CAPITULO 7

AUDITORIA DEL EFECTIVO

CONTENIDO DEL CAPITULO 7.1. Fuentes y naturaleza del efectivo

7.2. Objetivos de la auditoria del efectivo

7.3 Control interno y buenas prácticas para el manejo de las transacciones de efectivo

7.4. Control interno de los ingresos en efectivo

7.5. Control interno de los desembolsos en efectivo

7.6. Procedimientos para la realización de una

auditoria del efectivo

7.1. Fuentes y naturaleza del efectivo –El efectivo normalmente incluye:

-Cuentas generales (ingresos, pagos por compras, gastos, otros) -Nómina-Caja chica (gastos muy pequeños) -Ahorros

Esta cuenta aumenta con:-Ventas al contado-Cobranzas de cuentas por cobrar-Inversión de más capital (accionistas)

Disminuye con:-Gastos de negocios

A veces las condiciones de un contrato de préstamo bancario estipulan que la cuenta general de la compañía ha de conservar un saldo mínimo, llamado saldo compensador

A menudo los equivalentes de efectivo se combinan con las cuentas respectivas para crear la clasificación de activo circulante. Estos equivalentes incluyen fondos del mercado de dinero, certificados de depósitos, certificados de ahorros y otros tipos de depósitos, todos ellos de inmediata conversión a efectivo

La mayor parte de los errores que ocurren en las cuentas anteriores se descubren mediante las actividades normales de control interno (entre ellas la conciliación de cuentas bancarias). En cambio, el riesgo de fraude no detectado aumenta por la naturaleza líquida del efectivo.

7.2. Objetivos de la auditoría del efectivo

A continuación los objetivos de la auditoría del efectivo

1- Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos el fraude

2- Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo

3- Verificar la existencia del efectivo registrado

4- Confirmar la integridad del efectivo registrado

5- Determinar si el cliente tiene derechos sobre el efectivo registrado

6- Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo (valuación o asignación - PCGA)

7- Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del efectivo

A pesar de que el recuento de un fondo pequeño de caja chica, contribuye poco a la posición financiera global de la compañía, los auditores le dedican al efectivo más tiempo de la auditoría del que se justificaría dada la cantidad relativamente pequeña del efectivo que aparece en el balance general

El efectivo es el más líquido de los activos y ofrece la mayor tentación para cometer robo, desfalco o malversación. El riesgo inherente es elevado en los activos líquidos, y los auditores tienden a realizar una investigación más exhaustiva en situaciones de gran riesgo

7.3. Control interno y buenas prácticas para el manejo de las transacciones en efectivo

Casi todos los procesos relacionados con el manejo de efectivo son responsabilidad del departamento de finanzas bajo la dirección del tesorero:

- Manejar y depositar los ingresos en efectivo; - Firmar cheques; - Invertir el efectivo ocioso; - Custodiar el efectivo, los valores negociables y otros activos negociables.

Además, el departamento de finanzas pronostica las necesidades de efectivo y celebra convenios financieros (préstamos) a corto y a largo plazo. (presupuesto)

En teoría, las funciones de los departamentos de finanzas y de contabilidad deberían estar siempre integrados de modo que brinden la seguridad de que: 1. Todo el efectivo que debería haberse recibido se recibió realmente, se registró con precisión y se depositó al instante.

2. Los desembolsos de efectivo se efectuaron sólo para los fines autorizados y se registraron correctamente. 3. Se mantienen los saldos de efectivo en un nivel adecuado pero no excesivo, para lo cual se pronostican los ingresos y los pagos relacionados con las operaciones normales, por tanto con toda anticipación se conoce la necesidad de obtener préstamos o de invertir el exceso de efectivo. (manejo del presupuesto de efectivo)

Directrices generales de buenas prácticas de control

interno en el manejo de efectivo, que se aplican a todo

tipo de empresas. 1.No permitir que ningún empleado maneje una

transacción de principio a fin.

2.Separar el manejo del efectivo y la responsabilidad de llevar los registros correspondientes.

3.Centralizar la recepción de efectivo en la medida en que lo permita la eficiencia

4.Registrar oportunamente los ingresos en efectivo.

5.Alentar a los clientes para que pidan comprobantes y observen los totales del efectivo.

Directrices generales de buenas prácticas de control interno en el manejo de efectivo, que se aplican a todo tipo de empresas. (continuación)

6. Depositar diariamente los ingresos en efectivo.

7. Hacer todos los desembolsos por cheque o por transferencia electrónica de fondos, exceptuados los gastos pequeños que se hacen con la caja chica.

8. Ordenar que las conciliaciones bancarias sean preparadas por empleados que no se encarguen de emitir cheques ni de la caja. Un funcionario apropiado debería revisar de inmediato la conciliación ya terminada.

9. Pronosticar las entradas y salidas de efectivo e investigar las variaciones respecto a las cantidades pronosticadas.

7.4 Control interno de los ingresos en efectivo

7.4.1 Ventas al contado

El control de las ventas en efectivo es muy fuerte (apropiado) cuando dos o más empleados (generalmente un dependiente y un cajero) participan en la transacción con el cliente.

Los restaurantes y las cafeterías tienen un cajero situado en el centro que recibe el efectivo de los clientes junto con un comprobante preparado por otro empleado.

En muchos establecimientos al detalle, la naturaleza de los negocios es tal que un empleado realiza la venta, entrega la mercancía, recibe efectivo y registra la transacción.

En este caso, el robo puede desalentarse utilizando cajas registradoras o sistemas electrónicos en el punto de venta.

Las características protectoras de los registros son:

1) presentación visual del monto de la venta ante los ojos del cliente;

2) un comprobante impreso, que se le entrega junto con la mercancía;

3) acumulación de un total encerrado de las ventas del día.

Sistemas electrónicos en el punto de venta

Muchas tiendas al detalle utilizan varios tipos de cajas registradoras electrónicas, entre ellas terminales de computadora. A menudo un digitalizador electrónico lee el código universal de productos en el artículo. El vendedor simplemente explora el código para registrar la venta al precio del artículo, que está almacenado en la computadora. Así, se disminuye sustancialmente el riesgo de que registre la venta con un precio erróneo.

(ver nota de diapositiva)

7.4.2 Cobranza de clientes a crédito

En muchas compañías manufactureras y mayoristas, los ingresos en efectivo incluye la recepción de muchos cheques por correo. Esto favorece poco los desfalcos, salvo que a un mismo empleado se le permita recibir y depositar los cheques

Las instituciones financieras utilizan sistemas de transferencia electrónica de fondos que procesan las transacciones relacionadas con los fondos para que los clientes no tengan que pagar con cheque.

Estos sistemas ofrecen dos ventajas sobre el uso de cheques: reducen el flujo de papel; disminuyen los costos y retrasos del procesamiento. Sin embargo, requieren una gama de controles de las redes de computación relacionados con el acceso al sistema y con la captura de datos.

7.5 control interno de los desembolsos en efectivo

En teoría los desembolsos en efectivo deberían realizarse:

1. por cheque

2. por transferencia electrónica de fondos

3. a partir de los fondos de caja chica (cuentas menores)

Comprobación de los desembolsos de cuentas

La principal ventaja de exigir que los desembolsos se hagan con cheques consiste en obtener evidencia del beneficiario mediante endoso del cheque. También hay otras ventajas como:

1) centralización de la autoridad de desembolsar en manos de unos cuantos funcionarios (únicos autorizados), y

2) registro permanente de desembolsos

Para garantizar los beneficios del control interno que suponen los cheques, es indispensable que:

1. Los cheques estén prenumerados y que no falte ninguno de los números de serie.

2. Los cheques no emitidos deben guardarse adecuadamente para evitar robo

3. Los cheques anulados se perforan para que no puedan usarse nuevamente (riesgo de que circulen después de ser pagados)

4. Las cantidades monetarias se imprimen en los cheques con la computadora o con una máquina protectora de cheques (en relieve)

La conciliación de los estados bancarios mensuales es indispensable para un buen control interno sobre los ingresos y los desembolsos en efectivo.

Esto debe hacerlo un empleado que no autorice ni registre las transacciones en efectivo ni maneje efectivo.

Aspectos del control de los fondos de caja chica

El control interno de los pagos hechos con el fondo de caja chica se logra cuando el encargado del fondo revisa la justificación con que los empleados piden el reembolso de los gastos pequeños hechos a favor de la compañía.

Este control es más completo cuando otro empleado revisa la autenticidad de la justificación y después perfora el documento de soporte para que no vuelva a ser utilizado.

7.6 Procedimientos para la realización de una auditoría del efectivo

Los siguientes pasos indican el programa general del trabajo efectuado por los auditores cuando verifican el efectivo.

A. Examinar los riesgos inherentes, entre ellos los de fraude

Los riesgos de error material crecen juntos con el riesgo inherente y el riesgo de control. La administración se preocupa por el posible robo de estos activos líquidos

Posibles casos de fraude que se detectan al examinar los riesgos inherentes y de control:

1.Intercepción de los ingresos de efectivo antes de registrarlos2.Pago de materiales no recibidos3.Duplicación de pagos4.Pago excesivo a los empleados o empleados inexistentes5.Pago por gastos personales de funcionarios o partes relacionadas

B. Examinar el control interno del efectivo

1. Conocer el control interno del efectivo

Al auditar una empresa pequeña, los auditores preparan una descripción escrita de los controles instalados, basándose en las preguntas hechas al dueño y empleados.

En empresas grandes utilizan un diagrama de flujo o un cuestionario para describir el control interno (a través del diagrama de flujo se realiza un recorrido del sistema para ver si todas las transacciones se realizan en la forma prevista)

2. Evaluar el riesgo de control y diseñar más pruebas de controles y pruebas sustantivas del efectivo. Al determinar el nivel del riesgo de control en las afirmaciones sobre la cuenta de efectivo, ello permitirá reducir las pruebas sustantivas que tendrán que aplicar

A continuación se dan ejemplos de posibles errores del efectivo que pueden identificar los auditores basándose en las operaciones y en el ambiente del cliente, así como en las debilidades del control interno de los ingresos y desembolsos en efectivo

C. Aplicar pruebas sustantivas a las transacciones y a los saldos de efectivo para verificar aseveraciones (a continuación algunas pruebas sustantivas por afirmación)

1. Obtener análisis de los saldos de efectivo (incluye el efectivo en las cuentas bancarias) y conciliarlos con el mayor general. (afirmación: Asignación y valuación)

2. Enviar formularios estándar de confirmación a las instituciones financieras para verificar las cantidades en depósito. (afirmación: existencia y derechos)

3. Obtener un estado bancario de corte que incluya las transacciones al menos de los siete días hábiles posteriores a la fecha del balance general. (El cliente le pide al banco que se lo prepare y lo envíe por correo a los auditores). (afirmación: existencia y derechos)

4. Analizar las trasferencias bancarias que se realizan hacia el final del año. (afirmación: integridad)

5. Investigar los cheques que representan pagos grandes o inusuales a partes relacionadas (directores o empleados, compañías afiliadas, etc.) para determinar si las transacciones están soportadas por comprobantes, fueron autorizadas y registradas en forma debida (afirmación: Presentación y revelación)