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Instrucciones para el reporte de información a través de la plataforma CHIP. Categoría CGR Sistema General de Regalías

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Instrucciones para el reporte de información a través de la plataforma CHIP.

Categoría CGR Sistema General de Regalías

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Edgardo Maya VillazónContralor General de la República

Lisbeth Triana CasasContralora Delegada para Economía

y Finanzas Públicas (E)

Revisión y aprobación:Libia Yolima Poveda Riaño

Directora de Cuentas y Estadísticas Fiscales

Luz Amanda Granados UrreaContralora Delegada Intersectorial Regalías

Coordinadora Grupo Fiscal Macro

Elaborado por:Cindy Paola Orozco MantillaJavier Ignacio Espinel Pinilla

Con el apoyo de:María Ruth Cely Barajas

Edgar Mauricio Fajardo PuertaAngelica Páez Vargas

Edición y diagramación:Edgar Giovanni Zuleta Parra

Instrucciones Operativas y Técnicas para el diligenciamiento de la Categoría CGR_ Sistema General de Regalías para la plataforma CHIP.

Versión 1.0

Bogotá D.C., ColombiaDiciembre de 2016

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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Presentación...................................................................................................5I. Ámbitos de aplicación, plazos y medio de envío...............................................7II. Generalidades para el registro de la información.............................................9III. Formularios a reportar...............................................................................11 3.1. Detalle de los formularios......................................................................11 3.2 Formulario de programación de ingresos...................................................14 3.3 Formulario de ejecución de ingresos........................................................15 3.4 Formulario de programación de gastos.....................................................17 3.5 Formulario de ejecución de gastos...........................................................18IV. Caso entidades públicas ejecutoras, no beneficiarias de fondos.......................21V. Caso transferencias....................................................................................23VI. Ejemplos disponibilidad y apropiación inicial.................................................25VII.Ejemplo diligenciamiento archivo plano ......................................................27

Anexos........................................................................................................311. Tabla lista de recursos................................................................................322. Tabla lista origen específico del ingreso.........................................................333. Tabla lista destinación del recurso................................................................34

Contenido

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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La Contraloría Delegada para Economía y Fi-nanzas Públicas, en su función de compila-ción y consolidación de la contabilidad pre-supuestal del sector público, da a conocer el presente documento, que contiene los linea-mientos generales establecidos para el pro-ceso de diligenciamiento de la información presupuestal correspondiente a los recursos del Sistema General de Regalías (SGR), de conformidad con la normativa vigente.

Los siguientes lineamientos dan a conocer el rayado de los formatos y el listado de valores válidos para su diligenciamiento. La informa-ción presupuestal del SGR no difiere osten-siblemente de la lógica y elementos propios del presupuesto público ordinario, pues a pe-sar que existan diferencias (normas propias y carácter bienal de los recursos del SGR), se mantienen las nociones e ideas comunes entre lo que denominaremos el presupuesto ordinario y el presupuesto del SGR.

No obstante, se enfatiza en que el diligen-ciamiento de la nueva categoría SGR de la CGR debe ser acompañado de personas que tengan conocimientos en materia presupues-tal (Estatuto Orgánico del Presupuesto) y de la normativa propia del Sistema General de Regalías (en especial, la Ley 1530 de 2012 y el Decreto 1949 de 2012).

También es deseable contar con experiencia en la transmisión de la categoría CGR Pre-supuestal del CHIP, teniendo en cuenta que la nueva categoría CGR Sistema General de

Regalías reproduce casi en su totalidad las particularidades en materia de validación y envío de los datos. Se podría decir que la nueva categoría SGR es casi un espejo de la categoría CGR Presupuestal que se transmite a través del CHIP.

Las entidades que no se encuentren habili-tadas para la transmisión de información a través de la plataforma CHIP, deberán pre-sentar los datos en la forma y formatos que establezca la Contraloría Delegada para Eco-nomía y Finanzas Públicas, acatando, en todo caso, los mismos plazos establecidos para la actual categoría presupuestal existente de la CGR en CHIP (consulte http://www.contralo-ria.gov.co/web/finanzas-publicas/comunica-ciones-oficiales).

Finalmente, se tiene estipulado como me-dio de soporte técnico (para cuestiones re-lacionadas con usuarios, claves, instalación y actualización de formularios) la mesa de ayuda del CHIP, que es administrada por la Contaduría General de la Nación o al correo [email protected]

Para temas de índole presupuestal (situa-ciones de negocio), la Dirección de Cuentas y Estadísticas Fiscales (DCEF) tramitará las consultas respectivas a través del buzón ins-titucional de la CGR (correo [email protected]) con asunto: CDEFP Consulta infor-mación presupuestal Regalías o en el PBX 5187000, extensiones 15106, 15109, 15110 y 13006

Presentación

La nueva categoría CGR Sistema General de Re-galías constituye una categoría independien-te de la actual categoría presupuestal CGR.

Teniendo como condición el disponer de Usuario y Clave para la plataforma CHIP, toda entidad beneficiaria o ejecuto-ra de recursos del SGR debe-rá reportar trimestralmente la información presupuestal co-rrespondiente a la Programa-ción y ejecución de ingresos y gastos para los recursos del SGR.

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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I. Ámbitos de aplicación, plazos y medio de envíoLa nueva categoría presupuestal CGR Sistema General de Regalías ha sido diseñada con el fin de obtener la infor-mación presupuestal de los recursos del SGR, establecidos en dos niveles (ámbi-tos), donde se encuentran agrupadas las entidades beneficiarias y/o ejecutoras.

Ámbito Descripción Entidades obligadas

Primer nivel

Entidades beneficiarias y/o ejecutoras de recursos del SGR.

Entidades del orden nacional

Segundo nivel

Entidades beneficiarias y/o ejecutoras de recursos del SGR.

Cualquier enti-dad pública que aplique.

Las entidades del primer nivel que hagan parte de los órganos del Sistema General de Regalías (Artículo 3 de la Ley 1530 de 2012) y que rindan información de fun-cionamiento a través de la plataforma SPGR del Ministerio de Hacienda y Crédito Público no deberán reportar información en el nuevo aplicativo CHIP. Sin embar-go, si estas entidades catalogadas como órganos del SGR recibieran en un mo-mento dado recursos como ejecutores de proyectos de inversión, deberán hacerlo a través del aplicativo CHIP Categoría CGR Sistema General de Regalías.

El conjunto de las entidades agrupadas en el segundo nivel es indeterminado, teniendo en cuenta que un ejecutor es toda entidad pública (Artículo 6 de la Ley 1530 de 2012), designada por el Órga-no Colegiado de Administración y Deci-sión (OCAD) como responsable de llevar a cabo la contratación para el desarrollo del proyecto aprobado.

Los plazos y forma de envío se encuen-tran reglamentados en el artículo 27 de la Resolución Reglamentaría Orgánica 0007 del 9 de junio de 20161.

1. ARTÍCULO 27°. PLAZOS Y MEDIO DE ENVÍO. La información re-lacionada con la programación y ejecución presupuestal del Sistema General de Regalías, de las entidades recaudadoras, receptoras y ejecutoras del SGR deberá ser remitida a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas en los siguientes plazos:

- En el primer año del bienio la información del primer trimestre será del periodo comprendido entre el 1 de enero hasta el 31 de marzo, con plazo de reporte hasta el 30 de abril; para el segundo trimestre la información será la acumulada del periodo comprendido entre el 1 de enero hasta el 30 de junio, con plazo de reporte hasta el 30 de julio; para el tercer trimestre la información será la acumulada del periodo comprendido entre el 1 de enero hasta el 30 de septiembre, con plazo de reporte hasta el 30 de octubre, y el cuarto trimestre, la información será la acumulada del periodo comprendido entre el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, con plazo de reporte hasta el 20 de febrero del año inmediatamente siguiente.

- En el segundo año del bienio la información a reportar en el pri-mer trimestre será del periodo comprendido entre el 1 de enero del primer año del bienio hasta el 31 de marzo del segundo año del bienio, con plazo de reporte hasta el 30 de abril; para el segundo trimestre la información será la acumulada del periodo comprendido entre el 1 de enero del primer año del bienio hasta el 30 de junio del segundo año del bienio, con plazo de reporte hasta el 30 de julio; para el tercer trimestre la información será la acumulada del periodo comprendido entre el 1 de enero del primer año del bienio hasta el 30 de septiembre del segundo año del bienio, con plazo de reporte hasta el 30 de octubre, y el cuarto trimestre, la información será la acumulada del bienio, con plazo de reporte hasta el 20 de febrero del año inmediatamente siguiente.

El reporte de información se realizará a través del Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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II. Generalidades para el registro de la informaciónLa categoría CGR Sistema General de Regalías se diseñó replicando casi en su totalidad el protocolo y estructura pro-pia de la categoría CGR Presupuestal del CHIP. De esta manera, su diligenciamien-to no debe ser traumático para las enti-dades, teniendo en cuenta que la mayoría de las mismas manejan la categoría CGR Presupuestal y conocen el funcionamien-to de la plataforma CHIP.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• La información se diligencia en pesos (no miles), cifras en positivo y sin deci-males.

• La categoría contempla cuatro formu-larios: Programación de ingresos, Ejecu-ción de ingresos, Programación de gastos y Ejecución de gastos.

• Para conocer el rayado de los formula-rios visite la página web del CHIP (www.chip.gov.co), buscando en Información de apoyo a categorías las ayudas dis-ponibles en la información de la Contra-loría para la categoría CGR Sistema Ge-neral de Regalías.

• La información presupuestal que debe rendir en la nueva categoría CGR Sistema General de Regalías parte de la aproba-ción de un proyecto de inversión, a través del OCAD Regional, Departamental, Mu-

nicipal o del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación.

• En la nueva categoría CGR Sistema General de Regalías los formularios de gasto NO presentan la variable de vi-gencia del gasto, por lo que no existe la figura de rezago presupuestal. De igual manera, no hay separación entre vigen-cia actual y la futura.

• Los valores en los formularios de ejecu-ción se diligencian en cifras netas, es de-cir, que no existen variables que permitan reflejar reversiones, anulaciones, etc.

• Los cuatro formularios deben ser dili-genciados, a no ser que no apliquen uno o dos formularios de ejecución por no existir información para su registro (no se presenta ejecución de recursos de SGR). La validación permisible implica que deba ingresar comentarios para que el CHIP Local permita la transmisión de la información.

• La validación de la categoría comprueba la lógica que debe existir a nivel de to-tales en el mismo formulario y entre los demás formularios. La transmisión debe efectuarse en un solo envío (cuando se haya completado el diligenciamiento de la información que aplique). No realice envíos parciales.

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•Se aconseja que el cargue de la infor-mación se realice a través de archivos planos (por seguridad y facilidad de co-rrección de datos). La construcción de los mismos se realiza guardando el archivo de Excel (bajo el protocolo de importa-ción del CHIP), como texto separado por tabulaciones.

• Recuerde que la información tiene un carácter acumulativo, es decir, que a pe-sar del carácter trimestral de su reporte, las cifras se diligencian en forma acumu-lada durante el respectivo bienio, el cual se compone de ocho trimestres:

Bie

nio

Trimestre Información

o 1

ENE-MAR Desde el 1 de enero del año 1 hasta el 31 de marzo del año 1

ABR-JUN Desde el 1 de enero del año 1 hasta el 30 de junio del año 1

JUL-SEP Desde el 1 de enero del año 1 hasta el 30 de septiembre del año 1

OCT-DIC Desde el 1 de enero del año 1 hasta el 31 de diciembre del año 1

o 2

ENE-MAR Desde el 1 de enero del año 1 hasta el 31 de marzo del año 2

ABR-JUN Desde el 1 de enero del año 1 hasta el 30 de junio del año 2

JUL-SEP Desde el 1 de enero del año 1 hasta el 30 de septiembre del año 2

OCT-DIC Desde el 1 de enero del año 1 hasta el 31 de diciembre del año 2

• El listado de las cuentas presupues-tales y demás códigos válidos para las variables aparecen en archivos de Excel (ayudas), los cuales deben ser descarga-dos en el apartado Información de apoyo a categorías CGR (para la categoría CGR Sistema General de Regalías) de la página web del CHIP (www.chip.gov.co).

• No espere a última hora para la trans-misión de la categoría. Revise la informa-ción antes de ser transmitida.

• Recuerde que mientras la plataforma CHIP se encuentre abierta, la entidad puede efectuar correcciones realizan-do nuevamente el envío de la categoría (el sistema reescribe los datos, dejando como definitivo las últimas cifras que al-cancen a ser transmitidas).

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III. Formularios a reportar

La información presupuestal del SGR que se rinde a la CGR contempla cuatro for-mularios: Programación de ingresos, Eje-cución de ingresos, Programación de gas-tos y Ejecución de gastos.

3.1 Detalle de los formularios

3.1.1 Concepto presupuestal: código numérico del catálogo presupuestal que identifica la transacción a reportar. Los conceptos a utilizar dependen del listado válido habilitado para cada entidad.

3.1.2 Recurso: código numérico de dos dígitos (ver tabla lista recursos), el cual describe la procedencia del tipo de recur-so que financiará el proyecto aprobado por el OCAD respectivo.

3.1.3 Código de origen específico de los ingresos: código numérico de tres dígitos que identifica la fuente del recurso a diligenciar.

3.1.4 Código de destinación de re-cursos: código numérico de tres dígitos para la identificación del sector de desti-no del gasto a diligenciar.

3.1.5 Código de tercero:

Código tercero

Programación y ejecución ingreso

Programación y ejecución gasto

Se registra el código CHIP de la entidad pública a la que por ley se le asignó este recurso

Se registra con quien se con-trata la ejecución del proyecto de inversión o gasto. Si es una entidad pública se registra el código CHIP correspondiente a la misma y si es otra entidad se debe utilizar el código del Siste-ma General de Regalías (SGR) 923272447

Ejemplo 1 de aplicación de código de tercero:

El departamento del Meta cuenta con re-cursos del Fondo de Desarrollo Regional, aprobados en el OCAD Departamental con el fin de financiar un proyecto de inversión orientado al sector salud. Dicho proyecto lo ejecutará el hospital del municipio de Restrepo E.S.E. Hospital San José.

• Registros presupuestales del departa-mento

Debido a que el departamento del Meta solo es beneficiario del Fondo y no recibe los recursos directamente, no debe hacer ningún registro en su presupuesto.

• Registros presupuestales del hospital

En los ingresos, el Código de Tercero co-rresponde a la entidad que por ley le fue-ron asignados los recursos. En este caso,

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el 115050000 que corresponde al Código CHIP del departamento del Meta.

En el gasto, el Código de Tercero co-rresponde a la entidad con que se con-trata. En este orden de ideas, si es una entidad pública se registra el Código CHIP de la misma; mientras que si es otra entidad, se debe utilizar el Códi-go del Sistema General de Regalías (SGR) 923272447 (ver tabla de terceros en anexos de ayuda para el diligencia-miento de los formularios).

Ejemplo 2 de aplicación de código de tercero:

Al departamento de La Guajira, a través del OCAD Departamental, se le aprueba un proyecto de inversión del sector Edu-cación, que será financiado con asignacio-nes directas del departamento, donde el ejecutor será el municipio de Riohacha.

• Registros del departamento de La Guajira

En los ingresos, el Código de Tercero será el 114444000, que corresponde al Códi-go CHIP del departamento de La Guajira.

En el gasto, cuando el departamento transfiere los recursos, el Código de Ter-cero será el 210144001, que corresponde al Código CHIP del municipio de Riohacha.

• Registros del municipio de Riohacha

En los ingresos, el Código de Tercero es el de la entidad que transfirió los recur-sos, que en este caso es el 114444000,

correspondiente al Código CHIP del de-partamento de la Guajira. Estos códigos se encuentran en la lista de anexos que ayudan a diligenciar los formularios.

En el gasto, el Código de Tercero corres-ponde a la entidad con que se contrata. En este orden de ideas, si es una enti-dad pública se registra su Código CHIP; mientras que si es otra entidad, se debe utilizar el Código del Sistema General de Regalías (SGR) 923272447 (ver tabla de terceros en anexos de ayuda para el dili-genciamiento de los formularios).

3.1.6 Situación de fondos: variable que se tramita con la letra C (con situación de fondos) para significar que la entidad que diligencia sitúa los recursos de manera directa; o con la letra S (sin situación de fondos), para establecer que los recursos fueron situados por una entidad distinta a la que registra la información.

3.1.7 Presupuesto inicial: correspon-de a los ingresos programados y no re-caudados al finalizar la vigencia (bienio) y que se deben registrar con el fin de ser contemplados dentro de la nueva vigen-cia (bienio).

3.1.8 Adiciones: montos que correspon-den al valor de los proyectos aprobados por el OCAD Regional, Departamental, Municipal o del Fondo de Ciencia Tec-nología e Innovación dentro del bienio. Presupuestalmente, las adiciones suman para efectos del cálculo del presupuesto

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definitivo de ingreso o la apropiación de-finitiva del gasto.

3.1.9 Reducciones: montos que co-rresponden al valor de los proyectos desaprobados o al valor de reducciones en proyectos aprobados del SGR. Pre-supuestalmente, las reducciones restan para efectos del cálculo del presupuesto definitivo de ingreso y la apropiación de-finitiva del gasto.

3.1.10 Crédito: movimiento presupues-tal que implica el traslado de recursos. En este caso, los créditos suman para efectos del cálculo del presupuesto definitivo de in-greso o la apropiación definitiva del gasto. Debe ser coherente con el contracrédito.

3.1.11 Contracrédito: movimiento pre-supuestal que implica el traslado de re-cursos. En este caso los contracréditos restan para efectos del cálculo del presu-puesto definitivo de ingreso o la apropia-ción definitiva del gasto. Debe ser cohe-rente con el crédito.

3.1.12 Aplazamiento: variable informa-tiva para identificar las rentas aplazadas, por cuanto existe incertidumbre en su re-caudo y, por tanto, no se podría realizar el gasto. Para efectos del CHIP los valores aquí diligenciados no afectan el cálculo del presupuesto definitivo de ingreso o la apropiación definitiva del gasto.

3.1.13 Desaplazamiento: variable infor-mativa para identificar las rentas, que una

vez existe la certeza de su recaudo pasan a ser desaplazadas y, por tanto, se podría realizar su gasto. Para efectos del CHIP los valores aquí diligenciados no afectan el cál-culo del presupuesto definitivo de ingreso o la apropiación definitiva del gasto.

3.1.14 Presupuesto definitivo (calcu-lado por el CHIP Local): monto que co-rresponde al presupuesto final, posterior al ejercicio del cálculo de las variables que componen la programación del ingre-so. Por ser una variable calculada, será efectuada en el momento que se valide el formulario, en el archivo plano registre esta variable con cero.

3.1.15 CDP: valor neto de los certifica-dos de disponibilidad expedidos. Su valor neto debe ser igual o menor que el pre-supuesto definitivo. 3.1.16 Recaudo: monto neto recauda-do por concepto de regalías.

3.1.17 Compromisos: monto neto de compromisos que afecten recursos de las regalías.

3.1.18 Compromisos por ejecutar: (variable calculada por el CHIP Local) co-rresponde al monto neto de compromisos que afecten recursos de regalías y que se encuentren pendientes de ejecutar. Por ser una variable calculada, será efectua-da en el momento que se valide el for-

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mulario, en el archivo plano registre esta variable con cero.

3.1.19 Obligaciones: monto neto de las obligaciones expedidas por la entidad con cargo a recursos de regalías (bienes y servicios recibidos).

3.1.20 Obligaciones por ejecutar: (variable calculada por el CHIP Local) co-rresponde al monto neto de las obligacio-nes expedidas por la entidad con cargo a recursos de regalías y que se encuen-tren pendientes de ejecutar. Por ser una variable calculada, será procesada en el momento que se valide el formulario, en el archivo plano registre esta variable con cero.

3.1.21 Pagos: monto neto de pagos efectuados por la entidad con cargo a re-cursos de regalías.

3.2 Formulario de programa-ción de ingresos

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En este formulario se diligencia la infor-mación tomando como referencia el o los proyectos aprobados por el Órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD) Regional, Departamental, Mu-nicipal o del Fondo de Ciencia, Tecnolo-gía e Innovación, del Sistema General de Regalías; y para otros recursos como funcionamiento y fiscalización, lo que se proyecta recibir acorde a la normati-vidad, detallando por cada concepto la fuente y el uso del recurso.

La fuente hace referencia a la proceden-cia del recurso y se debe detallar me-diante las columnas Recurso y Origen específico del ingreso; mientras que el uso se detalla en la columna Destinación del recurso y hace referencia al tipo de gasto que se va a financiar con este in-greso. En la columna Código de situación de Fondos se debe registrar C cuando el ingreso se efectúa con situación de fon-dos o S cuando se hace sin situación de fondos. La variable Tercero corresponde al beneficiario inicial, es decir, la entidad a la cual se le asignó presupuestalmente el recurso por ley.

Ejemplo:

Al municipio El retiro, en el departamento de Antioquia, se le aprueba a través del OCAD Municipal un proyecto de inversión del sector Desarrollo Turístico por el va-lor de $5.000, el cual será financiado con recursos del Fondo de Compensación Re-gional (FCR, 40%).

Para la programación de ingresos por este concepto (FCR 40%) se deberá rea-lizar un solo registro, así:

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1. Registro del concepto: 1.1.02.95.17.01 Fondo de Compensación Regional 40% (ver listado catálogo de cuentas).

2. El Recurso: corresponde al Código 010 Recursos corrientes (ver lista de re-cursos).

3.El concepto del origen específico del recurso: para este caso es el 507 SGR Fondo de Compensación Regional 40 por ciento.

4.Código de destinación: corresponde al sector que se destinan los recursos. Para el caso de los proyectos de desa-rrollo turístico el código a utilizar sería el 065 Desarrollo turístico (ver tabla desti-nación de recursos).

5.Código de situación de fondos: hace referencia a si el gasto se efectuó a tra-vés de la colocación de recursos directa-mente por parte del ente territorial (C), o fueron colocados por otra entidad distinta al ente territorial y depositados directa-mente al beneficiario del pago (S).

6. En la columna Tercero se seleccione la entidad pública a quien por ley se le asig-nó este recurso. Para este caso es el mis-mo municipio El Retiro – Antioquia, código 210705607 (ver tabla de terceros).

Variables cuantitativas

7. Corresponde a los ingresos programa-dos y no recaudados al finalizar la vigen-cia (bienio) y que se deben registrar en este concepto para contemplarlos dentro de la nueva vigencia (bienio). En caso de que no exista destinación inicial deberá ser llenado con valor cero (0).

8. Adiciones corresponden al valor de los proyectos aprobados por el OCAD Regio-nal, Departamental, Municipal o del Fondo de Ciencia Tecnología e Innovación. Presu-puestalmente, las adiciones suman para efectos del cálculo del presupuesto defini-tivo de ingreso o la apropiación definitiva del gasto. Para este caso se presume que fueron programados en la vigencia, por tal razón se diligencia con $5.000.

3.3 Formulario de ejecución de ingresos

Este formulario está diseñado para el registro de la ejecución presupuestal de ingresos de las entidades del orden na-cional y todas las entidades beneficiarias y/o ejecutoras de recursos provenientes del Sistema General de Regalías.

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En este formulario se consigna el acumu-lado de la ejecución de ingresos, desde el primero de enero hasta la fecha de corte que se reporta con sus respectivas mo-dificaciones.

Las cinco primeras columnas que apa-recen en la ejecución de ingresos (Con-cepto, Recurso, Origen específico del ingreso, destinación del recurso, código de situación de fondos y Tercero) son las mismas que se diligencian en el formu-lario de programación de ingresos, ex-plicadas anteriormente, por lo que debe existir congruencia entre los dos formu-larios de ingresos.

En la variable Recaudo se debe registrar los recaudos efectivos de la entidad.

Ejemplo:

En el mismo caso del ejemplo anterior, el municipio El retiro – Antioquia debe re-gistrar en el recaudo los $5.000 corres-pondientes a los recursos incorporados por la aprobación ante el OCAD Munici-pal del proyecto de inversión, financiado con recursos del Fondo de Compensación Regional (FCR 40%), orientado al sector Desarrollo Turístico.

Entonces, la ejecución de ingresos por este concepto (FCR 40%) se deberá rea-lizar en un solo registro, así:

1. Registro del concepto: 1.1.02.95.17.01 Fondo de Compensa-ción Regional 40% (ver listado catálogo de cuentas ).

2. El Recurso: corresponde al Código 010 Recursos corrientes (ver lista de re-cursos).

3. El concepto del origen específico del recurso: para este caso es 507 SGR Fondo de Compensación Regional 40 por ciento.

4. Código de destinación: correspon-de al sector que se destinan los recursos, que para el caso de proyectos de desarro-llo turístico sería el 065 Desarrollo Turís-tico (ver tabla destinación de recursos).

5. El Código de Situación de Fondos: hace referencia a si el gasto se efectuó a través de la colocación de recursos di-rectamente por parte del ente territorial (C); o los recursos fueron colocados por otra entidad distinta al ente territorial y depositados directamente al beneficiario del pago (S).

6. En la columna Tercero se seleccione la entidad pública a que por ley se le asig-nó este recurso. Para este caso es el mis-mo municipio El Retiro – Antioquia, Có-digo 210705607 (ver tabla de terceros).

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tinac

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rsos

Situ

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dos

Terc

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1.1.02.95.17.01 010 507 065 C 210705607

Variables cuantitativas

7. El registro de Recaudos corresponde al de recursos efectivamente recibidos por concepto de la aprobación de un proyecto ante el OCAD correspondiente. Necesaria-mente debe existir un registro en la progra-mación de ingresos, que para este caso se presume de $5.000.

Recaudos

5000

3.4 Formulario de programa-ción de gasto

Formulario para el registro de la pro-gramación presupuestal de gastos de la vigencia de todas las entidades benefi-ciarias y/o ejecutoras de recursos prove-nientes del Sistema General de Regalías.

En este formulario se encuentran las si-guientes variables: Apropiación inicial/Disponible, que se refiere a la progra-mación de gastos dispuesta a ejecutarse y que debe ser igual en todos los cortes reportados; Adiciones y reducciones, que corresponden a las modificaciones del presupuesto de gastos acumuladas hasta la fecha de corte que se reporta y Crédi-tos y contracréditos, que hacen referen-cia a los traslados de presupuesto.

Las columnas de Aplazamiento y Desa-plazamiento tienen un carácter informati-vo, por lo que su valor no afecta los tota-les reportados. Registre valores en estas columnas si la entidad territorial presentó esta situación, manteniendo el equilibrio presupuestal con la programación de in-gresos. La columna CDPS corresponde al valor de los certificados de disponibilidad expedidos y su valor neto debe ser igual o menor que el presupuesto definitivo.

El formulario de Programación de gastos debe conservar el equilibrio con el formulario de programación de ingresos, es decir que los totales deben ser iguales.

Ejemplo:

El municipio de San José del Guaviare – Guaviare estima los gastos de la vigencia en $800 por concepto de Fondo de Com-pensación Regional (FCR 40%), el cual está destinado a gastos de inversión en un proyecto de desarrollo turístico aprobado en el OCAD Municipal. Para el desarrollo de este proyecto se contrató a una empre-sa que no registra como entidad pública.

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Apr

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PS

0 800 0 0 0 0 0 800 800

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Orige

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ingr

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Des

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ión

recu

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Situ

ació

n de

fo

ndos

Terc

ero

2.3.01.01.03.47 10 507 65 C 923272447

Entonces, la programación del gasto (FCR 40%) se deberá realizar en un solo registro, así:

1.Registro del concepto: para este caso 2.3.01.01.03.47 Programas espe-ciales de desarrollo turístico (ver listado catálogo de cuentas).

2. El Recurso: corresponde al código 010 Recursos corrientes (ver lista de recursos).

3. El concepto del origen específico del recurso: para este caso corresponde al 507 Fondo de Compensación Regional 40 por ciento (ver lista de lista de origen específico del ingreso).

4. Código de destinación: Corresponde al sector al cual se destinan los recursos, que para el caso de proyectos de desarrollo turístico utiliza el código 065 Desarrollo tu-rístico (ver tabla destinación de recursos).

5. El código de situación de fondos hace referencia a si el gasto se efectuó a tra-vés de la colocación de recursos directa-mente por parte del ente territorial (C); o por el contrario, los recursos fueron co-locados por una entidad distinta al ente territorial y depositados directamente al beneficiario del pago (S).

6. En la columna Tercero se registre con quién se contrata la ejecución del proyecto de inversión. En este orden de ideas, si es una entidad pública se registra su código CHIP y si es otro tipo de entidad se debe utilizar el código del Sistema General de Regalías (SGR) 923272447 (ver tabla de terceros en anexos de ayuda para el dili-genciamiento de los formularios).

Variables cuantitativas

7. El registro de adiciones corresponde al valor de los proyectos aprobados por el OCAD Regional, Departamental, Muni-cipal o del Fondo de Ciencia Tecnología e Innovación. Presupuestalmente, las adiciones suman para efectos del cálculo del presupuesto definitivo de ingreso o la apropiación definitiva del gasto. Para este caso se presume que fueron progra-mados en la vigencia, por tal razón se diligencia con $800.

3.5 Formulario de ejecución de gasto

Formulario para el registro de la ejecu-ción presupuestal de gastos de la vigen-cia de todas las entidades beneficiarias y/o ejecutoras de recursos provenientes del Sistema General de Regalías.

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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Pago

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Com

prom

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por

eje

cuta

r

Obl

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ione

s po

r ej

ecut

ar

La ejecución del presupuesto de gasto se realiza en tres momentos:

Compromisos: se entiende por registro presupuestal del compromiso la impu-tación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que solo se utilizará para ese fin.

Obligaciones: comprenden los compro-misos de los cuales se ha recibido los bie-nes y/o servicios a satisfacción y que es-tán pendientes de pago. Estos deben ser menores o iguales al compromiso neto en cada rubro.

Pagos: son las obligaciones canceladas y deben ser menores o iguales a la obli-gación.

En todos los registros se debe conservar la ecuación:

Compromiso ≥ Obligación ≥ Pago

Ejemplo:

El departamento del Atlántico realiza Compromisos de la vigencia en $950 por recursos provenientes de un proyec-

to aprobado en el OCAD Departamental, orientado al sector Desarrollo Turístico y financiado con recursos de Asignacio-nes Directas;Obligaciones por la suma de $350 y $0 por concepto de Pagos. Para el desarrollo de este proyecto se contrató a una empresa que no registra como enti-dad pública.

La ejecución de gasto se deberá realizar de la siguiente manera:

1. Registro del concepto: para este caso 2.3.01.01.03.47 Programas especiales de desarrollo turístico (ver listado catálogo de cuentas).

2. El recurso: corresponde al código 010 Recursos corrientes (ver lista de recur-sos).

3. El concepto del origen específico del recurso, que para este caso es 502 Asig-nación Directa (ver lista de lista de origen específico del ingreso).

4. Código de destinación: corresponde al sector al que se destinan los recursos, que para el caso de proyectos de desa-rrollo turístico el código a utilizar seria el 065 Desarrollo Turístico (ver tabla desti-nación de recursos).

5. El Código de Situación de Fondos hace referencia a si el gasto se efectuó a tra-vés de la colocación de recursos directa-mente por parte del ente territorial (C); o si por el contrario los recursos fueron colocados por una entidad distinta al ente territorial y depositados directamente al beneficiario del pago (S).

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6. En la columna Tercero se registre con quién se contrata la ejecución del proyec-to de inversión. En este orden de ideas, si es una entidad pública se registra su có-digo CHIP correspondiente; mientras que si es una entidad diferente se debe utilizar el código del Sistema General de Rega-lías (SGR) 923272447 (ver tabla de terce-ros en anexos de ayuda para el diligencia-miento de los formularios).

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2.3.01.01.03.47 10 502 65 C 923272447

Variables cuantitativas

7. El registro de Compromisos co-rresponde a los actos administrativos emitidos en la vigencia que indican los compromisos adquiridos y que afectan el presupuesto inicial. Para este caso el valor a registrar será de $950.

8. El registro Obligaciones correspon-de a los compromisos adquiridos de las que se han recibido bienes y/o servicios a satisfacción y que se encuentran pen-dientes de pago. Para este caso el valor a registrar será de $350.

9. El registro Pagos corresponde a los desembolsos efectivamente realizados durante la vigencia o periodo declarado y que se encuentran debidamente lega-lizados. Para este caso valor a registrar será de $0.

10. El registro Compromisos por eje-cutar corresponde a los recursos com-prometidos, pero que al cierre no fue recibido el bien o servicio. Esta columna la calcula el aplicativo automáticamente, por lo que no debe ser diligenciada.

11. El registro Obligaciones por eje-cutar corresponde a los bienes y/o ser-vicios recibidos y que a la fecha del cierre no se ha realizado pago alguno. Indica que deben ser tenidos en cuenta en las siguientes vigencias para sus correspon-dientes pagos. Esta columna la calcula el aplicativo automáticamente, por lo que no debe ser diligenciada.

Com

prom

isos

Obl

igac

ione

s

Pago

s

Com

prom

isos

por

eje

cuta

r

Obl

igac

ione

s po

r ej

ecut

ar

950 350 0 600 350

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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IV. Entidades públicas ejecutoras no beneficiarios de fondos Para la programación y ejecución presu-puestal de las entidades públicas que no son beneficiarias de recursos de fondos, deberán registrar los ingresos y gastos del proyecto aprobado utilizando en el ingreso el código del tercero de las en-tidades beneficiarias de los recursos, es decir, de aquellas a las cuales les han sido asignados los recursos por Ley.

Ejemplo

La Universidad Nacional de Colombia fue designada como ejecutor de un proyecto de inversión aprobado por el OCAD del Fondo de Ciencia Tecnología e Innova-ción (FCTeI), orientado al sector ciencia y tecnología del departamento de Cundi-namarca. Este proyecto es financiado con recursos del FCTeI del SGR del departa-mento de Cundinamarca.

¿Cómo debe ser el registro del Tercero en este caso?

Ingresos y gastos de la Universidad:

Para la Universidad Nacional, cuando re-gistre sus ingresos, el código del Tercero corresponde a la entidad a la que por ley fueron asignados los recursos. En este caso es el código CHIP del departamento de Cundinamarca (112525000).

En el gasto, la Universidad Nacional debe registrar como Tercero el beneficiario del recurso en mención, es decir, a quien se le asignó el recurso por ley. Si es una entidad pública registre su código CHIP (ver tabla tercero); mientras que si es otro tipo de en-tidad se debe utilizar el código del Sistema Genera de Regalías 923272447.

Ingreso

Con

cept

os

Orige

n es

pecí

fico

ingr

eso

Des

tinac

ión

recu

rsos

Terc

ero

1.1.02.95.13 505 030 112525000

Gasto

Con

cept

os

Orige

n es

pecí

fico

ingr

eso

Des

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ión

recu

rsos

Terc

ero

2.3.03.01.37 505 030 923272447

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V. Caso transferencias En caso que en una entidad beneficiaria de asignaciones directas y/o compensaciones asigne a otra entidad pública (instituto) como ejecutora del proyecto (construcción de vivienda) se debe realizar:

Ingreso Gasto

ConceptosOrigen

específico ingreso

Desti-nación

recursosTercero Conceptos

Origen específico ingreso

Desti-nación

recursosTercero

1.1.02.95.07 502 095Cód.

Depto. o Municipio

2.1.03.95.17 502 095 Cód. Instituto

Ingreso Gasto

ConceptosOrigen

específico ingreso

Desti-nación

recursosTercero Conceptos

Origen específico ingreso

Desti-nación

recursosTercero

1.1.02.95.21 502 095Cód.

Depto. o Municipio

2.3.01.01.01.59 502 095 *Nota

*Nota: Se debe registrar como Tercero el beneficiario del recurso en mención, es decir, a quien se le asignó el recurso por ley. Si es una Entidad pública registre el código CHIP de la entidad (ver tabla tercero); mien-tras que si es otra entidad, debe utilizar el código Sistema General de Regalías 923272447.

Departamento o municipio: realiza

la transferencia corriente de los re-cursos a la entidad pública ejecutora

(instituto).

Entidad públi-ca ejecutora

(instituto): recibe la transferencia de recursos por parte del departamento o municipio y ejecuta

la inversión.

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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VI. Ejemplo disponibilidad inicial (inicio bienio)

El departamento de Antioquia presenta el siguiente ejercicio presupuestal:

Ingreso:

Programación de ingresos: $1.000

Por la aprobación de un proyecto de in-versión en el OCAD Departamental y fi-nanciado con Asignaciones Directas des-tinadas al sector educación.

Ejecución de ingresos: recaudo $1.000

Gasto:

Programación del gasto: $1.000Ejecución del gasto:

Compromisos $500 Obligaciones $500 Pagos $300

Al cierre del bienio 2015-2016 quedaron pendientes por pagar $200 y por compro-meter $500.

¿Cómo se deben registrar estos recursos pendientes por pagar y por comprometer que quedaron al cierre del bienio 2015-2016 en la disponibilidad inicial para el nuevo bienio 2017-2018?

Cierre bieniopendiente por pagar

$200

Cierre bieniopendiente

por comprometer $500

Programación ingreso:Disponibilidad inicial

(1.0)Bancos(1.0.02)

$700

Programación gasto:Concepto

Programas de educación superior (2.3.03.01.35)Columna Apropiación

Inicial/Disponible$700

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Ejemplo apropiación inicial (inicio bienio)

El departamento de Santander presenta el siguiente ejercicio presupuestal:

Ingreso:

Programación de ingresos: $1.000

Por la aprobación de un proyecto de in-versión en el OCAD Departamental y financiado con FDR destinado al sector salud.

Ejecución de ingresos: recaudo $500

Gasto:

Programación del gasto: $1.000

Ejecución del gasto:

Compromisos $500 Obligaciones $500 Pagos $300

Al cierre del bienio 2015-2016 quedaron pendientes por pagar $200 y pendientes por recaudar $500

¿Cómo se deben registrar estos recursos en el nuevo bienio 2017-2018?

Cierre bieniopendiente

por pagar $200FDR

Cierre bieniopendiente

por recaudar $500FDR

Programación ingreso:

Conceptosdisponibilidad inicial

(1.0)Bancos(1.0.02)

200

Programación ingreso:

ConceptosFDR

(1.1.02.95.15)Presupuesto

inicial500

Programación gasto:Concepto

Hospitales, Centros de Salud y Puestos

de Salud(2.3.01.01.03.53)

Columna Apropiación

Inicial/Disponible200

Programación gasto:Concepto

Hospitales, Centros de Salud y Puestos

de Salud(2.3.01.01.03.53)

Columna Apropiación Inicial/

Disponible500

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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VII. Ejemplo diligenciamiento a través de archivo planoPara incorporar la información mediante esta opción del aplicativo es necesario co-nocer la estructura de cada uno de los formularios y generar un archivo plano que se puede importar desde el CHIP local.

7.1 Diligenciamiento de información a través de archivo plano

Seleccione de las listas desplegables

los códigos correspondientes. También puede copiar y pegar valores validos

“S” identifica el comienzo del

archivo plano y la identificación“D” Identifica los registro

presupuestales

Utilice las cuentas auxiliares.

Las cuentas mayores son calculadas

automáticamente por el Chip Local

S 27400000 11012 2016 SGR_PROGRAMACION_DE_INGRESOS

En la celda amarilla digite el código Chip correspondiente a su entidad

Periodo10103 Enero - Marzo10406 Abril - Junio

10709 Julio - Septiembre11012 octubre - Diciembre

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Seleccionar el recuadro de información.

Luego copie la selecciónCtrl + C

Abra el Bloc de notas.

Luego Pegue la selecciónCtrl + V

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

29

7.3 Validación de cada formulario

7.4 Envío de la categoría

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30

7.5 Verificación de envíoIngrese con su usuario y clave weby verifique en el Histórico de envíos

que su reporte se encuentre en estado ACEPTADO

A través de este Botón

puede verificar y consultar la información

enviada

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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ANEXOS

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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Código Nombre del recurso10 Recursos corrientes11 Otros recursos del tesoro12 Recursos para preservar la seguridad13 Recursos del crédito externo administraciones centrales14 Préstamos de destinación específica15 Donaciones16 Fondos especiales17 Rentas parafiscales18 Préstamos de destinación específica autorizados19 Donaciones internas20 Ingresos corrientes21 Otros Recursos de la Tesorería22 Recursos del crédito interno entidades descentralizadas23 Recursos del crédito externo entidades descentralizadas24 Préstamos de destinación específica entidades descentralizadas25 Donaciones entidades descentralizadas26 Fondos especiales entidades descentralizadas27 Contribuciones parafiscales50 Fondo especial de defensa51 Fondo especial del subsidio52 Fondo especial Fanza53 Fondo especial riesgos profesionales

1. Tabla lista de recursos

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COD_OEI Origen especifico del ingreso500 SGR Recursos de funcionamiento501 SGR Recursos de fortalecimiento502 SGR Asignaciones Directas y o Compensaciones503 SGR Ahorro Pensional504 SGR Fondo de Ahorro y Estabilización505 SGR Fondo de Ciencia Tecnología e Innovación506 SGR Fondo de Desarrollo Regional507 SGR Fondo de Compensación Regional 40%508 SGR Fondo de Compensación Regional 60%509 SGR Corporación Autónoma Regional del Río Grande de la Magdalena510 SGR Asignaciones Directas y o Compensaciones al cierre de la vigen-

cia 2011511 SGR Fiscalización

2. Tabla lista origen especifico del ingreso

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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COD_DEST Destinacion del recurso002 Educación - General003 Educación - Educación Preescolar004 Educación - Educación Primaria005 Educación - Educación Secundaria y Media Vocacional006 Educación - Capacitación Técnica no Profesional007 Educación - Educación Superior008 Educación - Educación de Adultos009 Educación - Educación Especial010 Salud - General011 Salud - Acciones de Salud Pública012 Salud - Servicios Generales de Salud013 Salud - Servicios Especializados de Salud014 Salud - Servicios Integrales de Salud015 Salud - Subsidios a la demanda016 Salud - Prestación de servicios de salud a la población pobre no

afiliada017 Administración y Protección del Medio Ambiente - General018 Administración y Protección del Medio Ambiente - Conservación019 Administración y Protección del Medio Ambiente - Manejo020 Administración y Protección del Medio Ambiente - Mitigación021 Agua Potable y Saneamiento Básico - General022 Agua Potable y Saneamiento Básico - Acueducto023 Agua Potable y Saneamiento Básico - Manejo y Control de Residuos

Sólidos024 Agua Potable y Saneamiento Básico - Alcantarillado

3. Tabla lista destinación del recurso

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025 Agua Potable y Saneamiento Básico - Agua Potable026 Agua Potable y Saneamiento Básico - Mataderos, Plazas de Merca-

do y Cementerios027 Agua Potable y Saneamiento Básico - Saneamiento Básico Rural028 Atención a Grupos Vulnerables029 Ciencia y Tecnología - General030 Ciencia y Tecnología - Ciencia031 Ciencia y Tecnología - Tecnología032 Comunicación - General033 Comunicación - Correo034 Comunicación - Telefonía035 Comunicación - Telegrama y Telex036 Comunicación - Radio037 Comunicación - Televisión038 Comunicación - Servicios de Valor Agregado en Comunicaciones039 Transporte - General040 Transporte - Red Troncal Nacional Vial - Primaria041 Transporte - Red Secundaria Vial042 Transporte - Red Terciaria Vial - Caminos Vecinales043 Transporte - Red Urbana Vial044 Transporte - Transporte Férreo045 Transporte - Transporte Fluvial046 Transporte - Transporte Marítimo047 Transporte - Transporte Aéreo048 Cultura049 Desarrollo Agropecuario, Silvicultura y Pesca - General050 Desarrollo Agropecuario, Silvicultura y Pesca - Agrícola051 Desarrollo Agropecuario, Silvicultura y Pesca - Pecuario052 Desarrollo Agropecuario, Silvicultura y Pesca - Silvicultura053 Desarrollo Agropecuario, Silvicultura y Pesca - Pesca y Acuicultura

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Categoría CGR - Sistema General de Regalías

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054 Desarrollo Comunitario - General055 Desarrollo Comunitario - Asistencia Directa a la Comunidad056 Desarrollo Comunitario - Participación Comunitaria057 Desarrollo Comunitario - Formas Asociativas y Cooperativas058 Desarrollo Industrial - General059 Desarrollo Industrial - Microempresa e Industria Artesanal060 Desarrollo Industrial - Pequeña y mediana Industria061 Desarrollo Industrial - Gran Industria062 Desarrollo Comercial - General063 Desarrollo Comercial - Comercio Interno064 Desarrollo Comercial - Comercio Externo065 Desarrollo Turístico066 Fortalecimiento Institucional - General067 Fortalecimiento Institucional - Procesos integrales de evaluación

institucional y reorganización administrativa068 Fortalecimiento Institucional - Programas de saneamiento fiscal y

financiero069 Fortalecimiento Institucional - Programas orientados al desarrollo

eficientes de las competencias070 Educación Física, Deporte y Recreación - General071 Educación Física, Deporte y Recreación - Educación Física072 Educación Física, Deporte y Recreación - Deporte073 Educación Física, Deporte y Recreación - Recreación074 Defensa y Seguridad - General075 Defensa y Seguridad - Defensa y Seguridad Interna076 Defensa y Seguridad - Defensa y Seguridad Externa077 Defensa y Seguridad - Defensa Civil078 Justicia - General079 Justicia - Rehabilitación de Menores080 Justicia - Sistema Penitenciario y Carcelario081 Justicia - Administración de Justicia

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082 Justicia - Prevención de la Delincuencia083 Prevención y Atención de Desastres - General084 Prevención y Atención de Desastres - Prevención085 Prevención y Atención de Desastres - Atención086 Sector Eléctrico - General087 Sector Eléctrico - Generación Eléctrica088 Sector Eléctrico - Transmisión Eléctrica089 Sector Eléctrico - Distribución Eléctrica090 Sector Eléctrico - Comercialización Eléctrica091 Sector Minero092 Sector Petróleo y Gas - General093 Sector Petróleo y Gas - Petróleo094 Sector Petróleo y Gas - Gas095 Vivienda - General096 Vivienda - Soluciones de Vivienda Interés Social Rural097 Vivienda - Soluciones de Vivienda Interés Social Urbana098 Servicio de la Deuda099 Sector Gobierno - General100 Sector Gobierno - Relaciones Exteriores101 Sector Trabajo y Seguridad Social - General102 Sector Trabajo y Seguridad Social - Reglamentación de Trabajo103 Sector Trabajo y Seguridad Social - Bienestar Social a Trabajadores104 Sector Trabajo y Seguridad Social - Seguridad Ocupacional105 Gastos de Funcionamiento - Garantía para pago de pensiones107 Pagos de previsión social108 Destino a organismos de control fiscal109 Destinación específica sin distribuir110 Inflexibilidades

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