Secretaría de Relaciones Exteriores Oficialía Mayor

CAPACITACION EN PROCESOS

PROCESOS Y SISTEMAS

                         

La manera más fácil de definir un proceso es decir:

“Es un conjunto de pasos o actividades enlazadas entré sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas o insumos) los transforma, generando outputs (resultados, salidas, productos).

INPUTS

(entradas/insumos)

ACTIVIDADES ENLAZADAS

(que transforman)

OUTPUTS

(salidas/resultados)

• Elemento o conjunto de elementos aíslados, necesarios para detonar un proceso. Su valor es menor a la del OUTPUT.

• Pueden incluír gente, métodos, material, equipo, medio ambiente, información

Se aporta el valor de:

• El conocimiento, talento, virtuosismo.

• La tecnología aplicada.

• La normatividad, el marco jurídico, etc.

• Posee mayor valor, que los insumos.• Otorga satisfacción al cliente, en la medida del valor aportado en las etapas de transformación.

Se reciben del proveedor (en nuestro caso CLIENTE-PROVEEDOR)

Lo realiza la organización, es responsable de su

desempeño

Se entregan al cliente para su consumo.

Puede ser el insumo de otro proceso.

REQUISITOS REALIZACIÓN SATISFACCIÓN

1 2 3

                         El proceso se puede diseñar o identificar.

Se diseña cuando la actividad no existe, quizá se trate de una nueva organización.

Se indentifica, cuando se trata de una conversión de organización tradicional a organización a procesos, es decir que las actividades existen.

La información fluye hacia arriba

Las políticas y desicionesa son

desplegadas hacía abajoORGANIZACIÓN FUNCIONALORGANIZACIÓN FUNCIONAL

DIRECCIÓN

                         

DIRECCIÓN

Requerimientos ResultadoResultados

Los eventos suceden horizontalmenteLos eventos suceden horizontalmente

                         

Identificación del proceso:

1.- Levantamiento de información : Descripción detallada de todas las funciones.

2.- Elaboración de diagramas de flujo

3.- Análisis de los flujos y/o secuencias

4.- Determinación de secuencias.

Inicio

Fin

Inicio

Fin

Inicio

Fin

INSUMO

PRODUCTO

                         

¿Mejora o Reeingeniería?

Reeingeniería:

Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crítricas y contemporáneas de rendimiento tales como: costos, calidad, servicio y rapidez.

Características:

• Desaparece el trabajo en serie. Es decir, muchas tareas que antes eran distintas se integran y comprimen en una sola.

• Se eliminan pasos laterales para terminar con los errores, demoras y duplicidades.

• Se aumenta la responsabilidad de los trabajadores para que los requisitos del cliente se cumplan en tiempo y sin defectos.

• Los trabajadores encuentran formas innovadoras y creativas para reducir los errores y el desperdicio.

• Los trabajadores toman decisiones, al tomar bajo su responsabilidad tareas secuenciales. La toma de decisiones se convierte en parte del trabajo, o sea que parte del trabajo de los directivos las toman ellos.

• Se reducen las verificaciones y controles.

• La clase de trabajo que no agrega valor se elimina o minimiza.

• Se minimiza la conciliación.

                         

Características:

• El rediseño implica que se destruya todo lo que hasta hoy ha existido y se reinvente en forma innovadora y creativa, bajo premisas establecidas y objetivos establecidos.

• Regularmente se acompaña de la práctica de nuevas tecnologías, pero no se basa necesariamente en la implantación de un nuevo sistema.

Mejora:

La mejora se basa en mejoras incrementales a un proceso identificado, que después de algún tiempo se acumulan y se convierten en cambios trascendentales.

Características:

• Se identifica el proceso inmerso en las funciones, es decir se trabaja en algo que ya existe pero que no ha sido identificado.

• Las mejoras se generan a través del trabajo de círculos de mejora contínua que identifican paulatinamente áreas de oportunidad y fallas.

• Se utilizan las bases metodológicas de la reingeniería para diseñar e implementar los cambios.

• Se utilizan herramientas estadísticas para medir el “antes” y el “después”.

                         

Tanto para rediseñar como para mejorar el proceso, se debe tomar en cuenta que el proceso se compone de TRABAJO y DESPERDICIO.

En el contexto del tema de Procesos, trabajo se define como:

“Actividades que forman parte del proceso, y que lo hacen avanzar hacía el output o le agregan valor en forma directa”.

El trabajo agrega valorEl trabajo hace avanzar el proceso

El desperdicio agrega demoraEl desperdicio agrega costos

El desperdicio representa las actividades que no incluyen valor al proceso, incluyen:

• Esfuerzo desperdiciado• Tiempo desperdiciado• Materiales desperdiciados• Movimientos desperdiciados

Por eso hay que reducirlo al mínimo.

                         

Las actividades que agregan valor son, además de las que hacen avanzar el proceso (las que transforman y acercan los insumos a ser producto).

• Las solicitadas por el cliente para incrementar su satisfacción• Las que son especificaciones técnicas o normativas.

En este entorno, la eficiencia del proceso se define mediante el siguiente indicador:

TRABAJOx 100%

TRABAJO + DESPERDICIO

Por ejemplo:

Si contamos con un proceso que cuenta con 20 actividades, pero dentro de ellas se identifican solo 8 que aumentan valor y hacen avanzar el proceso, la relación sería la siguiente:

8

8+12= X 100 = .40 40%40%

                         

El objetivo de la mejora (y de la reingeniería) es reducir la cantidad de desperdicio en cualquier proceso de trabajo.

Trabajo

Desperdicio

Desperdicio

Trabajo

Antes Después

Las características deseadas del proceso son:

• Confiabilidad: consistencia del producto, siempre igual

• Eficiencia: Se relaciona con la velocidad del proceso

• Economía: Más barato

                         

Podemos hacer un análisis:

EFICIENCIA:

¿Satisfacen los rendimientos los requerimientos del cliente?

El cliente desea

El cliente recibe

CONFIABILIDAD:

¿Cumplen los rendimientos los requerimientos del cliente?

El cliente siempre desea

El cliente siempre obtiene

COSTO:

¿Son aceptables los costos?

                         

PASOS BÁSICOS DEL PROCESO:

1. Operación

2. Transporte

3. Inspección

4. Demora(no programada)

5. Almacenaje

6. Retrabajo R

Cualquier paso que agrega valor y lo hace avanzar.

Cualquier acción que desplaza información, objetos o personas.

Incluye inspecciones de calidad, revisiones y autorizaciones.

Retraso no programado por eventualidades.

Retraso programado a la espera de materiales, partes y/o productos, se incluye archivo.

Repeticiones innecesarias.

El desperdicio incluye los pasos de: El desperdicio incluye los pasos de: TransporteTransporte, , inspeccióninspección, , demorademora, , almacenajealmacenaje y y retrabajoretrabajo..

                         

La clave de la mejora de procesos está en eliminar o reducir al mínimo los pasos de transporte, inspección, demora, almacenaje y retrabajo.

Los pasos del proceso pueden acomodarse en forma lineal, paralela, convergente, divergente o según el ábol de decisiones.

Un análisis de proceso permite captar datos cuantitativos:

• Cuanto tiempo toma• Cuanto desperdicio contiene• A cuantas personas involucra• Cuanto cuesta

Existen diferentes tipos de análisis de procesos, uno de ellos es el análisis de tareas, las cuales pueden ser analizadas en base a los movimientos de las PERSONAS. Otra manera es analizando las actividades del propio proceso.

                         

Objetivo del Proceso:

Descripción de las

Actividades del IT

1.-

2.-

3.-

R

Análisis de tareas en base a sus actividades

                         

Una vez detectadas las actividades de desperdicio, el equipo de rediseño intentará eliminarlas: comprimiendo, evitando duplicidades, innovando, etcétera.

La eliminación o cambio en las actividades, deberá ser consensado con todos los participantes, a fin de que no se impacte negativamente el resultado de otros subprocesos.

Los problemas o cuellos de botella que se vayan detectando pueden solucionarse estableciéndose la causa raiz mediante la utilización de la gráfica de ISHIKAWA.