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ACTA nº. 22-2017. Correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la

Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas de 22

de setiembre de 2017; con la asistencia de los siguientes miembros: Javier Gómez

Jiménez, jefe del Departamento de Archivo Histórico y vicepresidente de la Comisión;

Carlos Zamora Hernández, historiador; Natalia Cantillano Mora, técnica nombrada por

la Dirección General del Archivo Nacional y secretaria de la comisión; Ivannia Vindas

Rivera, encargada del Archivo Central del Fondo Nacional de Becas; Katia Zamora

Guzmán, jefe del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones; Esteban

Cabezas Bolaños, encargado del Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud;

David Arrieta Gamboa, encargado del Archivo Central del Ministerio de Ciencia,

Tecnología y Telecomunicaciones. También asiste: Ivannia Valverde Guevara, jefe del

Departamento de Servicios Archivísticos Externos (DSAE). Ausentes con justificación:

Eugenia María Hernández Alfaro, presidente de esta Comisión Nacional; Carmen

Campos Ramírez, subdirectora general del Archivo Nacional y directora ejecutiva de

esta Comisión Nacional; y María Fernanda Soto Coronado, encargada del Archivo

Central del Hospital Nacional de Geriatría y Gerontología. --------------------------------------

CAPITULO I. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. -------------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del orden del día. --------------------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el orden del día propuesto para esta

sesión. ACUERDO FIRME. ------------------------------------------------------------------------------

CAPITULO II. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS. ---------------------------------------

ARTÍCULO 2. Lectura, comentario y aprobación del acta n° 21-2017 de 8 de setiembre

del 2017. ------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 2. Se aprueba con correcciones el acta n° 21-2017 de 8 de setiembre del

2017. Se deja constancia de que la señora Natalia Cantillano Mora se abstiene de

aprobar el acta en vista de que estuvo ausente en esa sesión; y que la señora Ivannia

Vindas Rivera, encargada del Archivo Central del Fondo Nacional de Becas, aprueba el

acta con respecto a la deliberación y acuerdos que se tomaron en su presencia y

relacionados con la institución que representa. ACUERDO FIRME. --------------------------

CAPÍTULO III. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS

COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. --------------------------

ARTÍCULO 3. Oficio MTSS-CISED-02-2017 de 18 de agosto del 2017 recibido ese

mismo día, suscrito por la señora Ana Yancy Castillo Chacón, presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social;

por medio del cual presenta 3 valoraciones parciales con 11 series documentales. Los

subfondos presentados a valorar son: Departamento de Medicina, Higiene y Seguridad

Ocupacionales; Núcleo del Magisterio Nacional; y Departamento de Organizaciones

Sociales. -----------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 3. Convocar para una próxima sesión a la señora Ana Yancy Castillo

Chacón, encargada del Archivo Central del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social;

con el objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por el Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de ese ministerio mediante

oficio MTSS-CISED-02-2017 de 18 de agosto del 2017 recibido ese mismo día. Los

subfondos presentados a valorar son: Departamento de Medicina, Higiene y Seguridad

Ocupacionales; Núcleo del Magisterio Nacional; y Departamento de Organizaciones

Sociales. Enviar copia de este acuerdo a la señora Ana Yancy Castillo Chacón,

presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación del Ministerio de Trabajo

y Seguridad Social; y al expediente de valoración documental del Ministerio de Trabajo

y Seguridad Social que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME. ------------

ARTÍCULO 4. Oficio MT-CISED-009-2017 de 11 de setiembre del 2017 recibido el 19

de setiembre del 2017, suscrito por la Alejandra Mazza Corrales, presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de la Municipalidad de Tibás; por medio del

cual presenta 4 valoraciones parciales con 4 series documentales. Los subfondos

presentados a valorar son: Catastro; Plataforma de Servicios; Secretaría del Concejo

Municipal; Dirección de Hacienda. ---------------------------------------------------------------------

ACUERDO 4. Convocar para una próxima sesión a la señora Alejandra Mazza

Corrales, encargada del Archivo Central de la Municipalidad de Tibás; con el objetivo

de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por el Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos de esa municipalidad mediante oficio MT-

CISED-009-2017 de 11 de setiembre del 2017 recibido el 19 de setiembre del 2017.

Los subfondos presentados a valorar son: Catastro; Plataforma de Servicios; Secretaría

del Concejo Municipal; Dirección de Hacienda. Enviar copia de este acuerdo a la

señora Alejandra Mazza Corrales, presidente del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de la Municipalidad de Tibás; y al expediente de valoración documental de

la Municipalidad de Tibás que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME. ---

CAPITULO IV. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE

LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES. ---------------------------------------

ARTÍCULO 5. Análisis de la solicitud de valoración parcial de documentos presentada

mediante oficios CSED-046-2017 y CSED-049-2017, ambos de 7 de julio del 2017;

suscritos por la señora Katia Zamora Guzmán, presidente del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Tribunal Supremo de Elecciones

(TSE). Hora: 9:00 a.m. Al ser las 8:50 horas ingresa la señora Zamora Guzmán en su

calidad de jefe del Archivo Central del TSE y el señor Javier Gómez Jiménez procede

con la lectura de las valoraciones parciales. ---------------------------------------------------------

ACUERDO 5. Comunicar a la señora Katia Zamora Guzmán, presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del

Tribunal Supremo de Elecciones; que esta Comisión Nacional conoció las

solicitudes de valoración parcial presentadas mediante oficios CSED-046-2017 y

CSED-049-2017, ambos de 7 de julio del 2017, para el fondo: Tribunal Supremo de

Elecciones; subfondos: Sección de Opciones y Naturalizaciones; y Departamento

de Programas Electorales, Programa de Acreditación de Fiscales y Observadores

Nacionales; y declara con valor científico cultural las siguientes series

documentales: --------------------------------------------------------Fondo: Tribunal Supremo de Elecciones ---------------------------------------------------------Subfondo: Sección de Opciones y Naturalizaciones ----------------------------------------Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural

2. Libros de registro de expedientes de naturalización.

Original sin copia. Contenido: en estos libros o tomos se

registra la firma del funcionario que recibe la apertura del

trámite de naturalización (día, mes y año), la nacionalidad

Sí, porque permite

conocer los datos

mínimos para el trámite

de naturalización en

de donde procede el gestionante, la ley por la cual se va a

naturalizar y de cual oficina viene la solicitud Sede Central

o Regional. Fechas extremas: 1993-2013. Cantidad: 0,26

metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: 1

años en la oficina productora y permanente en el Archivo

Central. En la columna observaciones se indicó “Estos

libros servían de referencia para identificar el nombre de la

persona a naturalizarse, la fecha de ingreso y de apertura

del expediente. Se recomienda que sean declarados con

valor científico cultural”. -------------------------------------------

Costa Rica.

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Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio mediante oficios CSED-046-2017 y CSED-

049-2017, ambos de 7 de julio del 2017, para el fondo: Tribunal Supremo de

Elecciones; subfondos: Sección de Opciones y Naturalizaciones; y Departamento de

Programas Electorales, Programa de Acreditación de Fiscales y Observadores

Nacionales; y que esta comisión no declaró con valor científico cultural pueden ser

eliminadas al finalizar su vigencia administrativa y legal, de acuerdo con los artículos

n°. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley nº. 7202. Con respecto a los tipos

documentales que el Cised asignó una vigencia “permanente” en una oficina o en el

Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución n°.

CNSED-1-20091, que establece: “Si estos documentos carecen de valor científico-

cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar

permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados

como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia

permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202.” En cuanto a los

documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el

artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe

documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros

1 Publicada en La Gaceta nº 101 de 27 de mayo de 2009. --------------------------------------------------------------

procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes. Se recuerda que

están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014 publicadas en la

Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015, así como la resolución CNSED-01-2016

publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 relacionadas con la

declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en

todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional,

Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas

Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales), Proveedurías, Unidades de

Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades

Informáticas, Telecomunicaciones), Oficinas de prensa, relaciones públicas,

Comunicación o protocolo, Áreas de Cooperación Internacional, y Organismos

Internacionales o sus similares Institucionales de todas las instituciones que conforman

el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a los señores Germán

Rojas Flores, jefe de la Sección de Opciones y Naturalizaciones; Eric Schmidt Fonseca,

jefe del Departamento de Programas Electorales, Programa de Acreditación de

Fiscales y Observadores Nacionales; y al expediente de valoración documental del

Tribunal Supremo de Elecciones que custodia esta Comisión Nacional. ACUERDO

FIRME. –-------------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 6. Análisis del informe de valoración IV-030-2017-TP. Asunto: tablas de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Ministerio de Cultura y Juventud.

Convocado: el señor Esteban Cabezas Bolaños, encargado del Archivo Central de ese

ministerio. Hora: 9:15 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los documentos

estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las

9:15 horas ingresa el señor Cabezas Bolaños, y el señor Javier Gómez Jiménez

procede con la lectura del informe de valoración. -------------------------------------------------

ACUERDO 6.1. Comunicar al señor Esteban Cabezas Bolaños, secretario del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de

Cultura y Juventud; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración

documental presentada mediante oficio CISED-005-20172 de 20 de junio del 2017, para

el fondo: Ministerio de Cultura y Juventud; subfondos: Despacho del Ministro; Auditoría

Interna; Oficina de Prensa; Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial - Sepla;

Asesoría Jurídica; Departamento de Cooperación Internacional; Despacho Viceministro

de Cultura; Despacho Viceministro de Juventud; Comisión Nacional para la Celebración

del Quinto Centenario del Descubrimiento de América; y declara con valor científico

cultural las siguientes series documentales: --------------------------------------------------------- Fondo: Ministerio de Cultura y Juventud ----------------------------------------------------Subfondo Despacho del Ministro3 --------------------------------------------------------------Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural

1. Cartas enviadas y recibidas, internas y externas.

Correspondencia informativa y decisoria. Original y copia.

Original y copia: los otros despachos y unidades

administrativas del Ministerio; Instituciones públicas,

Tiene declaratoria de

valor científico cultural

emitida sesión de la

CNSED nº 04-2007 de 28

2 En el oficio CISED-005-2017 de 20 de junio de 2017, suscrito por el señor Esteban Cabezas Bolaños, secretario del CISED, se solicita a la CNSED: “reconsiderar las declaratorias de valor científico-cultural que se hicieron en la sesión 009-2014 al subfondo del Ministro de Cultura y Juventud en las series: Acuerdos Ejecutivos, Contratos, Convenios, Resoluciones de órganos directores. Ya que estas mismas series se conservan en original en la Asesoría Jurídica y en la sesión 042-2014 se les dio declaratoria de Valor científico Cultural. Por lo tanto, se ha generado una duplicidad en las declaratorias.” --------------------3 La tabla aparece firmada por la señora Jaudy Salas Benavides, jefe de Despacho y el señor Esteban Cabezas Bolaños, secretario del CISED. ------------------------------------------------------------------------------------

privadas y particulares. Contenido: Correspondencia

general administrativa. Relacionadas con todo tipo de

trámites sobre actividades sustantivas y facilitativas del

Despacho Ministerial. Fechas extremas: 1971-2016.

Cantidad: 12 metros. Soporte: papel. Vigencia

administrativa y legal: 2 años en la oficina productora y 12

años en el Archivo Central. -----------------------------------------

de marzo de 2007,

ratificada en sesión nº 09-

2014 de 19 de marzo de

20144.

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2. Actas de premios nacionales. Original5. Copia

despachos, programas y órganos desconcentrados.

Fechas extremas: 2014-2016. Cantidad: 0,03 metros.

Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: 1 año en la

oficina productora y permanente en el Archivo Central.

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Sí, porque son

reconocimientos que

otorga anualmente el

Estado costarricense a la

trayectoria de trabajo,

esfuerzo, tenacidad y

excelencia a la que han

llegado personas, grupos

artístico-culturales,

intérpretes populares, así

como otras

organizaciones de base

comunal, en diferentes

disciplinas culturales. -----

4 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en sesión CNSED Nº 09-2014 de 19 de marzo de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.1 Cartas enviadas y recibidas, internas y externas. Correspondencia informativa y decisoria. Original y copia. Original y copia: los otros despachos y unidades administrativas del Ministerio. Instituciones públicas, privadas y particulares. Contenido: correspondencia general administrativa. Relacionadas con todo tipo de trámites sobre actividades sustantivas del Despacho Ministerial. Fechas extremas: 1980-2012. Cantidad: 20 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: 4 años en la oficina y 10 años en el Archivo Central. Criterio: “Si. Conservar la correspondencia relacionada con las actividades sustantivas del Ministro (a) a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Central”. --------------------------5 Se verificó en el Archivo Intermedio en la Transferencia Nº 08-2010, subfondo Despacho del Ministro, Nº de orden 142, correspondiente al Expediente de Premios Nacionales 2007-2008. El contenido del expediente consta de: lista de galardonados al premio Magón 1962-2007, acta sesión final del jurado del premio Magón 2007, cuadro de jurados programa premios nacionales de la Cultura 2007-2008. Se determinó que está integrado de fotocopias. No hay originales. Se presume que puede encontrarse el original en la Dirección de Cultura o en el Departamento de Fomento Cultural. ----------------------------------

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9. Discursos. Original sin copia. Contenido: Discursos

pronunciados por el señor Ministro en este período o

artículos que ha escrito. Todo relacionado con temas

culturales o de juventud. Fechas extremas: 1982-2016.

Cantidad: 0,05 metros. Soporte: papel. Vigencia

administrativa y legal: 4 años en la oficina productora y

permanente en el Archivo Central. -------------------------------



emitida en la sesión de la


de marzo del 20146.

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10. Expedientes de Proyectos. Original sin copia.

Contenido: Expedientes sobre proyectos promovidos por la

administración: Enamorarte, Parque la Libertad, Centro

Nacional de Arte y Tecnología Antigua Aduana, Corredor

Caribe, Cuenta Satélite, Emprendimientos Culturales,

Política Pública de Cultura, Centenario de Yolanda

Oreamuno, etc. Fechas extremas: 1975-2016. Cantidad:

4,30 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa y

legal: 4 años en la oficina productora y permanente en el

Archivo Central. -------------------------------------------------------



emitida en sesión de la


de marzo del 20147

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6Emitida en sesión CNSED Nº09-2014 de 19 de marzo de 2014. 1.7. Discursos y artículos. Original sin copia. Contenido: discursos pronunciados por el señor Ministro en este período o artículos que ha escrito. Todo relacionado con temas culturales o de juventud. Fechas extremas: 2010-2012. Cantidad: 0.03 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: 4 años en la oficina y “NO” en el Archivo Central. Criterio: Sí. Ya que reflejan las ideas, posiciones y participaciones del jerarca en actividades públicas y privadas como parte del ejercicio de sus funciones. ---------------------------------------------------------------------7 Emitida en sesión CNSED Nº09-2014 de 19 de marzo de 2014. 1.8. Expedientes de Proyectos. Original sin copia. Contenido: expedientes sobre el proyecto promovido por la administración: Enamorarte, Parque la Libertad, Centro Nacional de Arte y Tecnología Antigua Aduana, Corredor Caribe, Cuenta Satélite y Emprendimientos Culturales. Fechas extremas: 1974-2012. Cantidad: 2.69 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: 4 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Criterio: “Sí. Ya que permiten conocer el desarrollo de proyectos de índole cultural que promueve la institución.”

14. Informes finales de gestión. Original. Copia:

Despachos, programas presupuestarios, departamentos y

órganos desconcentrados. Contenido: Informe de las

actividades desarrolladas por un funcionario público.


Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: 4 años en

la oficina productora y permanente en el Archivo Central.



emitida por medio de la

resolución CNSED 01-

2014.

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17. Planes de Trabajo. Original. Copia: Auditoría Interna.

Contenido: Plan de trabajo anual de la Auditoría Interna.



la oficina productora y 18 años en el Archivo Central.




resolución CNSED-01-

2014. --------------------------Subfondo Auditoría Interna8 --------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural

8 La tabla aparece firmada por la señora Viria Ruiz Cruz, jefe A.I de la oficina productora y el señor Esteban Cabezas Bolaños, secretario del CISED. ------------------------------------------------------------------------

7. Informes de auditoría interna y seguimientos. Copia.

Original y copia: despachos, programas y departamentos.

Contenido: Sobre las diversas fiscalizaciones a las

actividades que se ejecutan en las unidades

administrativas del Ministerio y órganos desconcentrados.

Incluye papeles de trabajo. Fechas extremas: 2000-2016.



años en el Archivo Central. ----------------------------------------





de marzo del 20149 y

mediante resolución

CNSED-01-2014.

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----------Subfondo Oficina de Prensa10 ------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural

3. y 4 Agendas culturales: semanal y mensual. Original

múltiple: Oficina de Prensa, Medios de Comunicación, sitio

Web del Ministerio. Contenido: Información de actividades

relevantes semanales y mensuales que se desarrollan en

el Ministerio o que este, ayuda a dar difusión. Fechas

extremas: 1981-2011 (soporte papel) y 2012-2016 (soporte

electrónico). Cantidad: 2,50 metros y 2G. Soporte: papel y






ratificada en sesión nº42-

2014 de 11 de diciembre

9 Emitida en sesión CNSED Nº09-2014 de 19 de marzo de 2014. Serie 1.1.2. Informes de Auditoría. Copia. Original: Despachos. Copia: Departamentos. Contenido: sobre denuncias, investigaciones, cumplimiento de los Planes Anuales de Labores, cumplimiento de los procedimientos técnicos y administrativos. Sobre las diversas fiscalizaciones a las actividades que se ejecutan en las unidades administrativas del Ministerio y órganos desconcentrados. (excepto las relaciones de hechos que no cuenten con resolución administrativa). Fechas extremas: 2000-2012. Cantidad: 3 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 3 años en la oficina y 17 años en el Archivo Central. Criterio: “Si. Ya que reflejan las investigaciones y la fiscalización del uso de los diferentes recursos de la institución. Conservar una muestra que contenga los informes de Auditoría más relevantes para el interés público a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Central.” ---------------------------10 La tabla aparece firmada por la señora Ileana Rojas, jefe de la Oficina de Prensa y el señor Esteban Cabezas Bolaños, secretario del CISED. ------------------------------------------------------------------------------------11 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en sesión Nº42-2014 de 11 de diciembre de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.2.3 Agendas Culturales: semanal mensual. Fechas extremas: 2002-2011. Soporte papel. Cantidad 1 metro. Criterio: “Sí. Ya que reflejan de manera gráfica las acciones desarrolladas por la institución para difundir actividades relevantes de carácter cultural. Conservar dos ejemplares (cuando existan) de cada uno. Conservar solo las agendas mensuales.” Se aclara que las agendas mensuales condensan las cuatro agendas semanales. Se declara con valor científico-cultural la serie Agendas Culturales: semanal mensual. Fechas extremas: 2002-2011. Soporte: digital en sitio Web del Ministerio. Cantidad 2 GB. Criterio: “Sí. Ya que reflejan de manera gráfica las acciones desarrolladas por la institución para difundir actividades relevantes de carácter cultural. Conservar solo las agendas mensuales.” ----------------------------------------

digital. Vigencia administrativa y legal: 3 años en la oficina

productora y 17 años en el Archivo Central. ------------------

de 2014.

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6. y 7. Cuñas de Radio. Original sin copia. Contenido:

Forma radiofónica en la que se transmite un mensaje sin

presentarse a sí misma, sino que va integrada en otros

formatos, al ser claro con su contenido. Se incluye cuñas

como: Álbum Figueroa, Casona de Santa Rosa, 12 de

octubre, Día de la Mascarada; Cuña Radial Rigoletto y

Cuña Radial Vl Festival Nacional de Danza. Fechas

extremas: Fechas extremas: 2008-2016 (Formato MP3 y

MP4) y 1994-2007 (5 unidades en cassete). Soporte:

Digital y analógico. Cantidad: 4 GB y 0,06 metros. Vigencia


años en el Archivo Central. ----------------------------------------








de

2014.---------------------------

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12 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en sesión Nº42-2014 de 11 de diciembre de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.2.15 Cuñas de Radio. Fechas extremas: 2008-2013. Cantidad 4 GB. Soporte digital (formato MP3·y MP4. Criterio: “Sí. Ya que reflejan el quehacer de la institución. Conservar las cuñas de radio que representan las labores sustantivas y relevantes de la entidad, a criterio del Jefe de la oficina productora y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.” Se declara con valor científico-cultural la serie 1.2.16 Cuñas de Radio. Fechas extremas: 1994-2007. Soporte análogo (5 unidades en casete). Criterio: “Sí. Ya que reflejan el quehacer de la institución. Conservar la totalidad de las cuñas de radio.” ----------------------------

11. y 12. Fotografías. Original sin copia. Contenido:

Fotografías que reflejan diversas actividades del Ministerio

de Cultura y Juventud. Fechas extremas: 1984-2006

(soporte papel) y 2004-2013 (soporte digital). Soporte:

papel fotográfico y digital. Cantidad: 1,12 metros y 25 GB.

Vigencia administrativa y legal: 4 años en la oficina

productora y 17 años en el Archivo Central.

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de 2014. ---------------------

14. Monitoreo de Prensa. Original sin copia. Contenido: Se

conservan las diferentes publicaciones de la prensa

escrita. Además existen monitoreos de prensa sobre

temas o asuntos específicos. Ejemplo: La Aduana, El

Quijote, Festival Internacional de las Artes, Informes

Análisis de Monitoreos específicos) entre otros. Fechas

extremas: 1995-2016. Soporte: papel. Cantidad: 11

metros. Vigencia administrativa y legal: 4 años en la oficina









de 2014.

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15. y 16. Pautas Publicitarias de Televisión. Original sin

copia. Contenido: Cortos televisivos que promocionan las



13 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en sesión Nº42-2014 de 11 de diciembre de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.2.9 Fotografías. Fechas extremas: 1994-2006. Soporte papel fotográfico. Cantidad: 1.12 metros. Criterio: “Sí. Ya que reflejan de manera gráfica las actividades realizadas a nivel nacional. Conservar de 3 a 5 fotografías por evento a criterio del Jefe de la Oficina Productora y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.” Se declara con valor científico-cultural la serie 1.2.10 Fotografías. Fechas extremas: 2004-2013. Soporte papel digital. Cantidad: 25 GB. Criterio: “Sí. Ya que reflejan de manera gráfica las actividades realizadas por el Ministerio de Cultura y Juventud a nivel nacional. Conservar de 3 a 5 fotografías por evento a criterio del Jefe de la Oficina Productora y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.” -----------------------------------------------------------------------------------------------14 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en sesión Nº42-2014 de 11 de diciembre de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.2.12 Monitoreo de Prensa. Fechas extremas: 1995-2013. Cantidad 9 metros. Soporte papel (en carpetas). Criterio: “Sí. Ya que reflejan el quehacer de la institución. Conservar las publicaciones que representen las labores sustantivas y relevantes a criterio del Jefe de la oficina productora y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos”. -----------------------------------------------------------------------------------

actividades del Ministerio de Cultura y Juventud. Entre

ellas: Spot Radio el Cascanueces; Spot Vacaciones en la

Aduana y Spot XVlll Muestra de Cine y Video. Fechas

extremas: 2009-2013 (formato MP3 y MP4) y 1995-2010 (7

unidades en VHS y 16 unidades en DVD). Soporte: Digital

y análogo. Cantidad: 8 GB y 0,15 metros. Vigencia


años en el Archivo Central. ---------------------------------------






de 2014.

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18. y 19. Reportajes y programas. Original sin copia.

Contenido: Videos o presentaciones con actividades y

noticias del Ministerio de Cultura y Juventud. Entre ellas:

Ministerio de Cultura y Juventud Parque Metropolitano La

Libertad; Escuela de Música Sinfónica Pérez Zeledón y

Cátedra Vicente Sáenz. Fechas extremas: 2009-2016

(formato MP3 y MP4) y 1996-2008 (27 unidades en VHS y

70 unidades en DVD). Soporte: digital y análogo. Cantidad:

6 GB y 2,66 metros. Vigencia administrativa y legal: 5 años

en la oficina productora y 17 años en el Archivo Central.








de 2014.

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---------------------Subfondo Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial, Sepla17 ---------------Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural

15 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en sesión Nº42-2014 de 11 de diciembre de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.2.17 Spot de Televisión. Fechas extremas: 2009-2013. Cantidad 8 GB. Soporte digital (formato MP· y MP4. Criterio: “Sí. Ya que reflejan el quehacer de la institución. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.218 Spot de Televisión. Fechas extremas: 1995-2010. Cantidad 0.15 m. Soporte análogo (formato7 unidades en VHS y 16 unidades en DVD. Criterio: “Sí. Ya que reflejan el quehacer de la institución. Conservar la totalidad de los spot de Televisión.” ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------16 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en sesión Nº42-2014 de 11 de diciembre de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.2.19 Reportajes y programas. Fechas extremas: 2009-2013. Cantidad 6 GB (formato MP3 y MP4). Soporte digital. Criterio: “Sí. Ya que reflejan el quehacer de la institución.” Se declara con valor científico-cultural la serie 1.2.19 Reportajes y programas. Fechas extremas: 1996-2008. Cantidad 2.66 metros (formato 27 unidades en VHS y 70 unidades en DVD). Soporte análogo. Criterio: “Sí. Ya que reflejan el quehacer de la institución.” ----------17 La tabla aparece firmada por la señora Ana Isabel Padilla D, jefe a.i. de la oficina productora y el señor Esteban Cabezas Bolaños, secretario del CISED. -----------------------------------------------------------------------

2. Expediente de la Encuesta Nacional de Cultura (ENC).

Original sin copia. Contenido: Expediente de contratación,

desarrollo y resultados de la Primera Encuesta Nacional de

Cultura. Fechas extremas: 2013-2014. Cantidad: 0,21



Central.

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Sí. La Encuesta ofrece

información estadística

válida y oportuna sobre

los usos y preferencias de

la población respecto de

los productos, actividades

y espacios culturales, la

formación cultural, las

prácticas culturales y la

accesibilidad a la oferta

cultural disponible en el

país. --------------------------

3. Expediente de Rutas Críticas. Original sin copia.

Contenido: Programa de la Administración Arias Sánchez

para el combate de la pobreza. Incluye informes y

acciones ejecutadas por el sector cultura. Fechas

extremas: 2007-2010. Cantidad: 0,70 metros. Soporte:

papel. Vigencia administrativa y legal: 3 años en la oficina

productora y permanente en el Archivo Central.

------------------------------------------------------------------------------

------------

Sí. Para conocer la

proyección social del

sector cultura en el

combate de la pobreza.

Se recomienda verificar

que la información sea de

carácter sustantivo y no

esté duplicada. --------------

4. Expediente del Plan Vida Nueva. Original sin copia.

Contenido: Proyecto contra la pobreza emprendido en la

Administración del Presidente Abel Pacheco. Incluye

informes y acciones contra la pobreza emprendidas por el

Sector Cultura. Fechas extremas: 2003-2006. Cantidad:

0,21 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa y

legal: 3 años en la oficina productora y permanente en el

Sí. Para conocer la

proyección social del

sector cultura en el

combate de la pobreza.

Se recomienda verificar

que la información sea de

carácter sustantivo y no

Archivo Central. ------------------------------------------------------- esté duplicada. -------------

5. Expediente sobre la aplicación de la Ley de Control

Interno. Original sin copia. Contenido: Como unidad

coordinadora de control interno, responsable de los

procesos de Autoevaluación del Sistema de Control

Interno y del Sistema de Valoración del Riesgo (SEVRI),

se elaboran los documentos: Autoevaluación de cada

instancias y programas por año (informe), Plan estratégico

anual de Autoevaluación, Informe anual de Autoevaluación

(Con Plan de Mejoras), Minutas, correspondencia y

documentación de capacitación. SEVRI: Plan de trabajo

anual, Informes anuales de los programa e instancias del

Ministerio de Cultura y Juventud, Minutas, correspondencia

y documentación de capacitación. Para elaborar los

informes, se recibe la documentación original que

transfieren las unidades administrativas del Ministerio de

Cultura Juventud (Despachos, Departamentos, Unidades

Asesoras, Oficinas, Programas Presupuestarios). Fechas



productora y 4 años en el Archivo Central. --------------------




resolución CNSED-01-

2014.

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6. Expedientes de anteproyectos de presupuesto. Copia.

Original: Dirección General de Presupuesto, Ministerio de

Hacienda. Copia Despacho de la ministra, Despacho del

Viceministro Administrativo, Departamento Financiero

Contable, Auditoría Interna. Contenido: Incluye originales

y/o copias de toda la documentación relativas a la

elaboración de presupuestos anuales de la Administración





de marzo del 2014.

Conservar solamente el

anteproyecto que

Central, Órganos Desconcentrados del Ministerio así como

entidades privadas y fundaciones que reciben

transferencias de gobierno. Fechas extremas: 2008-2016.

Cantidad: 11 metros. Soporte: papel. Vigencia


permanente en el Archivo Central. ------------------------------

anualmente se remite al

Ministerio de Hacienda.

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7. Expedientes de Estudios de Estructuras

organizacionales (diferentes organigramas aprobados por

Ministerio de Planificación y Política Económica

(Mideplan). Copia. Original: Ministerio de Planificación

Nacional y Política Económica (Mideplan). Copia:

Despachos y otras unidades administrativas del Ministerio

de Cultura y Juventud. Contenido: Documentos de

investigación que recogen los estudios organizacionales





de marzo del 201418

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18 De valor científico-cultural emitida en sesión CNSED 009-2014 de 2014-03-19. Serie 1.3.3. Expedientes de Estudios de Estructuras organizacionales (diferentes organigramas aprobados por Ministerio de Planificación y Política Económica (MIDEPLAN). Copia. Original: Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN). Copia: Despachos y otras unidades administrativas del Ministerio de Cultura y Juventud. Contenido: documentos de investigación que recogen los estudios organizacionales del Ministerio y sus Órganos Desconcentrados, así como los instrumentos gráficos que reflejan los niveles de autoridad y responsabilidad en la institución. En el expediente se incluyen la correspondencia relacionada con los estudios. Fechas extremas: 2004-2012. Cantidad: 120 cms. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: en la oficina mientras esté vigente y permanente en el Archivo Central. Criterio: Sí. Ya que reflejan los estudios y la estructura organizativa que ha tenido el Ministerio en el transcurso del tiempo así como los cambios que ha tenido la estructura del ministerio. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

del Ministerio y sus Órganos Desconcentrados, así como

los instrumentos gráficos que reflejan los niveles de

autoridad y responsabilidad en la institución. En el

expediente se incluyen la correspondencia relacionada con

los estudios. Fechas extremas: 1995-2016. Cantidad: 1,45

metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal:

mientras esté vigente en la oficina productora y


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11. Informes. Copia. Original: Ministerio Hacienda;

Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica

(Mideplan), Asamblea Legislativa Instituciones Públicas y

Organismos Internacionales. Contenido: Informes

semestrales y anuales relacionados con la gestión





de marzo del 201419

19 Emitida en sesión CNSED Nº 009-2014 de 2014-03-19 Serie 1.3.7. Informes. Copia. Original: Ministerio Hacienda; Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), Asamblea Legislativa Instituciones Públicas y Organismos Internacionales. Defensoría de los Habitantes. Copia: Despachos, Auditoría Interna y Unidades del Ministerio de Cultura. Contenido: informes semestrales y anuales relacionados con la gestión presupuestaria. Se elaboran dos informes para el Ministerio de Hacienda, el primero es semestral y el segundo anual, incluye información de los Programas Presupuestarios y de los departamentos de la Administración Central. Fechas extremas: 1986-2012. Cantidad: 8 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 3 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Informe semestral y anual de seguimiento al Plan Nacional de Desarrollo que se envían al Ministerio de Planificación y Política Económica (Matriz de Programación, Seguimiento y Evaluación Sectorial e Institucional de las metas de las Acciones Estratégicas -MAPSESI-). Vigencia administrativa-legal: 3 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Informes enviados a la Defensoría de los Habitantes, Patronato Nacional de la Infancia (Consejo Niñez y Adolescencia), Instituto Nacional de la Mujer, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Consejo Nacional de Rehabilitación y Educación Especial, Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor, entre otros. Vigencia administrativa-legal: 2 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Además se elaboran informes anuales regionales solicitados por diputados sobre proyectos y/o actividades a realizar en las diferentes provincias del país y otros solicitados por la Asamblea Legislativa y/o Presidencia de la República. Vigencia administrativa-legal: 2 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Criterio: Sí. Ya que reflejan la ejecución de los recursos presupuestarios, en la institución; el seguimiento de las metas del ministerio incorporadas en el Plan Nacional de Desarrollo; las acciones o actividades que el ministerio realiza en materia cultural y de juventud en diferentes zonas del país a solicitud de diputados e instituciones del sector público costarricense. Conservar los informes presupuestarios y de seguimiento al Plan Anual de Desarrollo anuales, los informes enviados a la Defensoría de los Habitantes, Patronato Nacional de la Infancia (Consejo Niñez y Adolescencia), Instituto Nacional de la Mujer, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Consejo Nacional de Rehabilitación y Educación Especial, Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor, entre otros y los informes solicitados por la Asamblea Legislativa y/o Presidencia de la República que reflejen las actividades sustantivas del ministerio a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora. Los informes anuales regionales solicitados por diputados sobre proyectos y/o actividades a realizar en las diferentes provincias del país NO se declaran con valor científico cultural.” -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

presupuestaria, enviados a la Defensoría de los

Habitantes, Patronato Nacional de la Infancia (Consejo

Niñez y Adolescencia), Instituto Nacional de la Mujer,

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Consejo

Nacional de Rehabilitación y Educación Especial, Consejo

Nacional de la Persona Adulta Mayor. Además se elaboran

informes anuales regionales solicitados por diputados

sobre proyectos y/o actividades a realizar en las diferentes

provincias del país y otros solicitados por la Asamblea

Legislativa y/o Presidencia de la República. Fechas



productora y permanente en el Archivo Central. -------------

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13. Memorias institucionales. Original. Original múltiple:

publicaciones. Contenido: Resumen de las actividades

relevantes, logros, desafíos y aspectos legales que realiza

el ministerio durante los diferentes períodos de las

administraciones de acuerdo a los lineamientos de la

Presidencia. Fechas extremas: 1978-2016. Cantidad: 1,50



Central. -----------------------------------------------------------------





de marzo del 201420

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14. Planes anuales operativos. Copia. Original: Ministerio

de Hacienda. Copia: despachos. Contenido: El documento



20 Emitida en sesión CNSED Nº 009-2014 de 2014-03-19 Serie 1.3.10. Memorias institucionales. Original múltiple. Originales múltiples (publicaciones). Contenido: resumen de las actividades relevantes, logros, desafíos y aspectos legales que realiza el ministerio durante los diferentes períodos de las administraciones de acuerdo a los lineamientos de la Presidencia. Fechas extremas: 1978-2012. Cantidad: 1.30 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 4 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Criterio: Sí. Ya que reflejan las actividades realizadas por la institución durante un año”.

Incluye la programación de los programas presupuestarios

del ministerio (Plan Operativo Institución-POI). Fechas



productora y permanente en el Archivo Central. ------------



de marzo del 201421

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------Subfondo Asesoría Jurídica22 ------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural


Original y copia. Original y copia: todas las unidades

administrativas del Ministerio, Administración Pública,

empresas privadas y particulares. Contenido:

Correspondencia en general que trata sobre todo lo

relacionado con los trámites de carácter administrativo-

legal-jurídico. Evacuación de consultas y emisión de

criterios, recomendaciones. Fechas extremas: 1990-2016.



años en el Archivo Central. Observaciones en la tabla de

plazos: “En esta serie se incluyen los informes y los

criterios legales” -----------------------------------------------------





de diciembre del 201423

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2. Acuerdos Ejecutivos. Copia. Original: interesado Copia:

Despachos y unidades administrativas. Contenido: Refleja



21 Emitida en sesión CNSED Nº 009-2014 de 2014-03-19 Serie 1.3.12. Planes Anuales Operativos. Copia. Original: Ministerio de Hacienda. Copia: Despachos. Contenido: el documento incluye la programación de los programas presupuestarios del ministerio (Plan Operativo Institución-POI). Fechas extremas: 1988-2012. Cantidad: 1 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 4 años en la oficina y 16 años en el Archivo Central. Criterio: Sí. Ya que reflejan la programación de objetivos y metas de la institución. Conservar los informes anuales institucionales.” ----------------------------------------------------------22 La tabla aparece firmada por la señora Orietta González Cerón jefe de la oficina productora y el señor Esteban Cabezas Bolaños, secretario del CISED. -----------------------------------------------------------------------23 Emitida en sesión CNSED Nº42-2014 de 11 de diciembre de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.3.1 Cartas enviadas y recibidas. Fechas extremas: 1974-2013. Cantidad 10.5. Soporte papel. Criterio: “Sí. Ya que reflejan opiniones jurídicas institucionales las cuales son fuente para la toma de decisiones .Conservar los criterios o dictámenes legales que sean una fuente para la toma de decisiones para la institución, a criterio del jefe de la oficina productora y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.” ----------------------------------------------------------------------------------

nombramientos de representantes de juntas, pago de

prestaciones, reclamos administrativos, entre otros.



la oficina productora y permanente en el Archivo Central.

Observaciones en la tabla de plazos: “Desde el año 2014

se llevan en el sistema Onbate de la Casa Presidencial”.




ratificada en la sesión nº

09-2014 de 19 de marzo

del 20147.

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------------------

4. Contrato por Bienes y Servicios. Original. Original

múltiple: contrapartes del contrato. Copia: Proveeduría y

órganos desconcentrados. Contenido: Documento legal

que trata sobre la contratación de bienes y servicios, en el

Ministerio o en órganos desconcentrados. Incluye: copia

del contrato, acto de adjudicación, firmeza de la

adjudicación y algunos documentos de la oferta adjudicada

y pago del entero de timbres. Fechas extremas: 1994-

2016. Cantidad: 7 metros. Soporte: papel. Vigencia

administrativa y legal: Mientras estén vigentes en la oficina






de diciembre del 201425

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6. Convenios. Original. Copia: despachos, órganos Tiene declaratoria de

24 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en sesión CNSED Nº 09-2014 de 19 de marzo de 2014. Se declara con valor científico-cultural en el subfondo Despacho del Ministro, serie 1.2. Acuerdos Ejecutivos. Copia. Original: Asesoría Jurídica. Contenido: acuerdos ejecutivos tomados por el Presidente de la República y el Ministro. Pueden estar relacionados con la declaratoria de espectáculos o bienes de interés cultural o patrimonial. Fechas extremas: 1998-2012. Cantidad: 0.78 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: 1 año en la oficina y “NO” en el Archivo Central. Criterio: “Sí. Ya que reflejan la toma de decisiones de la institución en materia cultural. Declaratoria de valor científico cultural condicionada hasta tanto se analice la tabla de plazos de conservación de documentos de la Asesoría Jurídica del Ministerio. La tabla de Asesoría Jurídica se conoció en sesión 42-2014 de 11 de diciembre de 2014, no obstante esta serie no aparece con declaratoria en ese subfondo. ---------------------------------------------------------------------------------------------------25 Emitida en sesión Nº42-2014 de 11 de diciembre de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.3.5 Contrato por Bienes y Servicios. Fechas extremas: 1971-2013. Cantidad 6 m. Soporte papel. Criterio: “Sí. Ya que permiten conocer el destino de los recursos de la entidad y las relaciones que establece el Ministerio con otras instituciones y organizaciones en el ámbito cultural. Verificar que los contratos por bienes y servicios no se dupliquen con los contratos declarados con valor científico cultural en el Despacho del Ministro y en la Proveeduría Institucional.” --------------------------------------------------------

desconcentrados y contraparte. Contenido: Convenios

firmados por el Ministro con instituciones públicas,

privadas o particulares y de cooperación internacional con

instituciones del sector público, privado y particular.

Fechas extremas: 1983-2016. Cantidad: 5 metros.

Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: mientras

esté vigente en la oficina productora y permanente en el

Archivo Central. -------------------------------------------------------




de diciembre del 201426 y

mediante resolución

CNSED-01-2014.

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---------Subfondo Departamento de Cooperación Internacional27 ----------------------------------Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural

3. Cartas de intención. Original. Copia: interesados.

Contenido: Cartas de intenciones o manifestación de

voluntades o compromisos de parte de instituciones

culturales nacionales y extranjeras. Fechas extremas:

2003-2016. Soporte: papel. Cantidad: 0,45 metros.


productora y 5 años en el Archivo Central. --------------------

Sí, porque permite

conocer los compromisos

culturales entre el

Ministerio de Cultura y

otras organizaciones

nacionales y extranjeras.

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8. Expediente de participación de alto nivel. Original sin Tiene declaratoria de

26 Emitida en sesión Nº42-2014 de 11 de diciembre de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 4.6 Convenios. Fechas extremas: 1971-2013. Cantidad 4 m. Soporte papel. Criterio: “Sí. Ya que reflejan las relaciones y acuerdos que establece el Ministerio con otras instituciones y organizaciones en el ámbito cultural. Se complementa con la serie documental 6 “Convenios” de la Tabla de Plazos del Despacho del Ministro y con la serie documental 3 “Convenios” de la Tabla de Plazos de la Viceministra Administrativa. Conservar los convenios más relevantes para el interés público a criterio del Jefe de la Oficina Productora y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Debe verificarse que los convenios seleccionados no se repitan con los que se custodian en el Despacho del Ministro ni de la Viceministra Administrativa. En caso de que se repitan deben conservarse en la unidad administrativa que custodie el convenio original. En sesión Nº10-2014 de 27 de marzo de 2014, en el subfondo Despacho de la Viceministra Administrativa de Cultura, aparece la serie Convenios, fechas extremas 2010-2012, cantidad 0.05 m. Criterio: Sí. Ya que reflejan las relaciones y acuerdos que establece el Ministerio con otras instituciones y organizaciones en el ámbito cultual. Se complementa con la serie documental 1.6 “Convenios” declarada con valor científico cultural en el despacho del Ministro. Conservar los convenios más relevantes para el interés público a criterio del jefe de la oficina productora y el jefe o encargado del Archivo Central. Debe verificarse que los convenios seleccionados no se repitan con los que se custodian en el Despacho del Ministro o de la Asesoría Jurídica que ya fueron declarados con valor científico-cultural. En caso de que se repitan deben conservarse en la unidad administrativa que custodia el convenio original. --------------------------------------------------------------------------------------------27 La tabla aparece firmada por el señor Javier Carvajal, jefe a.i. de la oficina productora y el señor Esteban Cabezas Bolaños, secretario del CISED

copia. Contenido: Reuniones donde participa el jerarca o

su representante y genera declaraciones, acuerdos,

resoluciones o planes de acción. Fechas extremas: 2003-

2016. Cantidad: 1,10 metros. Soporte: papel. Vigencia

administrativa y legal: mientras esté vigente en la oficina





de marzo del 201428

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13. Invitaciones a jerarcas y funcionarios. Original y copia.

Original: Despachos (aparece como informes). Contenido:

Informes y documentos en general, sobre la participación

de los jerarcas y funcionarios. Fechas extremas: 2003-








de marzo del 201429

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28 Emitida en sesión CNSED 009-2014 del 2014-03-19. Serie “1.2.7. Expediente de participación de alto nivel. Original. Copia: no se indica. Contenido: reuniones donde participa el jerarca o su representante y genera declaraciones, acuerdos, resoluciones o planes de acción. Fechas extremas: 2003-2012. Cantidad: 0.90 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: en la oficina mientras esté vigente y permanente en el Archivo Central. Criterio: Sí. Ya que refleja las relaciones y acuerdos que establece el Ministerio con otras instituciones y organizaciones nacionales e internacionales en el ámbito cultural y de la juventud.” --------------------------------------------------------------------------------------------------------29 Emitida en sesión CNSED 009-2014 del 2014-03-19. Serie 1.2.12. Invitaciones a jerarcas y funcionarios. Original y copia. Original: Despachos. (aparece como informes). Contenido: informes y documentos en general, sobre la participación de los jerarcas y funcionarios. Fechas extremas: 2003-2012. Cantidad: 1.5 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 2 años en la oficina y 3 años en el Archivo Central. Criterio: Sí. Conservar solo los informes de viajes oficiales de funcionarios que sean de carácter sustantivo o que hayan generado algún impacto para el Sector Cultura.” ------------------------------

14. Programas de Cooperación Internacional. Copia.

Original: Cancillería. Copia: Instituciones involucradas.

Contenido: Acuerdos en las diferentes áreas ministeriales

y el país cooperante para acceder a la Cooperación

Internacional. Fechas extremas: 2003-2016. Cantidad: 0,9


años en la oficina productora y 15 años en el Archivo

Central. -----------------------------------------------------------------





de marzo del 201430

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15. Proyectos. Copia. Original: fuente cooperante. Copia:

entidad ejecutora del proyecto. Contenido: Solicitud de

cooperación a organismos internacionales para solventar

necesidades relacionadas con el quehacer en el campo

artístico cultural del Ministerio o sus Instituciones

Adscritas. Fechas extremas: 2003-2016. Cantidad: 1,75


años en la oficina productora y 15 años en el Archivo

Central. -----------------------------------------------------------------





de marzo del 201431

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-------Subfondo Despacho Viceministro de Cultura32 -------------------------------------------Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural

30 Emitido en sesión CNSED 009-2014 del 2014-03-19. 1.2.13. Programas de Cooperación Internacional. Copia. Original: Cancillería. Copia: Instituciones involucradas. Contenido: acuerdos en las diferentes áreas Ministeriales y el país cooperante para acceder a la Cooperación Internacional. Fechas extremas: 2003-2012. Cantidad: 0.75 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y 15 años en el Archivo Central. Criterio: Sí. Ya que reflejan las relaciones y acuerdos que establece el Ministerio con otras instituciones y organizaciones internacionales en el ámbito cultural.” -----31 Emitido en sesión CNSED 009-2014 del 2014-03-19. Serie 1.2.14. Proyectos. Copia. Original: Fuente Cooperante y Copia: Entidad ejecutora del proyecto. Contenido: solicitud de cooperación a organismos internacionales para solventar necesidades relacionadas con el quehacer en el campo artístico cultural del Ministerio o sus Instituciones Adscritas. Fechas extremas: 2003-2012. Cantidad: 1.5 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y 15 años en el Archivo Central. Criterio: Sí. Ya que reflejan los planes, objetivos y metas a desarrollar en el ámbito artístico y cultural, por medio del uso de recursos extranjeros. Conservar una muestra que contenga los proyectos más relevantes para el interés público a juicio del Jefe del Archivo Central en coordinación con el Jefe de la Oficina Productora.” ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------32 La tabla aparece firmada por el señor Max Valverde Soto, Viceministro de Cultura y el señor Esteban Cabezas Bolaños, secretario del CISED. ------------------------------------------------------------------------------------

1. Correspondencia enviada y recibida. Interna y externa.

Original y copia. Original y copia: Despachos, programas

presupuestarios, departamentos, órganos

desconcentrados, otros ministerios, otras instituciones

públicas y privadas. Contenido: Todo tipo de trámites

administrativos relacionados con las funciones sustantivas

y facilitativas del Despacho del Viceministro. Fechas

extremas: 1970-2016. Cantidad: 15 metros. Soporte:







de marzo del 200733

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3. Discursos. Original sin copia. Contenido: Discursos y

documentos de las presentaciones que realiza el

Viceministro. Fechas extremas: 1987-2010. Cantidad: 0,05



Central. -----------------------------------------------------------------





de marzo del 200734

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7. Expedientes sobre proyectos relacionados con la

Cultura. Original sin copia. Contenido: Incluye informe final

de un proyecto o contratación, correspondencia, agendas

de reuniones y documentos relacionados. Fechas





33 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en la sesión Nº 10-2014 de 27 de marzo de 2014. Serie 2.1. Correspondencia enviada y recibida. Interna y externa. Original y copia. Original y copia: Despacho Viceministra de la Juventud, Viceministra Administrativa, Direcciones, Departamentos, Adscritas, otros ministerios, otras instituciones públicas y privadas. Contenido: todo tipo de trámites administrativos relacionados con las funciones sustantivas del Despacho del Viceministro. Fechas extremas: 1971-2012. Cantidad: 22.9 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 2 años en la oficina y 10 años en el Archivo Central. Criterio: Si. Conservar la correspondencia relacionada con las actividades sustantivas del Viceministro (a) a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Central.” ------------------------------------------------------34 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en la sesión Nº 10-2014 de 27 de marzo de 2014. Serie 2.3 Discursos. Original sin copia. Contenido: discursos y documentos de las presentaciones que realiza el Viceministro (a). Fechas extremas: 1987-2012. Cantidad: 5 cm. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 4 años en la oficina y “NO” en el Archivo Central. Criterio. Sí. Ya que reflejan las ideas, posiciones y participaciones del viceministro (a) en actividades públicas y privadas como parte del ejercicio de sus funciones”: ---------------------------------------------------------------------

extremas: 1971-2016. Cantidad: 3 metros. Soporte: papel.



de marzo del 200735

-----------------------------------

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13. Invitaciones. Original sin copia. Contenido: Invitaciones

al viceministro a diferentes actividades culturales y

políticas. Fechas extremas: 1994-2016. Cantidad: 0,20



Central. Observaciones en la tabla de plazos: “Se tomará

una muestra representativa por su calidad de impresión,

actividad o relevancia.” ---------------------------------------------





de marzo del 200736

-----------------------------------

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------Subfondo Despacho Viceministro de Juventud37 ---------------------------------------------Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural


Original y copia. Original y copia: otros despachos,

unidades administrativas del Ministerio, instituciones

públicas, privadas y particulares. Contenido:

Correspondencia general administrativa relacionada con





de marzo del 200738

35 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en la sesión Nº 10-2014 de 27 de marzo de 2014. Serie 2.10 Expedientes sobre proyectos relacionados con la Cultura. Original y copia. Original y copia: Auditoría Interna y otros despachos, programas o departamentos del Ministerio y Contraloría General de la República. Contenido: incluye informe final de un proyecto o contratación, correspondencia, agendas de reuniones y documentos relacionados. Los proyectos en proceso son: El Centro para las Artes y la Tecnología La Aduana, Enamórate de tu ciudad, Parque de la libertad, Parque Bicentenario, Concierto de las artes y Colegio de Costa Rica. Incluye copias y documentos relacionados con la Cultura. Fechas extremas: 1974-2012. Cantidad: 2.55 cm. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 4 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Criterio: Sí. Ya que reflejan la ejecución de proyectos relacionados con el ámbito de la cultura.” ------------------------36 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en la sesión Nº 10-2014 de 27 de marzo de 2014. Serie 2.14 Invitaciones .Original sin copia. Contenido: invitaciones al Viceministro de diferentes actividades culturales y políticas. Fechas extremas: 2005-2012. Cantidad: 15 cm. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 1 año en la oficina y permanente en el Archivo Central. Criterio: Sí. Conservar permanentemente las invitaciones ligadas a actividades sustantivas de la Institución o del ámbito nacional e internacional, a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Centra.” ------------------------------------------------------------------------------------------------37 La tabla aparece firmada por el señor José Ricardo Sánchez, Viceministro de Juventud y el señor Esteban Cabezas Bolaños, secretario del CISED. ------------------------------------------------------------------------

todo tipo de trámites sobre actividades sustantivas y

facilitativas del despacho de Juventud. Fechas extremas:

2003-2014. Cantidad: 7 metros. Soporte: papel. Vigencia

administrativa y legal: 4 años en la oficina y 8 años en el

Archivo Central. -------------------------------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----

2. Expediente del Festival de la Persona Joven. Original

sin copia. Contenido: Cartas enviadas y recibidas, material

divulgativo y costos económicos. Fechas extremas: 2010-








de marzo del 200739

-----------------------------------

------

4. Informes de actividades relacionadas con el tema de la

juventud. Original sin copia. Contenido: Informes de

actividades sobre empleo juvenil, conferencias, foros, tales

como: Festival de la persona joven, Festival de Talento

joven, Giro 180º y Programa Conjunto. Fechas extremas:





de marzo del 200740

38 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en la sesión Nº 10-2014 de 27 de marzo de 2014. Serie 3.1. Cartas enviadas y recibidas, internas y externas. Original y copia. Original y copia: Otros despachos, unidades administrativas del Ministerio, instituciones públicas, privadas y particulares. Contenido: correspondencia enviada y recibida de las unidades administrativas del Ministerio y de las entidades adscritas. También con otras instituciones públicas, privadas y particulares. Relacionadas con todo tipo de trámites administrativos que reflejan las actividades sustantivas del despacho del Viceministerio de Juventud. Fechas extremas: 2002-2012. Cantidad: 12.3 cm. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 3 años en la oficina y 7 años en el Archivo Central. Criterio: Sí. .Conservar la correspondencia relacionada con las actividades sustantivas del Viceministro (a) a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Central.” --------------------39 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en la sesión Nº 10-2014 de 27 de marzo de 2014. Serie 3.3. Expediente del Festival de la Persona Joven. Original sin copia. Contenido: cartas enviadas y recibidas, material divulgativo y costos económicos. Fechas extremas: 2010-2012. Cantidad: 5 cm. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 3 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Criterio: Sí. Sí. Ya que refleja el interés gubernamental en desarrollar actividades dirigidas a la población joven del país. ------------------------------------------------------------------------40 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en la sesión Nº 10-2014 de 27 de marzo de 2014. Serie 3.6 Informes de actividades relacionadas con el tema de la Juventud. Original sin copia. Contenido: informes de actividades sobre empleo juvenil, conferencias, foros, tales como: Festival de la persona joven, Festival de Talento joven, Giro 180º y Programa Conjunto. Fechas extremas: 2010-2012. Cantidad: 45 cm. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 4 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Criterio: Sí. Ya que reflejan el interés gubernamental en desarrollar actividades dirigidas a la población joven del país. Complementa la serie documental 3.3

2010-2016. Cantidad: 0,75 metros. Soporte: papel.



-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

------

7. Invitaciones. Original sin copia. Contenido: A diferentes

actividades. Fechas extremas: 2005-2016. Cantidad: 0,20


año en la oficina productora y permanente en el Archivo

Central. Observaciones en la tabla de plazos: “Se tomará

una muestra representativa por su calidad de impresión,

actividad o relevancia.” -----------------------------------------------





de marzo del 200741

-----------------------------------

-----------------------------------

------

9. Material gráfico e informativo de pequeño formato.

Original múltiple. Contenido: Material divulgativo sobre las

actividades del Vice Ministerio. Fechas extremas: 2010-






emitida según resolución

CNSED-03-2016.

-----------------------------------

-----------------------------------

----------

13. Videos. Original sin copia. Contienen proyectos,

conferencias, foros, fotografías y otros. Fechas extremas:

2010-2016. Cantidad: 0,14 metros. Soporte: Digital (Disco

de lectura óptica). Vigencia administrativa y legal: 4 años

en la oficina productora y permanente en el Archivo

Central. ------------------------------------------------------------------



emitida según resolución

CNSED-03-2016.

-----------------------------------

-----------------------------------

----------

“Expediente del Festival de la Persona Joven” --------------------------------------------------------41 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en la sesión Nº 10-2014 de 27 de marzo de 2014. Serie 3.9 Invitaciones. Original sin copia. Contenido: a diferentes actividades. Fechas extremas: 2005-2012. Cantidad: 15 cm. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 1 año en la oficina y permanente* en el Archivo Central. Criterio: Sí. Conservar permanentemente las invitaciones ligadas a actividades sustantivas de la Institución o del ámbito nacional e internacional, a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Central” ----------------------------

Subfondo Comisión Nacional para la Celebración del Quinto Centenario del Descubrimiento de América42 ------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural

1. Actas. Original sin copia. Contenido: Actas de sesiones

ordinarias y extraordinarias de la Comisión. Fechas




Sí. Es relevante la

efeméride debido a las

implicaciones culturales

del encuentro de dos

mundos. ----------------------

2. Correspondencia. Original y copia. Original y copia:

despachos, programas, departamentos y órganos

desconcentrados, instituciones públicas, privadas y

particulares. Fechas extremas: 1983-1992. Cantidad: 0,6



Central. ------------------------------------------------------------------

Sí. Es relevante la

efeméride debido a las

implicaciones culturales

del encuentro de dos

mundos.

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------

Asimismo, se levanta la declaratoria de valor científico cultural a las siguientes series

documentales, por razones de oportunidad y conveniencia, de acuerdo con los artículos

152 y 153 de la Ley General de la Administración Pública y con el único fin de evitar

duplicidad de documentos en los subfondos sometidos a conocimiento de este órgano

colegiado: -----------------------------------------------------------------------------------------------------Fondo: Ministerio de Cultura y Juventud --------------------------------------------------------Subfondo Despacho del Ministro ----------------------------------------------------------------Tipo / serie documental ---------------------------------------------------------------------------------

1.4 Acuerdos Ejecutivos43. Copia. Original: Asesoría Jurídica e interesado. Contenido:

42 La tabla aparece firmada por el señor Dennis Portugués Cascante, Viceministro Administrativo y el señor Esteban Cabezas Bolaños, secretario del CISED. En la sesión CNSED 10-2014 de 27 de marzo de 2014 en el subfondo Despacho de la Viceministra Administrativa en la serie 1.8 Proyectos se encuentra incluido expediente del V Centenario del Descubrimiento de América. --------------------------------43 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en sesión CNSED Nº 09-2014 de 19 de marzo de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.2. Acuerdos Ejecutivos. Copia. Original: Asesoría Jurídica. Contenido: acuerdos ejecutivos tomados por el Presidente de la República y el Ministro. Pueden estar relacionados con la declaratoria de espectáculos o bienes de interés cultural o patrimonial. Fechas extremas: 1998-2012. Cantidad: 0.78 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: 1 año en la oficina y “NO” en el Archivo Central. Criterio: “Sí. Ya que reflejan la toma de decisiones de la institución en materia cultural. Declaratoria de valor científico cultural condicionada hasta tanto se analice la tabla de plazos de conservación de documentos de la Asesoría Jurídica del Ministerio. La tabla de Asesoría Jurídica se conoció en sesión 42-2014 de 11

Acuerdos ejecutivos tomados por el Presidente de la República y el Ministro. Pueden

estar relacionados con la declaratoria de espectáculos o bienes de interés cultural o

patrimonial. Fechas extremas: 1996-2013. Cantidad: 1,20 metros. Soporte: papel.

Vigencia administrativa y legal: 1 año en la oficina productora y 0 años en el Archivo

Central. Observaciones en la tabla de plazos: “Deberá conservarse el original de la

Asesoría Jurídica”. -----------------------------------------------------------------------------------------

1.7. Contratos por Bienes y servicios44. Copia. Original: Asesoría Jurídica, contrapartes

del contrato. Copia: Proveeduría y órganos desconcentrados. Contenido: Contratos

suscritos entre partes, relativos a trabajos por realizarse u obtención de servicios de

toda índole. Fechas extremas: 1994-2016. Cantidad: 0,15 metros. Soporte: papel.

Vigencia administrativa y legal: 1 año en la oficina productora y 0 años en el Archivo

Central. Observaciones en la tabla de plazos: “En la Proveeduría se incorpora al

Expediente de Contrataciones”. ------------------------------------------------------------------------

1.8 Convenios45. Copia. Original múltiple: Asesoría Jurídica y contrapartes. Copia:

Despachos, Programas Presupuestarios y órganos desconcentrados. Contenido:

Convenios suscritos y relacionados con el préstamo de bienes, cooperación

interinstitucional, y cualquier otro tipo que se pueda presentar. Fechas extremas: 1988-

2016. Cantidad: 0,15 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: Mientras

de diciembre de 2014, no obstante esta serie no aparece con declaratoria en ese subfondo.44 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en sesión CNSED Nº 09-2014 de 19 de marzo de 2014, donde quedó condicionada a la aprobación de la tabla de plazos de Asesoría Jurídica que se conoció en sesión 42-2014 de 11 de diciembre de 2014. Serie 1.3.5. Contrato por Bienes y Servicios. Original múltiple. Original múltiple: contrapartes del contrato. Copia: Proveeduría y órganos desconcentrados. Fechas extremas: 1971-2013. Cantidad: 6 m. Soporte: papel. Vigencia Administrativa legal: Mientras estén vigentes en la oficina y “NO” años en el Archivo Central.Criterio. Si.Ya que permiten conocer el destino de los recursos de la entidad y las relaciones que establece el Ministerio con otras instituciones y organizaciones en el ámbito cultural. Verificar que los contratos por bienes y servicios no se dupliquen con los contratos declarados con valor científico cultural en el Despacho del Ministro y en la Proveeduría Institucional. La tabla de Asesoría Jurídica se conoció en sesión 42-2014 de 11 de diciembre de 2014, no obstante esta serie no aparece con declaratoria en ese subfondo. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------45 Emitida en sesión CNSED Nº 04-2007 de 28 de marzo de 2007 y ratificada en sesión CNSED Nº 09-2014 de 19 de marzo de 2014. Se declara con valor científico-cultural la serie 1.6. Convenios. Original y copia. Original y copia: Asesoría Jurídica o Viceministerio Administrativo. Contenido: convenios suscritos y relacionados con el préstamo de bienes, cooperación interinstitucional, y cualquier otro tipo que se pueda presentar. Fechas extremas: 1988-2012. Cantidad: 0.32 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: en la oficina mientras esté vigente y permanente en el Archivo Central. Criterio: Sí. Ya que reflejan las relaciones y acuerdos que establece el Ministerio con otras instituciones y organizaciones en el ámbito cultural. Declaratoria de valor científico cultural condicionada hasta tanto se analice la tabla de plazos de conservación de documentos de la Asesoría Jurídica del Ministerio. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

esté vigente en la oficina productora y 0 años en el Archivo Central. ------------------------

1.12. Informes de Auditoría46. Original múltiple y copia. Original múltiple y/o copia:

Contraloría General de la República, otras oficinas y dependencias del Ministerio.

Contenido: Sobre las diferentes fiscalizaciones e intervenciones que realiza la

Auditoría Interna, externa o la Contraloría General de la República. Fechas extremas:

2012-2016. Cantidad: 0,25 metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: 2

años en la oficina productora y 0 años en el Archivo Central. ----------------------------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio mediante oficio CISED-005-2017 de 20 de

junio del 2017, para el fondo: Ministerio de Cultura y Juventud; subfondos: Despacho

del Ministro; Auditoría Interna; Oficina de Prensa; Secretaría de Planificación

Institucional y Sectorial - Sepla; Asesoría Jurídica; Departamento de Cooperación

Internacional; Despacho Viceministro de Cultura; Despacho Viceministro de Juventud;

Comisión Nacional para la Celebración del Quinto Centenario del Descubrimiento de

América; y que esta comisión no declaró con valor científico cultural pueden ser

eliminadas al finalizar su vigencia administrativa y legal, de acuerdo con los artículos

n°. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley nº. 7202. Con respecto a los tipos

documentales que el Cised asignó una vigencia “permanente” en una oficina o en el

Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución n°.

CNSED-1-200947, que establece: “Si estos documentos carecen de valor científico-

cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar

permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados

como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia

permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202.” En cuanto a los

46 Serie Informes de Auditoría, tiene declaratoria de valor científico-cultural, los Informes de labores de la Auditoría Interna y su evaluación. Los informes originales se deberán conservar en los órganos superiores y/o en las áreas de Auditoría de las instituciones. También los Informes de Auditoría Interna y seguimientos. Estas series documentales se declaran con valor científico cultural, sin embargo, deberán ser sometidas a consulta de la CNSED y luego de su análisis, este órgano colegiado determinará la muestra de informes y seguimientos de Auditoría Interna relevantes relacionados con las actividades sustantivas de la institución, incluyendo los papeles de trabajo, que deberá ser seleccionada a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised). -------------------------------------------------------------------------------------------------------------47 Publicada en La Gaceta nº 101 de 27 de mayo de 2009. --------------------------------------------------------------

documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el

artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe

documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros

procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes. Se recuerda que

están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014 publicadas en la

Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015, así como la resolución CNSED-01-2016

publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 relacionadas con la

declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en

todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional,

Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas

Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales), Proveedurías, Unidades de

Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades

Informáticas, Telecomunicaciones), Oficinas de prensa, relaciones públicas,

Comunicación o protocolo, Áreas de Cooperación Internacional, y Organismos

Internacionales o sus similares Institucionales de todas las instituciones que conforman

el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a las señoras Jaudy

Salas Benvides, jefe del Despacho del Ministro; Ciria Ruiz Cruz, jefe a.i. de la Auditoría

Interna; Ileana Rojas, jefe de la Oficina de Prensa; Isabel Padillas, jefe a.i. de la

Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial - Sepla; Orietta González Cerón,

jefe de la Asesoría Jurídica; a los señores Javier Carvajal jefe a.i. del Departamento de

Cooperación Internacional; Max Valverde Soto, Viceministro de Cultura; José Ricardo

Sánchez, Viceministro de Juventud; Dennis Portuguez Cascante, Comisión Nacional

para la Celebración del Quinto Centenario del Descubrimiento de América; y al

expediente de valoración documental del Ministerio de Cultura y Juventud que custodia

esta Comisión Nacional. –----------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 6.2. Comunicar a la señora Sylvie Durán Salvatierra. Ministra de Cultura y

Juventud, que esta Comisión Nacional declaró con valor para la ciencia y la cultura la

siguiente serie documental independientemente del soporte (papel o electrónico) y de

la unidad administrativa del ministerio en que se produzca o se custodie. La serie

documental que se detalla deberá trasladarse al Archivo Nacional para su custodia

permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202; por lo que el Ministerio

de Cultura y Juventud, será responsable por la conservación mientras se encuentren

en su custodia. -----------------------------------------------------------------------------------------------

1.2 Actas de premios nacionales.

Original48. Copia despachos, programas y

órganos desconcentrados. Fechas

extremas: 2014-2016. Cantidad: 0,03

metros. Soporte: papel. Vigencia

administrativa y legal: 1 año en la oficina

productora y permanente en el Archivo

Central. -------------------------------------------

Sí, porque son reconocimientos que otorga

anualmente el Estado costarricense a la

trayectoria de trabajo, esfuerzo, tenacidad y

excelencia a la que han llegado personas,

grupos artístico-culturales, intérpretes

populares, así como otras organizaciones

de base comunal, en diferentes disciplinas

culturales. ------------------------------------------

48 Se verificó en el Archivo Intermedio en la Transferencia Nº 08-2010, subfondo Despacho del Ministro, Nº de orden 142, correspondiente al Expediente de Premios Nacionales 2007-2008. El contenido del expediente consta de: lista de galardonados al premio Magón 1962-2007, acta sesión final del jurado del premio Magón 2007, cuadro de jurados programa premios nacionales de la Cultura 2007-2008. Se determinó que está integrado de fotocopias. No hay originales. Se presume que puede encontrarse el original en la Dirección de Cultura o en el Departamento de Fomento Cultural. -----------------------------------

Enviar copia de este acuerdo al señor Esteban Cabezas Bolaños, encargado del

Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud; a la señora Virginia Chacón Arias,

directora general del Archivo Nacional; y al expediente de valoración documental del

Ministerio de Cultura y Juventud que custodia esta Comisión Nacional. –-------------------

ARTÍCULO 7. Análisis de la solicitud de valoración parcial de documentos presentada

mediante oficio MICITT-CISED-OF-01-2017 de 6 de julio del 2017; suscrito por el señor

David Arrieta Gamboa, secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación

de Documentos (Cised) del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones.

Hora: 11:00 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los documentos estuvieron

a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 11:00 horas

ingresa el señor Arrieta Gamboa, y el señor Javier Gómez Jiménez procede con la

lectura de la valoración parcial. -------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 7. Comunicar al señor David Arrieta Gamboa, secretario del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de

Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt); que esta Comisión Nacional

conoció la solicitud de valoración parcial presentada mediante oficio MICITT-CISED-

OF-001-2017 de 6 de julio del 2017, para el fondo: Ministerio de Ciencia, Tecnología y

Telecomunicaciones (Micitt); subfondos: Secretaría Técnica de Incentivos; Auditoría

Interna; Unidad de Servicios Generales; Departamento Financiero Contable; Unidad de

Recursos Humanos; Departamento de Proveeduría; y le informa que NINGUNA de las

series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural.

En consecuencia, estas series pueden ser eliminadas cuando finalice la vigencia

administrativa y legal establecida por el Cised del Micitt de acuerdo con los artículos

No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202. Enviar copia de este

acuerdo a las jefaturas de la Secretaría Técnica de Incentivos; Auditoría Interna;

Unidad de Servicios Generales; Departamento Financiero Contable; Unidad de

Recursos Humanos; Departamento de Proveeduría; y al expediente de valoración

documental del Micitt que custodia esta Comisión Nacional. ACUERDO FIRME. ---------

CAPITULO V. CORRESPONDENCIA. ---------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 8. Oficio CISED-028-2017 de 24 de agosto del 2017 recibido el 28 de

agosto del 2017 suscrito por la señora Paola Carvajal, secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Junta de Protección

Social. Este oficio da respuesta al acuerdo nº 8.2 de la sesión 16-2017 de 7 de julio del

2017 comunicado por medio del oficio CNSED-249-2017 de 8 de agosto del 2017. A

continuación el análisis: Preguntas: 1. Subfondo Unidad de Valoración Técnica, serie

documental “Expedientes de vendedores activos de lotería”: a. aclarar el nombre de la

serie documental y ampliar el contenido; b. en dónde se custodian los expedientes de

vendedores de lotería activos que fueron declarados con valor científico cultural en la

sesión nº 28-2011 celebrada el 13 de setiembre del 2011; c. aclarar si la serie

“Expedientes de vendedores activos de lotería” presentada a valorar mediante oficio

CISED-08-2017 de 10 de marzo del 2017 es la misma serie documental que se declaró

con valor científico cultural en la sesión nº 28-2011 celebrada el 13 de setiembre del

2011 bajo el nombre de “Expedientes de solicitantes aprobados” cuyas fechas

extremas y cantidad, en ese momento, eran 2000-2010 y 5 metros. 2. Subfondo Unidad

de Valoración Técnica, series documentales “Expedientes solicitantes de cuota de

lotería (elegibles)” y “Expedientes desfavorables solicitantes nuevos de cuota de lotería,

socios cooperativa y adjudicación por fallecimiento”: ampliar el contenido. Respuestas:

“… explicar el proceso que se sigue en el Departamento de Gestión Social, con los

solicitantes de cuota de lotería, para posteriormente hacer una propuesta de ampliación

de la tabla de plazos: 1. La persona interesada en la venta de lotería presenta una

solicitud de cuota de lotería con fundamento en el artículo 3 de la Ley de Loterías No.

7392 (puede ser directo con la Junta, como socio de cooperativa o por defunción de un

adjudicatario), la solicitud viene acompañada de documentación que sustenta la

petición. Con dichos atestados se abre un expediente que se rotula con el número de

cédula de la persona interesada. 2. Un profesional en trabajo social, funcionario del

Departamento de Gestión Social realiza visita al hogar del solicitante para toma de

información que permita elaborar el estudio socioeconómico. El estudio realizado más

la correspondencia que se reciba y se emita, relacionada con el caso de ese solicitante

se archivan en el expediente. 3. Si el estudio socioeconómico tiene un resultado

favorable, el solicitante pasa a formar parte del Registro de Elegibles, a la espera de

que exista lotería disponible para adjudicarle. Algunos casos concluyen con resultado

desfavorable y el proceso concluye con la comunicación del resultado. 4. En los casos

favorables que son adjudicados con cuota de lotería, los expedientes que contienen el

estudio social se conservan en el departamento en tanto la persona mantenga la

categoría de adjudicatario o vendedor activo de lotería. Dado que existen otras

instancias en la Junta que cuentan con expedientes de loterías, me permito proponer

los siguientes cambios: 1. Subfondo: Unidad de Valoración Técnica, Serie documental

“Expedientes vendedores activos de lotería”: Se solicita modificar el nombre de la Serie

Documental de la siguiente forma: “Estudios socioeconómicos de vendedores de lotería

activos”: El expediente contiene el estudio socioeconómico y documentación

justificante, de persona que solicita cuota de lotería y mantiene la condición de

adjudicatario (vendedor activo de lotería). 2. Subfondo: Unidad de Valoración Técnica,

Serie documental “Expedientes solicitantes de cuota de lotería (elegibles)”: Se solicita

modificar el nombre de la serie documental de la siguiente forma: “Estudios

socioeconómicos de solicitantes de cuota (elegibles)”: el expediente contiene el estudio

socioeconómico con recomendación favorable y documentos justificantes, efectuado a

solicitante de cuota de lotería, el cual forma parte del Registro de Elegibles, a la espera

de que exista lotería disponible para una posible adjudicación. 3. Subfondo: Unidad de

Valoración Técnica, Serie documental “Expedientes desfavorables, solicitantes nuevos

de cuota de lotería, socios cooperativos y adjudicación por fallecimiento”: Se solicita

modificar el nombre de la serie documental de la siguiente forma: “Estudios

socioeconómicos desfavorables de solicitantes de cuota de lotería”: el expediente

contiene el estudio socioeconómico y documentos justificantes efectuados a solicitante

de cuota que tiene una recomendación desfavorable.” ------------------------------------------

ACUERDO 8. Analizar en una próxima sesión por falta de tiempo; el oficio CISED-028-

2017 de 24 de agosto del 2017 recibido el 28 de agosto del 2017 suscrito por la señora

Paola Carvajal, secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos de la Junta de Protección Social. Este oficio da respuesta al acuerdo nº

8.2 de la sesión 16-2017 de 7 de julio del 2017 comunicado por medio del oficio

CNSED-249-2017 de 8 de agosto del 2017. ---------------------------------------------------------

ARTÍCULO 9. Oficio MLCISED-006-2017 de 7 de setiembre del 2017 recibido el 9 de

setiembre del 2017 suscrito por la señora María Auristela Salas Ruiz, encargada a.i. del

Archivo Central de la Municipalidad de Liberia; por medio del cual informa que desde el

4 de setiembre del 2017 es la encargada de ese archivo central. SE TOMA NOTA.

ARTÍCULO 10. Correo electrónico de fecha 8 de setiembre del 2017 suscrito por la

señora Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo Nacional; por medio del

cual indica “Me permito reenviar correo del 6 de setiembre en curso, suscrito por la

señora Gioconda Oviedo Chavarría, Auditora Interna, mediante el cual comunica que

algunas comisiones no han “subido” al Sitio Web las actas de sus reuniones. Les

solicito que revisen si las actas aprobadas se encuentran en el Sitio Web y en caso

contrario de inmediato corrijan la situación…” SE TOMA NOTA. ------------------------------

ARTÍCULO 11. Oficio MSJ-CISED-001-2017 de 5 de setiembre del 2017 recibido el 19

de setiembre del 2017 suscrito por la señora Nuria Calderón Marín, presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la

Municipalidad de San José; por medio del cual solicita se reconsidere la declaratoria de

valor científico cultural a los permisos de construcción y planos constructivos de los

años 1910-1999, otorgada en la sesión nº 30-2014 del 4 de septiembre 2014; en vista

de que prácticamente toda la serie se declaró con ese valor pudiendo realizarse un

expurgo a lo que son obras menores como reparaciones o ampliaciones, que es una

gran cantidad, que los planos tienen características muy similares y hasta repetitivos.

Adicionalmente indica que en el año 2016 se trasladaron al Archivo Nacional 1436

láminas de planos y 915 permisos que contempla solo una parte de los años 1910-

1951 y con los cuales se puede analizar y valorar por parte de este órgano colegiado la

solicitud planteada. -----------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 9. Convocar para una próxima sesión a la señora Nuria Calderón Marín,

encargada del Archivo Central de la Municipalidad de San José; con el objetivo de

analizar la solicitud planteada en el oficio MSJ-CISED-001-2017 de 5 de setiembre del

2017 recibido el 19 de setiembre del 2017; relacionado con la declaratoria de valor

científico cultural a los permisos de construcción y planos constructivos de los años

1910-1999, otorgada en la sesión nº 30-2014 del 4 de septiembre 2014. Enviar copia

de este acuerdo al expediente de valoración documental de la Municipalidad de San

José. ACUERDO FIRME. ----------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 12. Copia del oficio DGAN-JA-622-2017 de 13 de setiembre del 2017

recibido el 19 de setiembre del 2017 suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero,

secretaria de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; por medio del cual comunicó

a la señora Gioconda Oviedo Chavarría, auditora interna a.i. del Archivo Nacional, el

acuerdo 2 tomado en la sesión nº 33-2017 del 6 de setiembre del 2017. Por medio de

ese acuerdo se autoriza el cierre del tomo de actas nº 33 de esta Comisión Nacional.

SE TOMA NOTA. ------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 13. Oficio CISED-04-2017 de 19 de setiembre del 2017 recibido el 20 de

setiembre del 2017 suscrito por la señora Beatriz Jiménez Blanco, secretaria del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la

Municipalidad de Goicoechea; por medio del cual apela la declaratoria de valor

científico cultural emitida en la sesión nº 30-2015 de 2 de diciembre del 2015 de la serie

documental “Correspondencia” del subfondo Dirección de Desarrollo Humano y de los

distintos departamentos que la conforman. Los motivos que se exponen son: 1. Que la

correspondencia en general es facilitativa y no sustantiva. 2. Que las tablas

presentadas a la Comisión fueron firmadas por las jefaturas con una descripción del

contenido muy diferente al que la Comisión señala, porque se hizo énfasis en que la

misma, en su mayoría es para tramitar permisos, presupuestos, transporte, etc.;

para realizar actividades de capacitación y celebración de fechas conmemorativas de

interés para cada departamento, mientras que la CNSED, indica que esta

correspondencia refleja funciones y toma de decisiones. 3. Que hay Instituciones a

nivel nacional como el INAMU, PANI, AGECO, que manejan la parte sustantiva de

estos temas porque de hecho, estos departamentos vienen a dar soporte a las

funciones a las funciones [sic] de esas instituciones, pero no es una delegación de

competencias der [sic] la cual se desentienden, por lo que como parte de sus funciones

o compromisos, la Dirección y cada departamento en cuestión; entrega a estas un

informe anual de labores o bien; reportes estadísticos de sus diferentes actividades que

termina siendo materia prima para las estadísticas a nivel nacional que emiten estas

instituciones. Que con base en lo anterior en el CISED analizamos la solicitud y se

procedió a revisar una muestra de la correspondencia y se pudo verificar que

ciertamente se reflejan funciones de los departamentos, mas no necesariamente, toma

de decisiones, porque la Dirección de Desarrollo Humano facilita o promueve prácticas

preventivas para el fortalecimiento y empoderamiento de los sujetos meta a que dirigen

sus labores, pero es desarrollando actividades de capacitación, que no se reflejan en la

correspondencia o documentos con los que se tramita la actividad, sino más bien; en

las actividades presenciales como tal. Que incluso todas las jefaturas no tienen

inconvenientes en presentarse a la Comisión por ustedes representada a defender su

solicitud si es que así, ustedes lo consideran. Incluso llevara una muestra de cada

departamento para demostrarlo. Verifíquese en tablas aprobadas por su representada,

que estos departamentos tienen una parte básica que es la atención de casos de

violencia a mujeres, niños, adolescentes, adultos mayores, diversidad de género, etc.;

que luego de un diagnóstico a cada caso y según sea necesario; es referido a

entidades judiciales, para su abordaje final Un asunto de atención primaria pero no

definitiva o final. Hemos revisado los documentos en cuestión, y no consideramos que

sea información sustantiva o relevante, ni objeto de declaratoria porque no aporte valor

a esta actividad, de hecho; pensamos que las Memorias que editan el INAMU, AGECO

y PANI, tienen más valor, porque reúnen información estadística de esta Dirección y

demás oficinas de municipalidades de todo el país.” ----------------------------------------------

ACUERDO 10. Convocar para una próxima sesión a la señora Beatriz Jiménez Blanco,

encargada del Archivo Central de la Municipalidad de Goicoechea; con el objetivo de

analizar la solicitud planteada en el oficio CISED-04-2017 de 19 de setiembre del 2017

recibido el 20 de setiembre del 2017; relacionado con la declaratoria de valor científico

cultural emitida en la sesión nº 30-2015 de 2 de diciembre del 2015 de la serie

documental “Correspondencia” del subfondo Dirección de Desarrollo Humano y de los

distintos departamentos que la conforman. Enviar copia de este acuerdo al expediente

de valoración documental de la Municipalidad de Goicoechea. ACUERDO FIRME. ------

ARTÍCULO 14. Correo electrónico de fecha 21 de setiembre del 2017 suscrito por el

señor Jonathan Aguilar Arias, archivista encargado del Archivo Central del Instituto

Nacional de las Mujeres, por medio del cual consulta lo siguiente: “Por este medio

deseo reconfirmar si la declaratoria de Valor científico-cultural para las Actas Sesión de

la Junta Directiva del INAMU corresponde sólo al soporte papel. Y NO para: 1. Soporte:

electrónico (diskettes y CD-R y DVD-R). 2. Soporte: cintas magnéticas de audio

(casetes). 3. Soporte: archivos digitales de audio. Me quedó claro el día de la sesión Nº

16-2017, que la declaratoria es sólo para papel. No obstante, revisando el oficio

CNSED-246-2017 noto que incluyeron los citados 3 soportes anteriores. De tal forma,

deseo tan solo su aclaración para proceder, de manera segura, a la eliminación de los

formatos mediante el procedimiento correspondientes y de acuerdo a los plazos

aprobados por el CISED.” --------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 11. Comunicar al señor Jonathan Aguilar Arias, archivista encargado del

Archivo Central del Instituto Nacional de las Mujeres (Inamu); que esta Comisión

Nacional conoció el correo electrónico de fecha 21 de setiembre del 2017 y le informa

lo siguiente: 1. Mediante acuerdo 7.1. tomado en la sesión nº 16-2017 celebrada el

pasado 7 de julio del 2017, se declaró con valor científico cultural la serie documental

“Actas de sesión de la Junta Directiva” del subfondo Junta Directiva del Inamu. 2. Se

revisó la tabla de plazos de la Junta Directiva presentada a valoración por medio del

oficio INAMU-DAF-CISED-001-2017 de 3 de marzo del 2017, y se confirmó que la

información aportada fue la siguiente: Actas de sesión de la Junta Directiva. Original.

Copia: Presidencia Ejecutiva. Contenido: Acuerdos de aprobación, improbación,

conocimiento, resolución, modificación y regulación de actividades generadas dentro de

las atribuciones legales del Instituto. Contiene las actas de sesión de la Junta Directiva

del Instituto Nacional de las Mujeres (1998-2016). a. Soporte: papel. Vigencia

Administrativa legal: 5 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Cantidad:

2.7 ml. Fechas extremas: 1998-2016. Observaciones: Valor científico cultural de

acuerdo a la resolución CNSED-01-2014. Todas las actas originales se mantienen

hasta el momento en papel, debidamente foliadas, selladas y firmadas por la Auditoría

Interna. Se encuentran dispuestas en libros empastados e identificados. b. Soporte:

electrónico (diskettes y CD-R y DVD-R). Vigencia Administrativa legal: 2 años en la

oficina y 0 años en el Archivo Central. Cantidad: 140 diskettes de 1.44 MB c/u, 4 CD, 5

DVD. Fechas extremas: 2000-2007. Observaciones: Diskettes: 2000-2007. CD y DVD:

210-2014. Contenido: respaldos en formato electrónico (“Word”) de actas de sesión y

agendas de la Junta Directiva. Grabaciones de audio. En DVD-R. c. Soporte: cintas

magnéticas de audio (casetes). Vigencia Administrativa legal: 2 años en la oficina y o

años en el Archivo Central. Cantidad: 450 casetes. Fechas extremas: 1998-2009.

Contenido: grabaciones de audio de sesiones de Junta Directiva. En cintas magnéticas

de casete. d. Soporte: archivos digitales de audio. Vigencia Administrativa legal: 6

meses en la oficina y 0 años en el Archivo Central. Cantidad: 593 MB. Fechas

extremas: 2014-2016. Contenido: grabaciones digitales de audio de sesiones de Junta

Directiva. Generados por el sistema de grabación a manera de respaldo

automáticamente y se guarda en el disco duro de la computadora de la secretaria. 3. El

acuerdo 7.1 tomado por esta Comisión Nacional en la sesión 16-2017 celebrada el 7 de

julio del 2017 indicó lo siguiente con respecto a l serie documental Actas de sesión de

la Junta Directiva del Inamu: -----------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural

1. Actas de sesión de la Junta Directiva.49 Original. Copia:

Presidencia Ejecutiva. Contenido: acuerdos de aprobación,

improbación, conocimiento, resolución, modificación y

regulación de actividades generadas dentro de las

atribuciones legales del Instituto. Contiene las actas de

sesión de la Junta Directiva del Instituto Nacional de las

Mujeres (1998-2016). Soporte: papel. Fechas extremas:

1998-2016 Cantidad: 2.7 m. Vigencia Administrativa legal:

5 años en la oficina y permanente en el Archivo Central.

Soporte: electrónico (diskettes y CD-R y DVD-R).

Contenido: respaldos en formato electrónico (“Word”) de

Sí.51 Ya que reflejan la

toma de decisiones de la

institución. Conservar en

soporte papel y en

soporte electrónico

cuando tiene firma digital

avanzada. Resolución

CNSED-01-2014, norma

01.2014.

-----------------------------------

-----------------------------------49 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Valor científico cultural de acuerdo a la resolución CNSED 01-2014. Todas las actas originales se mantienen hasta el momento en papel, debidamente foliadas, selladas y firmadas por la Auditoría Interna. Se encuentran dispuestas en libros empastados e identificados.” -----------------------------------------------------------------------------------------

actas de sesión y agendas de la Junta Directiva.

Grabaciones de audio. En DVD-R. Fechas extremas:

2000-2007. Cantidad: 140 diskettes de 1.44 MB c/u, 4 CD,

5 DVD50. Vigencia Administrativa legal: 2 años en la oficina

y 0 años en el Archivo Central. Soporte: cintas magnéticas

de audio (casetes). Contenido: grabaciones de audio de

sesiones de Junta Directiva. Fechas extremas: 1998-2009.

Cantidad: 450 casetes. Vigencia Administrativa legal: 2

años en la oficina y o años en el Archivo Central. Soporte:

archivos digitales de audio. Contenido: grabaciones

digitales de audio de sesiones de Junta Directiva.

Generados por el sistema de grabación a manera de

respaldo automáticamente y se guarda en el disco duro de

la computadora de la secretaria. Fechas extremas: 2014-

2016. Cantidad: 593 MB. Vigencia Administrativa legal: 6

meses en la oficina y 0 años en el Archivo Central. ----------

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4. Por tanto, se deben conservar las actas de la Junta Directiva que se produzcan en

soporte papel con las formalidades de un documento de archivo; así como las actas

que se produzcan en soporte electrónico con firma digital avanzada. En este sentido,

las copias o respaldos de actas que se encuentren en otros soportes pueden ser

eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal otorgada por el Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Inamu, tal y como se indicó

en el acuerdo 7.1 citado anteriormente. Enviar copia de este acuerdo al expediente de

valoración documental del Inamu que custodia esta Comisión Nacional. --------------------

CAPITULO VI. ACUERDOS PENDIENTES ----------------------------------------------------------

50 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Diskettes: 2000-2007 CD y DVD: 2010-2014. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------51 La resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014 publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°5 de jueves 8 de enero del 2015, punto A. Órganos superiores o colegiados de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de las “Actas de órganos colegiados”. ------------------------------

ARTÍCULO 15. Sesión 12-2016 de 15 de abril del 2016. Acuerdo 14. Analizar el

requisito establecido para el servicio público “Valoración documental” considerado en la

Guía de trámites del Archivo Nacional publicada en La Gaceta No. 112 del 11 de junio

del 2015, que establece que las tablas de plazos de conservación de documentos y

valoraciones parciales, deben presentarse foliadas y firmadas en cada una de sus

páginas, por el superior de la Unidad Administrativa productora de los documentos y el

Presidente o Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos de las instituciones que presentan trámites de valoración documental ante

este órgano colegiado; hasta que se desarrolle el sistema de información para el

proceso valoración documental establecido como una meta estratégica en el Plan

Estratégico del Archivo Nacional 2015-2018. Los miembros procedieron a revisar la

guía de trámites para el servicio de valoración documental vigente y publicada en el

sitio web del Archivo Nacional. Se realizaron diversas correcciones en los requisitos de

forma para la presentación de los trámites, tanto en soporte papel como en soporte

electrónico; en el sustento legal se deben incorporar los artículos que correspondan del

reglamento ejecutivo a la Ley nº 7202 recientemente publicado en La Gaceta.

Asimismo, se revisó el instructivo para la presentación de los trámites de valoración

documental y se determinó que se deben realizar cambios similares a los propuestos

para la guía de trámite. -------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 12. Comisionar a la señora Natalia Cantillano Mora, secretaria de esta

Comisión Nacional para que presente una propuesta de circular dirigida a los jefes y

encargados de los archivos centrales de las instituciones que conforman el Sistema

Nacional de Archivos y a los comités institucionales de selección y eliminación de

documentos; por medio de la cual se informe que con el fin de dar celeridad a los

trámites que se presentan ante este órgano colegiado y por economía administrativa,

se estableció que la comunicación de los acuerdos se hará con firma digital avanzada y

por medio de correo electrónico; que se está tramitando una modificación en la guía de

trámite y en los instructivos para el servicio de valoración documental; que ya no se va

a devolver un ejemplar de tablas de plazos de conservación de documentos y

valoraciones parciales sellados como en el pasado (“manita”); y que el acuerdo

contiene tanto las series o tipos documentales declarados con valor científico cultural y

la autorización de eliminación según corresponda. -------------------------------------------------

ACUERDO 13. Comisionar a la señora Natalia Cantillano Mora, secretaria de esta

Comisión Nacional para que con la colaboración de las señoras Camila Carreras

Herrero y Estrellita Cabrera Ramírez, profesionales del Departamento Servicios

Archivísticos Externos; modificar la guía de trámites para el servicio de valoración

documental y los instructivos (requisitos 8, 9 y10 para la presentación de tablas de

plazos de conservación de documentos y requisitos 7, 8, y 9 para la presentación de

valoraciones parciales) y presentarla a este órgano colegiado para su aprobación. Es

importante que consideren aspectos como los requisitos de forma para la presentación

de los trámites, tanto en soporte papel como en soporte electrónico; y el sustento legal

de acuerdo con el reglamento ejecutivo a la Ley nº 7202 recientemente publicado en La

Gaceta y las resoluciones emitidas por este órgano colegiado. ---------------------------------

A las 11:30 horas se levanta la sesión. ---------------------------------------------------------------

Javier Gómez Jiménez

Vicepresidente

comision nacional de selecciÓn · web viewacta nº. 22-2017. correspondiente a la sesión...

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