clii. i f a r c p del g d f e - auditoría superior de la
TRANSCRIPT
CLII. INFORME FINAL DE AUDITORÍA,
DERIVADA DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA PÚBLICA
DEL GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL
CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO DE 2013
1
DEPENDENCIA
CONSEJERÍA JURÍDICA Y DE SERVICIOS LEGALES
AUDITORÍA DE DESEMPEÑO
Vertiente de Gasto 03 “Administración Pública”
Auditoría APPD/109/13
ANTECEDENTES
Al revisar la Cuenta Pública de 2013, se observó que la CEJUR, reportó un presupuesto
original de 925,426.8 miles de pesos de los cuales 4,971.4 miles de pesos, se asignaron
para operar la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General
de Notarías”, a cargo de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos, en la
cual se programó alcanzar una meta física de 100,000 asuntos. Al cierre del ejercicio,
el ente fiscalizado notificó una meta alcanzada de 112,585 asuntos que generaron un gasto
de 4,731.8 miles de pesos; de acuerdo con el Informe de Cuenta Pública, el incremento de
la meta física se originó por la implementación de las jornadas notariales y del mes
del testamento en septiembre.
OBJETIVO
La auditoría se orientó a fiscalizar el Sistema de Evaluación al Desempeño de la Consejería
Jurídica y de Servicios Legales del Distrito Federal, bajo la vertiente de gasto 03 “Administración
Pública”, respecto a la eficacia en el cumplimiento del objetivo y las metas establecidas;
la eficiencia en los procesos implementados; la economía en la aplicación de los recursos
asignados; la competencia profesional de los servidores públicos y la observancia de los
principios de profesionalismo, transparencia y honradez en el ejercicio del gasto público.
Asimismo, se comprobó la efectividad de los indicadores de desempeño implementados
por el sujeto fiscalizado.
2
CRITERIOS DE SELECCIÓN
La selección de la presente auditoría se sustentó en los criterios “Importancia Relativa”,
por la variación registrada en el avance físico y financiero de la actividad institucional referida;
“Interés General”, debido a que se eligieron los rubros que por su naturaleza e impacto
social, así como por su trascendencia, son de interés de la ciudadanía; y “Exposición al Riesgo”,
en virtud de que permite la evaluación del impacto y la probabilidad de irregularidades,
deficiencias o errores en el sujeto fiscalizado. Lo anterior de conformidad con el Manual
de Selección de Auditorías vigente.
A la fecha no se había practicado ninguna auditoría de desempeño a la CEJUR, vertiente
de gasto 03 “Administración Pública”, actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del
Archivo General de Notarías”.
ALCANCE Y DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA
Se evaluaron los resultados que la CEJUR reportó en la Cuenta Pública de 2013, relativos
a la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”,
como parte de la ejecución de la vertiente de gasto 03 “Administración Pública”, finalidad 1
“Gobierno”, función 3 “Coordinación de Política de Gobierno”, subfunción 5 “Asuntos Jurídicos”,
así como el cumplimiento de los objetivos y metas relacionados con dicha actividad
institucional.
En el análisis de congruencia, se verificó la vinculación de la actividad institucional 002
“Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías” con los objetivos, políticas
y estrategias de los Planes Nacionales de Desarrollo 2007-2012, publicado en el Diario
Oficial de la Federación el 31 de mayo de 2007 y vigente al día 20 de mayo de 2013,
el PND y 2013-2018, publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 20 de mayo
de 2013 y vigente a partir del día siguiente de su publicación y de los Programas Generales de
Desarrollo del Distrito Federal 2007-2012, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal,
el día 8 de noviembre de 2007 y vigente al día 10 de septiembre de 2003 y el PGDDF
y 2013-2018, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el día 11 de septiembre
de 2013 y vigente a partir del día siguiente de su publicación.
3
Para medir la eficacia, se evaluó el 100% de los registros de control interno, registros
auxiliares y papeles de trabajo de la actividad institucional en estudio, para verificar que
la meta física original se haya establecido en función de la demanda de trámites reales;
asimismo, que el seguimiento, control e integración de la información de las acciones
que totalizan la meta física alcanzada de la actividad institucional 002 “Atender trámites
y servicios del Archivo General de Notarías” del ejercicio fiscal 2013, se haya efectuado
de acuerdo a la normatividad aplicable.
Para el análisis de eficiencia, se revisó el 100% de los procedimientos con que cuenta
la CEJUR para el cumplimiento de la meta y objetivos de la actividad institucional en
estudio. Asimismo, se evaluó la pertinencia del empleo de los recursos (humanos, materiales,
tecnológicos y financieros), instrumentos, métodos, procedimientos y lineamientos a los
que debieron sujetarse los servidores públicos en el ejercicio de la actividad institucional 002
“Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”. Igualmente, para corroborar
la eficiencia, se realizaron visitas de supervisión e inspección al Archivo General de Notarías
y a las áreas que intervinieron en la actividad institucional en revisión.
En relación con el estudio de la economía, se revisó el origen, composición y destino
de los recursos financieros, la racionalidad del gasto y el cumplimiento de la normatividad
vigente en 2013, mediante la revisión del 100% de las afectaciones programático-presupuestarias
del total del recurso.
Para evaluar la competencia profesional de los servidores públicos y el cumplimiento
de los principios de profesionalismo, transparencia y honradez en el ejercicio del gasto
público, se revisaron 77 expedientes que representan el 100% de los registros de personal
de las distintas áreas que integran la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos,
lo que permitió comprobar la existencia de un perfil profesiográfico; verificar el cumplimiento
de la normatividad aplicable; los programas de capacitación vigentes durante el ejercicio
fiscal 2013; y la pertinencia de los cursos de capacitación y actualización de los servidores
públicos adscritos a las áreas encargadas de desarrollar la actividad institucional sujeta
a revisión.
4
Con objeto de medir la efectividad de los indicadores de gestión implementados, se verificó
que éstos proporcionaran información que permitiera conocer de manera sistemática tanto
el avance del programa como el alcance de los objetivos y metas establecidos, a nivel físico
y financiero; y detectar las causas de incumplimientos o desviaciones.
ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
De conformidad con lo establecido en el Manual del Proceso General de Fiscalización,
vigente en 2013, se realizó una evaluación del control interno a la CEJUR específicamente
a la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”, a
efecto de conocer el ambiente de control, la evaluación de riesgos, los sistemas
de información y comunicación, los procedimientos de control y la vigilancia de los controles
internos; considerando que el sistema de control interno comprende todo el plan de organización,
métodos y procedimientos instrumentados para asegurarse de que las metas y objetivos
se cumplan con criterios de eficacia, eficiencia, economía, transparencia, profesionalismo
y honradez, a efecto de garantizar que los recursos se utilicen de conformidad con las
leyes, reglamentos y políticas aplicables.
En este sentido, se realizaron visitas a las diferentes áreas directamente relacionadas
con la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”,
a efecto de conocer los métodos, normas, procedimientos, registros, informes y reportes
que se realizaron para garantizar el cumplimiento de las metas y objetivos.
En relación con el criterio de congruencia, se analizó que los objetivos y líneas de acción
de la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”,
a cargo de la CEJUR, estuviesen alineados con los Planes Nacionales de Desarrollo 2007-2012
y 2013-2018, y con los Programas Generales de Desarrollo del Distrito Federal 2007-2012 y
2013-2018.
En cuanto al criterio de eficacia, se verificó que en 2013 la CEJUR hubiese contado con
mecanismos de control que aseguraran el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos
para la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General
5
de Notarías”, para lo cual se analizó su Informe de Cuenta Pública y los informes de avance
trimestral correspondientes al ejercicio de 2013.
Respecto a la programación de la meta física de la actividad institucional 002 “Atender
trámites y servicios del Archivo General de Notarías”, la CEJUR, no conservó los papeles
de trabajo ni las bases de cálculo empleados para estimar la meta física, en contravención
de lo establecido en el artículo 44 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito
Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 31 de diciembre de 2009,
vigente en 2013, referente a la guarda y custodia de la documentación. Asimismo, se identificó
que la elaboración, trámite y autorización del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos 2013
del sujeto fiscalizado no se ajustó a lo establecido en el Manual de Programación-Presupuestación
para la Formulación del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos de 2013.
Con relación al control de los registros internos, se revisaron los registros auxiliares efectuados
por el Archivo General de Notarías (AGN) para el control y seguimiento de la meta física.
En ellos se comprobó que los datos reportados por la CEJUR en sus Informes de Avance
Trimestral y de Cuenta Pública 2013, difieren de lo reportado como meta física alcanzada.
En cuanto a la vertiente de eficiencia, se constató que existe un manual administrativo,
publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 6 de julio de 2005, vigente al ejercicio fiscal
auditado, que contempla la estructura operativa en el que se establecen responsabilidades,
tramos de control, tiempos de atención de los trámites relativos al AGN, así como los
procedimientos para realizar las acciones establecidas en la actividad institucional 002
“Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías” del sujeto fiscalizado, por medio
de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos. De igual forma, se observó
que para la atención del AGN se actuó de conformidad con los artículos 236 al 247 de la
Ley del Notariado del Distrito Federal vigente en 2013.
De acuerdo con la información proporcionada por el AGN y con el estudio de campo, los
procedimientos que tienen mayor relevancia son los siguientes:
6
1. Expedición de Copias Certificadas y Testimonios de Instrumentos Notariales.
2. Informe de Testamento.
3. Recepción de Avisos de Testamento.
4. Remisión de Testamento Ológrafo a Juez de lo Familiar.
5. Retiro de Testamento Ológrafo.
Por su parte, el procedimiento denominado Registro y Guarda de Testamento Otorgados
en el Extranjero no se realiza con regularidad, pero es un procedimiento importante para
el AGN.
En la vertiente de economía, se verificó que las afectaciones programático-presupuestarias
se encontraron integradas con los formatos señalados en el numeral IV.3.3 “Adecuaciones
Programático-Presupuestarias” del Manual de Normas y Procedimientos Presupuestarios
para la Administración Pública del Distrito Federal; también se identificó el total de Cuentas
Liquidas Certificadas (CLC) tramitadas durante el ejercicio presupuestal de 2013 para operar
la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”
y se confirmó que dicho trámite se realizó conforme a lo establecido por la Secretaría
de Finanzas (SEFIN).
Se revisaron los registros auxiliares elaborados por la CEJUR para el control y seguimiento
de las metas física y financiera. En dichos registros se comprobó que los datos reportados
por el sujeto fiscalizado en sus informes de avance trimestral y de Cuenta Pública 2013,
fueron coincidentes; sin embargo, la dependencia carece de un registro auxiliar mensual
que integre el avance financiero de manera simultánea.
De lo anterior se desprende que el AGN no contó con registros auxiliares que permitiesen
llevar el registro de los costos a nivel acción, lo que a su vez limitó la determinación de un
costo aproximado de la atención de trámite.
7
Respecto al criterio de competencia profesional de los servidores públicos, se detectó que
en 2013 la CEJUR, contó con perfiles de puestos y profesiograma para regular la contratación
de personal de nuevo ingreso o las promociones de personal, y se ajustó a los Lineamientos
para la Autorización de Programas de Contratación de Prestadores de Servicios; sin embargo,
no observó lo previsto en la Circular Uno “ Normatividad en materia de Administración
de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de
Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública
del Distrito Federal”, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 8 de agosto de 2012,
vigente en 2013, respecto a la integración de los expedientes de personal y la atención
del rubro de capacitación.
De igual forma, la falta de indicadores impidió valorar el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos, conocer el efecto final de la intervención pública y detectar las causas
de incumplimiento o desviación que den lugar a posibles ajustes o adecuaciones en las
estrategias o líneas de acción para el logro de los resultados programados.
Por lo anterior, se determinó que en 2013 la CEJUR contó con un sistema de control interno
vulnerable, en virtud de que no dispuso de mecanismos de control y supervisión que
le permitieran garantizar una correcta programación y presupuestación, así como el cumplimiento
de la normatividad vigente; con indicadores que midiesen el cumplimiento de objetivos
y metas establecidos, ni con mecanismos de control y medición para evaluar el desempeño
en relación con la actividad institucional 002 “ Atender trámites y servicios del Archivo
General de Notarias”, por ello no conto con los suficientes elementos para identificar como
administrar los riesgos y el manejo transparente de los recursos públicos a su cargo.
Congruencia
1. Resultado
Alineación de los Objetivos y Líneas de Acción de la Consejería Jurídica y de Servicios
Legales, con los Planes Nacionales de Desarrollo y los Programas Generales
de Desarrollo del Distrito Federal
El artículo 6o. de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal vigente
en 2013, establece que “las dependencias […] conducirán sus actividades en forma programada,
8
con base en las políticas que para el logro de los objetivos y prioridades determinen
el Plan Nacional de Desarrollo, el Programa General de Desarrollo del Distrito Federal,
los demás Programas que deriven de éste y las que establezca el Jefe de Gobierno.”
A su vez, los artículos 2o. y 3o. de la Ley de Planeación del Desarrollo del Distrito Federal,
publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 27 de enero de 2000, vigente
en 2013, establecen que la planeación se llevará a cabo como un medio eficaz y permanente
para impulsar el desarrollo integral del Distrito Federal y atenderá la consecución de los
fines y objetivos políticos, sociales, culturales y económicos contenidos en la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos y en el Estatuto del Gobierno del Distrito Federal;
y tendrá como ejes rectores el desarrollo económico, el desarrollo social y el ordenamiento
territorial y vinculará la programación y la presupuestación para concretar los objetivos,
estrategias, metas y prioridades del desarrollo.
Para determinar si la CEJUR, se ajustó a lo previsto en el ordenamiento en comento,
se valoró la relación y congruencia de sus objetivos con las prioridades del Gobierno Federal
y del Gobierno del Distrito Federal en materia registral.
En este sentido el artículo 15, fracción XVI, de Ley Orgánica de la Administración Pública
del Distrito Federal dispone lo siguiente:
“El Jefe de Gobierno se auxiliará en el ejercicio de sus atribuciones, que comprenden
el estudio, planeación y despacho de los negocios del orden administrativo, en los términos
de esta Ley, de las siguientes dependencias: […]
”XVI. Consejería Jurídica y de Servicios Legales…”
Por su parte el artículo 35 de la citada ley indica que “a la Consejería Jurídica y de Servicios
Legales corresponde el despacho de las materias relativas a las funciones de orientación,
asistencia, publicación oficial, y coordinación de asuntos jurídicos; revisión y elaboración
de los proyectos de iniciativas de leyes y decretos que presente el Jefe de Gobierno
a la Asamblea Legislativa; revisión y elaboración de los proyectos de reglamentos, decretos,
9
acuerdos y demás instrumentos jurídicos y administrativos que se sometan a consideración
del Jefe de Gobierno de los servicios relacionados con el Registro Civil, el Registro Público de
la Propiedad y de Comercio y del Archivo General de Notarías”.
El artículo 237 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal, publicada en la Gaceta
Oficial del Distrito Federal el 28 de marzo de 2000, y vigente durante 2013, indica que
el AGN se constituirá con los documentos y sellos que las notarías del Distrito Federal
remitan a éste y que deberá mantener en custodia definitiva.
De conformidad con su manual administrativo, la CEJUR tiene el siguiente objetivo:
“Formular y revisar los anteproyectos de iniciativa de Leyes, Reglamentos, Decretos, Acuerdos
y Ordenamientos, respecto a las materias en que tenga competencia el Gobierno del Distrito
Federal, con excepción de la materia fiscal; substanciar las Expropiaciones, Desincorporaciones,
Reversiones y Pago de Indemnización; vigilar la correcta aplicación de la Ley del Notariado
así como la atención de las Consultas Jurídicas que se deriven de las Dependencias, […]
de la Administración Pública del Distrito Federal; Administrar y conservar el Archivo General de
Notarías; publicar la Gaceta Oficial del Distrito Federal; desahogar los trámites funerarios
y dar seguimientos a las quejas contra servidores públicos en materia de Derechos Humanos”.
A continuación se presenta un resumen de los instrumentos de planeación a mediano
plazo que contemplan lo relacionado con la actividad institucional 002 “Atender trámites
y servicios del Archivo General de Notarial”:
Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012
Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018
Programa General de Desarrollo 2007-2012
Programa General de Desarrollo 2013-2018
Eje 5. Democracia efectiva y política exterior responsable.
5.5 Transparencia y rendición de cuentas
Meta Nacional
Meta 1 “México en Paz”.
Eje 7 “Nuevo Orden Urbano: Servicios Eficientes y Calidad de Vida, para Todos”
Gestión pública eficaz y responsabilidad de la sociedad
Objetivo 1.
Mejorar y facilitar la solicitud y resolución de trámites, así como la prestación de servicios a cargo de los distintos órganos de la Administración Pública del Distrito Federal.
Continúa…
10
… Continuación
Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012
Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018
Programa General de Desarrollo 2007-2012
Programa General de Desarrollo 2013-2018
ESTRATEGIA 5.4:
Desarrollar las disposiciones legales y los procedimientos que regulen la adecuada organización y conservación de los archivos gubernamentales.
Estrategias Transversales para el desarrollo nacional:
En la consecución del objetivo de llevar a México a su máximo potencial, además de las cinco Metas Nacionales la presente Administración pondrá especial énfasis en tres Estrategias Transversales en este Plan Nacional de Desarrollo:
i) Democratizar la Productividad;
ii) Un Gobierno Cercano y Moderno; y iii) Perspectiva de Género en todas las acciones de la presente Administración.
ii) Gobierno Cercano y Moderno. Las políticas y acciones de gobierno inciden directamente en la calidad de vida de las personas, por lo que es imperativo contar con un gobierno eficiente, con mecanismos de valuación que permitan mejorar su desempeño y la calidad de los servicios; que simplifique la normatividad y trámites gubernamentales, y rinda cuentas de manera clara y oportuna a la ciudadanía. Por lo anterior, las políticas y los programas de la presente Administración deben estar
enmarcadas en un Gobierno Cercano y Moderno orientado a resultados, que optimice el uso de los recursos públicos, utilice las nuevas tecnologías de la información y comunicación e impulse la transparencia y la rendición de cuentas con base en un principio básico plasmado en el artículo 134 de la Constitución: “Los recursos económicos de que dispongan la Federación, los estados, los municipios, el Distrito Federal y los órganos político-administrativos de sus demarcaciones territoriales, se administrarán con eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén destinados”.
Acciones estratégicas:
Se implementará un ambicioso programa de modernización administrativa, con innovadoras herramientas y tecnologías que promuevan la mejora continua de la administración, optimicen el uso de los recursos, estimulen la participación ciudadana y transparentar la gestión gubernamental.
Buscaremos la instauración plena de un gobierno digital, empleando recursos tecnológicos que permitan reducir costos de operación, tiempos de espera y mejorar la atención al público.
Se fomentará un modelo de control preventivo en todas las instancias gubernamentales, para inhibir y combatir cualquier acción deshonesta, a través de sistemas de vigilancia del buen uso de los recursos públicos y del cumplimiento de los programas.
Se implementarán programas de sensibilización, capacitación y formación de servidores públicos de los ámbitos central y delegacional, dirigidos a modificar la cultura administrativa y organizacional.
se implementarán sistemas de Información modernos y confiables en la toma de decisiones, ejecución y evaluación de la actividad gubernamental.
Líneas de acción:
Implementar mecanismos de simplificación que permitan disminuir los tiempos de respuesta y el número de requisitos y de procedimientos para la resolución de trámites y la prestación de servicios.
Contribuir en la actualización de normas y disposiciones jurídicas para mejorar la gestión pública y otorgar una mayor certeza jurídica a la ciudadanía. […]
Avanzar en la implementación de medios electrónicos y otros mecanismos que permitan una ágil atención y resolución de trámites, así como una eficiente prestación de servicios, mediante el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación.”
Objetivo 2
Mejorar y mantener actualizados los canales de difusión de los trámites y servicios que brindan los distintos órganos que integran la Administración Pública del Distrito Federal, para dar certeza jurídica a la ciudadanía y garantizar la transparencia y la homogeneidad en la prestación de los mismos.
Líneas de acción
Difundir entre la población el contenido y utilidad de instrumentos como el Manual de Trámites y Servicios al Público del Distrito Federal y el Catálogo Único de Trámites y Servicios en línea y sus actualizaciones.
Incorporar paulatinamente la totalidad de trámites y servicios a cargo de los distintos órganos de la Administración Pública del Distrito Federal a los mecanismos legales de difusión.
Priorizar los trámites y servicios más solicitados y de mayor impacto para la ciudadanía, estableciendo mejores prácticas en los procesos de trabajo y atención.
11
En este sentido y conforme a lo establecido en el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos 2013
para atender la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General
de Notarías”, el AGN tiene como objetivo, fin, propósito y diagnóstico:
Objetivo Fin Propósito Diagnóstico
Autorizar las solicitudes de trámites que realicen los notarios al Archivo General de Notarías a fin de que el personal de la Ventanilla Única mejore los procesos de atención.
Garantizar la eficiente prestación de servicios del Archivo General de Notarías, Legalización y apostilla miento de documentos, trámites funerarios, así como también de la venta, distribución y consulta de la Gaceta Oficial de Gobierno del Distrito Federal.
Atender eficazmente y de forma expedita las necesidades de los usuarios del Archivo General de Notarías.
General.
El alto volumen de solicitudes de trámites que se generan en el Archivo General de Notarías, representa un problema a razón de los tiempos de respuesta, toda vez que no son favorables para todas las solicitudes, puesto que actualmente no se cuenta con los recursos necesarios para dar cumplimiento a las solicitudes. Por ello es urgente la implementación de un sistema de catalogación de los volúmenes que influya en una mejor planeación de los espacios para su establecimiento y el desahogo de los trámites de forma oportuna, pronta y expedita.
Propósito de Género
Capacitar a los y las servidores públicos para establecer una atención en igualdad de oportunidades sin diferencia de género.
Problemática General
Los habitantes de la capital cuentan con un acervo de instrumentos jurídicos de los siglos XVI al XX que contienen convenios, contratos, testamentos, proyectos gubernamentales y creación de sociedades que dan fe de la historia.
Problemática de Género:
Un número importante de personas que acuden al Archivo General de Notarías, son mujeres, personas de la tercera edad y con capacidades diferentes de conformidad con las acciones de gobierno y Plan de Desarrollo del Distrito Federal se efectúan propuestas para la equidad de género.
Por lo anterior, se determinó que los objetivos, fin y propósitos que orientan las acciones
de la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”
responsabilidad de la CEJUR, previstos en la parte de Organización del manual administrativo
de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos son congruentes y se encuentran
alineados con los objetivos y líneas de acción establecidos en los Planes Nacionales
de Desarrollo 2007-2012 y 2013-2018, y en los Programas Generales de Desarrollo del
Distrito Federal 2007-2012 y 2013-2018, conforme a lo dispuesto por el artículo 6o. de la
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal.
12
Eficacia
2. Resultado
Se analizó la Programación e Integración de la Meta Física de la Actividad
Institucional 002 “Atender Trámites y Servicios del Archivo General de Notarías”
El artículo 25 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, (LPGEDF),
publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 31 de diciembre de 2009, vigente en 2013,
indica lo siguiente:
“La programación y presupuestación anual del gasto público se realizará con apoyo en los
Anteproyectos de Presupuesto que elaboren las Dependencias, […] para cada ejercicio
fiscal y con base en: […]
”I. Las políticas del Programa General y los programas sectoriales establecidos en la Ley
de Planeación, y
”II. Las políticas de gasto público que determine el Jefe de Gobierno, a través de la
Secretaría.
”III. La evaluación de los avances logrados en el cumplimiento de los objetivos y metas
del Programa General y los avances sectoriales con base al Sistema de Evaluación del
Desempeño, las metas y avances físicos financieros del ejercicio fiscal anterior y los pretendidos
para el siguiente ejercicio.
”El anteproyecto se elaborará por Dependencia, Órgano Desconcentrado, Delegación
y Entidad estimando los costos para alcanzar los resultados cuantitativos y cualitativos
previstos en las metas, así como los indicadores necesarios para medir su cumplimiento.”
Por su parte, el artículo 26 de la LPGEDF, señala:
“Las Dependencias, […] formularán su Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, atendiendo
a los criterios presupuestales y, en su caso, a las previsiones de ingresos que les comunique
13
la Secretaría, con base en su Programa Operativo Anual, los cuales deberán ser congruentes
entre sí. Adicionalmente, para el caso de las Entidades, sus anteproyectos deberán ser
aprobados por su órgano de gobierno.
”Asimismo, las Dependencias, […] deberán prever en sus respectivos Anteproyectos
de Presupuesto, los importes correspondientes al pago de contribuciones, aprovechamientos
y productos, ya sea de carácter local o federal, que por disposición de ley estén obligados
a enterar.
”La Secretaría queda facultada para formular los Anteproyectos de Presupuesto de las
Dependencias, […] cuando no le sean presentados en los plazos que al efecto se les hubiesen
señalado o cuando no se apeguen a los criterios presupuestales de eficiencia y eficacia
previstos en la legislación aplicable, así como a las previsiones de ingresos comunicados.”
En este sentido, el artículo 44 de la LPGEDF señala que:
“Los titulares de las Unidades Responsables del Gasto y los servidores públicos encargados
de su administración adscritos a la misma Unidad Responsable del Gasto, serán
los responsables del manejo y aplicación de los recursos del cumplimiento […] metas y de
las vertientes de gasto contenidas en el presupuesto autorizado; […] de que los compromisos
sean efectivamente devengados, comprobados y justificados; de la guarda y custodia
de los documentos que los soportan.”
Del mismo, modo se observó que el Manual de Programación-Presupuestación para
la Formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos 2013, en su apartado II “De la
Programación y Presupuestación”, establece el marco jurídico que regula la Programación
y Presupuestación del Gobierno del Distrito Federal; los aspectos conceptuales relativos
al Presupuesto basado en Resultados; la perspectiva de equidad de género y el enfoque
de derechos humanos; asimismo, define y desarrolla las fases del proceso de integración
del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos.
En el capítulo VII “Formulación de Presupuesto de egresos 2013”, subapartado a.1) “Guion
del Programa Operativo Anual”, del citado manual menciona, las condiciones mínimas
14
para orientar a las Unidades en la definición de su misión, visión, así como en la formulación
de su diagnóstico, e identificación de líneas de acción y su vinculación con el programa
General de Desarrollo del Distrito Federal (PGDDF).” De igual forma, el subapartado a.2)
“Marco de Política Pública” indica que “es el instrumento metodológico que en su etapa inicial
de orientación hacia el Presupuesto basado en Resultados (PbR), […] A través de este
instrumento, las Unidades especificarán las actividades que ejecutarán durante el ejercicio
fiscal 2013 para dar cumplimiento a los objetivos, estrategias y líneas de política del PGDDF
[…] los elementos que componen el MPP son: A. Área operativa de la Actividad Institucional
(AI); B. Fin; C. Propósito; D. Propósito de Género; E. Diagnóstico i. Problemática General,
ii. Problemática de Género, iii. Insumos; F. Demanda Ciudadana, i. Meta Física, ii. Demanda
Identificada, iii. Mecanismos de Identificación, iv. Grupos de Atención y G. Componentes”.
A fin de verificar que la CEJUR, hubiese realizado una planeación de la programación-
presupuestación de la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo
General de Notarías”, mediante el oficio núm. APPD/14/059 del 10 de septiembre de 2014,
se solicitó al sujeto fiscalizado que proporcionara copia del Anteproyecto de Presupuesto
de Egresos y del Programa Operativo Anual (POA) autorizados para el ejercicio fiscal 2013.
En respuesta, con oficio Núm. CJSL/DGJEL/8071/2014 del 29 de septiembre de 2014,
la CEJUR remitió el formato denominado “Marco de Política Pública” que establece en la
actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”,
la demanda identificada de 100,000 con una unidad de medida “Asuntos”. Un asunto es definido
como “el género que engloba trámites y servicios que proporciona el Archivo General
de Notarías (AGN); el trámite es un procedimiento que sigue la Dirección General Jurídica
y Estudios Legislativos (DGJEL), para la obtención de un documento o cumplimiento
de una obligación por el cual se genera el pago de derechos de acuerdo con las
prescripciones del Código Fiscal del Distrito Federal; y, un servicio es toda prestación
del Gobierno actuando en sus funciones de derecho público, en favor de la persona interesada,
pero que el mismo no genera el pago de derechos.”, Dichas definiciones fueron proporcionadas
por la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos con el oficio núm. CJSL/DGJEL/8086/2014.
También se realizó una minuta de trabajo con personal de la Dirección General Jurídica
y de Estudios Legislativos, donde mostraron los papeles de trabajo que sirvieron de base
15
para plantear la meta física. Al respecto, el ente fiscalizado informó que “no se encontraron
archivos o papeles de trabajo para el ejercicio 2013”.
Mediante el oficio núm. CJSL/DGJEL/8086/2014, del 30 de septiembre de 2014, la CEJUR
proporcionó copia del formato del Anteproyecto de Presupuesto 2013, a la que anexó
el oficio Núm. CJLS/DEA/0803/2012 del 26 de noviembre de 2012, dirigido a la SEFIN, en el
que plantea lo siguiente:
Actividad institucional Área
funcional Unidad medida
(UM) Meta física
Meta financiera (Miles de pesos) *
002 “Atender trámites y servicios de Archivo General de Notarías” 135,002 “Asuntos” 100,000 4,971.49
* Extracción del Formato Anteproyecto y “Programa Operativo Anual.
De la revisión de los elementos que se deben considerar para la elaboración del Anteproyecto
de Presupuesto de Egresos 2013, se desprenden los siguientes resultados:
Componente Elementos Cumple No cumple
a) Módulo de Integración por Resultados
a.1) Guion del Programa Operativo Anual
A. Misión X B. Visión X
C. Diagnóstico General X Contexto General I. Rezagos y problemáticas identificadas
X
II. Población Objetivo X III. Información estadística
X
IV. Necesidades de la población objetivo X Contexto de Género I. Rezagos y problemáticas de género
identificadas
X II. Población Objetivo X
III. Información estadística X
IV. Necesidades de la población objetivo X
D. Objetivos Estratégicos X E. Líneas de Acción X F. Vinculación con el PGDDF X
a.2) Marco de Política Pública
A. Área operativa de la Actividad Institucional X
B. Fin X
C. Propósito X
D. Propósito de Género X
E. Diagnóstico
I. Problemática General X
II. Problemática de Género X
III. Insumos X
Continúa…
16
… Continuación
Componente Elementos Cumple No cumple
F. Demanda ciudadana
I. Meta Física X
II. Demanda Identificada X
III. Mecanismos de Identificación X
IV. Grupos de Atención X
V. Otros Grupos de Atención X
G. Componentes
I. Acciones Generales X
II. Acciones de Género X
III. Acciones de Derechos humanos X
VI.3. Módulo de Integración Financiera
a) Cartera de Inversión n.a.
b) Analítico de Claves X
c) Flujo de efectivo X
Al analizar los elementos que se deben considerar para la elaboración del Anteproyecto
de Presupuesto de Egresos 2013 de conformidad con el Manual de Programación-
Presupuestación para la Formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos 2013,
Capítulo VII. Formulación del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos 2013, VII.1 la Formulación
General, inciso a) “Módulo de Integración por Resultados” en el subapartado a.1) Guion
del Programa Operativo Anual y subapartado a.2) Marco de Política Pública, se observó
en el apartado C. “Diagnóstico General”, que el “Contexto General” presentó información
parcial, debido a que no se encontró evidencia de Información estadística ni las necesidades
de la población objetivo. En cuanto al subapartado “Contexto de Género”, se constató que
no existieron elementos que mostraran alguna mención en cuanto a los rezagos y problemáticas
de género identificadas. Respecto a los apartados D.) Objetivos Estratégicos y E.) Líneas de
Acción, la CEJUR señaló que “disminuir el tiempo de respuesta de los trámites al automatizar
los procesos, como resultado de la modernización;” es decir, una estructura de gestión jurídica
y administración de excelencia, situación que no se observó en la revisión efectuada.
De la evaluación del objetivo, fin y propósito de la actividad institucional 002 “Atender trámites
y servicios del Archivo General de Notarías” a cargo de la Dirección General Jurídica y de
Estudios Legislativos que son “atender eficazmente y de forma expedita las necesidades
de los usuarios del Archivo General de Notarías” y “vigilar el cumplimiento cabal de la normatividad
aplicable a la actuación notarial en relación con los tramites inherentes al AGN”, se identificó
el siguiente diagnóstico de la problemática en general: “El alto volumen de solicitudes
17
que genera AGN representa un problema a razón de los tiempos en respuesta, toda vez que
no son favorables para todos los solicitantes, puesto que actualmente no se cuenta
con los recursos necesarios para dar cumplimiento a las solicitudes”.
De lo anterior se desprende que, para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto
de Egresos 2013, la CEJUR atendió lo establecido en los artículos 25 y 26 de la Ley de
Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, en las Reglas de Carácter General
para la Integración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Gobierno del Distrito
Federal vigentes en 2013, así como lo señalado en el Manual de Programación-Presupuestación
para la Formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos 2013; sin embargo,
no proporcionó evidencia documental que sustente la demanda física a alcanzar que establece
dicho manual, y en contravención con lo establecido en el artículo 44 de la Ley de Presupuesto
y Gasto Eficiente del Distrito Federal, respecto a la guarda y custodia de la documentación.
No se omite señalar que la información adicional presentada y referida en el Acta de Confronta
no modifica el resultado.
Recomendación APPD-109-13-01-CEJUR
Es necesario que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, conserve bajo su resguardo
y custodia la documentación e información correspondiente a la planeación y la programación
de las actividades institucionales a su cargo, de acuerdo a lo señalado por la Ley de Presupuesto y
Gasto Eficiente del Distrito Federal vigente.
3. Resultado
Se revisaron los Logros Obtenidos y Efectos Generados
El artículo 124 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, publicada
en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 31 de diciembre de 2009 y vigente en 2013,
menciona que “la información financiera, presupuestal, programática y contable que emane
consolidadamente del sistema y de los registros auxiliares de las Dependencias, […]
de sus estados financieros, será la que sirva de base para que la Secretaría elabore
los informes trimestrales así como de formular la Cuenta Pública del Distrito Federal
18
y someterlos a la consideración del Jefe de Gobierno para su presentación en los términos
de la Constitución y del Estatuto”.
Con objeto de verificar los logros obtenidos y los efectos generados, mediante el oficio
núm. APPD/14/059 del 10 de septiembre de 2014 y la Atenta Nota 2 del 20 de Noviembre del
mismo año; se solicitó a la CEJUR que proporcionara los reportes mensuales y trimestrales
de 2012 y 2013, así como el Informe de Cuenta Pública 2013, de igual forma, se le pidió
que indicara el avance físico de cada mes respecto a la cantidad original programada
y alcanzada, con su explicación detallada y ampliada, en caso de presentar variación.
Mediante el oficio núm. CJSL/DGJEL/8086/2014 del 30 septiembre de 2014, Director Ejecutivo
de Administración de la CEJUR proporciono el “calendario de Metas por actividad
institucional 2012” y el “calendario de Metas por actividad institucional 2013”, los que
contienen la meta física mensual y anual planeada de la siguiente forma:
(Asuntos)
CAMAI (Calendario de Metas por Actividad Institucional 2012)
Actividad institucional
Mes Total
Ene Feb Mar Abr Mayo Jun Jul Ago. Sep. Oct Nov Dic
002 “Atender trámites y servicios de Archivo General de Notarías”
5,500 4,700 4,800 6,800 7,600 8,000 7,000 9,500 13,000 17,000 10,000 6,100 100,000
CAMAI (Calendario de Metas por Actividad Institucional 2013)
Actividad institucional
Mes
Total Ene Feb Mar Abr Mayo Jun Jul Ago. Sep. Oct Nov Dic
002 “Atender trámites y servicios de Archivo General de Notarías”
5,500 4,700 4,800 6,800 7,600 8,000 7,000 9,500 13,000 17,000 10,000 6,100 100,000
Para verificar dicha información, se revisaron los informes mensuales y trimestrales en los
que se consignó la siguiente información:
19
(Asuntos)
Año 2012 2013
Mes Asunto Variación Asunto Variación
Programados Alcanzados Física % Programados Alcanzados Física %
Enero 5,500 8,434 2,934 53.4% 5,500 9,816 4,316 78.5% Feb. 4,700 8,937 4,237 90.2% 4,700 8,913 4,213 89.6%
Marzo 4,800 8,800 4,000 83.3% 4,800 7,202 2,402 50 .0%
Abril 6,800 6,896 96 1.4% 6,800 8,483 1,683 24.8%
Mayo 7,600 10,306 2,706 35.6% 7,600 9,366 1,766 23.2%
Junio 8,000 8,651 651 8.1% 8,000 9,151 1,151 14.4%
Julio 7,000 9,161 2,161 30.9% 7,000 4,753 -2,247 32.1%
Agosto 9,500 9,900 400 4.2% 9,500 12,192 2,692 28.3%
Sep. 13,000 11,184 -1,816 -14.0% 13,000 9,703 -3,297 -25.4%
Oct. 17,000 16,578 -422 -2.5% 17,000 16,581 -419 -2.5%
Nov. 10,000 10,484 484 4.8% 10,000 11,012 1,012 10.1%
Dic. 6,100 5,026 -1,074 -17.6% 6,100 5,413 -687 -11.3%
Total 100,000 114,357 14,357 14.3% 100,000 112,585 12,585 12.6%
Extracto de los reportes mensuales de la CEJUR.
La variación de 12.6% entre lo programado y lo alcanzado obedece a la afluencia
de usuarios de acuerdo a la demanda de trámites, así como a los resultados del programa de
incentivos económicos producto de las “jornadas notariales.” De igual forma se encuentra
la recuperación económica y no acreditar el interés jurídico. En el mes de julio se suspendió
el servicio al público por parte del AGN, declarando como días inhábiles del 15 al 31 del mismo,
por lo que en agosto se incrementó el número de solicitudes.
Al revisar el reporte Descriptivo de Actividades Institucionales (DAI), en el que se explican
las variaciones de la evolución programática de las actividades institucionales, se observó
que la causa de la variación se debió a que “el cumplimiento de esta actividad está
a cargo de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos y la variación que se
refleja se deriva de todos los avisos de testamento que otorgan los Notarios del Distrito
Federal”.
Mediante el oficio núm. CJSL/DED/DGJEL/EA/834/2014 del 24 de febrero de 2014, el ente
fiscalizado informó que “la cantidad programada se rebasó en 12.6%, como resultado
de los incentivos económicos contenidos en la jornada notarial junto por una vivienda regularizada
y escriturada a bajo costo”.
20
Al analizar dicha información, se observó que en el mes de febrero se presentó un incrementó
de 89.6%, en enero de 78.5% y en marzo de 50.0% respecto a lo programado; de igual
forma, en los meses de abril, mayo, agosto y julio se observaron incrementos de entre
el 20.0% y el 32.1%, lo que demuestra una falta de planeación respecto a lo registrado
y a lo alcanzado.
Con base en lo anterior, se determinó que el AGN elaboró su Proyecto de Presupuesto
de Egresos 2013 conforme al Manual de Programación-Presupuestación para la Formulación del
Anteproyecto de Egresos 2013; asimismo, se verificó que se ajustó a lo señalado en los
artículos 124 y 135 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, en relación
con la elaboración del Anteproyecto de Egresos 2013. Asimismo, mediante el análisis
de los registros auxiliares efectuados por el AGN para el control y seguimiento de la meta
física de la actividad institucional en estudio, se comprobó que los datos reportados por la CEJUR
en sus informes de Avance Trimestral y de Cuenta Pública 2013, difieren con lo reportado
como meta física alcanzada. Se verificó que la afectación programático-presupuestaria
se integró con los formatos señalados en el numeral IV.3.3 “Adecuaciones Programático-
Presupuestarias” del Manual de Normas y Procedimientos para la Administración Pública
del Distrito Federal; sin embargo, en lo referente a la guarda y custodia de la documentación,
se observó que no realiza una adecuada programación de los asuntos por atender, situación
que en buena medida fue motivada por eventos predecibles por el sujeto fiscalizado.
No se omite señalar que la información adicional presentada y referida en el Acta de Confronta
no modifica el resultado.
Recomendación APPD-109-13-02-CEJUR
Es necesario, que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales a través de la Dirección
General Jurídica y de Asuntos Legales, establezca mecanismos de control y seguimiento,
que permitan realizar la programación de su actividad institucional 002 “Atender trámites
y servicios del Archivo General de Notarias”, acorde al objetivo y unidad de medida y meta
física real, establecidas para el cumplimiento de metas originales, conforme a la normatividad
vigente.
21
4. Resultado
Se examinaron los Mecanismos de Control para la Integración de Reportes
e Informes por la Consejería Jurídica y de Servicios Legales
El artículo 123 del Reglamento de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito
Federal, señala que “las dependencias, […] deberán llevar registros auxiliares, para las
Sub-funciones que muestren de manera sistemática los avances financieros y de consecución
de metas, con objeto de facilitar la evaluación en el ejercicio del gasto público”.
Asimismo, el artículo 236 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal indica que
“el Archivo General de Notarías depende de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos”.
Por su parte, el artículo 237 de dicha ley establece lo siguiente:
“El Archivo General de Notarías se constituirá:
”I. Con los documentos que los notarios del Distrito Federal remitan a éste, según las prevenciones
de esta ley;
”II. Con los protocolos, que no sean aquellos que los notarios puedan conservar en su poder; […]
”IV. Con los expedientes manuscritos, libros y demás documentos que conforme a esta
ley deba mantener en custodia definitiva.”
De igual manera, el artículo 238 del mismo ordenamiento indica:
“El Consejero Jurídico y de Servicios Legales designará al titular del Archivo, quien ejercerá
además de las facultades previstas en otros ordenamientos jurídicos, las siguientes: […]
”IV. Estudiar y proponer métodos de conservación y respaldo, de la documentación e información
que tenga relación con la función notarial;
22
”V. Expedir y reproducir a solicitud de parte interesada los documentos públicos y privados
que obren en los acervos en custodia del Archivo e;
”VI. Certificar la documentación solicitada por autoridades judiciales, administrativas y legislativas,
así como por los particulares que acrediten su interés legítimo, y que esté en custodia
del Archivo;
”VII. Revisar que los libros cumplan con todos y cada uno de los requisitos previstos en esta ley,
para su recepción y custodia definitiva;
”VIII. Certificar la razón de cierre con respecto a la revisión previa a la que se refiere la fracción
que antecede;
”IX. Custodiar en definitiva el protocolo que contenga la razón de cierre y que deba tener
una antigüedad de cinco años a partir de la fecha de la razón;
”X. Recibir para su inutilización los sellos, que se hayan deteriorado, alterado o aparecido
después de su extravío, así como los que no cumplan con los requisitos previstos en esta ley;
”XI. Recibir los expedientes, manuscritos, libros, folios y demás documentos que conforme
a esta ley deban entregar los notarios y que deban custodiarse en el Archivo;
”XII. Devolver a los notarios, en los plazos previstos por esta ley, los expedientes, manuscritos,
libros, folios y demás documentos que conforme a la misma, no deban custodiarse
en definitiva, después de haber sido dictaminados; […]
”XIV. Recibir de los notarios, los avisos de testamento y de designación de tutor cautelar
para su depósito y custodia definitiva en el archivo;
”XV. Recibir, para su depósito y custodia los testamentos ológrafos que presenten los particulares;
”XVI. Rendir información a las autoridades judiciales y administrativas competentes,
y a los notarios con respecto a los avisos y testamento ológrafos a que se refieren las dos
fracciones que anteceden;
23
”XVII. Dictaminar y calificar las solicitudes presentadas por los particulares, para determinar
la procedencia de un trámite;
”XVIII. Realizar anotaciones marginales de acuerdo a la función notarial, prevista en esta
ley; […]
”XXI. Colaborar para la integración, alimentación, mantenimiento y actualización del sistema
de datos del Registro Nacional de Testamentos y del Registro Nacional de Poderes; y…”
El artículo 239 de la citada ley precisa que “el Archivo es privado tratándose de documentos
que no tengan una antigüedad de más de setenta años, de los cuales a solicitud de persona que
acredite tener interés jurídico, de autoridades competentes y de notarios, podrán expedirse
copias simples o certificadas, previo pago de los derechos que previene el Código Financiero
del Distrito Federal”.
Al referirse a las funciones de la unidad coordinadora de archivos, la fracción IX
del artículo 20 de la Ley de Archivos del Distrito Federal vigente en 2013, señala: “Coadyuvar
con la instancia responsable de la función, en el diseño, desarrollo, establecimiento y actualización
de la normatividad que sea aplicable dentro del ente público, para la adquisición de tecnologías de
la información para los archivos, así como para la automatización de archivos, la digitalización
o microfilmación de los documentos de archivo o para la gestión, administración y conservación
de los documentos electrónicos…”.
A fin de evaluar los mecanismos de control internos adaptados para la actividad institucional
002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”, con el oficio núm. APPD/14/059
del 10 de septiembre de 2014, se solicitó al ente fiscalizado que proporcionara la información
referente a informes de avance mensual, trimestral y anual; y de resultados, así como
el descriptivo y calendarización de actividades, copia de los registros auxiliares y el Informe de
Cuenta Pública todo con referencia al ejercicio presupuestal de 2013.
Tras analizar los informes mensuales, y trimestrales, así como el Informe de Cuenta Pública,
se constató que en la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo
24
General de Notarías”, el registro y control de avance de meta física que se reportó al cierre
del ejercicio fiscal 2013 ascendió a 112,585, superando en 12.6% lo planeado de 100,000 asuntos.
Con objeto de conocer en qué consistieron los 112,585 asuntos que el AGN reportó en la
Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal de 2013, se solicitó al ente fiscalizado
que desagregara dichos asuntos. En respuesta, mediante el oficio núm. CJSL/DGJEL/8086/2014
la CEJUR informó lo siguiente:
Número Trámite Atendidos Número Trámite Atendidos
1 Modificaciones sociedad en convivencia 0 15 Informe de tutela cautela 195
2 Copias certificadas sociedad en convivencia
1 16 Búsquedas por índice 249
3 Informe o constancia 2 17 Aviso de notarías 291
4 Nota marginal protocolo consular 6 18 Testamento extranjero 391
5 Terminación sociedad de convivencia 12 19 Razón de cierre 994
6 Registro sociedad en convivencia 13 20 Guardas notariales 1,073
7 Informe sociedad en convivencia 16 21 Consulta instrumentos notariales
4,818
8 Autorización definitivas 18 22 Informe de juzgados 8,074
9 Riesgo de sello y firma notario 23 23 Copias certificadas 9,099
10 Guardas definitivas protocolo consular 27 24 Informe notarios 9,552
11 Razón de cierre consular 30 25 Copias directas 10,097
12 Solicitud de autorización definitiva 51 26 Notas marginales 11,409
13 Registro de tutela cautelar 68 27 Calificaciones 12,921
14 Remisión testamento ológrafo 166 28 Aviso de testamento 48,666
Total 118,262
Cuadro proporcionado por DGJEL.
Como se observa, de los 28 trámites que se realizan en la actividad institucional 002
“Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”, destacan por su importancia
el “Aviso de Testamento” con un 41.2%, las “Calificaciones” con un 10.9%, las “Notas Marginales”
con un 9.6% y con un 8.5% la “Copia Directa”.
En cuanto a la revisión de la Cuenta Pública de 2013, en la actividad institucional 002 “Atender
trámites y servicios del Archivo General de Notarías” se reportó una meta alcanzada
de 112,585 trámites y en la información desagregada proporcionada por la Dirección General
Jurídica y de Estudios Legislativos se reportaron 118,262, observando una diferencia
de 5,677. Con el propósito de aclarar dicha diferencia, se realizó una reunión de trabajo
con personal del AGN, en la que informaron que la variación se debe al trámite “Aviso
25
de Testamento”, ya que existe un desfase en la fecha de presentación de los informes mensuales
y trimestrales, así como en el de la Cuenta Pública de 2013; de igual forma, informaron
que en los días en que se realiza la revisión del trámite antes mencionado, se registran
importantes cargas trabajo, así como por las jornadas notariales y el mes del testamento.
Al analizar los trámites que realiza el AGN se detectó que éstos se elaboraron de forma
manual, pues no existe una sistematización de procesos; en este sentido, se solicitó mediante
la Atenta Nota núm. 2 que se mencionara el grado de avance para la automatización
de los archivos, digitalización o microfilmación de los mismos, o para la gestión, administración
y conservación de los documentos, como lo establece la Ley de Archivos del Distrito Federal
en su artículo 20, fracción IX. En respuesta, con el oficio núm. CJSL/DEA/AAG/389/2014
la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos informó que “se hace del conocimiento
que hasta el momento no se ha presentado ante el COTECID (Comité Técnico Interno
de Administración de Documentos), alguna petición o informe sobre el avance de automatización,
digitalización o microfilmación de los documentos de archivo”.
Por lo expuesto, se determinó, que los reportes mensuales, trimestrales y de Cuenta Pública
de 2013 reportados por la CEJUR en relación a la desagregación de las acciones realizadas
en la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”
presentan un desfase, además de que no existe una sistematización o digitalización
de los trámites realizados.
Al analizar la información citada, se observó que existe una variación entre lo consignado
y los registros consolidados de los Informes de Evaluación al Desempeño de Metas y de los
Indicadores de Gestión Mensual de 2013 de la CEJUR en contravención a lo establecido
en el artículo 124 de la LPGEDF; en el que se menciona: “la información financiera,
presupuestal, programática y contable que emane consolidadamente del sistema
y de los registros auxiliares de las Dependencias, […] de sus estados financieros, será la que
sirva de base para que la SEFIN elabore los informes trimestrales así como de formular
la Cuenta Pública del Distrito Federal y someterlos a la consideración del Jefe de
Gobierno para su presentación en los términos de la Constitución y del Estatuto…”.
26
No se omite señalar que la información adicional presentada y referida en el Acta de Confronta
no modifica el resultado.
Recomendación APPD-109-13-03-CEJUR
Es necesario que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales a través de la Dirección
Ejecutiva de Administración, tome las medidas necesarias para que la información presupuestal,
programática y contable, emane de un sistema y de los registros auxiliares, por cuanto
a la documentación que respalda al Archivo General de Notarias, deberá observarse
la sistematización y conservación en medios electrónicos de acuerdo a la Ley de Archivos
del Distrito Federal, del Archivo General de Notarías.
Eficiencia
5. Resultado
Se evaluaron los Recursos Humanos Materiales y Financieros, utilizados
para el Logro de los Fines de la Actividad Institucional 002 “Atender Trámites
y Servicios del Archivo General de Notarías”
El artículo 4o., del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal,
publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 28 de diciembre de 2000, vigente en 2013,
establece que “con base en los principios de transparencia y legalidad, se proveerán
los recursos humanos, materiales y financieros para el exacto y oportuno despacho de los
negocios del orden administrativo de todas y cada una de las Dependencias, […] de la Administración
Pública”.
El Programa Operativo Anual (POA) de la CEJUR de 2013 señaló como diagnóstico para
la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”,
lo siguiente: “Los habitantes de la capital cuentan con un acervo de instrumentos jurídicos
de los siglos XVI al XX que contienen convenios, contratos, testamentos, proyectos gubernamentales
y creación de sociedades que dan fe de la historia”.
27
Por lo anterior, la CEJUR estableció en su manual administrativo que la Dirección General
Jurídica y de Estudios Legislativos, publicado en la Gaceta Oficial, el 28 de mayo de 2010,
vigente en 2013, tendría las siguientes atribuciones: vigilar la correcta aplicación de la Ley
del Notariado así como la atención de las Consultas Jurídicas que se deriven de las
Dependencias.
Al revisar el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el Ejercicio 2013,
se observó que, para la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo
General de Notarías”, la CEJUR asignó un presupuesto original de 4,971.4 miles de pesos,
que se distribuyeron en diferentes partidas presupuestales de los capítulos de gasto 1000
“Servicios Personales”, 2000 “Materiales y Suministros” y 3000 “Servicios Generales”,
como sigue:
(Miles de pesos)
Capítulo de gasto Monto
Total 4,971.4
1000 “Servicios Personales” 220.0
2000 “Materiales y Suministros” 1,500.0
3000 “Servicios Generales” 3,251.4
Al respecto, se observó que las cifras corresponden a las autorizadas en el POA de 2013
del sujeto fiscalizado. A fin de verificar que lo presupuestado correspondiera con los requerimientos de
la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos, se solicitó a la CEJUR que explicara
cuáles eran los conceptos considerados para el cálculo del costo de la actividad institucional
002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”; en respuesta, la dependencia
informó que “el cálculo del costo de las actividades institucionales se realiza cuando
nos es informado el techo presupuestal, de manera equitativa para las cinco unidades
administrativas que integran la dependencia; el presupuesto original se va modificando
a lo largo del ejercicio fiscal de acuerdo al comportamiento del gasto, a las necesidades
de cada Dirección General y a los Proyectos específicos que les sean asignados”.
Del presupuesto asignado a la CEJUR, se adicionó al presupuesto de la actividad
institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías” la partida
28
presupuestal 5151 “Equipo de Cómputo y de Tecnologías de la Información” a la adquisición
de cinco computadoras de escritorio, seis impresoras tipo 1 volumen medio y un escáner
plano, los cuales son necesarios para el funcionamiento óptimo de la Dirección General
Jurídica y de Estudios Legislativo, los cuales fueron adquiridos y puestos en operación.
A fin de identificar los procedimientos empleados y aplicados por la Dirección General
Jurídica y de Estudios Legislativos en la actividad institucional 002 “Atender trámites
y servicios del Archivo General de Notarías”, se revisó el manual administrativo del AGN,
en su apartado de procedimientos, el cual contempla 46 procedimientos, de los cuales
se seleccionaron los que tienen relación directa con la actividad institucional en estudio
correspondiente al rubro de testamentos y fueron los siguientes:
1. Depósito de Testamento Ológrafo.
2. Expedición de Copias Certificadas y Testimonios de Instrumentos Notariales.
3. Informe de Testamento.
4. Recepción de Avisos de Testamento.
5. Registro y Guarda de Testamento Otorgados en el Extranjero.
6. Remisión de Testamento Ológrafo a Juez de lo Familiar.
7. Retiro de Testamento Ológrafo.
Del estudio de campo que realizó el equipo auditor en la Dirección Consultiva y de Asuntos
Notariales, y derivado de las reuniones de trabajo donde se comentaron los distintos procedimientos,
se determinó la importancia de solicitar al ente fiscalizado un descriptivo de cada procedimiento.
Con relación al procedimiento Deposito de Testamento Ológrafo, la Dirección Consultiva
y de Asuntos Notariales informó que el 23 de julio de 2012 se publicó en la Gaceta Oficial
del Distrito Federal el “Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas
disposiciones del Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal; se reforman
29
y adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley del Notariado para el Distrito Federal y
se reforman y derogan diversas disposiciones del Código Fiscal del Distrito Federal”;
el cual, en su artículo primero, prescribió lo siguiente:
“Artículo Primero: […] y se derogan los artículos […] los artículos 1150, 1151, 1552, 1553, 1554,
1555, 1556, 1557, 1558, 1559, 1560, 1561, 1562, 1563, 1564, […] todos del Código Civil
para el Distrito Federal…”
Número de procedimiento
Nombre del procedimiento
Descripción de procedimiento Procedimiento
028 “Depósito de Testamento Ológrafo”
Derogado Derogado
029 “Expedición de Copias Certificadas y Testimonios de Instrumentos Notariales”
El Archivo General de Notarías expide copias certificadas y testimonios de los instrumentos notariales que obran en guarda definitiva en esta unidad administrativa, a solicitud de los interesados que acrediten interés jurídico, para el caso de instrumentos notariales clasificados como de archivo privado (edad menor a setenta años) interés legítimo para el caso de instrumentos notariales clasificados como de archivo público (edad mayor a setenta años).
1.- El interesado ingresa la solicitud por ventanilla única, adjuntando comprobante de pago y documentos soporte, particulares deberán de acreditar interés jurídico y en tal sentido deberán de forma previa pasar por la calificación del mismo, por lo que respecta a los notarios la solicitud será directa. Esto es, no deberán de acreditar el interés jurídico;
2.- Ventanilla Única registra en formato de control de trámites y turna solicitud y documentación del Área de Acervos;
3.- JUD de Acervos Notariales recibe la solicitud con documentación, acusa de recibo, localiza libros registra en control de salida y turna libros, solicitud y documentación al Área de Reprografía;
4.- Enlace de reprografía recibe libro de protocolo, apéndice, solicitud y documentación y procede a fotocopiar conforme a lo que indica la calificación, revisa que éstas correspondan con la solicitud y sean legibles y turna al Área de Certificaciones;
5.- El Área de Certificaciones recibe solicitud con documentación, libro de protocolo, apéndice y copias, cancela hojas y espacios en blanco plasmado el sello “sin texto”, plasma sello de nota marginal en el libro de protocolo, elabora certificación y sella cada foja del legajo de copias; y
6.- Turna el legajo con solicitud al área de entrega de documentos de la Ventanilla Única, si se trata de copias certificadas para alguna autoridad elabora oficio de entrega, recaba firma de la Subdirección de Archivo General de Notarías y envía con mensajero a la autoridad correspondiente.
Continúa…
30
… Continuación
Número de procedimiento
Nombre del procedimiento
Descripción de procedimiento Procedimiento
030 “Informe de Testamento”
El Archivo General de Notarías rinde informes de existencia o inexistencia de disposición testamentaria, únicamente a Jueces de lo Familiar y Notarios Públicos.
1.- Se ingresa la solicitud por Ventanilla Única y comprobante de pago de derechos;
2.- Ventanilla Única registra en formato de control de tramites (para Juez o Notarios según sea el caso) y turna al Área de Testamentos;
3.- Enlace de Testamentos elabora oficio de respuesta y en el asienta si existe o no existe disposición testamentaria en los registros que se llevan en esta oficina, desde 1902 a la fecha, revisa, rubrica y recaba firma de la Subdirección de Archivo General de Notarías. Dicho oficio de respuesta incluye el resultado de la búsqueda del Registro Nacional de Avisos de Testamento (RENAT), que reporta si la persona mencionada otorgó disposición testamentaria en otra Entidad Federativa; y
4.- Enlace de testamento turna oficio de respuesta a Ventanilla única para ser recogida por los interesados, si se trata de petición de un juzgado se remite oficio de respuesta al Juzgado correspondiente.
031 “Recepción de Avisos de Testamento”
Recibir los Avisos de Testamento que remiten los Notarios Públicos del Distrito Federal para proceder a su registro y archivo correspondiente.
1.- Ingresa por Ventanilla Única la Tarjeta de Aviso de Testamento debidamente requisita da junto con el comprobante de pago en original;
2.- Ventanilla Única asienta los datos en el formato de control de gestión y turna tarjeta y comprobante de pago y firma en la parte inferior de las tarjetas y las desprende (si es extemporánea se imprime leyenda de extemporáneo en ambas partes de la tarjeta): y
3.- Turna tarjeta y comprobante de pago al área de testamentos para su archivo correspondiente y envía la parte superior de la tarjeta al Área de entrega de documentos en espera de ser recogidos por los interesados.
033 “Registro y Guarda de Testamento Otorgados en el Extranjero”
El Archivo General de Notarías recibe a la Secretaría de Relaciones Exteriores los avisos de testamento que se han otorgado en el extranjero ante Consulados Mexicanos y los incluirá en sus registros testamentarios.
1.- El Aviso de testamento ingresa por Ventanilla Única, se registra en formato de Control de Gestión y turna al Área de Testamentos;
2.- Enlace de testamentos integra la tarjeta de aviso de testamento al registro.
3.- Entrega oficio a la Secretaría de Relaciones Exteriores y archiva de Notarías; y
034 “Remisión de Testamento Ológrafo a Juez de lo Familiar”
El Archivo General de Notarías los testamentos ológrafos otorgados por particulares, a la autoridad judicial que éste conociendo del juicio sucesorio, para efectos de la apertura y validación del dicho testamento y la continuación sucesoria.
1.- Juez de lo Familiar Acude a la Ventanilla Única y entrega oficio de solicitud por triplicado;
2.- Ventanilla Única recibe, sella de recibido los tres tantos del oficio y devuelve el tercer tanto como acuse de recibo, registra en listas de control de gestión y turna al Enlace de Testamentos;
3.- Enlace de Testamentos recibe listas de control de gestión, acusa de recibo en formato de control, localiza y retira sobre;
4.- Enlace de Testamentos asienta acta en el libro de registro, elabora oficio de remisión y recaba firma de la Subdirección de Archivo General de Notarías; y
Continúa…
31
… Continuación
Número de procedimiento
Nombre del procedimiento
Descripción de procedimiento Procedimiento
5.- Se envía el sobre que contiene el testamento ológrafo y el oficio al Juez correspondiente, a través de mensajero, recaba firma de recibido en el libro de registro correspondiente, guarda el libro y archiva oficios de acuse.
035 “Retiro de Testamento Ológrafo”
El Archivo General de Notarías entrega el testamento ológrafo al redactor del mismo cuando este lo solicite y se identifique debidamente.
1.- Acudir a la Ventanilla Única para ingresar su trámite y la petición se turna al Área de Testamentos;
2.- Se requiere al testador que solicita el retiro de su testamento ológrafo la presentación del original del sobre que quedó en su poder y que contiene su testamento ológrafo o acta del Ministerio Público donde se señale su perdida;
3.- Solicita la firma del testador y de los testigos, recaba la firma del titular de la Subdirección de Archivo General de Notarías, en el acta del libro de registro; y
4.- Se entrega sobre al interesado e identificación y se archiva solicitud en el expediente.
Se precisa el procedimiento descrito es sobre la base del procedimiento contenido en el Manual Administrativo de esta Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos, sin embargo de conformidad con el Manual de Trámites y Servicios del Gobierno del Distrito Federal, no aplica los requisitos de presentar el ejemplar del testamento ológrafo quedo en poder del testador o en acta levantada ante el Ministerio Público en caso de su extravió y asimismo no se requiere la presentación de los testigos.
Los artículos referidos en la cita normaban lo relativo al testamento ológrafo, por lo que
el mismo se encuentra actualmente derogado y en tal virtud actualmente no existe el procedimiento
de “Depósito de Testamento Ológrafo”.
En términos del artículo primero transitorio del decreto en comento, antes de la derogación
a los testamentos ológrafos depositados en el AGN les aplica el principio de ultra actividad,
como se señala en seguida:
“Primero.- Aquellos testamentos públicos cerrados, públicos simplificados, ológrafos,
privados, militares o marítimos que hayan sido otorgados con anterioridad al presente decreto,
subsistirán en sus términos y para su apertura y declaración de ser formal testamento se
substanciarán de conformidad con las disposiciones legales vigentes al momento de su
otorgamiento.”
32
Además de la revisión de los procedimientos seleccionados, el ente fiscalizado entregó
los memorándums 15 y 16, ambos del 10 de marzo de 2014, en los que se proporcionó
información que contiene una descripción por procedimiento, acciones, actividades y áreas
involucradas, como se muestra a continuación:
Se revisaron dichos procedimientos directamente con la Jefatura de Departamento de la
Ventanilla Única y se determinó que ésta es la encargada de recibir las solicitudes, y promociones
de los usuarios respecto de todos los tramites del AGN; depende directamente de la Dirección
General Jurídica y de Estudios Legislativos; asesora a los usuarios respecto de los requisitos
de los servicios del AGN; entrega a los usuarios las respuestas a sus trámites; proporciona
gratuitamente los formatos necesarios para diversos trámites; informa diariamente
a la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos de la cantidad y tipo de trámites
recibidos; y los turna a las diferentes unidades.
Asimismo se observó que la Ventanilla Única atiende de 500 a 700 usuarios al día, de los
cuales el 15% son personas de la tercera edad o personas discapacitadas, usuarios
que solicitan informes o realizan algún tipo de trámite del AGN. Cada trámite tiene un costo
y cuando las personas de la tercera edad requieren hacer el pago del mismo tienen que
trasladarse a una oficina de Tesorería, lo que implica buscar una oficina cercana o tener
que regresar otro día a proseguir con su trámite.
De la revisión de los procedimientos seleccionados y de las visitas efectuadas a las diferentes
áreas del AGN, a fin de conocer cómo se efectuaron dichos procedimientos y constatar
la actuación de los servidores públicos, así como de los recursos materiales utilizados como
parte de la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General
de Notarías”, se observó que el ente fiscalizado carece de una sistematización integral
en sus procesos. De igual forma, el control y manejo de los documentos resguardados del AGN
y su utilización entre las áreas se realiza con mecanismos manuales y los espacios para
el resguardo y almacenamiento de los documentos no cuentan con controles sistematizados
para la asignación física; asimismo, no cuentan con anaqueles o estantes, por lo que la
búsqueda y localización de los documentos se efectúa con demoras.
33
De igual forma, se observó que el espacio físico asignado para el resguardo de los documentos
pudiera provocar el deterioro y extravío de los mismos; La jefatura de unidad departamental
de la Ventanilla Única no cuenta con el equipamiento suficiente; no tiene instalaciones
adecuadas para la atención a las personas de la tercera edad y con capacidades diferentes;
el número de ventanillas de atención son insuficientes; y los mecanismos internos de control
interno no están sistematizados.
Por lo anterior se determinó que en relación con la actividad institucional 002 “Atender
trámites y servicios del Archivo General de Notarías”, la CEJUR atendió lo señalado en el
artículo 4o. del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal; de igual
forma, que contó con los recursos humanos y financieros para llevar a cabo acciones
de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Manual Administrativo de la Consejería
Jurídica y de Servicios Legales, en el apartado de la Dirección General Jurídica y de Estudios
Legislativos. Sin embargo, no contó con los recursos materiales necesarios para la operación
de la actividad institucional en estudio y el sistema de control interno y resguardo
que utiliza para el manejo del AGN es deficiente.
No se omite señalar que la información adicional presentada y referida en el Acta de Confronta
no modifica el resultado.
Recomendación APPD-109-13-04-CEJUR
Es necesario que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, por conducto de la Dirección
General Jurídica y de Estudios Legislativos, brinde a la Ventanilla Única el acondicionamiento
y procedimientos para la atención ciudadana a personas de la tercera edad o personas
discapacitadas, estableciendo políticas y procedimientos para la gestión de todos los trámites
y servicios solicitados, dando una atención de calidad.
Recomendación APPD-109-13-05-CEJUR
Es necesario que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, por medio de la Dirección
General Jurídica y de Estudios Legislativos, establezca mecanismos para mejorar el sistema
de control interno y guarda y custodia de los documentos, que conforman el acervo documental.
34
6. Resultado
Se analizaron los Recursos, Instrumentos, Métodos, Procedimientos y Lineamientos
utilizados en el Desarrollo de la Actividad Institucional 002 “Atender Trámites
y Servicios del Archivo General de Notarías”
Asimismo, se analizó el contenido del artículo 18 del Reglamento Interior de la Ley Orgánica
de la Administración Pública del Distrito Federal, que establece que “los Manuales Administrativos
serán elaborados y aprobados por los titulares de las Dependencias”.
En este sentido, el artículo 26 del mismo ordenamiento indica:
“Corresponden a los titulares de las Secretarías, además de las atribuciones que expresamente
les confiere la Ley, las siguientes: […]
”IV. Elaborar y expedir su Manual Administrativo estableciendo las facultades de sus Unidades
Administrativas de Apoyo Técnico-Operativo, las cuales se entenderán delegadas…”
Por su parte, el numeral 2.3 Estructuras Orgánicas, apartado 2.3.1.3. de Circular Contraloría
General para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización,
Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración
Pública del Distrito Federal, señala lo siguiente:
“La dictaminación de las estructuras orgánicas puede llevarse a cabo por cualquiera de las
siguientes circunstancias: […]
”2.3.1.3.2. Cuando las dependencias, […] soliciten alguna modificación debidamente justificada
y sustentada.”
Asimismo, el numeral 2.4 “Revisión, dictamen y registro de Manuales Administrativos”,
del apartado 2.4.1, indica:
“Para efectos de revisión, dictamen y registro ante la CG, los Manuales Administrativos
de las dependencias […] de la APDF se componen de:
35
”● Manual de Organización, y
”● Manual de Procedimientos.”
El mismo sentido, los apartados 2.4.2 y 2.4.3 señalan:
“Los titulares de las dependencias […] son los responsables de la actualización de los
Manuales Administrativos, que se deriven de la aplicación de un proceso rediseñado,
de un procedimiento simplificado, de la modificación de la estructura orgánica, o de la supresión
o creación de leyes y normas, para ello, deberán remitir conjuntamente con la solicitud
de reestructura el proyecto de Manual de Organización, para que se apruebe simultáneamente
con la estructura. La actualización del Manual de Procedimientos deberá remitirse
a la CGMA […]
”2.4.3. Los Manuales Administrativos de las dependencias […] de la APDF, deberán elaborarse
en estricto apego a la presente Circular y a la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales
del GDF.
”Los Manuales Administrativos deberán elaborarse en estricto apego a la estructura orgánica
vigente, dictaminada por la CG.”
Por lo expuesto, se analizó la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales del Gobierno
del Distrito Federal vigente en 2013, que indica que para efecto de integrar el manual de
procedimientos, se sugiere identificar e incluir procedimientos sustantivos que, en forma
breve y clara, muestren secuencial y ordenadamente la forma de realizar un trabajo ejecutado
por las áreas. Dicha guía también establece que cada procedimiento deberá contener
los siguientes apartados: Objetivo General, Políticas o Normas de Operación, Descripción Narrativa
y Diagrama de Flujo.
Con objeto de analizar los recursos, instrumentos, métodos, procedimientos y lineamientos
utilizados en el desarrollo de la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios
del Archivo General de Notarías”, con el oficio núm. APPD/14/059 del 10 de septiembre de 2014,
se solicitó a la CEJUR que proporcionara la información referente a su manual administrativo;
36
el Marco Jurídico y Normativo; los procedimientos con los que operaron las áreas involucradas
en la actividad institucional en estudio; y describir las acciones de supervisión, todo relativo
al ejercicio fiscal de 2013.
En respuesta, con el oficio núm. CJSL/DGJEL/7899/2014 del 22 de septiembre de 2014,
la CEJUR remitió la documentación e información solicitada.
Al revisar el manual administrativo de la CEJUR y los documentos entregados, en el apartado
de procedimientos se observó, que la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos
contó con un total de 46 procedimientos autorizados por la Coordinación General de Modernización
Administrativa (CGMA) mediante el oficio núm. CGMA/0350/05 del 3 de febrero de 2006.
A fin de identificar los procedimientos aplicados por la CEJUR en la actividad institucional 002
“Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”, se revisó el manual administrativo,
publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 6 de julio de 2005, vigente al ejercicio
fiscal auditado, en su apartado de procedimientos, de la Dirección General Jurídica y de Estudios
Legislativos, en el que se relacionan siete procedimientos que tienen relación directa
con la actividad institucional señalada, los que a continuación se describen:
Número Nombre del procedimiento
028 Depósito de Testamento Ológrafo (DEROGADO)
029 Expedición de Copias Certificadas y Testimonios de Instrumentos Notariales
030 Informe de Testamento
033 Registro y Guarda de Testamentos Otorgados en el Extranjero
034 Remisión de Testamento Ológrafo a Juez de lo Familiar
035 Retiro de Testamento Ológrafo
036 Asiento de Nota Marginal o Complementarias
En dicho manual administrativo se identificaron las etapas, tramos de control, instancias involucradas,
mecanismos de control y supervisión a la ejecución de las diferentes acciones que contemplan
los procedimientos para atender la actividad institucional en estudio.
A fin de evaluar la aplicación de los procedimientos seleccionados, se realizaron visitas
a las diferentes áreas que integran la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos,
37
para constatar que las instancias, controles, responsabilidades y tiempos señalados
en el manual administrativo, se hayan atendido.
Tras revisar los documentos presentados y las fichas descriptivas, y como resultado
de las entrevistas realizadas al personal encargado de las acciones que se atienden para
la operación del AGN, se determinó que en éstas participan las diferentes figuras por tramos
de control que establece el manual administrativo.
Así mismo, se observó que el AGN dispuso de un manual administrativo conforme a lo establecido
en los artículos 18 y 26 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal;
los numerales 2.3, apartado 2.3.1.3, Subapartado 2.3.1.3.2; y 2.4, apartados 2.4.1 y 2.4.2
de la Circular Contraloría General para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo,
Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la
Administración Pública del Distrito Federal; y a la Guía Técnica para la Elaboración
de Manuales del Gobierno del Distrito Federal. Sin embargo, dicho manual se encuentra desactualizado,
ya que existe un procedimiento que se encuentra derogado (Depósito de Testamento Ológrafo).
7. Resultado
Se examinaron las Etapas, Áreas Involucradas, Actividades y Mecanismos
de Control, Empleados en la Actividad Institucional 002 “Atender Trámites
y Servicios del Archivo General de Notarías”
Para verificar que se hubiera atendiendo lo señalado en los artículo 26, fracción IV; y 37,
fracción VII, del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal vigente
en 2013.
Se analizó la Circular Contraloría General para el Control y Evaluación de la Gestión Pública;
el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana
en la Administración Pública del Distrito Federal, que en su apartado 2.4 “Revisión, dictamen
y registro de Manuales Administrativos”, numeral 2.4.2 establece: “Los titulares de las dependencias
[…] son los responsables de la actualización de los Manuales Administrativos, que se deriven
de la aplicación de un proceso rediseñado, de un procedimiento simplificado, de la
38
modificación de la estructura orgánica, o de la supresión o creación de leyes y normas,
para ello, deberán remitir conjuntamente con la solicitud de reestructura el proyecto de Manual
de Organización, para que se apruebe simultáneamente con la estructura”. También se revisó
el apartado 2.4.3 del citado documento, cuyo contenido se expuso en el resultado inmediato
anterior.
Asimismo; el artículo 35, fracción XX, de la Ley Orgánica de la Administración Pública
del Distrito Federal, establece que a la CEJUR le corresponde: “Dirigir, organizar y supervisar
el Archivo General de Notarías; elaborar los lineamientos y criterios técnico-jurídicos a los
que se sujetará el mismo, en general, prestar los servicios relacionados con este, así como
crear, administrar y resguardar la base de datos que contenga los avisos de testamento
otorgados en el Distrito Federal o ante cónsul, proporcionando dicha información al registro
Nacional de Avisos de Testamento y remitir a los jueces y notarios los resultados de
las búsquedas que a su vez expida el Registro Nacional de Avisos de Testamento”.
Por su parte, la fracción XXI del mismo ordenamiento le atribuye “coordinar y vigilar el cumplimiento
de las disposiciones jurídicas en materia de jurados, panteones, consejos de tutelas,
registro público de la propiedad y de comercio, registro civil, archivo general de notarías, legalizaciones,
exhortos y bienes mostrencos, así como intervenir en materia de cultos conforme a las
leyes de la materia”.
Por lo expuesto, la CEJUR cuenta con un manual administrativo, que atiende lo señalado
en los artículos 26, fracción IV; y el artículo 37, Fracción VII, del Reglamento Interior de la
Administración Pública del Distrito Federal.
A fin de constatar las etapas, áreas involucradas, actividades y mecanismos de control
interno empleados en la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo
General de Notarías”, con el oficio núm. APPD/14/059, del 10 de septiembre de 2014,
se solicitó a la CEJUR que proporcionara la información referente a su manual administrativo,
en sus apartados de organización y procedimientos, a su marco jurídico y normativo,
así como a las áreas involucradas en la actividad institucional en estudio. En respuesta, el sujeto
39
fiscalizado remitió el oficio núm. CJSL/DGJEL/7899/2014 del 22 de septiembre de 2014,
al cual adjuntó la información solicitada.
Al revisar el manual administrativo de la CEJUR vigentes en 2013, se observó que
la estructura con la que opera fue autorizada con el dictamen núm. 134/2001, en el que se
establece su reestructuración orgánica, autorizándose la unidad administrativa denominada
“Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos” con vigencia a partir del 01 de enero
de 2013. De igual forma con el dictamen núm. 153/2001, notificado mediante el oficio
núm. OM/0984/2001 del 1º de mayo de 2001, se autorizó el Manual Administrativo de la
Consejería Jurídica y de Servicios Legales.
De igual forma, con el oficio núm. CGMA/1298/03 del 29 de mayo del 2003, se autorizó
la modificación de la estructura orgánica de dicha dirección con vigencia a partir del 1o. de febrero
de 2003, con la creación de las siguientes figuras:
CREACIÓN
Cantidad Plaza 1 Jefatura de Unidad Departamental de Ventanilla Única
1 Subdirección de Archivo General de Notarías 2 Jefatura de Unidad Departamental:
Certificación, Calificaciones y Testamentos.
Acervos Notariales 4 Estructura Operativa (Enlace “A”)
En el mismo comunicado, se señala que se cancela la Jefatura de Unidad Departamental
de Archivo General de Notarías.
También se observó que la Oficialía Mayor (OM), por conducto de la CGMA, con el oficio
núm. CGMA/1563/05 del 14 de julio de 2005, autorizó la creación de la Jefatura de Unidad
Departamental de Acervo Histórico, con lo cual se reestructura el organigrama de la Dirección
General Jurídica de Estudios Legislativos, la cual se encuentra constituida por 18 apartados
que corresponden a cada una de las siguientes unidades administrativas:
40
Número Unidad administrativa
1 Subdirección de Seguimiento a Quejas Contra Servidores Públicos del D.F.
2 Jefatura de Unidad Departamental de Ventanilla Única
3 Dirección de Legislación y Trámites Inmobiliarios
4 Subdirección de Estudios Legislativos y Publicaciones
5 Jefatura de Unidad Departamental de Proyectos y Estudios Legislativos
6 Jefatura de Unidad Departamental de Publicaciones y Trámites Funerarios
7 Subdirección de Trámites Inmobiliarios
8 Jefatura de Unidad Departamental de Expropiaciones y Desincorporación
9 Jefatura de Unidad Departamental de Dictámenes de Reversión y Pago de Indemnización
10 Dirección Consultiva y de Asuntos Notariales
11 Subdirección Consultiva y de Contratos
12 Jefatura de Unidad Departamental de Consultiva
13 Subdirección de Notariado
14 Jefatura de Unidad Departamental de Notariado
15 Subdirección de Archivo General Notarías
16 Jefatura de Unidad Departamental de Certificaciones, Calificación y Testamentos
17 Jefatura de Unidad Departamental de Acervos Notariales
18 Jefatura de Unidad Departamental de Acervo Histórico
Al analizar el manual administrativo de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos,
se constató que contiene 46 procedimientos, los cuales contemplan objetivo general,
políticas y normas de operación, unidades administrativas responsables y que intervienen
en el mismo, descripción narrativa y tiempo de atención.
Dicho manual también permite detectar las etapas, tramos de control, instancias involucradas,
mecanismos de control y supervisión a la ejecución de las diferentes acciones que contemplan
los procedimientos para atender la actividad institucional en estudio.
Se realizaron visitas a las diferentes áreas que integran la Dirección General Jurídica
y de Estudios Legislativos, para constatar que la estructura operativa coincidía con la descrita
en el manual administrativo.
Adicionalmente, se corroboró que la elaboración del manual administrativo se llevó a cabo
conforme a las atribuciones señaladas en el Reglamento Interior de la Administración
Pública del Distrito Federal y fue estructurado conforme a lo establecido en la “Guía
Técnica para la Elaboración de Manuales del Gobierno del Distrito Federal”, emitida por la
(CGMA).
41
Al revisar el marco jurídico que se establece en el manual administrativo, se observó
que se encuentra desactualizado, ya que se señala el Código Financiero del Distrito
Federal, documento que se encuentra derogado desde diciembre de 2009, ya que a partir
del 1o. de enero de 2010 fue remplazado por el Código Fiscal del Distrito Federal.
Del análisis de la información antes citada, se desprende que para la elaboración de su
manual administrativo, en su apartado de Organización, la CEJUR no atendió lo señalado
en los artículos 35, fracciones XX y XXI, de la Ley Orgánica de la Administración Pública
del Distrito Federal; y 26, fracción IV, del Reglamento Interior del Distrito Federal; así como lo
establecido en la Circular Contraloría General para el Control y Evaluación de la Gestión
Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención
Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal; y por lo que corresponde
a la atención de la desactualización del Manual, se estará a lo establecido en la Guía Técnica
para la Elaboración de Manuales del Gobierno del Distrito Federal.
Recomendación APPD-109-13-06-CEJUR
Es necesario que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, por conducto de la
Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos, actualice su Manual Administrativo
ya que este, se encuentra desactualizado, existen varias adecuaciones a la estructura
operativa desde su elaboración y se han derogado algunos procedimientos; de igual
forma, se refiere al Código Financiero del Distrito Federal cuando éste se encuentra derogado.
Economía
8. Resultado
Se analizó el Origen, Composición, Racionalidad y Costos de la Actividad
Institucional 002 “Atender Trámites y Servicios del Archivo General de Notarías”
Los artículos 24, 25, 26,30, 34, 44, 77, 78, 125 y 135 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente
del Distrito Federal vigente en 2013, en relación con el origen, composición y destino de
los recursos utilizados por las Dependencias, disponen:
42
“Artículo 24.- La programación y presupuestación del gasto público comprende:
”I. Las actividades que deberán realizar las dependencias […] para dar cumplimiento a los
objetivos, políticas, estrategias, prioridades, metas y resultados con base en indicadores
de desempeño, contenidos en los programas sectoriales que se derivan del Programa General […]
”II. Las previsiones de gasto público para cubrir los recursos humanos, materiales, financieros
y de otra índole, necesarios para el desarrollo de las actividades señaladas en la fracción anterior…”
“Artículo 25.- La programación y presupuestación anual del gasto público se realizará con
apoyo en los Anteproyectos de Presupuesto que elaboren las Dependencias, […] para cada
ejercicio fiscal y con base en:
”I. Las políticas del Programa General y los programas sectoriales establecidos en la Ley
de Planeación, y
”II. Las políticas de gasto público que determine el Jefe de Gobierno, a través de la Secretaría, y
”III. La evaluación de los avances logrados en el cumplimiento de los objetivos y metas
del Programa General y los avances sectoriales con base al Sistema de Evaluación del
Desempeño, las metas y avances físicos financieros del ejercicio fiscal anterior y los pretendidos
para el siguiente ejercicio.
”El anteproyecto se elaborará por Dependencia, […] estimando los costos para alcanzar
los resultados cuantitativos y cualitativos previstos en las metas, así como los indicadores
necesarios para medir su cumplimiento.
”El Anteproyecto de Presupuesto de las Entidades incluirá en su flujo de efectivo, la previsión
de sus ingresos incluyendo en su caso, el endeudamiento neto, los subsidios, aportaciones
y transferencias, la disponibilidad inicial y la disponibilidad final.”
43
“Artículo 26.- […] formularán su Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, atendiendo
a los criterios presupuestales y, en su caso, a las previsiones de ingresos que les comunique
la Secretaría, con base en su Programa Operativo Anual, los cuales deberán ser congruentes
entre sí…”
“Artículo 30.- El Programa Operativo contendrá líneas programáticas, objetivos específicos,
acciones, responsables y corresponsables de su ejecución, metas y prioridades que se desprendan
de los programas de manera integral, para la realización de los objetivos globales de desarrollo,
así como los indicadores de desempeño.”
“Artículo 34.- Las Dependencias […] elaborarán Programas Operativos Anuales para la ejecución
del Programa General de Desarrollo del Distrito Federal y de los programas de mediano
plazo, desagregando su contenido atendiendo al destino y alcance de los mismos, a la fecha
en que se ejecutarán, debiendo presentar los indicadores que serán utilizados para
la evaluación de cada programa.”
“Artículo 44.- Los titulares de las Unidades Responsables del Gasto y los servidores públicos
encargados de su administración, serán los responsables del manejo y aplicación de los
recursos […] que los compromisos sean efectivamente devengados, comprobados y justificados;
de la guarda y custodia de los documentos que los soportan…”
“Artículo 77.- Las adecuaciones presupuestarias, se realizarán siempre que permitan
un mejor cumplimiento de los objetivos y metas de las vertientes de gasto a cargo de las
Dependencias, […] mismas que tomarán en cuenta:
”I. El resultado de la evaluación que realicen respecto del cumplimiento de los objetivos
y metas que lleven a cabo mensualmente, y
”II. Las situaciones coyunturales, contingentes y extraordinarias que incidan en el desarrollo
de las vertientes de gasto.”
44
“Artículo 78.- Las Dependencias […] que para el ejercicio del gasto público requieran efectuar
adecuaciones presupuestarias, deberán tramitarlas a través del sistema electrónico
que establezca la Secretaría, mismo en que se efectuará la autorización correspondiente, para
lo cual, en sustitución de la firma autógrafa, se emplearán los medios de identificación
electrónica que harán constar su validez y autorización, o bien, en los casos que determine
la Secretaría podrán presentarlas de manera impresa.”
“Artículo 125.- La contabilidad de las operaciones deberá estar respaldada por los documentos
justificantes y comprobatorios originales…”
“Artículo 135.- En la información cuantitativa y cualitativa las Unidades Responsables del Gasto
harán referencia a los siguientes aspectos: […]
”II. La Eficacia registrada en el ejercicio de los recursos financieros en relación con los
previstos en un período determinado…”
En relación con el artículo 77 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal,
los numerales 69, 77, 80 y 81 del Manual de Reglas y Procedimientos para el Ejercicio
Presupuestario de la Administración Pública del Distrito Federal, disponen:
“69. Las URG’s podrán realizar adecuaciones a sus presupuestos autorizados a través
de los documentos denominados AP’s, las cuales pueden ser compensadas o líquidas,
en las que se realizarán operaciones de reducción presupuestaria, ampliación y/o adición
de las estructuras presupuestales aprobadas por la Asamblea y/o los calendarios de gasto.”
“77. Las AP’s compensadas serán aquellas que impliquen la transferencia de recursos
de una Clave Presupuestaria a otra, debiendo contar con disponibilidad presupuestal en
las claves a reducir en los meses que se afecten, lo que implica que las URG’s deberán aplicar las
medidas de control necesarias para que los saldos de las claves se actualicen de conformidad
con los montos y calendarios autorizados.”
45
“80. Las adecuaciones presupuestarias líquidas son aquellas que aumentan o reducen
el monto del presupuesto autorizado.”
“81. Las ampliaciones líquidas deberán tener un fin específico y se identificarán con el
dígito 1, en el campo correspondiente al Origen de los Recursos, por lo que las Claves
Presupuestarias que contengan el dígito señalado no podrán ser modificadas a través de
adecuaciones compensadas.
”Las URG’s que requieran modificar el destino de las ampliaciones líquidas, deberán
de proceder en primera instancia a realizar la reducción presupuestaria líquida correspondiente,
explicando con detalle las causas que impidieron su ejecución, posteriormente si es necesario,
poner a consideración de la DGPP los nuevos proyectos a ejecutar.
”Para que las AP’s líquidas derivadas de Convenios de Coordinación con la Federación
procedan, las URG’s deberán presentar mediante oficio ante la DGPP copia del convenio
debidamente firmado y del recibo de entero correspondiente. En aquellos casos en que
los Convenios prevean que la ministración se calendarice en varios períodos la AP se autorizará
siempre y cuando el calendario de la afectación corresponda con el previsto en dicho
instrumento, en este supuesto las URG’s deberán remitir con oportunidad los recibos de entero
subsecuentes a la DGPP.”
Por su parte, el capítulo VIII. Lineamientos para la Presupuestación, apartado VIII.1 Lineamientos
Generales, del Manual de Programación-Presupuestación para la formulación del Anteproyecto
del Presupuesto de Egresos 2013, emitido por la SEFIN, establece lo siguiente:
“En la formulación de los Anteproyectos, los titulares de las Unidades, así como los servidores
públicos facultados, deberán atender los siguientes lineamientos generales:
” Considerar los principio de eficiencia (mínimo costo), eficacia y cumplimiento de metas;
” Observar las disposiciones en materia de racionalidad. En este sentido, la estimación
de recursos para el ejercicio 2013 deberá sustentarse en una política de optimización
y depuración de inventarios;
46
” Garantizar la congruencia de la información presentada; […]
” Respetar el Techo Presupuestal comunicado por la Secretaría; […]
” Considerar el costo de operación y mantenimiento de las adquisiciones y obras concluidas;
” Al presupuestar los bienes y servicios por adquirir, se deberán considerar elementos
reales de valoración, tales como: catálogos de precios unitarios, conceptos de obra, cotizaciones
con proveedores y contratistas, así como licitaciones del ejercicio anterior y su comportamiento
histórico (sólo como elemento de referencia), etc.”
De la revisión del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos 2013 de la CEJUR se verificó
que estimó un presupuesto de 4,971.4 miles de pesos para cubrir 100,000 asuntos en la
actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”,
tomando como referencia Información Histórica. Por lo anterior, se revisó la información
registrada en el apartado EVPP “Evaluación Programático-Presupuestal de Actividades
Institucionales” de los Informes de Cuenta Pública correspondientes al periodo 2010-2013,
en los cuales se observó la siguiente tendencia en la asignación del presupuesto:
Como se observa, el monto de presupuesto asignado se incrementó entre el ejercicio 2010
y el 2013 en 1,061.3 miles de pesos, en razón del aumento de asuntos atendidos durante la
implementación de las jornadas notariales, así como del mes del testamento durante
septiembre, cuando se presenta una significativa sobreproducción de la actividad.
47
En el apartado Marco de Política Pública se establece que el fin de la actividad institucional
es atender eficazmente y de forma expedita las necesidades de los usuarios del AGN, para
lo cual la CEJUR consideró importante dotarlo de equipos adecuados y sistemas de conservación
para mantener en estado óptimo los volúmenes resguardados en definitiva. Lo anterior
consiste en recursos materiales, humanos, tecnológicos necesarios para implementar
un sistema que facilite el inventario y catalogación realizado por personal experto en la materia,
a efecto de permitir una rápida ubicación de los instrumentos notariales requeridos para
los trámites que ingresan diariamente a dicha unidad administrativa.
Mediante la revisión del oficio núm. SFDF/SE/126/2013 del 7 de enero de 2013, con
el cual la SEFIN comunicó a la CEJUR el Techo Presupuestal autorizado, se verificó que el
presupuesto original para el ejercicio de 2013 ascendió a 925,426.8 miles de pesos,
de los cuales el 0.5 % se destinó a la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del
Archivo General de Notarías”, que se distribuyeron en diferentes partidas presupuestales
de los capítulos de gasto 1000 “Servicios Personales”, 2000 “Materiales y Suministros” y 3000
“Servicios Generales”, como sigue:
(Miles de pesos)
Capítulo y partida presupuestal Monto
Total 4,971.4
Capítulo 1000 “Servicios Personales” 220.0
1211 “Honorarios asimilables a salarios” 220.0
Capítulo 2000 “Materiales y Suministros” 1,500.0
2111 “Materiales, útiles y equipos menores de oficina” 500.0
2211”Productos alimenticios y bebidas para personas” 800.0
2461 “Material eléctrico y electrónico” 100.0
2491 “Otros materiales y artículos de construcción y reparación” 100.0
Capítulo 3000 “Servicios Generales” 3,251.4
3511 “Conservación y mantenimiento menor de inmuebles” 1,700.0
3521 “Instalación, reparación y mantenimiento de mobiliario y equipo de administración, educacional y recreativo” 250.0
3581 “Servicios de limpieza y manejo de desechos” 1,000.0
3591 “Servicio de jardinería y fumigación” 100.0
3722 “Pasajes terrestres al interior del Distrito Federal” 200.0
3411 “Servicios financieros y bancarios” 1.4
48
Se determinó que las cifras corresponden a las autorizadas en el POA 2013. A fin
de verificar que lo presupuestado correspondiese a los requerimientos de la Dirección General
Jurídica y de Estudios Legislativos, se solicitó al sujeto fiscalizado que explicara cuáles
eran los conceptos considerados para el cálculo del costo de la actividad institucional 002
“Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”. En respuesta, la CEJUR
informó que “el cálculo del costo de las actividades institucionales se realiza cuando
nos es informado el techo presupuestal, de manera equitativa para las cinco unidades
administrativas que integran la dependencia; el presupuesto original se va modificando
a lo largo del ejercicio fiscal de acuerdo al comportamiento del gasto, a las necesidades
de cada Dirección General y a los Proyectos específicos que les sean asignados”.
Asimismo, se solicitó a la dependencia que indicara los criterios empleados para presupuestar
las partidas presupuestales 1211 “Honorarios Asimilables a Salarios”, 2111 “Materiales,
Útiles y Equipos Menores de Oficina”, 3511 “Conservación y Mantenimiento Menor de Inmuebles”,
3581 “Servicios de Limpieza y Manejo de Desechos” y 5151 “Equipo de Cómputo y de Tecnologías
de la Información”; en respuesta, informó que “la Subdirección de Recursos Financieros de
esta Consejería, indicó lo siguiente: Al respecto, se menciona que de manera inicial
los recursos se asignan de igual manera para todas las áreas que integran la Consejería
Jurídica y de Servicios Legales, con el avance del ejercicio fiscal y de acuerdo con las
necesidades de cada una de las Unidades Administrativas se van incrementando o bien
disminuyendo los recursos de cada una de las partidas. En relación con la partida 5151,
“Equipo de Cómputo y de Tecnologías de la Información” ésta se adicionó al presupuesto
de la actividad institucional 002, para la adquisición de 5 computadoras de escritorio, 6 impresoras
tipo 1 volumen medio y 1 escáner plano, los cuales son necesarios para el funcionamiento
óptimo de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativo”. No se pudo verificar
que la asignación de recursos hubiese sido en función de las necesidades reales de las áreas,
toda vez que el ente fiscalizado no proporcionó las bases de cálculo con su documentación
comprobatoria.
Al revisar el Analítico de Claves 2013 y el Informe de Cuenta Pública del mismo año, se verificó
que durante el ejercicio fiscal en estudio la actividad institucional 002 “Atender trámites
y servicios del Archivo General de Notarías” presentó una disminución presupuestal
de 4.8% (239.6 miles de pesos), como se muestra a continuación:
49
Partida presupuestal
Presupuesto original
(1)
Ampliación
(2)
Reducción
(3)
Presupuesto Modificado
(1) + (2) - (3) (4)
Total 4,971.4 806.6 (1,046.2) 4,731.8
Capítulo 1000 “Servicios Personales” 220.0 494.1 0.0 (714.1)
1211 “Honorarios asimilables a salarios” 220.0 494.1 0.0 (714.1)
Capítulo 2000 “Materiales y Suministros” 1,500.0 2.2 (53.0) 1,449.2
2111 “Materiales, útiles y equipos menores de oficina”
500.0 2.2 0.0 502.2
2211”Productos alimenticios y bebidas para personas”
800.0 0.0 (0.1) 799.9
2461 “Material eléctrico y electrónico” 100.0 0.0 (50.0) 50.0
2491 “Otros materiales y artículos de construcción y reparación”
100.0 0.0 (2.9) 97.1
Capítulo 3000 “Servicios Generales” 3,251.4 0.0 (993.2) 2,258.2
3511 “Conservación y mantenimiento menor de inmuebles”
1,700.0 0.0 (856.9) 843.1
3521 “Instalación, reparación y mantenimiento de mobiliario y equipo de administración, educacional y recreativo”
20.0 0.0 (10.9) 19.1
3581 “Servicios de limpieza y manejo de desechos”
1,000.0 0.0 0.0 1,000.0
3591 “Servicio de jardinería y fumigación” 100.0 0.0 (3.4) 96.6
3722 “Pasajes terrestres al interior del Distrito Federal”
200.0 0.0 (0.8) 199.2
3411 “Servicios financieros y bancarios” 1.4 0.0 (1.2) 0.2
Capítulo 5000 “Bienes muebles, inmuebles e intangibles”
0.0 310.3 0.0 (310.3)
5151 “Equipo de cómputo y de tecnologías de la información”
0.0 310.3 0.0 (310.3)
En el listado de afectaciones proporcionado por el ente fiscalizado, se observó que tramitó
17 afectaciones presupuestarias para garantizar el cumplimiento de sus compromisos financieros.
De su revisión, se identificó que 14 correspondieron a movimientos compensados, 2 a reducciones
líquidas y 1 ampliación líquida de recursos de aplicación automática. De la revisión
del formato se obtuvo lo siguiente:
Respecto al capítulo de gasto 1000 “Servicios Personales”, se verificó que mediante
cuatro afectaciones presupuestarias (B 25 C0 01 1234, B 25 C0 01 10601, B 25 C0 01 18685
y C 25 C0 01 1234) se recalendarizaron recursos financieros y se incrementó el presupuesto de
la partida presupuestal 1211 “Honorarios Asimilables a Salarios”, para estar en condiciones
de cubrir las remuneraciones al personal de honorarios que trabajó en el AGN. La fuente
50
de financiamiento de dicha partida presupuestal corresponde a la clave 03 “Recursos
Propios de Organismos” (ingresos de aplicación automática).
Al revisar el “Aviso por el cual se dan a conocer nuevas cuotas de ingresos de aplicación
automática, únicamente a los Centros Generadores de la Consejería Jurídica y de Servicios
Legales”, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal del 21 de febrero de 2013,
se verificó que los ingresos de aplicación automática de la Dirección General Jurídica y de
Estudios Legislativos tienen relación con el AGN y provienen del cobro de la “Consulta
de instrumentos notariales (acceso a la información de datos registrales)”.
Mediante la revisión del oficio núm. CJSL/DEA/0185/2013 del 20 de febrero de 2013,
se observó que la Dirección Ejecutiva de Administración de la CEJUR, solicitó a la OM
su autorización para la contratación de siete folios de honorarios autogenerados para
fortalecer las áreas que ofrecen atención al público y seguimiento de trámites (programa
específico) de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos. Al revisar
el formato DAP-05, se observó que de los folios solicitados, cuatro se asignarían al AGN,
con las siguientes actividades específicas y resultados por alcanzar:
Número de contratos
Actividad específica Resultados por alcanzar
1 Cotejar los documentos consistentes en verificar que las copias simples provenientes de reprografía coincidan con los contenidos en el instrumento notarial reproducido, realizar el asiento de notas marginales y en su caso anexo los documentos correspondientes al apéndice y elaborar oficios para la devolución de pagos en caso de que no resulte procedente la expedición del documento solicitado.
Dar un servicio en tiempo y forma a los trámites a cargo del Archivo General de Notarías establecidos en la Ley de Notariado para el Distrito Federal y el Código Fiscal para el Distrito Federal.
1 Apoyar en trámites a cargo del Archivo General de Notarías.
Dar agilidad y seguimiento a los trámites a cargo del Archivo General de Notarías.
1 Apoyar en la substanciación de los trámites a cargo del Archivo General de Notarías establecidos en la Ley de Notariado para el Distrito Federal y el Código Fiscal para el Distrito Federal entre los que se encuentran expedición de copias certificadas y testimonios de instrumentos notariales en custodia del archivo, autorización definitiva de instrumentos notariales.
Dar un servicio en tiempo y forma a los trámites a cargo del Archivo General de Notarías establecidos en la Ley de Notariado para el Distrito Federal y el Código Fiscal para el Distrito Federal.
1 Apoyar en la revisión, recepción, entrega y control de gestión de los trámites del Archivo General de Notarías establecidos en la Ley de Notariado para el Distrito Federal.
Dar un servicio en tiempo y forma a los trámites a cargo del Archivo General de Notarías establecidos en la Ley de Notariado para el Distrito Federal y el Código Fiscal para el Distrito Federal.
51
En cuanto al capítulo de gasto 2000 “Materiales y suministros”, se verificó que el ente fiscalizado
tramitó cinco afectaciones presupuestarias (B 25 C0 01 4620, B 25 C0 01 10860, B 25 C0 01 12735,
B 25 C0 01 14401 y B 25 C0 01 18834) para modificar el presupuesto de las partidas
presupuestales 2111 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina”, 2211 “Productos
Alimenticios y Bebidas para Personas”, 2461 “Material Eléctrico y Electrónico” y 2491 “Otros
Materiales y Artículos de Construcción y Reparación”. Respecto a la partida 2111 “Materiales,
Útiles y Equipos Menores de Oficina”, se observó que en el mes de octubre se tramitó
una ampliación compensada por 15.0 miles de pesos para la compra de carpetas y separadores
de cartón, donde se archivarían los informes de actividades; no obstante, en el mes de diciembre
se efectuó una reducción líquida de 12.8 miles de pesos, debido a que los recursos
no fueron utilizados en su totalidad.
De esta manera, se observó que la disminución de recursos financieros en la partida presupuestal
2211 “Productos Alimenticios y Bebidas para Personas” se realizó con objeto de recalendarizar
los recursos financieros de acuerdo con las necesidades de operación y de reducir los
recursos que no se utilizaron en su totalidad, mientras que la reducción en la partida presupuestal
2461 “Material Eléctrico y Electrónico” obedeció a que la CEJUR, contaba con suficiente
material eléctrico en el almacén. Asimismo, en la partida 2491 “Otros Materiales y Artículos
de Construcción y Reparación” se disminuyeron 2.9 miles de pesos, debido a que al cierre
del ejercicio no se ejercieron en su totalidad los recursos financieros.
Por lo que corresponde al capítulo 3000 “Servicios Generales”, se observó que la disminución
de 856.9 miles de pesos en la partida 3511 “Conservación y Mantenimiento Menor de
Inmuebles” se debió a que las instalaciones con que cuenta la CEJUR se encuentran en óptimas
condiciones para brindar una adecuada atención. Asimismo, en la partida 3521 “Instalación,
Reparación y Mantenimiento de Mobiliario y Equipo de Administración, Educacional
y Recreativo”, se justificó la reducción de 130.9 miles de pesos con el argumento que “ya
no fue realizado el mantenimiento al mobiliario que se tenía previsto puesto que los muebles
en su mayoría, se encuentran en condiciones óptimas”, además de que el ente fiscalizado
iniciaría un programa para la sustitución paulatina de dicho mobiliario.
Respecto a la partida presupuestal 3581 “Servicios de Limpieza y Manejo de Desechos”,
se verificó que las afectaciones se tramitaron para readecuar el calendario presupuestal,
52
en tanto que la disminución de presupuesto en las partidas presupuestales 3411 “Servicios
Financieros y Bancarios”, 3591 “Servicios de Jardinería y Fumigación” y 3722 “Pasajes Terrestres
al Interior del Distrito Federal”, se realizó debido a que no se utilizaron dichos recursos.
En relación con el capítulo 5000 “Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles”, se observó
que durante el ejercicio de 2013 se asignaron recursos (312.7 miles de pesos) a la partida
5151 “Equipo de Cómputo y de Tecnologías de la Información” en los meses de junio a noviembre,
para que el ente fiscalizado estuviera en condiciones de solicitar a la OM su adhesión
a la compra consolidada de impresoras tipo 1 volumen bajo, impresoras tipo 1 volumen medio,
computadoras de escritorio y escáner; sin embargo, al cierre del ejercicio se reportó
un saldo final de 310.3 miles de pesos.
De igual forma, durante el ejercicio fiscal 2013 se tramitó una afectación presupuestaria
para dotar de recursos a la partida 5211 “Equipos y Aparatos Audiovisuales”, ya que la CEJUR
tenía previsto adquirir un proyector que sería instalado en la sala de acuerdos de la Dirección
General Jurídica y de Estudios Legislativos; no obstante, se verificó que al finalizar el año 2013
se retiraron los recursos, debido a que el proveedor no presentó la documentación soporte
necesaria en tiempo y forma para llevar a cabo la adquisición.
Durante los recorridos realizados en las diversas áreas que conforman el AGN, se observó
que las instalaciones presentan deficiencias para el correcto resguardo de la información
depositada, en contravención de lo establecido en el artículo 54 de la Ley de Archivos del
Distrito Federal, razón por la cual se considera que la disminución de recursos en las partidas
2491 “Otros Materiales y Artículos de Construcción y Reparación”, 3511 “Conservación
y Mantenimiento Menor de Inmuebles”, y 3521 “Instalación, Reparación y Mantenimiento
de Mobiliario y Equipo de Administración, Educacional y Recreativo” impactó de manera negativa
en la operación del ente fiscalizado. Al respecto, se determinó, que la compra de equipos
de cómputo fue necesaria para automatizar y modernizar la atención a los usuarios,
el registro de los trámites realizados y la generación de informes; de igual forma, se observa
que para la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General
de Notarías”, la CEJUR no cuenta con un programa sistematizado que integre todas sus funciones,
ni que permita la utilización, guarda, custodia y ubicación de los documentos bajo su
responsabilidad.
53
Por lo expuesto, se determinó que la CEJUR atendió lo señalado en los artículos 9º, fracción IV,
de la Ley de Planeación del Desarrollo del Distrito Federal; 24; 25; 26, párrafo primero;
30; 34; 44, párrafo primero; 77; 78, párrafo primero; 125, párrafos primero y tercero; y 135,
párrafo segundo, fracción II, numerales 69, 77, 80 y 81 del Manual de Reglas y Procedimientos
para el Ejercicio Presupuestario de la Administración Pública del Distrito Federal. De igual
manera, se verifico que el ente fiscalizado tramitó las afectaciones presupuestarias con objeto
de cubrir los compromisos presupuestales adquiridos a lo largo del ejercicio fiscal de 2013.
Recomendación APPD-109-13-07-CEJUR
Es conveniente que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, establezca mecanismos
de control para verificar que las modificaciones al presupuesto sean realizadas con el análisis
y evaluación necesaria, para evitar afectaciones en el presupuesto autorizado como el observado
en el análisis a las partidas 3511 “Conservación y Mantenimiento Menor de Inmuebles” y
la 3521 “Instalación, Reparación y mantenimiento de Mobiliario y Equipo de Administración,
Educacional y Recreativo”, devolviendo los recursos argumentando que las instalaciones
se encontraban en óptimas condiciones para brindar una adecuada atención.
9. Resultado
Se analizó el Destino del Gasto y el Cumplimiento de la Normatividad
Aplicable en la Actividad Institucional 002 “Atender Trámites
y Servicios del Archivo General de Notarías”
El artículo 123 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal establece:
“Las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades, suministrarán
a la Secretaría con la periodicidad que ésta lo determine, la información presupuestal,
programática, contable y financiera que requiera”.
Al revisar el Informe de Cuenta Pública de 2013 de la CEJUR, se verificó que al cierre
de dicho ejercicio se ejercieron 4,731.8 miles de pesos en la actividad institucional 002
“Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”, que comparados con el ejercicio
fiscal de 2012 representaron un aumento de 2,468.4 miles de pesos. En el estudio Analítico
54
de Claves publicado en la Cuenta Pública de 2013, se revisó que los recursos financieros
se erogaron en las partidas presupuestales que se mencionan en seguida:
Partida presupuestal Presupuesto original
Total 4,731.8
Capítulo 1000 “Servicios Personales” 714.1
1211 “Honorarios asimilables a salarios” 714.1
Capítulo 2000 “Materiales y Suministros” 1,449.2
2111 “Materiales, útiles y equipos menores de oficina” 502.2
2211”Productos alimenticios y bebidas para personas” 799.9
2461 “Material eléctrico y electrónico” 50.0
2491 “Otros materiales y artículos de construcción y reparación” 97.1
Capítulo 3000 “Servicios Generales” 2,258.2
3511 “Conservación y mantenimiento menor de inmuebles” 843.1
3521 “Instalación, reparación y mantenimiento de mobiliario y equipo de administración, educacional y recreativo” 119.1
3581 “Servicios de limpieza y manejo de desechos” 1,000.0
3591 “Servicio de jardinería y fumigación” 96.6
3722 “Pasajes terrestres al interior del Distrito Federal” 199.2
3411 “Servicios financieros y bancarios” 0.2
Capítulo 5000 “Bienes muebles, inmuebles e intangibles” 310.3
5151 “Equipo de cómputo y de tecnologías de la información” 310.3
A fin de comprobar si el ente fiscalizado utilizó los recursos para alcanzar los objetivos
y metas de la actividad 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”,
se revisaron 31 CLC de un universo de 203, con su documentación, justificativa y comprobatoria,
además de tres documentos múltiples (DM) que representaron el 40.5% del gasto total
(1,916.0 miles de pesos).
Mediante la revisión de dos CLC, se verificó que los recursos erogados en la partida
presupuestal 1211 “Honorarios Asimilables a Salarios” se destinaron a cubrir el pago
de cinco prestadores de servicios contratados con recursos autogenerados, los que estuvieron
asignados a la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos. Mediante el análisis,
de las nóminas incorporadas a las CLC, se corroboró que sólo un empleado formó parte de
la plantilla de personal del AGN proporcionada por el ente fiscalizado. Al respecto y a fin
de verificar que el resto de los prestadores de servicios hubiesen desarrollado funciones
concernientes al AGN, se revisaron los informes de actividades que elaboraron de manera
mensual, en los cuales se observó que el gasto reportado integró costos de otras áreas
55
de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos, aun cuando en el “Descriptivo de
Actividades Institucionales” se señala que la actividad institucional se integra con la información
generada en el AGN.
Los ingresos de aplicación automática (autogenerados) se captaron mediante el cobro
de la “Consulta de instrumentos notariales (acceso a la información de datos registrales)”, de
acuerdo con lo establecido en el “Aviso por el cual se dan a conocer nuevas cuotas
de ingresos de aplicación automática aplicables únicamente a los centros generadores de
la Consejería Jurídica y de Servicios Legales”, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito
Federal del 21 de febrero 2013.
De esta manera, se analizó una muestra de 11 CLC relacionadas con el capítulo 2000
“Materiales y Suministros” que representaron 497.0 miles de pesos, lo que permitió verificar
la vinculación del gasto de las partidas presupuestales 2111 “Materiales, Útiles y Equipos
Menores de Oficina” (295.4 miles de pesos), 2211 “Productos Alimenticios y Bebidas para
Personas” (171.0 miles de pesos) y 2491 “Otros Materiales y Artículos de Construcción y Reparación”
(30.6 miles de pesos) con el cumplimiento del objetivo de la actividad institucional.
Al respecto se observó que el ente fiscalizado adquirió con cargo a la partida presupuestal
2111 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina”, broche americano, papel bond especial
para planos, cajas para archivo tamaño carta, archiveros deslizables tamaño oficio, caja para
archivo tamaño oficio, caja galletera vertical con tapa y sellos. Por lo que corresponde
a la partida presupuestal 2211 “Productos Alimenticios y Bebidas para Personas”, se observó
que mediante las CLC se pagó la compra de box lunch en diferentes días de 2013 que
en las facturas se identificaron con el código PGJBOXL0; asimismo, se detectó que el gasto
total se distribuyó de manera proporcional entre seis actividades institucionales a cargo
de la CEJUR, lo cual significa que recurrió al prorrateo del gasto y que, debido a la naturaleza de
los trabajos del AGN y de las inspecciones físicas realizadas en sus instalaciones, el concepto
de gasto no está vinculado con el objetivo de la actividad institucional.
No obstante, se solicitó al ente fiscalizado que informara acerca de los criterios utilizados
para distribuir el gasto ejercido en la partida presupuestal 2211 “Productos Alimenticios
y Bebidas para Personas”. En respuesta, con el oficio núm. CJSL/DGJEL/2316/2015
56
del 27 de abril de 2015. La CEJUR precisó que el criterio utilizado para distribuir el gasto
ejercido de dicha partida, se dio en función de la disponibilidad presupuestal para el
periodo y no por la actividad institucional en revisión.
Respecto a la partida presupuestal 2491 “Otros Materiales y Artículos de Construcción
y Reparación”, mediante la CLC núm. 25 C0 01 102120 del 20 de diciembre de 2013, se
observó que la CEJUR adquirió pintura para realizar trabajos de mejoras en las instalaciones
del AGN.
En cuanto al capítulo 3000 “Servicios Generales”, se revisó una muestra de 16 CLC,
de un universo de 203 CLC y 3 DM que representa 825.2 miles de pesos, ejercidos en las
partidas presupuestales 3511 “Conservación y Mantenimiento Menor de Inmuebles” (167.5 miles
de pesos), 3521 “Instalación, Reparación y Mantenimiento de Mobiliario y Equipo de Administración,
Educacional y Recreativo” (71.6 miles de pesos), 3581 “Servicios de Limpieza y Manejo
de Desechos” (557.8 miles de pesos) y 3722 “Pasajes Terrestres al Interior del Distrito Federal”
(28.3 miles de pesos).
Por lo que corresponde a la partida presupuestal 3511 “Conservación y Mantenimiento Menor
de Inmuebles”, se verificó que con la CLC núm. 25 C0 01 101032 del 25 de julio de 2013,
se pagó el servicio de reparación de persianas, suministro y colocación de rieles, cortinas,
cortineros y persianas en diferentes inmuebles dependientes de la CEJUR; sin embargo,
en la documentación comprobatoria no se identifican los trabajos que se realizaron en las
instalaciones del AGN. Mediante la CLC núm. 25 C0 01 101261 del 3 de septiembre de 2013,
se pagó el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a plantas de emergencia
de los inmuebles de la CEJUR, así como la instalación de batería para planta; no obstante,
en la documentación comprobatoria no se desglosa el monto que le corresponde a los inmuebles
y en su lugar el gasto se prorrateó de manera equitativa entre seis actividades institucionales,
incluyendo la 002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarias”. Asimismo,
se revisó la CLC núm. 25 C0 01 101931 del 4 de diciembre de 2013, con la cual se pagó
el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a las bombas sumergibles y de agua
potable en los inmuebles dependientes de la CEJUR; y el mantenimiento preventivo
y correctivo del sistema contra incendio, sistema de hidrantes y sistema de detección
57
y supresión de humo, realizado en el mes de agosto, cuyo costo se dividió de manera proporcional
entre cinco actividades institucionales a cargo de la dependencia.
Se analizó una muestra de dos CLC relacionadas con la partida presupuestal 3521, “Instalación,
Reparación y Mantenimiento de Mobiliario y Equipo de Administración, Educacional y Recreativo”,
de las cuales la núm. 25 C0 01 100561 careció de documentación comprobatoria, en tanto que
la núm. 25 C0 01 101471 del 4 de octubre de 2013 se tramitó para pagar el servicio de
mantenimiento a mobiliario en resguardo de la Dirección Ejecutiva de Administración, sin
especificarse las áreas de la CEJUR que se beneficiaron.
Asimismo, se revisaron seis CLC relacionadas con la partida presupuestal 3581 “Servicios
de Limpieza y Manejo de Desechos” con las cuales se pagó el servicio de limpieza de las
áreas que integran la CEJUR y de los 49 juzgados del Registro Civil dependientes de ésta,
y cuyo importe se distribuyó entre diversas actividades institucionales, en algunos casos
de manera proporcional y en otros en menor índice.
Por lo que corresponde al pago de la partida presupuestal 3722 “Pasajes Terrestres al Interior
del Distrito Federal”, se observó que en las comprobaciones no se incluyó al personal del
AGN; sin embargo, la distribución del gasto se realizó de manera equitativa entre las actividades
institucionales que se utilizaron para registrar el gasto, lo que denota que el presupuesto
ejercido en la partida se prorrateó sin considerar de manera objetiva el uso de los recursos
financieros.
Adicionalmente, se revisaron tres DM tramitados para subsanar errores de registro en las
cuentas bancarias y por el rechazo bancario de dos CLC.
Asimismo, se identificó que la CEJUR ejerció 310.3 miles de pesos en la partida presupuestal
5151 “Equipo de Cómputo y de Tecnologías de la Información” mediante de la CLC
núm. 25 C0 01 10000074 del 31 de diciembre de 2013 para adquirir impresoras, cuyo costo
fue distribuido entre diversas claves presupuestales. En este sentido, se desconoce el
número de impresoras con que se dotó al AGN.
58
Como se observa, los recursos financieros se utilizaron para el pago de servicios, recursos
humanos, materiales e informáticos necesarios para operar la actividad institucional
en estudio, y garantizar que los espacios estén en óptimas condiciones para atender a los
usuarios; sin embargo, debido a que en algunos casos el gasto se distribuyó de manera
equitativa entre diferentes actividades institucionales, se determinó que la información
financiera no representó de manera objetiva el gasto generado por el AGN, durante
el ejercicio de 2013.
No se omite señalar que la información adicional presentada y referida en el Acta de Confronta
no modifica el resultado.
Recomendación APPD-109-13-08-CEJUR
Es necesario que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, por conducto de la Dirección
Ejecutiva de Administración, elabore registros auxiliares presupuestales, en cumplimiento
de las disposiciones legales, que le permitan verificar de manera objetiva los recursos
financieros que se erogaron en cada una de las actividades institucionales a su cargo.
10. Resultado
Se analizó la Racionalidad del Gasto
El artículo 2o. de la Ley General de Contabilidad Gubernamental establece que “los entes
públicos aplicarán la contabilidad gubernamental para facilitar el registro y la fiscalización
de los activos, pasivos, ingresos y gastos y, en general, contribuir a medir la eficacia, economía
y eficiencia del gasto e ingresos públicos”.
Por su parte, el párrafo tercero del artículo 1º de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente
del Distrito Federal indica que “los sujetos obligados a cumplir las disposiciones de esta
Ley deberán observar que la administración de los recursos públicos se realice con base
en criterios de legalidad, honestidad, austeridad, eficiencia, eficacia, economía, racionalidad,
resultados, transparencia, control, rendición de cuentas”. Asimismo, el artículo 82
del mismo ordenamiento, estipula como criterio de gasto eficiente “que toda adquisición
59
tenga racionalidad económica, que sea necesaria, que cumpla un fin determinado, que no sea
redundante y que su costo monetario sea inferior al beneficio que aporte”.
En el mismo sentido el artículo 126 del Reglamento de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente
del Distrito Federal, señala que “las dependencias […] llevarán la contabilidad en base acumulativa
para determinar costos y facilitar la formulación, ejercicio y evaluación de los presupuestos
y sus programas, con objetivos, metas y unidades responsables de su ejecución”.
A fin de verificar que el ente fiscalizado hubiese considerado el criterio de gasto eficiente
en el ejercicio del presupuesto asignado a la actividad institucional 002 “Atender trámites
y servicios del Archivo General de Notarías” (4,731.8 miles de pesos) durante 2013,
se revisó la documentación justificativa y comprobatoria relacionada con la adquisición
de los bienes y servicios. Asimismo, se verifico que las adquisiciones estuvieran orientadas
al cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados en el Guion del Programa Operativo
Anual del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos 2013, elaborado por la CEJUR, para
el caso de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos que consistieron en automatizar
las solicitudes de trámites que realicen los notarios al AGN, a fin de que el personal de la
Ventanilla Única mejore los procesos de atención y garantizar la eficiente prestación
de servicios.
De la revisión efectuada al capítulo 1000, “Servicios Personales”, a las nóminas de pago
correspondientes a la partida presupuestal 1211 “Honorarios Asimilables a Salarios” que
se incorporaron a las CLC que se revisaron como parte de la muestra de auditoría, se observó
que durante el ejercicio fiscal de 2013 se registró el pago a seis prestadores de servicios,
de los cuales tres desarrollaron actividades concernientes al AGN y a la actividad institucional
en revisión, mientras que el resto tuvieron bajo su responsabilidad funciones relacionadas
con otras actividades institucionales a cargo de la Dirección General Jurídica y de Estudios
Legislativos.
Para la contratación de dicho personal, se consideró lo estipulado en los Lineamientos para
la Autorización de Programas de Contratación de Prestadores de Servicios con cargo a la
Partida Presupuestal 1211 “Honorarios Asimilables a Salarios”, para el ejercicio presupuestal 2013,
publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 27 de diciembre de 2012. Asimismo,
60
se verificó que el ente fiscalizado ejerció los recursos autogenerados de conformidad
con lo establecido en las “Reglas para el control y manejo de los ingresos que se recauden
por concepto de aprovechamientos y productos que se asignen a las Dependencias, […]
que los generen, mediante el mecanismo de aplicación automática de recursos”, publicadas
en la Gaceta Oficial del Distrito Federal del 29 de enero de 2013, en las que se autorizó
el concepto de gasto 1211 “Honorarios Asimilables a Salarios”, garantizándose de esta manera
los criterios de legalidad, transparencia y racionalidad.
Mediante la revisión del oficio núm. DGADP/000387/2013 del 20 de febrero de 2013,
se verificó que la Dirección General de Administración y Desarrollo de Personal autorizó
la contratación de siete prestadores de servicios, que de acuerdo con el DAP-05 su contratación
contribuiría de manera favorable en el desarrollo de las actividades institucionales que
tienen como objeto satisfacer de manera eficaz los requerimientos de la ciudadanía; planteándose
como resultados por alcanzar, atender en tiempo y forma a los trámites a cargo del AGN,
así como agilizar y dar seguimiento a los mismos.
En cuanto al capítulo de Gasto 2000 “Materiales y Suministros”, mediante la revisión de la
muestra de CLC se corroboró que el ente fiscalizado registró el pago de papelería, cajas para
archivo, sellos pintura y box lunch en diferentes días del 2013. Como se observa, los conceptos
de gasto antes mencionados contribuyen a que el AGN brinde un servicio de calidad a los
usuarios; sin embargo, en el caso de la adquisición de box lunch el gasto no se vinculó
con la naturaleza de la actividad institucional en estudio, por lo cual mediante la Atenta
Nota núm. 8 del 16 de abril de 2013, se solicitó a la CEJUR que indicara los criterios
utilizados para distribuir el gasto ejercido de la partida presupuestal 2211 “Productos Alimenticios
y Bebidas para Personas”, de manera proporcional entre diferentes actividades institucionales
a su cargo, sin que a la fecha de elaboración del presente informe se proporcionara
la información.
Por lo que corresponde al capítulo 3000 “Servicios Generales”, se observó que los cargos
registrados correspondieron al pago del mantenimiento preventivo y correctivo de plantas
de emergencia, colocación de persianas, servicio de limpieza, servicio de mantenimiento
a mobiliario y la recuperación de fondo revolvente por el pago de pasajes al interior
del Distrito Federal, acciones que se consideran prioritarias para el buen funcionamiento
61
de las instalaciones administrativas, de atención a usuarios y mejoramiento de la imagen
institucional; sin embargo, debido a que el monto de las facturas no se desglosa por cada
una de las áreas en las que se efectuaron los servicios, no se pudo corroborar que las
cantidades registradas en las CLC correspondieran a los servicios recibidos. En el caso
del reembolso de fondo resolvente por pasajes, se observó que el monto a recuperar
se dividió en partes proporcionarles entre las actividades institucionales que se señalan
en las CLC, sin que dicho monto coincidiera con la documentación comprobatoria que envía
cada una de las áreas solicitantes (oficio de solicitud de reembolso y los formatos “Comprobación
de Fondo y Gastos a Comprobar” y “Comprobación de pasajes al interior del Distrito Federal”);
además, en las CLC revisadas no se identificó personal de la plantilla del AGN por lo que
se determinó que la distribución del gasto no se realizó de manera objetiva.
Asimismo, se observó que la CEJUR aplicó sanciones de manera recurrente a la empresa
que brindó el servicio de limpieza por faltas e incumplimiento del contrato, por lo cual se
solicitaron los oficio mediante los cuales se giraron las órdenes para aplicar dichas sanciones,
los que a la fecha de elaboración del presente informe no se han recibido.
Respecto del capítulo de gasto 5000 “Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles”, se verificó
que la adquisición de impresoras correspondió al proyecto núm. A.2501.3011 “Adquisición
de Mobiliario, Equipo Informático y de Comunicación para las Unidades Administrativas de
la Consejería Jurídica y de Servicios Legales” que tuvo como objetivo dotar a las unidades
administrativas de la CEJUR del mobiliario, equipo de comunicación y bienes informáticos
básicos que permitiesen la operatividad de las mismas y la prestación de mejores servicios.
Por lo anterior la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos solicitó una computadora
de escritorio, dos impresoras tipo1VMM (volumen medio monocromático), tres escáner
planos con alimentador automático de documentos y un video proyector; sin embargo,
debido a que en la documentación comprobatoria que acompaña a la CLC núm. 25 C0 01 10000074
no se desglosó el número de impresoras asignadas, no fue posible corroborar si el AGN
se benefició de este proyecto, lo cual hubiera fortalecido el cumplimiento de las líneas
de acción núms.3 y 4 del Guion del Programa Operativo Anual “Modernización administrativa,
sistematización de los procesos de trabajo y gestión de archivos, es decir, estructurar una
gestión jurídica y administrativa de excelencia” y “Gestión científica de los acervos
archivísticos y registrales bajo el resguardo de la Consejería Jurídica y de sus áreas
62
administrativas, como un elemento fundamental de la certeza jurídica de buen gobierno,
y de seguridad legal de los individuos y su patrimonio”, ya que en las instalaciones del AGN
el control, registro y búsqueda de los libros notariales se realiza sin una base informática.
Sobre este punto, también se observó que la adquisición del equipo de cómputo se llevó
a cabo bajo el procedimiento de adjudicación directa, para lo cual la CEJUR realizó cotizaciones
y un cuadro comparativo, según lo señalado en el listado de Contratos 2013 de la Dirección
Ejecutiva de Administración.
Además, se determinó que el ente fiscalizado no cuenta con registros auxiliares que permitan
llevar el registro de los costos a nivel acción, situación que limitó la determinación de un costo
aproximado de la atención de trámites, aunado a que recurre de manera constante
al prorrateo del gasto, lo cual genera que se pierda la objetividad y veracidad de la información.
Por lo anterior, la CEJUR, atendió lo señalado en los artículos 2o. de la Ley General
de Contabilidad Gubernamental; 1o. de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito
Federal; 126 del Reglamento de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal;
sin embargo, aun cuando los conceptos de gasto registrados en la actividad institucional
002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías” fueron fundamentales
para el alcance de los objetivos, la información administrativa y presupuestal no permitió
comprobar al 100% si el gasto se aplicó eficientemente y con racionalidad para el cumplimiento
de metas y objetivos, como lo disponen los artículo 82, párrafo tercero; 124; y 135, párrafo
segundo, fracción IV, de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal.
Recomendación APPD-109-13-09-CEJUR
Es necesario que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, por medio de la Dirección
Ejecutiva de Administración, elabore registros contables sobre base acumulativa, y establecer
mecanismos de control, que permita determinar costos y facilitar la formulación, ejercicio
y evaluación de los presupuestos y sus programas, con objetivos, metas y unidades
responsables de su ejecución.
63
Competencia
11. Resultado
Se revisó la Competencia Legal de la Consejería Jurídica y de Servicios
Legales (Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos)
y de sus Servidores Públicos, para realizar su Función
En relación con la normatividad que rige a la CEJUR, en específico al AGN en su calidad
de unidad responsable de la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del
Archivo General de Notarías”, mediante el oficio núm. CJSL/DGJEL/7899/14 del 22 de septiembre
de 2014, la CEJUR indicó que el marco normativo que regula las acciones correspondientes
a la Atención de Trámites y Servicios del AGN, se encuentra integrado principalmente por
los siguientes ordenamientos jurídicos: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos,
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, Reglamento Interior de la
Administración Pública del Distrito Federal, Ley del Notariado del Distrito Federal y Ley de
Archivos del Distrito Federal.
El artículo 35 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, establece
lo siguiente:
“La Consejería Jurídica y de Servicios Legales corresponde el despacho de las materias
relativas a las funciones de orientación, asistencia, publicación oficial, y coordinación de asuntos
jurídicos; revisión y elaboración de los proyectos de iniciativas de leyes y decretos que
presente el Jefe de Gobierno a la Asamblea Legislativa; revisión y elaboración de los proyectos
de reglamentos, decretos, acuerdos y demás instrumentos jurídicos y administrativos que
se sometan a consideración del Jefe de Gobierno de los servicios relacionados con el Registro
Civil, el Registro Público de la Propiedad y de Comercio y del Archivo General de Notarías.
”Específicamente cuenta con las siguientes atribuciones: […]
”XX. Dirigir, organizar y supervisar el Archivo General de Notarías; elaborar los lineamientos
y criterios técnico-jurídicos a los que se sujetará el mismo, en general, prestar los servicios
relacionados con éste, así como crear, administrar y resguardar la base de datos que contenga
64
los avisos de testamento otorgados en el Distrito Federal o ante cónsul, proporcionando
dicha información al Registro Nacional de Avisos de Testamento y remitir a los jueces
y notarios los resultados de las búsquedas que a su vez expida el Registro Nacional de Avisos
de Testamento.
”XXI. Coordinar y vigilar el cumplimiento de las disposiciones jurídicas en materia de Jurados,
Panteones, Consejos de Tutelas, Registro Público de la Propiedad y de Comercio, Registro
Civil, Archivo General de Notarías, Legalizaciones, Exhortos y Bienes Mostrencos, así como
intervenir en materia de cultos conforme a las Leyes de la materia; […]
”XXIX. Las demás que le atribuyan expresamente las Leyes y Reglamentos.”
Por su parte, el artículo 114 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito
Federal, dispone:
“Corresponde a la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos: […]
”XV. Conservar, administrar y vigilar el funcionamiento del Archivo General de Notarías
así como vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de protocolos y apéndices
que se remitan para su custodia al mismo;
”XV Bis. Recibir los avisos de los notarios públicos del Distrito Federal acerca de la designación
de tutela cautelar e informar a la autoridad competente acerca de la existencia de designación de
la misma; […]
”XXVI. Mantener actualizado el índice y padrón de la constitución, modificación, adición
y avisos de terminación de sociedades de convivencia; y custodiar en el Archivo General
de Notarías, los expedientes respectivos remitidos por los órganos político-administrativos…”
Asimismo, los artículos 236, 237 y 238 de la Ley del Notariado del Distrito Federal, señalan
lo siguiente:
“Artículo 236.- El Archivo General de Notarías depende de la Dirección General Jurídica
y de Estudios Legislativos.”
65
“Artículo 237.- El Archivo General de Notarías se constituirá:
”I. Con los documentos que los notarios del Distrito Federal remitan a éste, según las prevenciones
de esta ley;
”II. Con los protocolos, que no sean aquellos que los notarios puedan conservar en su poder;
”III. Con los sellos de los notarios que deban depositarse o inutilizarse, conforme a las
disposiciones de esta ley; y
”IV. Con los expedientes manuscritos, libros y demás documentos que conforme a esta
ley deba mantener en custodia definitiva.”
“El artículo 238.- El Consejero Jurídico y de Servicios Legales designará al titular del Archivo,
quien ejercerá además de las facultades previstas en otros ordenamientos jurídicos, las siguientes:
”I. Celebrar, previo acuerdo del titular de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos,
convenios para acrecentar, conservar y difundir el acervo documental del archivo;
”II. Coadyuvar en todo lo concerniente al ejercicio de la función notarial;
”III. Impulsar la investigación para el proceso de codificación de la normatividad notarial;
”IV. Estudiar y proponer métodos de conservación y respaldo, de la documentación e información
que tenga relación con la función notarial;
”V. Expedir y reproducir a solicitud de parte interesada los documentos públicos y privados
que obren en los acervos en custodia del Archivo e;
”VI. Certificar la documentación solicitada por autoridades judiciales, administrativas y legislativas,
así como por los particulares que acrediten su interés legítimo, y que esté en custodia
del Archivo;
66
”VII. Revisar que los libros cumplan con todos y cada uno de los requisitos previstos
en esta ley, para su recepción y custodia definitiva;
”VIII. Certificar la razón de cierre con respecto a la revisión previa a la que se refiere la fracción
que antecede;
”IX. Custodiar en definitiva el protocolo que contenga la razón de cierre y que deba tener
una antigüedad de cinco años a partir de la fecha de la razón;
”X. Recibir para su inutilización los sellos, que se hayan deteriorado, alterado o aparecido
después de su extravío, así como los que no cumplan con los requisitos previstos en esta ley;
”XI. Recibir los expedientes, manuscritos, libros, folios y demás documentos que conforme
a esta ley deban entregar los notarios y que deban custodiarse en el Archivo;
”XII. Devolver a los notarios, en los plazos previstos por esta ley, los expedientes, manuscritos,
libros, folios y demás documentos que conforme a la misma, no deban custodiarse en definitiva,
después de haber sido dictaminados;
”XIII. Regularizar y autorizar en definitiva, los instrumentos que hubieren quedado pendientes
de autorización por parte de un notario;
”XIV. Recibir de los notarios, los avisos de testamento y de designación de tutor cautelar para
su depósito y custodia definitiva en el Archivo;
”XV. Recibir, para su depósito y custodia los testamentos ológrafos que presenten los particulares;
”XVI. Rendir información a las autoridades judiciales y administrativas competentes,
y a los notarios con respecto a los avisos y testamento ológrafos a que se refieren las dos
fracciones que anteceden;
”XVII. Dictaminar y calificar las solicitudes presentadas por los particulares, para determinar la
procedencia de un trámite;
67
”XVIII. Realizar anotaciones marginales de acuerdo a la función notarial, prevista en esta ley;
”XIX. Registrar las patentes de aspirante y de notario, así como los convenios de asociación
y de suplencia celebrados entre los notarios;
”XX. Recibir las inspecciones judiciales, fiscales, ministeriales o de autoridad competente, cuando
la Ley así lo permita;
”XXI. Colaborar para la integración, alimentación, mantenimiento y actualización del sistema
de datos del Registro Nacional de Testamentos y del Registro Nacional de Poderes; y
”XXII. Las demás que le confieran otros ordenamientos jurídicos.”
De igual forma, del estudio del manual administrativo de la CEJUR, en el apartado de la Dirección
General Jurídica y de Estudios Legislativos, se detectó que se establece la estructura operativa
definiendo las funciones y procedimientos, así como los tramos de control del personal
encargado de la atención del AGN.
Del análisis de las disposiciones se observó que la CEJUR, atendió lo señalado
en los artículos 35 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal;
114 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal; y 36, 237 y 238
de la Ley del Notariado del Distrito Federal; así como lo establecido en su manual administrativo,
por lo que se constató su competencia jurídica y la de su personal para atender la actividad
institucional en estudio en la realización de sus funciones.
12. Resultado
Se analizó el Perfil Profesional y la Experiencia del Personal Encargado de la Actividad
Institucional 002 “Atender Trámites y Servicios del Archivo General de Notarías”
La Normatividad en materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades
Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados
y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal (Circular Uno), publicada
en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de agosto de 2012 y vigente en 2013, establece
68
en su numeral 1.3.7 que el aspirante a ocupar una plaza en alguna de las dependencias deberá
entregar, entre otra documentación, la siguiente documentación: Formato de solicitud
de empleo totalmente requisitada; copia certificada del acta de nacimiento; currículum vítae,
para el caso de personal de estructura; copia de identificación oficial vigente; copia del documento
donde conste la clave del R.F.C., copia del documento en donde conste la C.U.R.P.; copia
del documento que acredite el nivel máximo de estudios; copia del comprobante de domicilio;
autorización para que el área de recursos humanos consulte en la CGDF, si se encuentra
inhabilitado para ocupar un empleo o cargo en el servicio público; así como la constancia
de no inhabilitación expedida por la Secretaría de la Función Pública.
Por su parte, los numerales 1.3.10 y 1.3.14 del citado ordenamientos señalan lo siguiente:
“1.3.10 Las y los titulares de las Dependencias … tienen la atribución de nombrar o remover
libremente a sus subalternos, por lo que son responsables de expedir los nombramientos
del personal que consideren para ocupar una plaza en su estructura orgánica autorizada,
previa evaluación favorable de la CGEDP.
”La evaluación del personal de estructura a que se refiere el párrafo anterior, será aplicable
para el caso de ingreso a alguna Dependencia … Podrá exceptuarse la evaluación
citada en los casos en que las o los servidores públicos sean objeto de promoción para
ocupar un nuevo cargo o cambio de categoría dentro de la misma estructura de la Dependencia
… de que se trate, siempre y cuando hayan venido prestando sus servicios de manera
continua y cumplan con los siguientes lineamientos:
”I. Previo a que la Dependencia … realice la solicitud de visto bueno, deberá verificar:
”a) Que la persona propuesta haya sido evaluada previamente por la CGEDP. (Dichas
evaluaciones no deberán ser anteriores a un año).
”b) Que el resultado de las evaluaciones previamente practicadas respecto del puesto
o cargo para el que fue evaluado, haya sido ‘Sí Perfil’.
69
”II. Si la persona propuesta no cumple con lo anterior la CGEDP no entrará al estudio
del caso en particular.
”III. Una vez que la Dependencia … haya comprobado que se cumple con lo señalado
por los inciso a) y b), de la fracción I de este numeral, deberá enviar a la CGEDP la solicitud
respectiva, a la que deberá acompañar:
”a) El perfil del puesto que se pretende ocupar.
”b) La documentación oficial en la cual se acredite que la persona propuesta ha venido
prestando sus servicios en el ente público de manera continua.
”IV. Recibida la solicitud y documentación requerida, la CGEDP deberá:
”a) Verificar la vigencia de las evaluaciones realizadas previamente en atención a la batería
de exámenes que fueron practicados (6/12 meses de vigencia).
”b) Una vez validada la vigencia de las evaluaciones previamente practicadas, entrar al estudio
del caso concreto para resolver lo procedente, contando con un término de tres días hábiles
para emitir su respuesta, en la cual se determinará:
”1) Otorgar el visto bueno.- Cuando del resultado de las evaluaciones previamente practicadas
se desprenda que la persona cumple con el perfil requerido para el puesto o encargo
al que fue propuesto.
”2) No otorgar el visto bueno.- Cuando del resultado de las evaluaciones previamente
practicadas se desprenda que la persona no cumple con el perfil requerido para el puesto
o encargo al que fue propuesto.
”V. En el resultado de la solicitud de visto bueno, la CGEDP podrá hacer las recomendaciones
que considere pertinentes para mejorar el desempeño laboral de la persona propuesta.”
70
“1.3.14 El titular del área de recursos humanos de la Dependencia … es responsable
de la custodia y actualización de los expedientes de personal de las y los trabajadores adscritos
a ésta, así como de los que hayan causado baja antes de la desconcentración de los registros
de personal por parte de la OM.
”Asimismo, deberá solicitar los expedientes de personal de las y los trabajadores que reingresen
al GDF, a su última área de adscripción, dentro de los 5 días hábiles posteriores a su contratación.
La última área de adscripción, deberá enviar el expediente solicitado, dentro de los 15 días
siguientes a la recepción de dicha petición.”
El artículo 14 fracción V de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
del Distrito Federal, publicada el 29 de agosto de 2011, vigente en 2013 establece:
“Al inicio de cada año, los Entes Públicos deberán mantener actualizada, de forma impresa
para consulta directa y en los respectivos sitios de Internet, de acuerdo con sus funciones,
según corresponda, la información respecto de los temas, documentos y políticas que
a continuación se detallan: …
”V. El perfil de los puestos de los servidores públicos y el currículum de quienes ocupan esos
puestos…”
A fin de constatar que los expedientes del personal de estructura y técnico operativo estuvieran
debidamente integrados conforme a los requisitos establecidos en la normatividad
en comento, mediante el oficio núm. APPD/14/059 del 10 de septiembre de 2014, se solicitaron
al sujeto fiscalizado los expedientes del personal encargado de ejecutar las acciones
de la actividad institucional en revisión, los cuales fueron remitidos con los oficios
núms. CJSL/DGJEL/9201/2014 y CJSL/DGJEL/9482/2014 del 20 de noviembre y 08 de diciembre
de 2014, respectivamente. De su revisión se obtuvieron los siguientes resultados:
71
Requisitos Diagnóstico de la revisión de la muestra
Total / 100% Falta Porcentaje Cumple Porcentaje
Solicitud de empleo 21 27.3 56 72.7 77
Acta de nacimiento 2 2.6 75 97.4 77
Currículum vítae 77 100.0 0 0.0 77
Identificación oficial 9 11.7 68 88.3 77
RFC. 14 18.2 63 81.8 77
CURP 6 7.8 69 92.2 77
Documento que acredite el nivel máximo de estudios 4 5.2 74 94.8 77
Comprobante de domicilio 12 15.6 65 84.4 77
Escrito en el que manifieste que no tiene otro empleo en GDF y que actualmente no tiene celebrado contrato alguno como prestador de servicios con el GDF. 11 14.3 66 85.7 77
Constancia de no inhabilitación que emita la CGDF 1 1.3 76 98.7 77
Constancia de remuneraciones 7 9.1 70 90.9 77
Manifestación de si la APDF aplicara el subsidio para el empleo 8 10.4 69 89.6 77
Manifestación de no haber sido sujeto a jubilación mediante incorporación a programas de retiro con apoyo económico 4 5.2 73 94.8 77
Constancia de inhabilitación de la SFP 6 7.8 71 92.2 77
Se revisó el 100.0% de los expedientes del personal que labora en el AGN que corresponden
a 77 empleados como se muestra en el cuadro anterior, en los que se observó que
del total de los requisitos para a la integración de los expedientes de personal, de acuerdo
a lo establecido en la normatividad previamente citada, el único cubierto al 100% es el
currículum vítae.
72
Por lo que hace a la revisión de los perfiles profesionales, mediante el oficio
núm. CJSL/DGJEL/9201/2014 del 20 de noviembre de 2014, la Dirección General Jurídica
y de Estudios Legislativos informó que “este Sector de la Consejería Jurídica y de Servicios
Legales, no cuenta con Normatividad vigente que la obligue a generar perfiles de puesto,
descripción de puesto y/o cédula de puestos, relacionado a la plantilla estructural que la conforman.
No obstante esta C.J.S.L. define sus propias políticas y procedimientos en materia
de reclutamiento”.
Asimismo, el sujeto fiscalizado anexó los requisitos que se aplicaron para la contratación
del personal que operó la actividad institucional 002 “Atender trámites y servicios del Archivo
General de Notarías”, como se indica a continuación:
Número Denominación del puesto Escolaridad requerida
Años de experiencia
Experiencia laboral requerida
1 Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos
Licenciatura en Derecho (Titulado), preferentemente con especialidad en Derecho Público
5 años Experiencia en Administración Pública, en puestos de responsabilidad análoga.
2 Dirección Consultiva y de Asuntos Notariales
Licenciatura en Derecho
5 años Experiencia en interpretación de leyes, manejo de personal, trato a la ciudadanía, conocimiento de la Administración Pública.
3 Subdirección de Archivo General de Notarías
Licenciatura en Derecho
3 años Experiencia en el manejo de las normas que regulan la Administración Pública del Distrito Federal, el Código Civil, la Ley del Notariado para el Distrito Federal, entre otras.
4 Jefatura de Unidad Departamental de Acervos Notariales
Licenciatura en Derecho
2 años Experiencia conocimientos específicos en Derecho Civil, Familiar, Notarial, Archivonomia y Grafoscopia.
5 Jefatura de Unidad Departamental de Acervo Histórico
Licenciatura en Derecho
2 años Experiencia conocimiento de la Ley del Notariado para el Distrito Federal, de la Normatividad de la Administración Pública del Distrito Federal y conocimiento de las funciones del Archivo General de Notarías.
6 Jefatura de Unidad Departamental de Certificaciones, Calificaciones y Testamento
Licenciatura en Derecho
2 años Experiencia en el ejercicio profesional de la Licenciatura en Derecho mínima de 5 años. Necesario desarrollo dentro de la Administración Pública, se requiere conocer las normas que regulan al Archivo General de Notarías (Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos), Ley del Notariado para el Distrito Federal, Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, Estatuto de Gobierno), además de experiencia en procesos jurisdiccionales, en consecuencia el manejo eficiente del código de procedimientos civiles para el Distrito Federal.
73
De la revisión de los requisitos establecidos por la CEJUR, se desprende que el personal
que atiende la actividad institucional en revisión, cumple con los requisitos descritos
en el cuadro anterior.
Con relación al personal de honorarios, se verificó que la dependencia atendió lo establecido
en los Lineamientos para la autorización de programas de contratación de prestadores
de servicios con cargo a la partida presupuestal específica 1211 “Honorarios Asimilables
a Salarios”, para el Ejercicio Presupuestal 2013, publicados en la Gaceta Oficial del Distrito
Federal el 27 de diciembre de 2012. Al revisar los recibos de honorarios de los prestadores
de servicios, se corroboró que no se rebasaron los montos contratados establecidos en el
tabulador aplicable al personal, así como los informes de actividades mensuales.
Con respecto al personal de estructura, se verificó también que la CEJUR no atendió
lo señalado en la Circular Uno “Normatividad en materia de Administración de recursos
para las Dependencias, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos
Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal”.
No se omite señalar que la información adicional presentada y referida en el Acta de Confronta
no modifica el resultado.
Recomendación APPD-109-13-10-CEJUR
Es necesario que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, instruya a las áreas
responsables para que, establezca mecanismos de control e instruya a los servidores
públicos responsables de la contratación de personal de estructura y actualice permanentemente
los expedientes de personal, para que se sujeten a los requisitos establecidos en la Circular
Uno “La Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias,
Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos
Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal, de igual
forma en la contratación de personal de honorarios se apeguen a los Lineamientos para
la autorización de programas de contratación de prestadores de servicios con cargo a la
partida presupuestal especifica 1211 “honorarios asimilables a salarios”, asimismo, la actualización
de los expedientes laborales.
74
13. Resultado
Se analizó el Programa de Capacitación para el Desempeño de las Funciones
del Personal de Estructura y Administrativo
A fin de verificar que los servidores públicos hayan contado con la capacitación adecuada
para el ejercicio de sus funciones, mediante el oficio núm. APPD/14/059 del 10 de septiembre
de 2014, se solicitó a la CEJUR que proporcionara el Programa Integral de Capacitación del
personal administrativo y operativo; así como el listado de los cursos impartidos y las listas
de asistencia que se generaron durante el ejercicio fiscal de 2013. El sujeto fiscalizado remitió
dicha información mediante el oficio núm. CJSL/DGJEL/8086/2014.
La Normatividad en materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades
Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados
y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal” (Circular Uno), publicada
en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de agosto de 2012, en su capítulo 2, “Capacitación,
Desarrollo de Personal, Servicio Social y Prácticas Profesionales”, numeral 2.1.1, se señala:
“El SC [Sistema de Capacitación] es el conjunto de acciones cuyo objetivo es mejorar
la eficiencia y eficacia de las trabajadoras y trabajadores de las Dependencias […] en el desarrollo
de sus actividades laborales, para lo cual establece el marco en el que se operarán
las etapas del proceso de capacitación y de enseñanza abierta, con fundamento en la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la LFTSE, el Acuerdo por el que
se establece el Comité Mixto de Capacitación y Desarrollo de Personal, en la APDF y en
apego a lo previsto en:
”I.- El Programa General de Desarrollo del Distrito Federal;
”II.- El Programa de Derechos Humanos del Distrito Federal; y
”III.- Las disposiciones específicas que en tales materias emita la DCDP.”
Por su parte el numeral indica que “el PGCDP [Programa General de Capacitación y Desarrollo
de Personal] es el instrumento que orienta las acciones tendientes a proporcionar
75
a las y los servidores públicos, los medios necesarios para mejorar sus capacidades, conocimientos
y adquirir habilidades, para el óptimo desarrollo de sus funciones, de conformidad con el
PGDDF”.
Asimismo, el numeral 2.1.6 del mismo ordenamiento determina lo siguiente:
“El Sistema de Capacitación establece: las modalidades: Genérica, cuyo objetivo es atender
temáticas orientadas a las actividades comunes de todas las Dependencias […] y Específica,
su objetivo es atender temáticas en torno a las funciones particulares de cada Dependencia
y de cada Órgano Desconcentrado; y dos vertientes: Directiva, capacitación orientada
a la profesionalización y actualización de las trabajadoras y trabajadores de estructura, para
el mejor desempeño de sus funciones, y Técnico-operativa, orientada a la adquisición
de conocimientos y herramientas que permitan una mejor prestación de los servicios, así
como la mejora de las trabajadoras y trabajadores técnico operativos.”
En este sentido, el numeral 2.1.7 establece que “las y los prestadores de servicios, contratados
bajo el régimen civil (honorarios), no tienen derecho a participar en los eventos de capacitación
incluidos en el PAC”.
A fin de verificar el cumplimiento de lo antes citado, se revisó el Programa Anual de
Capacitación 2013 de la CEJUR, en el que se programaron 15 cursos en los que se
contempló la participación de diversas áreas, de los cuales 10 fueron en la modalidad
genérica y 4 en la modalidad específica, como se muestra en los siguientes cuadros:
(Modalidad genérica)
Número Cursos Participantes Número de horas
1 Protección Civil 25 20 horas 2 Protección Civil 25 20 horas
3 Protección Civil 25 20 horas
4 Protección Civil 25 20 horas
5 Seguridad e higiene en el trabajo (platica) 25 3 horas
6 Ley de Protección de Datos Personales 25 6 horas
7 Derechos Humanos 25 20 horas
8 Inteligencia emocional en el ámbito laboral 15 4 horas
9 Comunicación asertiva: como decir no a la violencia 15 4 horas
10 Estrés y ansiedad en el trabajo 15 4 horas
76
(Modalidad específica)
Número Cursos Participantes Número de horas
1 Oratoria y Lenguaje Corporal para Juicios Orales 40 25 horas
2 Derecho Notarial y la Función Registral 30 25 horas
3 Taller de Liderazgo 10 25 horas
4 El Proceso de Programación y Presupuestación de los Recursos Institucionales en la Administración Pública del Distrito Federal 15 25 horas
Al revisar el Programa Anual de Capacitación (PAC) se observó que corresponde a todo
el personal de la CEJUR que laboró en el ejercicio de 2013, cuya plantilla consta de un total
de 3,106 servidores públicos, integrados por 3,004 técnicos operativos y 102 de estructura, de
los cuales 220 funcionarios tomaron los cursos antes citados.
Al respecto, se determinó que la CEJUR no observó lo previsto en la Normatividad en materia
de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades
Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades
de la Administración Pública del Distrito Federal (Circular Uno), en razón de que debió capacitar
a los servidores públicos a fin de proporcionar los medios necesarios para mejorar
sus capacidades, conocimientos y adquirir habilidades, para el óptimo desarrollo de sus funciones,
de conformidad con el Programa General de Desarrollo del Distrito Federal. Asimismo,
se observó que durante 2013 únicamente el 7.1% del personal de la CEJUR, recibió cursos
de capacitación tendientes a alcanzar la eficacia y la eficiencia en la prestación de sus servicios
y sólo el curso de “Derecho Notarial y la Función Registral”.
No se omite señalar que la información adicional presentada y referida en el Acta de Confronta
no modifica el resultado.
Recomendación APPD-109-13-11-CEJUR
Es necesario que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, por conducto de la Dirección
Ejecutiva de Administración y de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos,
establezca mecanismos para garantizar que en la elaboración del Programa Anual
de Capacitación se consideren las necesidades del personal adscrito al Archivo General
77
de Notarías, para cumplir su objetivo con base en lo establecido en la Normatividad
en materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas,
Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades
de la Administración Pública del Distrito Federal (Circular Uno).
Sistema de Evaluación al Desempeño
14. Resultado
Fiscalización al Sistema de Evaluación al Desempeño
En el artículo 2o. de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal vigente
en 2013, se define el Sistema de Evaluación del Desempeño como “el conjunto de elementos
metodológicos que permiten realizar una valoración objetiva del desempeño de los programas,
bajo los principios de verificación del grado de cumplimiento de metas y objetivos,
con base en indicadores estratégicos y de gestión que permitan conocer el impacto social
de los programas y de los proyectos”.
En el capítulo II.2 del Manual de Programación-Presupuestación para la Formulación
del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos 2013, se define al Presupuesto Basado
en Resultados (PbR) como único componente de la Gestión para Resultados que consiste en
un conjunto de actividades y herramientas que permiten apoyar las decisiones presupuestarias,
en información que sistemáticamente incorpora consideraciones sobre los resultados
del ejercicio de los recursos públicos, y que motiva a las instituciones a lograrlos, con objeto de
mejorar la calidad del gasto, y de los bienes y servicios públicos. Su metodología se enfoca
en la definición y establecimiento claro y sencillo de los objetivos y resultados que prevén
alcanzar los programas a los que se asignan recursos públicos, cobrando relevancia
la evaluación habitual de qué se hace, qué se logra y cuál es su impacto en el bienestar
de la población, contemplando además que éstos resultados puedan ser efectivamente
confirmados y evaluados, para lo que resulta importante construir un adecuado Sistema
de Evaluación al Desempeño”.
En el mismo sentido, el artículo 54 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental vigente
en 2013, establece que las entidades federativas, los municipios y el Distrito Federal
78
“deberán utilizar indicadores que permitan determinar el cumplimiento de las metas
y objetivos de cada uno de los programas, así como vincular los mismos con la planeación
del desarrollo”.
Con fundamento en los preceptos en cita y con el propósito de constatar que la CEJUR
hubiese contado con un Sistema de Evaluación al Desempeño para la actividad institucional
002 “Atender trámites y servicios del Archivo General de Notarías”, con el oficio núm. APPD/14/059
del 10 de septiembre de 2014, se solicitó al sujeto fiscalizado que proporcionara copia del
sistema de indicadores de gestión y resultados que se utilizaron para la atención de la
actividad institucional citada.
En respuesta con el oficio núm. CJSL/DEA/SRF/245/2015 del 10 de marzo de 2015, la CEJUR
señaló: “Al respecto, se informa que durante el ejercicio fiscal 2013, no hubo Indicadores
de Desempeño, para la actividad institucional 002 ‘Atender trámites y servicios del Archivo
General de Notarías’, por lo que los rubros de Eficacia, Eficiencia y Economía no están
sujetos a medición”.
Al analizar la documentación proporcionada por la CEJUR (Archivo General de Notarías),
se identificó que los trámites efectuados en la actividad institucional en revisión, únicamente
describen y cuantifican en lo particular cada trámite, o en su caso el alcance por cada una
de sus áreas. Por lo anterior, no fue posible identificar la economía, la eficacia y la eficiencia,
en la actividad institucional en estudio; toda vez que dicha información no constituyo indicadores,
tampoco fue posible determinar el nivel de cumplimiento de los objetivos de la referida
actividad institucional durante el ejercicio de 2013. Al carecer de un Sistema de Evaluación
al Desempeño, la CEJUR no se ajustó a lo señalado en los artículos 2, 30, 34 y 135 de la
Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, que prevén lo relativo a los
indicadores de gestión y desempeño, así como a lo establecido en los Lineamientos para
la Construcción y Diseño de Indicadores de Desempeño mediante la Metodología de Marco
Lógico, que constituyan un medio sencillo y fiable para medir los logros en el cumplimiento
de objetivos y metas establecidas, valorar los cambios vinculados con las acciones de la
actividad y monitorear sus resultados, emitidos por el Consejo Nacional de Armonización
Contable.
79
Por lo anterior, se constató que la CJSL no contó con indicadores de gestión y de desempeño
específicos para la actividad institucional 007 “Registro Público de la Propiedad y de
Comercio”; es decir, esta Dependencia no contó con los indicadores respectivos para evaluar
el número de trámites atendidos en la actividad institucional en estudio de forma trimestral, que
permitieran medir la eficacia, eficiencia y economía de dichas intervenciones y su método
de cálculo para evaluar su cumplimiento, ya que en su formato IAPP “Indicadores Asociados
a Programas Públicos” de los Informes de Avance Trimestral 2013 no señala los indicadores
de las acciones sustantivas de esta actividad institucional en estudio.
No se omite señalar que la información adicional presentada y referida en el Acta de Confronta
no modifica el resultado.
Recomendación APPD-109-13-12-CEJUR
Es necesario que la Consejería Jurídica y de Servicios Legales diseñe e implemente
un sistema de indicadores estratégicos, de gestión y de desempeño que permitan tanto
la medición del avance en el cumplimiento de objetivos y metas como la evaluación
del desempeño operativo, conforme a lo dispuesto en la Ley de Presupuesto y Gasto
Eficiente del Distrito Federal.