¿cómo crear un balance general básico? · pdf file¿cómo...

¿Cómo crear un

balance general básico?

¿Cómo crear un balance general básico? 2

Visión Tecnológica S.A. | Copyright©2008

1. En una nueva hoja de cálculo en Excel escriba los títulos de las columnas de los datos que

consultará posteriormente, de la siguiente forma:

2. En la celda A1 digite el nombre de la conexión o compañía que BIABLE necesita para consultar

la información empresarial. Ej: Vision. (Figura 2)

3. En la celda A2 digite el año que corresponde a la consulta deseada. Ej: 2009. (Figura 2)

4. En la celda A3 digite el nombre del mes que quiere consultar: Ej: 04. (Figura 2)

Es recomendable que al digitar un mes que corresponde a 1 sólo dígito, anteceda el cero (0) del

código de mes, asi:

01 (Enero)

02 (Febrero)

03 (Marzo)

04 (Abril)

05 (Mayo)

06 (Junio)

07 (Julio)

08 (Agosto)

FIGURA 1.

Cree los títulos

para los datos a

consultar

FIGURA 2.



09 (Septiembre)

Esto se hace con el fin de configurar el contenido de esa celda con formato texto, ya que Excel

no toma en cuenta los ceros antecedidos de un número.

Existen varias formas de hacerlo:

a) Digite una comilla simple (‘), digite el cero (0) y por último el número del mes. Ej:

’04. Termine con Enter.

b) En una celda digite el código de mes a consultar. En la ventana “Formato de

celdas”, en la pestaña “Número” seleccione la categoría “Texto” y termine

haciendo clic en “Aceptar”.

Digite nuevamente el código del mes a consultar y Excel tomará esa celda con formato

texto.

5. Columna Cuenta:

A partir de la celda A8 hacia abajo deberá digitar los códigos de las cuentas involucradas en el

balance general. (Figura 3)

FIGURA 2.



6. Columna Nombre Cuenta:

-

- Ubíquese en la celda B8 e inserte la función “NombreCuenta” ubicada dentro del grupo de

funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”:

- En la nueva ventana, seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría.

- En la sección “Seleccionar una función”, busque en la lista la función “NombreCuenta”.

FIGURA 3.

Función NOMBRECUENTA

DEFINICIÓN

Retorna el nombre de una cuenta de una compañía específica.

SINTAXIS

=NombreCuenta(Cia;Cuenta)

PARÁMETROS

Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de

configuración de conexiones.

Cuenta: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Cuenta a analizar.



- Haga clic en el botón “Aceptar”.

- La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar la celda donde se encuentra la “Cia”

(conexión o compañía) y la “Cuenta”.

- En el campo “Cia” diríjase a la celda donde ha digitado el nombre de la conexión y

seleccione dicha celda. Para el ejemplo será A1. Puede fijar la celda con la tecla F4.

- En el campo “Cuenta” diríjase a la celda donde ha digitado el código de la Cuenta y

seleccione dicha celda. Para el ejemplo será B8. Para este caso, fije sólo la columna con F4

hasta que el signo $ anteceda la letra correspondiente a la columna. (De esta forma está

fijando sólo la columna)

- Termine haciendo clic en el botón “Aceptar”



- Copie y pegue la función que acaba de crear a las celdas siguientes. Para el ejemplo serán

las celdas B9 y B10.

Como puede notar, BIABLE traerá el nombre de la cuenta que usted digitó en las demás

celdas.



7. Columna Saldo Inicial:

BIABLE posee las funciones particulares para Débitos, Créditos, Movimiento, Saldo Inicial y Saldo Final, pero también

tiene una función que reúne todas ellas: DatoContable

Función DATOCONTABLE

DEFINICIÓN

Retorna el dato especificado en el parámetro operación para una compañía en el rango especificado.

SINTAXIS

=DatoContable(Operación;Cia;CuentaInicial;CuentaFinal;MesInicial;MesFinal;Tercero;CCostoIni;CCostoFin;S

ucursalIni;SucursalFin;Mon)

PARÁMETROS

Operación: Digite, seleccione o referencia de una hoja de cálculo el dato que se quiere devolver en la

función: Débito, Crédito, Movimiento, Saldo Inicial, Saldo Final o sus análogos en el presupuesto (si aplica para

su sistema de información).

Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de

configuración de conexiones.

CuentaInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta a evaluar. Este parámetro es

obligatorio.

CuentaFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta límite a evaluar. Este

parámetro es usado si desea consultar entre rangos de cuentas. Este parámetro es opcional, si se deja en blanco

se asume la inicial como la agrupadora.

MesInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período a analizar. Este parámetro es obligatorio.

MesFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período límite a analizar. Este parámetro es usado si

desea consultar entre rangos de meses. Diligenciarlo es opcional, si se deja vacío, se asume el periodo inicial

como período de consulta.

Tercero: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Tercero a analizar. Si la cuenta

seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Este parámetro es opcional.

CCostoIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo a analizar. Si la cuenta

seleccionada no maneja centro de costos, se devolverá 0. Este parámetro es opcional, déjelo vacío si su sistema

contable no maneja centros de costos.

CCostoFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo límite a analizar. Este

parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. El diligenciamiento es opcional.

SucursalIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal a analizar. Este parámetro

es opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales.

SucursalFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal límite a analizar. Este

parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales.

Mon: Permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000), Millones (1000000), dólares (TRM del día) o

el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver los valores.



- Ubíquese en la celda C8 e inserte la función “DatoContable” ubicada dentro del grupo de

funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”:

- En la nueva ventana, seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría.

- En la sección “Seleccionar una función”, busque en la lista la función “DatoContable”.

- Haga clic en el botón “Aceptar”.

- La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar los parámetros de consulta

mencionados en el recuadro para la función DatoContable

- En el campo “Operación” referencie la celda donde se encuentra el nombre del dato a

consultar (Débitos, Créditos, Saldo Inicial, Saldo Final o Movimiento). Para nuestro



ejemplo, será C7. Fije la fila con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda el

número. (De esta forma estará fijando sólo la fila)

- En el campo “Cia” referencie la celda donde se encuentra el nombre de la conexión o

compañía. Para nuestro ejemplo, será A1. Fije la celda con la tecla F4

- En el campo “CuentaInicial” referencie la celda donde se encuentra el código de la cuenta

a consultar. Para nuestro ejemplo, será A8. Fije la celda con la tecla F4 hasta que el signo

pesos ($) anteceda la letra de la celda.



- El campo CuentaFinal sirve para darle un límite de consulta a BIABLE con respecto a las

cuentas: Por ejemplo: Si desea hallar el DatoContable de la cuenta 1105 hasta la cuenta

1110, deberá incluir en el campo CuentaInicial la cuenta 1105 y en el campo CuentaFinal la

cuenta 1110 y BIABLE automáticamente le sumará los valores de todas las cuentas que van

desde la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110.

Este campo puede dejarlo en blanco.

- En el campo “MesInicial” existen 2 formas de agregar este parámetro:

Referencie la celda donde se encuentre el año y concatene con el símbolo

Ampersand (&) con la celda donde se encuentre el mes.

De esta forma convierte la consulta del campo Mes a PERIODO.

Digite en una celda en blanco el periodo completo, por ejemplo: 200904. 2009

corresponde al año y 04 corresponde al mes.

En el asistente de la función DatoContable referencia la celda que acaba de crear

con el parámetro PERIODO.

- En el campo “MesFinal” referencie el PERIODO límite a consultar. Por ejemplo: Si va a

consultar el resultado de un dato en un lapso de tiempo: Desde 200904 hasta 200906,

indique el periodo 200904 como MesInicial y el periodo 200906 como MesFinal.



Este parámetro es opcional, si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora.

- En el campo “Tercero” referencie o digite el código del Tercero a consultar. Si la cuenta

seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Este parámetro es opcional.

- En el campo “CCostoIni” Digite o referencie el código del Centro de Costo a analizar. Si la

cuenta seleccionada no maneja centro de costos, se devolverá 0. Este parámetro es

opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja centros de costos.

- En el campo “CCostoFin” digite o referencie el código del Centro de Costo límite a analizar.

Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. El

diligenciamiento es opcional.

- En el campo “SucursalIni” digite o referencie el código de una Sucursal a analizar. Este

parámetro es opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales.

- En el campo “SucursalFin” digite o referencie el código de una Sucursal límite a analizar.

Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales.

- El campo “Mon” permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000), Millones

(1000000), dólares (TRM del día) o el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver

los valores.

Termine haciendo clic en “Aceptar” y verá el resultado del Saldo Inicial para la cuenta

seleccionada de esa compañía.

Copie y pegue esta función en las celdas de la columna “Saldo Inicial” para las demás cuentas



8. Columnas Débitos, Creditos, Saldo Final

Debido a que la función DatoContable es usada para consultar el saldo inicial, los débitos,

créditos, el movimiento y el saldo final; puede copiar y pegar la función creada en la columna

Saldo Inicial en las celdas destinadas para los débitos, créditos y saldo final. Para el ejemplo

serán las celdas D8 hasta F10.

El resultado será el esperado si ha fijado correctamente las celdas en la función creada

previamente.

Para una mejor presentación del informe es recomendable darle el formato de número a los

valores arrojados, por medio del botón “Formato numérico” en BIABLE.



Termine su informe agregando los títulos correspondientes y dándole un formato para la

presentación:

Para el nombre de la compañía, puede usar la función “NombreConexion” del grupo de

funciones que BIABLE le ofrece.

Para el título de la fecha, es posible concatenar funciones entre sí:



BIABLE le ofrece la función “NombreMes” que devuelve el nombre de un mes a partir de una

fecha.

Para el ejemplo:

1. Concatenamos la función “NombreMes” que devuelve a “Abril” como resultado de la celda

A3

2. El signo Ampersand (&) une la palabra “ DE ” y el contenido de la celda A2, que en este

caso es el año 2009.

BIABLE le permitirá cambiar los parámetros de consulta como la conexión, el año, el mes o las

cuentas en el momento en que desee consultar otro tipo de información referente a estos

parámetros.

Digite la información a consultar, y automáticamente el valor habrá cambiado.

¿cómo crear un balance general básico? · pdf file¿cómo...

Documents