1. LA FUNCION DE COMPRAS, ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

1.1 OPERACIÓN

1.1.1 TIPOS DE COMPRA Y ABASTECIMIENTO

COMPRAS

En términos generales, comprar se llama a la acción de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido. El acto de comprar es una de las actividades humanas más antiguas y casi una de las primeras para alimentarse o enriquecerse, que desplegaron los hombres para satisfacer sus necesidades.

Todos somos consumidores. En la actualidad nuestros actos de compra obedecen a varios factores: económicos, psicológicos, sociológicos, intelectuales etc. Aquí sólo analizaremos aquellos relacionados con su proceso y desarrollo.

Un factor muy importante que a la fecha sigue siendo el punto de partida para las compras es el precio, mismo que cobra con el paso del tiempo una menor relevancia, debido a la necesidad de obtener lo que necesitamos y lo que no requerimos. Las diferencias de precios entre los principales competidores son cada vez más insignificantes y en una gran diversidad quedan prácticamente desaparecidos.

Otros factores como surtido, comodidad y sobretodo ahorro de tiempo pasan a ser una de las claves decisorias del factor compra, la cual podríamos clasificar en varios tipos:

Compra Ocasional

Podríamos llamar compra ocasional al tipo de compra que se realiza esporádicamente y que tiende a cubrir una necesidad no satisfecha anteriormente y postergada en el tiempo por el consumidor. Este tipo de compra contempla igualmente las compras de impulso y de cuantía menor que cubren necesidades básicas. Los sitios más habituales donde se realizan estas compras ocasionales se encuentran en supermercados, ferias, las novedosas tiendas de todo por un precio, tiendas tradicionales, 24 horas, etc.

Compra Tradicional

Las compras tradicionales obedecen a una necesidad: satisfacer la demanda de suministros alimentarios y del hogar de manera práctica, rápida y cercana. Cubren las necesidades básicas y habitualmente tienden a cubrir un periodo de consumo familiar relativamente corto, diario o todo lo más semanal. En estos últimos años se desarrollan espectacularmente los supermercados de proximidad pertenecientes en su mayoría a enseñas multinacionales, alemanas o francesas que responden a esta necesidad. La

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compra de tradición tiene una expansión inusitada en nuestro país, reflejo del tipo y manera de vivir de nuestra sociedad. La concentración de la población en ciudades y barrios. Actualmente proliferan, al igual que las sucursales bancarias, los supermercados que cada día tienden a sustituir a la tienda tradicional de ultramarinos es un buen reflejo de la importancia de este tipo de compra. 

Compra de Comodidad

Como antes explicábamos, las nuevas condiciones de vida y hábitat condicionan de manera indudable las formas de consumo. La falta de tiempo, la incorporación del matrimonio a la vida laboral, hace que prolifere nuevas formas de distribución cuyo punto fuerte o factor diferenciador es la comodidad por encima de otros rasgos. En este sentido cabe destacar el enorme desarrollo y difusión de las empresas de comidas a domicilio al igual que la compra telefónica o la compra electrónica a través de Internet. Igualmente, la compra de comodidad tiene su reflejo, cada vez más común, en que cada día son más las grandes superficies que para no perder poder en ese terreno y conscientes de la nueva realidad, han introducido nuevos servicios como reparto a domicilio, compra por Internet etc. 

La compra de comodidad es sin duda uno de los segmentos de desarrollo para los próximos años. Conscientes de ello son muchas las empresas que aprovechan su infraestructura logística o tecnológica para coger una parte muy importante de la cuota de mercado en constante crecimiento y que obedece a una necesidad latente en la sociedad.

Compra de Consumo

Aunque la definición pueda ser redundante, debido a que todas las compras son destinadas en principio al consumo, esta denominación tiene por objeto distinguir el carácter masivo y más duradero en el tiempo de provisión del cliente. Efectivamente, aumentan progresivamente los clientes que reparten su presupuesto familiar en cada tipología de consumo. Compran semanalmente en las llamadas tiendas de proximidad, encargan vía Internet algunos artículos especialistas y realizan el grueso de su compra en grandes superficies con una periodicidad cercana a los quince días (según los últimos estudios).

Frecuentemente las familias se desplazan a las periferias de las ciudades, a los parques comerciales, para en un día de compra o en unas horas, se aprovisionan por un periodo de tiempo más largo. Estos parques comerciales son actualmente auténticos centros lúdicos de consumo y sin duda cierran el círculo, casi de una manera perfecta, de las necesidades de toda la familia.

Desde los grandes hipermercados, hasta los especialistas, las franquicias de las más

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diversas índoles: textil, mueble, electrodomésticos, gastronomía, ocio, perfumería etc., forman una ciudad del ocio y consumo pensada por y para el cliente.

Compra Especialista

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso o consumo muy específicos, (equipos de computo, máquina, mobiliario, vehículos, etc.); es decir, no compramos por comprar, si no por la necesidad real de dar solución o solventar el requerimiento real.

De igual forma tenemos el tipo de compras, ya más especificas en cuanto a las empresas, estos pueden ser:

Anticipadas

Son las compras planeadas es decir, se realizan bajo un marco presupuestal para llevarse a cabo, son embargo el riego puede ser alto por el carácter de antelación que tienen.

Emergencia

Las famosas compras de “urge”, no tienen una formalidad establecida, ni los controles necesarios debido a la premura que estas requieren, por tanto lo único que se puede considerar para su realización es estar al tanto de quien solicita la adquisición.

Especulativa

Se le puede considerar como una variante de la compra anticipada, debido a que se está considerando: que su objeto e interés sea seguro, eficiente, a precios bajos y buscando el beneficio, por supuesto con los riesgos que esto ocasiona.

Recíprocas

Normalmente son usadas por el proveedor como medida de presión para el comprador, instaurando condiciones a su interés.

Personales

Son las que se ejecutan para la gente que conforma la empresa.

Salvamento

No es un tipo de compra, si no un abastecimiento y se refiere a cubrir una demanda con los excedentes que se tienen en otras áreas.

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Excedente

Normalmente son utilizados para cubrir los requerimientos normales de toda organización, de tal forma de no detener las actividades normales, de igual manera son utilizados para cubrir emergencia y previsiones.

Mercado Abierto

Son compras de poco volumen en un mercado cambiante y se pueden conseguir fácilmente.

Artículos relacionados

Su adquisición es en cantidades pequeñas, y con actividades diferentes a la fabricación.

Especiales

Son compras que no corresponden a la actividad cotidiana.

Elementos especiales

Es cuando se elige de un gran número de proveedores, el más conveniente en cuanto a: servicio, precio, descuentos.

Elementos de bajo costo

Para este tipo de compras, se debe analizar los artículos en cuanto a su monto, calidad y necesidad que debe cubrir, con el fin de saber si son potencialmente adquiribles.

Corporativas

Estas las desarrollan los grandes consorcios o grupos trasnacionales, corporaciones para sus subsidiarias.

Consolidadas

Lo llevan a cabo los grandes grupos empresariales para sus sucursales o filiales.

La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.

ABASTECIMIENTO

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El abastecimiento es la actividad económica que tiende a cubrir las necesidades de consumo en tiempo, forma y calidad. Apareciendo vinculado a la logística y a la cadena de suministro. La cadena de abastecimiento debe tener en cuenta la previsión de la demanda, la entrega de productos, disponibilidad, precio, etc.

El proceso de abastecimiento incluye todas las actividades que permiten identificar y adquirir los bienes y servicios que una organización necesita para su operación. En las empresas, el abastecimiento incluye la elección de un proveedor, la compra, la recepción de la mercancía o servicio y en su caso mantenimiento de los inventarios.

Los tipos de abastecimiento depende directamente de las necesidades ya sea de las empresas o las personas, es decir el fin para lo cual se requieren las mercancías:

Materias primas.- Proveer de materiales y suministros para la fabricación o transformación de bienes y servicios.

Mercancías de primera necesidad.- Para cubrir las necesidades básicas de las personas en cuanto ha alimentación y vestido.

Para la comercialización.- Hacerse llegar de bienes o artículos terminados para su venta.

1.1.2 PRINCIPIOS BASICOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

Tanto las empresas como las personas no realizan compras por gusto, sino que son el resultado del surgimiento de una necesidad, misma que deberá ser detectada y ubicada para poder justificar que se efectúe de una manera correcta y que satisfaga dicha necesidad, para ello es importante considerar 3 aspectos ya sea de manera formal en caso de las empresas o de carácter informal, cuando las personas requerimos de un bien o servicio:

Organización: Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas, así como sus objetivos y responsabilidades.

Previsión:Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro.

Control:Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. También tiene en cuenta cuál

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es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco de datos sobre los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.

Las compras y por ende el abastecimiento se rigen por cinco principios básicos, es decir por reglas que regulan el ejercicio de la compra:

1.- Calidad:

La calidad de un producto, no indica que este hecho del mejor material, el que un artículo sea de calidad lo que implica es que ese artículo satisfaga una necesidad que se tenga. Si lo que se necesita es un material con una duración intermedia, por más que existan materiales de mayor duración, estos no tendrán la calidad que se busca pues no satisface las necesidades. A lo anterior se le llama conveniencia, es decir que el producto tenga las características que le convengan a la empresa, dentro de estas características podemos encontrar el costo del material. Otro elemento que va implícito dentro de la calidad es la disponibilidad, es decir que el material o servicio sea fácil de encontrar y adquirir.

Un factor que entra en escena y que es responsabilidad tanto del proveedor como del comprador es el Control de la Calidad, por el momento hablamos del control de la calidad desde el punto de vista del comprador, y es que éste es responsable de verificar que los artículos que adquiere cumplan con las especificaciones y características acordadas.

La sistematización es un punto que incluye: la conjugación de los artículos, las condiciones de calidad, las ventajas de deben proporcionar los posibles proveedores y los costos más bajos; al unir estos elementos se pueden tomar decisiones en conjunto para una buena compra. 2.- Cantidad:

La cantidad de lo que se debe comprar es un factor fundamental, en cuanto a la cantidad nunca debemos olvidar que generalmente el comprar por mayoreo reduce los costos de la mercancía pues podemos aprovechar ofertas y promociones, pero no hay que dejarse seducir siempre por este supuesto ahorro, pues debemos ser conscientes de que debemos justificar la cantidad que estamos comprando, teniendo que analizar si es realmente la que vamos a ocupar o no, pues varios gastos se van a generar a partir de la compra como es el almacenaje de la mercancía, costo que puede ser eliminado o reducido comprando solo lo que se requiere y en el momento en el que se requiere. El simple hecho de realizar un pedido ya es un costo para nosotros. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido, está regulada por algunos factores que se deben considerar:

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Tipo de artículos Tiempo de entrega Necesidad de pedido Precio unitário de material o servicio Promedio de compra Del inventario Emisión de pedidos Costo de la transacción Periodo de la compra Mantenimiento del inventario

Un factor a considerar también para la cantidad a comprar son las condiciones y tendencias del mercado, si los precios van a la alza se debe extender el lapso de incremento de las compras, pero si los precios van a la baja se recomienda disminuir las mismas.

3.- Precio:

El precio es el valor monetario que se le pone a un bien o servicio y el cual sirve para determinar el valor de cambio para dicho bien o servicio. Es necesario buscar obtener el mejor precio por parte de nuestros proveedores, los cuales pueden ofrecernos descuentos o promociones para mejorar el trato.

4.- Servicio:

El servicio se refiere al extra que nos da nuestro proveedor. Todo aquel plus que otorga el proveedor con la compra que no se refiere al precio conforma al servicio. Muchas veces debemos elegir no al proveedor que nos dé el mejor precio a la hora de comprar, sino aquel que nos ofrezca aparte de un buen precio, el mejor servicio, en todo caso esta elección recae en el criterio del responsable de las compras, el cual deberá ponderar los pros y contras al realizar su elección para después poder justificar la misma ante la administración.

5.- Proveedor

El tener un proveedor competente e eficiente, nos encamina a llegar a tratos inteligentes en cuanto a calidad y servicio se refiere y por supuesto un mejor precio, sin embargo es difícil encontrar la conjugación de estos tres factores.

Normalmente el vendedor es quien busca al cliente potencial, el cual brinda sus servicios, pero surgen casos en donde el cliente es quién requiere de la asistencia de quien vende cuando surge una necesidad, para ello existen fases en la selección de las fuentes de adquisición:

Indagar todos los futuros y posibles lugares de suministro.

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Contar con información para aprobar a los posibles proveedores. Tratar y elegir quién surtirá un pedido. Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor. Duración del proceso. Tiempo de entrega.

1.1.3 CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION

Una estructura centralizada limita la eficacia de la gestión de un empresario. La empresa es vulnerable y depende demasiado del personal calificado o de mayor preparación: ofrece pocas alternativas de promoción y puede causar un efecto negativo en la motivación o interés del personal.

La descentralización aporta mayor eficacia y responsabilidad, cuando las unidades de negocio periféricas o regionales se encuentran situadas lejos de la unidad de gestión central, tanto si la empresa es comercial o industrial.

Existe una cierta confusión respecto al término “descentralización” que a menudo se define como un método dentro de la organización en la que normalmente se delegan responsabilidades específicas. Esto ¿nos sugiere que la delegación es sólo un proceso de descentralización?

La delegación, como tal, se puede llevar a cabo de la siguiente forma:

Los procesos de gestión y liderazgo se dividen en unidades pequeñas. Los procesos de gestión se dividen de manera que existan responsables

especializados para satisfacer al líder.

El primero supone delegar el liderazgo, en tanto que el segundo únicamente desarrolla un sistema de consulta a especialistas para ayudar al líder en la toma de decisiones.

No obstante, sugerir que la descentralización no es sino el proceso práctico del concepto de delegación, es bastante ingenuo, porque:

La delegación puede realizarse bien a nivel general o individual. Puede ser de forma permanente o solo temporal. Puede englobar tareas rutinarias de poca trascendencia o para la toma de

decisiones estratégicas importantes en la política corporativa de la empresa.

En cambio, la descentralización es un aspecto mucho más específico que la delegación ya que nos referimos a delegar autoridad y responsabilidad a unidades periféricas, independientes, dentro de una gran organización.

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La cuestión surge cuando hemos de determinar el grado de descentralización que hemos de implementar en una organización.

Existen ventajas tanto en la centralización como en la descentralización; todo es cuestión de sopesar las ventajas de una y de otra, respecto a las necesidades de la empresa.

La descentralización se considera más eficiente, pues centra el poder y la responsabilidad en los Delegados de las unidades de negocio periféricas, puesto que se supone que este delegado tiene las habilidades suficientes para tomar decisiones correctas.

No obstante, existe el riesgo de delegar, cuando los mecanismos de control de la gestión no es el adecuado.

ASPECTOS DE LA CENTRALIZACIÓN

Una ventaja importante de una estrategia centralizada es la uniformidad de criterios en las operaciones. En algunas industrias esto puede llegar a ser más importante que la capacidad de responder con rapidez, como decíamos anteriormente, a los cambios de las condiciones locales.

Las grandes industrias piensan que este criterio es el más importante a tener en cuenta, ya que se enfrentan a responder cualitativamente al público objetivo y en donde deben mostrar ante el mismo la máxima consistencia y garantía.

El centralizar, por ejemplo, los servicios Jurídicos que atienden los problemas que puedan surgir a todos los niveles operativos y contractuales de la organización, es más rentable y eficaz que disponer de un abogado en cada una de las unidades periféricas.

Si la fuerza de la empresa descansa en la gestión de un equipo de dirigentes en la unidad Central, una política centralizada puede ofrecer una mayor eficacia y un mayor realismo de sus capacidades.

Con frecuencia, la función de una unidad informática central para el proceso de datos de todas las operaciones de la empresa, donde éstas están normalizadas, permite un mejor criterio técnico y una mayor eficacia.

ASPECTOS DE LA DESCENTRALIZACIÓN

Una de las ventajas más importantes de la descentralización es la reducción de los circuitos, tanto funcionales como económicos, característicos en toda gran organización; es sobre todo una forma eficaz de reducir o eliminar un porcentaje muy amplio de prácticas o tareas innecesarias.

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Otra ventaja es la rapidez con la que se pueden tomar decisiones importantes al no tener que consultar constantemente a la unidad Central. La organización en su conjunto se puede adaptar con mayor rapidez y eficacia a cualquier cambio que se produzca en su mercado o zona geográfica.

Quizás la ventaja más importante de una estructura descentralizada es el clima y moral del personal de las unidades periféricas en la realización de su trabajo: aumenta la iniciativa y participación de este personal y también la calidad de las decisiones.

Un enfoque centralizado de la gestión, puede llegar a desconocer los cambios que se puedan producir en el entorno o condiciones locales donde estén ubicadas las unidades periféricas.

En algunas industrias o comercios detallistas, por ejemplo, esto puede llegar a ser un factor importante, puesto que una organización descentralizada podrá determinar políticas y tácticas ajustadas a las distintas regiones nacionales o países foráneos donde opera la empresa.

En resumen

1. El dilema de la centralización frente a la descentralización es constante y necesita revisarse periódicamente a la vista de las circunstancias cambiantes de los elementos organizativos de la empresa.

2. Se trata de una cuestión de equilibrio y decidir lo mejor en función del tipo de empresa o industria, cultura organizativa y el escenario en que se mueve o se moverá la empresa.

3. Los sistemas descentralizados siguen respondiendo al control central a través de los sistemas regulares de información, estudios de mercado, programas de formación, selección y rotación del personal, etc.

4. La delegación es la principal finalidad de la estructura de la organización y la forma en que se diseña ésta será parte del carácter esencial de la organización. No puede existir una estructura basada en una única opción. La combinación de ambas es necesaria.

1.1.4 POLITICAS

Se denomina política de compras a los criterios y lineamientos generados desde la dirección de una empresa con respecto a las condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores, etcétera, que se aplican para realizar todas las adquisiciones de una empresa.

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Las Políticas de Compra formalizan el compromiso de las empresas proveedoras como consumidoras de productos. "Comprar es una ciencia" y "comprar bien es vender bien" son frases que bien pueden resumir la definición de la función de compras.

Importancia de esta política

También es importante de estar conscientes de la importancia de gestionar los negocios de forma cuidadosa y responsable, y es por ello que se han adoptado un conjunto de Valores esenciales y Principios de Negocio para regular las actividades e interacciones con los nuestros grupos de interés en todo el mundo, por lo que contemplan los siguientes elementos claves:

*Mantener continuidad del abastecimiento.*Evitar duplicidad, desperdicios, obsolescencias de los materiales comprados.*Mantener los niveles de calidad de los productos.*Seleccionar los proveedores con las características necesarias requeridas para la empresa. Atender oportunamente los proveedores.*Recibir muestras y cotizaciones.*Análisis y aceptación de nueva lista de precios.*Revisar la base de datos.*Visitar la competencia al medio.*Negociar descuentos y condiciones de pago*Visitar los almacenes propios de la compañía.*Determinar la cantidad de compras, mediante previsiones de demandas,*Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con las fechas, cantidades y calidades.*Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores.*Aplicar todas las estrategias de mercadotécnica.

Los objetivos de las políticas representan lo que ustedes necesitan lograr a fin de obtener las metas establecidas.

Los objetivos están usualmente vinculados con una o más unidades operacionales, son típicamente de corto plazo, y están ligados a los presupuestos anuales Necesitan ser revisados a medida de que las empresas y las autoridades responden a los cambios en sus recursos y ambiente.

Al diseñar las políticas para el abastecimiento y distribución, se debe de considerar:

las metas sean claras, confiables y reflejen la visión de los ciudadanos y de quienes las formulen;

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los objetivos de las políticas sean alcanzables, factibles, confiables, técnicamente sólidos, consecuentes con las prioridades del gobierno central. Dichos objetivos tienen que ser también social y políticamente aceptables.

1.2 EL PROCESO PARA LA COMPRA Y/O ABASTECIMIENTO

1.2.1 ELEMENTOS DE LA COMPRA

El proceso de compras nace en el mismo momento que se tiene una necesidad por algún producto o servicio, mismo que incluye los siguientes elementos para cubrir el ciclo de la actividad:

COMPRADOR VENDEDOR

PRODUCTO O SERVICIO

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ACUERDO

Comprador

Es la persona ya sea de forma individual o perteneciente alguna organización o empresa, la cual conoce de la existencia de las necesidades o requerimientos en la organización y que tiene la contienda de realizar la compra por medio de los mecanismos necesarios y requeridos para hacerse llegar del bien o servicio.

Para cumplir dicha función es necesario que: investigue a los proveedores, analiza cotizaciones, apegándose a las políticas y normas establecidas por la empresa para realizar la compra.

Vendedor

También conocido como proveedor, y es quién ofrece los bienes o presta los servicios, a través de una orden de compra o pedido, misma que la estudia y de esta forma decidir que ofrecer al cliente de manera más conveniente, de acuerdo a las condiciones del comprador.

Producto o servicio

También conocido como: mercancía, artículos, insumos susceptibles de compra y es quién establece la relación comprador-vendedor, ya que el primero requiere de dicho objeto para satisfacer su necesidad y el segundo es quién ofrece la entrega a cambio de dinero, normalmente.

Acuerdo

Es el acuerdo que surge de la relación comprador-vendedor en el momento de acordar la adquisición de un bien o servicio, y es donde se estipula las condiciones de pago, entrega y la obligación de las dos partes para cumplirlo.

1.2.2 LA REQUISICION

La requisición de compra es el documento formal para solicitar debidamente autorizado al encargado o responsable de Compras la adquisición y abastecimiento de cualquier producto o material requerido. Cuando se llega a una conclusión, y se toma la decisión sobre una compra, se solicita por medio de una requisición, estas pueden ser de dos formas:

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1. Documento en el cual se describa el pedido de algún material o producto, que se utiliza de manera formal y continúa.

2. Memorándum, escrito por medio del cual se solicita un articulo o servicio, el uso es ocasional.

La requisición puede tener cualquier tipo de forma, sin embargo de forma general siempre contendrá los siguientes elementos:

a) Denominados principales

La requisición deberá ser autorizada solo por la persona encargada para ello, a esto se le considera como política.

Deberá tener una descripción detalla con las características especificas del bien o servicio que se desea de manera clara y comprensible para evitar malos entendidos.

Es importante las fechas en las que se emite la requisición, así como en las que se necesitan los artículos, materiales y/o servicios.

b) Accesorios

Número de folio, impreso Volumen o cantidad de artículos, material y/o servicio Fecha de elaboración Área y persona que solicita Autorización Nombre y domicilio del posible proveedor Tipo de transporte, ruta, lugar de recepción Condiciones de entrega Cotización Y otro tipo de especificaciones especiales requeridas en el documento

c) Fines

Dar a conocer al departamento de compras la necesidad de abastecimiento de un bien o servicio que requiere algún área de la empresa.

Tener el tiempo necesario para realizar la investigación en cuanto a proveedores, y cotizaciones.

Procurar con oportunidad encontrar el producto o servicio con las características solicitadas a precio convenido y bajo las normas de calidad.

d) Tipo

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Requisición de materiales.- Es cuando dentro de la empresa se requiere del mínimo para continuar con las actividades ya sea de fabricación o simplemente para la operación normal de la empresa.

Utilización continua.- Se requiere de un abastecimiento sin interrupciones, sin tomas los mínimos o máximos.

EJEMPLOS:

REQUISICION DE ALMACEN

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CIA, EL TELAR, S.A. de C.V.

1.2.3 LA COTIZACION Y SU ANALISIS

La cotización es el documento formal que establece el contacto con el cliente, a través del que, en respuesta a su solicitud, se le informa:

Las características del producto: denominación técnico comercial, posición arancelaria, unidad de medida, cantidades a suministrar por partidas y totales, precio unitario, embalaje, etc.

Los términos de venta, que implican las condiciones de la operación, condiciones de venta y de pago, monto total, modo de envío, puerto o lugar de embarque y de destino, fecha posible de entrega, entre otros.

Referencias de la empresa: con antecedentes comerciales.

El envío de cotizaciones puede realizarse vía fax, correo, medios electrónicos, entre otros.1_/

El formato debe de contener las copias que le sean necesarias a la empresa,

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1_/Fuente: El ABC del Comercio Exterior - Guía Práctica del Exportar / Mincetur

El análisis de la cotización se inicia precisamente cuando el departamento o área encargada de las compras, solicita las cotizaciones a los posibles proveedores

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, considerando las especificaciones ya previstas en la orden de compra. El personal encargo de esta actividad utilizará todos los medio especializados y organizados con el objetivo de encontrar el mejor proveedor, considerando los planes y todas las posibilidades con las cuenta, así como seleccionar la más conveniente.

Al elegir un proveedor se deberá actuar de manera imparcial, evitando favoritismo para alguno de ellos.

El análisis, como ya lo mencionamos, inicia cuando se determina la compra, su valor, su justificación, que otros productos se pueden utilizar sustituyendo a otros, y los métodos convenientes para comprarlos.

Después de realizar el análisis, se procede a hacer la compra, por medio de la cotización. En algunos casos al evaluar la cotización , se pueden identificar con facilidad las mejores, esto sucede cuando los productos son uniformes, en cuanto a calidad y características, en estas situaciones se puede tomar una decisión rápida sin descuidar ningún elemento i situación importante que repercuta en la compra.

Para evitar posible errores, se puede elaborar una relación de todos los aspectos a considerar para analizar las cotizaciones, mismos que deben de contener:

a) Factores de costo: Precio de los artículos Transporte Instalaciones Contribuciones Condiciones de liquidación

b) Fecha de entrega.

c) Factores del producto: Volumen Calidad Detalles

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d) Consideraciones legales Garantías Consideraciones de compra de acuerdo a las leyes

1.2.4 EL PEDIDO U ORIGEN DE LA COMPRA

El pedido es el documento en el cual se describen los productos o servicios a adquirir, mismos que son destinados a satisfacer los requerimientos de las empresas y quedan expresados de forma global todos los aspectos para poder tomar la decisión de compra con el proveedor, siendo el punto de partida para la elaboración del contrato.

El pedido o la orden compra deberá estar debidamente foliada, de forma consecutiva, con la finalidad de dar seguimiento, control y pago. Normalmente este documento es elaborado por el área de comprar o adquisiciones, ya que de ahí deriva la información que integrará el contrato, como ya lo mencionamos.

FINALIDAD

1.- Es un comprobante en el que el proveedor acepta la responsabilidad de abastecer por medio de la compra.

2.- Proporciona información para el área de contabilidad.

3.- Se está en condiciones para que el almacén realice los preparativos de la recepción.

4.- De igual forma se puede controlar la calidad de producto.

5.- Es una forma de aviso para que el área correspondiente elabore la requisición.

6.- Con este documento el área de compras puede estar al pendiente de que se entregue a tiempo los bienes o servicios.

REQUISITOS

El formato de la orden de compra deberá ser elaborado de manera clara, correcta y descriptiva, para que el proveedor pueda interpretar fácilmente los datos asentados en el documento, que son los siguientes:

a) Nombre de la empresa o persona que solicita, con su respectivo número de folio para su pronta identificación.

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b) Se deberá anotar el departamento que recibirá el pedido, anotando de preferencia las iníciales de la persona encargada.

c) Nombre y domicilio del proveedor.

d) Lugar de recepción de los artículos, así como descripción para llegar a la dirección en la que recibirán el pedido.

e) Forma de pago: efectivo, crédito, plazo, otros gastos.

f) Tipo de transporte para embarcar los productos, a cargo de quién será el flete.

g) Fechas: de elaboración de pedido, embarque y entrega.

h) Dentro del cuerpo del pedido u orden de compra deberá contener: cantidades, descripción de los artículos, precios, reglas de facturación, embarque y otras estipulaciones.

i) Firmas: de elaboración. Autorización, recepción.

ASPECTOS A CONSIDERAR

Legales.Cuando se establece un contrato entre comprador y un proveedor, surge la responsabilidad, y en el caso de que haya un problema, deberá solucionarse ante la autoridad jurídica competente. Por esta razón es recomendable que el contrato se realice por escrito y que cuente con todos los requisitos mencionados para tener los elementos necesarios y comprobables ante cualquier situación.

AdministrativosEl departamento de compras deberá tener los lineamientos para que la actividad se realice de la mejor manera posible, revisando que la orden este aprobada, justificada de donde se origino.

Un pedido es consecuencia de una solicitud anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o clientes los que se dirigen mediante un modelo de pedido de forma espontánea y por iniciativa propia exponiendo su petición o el formato de su pedido.

Lo más importante en este tipo de formatos de pedido es planificar anteriormente lo que se va a pedir. Por norma general suelen ser grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o expresado en cantidades o cajas. Por lo tanto no queremos equivocarnos y requiere que repasemos concienzudamente una y otra vez el modelo de pedido antes de enviarse.

Conviene también indicarle a la casa vendedora a la que enviamos el pedido que nos

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responda confirmándolo lo antes posible indicándonos también si existe algún problema de forma que tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer cambios.

Los plazos de entrega y sistemas de envío también son importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del sistema de pago o cobro, si nos hacen descuentos por compras superiores a cierto número de productos o no. Formas de financiación, comisiones, primas.Todos estos aspectos son de máxima importancia en función de nuestras necesidades de venta o de adquisición de productos.

Otro dato importante dentro del pedido es conocer claramente los gastos de envío. Aquí el dato importante es conocer el peso, los gastos de embalaje, conocer si el peso que estamos pidiendo incluye el embalaje o se refiere al peso neto y no bruto. Conviene ajustar todos estos datos, o si se desconocen hacérselos saber dentro de la carta de despido.

Ejemplos:

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1.2.5. EL CONVENIO DE LA COMPRA O ABASTECIMIENTO

Cualquier convenio supone el acuerdo de voluntades entre dos o más personas sobre cualquier punto en discusión o cuestión pendiente de resolver, es decir existe una discrepancia entre vecinos por los límites de la propiedad de cada uno, entonces, estos para resolver la cuestión, primero la discuten y una vez que llegaron al tan ansiado acuerdo, los alcances del mismo serán volcados precisamente en un convenio que puede adquirir las siguientes formas: tratado internacional, convenio colectivo de trabajo o cualquier tipo de contrato que tiene por objeto recoger la puesta de acuerdo entre dos partes.

En el aspecto comercial, uno de ellos es el vendedor y otro comprador, referente a la compra-venta de un bien y/o servicio, así como de todas las condiciones de compra y pago. Dicho acuerdo, es recomendable establecerlo por escrito, en forma clara y comprensible, para evitar problemas.

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El convenio, también pude ser denominado contrato, en la mayoría de las veces puede realizarse en un plazo adecuado, con el fin de tener segura la adquisición.

Desde el punto legal debe ser manifestado de forma legal para que este pueda surtir efecto y voluntad por las dos partes, por lo que tiene validez cuando:

1. Es aceptado y autorizado por un funcionario competente.

2. Que se estipulen responsabilidades para el oferente y para el demandante, la responsabilidad es fundamental que el proveedor entregue el artículo en las condiciones acordadas y con el comprador pague el precio por el bien o servicio, según lo pactado.

3. Que se realice conforme a la ley.

CONDICIONES

El principal objetivo es precisar las responsabilidades de las dos partes.

Una estipulación que se recomienda establecer en el convenio, es que si el comprador no está de acuerdo al revisar el precio y la calidad, será cancelado el convenio, otra contraria a la expuesta, es que el proveedor puede cambiar el precio sin previo aviso.

También es factible, estipular las sanciones a las que se hará acreedoras cada una de las partes, por incumplimiento.

Es posible que se transcriban las instrucciones que se manifestaron en la orden de compra.

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Es recomendable estipular todas aquellas posibles inconsistencias, que pudieran surgir en el convenio, ejemplo: no estar de acuerdo con los bienes y servicios, pérdidas, roturas, precio.

TIPO DE CONVENIO

A) PRECIO FIJO

Es el más conocido, utilizado para adquirir cualquier bien y/o servicio.

B) COSTO ADICIONABLE

El precio pactado, puede variar durante la entrega del bien o la presentación del servicio.

C) CONVENIO ABIERTO

Se establece por cada bien o servicio a un año u otro plazo, hasta quizá sin él.

D) CONVENIO CONDICIONAL

Se hace la estipulación, ya sea para el comprador o para el vendedor, ejemplo es el aseguramiento de la mercancía a cargo del proveedor, hasta recibirla en las instalaciones del comprador, u otra, el establecimiento de una garantía para el comprador.

1.2.6 SEGUIMIENTO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA

La forma de seguimiento de las órdenes de compra hechas a los proveedores, la trabajamos bajo dos esquemas:

¿Cuándo sirve?

A lo largo del desarrollo de cualquier proceso de entrega de mercancías o cuando se desee realizar seguimiento a las compras hechas a los proveedores.

¿Por qué tenerla?

Porque permite conocer quiénes son los proveedores y los que presentan equivocaciones en las entregas por medio de unos criterios específicos de calificación. Adicionalmente, con la forma se puede hacer seguimiento a las fechas de entrega de producto y recepción del mismo.

Esta responsabilidad normalmente recae en el Departamento de compras, su labor no termina en la expedición de la orden compra, sino que debe seguir la misma para verificar con los proveedores que han recibido el pedido y que han quedado entendidos los aspectos referentes al precio, la calidad, pero fundamentalmente, se debe vigilar la

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secuencia al pedido hasta que el proveedor entregue la mercancía o preste el servicio. Aunque la obligación de realizar el seguimiento, corresponde al departamento de compras, que es quien expidió la orden de compra, sin embargo, en algunas empresas delegan tal obligación a otras áreas, lo cual es discutible.

Vigilar el seguimiento a una orden de compra, incluye desde las relaciones que se establecen con el proveedor, hasta que es aceptada y se fija una fecha para entregar la mercancía o recibir la prestación del servicio. En este sentido el departamento de compras puede intervenir en que el pedido sea recibido, antes de lo pactado.

Para controlar la orden de compra se requiere:

Hacer una relación de los proveedores que no han surtido en la fecha pactada, el pedido a las instalaciones de la empresa solicitante

Utilizar tarjetas llamadas “tarjetas de avance”, las cuáles se ocupan para controlar un número grande de órdenes.

Dar su importancia o de la emergencia de que se requiera para el pedido.

El departamento de compras, es quién tiene la responsabilidad de satisfacer la necesidad de los bienes y servicios que se requieran.

El inicio del seguimiento se establece a la fecha de entrega del pedido, después continua con la firma de enterado, por parte del proveedor y termina al ser surtido el pedido, si no hay devoluciones.

El objetivo principal, es el seguimiento, es conseguir que la entrega se realice de conformidad con el plazo fijado en la orden de compra y en las condiciones acordadas.

El encargado de compras debe seguir las órdenes diariamente.

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PASOS PARA EL SEGUIMIENTO DE LA ORDEN COMPRA

El primer punto, que deberá ser el más importante es establecer un control para las órdenes de compra en su totalidad:

Iniciando con aquellas que no han sido surtidas por parte del proveedor.

Si la fecha de cumplimiento se realizará próximamente, se debe confirmar con los proveedores, para verificar si la mercancía ya ha sido enviada, o bien, si el servicio se prestará en fecha cercana, que en la pactada.

Si existiera un problema en la entrega o en la prestación del servicio, el área de compras deberá tomar la decisión, de esperar o elegir otro proveedor para surtir el bien o preste el servicio.

El encargado del almacén deberá comunicar al área de compras que el pedido ha sido recibido. De igual forma el área que solicito el abastecimiento, deberá informar que la mercancía fue entregada, o bien que el servicio se está prestando.

Es importante que el área de compras, pida la colaboración de los demás departamento, cuando lo requiera, en el caso que existiera algún problema en cuanto: incremento de precio, cantidad, calidad o servicio.

La conclusión al proceso debe de manifestarse de manera formal de la siguiente manera:

El departamento de control de calidad deberá emitir un dictamen en el caso de materiales, de igual forma los de ingeniería o mantenimiento, dando su opinión al respecto o su visto bueno.

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1.2.7 TERMINACION DE LA COMPRA O ABASTECIMIENTO

Este punto se entiende como la conclusión del proceso, identificándolo con la estera entera satisfacción de la entrega de los bienes o el servicio otorgado. Esto sucede cuando los bienes o la mercancía se están utilizando y el servicio está operando como es debido.

Es decir se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio o contrato entre el comprador y el proveedor.

PROCESO DE LA COMPRA

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DEPTO. DE COMPRAS

AREA SOLICITANTE

INFORME DE ENTRADA

RECABA COTIZACION

ELABORA CUADRO COMPARATIVO

ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR

SURTE PEDIDO

ENTREGA EN EL ALMACEN DEL CLIENTE

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

APROBAD

INVENTARIO

CONTABILIDAD

PAGO

REQUISICION DE COMPRA

N SI

2. EL SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

2.1 RELACIONES DE LA FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACIÓN

Actualmente es necesario tener una clara visión de los objetivos y principios básicos de la función de compras, que nos permita adaptar las decisiones acertadas que toda empresa moderna requiere, ya que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final están interrelacionadas.

La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para gestionarse materiales, abastecimientos y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la función de las áreas que integran la empresa como lo es: de producción para manufacturar o procesar el producto; con la de ventas de distribuir; y todas las otras plazas con sus debidas actividades, ejecutando su parte cada quien de tal forma de lograr un esfuerzo integral debidamente organizado y definido.

DIRECCIONIniciamos, con el área más relevante en la organización, que es la relación con la Dirección que mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.

De esta forma las partes que integran el ciclo completo de la función de compras, serian las siguientes:

DEPARTAMENTO DE COMPRASCONSIDERACION ORIGINAL DE LA COMPRALo primero es decidirse si se debe comprar cierto artículo o contratar el servicio, el precio, la calidad y rendimiento, definir cantidades de acuerdo a nuestros requerimientos y el momento adecuado.

ORIGEN DE LA REQUISICION DE COMPRAUna vez que se tiene la decisión de adquirir algo, se realiza la solicitud por medio de una requisición que deberá estar debidamente autorizada, siendo el punto de partida para la compra y donde se finca el compromiso bajo ciertas condiciones.

DETERMINACION DE LAS FUENTES POSIBLEEl área de compras será la responsable de llevar a cabo la adquisición, considerando los conocimientos y experiencias con los proveedores, para determinar quien será quien surta la orden, debiendo formalizar por escrito la cotización.SELECCIÓN DE LA FUENTE

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Posteriormente, compras deberá elegir al proveedor adecuado, mismo al que le confiara la orden dependiendo del análisis que se llevo a cabo.

TRÁFICO Y RUTASOtro de los aspectos de relevancia que realizará el departamento de compras, es seleccionar el método más económico y confiable en los cuales se realizará el transporte de la mercancía, esto en el entendido de que el proveedor no tenga este servicio.

EMISION DE LA ORDEN DE COMPRACuando se llega a un acuerdo con el proveedor, todos los compromisos deberán ser claros y completos en la orden de compras, de tal forma que quede establecido el compromiso entre la empresa y el proveedor. Normalmente esto se lleva a cabo por escrito y con todas las copias necesarias para involucrar a las áreas competentes.

RASTREO Y ABASTECIMIENTO DE LA COMPRAEn este punto nos referimos a revisar el cumplimiento que el proveedor adquirió con la empres, con la finalidad de asegurar la entrega pactada y en el tiempo programado, esta actividad normalmente la realiza el área de compras. Es cierta forma es un trabajo molesto, pero necesario, de tal forma de tener antecedentes de posibles proveedores incumplidos o que incurran en alguna otra anomalía.

AREA USUARIA O ALMACENRECEPCION E INSPECCIONBásicamente es recibir el material o servicio solicitado, ello se realiza con una supervisión física para determinar si llego lo que se manifieste en la orden de compra, normalmente lo realiza un área distinta a compras en conjunto con almacén.

La inspección puede ser el conteo o la revisión del talón de entrega, pruebas de laboratorio, con el objeto de determinar la calidad e inclusive realizar una inspección aun más técnica.

CONTABILIDADVERIFICAR FACTURAS Y PAGOSEsta actividad la realiza el área de contabilidad y consiste en verificar lo facturado, de ello depende el pago al proveedor. Las facturas requieren de procedimientos:

1. Verificar a través de los documentos si el material facturado corresponde al entregado.

2. Comparar la orden de compra que los precios y acuerdo estén conforme a los establecidos.

3. Comprobar su corrección matemática.

En el caso de que existieran variaciones, es responsabilidad del área de compras, dar solución a los casos que pudieran presentarse.

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ALMACENCONTROL DE MATERIALES E INVENTARIOSEste trabajo podría realizarlo un equipo especializado en el manejo de almacenes, debido a que comprende el abastecimiento suficiente y correcto y con la calidad requerida.

Los niveles de inventarios consisten en un límite mínimo y máximo de existencias, el primero busca la continuidad de la operación y el segundo está determinado por limitaciones de espacio, economías y necesidad de utilización.

El control de inventarios, influye de manera decisiva en la eficiencia de abastecimiento, así como el estudio que lleva a cabo el departamento de compras sobre los mercados.

ANALISIS DE VALOR E INVESTIGACION DE LAS COMPRASCon este análisis se busca el perfeccionamiento de las compras, procurando de la mejor manera el abastecimiento.

Considerando lo siguiente:

1. Establecer lo que se debe de comprar2. Precio3. Razón de los artículos4. Otras alternativas5. Métodos de adquisición6. La mejor forma de abastecimiento

DISPOSICIONES DE SOBRANTES Y DESPERDICIO DE MATERIALESExisten tres formas de realizar esta actividad:

1. Reutilizado por otras áreas de la empresa.2. Devolución al proveedor original3. Destinarlo para la venta de compradores de material usado.

ADMINISTRACIONAUDITORIA PERIODICA AL DEPARTAMENTO DE COMPRASEste trabajo lo realiza personal especializado, tiene como objetivo supervisar los procedimientos, seguidos durante el proceso de la operación de abastecimiento y en caso de existir desviaciones, dar aviso a la administración para que aplique las medidas correctivas.

ADMINISTRACION DE LAS COMPRAS

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Es organizar y supervisar que se cumplan las actividades y las responsabilidades propias de las compras, de tal forma de mantener informado al personal sobre los objetivos y conservar las relaciones con todos los trabajadores, la finalidad obtener cooperación para el logro de todo lo prefijado.

REQUERIMIENTOS FISICOS PARA COMPRASNo solo depende del tamaño y complejidad de la empresa, sino también de la importancia que para la organización represente la función de compras, para ello se requiere de:

1. Medios de comunicación que faciliten su labor.2. Sala de espera confortable.3. Un número adecuado de personal.4. Que exista las buenas relaciones con otros departamentos.

2.2 CONTROL DE LA CALIDAD EN LAS COMPRAS

El departamento de compras de cualquier empresa es el principal responsable de que los materiales o servicios que se obtienen sean de la más alta calidad y que cumplan con las especificaciones que las áreas solicitantes requieren.

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COMPRAS

AREAS USUARIAS

CONTABILIDAD

ALMACEN

ADMINISTRACION

DIRECCION

La calidad en las compras incluye:El tiempo de entrega, el cual debe ser en el momento acordado ya que si no se cumplen las especificaciones de entrega ocasiona un retraso en la producción o en la implantación de algún proyecto, lo cual es perdida para la empresa.

La calidad en las compras se sujeta a 3 puntos:

Comprar el producto o contratación del servicio adecuado. Tener material disponible en el tiempo adecuado. Pagar el mejor precio.

La calidad debe estar expresada desde las materias primas que se obtienen hasta el producto final, por lo que, es necesario llevar un control de calidad adecuadodurante el proceso de transformación.

En cuanto a las especificaciones, es necesario que el departamento de compras haga las descripciones necesarias en los requerimientos que se entregan al proveedor ya que mientras más específico es el requerimiento en cuanto a las características del material o servicio solicitado, mayor la probabilidad de obtener lo deseado.

Por todo lo anterior es de mucha importancia que el departamento de compras realice una selección de proveedores adecuada, ya que según la relación con los proveedores es como se obtendrá el material específico, en el tiempo adecuado y con el precio adecuado.

La calidad y las especificaciones con que se realice la obtención de los materiales o servicios en una empresa son de gran importancia, ya que, la calidad de sus materias primas determina la calidad de su producto final.

En ese orden de ideas, se entenderá que el control de calidad en las compras, no es aquel que se implanta o designa para que en todo momento, se adquiera el mejor producto del mercado, atendiendo puramente el aspecto técnico o económico, si no aquel que se encuentra diseñado para comprar el artículo, que exactamente es requerido para satisfacer las necesidades de uso.

2.3 IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACIÓN DE LA SOLICITUD DE COMPRAS.

La solicitud o requisición de compras, es el origen para el desarrollo y la aceptación de la orden de compras, detallando en un listado todos los artículos que se desean comprar.

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Las requisiciones deberán contener:

1. La descripción completa del artículo.2. Se debe de precisar la cantidad.3. La fecha en que se requieren.4. L a fecha máxima entrega5. Y lugar de la entrega.

Cuando el material sea solicitado para su ingreso al almacén, estará supeditado a la cantidad que hay en existencias y el tiempo promedio, que durará el material solicitado, esto con objeto de auxiliar al comprador a determinar si la cantidad solicitada, deba aumentarse o disminuirse, según las condiciones que prevalecen.

En cuanto a la cantidad de documentos, esta deberá ser por cuadrúplicado:

El original para el departamento de compras. 1ra copia, para contabilidad. 2da. Copia, para el almacén de materiales. 3ra. Para el área que solicito el material.

Es importante considerar que pueden existir varios documentos para iniciar un proceso de compra, con el objetivo de que la persona interesada tenga la facilidad de avisar al departamento de compras la necesidad que se tiene de obtener un determinado bien. La solicitud de compra puede ser elaborada por cualquier persona que pertenezca a la empresa, pero solo algunas de ellas podrá firmar de autorización.

En cuanto a la adquisición de bienes de capital, se tiene para ello un tratamiento especial, ya que ese tipo de solicitud deberá ser firmada por el Director en donde se origina o propietario, el siguiente paso es obtener la autorización del comité o consejo de adquisiciones.

El tipo de compras de capital, tienen la característica de una aplicación contable distinta y por tanto fiscal, ya que implica un aumento a los bienes o activos de las empresas, debido a que generan una inversión a más de un año, mientras que los materiales por tener que transformarse dan lugar a una inversión a corto plazo.

En cuanto al programa de requerimientos:En este tipo de actividades, se engloban en forma detallada las necesidades, existen varios tipos entre ellos están, un listado de partes y materiales para fabricación, precisando los requerimientos de cada producto en forma desglosada, señalando en el programa la cantidad de artículos a elaborar en un tiempo determinado, por lo que es conveniente establecer un contrato en este tipo de compras, esto antes de confirmar los programas de transformación, debido a que se tienen que recabar las debidas autorizaciones.

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Existen tres tipos de programas de elaboración:

1. Programa confirmado, cubre un periodo corto y tiene cierta flexibilidad.2. Programa a largo plazo, es medular para la planeación futura, sin embargo no

puede ser utilizado como base para celebrar contratos que no sean revalidados.

3. Rectificaciones o Confirmaciones, que representa la cantidad máxima de productos o el periodo más largo para el cual se encuentran capacitados los directores, respecto a comprometer a la empresa por anticipado. La cantidad confirmada podrá no siempre coincidir con la cantidad a pedir, ya sea por efectuar ajustes relacionados con posibles desperdicios durante la fabricación.

En el punto tres:

La primera esta autoriza un convenio de compra por una cantidad fijada de productos o por un determinado período de frecuencia.

La segunda etapa, se refiere a calcular la cantidad de requerimientos de componentes y materiales que sirven para implementar en programa, lo cual se lleve a cabo utilizando la lista de partes y materiales que forman cada producto.

Referente a los inventarios físicos realizados, los registros de almacén, la programación de la producción, todo de acuerdo a las necesidades de utilización y los máximos y mínimos estipulados, dan origen a la solicitud de compras. Esto es cuando se han actualizado los registros, se compara la cantidad de unidades en existencia con la mínima posible, si las existencias fueron inferiores a ese mínimo determinado se realizará la anotación correspondiente, posteriormente se emite una lista de los artículos que es necesario adquirir, combinada con otra información que pudo haberse especificado en el programa, como puede ser la cantidad de unidades en existencia durante un lapso precisado, los pronósticos de consumo. El nivel óptimo de inventarios, puede volverse a calcular tomando en cuenta las últimas cifras de consumo, antes de determinar si se debe o no solicitar un nuevo pedido.

Los procedimientos anteriores referentes a las requisiciones, no acaban con la responsabilidad que tienen los funcionarios de compras, respecto a verificar la calidad y la clase de los artículos solicitados, su cantidad, su costo y la fecha en que deben ser recibidos.

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2.4 DIVULGACIÓN DE ACTUALIDADES TECNOLOGICAS Y APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES.

Es importante señalar que el ser humano siempre ha tenido la necesidad de procesar grandes cantidades de datos que se genera en sus actividades, de tal forma de tenerlos organizados y bien definidos con la finalidad de obtener la información de manera inmediata y estar en posibilidades de tomar las decisiones correctas, es por ello que durante años el desarrollo de las maquinas y la tecnología ha permitido este tipo de actividad y sigue creciendo.

En lo que respecta compras y abastecimientos la información que se genera es de tal magnitud que los avances tecnológicos son y seguirán siendo de vital importancia.

Una pregunta central para tratar este punto es en relación a qué tanto podemos esperar de la función de compras dentro de la organización.

Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido que realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de la economía mundial, la función de compras está cambiando en su propia naturaleza, organización y responsabilidades.

Algunos de los cambios que están reformulando el plano industrial a nivel mundial, y con él, el de la función de compras de una organización competitiva para los 90's son:

A. Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque domina la escena de los negocios internacionales.

B. La calidad y precio de los productos provenientes de naciones como Japón han probado tener un irresistible poder de atracción sobre los consumidores de todo el mundo. La calidad japonesa y sus técnicas de control de inventarios están siendo ampliamente estudiadas y hasta cierto grado, imitadas incluso en los Estados Unidos.

C. Casi todos los negocios se están viendo en la necesidad de aprender a operar en un mercado mundial único.

D. Los avances en los sistemas de transportación y de comunicación ponen a los proveedores extranjeros casi tan cerca como los domésticos y las sesiones de negociación con proveedores extranjeros se hacen cada vez más comunes para los ejecutivos de compras de las grandes industrias.

Los rápidos avances tecnológicos han redirigido ciertos aspectos de los negocios y de la educación técnica y han creado una demanda de nuevos especialistas en la función de compras.

La implementación de sistemas informáticos de los procesos ha abierto la puerta de la era de la información. La información, los datos y hechos específicos están siendo generados,

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colectados, difundidos y analizados a velocidades soñadas apenas hace una generación. Esto ha conducido hacia una mayor división del trabajo. De un lado están quienes se encargan de colectar y transmitir la información, y en el otro lado, aquellos que toman decisiones basadas en la interpretación de los datos.

Las aplicaciones generales del procesamiento de datos en la función de las compras y abastecimientos, se refiere a la automatización del trabajo normal de oficina, y las aplicaciones especiales referentes a los sistemas de soporte de decisión, pretende facilitar la planeación, así como la toma de decisiones, generando una mayor eficiencia del personal de cualquier organización.

Individualmente o en combinación, estos cambios tienen profundas implicaciones para la función de compras ya que son retos que, de saberlos manejar adecuadamente, representan grandes oportunidades de desarrollo para la organización. Los administradores de compras y sus equipos de trabajo están siendo llamados a jugar un rol activo en la "administración" del cambio. No es una exageración el decir que el qué tan bien ayude la función de compras a ajustar a la empresa dentro de las fuertes tendencias de la economía mundial, será determinante para la rentabilidad e incluso la sobrevivencia de la misma empresa.

2.5 PLANEACION Y PROGRAMACION DE LAS COMPRAS

¿Información Empresarial en Tiempo Real? ¿Planeamiento de Cadena de Suministro Integrado Globalmente? ¿Planeamiento y Programación Avanzadas de las compras y abastecimiento? ¿Cómo puede usted saber lo que realmente necesita? Sin duda una planeación integrada puede ayudar. O tal vez el problema es con sus proveedores. O quizás no está utilizando la capacidad que le provee su organización. Para determinar lo que realmente necesita, primero debe comprender la administración de su cadena de compras y abastecimiento.

La planeación de las compras, constituye un problema complicado, cuando los tiempos de espera son prolongados, especialmente cuando los proveedores señalan fecha de entrega de los materiales, posteriores a la fecha en que se pensaba concluir con los productos terminados.

En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda institución, estos son:

1. La identificación de necesidades.2. La selección de las mejores opciones.

La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.

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Respecto a las compras y abastecimientos la planeación representa una parte de la responsabilidad del encargado de compras, quien en ocasiones es auxiliado por investigadores, así como personal por servicios de compra.

Los pasos para comprender de la mejor forma estas dos básicas, e importantes acciones y actividades, que así mismo van de la mano:

Primero recordemos lo qué es planeación.De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa, u organización.

PLANEACION A NIVEL CORPORATIVOHa existido mucho interés en la planeación a nivel corporativo que podría describirse como un intento sistemático para planear el futuro de la organización en conjunto, el prever las amenazas y las promesas que el futuro tiene reservado, sobre varios supuestos respecto a cómo haya de ser dicho futuro, el trazar estrategias para asegurarse que la empresa está debidamente protegida independientemente de que pudiera suceder.

Otros términos, que en la práctica parece ser que tienen implicaciones similares son, la planeación a largo plazo; la planeación a intervalos largos y la planeación estratégica.

Dicha planeación, la necesitan más las grandes organizaciones dentro de medios ambientes cambiantes. Si se pensara que el futuro hubiere de ser muy similar al presente, de todas maneras sería muy útil la planeación de dicho futuro, pero evidentemente se le dedicaría menos atención en contraste a la planeación, que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios bruscos.

La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideración tanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y en ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor información, deberá proyectarse hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeación si es que haya de hacer útil contribución a la planeación futura de la organización de la cual forma parte, y en efecto deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo, más que emplear su propio tiempo en problemas de índole inmediato que posiblemente podrían haberse evitado.

a) Investigación al área de comprasSegún Fearon se define como: “la investigación sistemática y la búsqueda de información que haya de mejorar la actuación de la función de compras Cierta cantidad de investigación sistemática es realizada como parte normal de un proceso de compras.

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Antes de tratar con un nuevo proveedor o seleccionar un contratista para un proyecto importante o tomar una decisión final sobre la inversión en un equipo costoso o la adopción de un material novedoso, habría de esperarse que un departamento de compras competente realizara un cierto tipo de investigación crítica o que tratara de descubrir nuevos datos o asimilar información pasada.

Por ejemplo cuando surge una escasez repentina, o cuando existe un incremento en precio inaceptable o en respuesta a otras situaciones excepcionales como pudiera ser un cambio en la legislación que gobierna las transacciones comerciales o una modificación en el tipo de cambio.

Pero existe un problema relativo a la administración de compras al organizar la investigación:

- Los rápidos adelantos en la tecnología- Los cambios en la estructura de la economía- La continua evolución del medio ambiente complejo dentro de la cual se toman

decisiones de compra ha hecho a este problema más urgente.

Por tanto existe una tendencia creciente para un departamento de compras más grande el incluir, conjuntamente con el personal de compras, personas a quienes se les contrata de tiempo completo para que realicen investigaciones sistemáticas y búsqueda de información que les ayude a mejorar la actuación respecto a compras.

Las personas encargadas de compras deben captar que el personal de investigación habrá de interferir con la forma como efectúan sus compras.

El personal de otros departamentos podrá contribuir, por ejemplo los ingenieros dedicados al control de calidad podrán auxiliar en la evaluación de proveedores.

La mejor forma para mantener un interés vivo podría ser el tener diversos enfoques operando simultáneamente, también en el caso en que el personal no sea de tiempo completo.

Una vez organizado un esfuerzo relativo a investigaciones de compras, por tiempo completo o parcial, una tarea adicional para los administradores de compras es seleccionar los temas de investigación. Estos podrían ser:

- Cambios futuros que pudieran afectar las operaciones.- Datos actuales que podrían ser útiles para los compradores.- Sistemas y métodos de Programación.

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La función del departamento de compras es obviamente comprar, todos los insumos para la producción y el funcionamiento de la empresa u organización. En muchas organizaciones los compradores han tomado la vanguardia para lograr la estandarización.

Las ventajas de las compras en gran volumen no pueden aprovecharse si no existe la estandarización. Muchas empresas compran productos especiales cuando en realidad los productos estandarizados podrían funcionar tan bien como los otros, costar menos, permitir una entrega más rápida, ahorrar valioso tiempo administrativo relativo a compras, permitiendo que los inventarios se reduzcan.

El precio podrá ser lo que más interese al comprador, pero el precio por sí solo tiene poco significado, lo que interesa es lo que recibe a cambio del precio. El precio, se logra obtener de varias maneras.

Para artículos estándares de bajo volumen los precios se obtienen de las listas y catálogos de los proveedores.

Un segundo método para establecer el precio es la negociación, implica el regateo entre el comprador y el vendedor, llegando a un acuerdo.

El tercer método de obtener el precio es a través de una solicitud de ofertas. Los agentes de compras gubernamentales están obligados a permitir que todos los proveedores calificados hagan ofertas. Al ejecutar esta acción, se elegirá al proveedor más conveniente.

Programación de compras. Conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su ubicación en el tiempo.

Probablemente sean los requerimientos del departamento de producción, los que generen el programa de abastecimientos. Donde quiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las mismas, tenemos que:

Cumpliendo con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios.

Estando alerta a los desarrollo del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes.

Desarrollando información presupuestada de los abastecimientos y de los mercados, y programando las entregas si se tiene asignada está responsabilidad.

La programación, la planeación y las compras, están estrechamente relacionadas, su principal utilidad consiste en mantener al agente de compras completamente informado de los planes futuros de manera que pueda actuar efectivamente.

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b) Compras programadasEstas tienen un lugar definido en los procedimientos de compras. Usadas apropiadamente tienen las siguientes ventajas:

- Reduce el papeleo por medio de la eliminación del uso de requisiciones de compras.

- Hacen necesario planear las compras en una base de largo plazo y general para una ventaja mayor de precio. ´

- Proporciona el medio de control efectivo de los bienes comprados en grandes cantidades.

- Estimula, el examen riguroso de las situaciones de un solo proveedor con el objetivo de obtener eventualmente fuentes adicionales de abastecimiento.

En general hay tres tipos de situaciones de abastecimiento que llevan en si mismas a la programación o las compras planeadas.

1. Una es cuando la habilidad para escoger una o más fuentes de abastecimiento está restringida.

Tales casos incluyen aquellos en los cuales un diseño puede ser establecido para un producto particular que requiere la compra de un cierto número de componentes. Estos componentes pueden ser demasiado al principio para encontrar los proveedores de menores costos. Una vez que estas decisiones están hechas, todo el negocio, cuando menos por un periodo razonable, debe estar colocado con los mismos proveedores con el fin de amortizar los costos de herramentales no repetitivos. De manera similar puede haber requerimientos para los cuales la aprobación de ingeniería cubre solamente a un proveedor. En tales casos la entrega continua de las requisiciones de compras que llevan la misma leyenda aumenta el volumen de papeleo, que debe ser manejado sin alterar la situación de compra.

2. De la misma manera los "programas", deben ser establecidos por periodos limitados.

En los cuales los precios cotizados por los proveedores sean sustancialmente los mismos, que todos sean capaces de proporcionar entregas satisfactorias. El aspecto importante en tales situaciones, es la distribución apropiada de los negocios entre proveedores en un periodo, en un lugar del establecimiento, de cualquier orden de compra individual.

3. El tercer tipo de programa, cubre materiales similares y partes compradas del mismo grupo de proveedores pero con diferentes especificaciones y número de existencia a diferentes números de estilo.

Estas compras incluyen aquellas relacionadas a otras requisiciones compras a granel en un mercado de precios fluctuantes con variaciones entre proveedores y artículos en los cuales el comprador está en proceso de efectuar un cambio de fuente de abastecimiento.

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c) ProgramaciónLa cuidadosa programación de entregas para evitar el exceso o déficit de existencias, se obtiene mediante la intima cooperación con los departamentos en donde se realizan los proyectos, se fijan o cambian los programas, se ejercitan controles de materiales y se formulan requisiciones.

Sería posible mediar la contribución de compras mediante:

- La frecuencia de la escasez del material por compras.- El grado en el que los inventarios puedan reducirse por las transacciones con

aquellos proveedores cuyas promesas de entrega son más confiables.

LA PLANEACION Y LA PROGRAMACION DE COMPRAS SIRVE PARA:Evitar demoras.Optimizar costos.Controlar la Calidad.Controlar inventarios. (Específicamente en la programación)

La planeación se inicia:o Obtención de información a base de una investigación.

o Identificación de las necesidades.

o Selección de proveedores.

o Puesta en marcha de la acción.

La planeación y la programación, como ha sido entendible se puede dar en diferentes niveles:

Corporativo Por Empresa Por departamento

Suponiendo que una organización realizará un análisis de materiales (técnica de planeación e investigación), la cual, su finalidad es la de mejorar todo lo concerniente a compras y los resultados relativos al control de inventarios mediante una investigación sistemática.

El primer paso sería; decidir si se debe tener como meta conseguir un costo de compras más bajo o si se desea un nivel de inventario menor, tratar de reducir los costos en las partidas que representan un elevado valor monetario.

Segundo; Se crea un equipo, que este formado por integrantes de los departamentos requeridos.

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El tercer paso; consiste en seleccionar cuales materiales se someterán a análisis. El análisis de Pareto, mejor conocido como el ABC, generalmente es el punto de partida.

El análisis ABC frecuentemente es utilizado como base de políticas de control de inventarios como por ejemplo:

Los artículos de tipo C se habrán de pedir una sola vez al año, los artículos de tipo B, 4 veces al año; y los artículos de tipo A una vez al mes o cada 15 días, según las necesidades de la organización.

Tales políticas implican mantener vigilancia sencilla para los artículos de inventarios tipo C, en tanto que se requiere una función ejecutiva para el control de los artículos tipo A. El análisis está más bien dirigido para propiciar el control a nivel ejecutivo.El periodo de programación especialmente, tiene un límite, la planeación no, pues es una actividad continua que varía de acuerdo a los cambios en la producción o en el mercado de los insumos.

d) LOS COSTOS

Están presentes: En Técnicos, operarios (personal en general) Espacios o Almacenes.

Pero esto contribuye a optimizar los costos por lo que deben considerarse parte del proceso productivo.

2.6 INFORME DE SURTIMIENTO Y REVISION DEL MATERIAL ENTREGADO

El Informe de surtimiento: Constituyen un medio básico de comunicación dentro de la empresa y dentro del área de compras, dadas sus numerosas interrelaciones, básicamente los informes pueden ser dirigidos a la gerencia, intradepartamentales o interdepartamentales, y sus propósitos son:

1) Comunicar la información.2) ayudar a evaluar al proveedor y3) autoanálisis.

Revisión del material entregado

En cuanto a la revisión del material entregado se efectúa con la determinación de calidad mediante la inspección y sus beneficios son la reducción de pérdidas y una mayor satisfacción por parte del cliente.

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La revisión del material entregado, es una de las últimas etapas en la operación de las compras, refiriéndose a la recepción de los artículos, su revisión y verificación para posteriormente su aprobación para el pago.

La inspección se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los correctos, que estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas.

Existe una copia que el área de compras le ayuda a efectuar este trabajo, que corresponde generalmente al personal de este departamento, al de inspección o al del área que emplea el material.

Están son los datos que la administración superior desea y necesita saber y que berán estar en los informes respectivos:

El valor de las compras realizadas durante el período que se trata, clasificadas por categorías de material.

Lo que cuesta el funcionamiento del área de compras. Qué existencias hay y en qué situación se encuentran.

La administración no tendrá que insistir ante el área de compras para que le someta un informe sobre las reducciones de costos obtenidas mediante la aplicación de modernas técnicas de compras. El propio ejecutivo de compras se encargará de que la administración superior conozca rápidamente estas realizaciones, ya que en ellas, reposarán su reputación y su empleo.

2.7 ARCHIVO HISTORICO DE COMPRAS Y ABSTECIMIENTO

Es importante señalar que la función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Se inicio cuando el hombre por primera vez trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha sido una función básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas.

De tal forma es aconsejable conservar, como común mente lo denominamos, en un archivo, parte o toda la documentación que se origine, del proceso de compras, la finalidad es tener la información que podría ser utilizada en el futuro de las transacciones realizadas. Los documentos pueden resguardarse en carpetas, mientras que los medios electrónicos son el medio, que hoy en día, resguarda la información de forma más segura, ordenada y de fácil consulta.

Los archivos deberán proporcionar referencias para investigación, planeación, selección de proveedores, estadísticas de los controles de calidad, esto debe incluir:

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Información técnica de productos y materiales, datos económicos de industrias proveedoras.

Bibliografía en administración de compras, Gerencias Comerciales y Asociaciones Industriales relacionadas con la organización.

La oficina de compras ha de ser una especie de oficina central para todos los vendedores que acudan a ella.

Este grupo se ocupa de una posición sobremanera estratégica a causa de sus íntimas relaciones con los grupos de ingeniería y producción, por una parte, y sus estrechos y continuos contactos con un gran número de diversas fuentes de suministro externas, por la otra, que le permiten proponer sugerencias positivas a otros departamentos de su propia empresa respecto a materiales nuevos, perfeccionados o reemplazantes o a posibles mejoras de diseño y especificaciones.

Este grupo se halla en una posición sumamente estratégica para crear y conservar la buena voluntad de gran cantidad de firmas comerciales, muchas de las cuales son clientes actuales o potenciales, tanto como proveedores.

Es por ello que el archivar documentación tiene como objetivos principales:

Mantener y recordar los acuerdos de la compra. Orientar al personal de compras en sus gestiones y decisiones.

El archivo debe de contener datos reales, referentes a los productos y las mercancías; pudiendo auxiliarse, como guías de compra, de las publicaciones proporcionadas por los proveedores, las asociaciones comerciales y otros grupos de la industria, así al reunirse datos de material, tiene que hacerse una selección porque de lo contrario se formará una biblioteca de aspecto impresionante, pero irrelevante de poca calidad.

2.8 EL PROCESO ELECTRONICO DE DATOS EN LA PLANEACION DE CAMARAS, PROGRAMACION Y CONTROL DE CONSUMOS.

Como lo hemos venido mencionando anteriormente, una de las tendencias actuales de la función y el proceso de compras es la creciente utilización de tecnología informática.El uso generalizado de sistemas y aplicaciones de tecnología informática tiene un gran impacto en las operaciones de compra de todas las organizaciones pero, lógicamente, tiene mayor importancia en las organizaciones más grandes y complejas. Lo cual consiste, en adaptar en los medios electrónicos de elevada agilidad de registro y capacidad, el trámite e impresión de la información estadística.

En este sentido, las aplicaciones más comunes relativas al proceso electrónico de datos en la planeación, programación y control de compras son:

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Sistemas de información y redes que integran las funciones individuales del área de compras y que, adicionalmente, permiten relacionar más estrechamente a las funciones de compras con otras áreas o departamentos funcionales de la organización.

Aplicaciones analíticas que facilitan análisis mucho más profundos y precisos sobre toda la información necesaria para el proceso de toma de decisiones de compras. Para tal efecto, el desarrollo de estaciones de trabajo con computadoras en donde los compradores pueden analizar detalladamente la información es un elemento básico.

Generalización del uso de códigos de barras que facilitan enormemente la exacta identificación y manejo de los materiales adquiridos

Uso del intercambio electrónico de datos que en varias formas se está convirtiendo en un punto común para ciertos tipos de operaciones de compras.

El problema que enfrenta toda organización a implementar un Proceso Electrónico de Datos (PED), es la resistencia al cambio por parte del personal, lo cual hable en ocasiones de la ignorancia y falta de comunicación dentro de la organización. Por supuesto para que funcione adecuadamente el PED, es necesario que exista buena comunicación y claro dar atención a opiniones e ideas, para lograrlo es conveniente efectuar reuniones, en grupos pequeños y que el orden de los asuntos sean controlados por las autoridades empresariales.

Los pasos fundamentales para un programa de planeación y de control que lleven a disfrutar del sistema PED, son los siguientes:

Identificar objetivos clave. Desarrollar un catálogo que contenga las aplicaciones potenciales del PED,

refiriéndose a las áreas de aplicación, el objetivo y tipo de función, ahorros y beneficios, así como la inversión requerida al implantar el sistema.

Analizar el potencial de beneficios y utilidades. Considerar la instalación y el proyecto, esto es elaborar un calendario para la

implementación de todo el sistema, considerando: compra de equipo, capacitación y puesta en marcha.

Que el proyecto e instalación del sistema sea flexible y adaptarse a las nuevas innovaciones tanto de procedimiento como tecnológicas.

Reconocer inflexibilidades. Selección de personal. Influencia del PED sobre el control de los inventarios. Definición del control de inventarios. Operación dinámica, integración de toda la información necesarias y de utilidad

para la formación del sistema PED.

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2.9 IMPORTANCIA DE LOS ALMACENES

Su importancia radica en la necesidad de contar con existencias ante cualquier eventualidad y no caer en costosas situaciones de tener que parar la fabricación y el retroceso de perder un cliente por no contar con la mercancía requerida.

Los inventarios se mantienen por dos razones:

1) La economía2) Seguridad

De la economía se puede decir que habrá más ahorros al momento de comprar en mayor cantidad de bienes, de los que se requieren en ese momento.

La seguridad, implica tener inventarios de soporte para prever incertidumbres en la demanda o entrega, protegiéndose contra la inseguridad y retraso. Las empresas mantienen inventarios porque les conviene, en el sentido de no perder a un cliente, no detener el proceso de producción.

Las ventajas obtenibles de un almacenaje técnicamente concebido, se traducen en reducciones de costos en los siguientes casos:

Reducción de riesgos y aumento de la seguridad personal.Satisfacción y elevación de la moral en el personal.Incremento en la producción y mayor utilización de la maquinaria de producción.Mejor aprovechamiento del espacio disponible.Reducción de costos de manejo.Reducción de la existencia.Más fácil supervisión y realización de controles físicos y administrativos.Disminución de errores y confusiones.Disminución de pérdidas e inutilidadesFacilidad de acomodación a cambios de condiciones.

Su importancia también estiba: En el control mismo de los inventarios de insumos de producción, ya que es en

ellos donde se recibe y resguarda la materia prima que la organización adquiere a sus proveedores.

La seguridad de los productos terminados en espera de ser embarcados a los diferentes clientes. Las características de seguridad y protección de los almacenes están directamente relacionadas con los productos que resguardan.

Por lo que representa su importe dentro de los estados financieros, dentro de este rubro puede decirse que en una empresa industrial entre el 25% y 30% del total de sus activos está representado por el renglón de los inventarios, en tanto que en las empresas comerciales puede llegar al 80% e incluso más alto.

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Por el costo del dinero. Normalmente, una parte de los recursos aplicados en los inventarios provienen de créditos de la banca, lo cual representa un costo elevado para las empresas.

Por el IVA, el impuesto al valor agregado pagado al efectuar las compras representa una inversión por lo que respecta a las mercancías almacenadas en tanto estas no sean vendidas y permitan su recuperación.

Por el impuesto sobre la renta, se destaca el siguiente aspecto, en cuanto a esta materia, todas las compras que efectúe una empresa son deducibles. Si el almacén no está organizado, se corre el riesgo de que se lleven a cabo compras de algo que si hay en existencias, y por lo mismo, las utilidades del ejercicio serán menores, en igual medida a su monto, pero que habrán de ser mayores posteriormente porque habrá ingresos por su venta más no habrá deducción alguna por concepto de las adquisiciones, por haberlo sido con anterioridad.

Por sus relaciones con terceros, Este departamento es uno de los que tiene mayor contacto con las personas ajenas a la empresa. De ahí que resulta imperativo el buen servicio y la cordialidad en el trato, ya que de otra manera se habrá de reflejar en la pérdida de ventas y en una recuperación lenta de las cuentas y documentos por cobrar, debido a que los clientes no reciben el servicio y el trato que consideran merecer de la empresa.

Justo a tiempo, Esta está etapa es una nueva corriente en los negocios, ha permitido dar mayor relevancia a los almacenes debido a que las empresas quieren tener la certeza de contar con sus proveedores para un abastecimiento justo a tiempo cuando lo necesitan, de tal forma que los inventarios puedan ser optimizados, evitando una sobre inversión en los mismos que llegue a crear un problema financiero a grandes alcances.

3. SELECCION Y CONTROL DE PROVEEDORES

3.1 INVESTIGACION DE PROVEEDORES NACIONALES Y EXTRANJEROS

Normalmente cuando se tiene definido el producto a adquirir, lo primero que pensamos en donde comprarlo o con quién, el cuestionamiento anterior nos lleva a realizar una selección preliminar para elegir los más factibles de que cumplan con las necesidades que tenemos y estar en posibilidades de solicitar sus cotizaciones.

Para ello partimos de la siguiente forma:

I. Selección preliminar de las fuentes de abastecimiento.

Como ya lo mencionamos el primer paso después de tener definido el articulo o servicio a adquirir, es llevar a cabo una selección preliminar de los posibles candidatos a los cuales podríamos dirigirnos para realizar nuestras compras o por lo menos solicitarles las cotizaciones correspondientes, partiendo de la siguiente forma:

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1. Fuentes de informaciónPara hacer una elección preliminar, puede ser clasificada considerando los impresos disponibles en el área de compras.

a) Directorios telefónicos clasificadosb) Guía de compradoresc) Registrosd) Proyección de datos filmadose) Catálogo y literatura de publicidad

2. Fuentes de contactos personales y la experienciaBásicamente nos referimos al trato personal, es decir el contactar a los candidatos para establecer una reunión y llegar a los acuerdos correspondientes:

a) Entrevistas con vendedores o representantes de los fabricantesb) Fuentes internas de especialistasc) Índices del archivo de proveedoresd) Organizaciones de comprase) Muestras o exhibiciones comerciales

II. Características de los artículos.

Hay ciertos hechos básicos que deben ser conocidos, acerca de lo que ha de ser comprado, antes de que puedan tomarse los primeros pasos hacia la selección de la fuente, son elementos que en sí mismos califican o descalifican a ciertos tipos de proveedores como probables y estrechan así, el campo de la selección.

a) Clasificación de las industrias y comerciosPrimero es necesario conocer, cuales son las industrias o empresas que producen o venden el o los artículos requeridos, tan pronto como esto es conocido, de esta forma el número de proveedores se reduce a un grupo de compañías que integran esa rama, así como las referencias de los registros o los directorios comerciales, muchos de los cuales están clasificados por industrias o entidades, mismos que proporcionaran una lista de los nombres y localizaciones de las posibles fuentes de abastecimiento.

b) Disponibilidad comercial del productoHay muchos artículos que son fabricados de manera estándar, de los cuales solo son para cubrir los inventarios, otros con características diferentes para cubrir la demanda, aunque solo se hacen con volúmenes y especificaciones especiales y los elaborados de acuerdo a la orden del cliente y son de magnitudes y presentaciones especiales.

c) Cantidad que ha de ser compradaSi la cuantía requerida es pequeña, moderada o grande, podemos decir que son términos relativos, debido a que un número mil puede ser grande en un caso y pequeño en otro;

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pero deben de ser considerados en relación al tamaño físico del producto, a su valor unitario y por supuesto a las facilidades de elaboración o entrega, que las fuentes potenciales tengan disponibles.

Si la cantidad es pequeña, moderada o grande, influirá decisivamente para escoger el tipo de fuente que debe ser considerada; si va ser un distribuidor o un fabricante, es necesario determinar si va ser un producto grande, moderado, mediano o pequeño, aunque muchos elaboradores no están equipados para producir grandes cantidades a precios competitivos, sino que están más capacitados, para producir en lotes pequeños que sus competidores mayores.

d) El tiempo como elemento de la compraCuando el tiempo disponible para la producción es igual o mayor al mínimo necesario para su transformación, las fuentes potenciales lógicas serán lo elaboradores (asumiendo que se requieran las cantidades que han de fabricarse)y suponiendo que las órdenes, aún en proceso del productor, permiten las entregas, referidas frecuentemente a tiempo preferente, mismas que fluctúan ampliamente y en determinado momento, son una reflexión del tiempo de procesamiento, más el estado que guarda los registros de órdenes y el abastecimiento de materiales.

III. Fuentes de información respecto a los proveedores.

Una vez determinada las características que los proveedores deben reunir, el paso siguiente será que fuente de abastecimiento se tiene disponibles, el conocimiento de ello constituye un prerrequisito para cualquier compra efectiva. Dentro de las fuentes normales, consideradas como principales se incluyen:

1. Catálogos2. Revistas profesionales3. Directorios de empresas4. Representantes de ventas5. Visitas a las empresas de los proveedores6. Muestrarios

IV. Localización geográfica de la fuente.

Esta política descansa sobre dos bases:

La primera, una fuente local puede ofrecer un servicio más confiable que otras que se encuentran localizadas a grandes distancias, es importante señalar que las entregas a tiempo serían en oportunidad y cómodas.

La segunda, para preferir fuentes locales de abastecimiento, descansa sobre aspectos bastante razonables, pero menos evidente, ya que la empresa le debe mucho a la

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comunidad regional, que es donde vive la mayor parte de sus empleados y donde se desarrollan sus actividades.

V. Fuentes de abastecimiento en el extranjero.

El abastecimiento en el extranjero siempre debe de tomarse en cuanta en un país como el nuestro, país que carece, la mayor de las veces, de tecnologías sofisticadas para poder crear productos de alta calidad. Es decir, que hay que importar de otros países aquellos materiales o servicios que necesitamos cuando no los podemos adquirir dentro de nuestro país.

Al abastecernos del comercio internacional, es decir, aquel comercio extranjero que ofrece los productos que nosotros necesitamos y que no los podemos conseguir dentro de nuestro país, debemos de tener en cuenta un gran número de obstáculos y restricciones que se nos presentan al querer importar algo de los otros países al nuestro; como son los diferentes idiomas, costumbres, trámites burocráticos, impuestos, prolongados tiempos de espera, formas de transportación, incertidumbres en los mercados monetarios internacionales (o sea, que si subió el dólar o que no ha subido o que se desplomó y ni hay quien levante la moneda norteamericana, o que las tasas de interés subieron, etc.)

Todo lo anterior constituye verdaderos problemas que se pueden suavizar un poco mediante las siguientes recomendaciones:

La primera: Se recomienda que se utilicen los servicios de un importador para resolver dudas respecto a la calidad, disponibilidad, aceptación de la corporación, etc.

La segunda: Se proseguirá negociar directamente con los representantes o dueños de las empresas a las que les queremos comprar los materiales que necesitamos.

COMPRAS DE IMPORTACIÓN:

Aquí es importante resaltar un aspecto muy interesante y que en un momento dado favorece a nuestras empresas, es el aspecto de los tratados de libre comercio que sostiene nuestro país con otras naciones como por ejemplo Chile, Estados Unidos, Canadá, Japón, Unión europea, entre otros países, de los cuales se logra la estimulación de las importaciones con la reducción o en su caso una anulación de tarifas aduanales en diversos productos, materias primas y/o servicios, el chiste es saber con que país se puede realizar la transacción para que pueda desembolsar nuestra empresa la menor cantidad de dinero posible, siempre cuidando que lo que compremos sea de la calidad requerida, que se nos sea entregada en el menor tiempo o en el tiempo establecido, y demás, ahora con los adelantos tecnológicos en comunicaciones y transportes, es posible, y aún más se facilitan las transacciones porque solo debemos de dominar bien un idioma: el inglés, además de manejar toda transacción en moneda norteamericana: el dólar.

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Cristóbal del Río en su libro Adquisiciones y abastecimientos nos dice que “Es evidente el crecimiento en el volumen, diversidad de materiales y productos procedentes de países extranjeros, lo que demanda la inclusión de fuentes extranjeras de abastecimiento, en el campo competitivo de las compras industriales, lo que requiere la comprensión de muchas circunstancias y problemas no esperados relacionados con las compras de importación.”

Los problemas no esperados a los que hace mención dicho autor son los siguientes:

Aspectos inusitados: Los problemas peculiares de las compras de importación, se relacionan en mucho mayor grado, que en el caso de las compras nacionales, con la naturaleza y las costumbres del extranjero, pues la moneda y el cambio, la documentación, condiciones de pago, calidad y aceptación, seguros, controles, restricciones oficiales, impuestos y transportación, son elementos esenciales.

La consideración de la naturaleza y las costumbres de la gente, son importantes, porque falta y debe crearse, la alta mutualidad de intereses y comprensión que existe en el comercio nacional, que proviene del lenguaje común, la ciudadanía, las leyes y las costumbres. El conocimiento del país exportador, su historia, su estabilidad política, clima, población, ciudades, peritos importantes, moneda, productos principales, importaciones, exportaciones, así como sus mercados y problemas, tienden a proporcionar una comprensión del deseo y capacidad para comerciar, la honradez de sus tratos, y como cumplir sus compromisos.

a) Cambios de tipos fluctuantes. Las divisas extranjeras, incluyendo el riesgo de devaluación inesperada por capricho o no de un gobierno, cargos por intereses o cambios, su influencia en los métodos, costos, y de los pagos, no tienen paralelo en las compras nacionales.

Hay varias razones, en el origen, por las cuales es importante para un comprador, determinar la calidad de las mercancías, como es el pago mediante una carta de crédito, que casi invariablemente antes de recibir los artículos, coloca al comprador en una difícil posición para buscar el ajuste, quizá porque lo adquirido no esté de acuerdo con las especificaciones y para que se someta a los reglamentos de las aduanas del país, cuando ya la distancia de por sí crea muchos problemas en las compras de importación, además las visitas, aunque muy deseables para una compra efectiva, no se pueden hacer con la misma facilidad y la periodicidad al centro de negocios del abastecedor, para apreciar sus recursos y su personal, independientemente de que el tiempo de entrega, es más dilatado y menos definido que en el comercio nacional.

b) Seguros contra el riesgo de guerra. Es una protección parcial; pero no ampara contra la imposibilidad del exportador de embarcar o de recibir las mercancía por el importador, con motivo quizá a acción gubernamental. Debe de entenderse claramente, que el seguro de

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guerra suele cubrir, por lo general, al embarque contra los riesgos mientras circulen por el mar; por lo tanto, la posibilidad de guerra no es uno de los riegos implicados en la compra de importaciones. El comprador debe saber las tarifas aduanales y contingentes de importación, fluctuaciones de las monedas, así como los voluminosos y exigentes detalles que se requieran, para la fácil ejecución y entrega, de acuerdo con sus contratos.

c) Reglamentación gubernamental. El gobierno impone ciertos controles a la importación de mercancías, tanto para hacer cumplir las restricciones aplicadas de cuando en cuando, como para cobrar derechos de importación que se exigen por todas las mercancías que no estén específicamente exentas, según las leyes aduanales corrientes y las órdenes del ejecutivo (relativos a acuerdos de comercio recíprocos) además, los gobiernos extranjeros suelen pedir a sus exportadores que obtengan licencias para la acción correspondiente, a veces con el fin de estimular a diversas industrias o a la producción de ciertos artículos, con distintos reglamentos aplicables, según la naturaleza y cuantía de las mercancías que se exporten; a veces según el país de destino que ofrezca el comprador.

d) Documentación. Es costumbre que se requieran documentos no usuales en las transacciones nacionales, respecto a las compras directas de importación con carta de crédito, contra la cual el vendedor extranjero gira y obtiene el pago en el país de origen, o a la presentación de una letra de cambio sobre el comprador nacional, en un banco del país, en general, un poco antes de que se reciba lo adquirido.

e) Conocimiento del embarque. Debe ser limpio de carga a bordo, emitido por la compañía de navegación, aceptando el embarque y detallando la cantidad, descripción y marcas de las mercancías que se van a transportar. La cantidad exacta debe especificarse, como si no hubiera cargado y contado el embarcador, que con frecuencia aparece en el “Conocimiento del embarque por ferrocarril” dentro del país, donde el derecho al material que ampara suele transferirse por endoso.

f) Certificado de origen. Es una declaración para fines de entrada en las aduanas del país importador, certificado en el país donde se han originado las mercancías. En algunos casos, se requiere certificado de origen para cumplir con restricciones o controles especiales y en algunos otros, porque los transbordos en camino, pueden oscurecer la identidad del verdadero país de origen.

g) Certificado de peso. Cuando el kilaje ha sido determinado por un pesador independiente, autorizado, una oficina del gobierno o algún particular, hace uso del certificado de peso, como base para determinar la cantidad embarcada.

h) Certificado de análisis. Algunos artículos se compran con base en análisis químicos o de otra naturaleza, también de especificaciones de un analista o ensayador oficial, lo cual será la base para determinar la calidad para aceptación o arreglo, según se haya dispuesto en el contrato de compra.

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i) Certificado de inspección. Identifica el material exacto embarcado, contra los otros documentos o el contrato.

j) Póliza o certificado de seguro. Este documento es una parte importante para todos los requisitos de embarques de importación; es el tipo de seguro y su importe, se harán de acuerdo con los convenios entre el comprador y el vendedor, los riesgos cubiertos precisamente en la transacción específica y aquellos inherentes a los términos generales de que se trate o costumbres comerciales.

k) Marcas de bultos. Los importadores deben de familiarizarse con las marcas que exigen las autoridades portuarias y aduaneras; tanto para empaques internos como para externos, como botes, botellas, cajas, rollos, bolsas, etc. que deben de transmitir esta información, en detalle al embarcador, para que le sirva de guía y como inclusión en las facturas.

l) Pagos. Para obtener la adquisición más ventajosa, el comprador debe tener conocimiento de las monedas extranjeras y familiarizarse con los procedimientos, de algunos métodos de pago de mercancías importadas. Es esencial que reconozca el hecho de que muchos países imponen y modifican, de cuando en cuando, por razones políticas o económicas, restricciones y controles en el usos de sus monedas.

3.2 SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y COTIZACIONES

En toda Organización real siempre existirán los proveedores, ya sean de productos o servicios, independientemente de la actividad que realice esta organización.

Los Proveedores como su nombre lo indica, proveen a la empresa u organización de los productos y/o servicios necesarios para el desempeño de su actividad, tanto principal como complementaria, por ejemplo: En una fábrica de ropa el recurso principal adquirido a los proveedores es la tela, y un recurso complementario sería la papelería adquirida para llevar cuentas, facturas y registros; ambos en ese caso serían proveedores de la misma organización en distinto nivel pero a la vez necesarios.

Cuando una empresa (organización) ya tiene establecido el método para escoger a sus proveedores es más fácil determinar la eficacia, eficiencia y los beneficios reales que estos traen a la organización. Cuando la empresa no tiene definido este aspecto existen unos pasos que aunque no son de rigor u obligatoriedad vale la pena tener en cuenta.

Antes que nada debemos tener claro el mercado, nicho y actividad de la empresa, así como sus necesidades reales existentes, partiendo de eso:

1. Las necesidades se deben determinar, esclarecer y clasificar según su nivel de importancia para la organización, es decir, los insumos principales y los complementarios.

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2. Establecer la formalidad, es decir, una forma según la cual la empresa va a buscar a los proveedores, ya sea por medio de licitación o pidiendo cotizaciones directamente. Para esto es necesario, casi obligatorio contar con bases y justificaciones reales, partiendo de la generación de históricos de consumo de los insumos, frecuencias de uso y duración de las cantidades previstas, así sea realizando un estimado si es por primera vez, si no, se entiende que existe cierta experiencia y conocimiento.

3. Diseño de formatos: En una organización el orden y coherencia en la comunicación interna es vital para evitar malos entendidos y burocracias ajenas a esta, teniendo esto en cuenta se debe diseñar un formato único variable para la solicitud de requisiciones al departamento correspondiente, con el fin de que quede constancia escrita y tangible de lo solicitado, lo aprobado y lo realmente adquirido.

4. Evaluar las posibles existencias, inventarios o reservas: Si ya existen antecedentes, o algún tipo de reservas en inventario, un stock así sea mínimo es importante recabar la información de su tiempo de consumo, duración en bodega, precio de compra y sobre todo el proveedor al que le fueron comprados esos insumos, esto se puede combinar con el pase anterior, El Diseño de Formatos.

5. Pre - selección de Proveedores: Teniendo claras las necesidades, ya se debe tener una idea de quienes podrían ser los proveedores de la organización, teniendo en cuenta que el método escogido sea el de solicitar cotizaciones directamente (La forma por medio de licitación es variable aunque no difiere mucho de esta, sin embargo en otro post la explicaré).

6. Establecer las Políticas, Normas y Reglas a tener en cuenta y calificar para escoger a los proveedores: No se debe confundir con el diseño del formato para la comunicación interna; Recordando que se tiene ya una lista de posibles proveedores, el siguiente paso es definir los puntos a tener en cuenta para la escogencia del elegido, es común crear un formato tipo matriz y en el colocar un número determinado de aspectos a tener en cuenta y según el tipo de proveedor asignarle un puntaje, por ejemplo: Tomar en cuenta la fecha de entrega, la calidad, la garantía, el material, el costo y otros. Con base en estos ir calificando a cada uno de los pre - seleccionados.

7. Calificación Primaria de los Proveedores: Con formato hecho, cotizaciones recibidas y lista de necesidades se puede realizar la calificación primaria de los proveedores, y según el puntaje o calificación obtenida escoger por ejemplo a 3 proveedores para el siguiente paso. Es vital tener en cuenta todos los aspectos y no generalizar, ya que no es lo mismo escoger un proveedor para papelería que un proveedor de concreto para construcción.

8. Identificación de Proveedores Clave: Así como en la vida no siempre el que mas trabaja es el que tiene más dinero, para la organización no siempre representa una economía aprovisionarse del que le brinda los menores costos, porque esto puede ser a expensas de la calidad.

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9. Comunicación de dos vías: Teniendo claro el proveedor el proveedor de interés es bueno reunirse con él, y hablar de los beneficios que para ambos traería esta elección; además de que siempre se debe mantener una estrecha relación, y estar en la posibilidad de hacer, aceptar y modificar sugerencias respecto a la cadena productiva que vayan en pro del aumento del rendimiento y eficiencia de la misma, cadena que conecta a estas dos partes.

10. Elección o vuelta a empezar: Si todo salió bien y se logro un acuerdo benéfico para las partes, se tiene al proveedor idóneo, sino, sería bueno efectuar una retro-alimentación, modificar estos pasos según la organización y volver a empezar, aunque claro, no necesariamente desde

Investigación de proveedores NACIONALES Y extranjeros. Cuando se desconocen los posibles proveedores, se puede recurrir a organismos públicos y privados que existen en nuestro país tales como A.N.I.E.R.M. (Asociación Nacional de Importadores y Exportadores de la República Mexicana A.C.), las Cámaras de Comercio e Industria, el Banco Nacional de Comercio Exterior, la Secretaría de Comercio, etc. Agregados comerciales de las Embajadas de otros países, organizaciones especializadas como JETRO de Japón, dedicadas exclusivamente a la promoción de los productos de su país, exposiciones, etc. México tiene un gran número de países, consejeros comerciales en sus embajadas.

La mayoría de los departamentos de adquisiciones mantienen archivos sobre los proveedores. Estos archivos son fuentes valiosas de información, ya que contienen datos sobre el desempeño del proveedor en operaciones anteriores relativas a ordenes similares. Algunos departamentos de adquisiciones visitan las plantas de los proveedores principales para tener información de primera mano sobre las instalaciones de que disponen para cumplir la orden y sobre la calidad del trabajo producido. Algunos proveedores envían películas cinematográficas, transparencias y folletos que describen sus instalaciones.

En la selección de proveedores y cotizaciones, generalmente se procede a consultar y elaborar un listado de proveedores disponibles en el ramo deseado, y dicha recopilación puede generarse a través de diversas fuentes:

a) Experiencias que la compañía compradora haya tenido.b) Contacto con agentes vendedores.c) Catálogos y publicacionesd) Anuarios de Cámaras industriales.e) Ferias, exposiciones y convenciones.

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Luego de la ardua tarea de los vendedores, el primer desafío de la empresa es superar exitosamente la etapa de cotización. En otras palabras, el primer paso es realizar una cotización según el requerimiento del cliente que permita que el negocio se lleve a cabo.El proceso de cotización, también llamado proceso de presupuestación, tiene como objeto comunicarle a nuestro cliente cual es el precio de un determinado producto antes de proceder a fabricarlo.

Por supuesto, no se puede determinar el precio de un producto sin conocer el costo del mismo. El tema “costos” es muy amplio, y no entraremos en ese terreno en esta oportunidad. Ahora bien, una vez que se conocen los costos, se procede a la cotización de los productos.

A continuación, se enumeran los pasos que componen el proceso de cotización:

•    Relevamiento de las especificaciones del producto•    Desarrollo y factibilidad de fabricación del producto•    Cálculo de los costos directos•    Cálculo de los costos indirectos•    Cálculo del beneficio esperado•    Generación de la propuesta comercial para el cliente

Relevamiento de las especificaciones del productoEl primer paso es de suma importancia, cualquier error generado en esta etapa se arrastrará hasta el final del trabajo. Por tal motivo el relevamiento de las especificaciones debe ser sencillo pero minucioso, no podrá dar lugar a duda alguna.Es recomendable que el relevamiento se realice a través de un formulario (ya sea impreso o digital) para no olvidar ningún dato de importancia. El formulario podrá variar según la familia de producto, por ejemplo para los productos editoriales se necesitara un formulario muy distinto al que se necesita en la industria del packaging (estuches y cajas, también llamados plegadizas).

Desarrollo y factibilidad de fabricación del productoEn esta etapa se diseña el proceso de fabricación que tendrá el producto y se analiza si la empresa está en condiciones de cumplir con lo requerido por el cliente. Cualquier error en esta etapa repercutirá directamente sobre el costo de fabricación.

Cálculo de los costos directosLos costos directos son aquellos que se pueden relacionar “directamente” con un trabajo en particular. No existirían si no se realizara dicho trabajo.Estos costos se dividen según su naturaleza:•    Materiales•    Terceros•    Comisiones•    Impuestos

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Costos indirectos Existen costos indirectos productivos y no productivos:Los productivos son los costos que generan los procesos productivos que realiza la empresa (cauchos,  químicos, supervisiones, etc.).

Los NO productivos son costos de procesos que no participan directamente con la fabricación del producto. Por ejemplo el departamento de calidad, el depósito, la comercialización, la financiación, etc.

Cálculo del beneficio esperadoEl cálculo del beneficio esperado está directamente relacionado con la fijación del precio de venta. Es tarea de la persona encargada de la presupuestación, calcular los costos para la fabricación de un producto, pero es tarea del Departamento de Comercialización o de la Dirección, establecer el beneficio que se pretende obtener. He aquí la diferencia entre precios y costos, que no muchas empresas discriminan.Si bien no existe una fórmula matemática que nos diga cuanto es el beneficio que debemos recargarle a un trabajo, existen diferentes factores influyentes a la hora de calcular el precio. Algunos de estos factores son:

La ocupación de la empresaCada empresa posee un punto de equilibrio (punto donde las ventas cubren los gastos fijos y variables de la empresa). El hecho de estar por debajo o por encima de dicho punto puede ser un factor determinante del precio. Puede que sea conveniente no ganar dinero, pero sí cubrir los gastos fijos con el fin de llegar al punto de equilibrio lo antes posible, y luego proceder a sumar utilidades para la fijación del precio. La desventaja de esta política es que, a un cliente, se le informen precios distintos del mismo producto y cantidad, tan solo por haber cambiado la situación en la empresa proveedora.

El riesgoCada trabajo al que se compromete la empresa representa un riesgo tomado. Dicho riesgo puede ser mayor o menor, dependiendo muchas veces del material invertido, las subcontrataciones que se requieran y la financiación que se esté otorgando. Por tal motivo, el beneficio puede variar de acuerdo con el riesgo que represente el trabajo. Se pueden establecer escalas de beneficio, teniendo en cuenta el costo de materiales, el costo de los procesos subcontratados y la financiación otorgada.

Como factor adicional al riesgo, se puede incluir la situación actual del país, o la estabilidad del mismo.

El mercadoEl mercado será determinante en la fijación del precio, puesto que más allá del beneficio que se pretende obtener, el techo del precio siempre lo impone el mercado. Si pensamos el precio como la intersección entre la oferta y la demanda, vemos que, el precio de un

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producto, está completamente ligado a la estrategia actual de la competencia  y a la necesidad de los consumidores.

Generación de la propuesta comercial para el cliente.La propuesta comercial debe ser principalmente “clara”. No debe dar lugar a dudas ni malos entendidos. Debe transmitirle al cliente, no solo el precio, si no que hemos comprendido y tenido en cuenta sus requerimientos.

Por otro lado, también deberá cumplir con cierto criterio “estético” y expresar seriedad. Estos detalles contribuyen a la aceptación de la propuesta, con la cual comienza el negocio

3.3 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

El proceso de evaluación de proveedores proporciona una apreciación de la gestión de calidad del proveedor y de la capacidad de sus sistemas medioambientales y sociales, asegurando así la alineación con las estrategias de gestión de la cadena de suministros del comprador.

La evaluación de los proveedores da lugar a una cadena de suministros más competitiva, con ventajas tanto para el comprador como para su cliente final. La metodología incluye criterios cuantitativos a igual que cualitativos:

Auditorías técnicas: facilitan una revisión de las transacciones, los proyectos y los procesos:

- - Condición y distribución de la fábrica.- - Detalles del proceso de producción.- - Sistemas de control de calidad.- - Trabajo y capacidades apropiadas.- - Continuidad en la provisión de materiales.- - Capacidad para cumplir las demandas en el periodo del contrato.- - Salud financiera de la empresa.-

Auditorías sociales: éstas ofrecen una forma de evaluar e informar sobre el rendimiento ético y social de una organización. Las organizaciones que se someten a este tipo de auditorías demuestran ser responsables para con sus accionistas.

Auditorías medioambientales: éstas aumentan la eficacia y reducen el costo; mejoran el rendimiento medioambiental, evitan la contaminación, mantienen los recursos, destacan la imagen a ojos del público, de los organismos reguladores, los acreedores crediticios y los inversores.

Desarrollo de los proveedores

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La resolución de los problemas identificados durante las etapas de evaluación, el desarrollo de las capacidades del proveedor a un nivel superior, el control del mantenimiento de la calidad y la gestión de la crisis de calidad necesitan unos esfuerzos sostenidos a largo plazo. Para ello se puede establecer y operar un programa de desarrollo para el proveedor que cubre las siguientes áreas:

Seguimiento de la presentación de nuevos productos al consumidor, con auditorías durante las fases piloto, información sobre las herramientas y validación de las primeras muestras.

Mejora de la calidad del proveedor: creación y seguimiento de planes de mejora, creación de objetivos, formación sobre calidad, nueva ingeniería, desarrollo de la autonomía del proveedor en cuanto a la gestión de la calidad.

Control e informes: control diario para consolidar la inspección y los informes de auditoría con análisis de tendencias, preparándolos para la revisión de los proveedores.

Gestión de crisis: ayuda al cliente a la hora de resolver crisis de calidad descubiertas durante la fase de inspección o la auditoría. Nuestros equipos locales actuarán con rapidez y facilitarán la comunicación entre el fabricante y el cliente, utilizando técnicas de solución de problemas.

3.4 VIGILANCIA Y ESTABILIDAD DEL PROVEEDOR

3.4.1 Consideraciones financieras

Los primeros indicios de problemas en la estabilidad financiera de un proveedor pueden ser claros, sutiles o prácticamente imperceptibles, pero sus consecuencias podrían llegar a ser graves.En Ernst & Young consideran “que las compañías deben ser capaces de evaluar en forma oportuna, detallada y confiable la estabilidad financiera de sus proveedores clave.Bajo las condiciones actuales del mercado, los proveedores pueden encontrarse inesperadamente en dificultades financieras en semanas e incluso días. Un proveedor que se encuentre cumpliendo con los requerimientos de sus clientes hoy, puede estar declarándose en quiebra mañana. Adicionalmente, en la época actual en que industrias y sectores completos presentan una contracción económica y serias dificultades financieras, se ha demostrado que en el mejor de los casos, los planes de contingencia desarrollados bajo condiciones más favorables, han demostrado ser insuficientes. ¿Cómo puede saber la administración de la compañía el estado en que se encuentra cada uno de sus proveedores clave, dentro de una escala de operatividad a insolvencia?”

Enfoque para identificar y manejar el riesgo del proveedor:

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Una administración adecuada del riesgo de un proveedor, debe proporcionar información suficiente para identificar y canalizar cualquier riesgo potencial dentro de la cadena de suministro.

Análisis e información esenciales Para prevenir o reducir el riesgo se puede iniciar con una simple revisión de escritorio. No obstante, saber dónde buscar y cómo interpretar los hallazgos hace la diferencia.

En Ernst & Young se enfocan en:

1. Evaluar la existencia de cláusulas de revelación y acceso a información financiera y operativa con proveedores clave en forma individual, con la finalidad de determinar a qué información tiene usted acceso.

2. Entender la estructura de negocio del proveedor clave, conjuntamente con las políticas y procedimientos administrativos.

3. Analizar los estados financieros anuales (auditados o internos) más recientes, en conjunto con el balance general y estado de flujo de efectivo, emitidos en periodos intermedios, además de incluir información comparativa del periodo anterior.

4. Realizar análisis clave del negocio, tales como: métricas de capital de trabajo y flujos de efectivo (semanal, mensual, trimestral o anual).

5. Considerar la posibilidad de falla de un proveedor clave específico. Por tratarse de proveedores clave en la cadena de suministro, el nivel de riesgo precisa de un análisis más detallado y sofisticado. En este punto es donde la empresa debe ser capaz de desarrollar una evaluación detallada y apropiada de la condición financiera de sus proveedores clave. Entre los aspectos a considerar están:

a. El seguimiento periódico del estado que guardan los proveedores clave con base en el análisis de métricas financieras y operacionales.

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b. El análisis de los costos fijos y variables para calcular el punto de equilibrio del proveedor.

c. La comparación de las cifras financieras y operativas del proveedor contras las cifras de la industria.

d. La realización de una evaluación precisa de la probabilidad de falla y tiempo en el que incurrirían determinados proveedores.

3.4.2 Calidad del producto

Un producto de calidad se define tanto por su capacidad de satisfacer las expectativas del cliente como por cumplir ciertos criterios o normas que permiten que el producto sea lanzado en óptimas condiciones al mercado, es decir, sin defecto ni falla alguna y sin poner en peligro la integridad tanto del consumidos como de sus propios trabajadores.Por ello, es fundamental que toda empresa, independiente de su tamaño, cuente al menos con un sistema de aseguramiento de la calidad, que permita que todo producto que no cuente con las normas mínimas sea mejorado o bien eliminado en el momento adecuado. Se entiende por sistema de aseguramiento de calidad al conjunto de normas, políticas y directrices que aseguran la calidad de su producto y que permiten además resolver los problemas inherentes a cualquier proceso productivo.

El proceso productivo de una empresa debe contar con un sistema de aseguramiento de calidad para obtener los resultados esperados. Para lograrlo, tenga en cuenta los siguientes pasos.

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1. Qué es lo que quiere el cliente. Para entregar un producto de calidad, hay que saber quiénes son los clientes y cuáles son sus necesidades reales. Una vez claro este aspecto, pueden identificarse las características básicas que debe cumplir su producto para satisfacer al consumidor.

2. Registrar las especificaciones de sus clientes. Esto le permitirá tener un control escrito de todo lo que se produce en su empresa. Un manual de calidad deberá incorporar además ciertas normas básicas sobre higiene, orden y seguridad en la actividad productiva, que velen por la integridad de sus trabajadores.

3. Comunicar estas especificaciones a sus proveedores. Sus proveedores deberán estar informados sobre qué tipo de servicios o procesos necesita su empresa para satisfacer a su cliente y así poder controlar que se está produciendo lo que realmente requiere el cliente. La correcta selección de sus proveedores también es un paso necesario para poder asegurar la calidad de su producto.

4. Capacitar a sus empleados. Un producto de calidad dependerá en gran parte de la capacitación y experiencia de sus trabajadores. Por ello, deberá invertir recursos y dineros en capacitarlos para cumplir correctamente los parámetros y normas ya establecidas.

5. Inspeccionar el proceso productivo. Como buen empresario, es fundamental que esté en todo momento inspeccionando que el proceso productivo cumpla con los parámetros establecidos y que no se estén cometiendo errores. Es en este momento cuando algunos productos defectuosos podría repararse, ya que una vez lanzados al mercado se traducirá solo en pérdidas para su negocio.

6. Realizar pruebas con sus clientes. Antes de lanzar un producto al mercado que pueda llevar a la quiebra, un paso útil es ponerlo antes a prueba con sus clientes o potenciales consumidores, para saber qué opinan al respecto y si están contentos o no con los resultados. La información obtenida le servirá además para mejorar sus procesos productivos.

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4. RELACION CON LOS PROVEEDORES

4.1 RETROALIMENTACION EMPRESA-PROVEEDOR

El departamento de adquisiciones debe establecer sistemas de retroalimentación mediante los cuales los proveedores le comuniquen con anticipación las entregas que sufrirán retraso, lo cual deberá informarse al departamento de control de materiales, para establecer acciones que contrarresten esta situación.

Este tipo de solución de problemas requiere sistemas bien diseñados y personas expertas en encontrar la solución más acertada.

Un proveedor aceptable es el que vende productos de la calidad especificada, hace entrega de ellos en las fechas establecidas, ofrece sus productos a un precio de mercado, sugiere modos adecuados de servir a la clientela, e intensa descubrir nuevas formas de

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desarrollar productos y servicios, que permitan a los clientes llevar a cabo sus operaciones de la manera más económica; así como mantenerse competitivo sobre una base continua.

4.2 IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD DE LA INFORMACION Y SU OPORTUNIDAD

Nos referimos básicamente a la información que debe de ser incorporada a las requisiciones de compra, ya que es la el medio por el cual el área de compras solicita los materiales y/o servicios requeridos. Por lo que se requiere de cierta información esencial, como la siguiente:

1.- Persona que solicita el material. 2.- Departamento.3.- Sucursal.4.- Fecha en que se formula la requisición. 5.- Número de requisición.6.- Cantidad requerida. 7.- Descripción clara y exacta del material solicitado. 8.- Clave (en caso de que haya catálogo).9.- Partida. 10.- Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etcétera). 11.- Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y el visto bueno del departamento correspondiente.12.- Observaciones.

Así mismo deberá considerarse la siguiente información por medio de los documentos adecuados y con los datos debidamente integrados:

5. Orden de compra6. Copias de la orden de compra7. Acuse de recibo de la orden de compra8. Orden de compra de contado9. Devolución de los materiales10. Avisos de cambio en la orden de compra11. Ajustes o correcciones de las facturas

4.3 ARCHIVO

Los archivos de compras, son los medios para agilizar las formas en sus diversas etapas de ejecución, brindan información sobre el producto y el vendedor, sobre precios y fuentes potenciales, que está a disposición del personal de compras.

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El sistema de archivo empleado en una empresa y en lo particular al departamento de compras, sería de enorme valor, sólo si brinda un fácil acceso a la información requerida, si no es muy complicado y contiene detalles sobre las diversas actividades del área, cubriendo aspectos como correspondencia, algunas publicaciones de los proveedores, como catálogo y folletos, requisiticos de compra, contratos, cotizaciones, órdenes de compra, especificaciones de mercancía, correspondencia y registros.

5. COMPRAS NACIONALES

5.1 COMPRAS PARA EL SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO

SECTOR PRIVADO

Es la Parte del sistema económico integrado por empresas y consumidores distintos al Estado y sus dependencias. Todos los agentes económicos distintos al sector público.

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Incluye a empresas, familias e instituciones con fines de lucro.

La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa del sector privado, por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la medida que se realice una buena compra.   Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos son bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendrá un margen de utilidad mayor.

SECTOR PÚBLICO

El proceso formal a través del cual las dependencias gubernamentales obtienen bienes y servicios, incluyendo servicios de construcción u obras públicas. Abarca todas las funciones que corresponden a la adquisición de cualquier bien, servicio, o construcción, incluyendo la descripción de los requisitos, selección y solicitud de oferentes, la evaluación de las ofertas, preparación y adjudicación del contrato, disputa y resolución impugnaciones y todas las fases de administración del contrato. La compra gubernamental significa el proceso por medio del cual un gobierno adquiere el uso de o adquiere bienes o servicios, o cualquier combinación de ello, con fines públicos sin intención de venta comercial o reventa, o uso en la producción o suministro de bienes o servicios para venta comercial o reventa.

5.2 OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS

SECTOR PRIVADO

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1. Es el recibo de las requisiciones de compra, hechas por el personal de producción que indican qué es lo que se necesita, cuántas unidades se necesitan, cuando deben estar disponibles estos artículos para la producción y quién hace la requisición.

2. El segundo paso es el análisis de las posibles fuentes de abastecimiento. El departamento de adquisiciones lleva archivos de proveedores y puede recurrir a ellos para compilar una lista de los proveedores disponibles. Los proveedores que estén calificados para surtir el pedido son notificados. Si el pedido se va a decidir por medio de ofertas, la compañía enviará una solicitud para cotización de precios a cada uno de los proveedores. En estas solicitudes también se piden informes con relación a descuentos y fechas de embarque y de entrega.

3. El tercer paso es el análisis de las cotizaciones del proveedor. Se revisan las cotizaciones en términos de precios, descuentos y fechas de embarque y de entrega. Además también se consideran la solvencia del proveedor, la reciprocidad, la calidad del trabajo y otros factores.

4. El cuarto paso es la colocación de la orden de compra. La orden de compra es un contrato obligatorio si es aceptado por el proveedor. En consecuencia, el departamento de adquisiciones tendrá cuidado de ver que sea exacta toda la información que figure en la orden. La orden de compra debe contener descripciones de los artículos que se piden, precios unitarios, extensiones de éstos precios, cantidades pedidas, descuentos cantidades de pago, instrucciones para el embarque, fecha del pedido, fecha de entrega, número de orden de compra y la firma del agente de compras.

5. El quinto paso implica el seguimiento del pedido. Tratándose de órdenes importantes, adquisiciones puede hacer comprobaciones ocasionales para ver si se está obteniendo un progreso satisfactorio para cumplir la orden. Si se trata de un embarque cuantioso, el departamento de adquisiciones puede hacer comprobaciones para ver si la orden esta siendo transportada de acuerdo con el programa.

6. El sexto paso es el recibo de los artículos. Al ser recibidos por el departamento de recibo, los artículos son revisados por muchos detalles, como se trató con anterioridad.

7. El paso final implica la terminación de los registros. Los artículos son registrados en el inventario, la operación de la compras se registra como terminada y se envía el pago al proveedor.

SECTOR PÚBLICO

La adquisición de bienes o contratación de servicios por parte del gobierno debe, en principio, realizarse bajo concurso en el que tendrán prioridad los fabricantes y

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proveedores radicados en el país, se observarán las bases, reglas, procedimientos y requisitos que establezcan las diversas disposiciones que normen sus ejercicios.

Esta actividad se realiza en forma centralizada; es decir, una sola dependencia se encarga de todas las adquisiciones de materiales y suministros de las contrataciones de servicios y en general se denomina a esa dependencia Área de Recursos Materiales y Servicios.

En base a prioridades y conforme al calendario de requerimientos de materiales, suministros y servicios, las dependencias someten sus requisiciones al área encargada durante los primeros días de cada mes que concentra todas las de la administración, las analiza y luego verifica existencias. Si las hay y se justifica a la requisición, procede a proveerlas.

Si recursos materiales y servicios no cuenta con existencias y las requisiciones son mayores a una cantidad determinada, entonces podrá remitírseles al comité de adquisiciones, en cuyo seno los funcionarios que la integran decidirán sobre su procedencia y en su caso autorización. Este comité es presidido por los titulares del área de Recursos Materiales y Servicios.

Una vez autorizada la requisición por el comité de Adquisiciones o por quien corresponda se envía a la Secretaría de Hacienda que verifica la solicitud de compra o de servicio, según se trate y certifica la disponibilidad de fondos autorizados. Si existen fondos, la requisición se envía de nuevo al área.

El área recibe solicitud de compra o de servicio autorizada por Hacienda. En base a esto, envía órdenes de compra o de servicios a los proveedores quienes llenan y remiten las facturas respectivas al área usuaria.

Estas dependencias las verifican y en su caso las aprueba, para enviarlas a la Tesorería; aunque por otra parte las facturas también pueden presentarse directamente por los proveedores por medios electrónicos.

Se reciben las facturas elaboradas por los proveedores, se verifican requisitos fiscales, cálculos aritméticos y firmas autorizadas. Si todo está correcto y ahí disponibilidad de fondos, entonces procede a codificar el documento, registrar el trámite presupuestal y demás movimientos, conforme el sistema implantado, y en su caso a emitir cheque nominativo, acompañado de la póliza - cheque y de la orden de pago correspondiente. En caso de no haber disponibilidad de fondos, la Tesorería programa a determinada fecha el pago al proveedor.5.3 DIFERENCIAS DE CADA SECTOR

Realmente las diferencias entre cada sector son pocas, respecto al uso y procedimiento, podríamos mencionar que el sector privado encamina las compras a la reventa, mientras

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que el sector público a la atención se servicios a la ciudadanía, pero ambos comprenden puntos substanciales, así como grandes transacciones individuales, aunque tienen objetivos semejantes:

La mayoría de las leyes, que establecen ordenamientos en las dependencias o agencias gubernamentales, también prescriben reglamentos bajo los cuales deben operar el sector privado.

La dependencia pública compra con base a un presupuesto y debe cargar los fondos para cada compra hecha con el mismo. Su contraparte la privada, compra respecto a un programa de producción o acción que ha sido fijado.

El comprador público no puede hacer reciprocidad, algunos compradores privados practican, pues el desembolso es de diversos puntos de vista, incluyendo la reciprocidad.

El comprador privado considera las fuentes de suministro y los precios pagados, como secretos comerciales; en contraste, las tabulaciones de las ofertas recibidas en las compras públicas, se divulgan para información general, éstas se convierten en fuente de información competitiva, para las personas que están en el campo de las ventas.

Los compradores públicos comparten información, mientras que los privados no lo hacen.

5.4 POLITICAS DE OPERACION

Son una guía que nos lleva a nuestro objetivo. Sirven para proporcionar una guía para el personal de departamento, fijar normas para disminuir el número de desviaciones y dejar

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establecida la autoridad y responsabilidad de la función del departamento, de compras. La política de compra es un enunciado de los principios y reglas que definen la actitud de la empresa en materia de abastecimiento. Dicha política podría formularse de la siguiente manera:

La responsabilidad de las compras se confía al departamento de abastecimientos, único autorizado para comprometer a la compañía con un proveedor. Este departamento debe recurrir sistemáticamente a la competencia entre los proveedores.

Asegura que los proveedores respeten íntegramente las condiciones en las cuales se han comprometido.

5.5 LICITACIONES PÚBLICAS

La Ley de Adquisición y Obras Públicas regula el presupuesto, ejecución, mantenimiento y control de: Adquisiciones Arrendamiento de bienes muebles Prestación de servicios obra Pública y servicios relacionados con la misma, que contraten la Presidencia de la República, las Secretarías de Estado o sus departamentos. Administrativos, las Procuradurías Generales de la República, el Depto. del D. F., los organismos descentralizados, así como empresas de participación estatal mayoritaria. Estas dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como obra pública, sujetos a las disposiciones de los presupuestos anuales de egresos de la Federación, mediante:

A. Licitación Pública.B. Por invitación restringida.C. A por lo menos tres proveedores o contratistas

5.6 ADJUDICACION DIRECTA

Será aplicable la planeación de las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como de la Obra Pública, ajustados a los objetivos y prioridades del Plan Nacional de Desarrollo, así como los programas sectoriales e instituciones que correspondan. Las dependencias deberán establecer comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios, que analizarán presupuestos, dictaminarán la procedencia de las adquisiciones, propondrán políticas y lineamientos, y para externar su opinión sobre fallos y dictámenes emitidos por los servidores públicos responsables. Las Licitaciones se realizan bajo Convocatoria Pública, para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que serán abiertos públicamente, a fin de asegurar al estado las mejores condiciones disponibles, calidad, financiamiento, oportunidad, y demás circunstancias pertinentes.

Se recurre a adquisiciones y obras, proveedores/contratistas extranjeros, cuando no

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existe oferta en cantidad o calidad de proveedores, y los contratistas nacionales no cuenten con la capacidad para la ejecución de la obra.

Las convocatorias por Licitación Pública serán publicadas simultáneamente en el Diario Oficial de la Federación, en un diario de circulación nacional y en uno de la entidad federativa dónde haya de ser utilizado el bien, prestado el servicio o ejecutada la obra conteniendo: * Nombre de la dependencia. * Lugar, fecha y horario para obtener las bases de licitación, y su costo. * Fecha, hora y lugar del acto de apertura de proporciones. * Descripción general de los bienes a adquirir o la obra a adjudicar. * Plazo de entrega o fecha de terminación de los trabajos.

Las bases deberán además contener criterios claros y detallados para la adjudicación, el plazo, lugar y condiciones de entrega de las adquisiciones, arrendamientos, servicios y obras (en estas se firman normas de calidad para materiales y especificaciones de construcción, así como los requisitos que deben reunir los que deseen participar. Todo interesado que satisfaga los requisitos de la convocatoria y las bases de la licitación, tendrá derecho a presentar su proposición y la dependencia debe proporcionar a todos los interesados igual acceso a la información relacionada a la licitación, a fin de evitar favorecer a algún participante.

El plazo para la presentación y apertura de proposiciones no podrá ser a cuarenta días naturales a partir de la publicación de la convocatoria, salvo por urgencia justificada, en cuyo caso nunca será menor a diez días naturales., Los participantes deben garantizar seriedad y la convocante conservará en custodia las garantías aplicables de que se trate, hasta la fecha del fallo. Puede rescindirse administrativamente un contrato, en caso de incurrimiento en incumplimiento de las obligaciones pactadas o por dolo o mala fe respecto a proporcionar información errónea. Una dependencia no puede recibir propuestas ni celebrar contrato cuando el servidor público que intervenga tenga interés personal, familiar (no puede resultar beneficio a su cónyuge ni a parientes consanguíneos hasta el cuarto grado) o de negocios

5.7 ANALISIS FINANCIERO DE LA COMPRA

El análisis financiero es una técnica de evaluación del comportamiento operativo de una empresa, diagnóstico de la situación actual y predicción de eventos futuros y que, en consecuencia, se orienta hacia la obtención de objetivos previamente definidos.El primer paso en un proceso de ésta naturaleza es definir los objetivos para poder formular.

Las herramientas de análisis financiero pueden circunscribiese a las siguientes: a) análisis comparativob) análisis de tendenciac) estados financieros proporcionalesd) indicadores financieros

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e) análisis especializados, entre los cuales sobresalen el estado de cambios en la situación financiera y el estado de flujos de efectivo.

A continuación, los interrogantes y criterios que van a ser satisfechos con los resultados del análisis.

Los indicadores financieros agrupan una serie de formulaciones y relaciones que permiten estandarizar e interpretar adecuadamente el comportamiento operativo de una empresa, de acuerdo a diferentes circunstancias. Así, se puede analizar la liquidez a corto plazo, su estructura de capital y solvencia, la eficiencia en la actividad y la rentabilidad producida con los recursos disponibles.

El análisis financiero de las compras, debe partir bajo los concepto anteriores y desde el mismo presupuesto, primeramente de ventas, mismas que están relacionadas con la producción, con el volumen de material, que se ha de consumir para satisfacerlas, y el plan financiero, adicionalmente, hay que hacer el cálculo de gastos relacionados con la adquisición de muebles, enseres y otros artículos que sean necesarios.

Si bien es cierto que el departamento de compras no es responsable de elaborar la planeación financiera respectiva, es cierto que deberá contribuir en toda su extensión de la palabra con proporcionar los datos exactos y necesarios para elaboración de estos.

5.8 ASPECTO LEGAL GUBERNAMENTAL

Se refiere a la base legal en la cual se fincan las compras, mismas que deberán sujetarse a las leyes y reglamentaciones que se tienen establecidas en territorio nacional.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

TRATADOS o Tratados de Libre Comercio suscritos por el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos con los Gobiernos de otros países que contengan un capítulo de Compras del Sector Público, aprobados por el Senado y publicados en el Diario Oficial de la Federación.

LEYES o Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; o Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; o Ley Federal de Presupuesto, y Responsabilidad Hacendaría; o Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros; o Ley sobre el Contrato de Seguro; o Ley Aduanera; o Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; o Ley Federal de Procedimiento Administrativo; o Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos; o Ley Federal de Instituciones de Fianzas;

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o Ley Federal de las Entidades Paraestatales; o Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito; o Ley de Comercio Exterior; o Ley de Planeación; o Ley Federal sobre Metrología y Normalización; o Ley General de Desarrollo Social; o Ley del Impuesto sobre la Renta; o Ley del Impuesto al Valor Agregado; o Ley de Ingresos de la Federación del ejercicio fiscal correspondiente.

CODIGOS o Código Civil Federal; o Código Federal de Procedimientos Civiles; o Código de Comercio; o Código Fiscal de la Federación.

REGLAMENTOS o Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; o Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; o Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; o Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales; o Reglamento de la Ley General de Desarrollo Social; o Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta; o Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado; o Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

DECRETOS o Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para cada ejercicio fiscal; o Decreto por el que se regula el Consejo de Evaluación de la Política de Desarrollo Social; o Decreto por que se adiciona el artículo 17 Bis a la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección el Ambiente; se reforman el artículo 27 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y el 28 de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. D.O.F del 13 de junio de 2003; o Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. D. O. F. del 7 de julio de 2005; o Decreto que reforma, adiciona y derogan diversas disposiciones del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. del 30 de noviembre de 2006; o Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. D.O.F del 4 de diciembre de 2006.

6. COMPRAS AL EXTRANJERO

6.1 IMPORTANCIA Y SITUACIONES QUE LE DAN ORIGEN

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Las compras al extranjero han tomado vital importancia después de las dos grandes guerras mundiales, desde la primera mitad del XX y la aceleración de los cambios tecnológicos, económicos y sociales que se han suscitado en el mundo.

Las tendencias de las administraciones nacionales a estimular las importaciones, es debido a que se han reducido las tarifas aduanales, mediante convenios mercantiles, a las innovaciones tecnológicas, ya que los medios de transporte son más rápidos, al incremento en el uso del inglés en el comercio internacional, a los tratados de libre comercio, zonificado o no, básicamente.

El Comercio Exterior es el intercambio de bienes, servicios y capitales entre diferentes países. Cuando un país necesita ingresar productos se produce la importación, la que es definida como "la introducción legal de mercancía extranjera para su uso o consumo del país".

A pesar de las ventajas del libre intercambio de mercancías, es importante considerar algunos aspectos que implican limitar la entrada de productos extranjeros, lo que se conoce como medidas proteccionistas representadas en los aranceles aduaneros de importación. La aplicación de estos aranceles es gravitante en la economía de un país, permiten, por ejemplo, obtener recursos fiscales y limitar las importaciones para proteger a la industria nacional.

Las situaciones que puedan dar origen e estas importaciones recaen básicamente en los siguientes términos:

a) La obtención de mercancías, maquinaria y equipo de países extranjeros, que no se producen en el país.

b) La calidadc) El preciod) La adquisición de mercancías en un país extranjero, para usarlas en otroe) Los convenios y los bloques de libre comercio y producción

6.2 PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS

Al adquirir compras en el extranjero, tenemos distintos canales de importación de selección, mismos que dependen del tamaño y la capacidad de la empresa, de la naturaleza del negocio, la estructura financiera, métodos y las prácticas comerciales.

1. Contratar directamente con el fabricante

El comerciante contratará, en su propio nombre, directamente con el comprador extranjero.

Adquisición, también en su nombre, en el país importador.

Entrega en el puerto de entrada del país, la factura al comprador, de acuerdo con el contrato.

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Pero también puede adquirir, antes de tener contrato con su comprador de importación, ya que supone que tiene conocimientos del mercado y de las futuras necesidades.

La ventaja de este procedimiento, es que el comprador puede recurrir a los tribunales nacionales, en el caso de reclamación o controversia que se dé en el.

2. Por contrato, por corredor de importaciones

El corredor de importaciones, actúa como intermediario entre el comprador y el vendedor, al cual se le paga una cantidad pactada por sus conocimientos y servicios prestados.

La protección que le brinda, al comprador, el corredor nacional, está garantizada además del hecho de que el comprador siga disponiendo de sus servicios, le da una distinguida atención mostrándole la mercancía que se trate, garantizando que es tan buena como se ha declarado, por el conocimiento que ha adquirido en el desempeño de su trabajo.

El importador que compra materiales, para atender a compradores más pequeños, que necesitan una fuente de abastecimiento en la que debe confiar y el crédito que le otorguen, también fija precios. La ventaja es que, puede revisar la mercancía y acudir al almacenista para que se reúnan o no los requisitos del contrato.

Es desventaja tratar con varios agentes de importación , que estén en el negocio para obtener utilidades y el comprador que conoce las fuentes directas e inmediatas de información del mercado extranjero.

3. Al tratar con agente, comerciante o corredor-exportador, extranjero

El comprador tiene ventaja, como pueden ser:

a) Clasificación de la mercancía y separación, almacenaje, guarda y reserva de espacio

Para escoger cualquiera de estas fuentes se tiene que tomar en cuenta:

- Métodos comerciales- Mercancía que se trate y sus características.- Seguridad contra posibles pérdidas.

b) Requisitos

Depende de cada país, puesto que la gran mayoría, ha impuesto restricciones al comercio exterior, estas pueden clasificarse de la siguiente manera:

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- Limitaciones a cambio de otros, como son las licencias para comprar cantidades exactas en divisas extranjeras, para fines específicos.

- Reglamentación de importaciones; requiere, previo permiso para exportar mercancías de procedencias extranjera, casi siempre de la misma clase y cantidad.

- Tarifas aduanales, las cuales restrieguen las importaciones extranjeras, cobrando altos derechos de importación.

Es medular de quien depende de la compra, ya sea del propio comprador o a través de un agente, o consignatario extranjero, que todo caso debe estar en posibilidad de dar información respecto a los controles y documentos que se necesitan. Por lo general requieren:

Permisos de importación, que debe contener la declaración de la conversión de la divisa autorizada, mercancía, importe, especificaciones, pago y límite de tiempo para el embarque o la llegada de la mercancía.

A dichos permisos, se les debe dar especial atención para cumplir adecuadamente y evitar multas, dilataciones y muchas veces la renovación del permiso.

Además, los países mercantiles mantienen consulados y servicios de información en varias ciudades, agencias de compras gubernamentales y oficinas en las ciudades portuarias en algunos centros fabriles y comerciales; su función es fomentar el comercio, en sus respectivos países.

6.3 EL PAPEL DEL GOBIERNO Y LA REGULACIÓN

El gobierno de cada país impone ciertos controles a la importación de mercancías de origen extranjera, para que se cumplan las restricciones, respecto a cobrar derechos de importación de artículos que no estén exentos, según las leyes aduanales y las ordenanzas del Ejecutivo; esto es por los acuerdos comerciales recíprocos.

Además los gobiernos extranjeros piden a sus exportadores que obtengan sus licencias de exportación con el objeto de estimular a otros industriales a la producción de diferentes artículos o bienes, con diversos reglamentos que se aplican, según la naturaleza y cuantía de las mercancías que se exporten, que algunas veces depende del país o tipo de moneda que ofrece el comprador.

Estos derechos de importación, ayuda a otros países, para que se obtengan mayores beneficios, los cuales pueden ser:

Ad-valorem, un tanto por ciento del valor de la mercancía.

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Especificados, son a través de una cantidad precisa, por unidad de peso, medida o mixto.

Derechos completos a las tarifas especificadas o preferenciales, gravando solo un porcentaje de la misma.

Estradas libres de derechos de artículos exentos, que son particulares de países que tienen tratados.

Convenios comerciales recíprocos, firmados entre dos países, para reducir los derechos de importación entre las naciones, que se aplican a otras.

En muchos países los gobiernos restringen los artículos o bienes especificados, ya que deben cumplir con la reglamentación de la legislación sobre mercancías clasificadas, para que puedan ser ofrecidas al público.

La regulación de compras al extranjero, se da nivel de cada país, ya que cada uno determina las condiciones para que puedan efectuar a través de expedir leyes, firma de tratados y convenios.

6.4 LAS TARIFAS ARANCELARIAS Y LAS AGENCIAS ADUANALES

El fortalecimiento de la competitividad económica tiene como uno de sus factores clave la existencia de una regulación eficiente y una estructura de normas simplificada que involucre bajos costos en su cumplimiento, de modo que estén realmente enfocadas en las necesidades de los ciudadanos.

Objetivos:1) proteger la producción nacional de prácticas desleales de comercio internacional.2) propiciar la confianza necesaria para que en los términos del marco jurídico vigente ingrese la inversión extranjera que el país requiere.3) promover el crecimiento de la actividad económica con el desarrollo y aplicación de una normatividad clara y eficaz.

Glosario de términos utilizados:

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- Arancel de Importación: Impuesto exigido cuando un bien es importado.

- Arancel de Exportación: Derecho arancelario sobre los productos exportados.

- Arancel de Nación Más Favorecida (NFM): Arancel que un país miembro de la OMC cobra a las importaciones provenientes de otro miembro.

- Exento (Ex.): Implica que las importaciones provenientes de determinado país entran libres de arancel.

- Excluido (EXCL.): Implica que esa fracción quedó excluida de la negociación de un acuerdo comercial. Por tanto, aplica el arancel NMF.

- Normas Oficiales Mexicanas: Establecen la terminología, clasificación, directrices, especificaciones, atributos o características aplicables en forma obligada a un producto.

- Prosecs: Los Programas de Promoción Sectorial (PROSECs) son instrumentos mediante los cuales los productores con autorización, podrán importar determinados bienes con arancel ad valorem preferencial, siempre que éstos se empleen en la producción de las mercancías correspondientes a cada programa. El 2 de agosto de 2002 se publicó el decreto por el que se establecen estos programas y posteriormente se han publicado diversas reformas a éstos. Para más información consultar la sección de PROSECS en la página de la SE.

La tarifa arancelaria es una cuota, a base de impuesto, que los países imponen a las personas físicas o morales que quieren importar productos dentro del país que la impone. Esta tiene varias funciones como el control de importaciones para evitar una importación desmedida del producto al que se le aplica. Asimismo, están basadas en un sistema armonizado internacional elaborado por la Organización Mundial Aduanera. La tarifa arancelaria se aplica de acuerdo a este sistema armonizado y se contiene en las legislaciones de todos los países. Algunos países que tienen celebrados tratados de libre comercio no tienen tarifas arancelarias o las que existen se están "desgravando" poco a poco. Casos concretos Mercosur, TLC, Grupo de los tres.

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Tarifas Arancelarias (derechos)

Se entiende por tarifa arancelaria el conjunto de derechos o gravámenes que se aplica a las mercancías que recogen las partidas y subpartidas de la Nomenclatura Combinada.

La tarifa del AAC (Arancel Aduanero Común) se denomina de doble columna:

Derechos convencionales: Se aplican a las mercancías originarias de países firmantes de GATT, de países a los que la UE aplica la cláusula de país más favorecido o de países con los que la UE ha firmado acuerdos preferenciales.

Derechos autónomos: se aplican a las mercancías provenientes de países con los que la Comunidad no ha suscrito acuerdos preferenciales (terceros países).

Derechos ad valorem, específicos, mixtos y compuestos.

El AAC fija sus gravámenes en tipos ad valorem para la casi totalidad de sus partidas, no obstante, también incluye tipos de gravámenes específicos, tipo mixtos y tipos compuestos.

Ad valorem: Un porcentaje sobre el valor en aduanas de la mercancía.

Específicos: Una cantidad por cada unidad o múltiplo de unidades físicas (de superficie, de longitud, de capacidad, de peso, etc.).

Mixtos: un tipo “add valorem” más otro “específico”.

Compuestos: Se basa en un derecho add valorem al que se determina:

Un límite inferior mediante un derecho específico que constituye el mínimo de percepción.

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Un límite superior mediante un derecho específico que constituye el máximo de percepción.

AGENCIAS ADUANALES

El agente aduanal es un profesional del comercio exterior, que mediante una patente, está legitimado para actuar a nombre del exportador ante la aduana para realizar el despacho aduanero (art. 40 de la Ley Aduanera). Generalmente, aplica una tarifa de honorarios que va con relación al valor de la exportación por la prestación del servicio.

Las agencias aduanales aparte de la clasificación de la mercancía, puede ofrecer los servicios de logística internacional, distribución, trámites ante diferentes dependencias, almacenaje y asesoría en materia aduanera.

Los gastos que se consideran durante el despacho aduanero de exportación son:

Derechos a la Declaración Aduanera de Exportación Honorarios del agente aduanal Servicios de asesoría en comercio exterior del agente aduanal (opcional) Manejo de la mercancía si fuere necesario. Almacenaje (opcional) Es importante asegurarse de que su agente aduanal cuente con la patente correspondiente y goce de buena reputación para que realice el despacho aduanero de manera eficiente.

6.5 DOCUMENTOS QUE ORIGINAN UNA TRASACCION INTERNACIONAL

El Conocimiento de Embarque.

En términos generales se llama así al documento extendido por las empresas de transporte, en el cual se específica la mercadería recibida para ser transportada.

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Tiene especial importancia en relación al Comercio Marítimo y Fluvial porque el libramiento del presentado nombramiento corresponde al capitán y al cargador. Este documento debe contener de conformidad con el Artículo 70 del Reglamento de la Ley Orgánica de Aduanas:

* Denominación o razón social y dirección del transportador.

* Nombre y dirección del remitente.

* Nombre y dirección del destinatario.

* Cantidad y clase de bulto.

* Marca y números.

* La denominación corriente de la naturaleza de la carga: granos, cajas, etc.

* Características de peligrosidad, en el caso de la carga.

* Descripción usualmente empleada.

* Peso bruto de la carga, o la cantidad expresada en otra forma.

* Fletes y gastos suplementarios indicados separadamente, y valor declarado de la carga.

* Lugar y fecha de embarque de la carga; y lugar previsto para su entrega.

En síntesis, es un título de propiedad de la mercancía. Es un documento construido o elaborado a partir d los datos de las instrucciones de embarque y de la declaración de exportación; representa la constancia de que la Naviera (Transportista) ha recibido la mercancía que en él se describe y de los términos en los cuales la mercancía a de ser transportada (bill all loading).

La Factura Comercial.

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por Ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario

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lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes (RUC), exceptuándose este requisito en operaciones de exportación.

El Certificado de Origen.

Es aquel que dicta la autoridad competente a los efectos de acreditar el país de procedencia de las mercaderías a fin de beneficiarlas con aranceles preferenciales, todo ello conforme a los convenios internacionales celebrados a dicho efecto.

Otros Documentos utilizados en el Comercio Internacional.

1- Boleta de Venta: Tiene por finalidad acreditar o respaldar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios en operaciones con consumidores o usuarios finales y en operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado.

2- Orden de Compra: Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.

Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.

3- Nota de Crédito: Será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.

4- Guía De Remisión: Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado. Según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias, una queda en el talonario

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para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

5- El Vale: Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero por cuenta del firmante del documento.

6- Los Giros: Es un documento por el cual una persona da orden a otra para pagar a una tercera cierta cantidad de dinero, en distintos lugares al de procedencia, puesto que los giros pueden extenderse en moneda nacional y en moneda extranjera.

Los giros se clasifican según el medio que utilizan para el traslado del dinero: Giro Bancario, Giro Telegráfico, Giro Cablegráfico.

7- Carta de Crédito: Son aquellas que los comerciantes dirigen a otros corresponsal o clientes suyos. La carta de crédito es para facilitar fondos a los viajeros a medida que va necesitando.

Las personas que necesitan viajar y llegar cantidades considerables de dinero, para evitar riesgos entrega a un comerciante o banquero cierta cantidad de una carta de crédito a su favor por el importe que deposita.

8- Pagaré: Es un título-valor de circulación y aparece como forma impropia del contrato de cambio que contenía intereses. Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo.

La letra de cambio a diferencia del pagaré, es de orden abstracto, es decir, que no se indica la causa que la origina, ni se pueden pactar los intereses, en el pagaré si se puede indicar la causa que lo origina, pactar los intereses y afianzar la obligación.

Es por esta razón seguramente, que el pagaré es más utilizado que la letra de cambio, en los bancos e instituciones financieras, por cuanto el propio pagaré podrán pactar los intereses y garantizar la obligación mediante el aval, en otras palabras diremos que es un título-valor más completo que la letra de cambio.

9- Nota de Pedido: Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados. Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido. Dicho documento es emitido por la empresa proveedora, con fines de control interno dentro de su negocio.

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10- Cheque: Es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito.

Los cheques son girados a cargo de los bancos; quienes entregan talonarios numerados en serie. También dichos talonarios pueden ser mandados a confeccionar por el librador, pero previa autorización del banco correspondiente. Para librar o girar un cheque el girador debe tener los fondos suficientes o sobre giro que le otorga el banco.

11- Certificado de Depósito en Aduanas o Warrant: Cuando un comerciante entrega sus mercaderías para la explotación en las Aduanas que existen en los puertos, la Aduana que es la oficina que administra y controla los derechos y le entrega un certificado de depósito por duplicado que se conoce con el nombre de Warrant.

Significado y Empleo de los Términos de Entrega en el Comercio Exterior:

- C.I.F. (Cost Insurance Freight): Costo, Seguro y Flete. Esta mención va seguida del nombre del puerto de destino. Expresión utilizada en la cotización de precios. Significa que le precio se entiende mercancía puesta en puerto de destino, flete pagado y seguro pagado.

- C.y.F.: Abreviatuta de Costo y Flete. Esta mención va seguida del nombre del puerto de destino convenido y significa que el precio se entiende mercancía puesta en puerto de destino, flete pagado, pero seguro no cubierto.

- F.A.S. (Free Along Side): Franco o libre al costado del navío. Esta mención va seguida del nombre del puerto de embarque. Término utilizado en cotización de los precios. Significa que el precio se entiende mercancía puesta al costado del navío en el puerto convenido, con todos los gastos, y riesgos hasta dicho punto a cargo del vendedor.

- F.O.B. (Free on Board): Franco a bordo. Esta mención va seguida del nombre del puerto de embarque. Término utilizado en la cotización de los precios. Significa que el precio se entiende mercancía puesta a bordo del barco, con todos los gastos, derechos, impuestos y riesgos a cargo del vendedor hasta el momento en que la mercancía ha pasado la borda del barco.

6.6 ANALISIS FINANCIERO DE LA COMPRA

En este contexto, es de gran relevancia, debido a las repentinas y constantes fluctuaciones del tipo de cambio de las divisas internacionales, en las que se contratan las adquisiciones de importación.

Las consideraciones básicas para el estudio financiero de las compras de importación, se basan de dos aspectos:

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1. El tiempo de financiamiento (corto o largo plazo)

Permite efectuar una estimación de los importes, que por intereses y que se generan, producto del capital y aquellos que tendrán que pagar por el efecto de la devaluación de la moneda, a los cuales se les denomina perdida en cambios, mismos que resultan, algunas veces, más caros que los propios intereses.

Lo anterior es muy difícil de calcular debido a la incertidumbre de los mercados bursátiles, en virtud de que los periodos de la deuda en que se tenga que liquidar la transacción entre dentro de los periodos en que prevalece la turbulencia financiera.

Sin embargo hoy en día contamos con diferentes instrumentos de deudo que de cierta forma amortiguan esta inconsistencias financieras, disminuyendo el riesgo, permitiendo realizar un cálculo más exacto y con menos márgenes de error, tal es el caso de los futuros o las opciones, los cuales están diseñados para proteger de flotaciones bruscas en los precios de los productos o servicios en los mercados. De tal forma de asegurar el tipo de cambio o valor de la mercancía a una fecha determinada.

2. Tipo de bien a consumir (de capital o de comercialización)

Ayuda a determinar la contribución marginal que el bien prospecto de adquisición derramará, considerando desde luego los efectos de las devaluaciones sobre el mismo.

En el caso de adquisiciones de maquinaria y equipo, no existe mucho de donde escoger, ya que la mayoría se produce en el extranjero, es importante señalar que existe un tratado denominado “tratado de bucareli”, en el que México quedo obligado a no producir maquinaria.

De ese modo, es importante que el estudio financiero de la adquisición, no olvide la repercusión en los costos de producción, vía gastos indirectos (depreciación y devaluación), serán cargados y evaluar su factibilidad de adquisición con base en la productividad esperada.

Respecto a los materiales de consumo, de igual manera, existen dos casos similares a la adquisición de la maquinaria: primero, no hay muchos casos en nuestro país con la calidad deseada; segundo, ni siquiera es producido.

6.7 ASESORAMIENTO EN COMERCIO EXTERIOR

El asesoramiento es el acercamiento que el comprador o vendedor requieren para hacerse llegar de mercancías, producto o servicios, s través de empresas especializadas en comercio exterior, que brindan servicios integrados en Asesoramiento legal en las áreas de comercio exterior, operaciones mercantiles, bancarias, almacenaje, consolidación y reexpedición de mercancías.

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El asesoramiento proporciona los lineamientos básicos y detallados de todo el proceso de importación, así como lineamientos globales sobre la organización y los procedimientos internos básicos; sugiere a todo empresario, preparación y formación constante para que su empresa logre efectivas ventajas económicas en la Negociación con el mercado Internacional.

Llevar a cabo una efectiva negociación internacional a través de la importación, es uno de los objetivos primordiales que pueda plantearse un empresario visionario. Orientarse a la importación implica por lo menos, estar plenamente consciente de los riesgos que conlleva y la necesidad de elaborar detallados planes de negocios que le permitan al empresario emprendedor lograr importaciones exitosas.

La tarea de importar implica contar con una gama de conocimientos y experiencias, que le permitan al empresario aprovechar las mejores oportunidades que ofrece la negociación en el mercado internacional.

La empresa debe saber que no se encuentra sola ante este importante reto de su internacionalización; ya sea a la hora de iniciarse en estas actividades, así como en el momento de afrontar los nuevos desafíos que van surgiendo una vez que la empresa incorpora a sus negocios productos de otros mercados, sean estos como parte de sus insumos o materias primas para la producción o para comercializarlos y distribuirlos con éxito dentro del mercado nacional o regional, logrando así con la ayuda de esta herramienta, verdaderas negociaciones con beneficios tangibles dentro de la Empresa.

6.8 EL PAPEL DE LAS SOCIEDADES NACIONALES DE CRÉDITO

Sociedades con personalidad jurídica y Patrimonio propio, que prestan el servicio de banca y crédito con apoyo a las prácticas y usos bancarios pero operan según directrices de Política Económica señaladas por el ejecutivo federal.

Este tipo de sociedades participan en la Intermediación Financiera, orientada a captar el Ahorro interno y canalizarlo hacia aquellas actividades estratégicas y prioritarias que se señalan en el Plan Nacional de Desarrollo y los Programas de Mediano Plazo.

El papel o función radica en la intervención que realizan las instituciones nacionales de crédito, como organismos auxiliares, instituciones nacionales de seguros y fianzas y demás entidades autorizadas legalmente para constituirse como medio de enlace entre el acreditante de un financiamiento y el acreditado, obteniendo una comisión por su labor al concertar los créditos en los mercados de Dinero nacional e internacional.

INTERMEDIACIÓN FINANCIERA

Actividad que consiste en tomar fondos en préstamo de unos agentes económicos para prestarlos a otros agentes económicos que desean invertirlos.

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Quien interviene en esta actividad Compra los activos financieros que emiten algunos agentes económicos y los transforma en activos financieros distintos, para venderlos a otros agentes económicos. No se trata sólo de una compraventa de activos financieros, sino que también existe una transformación de los mismos.

No obstante, la Función principal de esta actividad es canalizar fondos desde los ahorrantes a los inversionistas.

También denominadas Instituciones de banca de desarrollo, son entidades de la Administración Pública Federal, como ya lo mencionamos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, cuyo fin es promover el desarrollo de diferentes sectores productivos del país conforme a los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo.

La Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) se encarga de emitir reglas de carácter general y de realizar la supervisión de dichas instituciones. Banco de México, por su parte, emite diversas disposiciones dirigidas a las instituciones de crédito.

Las instituciones de banca de desarrollo están reguladas por la Ley de Instituciones de Crédito (LIC) y, en su caso, por sus leyes orgánicas; pudiendo realizar las operaciones establecidas en el artículo 47 de dicha LIC.

En México actualmente existen 6 bancos de desarrollo y un organismo público de fomento denominado Financiera Rural.

Banco Nacional del Ejército, Fuerza Aérea y la Armada, S.N.C.

Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.

Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.

Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C.

Nacional Financiera, S.N.C.

Sociedad Hipotecaria Federal, S.N.C.

Financiera Rural

Financiera Rural es un organismo público cuyo objetivo principal es canalizar recursos financieros y proporcionar asistencia técnica, capacitación y asesoría, al sector rural. Dicho organismo está descentralizado de la Administración Pública Federal, y coordinado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP).

6.9 ACUERDOS INTERNACIONALES DE COMERCIO

Los tratados y acuerdos, son instrumentos que buscan facilitar el intercambio comercial, esto se podría asemejar a: "Extender y mejorar las autopistas por donde transitan los

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productos mexicanos que se venden en el extranjero", es decir, es extender más allá de nuestras fronteras la política industrial y comercial de México. En este tema encontraremos los tratados y acuerdos suscritos por México con 49 países del mundo, divididos por regiones.

AMÉRICA DEL NORTE

Canadá, E.U.A. y México

Tratado de Libre Comercio con América del Norte, de la Comisión del Libre Comercio, de la Alianza para la Seguridad y la Prosperidad de América del Norte.

AMÉRICA LATINA Y EL CARIBE

En esta sección la relación comercial de México con América Latina y el Caribe.

o Acuerdos o Tratados

TLC Bolivia TLC Chile TLC Costa Rica TLC G3 TLC Nicaragua TLC Triángulo del Norte TLC Uruguay ACE Argentina ACE Brasil ACE Perú

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o Acuerdos para la Promoción y Protección Recíproca de las Inversiones (APPRIs)

Argentina Cuba Panamá Trinidad y Tobago Uruguay

ASIA, ÁFRICA Y OCEANÍA

En esta sección la relación comercial de México con Asia, África y Oceanía.

o Acuerdos o Tratados

TLC Israel AAE Japón

o Acuerdos para la Promoción y Protección Recíproca de las Inversiones (APPRIs)

Australia China Corea India

En esta sección la relación comercial de México con Europa.

o Acuerdos o Tratados

TLCUEM TLCMAELC

o Acuerdos para la Promoción y Protección Recíproca de las Inversiones (APPRIs)

Alemania Austria Belarus Dinamarca España Finlandia Francia Grecia Islandia Italia Paises Bajos Portugal Reino Unido

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República Checa República Eslovaca Suecia Suiza Unión Belgo-Lux

ORGANISMOS INTERNACIONALES

ALADI

Con la finalidad de reestructurar y continuar los esfuerzos de integración realizados por la Asociación Latinoamericana de Libre Comercio (ALALC), creada mediante la firma del Tratado de Montevideo de 1960, Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Ecuador, México, Paraguay, Perú, Uruguay y Venezuela, suscribieron el Tratado de Montevideo 1980, que instituyó la Asociación Latinoamericana de Integración (ALADI), a la cual se adhirió Cuba en 1999 y cuyo objetivo de largo plazo es establecer, en forma gradual y progresiva, un mercado común latinoamericano.

ALCA

El Área de Libre Comercio de las Américas, consiste en un proceso de integración regional en el que participan 34 países del continente americano, cuyo propósito es eliminar progresivamente las barreras al comercio, servicios e inversión.

Acuerdos para la Promoción y Protección Recíproca de las Inversiones (APPRIs)

Los APPRIs son tratados internacionales en materia de Inversión Extranjera Directa (IED) que, conforme a bases de reciprocidad, son diseñados para el fomento y la protección jurídica de los flujos de capital destinados al sector productivo. Se reconocen como un elemento generador de confianza para los inversionistas extranjeros, ya que permiten el establecimiento de un clima favorable para la inversión, estimula la inversión productiva y, simultáneamente, promueven el desarrollo económico de nuestro país.

7 COMPRAS Y BIENES DE CAPITAL

7.1 CLASIFICACION, CONCEPTOS, IMPORTANCIA Y CARACTERISTICAS

Aquéllos que no se destinan al Consumo, sino a seguir el proceso productivo, en forma de auxiliares o directamente para incrementar el Patrimonio material o financiero (Capital).

Término aplicado comúnmente al Activo Fijo, que abarca algunas veces partidas o elementos que contribuyen a la producción. Es sinónimo de Capital (o Bienes) de producción; es decir, el Capital empleado en la producción.

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Estos términos se refieren también a las formas materiales de los elementos de producción, tales como las máquinas, el equipo, etc., en contraste con valores de Capital (o de capitalización) que es la medida monetaria de dichos elementos. Son los activos destinados para producir otros activos.

Los bienes de capital se clasifican en: técnico, contable y jurídico:

Técnico: Conjunto de bienes materiales e inmateriales, que aumentan la productividad humana. ¿Que es la productividad? Es la relación entre tiempo empleado y la cantidad de productos terminados.

Contable: Es el conjunto de valores monetarios que se dedican a la práctica de la amortización y que se consideran como valores contantes. ¿Que es la amortización? Dinero que se usa para mantener el valor de los bienes de capital que se desgastan.

Jurídico: Conjunto de derechos de disposición sobre títulos, valores, etc, que rinden para sus poseedores rentas. Sin trabajo correspondiente

También el capital se puede clasificar como, fijo o circulante.

Fijo: que interviene en varios ciclos de producción, sin sufrir transformación en su estructura técnica.

Circulante: No puede intervenir en más de un ciclo productivo sin sufrir transformaciones.

Desde el punto de vista comercial:

Se considera que los bienes de capital son aquellos activos físicos disponibles para ser utilizados en la producción corriente o futura de otros bienes y servicios. De tal forma, no están destinados a satisfacer directamente las necesidades de consumo presente o futuro.

1) Bienes de capital para la producción de bienes: abarca aquellos bienes usados en las producciones agrícolas, industriales, mineras y destinadas a obras de infraestructura. Por su parte, dentro de los bienes de capital para uso industrial se encuentran las categorías maquinaria de uso difundido y específico de diversas ramas productivas. Cabe señalar que la categoría bienes de capital para infraestructura incluye aquellos bienes destinados a las actividades de construcción y mantenimiento de obras relacionadas con las vías de comunicación, el desarrollo urbano y rural tales como: carreteras, ferrocarriles, caminos y puentes.

2) Bienes de capital para la producción de servicios: contiene aquellos bienes que son utilizados en la producción de algún servicio, tales como los bienes de capital

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para transporte y su infraestructura, equipamiento médico y maquinaria para el tratamiento de la información, entre otros.

3) Bienes de capital de uso general: reúne aquellos productos a los que, por su descripción y la falta de información del sector demandante, no se puede identificar para la producción de qué tipo de bienes son utilizados. Como ejemplo se puede citar a los compresores, calderas, los instrumentos de medición y control.

4) Bienes de consumo durables: comprende los bienes de uso doméstico, como por ejemplo los electrodomésticos y aparatos de telefonía y TV.

5) Otros: Contiene la Piezas y accesorios para bienes de capital, herramientas y máquinas herramientas.

La creación de capital está directamente ligada a la abstinencia y al ahorro, pues la creación de bienes de capital implica destinar a la elaboración de los mismos insumos que podrían ser dedicados a la producción de bienes de consumo inmediato. Al abstenerse del consumo presente y utilizar los recursos disponibles para la creación de bienes de capital se asegura, sin embargo, un mayor consumo futuro, pues el valor de la producción depende en gran medida de los medios de capital empleados para llevarla a cabo. De allí que el crecimiento económico y el mayor nivel de vida de las naciones modernas depende, en una medida importantísima, de la gran cantidad de capital acumulado que permite los altos rendimientos actuales y, por lo tanto, un nivel de consumo mucho más alto.

La principal característica de los bienes de capital se encuentra en el contenido tecnológico de los bienes de capital. Estas maquinas y equipos no sólo condensan las mejores “reglas del arte” en materia de automatización, productividad, minimización del mantenimiento requerido y de los defectos de fabricación, sino que también dan cuenta del profundo conocimiento que tienen sus diseñadores sobre el proceso de producción del bien o servicio a cuya producción están destinados. Así, la ingeniería de producto de una máquina es además ingeniería del proceso en el que participa. El diseño y fabricación de bienes de capital es una actividad intensiva en conocimiento, no sólo obtenido en el sistema educativo formal, sino también en la práctica de la fábrica donde se forma el “arte” de los operarios especializados.

Otra característica de los bienes de capital es su producción en series cortas (inclusive a la medida del demandante), con bajo índice de automatización y alto requerimiento de mano de obra calificada. Además, como bienes complejos que son, requieren para su desarrollo, la concurrencia de distintas ramas del conocimiento, promoviendo las interrelaciones entre empresas con distintas especialidades que difunden las nuevas tecnologías en todo el sector industrial. Así, un sistema productivo capaz de resolver los desafíos que plantea el diseño y fabricación de bienes de capital debe ser tecnológicamente maduro e innovador a la vez.

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7.2 SITUACIONES QUE LE DAN ORIGEN

Han pasado 16 años de la entrada de México al GATT y hablar de “fabricación de bienes de capital” en México es casi utópico, pues siendo este país la nación más abierta del mundo ya que ha firmado más tratados de libre comercio que cualquier otro, no cuenta con los elementos suficientes para realizarlo.

Con base en la historia comercial anterior y retomando los grandes cambios en los aspectos técnicos de fabricación, debemos revisar los conceptos, diferenciando los enfoques entre “Fabricación de Bienes de Capital” y “Ensamble de Bienes de Capital”. En primer lugar, hablar de fabricación de maquinaria como se entiende el concepto de manera general, es casi imposible realizarse en México ya que no existe la infraestructura de proveeduría necesaria para este fin y pensar en una fabricación integrada verticalmente implica una estructura enorme que no sería económicamente viable.

De hecho en los países productores de maquinaria son casi inexistentes las empresas que fabrican de manera vertical la totalidad de partes de una máquina. La mayoría de estas empresas diseñan la máquina y se surten de varios proveedores para realizar la gestión de fabricación, para continuar con el ensamble y terminar con la prueba y puesta a punto de la maquinaria.

Por otro lado, las economías de escala de cada una de las partes que integran la maquinaria, impedirían tener costos competitivos en la fabricación en nuestros países Latinoamericanos, a menos, que existan protecciones arancelarias o no arancelarias que compliquen y eleven el costo de las importaciones, como es el caso de Brasil.

De lo anterior se desprende que el concepto de “Ensamble de Bienes de Capital” es un enfoque más adecuado a los tiempos que vivimos y para nuestros países. ¿Para que fabricar elementos que en otros países tienen años de desarrollo en su fabricación y cuentan con el volumen de producción necesario para alcanzar una economía de escala adecuada?

Pero además de lo anterior, existen altas posibilidades de contribuir desde nuestros países en “vías de desarrollo” a reducir el costo de fabricación de la maquinaria al realizar el ensamble, la prueba y puesta a punto de las máquinas, ya que estas fases del proceso requieren mayor mano de obra, que es más conveniente en América Latina.

Por lo tanto, la conclusión a mis reflexiones es que debemos dejar de pensar en la “Fabricación de Bienes de Capital” y empezar a buscar los elementos necesarios para realizar el “Ensamble de Bienes de Capital”. Y lo tenemos que hacer no solo por la conveniencia de los aspectos técnicos y de negocio, sino desde una visión social para nuestras economías.

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Por último, las presiones constantes sobre los precios en las máquinas para los procesos plásticos y aprovechando los efectos de la globalización, se pueden lograr mejores precios sin reducir el nivel tecnológico a través del ensamble, prueba y puesta a punto por técnicos latinoamericanos.

7.3 INVESTIGACION DE BIENES NECESARIOS AL GIRO COMERCIAL

La investigación radica en el estudio de mercado que es la cantidad de bienes o servicios que se ponen a la disposición del público consumidor en determinadas cantidades, precio, tiempo y lugar para que, en función de éstos, aquél los adquiera. Así, se habla de una oferta individual, una de mercado o una total.

En el análisis de mercado, interesa saber cuál es la oferta existente del bien o servicio que se desea introducir al circuito comercial, para determinar si los que se proponen colocar en el mercado cumplen con las características deseadas por el público.

Existen diversos tipos de oferta: determinadas por factores geográficos o por cuestiones de especialización. Algunos pueden ser productores o prestadores de servicios únicos, otros pueden estar agrupados o bien, ofrecer un servicio o un producto como uno más de los muchos participantes en el mercado.

Ofertas de especialización: Se trata de monopolios, donde uno solo es oferente en una localidad, región o país, lo cual le permite imponer los precios en función de su exclusivo interés, sin tener que preocuparse por la competencia. A ello, el público consumidor sólo puede responder con un mayor o menor consumo, limitado por sus ingresos.

Oferta de grupo: Para los casos de un cierto número restringido de oferentes que se ponen de acuerdo entre ellos para determinar el precio de mercado, se les conoce como el oligopolio. Como en el caso anterior, el consumidor no afecta el mercado, pues su participación igualmente se ve restringida por su capacidad de compra.

Oferta en un mercado libre: Es aquél donde sí interviene la actuación del público que puede decidir si compra o no un bien o servicio por cuestión de precio, calidad, volumen o lugar. Por lo que el conjunto de oferentes de un mismo bien o servicio, inclusive de un producto sucedáneo o sustituto, debe estar atento en poder vender, de conformidad con las reacciones de los clientes quienes, por su parte, tienen la posibilidad de cambiar de producto o de canal de distribución como les convenga.

De ese modo, los compradores si influyen sobre el precio y la calidad de los bienes o servicios. Esta doble actuación supone una regulación automática de los mercados, los oferentes deben velar permanentemente por su actualización a modo de no quedar rezagados en calidad, oportunidad, volumen o precio.

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En base a lo anterior, el empresario que quiere poner un negocio en algún giro, pueda calcular el tipo de mercado existente en cuanto a la oferta y así determinar si le conviene o no aventurarse.

El estudio de mercado advierta al futuro inversionista, la inconveniencia de proseguir y le habrá servido para no arriesgar en una empresa que fuera a resultar improductiva.

En el estudio de la oferta, se debe conocer además:

Quiénes están ofreciendo ese mismo bien o servicio. Los sustitutos en la plaza donde se desea participar. Cuáles son las características de lo suministrado y el precio de venta

prevaleciente. En este punto, es conveniente realizar un cuadro comparativo entre los distintos tipos de oferentes con sus diversos bienes o servicios, comparar sus precios y la calidad ofrecidos, investigar si pueden ofrecer en mayores volúmenes y hacer un mapeo de la distribución en la zona de interés, respecto del giro que se propone instalar.

Para realizar ese análisis comparativo se propone el siguiente cuadro, sólo complételo con la información que pueda obtener de la región:

7.4 NEGOCIACIONES CON LOS PROVEEDORES

En estos días comprar es fácil, pero negociar la comprar, es cosa de organizarse y anticiparse al proveedor, saber que pedirle, como pedirlo y a quien pedirlo. En la negociación con proveedores, ambos conocen el terreno, lo inteligente es saberlo preparar.

Antes de todo, debemos sentir a un proveedor, como un “aliado de nuestra empresa”. Las responsabilidades que este tienes en nuestros negocios, es casi tan importante, como la

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tiene un departamento de nuestra empresa, esto debido a que ellos son los que nos proveerán de bienes o servicio.

Teniendo lo anterior en cuenta, podemos ver los aspectos importantes de una negociación con proveedores:

1.- Partir por nosotros, en todo negocios, como bien se sabe, es importante tener claro lo que uno desea, con el proveedor es igual, ya que el tratara de vender, que si bien son interesantes y de ayuda, pueden no ser lo que necesitamos ahora; es por eso que la claridad de nuestras necesidades es importante. Es nuestro deber guiarlo hacia donde nosotros queremos que vaya, esto claro en los primeros negocios que se hagan, después él conocerá que es lo que queremos y de qué forma lo queremos.

De lo anterior rescatamos que de la lluvia de idas que el proveedor pueda entregarnos ante nuestras necesidades, siempre hay muchas cosas rescatables y que vale la pena analizar, por lo cual es bueno tomar nota.

Una forma de ser un buen guía para nuestro proveedor y organizarnos nosotros, es realizar una modelo tipo para la entrega de cotización (la cotización también es una parte de la negociación, es en la cual el proveedor tiene la primera oportunidad de presentar a su empresa), lo cual en primera instancia, le dará una guía al proveedor de lo que queremos y, sobre todo, de lo serio que es que trabaje con nosotros y no para nosotros.

Una vez teniendo claro cuál es nuestra función en la negociación, pasemos a ver el tema de los proveedores.

2.- El no tener un solo proveedor, si es posible, ya que al tener varios, nos da la oportunidad de una mayor gama de precios, servicios y sobre todo, valor agregado a lo que estamos solicitando. Es importante para esto, dar a entender al proveedor, indirectamente, que él no es el único al cual estamos cotizando, pero que si nos interesa que sea parte de nuestra agenda de contactos.

Toda la información enviada por los proveedores, debe tabularse, información de la empresa, garantías, valor agregado, servicios, precios, etc., esto facilitara la toma de decisiones en su momento.

3.- Las reuniones con los proveedores, son de gran relevancia y es lo que afianza la relación entre nuestra empresa y ellos, siempre hay que recordar que “Un proveedor no es una solución a un único problema, puede ser una solución a problemas que aun no detectamos, o que aun no pensamos en solucionar”. Antes de la reunión, siempre es bueno solicitar que preparen una presentación de la empresa, en la cual debe estar siempre la “Misión de la empresa”, esta es una buena herramienta para trabajar con ellos.

Nunca se deben mostrar las cotizaciones, ni menos los precios de los otros proveedores, la incertidumbre siempre es una buena herramienta para conseguir más de lo que uno

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espera; pero es bueno darles una luz de esperanza, indicándoles, más o menos, que tan alto están o que les falta. Siempre se debe anticipar al proveedor, conociendo los valores promedios del mercado.

En muchas ocasiones nuestros proveedores tienen a su vez sus propios proveedores o mayoristas. Para grandes proyectos, es recomendable dirigirse a los mayoristas, tener una reunión en la cual se vean las necesidades, aspectos importantes del proyecto, responder a posibles dudas por ambas partes, después de esto, solicitarles una cotización, que nos permita conocer el valor base del proyecto

Siempre es bueno e inteligente, solicitarle al proveedor que nos envié permanentemente información de los precios y ofertas que competan a nuestra empresa, una de ellas siempre puede ser lo que estamos buscando. Esto es decirle que nos gusta que se anticipen, porque es estar atentos a nuestra empresa.

Las principales características que debemos tener en cuenta a la hora de realizar nuestra compra de bienes y servicios:

1-Calidad apropiada del producto o servicio.

2-Precios competitivos dentro del mercado.

3-Tiempos de entrega en fecha.

4-Disponibilidad de mercadería programada.

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7.5 ANALISIS DE FACTIBILIDAD Y RETORNO DE LA INVERSION

El análisis de factibilidad forma parte del ciclo que es necesario seguir para evaluar un proyecto. Un proyecto factible, es decir que se puede ejecutar, es el que ha aprobado cuatro estudios básicos:

1. Estudio de factibilidad de mercado2. Estudio de factibilidad técnica3. Estudio de factibilidad medio ambiental. 4. Estudio de factibilidad económica-financiera

La aprobación o “visto bueno” de cada evaluación la llamaremos viabilidad. Estas viabilidades se deben dar al mismo tiempo para alcanzar la factibilidad de un proyecto ya que dentro de este tendrán iguales niveles de importancia a la hora de llevarlo a cabo; entonces con una evaluación que resulte no viable, el proyecto no será factible. Para realizar un análisis de factibilidad que realmente contribuya al proceso de toma de decisión es necesario tener en cuenta que cada uno de estos estudios se cumplimentan y sirven de base para el que le sigue en el orden antes establecido, es decir constituyen en su conjunto un sistema de evaluación para establecer la factibilidad de llevar a cabo una inversión determinada. En algunas literaturas esta cuestión se aborda de distinta forma, afirmando que un proyecto debe satisfacer para su posterior desarrollo los tres siguientes

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principios: factibilidad técnica, económica y operativa, olvidando la necesidad de un estudio previo del mercado en que deseamos insertarnos así como la importancia que en la actualidad se le confiere a la cuantificación y cualificación de la injerencia que el proyecto causará al introducirlo en un medio biótico y abiótico. No obstante estos enfoques no son los únicos, también podemos encontrar los que realizan el análisis de factibilidad desde un ángulo económico- financiero, o en oposición los que además de los estudios de mercado, técnico, medio ambiental y económico- financiero incluyen estudios de tipo legal. Sin embargo la diversidad de criterios respecto al tema nos permite converger en los cuatro estudios antes expuestos.

El objetivo central del estudio de factibilidad se basa en la necesidad de que cada inversión a acometer esté debidamente fundamentada y documentada donde las soluciones técnicas, medio ambientales y económicas-financieras sean las más ventajosas para el país. Por otra parte debe garantizar que los planes para la ejecución y puesta en explotación de la inversión respondan a las necesidades reales de la economía nacional. Estos estudios sirven para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ellos la alta dirección podrá tomar las decisiones más acertadas.

Estudio de factibilidad de mercado.

El estudio de mercado se puede definir como la función que vincula a los consumidores con el encargado de estudiar el mercado a través de la información, la cual se utiliza para identificar y definir tanto las oportunidades como las amenazas del entorno; para generar y evaluar las medidas de mercadeo así como para mejorar la comprensión del proceso del mismo. Este por su carácter preliminar, constituye un sondeo de mercado, antes de incurrir en costos innecesarios.

Los estudios de mercado, contribuyen a disminuir el riesgo que toda decisión lleva consigo, pues permiten conocer mejor los antecedentes del problema. El estudio de mercado surge como un problema del marketing que no podemos resolver por medio de otro método. Llevar a cabo un estudio de éste tipo resulta caro, muchas veces complejos de realizar y siempre requieren de disposición, tiempo y la dedicación de varias personas.El estudio de mercado constituye entonces un apoyo para los niveles de decisión correspondientes en la empresa, no obstante, éste no garantiza una solución buena en todos los casos, más bien es una guía que sirve solamente de orientación para facilitar la conducta en los negocios y que a la vez trata de reducir al mínimo el margen de error posible.

Estudio de factibilidad técnica

Castro (1988) establece en la etapa técnica una serie de decisiones a tomar respecto a: tecnología, tamaño y localización. Cada una de ellas responde a diferentes interrogantes: el tamaño al cuánto, la tecnología al cómo y la localización al dónde. Uno de los estudios técnicos de mayor complejidad a realizar por los economistas e ingenieros, dentro de los

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fundamentos técnicos de cada nueva propuesta de inversión, lo constituye, la selección de la mejor variante de macrolocalización de cada nueva fábrica, así como la determinación de su tamaño óptimo. Es imprescindible en esta etapa considerar en el análisis diversos criterios económicos, políticos, técnicos y sociales, algunos de ellos no cuantificables, pero que influyen decisivamente a la hora de seleccionar la variante óptima de macrolocalización y de tamaño de cada proyecto industrial. Se sabe que existe una relación muy estrecha entre el tamaño o la capacidad máxima de producción posible a alcanzar por cada nueva fábrica, la tecnología de producción y la zona de macrolocalización de ésta.

Tecnología

Antes de decidirnos por una tecnología a aplicar en un proyecto determinado se debe realizar un filtrado de ideas, donde se rechazan las que claramente no son posibles técnicamente.

Luego es necesario realizar un análisis más preciso sobre la posibilidad de fabricar el producto desde el punto de vista de si dispone la empresa de los recursos y conocimientos técnicos para llevar a cabo el desarrollo de este. Lo normal es que la empresa no disponga de todas las tecnologías para la fabricación del producto. No obstante debemos preguntarnos si podemos adquirir la tecnología que nos falta y especialmente la disponibilidad de proveedores para obtener los componentes necesarios. En la actualidad la mayor parte de las empresas dependen de una gran cantidad de proveedores y subcontratistas que facilitan buena parte de su proceso productivo.

Estudio de factibilidad medio ambiental.

Se conoce como Evaluación del Impacto Ambiental (EIA) al proceso formal empleado para predecir las consecuencias ambientales de una propuesta o decisión legislativa, la implantación de políticas y programas o la puesta en marcha de proyectos de desarrollo.Pero antes de introducirnos en esta temática debemos referirnos al concepto de Impacto Ambiental, término definido como el efecto positivo, negativo o no existente que produce una determinada acción humana sobre el medio, efectos que pueden ser: sociales, económicos, tecnológico-culturales y ecológicos.

La EIA se implementó por primera vez en Estados Unidos en 1969 como requisito de la National Environmental Policy Act (NEPA), desde entonces la EIA ha cobrado importancia dentro de las legislaciones de muchos países.

Ésta evaluación ha tenido su creciente aplicación en proyectos individuales, dando lugar a nuevas técnicas, como los estudios fitosanitarios y los de impacto social. Una EIA suele comprender una serie de pasos:

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1. Un examen previo, para decidir si un proyecto requiere un estudio de impacto y hasta qué nivel de detalle.2. Un estudio a priori para identificar los impactos claves y su magnitud, significado e importancia.3. Una determinación de su alcance, para garantizar que la EIA se centre en cuestiones clave y determinar dónde es necesaria una información más detallada.4. Para finalizar, el estudio en sí, el cual consiste en meticulosas investigaciones para predecir y evaluar el impacto.

Estudio de factibilidad económica- financiera.

El objetivo fundamental de la evaluación económica-financiera es valorar la inversión a partir de criterios cuantitativos y cualitativos de evaluación de proyectos, empleando las pautas más representativas usadas para tomar decisiones de inversión. El modelo económico financiero de evaluación de inversiones permite al analista experimentar con diferentes hipótesis y escenarios, sin poner en riesgo el negocio. La simulación financiera implica la cuantificación del impacto probable de las decisiones sobre la cuenta de resultados, el balance y la tesorería de la empresa. Entre sus aplicaciones básicas se encuentran la evaluación de nuevas propuestas de negocio, la valoración de empresas ante la posibilidad de adquisiciones o fusiones, análisis de cambios en la estructura de capital o en la política de dividendos, etc. Análisis Beneficio-Costo.

De nada vale verificar la factibilidad financiera de un proyecto de inversión si no se verifica que económicamente también lo sea. El beneficio contable es una expresión técnica que representa el exceso de ingresos sobre los gastos, dichos ingresos y gastos no representan necesariamente entradas y salidas de efectivo, sino que son el resultado de una aplicación coherente, entre dos ejercicios contables de los principios tradicionales de contabilidad. El método del Análisis Beneficio-Costo permite establecer un proceso de valoración económica de los costos evitados como beneficios o de los beneficios no percibidos como costo, ante una medida o proyecto. Todo esto se sustenta en la aplicación del costo de oportunidad como base referencial. Es evidente entonces, que el valor de los beneficios es decisivo también a corto plazo pero no suficiente. Más que el beneficio a corto plazo se necesita evitar la quiebra, seguir funcionando para alcanzar a obtener el beneficio del largo plazo, se necesita por lo tanto disponer de los fondos en cantidad suficiente y a su debido tiempo para hacer frente a las obligaciones de pago al llegar el momento de su vencimiento. El beneficio constituye entonces una estimación y no la realidad. Por lo que se hace necesario la aplicación de criterios de evaluación de inversiones donde se utilicen los flujos de caja los cuales expresan la cruda verdad acerca de la situación de la empresa entre lo que constituye entradas y salidas de las cuentas bancarias. En todo análisis beneficio-costo es de vital importancia los costos, ya que estos también influyen en los beneficios que se estimen del proyecto en términos cuantitativos.

RETORNO DE LA INVERSION

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Uno de los conceptos que tenemos que tener en cuenta a la hora de evaluar una inversión en un negocio, se trata del ROI, el retorno de la inversión, que ahora -en tiempos de crisis- todavía cobra mayor importancia, para saber si estamos gastando bien nuestro dinero en nuevos negocios, o realizando nueva inversión en negocios que ya tengamos funcionando.

El ROI es un valor que mide el rendimiento de una inversión, para evaluar qué tan eficiente es el gasto que estamos haciendo o que planeamos realizar. Existe una fórmula que nos da este valor calculado en función de la inversión realizada y el beneficio obtenido, o que pensamos obtener.

ROI = (beneficio obtenido - inversión) / inversión

Es decir, al beneficio que hemos obtenido de una inversión (o que planeamos obtener) le restamos el costo de inversión realizada. Luego eso lo dividimos entre el costo de la inversión y el resultado es el ROI.

Por ejemplo, hemos hecho una inversión de $1000 y hemos obtenido $3000. Entonces el ROI sería igual a (3000 - 1000) / 1000 = 2

El valor de ROI es un ratio, por lo que se expresa en porcentaje. En nuestro ejemplo anterior, que tenemos un ROI de 2%.

Para saber el porcentaje de beneficios de nuestra inversión podemos multiplicar el ROI por 100. Es decir, con un ROI del 2% en realidad estamos ganando un 200% del dinero invertido, o lo que es lo mismo, de cada peso invertido estamos obteniendo $2 (siempre una vez descontado el coste de la inversión).

El ROI es un parámetro muy simple de calcular para saber lo positiva que sea una inversión. Los valores de ROI cuanto más altos mejor. Si tenemos un ROI negativo es que estamos perdiendo dinero y si tenemos un ROI muy cercano a cero, también podemos pensar que la inversión no es muy atractiva. A la hora de evaluar una inversión nos viene muy bien calcular el ROI, sobre todo para comparar dos posibles inversiones, pues si con una inversión conseguimos un ROI mejor que con otra, pues debemos pensar en invertir nuestro dinero únicamente en la fórmula que nos reporte mejores ratios.

El ROI se puede utilizar para cualquier tipo de inversión. Por ejemplo, para una inversión publicitaria podemos calcular este ratio con la fórmula anterior, para saber el retorno económico de nuestros anuncios. En la página de ayuda de Adwords, dan la siguiente fórmula para calcular el ROI:

(Ingresos - Costes) / Coste

Según dicen ellos, supongamos que haciendo una inversión de 1000 euros en publicidad obtenemos 2500 euros en ventas en nuestro sitio web. Entonces el ROI sería según

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Adwords, (2500 - 1000) / 1000 = 1,5 (sacaríamos un 150% a nuestra inversión de publicidad). Este valor nos vendría bien para calcular la efectividad de una campaña, pero un analista habría tenido en cuenta también que para vender 2500 euros en productos has tenido que hacer una inversión, no sólo en la publicidad de Adwords, sino también en personal para procesar los pedidos, logística para envío y recepción de mercancías, etc. Luego el ROI real de la campaña habría que calcularlo teniendo en cuenta también nuestro coste operacional para obtener esos ingresos, tal como describíamos al principio del artículo. Por ejemplo, si calculando porcentualmente, el coste para distribuir los pedidos ha sido de 200 euros, el ROI en este caso sería (2500 - 200 - 1000) / 1000 = 1,3.

7.6 ROTACION DE MATERIALES DIRECTOS Y DE EMPAQUE

La rotación de productos es una norma de gran importancia y tiene relación con la entrega o salida de los materiales desde la bodega.

La rotación está en función de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento más próximo. No deben mantenerse productos vencidos. “ El primero en entrar será el primero en salir ”.  Esta regla también se aplica a  los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del tiempo. Todos los productos químicos presentan fecha de vencimiento y lote de fabricación, pero su vida útil o su calidad se ve disminuida o deteriorada si están expuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol.

La rotación debe ser :

1. Planificada anticipadamente.2. Realizada de manera de evitar la formación de saldos.3. A tiempo, para evitar alcanzar el límite de conservación de algún producto.

  Las mercaderías poseen etiquetas, timbres o códigos que indiquen su fecha de elaboración.

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Las mercaderías con una misma fecha están almacenadas en lotes independientes de otras mercaderías con fechas diferentes.

La no observación de esta norma conduce a pérdidas innecesarias y perfectamente evitables.

El último en entrar será el primero en salir.-  Contrariamente al primer método ahora aplicamos que el último que entra es el primero en salir.  Este sistema reproduce el movimiento del stock cuando se almacena en bloque.Se conserva el precio al que entra cada bloque.  Las existencias nuevas que se han introducido se anotan siempre en la última fila de la columna del inventario, al igual que en el método anterior. Por ello salen las que anotamos en la última fila, si con este lote no hay suficiente, tomaremos el siguiente y así sucesivamente hasta completar el pedido.El empleo de uno u otro medio de valoración de salidas va a dar lugar a diferencias en el valor del inventario y en el costo de ventas que se contabiliza.De esta manera,  cuando existe inflación, esto es, una subida constante en los precios a los que adquirimos, las existencias:

El método UEPS reconoce un valor del inventario más bajo.  Pues se considera que las últimas entradas (las de precio superior) son las primeras que salen y por tanto, las primeras entradas (las de precio inferior) son las que quedan en bodega, dando lugar a una infravaloración del inventario.

También reconoce un costo de ventas superior, pues las partidas de precio superior son las que se consideran que salen en primer lugar.

Notamos que cuando aplicamos el método anterior, esto es, el PEPS  sucede todo lo contrario, es decir, El valor del inventario será superior y el costo de ventas será inferior.

Todo el material que se emplee para el envasado deberá almacenarse en condiciones de limpieza. El material deberá ser apropiado para el producto y las condiciones previstas de almacenamiento, y no transmitir al producto sustancias objetables que lo alteren y lo hagan riesgoso, en cantidades que excedan los límites aceptados por la Secretaría de Salud. El material de envasado deberá conferir una protección apropiada contra la contaminación.

Los recipientes no deberán haber sido utilizados para ningún fin previo al envasado, que pueda dar lugar a contaminación del producto. Siempre que sea posible, los recipientes deberán inspeccionarse inmediatamente antes de su uso a fin de tener la seguridad de que se encuentran en buen estado y, en casos necesarios limpios y saneados. Cuando se laven, deberán escurrirse bien antes del llenado. En el área de envasado sólo deberá manejarse el material de envase necesario para uso inmediato.

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El envasado deberá hacerse en condiciones que no permitan la contaminación del producto.

Identificación de lotes. Cada recipiente deberá estar permanentemente codificado para identificar la fábrica productora y el lote. Se entiende por lote una cantidad definida de productos producida en condiciones esencialmente idénticas.

Registros de elaboración y producción. De cada lote deberá llevarse un registro continuo, legible y con la fecha de los detalles pertinentes de elaboración. Estos registros deberán conservarse por lo menos durante un período que no exceda la duración que se tenga señalada como vida de anaquel, en caso de necesidad específica, se llevarán los registros por dos años.

El embalaje de los productos, deberá de llevar una codificación con el objeto de garantizar la identificación de los mismos en el mercado.

Los productos de baja acidez, que requieren cuarentena, deben identificarse y almacenarse en lugares apropiados, para después, de su análisis físico-químico o bacteriológico, ser liberados.

Los productos que no han salido al mercado y deban ser reprocesados, deberán tener condiciones tales que no afecten la calidad de los lotes subsecuentes a los cuales se incorporen. El reproceso debe hacerse a la mayor brevedad posible. El responsable del control de calidad debe ser consultado para las evaluaciones que se consideren necesarias.

7.7 VIDA UTIL DE LA MAQUINARIA Y EL REEMPLAZO

La vida útil depende de muchas variables, pero una de ellas, quizás la más importante, es el mantenimiento que recibió durante esa vida.

Económicamente, la Vida útil suele tomarse por la dirección de la empresa cuando los gastos de reparación son mayores que la inversión en una nueva máquina, pero eso tampoco es fácil de calcular, dado que hay muchos gastos indirectos difícilmente valorables, como las paradas por averías imprevistas, los accidentes causados por el mal funcionamiento, o los problemas de calidad en el producto final.

Con excepción de los terrenos, la mayoría de los activos fijos tienen una vida útil limitada ya sea por el desgaste resultante del uso, el deterioro físico causado por terremotos, incendios y otros siniestros, la pérdida de utilidad comparativa respecto de nuevos equipos y procesos o el agotamiento de su contenido. La disminución de su valor, causada por los factores antes mencionados, se carga a un gasto llamado depreciación.La depreciación indica el monto del costo o gasto, que corresponde a cada periodo fiscal. Se distribuye el costo total del activo a lo largo de su vida útil al asignar una parte del costo del activo a cada periodo fiscal.

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El cómputo de la depreciación de un período debe ser coherente con el criterio utilizado para el bien depreciado, es decir, si este se incorpora al costo y nunca es revaluado, la depreciación se calcula sobre el costo original de adquisición, mientras que si existieron revalúo, debe computarse sobre los valores revaluados. Este cálculo deberá realizarse cada vez que se incorpore un bien ó mejora con el fin de establecer el nuevo importe a depreciar.

Por otro lado, debe considerarse el valor residual final ó valor recuperable que será el que tendrá el bien cuando se discontinúe su empleo y se calcula deduciendo del precio de venta los gastos necesarios para su venta, incluyendo los costos de desinstalación y desmantelamiento, si estos fueran necesarios.

El análisis de reemplazo sirve para averiguar si un equipo está operando de manera económica o si los costos de operación pueden disminuirse, adquiriendo un nuevo equipo.Además, mediante este análisis se puede averiguar si el equipo actual debe ser reemplazado de inmediato o es mejor esperar unos años, antes de cambiarlo

Siguiendo con el análisis que el canal financiero está realizando de los activos físicos y como complemento a los artículos hechos en tiempo pasado, se presenta a continuación un minucioso estudio de la importancia en la toma de decisiones realizada por el administrador financiero en el momento de reemplazar sus recursos fijos. EL ANÁLISIS Y PLANEACIÓN DE REEMPLAZO

Un plan de reemplazo de activos físicos es de vital importancia en todo proceso económico, porque un reemplazo apresurado causa una disminución de liquidez y un reemplazo tardío causa pérdida; esto ocurre por los aumentos de costo de operación y mantenimiento, por lo tanto debe establecerse el momento oportuno de reemplazo, a fin de obtener las mayores ventajas económicas.

Un activo físico debe ser reemplazado, cuando se presentan las siguientes causas:

1. Insuficiencia.2. Alto costo de mantenimiento.3. Obsolescencia.

Recomendamos

En este tipo de análisis es necesario aplicar algunos conceptos de matemáticas financieras fundamentales

Para hacer un análisis de reemplazo, es indispensable determinar:

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El horizonte de la planeación, también llamado el intervalo de tiempo, está determinado por el periodo durante el cual va a realizarse el análisis y mientras más pequeño sea el horizonte de planeación, más exacto resulta el análisis.

La disponibilidad de capital, este para realizar la compra de los activos según lo planeado y lo proyectado.

8. COMPRA DE REFACCIONES

8.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y CARACTERISTICAS

El desarrollo de la industria en las últimas décadas ha tenido grandes cambios, la rapidez con que evolucionan los negocios obligan a la búsqueda de diversas estrategias y métodos que garanticen la estabilidad y permanencia de las empresas ante la creciente competitividad mundial (García, 1995).

La búsqueda de mejora continua, reducción de costos y maximización en el aprovechamiento de los recursos lleva a las empresas a valerse de distintos medios para mantenerse siempre productivas y rentables ante las necesidades cambiantes de su entorno (Pigueron, 1994). Los elevados estándares de la globalización afectan a cada una de las empresas sin importar su ubicación debido a la aparición de mayores exigencias para permanecer dentro del mercado.

Para empresas con alto grado de automatización donde el uso de las máquinas para producir es dependiente, no se debe prescindir de las refacciones adecuadas, para que en el momento de disminución de productividad, con estas piezas de recambio se puedan recuperar su estado óptimo de operación, para ello el factor humano es un recurso muy importante para un sistema productivo, ya que por más altos niveles tecnológicos que cuente una empresa, se necesita del hombre para la administración, gestión y análisis de los distintos procesos dentro de una compañía.

Para el cumplimiento de las demandas de un mantenimiento de alto desempeño y un control estricto de una diversa cantidad de materiales, se debe de contar con un almacén de refacciones correctamente manejado y controlado, debido a que es el sitio donde se concentra lo necesario para apoyar a las áreas productivas y donde se manejan altos volúmenes de capital de trabajo.

Cuando una empresa necesita de refacciones para reemplazo en sus máquinas y con ello asegurar que esas piezas se encuentren físicamente disponibles para las necesidades de la compañía es necesario captar el significado de controlar inventarios reales como intangibles (Muller, 2005), por ello es importante el conocimiento de llevar controles operativos físicos y controles contables de los inventarios (Morales, 1989).

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EJEMPLO:Dentro de la organización de CCM Navojoa actualmente se presentan irregularidades en su proceso de abastecimiento de refacciones las cuales repercuten directamente al mantenimiento eficiente de las máquinas. Debido a esto se realizo un análisis por medio de la metodología de sistemas suaves para detectar que afecta ésta situación, los resultados fueron los siguientes:

Las actividades realizadas para estudiar y determinar las causas que están generando las anomalías en el proceso de abastecimiento se basan en los estudios de la Metodología de sistemas suaves de Checkland y son los que se mencionan a continuación:

1. La situación problemática no estructurada.2. La situación problemática estructurada.3. Definiciones esenciales de los sistemas.4. Modelos conceptuales de las definiciones esenciales.5. Comparación de los modelos con la realidad.6. Definición de cambios deseables y factibles.

En todo este proceso de estudio de la metodología de Checkland se obtuvo que el sistema pertinente administración de materiales cuente con mayores áreas de oportunidad y desviaciones con la forma de operar según los procedimientos establecidos. Aunado al estudio anterior se investigó sobre trabajos previamente realizados al sistema de información con el que actualmente CCM se encuentra laborando que es desde principios del año 2002, donde no se encontró estudio alguno, lo cual a la fecha son 5 años de manejo del inventario bajo un mismo esquema. Esto provoca desconfianza en los usuarios sobre si los datos del sistema son los adecuados para las necesidades actuales y acorde a las demandas.

Cervecería planta Navojoa ha incrementado su producción en un 36% en los últimos 5 años, razón por lo cual actualmente las máquinas tienden a un desgaste mayor por el incremento en su utilización. Es por ello que se necesita realizar estudios que permitan mostrar tendencias y analizar el comportamiento de los materiales lo cual nos permitirá abordar la siguiente pregunta: ¿Cuál es el programa de administración de materiales que garantizará el abastecimiento del almacén de refacciones de Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma Planta Navojoa para ofrecer las refacciones necesarias de los equipos usados en los procesos Productivos?

Justificación.La meta principal de una empresa es elevar sus índices de productividad que debe ser vista como un medio no como un fin, pero en los negocios la delantera es de aquellos que más que invertir grandes sumas de dinero en innovación y desarrollo se ocupan de analizar cuidadosamente las necesidades tanto propias como del mercado (García, 1995).

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El fin de analizar es conocer los elementos que constituyen el trabajo y con ello definir las operaciones indispensables que permita detectar todo lo que pasa, y con ello poner en evidencia todo lo ocurre. Los propósitos de los inventarios son varios, pero el más importante es el de mantener en existencia de manera equilibrada lo que se necesita y lo que se procesa (Muller, 2005).

El desarrollo de un almacén de refacciones sin análisis de movimientos, impide la actualización de las nuevas necesidades de cualquier empresa, esto provoca que no se tenga la cantidad correcta de capital invertido, lo cual genera considerables costos financieros por excesos, ocupación innecesaria de espacio en el almacén, incorrectos puntos de máximos y mínimos entre otros inconvenientes (Morales, 1989). Estas razones generan mala planeación de mantenimientos en cualquier empresa ya que impide contar con las piezas de recambio que la planta demanda.

La optimización de las piezas de repuesto ha sido objeto de análisis intensivo tanto por la industria como del sector académico ya que cuando se tiene una buena administración de refacciones está comprobado que los costos de administración de los materiales y producción se reducen notablemente. (Díaz y Lorenzo, 2006).

El realizar un estudio en el sistema de información SAP R/3 (System Applications and Products) de movimientos de refacciones de CCM, permitirá tener mejores porcentajes de cumplimiento en almacén, se reducirá el capital de trabajo, evitará costos por urgencias, retrasos de producción por falta de existencias, brindará una base para mejorar las políticas de compras al aprovechar las facilidades que un almacén controlado puede dar. Con este trabajo se pretende establecer las características del inventario adecuado para las necesidades actuales que existen en CCM, así como trabajar sobre los materiales que realmente tienen importancia para las distintas aplicaciones en el proceso cervecero.

De no efectuarse el estudio, impactará administrativamente al seguir padeciendo de piezas faltantes por una inapropiada clasificación de las refacciones, así como económicamente al continuar con materiales innecesarios y ociosos en el los anaqueles del almacén de refacciones, lo cual implicaría que se siga utilizando el mismo método de trabajo sin tomar en cuenta las necesidades de los usuarios.

Objetivo general.Diseñar un programa de administración de materiales en el almacén de refacciones de Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma Planta Navojoa, para determinar un plan continuo de trabajo que minimice los costos de dicho departamento, mediante análisis de materiales ABC y puntos de reorden. Este objetivo se desglosa en los siguientes objetivos específicos:

1. Establecer la base de datos total de los materiales registrados para delimitar los ítems registrados y respectivos consumos históricos de CCM Navojoa.

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2. Clasificar las refacciones del almacén de refacciones mediante la técnica ABC para identificar los materiales de mayor utilización y relevancia de la compañía.

3. Fijar el stock apropiado de las piezas de recambio a través de control de inventarios y máximos y mínimos para establecer el nivel de capital de trabajo adecuado para el almacén de refacciones.

4. Conjuntar la información para diseñar estrategias que permitan hacer eficiente el cumplimiento de almacén de refacciones mediante técnicas de administración de materiales.

Delimitaciones.Debido a que Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma cuenta con 6 plantas operando en la actualidad, este proyecto solo se realizará en Planta Navojoa y se enfocará únicamente en almacén de refacciones del periodo de Enero del 2002 a Enero del 2007 debido a que es el tiempo que tiene funcionando el sistema de información más reciente de CCM y se analizarán únicamente pedidos y materiales porque son los factores que impactan a la eficiencia del almacén.

Limitaciones.Solo se cuenta con registro de cinco datos anuales de historial de consumo para pronosticar.

Marco TeóricoLa administración de materiales constituye un rubro de gran importancia en el estudio de la planeación y el control de la producción debido a que esta considera la disponibilidad de los materiales, componentes y ensambles los cuales hay que adquirir, administrar y controlar (Narasimhan et al., 1997)

La planeación de los requerimientos de los materiales, la producción a tiempo y un énfasis renovado en la calidad y productividad requieren un reexamen de muchos de los conceptos tradicionales de compras. La administración efectiva de los materiales y las compras contribuyen significativamente al éxito de las organizaciones. La escena de abastecimientos rápidamente cambiante, con ciclos de abundancia y escasez, con precios variables, tiempos de producción y disponibilidades proporcionan un continuo desafío a esas compañías que desean obtener la máxima contribución de ellas. El comportamiento de la función de materiales se puede visualizar en dos contextos: evitar problemas y oportunismos.

Toda organización es dependiente en grado variable de los materiales. Según García (1995) el almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa con objetivos bien definidos de resguardo custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La función de administrar el departamento de almacén de cualquier tipo que este sea depende de varios factores, tales como tamaño, plan de organización de la compañía, grado de centralización deseado, variedad de productos que se fabriquen, flexibilidad de los equipos, y facilidades de manufactura y de

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programación de la producción. Inventario son las existencias de cualquier artículo o recurso utilizado en una organización. (Chase et al., 2000) pero desde el punto de vista operacional son recursos ociosos que poseen un valor económico (Monks, 1991).

Dentro de una organización cuando se necesita comprar un artículo, es molesto saber que no está en las existencias. Para la empresa también es frustrante carecer de las piezas y materiales buscados, pero ¿Cómo puede una empresa evitar que se agoten las existencias? Mantener grandes cantidades de inventario es la estrategia tradicional para proteger a una empresa contra la incertidumbre. En la práctica, sin embargo, los inventarios grandes incrementan los costos y disminuyen la capacidad de respuesta de la empresa frente a los mercados (Noori 2000). Es por ello que es importante llevar la dirección continua de las operaciones que mantengan en un nivel optimo las existencias de los almacenes los cuales habrá que analizar las necesidades de los programas de producción y las oportunidades económicas de abastecimientos para determinar el nivel optimo de cada artículo que está definido como la cantidad de existencia que resulta del equilibrio de un mínimo de inversión, costo de operación y un mínimo de riesgo por tener faltantes entorpezca la producción (Tawfik, 1984).

El punto de reorden es el nivel de inventario a partir del cual se decide ordenar los materiales. Este punto se establece para asegurar la disponibilidad de los artículos en los periodos de reabastecimiento, designa una cantidad que está en función de la tasa de la demanda durante un periodo de reabastecimiento o demora en la entrega (Tawfik ,1984).

El análisis ABC ofrece al administrador del sistema de inventarios los parámetros útiles para identificar el tipo de control que requiere cada artículo a fin de llevar un control eficiente de inventarios (Narasimhan et al., 1997) incluso Monks (1991) afirma que es un método ampliamente usado para categorizar inventarios de acuerdo a cantidades y valores. La aplicación de esta técnica reduce el esfuerzo del administrador ya que le permite identificar los materiales de mayor utilización a los cuales habrá de enfocar jerárquicamente su esfuerzo (Leenders, 1992). Este sistema de clasificación sirve para que los administradores controlen el inventario y los costos relacionados con el inventario al dedicar tiempo y esfuerzo al elemento donde obtienen el mayor beneficio (Noori, 1997).

El proceso de la clasificación ABC según es el siguiente (Tawfik, 1987):

1. Los artículos se clasifican en orden creciente o decreciente, tomando como base el gasto anual promedio o la inversión anual.

2. Se suman los valores de todos los artículos del almacén. El resultado representa la inversión total anual.

3. El valor de cada artículo se convierte en el porcentaje del total de la inversión anual.

4. Los artículos se reparten en los tres grupos A, B, C:

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a) El grupo A, que representa ente el 70% y 80% del consumo anual total contiene el 10% al 20% de los artículos.b) El grupo B, que representa ente el 15% y 20% del consumo anual total contiene el 30% al 40% de los artículos.c) El grupo C, que representa ente el 5% y 10% del consumo anual total contiene el 40% al 50% de los artículos.

La metodología de sistemas suaves (SSM):

Es usada para apoyar y estructurar el pensar y el intervenir en problemas complejos de las organizaciones. La SSM es una metodología que tiene como objetivo introducir mejoras en áreas de interés social al activar entre la gente involucrada en la situación un ciclo de aprendizaje que idealmente no tiene fin. El aprendizaje se lleva a cabo mediante el proceso iterativo de usar conceptos de sistemas para reflexionar sobre y debatir las percepciones del mundo real, llevando a cabo acción en el mundo real, y de nuevo reflexionar sobre los sucesos que ocasionó el uso de los conceptos de sistemas (Checkland, 2000).

La descripción general y común de la Metodología de Sistemas Blandos es la que se muestra a continuación, en la cual se presentan como un proceso de siete estadios (Checkland, 2000).

1. La situación problemática no estructurada2. La situación problemática Estructurada3. Definiciones esenciales de los sistemas 4. Modelos conceptuales de las definiciones esenciales 5. Comparación de los modelos con la realidad6. Definición de cambios deseables y factibles 7. Acción para mejorar la situación

Clasificación de las refacciones.

Posteriormente la base de datos se dividió en cinco categorías las cuales se definen a continuación:

1. Refacciones con consumos: Son las refacciones que presenta al menos un consumo en el periodo de análisis del proyecto.

2. Refacciones sin consumo: con punto de pedido con existencias: Son las refacciones que no presentan ningún consumo en los cinco años de análisis pero cuentan con punto de pedido y tiene existencia en el almacén de refacciones.

3. Refacciones sin consumo: sin punto de pedido con existencias: Son las refacciones que no presentan ningún consumo en los cinco años de análisis sin punto de pedido y cuentan con existencia en el almacén de refacciones.

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4. Refacciones sin historial: Son las refacciones que no presentan consumo en los cinco años de análisis sin punto de pedido y tampoco existencia en el almacén de refacciones. Esta clasificación se elimina al no tener relevancia por no tener historia de consumo, ni existencia en el almacén.

5. Refacciones Obsoletas: Son aquellos materiales que no se utilizarán más por estar descontinuada su fabricación y uso. Esta clasificación se elimina ya que estas refacciones no se volverán a usar por CCM Navojoa.

La finalidad de categorizar fue la de segmentar las estrategias de acción y eliminar la información que no es necesaria trabajar como el caso de materiales sin historial por no tener registro de ningún tipo y las refacciones obsoletas las cuales se dejaron de utilizar por haberse dejado de fabricar.

Identificación y separación de refacciones.Una vez divididas en las categorías antes mencionadas la base de datos, se identificaron y separaron los materiales de seguridad ya que para todo almacén de refacciones debe de manejar sus excepciones y precauciones sin importar la cantidad de movimientos generados para protección de las áreas productivas y cuidado del capital de trabajo.

Clasificación ABC.El siguiente paso fue clasificar las piezas de recambio por medio de la clasificación ABC tomando en cuenta los productos que han tenido utilización en el periodo analizado.

Determinar el tamaño de muestra.Una vez que se obtuvo la clasificación ABC se procedió a estimar el tamaño de muestra a analizar para los materiales A. Se utilizó la siguiente fórmula:

Donde la N es el universo, la Z es el nivel de confianza de 95%, la p es la probabilidad a favor, q es la probabilidad en contra. E se considera el error de estimación.

Pronósticos de consumosEn base a la muestra determinada, se seleccionaron los materiales de mayor utilización de la clasificación A, para pronosticarle su consumo en base al historial obtenido.

Determinación de máximos y puntos de reorden.Se analizaron y establecieron los nuevos máximos y puntos de reorden de la muestra representativa de la población con clasificación A de mayor a menor para evitar el sobre inventario y faltantes de los productos de mayor utilización.

Estructura de Administración de materiales.

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Este paso de la metodología consistió en conjuntar la información obtenida de CCM Navojoa para diseñar una estructura de administración de materiales que proporcione los materiales adecuados a contar en stock y como consecuencia disminuir el capital de trabajo. La estructura consiste en:

a) Para los materiales sin consumos, sin punto de pedido con y sin existencias se utilizaron las refacciones de consumo inmediato, programables y por órdenes de trabajo, así con ello reducir el capital de trabajo y organizar su abasto por medio de compras programables.

b) Para los materiales sin consumos, con punto de pedido con existencias se redujo el punto de pedido a una pieza, para que estas sean consumidas gradualmente sin ser compradas hasta el momento del punto de reorden uno, donde el Jefe de almacén eliminara el punto de pedido o reducirá el punto máximo a uno según la necesidad de contar como seguridad dicha pieza o el movimiento que presente.

c) A las refacciones identificadas por el departamento de planeación de mantenimiento que no volverán a ser utilizadas, se les eliminó el punto de pedido.

d) A las refacciones identificadas como borradas, se les eliminó el punto de pedido.

9. COMPRAS DE ARTICULOS DE OFICINA Y ENSERES

Los suministros para oficinas son herramientas que le ayudaran a ejecutar mejor su trabajo. Esta guía le ayudará a establecer relaciones con los proveedores, la gestión de productos para oficina y asegúrese de que realmente tiene luna estrategia adecuada para todas las necesidades de su oficina.

1. Suministros para oficina - Información

Si son sólo el inicio de una empresa, o incluso si su empresa ha estado en operación por un tiempo, una de sus principales preocupaciones será su oficina. Este tema es tan importante que debe abordarse de forma periódica, y al principio tiene que ser algo que está bien documentado. Cuando se trata de suministros de oficina, además de las consideraciones de costo, que se ocupa de conseguir los mejores suministros de oficina disponibles, en la mayoría de los casos, los suministros de oficina que seleccione servir como una representación de su empresa. La calidad y la cantidad de su oficina será un importante factor determinante en la forma fácil y eficientemente en que su empresa funciona.

Encontrar proveedores para su equipo de oficina es algo que requiere tiempo y compromiso, y nunca se debe tomar a la ligera. Sus mayores preocupaciones cuando se

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trata de su abastecimiento de calidad, costo y confiabilidad. Hay varias empresas de suministro de oficina que se quiere ir a su negocio, y esto significa que usted tendrá un montón de opciones para hacer, y un montón de negociación que hacer. Encontrar un buen proveedor desde el principio puede ahorrarle un montón de problemas en el largo plazo, por lo que lo que usted hace en el comienzo es extremadamente importante.

Usted se ocupa de los proveedores que proporcionen gran equipo y mobiliario de oficina, así como suministros de oficina pequeña, y la más que probable que vaya a usar más de un proveedor. Habrá que firmar los contratos y las decisiones de hacer, y es probable que haya un montón de diferentes personas implicadas. Al final lo que busca es una relación con los proveedores que tienen el máximo beneficio para su empresa y sus empleados. Por último, los proveedores que elija para comprar suministros de oficina debe ser de la mejor - usted estará trabajando con los proveedores en el futuro.

2. Suministros para oficinas grandes

Cuando usted está en el mercado de suministros de oficina, en general, hay dos áreas diferentes de los suministros de oficina que necesita: grandes equipos, como computadoras, máquinas de fax, mobiliario de oficina, máquinas y copia; y pequeños suministros tales como papel, lápices y Lápices, clips.

Aunque los pequeños suministros, por supuesto, deben ser recargados a menudo, los grandes equipos de oficina y mobiliario, es de esperar, el pasado mucho más tiempo. Mobiliario de oficina de buena calidad debe estar en condiciones de tomar el desgaste normal de unos pocos años. Lamentablemente, sin embargo, hoy en día la tecnología avanza rápidamente hace que el equipo electrónico de oficina obsoletos con más rapidez que nos gustaría, pero incluso la oficina probablemente puede ser suficiente para, al menos, dos años antes de lo que tiene que ser sustituido. Tenga en cuenta que usted se encuentra aún contando con muchos proveedores para suministros de oficina, grandes o pequeños, en el futuro, y tendrá que establecer una buena relación de trabajo con el proveedor.

Cuando se trata de grandes suministros de oficina, muchas empresas utilizan varios proveedores diferentes. Un proveedor puede ser utilizado para las computadoras de la oficina a veces los ordenadores se compran o arrendadas directamente de los fabricantes y de otro proveedor puede ser utilizado para el mobiliario, mientras que otro proveedor puede ser utilizado para la copia de máquinas. Para este gran equipo de oficina no es raro, y casi siempre puede encontrar mejores ofertas en su equipo si usted compra o el arrendamiento de esta manera. Lo mejor que puedes hacer es hablar con los representantes de los fabricantes de equipos directamente sobre la compra y el arrendamiento. Compare lo que se refiere a los fabricantes le ofrecen con lo que se ofrecen por parte de grandes empresas de suministro de oficina. Es posible que pase algún crujido de número para saber dónde puede llegar el equipo, pero podría terminar ahorrando mucho dinero en el largo plazo.

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3. Suministros para oficinas pequeñas

Obviamente, la mayoría de las empresas pueden obtener de todos sus pequeños suministros de oficina de un proveedor, lo que puede hacer la vida mucho más fácil. No obstante, a veces es mejor que recurrir a más de una empresa de suministros de oficina: sobre la base de más de un proveedor de las empresas pueden encontrar fácilmente los mejores precios de suministros de oficina. La cosa más importante que tendrá que hacer frente a suministros es lo que usted necesita y que el proveedor puede satisfacer mejor sus necesidades. Es mejor saber lo que los pequeños suministros de oficina necesitan antes de tiempo, antes de hablar con los proveedores. Aunque los representantes de las empresas de suministro de oficina se alegra de consultar con usted sobre lo que se necesita para su empresa, se vea excesivamente entusiasta de ventas puede terminar instando a usted para comprar los suministros que puede que no necesariamente necesita. Saber lo que usted necesita antes de tiempo pueden ayudar a que el proceso vaya más sin problemas, a pesar de que ciertamente no hace daño a escuchar las sugerencias de los representantes, es su negocio, después de todo.

Comenzará tomando un inventario de los empleados de su empresa y departamentos. ¿Qué significa que cada empleado tiene que haga su trabajo de manera eficiente cada día? ¿Qué suministros podría ser único para cada departamento? Su inventario debe constar de lo que el medio empleado y el departamento pueden usar en un día normal, además de los suministros adicionales de los períodos de alto volumen de trabajo. Asimismo, deberá permitir crecimiento de la empresa en forma periódica, y prevé hacer un inventario. Siempre sobrestimar hasta cierto punto - por lo general son pequeños suministros no perecederos, y es mejor tener más de lo que necesita en lugar de tener que hacer una orden especial si algo se queda. Usted no tiene que excederse demasiado, sólo lo suficiente para no permitir imprevistos. Una vez que usted tiene una lista razonable de los suministros que usted necesita junto con la cantidad que piensa que usted necesita, entonces usted será preparado enfoque a los proveedores.

4. Búsqueda de Proveedores

Una cosa acerca de la suerte para encontrar un proveedor de suministros de oficina de su empresa es que usted tiene por lo general el que tiene la ventaja. Suministros de Muebles para oficinas puede ser un negocio muy competitivo, y lo que puede suceder es que no puede terminar siendo una guerra de ofertas para su negocio. Por supuesto, tendrá que hacer su parte, por dejar que estas empresas saben que su empresa está en el mercado de un proveedor y que usted está considerando varias opciones. Para saber la calidad de los proveedores, es posible que desee examinar las opciones de proveedores con otros propietarios de negocios para ver en que la compra de sus suministros de oficina y si tienen recomendaciones. También puede navegar por Internet para ver lo que los proveedores están ofreciendo en términos de suministros de oficina.

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Hay varias empresas bien reconocidas que proporcionan suministros de oficina en gran escala, tales como Office Depot, Staples, y Office Max, pero estos no son los únicos. Aunque usted puede poner a estas empresas en su lista de los lugares a considerar, debe hacer una búsqueda minuciosa pidiendo a otras empresas que se recomiendan, comparar precios llamando a un montón de diferentes empresas o la investigación de las empresas en Internet. Muchas veces hay empresas de suministro que pueden ser menos conocidos pero que pueden darle un mejor trato a largo plazo, simplemente porque no gastar tanto dinero en publicidad.

No rechacemos la Internet como una herramienta para encontrar la empresa o empresas que suministren su oficina. Casi todas las empresas tienen un sitio Web en estos días, y es perfectamente aceptable para realizar una búsqueda en la Internet para obtener una lista de las compañías que usted piensa que podría funcionar muy bien con su compañía. Muchas de estas empresas también tendrán los formularios Web que usted puede llenar para solicitar materiales derecho a través de Internet, pero esto no es en la que desea comenzar. Mira a través de sus sitios en la Web, ver lo que tienen que ofrecer y, a continuación, escriba el número de teléfono para sus departamentos de ventas. Llame a la compañía que le interesa y también escoja la mejor agencia de negocios.

5. Establezca una relación con sus proveedores

Cuando encuentre la empresa que desee utilizar para sus suministros de oficina, es probable que inicialmente se hablara con sus vendedores, pero, quiere ir más lejos que eso. Aunque sus ventas probablemente se ha informado bien sobre lo que pueden ofrecerle en la medida de lo contratos, descuentos, etcétera, debe aún hablar con la gente que está en la parte superior de gestión para tener una mejor sensación en cuanto a la forma en que se van a hacer negocios Con ellos. Hay varias cosas a la hora de establecer una relación con la empresa que será su mobiliario de oficina, si se trata de grandes equipos de oficina o pequeños equipos de oficina. Si es posible tendrá que reunirse con las personas adecuadas en persona. Comience con el personal de venta, pero que su refiere a la gente que está realmente a cargo. Tendrá que discutir cosas como los contratos, los métodos de entrega, descuentos para pedidos importantes, y si los proveedores pueden satisfacer sus necesidades como su empresa crece y se expande. Descubra quién toma las decisiones finales, y reúnase con ellos para elaborar todos los detalles y, por supuesto, tener todo por escrito. Esto puede tomar algo de tiempo al principio, pero si se establece la correcta relación con la empresa que proporcionará a su oficina desde el principio ayudará a funcionar más suavemente ahora y en el futuro. Trate de permanecer al corriente de cualquier cambio en su gestión de las empresas proveedoras de modo que siempre sepa a quién se le trataba.

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6. Negociación con su Proveedores

Antes de tomar alguna decisión definitiva acerca de su oficina y firmar un documento, tendrá que negociar con sus proveedores. La clave es recordar que siempre hay margen para la negociación, independientemente de sus proveedores inicialmente. Desde mobiliario de oficina es una empresa competitiva, debe tener una clara ventaja. Lo más probable es que comience con base de los precios de los productos y de las entregas, y podrá trabajar desde allí. Antes de iniciar las negociaciones, escriba algunas de las principales cuestiones a debatir. ¿Va a ser capaz de obtener descuentos si para una cierta cantidad de una sola vez? ¿Qué tamaño tiene cada orden es preciso a fin de obtener un descuento? Si usted firma un contrato que abarca un período más largo de tiempo, por ejemplo dos años en lugar de un año, tendrá que hacer una diferencia? Asegúrese de que sus posibles proveedores saben que usted compara diferentes empresas antes de firmar un contrato. Es necesario ser consciente de que las empresas que proporcionen suministros de oficina espera negociar, aun cuando no halla estado de hecho por adelantado.

Si usted no piensa que su capacidad de negociación más fuerte son sus activos, encontrar personas en su empresa que tienen experiencia con este tipo de cosas y, o bien obtienen su asesoramiento, o haga que una parte del proceso de negociación. Esto no sólo le proporciona una ventaja inmediata, sino que también puede ser una gran experiencia de aprendizaje para usted para futuras negociaciones. Antes de firmar un final de los documentos de su empresa de una mirada sobre todos los contratos o acuerdos. Esto puede parecer mucho trabajo para algo tan sencillo como realizar pedidos de consumibles para sus oficinas, pero debemos recordar que el éxito de su empresa depende en gran medida de que tenga derecho materiales para ejecutarlo.

7. En caso de que usted utilice un proveedor para el manejo de su inventario

"Proveedor de inventario gestionado" es un método que algunas empresas y sus proveedores la utilizan para gestionar la empresa de oficina - por lo general siempre los más pequeños suministros, y no el gran equipo de oficina. Con el inventario gestionado por el proveedor, la empresa que proporciona los suministros toma un papel mucho más importante en el momento y lo que a fin de que sus clientes. Usando este método, el proveedor mantiene un inventario de suministros de oficina de su empresa a través de contactos periódicos con los que están a cargo de inventario, y la empresa de abastecimiento será la que se determina que cuando más se enviarán suministros, y cuántos. La mayor parte de la información acerca de los suministros es compartida por la empresa y sus proveedores por medios electrónicos de comunicación, y es el proveedor

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que investiga los datos y determina el tamaño de las futuras entregas, y cuando los suministros se entregarán. Esto toma mucha presión del personal de la empresa que es la compra de los suministros. Muchos expertos creen que el inventario gestionado por el proveedor puede reducir la escasez de suministros, y al mismo tiempo evitan el exceso de existencias y la presencia excesiva de inventarios en cualquier momento. Si está considerando la posibilidad de utilizar el inventario gestionado por el proveedor de las necesidades de abastecimiento de su oficina, puede que quiera pedir una cláusula en su contrato que se indica que si la empresa proporciona suministros de oficina sobrevalora su necesidad, que estén dispuestos a comprar el exceso. Esto puede ser especialmente importante si su cambio de las necesidades de abastecimiento y de repente se le ocurre un inventario de los materiales que no se puede utilizar en el futuro.

8. Contratos de suministros

Proveedor administra el inventario y es sólo un tipo de contrato que se puede tener con las empresas que suministren su oficina. Existen diferentes tipos de contratos que puede firmar, y que el tipo de contrato que usted y su proveedor elijan será una cuestión importante. Los contratos son acuerdos jurídicamente vinculantes, por lo que los contratos que firmen con las empresas que se verán amueblar su oficina deben ser inspeccionados por su empresa abogado. Este es el procedimiento normal, y sus proveedores se esperaban esto.

Los contratos que firman con sus proveedores será una parte importante del conjunto del proceso de negociación, a fin de pedir tantas preguntas como pueda acerca de qué tipos de contratos que ofrecen. Por lo general, el más largo de su contrato, el mejor precio que usted recibirá en su suministro, sin embargo, los contratos de más largo puede tener también sus inconvenientes. Si usted firma un contrato para recibir una cierta cantidad de suministros periódicamente en el transcurso de dos años, por ejemplo, puede que encuentre problemas durante ese tiempo, si usted encuentra que no necesita la mayor cantidad de un determinado tema, como originalmente se pensaba. Si encuentra que necesita de algo más que su contrato se pide que por lo general no es un problema, y el costo negociaciones se actualizará y adaptará en consecuencia, pero la disminución de suministros de oficina y, por lo tanto, los costos pueden ser un poco más complicado si el contrato ha sido firmado. Por esta razón, usted debe preguntar por cláusulas contractuales que permiten la evolución de las necesidades, y que satisfaga tanto a usted como a sus proveedores. Estas cláusulas también son usualmente procedimiento estándar, de manera que es mejor el hierro a cabo antes de que nada esté firmado. Abogado de su empresa debe estar en condiciones de sugerir qué tipo de cláusulas que funcionan mejor para usted y sus proveedores de manera que todos los intereses están protegidos.

9. Periódicamente revise las necesidades de suministros para su oficina

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Incluso si se han firmado contratos o se utiliza el inventario gestionado por el proveedor, aún es en que debemos revisar periódicamente las necesidades que tiene su empresa para suministros de oficina. La mayoría de las empresas hacen un inventario todos los años o cada año, y usted debe ser una parte habitual de hacer negocios. Usted no sólo quiere hacer inventarios periódicos, sin embargo, lo que tiene que hacer algo de investigación acerca de lo suministros de oficina que se está utilizando y de si estos son aún suficientes para que su empresa necesita. empleados es una buena manera de averiguar qué es lo que necesita actualmente, es una manera de tomar el pulso de su empresa y determinar lo que está sucediendo en las "trincheras" que puede que usted no conozca. Cuando se trata de grandes equipos de oficina, como computadoras o fotocopiadoras, podrá escuchar de inmediato si algo ya no está en condiciones de satisfacer las necesidades de la empresa. Es raro que usted no escuche inmediatamente si un empleado del ordenador ya no es lo suficientemente eficaz para llevar a cabo las tareas que el trabajador necesita realizar todos los días. Cuando se trata de pequeños suministros de oficina, sin embargo, los empleados no podrán pensar que es lo suficientemente importante como para quejarse cuando algo les está impidiendo hacer su trabajo de manera eficiente.

Tal vez se le ha pedido manual durante bastante tiempo, y muchos de sus empleados ante exigencias del trabajo han grapado documentos de ellos continuamente. Al principio puede que no sea un problema, pero más tarde, cuando se convirtió en la demanda de trabajo superior, el manual se está convirtiendo en un obstáculo. Entrega a cabo una encuesta a los empleados de su empresa usted puede alertar sobre el hecho de que la electrónica sería mucho más eficiente en algunos departamentos, y, por lo tanto, usted puede ajustar su oferta órdenes en consecuencia. Esto puede parecer un pequeño problema, sino que de simples cambios de este tipo pueden mejorar la productividad y la moral del empleado, lo que beneficia a todo el mundo en el largo plazo.

Artículos Similares

- Contenedores de Almacenamiento Comercial

Existen muchas razones por las cuales usted pueda necesitar un contenedor de almacenamiento comercial. Ya sea que su empresa venda libros, o artículos de limpieza, si su edificio de oficina no es lo suficientemente grandes como para almacenar todos sus productos extra, puede alquilar un contenedor para el almacenamiento de su inventario. Los contenedores de almacenamiento comercial tienen muchos usos distintos además de simplemente mantener el inventario o su equipo. Puede utilizar un contenedor de almacenamiento comercial para cualquier cosa que usted necesite. Usted está limitado únicamente por su imaginación.

10. CONTROL DE EXISTENCIAS

10.1 CONTROL ESTADISTICO DE CONSUMO

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Control estadístico de consumos.

Se puede llevar de 2 maneras:

Sistema de revisión continúa.

Es un sistema en cual la posición de las existencias se monitorea después de cada transacción (o en forma continua). Cuando la posición de la existencia cae por debajo de un punto de orden predeterminado (o punto de reorden), se coloca una orden por una cantidad fija. Dado que esta cantidad es fija, el tiempo entre órdenes variara dependiendo de la naturaleza aleatoria de la demanda. Al sistema de revisión continua se llama algunas veces Q o sistema de cantidad fija de orden.

Sistema de revisión periódica.

La existencia disponible se revisa a intervalos fijos. Cuando se realiza la verificación, de la existencia disponible es "rebautizada" como un nivel objetivo de inventario. El nivel objetivo se fija para cubrir la demanda hasta la siguiente revisión periódica mas el tiempo de entrega del embarque. Se ordena una cantidad variable dependiendo de cuanto se necesita para colocar la existencia disponible en el objetivo. El sistema de revisión periódica con frecuencia recibe el nombre de P de control de inventario, el sistema de intervalo .orden. fijo, el sistema periodo. orden. fijo, o simplemente el sistema periódico.

Programas de resurtido

Sistema de revisión continua y cantidad fija de reabastecimiento. Se establece un nivel de existencias de seguridad dentro del tiempo de entrega si se experimentan proporciones de utilización promedio. Las órdenes de reabastecimiento se colocan por una cantidad fija y predeterminada que se programa para ser recibida hacia el final del tiempo de entrega de los suministros. Los parámetros que definen un sistema de cantidad fija de reabastecimiento son Q, la cantidad fija ordenada en un momento dado y el punto de reabastecimiento.

Sistema de reabastecimiento periódico. Otro sistema de control al que también se recurre comúnmente consiste en fijar el ciclo de reabastecimiento en lugar de la cantidad a reabastecer. En dichos sistemas la condición del inventario es revisada en forma periódica y se emite una orden por una cantidad que permite reabastecer los inventarios hasta alcanzar un nivel máximo planeado. La cantidad a ordenar, por tanto varía de un periodo de revisión al siguiente.

Sistema optimo de reabastecimiento. También pueden encontrarse en la práctica sistemas de control que combinan los ciclos regulares de revisión y los puntos de reabastecimiento. En estos sistemas, los niveles de existencias son revisados en forma periódica, pero las órdenes se expiden solamente cuando los inventarios alcanzan un nivel predeterminado de reabastecimiento. * Importante: El control estadístico de consumo y los programas de reabastecimiento son los mismos porque el reabastecer implica consumir, lo que la diferencia es que en el primero se lleva o se vacía todo lo que se

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consume de materia prima a unas gráficas en relación a un periodo de tiempo que se elija.

Análisis de mermas y rechazos de control de calidad

Análisis de mermas y rechazos de control de calidad.

Una piedra angular del control de calidad es el uso de métodos estadísticos para tomar decisiones. En muchos casos, se puede salvar bastante con el simple hecho de tomar una muestra más que realizar una inspección del 100%. En otros casos no existe alternativa, y lo único que queda por hacer es tomar una muestra.

Se tiene disponibles 2 tipos distintos de métodos estadísticos: muestreo de aceptación y control de proceso.

El muestreo de aceptación se aplica a la inspección por lotes donde se toma una decisión para aceptar o rechazar un lote de materiales sobre la base de un muestreo aleatorio sacado del lote. Este tipo de inspección se lleva a cabo después de que se ha terminado la producción.

El muestreo de control de proceso se utiliza durante la producción mientras el producto se está fabricando. La decisión en este caso es si debe continuar proceso o se debe detener la producción y buscar la causa posible de los defectos, los cuales se pueden deber a materiales, al operador o a la maquina. Esta decisión se basa en muestras aleatorias periódicas que se toman del proceso. Una vez que un proceso está bajo control estadístico, debe permanecer así a no ser que se presente una causa asignable.

10.2 PROGRAMAS DE RESURTIDO DEL PROVEEDOR

Objetivos

Resurtido de Proveedor a CEDIS & Tiendas Generar un impacto positivo en la forma de reposición a Cedis & tiendas para

alcanzar los objetivos de la Compañía. Asegurar un entendimiento sólido (teórico y práctico) del sistema para

desarrollar las tareas diarias de re abasto

10.3 DEMANDA CICLICA DE LA PRODUCCION

LA LEY DE LA DEMANDA

La cantidad demandada está determinada por el precio del bien, aunque también puede depender de otros factores, como la moda y el nivel de ingresos de la persona. Para estudiar la relación entre la cantidad demandada y el precio, vamos a suponer que todos los demás factores que influyen en las decisiones de consumo de la gente se mantienen

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constantes. La pregunta básica que la ley de la demanda busca responder es: ¿cómo cambia la cantidad demandada de un bien al variar el precio de ese bien?

Manteniendo los demás factores constantes, cuanto mayor es el precio de un bien, menor es la cantidad demandada. Análogamente cuando menor es el precio de un bien, mayor es la cantidad demandada de ese bien. Esto ocurre simplemente porque cada bien, aunque sea muy especial, casi siempre puede ser reemplazado por otro bien. Al subir precio de un bien, la gente compra más cualquier otro bien que lo pueda sustituir, y eso hace disminuir la cantidad demandada

D1

j

D2

r

(a) (b)

Cambio en la Cantidad Demandada.- Ocurre cuando los cambios se producen en la misma curva de demanda (la fig. (a) nos muestra el paso del punto r al punto j)

Cambio en la Demanda.- Este fenómeno se produce cuando los cambios se producen en curvas de demanda diferentes (la fig. (b) nos muestra las curvas de demanda D1 y D2). Por ejemplo mi decisión es no utilizar como insumo la coronta de maíz, y “paso “ a utilizar cogollo de caña presionando la demanda de éste insumo)

DEMANDA CICLICA

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Se relaciona con los periodos del año, por circunstancias climatológicas o comerciales.

PRIMAVERA VERANO OTOÑO INVIERNO0

5

10

15

20

25

30

SHORTPLAYERASABRIGOS

10.4 ANÁLISIS Y CONTROL DE CALIDAD

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Es el conjunto de técnicas y actividades de acción operativa que se utilizan, actualmente, para evaluar los requisitos que se deben cumplir respecto de la calidad del producto o servicio, cuya responsabilidad recae, específicamente, en el trabajador competente. Un factor importante para el funcionamiento de una organización es la calidad de sus productos y servicios. Se debe tener siempre en cuenta, los aspectos que inciden en ellas:

• SUPERVISIÓN Y TRABAJADORES CALIFICADOS. La supervisión de manufactura y el personal de la planta, influyen decisivamente en la fabricación.

•  INSPECCIÓN Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. La inspección y pruebas funcionales comprueban el cumplimiento con las especificaciones técnicas.

• INSTALACIÓN Y SERVICIO DEL PRODUCTO. La instalación y el servicio del producto ayudarán  a lograr el funcionamiento correcto, de acuerdo a las especificaciones y por el control de mantenimiento adecuado.

• MEJORA EN LA CALIDAD. Cada esfuerzo y mejora que se realice hacia la calidad y por mantenerla, significará un cambio positivo para el equipo de trabajadores de la empresa.

EL COMPRADOR, EL PRODUCTOR Y LAS NUEVAS DEMANDAS DE CALIDAD EN EL MERCADO.

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La amplitud y la complejidad de las nuevas demandas de calidad se reflejan en la realidad del mercado de hoy.

Las expectativas del usuario en el desempeño de la calidad la crecido a una tasa mayor para muchos productos y servicios lo cual esto se considera como una brecha de calidad, y una complejidad debido a que los objetivos de la calidad es precisamente como reducir estos costos de calidad.

PERFIL DEL COMPRADOR.

Los compradores, ya sean consumidores individuales, corporaciones industriales o agencias de gobierno, recalcan cada vez el concepto de VALOR TOTAL de la calidad por unidad de precio pagada, con renovada concentración sobre la economía, seguridad, servicio y confiabilidad mayores en relación al producto y el servicio.

El cuidado en las compras ha mejorado más que casi ninguna otra habilidad, particularmente por las empresas industriales y cada vez más por los consumidores. Por lo que algunas causas claves de presiones son las siguientes:

• Mayor expectativas de desempeño (mejoras en bienes y servicios, que proporcione mayor economía, comunicación confiable, así como suministros confiables de energía)• Ciclo de vida y costos de servicio (el servicio y el mantenimiento durante el uso del producto)

10.5 EXACTITUD Y OPORTUNIDADES EN LA INFORMACIÓN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, PARALA EFICIENTE TOMA DE DECISIONES.

Para evaluar la información existen varios criterios que debes conocer.

Estos son: Relevancia, Alcance, Autoridad - Credibilidad, Actualidad, Objetividad y Exactitud. Una breve explicación de cada criterio se presenta a continuación:

Relevancia

Es un elemento basado en el juicio. Usualmente para establecer la relevancia debes determinar qué información necesitas, que tipo de fuentes vas a utilizar y cómo utilizarás la información (ensayo, monografía, presentación). Es importante determinar la relevancia en torno al tema que estas investigando.

AlcancePara conocer si el documento que has seleccionado tiene el alcance adecuado, debes examinar el contenido de la información si tiene un balance entre los datos y las opiniones. Como marco de comparación debes consultar otras fuentes que presenten otros puntos de vistas a favor y en contra del tema. Esto te ayudará a enfocar tu proyecto desde varias perspectivas.

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Autoridad / Credibilidad

Para determinar la autoridad de la fuente se toman en consideración varios aspectos. Al comparar un documento de una base de datos versus un documento que aparece en la Internet, se puede inferir que los documentos contenidos en las bases de datos incluyen elementos esenciales tales como:

Nombre del autor, el título de la publicación, la fecha de publicación y más. Por otro lado, en la Internet muchas veces los documentos no presentan estos datos esenciales. En cambio, los documentos que aparecen en las bases de datos, pasan por un proceso de revisión ya que está en juego la reputación de la empresa, mientras que los documentos publicados en la Internet no tienen ningún mecanismo de control de calidad y cualquier persona puede publicar en este medio sin tener experiencia o peritaje en el tema.

En las fuentes impresas (libros) y audiovisuales, las casas publicadoras establecen criterios para determinar la autoridad, ya que el seleccionar los mejores autores le da prestigio a la institución. Si la información no incluye el nombre del autor, entonces se debe evaluar la institución o agencia que auspicia la publicación y determinar si ésta cuenta con la autoridad y el peritaje necesario sobre el tema.

Para determinar la autoridad en la Internet se puede tomar en consideración los dominios o direcciones electrónicas (Ej. http://ponce.inter.edu). Las más recomendables son: .edu (instituciones educativas), .gov (agencias del gobierno), .org (organizaciones), .mil (agencias militares). Las menos recomendadas son las que terminan en .com (comercial) y .net (network).

Actualidad

Para determinar la actualidad se toma en consideración la fecha de publicación del documento. Hay tres escenarios principales al momento de buscar información que son: información actualizada (al día), información de los últimos tres (3) años e información publicada que excede los últimos tres años (en algunos casos históricos). Entre la información actualizada están los temas científicos, negocios y mercadeo, la política, algunos temas sociales de actualidad, la medicina y más. En los demás casos usualmente se acepta la información de los últimos tres a cinco años. En la mayoría de los casos cualquier información de los últimos seis (6) años o más se considera obsoleta.

La excepción son los temas de historia y literatura, donde las fechas de publicación no es un factor relevante. Es importante recordar que la publicación de un libro puede tomar años, el publicar un artículo en una revista puede tomar meses y que la información contenida en estas fuentes será más antigua que la fecha de publicación.

Objetividad

La objetividad se define como la verdad basada en datos comprobables sin tomar en consideración las reacciones que esto provoque en otros. (Aceptación o no aceptación de la información). Si partimos de la premisa que la información nunca es totalmente objetiva, entonces debemos prestar mucha atención a este criterio. Existen varios factores que impiden que la información pueda ser objetiva y estos son: las necesidades, la forma en que perciben los hechos, los valores e intereses de los autores. Otros factores son el

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contexto social que refleja las actitudes y valores de la época en que se escribe el documento.

Para cumplir con este criterio debes evaluar y cuestionar los diferentes puntos de vista sobre un tema, la verdad y la exactitud de la información.

Exactitud

La exactitud se mide a base de información correcta y exacta. Usualmente se recomienda que para validar la exactitud se compare la información con otra ya investigada y verificar los datos en fuentes impresas. Es importante considerar que la información no actualizada tiende a no ser exacta. Por otro lado, las páginas electrónicas que pertenecen a una organización son estables y que las páginas electrónicas que pertenecen a un individuo se consideran inestables, en cuyo caso es mejor no utilizarla.

10.6 LA ÉTICA EN LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

La ética es un análisis sistemático y crítico de la moralidad, de los factores morales que guían la conducta humana en una determinada práctica o sociedad. Como la pesca representa una interacción entre personas y el ecosistema acuático, la ética de la pesca se refiere a los valores, reglas, deberes y virtudes pertinentes al bienestar de las personas y el ecosistema, proporcionando un análisis normativo crítico de las cuestiones morales en juego en ese sector de las actividades humanas.

Integrar la ética a nuestras vidas, no debería ser motivo de asombro o presunción, ya que debe ser algo con lo que debemos convivir diariamente, pero al parecer es un tema muy serio y algo complicado en nuestra realidad actual, ya que en ocasiones la ética solo se utiliza como un simple maquillaje en nuestras acciones cotidianas. Debemos de estar plenamente conscientes y convencidos de que la ética se rige bajo principios universales básicos, como por ejemplo la justicia, (todos apreciamos la justicia desde el momento en que a nadie le gusta ser tratado injustamente). Por lo tanto depende de nosotros mismos, el establecer un entorno ético, con nuestra familia, amigos, y principalmente con nuestros colaboradores, para tal misión, debemos de emprender una serie de acciones y actitudes, cuyo objetivo sea el despertar las reflexiones que fomenten la cultura ética en todos y cada uno de nosotros, como por ejemplo elaborando y formando un código de valores sobre el cual vamos a proyectar nuestra vida, bajo la premisa de que no se debe de imponer dicho código, si no que éste debe de surgir bajo la visión, de que al darle vida, no solo crearemos un entorno de trabajo agradable sino podemos hacer que nuestras acciones traspasen nuestras fronteras laborales para hacerlo llegar a todos los ámbitos de nuestra vida cotidiana. Pero definitivamente, el decidir llevar un estilo de vida con actitudes apegadas a la ética, resulta más que difícil, pues tal parece que en nuestros días, estas acciones no son muy remuneradas económicamente, al contrario, nos hacen vernos fuera de ritmo, dentro del mismo ritmo de vida que marca la sociedad actual. Por tanto, debemos de hacer conciencia, de que requerimos con urgencia personas apegadas a la ética, esto es lo que necesitamos en nuestros días para poder salir adelante en todos los aspectos de nuestra vida, pues pienso que de esta manera podríamos mejorar nuestro nivel de vida y por ende el país, del que formamos parte.

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El sentido más antiguo de la ética (de origen griego) residía en el concepto de la morada o lugar donde se habita; luego referido al hombre o pueblos se aplicó en el sentido de su país, tomando especial prestigio la definición utilizada por Heidegger: "es el pensar que afirma la morada del hombre", es decir su referencia original, construida al interior de la íntima complicidad del alma. En otras palabras ya no se trataba de un lugar exterior, sino del lugar que el hombre porta a sí mismo. "El ^ethos es el suelo firme, el fundamento de la praxis, la raíz de la que brotan todos los actos humanos.

El vocablo ^ethos sin embargo, tiene un sentido mucho más amplio que aquel que se da a la palabra ética. Lo ético comprende la disposición del hombre en la vida, su carácter, costumbre y moral. Podríamos traducirla como "el modo o forma de vida" en el sentido profundo de su significado.

^Ethos por su parte, significa carácter, pero no en el sentido de talante sino en el sentido "del modo adquirido por hábito". ^Ethos deriva de éthos lo que significa que el carácter se logra mediante el hábito y no por naturaleza. Dichos hábitos nacen "por repetición de actos iguales”, en otras palabras, los hábitos son el principio intrínseco de los actos.

 En el ámbito conceptual de la ética, tenemos un círculo correlacionado entre ^ethos - hábitos - actos. En efecto si ^ethos es el carácter adquirido por hábito, y hábito, nace por repetición de los actos iguales, ^ethos es a través del hábito "fuente de los actos" ya que será el carácter, obtenido (o que llegamos a poseer -héxis) por la repetición de actos iguales convertidos de hábito, aquel que acuñamos en el alma.

 El hombre a través de su vida va realizando actos. La repetición de los actos genera "actos y hábitos" y determinan además las "actitudes". El hombre de este modo, viviendo se va haciendo a sí mismo. El carácter como personalidad es obra del hombre, es su tarea moral, es el cómo "resultará" su carácter moral para toda su vida...

 Podemos aproximarnos a la conceptualización de la palabra "moral" (origen del latín) como la adquisición de "Modo de Ser logrado por apropiación", o por niveles de apropiación, donde se encuentran los sentimientos, las costumbres y el carácter.

 El carácter o personalidad moral, como resultado de actos que uno a uno el hombre ha elegido, es lo que el hombre ha hecho por sí mismo o por los demás. "El hombre en este contexto se hace y a la vez es hecho por los demás, tanto positiva como negativamente".

La Ética (repito: de origen griego) como muy bien dice Vidal, es la "realidad y el saber que se relaciona con el comportamiento responsable donde entra en juego el concepto del bien o del mal del hombre".

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La ética florece a partir de nuestros valores que nos dictan si algo está bien o mal (correcto o incorrecto) en un acto humano. Mayor relevancia adquiere cuando el acto afecta a un tercero.

La Moral (de origen Latín) significa lo mismo que ética ya que traduce el significado de éthos (costumbre) y ^ethos (carácter/talante), dejando atrás su primera aproximación en que el término mos solo se refería a "costumbre".

Normalmente la ética se emplea respecto a aproximaciones de tipo filosóficas y de tipo racional como tal. El término moral por su parte, se utiliza más en consideraciones de tipo religioso. Frente a la justificación de las normas de comportamiento utilizamos ética como concepto. Moral en cambio, es referido a "códigos concretos de comportamiento".

Dentro de las decisiones en los negocios que enfrentan mayores dilemas éticos se encuentra las actividades de mercadeo, tanto de forma individual como organizacional, por ejemplo, según los autores, al crear necesidades superfluas, fomentar el consumismo y al tratar de engañar a los consumidores con productos y servicios que no los satisfacen.Los mercadólogos se encargan de la dirección de la demanda, tratan de influir en su nivel, tiempo y composición, con la finalidad de cumplir con los objetivos de la organización. Para tal fin, toman múltiples decisiones de distintos grados de importancia y trascendencia, referentes a los elementos de la mezcla de la mercadotecnia, que pueden afectar la sociedad.

Cada profesión tiene la indeclinable obligación de convertirse en medio ejecutor del imperativo categórico de su investidura. Para ello le es ineludible disciplinar sus actuaciones técnicas y científicas, perfeccionar su carácter y fortalecer su conducta dentro de las normas éticas.

Son deberes profesionales, ente otros, el siguiente: honradez, honestidad, estudio, investigación, cortesía, probidad, independencia, discreción, carácter, distribución del tiempo, equidad en el cobro de honorarios, prestigiar la profesión, cuidar de su cultura, puntualidad, solidaridad, etc. 

La ética en las organizaciones puede ser afectada por diversos factores: desarrollo moral de sus gerentes o líderes; sistemas de valores individuales; contenido y fortaleza de la cultura organizacional; diseños estructurales de la organización que permiten la ambigüedad; intensidad del problema ético. Desde hace algún tiempo, más aun en la actualidad, la ética en los negocios ha sido objeto de revisión por presentar dilemas éticos difíciles en distintas áreas y escenarios. En ese sentido, las empresas deben determinar si realmente están aplicando actividades éticas y si son socialmente responsables.

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