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PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CARGOS EN CALIDAD JURÍDICA A CONTRATA SECRETARÍAS REGIONALES MINISTERIALES DE EDUCACIÓN
2014
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PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CARGOS EN CALIDAD JURÍDICA A CONTRATA
SECRETARÍAS REGIONALES MINISTERIALES DE EDUCACIÓN
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
2014
I. Antecedentes........................................................................................................................... 2
II. Modalidades de Reclutamiento y Selección para Cargos a Contrata......................................... 2
- Llamado a Presentación de Antecedentes - Proceso de Contratación con Antecedentes Fundados
III. Etapas de Selección.................................................................................................................
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1. Etapa Técnica...................................................................................................................... 4
- Definición del Proceso........................................................................................................ 4
- Elaboración de Insumos Técnicos......................................................................................... 5
2. Etapa Administrativa........................................................................................................... 6
- Elaboración y Aprobación Cartilla Informativa........................................................................ 6 - Confección de Aviso y Aprobación Publicación....................................................................... 6 - Publicación del Aviso.......................................................................................................... 6 - Principales Fases de la Etapa Administrativa.........................................................................
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3. Etapa de Implementación.................................................................................................... 7
- Fase de Postulación........................................................................................................... 7
Recepción de Antecedentes............................................................................................ 7
- Fase de Evaluación............................................................................................................ 7 Evaluación de Requisitos DFL4/2006 de Educación........................................................... 7 Evaluación Curricular.................................................................................................... 8 Prueba Técnica............................................................................................................ 8 Entrevista Personal y Técnica Regional........................................................................... 9
Evaluación Psicolaboral................................................................................................. 9
- Fase de Finalización........................................................................................................... 11 Decisión de Contratación............................................................................................... 11 Aceptación de Cargo y Formalización Administrativa de Contratación.............................. 11 Notificación y Retroalimentación a participantes No Seleccionados................................ 11
- Flujograma Etapa de Implementación.................................................................................. 13
4. Cuadro Síntesis Etapas de Selección.................................................................................... 14
IV. Síntesis y Conclusiones...........................................................................................................
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V. Anexos..................................................................................................................................
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I Antecedentes
El Ministerio de Educación, a través del Departamento de Recursos Humanos del Nivel Central, viene desarrollando, procesos de reclutamiento, selección y levantamiento de perfiles de cargo de forma organizada y sistemática, ajustados a las normativas legales y alineados a las regulaciones establecidas por la Dirección Nacional del Servicio Civil, en materias de selección de personas, relevando procesos técnicos en base a criterios cuantificables y estandarizados, que garanticen la más alta objetividad, transparencia e igualdad de condiciones para la calificación de todos(as) los(as) participantes, esto con el
objeto de contar con personas idóneas en cargos estratégicos de la Institución.
Dada la necesidad que tienen los niveles regionales, de contar con equipos de profesionales, que se desempeñen con altos niveles de eficiencia, es que se expone la presente propuesta de “Procedimiento para el Reclutamiento y Selección de cargos en Calidad Jurídica a Contrata”, donde se describen las diversas etapas y fases que es necesario considerar e implementar al momento de llevar a cabo un Llamado y/o un Proceso de Contratación, que asegure estándares mínimos de calidad.
La presente propuesta de procedimiento, da cuenta del proceso desde el momento en que el nivel
regional ha cumplido con todas las formalidades que ha establecido la División de Administración General, para la autorización de cupos, paso previo antes de dar inicio al reclutamiento y selección de un cargo.
II Modalidades de Reclutamiento y Selección para Cargos en Calidad Jurídica a Contrata
Una vez que el cupo en Calidad Jurídica a Contrata ha sido autorizado formalmente con documento de respaldo, por la Comisión de Personal, la provisión puede realizarse a través de las siguientes modalidades:
a) Llamado a Presentación de Antecedentes: Esta modalidad implica efectuar el reclutamiento de antecedentes, a través de una difusión abierta, que puede ser a través de la página web institucional, u otra página web laboral, y/o en un medio escrito de circulación masiva. Este
Llamado se rige por lo establecido en el mismo Llamado, a través de una Cartilla Técnica Informativa, de fácil acceso para los participantes, la que es parte de la publicación antes mencionada.
b) Proceso de Contratación con Antecedentes Fundados: El reclutamiento de antecedentes se efectúa, utilizando, entre otras, las siguientes fuentes de Reclutamiento:
Bases de Datos de Currículum Vitae que posea la institución Bolsas de Trabajo on line, en distintas páginas web, entre las que se incluyen reconocidas Instituciones Académicas y otras bolsas de empleo especializadas, tales como trabajando.com y laborum.cl Contactos Internos, de funcionarios o personal externo referido y recomendado,
relacionado con el área de búsqueda del cargo.
INSU
MO
PRIN
CIP
AL
LLAMADO A PRESENTACIÓN DE
ANTECEDENTES
PROCESO DE CONTRATACIÓN CON
ANTECEDENTES FUNDADOS
Cartilla Informativa
Aviso con la descripción de la oferta laboral
MED
IOS
DE
DIF
USIÓ
N
Página web e Intranet Institucional
Diario de Circulación Nacional y/o Regional
Otro
Bases de Datos Currículum Vitaes Bolsas de Trabajo Contactos Internos Colegios Profesionales Otro
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III. Etapas de Reclutamiento y Selección de Personas
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TÉCNICA
2
ADMINISTRATIVA
3
IMPLEMENTACIÓN
DESCRIPCIÓN
1.1. Definición y Caracterización del Proceso
1.2. Elaboración de insumos técnicos:
2.1. Confección del documento que regirá el
proceso:
2.2. Preparación del medio de difusión a través del cual se
publicarán los avisos de los respectivos cargos
Implementación de 3 fases: 3. 1. Postulación
3. 2. Evaluación 3. 3. Finalización
PRODUCTOS
- Perfil de Cargo
- Pauta Evaluación Curricular
- Prueba Técnica - Pauta
Entrevista Personal
- Cartilla Informativa u
otro medio que describa y regule el
proceso
- Diario de Circulación Nacional
o Regional
- Pág. Web e Intranet
Institucional - Bolsas de trabajo y
otros medios
electrónicos
- Carpetas Individuales de los postulantes con todos sus
antecedentes
- Copia de Comunicaciones y
notificaciones - Nóminas de los Postulantes con los
resultados de las fases de evaluación
- Informe Final con los resultados
globales del proceso y propuesta de seleccionados
Eval. Requisitos
Eval. Curricular
Prueba Técnica
Entrevista Personal y
Técnica
Eval. Psicolaboral
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1. ETAPA TÉCNICA
Fase Descripción
1.1. Definición y
Caracterización del Proceso
Con el propósito de definir las características que tendrá cada proceso en particular, se deberán tomar decisiones sobre:
Modalidad de Reclutamiento y Selección a Utilizar. Llamado a Presentación de
Antecedentes v/s Proceso de Contratación con Antecedentes Fundados. Importante tener en cuenta que publicar un aviso en algún medio de comunicación, implica la recepción de una cantidad importante de antecedentes y documentación, por tanto, se deben evaluar los recursos de personas, físicos y tecnológicos existentes para llevar a
cabo las tareas involucradas.
Medio de Difusión. Se deberán determinar los medios en los que se publicará el Llamado en cuestión, el que podrá ser un medio escrito de circulación nacional, regional, o alguno de tipo electrónico.
Fases que se considerarán. Cada proceso debe contener al menos las etapas de:
Evaluación de Requisitos, Evaluación Curricular y Entrevista Personal y Técnica. Las etapas de Prueba Técnica y Evaluación Psicolaboral, son opcionales. No obstante, en el caso de la Evaluación Psicolaboral, se recomienda realizarla siempre cuando se trate de
cargos de Jefaturas o Profesionales de áreas estratégicas de la Institución, ya que esta evaluación entrega información de vital importancia respecto de las competencias y ajuste de los participantes al cargo.
Orden de las Fases. Se deberá definir el orden en que se aplicarán las fases que se
determine realizar después de la Evaluación de Requisitos y Curricular, ya que éstas
deben estar siempre al comienzo del proceso, a fin de evitar que participantes que no cumplen con los requisitos del DFL Nº 04/2006, pasen por otras etapas del proceso, en forma inoficiosa, en la medida que no será posible cursar dicha contratación.
Por tanto, el orden de aplicación de las Fases de Prueba Técnica, Entrevista Personal y Técnica y Evaluación Psicolaboral, puede ser intercambiable, de acuerdo a las necesidades regionales y a las que se decida en definitiva llevar a cabo.
Integrantes del equipo de Entrevista Regional. El Nivel Regional, en conjunto con el
Departamento de Recursos Humanos del Nivel Central, deberán definir los funcionarios que tendrán la responsabilidad de llevar a cabo las entrevistas, quienes siempre
deberán tener un nivel jerárquico igual o superior al del cargo a contratar. Se propone que este equipo sea integrado por:
1.- El Seremi o quien él designe
2.- El Jefe del Departamento del área técnica del cargo (Educación, Administración, Planificación o Subvenciones) o quien él designe 3.- El Jefe directo del cargo
4.- Un representante del Nivel Central, perteneciente a la Unidad Matriz del cargo, siempre cuando se trate de cargos de Jefatura y/o estratégicos para la Institución.
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Fase Descripción
1.2. Elaboración de Insumos
Técnicos
A continuación se describen los insumos que es necesario elaborar antes de comenzar con la recepción de antecedentes de los participantes.
Perfil del Cargo. “El Perfil de Cargo identifica y refuerza las variables críticas para el éxito laboral de la institución en general y de cada área en particular, lo cual apunta, en última instancia, a lograr los objetivos trazados por la organización”. El Nivel Regional deberá revisar el “Manual de Perfiles Genéricos de Cargos Regionales”, con el fin de buscar el perfil a proveer.
En caso de ser necesaria una adecuación del perfil a la realidad local, el Nivel
Regional, deberá crear un nuevo perfil, individualizando en el título del documento, la
Región de que se trate (ej. Profesional de Apoyo Departamento de Administración, Secretaría Regional Ministerial de Educación Región de Los Lagos). Se adjunta formato de Perfil de Cargo en Anexo Nº1.
Cualquier modificación o levantamiento de un nuevo Perfil debe ser informado a la Unidad Técnica de Reclutamiento y Selección del Departamento de Recursos Humanos. Del Nivel Central.
Pauta de Evaluación Curricular. En función del perfil que se defina para el cargo, la
Región deberá elaborar una Pauta de Evaluación Curricular, donde se cuantifiquen variables de Experiencia Laboral, Estudios, Especialización y Capacitación pertinente. Con este fin la Unidad Técnica del Departamento de Recursos Humanos del Nivel Central, prestará asesoría en este aspecto, en la medida que sea solicitado. Se adjunta Pauta de Evaluación Curricular en Anexo Nº 2.
Prueba Técnica. En el caso que se decida aplicar esta fase, el nivel regional, podrá
elaborar una Prueba que se ajuste a uno de los siguientes tipos:
- Prueba Escrita de aplicación colectiva o individual con preguntas de selección múltiple y/o verdadero o falso
- Prueba práctica de Habilidades por ejemplo en el área computacional - Prueba de Aplicación de un caso práctico.
Cualquiera sea la alternativa que se elija, se deberá elaborar con antelación la pauta y criterios de corrección. Se recomienda la utilización de pruebas de selección múltiple, con el fin de aplicar un baremo igualitario y dar una mayor objetividad a la evaluación. La fundamentación de las respuestas correctas, deben quedar registradas señalando la fuente desde donde se obtuvo dicha información
Con el fin de evaluar conocimientos en el área de herramientas tecnológicas, ha sido de gran utilidad la aplicación de pruebas técnica prácticas con ejercicios computacionales, acordes al nivel de manejo que se determine corresponda al cargo.
Pauta de Entrevista Personal y Técnica: Con el propósito de contar con
información sistematizada respecto del desarrollo de la Entrevista Personal y Técnica, se sugiere elaborar una pauta que identifique las variables que serán evaluadas, su respectiva graduación y categorización, de forma de fundamentar la decisión que en
esta fase se tome respecto del participante. Para estos efectos el nivel regional, podrá solicitar la asesoría de la Unidad Técnica del Departamento de Recursos Humanos del Nivel Central. Se adjunta un Formato de Pauta de Entrevista, como orientación sobre este aspecto (Anexo Nº 3).
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2. ETAPA ADMINISTRATIVA
Fase Descripción
2.1. Elaboración y Aprobación Cartilla
Informativa
Objetivo: Entregar información general a los participantes, respecto del proceso
que se llevará a cabo, como también respecto de las condiciones del cargo a proveer, se adjunta Formato Cartilla Técnica Informativa (Anexo Nº 4). Una vez elaborada la respectiva Cartilla, deberá ser sancionada por la autoridad
regional.
2.2. Confección de Aviso y Aprobación
Publicación
Dependiendo del medio en que se decida publicar, se deberá elaborar el aviso, el que entregará información respecto de la fecha y lugar de recepción de antecedentes, como asimismo el lugar desde donde se puede acceder a la Cartilla Informativa.
2.3. Publicación del Aviso
En el caso de los Llamados a Presentación de Antecedentes, la autoridad regional,
deberá aprobar el medio a través del cual se difundirá el respectivo Llamado, el que siempre deberá incluir, la publicación en la página web institucional regional y del Nivel Central, en el caso de Llamados dirigidos a candidatos externos.
PRINCIPALES FASES DE LA ETAPA ADMINISTRATIVA
1.
CARTIL
LA
INFO
RM
ATIV
A
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Y DIFUSIÓN DEL PROCESO
Información del Proceso y condiciones del cargo, sancionada por autoridad regional
2.
AVIS
O
OFERTA
LABO
RAL
Fecha y lugar de recepción antecedentes
Acceso a Cartilla Informativa
3.
PU
BLIC
ACIÓ
N
AVIS
O
Publicación del o los Avisos de Oferta Laboral, en Medios de Difusión establecidos
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3. ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN
3.1. Fase de Postulación
Descripción
Recepción de Antecedentes
Plazo: Cada proceso independiente de la modalidad a través del cual se desarrollará, debe considerar un tiempo para la Recepción de los Antecedentes, de los participantes interesados en el cargo en cuestión. La experiencia indica que el plazo de recepción de antecedentes más eficiente para procesos de este tipo, es del orden de 5 a 7 días hábiles como máximo.
Documentación Solicitada: La formalidad del proceso y la necesidad de evaluar datos fidedignos, hace necesario solicitar documentos que respalden lo que el
participante registra en su Currículum Vitae. Se propone solicitar la siguiente documentación:
- Ficha de Antecedentes (deberá indicar la prioridad en caso de que exista más de un cupo disponible)
- Currículum Vitae - Fotocopia simple de Titulo(s) Profesional(es) - Fotocopia simple de Certificado, Diplomas de capacitación, Postítulos y/ o
Postgrados.
- Certificado que acredite años de experiencia. Institución y funciones desempeñadas, emitido por el Departamento de Administración o de Recursos Humanos de la Institución o Empresa respectiva.
- Fotocopia Cédula de Identidad, por ambos lados - Declaración Jurada de requisitos de ingreso al Estatuto Administrativo (se
adjunta formato) Elaboración de Carpetas Individuales: Con el fin de contar con información
ordenada y detallada de cada participante se sugiere elaborar carpetas individuales, identificando en la carátula el número de Rut y Apellidos del
postulante y registrar el proceso o cargo del que se trata. En dicha carpeta se deben archivar todos los antecedentes presentados y las comunicaciones y notificaciones efectuadas al interesado, ya sean citaciones y/o notificaciones, por correo electrónico o por carta certificada.
3.2. Fase de Evaluación
Descripción
Evaluación de Requisitos DFL4/2006 de
Educación
El DFL4/2006, corresponde al cuerpo legal que fija la planta del Ministerio de
Educación e indica los requisitos de ingreso para cada estamento y grado, constituyéndose en un requisito ineludible para el ingreso a esta Secretaría de
Estado, cuando el cargo a proveer es en Calidad Jurídica a Contrata: Este requisito se constituye de acuerdo a los siguientes componentes:
Requisito Estamento
Nº de Semestres Requeridos Profesional
Años de Experiencia Profesional y Técnico
Nivel del Título Técnico
- Número de Semestres Requeridos: Con el fin de evaluar la cantidad de
semestres de cada carrera profesional, se sugiere revisar el anuario estadísitico del Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas, y/o el Directorio de Educación Superior de esta Secretaría de Estado, como también la jurispruencia de Contraloría General de la República.
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- Años de Experiencia: Contraloría General de la República considera como fecha de inicio de Experiencia Profesional o Técnica la que se registra en el respectivo Certificado de Titulación. Bajo este concepto para evaluar requisitos del Estamento Profesional o Técnico, NO corresponde considerar la experiencia que pudiera poseer el participante antes de su titulación.
- Nivel del Título:En el caso del Estamento Técnico, deberá identificarse si este corresponde a Título Técnico, de Nivel Medio o de Nivel Superior, con este fin se podrá recurrir al Directorio de Educación Superior de esta Secretaría de Estado, o a la jurispruencia de Contraloría General de la República.
Como procedimiento de formalización de esta fase se deberá elaborar una hoja por cada participante, en la cual se deje constancia del cumplimiento del DFL 4/06, la que deberá quedar archivada en la carpeta individual de cada candidato (se adjunta formato, en Anexo Nº 5)
Evaluación Curricular
El Departamento de Administración Regional, a través del Equipo designado para estos efectos, deberá aplicar la pauta de Evaluación Curricular a los antecedentes de cada uno de los participantes que cumplen con el DFL Nº 04/2006.
En todo el proceso se debe procurar la igualdad de condiciones para todos los
participantes. Por lo tanto, en caso que en esta etapa en particular se tome algún criterio respecto de la evaluación de algun factor o subfactor, este debe ser aplicado a la totalidad de participantes que acceden a esta etapa. Lo anterior se refiere por
ejemplo a fechas de corte, para determinados subfactores, variables o ámbitos de experiencia laboral, que presenten los participantes.
Los factores, subfactores y conceptos se deben evaluar a través de los antecedentes
que registren los interesados (ej. Evaluar la experiencia laboral a través de los certificados de experiencia), información que se puede complementar en casos particulares con lo señalado por el interesado en su curriculum vitae, siempre y cuando esto se haya acordado previamente y se aplique de igual forma a todos los
involucrados.
Como procedimiento de formalización de esta fase se deberá elaborar una hoja por cada participante, en la cual se deje registrado los puntajes obtenidos en la Evaluación Curricular, la que deberá quedar archivada en la carpeta individual de cada postulante.
Prueba Técnica Propósito de la Prueba Técnica: Evaluar los conocimientos técnicos que posea el participante y que se hayan definido como pertinentes en el Perfil del cargo. Se entiende por conocimientos técnicos, aquellos referidos a materias específicas y a habilidades y aplicaciones prácticas de dichos conocimientos.
Procedimiento de Aplicación: Las condiciones de aplicación deben ser igualitarias para todos los participantes, y se debe precaver que las condiciones físicas permitan una adecuada ejecución. Se deberá cautelar la presencia de un Ministro de Fe
durante la realización y que la asistencia a esta instancia quede registrada en una nómina, con los datos de identificación y firma de los participantes. Cabe destacar que el instrumento que se aplique debe ser aplicado de manera simultánea a todos los participantes que accedan a esta etapa.
Para rendir la prueba Técnica los participantes deberán identificarse presentando su Carné de Identidad
Como procedimiento de formalización de esta fase se deberá ingresar a la carpeta individual de cada postulante, la prueba aplicada con su respectiva corrección y puntaje obtenido.
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Entrevista Personal y Técnica Regional
“La Entrevista es una de las herramientas de mayor relevancia en un proceso de selección, y pilar fundamental para la decisión de contratación, en la medida que permite establecer las motivaciones, características y trayectoria del postulante y relacionarlas con su ajuste al Perfil del Cargo, esto en el contexto de los requerimientos Regionales, de acuerdo a las variables de contexto del puesto, tales como tipo de jefatura y entorno laboral”.
Objetivos Principales:
- Detectar la Motivación del participante para el cargo.
- Determinar el ajuste del postulante al Perfil del Cargo - Informar al postulante las condiciones y características del cargo a
proveer.
Durante la entrevista, se deberá informar al postulante en forma realista las condiciones del cargo, en lo referido a los aspectos económicos, administrativos y
funcionales del ámbito de su responsabilidad, carga de trabajo, entorno laboral, factores coayudantes y obstaculizadores de la función, esto será una condición
fundamental para el éxito en la retención del personal que sea seleccionado, permitiendo que el interesado se forme una expectativa realista del cargo.
Procedimiento: El equipo de Entrevista Personal y Técnica, deberá cautelar que
esta fase sea desarrollada, con el máximo de profesionalismo y acuciosidad posible, dejando registro de cualquier situación que pudiera favorecer u obstaculizar el desempeño futuro del participante en el cargo en cuestión. Con este fin, el equipo de entrevista deberá:
- Completar una Ficha de Entrevista - Levantar un acta, en la cual se deje constancia de la fecha y hora
de entrevista, identificar a los participantes entrevistados y a los funcionarios que conformaron el equipo de entrevista, como asimismo los resultados obtenidos por cada participante.
Como procedimiento de formalización de esta fase se deberá completar la “Ficha de Entrevista Personal y Técnica”, con los resultados y categorías
obtenidas por cada participante, con la firma de los integrantes del equipo o comisión de entrevista. Esta Ficha se deberá ingresar a la carpeta individual de cada postulante. “El resultado de esta Entrevista debe ser la decisión fundamentada respecto de la continuidad del participante en el proceso de selección, en la medida que cumpla con los estándares que el cargo requiere”
Evaluación Psicolaboral
“La Evaluación Psicolaboral es el proceso mediante el cual se valoran las competencias, y características personales de los(as) participantes, de acuerdo a las exigencias en esta materia, definidas en el Perfil del Cargo” Participantes que acceden a Evaluación Psicolaboral: Esta será realizada a
todos o algunos de los participantes que cumplan con las siguientes Fases aprobadas:
1. Aprobación del Cumplimiento de Requisitos y Ajuste Curricular 2. Aprobación de Prueba Técnica, cuando corresponda 3. Aprobación de la Entrevista Regional
Procedimiento: En aquellas regiones que no cuenten con Psicólogos
especializados en el área laboral, y previa autorización respectiva, este servicio se contratará en forma externa a través del Convenio Marco, “Portal Chile Compras”.
Con este fin el Nivel Regional gestionará la realización de la Evaluación Psicolaboral, con una consultora externa especializada, la que se llevará a efecto en la ciudad de
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la vacante a proveer.
Informes de Evaluación Psicolaboral El principal producto del proceso de Evaluación Psicolaboral, es un Informe que entrega la consultora en el cual se describen las fortalezas y debilidades del evaluado en concordancia con el Perfil del Cargo y se le categoriza en términos de su ajuste al cargo a desempeñar. Este Informe debe incluir el chequeo por parte de la consultora de al menos dos referencias laborales, previamente acordadas con el participante, situación que se encuentra establecida en el Protocolo de Evaluación Psicolaboral antes mencionado.
Categorías Evaluación Psicolaboral:
Categoría Descripción
1. Recomendable
Recomendado para el cargo. Presenta las competencias necesarias para desempeñarse de forma óptima en el puesto
de trabajo, conforme a lo establecido en el perfil de esta función.
2. Adecuado
Adecuado para el cargo. Posee las competencias requeridas para un adecuado desempeño en el cargo
3. Aceptable con Restricciones
Aceptable, pero con ciertas restricciones para el óptimo desempeño en el cargo. Es capaz de desplegar las competencias necesarias para desempeñarse de forma aceptable, conforme a las exigencias del cargo, no obstante,
podría tener algunas limitaciones y/o dificultades en ámbitos de acción específicos, para alcanzar la excelencia en el desempeño.
4. No Recomendable
No recomendado para el cargo. Su perfil no se ajusta a lo requerido en el perfil del cargo y/o función
Criterios de Aprobación Evaluación Psicolaboral: Aprueban esta fase quienes queden clasificados dentro de las primeras 2 categorías, a saber, Recomendable y Adecuado. Quienes sean evaluados en la categoría de Aceptable con restricciones, están sujetos a la decisión de la autoridad, respecto de la posibilidad de aprobar o reprobar la fase en comento. Quienes queden clasificados en la categoría No Recomendable, no cumplen con la calificación mínima requerida para la aprobación de esta etapa, por tanto, no pasan
a la siguiente fase del proceso de contratación.
Confidencialidad de los Informes de Evaluación Psicolaboral: El Informe y los resultados de la Evaluación Psicolaboral son confidenciales, debiendo mantener en extrema reserva de esta información. Por lo tanto, dichos documentos no pueden ser compartidos con los participantes, ni con funcionarios ajenos al proceso de contratación.
El documento físico que se entrega como “Informe de Evaluación Psicolaboral”, y la información contenida en ellos, es por su naturaleza de carácter reservado, por tanto, deben ser tratados con el suficiente cuidado y confidencialidad, cautelando que sean utilizados por las autoridades para la toma de decisión y sólo con los fines de selección del cargo en cuestión. Como procedimiento de formalización de esta fase se deberá incorporar a la carpeta individual de cada postulante el Informe de Evaluación Psicolaboral,
entregado por la consultora, el que contendrá los resultados y categorías obtenidas por cada participante.
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3.3. Fase de Finalización
Descripción
Decisión de Contratación
Entrega de Informe Final por parte del Nivel Regional: El Nivel Regional,
remitirá vía oficio al Departamento de Recursos Humanos del Nivel Central, un Informe con los antecedentes y resultados del proceso, identificando al seleccionado y enviando sus antecedentes. Lo anterior, con el fin de revisar y registrar los datos.
Aceptación de Cargo y Formalización Administrativa de Contratación
Facultad Delegada: En virtud de lo indicado en la Resolución Nº10 de 2012 “Delega en Funcionarios que indica las facultades que se señalan”, los nombramientos hasta el grado 8º E.U.R. deben ser efectuados en el Nivel Central, toda vez que la facultad de nombramiento está delegada en el Sr. Subsecretario de Educación. Asimismo, los nombramientos desde el grado 9º E.U.R., en adelante deben ser elaborados por cada Nivel Regional, ya que dicha facultad se encuentra
delegada en el Secretario Regional Ministerial de Educación de cada Región.
Aceptación de Cargo y Formalización Administrativa de Contratación:
Dependiendo del grado del cargo a proveer, será el procedimiento de formalización que deberá llevarse a efecto.
Cargos desde grado 4º hasta grado 8º E.U.R.: La fase de “Aceptación de Cargo y Formalización Administrativa de Contratación”, se llevará a efecto por el
Departamento de Recursos Humanos del Nivel Central, el que informará al nivel Regional respecto del o los participante(s) que hayan aceptado cargo, la fecha de Asunción de Funciones e información de las respectivas Resoluciones de Contratación. Cargos desde grado 9º hasta grado 24º E.U.R.: Para los cargos de estos grados, la instancia de “Aceptación de Cargo y Formalización Administrativa de Contratación”, será responsabilidad del Departamento de Administración Regional,
quienes deberán:
- Notificar por carta remitida vía correo electrónico a los seleccionados (se adjunta formato en Anexo Nº 6)
- Recepcionar Carta de Aceptación de Cargo con fecha de asunción de funciones
- Elaborar Resoluciones con Toma de Razón de contratación.
Notificación y Retroalimenta-ción a participantes No Seleccionados
Notificación a No Seleccionados: Es imprescindible notificar a cada uno de los
participantes respecto de su situación en el proceso de contratación, esto con el fin de cumplir con los principios de transparencia, equidad y respeto al postulante.
Las notificaciones deberán ser remitidas por el Departamento de Administración Regional, a través de correo electrónico creado para el proceso en particular, y de acuerdo a formato que se acuerde con el Departamento de Recursos Humanos del
Nivel Central (se adjunta propuesta de correo de notificación, en Anexo Nº 7).
Dada las expectativas que tiene cada participante, la sensibilidad respecto de este tema y las reacciones que evoca este tipo de retroalimentación, se requiere que la información entregada a los interesados se realice con especial cuidado, tanto en el lenguaje utilizado como en los datos entregados, centrándose en los aspectos más globales, y sólo en el caso que solicite mayor detalle, se proceda a informar sobre ámbitos puntuales de sus resultados, de acuerdo a los criterios que más adelante se
indican.
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Criterios para la Retroalimentación: En caso que el participante desee una retroalimentación más específica de sus resultados, se le debe indicar que envíe su consulta a través de correo electrónico, con el fin de poder responder por este mismo medio. Si la Región lo estima conveniente, podrá solicitar colaboración a la Unidad Técnica de Recursos Humanos, sobre el contenido de la respuesta. En caso que alguno de los participantes presente algún reclamo (ya sea a Contraloría General de la República, Gobierno Transparente, u otro), debe ser respondida por escrito según se trate, a través de carta certificada, correo
electrónico, u oficio. En este sentido, es importante que se tomen las medidas necesarias con el fin de precaver los plazos de respuesta indicados por las diversas entidades solicitantes.
Criterios orientadores
Solicitud de Criterio
Información a Entregar
Resultados de Evaluación de Requisitos DFL4/06
Siempre a través de correo electrónico a los participantes que no cumplen
Datos específicos respecto del no cumplimiento
Resultados Evaluación Curricular, Prueba Técnica, y/o Entrevista Personal y Técnica
Siempre a través de carta remitida por correo electrónico, cuando el participante solicite de manera particular dicha información
Datos generales de sus resultados, en la(s) fase(s), asociados a ámbitos de fortalezas y debilidades
Resultados puntajes Evaluación Curricular, Prueba Técnica y/o Entrevista Personal y Técnica
Siempre a través de carta cuando el interesado lo solicite por medio de la vía autorizada para Ley de Transparencia
Datos específicos de los puntajes y resultados obtenidos en la(s) fase(s)
Resultados Evaluación Psicolaboral
Siempre a través de carta cuando el interesado lo solicite por medio de la vía autorizada para Ley de Transparencia
Datos generales de sus resultados, en la(s) fase(s), asociados a ámbitos de fortalezas y debilidades
Como procedimiento de formalización de esta fase, el Departamento de
Administración Regional, deberá cautelar que en los expedientes de cada uno de los participantes, se deje copia de las notificaciones y cartas de respuestas entregadas por la Región.
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FLUJOGRAMA ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN
FASE DE FINALIZACIÓN
FASE DE POSTULACIÓN FASE DE EVALUACIÓN
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4. CUADRO SÍNTESIS ETAPAS DE SELECCIÓN
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IV Síntesis y Conclusiones
El éxito de un Proceso de Reclutamiento y Selección se sustenta en primer término en la correcta y acuciosa elaboración del Perfil del Cargo, cautelando que este refleje de forma realista y completa, tanto las funciones que el ocupante deberá desarrollar, como los ámbitos de competencia y responsabilidad, las capacidades y habilidades técnicas y personales requeridas, y el contexto organizacional del cargo. En la medida que el nivel regional clarifique eficientemente el ¿Qué, Para Qué y Cómo? del cargo, el proceso de selección podrá focalizarse en aquellas variables prioritarias, que permitan seleccionar a la persona más idónea para desempeñar
exitosamente el puesto. En este contexto, la eficiencia de un Proceso de Reclutamiento y Selección, estará también determinada, por la capacidad que desarrollen los equipos, para implementar cuidadosamente la Fase de Entrevista Técnica y Personal, realizando una evaluación profesional, responsable y en profundidad del candidato, tanto en lo relativo a la motivación para el cargo, como en términos del ajuste al Perfil definido, siendo fundamental en ésta instancia la entrega de una visión realista respecto de las condiciones y contexto organizacional, del cargo,
facilitando así la decisión por parte del postulante, en relación a las expectativas que haya generado del puesto ofrecido. Cobra relevancia también la Fase de Evaluación Psicolaboral, en la medida que, es un parámetro de evaluación realizada generalmente por personal externo a la institución, lo que permitirá cumplir de mejor manera el principio de “Objetividad” y “Equidad”, que debe regir en un proceso de este tipo.
Es dable señalar que en la medida que los distintos actores, se comprometan en llevar a efecto una evaluación sistemática y cuidadosa, de las distintas fases, factores y variables definidas, para cada proceso en particular, será más alta la probabilidad de que el personal seleccionado cumpla con los estándares requeridos por la Institución. Desde otra perspectiva, todo Proceso de Reclutamiento y Selección, tiene una importante responsabilidad, frente
a las personas que participan, por tanto será indispensable el trato respetuoso y la entrega de información a los candidatos, respecto de su situación en el proceso, esto a través de Notificaciones por el medio que el nivel regional, haya previamente establecido.
Es necesario tener presente que de acuerdo lo define la norma legal, los Llamados a Presentación de Antecedentes que se realicen para proveer cargos en Calidad Jurídica a Contrata, deberán regirse estrictamente por el documento publicado y difundido en el respectivo Llamado, y a los participantes les asiste el derecho a
Reclamar ante Contraloría General de la República, en los términos establecidos en el artículo 160º del Decreto con Fuerza de Ley Nº 29, que fija Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado del Estatuto Administrativo. Por último, se invita a los niveles regionales a desarrollar procesos de selección, técnicos, que respondan a los principios de “Transparencia”, “Equidad” y “Objetividad”, y permita la toma de decisiones correctamente fundamentada.
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V Anexos
Los anexos que a continuación se exponen tienen por objetivo servir de Formatos para ser utilizados como ejemplos orientadores, en la elaboración de los insumos técnicos que diseñe cada nivel regional, frente a la necesidad de desarrollar un proceso de reclutamiento y selección, para proveer cargos en Calidad Jurídica a Contrata.
Anexo Nº1 Formato Perfil de Cargo
Anexo Nº 2 Formato Pauta de Evaluación Curricular
Anexo Nº 3 Formato Pauta Entrevista Personal y Técnica
Anexo Nº 4 Formato Cartilla Técnica Informativa
Anexo Nº 5 Formato Evaluación Cumplimiento Requisitos DFL 4/06
Anexo Nº 6 Formato Notificación a Seleccionados y Carta de Aceptación de Cargo
Anexo Nº 7 Formato Notificación a No Seleccionados