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CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE BOTICAS YFARMACIAS

REINGENIERÍA DE PROCESOS EN EL ÁREA DE ALMACENAMIENTO DE LA

FARMACIA CRUZ AZUL, UBICADA EN EL SECTOR DE PISULLI, AL NORTE

DEL D.M.Q.2014.

Proyecto I+D+I previo a la obtención del título de Tecnólogo en Administración de

Boticas y Farmacias

Autora: Escobar Meneses EvelynKarina

Tutor: Eco. XimenaMaldonado

Quito,Noviembre

del 2014

ii

REINGENIERÍA DE PROCESOS EN EL ÁREA DE ALMACENAMIENTO DE LA FARMACIACRUZ AZUL, UBICADA EN EL SECTOR DE PISULLI, NORTE DEL D.M.Q.2014.

DECLARATORIA

Yo, Evelyn Karina Escobar Meneses, portadora de la cédula de ciudadanía N°

172347349-0, estudiante de la Carrera de Administración de Boticas y Farmacias

libre y honestamente he realizado mi tesis sobre “REINGENIERIA DE

PROCESOS EN EL AREA DE ALMACENAMIENTO DE LA FARMACIA

CRUZ AZUL, UBICADA EN EL SECTOR DE PISULLI, EN EL NORTE DEL

D.M.Q.2014”, lo expuesto en este trabajo ha sido respetando las diferentes fuentes

de información, y realizando las citas correspondientes.

_____________________________

Evelyn Karina Escobar Meneses

C.I. 172347349-0

iii


CESIÓN DE DERECHOS

Yo, Evelyn Karina Escobar Meneses, en calidad de autora de la tesis realizada sobre

“REINGENIERÍA DE PROCESOS, EN EL ÁREA DE ALMACENAMIENTO

DE LA FARMACIA CRUZ AZUL, UBICADA EN EL SECTOR DE PISULLI,

AL NORTE DEL D.M.Q.2014”; alumna de la Escuela de Salud, carrera de

Administración de Boticas y Farmacias, libre y voluntariamente cedo los derechos de

autor de mi investigación en favor Instituto Tecnológico Superior “Cordillera”

_____________________________

C.I. 172347349-0

iv


AGRADECIMIENTO

Quiero agradecer en primer lugar a Dios, por concederme la paciencia, fortaleza y

las ganas de superación para que mis sueños se hagan realidad.

A mis padres ya que ellos han sido un pilar fundamental en mi vida.

Al prestigioso Instituto Tecnológico Superior “Cordillera”, por abrirme las puertas y

permitirme ser una persona constante, dándome la oportunidad de estudiar y ser

profesional.

A mi tutora de tesis Eco. Ximena Maldonado, por su dedicación y paciencia al

momento de impartir sus sabios conocimientos.

v


DEDICATORIA

A mis padres, por laoportunidad y el sacrificio diario

que han realizado paraentregarnos un futuro mejor, a

pesar de las adversidades que sehan interpuesto en el camino.

A mis hermanas porque juntassomos una sola persona, apoyándonos enlos momentos más difíciles, enfrentando

siempre buenos y malos momentos.

vi


INDICE GENERAL

DECLARATORIA ......................................................................................................................... II

CESIÓN DE DERECHOS............................................................................................................. III

AGRADECIMIENTO ...................................................................................................................IV

DEDICATORIA .............................................................................................................................V

INDICE GENERAL ......................................................................................................................VI

INDICE DE CUADROS Y TABLAS ..........................................................................................VIII

INDICE DE FIGURAS ..........................................................................................................................X

RESUMEN EJECUTIVO..............................................................................................................XI

ABSTRACT ..................................................................................................................................XII

CAPÍTULO I .................................................................................................................................. 1

1.01 CONTEXTO .............................................................................................................................. 11.02 JUSTIFICACIÓN ...................................................................................................................... 51.03 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA CENTRAL........................................................................... 8

1.04 ANÁLISIS DE LA MATRIZ T............................................................................................... 11

CAPÍTULO II............................................................................................................................... 14

2.01 MAPEO DE INVOLUCRADOS ............................................................................................. 142.01.01 ANÁLISIS DEL MAPEO DE INVOLUCRADOS ............................................................ 17

2.02 MATRIZ DE ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS .................................................................. 182.02.01 ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE INVOLUCRADOS ........................................................ 20

CAPÍTULO III ............................................................................................................................. 22

3.01 ÁRBOL DE PROBLEMAS ..................................................................................................... 223.01.01 ANÁLISIS DEL ÁRBOL DE PROBLEMAS .................................................................... 25

3.02 ÁRBOL DE OBJETIVOS ....................................................................................................... 273.02.01 ANÁLISIS DEL ÁRBOL DE OBJETIVOS ...................................................................... 29

CAPÍTULO IV ............................................................................................................................. 30

4.01 MATRIZ DE ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS .................................................................... 304.01.01 ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE ALTERNATIVAS .......................................................... 32

4.02 MATRIZ DE ANÁLISIS DE IMPACTO DE LOS OBJETIVOS ............................................ 344.02.01 MATRIZ DE ANÁLISIS DE IMPACTO DE LOS OBJETIVOS ...................................... 36

vii


4.03 DIAGRAMA DE ESTRATEGIAS ......................................................................................... 374.03.01 ANÁLISIS DEL DIAGRAMA DE ESTRATEGIAS .......................................................... 39

4.04 MARCO LÓGICO ................................................................................................................... 404.04.01 ANÁLISIS DEL MARCO LÓGICO................................................................................. 43

CAPÍTULO V ............................................................................................................................... 45

5.01 ANTECEDENTES (DE LA HERRAMIENTA O METODOLOGÍA QUE PROPONE COMO SOLUCIÓN. . 455.02 DESCRIPCIÓN (DE LA HERRAMIENTA Y METODOLOGÍA QUE PROPONE COMO SOLUCIÓN)...... 455.3 FORMULACION DEL PROCESO DE APLICACIÓN DE LA PROPUESTA ........................ 47

CAPÍTULO VI ............................................................................................................................. 93

6.01 RECURSOS ............................................................................................................................. 93

6.02 PRESUPUESTO ................................................................................................................... 95

6.03 CRONOGRAMA .................................................................................................................. 96

CAPÍTULO VII ............................................................................................................................ 97

7.01 CONCLUSIONES ................................................................................................................... 977.02 RECOMENDACIONES .......................................................................................................... 99

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 101

ANEXOS

viii


INDICE DE CUADROS Y TABLAS

TABLA Nº1.................................................................................................................................. 10

MATRIZ T ...................................................................................................................................... 10

CUADRO Nº1 .............................................................................................................................. 16

MAPEO DE INVOLUCRADOS ..................................................................................................... 16

TABLA Nº2................................................................................................................................... 19

MATRIZ DE ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS ........................................................................... 19

CUADRO Nº2 .............................................................................................................................. 24

ÁRBOL DE PROBLEMAS ............................................................................................................. 24

CUADRO Nº3 ............................................................................................................................... 28

ÁRBOL DE OBJETIVOS................................................................................................................ 28

TABLA Nº3................................................................................................................................... 31

MATRIZ DE ANALISIS DE ALTERNATIVAS ............................................................................ 31

TABLA Nº4................................................................................................................................... 35

MATRIZ DE ANÁLISIS DE IMPACTO DE LOS OBJETIVOS .................................................... 35

CUADRO Nº4 .............................................................................................................................. 38

DIAGRAMA DE ESTRATEGIAS.................................................................................................. 38

TABLA Nº5.................................................................................................................................. 42

MARCO LÓGICO ........................................................................................................................... 42

CUADRO Nº4 ............................................................................................................................... 49

DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................................................. 49

TABLA Nº 6.................................................................................................................................. 51

CUELLOS DE BOTELLA .............................................................................................................. 51

CUADRO Nº 4 .............................................................................................................................. 54


TABLA Nº5.................................................................................................................................. 78

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO .................................................................................................... 78

ix


CUADRO Nº5 .............................................................................................................................. 81


TABLA Nº6.................................................................................................................................. 94

DESCRIPCIÓN DEL PRESUPUESTO .......................................................................................... 94

TABLA Nº7.................................................................................................................................. 90

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ........................................................................................... 90

x


INDICE DE FIGURAS

FIGURA Nº 1 ................................................................................................................................ 61

FIGURA Nº 2 ................................................................................................................................ 62

FIGURA Nº3 ................................................................................................................................. 62

FIGURA Nº 4 ................................................................................................................................ 65

FIGURA Nº5 ................................................................................................................................. 71

FIGURA Nº6 ................................................................................................................................. 76

xi


RESUMEN EJECUTIVO

REINGENIERÍA DE PROCESOS EN EL ÁREA DE ALMACENAMIENTO

DE LA FARMACIA CRUZ AZUL, UBICADA EN EL SECTOR DE PISULLI,

AL NORTE DEL D.M.Q.2014

El motivo para realizar este proyecto, es el inadecuado uso de procesos y

procedimientos del Área de almacenamiento en la farmacia Cruz Azul del sector de

Pisulli, lo que se ha podido observar durante las pasantías en la farmacia antes

mencionada, existe desinterés por parte del personal que labora ahí, al momento de

aplicar procesos adecuados para mejorar el área, es por ello que se ha pensado en la

creación de un MANUAL de procesos y procedimientos para mejorar la atención a

las personas que acuden a la farmacia.

Los beneficiarios en primera instancia serán los clientes y funcionarios de este

servicio de salud, pero lo que se aspira a corto plazo es que este Manual sirva para

los empleados de la farmacia y por qué no al dueño de la farmacia ya que es una

herramienta muy importante para ayudar al desarrollo de la farmacia.

Palabras Claves: REINGENIERÍA DE PROCESOS. MANUAL. ÁREA DE

ALMACENAMIENTO. BENEFICIARIOS. CLIENTES, EMPLEADOS DE LA

FARMACIA. ACEPTACIÓN

xii


ABSTRACT

EXECUTIVE SUMMARY

PROCESS RE-ENGINEERING IN THE STORAGE AREA PHARMACY

CROSS BLUE, LOCATED IN THE AREA OF THE NORTHERN PISULLI,

D.M.Q.2014.

The reason for this project is the inappropriate use of processes and procedures in the

storage area Blue Cross of Pisulli pharmacy sector, which has been observed during

internships in the aforementioned pharmacy, there disinterest by staff who work

there, when applying processes to improve the area, which is why we have thought

of creating a MANUAL of processes and procedures to improve care for people who

come to the pharmacy.

Beneficiaries in the first instance will be the customers and employees of the health

service, but what sucks the short term is that this Handbook will enable the pharmacy

employees and why not the owner of the pharmacy as it is a tool very important to

help the development of the pharmacy.

Keywords: PROCESS REENGINEERING. MANUAL . STORAG AREA.

BENEFICIARIES.CUSTOMERS, EMPLOYEESOF PHARMACY.

ACCEPTANCE

1


CAPÍTULO I

1.01 CONTEXTO

La reingeniería es el rediseño de un proceso, un cambio drástico o empezar de

cero un proceso, es un cambio de todo a nada, ordenando a las empresas mediante

procesos en base a la satisfacción del cliente. Para que una empresa lleve a cabo una

reingeniería debe estar abierta a los cambios, que se requiera abandonando los viejos

procedimientos, tradicionalmente las empresas se han estructurado como

organizaciones por departamentos o áreas que poco tiene que ver con las necesidades

del cliente.

Gonzales (1998) concluyó:

Los clientes necesitan el coherente desarrollo de las actividades que

constituyen el proceso del negocio, permitiéndose visualizar el cambio de las

personas, el enfoque hacia los procesos hacen compatibles las necesidades

organizativas internas. Una de las bases fundamentales de la reingeniería es el

servicio al cliente, a pesar de lo importante que es, las empresas no logran la

satisfacción de sus clientes y uno de los principales problemas es que sus

procesos dejen de ser inadecuados en tal nivel que volver a ordenarlos resulta

difícil. (p.12)

2


La secuencia ordenada de actividades cuyo producto cuenta con un valor

peculiar para su usuario o cliente se denomina procesos. Entendiendo como valor a

todo aquello que se estima o se aprecia por lo que se permite entregar el producto a

clientes, accionistas, personas, etc.

Es decir que estamos hablando de actividades secuenciales de una manera

anticipada, repetitivas y sistematizadas, todo producto está destinado al usuario al

que se denomina cliente y este se convierte en el destinatario de un producto y a su

vez todo producto tiene características que permiten ser evaluado por los proveedores

y clientes.

Los procesos varían con el tamaño de la organización, utilizando un

“conjunto de elementos interrelacionados que persiguen un objetivo en común”

(Fernández, 2010, p.26).

Mediante los procesos se puede satisfacer al cliente, refiriéndonos a un nivel

de conformidad de una persona cuando realiza una compra o utiliza un servicio, a

mayor satisfacción, mayor serán las posibilidades de que vuelva a comprar un bien o

contratar un servicio en el mismo establecimiento.

3


“Con el nivel de estado de un individuo es posible medir su satisfacción, es

decir que el objetivo de mantener satisfecho a un cliente es fundamental en cualquier

empresa, además los beneficios son numerosos entre ellos tenemos su fidelidad,

comunica sus expectativas positivas a su entorno” (Zubiria, 2004, p.79).

Para lograr la satisfacción de los clientes se debe entregar un producto en

buen estado y esto se logra con las condiciones de almacenamiento asegurando la

calidad, convirtiéndose en una parte logística que incluyen las actividades de guardar

y custodiar existencias, aprovechando el espacio físico de la mejor manera posible,

con buenas prácticas de almacenamiento, se asegura que cuando se provee de un

producto los clientes tengan calidad en su uso, mediante el cuidado que se tenga en

el almacenaje, con controles y siguiendo los procedimientos operacionales, el

almacenamiento en farmacia constituye un elemento fundamental de toda institución

destinada al manejo de productos farmacéuticos las mismas que engloban, políticas

actividades y recursos, se promueve con esto la calidad, conservación, y el cuidado

de los medicamentos y pretender una buena presentación de estos servicios de

salud .

En la farmacia cruz azul ubicada en el sector de Pisulli al norte del distrito

metropolitano de quito, nunca se ha aplicado un procesos establecido del manejo de

4


medicamentos, con lo que se pretende mejorar las condiciones de almacenamiento

mejorando el servicio.

Actualmente el mantenimiento de una gran parte de los medicamentos

distribuido en las perchas en la farmacia, disminuyen la información y objetividad

en el conocimiento de existencias requerimientos y tiempo de pedido de los

medicamentos, por ese motivo buscamos centralizar todos los medicamentos en la

farmacia aplicando buenas prácticas de almacenamiento.

Todo este proyecto se da bajo los parámetros de los 12 objetivos del Plan

Nacional del Buen Vivir

5


1.02 JUSTIFICACIÓN

Una de las funciones más importantes que se da en una farmacia es el

almacenamiento de sus productos el cual debe tener procesos y procedimientos

adecuados beneficiando a todos los individuos relacionados con el desarrollo de la

farmacia.

La importancia de este tema es dar a conocer cómo afecta el inadecuado uso

de los procesos en el área de almacenamiento en farmacia, por tal motivo se ha

planteado desarrollar un manual de procesos y procedimientos el cual sirva como

herramienta para desarrollar y ejecutar de manera oportuna las actividades que

realiza el personal de la farmacia.

En primera instancia era una farmacia independiente y luego realizo una

franquicia con Difare, permitiéndome identificar una serie de problemas en esta área

antes mencionada y que muy pocas veces se a tomado en cuenta y en reiteradas

ocasiones nos encontramos cara a cara con esta realidad y como no hacer esta

investigación si se está poniendo en juego la salud de los moradores de dicho sector.

Ya que existe productos que se caducan en la farmacia y muchos productos

que se devuelven a Difare por el mismo motivo.

6


En esta farmacia diariamente acuden personas que necesitan de este servicio,

no solamente acuden personas del sector, ya que también lo hacen personas de los

barrios aledaños, es entonces el interés de conocer por qué en la farmacia no se

aplican los procesos de almacenamiento, a sabiendas que nos encontramos en una

época donde se presume que la salud es un derecho.

El inadecuado almacenamiento se refleja en la atención al cliente, a pesar de

ser un problema muy antiguo, todavía los malos procesos de almacenamiento, es

evidente en la actualidad y a pesar de que la farmacia realizo una franquicia no se ha

podido realizar dichos procesos por desconocimiento de los que deberían realizar

dichos procesos. Es aspiración de este trabajo profundizar en el tema y ponerlo a

disposición de las personas que deseen hacer uso de la información recopilada

durante la investigación.

Los beneficiarios directos en esta investigación son las personas que trabajan

en la farmacia cruz azul, los dueños de la farmacia y directa mente la persona que

está realizando este proyecto Evelyn Escobar.

Con este trabajo de Investigación y sobre todo con la propuesta se aspira

lograr que la farmacia aplique buenas prácticas de almacenamiento respetando los

7


procesos; es muy difícil lograrlo, pero no imposible, se debe comenzar por establecer

una serie de procesos.

8


1.03 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA CENTRAL

La matriz t es una herramienta gráfica que muestra la conexión o relaciones

entre ideas, problema, causas y procesos, métodos y objetivos, en general un

conjunto de datos, que permite analizar y clasificar sistemáticamente la presencia e

intensidad entre dos o más ideas que se necesita para plantear estrategias y ayudar a

la farmacia a mejorar sus procesos de almacenamiento y de esta forma preservar la

calidad de los medicamentos.

Además ayuda en la priorización de los recursos y los procesos facilitando al

equipo alcanzar consensos, mejorando al apoyo de una decisión final, mejorando el

método de trabajo con la observación de un elevado número de factores de decisión.

Es útil para establecer la relación entre distintos elementos o factores, así

como el grado en que esta se presente , haciendo perceptibles los patrones de

responsabilidad así como la distribución de las áreas.

9


De acuerdo a Ortegón (2005), esta matriz determinara la intensidad de

impacto sobre la problemática, además del potencial de cambio permitiendo

modificar o aprovechar la fuerza para llegar a la situación deseada.

Establecer la tendencia del problema es especificar lo que está ocurriendo,

establecer quienes son los afectados, donde ocurre y la duración del mismo.

10


Tabla Nº1

MATRIZ T

SITUACIONEMPEORADA

PROBLEMA CENTRAL SITUACIONMEJORADA

Incremento demedicamentos caducadosen las perchas

Procesos y procedimientos inadecuados dealmacenamiento en la farmacia

Menos medicamentoscaducados en lasperchas

FUERZASIMPULSORAS

Intensidad

Potencial decam

bio

Intensidad

Potencial decam

bio

FUERZASBLOQUEADORAS

Revisión demedicamentos caducadosmes a mes.

4 4 4 2 Desinterés delpersonal con susfunciones en dichaárea

Procedimientos yprocedimientos detalladospor escritos para el retirode los medicamentosdeteriorados.

4 5 5 1 Documentos nodetalladossistematizando lainformación y susprocesos no sonentendibles

Calidad del servicio 3 4 3 2 Servicio pocosatisfactorio

Higiene en las perchasprevaleciendo la imagen yla inclinación al usuario.

3 4 4 2 Limpieza esporádicaen la farmacia en elárea dealmacenamiento

Nota: Matriz T aplicada a la farmacia Cruz Azul correspondiente a la problemática que se da en laactualidad.

Elaborado por: Evelyn Escobar

11


1.04 ANÁLISIS DE LA MATRIZ T

Mediante el análisis de la matriz t se ha podido detectar como situación

actual el inadecuado uso de los procesos y procedimientos en el área de

almacenamiento en la farmacia dando como resultado una situación empeorada: el

incremento de medicamentos caducados en las perchas esto nos va a permitir buscar

o establecer una solución al problema central.

Las fuerzas impulsadoras que son: la revisión de los medicamentos mes a

mes con una intensidad de 4, ya que la revisión es primordial en la optimización de

los recursos al cual queremos llegar a un potencial de cambio que es de 5 que es un

promedio alto para que se verifique con anticipación la fecha de caducidad de los

medicamentos.

También tenemos procesos detallados por escrito cuando los medicamentos

estén deteriorados, con una intensidad 4 ya que es importante conocer los procesos y

procedimientos para desarrollar bien sus funciones al potencial de cambio que

queremos llegar es de un 5 es alto para que el personal pueda desenvolverse en esta

área.

12


Luego está la calidad del servicio con una intensidad de 3 que es medio ya

que esto depende mucho el nivel de preparación o experiencia del personal al

potencial de cambio que queremos llegar es a un 4 que es medio alto para que el

personal se involucre con el servicio.

Y por último tenemos la limpieza que esta con una intensidad de 3 que es

medio porque la asepsia de una farmacia es la que le da la imagen. Como un servicio

de salud queremos llegar a un potencial de cambio de 4.

Gracias a las fuerzas impulsadoras podemos tener una situación mejorada

como: menos medicamentos caducados en las perchas para minimizar la devolución

de los medicamentos al laboratorio correspondiente.

Pero nos impiden las fuerzas bloqueadoras como es la poca aportación del

personal con sus funciones en el área con una intensidad de 4 que es medio alto

como personal no se preocupan por esta área, con un potencial de cambio que

queremos disminuir es de 2 que es medio bajo, para que el personal a conciencia que

su participación es primordial.

13


Luego tenemos los documentos poco detallados sobre los procesos con una

intensidad de 5 que es alto es evidente que no cuentan con un instrumento practico

para realizar procesos queremos llegar a un potencial de cambio del 1 que es bajo

para que los procesos ayuden al adecuado funcionamiento del área.

También tenemos el servicio poco satisfactorio con una intensidad del 3 que

es medio vemos un poco de despreocupación al potencial de cambio que queremos

llegar es 2 para que se enfoquen en realizar bien su trabajo.

Y por último tenemos la falta de limpieza en la farmacia con una intensidad

de 4 que es alto con un potencial de cambio que es de 2 medio bajo para que exista

más interés por parte de los dueños en pro-mejora de la farmacia.

Mediante las fuerzas impulsadoras vamos a solucionar la problemática que

padece el área de almacenamiento en cuanto a los procesos y procedimientos.

14


CAPÍTULO II

2.01 MAPEO DE INVOLUCRADOS

El mapeo de involucrados es otra técnica complementaria de otras, es muy

valiosa y sirve para aplicar antes, durante, después de un proyecto permite identificar

a aquellas personas u organizaciones interesadas en un proyecto.

Además permite establecer a aquellas las personas afectadas en el desarrollo

del mismo ya sea en sentido positivo o en negativo, permitiendo contribuir u

obstaculizar el proyecto. Busca identificar a los actores claves de un sistema y

permite alcanzar sus intereses, su importancia e influencia sobre los resultados de

una investigación, es fundamental en el diseño y puesta en marcha de un proyecto

porque permite tener de antemano con quienes se cuenta para conseguir la iniciativa

y con quienes no, de manera que se pueda definir estrategias específicas que les

ayude garantizar el mayor o mejor apoyo para su propuesta.

Según el (Instituto interamericano de corporación. (2008). Diseño de

proyectos de inversión con el enfoque de marco lógico. Chile). Ayuda a comprender

el contexto social, económico y político en el cual se inserta el proyecto en cuestión

por ende permite establecer prioridades y analizar tendencias.

15


En otras palabras son todos los agentes que participan de alguna manera en el

diseño, aprobación, implementación, operación y evaluación de un proyecto son

seres humanos con intereses diversos que puedan estar afectados por la puesta en

marcha de una acción modificadora de un estado precedente.

Se trata de identificar a los grupos de qué manera: directa e indirecta están

relacionados con el problema que se desea solucionar o las situaciones que quieran

ser modificadas.

16


Cuadro Nº1

MAPEO DE INVOLUCRADOS


Procesos y procedimiemtosinadecuados de almacenamiento

en la farmacia

dependiente

ministeriode salud

dueño

estado

comunidad

investigadorauxiliar

17


2.01.01 ANÁLISIS DEL MAPEO DE INVOLUCRADOS

Hemos citado a los principales actores que son el estado cuyo interés está en

la preservación de la salud de los ecuatorianos, también está el dueño de la farmacia

ya que el prestigio de su establecimiento esta en tela de duda frente a esta situación.

La auxiliar y la dependiente de la farmacia porque no tienen o cuentan con

conocimientos de procesos o si los tienen no los ponen en práctica. Por otro lado

tenemos a la comunidad quienes son los principales afectados al momento de la

adquisición de un medicamento o del servicio y en última instancia está el

investigador que mediante la investigación podrá resolver una serie de errores que se

realizan en esta área.

18


2.02 MATRIZ DE ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS

En primera instancia se encuentran los acuerdos, que son los intereses

logrados entorno al problema central, luego esta los intereses sobre el problema

central que es lo que impulsa las actuaciones de los actores en referencia al

problema.

Además se encuentran los problemas percibidos que son las situaciones

negativas que limitan para resolver el problema central. Encontramos también las

capacidades, recursos y mandatos que son los medios o las condiciones que disponen

los actores para apoyar las acciones del proyecto. (Rovayo s. a, p.26)

Por otro lado se encuentra los intereses sobre el proyecto estas son las

expectativas o necesidades insatisfechas relacionadas con el problema central,

esperando que el proyecto responda a esta problemática.

También están los conflictos son los intereses que no se logran conciliar en

entorno al problema y finalmente están los acuerdos que es el interés que se logra

conciliar en torno al problema.

19


Tabla Nº2

MATRIZ DE ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS

Actoresinvolucrados

Interesessobre elproblemacentral

Problemaspercibidos

Recursos,mandatos ycapacidades

Interesessobre elproyecto

Conflictospotenciales

Estado Mejorar lasalud

Inadecuadoalmacenamiento demedicinas

Escasainformaciónde esta área

Normas dealmacenamientoMinisterio desalud

Promover ygarantizarlasbuenasprácticas dealmacenamiento

Inexistentestalleres sobreel tema.

Dueño de lafarmacia

Mejorar lasventas

Falta deinformaciónsobre el temadealmacenamiento

Promover lascapacitacionesen pro de unmejorentendimientosobre el tema

Adecuadocono cimientosobrealmacenamiento para eldesarrollo dela farmacia

Escazaconcienciaciónpor parte deldueño de lafarmacia

Auxiliar ydependiente dela farmacia

Obtener mejorinformaciónde procesos yprocedimientos

Deficienteaprendizajepor malainformación

Capacitación alpersonalreuniones

Garantizaruna atenciónoptima a losclientes

Despreocupación por parte delostrabajadores

Comunidad Recuperar susalud a travésde una buenaatención

La inseguridadal momento dela adquisicióndemedicamentos

Satisfacer lasnecesidades delos clientes

Mejorar lapercepción dela comunidadsobre lafarmacia

Inadecuadouso de losprocesos

Evelyn Escobar Desarrollo delproyecto parauna futuramejora de estaárea

Desconsideración de lostrabajadores alrealizar susactividades

Incentivar elaprendizaje deprocesos

Mejorar lacalidad devida

Carencia deinformaciónsobre el tema

Nota: Matriz de Análisis de Involucrados sobre los principales actores y los intereses sobre elproblema central, los recursos a utilizar, los conflictos potenciales que se pueden presentar en lafarmacia


20


2.02.01 ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE INVOLUCRADOS

El estado es uno de los principales involucrados ya que su interés es mejorar

la salud de los ciudadanos, pero se ha podido percibir problemas como el inadecuado

almacenamiento de medicinas y la escaza información de esta área.

Además están los dueños de la farmacia que su interés sobre el problema es

mejorar las ventas por lo cual no tienen la suficiente información para ayudar en los

procesos así que como recursos están en promover las capacitaciones para el

entendimiento del tema.

Lugo están la auxiliar y dependiente de la farmacia que el único interés es el

que apliquen los procesos y procedimientos que sean planteados y uno de los

problemas es el deficiente aprendizaje por la falta de información.

También está la comunidad que el interés es que recuperen la salud, la

inseguridad es un problema porque no se sienten confiados del medicamento que se

están llevando y lo único quiere es que se sienta satisfechos con su compra.

21


Como último tenemos al investigador que el interés es el desarrollo del

proyecto para mejorar el área el principal problema percibido es la despreocupación

de los empleados a esta área, el recurso es la motivación al aprendizaje de procesos

para mejorar la calidad de vida de los clientes, una de las cosas que me limita es la

falta de información de esta área.

22


CAPÍTULO III

3.01 ÁRBOL DE PROBLEMAS

La investigación del árbol de problemas (Pacheco, 2002) es una herramienta

visual de análisis que se utiliza para identificar el problema con precisión,

especificando las causas y los efectos, que más adelante formaran las bases para dar

soluciones.

La construcción del árbol de problemas se da de la siguiente manera:

1.- a partir del problema central y los problemas presentados por los involucrados se

analizan las relaciones de causa y efecto entre los mismos.

2.-Estrablecer niveles de relación de la causa y efecto.

3.-Establecer los niveles de efectos generados por el problema central.

4.-Visualizar las relaciones en un diagrama.

El enunciado del problema central afecta a un determinado grupo humano y

un determinado ámbito geográfico.

23


La identificación de las causas directas del problema central se consideran

como claves, y corresponden a los factores que provocan el aparecimiento del

problema.

En la identificación de las causas directas representan los factores que

originan la existencia de las causas y efectos que inciden directa e indirectamente en

el aparecimiento del problema central.

Las causas estructurales provocan los problemas la causa –efectos indirectos

del problema central en un entorno económico, social, político, tecnológico,

poblacional.

24


Cuadro Nº2

ÁRBOL DE PROBLEMAS

Preferencia por lacompetencia

Disminución deingresos

Deterioro delservicio

Se reduce el numero declientes

Perdida económicapara la farmacia

Mala imagen para lafarmacia

Medicamentoscaducados

Procesos y procedimientosinadecuados en la farmacia

No existe un manual deprocesos y

procedimientos

Falta de control internode parte del dueño

Desconocimiento delos procesos

Rotación excesiva delpersonal No hay asepsia en la

farmacia

Falta de motivación alpersonal

Personal pococapacitado

Falta de limpieza

Falta de iniciativa


25


3.01.01 ANÁLISIS DEL ÁRBOL DE PROBLEMAS

Mediante el árbol de problemas podemos determinar las siguientes causas

desconocimiento de los procesos, además de la falta de un control interno por parte

del dueño de la farmacia, también está el personal poco capacitado, la falta de

motivación de los empleados, por otra parte también está la falta de iniciativa sobre

todo en la limpieza. Como componentes de estas causas es que no existe un manual

de procesos y procedimientos, rotación excesiva del personal y que no hay asepsia en

la farmacia.

Como dueño de la farmacia debería ser uno de los más interesados de cómo

se ve y se presenta la farmacia a sus clientes y no solo preocuparse por las ventas del

día.

Como problema central están los procesos y procedimientos inadecuados en

la farmacia dando como indicadores del propósito medicamentos caducados, pérdida

económica y mala imagen para la farmacia.

26


Dándonos como finalidad que se reduce el número de clientes de la farmacia

y por ende prefieren a la competencia, disminuyen los ingresos y se deteriora el

servicio.

Por esta razón es necesario que los dueños tomen conciencia y se informen

sobre los problemas que ocasionan el inadecuado uso de los procesos en el área de

almacenamiento de la farmacia que ya se refleja en las ventas.

27


3.02 ÁRBOL DE OBJETIVOS

“Convertir las causas y efectos en medios a partir del problema central, en

una forma positiva, estableciendo los distintos niveles jerárquicos, generados desde

el propósito, visualizar en un diagrama” (Prieto, 2008, p.72).

Representa la situación al resolver el problema.

Se construye buscando a las situaciones contrarias las indicadas en el árbol de

problemas. Los efectos se transforman en fines y causas se transforman en medios.

Se verifica la lógica y pertinencia del árbol de objetivos, es el momento de

eliminar redundancias y detectar vacíos

Para cada base de árbol de objetivos se busca creativamente al menos una

acción que permita lograr el medio.

28


Cuadro Nº3

ÁRBOL DE OBJETIVOS

No prefieren a lacompetencia

Aumentan los ingresos Mejora el servicio

aumenta el numero declientes

Ganancia económicapara la farmacia

Buena imagen para lafarmacia

Disminuye el numerode medicamentos

caducados

Procesos y procedimientosadecuados en la farmacia

Existe un manual deprocesos y

procedimientos

Existe control internode parte del dueño

Conocimiento de losprocesos

Personal establelaborando Sistema de asepsia

continuo en la farmacia

Reingeniería deprocesos motivación al

personal

Personal capacitado

Preocupación por lalimpieza

Iniciativa propia

Elaborado por: Evelyn EscobarFalta de iniciativa

29


3.02.01 ANÁLISIS DEL ÁRBOL DE OBJETIVOS

Mediante el árbol de objetivos tenemos los medios que nos van ayudar a

solucionar como es el adecuado uso de los procesos y procedimientos en la farmacia

para mejorar los conocimientos de los mismos y se apliquen y exista un control

interno por parte de los dueños todo esto con la existencia de una manual de

procesos y procedimientos para el área de almacenamiento.

Capacitando al personal y motivándolo estarán estables en su trabajo y

tendrán iniciativa propia para realizar la limpieza y la farmacia se verá como un

servicio de salud, además existirá ganancias económicas la farmacia tendrá una

buena imagen y lo más importante que se van a disminuir el número de

medicamentos caducados.

Aumentará el número de clientes y por ende no prefieren a la competencia

aumentando los ingresos y mejorando el servicio.

30


CAPÍTULO IV

4.01 MATRIZ DE ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS

La matriz de análisis de alternativas muestra las etapas del diseño del

proyecto enfocadas en lo realizable en las que se tomaran decisiones acerca de:

Los objetivos que se incluirán y se excluirán del proyecto, el alcance del

proyecto y los resultados. El análisis de los objetivos ofrece una imagen de todos los

medios necesarios y suficientes para lograr sostener un cambio que beneficie.

Dentro de los estudios se dedujo:

Además es un método sistemático para hacer la elección buscando maximizar

la contribución del proyecto a la resolución del problema y la estrategia a elegir

dependerá de muchos factores pero es importante tener presente que cada alternativa

puede beneficiar o afectar a las partes de diferente manera, por consiguiente el

análisis de alternativas y la selección de la estrategia deben efectuarse y es

recomendable que la estrategia se lleve a cabo con la participación de las diferentes

partes interesadas lo que asegurara que la estrategia del proyecto refleje

adecuadamente sus prioridades y necesidades.(Castro, 2004, p. 19)

31


Tabla Nº3

MATRIZ DE ANALISIS DE ALTERNATIVAS

Nota: objetivos del proyecto su impacto sobre el propósito la factibilidad técnica, financiera.


ObjetivosIm

pact

o so

bre

elpr

opós

ito

Fac

tibi

lidad

técn

ica

Fac

tibi

lidad

fina

ncie

ra

Fac

tibi

lidad

soci

al

Fac

tibi

lidad

polít

ica

Tot

al

Cat

egor

ías

Existencia de unmanual de procesos yprocedimientosaplicados en lafarmacia

5 5 2 2 5 19 Alto

Existe control internopor parte del dueñosde la farmacia

4 4 2 3 4 17 Alto

Aplicación de losprocesos

5 4 3 2 5 19 Alto

Personal establelaborando

4 4 4 3 5 20 Alto

Reingeniería deprocesos y motivaciónal personal

5 5 4 3 4 21 Alto

Personal capacitado 5 4 3 4 4 20 Alto

Sistema de asepsiacontinuo en lafarmacia

4 4 2 4 4 18 Alto

Total 31 30 20 21 31

32


4.01.01 ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE ALTERNATIVAS

Dentro de la matriz de análisis de alternativas tenemos objetivos como la

existencia de un manual de procesos y procedimientos aplicados y exista una guía

para los empleados, el impacto sobre el propósito es un nivel alto que nos ayudara a

solucionar el problema la factibilidad es un nivel alto, ya que se utilizaran estrategias

adecuadas para lograr este fin.

Otro objetivo importante es el control interno por parte del dueño de la

farmacia, con el impacto sobre el propósito alto esto me parece muy bien ya que el

dueño va estar al tanto de la situación real de la farmacia.

Siguiendo con el objetivo de la aplicación de los procesos con un nivel alto

sobre el propósito mediante la aplicación de los procesos podemos dar solución ya

que se realizaran las actividades de una manera correcta.

Con un personal estable laborando se minimizaran los recursos especialmente

el tiempo ya que se capacita continuamente al personal nuevo ante este objetivo

tenemos un nivel alto.

33


La reingeniería de procesos y la motivación al personal tienen un impacto

sobre el propósito de alto y me parece bien sacar de la zona de confort al dueño y que

se atreva a implementar cosas nuevas en pro del beneficio de la farmacia.

El personal capacitado es muy importante para que desempeñe sus funciones

con responsabilidad y conocimiento el nivel también es alto.

Por ultimo está el sistema continuo de asepsia en la farmacia, la limpieza es

fundamental en un servicio de salud y no puede tener una imagen sucia porque

brinda salud a sus pacientes con un nivel alto sobre el propósito

34


4.02 MATRIZ DE ANÁLISIS DE IMPACTO DE LOS OBJETIVOS

Rogers, (2007) dijo:

Es una herramienta que puede utilizarse para comparar alternativas utilizando

métodos cualitativos o cuantitativos, contiene las alternativas en las filas y los

criterios en las columnas en cada casilla se anota la valoración de la alternativa

respecto al criterio correspondiente junto con la información que sostiene dicha

calificación, la columna final sirve para la valoración de cada alternativa.( P.24)

Considerar la disponibilidad de recursos técnicos, humanos, materiales y

financieros.

Considerar el tiempo de ejecución requerido por cada opción.

Valorar la pertinencia política de las alternativas consideradas.

Considerar el tipo de beneficiarios directos e indirectos, así como aquellos

excluidos o perjudicados por el proyecto.

Considerar los riesgos que pueden afectar el futuro del proyecto.

Considerar los impactos o efectos esperados del proyecto.

Considerar la viabilidad de las alternativas de intervención.

35


Tabla Nº4

MATRIZ DE ANÁLISIS DE IMPACTO DE LOS OBJETIVOS

Objetivos

Fac

tibi

lidad

(alt

a-m

edia

-ba

ja)

5 4

3

2

1 Impa

cto

dege

nero

(alt

a-m

edia

-ba

ja)

5 4

3

2

1 Impa

cto

ambi

enta

lal

ta-m

edia

-baj

a)5

4

3

21 R

elev

anci

a

(alt

a-m

edia

-ba

ja)

5 4

3

2

1 Sost

enib

ilida

d

(alt

a-m

edia

baja

)5

4

3

21 T

otal

Losprincipalesbeneficiarios será elpersonal dela farmacia.

Incrementode laparticipación de géneroen igualescondiciones

Protecciónal entornofísico

El dueño seinvolucre yayude en eldesarrollode lafarmacia

Compromiso del dueñoante estaproblemática

80

22-32baja33-44mediabaja45-65Mediaalta67-88alta

Se cuentacon unsoportepara lafarmacia

Mejora laconfianzaen elpersonal

Protege eluso de losrecursos

Obtenerinformación sobre latemática

Aplicaractividadesadecuadasparaobtenerrespuesta alos procesos

Losbeneficiossonmayoresque loscostos encuanto a lospresupuestos

Incrementael niveleducativode loshombre ylas mujeres

Protecciónal entornopsicológico

Buscaractividadesparamotivar alpersonal

Compromiso delpersonal

Reingeniería deprocesosyprocedimientos

16 16 16 16 16

Nota: ponderación de los objetivos, factibilidad, el impacto de género, ambiental, relevancia.


36


4.02.01 MATRIZ DE ANÁLISIS DE IMPACTO DE LOSOBJETIVOS

Dentro de los objetivos tenemos reingeniería de procesos y procedimientos

que los principales beneficiados será el personal de la farmacia contando con un

soporte como va a ser el manual y los beneficios serán menores que los costos en

cuanto al presupuesto que tiene la farmacia, incrementando la participación de ambos

géneros y mejorando la confianza en sí mismos con los conocimientos adquiridos

con la reingeniería.

Como un servicio de salud se ofrece una protección en el entorno físico

además de proteger los recursos también se protege la salud mental de los

trabajadores, involucrando al dueño que contribuya con este cambio para el

desarrollo de la farmacia y pueda proporcionar información sobre la temática que

actualmente se realiza.

El compromiso del dueño de la farmacia es fundamental para aplicar

actividades adecuadas y de esta maneara obtener respuesta a los procesos y motivar a

los empleados siempre y cuando se comprometan con la reingeniería.

37


4.03 DIAGRAMA DE ESTRATEGIAS

“Establece la estructura y el alcance de las estrategias expresadas en el proyecto en

conjunto de objetivos que son considerados como factibles de realización dentro de

las posibilidades del proyecto determinando los límites del proyecto, además se

definen los indicadores de los componentes y se identifican las actividades para la

realización de los mismas con relación a sus componentes que pertenecen”.

(Navarro, 2006, p.36).

Es un esquema que relaciona las frases o palabras dentro de un proceso que permite

identificar las ideas principales y subordinados según su orden lógico, significa

tomar distancia para tener una visión clara de la situación para saber si dicha visión

que tenemos de la empresa es compartida por los demás esto nos permite apreciar

cómo estamos, hacia donde vamos y cómo vamos.

38


Cuadro Nº4

DIAGRAMA DE ESTRATEGIAS

Aumenta el número declientes

Procesos yprocedimientosadecuados en la

farmacia

Existencia de unmanual de procesos y

procedimientos

Personal establelaborando Sistema de asepsia

continúo en la farmacia

Existe control interno por partede los dueños de la farmacia.

Aplicación de los procesos

Reingeniería de procesos ymotivación al personal

Personal capacitado

Preocupación por la limpieza

Iniciativa propia


39


4.03.01 ANÁLISIS DEL DIAGRAMA DE ESTRATEGIAS

Mediante el análisis del diagrama de estrategias nos vamos ayudar con el

tema investigado, como son la realización de un manual de procesos y

procedimientos para la ampliación de conocimientos y saber sobre procesos que se

deben seguir mediante una reingeniería porque es importante empezar desde cero y

deja atrás los viejos métodos para realizar el almacenamiento mediante el manual

también se aprenderá cual es la manera correcta de limpiar esta área y que esta labor

no se vuelva tan irritante fomentando la iniciativa de los empleados al momento de

realizar esta actividad y porque no decirlo esta técnica no solo servirá para esta área

sino para toda la farmacia en general.

40


4.04 MARCO LÓGICO

Romero (1997) señalo que “Es una herramienta analítica utilizada para la

planificación de la gestión de proyectos orientados a procesos, con el conjunto de

acontecimientos con una relación acusar interna que incluye aspectos básicos de un

proyecto, instrumento básico que facilita el diseño, la ejecución, seguimiento y

evaluación de las acciones en cualquiera de los niveles mencionados” (p.24)

El método fue elaborado originalmente a tres problemas comunes a

proyectos:

Planificación de proyectos carente de decisión.-con los objetivos múltiples

que no están claramente relacionados con las actividades del proyecto.

Poco éxito con la ejecución del proyecto.-muchos proyectos no tuvieron

resultados durante la etapa de ejecución, conforme a los objetivos y

resultados planteados inicialmente, por esta razón es necesario conocer donde

existió la falencia del proyecto y que factores influyen para no alcanzar las

metas.

41


Carencia de un diagnóstico y protección y una protección futura adecuada.- el

método de marco lógico encara problemas y provee además una cantidad de

ventajas.

42


Tabla Nº5

MARCO LÓGICO

FINALIDAD INDICADORES MEDIOS DEVERIFICACION

SUPUESTOS

Aumenta el númerode clientes

No. de ventas al día/x%al mes

El registro de ventasdiarias de la farmacia

Se desarrollanprogramas decapacitaciones a largoplazo sobre el tema

PROPOSITOProcesos yprocedimientosadecuados en lafarmacia

Motivación de losempleados al realizarsus tareas a partir delmes de octubre x% conel mes de noviembrex%

Datos estadísticosdespués de larealización del manual

Seguimiento en prode difundir comoesquema de trabajo lasocialización delmanual

COMPONENTESExistencia de unmanual de procesos yprocedimientos.

Personal establelaborando.

Sistema de asepsiacontinúo en lafarmacia

No. medicamentoscaducados/ sobre eltotal de medicamentos

No. de personalestable/ año.

Empleados con mayorinterés de limpieza/ almes

Manual del capítulo 5en la propuesta.

Datos estadísticos de laentrevista realizada alpersonal.Mediante los memosque se hacen por estasituación

Se fomenteprogramas de ayudaprofesional para lostrabajadores por partedel dueño, sobre latemática.

ACTIVIDADES

1.1Existe controlinterno por parte de losdueños de la farmacia.1.2Aplicación de losprocesos.

2.1Reingeniería deprocesos y motivaciónal personal2.2Personal capacitado

3.1 Preocupación porla limpieza3.2Iniciativa propia

Gastos corrientes

Gastos trabajoEdiciones impresionesDocumentos deinformaciónAportacionesOtras aportaciones

60$35$

40$

tutorías Difusión por parte delos empleados sobreel manual a otroscolegas

Nota: Marco Lógico, indicadores de propósito, finalidad, componentes, actividades y los medios.


43


4.04.01 ANÁLISIS DEL MARCO LÓGICO

Con el estudio realizado, tenemos la finalidad del proyecto, que es aumentar

el número de clientes para aumentar las ventas, mediante el indicador se podrá

observar el mejoramiento de las ventas durante los meses planteados y se podrá

verificar mediante el registro diario.

Y con el propósito del proyecto es procesos y procedimientos adecuados en la

farmacia, mediante el indicador se alcanzara una adecuada motivación de los

empleados al realizar sus tareas en comparación de los meses.

Para lograr la finalidad del proyecto abarcamos los siguientes componentes la

existencia de un manual de procesos y procedimientos que podremos verificar con un

indicador que es el número de medicamentos caducados, segundo está el personal

estable que se lo medirá con el número de personas que han sido contratadas al año,

tercer componente es el sistema de asepsia continuo en la farmacia que con la

realización del manual podemos tener muy buenos resultados.

44


Se va a realizar el proyecto mediante las siguientes actividades: control

interno por parte de los dueños de la farmacia que se medirá con el número de visitas

realizadas al mes, aplicación de los procesos, reingeniería de procesos y la iniciativa

propia sobre la limpieza de la farmacia, realización del manual de procesos y

procedimientos aplicado en el área de almacenamiento de la farmacia.

45


CAPÍTULO V

5.01 ANTECEDENTES (de la herramienta o metodología que propone como

solución.

El manual de procesos y procedimientos es un documento de apoyo de

carácter técnico y administrativo en el área de almacenamiento para la farmacia cruz

azul de sector de Pisulli, para sustentar el funcionamiento y la presentación del área

antes mencionada en base a una normativa y la metodología utilizada, involucrando

tanto a el dueño de la farmacia como al personal que labora en el servicio

farmacéutico, a través de un instrumento fácil como es el manual de procesos y

procedimientos que permiten conocer y desarrollar esta área.

5.02 DESCRIPCIÓN (de la herramienta y metodología que propone como

solución)

La “Creación de un Manual de Procesos y Procedimientos para el área

de Almacenamiento de la Farmacia Cruz Azul en el sector de Pisulli” es un

instrumento que sirve de información, principalmente para los empleados que

laboran en la farmacia y porque no decirlo para todo aquel que quiera instruirse sobre

46


esta área y que requiera información sobre los procesos que debe seguir para el

almacenamiento de medicamentos y productos en general.

Esto permitirá tener a los empleados conocimiento más amplia de cómo

realizar sus actividades diarias, ahora bien se trata de conseguir con esto que los

trabajadores se mantengan informados y actualizados en los procesos de

almacenamiento, además lo que se pretende es que exista mayor confiabilidad entre

los usuarios y los empleados que son los encargados de atender a las personas.

El contenido de la propuesta es el resultado de la recopilación de la

información de varias situaciones que se perciben, además de las necesidades que se

reflejan en los cuadros estadísticos de la entrevista. El objetivo es que cada empleado

conozca y se informe sobre cómo aplicar un buen proceso de almacenamiento.

En la Primera Parte se detalla, conceptos básicos y sobre todo las

condiciones en las que debe mantenerse el área de almacenamiento.

En la Segunda Parte está la descripción del proceso, las actitudes de los

profesionales frente a los procesos.

47


La Tercera Parte, se refiere al marco legal, donde específicamente se abordan

el tema de la ley sobre el área de almacenamiento en farmacia.

5.3 FORMULACION DEL PROCESO DE APLICACIÓN DE LA

PROPUESTA

1. Objetivo general

Desarrollar un modelo de almacenamiento de medicamentos y productos en general

para esta área de la farmacia, que incluya descripción, análisis de mejoras del

procedimiento actual.

1.01 Objetivos específicos

Realizar un manual de procesos y procedimientos actual de almacenamiento.

Efectuar el rediseño los procesos y procedimiento para garantizar la estabilidad de

los medicamentos.

2. Alcance

Mejor distribución y adecuada rotación de los medicamentos lo cual evita la

caducidad de los mismos.

48


Prontitud en el despacho de los medicamentos.

Facilidad en el conteo en el caso de inventarios.

Procesos de almacenamiento antiguo

3.01 Descripción de las actividades

Inicio del proceso.

Llegada del pedido.

Firma y sella la guía de remisión y facturas.

Recibe las cajas de los medicamentos y productos.

Coloca las cajas en el piso.

Abre las cajas

Percha los productos y medicamentos.

Fin del proceso.

Diagrama de flujo

49


Cuadro Nº4

DIAGRAMA DE FLUJO

inicio

Llegada delpedido

Firma y sellala guía deremisión yfacturas

Recibe lascajas de los

medicamentos y productos

Coloca lascajas en el

piso

Abre lascajas

Percha losproductos y

medicamentos

Fin delproceso


50


Análisis del proceso actual

Se identifican los puntos a eliminar o modificar y aquellos aspectos a incluir para elmejoramiento del proceso.

Identificación de los cuellos de botella

No existe una revisión previa al área de almacenamiento.

Falta de capacitación

Desinterés de los empleados

Inexistencia de controles

51


Tabla Nº 6

CUELLOS DE BOTELLA

Cuellos de botelladel proceso

Acciones a implementar

No existe unarevisión previa a elárea dealmacenamiento

Revisión visual del área de almacenamiento, verificando lalimpieza del área.

Falta decapacitación

Información sobre el tema al personal asignado al puesto

Desinterés de losempleados

Estudios previos sobre el tema y respuesta del personal

Inexistencia decontroles

Auto control de los empleados, en sus actividades en esta área


52


5. Planteamiento de estrategias (modificaciones)

Descripción de las actividades

1.-. Inicio del proceso

2.-El empleado debe visualizar el área de almacenamiento para verificar que las

perchas, estanterías estén limpias.

3.- Llegada del pedido.

4.-Verifica transporte y datos del proveedor.

5.- Verifica datos de los productos.

6.-Vizualiza las cajas si no están rotos o en mal estado

6.1 Si están en mal estado comunicarse con el proveedor para devolución.

6.2 Fin del proceso.

7.-Si no están en mal estado

8.- Coloca caja por caja en un taburete

9.-Abre las cajas

10.-Revisa los productos que estén sellados y en buenas condiciones.

11.-Clasifica los medicamentos en orden alfabético y los productos para las

estanterías.

53


12.-Comparacion de los productos en el sistema con las perchas

13.- Revisión fechas de vencimiento de los medicamentos y productos.

14.- Ubica medicamentos aplicando el sistema FIFO.

15.-Ubica los productos en general de acuerdo al lugar asignado.

16.-Fin del proceso.

5.02 Diagrama de flujo

54


Cuadro Nº 4

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio delproceso

Visualizar elárea para

verificar siesta limpia

Llegada delpedido

Verificatransporte y

datos delproveedor

Visualiza lascajas si no

están rotos oen mal estado

Verificadatos de losproductos

¿están enmal estado

comunicarsecon el

proveedorpara

devolución

Coloca cajapor caja enun taburete

Abre lascajas

Revisa losproductosque estén

sellados y enbuenas

condiciones

Clasifica los

medicamento

s en orden

alfabético

Comparacióndel numeroproductos

existentes enel sistema

con lasperchas

Revisiónfechas de

vencimientode los


Ubicamedicamentos aplicando elsistema FIFO

Fin delproceso

SIFin delproceso

NO

Ubica losproductos en

general deacuerdo al

lugarasignado


55


Para la implementación de los nuevos procesos se plantea la creación de un

manual el mismo que difundirá la información del proceso a seguir, además contara

con otros datos relevantes para el desarrollo de sus actividades tales como:

condiciones de almacenamiento y marco legal.

56


MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN EL ÁREA DEALMACENAMIENTO DE LA FARMACIA CRUZ AZUL DEL SECTOR DE

PISULLI

57


PRESENTACIÓN

En la actualidad, el hablar de procesos es la forma más usual de las organizaciones,

tras enfatizar en la existencia de un cambio cultural y mencionar los factores de

éxito, analizando por funciones y por procesos.

Ya que de una u otra manera hemos sido testigos de una serie de irregularidades que

se dan en la farmacia en el área de almacenamiento por la falta o desconocimiento de

procesos, ahora bien, lo que se pretende a través del manual es in formar tanto a los

empleados sobre los procesos a seguir y como aplicarlos de tal manera que se note

cambios drásticos en el pensar de sus empleados.

De la misma manera no solo se busca informar a los empleados, sino también en el

dueño de la farmacia, para que su intervención sea oportuna y eficaz al momento de

canalizarlos recursos que son destinados a los empleados, mejorando así las

relaciones entre dueño y trabajadores.

Los empleados juegan un papel muy importante en este proceso, ya que serán ello los

encargados directos de conocer en primera instancia los procesos y procedimientos y

posteriormente aplicarlos, con ello se lograra una gran cadena de información y

recepción.

58


Esperando de esta manera que el manual que se expone a continuación le sea muy

útil en los procesos de cambio, tanto en los empleados y el dueño.

59


INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procesos y Procedimientos tiene como alcance servir

de instrumento de apoyo al personal de la farmacia y contribuir al funcionamiento

institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y de tallada las

operaciones realizadas.

Cabe recalcar que este manual deberá actualizarse en la medida que se

presente modificación en el área de almacenamiento de la farmacia.

OBJETIVO DEL MANUAL

Objetivo general

Proporcionar al personal que labora en la farmacia Cruz Azul del sector de Pisulli

una vasta información de procesos y procedimientos en el área de almacenamiento.

Objetivos específicos

Orientar y mejorar los procesos para mantener la calidad del servicio

Conservar la calidad de los medicamentos desde su llegada, permanencia y la previa

distribución a los clientes.

60


1 .ALMACENAMIENTO

El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento: las actividades

a este proceso están referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico

determinado con fines de custodia como vía para trasladarlos finalmente a quienes lo

necesitan para el usuario.

Consta de las siguientes fases:

Recepción.

Verificación y control de calidad.

Internamiento.

Registro y control.

Custodia.

61


1.01 Recepción

Se refiere a las actividades que realiza el personal una vez que los productos

han llegado a la farmacia y terminan con la ubicación de los mismos, en un lugar

designado para efectuar con la correspondiente verificación y control de calidad.

La recepción se efectúa teniendo a la vista la orden de compra y la guía de remisión.

En el proceso de recepción se deberá tener en cuenta lo siguiente:

-Examinar la presencia de la persona encargada de la entrega: los registros, sellos,

envolturas, embalajes a fin de informar sobre cualquier anormalidad.

Figura Nº 1

Fuente: http://malenayaned.blogspot.com/

62


1.02 Verificación y control de calidad

Las actividades que se realizan dentro de este proceso deben ser ejecutadas en un

lugar predeterminado independientemente de la zona de almacenaje.

Revisar las cajas

Revisar su contenido en forma cualitativa y cuantitativa.

Efectuar la verificación cuantitativa, para comprobar que las cantidades

recibidas son iguales a las que se consignan en la documentación de recibo.

Efectuar la verificación cualitativa, denominada control de calidad, para

verificar que las características y propiedades los productos y medicamentos.

Deberá verificarse las fechas de vencimiento de los medicamentos y

productos.

63


Figura Nº 2

Fuente: http://iossif-palli.blogspot.com/

Figura Nº3

Fuente: http://www.farmaceuticossinfronteras.org/

64


1.03 Internamiento

Comprende las condiciones y acciones para la ubicación:

Condiciones físicas.- El objetivo de dar una buena ubicación adecuada y

sistemática a los medicamentos dentro de la farmacia, permite ubicar fácilmente el

medicamento, lo que contribuye a agilizar los procesos de despacho, ayuda a los

conteos durante el inventario y además ayuda a optimizar el espacio y la

organización y buen aspecto físico del área que sea organizada y agradable a la vista.

Existen varias formas de ordenamiento pero vamos a escoger la más sencilla

para facilitar el trabajo ordenaremos por orden alfabético.

UBICACIÓN

Para ubicar los medicamentos correctamente, existen varios métodos:

FIFO es el más utilizado, significa primero en llegar primero en salir.

Fecha de vencimiento colocado siempre adelante el que primero está pronto a

vencerse.

La combinación de ambos métodos, teniendo en cuenta que lo primero que

entra es lo primero en salir tomando en cuenta la fecha de caducidad.

65


Figura Nº 4

Fuente: http://www.farmaciapozueloestacion.com/

1.04 Registro y control

Comprende las acciones para el control y el registro de ingresos de los bienes

Comparar en el sistema las existencias de los medicamentos en perchas.

1.05 Custodia

Actividades a realizar con la finalidad de que los productos y medicamentos

almacenados conserven sus condiciones.

Condiciones Locativas.-Es indispensable un espacio apropiado para guardar

los medicamentos, lo mejor es un lugar limpio con sombra, de fácil acceso, alejado

66


de cualquier fuente de calor, el lugar no debe estar expuesto a inundaciones,

protegido de la luz y/o humedad.

Las perchas deben tener un metro de distancia entre percha y percha para no

chocarse con las perchas y estas no deben estar pegadas a la pared deben

tener 30cm de distancia.

El techo debe ser liso sin ningún diseño para facilitar la limpieza.

Las paredes y pisos deben ser lavables, para facilitar la limpieza de toda la

farmacia.

Las luces deben ser empotradas no por afuera

Las baterías sanitarias deben tener: toallas desechables, tachos con funda y

tapa, jabón líquido, y ventilación en la batería sanitaria.

Condiciones ambientales.- La humedad (agua) también deterioran los

medicamentos, ya que favorecen al crecimiento de microbios.

El polvo y el humo, favorecen a que el medicamento se deteriore.

La luz y el calor aceleran la descomposición de un medicamento.

Las propiedades físicas de los medicamentos como: apariencia, tamaño, dureza,

color, etc.

67


Químicas como la estabilidad, la potencia y microbiológicas como la presencia de

gérmenes, pueden verse por factores ambientales como:

Luz

Temperatura

Humedad

LUZ.-Existen medicamentos que se deterioran desde el punto de vista

Fisicoquímico por estar en contacto con la luz, ya sea natural o artificial, estos

medicamentos se denominan fotosensibles.

Fotosensibles.- estos medicamentos generalmente vienen empacados en un blíster

de color rojo o ámbar, frascos de color ámbar, ampollas de color ámbar.

TEMPERATURA-Cada medicamento tiene un límite de temperatura hasta el

cual resiste sin deteriorarse, este requisito debe indicado en el empaque del producto.

Los medicamentos sensibles a la temperatura reciben el nombre de termo

sensible. Termos sensibles.- los cambios de temperatura o temperatura inadecuadas

deterioran al producto y hacen que al final tengamos que ya a perdido su potencia

que, peor aún, ya tiene otros productos que pueden ser tóxicos para el organismo.

68


HUMEDAD.-Es un factor ambiental que afecta considerablemente las

condiciones de estabilidad de los medicamentos almacenados.

Ocasionando deterioro de las formas farmacéuticas por crecimiento de

microorganismos como hongos y bacterias, produce reacciones químicas de

oxidación de los componentes del medicamento.

A estos medicamentos se los denomina higroscópicos.

Condiciones higiénicas.-Son las precauciones que debemos tener desde el

punto de vista de las buenas prácticas de aseo y que nos vamos a permitir mantener

los productos bien almacenados sin problema de tipo microbiológico:

La ventilación debe ser de aire fresco y no que provenga de sitios de

contaminación.

Personal sano.

Buenas prácticas de higiene personal.

Aseo, limpieza y desinfección de las áreas.

Instalaciones sanitarias funcionando, limpias y desinfectadas.

Lavamanos apropiado y funcionando.

69


Estantes limpios y libres de polvo. Medicamentos libres de polvo, sin

partículas adheridas a las cajas.

Nevera limpia, exclusiva para almacenar medicamentos, no se permiten

alimentos, reactivos de laboratorio, ni líquidos bilógicos.

No comer en el área de almacenamiento.

Instalaciones eléctricas adecuadas.

70


Figura Nº5

Fuente: http://www.farmaciapozueloestacion.com/

ESTABILIDAD DE UN MEDICAMENTO Es la capacidad de un producto

farmacéutico, para conservar sus propiedades químicas, físicas, microbiológicas y

biofarmacéuticas dentro de límites especificados, a lo largo de su tiempo de

conservación.

IMPORTANCIA

El principio activo deberá estar disponible durante toda la vida de

almacenamiento esperada de la preparación, una ruptura en el sistema físico puede

llevar a la no disponibilidad del medicamento para el paciente.

71


Actualmente se acepta en todo el mundo el uso de estudios cinéticos y

predictivos de estabilidad para establecer las fechas confiables de vencimiento de los

productos farmacéuticos.

FACTORES QUE INCIDEN EN LA ESTABILIDAD

Varios son los factores que podrán incidir la interacción de los principios activos

excipientes:

El proceso de elaboración

Forma de dosificación

Sistema de envases

Revestimiento y cierre

Condiciones ambientales, durante el transporte

Almacenamiento y manipulación

Tiempo transcurrido desde la elaboración y el uso del producto.

Zonas climáticas: lugar de distribución.

72


FECHA DE VENCIMIENTO O CADUCIDAD

Es la fecha que precisa el momento límite puesto, en que el producto aún se

ajusta a sus especificaciones, siempre y cuando se haya almacenado correctamente.

Esto implica que más allá de la fecha el medicamento podría perder sus

propiedades.

Las propiedades que pueden alterarse son:

Químicas.- cada principio activo puede variar su integridad química y la

potencia declarada.

Físicas.- pueden alterarse algunas propiedades físicas originales como la

apariencia, uniformidad, disolución, color, etc.

Microbiológicas.- puede afectarse la esterilidad o la resistencia al

crecimiento bacteriano.

Terapéuticas.- pude modificarse los efectos terapéuticos.

73


Toxicológicas.- pueden ocurrir cambios en la toxicidad por formación de

productos tóxicos.

RECONOCIMIENTO DE MEDICAMENTOS EN MAL ESTADO

Cambio de color

Cambio de olor

Humedecimiento

Fraccionamiento

Transparencia

Los medicamentos sospechosos de estar dañados no se deben adquirir, almacenar o

usar, tienen que ser descartados apropiadamente.

PARAMETROS DE LOS MEDICAMENTOS A VENCER

La fecha de vencimiento es la fecha hasta la cual el laboratorio fabricante garantiza

que el medicamento conserva su eficacia y calidad inicial, si ha sido almacenado en

condiciones adecuadas.

74


MEDICAMENTOS CADUCADOS

Coordinarse con la persona responsable de medicamentos e insumos médicos

ya que cada medicamento está registrado legalmente en el stock de la unidad de

salud.

No deben botarse a la basura ya que puede contaminar el ambiente.

Normativa

Ley general de salud en su artículo 233 expresa “queda prohibida la venta de

medicamentos vencidos”. Sin embargo muchas de las farmacias todavía no avalan

este artículo.

Según la ley orgánica de salud desde la dimensión sanitaria y en todos los

niveles hay 3 preocupaciones fundamentales, con respecto a los medicamentos

caducados:

Como la pérdida de eficacia

Incremento de la toxicidad, por la generación de productos tóxicos o

reactivos.

Contaminación por fractura del envase o apertura de este, en definitiva

redunda en un aumento de la toxicidad.

75


Figura Nº6

Fuente: http://marcelabedoya2611.blogspot.com/

2.0 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

1.-. Inicio del proceso

2.-El empleado debe visualizar el área de almacenamiento para verificar que lasperchas, estanterías estén limpias.

3.- Llegada del pedido.

4.-Verifica transporte y datos del proveedor.

5.- Verifica datos de los productos.

6.-Vizualiza las cajas si no están rotos o en mal estado

6.1 Si están en mal estado comunicarse con el proveedor para devolución.

6.2 Fin del proceso.

7.-Si no están en mal estado

8.- Coloca caja por caja en un taburete

9.-Abre las cajas

10.-Revisa los productos que estén sellados y en buenas condiciones.

76


11.-Clasifica los medicamentos en orden alfabético y los productos para lasestanterías.

12.-Comparacion de los productos en el sistema con las perchas

13.- revisión fechas de vencimiento de los otros medicamentos.

14.- Ubica medicamentos aplicando el sistema FIFO.

15.-ubica los productos en general de acuerdo al lugar asignado.

16.-Fin del proceso.

77


Tabla Nº5

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Dependencia : farmacia cruz azul Formato cp1Unidad administrativa: Cesar Santacruz ( dueño de la farmacia) Hoja 1 de 3nombre del procedimiento: almacenamiento de medicamentos

Responsable No Actividad Formatos/documentos tantos

Dependiente uauxiliar de lafarmacia





1

2

3

4

5

Inicio del proceso

El empleado debevisualizar el área dealmacenamiento paraverificar que lasperchas, estanteríasestén limpias.

Llegada del pedido

Verifica transporte ydatos del proveedor

Verifica datos de losproductos

Guía de transporte

Facturas

Facturas

Original

Original

original

Nota: Descripción del proceso de los empleados en la farmacia, las actividades y sus responsables.


78


DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Responsable No Actividad Formatos /documentos

Formato cp 2Hoja 2 de 3Tantos






6

6.1

6.2

7

8

9

10

Visualiza las cajas si noestán rotas o en malestado.

Si están en mal estadocomunicarse con elproveedor paradevolución.

Fin del proceso.

Si no están en mal estado.

Coloca caja por caja enun taburete.

Abre las cajas

Revisa los productos ymedicamentos que esténsellados y en buenascondiciones

En cada caja

En cada producto ymedicamento


79


Responsable No Actividad Formatos /documentos

Formato cp 3Hoja 3 de 3Tantos







11

12

13

14

15

16

Clasifica losmedicamentos en ordenalfabético y los productospara las estanterías

.Comparación de losproductos en el sistemacon las perchas

revisión fechas devencimiento de losotros medicamentos

Ubica medicamentosaplicando el sistemaFIFO

ubica los productosen general deacuerdo al lugarasignado

Fin del proceso.


Sistema de la farmacia


Cada producto ymedicamento

Original

Original

80


Cuadro Nº5

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio delproceso

Visualizar elárea para

verificar siesta limpia

Llegada delpedido

Verificatransporte y

datos delproveedor

Visualiza lascajas si no

están rotos oen mal estado

Verificadatos de losproductos

¿están enmal estado

comunicarsecon el

proveedorpara

devolución

Coloca cajapor caja enun taburete

Abre lascajas

Revisa losproductosque estén

sellados y enbuenas

condiciones

Clasifica los

medicamento

s en orden

alfabético

Comparacióndel numeroproductos

existentes enel sistema

con lasperchas

Revisiónfechas de

vencimientode los


Ubicamedicamentos aplicando elsistema FIFO

Fin delproceso

SIFin delproceso

NO

Ubica losproductos en

general deacuerdo al

lugarasignado


81


3.01 MARCO LEGAL

REGLAMENTO DE BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO YDISTRIBUCIÓN

Art. 1.- Este reglamento es aplicable a los establecimientos farmacéuticos:

distribuidoras, casas de representación, y empresas de logística y almacenamiento,

sean públicos o privados, instalados en la República del Ecuador, que almacenen y

distribuyan medicamentos en general de uso humano, medicamentos de uso

veterinario, medicamentos homeopáticos, productos naturales procesados de uso

medicinal, especialidades farmacéuticas, productos para la industria

farmacéutica, auxiliares médico- quirúrgico, dispositivos médicos, insumos

médicos, cosméticos y productos higiénicos, con la finalidad de mantener las

características y propiedades fisicoquímicas, microbiológicas y farmacológicas, en

base a las cuales fue otorgado el registro sanitario por el Instituto Nacional de

Higiene y Medicina Tropical “LIP”.

Art. 4.- La empresa debe contar como mínimo con las siguientes áreas, lo cual se

verá reflejado en los planos correspondientes:

Dirección Técnica

Control de Calidad

82


Recepción

Cuarentena

Almacenamiento

Despacho

Áreas de: productos controlados, devoluciones, rechazados, caducados y retiro de

productos del mercado.

Cuartos fríos o similares para almacenamiento de productos que requieran

condiciones especiales

De acuerdo con la capacidad física instalada de los establecimientos

farmacéuticos cuya actividad es el almacenamiento y distribución de los

productos descritos en el Art.1, las áreas mencionadas anteriormente podrán

agruparse o incluirse otras, de acuerdo a su necesidad.

En el caso de medicamentos de uso veterinario el área deberá ser separada y

debidamente identificada.

83


Si la empresa también almacenare alimentos, plaguicidas, deberá hacerlo en áreas

totalmente independiente de las destinadas al almacenamiento de los productos

detallados en el inciso anterior.

CAPÍTULO III DEL PERSONAL

Art. 8.- Estos establecimientos farmacéuticos, deben contar con personal calificado,

con el conocimiento suficiente para implementar y mantener un sistema que

garantice el cumplimiento de las normas de Buenas Prácticas de Almacenamiento,

bajo la responsabilidad técnica de un profesional químico farmacéutico o bioquímico

farmacéutico.

Art. 10.- El personal debe informar a su jefe inmediato cualquier incidente que se

presente en las instalaciones, equipos y personal, que puedan influir negativamente

en la calidad de los productos.

Art. 11.- Estos establecimientos farmacéuticos deben implementar un programa de

capacitación para que el personal cumpla las normas de Buenas Prácticas de

Almacenamiento. La capacitación debe ser continua; y el personal debe ser evaluado

periódicamente, llevando los registros respectivos.

84


CAPÍTULO IV DE LA INFRAESTRUCTURA DE LAS ÁREAS O

INSTALACIONES PARA EL ALMACENAMIENTO

Art. 19.- La infraestructura y el espacio físico, debe responder a las necesidades de

almacenamiento del establecimiento, de acuerdo al volumen de los productos

descritos en el Art.1; y a los criterios de despacho y distribución, y estar

directamente relacionada con la funcionalidad, seguridad y efectividad.

Art. 20.- Las áreas deben estar diseñadas de tal manera que faciliten el flujo

tanto del personal como de los productos.

La separación entre piso, pared y estanterías debe facilitar la limpieza.

Art. 22.- Las paredes, pisos y techo deben ser de fácil limpieza y diseñados de tal

manera que se evite el ingreso de insectos, aves, roedores, polvo y otros

contaminantes externos.

Art. 23.- Deberán disponer de luz natural y/o suministro de electricidad

seguro y de suficiente capacidad que permita un eficiente desarrollo de las

actividades, así como de un sistema de iluminación de emergencia. Sin embargo, se

85


debe evitar ventanales grandes a fin de evitar el ingreso directo de los rayos solares

sobre los productos almacenados y además incremento de la temperatura ambiental.

h) Área para productos rechazados y bajas: es un área donde se almacena los

productos que fueron rechazados, o dados de baja, para impedir su utilización hasta

que se proceda con el proceso de destrucción que corresponda; su acceso debe ser

restringido.

Área para productos devueltos o retirados del mercado: en esta área se encuentran

almacenados los productos que por alguna causa han sido devueltos o retirados del

mercado, su acceso debe ser restringido.

CAPÍTULO VI DE LA RECEPCIÓN

Art. 28.- La recepción es aquella actividad concerniente a la aceptación de los

productos que entran al almacén y las actividades necesarias para asegurar que la

cantidad y calidad de los mismos son como fueron solicitados.

Art.- 29.- De la documentación de la recepción:

86


1. Revisión de la documentación: Previo al ingreso de los productos al

almacén, se debe revisar los documentos presentados por el proveedor comparando

con la orden de compra, a fin de verificar la siguiente información:

a) Nombre del producto

b) Concentración del principio activo, cuando aplique.

c) Forma farmacéutica, cuando aplique

d) Número de lote

e) Fecha de elaboración

f) Fecha de vencimiento

g) Presentación

h) Cantidad solicitada

i) Nombre del fabricante y/o proveedor

j) Certificado de análisis de control de calidad del producto, emitido por el

fabricante, cuyos datos deben coincidir con los de la etiqueta del producto

k) Otros documentos e información requerida en la orden de compra.

2. Documentación de la recepción de los productos: La recepción será

documentada mediante un comprobante, de acuerdo a un formato previamente

87


establecido por la empresa, el mismo que debe incluir por lo menos la siguiente

información:

a) Nombre del producto

b) Forma farmacéutica

c) Concentración y forma farmacéutica, cuando aplique

d) Presentación

e) Nombre del fabricante

f) Nombre del proveedor

g) Cantidad recibida

h) Fecha de recepción

a) Embalaje:

- El cartón que contiene los productos debe estar bien sellado con cinta de

embalaje.

- El cartón o embalaje no debe estar roto, húmedo o con algún signo que evidencie

deterioro del producto que contiene.

- La etiqueta de identificación en el cartón debe corresponder al producto que

contiene.

b) Envase primario: en el envase primario se debe verificar lo siguiente:

88


- Que no exista presencia de material extraño.

- Que no presenten grietas, roturas ni perforaciones

- Que se encuentren bien sellados

- Que no se encuentren deformados

CAPÍTULO VII DEL ALMACENAMIENTO

Art. 38.- Los productos farmacéuticos no deben colocarse directamente sobre el piso,

sino en pallets a una altura de 15 a 20 cm de éste y adecuadamente espaciados entre

sí para permitir la limpieza y su inspección. Los pallets deben estar en buen estado y

en las condiciones de limpieza adecuadas. Se debe tener cuidado de que al colocarlos

sobre tarimas no se maltraten pudiendo así afectar su calidad, por lo que

también deberá existir un procedimiento operativo que indique el número

máximo de cartones sobrepuestos.

Art. 39.- Las áreas del almacén deben estar identificadas y clasificadas de acuerdo a

su función y en cada área de almacenamiento los productos deben ordenarse por

fecha de vencimiento colocando siempre adelante los que están más

próximos a vencerse ya que estos son los primeros que deben distribuirse.

Art. 40.- Una vez ubicados los productos en las diferentes áreas de almacenamiento,

se debe aplicar el sistema: FEFO (first expiry first out) o PCPS (primero que caduca

89


primero que sale), para asegurar que los productos sean distribuidos con un período

de vida útil adecuado.

Art. 41.- Las áreas de almacenamiento deben estar limpias y libres de desechos

acumulados. Debe disponer de un programa de sanitación y limpieza y un

procedimiento operativo en el cual se indique la frecuencia, métodos empleados,

productos utilizados y sitios a ser limpiados.

Art. 44.- Debe existir un procedimiento escrito para mantener las condiciones

fisicoquímicas, microbiológicas, y farmacológicas de los medicamentos, el cual debe

indicar las condiciones adecuadas de temperatura y humedad que se deben mantener

para asegurar la estabilidad de los medicamentos. Cada tipo de medicamento tiene un

límite de temperatura a la que debe mantenerse sin perder las propiedades

mencionadas. Las condiciones de temperatura para cada medicamento específico

deben estar indicadas en el empaque del producto.

Las temperaturas de almacenamiento que se consideran son:

• Temperatura ambiente: Máximo 30°C

• Temperatura de refrigeración: 2 - 8°C

90


Art. 45.- Muchos medicamentos son sensibles a la luz (fotosensibles) y sufren

deterioro en su calidad cuando son expuestos a un exceso de luz; por esta

razón deben colocarse alejados de radiación directa del sol o de lámparas.

La humedad es un factor importante a controlar en las áreas de almacenamiento de

los medicamentos. Un ambiente con alta humedad puede favorecer el crecimiento de

microorganismos como hongos y bacterias, así como provocar la oxidación de los

componentes del medicamento, compactar los polvos para suspensión, ablandar las

tabletas entre otros, por lo cual debe realizarse los monitoreo y registros de

temperatura y humedad.

Art. 46.- Los empaques en que vienen los medicamentos y demás productos son de

vital importancia para protegerlos según sus propias características y para

garantizar su estabilidad, además el tipo de empaque ha sido tomado en cuenta

como parte de los criterios para calcular la vida útil de estos productos, de manera

que no deben destruirse, ni alterarse y, por el contrario, se debe conservar

siempre el empaque original del fabricante.

d) Controlar la fecha de expiración de los productos

e) Verificar condiciones de almacenamiento

91


CAPÍTULO VIII DE LA DOCUMENTACIÓN

a) Manual de organización y funciones;

b) Procedimientos operativos específicos sobre: recepción, almacenamiento,

control de inventarios que permitan la conciliación y trazabilidad por lote de las

cantidades recibidas contra las cantidades distribuidas, inspección y muestreo de

productos, condiciones de almacenamiento, almacenamiento y distribución de

medicamentos que contienen sustancias estupefacientes y psicotrópicos, reclamos,

devoluciones, retiro de productos del mercado, bajas, auto inspecciones, vestimenta

y equipo de protección para el personal en almacenes, capacitación del

personal, mantenimiento preventivo de cámaras frías y almacenes, procedimientos

de limpieza, y mantenimiento de las unidades de transporte, embalaje y empacado

de producto terminado, control y limpieza de la cámara fría, entrada y salida de

personal, medición de temperatura y humedad de las áreas de almacén, calibración

de instrumentos, programa de control de plagas; y otros.

92


CAPÍTULO VI

6.01 RECURSOS

Para obtener los datos sobre el problema de almacenamiento de la farmacia

Cruz Azul para recopilar la información se ha acudido a las siguientes fuentes:

Recursos humanos

Dueño de la farmacia

Dependiente de la farmacia

Auxiliar de la farmacia

La persona que se encarga de recoger la información (investigador)

Recursos tecnológicos

Computadora

Calculadora

Internet

Sistema de registro de los medicamentos de la farmacia

93


Recursos físicos

Cuadernos

Libros

Manuales

Impresiones

Copias

Esferos

Lápiz

Borrador

94


6.02 PRESUPUESTO

Tabla Nº6

DESCRIPCIÓN DEL PRESUPUESTO

RUBRO CANTIDADDE MEDIDA

CANTIDAD VALORUNITARIO

VALORTOTAL

Papel Bond Resmas 8 $5.00 $40.00

Internet Horas 80 $0.70 $56.00

ImpresionesB/N

Hojas 500 $0.05 $25.00

Impresionesa Color

Hojas 432 $0.15 $64.00

Copias Hojas 200 $0.04 $8.00

Formarfolletos

No Folletos 20 $8.00 $160.00

OTROSGASTOS

Alimentación Almuerzos 25 $2.00 $50.00

Transporte Pasajes 50 $0.25 $125.00

TOTAL $528.00

Nota: Descripción del presupuesto


95


6.03 CRONOGRAMA

Tabla Nº7

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Nota: Cronograma De actividades para la realización del proyecto.


1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4CAPITULO I

X X

CAPITULO IIX X

CAPITULO III

X X

CAPITULO IVX X X

CAITULO V

X X X

CAPITULO VIX X

CAPITULO VIIX X

CAPÍTULOS SEMANAS

MESESJUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE

96


CAPÍTULO VII

7.01 CONCLUSIONES

En la presente investigación llama la atención que, el dueño de la farmacia es

quien ha malacostumbrado a los empleados, adoptando posturas como el de no

visitar la farmacia con regularidad a lo mucho visitaba la farmacia 2 veces al mes.

Se pude considerar que los empleados han puesto mayor interés en lo que es

el tema de almacenamiento, como por ejemplo les intereso saber cuándo se les iba

hacer llegar el manual para ampliar sus conocimientos.

De acuerdo con el análisis de las diferentes matrices se pudo deducir que el

único interés de todo esto es el servicio al cliente y mejorando esta área estaremos

entregando un producto de calidad y que los clientes se sientan satisfechos al

momento de realizar su compra.

También se considera necesario conocer los criterios sobre la reingeniería de

procesos en el área de almacenamiento del dueño de la farmacia quienes al preguntar

que si de alguna u otra forma su presencia en la farmacia mejora la situación de la

misma, supo responder que no que la presencia de él no es imprescindible para que

97


los trabajadores realicen sus funciones y con esto nos dio a entender que no realiza

un control o supervisión de su trabajo.

Finalmente se concluye que es necesaria la elaboración de una propuesta que

brinde alternativas de solución.

98


7.02 RECOMENDACIONES

De acuerdo a las conclusiones expuestas anteriormente se recomienda lo siguiente:

Organización y capacitación por parte del dueño de la farmacia a los

trabajadores para que se dé un mejor conocimientos y comprensión sobre la

importancia del almacenamiento, así generar conciencia sobre el valor que tiene que

es un servicio de salud, a fin de mejorar su equipo de trabajo.

Informar a los empleados sobre todos las áreas de la farmacia existentes, en

donde se enfoque el área de almacenamiento para fortalecer sus conocimientos y se

conviertan en personas críticas y sean capaces de aportar nuevas ideas.

Concienciar a los empleados sobre el valor de esta área para el buen servicio

y con ello evitar a futuro que disminuyan los clientes hacia la farmacia.

Se recomienda a la farmacia implementar estrategias en el establecimiento

para sus empleados para fomentar el respeto mutuo, evitar conflictos a nivel laboral.

99


Finalmente se recomienda a la farmacia que estudie, analice y ejecute la

propuesta producto de esta investigación que es la creación de un

“MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN EL AREA DE

ALMACENAMIENTO DE LA FARMACIA CRUZ AZUL UBICADA EN EL

SECTOR DE PISULLI”

100


BIBLIOGRAFÍA

Alarcón Gonzales, Juan Ángel (1998): “Reingeniería de Procesos

Empresariales”. Editorial Amazon. Barcelona. p.12.

Fernández de Velasco, José Antonio (2010): “Gestión por Procesos”.

Editorial Esic. Madrid .p.26.

Zubiria Remy, Hilda Doris (2004): “Constructivismo en los Procesos”.

Editorial Plaza. México. p.79.

Edgar Ortegón Juan Francisco (2005): “Preparación y evaluación de

proyectos”. Editorial United Nations. U.S.A. (Citas)

Instituto interamericano de corporación. (2008). Diseño de proyectos de

inversión con el enfoque de marco lógico. Chile.

101


Pacheco Naranjo, Edgar Horacio (2002). “Metodología General”.

Editorial Gestión. Barcelona. (Citas).

Prieto Pérez, William M (2008). “Dirección de los servicios de calidad”.

Editorial Ibero-américa. México. p.72. (Citas).

Castro Gómez, D M (2000). “Gestione bien sus Proyectos”. Editorial

Gedisa. Barcelona. p. 19. (Citas).

Rogers Muñoz, P (2007). “Liderazgo y gestión”. Editorial Deusto. Bilbao.

p.24. (Citas).

Navarro García, Andrés. (2006) “Cultura Empresarial”. Editorial Díaz,

Madrid. p.36. (Cita).

Romero Heredia R (1997). “Conceptos Generales”. Editorial Alción.

Madrid. p.24.(Citas).

102


LEY ORGANICA DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

http://malenayaned.blogspot.com/

http://iossif-palli.blogspot.com/

http://www.farmaceuticossinfronteras.org/

http://www.farmaciapozueloestacion.com/

Fuente: http://marcelabedoya2611.blogspot.com/

103


ANEXOS

ENCUESTA

INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR “CORDILLERA”

ESCUELA DE SALUD

CARRERA DE ADMINISTRACION DE BOTICAS Y FARMACIAS

OBJETIVOS:

Recopilar información referente a al área de almacenamiento de lafarmacia.

Realizar una propuesta que permita el adecuado proceso de almacenamiento paramejorar la calidad del servicio

INSTRUCCIONES. Lea detenidamente las preguntas y marque con una (X)la respuesta de su elección.

Grupo Aplicado Personal que labora en la farmacia Cruz Azul en Pisulli

¿Conoce usted que es un proceso?

Si No

¿Sabe usted que es el área de almacenamiento en farmacia?

Si No

¿Existe un proceso específico para esta área?

104


Si No

¿Recibe usted capacitación para esta área?

Si No A veces

¿Existe un control del dueño frente al área de almacenamiento en la farmacia?

Si No

¿Actualmente existe un manual en la farmacia de procesos y procedimientos?

Si No

¿Cree usted que un manual sería de gran ayuda frente a esta área?

Si No

Estaría dispuesto hacer uso de un manual ayudarse en sus actividades?

Si No tal vez

105


ANEXO 2

TABULACIÓN

Gráfico Nº1. Con estos resultados se pude observar que el 100 % de los empleados si saben lo que esun proceso.

Fuente: Entrevista a trabajadores

Autora: Evelyn Escobar

100%

Si

1. ¿Conoce usted que es unproceso?

106


ANEXO 3

Gráfico Nº2. Los resultados que se obtuvieron en esta pregunta es que el 100 % sabe lo que es el áreade almacenamiento en farmacia.



100% Si

2. ¿Sabe usted que es el área dealmacenamiento en farmacia?

107


ANEXO 4

Gráfico Nº3. En la tabla expuesta se puede apreciar que el 100% coinciden que no existe unproceso específico para el área de almacenamiento.



100% No

3. ¿Existe un proceso específicopara esta área?

108


ANEXO 5

Gráfico Nº4. El cuadro expuesto demuestra que el 75% de los empleados no ha recibido capacitaciónen esta área, esto se debe a que solo una persona tiene experiencia trabajando en farmacia yanteriormente ha recibido cursos de capacitación en su antiguo trabajo por este ,motivo el 75% diceque ha recibido capacitación



.

75%

25%

No

si

4. ¿Recibe usted capacitaciónpara esta área?

109


ANEXO 6

Gráfico Nº5. Como podemos ver las respuestas están divididas, referente a la pregunta si el dueñohace un control de esta área el 50% dice que no y el otro 50% dicen que sí.



Si

No

5. ¿Existe un control del dueñofrente al área dealmacenamiento en lafarmacia?

110


ANEXO 7

Gráfico Nº6. Los resultados de la entrevista muestran que no existe un manual de procesos yprocedimientos en el área de almacenamiento.



No

6. ¿Actualmente existe unmanual en la farmacia deprocesos y procedimientos?

111


ANEXO 8

Gráfico Nº7. El 100% considera que un manual sería de gran ayuda para esta área ya que desconocende algunos procesos.



Si

7. ¿Cree usted que un manualsería de gran ayuda frente aesta área?

112


ANEXO 9

Gráfico Nº8. Con estos resultados se puede apreciar que el personal estaría dispuesto hacer usode un manual si existiese con un 100% de aceptación.



Si

8. ¿Estaría dispuesto hacer uso deun manual ayudarse en sus

actividades?

carrera de administraciÓn de boticas y farmacias ... … · a mi tutora de tesis eco. ximena...

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