Planilla de cálculo Agosto, 2013

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Apunte Planilla de cálculos Tecnología de la Información y la comunicación

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Excel 2007

Excel 2007 .................................................................................................................... 1

Definición Planilla de cálculo: ...................................................................................... 3 Historia: ........................................................................................................................ 3

Ventana de trabajo: ....................................................................................................... 4 Introducir datos ............................................................................................................. 6

Insertar filas y columnas ............................................................................................... 6 Eliminar filas y columnas .............................................................................................. 6

Formato ........................................................................................................................ 7 Formato del Texto: .................................................................................................... 7

Formato de celdas ..................................................................................................... 7 Combinar Celdas ....................................................................................................... 8

Agregar bordes .......................................................................................................... 8 Girar texto y bordes ................................................................................................... 8

Dar formato como tabla ............................................................................................. 9 Identificando tipos de datos ......................................................................................... 10

Valores constantes: ................................................................................................. 10

Números ................................................................................................................. 10 Fecha u Hora ........................................................................................................... 10

Texto ...................................................................................................................... 11 Fórmulas ................................................................................................................. 11

Funciones. ............................................................................................................... 13 Bibliografía: ................................................................................................................ 14

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Definición Planilla de cálculo:

Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

Se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar Cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.

El programa de hojas de cálculo se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear Representaciones gráficas de la información sintetizada.

De manera que se puede trabajar con muchos datos, ofreciendo la oportunidad de representarlos, de hacer cálculos complicados, y, de corregirlos si se produce algún error. Si se produce algún error al ingresar un dato, simplemente se corrige y se vuelve a calcular todo, sin necesidad de volver a ingresar desde el inicio.

Historia:

En 1969 apreció el concepto de hoja de cálculo electrónica a partir de la creación de René Pardo y Remy Landau, llamada LANPAR., aunque no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invención puramente matemática.

En 1978 Dan Bricklin considerando la historia de un profesor de la universidad, creo VisiCalc, generando de esta manera la "aplicación fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también en una herramienta en los negocios y en las empresas.

La historia cuenta que el profesor hizo una tabla de cálculos en una pizarra, pero encontró un error, entonces tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.

Posteriormente, en el año 1983 se presentó el software para computadoras personales Lotus 1-2-3, que llegó a convertirse en el estándar de las hojas de cálculo en los inicios de la computación personal. En poco tiempo superó a Visicalc.

Luego llegaron una multitud de hojas de cálculo, quizás las de mayor recordación fueron SuperCalc, Qpro y Excel. En la batalla que seguiría en los frentes legales, venta de empresas, participación de mercado entre otros, finalmente ganaría Excel, la cual es hasta hoy el estándar universal de las hojas de cálculo. Lo que hizo que se impusiera sobre las demás fue el continuo desarrollo y mejora del producto, los cuales eran mucho más rápidos que los de la competencia, y los usuarios veían con expectativa las nuevas funcionalidades del software.

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Ventana de trabajo: A continuación los diferentes elementos que conforman la ventana de trabajo de Excel 2007, que por cierto es muy similar en algunos aspectos a las de otras aplicaciones de Office.

Botón de Office: Es una novedad en las versiones 2007 de Office, y además útil, por cuanto nos permitirá acceder de forma rápida a partes tan interesantes como "Nuevo", "Abrir", "Guardar y Guardar como...", además de "Imprimir", "Cerrar" y otros...También podremos desde él acceder a las "Opciones de Excel".

Barra de Título: Muestra el nombre del programa y del libro de trabajo que tengamos activo; en principio, si no lo hemos guardado con un nombre, Excel le dará el de "Libro1, Libro2...etc., pero en el momento en que lo hayamos guardado, aparecerá el nombre que le dimos. Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo, que se guardará con la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Barra de etiquetas: Es el lugar en que se encuentran las fichas que contienen

las hojas de un Libro. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en

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principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, y serán nombradas por defecto como "Hoja1, Hoja2, Hoja3, pero se pueden renombrar por el título que nos interese. Estas barras son muy útiles para movernos sin dificultad por dichas hojas. Si se quiere incrementar una hoja más de trabajo, nos posicionamos en el último botón que aparece en la barra de etiquetas y se creará una nueva.

Barra de herramientas de acceso rápido: Nos permitirá colocar ahí varios botones de las tareas que más usemos, de forma que podríamos decir, que se trata de un atajo para trabajar con partes de Excel.

Banda de opciones o Fichas: Son unas pestañas que contienen todas las herramientas de Excel agrupadas por categorías, así por ejemplo la ficha "Inicio" contiene unas herramientas agrupadas en las categorías de "Portapapeles", "Fuente", "Alineación", etc...Cada una de esas categorías a su vez, contienen una serie de botones que nos permitirán realizar tareas concretas.

Botones de visualización: Mediante estos botones podremos cambiar fácilmente de vista en nuestra hoja de cálculo.

Zoom: Que nos permite ampliar o disminuir el tamaño de nuestra hoja mediante el deslizador situado en el centro

Barras de desplazamiento: Nos permitirán el desplazamiento por la hoja, bien hacia derecha/izquierda o bien hacia arriba/abajo.

Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando.

Barra de Fórmulas: muestra el contenido de la celda activa, y también la zona para escribir o insertar fórmulas en la celda activa. fx es el asistente para escribir las funciones.

Cuadro de nombres: nos permite conocer en todo momento la dirección de la celda activa o del rango en el que nos encontramos. El rango es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. La fórmula normal para el rango de referencia determina primero la celda de arriba a la izquierda, después la de abajo a la derecha, como en B7:C9.

Encabezados de fila y columna: Son las letras y números que se encuentran en la parte superior y en la izquierda respectivamente, y que identificarán en todo momento una posición (la celda activa). Son fundamentales en Excel 2007, ya que nos permiten identificar cualquier lugar dentro de una hoja, pudiendo ser una celda o un conjunto de ellas.

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Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o

fórmulas.

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que se detallan a continuación:

- INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser

la que se encuentra justo por debajo.

- TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos

FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

- CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la

misma.

Insertar filas y columnas

En Excel resulta útil la función de insertar filas y columnas, así por ejemplo si se nos ha olvidado información importante que necesitamos visualizar a través de una fila o columna, podemos

recurrir a la función insertar.

Eliminar filas y columnas

Excel presenta funciones que facilitan la opción de borrar o eliminar celdas, filas y columnas.

Si deseamos eliminar una fila completa de nuestra hoja de trabajo, podemos

realizarlo de dos formas.

Nos ubicamos en una de las celdas que pertenecen a la fila que deseamos eliminar, o bien , seleccionamos de una sola vez toda la fila, posicionandonos con el ratón sobre el número de la fila y pulsamos el botón derecho del ratón.

De cualquiera de las dos formas luego tendremos que buscar en la barra de

herramientas el botón Eliminar

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Se abrirá un menú desplegable de las opciones que podemos eliminar: celdas, filas, columnas, hoja y seleccionamos la opción que se ajusta a nuestras

necesidades.

Formato

La apariencia de las hojas de cálculo de Excel es casi tan importante como los datos. De la apariencia se deriva que esos datos se puedan ver más claramente.

Formato del Texto:

Se le puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres que sean de nuestro interés. Seleccionando los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuación, haciendo clic en la barra de herramientas Fuente.

Formato de celdas

Si hay rubros que no pueden leerse completamente en la columna que se

encuentran porque el espacio no es suficiente, podemos ampliar el ancho de la columna hasta visualizar todo el detalle o ampliar el alto de la fila de tal manera que se muestre la información en forma de párrafo.

Existe una opción, además, que nos permitirá dar formato a la celda para ajustar el texto automáticamente. Para hacerlo seleccionamos las celdas a las que

desea dar formato, buscamos en Alineación y hacemos clic en Ajustar texto .

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Combinar Celdas

El botón "Combinar y centrar" nos permite centrar el texto cuando lo tenemos

incluído en varias celdas.

Agregar bordes

Para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja de cálculo,

podemos aplicar bordes a las celdas.

Una vez seleccionada la información buscamos el botón dibujar bordes en la opción Fuente del botón Inicio de la barra de herramientas.

Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos cuáles son todas las alternativas que se tienen para los bordes y elegimos la que

necesitamos.

Girar texto y bordes

Los datos de una columna suelen

ocupar poco espacio mientras que el rótulo de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente anchas o rótulos abreviados, se puede girar el texto seleccionando la orientación que se desee.

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Dar formato como tabla

Para dar formato a una tabla haz clic en cualquier celda dentro del rango de

celdas que contienen los datos y posteriormente haz clic sobre el comando Dar formato como tabla que se encuentra dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio y se mostrará la galería de formatos disponibles:

Si necesitas un estilo diferente a los estilos predefinidos puedes crear tu propio estilo usando la opción Nuevo estilo de tabla.

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Identificando tipos de datos Los tipos de datos más importantes que maneja Excel son:

Números

Fecha u hora

Texto

Formulas

Funciones

Los tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo

son los siguientes:

Valores constantes:

Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número,

una fecha u hora, o un texto.

Números

Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los

signos especiales + - ( ) / % E e . €. Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número

negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número

negativo, lo cual es típico en contabilidad. Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como

constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un número se escribe $, Excel asigna formato Moneda al número

y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo. Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como

símbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero

para que no se confundan con números de fecha. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa

automáticamente a anotación científica. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Fecha u Hora Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en

que deseas que aparezca. Las fechas y las horas se almacenan en la celda como números, y su

visualización es simplemente cuestión de formatos de presentación. También aparecen alineados a la derecha en la celda.

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Para realizar cálculos con fechas y horas, Excel en realidad efectúa cálculos con números, que posteriormente son mostrados como fecha y hora. Esto hace posible, entre otras cosas, que Excel sea capaz de calcular la diferencia de días entre dos fechas diferentes, o que sea también capaz de calcular la diferencia entre dos horas diferentes.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Ejemplos: 1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031

Texto

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están

en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Fórmulas

Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja

y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda para realizar cálculos o procesamiento de valores. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una

o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).Nunca debemos olvidar

introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel están formadas por de los siguientes elementos:

Constantes o texto. Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del

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número de fila. Por ejemplo, C1 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la intersección de la columna C y la fila 1.

Operadores. Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento

que se desea realizar con los elementos de una fórmula

Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

- Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma A3+3

- (signo menos) Resta Cambio de signo

B3-B1 -A1

* (asterisco) Multiplicación B3*C3

/ (barra diagonal o slash) División D3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación C3^2

- Operadores de comparación: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos

valores. Por ejemplo: = > < <= >= <> Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el

resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. - Operador de concatenación de texto: Se utiliza el signo ( & “ampersand” ) para unir

o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

- Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo

referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones.

Operador de referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos)

Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas

que se encuentran entre dos referencias a celdas.

B5:B15 Hace referencia a todas las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15

; (punto y coma)

Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

B5:B15;D5:D15 Hace referencia a las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 más las

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celdas en el rango D5 hasta D15

(espacio)

Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias.

B7:D7 C6:C8 Hace referencia a la celda C7

Excel realiza las operaciones especificadas en la fórmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el cálculo de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los

diferentes cálculos u operaciones según el orden encontrado.

Funciones.

Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden

utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".

Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se

presiona el botón para insertar una función en la barra de

fórmulas , si está activa esta barra de fórmulas; o se abre el

menú Insertar y a continuación se selecciona la opción Función….

Información sobre la estructura de la función.

Cuando se escribe la función, aparece la información sobre la estructura de esta función, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda =SUMA(número1;número2;…) aparecerá la descripción de esta función. La información de la estructura de las funciones sólo aparece para las funciones que vienen integradas en Excel. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se ingresa antes del nombre de la función para indicar que la función está incluida en una fórmula.

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Bibliografía: Wikipedia. Historia de Lotus: http://es.wikipedia.org/wiki/Lotus_Software Historia de la hoja de cálculo: http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_c%C3%A1lculo Excel audi Breve historia de la hoja de cálculo: http://alejandroquiceno.blogspot.com.ar/2012/05/breve-historia-de-la-hoja-de-calculo.html Escritorio Educ.ar Modulo I del curso de Excel: http://escritorioalumnos.educ.ar/datos/recursos/pdf/cursos/curso_excel1.pdf Historia de la hoja de cálculo: http://buti1.wordpress.com/2007/06/06/historia-de-hoja-de-calculo/ Historia hoja d cálculo: http://cintiahoyos.blogspot.com.ar/2010/10/historia-de-las-planillas-de-calculo.html Prof. Israel J. Ramírez: Fórmulas en Microsoft Excel: http://isis.faces.ula.ve/computacion/Israel/Formulas_en_Excel.htm

Aula clic curso de Excel: tipos de datos ,Formato de celdas: http://www.aulaclic.es/excel2007/

Manual Excel 2007: Empezando a trabajar con Excel: http://jsequeiros.com/archivos/computacion/excel2007/manualexel2007/excel_cap2.pdf

Escritorio docentes educar: Modulo II http://escritoriodocentes.educ.ar/datos/recursos/pdf/cursos/curso_excel2.pdf

Aula fácil Curso gratis de Excel 2007: La hoja de trabajo, Escribir en la hoja de trabajo, insertar filas, Insertar columnas, Eliminar filas y columnas, Formato de celdas del presupuesto http://www.aulafacil.com/excel-2007/curso/Temario.htm

Manual de Microsoft Excel 2003: Dar formatos a las hojas de cálculos y datos: http://www.duiops.net/manuales/excel/excel5.htm

Deseoaprender.com, curso de Microsoft Excel: El panel de Excel 2007, Alineación de textohttp://www.deseoaprender.com/Excel2007/excel-2007-presentacion-curso.html