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ArsCI Me@olitonoCsnboOceldaotc

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1vERslÓN:04

DACUMENTO CONTROLADA

MANUAL DE ARCHIVO CENTRAL

Cafb 25 No. 7-{8 UnkJad Adminbtrativa El Lago piros 2, 7, 10 y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279Página Web: u,ww4pco.oov..9o E-mail difggeigo(len@-ggVCg

Pereira -Risaralda - Colombia

Aprobado por:Dr. Victor Baza

Técnica de Comité de

b

'écnica de Comité de

Aroo lVlerropolltono(entro Occldcñta


DOCUMENTA CANTRALADO

INTRODUCCIÓN

Este manual está basado en la Ley General de Archivos, según el Acuerdo 07 de 1994, y elAcuerdo 042 del2002 por el Archivo General de la Nación.

Es una guía desarrollada de manera detallada y simple en la cual se establecen lasindicaciones que deben seguirse para elaborar y desarrollar los procedimientos de GestiónDocumental y servir de apoyo con el objetivo de ayudar a los funcionarios de la empresaAREA METROPOLITANA CENTRO OCCIDENTE.

Es igualmente responsabilidad de los funcionarios o contratistas de archivo trabajar sujetosa los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Políticade Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposicionesque regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedaddemocrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de lacomunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte delpatrimonio documental de la Nación, según lo establecido en el Artículo 17 de la LeyGeneral de Archivos.

Este manual contiene las disposiciones que permiten guiar a todas las dependencias paranormalizar los procedimientos en el archivo de gestión.

Hace referencia a la metodología para la formación de los expedientes, incluyendo lospasos de tareas como la valoración, selección, clasificación, ordenación, foliación,descripción de documentos, marcación de carpetas y recomendaciones.

Indica el procedimiento para efectuar traslados documentales de las oficinas al Archivo degestión al archivo central e informa el procedimiento para solicitar documentos paraconsulta y préstamo.

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Arecr MetropolitcrncrCentro Occidante

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1vERStÓN: 04

DOCUMENTO CONTRALADQ

1. PROPOSITOUnificar criterios sobre la organización y custodia en la pr¡mera etapa del ciclo de vida delos documentos, en todas las dependencias delArea metropolitana de Centro occidente.

2. ALCANCE. Garantizar condiciones ambientales, operacionales, así como la integridad,

autenticidad, fidelidad, seguridad, perdurabilidad, inalterabilidad de la informacióncontenida en nuevos soportes y prestación de servicios archivísticos durante el ciclovital de los documentos.

. Responder por la aplicación y actualización de las Tablas de RetenciónDocumental.

. Velar por la organización consulta y custodia de los documentos y registros duranteel ciclo vital de estos de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de laNación y el Comité de Archivo de la entidad.

. Preservar y controlar todos los documentos de acuerdo a lo estipulado en las tablasde Retención Documental.

. Elaborar y apoyar la ejecución del plan de traslados de los documentos de lasSubdirecciones, y dependencias al Archivo Central.

. Custodiar y ofrecer servicios de consulta de la documentación a los clientesexternos como internos.

3. DEFINICIONESVa de acuerdo a cada uno de los procedimientos.

4. RESPONSABLESTodos los funcionarios públicos que hacen parte delAMCO.

5. ARCHIVOConjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material,acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pública o privada, en eltranscurso de su gestión.

5.1. lmportancia de los archivos (Ley 594 del 2000, Artículo 4o, numeral b) "Losarchivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que losconforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural yde la identidad nacional".

Registran las obligaciones y compromisos de los gobiernos y constituyen una prueba de losderechos y prerrogativas de los ciudadanos en:

- La administración,- La investigación,- La comunidad y el Estado,

catte2s No 748 sn¡6adAdminiilt:liffiüüil;l,lJ,,tftir[1éffii&Ét7218Fax ('eo) 335227e

Pere¡ra - Risaralda - Colombia

Aroo MctropoliEoncrCentro O(ddent6

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1vERstÓN:04

DOCUMENTO CANTROLADO

- El desarrollo económico y social- El desarrollo científico y tecnológico,- Elfomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional.

6. ATRIBUTOS DE DOCUMENTOS

6.1 Copia Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original pero que no

ha sido producido para cumplir el objetivo, por el cual se creó el documento y por lo tanto,omite requisitos del original o lleva la advertencia es copia. Se subdividen según el aparatoo sistema utilizado: fotocopia, papel carbonizado, microfilme.

6.2 Borrador: Es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original. No ha

de confundirse el borrador con el original de un anteproyecto. El anteproyecto es anterior a

un documento definitivo, pero él es en sí mismo un original puesto que lleva las firmas ycumple los requisitos que lo habilitan para ser anteproyecto.

6.3 Minuta: Etimológicamente quiere decir "reducida" o "cosas reducidas". Es un boceto,esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original. Haydos tipos principales de minutas: las notas que se toman de lo dicho en una reunión, paraposteriormente el acta y el boceto o esquema que la Directora entrega al secretario paraque éste redacte la carta.

7. CICLO VITAL DEL DOCUMENTOEtapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepciónen la oficina o dependencia (archivo de gestión) y su conservación temporal (archivocentral), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (archivo histórico).

El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de ARCHIVO TOTAL, es decir, el

control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases deformación del archivo.

7.1. Archivo De Gestión (Primera Etapa)Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consultaadministrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Ley 594 de 2000. En

esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

Producción,Recepción,Distribución.Trámite,Organización,Consulta,Conservación, yDisposición final de documentos.

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(0e6) 33s227e


Areo MetropolitonoConÍo O(cid¿nie


iER'io'-Y;',DOCUMENTA CANTROLADO

Según el Acuerdo No 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, artículo segundo,todos los archivos de gestión se deben organizar de acuerdo con sus Tablas de RetenciónDocumental.

En el artículo tercero informa que los respectivos jefes de cada oficina serán los

responsables de velar por la organización, consulta, conseryación y custodia del archivo degestión de su dependencia.

7.1.1 Unidades de conservación.Es la unidad archivística en la que se reúnen las comunicaciones relacionados con un

mismo asunto, los cuales se deben organizar sucesivamente, en el orden en que seproducen las actuaciones administrativas que dan lugar a su producción. Cada oficio debeir unido a su respuesta (antecedente).

7.1.2 Documento de archivoEs el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón desus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor científico,económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Se distinguen tres categorías documentales:

7 .1.2.1 Documentos dispositivos:Aquellos en que la autoridad aplique su voluntad con intención de ser obedecida. Ejemplo'tales como leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas, sentencias, circulares.

7.1.2.2 Documentos testimoniales o probatorios:Los que se aceptan legalmente como prueba de un hecho. Ejemplo: Registros de estadocivil, propiedad, patentes, graduados de la universidad, diplomas, certificados por autoridadcompetente, testimonios con certificación policial, balances y libros contables, actas dereuniones, contratos celebrados bajo condiciones legales.

El tiempo de guarda de la documentación contable, de acuerdo a normas legales vigentes,es de cinco a diez años. (Ley 1178, Art. 40).

En el caso de documentos que respaldan a operaciones de crédito, procesos judiciales,

deberá conservarse durante diez años.

La disposición de conseryar la documentación contable es para documentos originales.

7.1.2.3 Documentos informativos y noticiosos:Son aquellos que en un sujeto cualquiera asienta una información o noticia relacionada conuna tramitación. Ejemplo todo tipo de correspondencia.

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Aroa Ma[ropolitanoeentro O(elcbnt€


DOCUMENTO CONTRALADA

. Cartas

. Notas

. Oficioso Circulareso Memorandos. Informes técnicos y científicos. Documentos contables no avalados con requisitos legales, duplicados y sus copias.o Tickets de comprao Comprobante de caja chicar Documentos en soporte magnético mientras que sean fácilmente borrables o

corregibles.. Publicacioneso Fotocopias de legislación. Folletos. Copias de escritos remitidos por otras oficinaso Notas internas, cuando no forman parte de un trámite o no contengan información

relativa a algún procedimiento administrativo.. Los borradores de registros que se hayan utilizado, para la elaboración de un

registro definitivo.o Propagandas oficiales y de entidades externaso Catálogos. Los faxes, ya que su contenido se borra y si es necesario guardarlo se debe sacar

una copia de este.

Mientras un texto está en soporte magnético, no puede ser considerado original, porque esexcesivamente borrable sin dejar rastros. Y no sólo es deleble por los dueñosdel documento, sino por infiltraciones desde el exterior o por los virusinformáticos. Además, no suele estar previsto un método para que conste suautenticidad (no se sabe quién es su autor, de manera fidedigna). Cualquiera puededisimular su identidad,

Se conservan por su función informativa, y deben ser eliminados en las propias oficinas,una vez hayan cumplido su misión informativa, Nunca se han de transferir al ArchivoCentral.

7.1.3 Criterios para organización de archivo de gestión.

o La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de RetenciónDocumental debidamente aprobada.

o La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseriescorrespondientes a cada unidad administrativa.



Arco Motropolitonc(eñto Occld¿nte


iEF;il-Y¿',DOCUMENTA CANTROLADO

o Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar yrotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha informacióngeneral será de acuerdo a la portada establecida para ello.

o La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de losexpedientes, el documento con la fecha más antigua de producción, será el primerdocumento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente seencontrará al final de la misma. Así, la instalación de los documentos en la carpetaes lógica, coherente y cronológica, de tal manera que refleje el procedimiento otrámite seguido.

o Los documentos estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación,consulta y control.

o Amarre. Los expedientes o grupo de documentos no se deben amarrar, pues elcontacto con la pita o cordel genera la rotura de los bordes. En caso que por el tipode material o para reforzar las unidades de conservación a transferir, se requieraamarrarlos, se recomienda utilizar cinta de faya, ya que ésta es de algodón.

¡ Las cajas que se utilicen se identificarán de acuerdo al formato de marcación decajas.

7.1.4La foliaciónFolio: HojaFoliar: Acción de enumerar los folios solo por su cara recta.

Folio recto: Primera cara de un folio.

7.1.4.1 Requisitos para foliar documentos:

. La documentación a foliar, debe estar previamente clasificada de acuerdo a lastablas de retención documental. En los fondos acumulados, se foliará ladocumentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto deconservación en Archivo Central o Archivo Histórico.

. La documentación debe estar ordenada de acuerdo a los trámites que dieron lugara la producción. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento quedio inicio al trámite, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua.

o La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada y consisteen el retiro de duplicados idénticos, de folios en blanco y de documentos de apoyoen los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmentedepuración.

. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En elcaso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones)la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En elcaso de series documentales complejas (contratos, historias laborales,investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientestendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra

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Aroo MetroPolitonoCentro Oc(ident€

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1vERStÓN:04

DOCUMENTO CANTRALADO

repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará

de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.. Se debe foliar con lápiz de mina negra.

7.1.4.2 Descripción procedimiento de foliación

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Jefe de laDependenciao funcionarioresponsabledel archivode gestión

Enumerar de manera consecutiva,decir, sin omitir ni repetir números.

Foliación

No se debe foliar utilizando númeroscon el suplemento A, B, C, ó bis. Endocumentos de archivo que contienentexto por ambas caras, se registrará elnúmero correspondiente en la cararecta delfolio.Se debe escribir el número en la

esquina superior derecha de la cararecta del folio en el mismo sentido deltexto deldocumento.


Se debe escribir el número de maneralegible y sin enmendaduras sobre unespacio en blanco, Y sin alterarmembretes, sellos, textos o

Foliación No se debe escribir con trazo fuerteporque se puede causar daño

No se deben foliar las Pastas ni lashojas-guarda en blanco.

Los planos, mapas, dibujos, etc, que seencuentren tendrán el número de folioconsecutivo que les corresponde, aúncuando estén plegados. En el área denotas del instrumento de control o deconsulta se debe dejar constancia delas características del documentofoliado: tamaño, colores, título, asunto,fechas y otros datos que se considerenpertinentes. Si se opta por separar estematerial se dejará constancia medianteun testigo de su lugar de destino y eneste se indicará la procedencia. Esto eslo que se denomina referencia cruzada'

Foliacióndeplanos,mapas,dibujos

fuao lVletropolitono(enuo occid¿nte



Cuando se encuentren variosdocumentos de formato pequeñoadheridos a una hoja, a ésta se leescribirá su respectivo número de folio.

Fotografía

Las fotografías cuando están sueltas sefoliarán en la cara vuelta, utilizandolápiz de mina negra y blanda, tipo HB óB, correspondiendo un número paracada una de ellas.Si una o varias fotografías seencuentran adheridas a una hoja, aésta se le escribirá su respectivonúmero de folio.

Foliación

La foliación es una tarea previa acualquier empaste, proceso dedescripción o proceso técnico dereprografía (microfilmación odigitalización).


En caso de unidades de conservación(copiadores de correspondencia,legajos, tomos, libros de contabilidad,etc.) que ya vienen empastados,foliados ylo paginados de fábrica,puede aceptarse como mecanismo decontrol sin necesidad de refoliar amano.

Para el caso de unidadesdocumentales que se generan foliadaspor impresora, se dejará esta foliaciónsiempre y cuando en una unidad deconservación no haya más de una, encaso contrario, cuando haya más deuna, deberá refoliarse toda la unidad deconservación.

Si existen errores en la foliación, éstase anulará con una línea oblicua.evitando tachones.

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Areo MatropolitonoC¿nÍo O(eldeñte


DOCUMENTCI CONTRALADA

La documentación que ya se encuentrahaciendo parte del acervo documentalen Archivos Históricos, cuyos foliosestén sueltos v en blanco, se retirarán.

Foliación

No se deben numerar los foliostotalmente en blanco (costdos oempastados) que se encuentren entomos o legajos en archivos de gestióno archivos centrales.Para adherir documentos o fotografíasa una hoja, debe utilizarse pegantelibre de ácido o utilizar


En el caso de expedientes con más deuna carpeta, la foliación de la segundaserá continuación de la Primera,Ejemplo: El contrato de la obra X estácontenido en dos carpetas y el últimofolio terminó en 200, la segundacarpeta iniciara en 201 (esto favoreceel retiro o ingreso indebido de

Las carpetas del expediente, S€

controlan también consecutivamente.Para continuar con el ejemplo anterior,la carpeta que contiene los folios del 1

al 200 será la número 1 del contrato deobra y la carpeta que contiene los foliosdel 201 en adelante será la número2del mismo contrato.

7.1.5 Marcación de Unidad Documental:

Legajo vertical.

Calfe 25 No. 7.48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7, 10 y '14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279Pág¡na Web: www.amco'qov.co E-mail [email protected]'co


FÍIl|flfI:

SECGIÓH:

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Areo lvtrarryolftonoCsnao Q(ddenta

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1VERSTóN:04


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FEI}H* Fl]¡|r.4L:' r--- , I

Las unidades documentales deben estar en oficio.

Los documentos se deben alinear en la parte superior izquierda

Se deben utilizar ganchos plásticos

Su portada debe estar completamente diligenciada

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2, 7 , 'lO y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352229Página Web: www.amco.qov.co E-mail [email protected]


fñrrTt

Areo MatroPolilonctConlro Occidsnte

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1VERSTÓN:04

DOCUMENTO CONTRCILADO

;ONDO Entidad Productora de la documentac¡ón

sEcctÓN Escribe el nombre del área productora

SUBSECCION Nombre de la dependencia productora

SERIE Nombre General de la Serie

SUBSERIE Nombre de la Subserie

30DlGO Código asignado en la TRD

NOMBRE ldentificación de la unidad documental

No FOLIOS Número total de folios que contiene el expediente

{o DE EXPEDIENTE 3antidad de carPetas Por nombre

FECHA INICIAL echa en la que inicia el exPediente

FECHA FINAL echa en que cierra elexPediente

AREA

CAJA No \signado por el Archivo Central

LEGAJO No [ugar o posición que ocupa en la caja

7.1.6 Embalaje de documentos en cajas

. Las cajas serán suministradas por el Archivo Central.

. Las cajas se entregan desarmadas ya que por su tamaño es más fácil su traslado a

las dependencias. El personal de archivo informará como deben armar las cajas.

. Colocar las carpetas sobre su lomo dentro de la caja, en el respectivo orden

numérico ascendente y de izquierda a derecha. El número de orden de la unidad documental debe coincidir con el inventario

documentaly el índice de la caja.o ldentificar la documentación con elformato de índice de caja.

r ldentificar cada caja con elformato para marcación de caja.

¡ El número de caja será asignado por elfuncionario delArchivo Central.

7.1.7 Préstamo documentos de gestiónCada vez que la oficina productorá u otra requieran información, y sea indispensable retirar

el expediente para su reproducción, se debe llevar un control de los documentos prestados

utilizando el formato de préstamo de documentos.

carre 25 No 7-48 unidadAdminiii,:1f""ñ1,|:*S.r*il;],ll,,tÍ;ffidiffi&Ét72't9Fax (0e6) 335227e


Areo Matropolitono{enro O<cld¿nte


DOCUMENTA CONTROLADO

El préstamo de documentos de consulta o fotocopia, requerido por otras entidades opersonas particulares, debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectivadependencia teniendo en cuenta, proteger la información y los datos personales deconformidad con lo señalado en la ley 1273 de 2009 y ley 1581 de 2Q12.

7.1.8 Transferencia documental primaria

La transferencia documental primaria, consiste en el traslado de documentos de losarchivos de gestión al archivo central, una vez estos han cumplido con su trámiteadministrativo y han agotado su tiempo de retención de acuerdo a la TRD.

El encargado del archivo de gestión en coordinación con el funcionario encargado delArchivo central, acordará las fechas y se brindará apoyo para el traslado de ladocumentación.

Las transferencias sirven para:

. Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentosen las unidades administrativas e instituciones productoras.

¡ Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.. Concentrar la información útil ya sea para la toma de decisiones administrativas o

para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.o Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.o Guardar la documentación en condiciones de conservación óptimas.

7.1.9.1 Procedimiento de Transferencia Documental Primaria

Calle 25 No. 7-48 Unidad Admin¡strativa El Lago pisos 2, 7 , 'lO y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279Página Web: www.amco.eov.co E-mail d¡[email protected]


ldentificacióny depuracióndedocumentos

ldentifica los documentosque deben sertransferidos al ArchivoCentral, se seleccionande acuerdo a la TRD


fue<l ffletropolitoncrC€nro Occ¡deflto


DCICUMENTO CONTRALADO

No se envía alarchivo central:

Copias yduplicados dedocumentosoriginales,contables, queestén plenamentelocalizados.Notas internas,cuando no formanparte de un trámiteo no contenganinformaciónrelativa a algúnprocedimientoadministrativo.Los borradores deregistros que sehayan utilizado,para la elaboraciónde un registrodefinitivo.Propaganda,catálogos,publicaciones,documentos deapoyo informativo,propagandasoficiales u otrosregistros impresosde entidadesexternas.Los faxes, ya quesu contenido seborra y si esnecesarioguardarlo se debesacar una copia deeste.

Si la TRD indica que esnecesario realizar el

proceso de depuraciónse procede a extraeraquellos documentos

que no deben enviarse alArchivo Central.


Depuracióndedocumentos

Catle 25 No. 748 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7 , 10 y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279

Página Web: www.amcg.qov.co E-mail direccion@amco'oov.coPereira - Risaralda - Colombia

Aroo MatropolitonoCenro Occldent¿

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1VERSIÓN: 04

DOCUMENTA CONTRALADO

Organizacióndocumentos

Una vez identificados ydepurados losdocumentos, se agrupanlas unidades deconservación de acuerdocon su serie y orden deproducción (cronológicoo numérico).


Las unidadesdocumentales seorganizan con cartulinastamaño oficio tamañooficio, donde va laportada, diligenciadacompletamente, sealinean todos losdocumentos en la partesuperior izquierda,retirando todo el materialmetálico.


Portada

Los legajos o carpetasorganizadas, se folian,sin enmendaduras, conlápiz, y númerosconsecutivos en la partesuperior derecha. Encaso de tener otro sepone un slash (/) sobre elnúmero y sigue con elconsecutivo.


Registros de granformato no debendoblarse, secolocaránhorizontalmente oenrollarse en tubosrecubiertos de telade algodón o papelneutro, con elcorrespondienteíndice.

Registros deformato pequeño:conservar enbolsas conperforaciones y encajas de archivocon índices

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrat¡va El Lago pisos 2, 7,10y 14 - PBX. 3356535y 3357218 Fax (096) 3352279Página Web: www.amco,qov.co E-mail [email protected]


Areo MetropolitcrnoCe¡lo Oc¿idente

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1VERS/ÓN:04

DOCUMENTO CANTROLADA

Amarre. Los expedienteso grupo de documentosno se deben amarrar,pues el contacto con lapita o cordel genera larotura de los bordes. Encaso que por el tipo dematerial o para retozarlas unidades deconservación a transferir,se requiera amarrarlos,se recomienda utilizarcinta de taya, ya que


Organizacióndocumentos Jefe de la

Dependenciao funcionarioresponsabledel archivo

Se embala en cajas

Se diligencia ellnventario ÚnicoDocumental, lamarcación de índicespara la caja y lamarcación de cajas.


lnventarioÚnicoDocumental,Marcaciónde indices,Marcación

Seguimientodetransferenciadocumental

En el seguimiento,se evidencia loserrores y se daorientación paraque el proceso seefectúe bien

Durante todo el procesorealizado por ladependencia, se realizanseguimientos al procesode transferenciadocumental.

Funcionarioresponsabledel archivocentral ehistórico

Control yseguimiento

lnventarioÚnicoDocumental

El funcionario deCentral e Histórico, revisala transferencia, si seencuentra acorde con lastablas de retencióndocumental se entrega elinventario firmado yescanedado. Si presentaobservaciones se realizala devoluc¡ón para lacorrección

Se hace la entrega de lascajas al personal delArchivo Central, quienesdevolverán la copiaescaneada del inventariofirmada.

Jefe de laDependenciay funcionarioresponsabledel archivode gestión ehistórico

Entrega detransferénciadocumental

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7, 10 y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279Página Web: www.amco.oov.co E'mail [email protected]


Aroo MetropolitoncrCentro Occld€ote



7.2 Archivo Gentral (Segunda Etapa)En este archivo, se agrupan todos los documentos transferidos o trasladados por losdistintos archivos de gestión, se organiza para poder consultar, se conserva y se da ladisposición final teniendo en cuenta lo siguiente:

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrat¡va El Lago pisos 2,7,10 y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279Página Web: www.amco.oov.co E-mail d¡[email protected]


Entrega detransferénciadocumental

Se envía el InventarioÚnico Documental porcorreo al Archivo Centralpara anexarlo a la basede datos y se imprime unoriginal para firmas deentreqa v recibido.

funcionarioresponsabledel archivode gestión ehistórico

lnventarioÚnicoDocumental

Se debe conservar elescaneo del inventariode traslado paraconsultas posteriores ydeterminarresponsabilidades.


InventariotJnicoDocumental

Autocontroldesarrollodelprocedimiento

Confrontación deInventario documentalcon las unidades deconservación y la TRD(tablas de retencióndocumental).


Realizar un punteo de ladocumentación que vaser entregada entransferenciadocumental.Aplicar procedimiento detratamiento de noconformidad, Accióncorrectiva o Acciónpreventiva si se identificala ocurrencia de noconformidad


Registros deTNC ,AC,AP

Arecr MctropolitonctCenÍo Occid¿ñte


338'i&Y¿',DOCUMENTO CANTROLADA

r Al recibir los documentos en el archivo central, se debe efectuar una revisión de las

unidades transferidas, verificando su integridad y asegurándose que correspondana la información contenida en el inventario.

. Se ubica la documentación y se da una asignatura topográfica definitiva de acuerdocon el lugar que este ocupando cada unidad de conservación.

o La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipuladoen las tablas de retención documental.

. Se facilitará la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general,

de acuerdo a las normas que lo regulen.

7.2.'l Funciones del Archivo CentralEl área de archivo propiamente dicho debe cumplir las siguientes funciones:

r Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la documentacióninstitucional sea recuperable para uso de la administración y como fuente de lahistoria.

. Administrar adecuadamente los documentos, acordes a las pautas y principios

establecidos por la Ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de

la Nación.. Dirigir y controlar la gestión documental del área Metropolitana.. Proponer cronograma la transferencia y eliminación de documentos para

presentarlo aljefe inmediato y Comité de Archivo, de acuerdo con los criterios de latabla de retención documental.

. Proponer el plan de capacitación para el recurso humano de su área.

. Conservación y limpieza anual de los archivos de gestión, central e históricoverificando su cumplimiento conforme a la tabla de retención documental y demásnormas Legales.

. Optimizar el funcionamiento de los archivos central e histórico.

. Recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias.

. Organizar el archivo central de acuerdo a las dependencias y normas del ArchivoGeneral de la Nación.

¡ Actualizar la base de datos de acuerdo a los documentos que se encuentren en el

archivo central.. Hacer seguimiento a la documentación que ha sido entregada a los funcionarios y/o

contratistas en carácter de préstamo.. Facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central e

histórico.¡ Rendir informe anual o cuando así se requiera, de las actividades, programas y

desarrollados durante el período.o Brindar apoyo a las dependencias con el fin, de que los documentos que se

encuentran en el archivo de gestión, estén conforme las normas archivísticas, para

lograr una organización y facilitar las transferencias documentales.. Aplicar y actualizar las Tablas de Retención Documental.

ca l re 25 No 7_48 u n idad Adm i n iii,:ljl fr1f,üfiU¡ll l',ftilXáffilJfir7

21 B F ax (0e6) 33s227e


Areo MetropolitonoCenko O<ticbnt€


í;F iol^i!;1,DOCUMENTA CONTROLADA

. Velar por la organización, consulta y custodia de los documentos y registros duranteel ciclo vital de estos, de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de laNación y el Comité de Archivo de la entidad.

. Apoyar la ejecución de transferencias documentales de las Subdirecciones, ydependencias al Archivo Central.

. Custodiar y ofrecer servicios de consulta de la documentación a los clientesexternos como internos.

7.2.2 P¡ocedimiento de préstamo y consultaCuando las oficinas requieran consultar los documentos que se encuentran en el archivocentral e histórico, deben tener en cuenta la protección de la información de los datospersonales de conformidad con lo señalado en la ley 1273 de 2009 y ley 1581 de 2012.

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrat¡va El Lago pisos 2,7 , 10 y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279Página Web: www. amco.qov.co E-mail [email protected]


Solicitud

Enviar un correo electrónico a gestiónadministrativa solicitud, donde informaen forma detallada la documentación asolicitar.

Jefe deDependenciaoFuncionariosolicitante

Correoelectrónico

Se realiza búsqueda en la base dedatos del archivo centrale histórico.

Funcionarioencargadodel ArchivoCentral eHistórico

Base deDatos

En caso denoencontrarlose solicitamasinformación

Ubicacióndedocumentación

Si la documentación se encuentra en elarchivo histórico, se envía correosolicitando la información para serenviada al área.


Correoelectrónico

Se realizasolicitudenviandoformato deempresa decustodiaestablecidopara ello.

Si la documentación se encuentra en elarchivo central, se extrae y sediligencia en el formato de préstamo dedocumentos.


PréstamodeDocumentos

Areo MctropolitonoContro O<cldente


DOCUMENTO CANTRALADA

En caso de pérdida o deterioro de un documento, la responsabilidad recae en la personaque firmo elformato de préstamo.

7.2.3 Transferencias secundarias

Es el traslado de documentos del archivo central archivo histórico luego de cumplido el

tiempo de retención de los documentos en la fase de archivo central.

Todos aquellos documentos que tienen valor histórico podrán ser objeto de transferencia

secundaria a un archivo permanente o definitivo, que bien puede estar ubicado en un

depósito de la misma dependencia del archivo central, o en casos especiales, en depósitos

diseñados para la custodia y consulta del archivo histórico.

Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y

tiene como fin garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural ehistórico), más allá de las necesidades institucionales de conservarlos.

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7, 10 y 14 - PBX. 3356535 y 33572'18 Fax (096) 3352279

Pág in a Web : www. am co. qov. co E-ma il djrcggign@g:neegov' cS


Formato depréstamodedocumentos

Control

Si es un funcionario del área elsolicitante, firmara el formato depréstamo de documentos comorecibido.Devuelva la documentación al ArchivoCentral en eltiempo acordado.

Si tiene razones para retener eldocumento informe al funcionario delarchivo central.

Formato depréstamodedocumentos

Una vez devuelto el documento debeasegurarse de que el funcionario dearchivo cancele la salida.

Funcionariosolicitante.Funcionarioresponsabledel archivocentral ehistórico

Este documento se rearchivará yaen el archivo de gestión o histórico.

Funcionarioresponsabledel archivocentral ehistórico

Arao Metropolitono(entro Oc(¡dent6

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1VERSIÓN:04


7.3 Archivo Histórico (Tercera Etapa)

7.3.1 Gonservac¡ón y Eliminaciónlmplica decidir cuáles documentos se deben conservar como testimonio del pasado ycuales se deben destruir. Abarcan las siguientes actividades:

o ldentificación y descripción de las series documentales.

. Establecimiento de programas de conservación y evaluación de documentos.

. Evaluación de documentos; determinación de los documentos que se justificaconservar.

. Eliminación periódica de documentos no permanentes y transferencia dedocumentos permanentes a los archivos históricos o a los nacionales.

8. MANEJO ARCHIVO DE HISTORIAS LABORALESEl Departamento Administrativo de la Función Pública mediante la circular 1000 de 2001define la "HISTORIA LABORAL como: unidad documentalque comprende la hoja de vida ylos documentos soportes de educación y cursos en general, los certificados laborales, lascalificaciones de servicio para los cargos de carrera del sector público y todos aquellosdocumentos que incidieren en el desempeño laboral de la persona".

lgualmente, es necesario conocer los documentos de valor administrativo y legal que debenconservarse en el expediente, impidiendo el ingreso de documentos innecesarios o de valorinformativo inmediato o de ciclo vital corto. No se requiere conservar en la historia laboral:

. Las cartas de notificación de vacaciones.

. Formatos de solicitud de ausencia por medios días

. Desprendibles de sueldos.

E proceso de identificación de tipos documentales necesarios en el expediente, debe seradelantado por el Comité de Archivo del AMCO, y serán ellos quienes determinen conexactitud los tipos documentales esenciales del expediente, atendiendo a lasrecomendaciones que sobre este particular hagan los organismos del estado pertinentescomo el Archivo General de la Nación o el Departamento Administrativo de la FunciónPública.

8.1 La tabla de retención documental en la historia laboralEl área de Recursos Humanos le corresponde la administración y la conservación de laserie documental denominada historias laborales, una vez realizado el ejercicio devaloración documental se le ha establecido un tiempo de retención de 2 años en el archivode gestión y de 100 años en archivo central y como disposición final.

carle 25 No 748 u n idad Admin ¡ilit:il fr1r"iM;l,ll''í;iñáffii&3t7 21 8 F ax (0e6) 335227e


Areo Metropolitoncr(¿ntro Oc(ld¿ot6


9?F,i;^i!,"DOCUMENTO CONTRALADA

Se debe tener en cuenta que las hojas de vida de personas aspirantes a un cargo, no sedeben confundir ni mezclar con las historias laborales; dichas hojas de vida se constituyencomo documentos informativos útiles para la elección de la persona que reúna requisitospara optar a un cargo vacante, no son documentos de valor administrativo ni tampocoserán objeto de transferencia al archivo central.

La Circular No 004 del 2003 y los criterios técnicos establecidos por el Archivo General dela Nación, cada Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos,respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:

e Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo.¡ Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo.. Oficio de aceptación de nombramiento en el cargo o contrato de trabajo.o Documentos de identificación. (Cédula de ciudadanía, Tarjeta Profesional, Libreta

Militar).. Hoja de Vida (Formato Único Función Pública). Soportes documentales de estudios (Diplomas, Actas, Talleres, Seminarios, Cursos,

organizados cronológ icamente). Experiencia que acrediten los requisitos del cargo.r Acta de posesión.. Pasado Judicial- Certificado de Antecedentes Penales.o Certificado de Antecedentes Fiscales.o CertificadodeAntecedentes Disciplinarios.o Certificado de aptitud laboral (exámenes médicos de ingreso, historia clínica,

ocupacional).o Declaración de Bienes y Rentas.¡ Examen médico de ingreso.¡ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación

etc.

a

o

Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:

vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos,

ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de

contrato, pago de prestaciones entre otros.

Evaluación de desempeñoActo administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde

consten las razones del mismo: Suspensión del cargo, insubsistencia, destituciÓn,

aceptación de renuncia del cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra

entidad, etc.

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7,10 y 14 - PBX. 3356535 y 33572'18 Fax (096) 3352279Página Web: www.amco.qov.co E-mail direccion@amco'oov.co


Arco MctropolitonoCenao O(cld¿nt€


íE'-'iok!;1,DOCUMENTO CONTROLADA

Las entidades de acuerdo a su naturaleza jurídica y responsabilidades particulares, pueden

hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola.

lgualmente, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia dela administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios queestán a cargo.

En la elaboración de cada una de estas carpetas de Historias Laborales se debe tener encuenta:

o Los documentos deben estar ordenados atendiendo la secuencia propia de su

producción.. Las Historias Laborales deben estar en carpetas individuales, siendo el primer

documento con la fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente.

. Se debe foliar con lápiz de mina negra en la esquina superior derecha, legible sin

enmendaduras. En caso de existir otra foliación, esta se anulará colocando sobre la

misma una línea oblicua y quedará como válida la ultima realizada.o La foliación debe ser consecutiva de uno (1) a (infinito) independientemente del

número de carpetas, por ejemplo: Carpeta 1. Folios 1 -200, Carpeta 2. Folios 201 -

400, y así sucesivamente. Cada expediente podrá estar contenido en varias

unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, cada carpeta

debe tener máximo 200 folios.. Registrar los documentos en el Formato Hoja de Control de Historias Laborales, que

se anexa a la carpeta lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.

Así mismo para cuando el servidor se retira de la entidad.o Los espacios para el archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso

restringido y con medidas de seguridad.o Durante el desarrollo del proceso de organización se realizará el reemplazo total o

parcial de las carpetas.. Retirar todo tipo de material biodegradable y oxidante como clips, cintas, grapas y

todos los elementos que traen suciedad y daño a los documentos. De igual manera,

los documentos deteriorados se someterán a tratamiento y reparación física ypreventiva.

Las historias laborales no deben presentar:

. Documentos sueltos sin foliación.

. Duplicidad de copias de los documentos de identificación, ceftificados laborales,entre otros.

. Formatos y formularios no están debidamente diligenciados ni aprobados con lasfirmas y sellos de radicados.

calle 25 No' 7'48 s¡idadAdminiii;:ilffi,lffiel,35tftffñ-á31t"t"1il3t7218Fax (0e6) 335227s


Arecr Matropolitoncr(eñtTo Occtd¿nte


333¿iirY;1DOCUMENTO CANTRALADA

o La copia del empleado de los formularios de afiliaciones de formularios de SeguridadSocial.

. Documentos en papel fax, estos deben ser reemplazados por fotocopias.

. No debe presentar documentos que no se encuentren alineados hacia la paftesuperior de la carpeta, teniendo en cuenta los diferentes tamaños de papel

almacenados en la carpeta.

8.2 Tiempo de Conservación Historia LaboralEl tiempo de conservación de la Historia Laboral, Dentro de la normatividad legal está elCódigo Sustantivo del Trabajo, que señala en el artículo 39 el valor probatorio que tiene elcontrato de trabajo, en el artículo 42 la cerlificación del contrato, en el artículo 151 lasautorizaciones especiales por escrito.

El artículo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas, señalando:"Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar ensus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo deservicio de sus trabajadores y los salarios devengados".(negrillas y subrayado nuestro)

Ahora bien, elArchivo General de la Nación ha aprobado Tablas de Retención Documentalcon un tiempo de retención para las Historias Laborales entre 80 y 100 años, el cualempieza a contarse a partir del retiro del funcionario ylo trabajador.

Durante el desarrollo del proceso de organización se realizará el reemplazo total o parcialde las carpetas.

8.3 Hoja de Control Historias LaboralesLas entidades del estado deben registrar el ingreso de documentos a los expedientes deHistorias Laborales de los funcionarios, mediante la utilización del Formato HOJA DECONTROL.

HISTORIA LABORAL - HOJA DE CONTROL

Nombre del Funcionario:

FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLTO (S)

Fecha de elaboración:

Firma:Jefe Administrativo y/o Recursos Humanos

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7,10 y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279Página Web: www.amco.oov.co E-mail [email protected]


Firma:Funcionario responsable manejo Historia Laboral

Aroo MatropolitonoC¿neo Occlcl¿nte


?,3R'iokYí,DCICUMENTO CONTRALADO

Nombre del funcionario: Debe consignarse el nombre completo del funcionario al que

corresponde la historia laboral.

Fecha: Debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). S¡ los documentoscorresponden a anexós de otro principal como el Formato Único de Hoja de Vida o de oficioremisorio, deberá tenerse en cuenta las fechas de estos últimos.

Tipo Documental: Debe consignarse el nombre del documento así: Resolución de

Nombramiento, Certificado de estudios, Afiliación a Fondo de Pensiones, etc.

Folios: Debe consignarse el número del folio (s) que corresponde(n) al tipo documentalanotado, por ejemplo: Acta de Posesión folio 5, o Resolución de Comisión de Estudios,folios 7-9 porque este documento tiene 3 folios.

Fecha de elaboración: Debe consignarse la fecha en que se diligenció el formato para

cada expediente.

Firma del Jefe de Recursos Humanos: El Jefe de Recursos Humanos debe firmar cadaHoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro delfuncionario de la entidad o por

haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice.

Firma del funcionario responsable del manejo de historias laborales: Debe firmar cadaHoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o porhaberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice.

Esta Hoja de Control debe ser adherida a la parte interna de la solapa izquierda de lacarpeta que contiene el expediente de Historia Laboral de cada funcionario y deberáactualizarse a medida que se vayan ingresando nuevos documentos.

8.4 Ubicación de carpetas de las historias laboralesSe recomienda iniciar la ubicación de las carpetas en la estantería o en los archivadores,del sentido superior a inferior, es decir, llenando primero la gaveta superior, luego la

segunda, la tercera y así sucesivamente.

La ordenación de los expedientes en archivadores de gaveta, por el sistema numérico o pornúmero de cédula. Cualquiera que sea el método de ordenación elegido, es apropiadosiempre y cuando todo el tiempo se haga de la misma manera constituyéndose como unapolítica institucional y no que sea el funcionario de turno quien elija el método.

8.5 Disposición final de las historias laboralesCorresponde al Comité de Archivo de la entidad establecer los valores secundarios quepuedan adquirir las historias laborales, procedimiento para la disposición final que puedeser la eliminación.

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7 , 10 y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279Pág¡na Web: www.amco.qov.co E-mail [email protected]


Areo MstropolilonoContro Oc(ld¿nt¿

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1VERS/ÓN:04

DOCUMENTO CANTRALADA

9. TABLAS DE VALORACION DOCUMENTALEl Acuerdo 039 de 2002 de AGN, contempla que el conjunto de documentación producidaantes de la aprobación y aplicación de la Tabla de Retención Documental en los archivosde gestión, se denomina fondo acumulado los cuales no tienen ningún criterio archivístico,pero será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla deValoración Documental.

La valoración documental es el proceso por el cual se determinan los valores primarios ysecundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentesgases del archivo. Se analizarán desde:

. La trascendencia como testimonio de la entidad.¡ La trascendencia de la actualización de la administración.o La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia.

9.1 lmportancia de las tablas de valoración documental (TVD) Para la administración:

o Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuadotratamiento de la documentación en su segunda y tercera fase.

o Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos.

. Sirven de guía a la administración y al área de archivo para realizar lastransferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente.

o Garantiza el derecho a la información.o Favorece una adecuada selección documental.o Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico, y

racionaliza recursos y espacios.

9.2 Aplicación de las tablas de valoración documentalLa aplicación de las TVD será inmediata si la documentación cumple con los tiempos deretención establecidos en el Archivo Central o segunda etapa del ciclo vital de las seriesevaluadas.

Se debe elaborar un inventario de la documentación que cumplió el tiempo asignado en laTVD con elfin de transferir la documentación al archivo histórico delAMCO, si es el caso al

Archivo Generalde la Nación.

En caso de que la opción sea:

9.2.1 Selección documental, se revisará el procedimiento indicado y no hay objeción al

tipo de muestreo y se conoce con cerleza qué otras fuentes ofrecen la posibilidad dereconstruir la información, se procederá a separar la muestra indicada y se elaborará un

catte2s No' 7-48 unidadAdminiiij;:lil'rft1fi,üffi¡],ll"tfrJrñáffiilÉt7218Fax (oeo) 335227e


inventario de la documentación restante apropuesta de eliminación de la misma.

Arco l\AstropolitoncrCentro Occldente


DOCUMENTO CCINTROLADO

fin de presentar al Comité de Archivo la

9.2.2 Eliminación documental, deberá estar basada en las tablas de retencióndocumental o en las tablas de valoración documental, deberá ser aprobada por el Comitéinterno de Archivo. Cumpliendo con lo siguiente:

. Por un periodo de 30 días se deberá publicar en la página web de la entidad, elinventario de los documentos que pueden ser eliminados, de forma que losciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre el proceso.

. La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, deberá constar en unacta de eliminación de documentos.

o Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido eliminados,se conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos publicados ensu página web para su consulta.

. La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseriesdocumentales y no por tipos documentales.

Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General deArchivos ART¡CULO 25. Eliminación de documentos: Es la destrucción de los

documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valorhistórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

ARTICULO 27. Autorización para eliminación. La autorización para eliminación dedocumentos será de responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad, el cual deberálevantar en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas.

9.2.2.1 Descripción del procedimiento eliminación de documentos

Qalle 25 No. 7-48 Unidad Administrat¡va El Lago pisos 2,7, 10 y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279Pág ina Web : www. amco.qov. co E-ma il di[@ien@3!nc9=9.9v. cg


Coordinación

Coordina con lasdependencias interesadas elproceso de eliminacióndocumental, y asesora sobrela normatividad vigente paraadelantar el proceso deeliminación de documentos.

Jefe o Líder deproceso yFuncionario dearchivo centrale histórico

Selección dedocumentos

Se selecciona losdocumentos a eliminarteniendo en cuenta la TRD

Delega a dos (2) funcionariosde la dependencia para quese encarguen de verificar laeliminación de los dcmtos.

Aroo MetropolitoncrCentro Occidente



Jefe o Líder deproceso

Selección dedocumentos

Se realiza, verifica, aprueba yfirma el acta de eliminación,relacionando los documentosque ya perdieron su valor y

Se realiza lasolicitud a

través de unoficio o correo

electrónico

Solicita la autorización parala eliminación de losdocumentos al Comité deArchivo de la Entidad, através del secretario delComité.

Jefe o Líder deproceso

Autorizaciónparaeliminación dedocumentos

Confronta el Acta deeliminación y la TRDverificando que losdocumentos y las seriesseleccionadas se puedeneliminar. Emite conceptotécnico al Comité de Archivo,teniendo en cuenta laprotección del medioambiente y los recursosregionales disponibles parala eliminación.

Secretario deComité deArchivo yFuncionario deArchivoCentral eHistórico

Acta deEliminación,

TRD

Evalúa el concepto técnico elActa de eliminación, y loautorizaAutorización

paraeliminación dedocumentos

Con base en el acta dereunión del Comité deArchivo, comunica a ladependencia la decisión delComité.

SecretarioComitéArchivo

Secretario deComité deArchivo, Jefe oLíder deControllnterno.

Acta dereunión

Eliminación dedocumentos

Una vez han sido destruidoslos documentos, se levantaun acta, indicando que losdocumentos fueronsometidos al proceso dedestrucción, lugar, fecha yhora establecido para ello yfirman.

Catle 25 No. 7-48 Unidad Administrat¡va El Lago pisos 2,7,10 y 14 - PBX. 3356535 y 33572'18 Fax (096) 3352279Página Web: www.amco.oov.co E-mail [email protected]


Aroo MatropoliloncrC¿nbo Occldente


33F,i;-y,1,DOCUMENTO CANTROLADA

9.2.3 Gonservación total, se hará el inventario de la totalidad de la serie que cumpliÓ laretención en su segunda etapa de vida y se transferirá al archivo histórico del AMCO, por

tratarse de un ente descentralizado.

Si se decide que debe llevarse a otro ,soporte, ya sea microfilme o digital, se puede

efectuar, siempre y cuando, la documentación esté debidamente organizada.

ro. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)De acuerdo al artículo 24 de la Ley 594 de 2000, "Obligatoriedad de las Tablas deRetención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las

respectivas Tablas de Retención Documental". Estas son un listado de series, subseries ytipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una

entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo depermanencia (de riguroso cumplimiento) en cada fase de archivo.

Las Tablas de Retención Documental de elÁrea Metropolitana de Centro Occidente fueronaprobadas mediante Acuerdo 011 del 07 de diciembre del 2005, adoptadas y divulgadasen la resolución 343 de junio 10 de 2208y actualizadas en el año2011, con aplicación apartir del 01 de enero de 2011.

Las tablas de retención documental deberán actualizarse en los siguientes casos:

. Cambios en la estructura orgánica de la entidad.

. Cambios en las funciones.¡ Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación.¡ Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país.. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.. Generación de nuevas series y tipos documentales.o Cuando se afecte la producción de documentos.

De las actualizaciones de las tablas de retención documental deberá llevarse un registrodocumentado con los cambios que se hayan realizado que permitanlatrazabilidad y controldel instrumento.

Los Subdirectores y profesionales a quienes estos deleguen esta tarea, son losresponsables de la aplicación de la Tabla de Retención Documental.

10.1 lmportancia de las tablas de retención documental:

o Facilitan el manejo de la información.o Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.. Ayudan a controlar la producción y trámite documental.. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención

en ella estipulados

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrat¡va El Lago pisos 2, 7 , '10 y 14 - PBX. 3356535 y 33572'18 Fax (096) 3352279Página Web: www.amco.qov.co E-mail [email protected]


Arao lVlotropolitoncrCento O(cldent€


DACUMENTA CANTRCILADO

¡ Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácterpermanente.

. Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases del archivo.

10.2 Aplicación de las tablas de retención documentalSe debe hacer una difusión en la entidad indicando:

. La fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.o El instructivo de su aplicación; y las normas para la organización de los archivos de

gestión en concordancia con la tabla de retención documental de cadadependencia.

10.3 Actualización Tablas de Retención Documental.Actualizar oportunamente la Tabla de Retención Documental cuando la modificación de laestructura orgánica o las funciones de la dependencia; la generación de nuevosdocumentos y trámites administrativos así lo ameriten.

10.3.1 Descripción procedimiento de Actualización Tablas de Retención Documental.

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7, 10 y 14 - PBX. 3356535 y 33572'18 Fax (096) 3352279Pág i na Web: u^tr^!. a¡¡-Sg.-S-Oy. cg E-ma il d i reccion@amco. oov.co


Jefe o Líderde proceso

Manual deFunciones,ActosAdministrativos

ldentificacióny trámite

ldentifica las nuevas funcioneso trámites que afectan laproducción de documentos enla dependencia, consultando elo los actos administrativos que

Tramita con el funcionario delArchivo Central e Histórico lapropuesta de actualización,identificando claramente lanormatividad que regula laproducción, trámite yconservación de ladocumentación en su

Jefe o Líderde proceso,Funcionariodel archivocentral ehistórico

Funcionariodel archivocentral eHistórico

Análisisestudio

Analiza la información recibidacon el objeto de definir series ytipos documentales que laconforman y la normatividadque rige su producción.

fuoo AÁatrapolltonoC¿ntró Ocdd€nt€


DOCUMENTO CONTROLADA

Análisisestudio

Estudia, con el apoyo de ladependencia solicitante, elvalor administrativo, legal,fiscal o eventualmentehistórico de los documentos,con el fin de determinar lostiempos de retención ydestinación final.

Funcionariodel archivocentral ehistórico y elJefe o Líderde Proceso

N/A N/A

Ejecución

Adelanta el trámite deaprobación sobre laactualización de la tabla deretención documental, ante elComité de Archivo.

Funcionariodel archivocentral ehistórico

Tabla deretencióndocumental.

N/A

Transmite a la dependenciasolicitante,, la decisiónadoptada por el Comité deArchivo

Funcionarigdel archivocentral ehistórico

N/A N/A

Aplica la Tabla de RetenciónDocumental actualizada en sudeoendencia.

Jefe o Líderde proceso

TRDactualizada

N/A

Autocontroldesarrollo delprocedimient

o

ldentificar de los documentosque genera la dependencia,series que no aparecenregistradas en la Tabla deRetención Documentalviqente.

Jefe o Líderde Proceso

N/A N/A

Verificación, subseries, tiposdocumentales y disposiciónfinal concuerden con losdocumentos que qenera.

Jefe o Líderde Proceso

N/A N/A

Aplicar procedimiento detratamiento de noconformidad. Acción correctivao Acción preventiva si seidentifica la ocurrencia de noconformidad.

Funcionariodel archivocentral ehistórico y elJefe o Líderde Proceso

Registrosde TNC ,AC

,APN/A

Calle 25 No. 748 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7,10 y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279Página Web: www.amco.oov.co E-mail [email protected]


Aroo MatropolitoncCentro Oc(icJoote

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1vERs/ÓN: 04

DACUMENTO CANTRALADA

II. COMITE DE ARCHIVOMediante Resolución No 288 de abril 30 de 2012 "Por la cual se modifica la resolución No197 del 10 de febrero de 2010 del comité de archivo del Área Metropolitana", Artículosegundo: La función básica del comité de archivo es la d asesorar a la Dirección en ladefinición de políticas, programas de trabajo y toma de decisiones en los procesosadministrativos y técnicos de los archivos.

En desarrollo de su función básica, el comité cumplirá las siguientes funcionescomplementarias:

. Unificar criterios y normalizar los procedimientos sobre la producción de documento,número de copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo decomunicaciones oficiales internas y externas, lugar y tiempo de conservación.

. Velar porque el local donde se encuentra ubicado el archivo, reúna las condicionesnecesarias que garanticen la conservación adecuada de los documentos. Dandocumplimiento al Acuerdo 037 de Septiembre 20 de 2002.

o Estudiar y avalar las Tablas de Retención Documental del Area Metropolitana delCentro Occidente y propender por su correcta conservación, actualización yaplicación.

. Asesorar y dar respuesta a las consultas que sobre el manejo y administración delos documentos y archivos se presenten.

. Analizar lo relativo al valor histórico de los documentos y establecer lineamientossobre selección y descarte de estos.

. Proponer la adopción de políticas y normas que coadyuven al manejo eficiente delos documentos que produce el área.

. Seleccionar y definir el medio de destrucción de los documentos, con base en lasdisposiciones legales vigentes.

. Asesorar a la Dirección en la selección de tecnologías para conservación dedocumentos.

. Propender por la capacitación y actualización del personal en lo referente aadministración documental.

. Darse su propio reglamento.o Registrar a través de actas las decisiones tornadas en cada reunión.. Las demás inherentes a la finalidad y naturaleza del Comité.

El comité de archivo del Área Metropolitana Centro Occidente estará integrado de la

siguiente manera:

o El Director o su delegado, quien lo presidirá;. Tesorero. Subdirector de Desarrollo Metropolitanor Profesional Universitario (Analista de Proyectos) quien actuará como secretario

técnico del comité.

calre 2s No 7_48 unidadAdmin1ji,:ffirñffiSüil¡l,ll,,,ftIrLXdffiiJfi.721'Fax (0e6) 335227s


Arco MetropolitonctCengo Occidanta


OOCUMENTO CANTRALADCI

¡ Profesional Especializado GestiónAdministrativao Profesional Universitario de Recursos Físicos

Además, podrán as¡stir como invitados aquellos funcionarios, particulares o especialistas,cuya presencia se considere importante o conveniente para el tratamiento de temasespecíficos.

I2. PERSONAL DE ARCHIVO CENTRAL.El personal contratista ocupado en la coordinación de los depósitos de archivo, debeadministrar y desempeñarse en las áreas archivísticas, seguir rigurosos principios de ética,tener en cuenta variables como servicios, estado de organización y volumen de la masadocumental.

12.1 Misión y Étlca de tos responsabtes delArchivo Centrale Histórico

. Protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que

constituyan fiel testimonio del pasado.o De acuerdo con los criterios archivísticos valorará, seleccionará y conservará el

material de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental,manteniendo el principio de procedencia y de orden original de los documentos dearchivo.

o Evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de losdocumentos.

. Garantizar el continuo acceso a los documentos.o Promover el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a

todos los usuarios de manera imparcial.. Respetará tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro

del marco de la legislación vigente.o No deberá utilizar en beneficio propio la confidencialidad de la información

documental.. Trabajará conjuntamente con los funcionarios de otras áreas para promover la

conservación y la utilización de la herencia documental de la entidad.

I3. EQUIPO Y MOVILIARIODe acuerdo con las funciones del archivo, el AMCO deberá definir el uso de recursosinformáticos como computadores, scaner y redes que faciliten los procedimientos en elarchivo central.

13.1 Gondiciones Generales de edificios y locales destinados para archivos.Según el Acuerdo No 049 del 5 de mayo de 2000 "Conservación de Documentos", losedificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condicionesde edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento quegaranticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

cale2s No 7.4B unidadAdminii$:il,ff1ffiüffi¡131,,,frJrilÉffiiJÉ.7218Fax (oeo) 335227e


Aroo MatropolitcnoC¿ntro Occld¿nta


DOCUMENTO CONTROLADO

La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

13.1.1 Ubicación.o Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de

lnundación y que ofrezca estabilidad.. Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por

atentados u objetivos bélicos.o Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural

incremento.

1 3.1.2 Aspectos Estructu rales.Si se utilizan estantería de 2.2Q mts de alto, la resistencia de las placas y pisosdeberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 klmtZ, cifraque se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayortamaño señalado.Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignifugosde alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener eltiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivaspara la documentación.

1 3.1.3 Capacidad de almacenamiento.Los depósitos se dimensionaran teniendo en cuenta:

¡ La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del materialdocumental.El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que

establezcan los procesos de retención y valoración documental.

13.1.4 Estantería:Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordeso aristas que produzcan daños sobre los documentos.Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y

estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamenteestableSi se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se debenutilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todocaso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para

evitar desgarres en la documentación.El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento dedocumentos ni de ningún otro material.



Aroo MctrcrpolitonoCentro Occid¿nte


DOCUMENTO CANTRALADO

I 3.1.5 Distribución de Estanterías.r La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo

de 20 cm., entre éstos y la estantería.. El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de

70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.. La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación

acorde con la signatura topográfica¡ Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los

elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.

I 3.2 Archivadores verticalesUtilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para laconservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

13.3 ContenedoresPara documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video,rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y C.D., se tendráen cuenta lo siguiente:

¡ Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajasde pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.

. Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica enpolipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vaporesácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad deconservación contendrá solo un disquete o C.D.

Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con lascondiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa,ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación

13.4 Mantenimientoo Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no

incremente la humedad ambiental.o Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y

para el efecto se deben emplear aspiradoras.

14. DOCUMENTOS RELACIONADOS (Referencias)

Lev 4 de 1913

Ley 47 de 1920

Ley 45 de 1923

Ley 40 de 1932

Obligación de recibir los archivos por inventario y arreglarlosconvenientemente de acuerdo al tiempo en que funcionen.

Protección del patrimonio documental y artístico.

Conservación de documentos bancarios. (Art.99).

Registros y reformas civiles de las personas.

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2, 7 , 10 y 14 - PBX. 3356535 y 33572'18 Fax (096) 3352279Página Web: www.amco.qov.co E-mail [email protected]


Ley 14 de 1936

Decreto 2527 de 1950


Lev 163 de 1959

Decreto 264 de 1963


Decreto 960 de 1970


Ley23 de 1981

Ley 39 de 1981

Lev 23 de 1982

Lev 57 de 1985

Ley 63 de 1986

Decreto 624 de 1989

Lev 80 de 1989




Ley 31 de 1992

Lev 6 dq 1992



Arecr MetropolitanoCen$o O(c¡dento

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1

D o c u M E N r " "Xa^F,t'

3 !^ :á

Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Procedimiento de microfilm en los archivos y valor probatorio de lascopias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe laincineración de documentos microfilmados.

Medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico,artístico y monumentos públicos de la Nación.

Reglamenta la Ley 163 de 1959 sobre defensa y conservación delpatrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.

Estatuto de registro civil de las personas.

Estatuto notarial.

Inventario, patrimonio documental y facultad de inspección a losarchivos

Regula archivos de las historias clínicas.

Microfilmación y certificación de archivos.

Derechos de autor.

Publicidad y acceso a los documentos públicos.

Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación ytransferencia ilegal de bienes culturales.

Uso de medios magnéticos en la información tributaria.

Crea elArchivo Generalde la Nación de Colombia.

Adopta estatutos y asigna funciones al Archivo General de la Naciónde Colombia.

Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Art. 31)

Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores. (Art 51)Estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Publicidad, reserva y conservación documentos Banco de la

República. (Arts. 54 - 55) Estructura Banco de la República.

Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios(Art.74).

Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios onormas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Archivos contabilidad general (Art 123 y 13$.

Decreto 663 de 1993 Conservación de Archivos y Documentos de los establecimientosbancarios.

Lev 44 de 1993 Derechos de autor de funcionarios públicos.

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7, 10 y 14 - PBX. 3356535 y 33572'18 Fax (096) 3352279Pág ina Web : www. a mco. q ov. co E-m a il djEggio¡@eEg9.gg. cq


fuoo MctropolitoncrCentro Oc(id¿^tc

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1vERstÓN:04


Lev 80 de 1993 Estatuto de Contratación Administrativa (Arts. 39 y 55).

Lev 98 de 1993 Dicta normas sobre democratización y fomento del libro colombiano.

Acuerdo 07 de 1994 Adopta y expide el Reglamento General de Archivos

Decreto 856 de 1994 Libros y archivo del Registro único de proponentes (Art 1 1)

Lev 136 de 1994 Normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento delos municipios

Acuerdo0l2de 1995 Modifica la parte I del Acuerdo 07 del .29 de junio de 1994"Reglamento General de Archivos", "Órganos de dirección,coordinación y asesoría".

Acuerdo 08 de 1995 Transferencia de la documentación histórica de los organismos delorden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Ordenadapor el Decreto 1382 de 1995

Presentación de las tablas de retención documental al ArchivoGeneral de la Nación. Ordenadas por el Decreto 1382 de 1995

Tablas de retención documental y transferencias al Archivo Generalde la Nación de Colombia.

Archivos laborales informáticos.

Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos;prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidadtenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de losarchivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemaselectrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el usode las tecnologías de archivo documental por parte de losparticulares, entre otros.

Faltas y delitos en archivos. (Arts. 27 y 79)

Conductas sancionables a servidores públicos sobre los archivos.(Arts. 40 y 41)

Adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica elAcuerdo 7 de 1994.

Comité Evaluador de Documentos delArchivo General de la Nación.

Criterios de conservación y organización de documentos

Facturas electrónicas.

Estatutaria de la Administración de Justicia. Sobre uso y valorprobatorio de las nuevas tecnologías en los despachos judiciales (Art.e5).

Resolución 142 de Crea el Comité Nacional de Archivos de la Educación Superior del1996 Sistema Nacional de Archivos.

Acuerdo02de 1997 Prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995 para la depresentación de las Tablas de Retención Documental de losOrganismos Nacionales.

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2, 7 , 10 y 14 - PBX. 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279Página Web: www.amco.qov.co E-mail [email protected]


Acuerdo 09 de 1995




Lev 190 de 1995

Lev 200 de 1995

Acuerdo 02 de 1996

Acuerdo 06 de 1996

Acuerdo 011 de 1996


Lev 270 de 1996

Aroo MclropolitoncrC¿nko Occld¿nto


DCICUMENTO CANTROLADA

Circular 01 de 1997 Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos enColombia

Circular02de 1997 Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevastecnologías en los archivos públicos

Decreto 1725 de 1997 División de documentación DIAN. (Art 54)

Decreto 1774 de 1997 Certificaciones laborales de empleados.

Decreto 998 de 1997 Transferencia de la documentación histórica de los archivos del ordennacional del sector central de la rama ejecutiva.

Resolución 033 de Comité Nacional de Archivos Eclesiásticos, de lglesias, Cultos y1997 Religiones.

Resolución 147 de Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo1997 Generalde la Nación.

Circular 01 de 1998 Creación y desarrollo del Archivo General del Municipio

Decreto 1571 de 1998 Archivos de Historias Laborales. (Art 12)

Resolución 068 de Modifica el numeral 7 del artículo 2 de la Resolución 142 de 19961 998

Decreto 1064de 1999 Régimen para la liquidación de las entidades públicas del ordennacional. (Art. 46)

Decreto 1126 de 1999 Adscribe elArchivo General de la Nación al Ministerio de la Cultura.

Lev 527 de 1999 Define y reglamenta el Acceso y uso de los mensajes de datos delComercio Electrónico y las firmas digitales y se establecen lasentidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 022 de 2000 Reglamento General de Archivos, órganos de dirección, coordinacióny asesoría".

Acuerdo 047 de 2000 Acceso a los documentos de Archivos, restricciones por razones deconservacron.

Acuerdo 048 de 2000 Conservación preventiva, conservación y restauración documental

Acuerdo 049 de 2000 Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos

Acuerdo 050 de 2000 Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situacionesde riesgo.

Acuerdo 056 de 2000 Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 057 de 2000 Entrega de documentos y Archivos de entidades en proceso deliquidación o fusión.

Decreto 254 de 2000 Régimen para la liquidación de entidades públicas del orden nacional.Art. 25 inventario de procesos judiciales; Art. 39 Conservación de losArchivos según disposiciones del AGN y disponibilidad de recursospara su preservación, y Art. 40 Expediente de liquidación.

Lev 594 de 2000 Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

carre 25 No 7-48 unidadAdminiif:lr"rfr1trS,r*il¡],ll,tft&?nló11u"u"1i&1"t"u7218Fax (0e6) 33s227e


Areo MetropolitonaC¿nÍo Occid¿nte


DACUMENTO CONTRALADO

Resotución 1508 de::l:ll:::,^?:?.:edimientos de carácter seneral para determinar el

2000 Min. Cultura : carácter científico o cultural de libros, revistas, folletos, coleccionables

seriados o publicaciones.

Decreto 1049 de 2001 Sistema generalde información administrativa del sector público.

Acuerdo 017 de 2Q01 Estatuto interno delArchivo General de la Nación.

Acuerdo 060 de 2001

Circular 01 de 2001

Lev 734 de 2QQ2


Acuerdo 16 de 2002

Acuerdo 037 de 2002

Acuerdo 038 de 2002

Acuerdo 039 de 2002

Acuerdo 041 de 2002

Acuerdo 042 de 2002

Circular 07 de 2002

Circular 04 de 2003

Resolución 0132003

Decreto Nacional4124de 2004

Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en lasentidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental

Faltas y delitos en archivos. Art. 36

Contratación por medios electrónicos.

Política archivística y disposiciones para el manejo de los archivospúblicos de las Cámaras de Comercio.

Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de losservicios de depósito, custodia, organización, reprografía yconservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de2000.

Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Procedimiento para la aplicación de las Tablas de RetenciónDocumental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.

Entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden,fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, dela ley 594 de 2000

Criterios para la organización de los archivos de gestión en lasentidades públicas y las privadas que cumplan con funcionespúblicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollanlos artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de2000.

Organización y Conservación de los documentos de archivo de lasEntidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.Organización de las Historias Laborales

de Tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto dela venta de bienes y servicios que ofrece.

Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otrasdisposiciones relativas a los Archivos Privados.

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7, 10 y 14 - PBX. 3356535 y 33572'18 Fax (096) 3352279Pág¡na Web: www.amco.qov.co E-mail [email protected]


Aroo MetroPoliloncrCanÍo Ócc¡dcnt*

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1-M.1VERSIÓN:04


Códiqo de ProcedimientoCivil.

Códiqo Penal.

Códiqo de ProcedimientoPenal.

Códiqo ContenciosoAdministrativo.

Códiqo de Réqimen PolíticoMunicipal (Ley 4 de 1913)

Código de Comercio.

Artículos: 175, 251, 252, 253, 254, 255, 256, 257,258, 259, 261, 262, 263, 264, 268, 269, 272, 273,279,281,282.

Artículos: 119, 148a, 154, 155, 189, 218, 219, 220,221, 222, 223, 224, 225, 226, 239, 288, 289.

Artículos: 164,165, 166, 248, 274,275, 276, 277,278,279,280,291.

Artículos: 17 , 18, 19,21,24, 25, 29.

Artículos: 289, 316, 320,337 .

Artículos: 19,27,28,43,44,48, 49, 51, 54, 59, 60,

68,69, 70, 619.

Código SustantivoTrabajo.

del Artículos: 39, 41, 42, 46, 151, 162,264, 393, 488' I48e I

15. Registros y formatos de calidad relacionados ( o Anexos )

Contenido del registroCódigoformato

Titulo formato

Portada para legajar los documentos 7 .1.F.2 Formato de Portada

Re{aclón de documentación que seráenviada al archivo central

7 .1.F.1 lnventario Único Documental

ldentificación, a que dependencia pertenece

la caia7 .1.F.7 Formato de marcación de cajas

Es la descripción de los documentos que se

encuentran en las cajas7 .1.F.8 Formato de marcación de índices

tdentifica a quien fue entregado los

documentos solicitados, fecha de entrega y

recibido, identifica si es del archivo central ohistórico

7 .1.F.10 Formato de Préstamo dedocumentos

Se generá un control de la documentaciónoue se devuelve al archivo histórico

7 .1.F.9Oevolución de documentaciónarchivo histórico

Listado de series con sus correspondientestipos documentales, tiempo de permanencia

en cada etaPa del ciclo vital de los

documentos.

7 .1.F.3 Tabla de valoración documental

Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago pisos 2,7, 10 y 14 - PBX 3356535 y 3357218 Fax (096) 3352279

Pásina web: %iÉffiffii#.'5lt"ffii#@

ñAml@itmo

&nüoOcldérrile

MANUAL DE ARCHIVO CENTRALCOD:7.1.M.1VERSIÓN: A

DOCUMENTA CONTROLADO

Contenido del registro Códigofonnato Titulo formato

Conjunto de documentación producidaantes de la aprobacién y aplicación de laTRD en los archivos de gestión, o fondosacumulados, el cual será sometido a unDroceso de oroanizacién.

7.1.F.4 Tabla de retención documental

Es elformato que identifica los docum€ntosque ya cumplieron zu valor y su proceeo esde eliminación

7.1.F.13 eliminación deActa dedoct¡mentos

Calb 25 No. 7-{8 Uniled Admini¡fativa El Lego plsoa 2, 7 , 1O y 11 - PB)(. 3360535 y 3357216 Fax (0S) 3352279Pág¡na Wcb: mvu,.emoo.gov.co E-mail dirsccbnQgnco.oov.co

Pcrein - Ri¡¡r¡ld¡ - Golombia

,+*-d,:i:ii¡i¡*.

manual de archivo central - amco.gov.coamco.gov.co/archivos/articulos/documentos/00000981.pdf ·...

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