COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

DESCRIPCIN

9.1. EVALUACIN PROVEEDOR

El proceso de evaluacin de proveedores es realizado conjuntamente por la Gerencia y el Responsable de Calidad. Se divide en dos fases diferenciadas, cada una con su correspondiente finalidad:

Evaluacin inicial. Se da la aprobacin inicial a un proveedor o la continuidad en la compra de suministros a proveedores habituales.

Seguimiento continuo de proveedores. Se desarrolla una comprobacin efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y servicios solicitados.

Para la aprobacin de los nuevos proveedores se realiza un seguimiento en los tres primeros pedidos (en el caso de material), o del primer pedido (en el caso de servicios), indicando los nmeros de las rdenes de compra o servicios contratados en el formato "Lista de proveedores". Si en este seguimiento no hay ninguna incidencia, se pasar al formato "Lista de proveedores aceptados".

9.1.1. CLASIFICACIN DE PROVEEDORES

Los criterios de seleccin y valoracin que se han expuesto se utilizarn para catalogar al proveedor como aceptado o rechazado. Los proveedores aceptados, es decir, a los que se puede comprar, se incluirn en el formato "Lista de proveedores aceptados", que ser firmada por el Responsable de Calidad.

Adems, para cada Proveedor aceptado, se abrir una ficha de Proveedor, segn el formato "Ficha de Proveedor" (aprobada por la Gerencia) donde vendrn indicados: Datos del proveedor Observaciones

Producto/servicio suministrado Requisitos exigibles

Tipo de proveedor Forma de evaluacin

Perodo de validez de Visto Bueno del Gerente

evaluacin Reclasificacin del Proveedor

En caso de rechazo del proveedor se indicar en la Ficha del Proveedor el motivo y alcance del rechazo.

El criterio a seguir por parte del Responsable de Calidad para rechazar a un proveedor ser que se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en caso de incidencias graves o 1 parte de no conformidad, en caso de incidencias inaceptables, habiendo determinado previamente qu se considera incidencia grave y qu inaceptable, segn el procedimiento.

9.2.1. COMPRA DE MATERIAL

A. Deteccin de necesidades

EXISTENCIAS DE ALMACN

Tras la deteccin de necesidades de material, el personal demandante del mismo comprobar si se dispone de stock en almacn.

B. Comunicacin al responsable de administracin

El personal que detecte la necesidad de compra comunicar, a travs de la va estipulada, al responsable de administracin las necesidades de material, especificando la cantidad y referencia a pedir.

C. Elaboracin del pedido

El responsable de administracin introduce toda la informacin del solicitante en el programa de gestin de pedidos de almacn y genera la hoja de "Pedido de Compra", segn el formato, que revisar.

D. Aprobacin del pedido

En caso de que el importe supere los 600 euros, requiere la aprobacin de la Gerencia, en caso contrario se limita a la aprobacin del Responsable de administiracin.

E. Envo del pedido

Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante va e-mail o fax.

9.2.2. COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS

A. Deteccin de necesidades

El personal demandante de un equipo/servicio comunicar va e-mail al responsable de administracin todas las caractersticas del mismo.

B. Solicitud de presupuesto

Se requerir la solicitud de ofertas a por lo menos tres proveedores aprobados, previo envo por fax o e-mail de las especificaciones del equipo/servicio requerido.

C. Aprobacin del presupuesto

Una vez recibidos los presupuestos, sern analizados desde dos puntos de vista:

Por parte del demandante, quien revisar el cumplimiento de los requisitos tcnicos.

Por parte del responsable de administracin, quien revisar los requisitos econmicos.

En funcin del anlisis realizado por ambas partes, el responsable de administracin decidir la aprobacin o rechazo del presupuesto.

D. Comunicacin al proveedor

La aceptacin del presupuesto se llevar a cabo, bien emitiendo una "Hoja de servicios contratados" o bien remitiendo el presupuesto firmado por parte del responsable de administracin.

9.3. VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, DEL SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES

A. Recepcin material/equipo/servicio

En el momento de entrega se proceder a revisar la coincidencia de los parmetros definidos en el pedido con el producto/servicio recibido:

Material: El personal del almacn comprueba la coincidencia entre la cantidad, referencias, plazos y estado del producto.

Servicios: El usuario comprueba que la ejecucin del servicio se realiza segn las condiciones pactadas.

El albarn/nota de entrega siempre estar firmado, indicando la fecha de recepcin.

INCIDENCIAS DETECTADAS

En caso de existir algn tipo de incidencia, sta ser registrada en el albarn, que se remitir al responsable de administracin, quien proceder a tramitarlo como no conformidad y a resolverlo con el proveedor. Asmismo, se seguir lo establecido en el Apdo. 9.3 Evaluacin y Seguimiento de Proveedores.

B. Evaluacin y Seguimiento de Proveedores

Esta etapa se lleva a cabo con el fin de comprobar que el proveedor mantiene regularmente la calidad de sus suminsitros. Para esto, el Responsable de Calidad recopilar todas las "Hojas de Seguimiento de Proveedores" registradas mediante la aplicacin informtica de Gestin, anualmente, para analizar y estudiar todos

los problemas existentes con los proveedores utilizando la siguiente informacin:

Las incidencias reflejadas por el responsable de recepcin del material en las rdenes de compra segn lo descrito en el Apdo. 9.3A de este procedimiento "Recepcin del Material/Producto/Servicio".

Las desviaciones recogidas en los partes de no conformidad segn lo descrito en el procedimiento "Gestin de incidencias, acciones correctivas y acciones preventivas".

ACEPTACIN/RECHAZO DEL PROVEEDOR

Cada ao la Gerencia y el Responsable de Calidad analizarn y estudiarn las incidencias detectadas a travs del seguimiento de proveedores realizado por el Responsable de Calidad, teniendo en cuenta todos los registros anteriormente citados. La Gerencia ser quien aprube o rechace a los proveedores, mediante su firma en el apartado observaciones del formato "Seguimiento de proveedores".

Proveedor Aprobado: cuando las desviaciones detectadas, en su mayora, son leves o poco importantes, por lo que no se descalifica al proveedor para compras futuras.

Proveedor Rechazado: Cuando se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en el caso de incidencias graves, o 1 parte de no conformidad, en el caso de incidencias inaceptables.

Comunicacin de rechazo al Proveedor

Cuando el resultado de esta evaluacin sea rechazado, el Responsable de Calidad podr informar al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar ciertos aspectos del servicio o, en casos extremos, de la suspensin de acciones comerciales en un futuro prximo, si no acta correctamente (Plan de acciones correctivas, etc.).

En este sentido, si el Proveedor resultase rechazado y fuera imprescindible, por diversos motivos, que continuara suministrando, la Gerencia deber cumplimentar la "Ficha de Proveedor" aprobando las compras al proveedor para el siguiente perodo e indicando el motivo de tal aprobacin.

Cualquier consideracin acerca de los proveedores de la organizacin se ver reflejada en el informe anual que realizar el Responsable de Calidad para su revisin y aprobacin por la Gerencia. Este informe se llevar a "Revisin del Sistema de Gestin y Calidad", segn el procedimiento.