archivo central de la oficina de administración de
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Archivo CentralOficina de Administración de los TribunalesTribunal General de Justicia
Rosa E. Cruz AyalaCurso 6419 - Los Archivos
12 de mayo de 2007
Archivo Central OAT
Oficina de Administración de los Tribunales (OAT)
Programa de Administración de Documentos
Archivo Central
427 Av. Barbosa, Hato Rey, P.R.Postal: PO BOX 19091, San Juan, PR 00919-0917
Teléfonos: 787-274-0016 – FAX 787-763-7834
E-mail: [email protected]://www.tribunalpr.org/sistema/oat.html
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Misión La misión del Programa de
Administración de Documentos de la Rama Judicial es promover en las dependencias de la Rama Judicial una eficiente y sistemática administración de documentos mediante la planificación, dirección, organización y control de actividades gerenciales dirigidas a lograr economía, efectividad y eficiencia en la creación, uso, conservación y disposición de documentos públicos y en la prestación de un servicio rápido y efectivo.
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Documentos reguladores del Programa
Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, conocida como Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico
Reglas y Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Judicial
Reglamento Núm. 23 del Departamento de Hacienda
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Archivo Central de OATEstá bajo el Programa de Administración
de Documentos de la Rama Judicial
La Directora es la Sra. María Socorro Rosario
En el Archivo Central se conservan los expedientes de los Archivos Inactivos de la Rama Judicial hasta su disposición conforme a los periodos de retención establecidos.
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Archivo Central OATArchivo Central OAT
DirectoraDirectora Auxiliar
Sección de Archivo Central Sección de Microfilmación
Unidad de Ventanilla
Unidad de Micropelícula
Unidad de Depuración
Unidad de Reciclaje
Unidad de Preparación
Unidad de Cámaras
Unidad de Laboratorio
Unidad de Control de Calidad
Unidad de Mantenimiento
Organigrama
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Sección de Archivo CentralUnidad de Ventanilla
Ofrece el servicio a los clientes, El público general solicita y cumplimenta el
formulario Solicitud de copias de documentos
Atienden las peticiones de los Oficiales de Contacto del Tribunal
Los Archiveros localizan los documentos solicitados y se procede con las normas y reglas establecidas antes de suministrar los mismos al cliente.
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Sección de Archivo Central
Unidad de Micropelículas Área donde están los archivos de los rollos
de micropelículasEl ambiente en esta área es controlado
para la preservación de los rollos
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Sección de Archivo Central
Unidad de Depuración Trabaja con las Listas de disposiciónSe envían las muestras que van para el
Archivo GeneralEl material que se va disponer para
reciclar es depositado en zafacones para estos propósitos
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Sección de Archivo Central
Unidad de Reciclaje Tiene dos máquinas para triturar el
material en papel Una guillotina para separar en los libros
encuadernados el papelEl reciclaje en la Rama Judicial es bien
activo.
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Sección de MicrofilmaciónUnidad de Preparación
Clasifica los materiales en los expedientes, separando el material que es confidencial
Crea el expediente y lo prepara para ser digitalizados y microfilmados.
Unidad de Cámaras Tiene 4 cámaras para microfilmar.
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Sección de MicrofilmaciónUnidad de Laboratorio
Se procesa el rollo de micropelícula con químicos y se duplica el rollo
Se da un tratamiento Redox a los rollos para prevenir los hongos. Los rollos duran 100 años
El original del rollo va a una bóveda fuera del edificio
Unidad de Control de CalidadAntes de duplicar el rollo se coteja la
calidad de la imagen, se asigna núm. de rollo y núm. de imagen
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Área de Archivo: anaqueles
Tiene aproximadamente la mitad del espacio del primer piso del edificio y todo el espacio del segundo piso
El Archivo cuenta con 5,000 anaqueles abiertos de expedientes
En cada tablilla se acomodan seis cajas de expedientes
Las cajas están identificadas por núm. de anaquel, núm. de tablilla, nombre del Tribunal, núm. de caja y año que comprende
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RetenciónLos expedientes son archivados por
cinco años después de la sentencia ser final en los tribunales de las distintas Regiones Judiciales
Luego son enviados al Archivo Central donde se conservan por los años que exige la Regla 35 dependiendo de la sentencia del caso. Puede ser de 10 a 12 años, de 15 a 17 ó 50 años
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DisposiciónCuando cumple el tiempo de archivo,
los expedientes son evaluados para digitalizarlos y aquellos de valor histórico o que deben conservarse por mucho tiempo son procesados en micropelículas.
Los que se consideran con valor histórico se conservan en papel y en micropelícula.
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ReferenciasCruz Ayala, R.E. (16 de abril de 2008). Visita realizada al
Archivo Central de la Rama Judicial para el Curso Los Archivos: Organización, desarrollo y legislación, Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información. Recinto de Río Piedras, Universidad de Puerto Rico.
Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Tribunal General de Justicia. S.f.). Programa de Administración de
Documentos, Rama Judicial. (Opúsculo)
Oficina de Administración de los Tribunales. “Doña Cocó: un verdadero ejemplo de servicio público” Reseñas Informativas, julio 2004.
