cap 3- tablas excel

8/18/2019 Cap 3- Tablas Excel

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Excel 2013 Avanzado

Capítulo 3 Análisis de

datos y Tablas Excel

Sección de Formación Octubre 2015


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Sección de Formación – Excel 2013 Avanzado – Capítulo 3. Análisis de datos y Tablas Excel.

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Tabla de contenidos

Tabla de contenidos _________________________________________________________ 1

Objetivo del capítulo. ______________________________________________________________ 2

Tablas Excel ______________________________________________________________________ 2

Análisis Rápido ___________________________________________________________________ 10

Tabla de Ilustraciones ______________________________________________________ 13


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Objetivo del capítulo.

Aprender a utilizar correctamente determinadas opciones de Excel que nos ahorrarán tiempo en

el tratamiento de los datos de las hojas y libros.

Tablas Excel

Las tablas de Excel nos van a permitir manejar los datos de una forma diferente a la que estamos

habituados cuando utilizamos Excel.

Para convertir un rango a una tabla Excel, seleccionaremos dicho rango y después pulsaremos la

combinación de teclas Ctrl-T.

Al hacerlo, Excel mostrará la ventana crear tabla , donde nos solicitará el origen de los datos de

la tabla y además nos permitirá especificar si la tabla tiene o no encabezados. Para terminar de crear la

tabla pulsaremos aceptar.

Ilustración 1. Crear Tabla

Otra forma de crear la tabla sería seleccionando directamente el rango y haciendo clic en dar

formato como tabla del grupo estilos de la ficha de inicio , y después seleccionando un formato de tabla.

Ilustración 2. Tabla Excel Creada


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Una vez la tabla está definida, en la primera fila tendremos los nombres de cada una de sus

columnas, donde también aparecerá, por cada una de las columnas, un botón para desplegar las

diferentes opciones de manejo de la tabla.

Cuando tengamos activa una columna o celda de una tabla, Excel va a mostrar una ficha

específica para las tablas Excel llamada diseño. A través de esta ficha vamos a poder modificardeterminadas propiedades de la tabla, como cambiar el tamaño de la tabla.

Hasta ahora no hemos conseguido nada que no podamos realizar con las opciones habituales de

Excel, ya que lo máximo que hemos conseguido es obtener la posibilidad de filtrar datos, y de aplicar un

determinado formato a los datos seleccionados.

Ilustración 3. Formato de tabla.

Pero partir de ahora vamos a encontrar algunas diferencias. Si nosotros insertamos una nueva

fila adyacente a filas ya existentes en nuestra área de trabajo, la nueva fila va a tener el mismo formato

que una de las dos filas adyacentes, o la de arriba, o la de abajo. En cualquiera de los casos se deshace la

alternancia de formatos que teníamos hasta el momento.


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Ilustración 4. Insertando filas nuevas en una Tabla Excel

Cuando nosotros necesitamos una nueva fila en una tabla Excel, acercaremos el ratón al borde

izquierdo de la tabla Excel, hasta que el icono del ratón se asemeje a una flecha hacia la derecha. Esentonces cuando haremos clic con el botón secundario para solicitar la presencia del menú contextual ,

donde seleccionaremos la opción Insertar Filas de la tabla arriba.

Ilustración 5. Insertar filas de tabla arriba.

Excel automáticamente le aplicará el formato de la tabla y modificará el formato de las filas ya

existentes, para que continúe la alternancia de formatos. De forma similar se podrá insertar una nueva

columna de la tabla.

De hecho podemos hacer clic en la esquina inferior derecha y arrastrar con el ratón el tamaño

máximo de la tabla para definir una columna nueva.

Además la nueva fila pertenecerá completamente a la tabla y formará parte de su conjunto. En

el caso de un rango, este siempre estará limitado y no crecerá.


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Ilustración 6. Aumentando tamaño de Tabla.

Los botones desplegables de cada uno de los encabezados nos permiten, como hemos dicho

anteriormente, filtrar los datos que se van a mostrar o bien ordenarlos. En el caso del filtro vamos a poder

escoger un filtro especial llamado segmentación de datos , haciendo clic sobre el botón insertar

segmentación de datos , del grupo herramientas , de la ficha diseño.

Ilustración 7. Grupo Herramientas.

Excel nos mostrará entonces la ventana segmentación de datos que inicialmente nos ofrecerá las

distintas columnas sobre las cuales vamos a poder aplicar un filtro.

Ilustración 8. Insertando segmentación de datos.


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Una vez seleccionados los campos, aparecerá por cada campo una ventana de filtro a modo de

control, que nos va a permitir seleccionar dinámicamente los valores permitidos para cada una de las

columnas seleccionadas que deben cumplir los registros a visualizar de la tabla.

Ilustración 9. Control de segmentación de datos.

De esta forma con un solo clic del ratón podremos seleccionar uno o varios valores que será los

que nos interese visualizar en cada momento.

Si pulsamos sobre el botón borrar filtro dentro del control, se seleccionarán todos los valores posibles para esa columna. Si seleccionamos el control y pulsamos la tecla borrar , eliminando así la

segmentación de datos, dejará de aplicarse el filtro.

Otra las opciones interesantes de una tabla Excel es que nos permita eliminar datos duplicados

que existan dentro de los datos de la tabla. Para acceder a esta opción tendremos que pulsar sobre quitar

duplicados del grupo herramientas de la ficha diseño.

Excel nos mostrará una ventana en la que nos permitirá seleccionar las columnas que tiene que

comparar para determinar si una fila es igual a otra.


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Ilustración 10. Quitar duplicados.

Al terminar de quitar duplicados nos va a mostrar un resumen de todos los valores únicos que

haya encontrado.

Ilustración 11. Resumen de quitar duplicados.

Para modificar muchas de las características de estilo de la tabla Excel podemos acceder a ellas

a través del botón opciones de estilo de tabla. De esta forma podemos establecer si la tabla va a tener

botón de filtro, sí se va mostrar la primera en la última columna, o sea debe de incluir se un formato

específico en bandas tanto para las filas como para las columnas.

Una de las opciones más interesantes que nos ofrece es adjuntar una fila de totales. Al marcar

esta opción Excel incluirá al final de la tabla una fila resumen que nos permitirá calcular datos agregados

(sumas, promedios, máximos, etc.) por cada una de las columnas.


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Ilustración 12. Opciones de Estilo de tabla.

Una vez incorporada la fila de totales, en las celdas correspondientes a dicha fila aparecerá un

desplegable que nos va a permitir escoger el tipo de función que vamos a querer aplicar por cada una de

las columnas, de entre las más habitualmente utilizadas en Excel.

Por último podemos asignarle un nombre la tabla, que resultara especialmente útil como veremos

a continuación.


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Ilustración 13. Nombre de la tabla.

Para asignar dicho nombre tendremos que teclearlo dentro del campo habilitado para ello en el

grupo propiedades de la ficha diseño.

Desde este momento podemos referenciar a la tabla y a cualquiera de sus datos desde cualquier

celda de nuestro área de trabajo, utilizando para ello el nombre de la tabla, un carácter de abrir corchete

“[“, y el nombre de una de las columnas de la tabla, cerrando a continuación el corchete “]”. Por ejemplo:

Notas_alumno[jun]

Que referenciaría a una columna de nombre Jun de una tabla llamada Notas_alumno.

Utilizando esta sintaxis podremos acceder al rango de datos correspondiente a una columna de

dicha tabla, independientemente de lo que está crezca o disminuya cuando insertemos nuevas filas o

columnas.

En cualquier momento nosotros podemos convertir una tabla en un rango de nuevo. Para hacerlo

tendremos que hacer clic en el botón convertir en rango del grupo herramientas de la ficha diseño.

En ese caso todas las referencias que hubiera a la tabla se convertirían en el correspondiente

rango.


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Análisis Rápido

En Excel 2013 se ha incorporado una herramienta de análisis que permite realizar algunas funciones de una forma mucho más rápida.

Cuando seleccionamos un rango, Excel nos muestra el botón de análisis rápido.

Ilustración 14. Botón de Análisis Rápido.

Este botón nos va a permitir acceder a una serie de opciones de configuración del rango que

hemos seleccionado previamente.

Haciendo clic sobre él o pulsando la combinación de teclas Ctrl-Q aparece una ventana que nos

ofrece diferentes fichas para realizar diferentes funciones.

En primer lugar tenemos la función de formato gracias a la cual vamos a poder aplicar una serie

de formatos condicionales basados en el rango seleccionado. De esta forma podremos escoger entre un

formato de barras , escala de colores , conjunto de iconos , etc.

Ilustración 15. Ventana de análisis rápido.

Para previsualizar alguno de estos formatos simplemente tendremos que colocar el cursor del

ratón por encima del formato o que queremos visualizar y en el caso de que dicho formato nos satisfaga,

hacer clic sobre él.


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Por otro lado tenemos la ficha de totales. En esta ficha nosotros podemos pedir a Excel calcule

una fila adicional o una columna adicional resumen de los datos seleccionados en el rango, pudiendo

tener promedio, suma, recuento, porcentaje del total, etc.

Ilustración 16. Totales.

Cada vez que nosotros realicemos una nueva selección de datos, podremos acceder al análisis en

rápido de esos nuevos datos.

Otra de las funciones que nos permiten análisis rápido es la creación de un gráfico.

Ilustración 17. Gráficos.


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En un primer momento Excel nos va a mostrar unos pocos tipos de gráfico sugeridos en base a los

datos seleccionados, pero nosotros podremos seleccionar con el botón más gráficos cualquiera de los

gráficos disponibles para Excel.

Una vez creado el gráfico podremos modificarlo como hemos visto en el apartado anterior.

Además de los gráficos normales nosotros vamos a poder incorporar los llamados mini gráficos.

Por último, dado un rango de datos seleccionado, vamos a poder solicitar a Excel que convierta

dicho rango en una tabla Excel o en una tabla dinámica, accediendo a través de la ficha tablas, y pulsando

el botón correspondiente.

Ilustración 18. Convertir en Tabla.


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Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1. Crear Tabla ________________________________________________________________ 2

Ilustración 2. Tabla Excel Creada __________________________________________________________ 2

Ilustración 3. Formato de tabla. __________________________________________________________ 3

Ilustración 4. Insertando filas nuevas en una Tabla Excel ______________________________________ 4

Ilustración 5. Insertar filas de tabla arriba. __________________________________________________ 4

Ilustración 6. Aumentando tamaño de Tabla. _______________________________________________ 5

Ilustración 7. Grupo Herramientas. ________________________________________________________ 5

Ilustración 8. Insertando segmentación de datos. ____________________________________________ 5 Ilustración 9. Control de segmentación de datos. _____________________________________________ 6

Ilustración 10. Quitar duplicados. _________________________________________________________ 7

Ilustración 11. Resumen de quitar duplicados. _______________________________________________ 7

Ilustración 12. Opciones de Estilo de tabla. _________________________________________________ 8

Ilustración 13. Nombre de la tabla. ________________________________________________________ 9

Ilustración 14. Botón de Análisis Rápido. __________________________________________________ 10

Ilustración 15. Ventana de análisis rápido. _________________________________________________ 10

Ilustración 16. Totales. _________________________________________________________________ 11

Ilustración 17. Gráficos. ________________________________________________________________ 11

Ilustración 18. Convertir en Tabla. _______________________________________________________ 12

– Office 2013 –

©Sección de formación UNED. Octubre 2015

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