.

Al acceder a esta ventana se solicita el mes con el cual se va a trabajar, una vez seleccionado, el sistema mostrará la siguiente información:

Compras del mes:

Facturas, notas de crédito y débito que hayan sido procesadas en el mes seleccionado.

Datos del proveedor:

Nombre, tipo de proveedor (natural o jurídico) y localización (residente, domiciliado, etc.)

Datos del pago:

Datos de los pagos asociados a este documento.

Acciones a ejecutar para:

Incluir un pago:

Haga clic en e ingrese los datos solicitados en la ventana Cancelación de documentos.

Imprimir comprobante de retención:

Ubique el pago asociado al documento y haga clic en .


Ventana cancelación de documentos

Una vez se ha elegido el documento a cancelar, el sistema solicita una serie de campos relacionados con el pago y la retención a efectuar:

Datos del pago:

Fecha: Se refiere a la fecha en que se efectuó el pago.

Recibo: Número de recibo.

Forma de pago:

Si fue realizado en efectivo, cheque, transferencia, etc.

Referencia: Número de referencia del pago.

Retener: Se debe indicar si se debe o no retener.

Incluir en XML:

Se debe indicar si el pago debe ir o no para el archivo XML

Si el pago requiere retención, se debe indicar:

Código: Código de retención a aplicar.

Imponible: Base imponible para el cálculo.

Retenido: Monto retenido calculado por el sistema.

Una vez se esté de acuerdo con el monto a retener, se hace clic en guardar y se puede proceder a la impresión del comprobante de retención.

Nota: Una próxima revisión tendrá la posibilidad de personalizar el asiento contable para la contabilización de las retenciones de ISLR.


Documentos de Ventas

Similar a la ventana de documentos de compras, el usuario debe cargar en esta ventana todos los documentos de ventas generados por la empresa.

La ventana se divide de igual forma en tres secciones: Encabezado, Cuerpo y Totalización.

Tenga presente que de acuerdo a la configuración de la empresa y el documento que se esté incorporando o visualizando, los campos disponibles pueden variar.

Campos solicitados en el encabezado

Tipo:

Permite elegir el tipo de documento a incluir, las opciones son:

Factura Factura agrupada: Permite indicar en un solo documento un

grupo de facturas. Ticket de venta: Permite incluir documento por documento los

tickets de venta generados por la máquina fiscal. Ticket Z: Corresponde al resumen emitido por la máquina

fiscal. Ticket cliente: Similar a la factura, pero solicita la máquina

fiscal. Ticket agrupado: Similar a la Factura agrupada pero para los

tickets generados por la máquina fiscal. Nota de crédito Nota de crédito de un ticket Z: Similar a la nota de crédito

pero solicita además el número de máquina fiscal. Nota de débito Retención IVA Ajustes

Fecha de Imposición:

Corresponde a la fecha en que se va a declarar el documento.

Nota: En los casos de retenciones de IVA extemporáneas, la fecha a indicar en este campo debe ser el primer día del mes debido a que ese documento debe aparecer de primero en la lista del Libro de ventas.

Sucursal:

Permite elegir la sucursal a la cual pertenece este documento.

Este campo solo está disponible cuando se han incorporado sucursales en el sistema. Véase página #38


Serie:

Permite elegir la serie o talonario que generó este documento.

Disponible cuando se han incorporado series o talonarios en el sistema.

Estado:

Permite indicar el estado del documento: Pendiente, Anulado, Cancelado o No perfeccionado.

Cuando el documento está pendiente o cancelado, el proceso de contabilización puede utilizar una u otra cuenta de acuerdo a la configuración. Véase página #44

Cuando el IVA del documento no ha sido perfeccionado, es preciso indicar este estado poder perfeccionarlo en un período de imposición posterior.

Maquina fiscal:

Permite seleccionar la maquina fiscal que generó el documento.

Solo está disponible cuando el documento es: Ticket de venta, Ticket Z, Ticket cliente, Ticket agrupado o Nota de crédito ticket Z y además, cuando se hayan incluido máquinas fiscales en el sistema.

Véase página #37

Número de Z:

Corresponde al número de resumen Z.

Solo esta disponible cuando el documento es: Ticket Z, Ticket cliente, Ticket agrupado o Nota de crédito ticket Z.

Desde / hasta:

Permite indicar el rango de documentos referenciados en el resumen que se está incorporando. El numero Desde es sugerido automáticamente por el sistema de acuerdo al último número ingresado. Tenga en cuenta que el correlativo es individual para cada sucursal y series.

Solo esta disponible cuando el documento es: Factura agrupada, Ticket de venta, Ticket Z o Ticket agrupado.

Número:

Permite indicar el número de documento a introducir: Solo está disponible cuando el documento es: Factura, Ticket cliente, Nota de crédito, Nota de crédito ticket Z, Nota de débito, Retención de IVA y Ajustes. Tenga en cuenta que el correlativo es individual para cada sucursal y series.

# de control:

Permite indicar el número de control para el documento actual.

Este campo solo está disponible cuando se ha activado en la ficha de la empresa. Véase página #34

Cliente: Corresponde el RIF del cliente asociado al documento a incluir. Puede


ingresar directamente el RIF o seleccionarlo desde el maestro de

clientes haciendo clic en el botón:

Si el RIF indicado no existe, se incluirá automáticamente, solicitando la información complementaria en la ficha del cliente.

Descripción: Campo de uso libre para el usuario en el cual puede colocar cualquier información que considere relevante.

Transacción:

Permite indicar si el documento corresponde a: Registro, Complemento, Anulación o Ajuste.


Campos solicitados en el cuerpo

En el cuerpo se deben ingresar los datos asociados con el contenido del documento.

El usuario puede distribuir la información en uno o varios renglones de acuerdo a su criterio, sin embargo no es preciso separarla para que el sistema la procese correctamente.

Descripción o concepto:

Es un campo de uso libre para el usuario. Este valor es utilizado como comentarios al momento de contabilizar los documentos.

Monto bruto:

Corresponde a la base imponible más el monto exento del documento. Si se deja vacío el campo, el sistema le permitirá ingresar la información desde distintos puntos de partida:

Desde total: o Permite obtener la base imponible y el exento a partir

del total cancelado y la alícuota de IVA aplicada. Desde la base imponible:

o Permite obtener el monto bruto a partir de la base imponible y el monto exento cancelado.

Nota: Si el documento es del tipo Ajuste, el monto bruto corresponde al monto del ajuste. Si el documento es una Retención de IVA, el monto bruto corresponde al total retenido.

No gravado: Corresponde al monto que no fue gravado por el impuesto.

Tipo:

Permite tipificar el monto no gravado, eligiendo entre: Exento, Exonerado, No sujeto y De terceros (ventas a cuenta de terceros).

Este campo solo está disponible cuando existe monto no gravado.


IVA %:

Permite indicar la alícuota a utilizar para el cálculo del impuesto en el renglón actual.

Nota: Si la totalidad de la factura no es gravada, debe colocar cero.

Monto IVA:

Muestra el monto del IVA cobrado, el cual es calculado aplicando la alícuota indicada sobre el monto bruto menos el monto no gravado.

Nota: Este valor es sugerido, el usuario puede editarlo y colocar el monto correcto para que coincida con el documento físico.

En la sección de Totalización el sistema muestra los valores consolidados de todos los renglones incluidos y el total general del documento.

Características adicionales


Imprimir libro de ventas

Permite ejecutar el reporte del Libro de ventas para el mes que corresponda al documento visualizado.


Actualizar la forma 30

Ejecuta el proceso que elabora o actualiza la forma del 30 del IVA. Véase la página #50

Asiento contable

Permite acceder a la personalización del asiento contable para el documento actual. Véase la página #52 (punto 3).

Anular numero de control

Permite ingresar los números de control que han sido inutilizados. Al activar esta opción el sistema solicitará el mes, año, día, prefijo y número de control a eliminar.

Perfeccionar el hecho imponible

Permite perfeccionar el hecho imponible de un documento no perfeccionado. Solo está disponible cuando el documento visualizado no ha sido perfeccionado.


Otros procesos

En esta sección se agrupan opciones y procesos de uso general sobre las compras y ventas.

Actualizar forma 30

El proceso de actualización de la forma 30 evalúa los documentos de compras y ventas del mes indicado y genera o actualiza la forma 30 del IVA con los valores recopilados. Realiza a su vez el traslado de los valores que hayan quedado excedentes del mes anterior y efectúa los cálculos respectivos.

Al terminar el procesamiento de los datos, el sistema permite imprimir el borrador de la forma 30 (para cumplir con el artículo 72) o editar la planilla generada.

Editar la forma 30

Una vez generada la forma 30, el usuario tiene la posibilidad de editar los valores en caso de que requiera realizar algún ajuste no incorporado en los libros. Adicionalmente, cuando se inicia el trabajo con el sistema y existen valores por compensar del mes anterior, es preciso editar la planilla generada para incluirlos manualmente.

Impresión del resumen del IVA (artículo 72 del reglamento)

Una vez se ha generado la forma 30, el usuario puede imprimir el resumen de la planilla el cual le permite cumplir con el artículo 72 del reglamento del IVA y adicionalmente le sirve de soporte al momento de cargar la información en el portal del SENIAT.

Contabilizar documentos

Uno de los principales procesos que agilizan el trabajo de nuestros usuarios es la creación automática de comprobantes contables en MicroTech Contable a partir de los documentos de compras y ventas incorporados en el sistema.

Al ejecutar esta opción, el usuario debe ingresar los siguientes valores:

Rango de fecha: desde / hasta

Se refiere al filtro que deben cumplir los documentos para que sean contabilizados.

Datos del comprobante:

Se refiere a los datos del comprobante a crear en Contabilidad.

Agrupar: Permite agrupar los asientos que compartan cuentas similares de acuerdo al tipo de documento seleccionado.


Es importante señalar que los comprobantes contables creados se generan bajo la modalidad de diferidos. Véase página #18.

Si durante el procesamiento de los datos se detecta algún documento que deba ser contabilizado en un comprobante específico, el sistema solicitará información para la descripción de ese comprobante. Véase página #52.

Descontabilizar

Una vez contabilizados los documentos, el sistema los marca e impide que puedan ser contabilizados nuevamente, adicionalmente impide que puedan ser modificados o eliminados. De cualquier forma, si el usuario requiere editar alguno de los documentos contabilizados, puede utilizar esta opción para revertir el proceso.

Tenga en cuenta que los comprobantes creados por el sistema durante la contabilización no son eliminados, por esta razón el usuario debe eliminarlos manualmente para evitar duplicidad de la información.

Declaración informativa de retenciones de IVA

En el caso de los contribuyentes especiales, esta opción permite generar automáticamente el archivo TXT el cual debe ser subido al portal del SENIAT.

Al ejecutar esta opción el sistema solicita la quincena que se va a procesar, la ruta donde debe ser guardado el archivo y su nombre.

Por omisión se utiliza la ruta de Mis Documentos y el archivo se denomina: “MicroTech retenciones compras año_mes_día.TXT

Declaración informativa de retenciones de ISLR

Esta opción permite crear automáticamente el archivo XML a partir de los pagos de compras que deben ser incorporados en esta declaración y/o los empleados a los cuales se les retenga impuesto sobre la renta.

Al ejecutar esta opción el sistema solicita el mes que se va a procesar, la ruta donde debe ser guardado el archivo y su nombre.

Por omisión se utiliza la ruta de Mis Documentos y el archivo se denomina: “MicroTech retenciones ISLR año_mes.XML


Importar datos utilizando plantillas de Excel

En el sistema MicroTech Tributario el usuario dispone de las siguientes opciones que pueden ser alimentadas automáticamente utilizando las plantillas de Excel:

Documentos de compra y venta:

Permite importar documentos de compra y venta los cuales son elaborados generalmente por otra herramienta.

Esta opción se encuentra en el menú Utilidades del módulo de Compras / Ventas.

Nota: Las opciones de importar datos desde Excel puede que no estén disponibles en todas las modalidades y/o revisiones del sistema.

Para mayor información acerca del proceso de importar datos véase la página #56


Detalles de la integración contable ente nuestros sistemas

La integración contable es el proceso mediante el cual el sistema MicroTech Tributario genera automáticamente los comprobantes contables en el sistema MicroTech Contabilidad a partir de los documentos de compra y venta que se hayan incorporado.

Existen tres puntos distintos de configuración para la integración contable:

En la definición de la empresa:

En la ficha de cada una de las empresas existe una pestaña llamada "integración", la cual le permite indicar la empresa en la que se crearán los asientos y las cuentas de Cargo, Abono e IVA tanto para las Compras como para las Ventas. Este primer paso es obligatorio debido a que conforma la integración y las cuentas contables por omisión.

En la ficha de los clientes y proveedores:

Cuando se ejecuta el proceso de contabilización el sistema genera los asientos en las cuentas indicadas en el paso 1 (ficha de empresas), sin embargo, de acuerdo al criterio del usuario, puede ameritarse llevar un control contable mas puntual y que sea personalizado para todos o algunos clientes y proveedores.

En estos casos el usuario puede indicar las cuentas de Cargo y Abono que debe utilizar cuando sean procesados documentos asociados a los clientes o proveedores que han sido personalizados.

En el cuerpo de los documentos:

Cuando las opciones anteriores no brindan suficiente detalle al momento de crear los asientos contables, el sistema tiene la posibilidad de permitirle personalizar libremente el comprobante a crear.

En la ventana de los documentos de compra o venta, existe una opción denominada “Asiento contable” que visualiza el asiento contable que se generará para ese documento en particular.

Inicialmente este asiento se construye a partir de los parámetros indicados en los puntos anteriores, sin embargo, el usuario puede editarlo de acuerdo a sus necesidades (incluir o eliminar cuentas, valores, etc.).

Adicionalmente puede indicar el número de comprobante específico que se debe utilizar para contabilizar el documento visualizado.

Nota: Cuando se efectúa la contabilización de los documentos, el sistema verifica si el documento posee personalización del comprobante (punto 3), de no ser así, verifica si el proveedor o cliente posee cuentas personalizadas (punto 2), caso contrario, utiliza las cuentas básicas indicadas en la ficha de la empresa (punto 1).


Opciones de uso común entre los sistemas

Respaldar empresas

El proceso de respaldo permite crear copias de seguridad de una o varias empresas con el objetivo de prevenir cualquier eventualidad con el equipo. También puede ser utilizado para trasladar información de un punto a otro entre sistemas del mismo tipo que no están conectados en redes.

Aún cuando el proceso de respaldo es sencillo reforzaremos los puntos más importantes a tener en cuenta. El proceso de respaldos se ejecuta desde el módulo Configuración y mantenimiento → Utilidades → Respaldo de datos → Crear.

Una vez ejecutada la opción el sistema despliega un pequeño asistente realizándole preguntas sobre el respaldo a generar, en este sentido se le consulta acerca de las empresas a respaldar:

La actual: Selecciona la empresa con la que está trabajando el usuario. Al elegir esta opción el sistema solicitará el destino del respaldo:

o Enviarlo a soporte: Permite procesar y enviar el respaldo por correo electrónico a nuestro personal de soporte. Esta opción esta pensada para hacernos llegar la información de una empresa que tenga detalles a ser revisados.

o Almacenarlo en el equipo: Permite seleccionar la unidad y/o directorio donde debe ser almacenado el respaldo a crear.

Todas: Selecciona automáticamente todas las empresas registradas en el sistema y solicita de inmediato la ruta donde debe ser almacenado el respaldo.

Otras: Permite que el usuario seleccione, haciendo doble clic, las empresas que desea respaldar. Acto seguido debe hacer clic en el botón para elegir el destino del respaldo.

En la pestaña de Adicionales, el usuario puede activar las siguientes opciones adicionales para procesar el respaldo:

Personalización de usuarios: Permite incluir en el respaldo los datos relacionados con los usuarios y perfiles de acceso creados en el sistema.

Archivos globales de usuarios: Incluye los archivos de uso global que son generados por el usuario, por ejemplo: Definición de reportes consolidados, abreviaturas, etc.

Añadir nombre y día al archivo creado: Permite adicionar al nombre del respaldo, la fecha y la hora en que se generó para evitar sobre escribir un respaldo anterior.

Nota: El nombre del archivo de respaldo se compone con la palabra “Respaldo MicroTech” más el nombre del sistema donde se está procesando.


Restaurar empresas

El proceso de restauración permite leer la información contenida en un archivo de respaldos.

Para leer la información que contiene un archivo de respaldo, existen tres opciones:

Haciendo doble clic en el archivo de respaldo. Esta opción funciona siempre y cuando el sistema esté instalado en el mismo computador.

Ubicar el archivo de respaldo, hacer un clic sobre el y, sin soltarlo, arrastrarlo hacia el área central del sistema.

Ejecutar la opción de restaurar desde el módulo Configuración y mantenimiento → Utilidades → Respaldo de datos → Restaurar, hacer clic en y ubicar el archivo de respaldo dentro de las carpetas del computador.

Una vez el sistema ha leído el archivo de respaldo se mostraran las empresas que éste contiene, sobre las cuales el usuario debe hacer doble clic en las que desea restaurar y luego clic en el botón para iniciar el proceso de restauración.

Si alguna de las empresas a restaurar existe, el sistema les solicitará confirmación para sobre escribirla o no procesarla.

Cambiar el código de una empresa a través de los respaldos

Las empresas contenidas en el respaldo son restauradas por omisión utilizando el código y nombre original, sin embargo, estos valores pueden cambiarse para permitir restaurar una empresa en otro código y así evitar sobre escribir cualquier información existente en el sistema donde se esta procesando.

Por ejemplo, si usted posee en su sistema la empresa “001 – ABC” y procede a restaurar una empresa “001 – XYZ”, los datos de la empresa ABC se perderán, sustituyéndose por la “XYZ”. Ahora bien, si usted necesita importar la empresa “XYZ” a su sistema, puede hacer clic en el botón para modificar los valores originales y colocarle, por ejemplo, el código “001X” a la empresa del respaldo “001”, de esa forma, se restaurará sin sobre escribir la que usted ya posee.

Este mismo procedimiento puede realizarlo para cambiar el código de una empresa, teniendo la salvedad que, una vez restaurada con el nuevo código, puede eliminar la anterior.


Pasos para importar datos desde Excel

En los casos donde la información es generada por otro sistema y se debe incorporar en el nuestro se amerita efectuar un proceso que evite realizar la transcripción manual de los datos.

Con los sistemas MicroTech usted tiene la posibilidad de importar esa información de forma automatizada, disminuyendo considerablemente los errores humanos y el tiempo a emplear.

Para formatear y disponer de los datos de acuerdo a lo esperado por nuestro sistema utilizamos plantillas de Excel, tomando en cuenta que en esta herramienta el proceso de copiar y procesar bloques de información es muy sencillo.

Una vez formateada la información de acuerdo a los parámetros indicados, el usuario debe guardar el archivo con el tipo de formato: Texto (delimitado por tabulaciones *.TXT).

El archivo TXT resultante es que se procederá a importar utilizando las opciones respectivas en el sistema.

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