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LA FUNCIÓN DE COMPRAS, ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Operación

COMPRAR. Acción de adquirir u obtener algo a cambio de un precio

establecido

Tipos de compra y abastecimiento

Nuestros actos de compra obedecen a varios factores:

Económicos

Psicológicos

Sociológicos

Intelectuales

Factor MUY importante :

Menor relevancia con el paso del tiempo. Competidores muy parecidos.

Precio

MKT los clasifica en varios tipos:

Compra Ocasional : Tipo de compra que se realiza esporádicamente y que tiende a cubrir una necesidad no satisfecha anteriormente y postergada en el tiempo por el consumidor. Este tipo de compra contempla igualmente las compras de impulso.

Compra Tradicional: Obedecen a una necesidad: satisfacer la demanda de suministros alimentarios y del hogar de manera práctica, rápida y cercana. Cubren las necesidades básicas se cubren en un periodo relativamente corto.

Compra de Comodidad: Las nuevas condiciones de vida condicionan las formas de consumo. En este sentido cabe destacar las empresas de comidas a domicilio al igual que la compra telefónica o la compra electrónica a través de Internet.

Compra de Consumo: Tiene por objeto distinguir el carácter masivo y más duradero en el tiempo de provisión del cliente . Se realizan el grueso de su compra en grandes superficies con una periodicidad.

Compra Especialista: Cuando hay que adquirir bienes de uso o consumo muy específicos, (equipos de computo, máquina, mobiliario, vehículos, etc.)

EN LAS EMPRESASAnticipadas: Planeadas es decir, se

realizan bajo un marco presupuestal, se corre riesgo.

Emergencia: No tienen una formalidad establecida por tanto lo único que se puede considerar para su realización es estar al tanto de quien solicita la adquisición.

Especulativa: Se le puede considerar como una variante de la compra anticipada, objeto e interés sea seguro, eficiente, a precios bajos.

Recíprocas : Usadas por el proveedor como medida de presión para el comprador, instaurando condiciones a su interés.

Personales : Son las que se ejecutan para la gente que conforma la empresa.

Salvamento: abastecimiento que cubre una demanda con los excedentes que se tienen en otras áreas.

Excedente: Normalmente son utilizados para cubrir los requerimientos normales de toda organización, de tal forma de no detener las actividades normales.

Mercado Abierto: Son compras de poco volumen en un mercado cambiante y se pueden conseguir fácilmente.

Artículos Relacionados: Su adquisición es en cantidades pequeñas, y con actividades diferentes a la fabricación.

Especiales: Compras que no corresponden a la actividad cotidiana.

Elementos Especiales: Es cuando se elige de un gran número de proveedores

Elementos de bajo costo: Se debe analizar los artículos en cuanto a su monto, calidad y necesidad que debe cubrir.

Corporativas: Las desarrollan los grandes consorcios o grupos trasnacionales, corporaciones para sus subsidiarias.

Consolidadas: Lo llevan a cabo los grandes grupos empresariales para sus sucursales o filiales.

Abastecimiento

El proceso incluye todas las actividades que permiten identificar y adquirir los bienes y servicios que una organización necesita para su operación.

Actividad económica que tiende a cubrir las necesidades de consumo en tiempo, forma y calidad .

Se debe tener en cuenta la previsión de la demanda, la entrega del producto, disponibilidad, precio, etc.

Los tipos de abastecimiento depende directamente de las necesidades es decir el fin para lo cual se requieren las mercancías:

Materias primas, Mercancías de primera necesidad, Para la

comercialización

Principios básicos de compras y abastecimientos

El servicio de una forma mas eficaz.

Definir y desarrollar técnicas de compra, estudiar el mercado evolución y objetivos de ahorro.

Establecer sistema de control de las actividades del servicio de compras.

Importante considerar

Organización

Previsión

Control

Las empresas no realizan compras por gusto sino por necesidad

Las compras y el abastecimiento se rigen por 5 principios básicos:

- Conveniencia: es decir que el producto tenga las características que le convenga a la empresa. Control de calidad : verificar artículos con las especificaciones acordadas

-Comprar por mayoreo reduce costos. Factores a considerar:• Tipo de artículos • Tiempo de entrega• Necesidad de pedido• Precio unitario de material o servicio• Promedio de compra del inventario• Emisión de pedidos• Costo de transacción• Periodo de la compra

1. Calidad

2.Cantidad

-Es necesario buscar obtener el mejor precio por parte de nuestros proveedores.

-Plus que otorga el proveedor en la compra

-El tener un proveedor competente e eficiente, nos encamina a llegar tratos inteligentes en cuanto a calidad y servicio se refiere y por supuesto un mejor precio.

3. Precio

4.Servicio

5. Proveedor

Centralización y Descentralización

Existen ventajas tanto en la centralización como en la descentralización respecto a las necesidades de la empresa.

La descentralización se considera mas eficiente, pues centra el poder y la responsabilidad en los Delegados de las unidades de negocio periféricas, puesto que se supone que este delegado tiene las habilidades suficientes para tomar decisiones correctas.

Aspectos de la centralización

Una ventaja importante de una estrategia centralizada es la uniformidad de criterios en las operaciones.

Las grandes industrias piensan que este criterio es el más importante a tener en cuenta.

El centralizar, por ejemplo, los servicios Jurídicos es más rentable y eficaz que disponer de un abogado.

La función de una unidad informática central para el proceso de datos de todas las operaciones de la empresa, donde éstas están normalizadas, permite un mejor criterio técnico y una mayor eficacia. .

Aspectos de la descentralización

Ventajas: forma eficaz de reducir o eliminar un porcentaje muy amplio de prácticas o tareas innecesarias.

. La organización en su conjunto se puede adaptar con mayor rapidez y eficacia a cualquier cambio que se produzca en su mercado o zona geográfica.

En algunas industrias o comercios detallistas, por ejemplo, esto puede llegar a ser un factor importante, puesto que una organización descentralizada podrá determinar políticas y tácticas ajustadas a las distintas regiones nacionales o países foráneos donde opera la empresa..

Políticas

Análisis y aceptación de nueva lista de precios.

Recibir muestras y cotizaciones.

Mantener los niveles de calidad de los productos.

Evitar duplicidad, desperdicios, obsolescencias de los materiales comprados.

Mantener continuidad del abastecimiento.Principios de Negocio para regular las actividades e interacciones con los nuestros grupos de interés en todo el mundo, por lo que contemplan los siguientes elementos claves:

Se denomina política de compras a los criterios y lineamientos generados desde la dirección de una empresa con respecto a las condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores, etcétera, que se aplican para realizar todas las adquisiciones de una empresa.

Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores.

Visitar los almacenes propios de la compañía.

Negociar descuentos y condiciones de pago

Visitar la competencia del medio.

Revisar la base de datos.

Los objetivos de las políticas representan lo que necesitan lograr a fin de obtener las metas establecidas.

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Las metas sean claras, confiables y reflejen la visión de la empresa y de

quienes las formulen

Los objetivos de las políticas sean alcanzables, factibles, confiables, técnicamente sólidos,

consecuentes con las prioridades de la organización. Dichos objetivos tienen que

ser también social y políticamente aceptables.

Al diseñar las políticas para el abastecimiento y distribución, se debe de considerar:

Proceso para la compra y/o abastecimiento Elementos de la compra

Comprador Vendedor

Producto o Servicio

Acuerdo

Comprador

Vendedor

Producto o Servicio

Es la persona ya sea de forma individual o perteneciente alguna organización o empresa, la cual conoce de la existencia de las necesidades o requerimientos en la organización y que tiene la contienda de realizar la compra por medio de los mecanismos necesarios y requeridos para hacerse llegar del bien o servicio.

 También conocido como proveedor, y es quién ofrece los bienes o presta los servicios, a través de una orden de compra o pedido

 También conocido como: mercancía, artículos, insumos susceptibles de compra y es quién establece la relación comprador-vendedor

Acuerdo Es el acuerdo que surge de la relación comprador-vendedor en el momento de acordar la adquisición de un bien o servicio, y es donde se estipula las condiciones de pago, entrega y la obligación de las dos partes para cumplirlo.

Requisición

1. Documento en el cual se

describa el pedido de algún

material o producto, que se utiliza de manera formal y continúa.

2. Memorándum, escrito por medio

del cual se solicita un articulo o

servicio, el uso es ocasional.

La requisición de compra es el documento formal para solicitar debidamente autorizado al encargado o responsable de Compras la adquisición y abastecimiento de cualquier producto o material requerido

Ejemplos:

De forma general siempre contendrá los siguientes elementos: A) Denominados principales:

La requisición deberá ser autorizada solo por la persona encargada para ello, a esto se le considera como política.

Deberá tener una descripción detalla con las características especificas del bien o servicio que se desea de manera clara y comprensible para evitar malos entendidos.

Es importante las fechas en las que se emite la requisición, así como en las que se necesitan los artículos, materiales y/o servicios.

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B) Accesorios

Numero de folio, impreso. Volumen o cantidad de artículos, material y/o servicio Fecha de elaboración Área y persona que solicita Autorización Nombre y domicilio del posible proveedor Tipo de transporte, ruta, lugar de recepción Condiciones de entrega Cotización Y otro tipo de especificaciones especiales requeridas en el

documento.

C) Fines

Dar a conocer al departamento de compras la necesidad de abastecimiento de un bien o servicio que requiere algún área de la empresa.

Tener el tiempo necesario para realizar la investigación en cuanto a proveedores, y cotizaciones.

Procurar con oportunidad encontrar el producto o servicio con las características solicitadas a precio convenido y bajo las normas de calidad.

D) Tipo

Requisición de materiales.- Es cuando dentro de la empresa se requiere del mínimo para continuar con las actividades ya sea de fabricación o simplemente para la operación normal de la empresa.

Utilización continua.- Se requiere de un abastecimiento sin interrupciones, sin tomas los mínimos o máximos.

Requisición de Almacén

La cotización y su análisis

Los términos de venta, que implican las condiciones de la operación, condiciones de venta y de pago, monto total, modo de envío, puerto o lugar de embarque y de destino, fecha posible de entrega, entre otros.

La cotización es el documento formal que establece el contacto con el cliente, a través del que, en respuesta a su solicitud, se le informa:

El envío de cotizaciones puede realizarse vía fax, correo, medios electrónicos, entre otros.

Las características del producto: denominación técnico comercial, posición arancelaria, unidad de medida, cantidades a suministrar por partidas y totales, precio unitario, embalaje, etc.

El análisis de la cotización se inicia

precisamente cuando el departamento

solicita las cotizaciones

El personal encargo utilizara todos los medios

especializadoscon el objetivo de encontrar el mejor

proveedor.

En algunos casos al evaluar la cotización , se pueden identificar con facilidad las mejores, esto sucede cuando los productos son uniformes, en cuanto a calidad y características

PARA EVITAR POSIBLE ERRORES, ELABORAR UNA RELACIÓN DE TODOS LOS ASPECTOS A CONSIDERAR:

A) Factores de costo. Precio de los artículos. Transporte. Instalaciones. Contribuciones. Condiciones de liquidación.

B) Fecha de entrega.

C) Factores del Producto. Volumen Calidad Detalles

Consideraciones legales Garantías Consideraciones de compra de acuerdo a las leyes

El pedido u origen de la compra

Es el documento en el cual se describen los productos o servicios a adquirir, mismos que son destinados a satisfacer los requerimientos de las empresas.

El pedido o la orden compra deberá estar debidamente foliada, de forma consecutiva Normalmente este documento es elaborado por el área de comprar o adquisiciones.

2. Proporciona información para el área de contabilidad.

3. Se está en condiciones para que el almacén realice los preparativos de la recepción.

4. De igual forma se puede controlar la calidad de producto.

5. Es una forma de aviso para que el área correspondiente elabore la requisición

Finalidad

1. Es un comprobante en el que el proveedor acepta la responsabilidad de abastecer por medio de la compra.

6. Con este documento el área de compras puede estar al pendiente de que se entregue a tiempo los bienes o servicios.

a) Nombre de la empresa o persona que solicita, con su respectivo número de folio para su pronta identificación.

b) Se deberá anotar el departamento que recibirá el pedido, anotando de preferencia las iníciales de la persona encargada.

c) Nombre y domicilio del proveedor.

 d) Lugar de recepción de los artículos, así como descripción para llegar a la dirección en la que recibirán el pedido.

Requisitos

e) Forma de pago: efectivo, crédito, plazo, otros gastos.

El formato de la orden de compra deberá ser elaborado para que el proveedor pueda interpretar fácilmente los datos asentados

f) Tipo de transporte para embarcar los productos, a cargo de quién será el flete.

g) Fechas: de elaboración de pedido, embarque y entrega.

h) Dentro del cuerpo del pedido u orden de compra deberá contener: cantidades, descripción de los artículos, precios, reglas de facturación, embarque y otras estipulaciones.

i) Firmas: de elaboración. Autorización, recepción.

Aspectos a Considerar

El departamento de compras deberá tener los lineamientos para que la actividad se realice de la mejor manera posible, revisando que la orden este aprobada, justificada de donde se origino.

Legales

Administrativos

Cuando se establece un contrato surge la responsabilidad, y en el caso de que haya un problema, deberá solucionarse ante la autoridad jurídica competente

Ejemplos:

El convenio de la compra o abastecimiento

Cualquier convenio supone el acuerdo de voluntades entre dos o más personas.

En el aspecto comercial, uno de ellos es el vendedor y otro comprador, referente a la compra-venta de un bien y/o servicio, así como de todas las condiciones de compra y pago.

El convenio, también pude ser denominado contrato, en la mayoría de las veces puede realizarse en un plazo adecuado, con el fin de tener segura la adquisición.

 1. Es aceptado y autorizado por un funcionario competente.

2. Que se estipulen responsabilidades para el oferente y para el demandante

3. Que se realice conforme a la ley.

 Desde el punto legal debe ser manifestado de forma legal para que este pueda surtir efecto y voluntad por las dos partes, por lo que tiene validez cuando:

CondicionesEl principal objetivo es precisar las

responsabilidades de las dos partes.Una estipulación que se recomienda establecer

en el convenio, es que si el comprador no está de acuerdo al revisar el precio y la calidad, será cancelado el convenio.

También es factible, estipular las sanciones a las que se hará acreedoras cada una de las partes, por incumplimiento.

El precio pactado, puede variar durante la

entrega del bien o la presentación del

servicio.

Precio Fijo

Costo Adicionable

Tipo de convenio

Es el más conocido, utilizado para adquirir cualquier bien y/o servicio.

Se hace la estipulación, ya sea para el comprador o para el vendedor, ejemplo es el aseguramiento de la mercancía a cargo del

proveedor, hasta recibirla en las instalaciones del comprador, u otra, el establecimiento de

una garantía para el comprador.

Convenio Abierto

Convenio Condicional

Se establece por cada bien o servicio a un año u otro plazo, hasta quizá sin él.

Seguimiento de las ordenes de compra

Esta responsabilidad normalmente recae en el Departamento de compras, su labor no termina en la expedición de la orden compra, sino que debe seguir la misma para verificar con los proveedores que han recibido el pedido y que han quedado entendidos los aspectos referentes al precio, la calidad, pero fundamentalmente, se debe vigilar la secuencia al pedido hasta que el proveedor entregue la mercancía o preste el servicio.

Pasos para el seguimiento de la orden compra

Iniciando con aquellas que no han sido surtidas por parte del proveedor.

Si la fecha de cumplimiento se realizará próximamente, se debe confirmar con los proveedores, para verificar si la mercancía ya ha sido enviada, o bien, si el servicio se prestará en fecha cercana, que en la pactada.

Si existiera un problema en la entrega o en la prestación del servicio, el área de compras deberá tomar la decisión, de esperar o elegir otro proveedor para surtir el bien o preste el servicio. 

El encargado del almacén deberá comunicar al área de compras que el pedido ha sido recibido. De igual forma el área que solicito el abastecimiento, deberá informar que la mercancía fue entregada, o bien que el servicio se está prestando.

Es importante que el área de compras, pida la colaboración de los demás departamento, cuando lo requiera, en el caso que existiera algún problema en cuanto: incremento de precio, cantidad, calidad o servicio.

La conclusión al proceso debe de manifestarse de manera formal de la siguiente manera:

Terminación de la compra o abastecimiento

AREA SOLICITANTE

REQUISICION DE COMPRA

DEPTO. DE COMPRAS

RECABA COTIZACION

ELABORA CUADRO COMPARATIVO

ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR

SURTE PEDIDO

ENTREGA EN EL ALMACEN DEL CLIENTE

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

APROBADONO SI

INFORME DE ENTRADA

INVENTARIO

CONTABILIDAD

PAGO

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