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Excel 2013

Colegio de la Inmaculada

Área académica de Informática

2015


Excel 2013

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Crear y modificar un libro

Ficha de inicio de Excel

Al ingresar a Excel 2013 vemos que está compuesta de una serie de fichas, cada una relacionada con tipos

de tareas específicas que los usuarios realizan en Excel. La ficha Inicio, la primera, contiene los comandos

que los usuarios emplean con mayor frecuencia. El hecho de tener los comandos visibles en el área de

trabajo te permite trabajar de manera rápida y eficaz.

Cada ficha contiene más de un grupo de comandos y están organizados en tareas relacionadas. Por ejem-

plo, cuando la ficha Inicio está activa, puedes ver el grupo Portapapeles que contiene los botones para

cortar, copiar y pegar datos. Estos comandos te permiten revisar, mover y duplicar los datos en una hoja

de cálculo. También aparecen aquellos comandos relacionados con la edición de datos están agrupados

en el grupo Modificar que utiliza los comandos para llenar celdas adyacentes, ordenar y filtrar datos, así

como para buscar datos específicos dentro de una hoja de cálculo.

Crear un libro Para crear un nuevo libro, inicia Excel y se desplegará un libro en blanco, pero si y estás trabajando en Excel 2013 y deseas comenzar un libro nuevo, sigue los siguientes pasos:

Haz clic en la ficha Archivo.

Haz clic en Nuevo.

Haz clic sobre “Libro en blanco”.

Rellenar

Flechas de opciones de

relleno

Borrar

Grupo Modificar

Pegar Cortar Copiar Copiar formato

Grupo Portapapeles

Iniciador del cuadro de diálogo Portapapeles


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Nota1 El texto se almacena en una sola celda aunque pa-rezca extenderse hacia las celdas adyacentes, pero si ingresas dato al lado derecho de la celda verás el dato de la celda izquierda incompleto.

Ingresar datos Al ingresar datos debemos tener en cuenta que pueden ser:

Números.

Fechas/horas

Texto

Fórmulas

Funciones Y que a su vez se pueden mostrar diferentes en pantalla por el tipo de formato que tengan o por el tipo de dato.

NÚMEROS 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - * / ^ ( ) % E e $ Caracteres numéricos

Formato de número En pantalla Dato

ingresado Barra de fórmula

Observaciones

General: 8 8 8

Negativo: -1900 -1900 -1900

Negativo: -(1,900) -1900 -1900 (#,##0)

Porcentaje: 65% 65% 65%

Notación científica: 3.00E+05 3e5 300000 =3*10^5

Potenciación: 243 =3^5 =3^5 =3*3*3*3*3

Fracción 1/4 0 1/4 0.25

Para ingresar a la caja de diálogo de “For-mato de celdas” sólo debes hacer clic so-bre el cuadro iniciador de caja de diálogo del grupo “Número”


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Rellenar una hoja de cálculo con datos

Introducir rótulos Podemos utilizar los rótulos de las colum-nas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. También podemos crear nombres para identificar las celdas, los rangos de cel-das, etc. Si observas la imagen el cursor se ubica en la celda C4, tal como se en el cuadro de nombre. Si deseas hacer referencia a un conjunto de celdas sigue los siguientes pasos:

Selecciona un conjunto de celdas, por ejemplo; A3:D7.

Haz clic sobre el cuadro de nombre.

Digita por ejemplo: medianos y listo Para seleccionar el conjunto de celdas que recibieron el nombre de medianos:

Haz clic sobre la flecha desplegable del cuadro de nombre.

Haz clic sobre el nombre designado a un conjunto de celdas, en este caso “medianos” y observa el resultado.

Función Autocompletar La función autocompletar hace posible que se visualice los caracteres restantes de un determinado datos si los primeros caracteres que teclees coinciden con una entrada existente en esa columna. La función Autocompletar sólo funciona para las entradas que contienen texto o una combinación de texto y núme-ros.

Para habilitar la función Autocompletar, haz clic en la ficha Archivo, Opciones, y luego en la caja de diá-logo de Opciones de Excel; haz clic en Avanzadas para marcar en la sección Opciones de edición la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda en caso de que no esté seleccionada, y por último haz clic en Aceptar.

Nota

La función Autocompletar se basa en el contenido de la columna de la columna donde se encuentra la celda activa, pero siempre y cuando no existan celdas vacías. Las entradas que se repiten en una misma fila no se completan automáticamente. Recuerda: Las entradas que contienen sólo números, fechas u horas no se completan automáticamente. Si así lo desea, puede desactivar

la función Autocompletar.

Ejemplos donde no se puede hacer

uso de la función Aautocompletar.

No se jsfjasdjsadj

Cuadro de

nombre


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Barra de fórmulas La barra de fórmulas se en-cuentra entre la cinta de op-ciones y la hoja de cálculo, cuando introduces datos en una celda, el texto aparece tanto en la celda como en la barra de fórmulas. También puedes introducir o modificar datos directamente en la barra de fórmulas.

Introducir fechas Debes tener en cuenta:

El formato de fechas para el año es de cuatro dígitos y las fechas se alinean a la derecha en las celdas.

La manera en que inicialmente se muestra una fecha en una celda de hoja de cálculo depende del formato en el que la introduces

Pueden utilizarse en fórmulas y para desarrollar gráficos y tablas.

Al igual que con el texto, de pueden utilizar fechas como encabezados de filas y columnas.

Las fechas se consideran números seriales, lo que significa que son secuenciales y que pueden su-marse, restarse y emplearse en cálculos.

Excel interpreta los años de dos dígitos del 00 al 29 como los años del 2000 al 2029; los años de dos dígitos 30 a 99 se interpretan como 1930 a 1999. Si introduces 15/1/08, la fecha se mostrará como 15/01/2008 en la celda. Si introduces 15/01/37, la celda mos-trará 15/01/1937.

Si tecleas 15 enero, 2008, la fecha se mos-trará como 15-Ene-08.

Si tecleas 15/1/ sin un año, Excel interpreta se trata del año en curso. Se mostrará 15/Ene en la celda y la barra de fórmulas mostrará 15/1/ seguido por el año en curso.

Cuando introduces una fecha en una celda que tiene un formato particular, la fecha se formatea automá-ticamente. Los números subsecuentes que se introduzcan en ella se convertirán al formato de fecha de la entrada original.

Nota 1

La barra de fórmulas mostrará la fecha con el formato: día/mes/año de 4 dígitos porque este es el formato requerido para realizar cálculos y análisis aunque el formato visible en la celda sea otro.

Introducir valores Los valores numéricos con la base para realizar cálculos, análisis, tablas y gráficos en Excel. Los números pueden formatearse como moneda, porcentajes, decimales y fracciones. De manera predeterminada, las entradas numéricas están justificadas a la derecha en la celda.


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La aplicación de formato a los números cambia su aspecto, pero no afecta el valor numérico que Excel emplea para realizar los cálculos. Ni el formato, ni los caracteres especiales que se introducen con un número afectan su valor. El valor real siempre se muestra en la barra de fórmulas.

Una entrada numérica contiene una combinación de los dígitos 0 al 9. También se pueden incluir carac-teres especiales que indiquen el tipo de valor. La siguiente tabla ilustra los caracteres especiales que se pueden introducir junto con los números.

Carácter Se utiliza para + Indicar un valor positivo

-o () Indicar un valor negativo

$ Indicar un valor de moneda

% Indicar un porcentaje

/ Indicar un fracción

, Indicar un decimal

Un número que se introduce en Excel se considera positivo a menos que esté combinado con un carácter especial que indique lo contrario. Si introduces un signo de más con un número, Excel lo ignora. Los números negativos pueden introducirse con un signo de menos o con paréntesis. De manera predeter-minada, Excel muestra los números negativos con un signo menos. Cuando introduces in signo de pesos u otro carácter, Excel automáticamente asigna a la entrada un formato de número.

Rellenar una serie utilizando la función Autorrellenar

Excel ofrece opciones de relleno que rellenarán automáticamente las celdas con datos y/o formato. Uti-liza el comando Rellenar para llenar una celda nueva con los datos que existen en una adyacente. Puedes escoger la dirección de donde deseas que se copien los datos.

El controlador de relleno es un pequeño cuadrado negro situado en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando señales el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra. Puedes arrastrar el controlador de relleno a partir de la celda que contiene los datos con los que deseas llenar las celdas adyacentes, o bien, hacer que Excel continúe llenando dichas celdas en forma automática con una serie de números, con combinaciones de números y texto con fechas o periodos de tiempo, conforme a un patrón establecido.

Nota 1

Un rango es un grupo de celdas adyacentes que seleccionas para realizar operaciones en ellas. Para des-cribir un rango de celdas, se escribe la primera y la última, separadas por dos puntos. Ejemplo: D5:F5

Para mostrar el controlador de relleno, pase el cursor sobre la esquina inferior derecha de la celda hasta que se convierta en +. Haz clic y arrastra el controlador desde la celda que contiene los datos hasta la última que desees rellenar con ellos.

Después de que llenes las celdas empleando el controlador de re-lleno, aparecerá el Botón de Opciones de autorrelleno para que pue-das seleccionar la manera en que la desees que se rellene la selección predeterminada es copiar tanto el contenido como el formato origi-nal.


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Si eliges rellenar sólo los formatos, no se copiará el contenido, pero cualquier número que teclees en una celda del rango seleccionado tendrá el formato de la celda original. El botón de Opciones de autorrelleno permanece activo hasta que realices otra función.

En controlador de relleno puede utilizarse para completar una serie natural o cualquier otra serie que puede ser creada por ti. Por ejemplo, para registrar las ventas diarias sería conveniente tener columnas consecutivas rotuladas con los días de la semana. Si tecleas lunes en la primera celda, puedes rellenar el resto de los días arrastrando el controlador de relleno a partir de la celda lunes para completar la serie.

Crear listas personalizadas

Se pueden preparar listados personalizados, por lo tanto sería bueno que sepas crearlas. Sigue los siguien-tes pasos:

1. Haz clic en la ficha Archivo. 2. Haz clic en Opciones 3. Haz clic en la opción Avanzadas. 4. Haz clic en “Modificar listas personalizadas…” de apartado General.


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5. Observa la caja de diálogo Listas personalizadas.


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6. Ingresa la lista dentro de dentro de Entrada de lista:. Por último sólo deberás dar clic en el botón Agregar y Aceptar para probar los resultados.

Para probar como funciona una lista creada, ingresa por ejemplo en una determinada celda Primer bimes-tre, da clic en el controlador de relleno y jala el puntero hacia abajo o hacia la derecha.

En caso que ya no necesites la lista personalizada, es recomendable borrarla y para ello harás un proceso parecido a la creación de lista personalizada. , pero en este caso deberás seleccionar la lista personali-zada, dar clic en el botón Eliminar y por último clic en el botón Aceptar y Aceptar.

Cortar, copiar y pegar datos Después de que hayas introducido datos en una hoja de cálculo, seguramente tendrás que volver a arre-glarlos y a organizarlos, para que la hoja de cálculo sea más fácil de entender y analizar.

Copiar una serie de datos utilizando el mouse De manera predeterminada, la función de edi-ción arrastrar y colocar está activada. Esto te permite utilizar el mouse para copiar duplicar o mover las celdas: Selecciona las celdas o el rango de celdas que desees copiar y mantén presio-nada la tecla Ctrl. Mientras señalas el borde de la selección; cuando el puntero se convierte en un puntero de copia arrastra la celda o el rango de celdas a la nueva ubicación. Conforme arras-tre, la información en pantalla se desplaza con la selección le indicará la ubicación en donde se co-piarán los datos al soltar el botón del mouse.


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Mover una serie de datos utilizado el mouse

En Excel podemos mover los datos de un lugar a otro de manera similar a como se copian. Para mover una serie de datos: selecciona la celda o el rango de celdas y señala el borde de la selección; cuando el

puntero se convierta en un puntero de movimiento , podrás arrastrar la celda o el rango de celdas a una nueva ubicación. Cuando se mueven los datos, éstos reemplazan a cualquier dato existente en las celdas de destino.

Cuando intentes mover una selección a una ubicación que contiene datos, se abre un cuadro de diálogo

Copiar y pegar datos

El Portapapeles de Of-fice recopila y almacena hasta 24 elementos co-piados o cortados. Pue-des luego pegar (inser-tar) los elementos selec-cionados desde el Porta-papeles a una nueva ubi-cación en la hoja de cálculo.

Debemos tener en cuenta que El portapape-les alberga elementos de Word, PowerPoint, etc.

Cortar y pegar

datos Debemos tener muy claro que los datos corta-dos y pegados dejan su lugar de origen y pasan al lugar de destino selec-cionado, mientras que los datos copiados y pegados se quedan en su lugar de origen y se pegan en el lugar de destino.

Nota 1

Si eliminas texto, éste no se almacena en el Portapapeles. Si deseas quitar los datos pero crees que podrías utilizar el texto más adelante, utiliza Cortar en lugar de Suprimir. Recuerda el texto eliminado sólo puede restablecerse mediante el comando Deshacer.


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Pegado especial en Excel

Para acceder a las diferentes opciones de pegado y hacer uso de la más

pertinente, según tus necesidades, debes hacer clic en el menú desplega-

ble del botón Pegar, en la ficha Inicio, y seleccionar la opción requerida.

Si haces uso del Pegado especial se mostrará otras opciones de pegado.

Opciones de la caja de diálogo “Pegado especial”

Veamos cada una de las opciones de pegado.

Todo. Pega todo el contenido de las celdas incluyendo fórmulas y

formato, pero no tiene en cuenta el ancho de las celdas. Esto es lo

que normalmente sucede al utilizar el comando Pegar.

Fórmulas. Pega el texto y las fórmulas, no tiene en cuenta el for-

mato de las celdas.

Valores. Pega los valores calculados de las fórmulas, es decir, remueve la fórmula y solamente pega

los resultados.

Formatos. Pega solamente el formato sin el contenido de las celdas.

Comentarios. Pega los comentarios de las celdas.

Validación. Pega solamente las reglas de validación que se hayan configurado con el comando Vali-

dación de datos.

Todo utilizando el tema de origen. Pega toda la información y además aplica el estilo de las celdas

de origen.

Todo excepto bordes. Pega toda la información de las celdas sin copiar los bordes.


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Ancho de las columnas. Aplica el ancho de las columnas de las celdas copiadas en las columnas des-

tino.

Formatos de números y fórmulas. Convierte las fórmulas en sus valores calculados y pega esos valo-

res incluyendo el formato asignado de las celdas origen.

Todos los formatos condicionales de combinación. Pega todas las reglas de formato condicional en

las celdas destino.

Modificar las propiedades de un libro

Establecer las propiedades básicas Puedes utilizar el Panel de información del documento para ver o cambiar las propiedades de un libro abierto. Para abrir el panel, haz clic en la ficha Archivo, despliega el botón Propiedades y luego haz clic en “Mostrar el panel de documentos”. El Panel de propiedades del documento se despliega directamente arriba del espacio de trabajo, en lugar de hacerlo en un cuadro de diálogo como se hacía en las versiones anteriores de Excel.

Observe la siguiente pantalla con el Panel de Propiedades: En el Panel de propiedades puedes completar las propiedades que desees tenga tu archivo.

Nota 1 El asterisco rojo, significa que es un campo obligatorio.


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Nota 2 Si te ubicas en el explorador y haces clic derecho so-bre el nombre del archivo podrías ver la caja de diá-logo “Propiedades: Crear-modificar libro”

Asignar palabras clave La palabra clave facilita la tarea de organización y ubi-cación posterior de los archivos. Por ejemplo, si tra-bajas para un colegio, se podría asignar la palabra clave notas a las hojas de cálculo que contengan da-tos sobre las notas de los alumnos por grado o sec-ción, etc.

Imprimir una hoja de cálculo

Establecer el área de impresión Definir un área de impresión te da más control sobre lo que aparece en la página impresa. Si una hoja de cálculo tiene un área de impresión definida, Excel sólo imprimirá esa área. Las opciones de impresión del cuadro de diálogo. Imprimir no anula la definición del área. Pue-des establecer áreas de impre-sión para impri-mir una sección terminada de la hoja o restringir la publicación de algunos da-tos.

Para establecer un área de impresión sólo debes seleccionar los datos que desees imprimir, clic en la ficha Diseño de página, clic en el comando Área de impresión y luego clic en Establecer área de impresión. Nota 1 Cuidado, si haces clic en Área de impresión sin seleccionar el rango de datos que desees imprimir, sólo imprimirá la celda activa.

Con el ajuste de área de impresión, independientemente del método que utilices para imprimir, solo el texto que fue seleccionado quedará impreso. Cuando se establece un área de impresión, ésta permane-cerá seleccionada en la hoja de cálculo cuando sigas trabajando. Si después desea imprimir toda la hoja de cálculo, debes borrar el área de impresión o seleccionar Omitir áreas de impresión (Ignore Print Area) en el cuadro de diálogo Imprimir.


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Ajustar la escala de una hoja de cálculo para la impresión Para realizar la impresión de una hoja de cálculo, debemos ajustar la escala de una hoja de cálculo para ampliar o reducir su tamaño y lograr un mejor ajuste de las páginas impresas.

Según el tipo de impresión que necesitemos, veamos:

Ampliar o reducir una hoja de cálculo para lograr un mejor ajuste de las páginas impresas

1. Haz clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que deseas imprimir. 2. Haz clic en la ficha Diseño de página. 3. Haz clic en el cuadro Iniciador del cuadro de diálogo , situado en la parte inferior derecha del grupo

Configurar página para acceder a la caja de diálogo Configurar página. 4. Si es necesario, haz clic en la ficha Página de la caja de diálogo Configurar página. 5. En la opción Ajuste de escala, haz clic en Ajustar al: y, a continuación, escribe el porcentaje del ta-

maño normal que deseas usar en el cuadro Ajustar a:

Nota 1 El porcentaje por defecto es el 100%

Ajustar una hoja de cálculo al ancho del papel de las páginas impresas

1. Haz clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que deseas imprimir. 2. Haz clic en la ficha Diseño de página. 3. Haz clic en el cuadro Iniciador del cuadro de diálogo , situado en la parte inferior derecha del grupo

Configurar página para acceder a la caja de diálogo Configurar página. 4. Si es necesario, haz clic en la ficha Página de la caja de diálogo Configurar página. 5. En el primer cuadro Ajustar a, escriba 1 para ajustar la hoja de cálculo al ancho de una página. 6. En el segundo cuadro Ajustar a, elimine el valor para que el número de páginas de alto quede sin

especificar.

Imprimir una hoja de cálculo en un número de páginas específico

1. Haz clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que deseas imprimir.

2. Haz clic en la ficha Diseño de página.

3. Haz clic en el cuadro Inicia-dor del cuadro de diálogo

, situado en la parte in-ferior derecha del grupo Configurar página para ac-ceder a la caja de diálogo Configurar página.

4. En Ajuste de escala, haz clic en Ajustar a.

5. Para imprimir una hoja de cálculo en un número de


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páginas específico, en ambos cuadros Ajustar a escriba los números de páginas (ancho y alto) en los que desea imprimir el trabajo.

6. Muchas veces es necesario hacer otros ajustes como la alineación hori-zontal y vertical que podrá indicar en la ficha o separador “Márgenes” de la caja de diálogo Configurar página.

Utilizar la vista preliminar Tienes dos opciones para ver como lucirá tu página al ser impresa:

Haz clic en la ficha Archivo, señala la opción Imprimir y listo.

Elegir una impresora Antes de poder imprimir desde Excel, debes configurar la impresora para su PC. Si se ha configurado más de una impresora, puedes elegir la que desees emplear para imprimir el documento. Las impresoras ins-taladas aparecen en el cuadro Nombre del cuadro de diálogo Imprimir.

Guardar un libro por primera vez Cuando guardes un archivo por primera vez, debes hacerte dos preguntas importantes: ¿Dónde deseas guardar el archivo? ¿Qué nombre le darás al archivo? Deberás contestar a estas preguntas en el cuadro de diálogo Guardar como.


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Después de hacer clic en Archivo/Guardar se mostrará la siguiente pantalla, donde darás doble clic sobre “Equipo” o clic sobre “Examinar” para luego buscar el lugar donde se guardará el libro.

Guardar un libro con un nombre diferente Puedes cambiar el nombre de un libro existente para crear un nuevo libro, con sólo dar clic en la ficha Archivo y luego clic en Guardar como, a continuación obtienes la caja de diálogo de Guardar como: lugar donde podrás cambiar el nombre del archivo por otro.


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Guardar un libro para usarlo en una versión anterior de Excel Los archivos creados en versiones anteriores pueden abrirse y revisarse en Excel 2013. Puedes guardar una copia de un libro de Excel 2013 (xlsx) que sea totalmente compatible con las versiones de Excel 2007 a Excel 2010. El símbolo del programa que se muestra con los nombres de archivo será diferente, pero es buena idea dar un nombre diferente al archivo de la ver-sión anterior.

Elegir un formato de archivo diferente Puedes guardar un archivo de Excel en muchos otros formatos tales como Libro de Excel habilitado para macros, o archivo de datos XML, etc.

Autoevaluación del conocimiento

Para autoevaluarte sería conveniente:

Te respondas a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es la función autocompletar y como se activa/desactiva?

2. ¿Dónde se ubica la barra de fórmulas?

3. ¿Con qué tipo de datos se trabaja en Excel?

4. ¿Cuáles son las diferentes opciones de pegado de datos?.

5. ¿Cómo copias una serie de datos?

97-2003 2013

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