código - peru.gob.pe · de transferencia documental” con la conformidad del archivo central. ......

Título:

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

AL ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ

Código:

UAAD-SGE-PR-01

Versión:

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para la transferencia de documentos de los Archivos de Gestión al

Archivo Central de PROMPERÚ.

2. ALCANCE

La presente norma es administrada por la Unidad de Asuntos Administrativos y es fuente de consulta y aplicación para todos

los órganos, unidades orgánicas o funcionales de la entidad. El procedimiento se inicia con la preparación de la documentación

a transferir al Archivo Central y finaliza cuando el responsable del Archivo de Gestión recibe y archiva el formato de “Inventario

de Transferencia Documental” con la conformidad del Archivo Central.

3. DOCUMENTOS A CONSULTAR

3.1 Ley N° 30075, Ley de fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo -

PROMPERÚ.

3.2 Reglamento de Organización y Funciones de PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.

3.3 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 028-2014-

PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.4 Manual de Normalización de Documentos de Comunicación de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría

General Nº 075-2014-PROMPERÚ/SG.

3.5 Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

ACP: Archivo Central de PROMPERÚ.

UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos.

5. DEFINICIONES

5.1 Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el

ejercicio de sus funciones o actividades.

5.2 Archivo Central: Archivo establecido y organizado por la Unidad de Asuntos Administrativos, en él se administra,

custodia y conserva el acervo documentario transferido de los diversos Archivos de Gestión de PROMPERÚ.

5.3 Archivo de Gestión: Archivo establecido y organizado en cada uno de los órganos, unidades orgánicas o unidades

funcionales de la entidad. El número de consultas de este archivo es muy amplio.

5.4 Clasificación: Consiste en separar los documentos por grupos que tengan similares características, el mismo tipo

documental o el mismo asunto, conformando series documentales.

5.5 Expediente: Conjunto ordenado de documentos relacionados con una determinada gestión, asunto o trámite.

5.6 Inventariado: Consiste en registrar una lista de los documentos que se van a enviar al Archivo Central, registrando la

unidad de conservación, descripción documental, años y número de folios.

5.7 Ordenamiento: Consiste en unir todos los documentos de una serie aplicando el sistema más conveniente, como el

cronológico, alfabético, numérico o alfanumérico.

5.8 Organización: Consiste en organizar los documentos dentro de una unidad de conservación (files de palanca,

ordenadores de documentos, empastados y files).

5.9 Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos.

5.10 Unidad documental: Documento o conjunto de documentos creados para la atención de un mismo asunto. Es el

elemento indivisible de una serie documental

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5.11 Unidad de conservación: Conjunto documentos agrupados físicamente para garantizar su preservación e

identificación.

6. CONDICIONES BÁSICAS

6.1 El Asistente de Control Patrimonial y Archivo de la UAAD es responsable de elaborar y difundir el Cronograma Anual de

Transferencia de Documentos durante el último trimestre del año precedente, el cual deberá contar con la aprobación de

la UAAD.

6.2 La transferencia documental se realizará de acuerdo con el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos

aprobado y en aquellas situaciones que por su naturaleza lo ameriten, previa coordinación del responsable del Archivo

de Gestión con el Asistente de Control Patrimonial y Archivo.

6.3 Cada órgano o unidad orgánica deberá designar al responsable de su Archivo de Gestión, quien se encargará de:

a) Administrar, custodiar y conservar el acervo documentario que obra en su Archivo de Gestión;

b) Realizar la transferencia documentaria al Archivo Central, de acuerdo con el cronograma establecido o cuando lo

requiera; y,

c) Solicitar servicios archivísticos al Archivo Central.

7. CONDICIONES ESPECÍFICAS

7.1 Los documentos a transferir deben estar organizados, clasificados, ordenados e inventariados conformando series

documentales (Ver Anexo B).

7.2 Las unidades de conservación que se transfieran al Archivo Central de PROMPERÚ, deberán cumplir con lo siguiente:

a) Contener documentos originales o copias únicas sólo en el caso que no exista documento original.

b) Estar debidamente foliadas, de atrás hacia adelante, iniciando desde la última página.

c) Los documentos no deberán incluir materiales nocivos para los documentos como son grapas, clips metálicos,

gomas elásticas y otros elementos similares que perjudiquen la conservación del papel.

7.3 Las cajas archivadoras para la transferencia documental serán proporcionadas por el Archivo Central de PROMPERÚ a

los responsables de los archivos de gestión.

7.4 Cada caja solo incluirá documentación relativa a una misma serie documental. Las cajas que contengan documentos

pertenecientes a series documentales distintas no serán aceptadas por el Archivo Central.

7.5 Las cajas archivadoras tendrán un número correlativo único, el cual comenzará en 1. Este número debe guardar

correspondencia con el número de caja que figure en el formato de “Inventario de Transferencia Documental”, de tal

manera que los documentos a transferir puedan ser identificados con facilidad y minimizando la posibilidad de error.

7.6 En caso de recibir unidades de conservación no foliadas, el Archivo Central no se hará responsable de la falta de

documentos o expedientes incompletos.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº Actividad Responsable

1

Organiza los documentos a transferir al archivo central, agrupándolos por series documentales y asegurándose que se trate de documentos originales o copias únicas, asimismo, verifica que no contengan materiales nocivos para el papel.

Responsable del Archivo de

Gestión

2

Acondiciona los documentos en unidades de conservación y etiqueta, de ser necesario, cada una de estas unidades, de acuerdo con el Modelo de Etiqueta para Unidad de Conservación (Ver Anexo C).


Gestión

3

Coloca las unidades de conservación en las cajas de archivo, luego etiqueta cada caja, de acuerdo con el Modelo de Etiqueta para Caja de Archivo (Ver


Gestión

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Nº Actividad Responsable

Anexo D).

4

Completa el formato de “Inventario de Transferencia Documental” (Ver Anexo E) en formato Excel y elabora el proyecto de memorándum de transferencia documental (Ver Anexo F) y presenta en físico para su firma, en dos (2) ejemplares, al jefe del órgano o unidad orgánica al que pertenece el archivo de gestión.


Gestión

5 Firma el formato de “Inventario de Transferencia Documental” y el memorándum de transferencia documental correspondiente.

Jefe del órgano o unidad orgánica

6

Remite por correo electrónico el formato de “Inventario de Transferencia Documental” en formato Excel a la cuenta [email protected].


Gestión

7

Remite al Archivo Central las cajas de archivo conteniendo la documentación en transferencia junto con el memorándum y el formato de “Inventario de Transferencia Documental” correspondientes.


Gestión

8

Recibe cajas de archivo y la documentación de transferencia correspondiente, y verifica que el contenido de las cajas de archivo sea congruente con lo señalado en el formato de “Inventario de Transferencia Documental” recibido y con lo establecido en el numeral 7.1 de Condiciones Específicas:

8.1. Si es conforme, firma el formato de “Inventario de Transferencia Documental” y remite un ejemplar al responsable del archivo de gestión. Con este acto se traspasa la responsabilidad de la custodia de los documentos recibidos al Archivo Central. Continúa con el paso 10.

8.2. Si no es conforme, coordina subsanación de observaciones con el responsable del archivo de gestión correspondiente. El plazo para subsanar las observaciones es de diez (10) días hábiles. Continúa en el paso 9.

Asistente de Control Patrimonial y Archivo

9 Subsana observaciones y regresa al paso 8.1. Responsable del Archivo de

Gestión

10 Recibe y archiva el formato de “Inventario de Transferencia Documental” con la conformidad del Archivo Central. Fin del procedimiento

Responsable del Archivo de Gestión

9. REGISTROS

Descripción Código Nº de

ejemplares Lugar de archivo

Tiempo de

archivo

(Años)

Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Central de PROMPERÚ

No Aplica 1 Archivo Central 2 años

Inventario de Transferencia Documental

FO-SGE-01 1 Archivo Central Permanente

Memorándum No Aplica 1 Archivo Central 2 años

10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Nº de versión

Nº de capítulo/ Ítem

Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota

Modificaciones

mailto:[email protected]

Título:



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11. ANEXOS

Descripción Anexo

Diagrama de Flujo A

Listado referencial de Series Documentales B

Modelo de Etiqueta para Unidad de Conservación C

Modelo de Etiqueta para Caja de Archivo D

Formato Inventario de Transferencia Documental E

Modelo de Memorándum de Transferencia Documental F

Título:



Código:

UAAD-SGE-PR-01

Anexo:

A

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ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Transferencia de Documentos al Archivo Central

Inicio

Unidad de Asuntos Administrativos

Pág.1/1

Organiza los documentos a

transferir al archivo central

Versión: 01

Responsable del Archivo de Gestión Jefe del órgano o Unidad orgánica

Fin

Asistente de Control Patrimonial y Archivo

Conforme?No

Si

1

Archivo de Gestión

Acondiciona los documentos

en unidades de conservación y

las etiqueta

Coloca las unidades de

conservación en las cajas de

archivo y etiqueta cada caja

Completa el formato “Inventario

de Transferencia Documental”

y proyecto de memorándum de

transferencia

Firma el formato “Inventario de

Transferencia Documental” y el

memorándum

Remite por correo electrónico el

formato “Inventario de

Transferencia Documental” en

formato Excel a la cuenta

[email protected]

Remite las cajas de archivo

junto con el memorándum y el

inventario en físico

Recibe cajas y documentación

de transferencia y verifica

Firma formato de

Inventario en señal de

conformidad y remita al

Archivo de Gestión

Coordina subsanación de

observaciones con el

responsable del Archivo de

Gestión

Inventario

MemorándumInventario en

excel

Inventario

2

3

4 5

6

7 8

8.2

8.1

10

Inventario

Memorándum

Recibe el formato “Inventario

de Transferencia Documental”

con la conformidad del Archivo

Central

9

Subsana observaciones

Título:



Código:

UAAD-SGE-PR-01

Anexo:

B

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ANEXO B: LISTADO REFERENCIAL DE SERIES DOCUMENTALES

A. SERIES DOCUMENTALES GENERALES

- Correspondencia - Apex - Contratos - Planes - Actas - Ferias

- - - - - -

- - - - - -

B. SERIES DOCUMENTALES ESPECÍFICAS

I. SECRETARÍA GENERAL

1.1. Oficina de Asesoría Jurídica - Informes legales - Contratos y Convenios -

1.2. Oficina de Planeamiento y Presupuesto

- Certificados crédito presupuestal - Plan Estratégico Institucional/Plan

Operativo Institucional - Evaluaciones POI / PEI -

1.3. Oficina General de Administración

- Expedientes de contratación - Órdenes de compra - Órdenes de servicio -

1.4. Oficina de Tecnologías de la Información

1.5. Oficina de Recursos Humanos - Legajos del personal - Expedientes CAS -

II. ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

2.1. Órgano de Control Institucional

III. DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN DE LAS EXPORTACIONES

3.1. Dirección de Promoción de las Exportaciones

3.2. Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial - Expedientes Ferias

3.3. Subdirección de Desarrollo Exportador

3.4. Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable

IV. DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN DEL TURISMO

4.1. Dirección de Promoción del Turismo

4.2. Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Turística

4.3. Subdirección de Promoción del Turismo Interno

4.4. Subdirección de Promoción del Turismo Receptivo

V. DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES E IMAGEN PAÍS

5.1. Dirección de Comunicaciones e Imagen País

5.2. Subdirección de Marca País

5.3. Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones

5.4. Subdirección de Producción

Título:



Código:

UAAD-SGE-PR-01

Anexo:

C

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ANEXO C: MODELO DE ETIQUETA PARA UNIDAD DE CONSERVACIÓN

(Siglas de

ÓRGANO/UNIDAD

ORGÁNICA/UNIDAD

FUNCIONAL)

(Serie documental)

(Descripción)

(Nº de folios)

(Año)

Título:

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ

Código:

UAAD-SGE-PR-01

Anexo:

D

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ANEXO D: MODELO DE ETIQUETA PARA CAJA DE ARCHIVO

ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ

Órgano Unidad Orgánica Unidad funcional (Sigla)

(Sigla)

(Sigla)

Nº de envío

Nº de caja

2014-__ (correlativo) 1 de __ (total de cajas)

Título:

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ

Código:

UAAD-SGE-PR-01

Anexo:

E

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ANEXO E: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Título:



Código:

UAAD-SGE-PR-01

Anexo:

F

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ANEXO F: MODELO DE MEMORÁNDUM DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

código - peru.gob.pe · de transferencia documental” con la conformidad del archivo central. ......

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