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SISTEMA DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS Variables:

Forma habitual de solicitar los documentos.

Tipos de documentos.

Volumen de documentos.

Naturaleza, objetivos y funciones de la unidad correspondiente.

SISTEMAS DE CLASIFICACIONSISTEMA ALFABETICO

SISTEMA GEOGRAFICO

SISTEMA CRONOLOGICO

SISTEMA NUMERICO

SISTEMA POR ASUNTO O MATERIA

Sistema alfabtico (por abecedario)La base, el nombre de la persona o de la empresa, se aplican ciertas reglas de alfabetizacin y siguiendo el orden alfabtico. Ventajas:

Simplicidad: no existen clases, subclases, etc.

Elasticidad: se pueden intercalar nuevos nombres en el lugar exacto.

Facilidad de localizacin: no es necesario consultar ni listas, ni ndices, etc.Considere, 29 letras del alfabeto incluyendo la CH y la LL Desventajas:

Cuando es mucha documentacin, se requiere ms personal para clasificar, porque pueden producirse equivocaciones en la aplicacin de las reglas de alfabetizacin.

No se pueden obtener datos duros (finanzas, estadsticas, etc.), pues es imposible saber por ejemplo cuntos clientes hay.

Si se saca una ficha o carpeta, es difcil saberlo si no ponen una tarjeta de sustitucin, por su elasticidad.

Las materias o contenidos de los documentos no tienen ninguna relacin lgica entre s.REGLAS ALFABTICAS:

Consideraciones:

1.- Ordenamiento alfabtico: De acuerdo a la disposicin del alfabeto.

2.- Seguimiento en orden de las distintas UNIDADES que tienen los nombres de una persona o institucin.Ejemplo:

FALABELLA 1 = 1 UNIDAD CLAUDIA VASQUEZ 1 + 1 = 2 UNIDADESDetalle y aplicacin de las reglas:Regla 1: Nombre de las Personas

Se debe invertir el orden lgico de las unidades para el sistema de archivo1 Apellido paterno2 Apellido materno3 Primer nombre4 Segundo nombre y otros ms si los tuviere.Ejemplo:Jos Francisco Palillo Delgado1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 UnidadPalilloDelgadoJosFranciscoLos nombres compuestos se consideran como unidades de clasificacin sin incluir los artculos o las preposiciones, los que van en parntesis.

Ejemplo:

Maria de la Luz Figueroa Laguna1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 UnidadFigueroaLagunaMaria (de la)LuzRegla No. 2: Orden AlfabticoAplicando la regla 1 se ordena alfabticamente los nombres comparando las Unidades semejantes entre ellas.

Si las primeras unidades son idnticas se comparan las segundas unidades.

Si stas tambin son iguales se comparan las terceras unidades y as sucesivamente.Ejemplo:Conejeros Cuadra Daniel Emilio Conejeros Cuadra Diego AntonioConejeros Cuadra Daniel Antonio 1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 UnidadConejerosCuadraDanielAntonioConejerosCuadra DanielEmilioConejerosCuadraDiegoAntonioRegla No. 3: Apellidos solos o con una inicialUn apellido cuando va solo: Se coloca antes que el apellido acompaado con un nombre de pila o una inicial.

Un apellido con una inicial del nombre de pila: Se coloca antes que un apellido con el nombre de pila completo que comienza con la misma letra.

Ejemplo:Andrea DonosoDonosoA. Donoso1 Unidad2 UnidadDonosoDonosoA.DonosoAndreaDENOMINACION: NADA PRECEDE A ALGO

ACLARACION

PARA LOS EJERCICIOS DE APLICACIN DEL RAMO

ARCHIVAR TODOS LOS TRABAJOS DE APLICACIN EN LA CARPETA CON ACOCLIP DONDE GUARD TAMBIEN LAS PLANILLAS ANTERIORES.

Y EN EL PC CONFECCIONARA EN EXCEL O WORD LAS PLANILLAS PARA LOS EJERCICIOS.

1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 UnidadAPLICACIN REGLAS 1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 UnidadORDEN

ALFABTICORegla No. 4: Apellidos compuestos o con prefijosCuando un apellido lleva prefijos, artculos, contracciones (al, del) o es compuesto, es decir unido por el guin, se considera como una sola unidad de clasificacin. Estos incluyen los siguientes: d de la MacVandeLaOVan derDeLeVondelMcVon derDaz-ValdsVon BismarkGarca-HuidobroVan GohtSols de OvandoLe MaireEjemplo:Los nombres compuestos van con minsculas: Mara de los AngelesLos Apellidos compuestos van con Maysculas: Hugo De la FuenteEjercicio:

Hugo De la FuenteRodolfo Von BismarkHernn Del RoMacarena Garca-Huidobro

1 Unidad2 UnidadDe la FuenteHugoDel RoHernnGarca-HuidobroMacarenaVon BismarkRodolfoRegla No. 5: Nombre de las InstitucionesLos nombres de las instituciones y de casas comerciales se clasifican y se archivan exactamente como se nombran (orden natural) cuando No contienen:

El nombre completo de una persona oEl apellido acompaado de una inicialCuando una Institucin solo tiene un nombre no se invierteEjemplo:Casa GarcaCalzados Orlando1 Unidad2 UnidadCasaGarcaCalzadosOrlandoRegla No. 6: Nombre de Instituciones que contienen el nombre completo de una persona.Ejemplo :Gimnasio Natura Macarena RiveraGimnasio Natura M. RiveraRepuestos de Automviles Jos Daz e hijos1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 Unidad5 UnidadDazJosRepuestosAutomvilesHijosRiveraM.GimnasioNaturaRiveraMacarenaGimnasioNaturaCuando el nombre de una institucin o casa comercial incluye el nombre completo de una persona o el apellido acompaado de una inicial del nombre de pila, se invierte el orden de las unidades al igual que se hace con el nombre de una persona. El resto del nombre de la institucin se coloca al final en el mismo orden en que aparece.Nota: a) Esta regla SE APLICA cuando el nombre completo corresponda a un socio o fundador o una persona cualquiera.

b) Esta regla NO SE APLICA cuando el nombre completo corresponde a un personaje histrico, mandatario, poltico, etc. Como smbolo de respeto los nombres histricos JAMAS SE INVIERNTEN , e incluso quedan en una sola UNIDAD.Ejemplo:Universidad Silva NovoaUniversidad Diego Portales 1 Unidad2 Unidad3 UnidadNovoaSilvaUniversidadUniversidadDiego Portales

1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 Unidad5 Unidad1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 Unidad5 UnidadAPLICACIN REGLAS ORDEN ALFABTICORegla No. 7: Nombres de Instituciones que contienen artculos y otros. Cuando los artculos, preposiciones, conjunciones y contracciones estn:

1.- COMIENZO del nombre de la institucin o casa comercial, se coloca al final en parntesis. = La Casa de las Guaguas : Casa (la )/ Guaguas (de las)

2.- En el MEDIO de un nombre de institucin o casa comercial se colocan en parntesis, no se cambia de lugar.= Diario El Mercurio : Diario/Mercurio (El)

Nota: Todo lo que va en parntesis no se considera como unidad de clasificacin ni se toma en cuenta para ordenar alfabticamente.

Ejemplo:La Hacienda del Sol y la LunaEl Mesn del Calvo1 Unidad2 Unidad3 UnidadHacienda (La)Sol (del)Luna (y la)Mesn (El)Calvo (del)Regla No. 8: Nombres de Instituciones unidas por guinLos nombres de instituciones y casas comerciales unidos por guin se consideran como unidades separadas de clasificacin.

Ejemplo:

Aseo Industrial Servi-Clean1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 UnidadAseoIndustrialServiCleanRecordar que los apellidos unidos por guin no se separan.Ej.: Restaurant Daz-ValdsRegla No. 9 Abreviaturas y SiglasLas abreviaturas se consideran al clasificarlas como si la palabra estuviera escrita completa.

Las siglas pueden escribirse tal cual. Cada una de las letras constituyen una unidad separada de clasificacin.

Ejemplo: Comercial BTC Chile Ltda.1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 Unidad5 Unidad6 UnidadComercialBTCChile LimitadaDefinicin: Abreviatura: Representacin de una palabra en la escritura con varias o a una de sus letras, empleando a veces nicamente maysculas, y poniendo punto despus de la parte escrita de cada vocablo.

Ej.: Hnos ./ HermanosS.A. / Sociedad AnnimaSigla:Letra inicial que se emplea como abreviatura de una palabra.

Ej.: ATP/ Asociacin de Tenis Profesional

Tambin se consideran abreviaturas la combinacin de Maysculas y Minsculas pero siempre con la terminacin con punto:

Ca.= CompaaHnos.= HermanosFlia.= FamiliaLtda.= LimitadaS.A.= Sociedad / AnnimaS.A.C.= Sociedad / Annima / ComercialS.A.C.I.= Sociedad /Annima /Comercial / Industrial

Ej.: Claudio Meza y Ca. Ltda. = Meza / Claudio(y) / Compaa / Limitada

1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 Unidad5 Unidad1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 Unidad5 UnidadAPLICACIN REGLAS ORDEN ALFABTICORegla No. 10 : Nombres Geogrficos Compuestos1 Unidad2 Unidad3 UnidadHostera La SerenaRadio BoBoLos nombres geogrficos compuestos se consideran como unidades separadas:Puerto Montt, Punta Arenas, Puerto Varas, San Pedro de Atacama, Bo-Bo.

Si el nombre geogrfico va precedido por un artculo no se considera compuesto y constituye una sola unidad: La Serena, Las Condes, La Florida, Los Vilos.Ej.: Radio Bo-Bo Hostera La SerenaGeogrfico Compuesto: (se separan)

San / BernardoPuerto / VarasSan/ Vicente/Tagua/TaguaVia / Mar(del)Geogrfico con Artculos: (permanecen)

La SerenaLos VilosLa LiguaLas CabrasMall/ Dehesa (la)Municipalidad (de)/ La PintanaCine / Las CondesHostera / Arrayn (el)Bodega / Maipo (del)SanSantaSantoDonDoaDELIMITANTESRegla No. 11: Ttulos y GradosLos ttulos, grados (acadmicos, militares, eclesistico) y los cargos pblicos de la persona ya sea que estn antes o despus del nombre completo, se colocan al final en parntesis y no se consideran como unidad de clasificacin.

Ej.: Monseor Ricardo Ezzati, Presidenta Michelle Bachelet1 Unidad2 UnidadBacheletMichelle (Presidenta)EzzatiRicardo (Monseor)Excepciones:

1.- Cuando el titulo o grado acompaa a solo el nombre o solo el apellido se debe considerar como una sola unidad de clasificacin SIN INVERTIR EL ORDEN.

Ej.:

Reina IsabelMinistro OrregoPadre HurtadoTeniente Merino Bentez1 Unidad2 Unidad3 UnidadMinistroOrregoPadreHurtadoReinaIsabelTenienteMerinoBentez2.- Cuando el ttulo forma parte del nombre de una institucin o empresa, se considera como unidad de clasificacin:Ej.: Saravia e Ibez, Arquitectos Asociados1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 UnidadSaraviaIbez (e)ArquitectosAsociadosReglas No. 1212.1: Nombre de pases y de organismos oficiales de GobiernoLos nombres de pases se escriben en su forma oficial para ser archivados.

Ej.: Repblica del Ecuador1 Unidad2 UnidadRepblicaEcuador (del)12.2. Unidades de mayor jerarqua: (usado en la Adm. Pblica)

Repblica deEmbajada de Ministerio deMunicipalidad deDivisin deComisin deConsejo deDepartamento de, etc.Cuando forman parte del nombre del organismo de gobierno o pas, no se consideran como unidades de clasificacin, pero se deben colocar en parntesis a continuacin o bajo las unidades principales.Ej.: Consejo de Estudios del Ministerio de Educacin de la Republica de ChileDireccin General de Relaciones Econmicas del Ministerio de Economa1 Unidad2 Unidad3 UnidadChile(Repblica)Educacin(Ministerio de)Estudios(Consejo de)Economa (Ministerio)Relaciones Econmicas

Direccin General

Para entender:La Regla 12 se ordena de la siguiente manera:

1.- Se comienza siempre por la unidad de mayor jerarqua.2.- Lo especfico se coloca arriba y lo general abajo en parntesis3.- Los nexos entre unidades como del o de la se anulan.

1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 Unidad5 Unidad1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 Unidad5 UnidadAPLICACIN REGLAS ORDEN ALFABTICORegla No. 13: Nombre de Instituciones con Nmero

Cualquier nmero que forme parte del nombre de una institucin o casa comercial se considera como si estuviera con letras y como una sola unidad de clasificacin, sin importar el nmero de cifras de que conste.En Archivo todo nmero se expresa en letrasEj.: Estudio 4 Ltda. Casa Cinco Ltda. Restaurant 8 Pollo1 Unidad2 Unidad3 UnidadCasaCinco LimitadaEstudioCuatroLimitadaRestaurantOchoPolloReglas No. 14: DireccionesCuando hay ms de una institucin o casa comercial con el mismo nombre, es la DIRECCION la que determina el orden de procedencia considerando en primer lugar la ciudad, luego la calle y finalmente el nmero (de menor a mayor).Nota: Los elementos de direccin como : ciudad, pas, calle y nmero solo se comparan entre s sin importar el nmero de palabras de que conste y SIN APLICAR las reglas de la alfabetizacin ya vistas. El nmero municipal de la calle se escribe tal cual NO con palabras.Calle Santo Domingo No. 130Literalmente el nombre calle se anula en una clasificacin a menos que la palabra sea parte de la propia direccin.

La Palabra Avenida clasifica.

La palabra numero no se anota.Ejemplo:

Casa Amarilla, San Diego 1.235Casa Amarilla, Avda. Del Sol 34Casa Amarilla, San Diego 8.9001 Unidad2 Unidad3 Unidad4 UnidadCasa AmarillaAvda. Del Sol782CasaAmarillaSan Diego1.235CasaAmarillaSan Diego8.900Los N sde menor a mayorRegla No. 15: Nombres de Bancos e Instituciones Financieras1 Su nombre2 Nombre de la Ciudad3 Nombre del Estado o Pas en parntesisSi existiera mas de una sucursal o agencia del mismo banco en una ciudad se ordenan por el nombre de la ciudad y luego por la direccin.La palabras Sucursal y Agencia se pueden abreviar, se colocan entre parntesis y no se consideran unidades de clasificacin.Esta clasificacin siempre comienza por la palabra BANCO aunque esta vaya incluida en su nombre propio, las sucursales se consideran direccin por lo tanto no cumplen regla.1 Unidad2 Unidad3 UnidadBancoChile (de)Estacin Central (Suc.).Sucursal Estacin Central del Banco de Chile

1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 Unidad5 Unidad1 Unidad2 Unidad3 Unidad4 Unidad5 UnidadAPLICACIN REGLAS ORDEN ALFABTICO