analisis y diagnostico archivo central

5/13/2018 Analisis y Diagnostico Archivo Central - slidepdf.com

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Diagnóstico

Para el

Sistema informático degestión documental

CASO: ARCHIVO CENTRAL – UNIDAD DE

RECAUDACIONES - GMLP

Version 1.0

Preparada por Rodolfo Daniel Flores Salguero

DEFENSA DE GRADO



Fecha de creación: 26/10/2011

DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO

I. INTRODUCCIÓN

Mediante el presente documento se pretende realizar un análisis y

diagnostico de cada uno de los procesos con los que cuenta el área de Archivo

Central de la Unidad Especial de Recaudaciones, además de describir cada

proceso, identificar a los actores que intervienen en cada proceso, detectar los

problemas, identificar los sistema y equipos informáticos existentes que tengan

relación a cada proceso, con el objetivo de extraer posibles soluciones para

cumplir con los requerimientos del responsable del área de Archivo Central.

II. DIAGNOSTICO DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO

1. Proceso “Recepción de documentos”

1.1.Análisis y diagnostico

• Estructura Organizacional



• Problemas en el proceso “Recepción de documentos”

Las listas Excel elaboradas por el área remitente donde se

detallan los documentos físicos que se entregan al área de

Archivo Central pueden ser modificadas o alteradas sin ningún

control, además que las lista puede contener información errónea.

El funcionario de archivo central elabora otra lista Excel para el

registro de la recepción de documentos. Existe la posibilidad de

que los datos de la lista de documentos que elabora el área

remitente no sean iguales a la lista que elabora el funcionario de

Archivo Central, pese a que ambas deberían ser iguales.

No existe un documento en el cual ambas partes firmen la

conformidad de lo entregado.

El funcionario de Archivo Central revisa o verifica los requisitos

que debe cumplir el área remitente para el envió de documentos



(organización de documentos, Nota de entrega, Lista Excel de

documentos físicos). Si existen errores o falta algún requisito, se

efectúa la devolución de documentos al área remitente, esto

ocasiona una pérdida de tiempo en el proceso de recepción de

documentos teniendo en cuenta que puede ser realizada más de

una vez.

• Requerimientos del proceso

Eliminar Hojas Excel

• Posibles formas de solución del proceso

El área que envía documentos al Archivo Central debe organizar los

documentos clasificándolos por tipo, ordenándolos secuencialmente y

agruparlos como paquetes:

El funcionario de dicha área accederá al sistema de gestión documental

(Login), dentro del sistema podrá ingresar a la ficha “Elaborar requisitos

ExpedienteExpediente

Formularios 401

Inmuebles

1

2

3

1 2

34 5

6

Paquete 1 Paquete 2

Expediente

12

3

Paquete 3

Formularios 402

Inmuebles

Formularios 402

Patentes



para envío”, registrara los siguientes datos generales en el formulario del

sistema

Responsable del área que envía documentos

Funcionario quien envía los documentos

Área

Gestión

Tipo de documentos, Ej: Formularios 401, tramites de

inmuebles

Paquete

Cantidad de Expedientes

En el listado se registraran los siguientes datos por cada expediente

Numero de orden

Numero identificador de tipo de documento, Ej (N° de

inmueble)

Fecha del documento

Fojas

PMC

Estado

Observaciones

Después de haber registrado en detalle cada paquete, el sistema

emitirá automáticamente una caratula impresa por cada paquete

como también una nota de entrega que los funcionarios de ambas

áreas deben firmar (Quien envía y quien recibe)



Los datos guardados en el sistema no podrán ser modificados o

eliminados por personal no autorizado.

Una vez que la documentación se encuentra en manos del Archivo

Central, se revisara en el sistema el listado de documentos en detalle,después de haber efectuado la revisión de los documentos físicos en

relación a la lista del sistema se procede a digitalizar la

documentación. Cada expediente digitalizado se identificara por el

número de orden y el numero identificador del tipo de documento y

será registrado en el sistema clasificándolo como “Documentos

digitalizados”. Finalmente el sistema

Sistematizar la elaboración de los siguientes documentos para

el área remitente: Nota de entrega, caratula, lista Excel de

documentos

Automatizar el registro de recepción de documentos

Automatizar el registro de devoluciones por observaciones al

área remitente

Automatizar el registro de ubicación física de todos los

documentos ingresados al área de Archivo Central

• Sistemas informáticos en actual funcionamiento

No existe ningún sistema informático que se utilice en este proceso,

solamente el uso de la herramienta de Microsoft “Excel” para la

elaboración de las listas de documentos y el registro de recepción de

documentos.

• Equipamiento informático instalado



Cada funcionario que efectúa la recepción de documentos cuenta con

una computadora con la cual realiza sus operaciones

• Costos que involucra la recepción de documentos

No se realiza ningún gasto al efectuar la recepción de documentos, pero

al automatizar los puntos descritos en las posibles soluciones se puede

reducir el consumo de papel al minimizar la cantidad de veces en que se

realice la devolución de documentos por observaciones al área

remitente, es decir que si no existe una devolución por observaciones

evitaríamos volver a imprimir la nota de entrega, caratula y demás

anexos para efectuar el envío de documentos al área de Archivo Central

• Tiempos que consume la recepción de documentos

El tiempo que demora la recepción de documentos en general inicia

desde el momento que el área remitente empieza a reunir los requisitos

para el envío de documentos (Organizar los documentos, Elaborar nota

de entrega, Elaborar lista de documentos en Excel), este tiempo puede

variar dependiendo de la cantidad de documentos que se enviaran. Una

vez reunidos los requisitos y enviados al área de Archivo Central, seprocede a verificar la documentación, de igual manera, de acuerdo a la

cantidad de documentos el tiempo de verificar puede variar, pero se

tiene un promedio de 4 hrs. Si existen observaciones el tiempo se

alarga, puesto que se efectua la devolución de documentos al area

remitente para corregir las observaciones y que la documentacion pueda

ser enviada nuevamente.

La recepción de documentos puede durar hasta 2 dias hábiles si existendevoluciones.

En este proceso en particular se puede reducir la probabilidad de que

exista una devolución de documentos al area remitente por

observaciones puesto que dicha area contara con un modulo en el



sistema de gestion documental que le permita elaborar los requisitos

para el envio de documentos (Nota de entrega, Lista de documentos).

Esto ayudara a reducir los errores contando con controles de verificación

de datos en el sistema y solo existirá una devolución en casos mucho

más complejos Ej: Documentos físicos equivocados en relación a la lista

digital.

También se reducirá el tiempo en el proceso ya que la lista de

documentos físicos que el área remitente elabore en el sistema será la

misma que utilice el área de Archivo Central para registrar la recepción

de documentos en el sistema, mitigando el riesgo de que exista

ambigüedad en los datos de los documentos.

2. Proceso “Registro de datos de documentos”

2.1. Análisis y diagnostico

• Estructura organizacional

• Personal y sus funciones

• Problemas en el proceso “Registro de datos de documentos”



Solo se registra la ubicación física de los formularios 401 y

402, los demás documentos no pasan por esta operación.

Las hojas Excel permanecen guardadas en el computador del

funcionario hasta que termine de registrar todo el paquete dedocumentos, los registros pueden ser modificados o borrados sin

ningún control.

Se transfiere los datos de Excel a un Base de datos sin filtrar

errores en los campos o espacios en blanco.

• Requerimientos del proceso “Registro de datos de documentos”

Sistematizar la planilla de registro de documentos

• Posibles formas de solución del proceso

Sistematizar las planillas de registro de datos de todos los

documentos que ingresan al área de Archivo Central por la

recepción de documentos

Contar con controles de verificación de datos en el formulario

de registro de datos de documentos para evitar errores, como

también tener la opción de modificar la ubicación física de los

documentos si son trasladados para contar con información

confiable y actualizada.

Diseñar una Base de Datos para efectuar consultas y extraer

reportes de la documentación resguardada por el área de Archivo

Central


Paralelamente a la herramienta de Microsoft Excel para el registro de

datos de documentos y una vez efectuada la transferencia a una



Base de Datos, se utiliza una aplicación desarrollada en PHP para

realizar las búsquedas de los documentos.


Cada funcionario que efectúa el registro de datos de documentos

cuenta con una computadora con la cual realiza sus operaciones

• Costo que involucra el proceso

La Unidad Especial de Recaudaciones no efectúa ningún gasto

económico al realizar el registro de datos de documentos.

• Tiempo que consume el proceso

El tiempo depende de la cantidad de documentos que existen en un

paquete, visualmente se detecto que un funcionario tarda hasta 2

días hábiles en registrar los datos de documentos de un paquete,

pero puede ser en menos tiempo.

Todas las áreas de la Unidad Especial de Recaudaciones que envía

documentos al Área de Archivo Central elabora una lista electrónica

detallando los documentos físicos; en el proceso de recepción de

documentos se propuso como una posible solución el desarrollo de

un modulo que permita al área remitente elaborar la lista de

documentos en el sistema de gestión documental eliminando las

hojas Excel. El funcionario que realice el registro utilizara esta lista

como referencia de los datos de cada y agregara la ubicación física



donde se archivaran los mismos. De esta manera se agilizara el

registro y acomodo de documentos.

3. Proceso “Organización física de documentos - Acomodo”



• Problemas en el proceso “Organización Física de documentos ”

Si existe poco espacio físico para un determinado tipo de

documento Ej: Formularios 402, se cambia temporalmente la

ubicación física de algunos paquetes de documentos. No se

modifica la Base de Datos donde se registro la ubicación

dejándola desactualizada e inservible para futuras consultas.

• Requerimientos del proceso “Organización Física de documentos”

El responsable del área de Archivo Central anuncio ningún

requerimiento respecto a este proceso

• Posibles formas de solución



Cada movimiento de documentos físicos debe ser registrado y

actualizado de acuerdo a su nueva ubicación.

Visualizar gráficamente mediante el sistema los espacios libres y

llenos de los vagones del área de Archivo Central


No existe ningún sistema o aplicación en relación al proceso de

organización física de documentos


Los funcionarios que realizan el acomodo de documentos en losvagones no cuentan con ningún equipo informático para cumplir con

sus operaciones.


La organización física de documentos no requiere de ningún gasto

económico que el área de Archivo Central o la Unidad Especial de

Recaudaciones deba cubrir.

• Tiempos que consume el proceso

El acomodo de documentos es inmediato, la ventaja de optimizar

este proceso es de mantener actualizada la Base de datos respecto

a la ubicación física de los documentos y de esta manera agilizar las

futuras búsquedas y consultas en general.

4. Proceso “Prestamos y devoluciones”





• Problemas en el proceso “Prestamos y devoluciones”

No se tiene un registro en sistema de los prestamos efectuados

Las devoluciones no son controladas y son efectuadas en

cualquier momento

No se actualiza el registro de datos si el documento físico ha sido

modificado o si se incrementaron el numero de hojas de la

documentación durante el préstamo

Las celdas de los vagones que se encuentran libres por

préstamos son utilizados sin ninguna verificación y la

documentación que es devuelta es acomodada en otra ubicación

física, dejando al registro de datos de documentos desactualizada

• Requerimientos del proceso “Prestamos y devoluciones”



Realizar un seguimiento a los movimientos de documentos físicos


Sistematizar el proceso de préstamo y devolución de documentos

Controlar mediante el sistema los documentos que tengan

demora para realizar la devolución de los mismos al área de

Archivo Central

Al realizar el préstamo puede incrementar el número de hojas que

contiene un documento, o pudo haber sido modificado, estos

cambios deben ser actualizados cuando retornen al área de

Archivo Central

Cada movimiento de documentos en los vagones del área de

Archivo Central debe ser registrado en el sistema


No existe ningún sistema o aplicación que se relacione con el

proceso de préstamo y devolución de documentos


Los funcionarios que efectúan la búsqueda de documentos en el

sistema cuentan con una computadora que les permite realizar las

operaciones asignadas


El préstamo y devolución de documentos no requiere de ningúngasto económico que el área de Archivo Central o la Unidad Especial

de Recaudaciones deba cubrir.




El tiempo de préstamo depende de la rapidez con que se realiza la

búsqueda de documentos, hay casos en que los documentos

solicitados tardan hasta 3 meses para ser prestados.

Se optimizara el proceso contando con un registro de documentosactualizados que permita agilizar las búsquedas, contar con reportes

que listen los documentos que han sido prestados, como también los

que se encuentran en mora para su devolución, brindando al área

solicitante información inmediata del estado o la ubicación del

documento.

5. Proceso “Digitalización de documentos”



• Problemas en el proceso “Digitalización de documentos”

No todos los documentos son digitalizados (Inventarios de

documentos digitalizados incompleta)



El sistema de solicitudes permite a cualquier funcionario de la Unidad

Especial de Recaudaciones, pedir documentos digitalizados para

continuar con sus trámites. El problema radica en que el funcionario

del área de Archivo Central puede revisar las solicitudes en el

sistema pero el envió de documentos digitalizados lo realiza por

medio de correo electrónico

Los documentos digitalizados se encuentran guardados en la

computadora manejada por el encargado de sistemas sin ningún

control de seguridad, y el envió de documentos digitalizados no son

registrados

El sistema de solicitudes actual emite un listado de todas lassolicitudes efectuadas, pero no tiene ningún propósito excepto el de

saber cuántas solicitudes se realizaron hasta la fecha

• Requerimientos del proceso “Digitalización de documentos”

Automatizar el proceso de búsqueda de documentos digitalizados

directamente desde el área solicitante


Digitalizar los documentos en el proceso de recepción

Los documentos ya archivados en los vagones deberán ser

digitalizados de forma ordenada desde la gestión vigente

descendiendo hasta las gestiones pasadas sucesivamente

El área solicitante contara con un modulo en el sistema que le

permitirá efectuar la búsqueda de documentos digitalizados

directamente; el sistema registrara automáticamente la operación

brindando al área de Archivo Central la información necesaria para

futuras consultas.



El sistema contara con un modulo para digitalizar documentos


Sistema de solicitudes

o OBJETIVO

Solicitar mediante el sistema documentos digitalizados

o ALCANCE

El sistema es capaz de acumular las solicitudes hasta su

respuesta. El envío de documentos no es realizado mediante el

sistema

o DESCRIPCION GENERAL

El sistema de solicitudes del Área de Archivo central está

desarrollado para reducir el tiempo de respuesta al solicitar

documentación, los funcionarios de las áreas solicitantes pueden

realizar tantas solicitudes como se requieran al día y serán

respondidas por el funcionario encargado de realizar búsquedasen el área el Archivo Central.

o PLATAFORMA

El SISTEMA DE SOLICITUDES opera bajo una plataforma

WINDOWS, el desarrollo del sistema se hizo con el lenguaje de

programación PHP, y con el motor de Base de Datos MySQL


SERVIDOR (Cantidad = 1)

Caracteristicas ObservacionesProcesador Core 2 QUAD 2.66 GhzChipSet Intel Q9400



Memoria RAM 2 GBDisco Duro 1 TB No RAIDTarjeta de Video 512 MB Integrada


La solicitud y digitalización de documentos no requiere de ningún gasto

económico que el área de Archivo Central o la Unidad Especial de

Recaudaciones deba cubrir.


El área de Archivo Central solo cuenta con 2 escanners para realizar la

digitalización de documentos, es por esta razón que se opto por

digitalizar los documentos solamente cuando son solicitados por otras

áreas.

Si contamos con más escanners agilizaríamos el proceso de

digitalización de documentos y se podría realizar durante la recepción de

documentos, contando con un registro en el sistema actualizado.

Por otra parte, el funcionario del área solicitante que requieradocumentos digitalizados podrá consultar directamente al sistema y lo

descargara inmediatamente, reduciendo el tiempo en que el funcionario

del área de Archivo Central recibe solicitudes y va respondiendo a cada

funcionario individualmente

6. Proceso “Transferencia de documentos”





• Problemas en el proceso “Transferencia de documentos”

No existe un registro de los documentos que son trasladados al

almacén FAMTUL

Los documentos que son trasladados a FAMTUL dejan un espacio

libre en los vagones del área de Archivo Central, estos mismos

espacios son ocupados por documentos que requieren ser

archivados con urgencia sin registrar dicha operación de ninguna

manera

Los documentos que se encuentran en FAMTUL pueden ser

solicitados por cualquier área al Archivo Central de la Unidad

Especial de Recaudaciones, sin embargo el tiempo de traslado de

estos documentos solicitados pueden demorar hasta 3 meses,

provocando molestias y quejas por parte de los contribuyentes y las

áreas solicitantes de la Unidad Especial de Recaudaciones.

No se efectúa un registro de los documentos que son trasladados de

FAMTUL al área de Archivo Central de la UER



• Requerimientos del proceso “Transferencia de documentos”

El responsable del área de Archivo Central no informo ningun

requerimiento referente a este proceso


Desarrollar un modulo en el sistema que permita al funcionario de

Archivo Central, registrar el traslado y actualizando el registro de

datos de documentos.

Automatizar el envió de informes tanto al responsable del área de

Archivo Central como también al Jefe de la Unidad de

Recaudaciones sobre los traslados efectuados

Visualizar gráficamente en el sistema los vagones que están

quedando sin espacio físico y efectuar el proceso de traslado de

documentos


No existe ningún sistema ni aplicación que se relacionen con el

proceso de traslado de documentos


Los actores que forman parte de este proceso cuentan con una

computadora para realizar tareas asignadas (Emitir listados de

documentos para traslados, Emitir informes de documentos

trasladados, etc.)


La Unidad Especial de Recaudaciones cubre los gastos de combustible

cuando se efectúa el traslado de documentos de un Archivo a otro.



Se pueden minimizar los gastos de combustibles si se definen fechas

únicas en que se realizan traslados, eliminando por completo trasladar

pocos documentos en cualquier momento.


El traslado de documentos del Archivo Central a FAMTUL se realiza

cualquier momento, en cambio el traslado de FAMTUL al área de

Archivo Central es mucho más prolongado, la razón de esta demora es

porque la búsqueda de documentos en FAMTUL es muy complicada, la

Ubicación Física de la documentación se encuentran en saquillos y no

en vagones como en el área de Archivo Central

Se agilizara el proceso de traslado de documentos registrando la

Ubicación Fisica en FAMTUL de los documentos que son trasladados a

dicho almacén, guardando en el sistema el número identificador del

saquillo donde se resguarda la documentación, esto permitirá al

funcionario del área de Archivo Central extraer los documentos del

saquillo correspondiente rápidamente gracias a un reporte emitido por elsistema

7. Proceso “Destrucción de documentos”





• Problemas en el proceso “Destrucción de documentos”

No se cuenta con un registro de documentos destruidos, mucho

menos de una copia digitalizada de los mismos

Información inexistente de formularios con más de 17 años de

antigüedad

• Requerimientos del proceso “Destrucción de documentos”

El responsable del área de Archivo Central no informo ningun

requerimiento referente a este proceso


Registrar los datos de documentos y la fecha de su destrucción en el

sistema

Digitalizar todos los documentos que serán destruidos para contar

con una copia digitalizada de los mismos

Registrar en el sistema quienes efectuaron la destrucción




No existe ningún sistema ni aplicación que se relacione con el

proceso de destrucción de documentos


El gasto económico de la UER al realizar la destrucción de documentos

es incierto, la información solo la maneja el Jefe de la Unidad


El tiempo del proceso de destrucción oscila entre 1 semana

aproximadamente. Implementando en el sistema un modulo que permitaregistrar los datos de documentos y digitalizarlos quizá demora un poco

más de lo descrito, pero la ventaja es que el área de Archivo Central

tendrá un registro y una copia digital de los documentos destruidos,

permitiendo a los funcionarios efectuar consultas futuras.

8. Servicios al contribuyente (Certificación, legalización, Desarchivo

documental)





• Problemas en el proceso “Servicios al Contribuyente”

• Requerimientos del proceso “Servicios al Contribuyente”



• Equipo informático instalado



III.CONCLUSIONES

En conclusión debemos rediseñar los procesos del área de Archivo Central,de manera en que se los pueda agrupar en procesos generales y que losmismos cuenten con subprocesos.

Los procesos de registro, digitalización y organización física debenrealizarse dentro del proceso de recepción de documentos, de igual maneralos procesos de traslado y destrucción de documentos se convertirán en

subprocesos pertenecientes al proceso Gestión de documentos físicos. Seañadirá un nuevo proceso que será el de gestión de personal que nospermitirán relacionar a los funcionarios con los diferentes procesos del áreade Archivo Central.

IV.RECOMENDACIONES

Se recomienda al área de Archivo Central definir un cronograma para elregistro y digitalización de documentos que ya se encuentran resguardadosen los vagones del Archivo, para así contar con un inventario actualizado yque el sistema pueda realizar consultas a todos los documentos sin temor

de que el registro no exista.

Se recomienda realizar una capacitación al personal informándoles loscambios en los procesos del área de Archivo Central, para mitigarinconformidades en el uso del sistema una vez finalizado

V. ANEXOS



1. Modelado de Procesos del negocio (Como es ahora “AS IS”)

ARCHIVOCENTRAL

RECEPCION DEDOCUMENTOS

REGISTRO DEDATOS DE

DOCUMENTOSDIGITALIZACION

PRESTAMOS YDEVOLUCIONES

PRESTAMOS DEVOLUCIONES

TRASLADO DEDOCUMENTOS

DESTRUCCIONDE

DOCUMENTOS

SERVICIOS ACONTRIBUYEN



2. Modelado de Procesos del negocio (Como quisiéramos que sea “TO BE”)

GESTIÓNDOCUMENTAL

RECEPCIÓN DEDOCUMENTOS

PRÉSTAMOS YDEVOLUCIONES

GESTIONDOCUMENTOS

FISICOS

Recepción

Registro de datos

Digitalización

Archivo deDocumentación

Prestamos

Devoluciones

SERVICIOS

Traslado de ladocumentación

Destrucción dedocumentación

inservible

Certificaciones

Legalizaciones

Desarchivo

GESTIONPERSO

Registro de datosdel personal

Control deasistencia

Permisos

Bajas



3. Actores que intervienen en los procesos del negocio

• Proceso “Recepción de documentos”

CARGO NOMBRE FUNCIONES

Responsable ArchivoCentral

Carlos Otondo • Recibir informes derecepcionesefectuadassatisfactoriamente

• Autorizar ladevolución dedocumentos al árearemitente en caso deque existanobservaciones

• Elaborar lista deobservaciones

Funcionario ArchivoCentral

Rolando CoronelRoxana Muñoz

• Recibir documentosfísicos de las áreas dela Unidad Especial deRecaudaciones

• Registrar RecepciónFuncionario ArchivoCentral

Hugo QuirozClaudina OchoaAna EliasLuana

• Verificar y revisar losrequisitoscorrespondientes a larecepción de

documentación de lasáreas de la UER• Informar al

responsable si existenobservaciones


Celestino ApazaUbaldo

• Acomodo dedocumentos envagones

Funcionario AreaRemitente

• Organizar documentos• Elaborar Notas de

entrega• Elaborar lista Excel de

documentos físicosentregados al área deArchivo Central

• Corregir errores encaso de que el área deArchivo Centraldevuelva losdocumentos



• Proceso “Registro de datos de documentos”



Hugo QuirozClaudina OchoaAna EliasLuana

• Clasificar y separardocumentos de tipo“Formularios 401 y402” de la recepciónde documentos

• Registrar en una hojaExcel los datosidentificadores deldocumentos y laubicación física dondeserá resguardado

• Enviar al encargadode sistemas el archivoExcel de los registros.

Encargado de sistemas Karla Loayza • Transferir datos deExcel a base de datos(MySQL)

• Proceso “Organización física de documentos”


Funcionario ArchivoCentral Hugo QuirozClaudina OchoaAna EliasLuana

•

Clasificar documentospor tipo y gestión



• Acomodar documentosfísicos en vagones

• Proceso “Préstamo y devolución de documentos”


Responsable ArchivoCentral Carlos Otondo • Autorizar préstamo• Confirmar devolución


Rolando CoronelRoxana Muñoz

• Realizar el préstamode documentos

• Informar alresponsable sobre elpréstamo

Funcionario Archivo Aldo Quispia • Realizar la búsqueda



Central Romulo Jimenez Juan Carlos PeñaMirtha Villareal

en sistema dedocumentos

• Verificar el tipo depréstamo a realizar(Total o Parcial)

• Elaborar Acta dePréstamo

• Revisar la totalidad delos documentoscuando son devueltos



• Extraer documentosfísicos de vagonespara préstamo

• Acomodo dedocumentos envagones cuando sondevueltos

Funcionario ÁreaRemitente• Solicitar préstamo Total o Parcial al Área

de Archivo Central• Devolver documentos

Contribuyente • Solicitar a cualquierárea excepto ArchivoCentral DocumentosFísicos para continuarcon su tramite

• Proceso “Digitalización de documentos”



Aldo QuispiaRomulo Jimenez Juan Carlos PeñaMirtha Villareal

• Revisar solicitud deformularios en sistema

• Realizar la búsquedade documentosdigitalizados

• Digitalizar documentos• Enviar documento

digitalizado

Funcionario ArchivoCentral Celestino ApazaUbaldo•

Extraer documentosfísicos de vagonesFuncionario ÁreaRemitente

• Solicitar documentodigitalizado

• Proceso “Traslado de documentos”




Jefe de la UnidadEspecial deRecaudaciones

Lic. RonaldCortez

• Recibir informe detraslado

Responsable Archivo

Central

Carlos Otondo • Autorizar traslado de

documentos aFAMTUL por pocoespacio físico envagones

• Autorizar traslado dedocumentos deFAMTUL por solicitudde otras áreas

• Informar al jefe de laUnidad sobre eltraslado efectuado

Funcionario ArchivoCentral Aldo QuispiaRomulo Jimenez Juan Carlos PeñaMirtha Villareal

•

Clasificar documentosde gestiones pasadas osin movimiento paratraslado de ArchivoCentral a FAMTUL

• Elaborar lista dedocumentos solicitadospara trasladar deFAMTUL al área deArchivo Central



• Informar alresponsable para

efectuar un traslado• Trasladar documentos

de Archivo Central aFAMTUL

• Clasificar y trasladardocumentos deFAMTUL al área deArchivo Central de laUER

Funcionario Área UER • Solicitar documentos

• Proceso “Destrucción de documentos”


Jefe de la UnidadEspecial deRecaudaciones

Lic. RonaldCortez

• Autorizar destrucciónde documentos

• Enviar personal parala destrucción de



documentosResponsable ArchivoCentral

Carlos Otondo • Informar al jefe de laUnidad sobre ladestrucción dedocumentos

• Supervisarclasificación dedocumentos paradestrucción

• Enviar al Jefe de laUnidad la lista dedocumentos


Aldo QuispiaRomulo Jimenez Juan Carlos PeñaMirtha Villareal

• Clasificar documentosde gestiones pasadaspara destrucción

• Elaborar lista dedocumentos destruidos

Funcionario ArchivoCentral Celestino ApazaUbaldo• Informar al sobre pocoespacio en FAMTUL

• Proceso “Servicios al contribuyente”


Plataforma Alvaro VargasRossio FerreiraAngel Lima

• Solicitar búsquedade documentos

• Sacar copia del

documento• Solicitar firma alresponsable del áreade Archivo Central

• Finalizar elservicio

Responsable ArchivoCentral

Carlos Otondo • Firmar y sellardocumento solicitado


Aldo QuispiaRomulo Jimenez Juan Carlos Peña

Mirtha Villareal

• Búsqueda dedocumentosdigitalizados

Contribuyente • Solicitar Servicio

4. Procesos que se requieren automatizar por proceso del negocio.

PROCESOS FUNCIONALIDADES



Recepción de documentos • Registrar recepción• Registrar datos dedocumentos• Verificar ubicación Física

Préstamo y devoluciones • Registrar préstamo• Efectuar seguimiento al

préstamo• Emitir notificaciones para

devolución• Registrar devolución

Gestión de documentos físicos • Registrar traslado dedocumentos

• Registrar destrucción dedocumentos

Servicios • Realizar la legalización de

documentos• Realizar la certificación de

documentos• Realizar el desarchivo de

documentosGestión de personal • Registrar datos personales de

los funcionarios• Realizar el control de asistencia• Solicitudes de permisos• Bajas de personal

5. Requisitos Funcionales por proceso del negocio

• Recepción de documentos

o Efectuar el registro, digitalización y ubicación física por medio del

sistema

o Sistematizar las hojas electrónicas Excel para el registro

o Verificar en el sistema la ubicación física de los documentosmediante la búsqueda de documentos

• Prestamos y devoluciones

o Automatizar prestamos y efectuar un seguimiento a la devolución de

documentos



o Generar Acta de préstamo

o Generar reportes de los prestamos

• Gestión de documentos físicos

o Registrar los traslados de documentos

o Emitir el inventario del almacén FAMTUL

o Registrar la destrucción de documentos

o Generar reportes de los documentos trasladados y/o destruidos

• Servicios

o Solicitar servicios de legalización, certificación o desarchivo por

medio del sistema

o Registrar los servicios

o Generar reportes de los servicios

•

Gestión de personal

o Registrar datos personales de los funcionarios del área de Archivo

Central

o Controlar la asistencia de los funcionarios externos del área de

Archivo Central

o Solicitar y efectuar permisos

o Registrar las bajas del personal

6. Requisitos No Funcionales

• Recepción de documentos



o La lista electrónica de documentos que serán enviados al área de

Archivo Central debe ser elaborada tanto en el área remitente como

en el Archivo Central, para realizar una doble verificación de los

datos

o Cada expediente debe ser digitalizado totalmente

o La ubicación física debe ser generada por el sistema

• Prestamos y devoluciones

o Notificar verbalmente la fecha de devolución, al área que solito el

préstamo de documentos

o El acta generada por el sistema al efectuar el préstamo debe ser

firmada por ambas partes (Quien entrega - Quien recibe)

• Gestión de documentos Físicos

o El traslado de documentos debe realizarse en fechas fijas, por

ejemplo: Todos los viernes

o La destrucción de documentos debe ser supervisada por elresponsable del area de Archivo Central

• Servicios

o Para efectuar el servicio el contribuyente debe presentar la boleta de

depósito al banco por el servicio solicitado

o El contribuyente puede realizar el desarchivo de documentos en

cualquier lugar que se encuentre mediante internet

• Gestión de personal

o Todos los funcionarios del área de Archivo Central deben ser

registrados en el sistemas



7. Documento de Relevamiento de Información

Por su gran volumen el documento de Relevamiento de Información no puede ser

visible en el anexo

CONCLUSIONES

La implementación de un sistema de gestion documental entre todas sus ventajas

permite reducir los tiempos en los procesos de la institucion, puesto que se

automatizan varios procedimientos manuales y ayudan a cumplir con mayor

efectividad los objetivos del area de Archivo Central.

analisis y diagnostico archivo central

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