LISTA O BASE DE DATOSUna lista de Excel es un conjunto de datos relacionados entre si y agrupados en una tabla, donde las columnas son llamados CAMPOS y las filas son llamados REGISTROS. La base de datos de Excel puede tener o no una fila con los títulos de las columnas llamado ENCABEZADO.

Ej.: Abrir el archivo CLIENTESCEPS.

ORDENAR UNA BASE DE DATOS

Ordenar significa clasificar los datos ya sea en orden ascendente o descendente de acuerdo a un campo o varios campos.

1. DE ACUERDO A UN CAMPO: Procedimiento:a. Ubicar el puntero de celda sobre un registro del campo a

ordenar.

b. Ficha DATOS, grupo ORDENAR Y FILTRAR, Ej.: Ordenar la base de datos en forma ascendente por el campo EDAD.

ascendente

descendente

2. DE ACUERDO A VARIOS CAMPOS.-Ej.: Ordenar la base de datos en forma descendente por los campos CATEGORIA y EDAD.

a. Ubicar el puntero de celda dentro de la base de datos.b. Ficha DATOS, grupo ORDENAR Y FILTRAR, ORDENAR.c. Se muestra una ventana en donde…

d. ACEPTAR.

Seleccionar el primer campo a ordenar Seleccionar el criterio para ordenar

EJERCICIO: Ordenar la base de datos en forma ascendente por los siguientes campos: ZONAL, CATEG, PAIS, EDAD y SALDO.

3. DE ACUERDO A UN ORDEN PERSONALIZADO:Ej.: Ordenar la base de datos de acuerdo al campo ZONAL bajo el siguiente orden: Norte, Sur, Este, Oeste.Procedimiento:a. Ubicar el puntero dentro de la base de datos.b. Ficha DATOS, grupo ORDENAR Y FILTRAR, ORDENAR.c. En la ventana mostrada se selecciona…

d. Se muestra otra ventana en donde se digita la lista…

e. AGREGAR, ACEPTAR, ACEPTAR.

FILTROS EN UNA BASE DE DATOS

Un filtro es una herramienta que permite seleccionar un conjunto de datos que cumple con determinada condición. El filtro oculta los datos que no satisfacen la condición permitiendo trabajar con la hoja de calculo como si estos datos no existieran.

Ej.: Mostrar los registros que pertenecen a la categoría C y de la zona Norte.

Procedimiento:

1. Ubicar el puntero en una celda de la base de datos.2. Ficha DATOS, grupo ORDENAR Y FILTRAR, FILTRO.3. Se observa la aparición de una flechitas a la derecha de cada cabecera

de campo llamados CONTROLES DE FILTRO…

4. Ingresar al control de filtro del primer campo a filtrar y…

5. ACEPTAR.6. De existir un siguiente campo a ordenar se debe repetir el proceso a

partir del paso 4.

7. Para desactivar lo filtrado, se debe ingresar a la ficha DATOS, grupo ORDENAR Y FILTRAR, BORRAR.

EJERCICIO: Mostrar los registros con cargo contacto Propietario y que sean de Peru.

FILTROS PERSONALIZADOS.- Es un tipo de filtrado en donde se incluyen condiciones o criterios.

Ej.: Mostrar de la base de datos a todos los que tengan cargo contacto gerente.

1. Ingresar al control de filtro del campo a filtrar.2. Seleccionar FILTRO DE TEXTO…

desactivarlo

activarlo

3. Se muestra una ventana en donde…

4. ACEPTAR.

Ej.: Mostrar los registros cuya edad sea mayor a 25 años.

Seleccionar la condición…

Ej.: Mostrar los registros cuya edad sea mayor o igual a 25 y menor a 30 años.

Ej.:Mostrar los registros cuya edad sea mayor a 33 y menor a 20 años.

EJERCICIO: Mostrar los registros cuyo contacto tenga nombre Carlos y cuyo saldo sea mayor a 3000 y menor a 2500.

FUNCION SUBTOTALES.- Devuelve un resultado estadístico de los registros de una base de datos filtrada.

SINTAXIS: SUBTOTALES(#_operacion,rango)

Donde:

#_operacion=es un numero que varia de 1 a 11 y donde a cada numero le corresponde una función estadística, asi: suma=9, promedio=1.

interseccion

union

Rango=es el rango donde se encuentran los datos filtrados a operar.

Ej.: Sumar los saldos del ejercicio anterior.

EJERCICIO: Halle el promedio de edad de los registros que pertenecen a la categoría A.

SUBTOTAL EN UNA BASE DE DATOS

Esta herramienta obtiene un resultado estadístico a todos les registros de una base de datos, de acuerdo a un campo llamado CAMPO DE AGRUPACION.

Ej.: Halle el promedio de edad de todas las categorías o de acuerdo a cada categoría.

PROCEDIMIENTO:

1. Ubicar el puntero dentro de la base de datos.2. Ordenar la base de datos de acuerdo al campo de agrupación (CATEG).3. Ficha DATOS, grupo ESQUEMA, SUBTOTAL.4. Se muestra una ventana en donde…

Seleccionar el campo de agrupacion

Seleccionar la función estadistica

Activar campos donde se obtendrá los resultados

5. ACEPTAR.6. Si se desea obtener un cuadro resumen de los subtotales se hara clic

sobre el nivel de esquema 2…

7. Para desactivar los subtotales se debe ingresar a la ficha DATOS, grupo ESQUEMA, SUBTOTAL, QUITAR TODOS.

EJERCICIO: Halle la suma de saldos de acuerdo a cada Pais.

TABLA DINAMICA

Es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volumnes de datos. Entre muchas cosas se puede intercambiar las filas y columnas para ver diferentes resultados de los datos de origen.

Ej.: Crear una tabla que muestre la suma de saldos del país Venezuela de acuerdo a cada Categoria y Zona.

PROCEDIMIENTO:

1. Ubicar el puntero de celda dentro de la base de datos.2. Ficha INSERTAR, grupo TABLAS, TABLA DINAMICA.3. Se muestra una ventana en donde…

4. Al dar ACEPTAR se observa la activación de una nueva hoja de calculo en el cual en la parte derecha se encuentran los campos y las zonas de la tabla dinámica…

5. Se procede a arrastrar cada campo de la base de datos hacia una zona respectiva en la tabla dinámica…

Si en caso la base de datos esta en otra aplicación.

campos

Zonas de la tabla

6. Es posible intercambiar de lugar algún campo con otro.

7. Tambien es posible colocar mas de un campo en cada zona.

8. Tambien se puede cambiar la función estadística del contenido de la tabla dinámica, para ello se deberá realizar un clic secundario sobre la esquina superior izquierda de la tabla y seleccionar…

Seleccionar la función estadistica

9. Finalmente se puede saber de que registro de la base de datos proviene un dato de la tabla dinámica, para ello se deberá hacer doble clic sobre el dato.