ContaPlusGuía de ayuda

1 ENTORNO DE TRABAJOAl iniciar la aplicación, el entorno de trabajo le ofrece la posibilidad de trabajar con dos presentaciones distintas:

Vista Nueva

Vista Clásica

Vista Nueva

Esta Vista está compuesta por:

Menú Horizontal. Contiene todas las opciones de trabajo de la aplicación.

Barra de favoritos. Zona de accesos directos a opciones del programa o a archivos externos. Puede configurarla con la funcionalidad "arrastrar y soltar" de su ratón, o bien marcando dentro de cada opción de menú el botón Favoritos. Puede además realizar agrupaciones y ordenaciones de los elementos pulsando el botón derecho del ratón sobre esta barra.

Dentro de esta barra también existe el botón Carrusel de Pantallas, donde podrá seleccionar la pantalla de trabajo de forma visual.

Área de trabajo con el Escritorio Sage. La pantalla principal de la aplicación incorpora un escritorio que le proporcionará información de sus datos y procesos más relevantes, así como un panel de información actual relativo al producto. Podrá visualizar dicha información desde la opción Ir al Escritorio Sage, dentro del menú Útil, o bien pulsando la techa F3.

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Vista Clásica

Dentro de esta Vista, podremos navegar a través del Menú Vertical o Panel de Exploración o del Menú Horizontal.

Importante: A través del Panel de Exploración el acceso a las distintas opciones es más intuitivo y rápido, sin embargo hemos decidido mantener el menú y la barra de botones superior de siempre.

Por lo tanto podrá acceder a las distintas opciones de la aplicación a través del menú horizontal, de la botonera superior o mediante el nuevo Panel de Exploración (Menú Vertical)

Nuevo Look

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Como puede observar el desglose de menú es similar al menú superior u horizontal, Empresa, Plan Contable, Asientos (gestión de asientos)...

Navegar por el Panel de Exploración es muy sencillo de ahí que recomendamos su uso. A continuación pasamos a explicar su composición y funcionalidades.

BARRAS DE MENÚ

Para movernos por el Panel de Exploración debemos hacerlo a través de las barras de menú. Al pulsar la barra, ésta cambiará de color azul a amarillo, el Titulo inicial tomará el nombre de la barra de menú y las opciones de su menú se visualizarán.

Las barras de menú pueden configurarse, si desea saber más consulte la "Personalización del Panel"

OPCIONES

Dentro de cada barra de menú se encuentran las opciones (acciones) separadas por CABECERAS, podemos encontrar:

TAREAS, suele contener opciones de "añadir " nuevos registros en la aplicación, como nuevo asiento, nueva empresa, nuevo vencimiento, etc.

BUSCAR, le dará acceso directo a la opción para localizar un registro/s determinados dentro de la opción. Para realizar de forma más fácil la búsqueda dispone de un filtro situado arriba a la derecha para ordenar los registros de la opción.

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Orden de búsqueda

Podremos tener abiertas simultáneamente varias opciones de búsqueda. Para identificarlas fíjese en las pestañas situadas en la parte inferior; estas pestañas sirven para seleccionar las ventanas abiertas o cerrar las mismas.

En la parte superior se sitúa la botonera. Si pincha en la flecha situada a la izquierda de la botonera, ésta, se ocultará. Para volver a visualizar la botonera vuelva a pinchar la misma flecha que habrá cambiado de dirección.

UTILIDADES, engloba distintas opciones de "control y mantenimiento" dentro de un menú determinado, como eliminar, comprobar, copiar asiento, etc.

Cuando tenemos varias ventanas abiertas y deseamos visualizarlas todas a la vez podremos hacerlo situando el ratón sobre una de las pestañas y al pulsar el botón derecho seleccionar alguna de las siguientes opciones.

Mosaico Horizontal, distribuye las ventanas abiertas de forma horizontal

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Mosaico Vertical, distribuye las ventanas abiertas de forma vertical

Si pulsa la opción de "Maximizar" la ventana volverá a su estado normal. Para cerrar todas las ventanas pulse "Cerrar todas".

PERSONALIZACIÓN DEL PANEL

El Panel de Exploración puede acomodarse a sus necesidades, para ello dispone de una serie de opciones que le permitirán su configuración.

Arrastrando la barra superior formada por una línea de puntos podrá aumentar o disminuir el tamaño del Panel de Exploración.

Al disminuir el tamaño del Panel las barras de menú que no quepan en el tamaño elegido se minimizarán en la parte inferior en forma de iconos. Para seleccionar el menú minimizado sólo deberá pulsar el icono, este se pondrá sobre un fondo amarillo y pasará al título inicial visualizando las distintas opciones del menú seleccionado.

Menú de Control

Al pulsar situado en la barra inferior del panel se desplegará un Menú de Control con las siguientes opciones:

Mostrar más botones, le permite ir añadiendo barras de menú que se encuentran minimizadas en forma de icono.

Mostrar menos botones, minimiza la última barra de menú en forma de icono.

Opciones del Panel de Exploración, permite subir, bajar u ocultar los iconos de menú.

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Agregar o quitar botones, podrá añadir y ocultar botones del Panel de Exploración

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2 GLOBAL Bajo este título agrupamos aquellas opciones que realizan funciones globales y que, salvo excepciones, se dispondrán en toda la línea Windows.

Menú Global

En esta opción podremos configurar una fecha de trabajo, independiente de la fecha del sistema; podremos realizar operaciones con nuestras empresas-ejercicios contables; identificaremos la empresa activa y por último saldremos de ContaPlus.

Cada una de estas operaciones las realizaremos mediante las siguientes opciones que encontraremos realizando un clic en el menú Global y que son las siguientes:

Fecha de Trabajo Selección de Empresa Datos de Empresas Terminar

Veamos detalladamente cada una de estas opciones.

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Fecha de Trabajo

Seleccionando esta opción aparecerá una pantalla con el campo fecha introducido automáticamente y que corresponde inicialmente con la fecha que tenga en su propio ordenador.

Puede seleccionar la fecha que desee, ayudándose del calendario presentado.

La fecha que aparece en esta opción, se puede cambiar para asignar la fecha de trabajo que interese, la cual puede o no coincidir con la real.

Ejemplo

Así, si tuviéramos que contabilizar una cantidad importante de documentos en una fecha distinta a la actual (por ejemplo el 17/09/03) podremos establecer dicha fecha en este apartado con lo que al realizar los asientos obtendremos por defecto dicha fecha evitando el trabajo que supondría tener que cambiar la misma para contabilizar estas operaciones.

Modificación de la fecha de trabajo

Selección de Empresa

Esta opción nos permite la gestión de nuestras empresas. ContaPlus trata los distintos ejercicios de una misma empresa como si fuesen empresas diferentes, de esta forma, deberemos crear una nueva empresa para cada ejercicio de una misma empresa.

Selección de empresa

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Al entrar en la opción, el programa nos muestra una pantalla en la que podemos diferenciar una serie de botones de mantenimiento: añadir, modificar, eliminar, zoom, localizar, filtro de datos, imprimir, salir, ayuda, etc. Así mismo, encontramos una lista de las empresas disponibles en las que podemos observar su código, nombre, ejercicio, estado, P.G.C. utilizado, histórico y usuarios conectados.

En la ventana principal de añadir empresa podremos encontrar entre otros, los siguientes botones:

Añadir Empresa

Modificar Empresa

Filtro de Empresas

Impresión de los Datos de una Empresa

Histórico

Añadir Empresa

Partiendo de la ventana Opciones de Empresa, realizaremos clic con el ratón en el botón rotulado como Añadir. Aparece una nueva ventana con varias carpetas diferentes, cada una de ellas con un título en la pestaña:

Datos de Empresa

En esta carpeta definimos los datos más importantes para la contabilidad de nuestra empresa. Nos encontramos los siguientes campos.

Añadir nueva empresa\Datos de empresa

Código y Nombre de la Empresa

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Estos dos campos se utilizan para la identificación de la empresa. El código está compuesto por dos dígitos alfanuméricos, por lo que puede introducir tanto números como letras.

Ejemplo:

Un ejemplo de códigos correctos pueden ser A1, 01, 94, BC, etc.

En cuanto al campo Nombre de la Empresa deberá introducir el nombre designado a ésta, por ejemplo Papelería López S.A.

Importante:

El orden de los datos introducidos en este campo afectan a los modelos oficiales, por lo que se recomienda introducir (cuando se trate de una persona física), Apellidos y Nombre.

Anteriormente ya dijimos que ContaPlus distingue distintos ejercicios económicos como distintas empresas por lo que cada ejercicio tendrá un código diferente aunque el nombre podrá utilizarse el mismo.

Fecha Inicio Ejercicio

Campo tipo fecha (dd-mm-aa) en el que definiremos la fecha inicial del ejercicio a partir de la cual se producirán los movimientos contables. Por ejemplo, Fecha inicio ejercicio podría contener el 01-01-03, fijando esta fecha como comienzo del ejercicio.

Todos los asientos que se introduzcan deben tener una fecha posterior o igual a la introducida en este campo, ya que el programa no permitirá la introducción de ningún asiento con fecha anterior.

Fecha Fin Ejercicio

Campo tipo fecha (dd-mm-aa) en el que definiremos la fecha final del ejercicio. ContaPlus propone automáticamente una fecha de final de ejercicio, la cual no tiene por qué ser aceptada si el usuario no la desea. La única condición es que la fecha final sea posterior a la inicial.

Importante:

La utilización del Nuevo Plan Contable adaptado es OFICIALMENTE OBLIGATORIO para ejercicios 2008 en adelante. Si no utiliza el Nuevo Plan, y se trata del primer ejercicio contable de su empresa la información que almacene en la aplicación no estará acorde a la normativa oficial y por tanto las cuentas anuales e informes elaborados no serán válidos.

Si no se trata del primer ejercicio contable de su empresa, cree el ejercicio con el mismo tipo de Plan Contable que su ejercicio anterior, y adapte su contabilidad al Nuevo Plan Contable a través del Módulo Conversor

Importante:

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Algunas opciones no son operativas si el intervalo de fechas no corresponde a un período de 12 meses. Por ejemplo, los balances podrán tener datos del mismo mes y diferente año. Esto podría ocurrir también con el IVA.

Fecha Acceso Contable

Este campo contiene otra fecha tipo (dd-mm-aa), la cual, impedirá al usuario realizar ningún tipo de movimiento contable, podríamos decir que actúa como "tope", impidiendo realizar cualquier movimiento que se efectúe con fecha anterior a la aquí indicada.

Habitualmente, en esta opción se utiliza como fecha la de la última liquidación de IVA, para bloquear la introducción de facturas anteriores a la liquidación presentada en Hacienda.

Ejemplo:

Si declaramos trimestralmente el IVA, una vez realizada la liquidación del primer trimestre podremos entrar en dicha opción y establecer en este campo la fecha 01-04-03, con ello estaríamos impidiendo que se hiciera cualquier tipo de apunte con fecha anterior a la arriba indicada.

Dígitos Subcuenta

Este campo contendrá la cantidad de dígitos con los que operará la empresa. Estos deben estar comprendidos entre 5 como mínimo y 12 como máximo.

El número que se introduce corresponde al Desglose que habrá en el fichero de Subcuentas.

Importante:

Una vez seleccionada la cantidad de dígitos con la que trabajará su empresa, cuando usted introduzca apuntes en su empresa, ya no podrá variar este parámetro, pues una vez que se introducen apuntes esta opción se bloquea.

Histórico

Este campo visualiza el Histórico asignado a la empresa. Si no tiene histórico, aparecerá en blanco.

Año Ejercicio

Año natural de referencia del ejercicio. Dependiendo de la "fecha inicio ejercicio", ContaPlus propone un año.

Presentación de los Balances/PGC

Para continuar con la configuración de nuestra empresa deberemos seleccionar, de entre los siguientes, el tipo de presentación de nuestros Balances y el Plan Contable de los que dispondremos a la hora de trabajar con nuestra empresa. Disponemos de cuatro opciones:

» Estándar

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Es aquel que dotará a la recién creada empresa de los ficheros contables conforme a la normativa del Plan General de Contabilidad en su presentación Estándar. Una vez copiado este Plan, habrá que dar de alta aquellos ficheros particulares para cada empresa que constituyen los ficheros de desglose propios, como el de Subcuentas, etc.

Importante:

No debemos olvidar que el cuadro de cuentas no es obligatorio, por lo que si estuviéramos en el caso de que nuestra empresa tuviera alguna o algunas cuentas que no existieran en el cuadro de cuantas podremos añadir e incluso modificar las existentes.

» Abreviado

Es aquel que dotará a la recién creada empresa de los ficheros contables conforme la normativa del Plan General de Contabilidad, para aquellas empresas que puedan presentar sus balances según este Plan abreviado. Una vez copiado, habrán de darse de alta aquellos ficheros particulares para cada empresa que constituyen los ficheros de desglose propios como subcuentas, presupuestos, etc.

» De otra Empresa

Copiará a la Empresa recién creada el Plan de Cuentas existente en otra empresa. Esta opción es muy práctica a la hora de abrir nuevos ejercicios contables de una empresa.

Ejemplo

Supongamos una empresa que cierra su ejercicio contable de 2002 y abre el correspondiente para 2003. Introducirá un nuevo código para dar de alta a la empresa que corresponda al nuevo ejercicio, al que dará un determinado nombre, y rellenará los campos correspondientes a fechas, dígitos de subcuenta, etc.

Posteriormente aparecerá un nuevo cuadro de selección con el título Selección de empresa y Ficheros maestros.

Importante:

La empresa de la que se copia el Plan Contable debe contener el mismo nivel de subcuenta que la empresa a la que se copia el Plan Contable.

Ejemplo:

Esta opción puede resultar muy práctica para aquellas sociedades que trabajan con varias empresas en las que el Plan General que utilizan (Subcuentas) es prácticamente el mismo. Con ello evitaríamos el esfuerzo que supondría personalizar individualmente cada una de las empresas.

» Personalizado nuevo

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Estará vacío por defecto, se implementará el nuevo Menú para empresas adaptadas.

Nuevo Plan Contable normal

Marcado por defecto si introduce un ejercicio del 2008. Se puede modificar. Se encuentra desactivado si el ejercicio es anterior a este año.

Nuevo Plan Contable abreviado

Nuevo Plan Contable en su versión abreviada.

Nuevo Plan Contable pymes

Nuevo Plan adaptado a las pequeñas y medianas empresas.

Nuevo Plan Contable personalizado

Podemos personalizar el Nuevo Plan Contable para una más fácil utilización y entendimiento.

Además, existe la posibilidad de cambiar el Plan Contable de la empresa. Si la empresa origen tenía P.G.C. normal, se puede cambiar a abreviado y viceversa.

Importante:

Esta opción no es válida si se creó la empresa con Plan personalizado, no obstante sí se traspasarán las subcuentas.

Añadir nueva empresa\Plan General Contable de otra empresa

En el cuadro aparecen las empresas-ejercicios añadidos con anterioridad. Dentro del campo Zonas a copiar, vemos que las opciones que el programa nos brinda para que asignemos a la nueva empresa, son la totalidad de los ficheros de datos con que contamos en cada una de las empresas especificadas.

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Así, tenemos una serie de ficheros opcionales a copiar para el paso de una empresa a otra, de los cuales el programa marcará algunos por defecto pero que podrán ser desmarcados según las necesidades:

Datos Empresa P.G.C. Vencimientos Cuentas Analítica Subcuentas Cheques Desgloses Amortizaciones e inventario Conceptos Diario Movimientos Nuevo Plan General Contable Asientos predefinidos Mov. Predefinidos Nuevo Plan General Contable Divisas Presupuestos Cambio de las divisas Asientos Periódicos Caja Auxiliar Conversión a Euros

Importante:

- Cuando marque la casilla "Asientos Predefinidos”, se selecciona automáticamente la opción para traspasar también a la nueva empresa los "Movimientos Predefinidos Nuevo PGC"

- Si marca la casilla "diario" quedará seleccionado por defecto la casilla "Movimientos Nuevo Plan General Contable" y por lo tanto la nueva empresa contendrá el diario del P.G.C y los movimientos sometidos al Nuevo Plan General Contable que posea la empresa origen de la copia.

- La casilla Asientos Periódicos aparece marcada por defecto, le permitirá pasar a la nueva empresa los asientos periódicos de la empresa origen seleccionada.

Finalmente, y tras aceptar, generará los índices correspondientes a todos los ficheros que componen el programa, y así la tabla de Opciones de Empresa se habrá modificado, apareciendo la nueva empresa.

Sólo las tablas que se encuentran seleccionadas con un asterisco, Analítica, Vencimientos, Inventario y Presupuestos, son aquellas que cuando se seleccionen para la copia si está marcado el campo de "Conversión a EUROS" sus importes pasarán en EUROS.

Importante:

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Actúe con precaución, el proceso de conversión a EUROS es irreversible, por eso aconsejamos realizar copias de seguridad.

Personalizado

Nos permite definir desde cero la totalidad de los ficheros del Plan. Este tipo de Plan Contable establecerá en su empresa sólo las estructuras y no los datos, es decir, tras seleccionar este Plan, ContaPlus procederá con la creación de la empresa y cuando seleccione la empresa y la active, comprobará en la opción Estructura P.G.C., que no existe ninguna información incluida en este fichero aunque sí existe el fichero. De este modo, será usted el encargado de introducir todos los datos del Plan, pudiendo configurarlo como desee.

Importante:

Sólo se recomienda la utilización de esta opción a personas con un profundo conocimiento contable, ya que los resultados de los Balances saldrán de las fórmulas de estos títulos.

Restaurar Plan Contable

Pulsando esta opción la aplicación restaurará el Plan Contable que estaba por defecto y en un principio.

Euro

En este apartado se presentan la moneda euro, como moneda local y constante.

Ruta de Programas SP

Con esta opción indicamos la ruta de FacturaPlus o TPVplus y SP NominaPlus. De esta forma, podremos aprovechar los enlaces existentes entre dichos programas y ContaPlus, para así obtener la información que necesitamos en el momento preciso.

Importante:

Si ContaPlus detecta que la versión del producto con la que está intentando enlazar es anterior al producto actual, le avisará de ese hecho y le informara que deberá actualizar su versión de ese producto, para poder enlazar entre ambos productos.

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Añadir nueva empresa\Ruta programas de SP

Si se conoce la ruta exacta, se puede escribir directamente en la caja destinada al efecto. Si no es conocida, pulse sobre la carpeta situada a la izquierda. Así localizaremos el fichero a través de los directorios de nuestro disco.

Una vez introducida la ruta, podremos elegir la empresa de FacturaPlus/TPVplus y/o SP NominaPlus que queremos asociar con nuestra empresa en ContaPlus. Pulse la lupa si quiere buscar la empresa.

Gracias a esta opción podremos, por ejemplo, consultar pedidos, albaranes, facturas de la empresa asociada, así como los datos de los trabajadores de dicha empresa.

Traspasar la Colección de Asientos Predefinidos

Realiza el traspaso de los asientos predefinidos que propone el programa.

Traspasar la Colección de Predefinidos al Nuevo PGC

Marcado por defecto, permite el paso de los Predefinidos de Movimientos al nuevo Plan General Contable. La opción se deshabilitará si desmarca la casilla " Traspasar Colección de Predefinidos".

Importante:

Debemos tener en cuenta que para realizar los asientos predefinidos el programa necesita una serie de subcuentas por lo que al elegir esta opción no sólo se traspasarán a nuestra empresa los asientos predefinidos sino que también copiará las subcuentas utilizadas en dichos predefinidos.

Correo Electrónico

Campo para introducir una dirección de correo electrónico, si se tiene.

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Clave de Acceso Empresa

En este campo introduciremos una clave de acceso para la empresa activa. De este modo, cada vez que seleccionemos dicha empresa, el usuario tendrá que introducir la clave asociada para poder trabajar en ella.

Editor Memoria

Definimos la ruta donde se encuentra el editor que deseamos utilizar para editar y visualizar la memoria y el cuadro de financiación.

Opciones de Empresa

En esta carpeta configuraremos opciones generales de la empresa que no atañen a su estructura. Las opciones son las siguientes.

Añadir nueva empresa\Opciones de empresa

Acceso a Campos Analíticos en Asientos

Nos permitirá, en la introducción de asientos, el acceso a Proyectos; y en Balances y Mayor, el acceso al campo proyecto, pudiendo llevar al mismo tiempo que la contabilidad financiera una contabilidad analítica paralela.

Acceso a Campo de Documento en Asientos

Al igual que en el campo anterior podremos acceder, siempre que seleccionemos esta opción, al campo documento en la Gestión de asientos.

Importante:

Si su ejercicio trabaja con moneda extranjera, active esta opción.

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Tiempos de Espera con Contador

Si se selecciona esta opción aparecerá una barra de estado que nos informa del progreso de la acción que estemos realizando (listados, organización de ficheros, etc.).

Borrado de Vencimientos después de Preprocesar

Esta opción activa el borrado de vencimientos con posterioridad al preprocesado (para más información diríjase al apartado de Vencimientos).

Eliminar Cheques y Pagarés después de pasar al Diario

Alternativa para tener el fichero de Cheques sólo con los pendientes de emitir (para más información diríjase al apartado de Cheques).

Acceso a Serie Facturación

Activa el campo de serie para introducir los datos correspondientes en la gestión de asientos.

Activar control de subcuentas Nuevo PGC

Con la activación de esta opción, el programa controlará en cada lugar en el que se trate de grabar un asiento con la marca "Incluir para Nuevo PGC", que las subcuentas utilizadas en dichos asientos estén incluidas entre las subcuentas del Nuevo PGC Menú Nuevo Plan General Contable. En caso de que no se trate de subcuentas compatibles con el Nuevo Plan, se lanzará un mensaje de aviso para que se introduzca el asiento correspondiente desde la Gestión de Asientos y Ajustes del menú Nuevo Plan General Contable, ya que los asientos se guardarán automáticamente sin la marca de "Incluir para nuevo PGC".

Importante:

Se recomienda activar esta opción si desea preparar la información comparativa entre ejercicios bajo el Nuevo PGC.

Acceso a Segmentos en asientos

Incluye la posibilidad de indicar en cada partida del diario un segmento. Facilita la tabla de segmentos para mayor facilidad.

N.º Máximo de Asientos en la Sesión para paso al Maestro

Determinaremos el número máximo de asientos que quedan en memoria antes de su paso al diario. A estos "asientos en memoria" se les denomina "asientos de la sesión".

Ejemplo

En este campo señalamos como número de asientos para pasar al maestro 5, ello quiere decir que una vez realizado estos cinco asientos pasarán automáticamente al maestro, es decir, quedarán definitivamente grabados en el diario.

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Parámetros de Empresa

En esta carpeta encontraremos los siguientes campos.

Añadir nueva empresa\Parámetros de empresa

Nivel de Seguridad de la Empresa

Nivel asignado a la empresa para que ningún usuario de nivel inferior tenga accesos o derechos sobre ella.

Subcuenta de Banco más Utilizada

Contendrá, la subcuenta del banco que utilicemos con más frecuencia. Si este campo tiene información, cada vez que se haga alusión a una cuenta del banco (vencimientos, etc.), ContaPlus automáticamente mostrará la información de dicho campo, con lo que se evita el tedioso trabajo de teclear la subcuenta continuamente.

Asiento de Apertura

Se rellena automáticamente al cierre del ejercicio. Este campo puede ser modificado por el usuario.

Asiento de Regularización

Se rellena automáticamente al cierre del ejercicio. Este campo puede ser modificado por el usuario.

Asiento de Cierre

Se rellena automáticamente al cierre del ejercicio.

Fecha Última Liquidación del IVA

Al realizar el asiento de regularización del IVA, ContaPlus guarda la fecha de la última liquidación en este campo. De este modo, si intentamos realizar un asiento de IVA con

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fecha anterior a la aquí reflejada, nos aparecerá un mensaje de advertencia, aunque el asiento puede continuarse con normalidad. Esta fecha puede ser modificada por el usuario.

Importante:

La diferencia de esta opción con respecto a la ya vista Fecha de Acceso Contable, es que esta no nos permite realizar asientos con fecha anterior a la aquí indicada mientras que la opción que acabamos de ver supone únicamente una advertencia.

Tratamiento del IVA como I.G.I.C.

Activando esta opción se sustituirá en las cabeceras de listados y tablas referidas al IVA, las siglas IVA por I.G.I.C., para la documentación oficial requerida en Canarias.

Comentarios

Se dispone de un cuadro de texto para hacer cualquier tipo de anotación sobre la empresa en cuestión.

Vencimientos

A través de esta opción, podemos recibir información sobre la fecha en que se deben procesar los vencimientos.

Añadir nueva empresa\Vencimientos

Fecha de Vencimiento

El programa nos avisará cuando la fecha de vencimiento coincida con la que el usuario establezca en este campo.

Anterior a Fecha de Vencimiento

Si rellenamos esta opción el programa nos avisará con el mismo margen de antelación que nosotros le especifiquemos.

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Posterior a Fecha de Vencimiento

Esta opción es la contraria a la anterior es decir, si el usuario prefiere que SP ContaPlus le avise de los vencimientos que tiene que procesar, después de su caducidad, deberá de rellenar este campo.

Día Semana

Aquí decidiremos qué día de la semana queremos ser avisados.

Día Mes

Es otro dato complementario a los anteriores, ya que podemos ser más precisos y especificar no sólo el día de la semana, sino también que día del mes que queremos ser avisados.

Fecha

Si los datos incluidos en la ventana Añadir Empresa son correctos y tras pulsar el botón Aceptar el programa creará la empresa mostrándola como en la pantalla anterior.

Deshabilitar aviso de vencimientos en EUROS para el 2002

Esta nueva opción nos permite configurar un nuevo aviso en vencimientos, para aquellos registros que nos añadamos en la tabla de vencimientos con fecha de vencimiento igual o superior al 01-01-2002.

Si no lo marcamos el programa nos avisará automáticamente al añadir un nuevo vencimiento superior a la fecha anterior sugiriéndonos introducir el vencimiento en EUROS. Si por el contrario lo marcamos el programa no nos avisara aunque la fecha de vencimiento supere el 01-01-02.

Modificar Empresa

En esta opción puede variar los datos de una empresa ya creada. Como novedad, puede Restaurar Plan Contable. Si desea hacerlo la aplicación le recomienda que realice una copia de seguridad antes de ejecutarlo.

Si pulsa la tecla Continuar, se sustituirá la estructura de balance existente por la estructura del balance que se da por defecto según el plan contable seleccionado.

Filtro de Empresas

Con este botón se puede localizar cualquier empresa introduciendo algún dato conocido. Al pulsar al botón de filtrar, el programa buscará todas las empresas que cumplen esas condiciones. Si se marca

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el check de excluyente, indicamos al programa que nos saque las empresas que cumplan las condiciones.

Filtro de empresas

Impresión de los Datos de una Empresa

En los anteriores apartados estudiamos la forma de crear y configurar una empresa, para ello el programa nos requería la introducción de cierta información. Esta información es guardada en el fichero que crea ContaPlus y con esta opción podremos volcar por impresora estos datos.

Histórico

Este botón asigna a la empresa activa su año contable anterior (Ejercicio N-1). De esta forma, podremos obtener los distintos balances y memorias comparando los datos con el ejercicio anterior.

Para utilizar esta opción siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar la empresa a la que queremos asignar un histórico y pulsar Selección para que se encuentre activa.

2. Volver a la opción Selección de Empresa.

3. Situarse sobre la empresa que se utilizará como histórica.

4. Pulsar en el botón Histórico.

Importante: La asignación de histórico se realizará de forma automática en el caso de realizar un cierre de ejercicio. Si a una empresa se le asigna como histórico ella misma, se borrará su histórico anterior.

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Datos de Empresas

Desde esta opción podremos introducir los datos generales de la empresa activa, que serán utilizados para la impresión de los distintos documentos que genera automáticamente SP ContaPlus, como balances, liquidaciones de IVA, etc.

Podemos encontrar cuatro carpetas diferentes. Debido a su simplicidad y a su carácter autoexplicativo, algunos campos no serán tratados en profundidad.

Fiscales

En esta carpeta se encuentran una serie de campos que deben ser rellenados por el usuario, con la información fiscal que se solicita.

Datos de empresas\Fiscales

Importante: El orden de los datos introducidos en los siguientes campos afecta a los modelos oficiales, por ello introdúzcalos correctamente:

- Personas Jurídicas: Razón Social- Personas Físicas: Nombre, 1º y 2º Apellido

Representante de la Empresa

En estos campos, se introducirán los datos del representante legal de la empresa, si lo tuviera.

Datos del representante legal (solo menores de 14 años)

En este apartado incluiremos los datos de la persona que representa el menor: nombre y DNI o CIF.

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Hacienda

En esta carpeta se encuentran una serie de campos, que deben ser rellenados por el usuario con la información sobre su delegación de Hacienda.

Datos de empresas\Hacienda

Ingresos a Favor del Hacienda Pública

En el caso de que al realizar las liquidaciones salgan a pagar, podremos elegir entre "Pago en efectivo", "Adeudo en cuenta" (tenemos que rellenar de forma obligatoria los siguientes campos) o "Domiciliación"(indicar la CCC para la domiciliación de ingresos)

Sin Actividad

Nos permitirá generar los Modelos trimestrales de IVA sin necesidad de que existan datos.

Regis. Dev Mensual (inscrito)

Registro de Devolución Mensual (Inscrito)

CCC de Devolución de Hacienda

Código Cuenta Cliente, Entidad, Oficina, Dígitos de Control (D.C.) y Cuenta Corriente donde queremos que Hacienda nos ingrese las cuotas negativas con derecho a devolución.

CCC de Ingreso a Hacienda

Código Cuenta Cliente, Entidad, Oficina, Dígitos de Control (D.C.) y Cuenta Corriente donde queremos que Hacienda nos adeude las liquidaciones positivas.

Cuenta Tributaria Devolución/Ingreso

Podrá indicar el Código de Cuenta Tributaria para el resultado de ingreso o devolución del Modelo 300.

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Comienzo Apellido Mod.300 Telemática

En este campo consignaremos las 4 primeras letras de los apellidos, obligatorio para poder lanzar el Modelo oficial 300 o bien el 320 por vía telemática.

Régimen Especial del grupo de entidades (mode. 390 IVA telemática):

La declaración-resumen anual es una declaración tributaria que contiene las operaciones realizadas a lo largo del año natural relativas a la liquidación del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Están obligados a presentar la declaración-resumen anual todos aquellos sujetos pasivos del IVA que tengan la obligación de presentar autoliquidaciones periódicas por este Impuesto, ya sean mensuales o trimestrales.

Los sujetos pasivos que tengan la consideración de Grandes Empresas, por haber realizado operaciones en el ejercicio anterior por importe superior a 6.010.121,04 euros, calculado según lo dispuesto en el artículo 121 de la Ley del impuesto, presentarán la declaración-resumen anual en el modelo 392, obligatoriamente por vía telemática.

No tienen que presentar declaración-resumen anual los sujetos pasivos que tengan la obligación de presentar autoliquidaciones no periódicas según lo dispuesto en el artículo 71.7 del Reglamento del IVA.

Es importante decir que la presentación de las declaraciones correspondientes al modelo 390, se efectuará con carácter obligatorio por vía telemática cuando se trate de sujetos pasivos que tengan forma jurídica de sociedad anónima o sociedad de responsabilidad limitada, asimismo, la presentación podrá ser efectuada potestativamente por vía telemática por los restantes sujetos del Impuesto obligados a la presentación de declaraciones periódicas, incluidos los sujetos pasivos autorizados a la presentación conjunta de autoliquidaciones, según lo dispuesto en el artículo 71.5 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Balances

En esta carpeta se encuentra una serie de campos, que debemos rellenar con la información necesaria para imprimir los Balances Oficiales.

Datos de empresas\Balances

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Presentador

En esta carpeta se encuentran una serie de campos, que debemos rellenar con la información referente al presentador de los documentos oficiales de la empresa activa.

Datos de empresas\Presentador

Imprimir Datos Generales de Identificación

Esta opción nos permite imprimir la primera hoja oficial de datos generales de identificación de los documentos que presentamos, en los balances oficiales.

Imprimir Datos Generales de Identificación

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Terminar

Esta opción le permitirá abandonar el programa Contabilidad. Antes de salir, el sistema le pedirá confirmación.

Finalizar trabajo

Si finalizamos la sesión, la aplicación nos mostrará la siguiente ventana:

Desde aquí podremos seleccionar hacer una copia de seguridad del trabajo realizado, o bien desactivar esta opción, de esta forma no aparecerá esta ventana cada vez que cerremos sesión. Si queremos configurar esta acción, podemos hacerlo desde el menú Ayuda \ Aviso de copias de seguridad.

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3 FINANCIERA

En este menú encontraremos las opciones financieras más utilizadas en la gestión contable de cualquier empresa. Dichas opciones son las siguientes:

Plan General Contable Opciones de diario Balances Vencimientos Opciones de IVA Fin de ejercicio Configuración Banca Electrónica

Cada una de ellas contempla distintas posibilidades que iremos analizando detalladamente.

Plan General Contable y Subcuentas

Esta opción contiene la información contable básica para la correcta consecución de la contabilidad de la empresa.

Dentro de esta opción podemos encontrar las siguientes opciones:

Plan General Contable Estructura PGC Subcuentas Subcuentas de IVA y recargo de equivalencia

Plan General Contable

Con ContaPlus, la creación del Plan de Cuentas y su correspondiente desglose de subcuentas para cada empresa, es rápido y sencillo. La estructura contable viene totalmente configurada según el Nuevo Plan General Contable. De esta forma en Global\Opciones de Empresa, si pulsamos el botón Añadir, se abrirá una nueva ventana para que el usuario pueda añadir una nueva empresa, seleccionando además una de las diferentes formas de creación del Plan de Cuentas para la empresa que va a crear.

La selección de un determinado Plan ha de hacerse al momento de creación de la nueva Empresa - Ejercicio, y solamente podremos seleccionar una de las opciones existentes.

Importante

Una vez creada la Empresa y escogido un Plan Contable para ella, no podremos modificarlo. Será necesario dar de alta una nueva empresa seleccionando Plan De otra empresa, marcar la empresa

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que contiene los datos y seleccionar el plan correcto. En el caso de que la empresa tuviera un Plan personalizado será necesario exportar los datos, dar de alta una nueva con el nuevo Plan escogido e importar en ella dichos datos.

ContaPlus es un programa que permite un alto grado de configuración. Es posible crear (adaptándose a las necesidades de cada usuario) un modelo diferente de Cuentas de Pérdidas y Ganancias, con sus correspondientes asignaciones particulares en cuanto a Epígrafes y Cuentas, Niveles de Desglose, etc. No obstante, existen una serie de modelos ya definidos que pueden ser utilizados por cualquier usuario. Basta que, en el momento de creación de la empresa, seleccionemos aquel que concuerde con nuestras necesidades.

Todo ello teniendo en cuenta que, una vez creado cualquier Plan de cuentas para una empresa, cada uno de sus ficheros, puede ser variado a voluntad, añadiendo, modificando, borrando, cuantos registros se desee hasta la adaptación perfecta a las necesidades de cada Empresa o usuario.

Importante

El borrado de algunas cuentas fundamentales en los procesos contables puede repercutir en un mal funcionamiento de algunos procesos (Balances, Cierres Ejercicio). Actúe con seguridad en lo que borra o modifica.

Estándar

Es aquel que dotará a la recién creada empresa de los ficheros necesarios conforme a la normativa del Nuevo Plan General de Contabilidad para la presentación de los balances en formato estándar. Una vez copiado este Plan, habrá que dar de alta aquellos ficheros particulares para cada empresa que constituyen los ficheros de desglose propios, como el de Subcuentas, (conteniendo los desgloses diferentes de clientes, bancos proveedores), el fichero de presupuestos, si se desea, los asientos predefinidos, etc.

Abreviado

Es aquel que dotará a la recién creada empresa de los ficheros necesarios conforme a la normativa del Nuevo Plan General de Contabilidad, para aquellas empresas que puedan presentar sus balances en formato abreviado. Una vez copiado este Plan, habrán de darse de alta aquellos ficheros particulares para cada empresa que constituyen los ficheros de desglose propios, como el de Subcuentas (conteniendo los desgloses diferentes de Clientes, Bancos Proveedores.), el fichero de presupuestos, si se desea, los asientos predefinidos, etc.

De otra Empresa

Copiará a la Empresa recién creada el Plan de Cuentas existente en otra empresa. Este caso es muy práctico a la hora de abrir nuevos ejercicios contables de una empresa.

Ejemplo:

Supongamos una empresa que cierra su ejercicio contable de 2002 y abre el correspondiente al 2003. Introducirá un nuevo código para dar de alta a la empresa que corresponda al nuevo ejercicio, al que

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dará un determinado nombre, así como rellenará los campos correspondientes a fechas, dígitos de subcuenta, etc.

Siguiendo los pasos que deberá hacer desde el programa, vemos cómo primero tendrá que abrir la opción Global correspondiente del menú principal, pinchará en Selección de Empresa.

Selección de empresa

Ahora pulsará el botón Añadir para que ContaPlus le permita introducir los datos necesarios para la creación de la nueva empresa.

Añadir empresa

Comprobará que aparece una nueva ventana de captura de datos en la que habrá que introducir los siguientes campos: Código de la nueva empresa, Nombre, Fecha inicio ejercicio, Fecha fin de ejercicio, etc.

Importante:

Para más información sobre creación de empresas diríjase al tema correspondiente de esta guía.

Una vez introducida la información que se desee en estos, pasamos a definir el tipo de Plan contable que vamos a asignar a la empresa, en este caso será el correspondiente al De otra Empresa.

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Una vez seleccionada la opción y tras pulsar aceptar, aparecerá, un nuevo cuadro de selección con el título Selección de empresa y Ficheros maestros.

Importante:

La empresa de la cual queremos copiar el Plan Contable debe tener el mismo nivel de desglose que la empresa a la cual queremos copiar el Plan Contable.

En dicha ventana aparecen las Empresas ya dadas de alta con anterioridad. Dentro del Campo Zonas a Copiar, encontramos las opciones que el programa nos brinda para asignar a la nueva empresa (la totalidad de los ficheros de datos con que contamos en cada una de las empresas especificadas).

Así, tenemos como ficheros opcionales a copiar para el paso de una empresa a otra:

P.G.C. Diario Movimientos Nuevo Plan General Contable Cuentas Vencimientos Subcuentas Analítica Desgloses Cheques Conceptos Amortizaciones e Inventario Asientos predefinidos Mov. Prefenidos Nuevo Plan General Contabilidad Divisas Presupuestos Cambios de las divisas Caja Auxiliar Conversión a Euros

Por defecto, aparecerán marcadas las 4 primeras, más Divisas, pudiendo desmarcarlas según las necesidades del usuario.

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Opciones copia otra empresa

Estas opciones permiten que el usuario configure rápidamente la nueva empresa, sin tener que efectuar trabajos repetitivos de cualquiera de los datos almacenados previamente en ContaPlus. También permite que se pueda cambiar el tipo de Plan Contable de la Empresa de la cual se copia la información, de tal forma que podemos tener toda la información de una Empresa pero con otro Plan General Contable.

Importante

- Cuando marque la casilla "Asientos Predefinidos" , se selecciona automáticamente la opción para traspasar también a la nueva empresa los "Movimientos Predefinidos Nuevo Plan General Contable"

- Si marca la casilla "diario" quedará seleccionado por defecto la casilla "Movimientos Nuevo Plan General Contable" y por lo tanto la nueva empresa contendrá el diario del P.G.C y los movimientos sometidos al Nuevo Plan General Contable que posea la empresa origen de la copia.

Pero además del paso de todas las cuentas y subcuentas de una empresa a otra también se nos da la posibilidad de pasar datos al resto de las tablas que componen la aplicación.

Para ello se ha introducido el nuevo campo de “Conversión a Euros”, que si lo marcamos pasarán a Euros, sólo las tablas que se encuentran seleccionadas con un asterisco, Analítica, Vencimientos, Inventario y Presupuestos.

Importante

Actúe con precaución, el proceso de conversión a EUROS es irreversible, por eso aconsejamos realizar copias de seguridad.

Una vez aceptados los datos sobre ficheros, el programa termina la opción de creación de ficheros y procede a la copia de aquellos previamente seleccionados en el punto anterior.

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Personalizado

Permite al usuario definir desde cero la totalidad de los ficheros del Plan. Este último tipo de Plan Contable establecerá en su empresa sólo las estructuras y no los datos del mencionado Plan, es decir, tras seleccionar este Plan y cuando seleccione la empresa y la active, comprobará, por ejemplo, en la opción Estructura del P.G.C., que no existe ninguna información incluida en este fichero, aunque sí existe el fichero. De este modo, será usted el encargado de introducir todos los datos del Plan, pudiendo configurarlo como desee.

Nuevo Plan Contable

Solo al inicio de la actividad. Está marcado por defecto si la aplicación detecta que el usuario está añadiendo un ejercicio de 2008 en adelante. Se puede modificar. Si la aplicación detecta que el ejercicio es anterior al 2008, aparecerá desmarcado.

Personalizado Nuevo

Si selecciona esta opción, el Plan Contable se ofrecerá vacío por defecto, pero se implementará el nuevo Menú para empresas adaptadas.

Importante

El usuario será responsable de la creación de epígrafes y cuentas y sus correspondientes fórmulas para el cálculo de balances. Se recomienda la utilización de esta opción a personas con un gran conocimiento contable.

Estructura PGC

Nos encontramos ante una poderosa opción de ContaPlus, gracias a la cual, las tareas de configuración de nuestro Plan General Contable serán sumamente sencillas.

Cuando entramos en esta opción del programa, aparecerá en la pantalla el árbol de nuestro Plan General Contable, de forma totalmente gráfica.

Árbol P.G.C.

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En él, podremos observar como la estructura es la de un Balance Oficial completo, es decir, Situación, Pérdidas y Ganancias, con sus correspondientes títulos y cuentas.

Si observamos la estructura, vemos como existen una serie de epígrafes resaltados en color, de los cuales "nacen" o bien otro epígrafe o una serie de cuentas. Estos epígrafes vienen precedidos por un icono en forma de cuadrado y con un color característico dependiendo de la parte del balance donde nos encontramos.

Epígrafes

Cada epígrafe lleva asociado un código de balance que se puede ver en la parte inferior de la ventana, conjuntamente con su fórmula, si la tuviera.

Las cuentas vienen precedidas por un icono en forma de carpeta, y conforman el último nivel del árbol contable, es decir, desde esta opción no podemos dar de alta las subcuentas, esta acción se hará desde la tabla de subcuentas.

Cuentas

De este modo, se pueden dar de alta epígrafes o cuentas, para lo cual debemos situarnos sobre el epígrafe del cual va a depender nuestra nueva "rama".

Importante

Desde el nivel de cuentas, no se pueden dar de alta ni epígrafes ni cuentas, ya que es el último nivel del árbol.

Selección de árbol

En la parte superior central de la ventana, existe un menú desplegable que nos permite visualizar la parte del árbol con la que queremos trabajar o consultar. Las opciones disponibles son:

Plan General Contable

Muestra el árbol al completo, excepto los desgloses.

Balance Situación

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Muestra el Activo y el Pasivo del P.G.C.

Pérdidas y Ganancias

Muestra el Debe y el Haber del P.G.C.

Sumas y Saldos

Muestra el árbol con estructura de sumas y saldos.

Activo, Pasivo, Debe, Haber, Cuentas y Desgloses

Muestra de forma individual la estructura seleccionada.

Cada opción está precedida de un código numérico de un dígito, de tal forma que pulsando dicho código desde la ventana del P.G.C. accederemos de forma rápida a dicha opción, sin necesidad de desplegar el menú. De esta forma, podremos "navegar" de forma sencilla por las distintas partes del P.G.C.

Añadir Epígrafe/Cuenta

Para añadir un epígrafe o cuenta, nos situaremos en el epígrafe del cual queremos que dependa. Una vez posicionados, pulsamos Añadir.

Añadir epígrafe\Datos

Aparecerá una ventana con dos pestañas que nos llevan a distintas opciones:

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Datos

Si estamos dando de alta un epígrafe, podemos elegir si queremos que sea un epígrafe inicial, activando la opción correspondiente. Así mismo, tenemos que dar un código para el balance. Dependiendo del nivel en el que nos encontremos, ContaPlus pone automáticamente los códigos de las ramas inferiores, dejando que el usuario ponga el código de su nivel.

Si estamos dando de alta una cuenta, se habilitarán los campos "cuenta" y "desglose", en los cuales introduciremos los datos necesarios. El campo "desglose" nos indica a que nivel queremos que aparezca esta cuenta en los balances. Por defecto, el nivel de desglose será de 3 (nivel de cuenta) y el máximo es el nivel de desglose introducido en la creación de la empresa (nivel subcuenta). Si modificamos el valor 3 e introducimos otro, obtendremos ambos desgloses en cada partida de la cuenta.

Si marcamos el check Gestionar actividades continuadas / interrumpidas, todas las subcuentas que dependan de esta cuenta tendrán la opción de poder elegir o no esta opción dentro de ellas.

Deberemos poner una descripción del epígrafe o cuenta en el campo destinado al efecto. La naturaleza viene dada automáticamente, ya que el programa asocia la naturaleza del epígrafe desde donde nace el nuevo elemento.

Importante

Dependiendo del origen del epígrafe, ContaPlus sabe si podemos dar de alta un epígrafe o una cuenta, es decir, si por ejemplo, nos situamos en un epígrafe del cual dependen otros epígrafes, ContaPlus sabe que, a ese nivel, no podemos introducir cuentas, por ello desactiva esa opción. Dicho de otra forma, no pueden existir epígrafes y cuentas al mismo nivel.

Configuración

Desde esta opción podremos introducir una fórmula asociada al epígrafe así como su número de identificación en el balance oficial. Si se trata de una cuenta, solo podemos introducir la segunda opción.

Una vez dados de alta los epígrafes y cuentas, estos pueden ser modificados, eliminados o consultados utilizando las herramientas disponibles.

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Configuración

Cuando al editar una línea de una cuenta o epígrafe que tenga naturaleza igual al Balance de Situación, en la pestaña de Configuración mostrará el campo Notas de la memoria, será un campo alfanumérico y aparecerá en el borrador del Balance de Situación a la derecha de la columna destinada a los importes.

NOTA

En todas aquellas cuentas o epígrafes cuya "Naturaleza" sea Pérdidas y Ganancias o Estado de cambios en el patrimonio neto, el campo Número identificación en el balance oficial permanecerá oculto.

Localizar Epígrafe

Con esta opción podemos localizar un registro del árbol contable con sólo rellenar unos campos.

Localizar epígrafe

Cuenta-Desglose

En este campo introduciremos la cuenta o el desglose que se busca. Dependiendo donde nos encontremos dentro del árbol, obtendremos éxito en la búsqueda. Por ejemplo, no

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localizaremos nunca la cuenta 430 si estamos visualizando la opción 4. Pasivo pero sí la 129. Para localizar la cuenta 430 tendríamos que estar en 0. Plan General Contable o 1. Balance de Situación o 3. Activo.

Descripción

Desde este campo se pondrán localizar aquellos registros atendiendo a la descripción que tengan asociada.

Código en el Balance

El programa localizará los registros cuyo código sea el mismo que el introducido en este campo.

Visualizar Saldos

Se ha incluido esta opción para facilitar de forma rápida la información de los saldos de la cuenta en el año. De esta forma, se accede a una pantalla en la que se ofrece información mensual del Debe, Haber y Saldo, junto con los correspondientes saldos de inicio del ejercicio (Asiento de apertura) y total de ejercicio.

Importante

Esta pantalla comienza siempre por el mes de enero y termina en Diciembre, siendo su ámbito de aplicación restringido a estos 12 meses. Cualquier empresa-ejercicio definido para un período de fechas diferente a 01-01/31-12, no podrá efectuar esta opción por recoger el mismo saldo duplicados en meses coincidentes.

Saldos mensuales

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Cambio de Desglose

Mediante la ejecución de esta opción, podemos efectuar un cambio general en los niveles de desglose de un grupo de cuentas. Al seleccionarla, vemos que aparece en pantalla una ventana de entrada de datos, con un rango de cuentas y un nuevo nivel de desglose.

Cambio de desgloses

En esta pantalla seleccionamos el rango de cuentas sobre el que queremos aplicar el nuevo desglose, así como el nuevo desglose.

Ejemplo

Supongamos que se ha definido una empresa con un nivel de trabajo en subcuenta de 9 dígitos. Este número indica que para cada Cuenta del Plan General, disponemos de una cifra igual a 999.999 posibilidades de nombrar diferentes subcuentas.

Si suponemos la cuenta de Clientes, podríamos definir novecientos noventa y nueve mil diferentes, o diferentes bancos o diferentes proveedores, etc.

Ahora bien, con las ventajas que nos ofrece el programa ContaPlus, podemos agrupar la información valiéndonos de desgloses por categorías que nos van a permitir la obtención más racional de información.

Imaginemos, siguiendo con el ejemplo, que la empresa creada quisiera tener una distribución de sus clientes por provincia. Para ello, bastaría con asignar los dígitos 4 y 5 a este efecto. Con ello tendríamos:

430 Cuenta genérica de Clientes 430 28 0001 Cliente 1 de Madrid 430 28 0002 Cliente 2 de Madrid 430 08 0001 Cliente 1 de Barcelona 430 46 0001 Cliente 1 de Valencia

Ejemplo en el que la separación se ha efectuado solamente basándose en posibilitar una mejor comprensión de los grupos definidos.

A partir de los tres primeros dígitos (Cuenta de Clientes), las dos siguientes posiciones engloban a todos aquellos con residencia Madrid (código 28) al igual que Barcelona, Sevilla, etc., mientras los cuatro dígitos restantes permiten la identificación propia del Cliente.

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Volvemos a insistir en que las formas de codificación que se plantean en éste y el resto de los ejemplos descritos en este manual, son totalmente orientativas y en modo alguno obligatorias.

Continuando con el ejemplo vemos, que si bien la definición de cada cliente consta de 9 dígitos (como se definió el tamaño de subcuenta), tenemos otra clasificación a un nivel inferior (5 dígitos) que nos engloba los clientes (3 dígitos) más las provincias (2 dígitos).

Debemos definir en el apartado Desgloses de la opción Plan General Contable, estos desgloses con sus Títulos:

430 28 Clientes de Madrid 430 08 Clientes de Barcelona 430 46 Clientes de Valencia

Supongamos ahora que en el fichero de Cuentas modificamos el desglose de esta cuenta de clientes y le asignamos el valor 5 en lugar de 3 que trae por defecto. A la hora de efectuar un Balance de situación aparecerán todos nuestros clientes clasificados por provincias.

Imprimir

Desde esta opción, podemos obtener distintos listados de la estructura del P.G.C.

Imprimir

Tipo de Impresión

Desde aquí podemos elegir la parte del árbol de la cual deseamos obtener un listado, a través del menú desplegable.

Desde/Hasta

Rango de epígrafes del listado. El programa propone un rango completo, dependiendo del tipo de impresión elegido, el cual puede ser modificado por nosotros mismos.

Incluir Cuentas/Subcuentas/Incluir fórmulas

Seleccionar la opción adecuada si queremos que se incluyan en el listado los códigos de cuentas, subcuentas y/o fórmulas, respectivamente.

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Mayor

Pulsando este botón, podremos acceder al mayor de la cuenta elegida.

Mayor de clientes

En esta nueva ventana vemos todas las partidas de los asientos de la cuenta con toda la información necesaria, exactamente como aparece en el asiento. En la parte superior encontramos una serie de campos que nos permite obtener los datos en un rango determinado de fechas. Si cambiamos el periodo de fechas, debemos pulsar el botón recalcular para actualizar los saldos.

Además, si deseamos visualizar el asiento completo, basta con posicionarnos sobre una de sus partidas y pulsar Asiento. En ella vemos todas las partidas del asiento y su comentario.

Asiento enlazado

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Cambio Nivel de Cuenta

Esta opción nos permite expandir o comprimir un nivel la cuenta que esté seleccionada. De esta forma podemos transformar fácilmente una cuenta de 3 dígitos a 4 dígitos, sin tener que realizar movimientos de subcuentas en el diario. Igualmente, estos cambios no afectarán a las subcuentas que dependan de dicha cuenta.

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Subcuentas

Desde la tabla de subcuentas, podremos llevar un completo mantenimiento y seguimiento de las mismas. Se trata de una tabla que contiene mucha información necesaria para el control de los movimientos contables de nuestra empresa.

Ventana subcuentas

Si pulsamos y activamos el botón de Activación / Desactivación información extendida, del menú se subcuentas, al marcar con el ratón una de ellas, la aplicación nos mostrará sus datos fiscales, así como un gráfico con la información del saldo mensual.

Importante

Todos los apuntes en el Diario deben introducirse utilizando subcuentas, con todos sus dígitos, aunque sean completados con ceros.

En cada subcuenta visualizaremos las siguientes carpetas:

Datos Parámetros Vencimientos Cheques

Importante

Si al entrar en alguna subcuenta a modificar algún dato y cambia el NIF o la Descripción de la Subcuenta, la aplicación le preguntará si desea actualizar los datos fiscales de la subcuenta en las partidas de impuesto del diario. Si pulsa No, se guardarán los cambios en la subcuenta pero sin ningún efecto en el diario, pero si por el contrario pulsa Sí, el programa le pedirá una fecha inicio y fin para definir el rango dentro del cual se realizarán los cambios en el diario. Las fechas tienen que estar dentro del ejercicio activo.

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Datos

Primera carpeta que muestra el programa al entrar en una subcuenta, estará formada por los siguientes campos:

Añadir subcuenta\Datos

Código de la Subcuenta

Campo numérico y sus dígitos dependerán del dato introducido en el momento de la creación de la empresa. Disponemos de una búsqueda incremental al lado del campo para que pueda consultar el resto de las subcuentas creadas.

Ejemplo

Si al crear la empresa establecimos como número de dígitos 7 una posible subcuenta sería 4300001.

Importante Para una correcta validación del 349, los dos primeros dígitos de las subcuentas de clientes y proveedores comunitarios, deben ser el código del país.

Descripción

Campo de 40 caracteres con la posibilidad de complementarlo con la Descripción larga de la subcuenta.

Importante Todos los listados utilizarán el campo Descripción con 40 caracteres. Para obtener listados con la descripción larga hay que remitirse al módulo de Informes y posicionar este campo en el listado.

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Descripción larga de la subcuenta

Al finalizar la introducción del campo subcuenta, se activarán el resto de campos.

Identificación fiscal. Beneficiario

En este apartado cumplimentaremos todos los datos fiscales del beneficiario de la subcuenta.

Ordenante

De igual modo debemos facilitar los datos del ordenante de esta subcuenta.

Representante legal (solo para menores de 14 años)

En el caso de que lo hubiera, hay que facilitar los datos de la persona que representa al menor de 14 años.

Parámetros

Dentro de esta nueva pantalla tenemos más opciones de configuración de subcuentas.

Si estamos añadiendo una subcuenta en moneda extranjera, se seleccionará la opción destinada al efecto, lo cual activará los campos asociados a esta función.

Subcuenta en divisas

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Monedao Subcuenta moneda extranjera

Marcamos esta opción si el importe de la subcuenta que estamos añadiendo es distinto al euro. La especificaremos en la casilla Divisa.

o Divisa

Se introducirá en el código de la misma. La divisa ha de ser creada con anterioridad.

o Documento Obligatorio

Opción que nos obliga a asociar un documento con las operaciones en moneda extranjera, para así tener un control más exhaustivo. Esta opción es altamente recomendable si realizamos operaciones en moneda extranjera.

o Regularización Automática en Moneda Extranjera en el Proceso de Ajuste de Divisas

Activa/desactiva la empresa para los procesos de ajuste de divisas.

Desde esta carpeta, también podremos definir las subcuentas de IVA soportado y repercutido, tomando las distintas combinaciones que ofrece el programa.

Analítica

Podrá asociar la subcuenta a un proyecto determinado, de tal forma que cada vez que realice algún proceso que genere asientos e intervenga una subcuenta con proyecto asignado automáticamente en el asiento se indicará ese proyecto.

Segmentos

Puede recoger el código de segmento por defecto que la subcuenta llevará automáticamente en los asientos.

Subcuenta contrapartida para el cierre

El usuario debe indicar obligatoriamente una subcuenta ya existente en la tabla.

Gestionar actividades continuadas / interrumpidas

El usuario marcará con un check si desea esta opción.

Gestionar cobros en metálico

Esta opción la marcaremos si permitimos que en el comportamiento de esta subcuenta podamos utilizar como forma de pago metálico.

Cobro más frecuente en metálico

Si la opción más habitual va a ser forma de pago metálico, debemos marcar la opción.

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Comentarios de la Subcuenta

En este campo podemos añadir comentarios respecto a la subcuenta en la que estamos.

Vencimientos

Desde esta ventana podemos vincular todos los vencimientos asociados a la subcuenta activa.

Visualización de vencimientos

Los datos son consultivos, no pueden ser modificados. A continuación, explicaremos la serie de botones que aparecen en la pantalla:

Zoom Vencimiento

Amplia el vencimiento activo mostrando todos sus datos.

Localizar Vencimiento

Localiza un vencimiento a través de su fecha.

Cheques

Desde esta ventana podemos visualizar todos aquellos cheques o pagarés asociados a la subcuenta activa.

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Visualización de cheques

Los datos son consultivos, no pueden ser modificados. En la pantalla anterior podemos ver una serie de botones que son explicados a continuación:

Zoom Cheque

Amplia el cheque activo mostrando todos sus datos.

Localizar Cheque

Localiza un cheque a través de su fecha.

****************************************************************************************

A continuación, explicaremos algunos de los botones del menú horizontal, que facilitarán el uso del programa:

Ver Saldos

Se ha incluido esta opción dentro de este menú, por la facilidad de uso que su ejecución conlleva.

Ver Saldos

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Para más información sobre la misma dirigirse al apartado de Estructura P.G.C. donde se explica más detalladamente.

Mayor

Pulsando este botón, podremos acceder al mayor de la subcuenta elegida.

Mayor de la subcuenta

En esta nueva ventana vemos todas las partidas de los asientos de la subcuenta con toda la información necesaria, exactamente como aparece en el asiento. En la parte superior encontramos una serie de campos que nos permite obtener los datos en un rango determinado de fechas. Si cambiamos el periodo de fechas, debemos pulsar el botón recalcular para actualizar los saldos.

En la primera columna de la izquierda I, aparecerá marcada si la forma de pago es Importe en metálico, al visualizar el asiento esta columna también nos la mostrará en la parte derecha.

Además, si deseamos visualizar el asiento completo, basta con situarse sobre una de sus partidas y pulsar Asiento. En ella vemos todas sus partidas y comentarios.

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Visualización de asientos

Gestión Documental

Correo electrónico

Esta nueva opción, abrirá automáticamente el programa de correo electrónico que tengamos instalado en nuestro ordenador. Si la subcuenta sobre la que estemos posicionados tiene relleno el campo e-mail, de la carpeta de "Datos", en la ventana del nuevo correo aparecerá relleno el campo "Para".

Euro

Al pulsar sobre esta opción, todos los importes de la ventana activa aparecerán en euros. El tipo de cambio aplicado se configura desde la ventana Datos de empresa, dentro de Selección de empresas.

Gestión del Conocimiento

NominaPlus

FacturaPlus/TPV Plus

Evaluación del Riesgo

Buscador de Informes

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