Unidad 3 Funciones avanzadas de Excel para el anlisis de datos. Subtotales.Los datos en las hojas de clculo son extraordinarios para preguntarse, Qu ha sucedido? o para hacerse preguntas como y si ?, cmo se veran afectados nuestros ingresos si las ventas de mobiliario aumentasen en un 20 % ? Siempre se puede guardar una versin alternativa de un libro de trabajo y crear frmulas para calcular los efectos de nuestros cambios, pero se puede conseguir el mismo efecto definiendo uno o ms conjuntos alternativos de datos e intercambindolos entre los datos originales y los nuevos conjuntos creados. Existen varias funciones avanzadas de Excel que permiten analizar los datos algunas de estas funciones son: - Frecuencia - Moda - Escenarios - Tablas dinmicas

FrecuenciaCalcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un matriz vertical de nmeros. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el nmero de los resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe introducirse como una frmula de matrices debido a que FRECUENCIA devuelve una matriz. Sintaxis FRECUENCIA(datos; grupos) Datos es una matriz de un conjunto e valores o una referencia a un conjunto de valores cuyas frecuencias desea contar. Si datos no contiene ningn valor, FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros. Grupos es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro de los cuales desea agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningn valor, FRECUENCIA devuelve el nmero de elementos contenido en datos.

Observaciones FRECUENCIA se introduce como una frmula matricial despus de

seleccionar un rango de celdas adyacentes en las que se desea que aparezca el resultado de la distribucin. El nmero de elementos de la matriz devuelta supera en una unidad el nmero de elementos de grupos. El elemento adicional de la matriz devuelta devuelve la suma de todos los valores superiores al mayor intervalo. Por ejemplo, al sumar tres rangos de valores (intervalos) introducidos en tres celdas, asegrese de introducir FRECUENCIA en cuatro celdas para los resultados. La celda adicional devuelve el nmero de valores en grupos que sean superiores al valor del tercer intervalo. La funcin FRECUENCIA pasa por alto celdas en blanco y texto. Las frmulas que devuelven matrices deben introducirse como frmulas matriciales. Ejemplo

Frecuencia: clientes para cada zona

Posibles valores de frecuencia en este ejemplo es zonas

Para realizar esta funcin: - En una seccin de la hoja de clculo escriba los posibles valores (sobre los que trabajar la frecuencia) - Seleccione los renglones de la derecha a los valores de frecuencia y con estas celdas seleccionadas escriba la funcin frecuencia siguiendo la sintaxis indicada - Para que funcione, al terminar debe de dar CTRL-SHIFT-ENTER, si no hace esto no aparecen los datos en toda la matriz

Moda

Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posicin. Sintaxis MODA (nmero1; nmero2;...) Nmero1, nmero2,... son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular. Tambin puede utilizar una matriz nica o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma. Observaciones Los argumentos deben ser nmeros, nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor cero. Si el conjunto de datos no contiene puntos de datos duplicados, MODA devuelve el valor de error #N/A. En un conjunto de valores, la moda es el valor que se repite con mayor frecuencia; la mediana es el valor central y la media es el valor promedio. Ninguna de estas medidas de la tendencia central tomada individualmente proporciona una imagen completa de los datos. Supongamos que los datos estn agrupados en tres reas, la mitad de las cuales es un valor bajo que se repite y la otra mitad consiste en dos valores elevados. Tanto PROMEDIO como MEDIANA devolvern un valor situado en una zona central relativamente vaca, y MODA devolver el valor bajo dominante. Escenarios Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis Y si (anlisis Y si: proceso de cambio de los valores de celdas para ver cmo afectan esos cambios al resultado de frmulas de la hoja de clculo. Por ejemplo, variar la tasa de inters que se utiliza en una tabla de amortizacin para determinar el importe de los pagos.). Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.

Crear escenarios Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podr definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un anlisis Y si.

En el ejemplo anterior, cuyo escenario podra denominarse Peor opcin, establezca el valor de la celda B1 en 50.000 $ y el de la celda B2 en 13.200 $.

Al segundo escenario podra denominarlo Mejor opcin y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y de B2 a 26.000 $. Informes de resumen de escenario Para comparar varios escenarios, puede crear un informe que los resuma en la misma pgina. El informe puede listar los escenarios unos junto a otros o resumirlos en un informe de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.).

Crear un escenario 1. En el men Herramientas, elija Escenarios. 2. Haga clic en Agregar. 3. En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de clculo.). 4. En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar. Nota Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree un escenario que utilice los valores originales de las celdas antes de crear escenarios que cambien valores. 5. En Proteger, seleccione las opciones que desee. 6. Haga clic en Aceptar. 7. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes. 8. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar. 9. Si desea crear escenarios adicionales, haga clic de nuevo en Agregar y repita el procedimiento. Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de dilogo Administrador de escenarios.

Tabla Dinmica Una consideracin importante a la hora de crear hojas de clculo con Ms Excel, es la cantidad de datos que se va a mostrar. Se puede cambiar el formato de los datos para destacar el contenido de celdas especficas, ordenar y filtrar las hojas de datos hacindose en el contenido de columnas determinadas u ocultar filas que contienen datos que no son importantes para la puntualizacin que se pretende reflejar. Una limitacin de la hoja de clculo estndar de Excel es que no puede cambiar la organizacin de los datos en la pgina. Por ejemplo en una hoja de clculo en la que cada columna representa una hora del da, cada fila representa un da del mes y el cuerpo de la hoja de clculo contiene las ventas totales de cada perodo horario del mes, no se puede cambiar fcilmente la hoja para que muestre solamente las ventas de los martes por la tarde. Existe una herramienta de Excel que permite crear hojas de clculo que se puedan ordenar, filtrar y reordenar dinmicamente para resaltar los distintos aspectos de los datos. Esta herramienta es la tabla dinmica. Crear un informe de tabla dinmica

1. Abra el libro en que desee crear el informe de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.). o Si el informe se basa en una consulta Web (consulta Web: consulta que recupera datos almacenados en una intranet o enInternet.), una consulta de parmetros (consulta de parmetros: tipo de consulta que, cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarn para seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados.), una plantilla de informe (plantilla de informe: plantilla de Excel (archivo .xlt) que incluye una o ms consultas o informes de tabla dinmica basados en datos externos. Cuando se guarda una plantilla de informe, Excel guarda tambin la definicin de la consulta, pero no los datos consultados en la plantilla.), un archivo de conexin de datos de Office o un archivo de consulta, recupere los datos al libro y, a continuacin, haga clic en una celda en la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) de Microsoft Excel que contenga los datos recuperados. Si los datos recuperados provienen de una base de datos OLAP (OLAP: tecnologa de base de datos que se ha optimizado

para la elaboracin de consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerrquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.) la conexin de datos de Office devuelve los datos como un informe de tabla dinmica en blanco, contine con el paso 6 ms abajo. Si basa el informe en una lista o en una base de datos de Excel, haga clic en una celda de la lista o de la base de datos. En el men Datos, haga clic en Informe de tablas y grficos dinmicos. En el paso 1 del Asistente para tablas y grficos dinmicos, siga las instrucciones y haga clic en Tabla dinmica en Qu tipo de informe desea crear? Siga las instrucciones en el paso 2 del asistente. Siga las instrucciones en el paso 3 del asistente y, a continuacin, decida si desea disear el informe en pantalla o en el asistente.o

2. 3. 4. 5.

Normalmente puede disear el informe en pantalla; es el mtodo recomendado. Utilice el asistente para disear el informe si cree que la recuperacin de un origen de datos externos grande va a ser lenta o si tiene que establecer campos de pgina (campo de pgina: campo asignado a una orientacin de pgina en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de pgina o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los dems elementos.) para recuperar los datos pgina a pgina. Si no est seguro, intente disear el informe en pantalla. Si es necesario, puede volver al asistente. 6. Siga uno de estos procedimientos: Disear el informe en pantalla Desde la ventana Lista de campos de tabla dinmica, arrastre los campos con datos que desea mostrar en filas hasta el rea de colocacin con el rtulo: Coloque campos de fila aqu. Si no puede ver la lista de campos, haga clic dentro de los contornos de las reas de colocacin de la tabla dinmica y asegrese de que Mostrar lista de campos est presionado. Para ver qu niveles de detalle estn disponibles en los campos con niveles, haga clic en el junto al campo. Arrastre los campos con datos que desee mostrar en las columnas al rea de colocacin con el rtulo: Coloque campos de columna aqu. Arrastre los campos que contienen los datos que desea resumir al rea

con el rtulo: Coloque datos aqu. Slo se pueden arrastrar a esta rea los campos que tengan el . el

Si agrega ms de un campo de datos, coloque los campos en el orden que desea: Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en un campo de datos, elija Ordenar en el men contextual y utilice los comandos del men Ordenar para mover el campo. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de pgina al rea con el rtulo: Coloque campos de pgina aqu. Para volver a organizar los campos, arrstrelos de un rea a otra. Para quitar un campo, arrstrelo fuera del informe de tabla dinmica. Para ocultar los contornos de las reas de colocacin, haga clic en una celda situada fuera del informe de tabla dinmica. Nota Si los datos tardan en parecer cuando disea el informe, haga clic en Mostrar siempre elementos en la barra de herramientas Tabla dinmica para desactivar la presentacin inicial de datos. Si la recuperacin sigue siendo lenta o aparecen mensajes de error, haga clic en Informe de tablas y grficos dinmicos en el men Datos y disee el informe en el asistente.

Disear el informe en el asistente: Si ha salido del asistente, haga clic en Informe de tablas y grficos dinmicos en el men Datos para volver a l. 1. En el paso 3 del asistente, haga clic en Diseo. Desde el grupo de botones de campo de la derecha, arrastre los campos que desee a las reas de FILA y de COLUMNA del diagrama. Arrastre los campos que contienen los datos que desee resumir al rea DATOS. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de pgina al rea PGINA. Si desea que Excel recupere los datos pgina a pgina para poder trabajar con grandes cantidades de datos de origen, haga doble clic en el campo de pgina, haga clic en Avanzadas y en Consultar origen de datos externo al seleccionar cada elemento y, a continuacin, haga clic dos veces en Aceptar. (Esta opcin no est disponible para algunos tipos de datos de origen, incluidas las bases de datos OLAP y

las conexiones de datos de Office.) Para volver a organizar los campos, arrstrelos de un rea a otra. Algunos campos slo pueden utilizarse en reas concretas; si coloca un campo en un rea en la que no se puede utilizar, el campo no aparecer en ella. Para quitar un campo, arrstrelo fuera del diagrama. Cuando est satisfecho con el diseo, haga clic en Aceptar y, luego, haga clic en Finalizar.

Seleccionar distintos datos de origen para un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico

Si ha devuelto datos de un archivo de conexin de datos de Office (extensin .odc) directamente a un informe de tabla dinmica o si el informe se basa en datos de origen OLAP (OLAP: tecnologa de base de datos que se ha optimizado para la elaboracin de consultas e informes, en lugar de de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerrquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.), no puede utilizar datos de origen diferentes en el informe. 1. Haga clic en el informe de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.). Para un informe de grfico dinmico (informe de grfico dinmico: grfico que proporciona anlisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinmica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseo del grfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.), haga clic en el informe de tabla dinmica asociado (informe de tabla dinmica asociado: informe de tabla dinmica que proporciona los datos de origen a un informe de grfico dinmico. Se crea automticamente cuando se crea un nuevo informe de grfico dinmico. Cuando se cambia el diseo de alguno de los informes, el otro cambia tambin.). 2. En el men Datos, haga clic en Informe de tablas y grficos dinmicos. 3. En el paso 3 del asistente, haga clic en Atrs. Si el botn Atrs no est disponible, el informe se basa en datos OLAP y no podr cambiarlo para utilizar unos datos de origen diferentes. Si desea un informe basado en un cubo (cubo: estructura de datos OLAP. un cubo contiene dimensiones, como Pas, Regin, Ciudad, y campos de datos, como ndice de ventas. Las dimensiones organizan los tipos de datos en jerarquas con niveles de detalle y cantidades de medida

de campos de datos.) OLAP diferente, cree un nuevo informe. 4. En el paso 2 del asistente, observe si el informe se basa en un rango de Microsoft Excel (el paso tiene un cuadro de edicin con el rtulo Rango:) o si se basa en datos externos (el paso tiene un botn Obtener datos). A continuacin, siga uno de estos procedimientos: Especificar un rango de Excel diferente: Si los datos que desea estn en una hoja de clculo diferente, haga clic esa la hoja de clculo. Seleccione el nuevo rango de datos de origen. Especificar datos externos distintos Elija Obtener datos. En Microsoft Query, introduzca los cambios en la consulta (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.). Para obtener ayuda acerca de las particularidades de cambiar la consulta, consulte la Ayuda de Microsoft Query. En el men Archivo de Query, haga clic en Devolver datos a Microsoft Excel. Haga clic en Finalizar. Arrastre los nuevos campos que desee mostrar desde la ventana Lista de campos de tabla dinmica al informe. Nota Despus de realizar este cambio en un grfico dinmico o en su informe de tabla dinmica asociado, puede que se haya perdido parte del formato del grfico. Mostrar u ocultar totales en un informe de tabla dinmica Siga uno o varios de estos procedimientos: Mostrar subtotales de campos individuales Haga doble clic en el campo. Siga uno de estos procedimientos: Calcular el subtotal de un campo de fila o columna exterior Haga clic en la opcin Automticos de Subtotales. Para utilizar otra funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) o

mostrar ms de un tipo de subtotal, haga clic en la funcin de resumen que desee en el cuadro a la derecha de Personalizados (esta opcin no est disponible para algunos tipos de datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinmica.)). Calcular el subtotal de un campo de fila o columna interior Haga clic en la opcin Personalizados de Subtotales, si dicha opcin est disponible, y haga clic en una funcin de resumen en el cuadro de la derecha. Quitar subtotales Haga clic en Ninguno en Subtotales.

Nota Si un campo contiene un elemento calculado (elemento calculado: elemento de un campo de tabla dinmica o grfico dinmico que utiliza una frmula que usted cree. Los elementos calculados pueden realizar clculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinmica o grfico dinmico.), no es posible cambiar la funcin de resumen de subtotales. Sugerencia Para los campos de fila (campo de fila: campo asignado a una orientacin de fila en un informe de tabla dinmica. Los elementos asociados a un campo de fila se muestran como rtulos de fila.) exteriores, puede mostrar los subtotales encima o debajo de sus elementos. Haga doble clic en el campo, haga clic en Diseo, despus en Mostrar elementos en formulario esquemtico y, a continuacin, active o desactive la casilla de verificacin Mostrar subtotales en la parte superior del grupo.

Mostrar totales generales para todo el informe Haga clic en el informe. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Tabla dinmica, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Opciones de tabla. Siga uno de estos procedimientos: Mostrar los totales generales Active la casilla de verificacin Totales generales de columnas, Totales generales de filas o ambas. Ocultar los totales generales Desactive una de las casillas de

verificacin o ambas. Nota Los totales generales de un campo utilizan la misma funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que los subtotales del campo.

Calcular los totales con o sin elementos ocultos Haga clic en el informe. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Tabla dinmica, haga clic en Incluir elementos ocultos en totales . Si este botn no est disponible, los datos de origen permiten incluir o excluir los elementos ocultos en los campos de pgina (campo de pgina: campo asignado a una orientacin de pgina en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de pgina o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los dems elementos.): haga clic en Tabla dinmica, despus en Opciones de tabla y, a continuacin, active o desactive la casilla de verificacin Subtotales de elementos ocultos de pgina. Nota Al mostrar u ocultar totales, es posible que se pierda parte del formato en los informes de grfico dinmico (informe de grfico dinmico: grfico que proporciona anlisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinmica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseo del grfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.) basados en el informe de tabla dinmica.

Cambiar el diseo de un informe de tabla dinmica Haga clic en el informe. Si existen varios campos de pgina (campo de pgina: campo asignado a una orientacin de pgina en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de pgina o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los dems elementos.), colquelos en filas o columnas.

Cmo? En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Tabla dinmica, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Opciones de tabla. En la lista Diseo de pgina, haga clic en el orden en que desee que aparezcan los campos de pgina. En los cuadros Campos por fila o Campos por columna, escriba el nmero de campos de pgina que desee incluir en cada fila o columna. Decida si desea hacer variaciones de diseo en pantalla o en el asistente. Generalmente puede realizar cambios en la hoja de clculo. Si los cambios producen retrasos a la hora de recuperar o mostrar datos, utilice el asistente. Si trabaja en pantalla, siga uno o varios de estos procedimientos: Cambie el diseo de la hoja de clculo Si no se ve el contorno azul de las rea de colocacin (rea de colocacin: rea de un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico donde puede colocar campos del cuadro de dilogo Lista de campos para mostrar los datos del campo. Los rtulos de cada rea de colocacin indican los tipos de campos que puede crear en el informe.), haga clic en Mostrar lista de campos en la barra de herramientas Tabla dinmica para que se muestre la lista de campos. Para mover un campo desde su posicin actual a la fila, la columna o el rea de datos, arrastre el botn de campo (botn de campo: botn que identifica un campo en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puede arrastrar los botones de campo para cambiar el diseo del informe, o hacer clic en las flechas que aparecen junto a los botones para cambiar el nivel de detalle que se muestra en el informe.) a una nueva posicin. Los campos con iconos en la ventana Lista de campos de tabla dinmica se pueden utilizar nicamente en las reas de pgina, fila y columna. Los campos con iconos slo se pueden utilizar en el rea de datos. Los campos con iconos se pueden ser utilizar en todas las reas. Para crear un campo de pgina, arrastre el campo al rea de pgina en la parte superior del informe. Si el rea de pgina no aparece (la fila o la columna comienzan en la fila 1), utilice el asistente para cambiar el diseo y crear campos de pgina.

Para cambiar el orden de los elementos (elemento: subcategora de un campo en informes de tabla dinmica y de grfico dinmico. Por ejemplo, el campo "Mes" podra tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) dentro de un campo de fila (campo de fila: campo asignado a una orientacin de fila en un informe de tabla dinmica. Los elementos asociados a un campo de fila se muestran como rtulos de fila.) o de columna (campo de columna: campo asignado a una orientacin de columna en un informe de tabla dinmica. Los elementos asociados a un campo de columna se muestran como rtulos de columna.), haga clic en el rtulo del elemento y, a continuacin, site el puntero sobre el borde inferior de la celda. Cuando el puntero se convierta en una flecha, arrastre el elemento a otra posicin.

Para cambiar el orden de los campos de datos (campo de datos: campo de una lista, tabla o base de datos de origen que contiene datos que se resumen en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Un campo de datos suele contener datos numricos, como estadsticas o ndices de ventas.), haga clic con el botn secundario del mouse (ratn), elija Ordenar en el men contextual y utilice los comandos del men Ordenar para mover el campo. Tambin puede hacer clic en un campo de datos y despus situar el puntero en el borde inferior de la celda. Cuando el puntero se convierta en una flecha, arrastre el campo de datos a otra posicin.

Agregar o quitar un campo de una hoja de clculo

Agregar un campo Arrastre el campo desde la ventana Lista de campos de tabla dinmica al rea del informe del tipo de campo que desea crear. Los campos con iconos en la ventana Lista de campos de tabla dinmica se pueden utilizar nicamente en las reas de pgina, fila y columna. Los campos con iconos slo se pueden utilizar en el rea de datos. Los campos con iconos se pueden ser utilizar en todas las reas. Quitar un campo Arrastre el botn de campo fuera del informe.

Si no puede trabajar en pantalla: Utilizar el asistente para cambiar el diseo y agregar y quitar campos En el men Datos, haga clic en Informe de Tabla y Grfico dinmicos. Haga clic en Diseo. Para volver a organizar campos, arrstrelos de un rea a otra en el diagrama de la izquierda. Para agregar campos, arrstrelos desde la lista de campos de la derecha al diagrama. o Algunos campos slo se pueden utilizar en determinadas reas. Si coloca un campo en un rea donde no puede ser utilizado, el campo no aparecer en el rea. Para quitar un campo, arrstrelo fuera del diagrama. Cuando finalice con los cambios en el diseo, haga clic en Aceptar y, luego, haga clic en Finalizar. Notas Dar formato al informe tambin puede afectar al diseo del informe. Si cambia el diseo de un informe de tabla dinmica tambin modificar los informes de grfico dinmico basados en el informe y puede que se pierda parte del formato del grfico.

Actualizar los datos de un informe de tabla dinmica o grfico dinmico Nota Si el informe se basa en un archivo de cubo sin conexin (archivo de cubo sin conexin: archivo que se crea en el disco duro o en un recurso compartido de red para almacenar datos de origen OLAP para un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Los archivos de cubo sin conexin permiten continuar trabajando cuando no se est conectado al servidor OLAP.), la actualizacin reconstruye totalmente el archivo de cubo del servidor OLAP (OLAP: tecnologa de base de datos que se ha optimizado para la elaboracin de consultas e informes, en lugar de de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerrquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.) y esto puede durar tanto tiempo como la creacin inicial del archivo de cubo. 1. Haga clic en el informe. 2. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras

de herramientas.) Tabla dinmica, haga clic en Actualizar datos . 3. Si desea que Microsoft Excel actualice el informe de modo automtico cuando abra el libro, establezca esta opcin. Cmo? 1. En la barra de herramientas Tabla dinmica, haga clic en Tabla dinmica o en Grfico dinmico y, a continuacin, haga clic en Opciones de tabla o en Opciones. 2. Active la casilla de verificacin Actualizar al abrir. Nota de seguridad Configurar esta opcin puede suponer un riesgo de seguridad ya que se pueden ejecutar secuencias de comandos SQL arbitrarias al actualizar informes de forma automtica. 4. Si el informe se basa en datos externos y desea que Excel lo actualice a intervalos de tiempo determinados, establezca esta opcin. Cmo? 1. En la barra de herramientas Tabla dinmica, haga clic en Tabla dinmica o en Grfico dinmico y, a continuacin, haga clic en Opciones de tabla o en Opciones. 2. Active la casilla de verificacin Actualizar cada y, a continuacin, especifique el intervalo que desea en el cuadro minutos. Nota Cuando actualiza un informe de grfico dinmico o su informe de tabla dinmica asociado (informe de tabla dinmica asociado: informe de tabla dinmica que proporciona los datos de origen a un informe de grfico dinmico. Se crea automticamente cuando se crea un nuevo informe de grfico dinmico. Cuando se cambia el diseo de alguno de los informes, el otro cambia tambin.), puede que se pierda parte del formato del grfico. Sugerencia Si la base de datos solicita una contrasea cada vez que actualiza, puede hacer que Excel guarde la contrasea para que no tenga que escribirla repetidamente. En la barra de herramientas Tabla dinmica, haga clic en Tabla dinmica o en Grfico dinmico, haga clic en Opciones de tabla o en Opciones y, a continuacin, active la casilla de verificacin Guardar contrasea. Esta opcin guarda la contrasea como texto legible, de modo que si la seguridad es ms importante que la comodidad, es posible que no desee utilizar esta opcin.

Subtotales

Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista). Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Despus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros. Si los datos no estn organizados en una lista, o si slo necesita un total, puede utilizar Autosuma Cmo se calculan los subtotales Subtotales Excel calcula los subtotales con una funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.), como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con ms de un tipo de clculo a la vez. Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle (datos de detalle: para subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de resumen. Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la izquierda, a los datos de resumen.) y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de resumen Promedio, la fila Total general mostrar el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Actualizacin automtica Excel actualizar automticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle. Subtotales anidados en lugar de subtotales automticos.

Puede insertar subtotales de grupos ms pequeos en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuacin, los subtotales de cada deporte estn en una lista que ya tiene subtotales para cada regin.

Subtotales exteriores Subtotales anidados Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estn agrupadas. Informes y grficos de resumen Crear informes de resumen Al agregar subtotales a una lista, sta aparecer esquematizada para que pueda ver su estructura. Puede crear un informe de resumen haciendo clic en los smbolos de esquema , y para ocultar los detalles y mostrar solamente los totales.

Presentar los datos del resumen en un grfico Puede crear un grfico que utilice slo los datos visibles de una lista que contenga subtotales. Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada, el grfico tambin se actualiza para mostrar u ocultar los datos.

Insertar subtotalesInsertar subtotales individuales

Columna cuyos subtotales se desea calcular Subtotales

1. Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango. 2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, hara clic en una celda de la columna Deporte, columna B. 3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente . 4. En el men Datos, haga clic en Subtotales. 5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, hara clic en la columna Deporte. 6. En el cuadro Usar funcin, haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales. 7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificacin de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionara la columna Ventas. 8. Si desea un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, active la casilla de verificacin Salto de pgina entre grupos. 9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos. 10. Haga clic en Aceptar.

Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar ms subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales. Sugerencia Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los smbolos de esquema que aparecen junto a los nmeros de fila. Utilice los smbolos y para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales. Insertar subtotales anidados

Subtotales exteriores Subtotales anidados 1. Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango. 2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, despus por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenara el rango primero por la columna Regin y despus por la columna Deporte. Cmo? Para obtener resultados ptimos, el rango que se ordene deber tener rtulos de columna. Haga clic en el rango que desee ordenar. En el men Datos, haga clic en Ordenar. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.

Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Inserte los subtotales exteriores. Cmo? En el men Datos, haga clic en Subtotales. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, hara clic en Regin. En el cuadro Usar funcin, haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificacin correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sera Ventas. Si desea un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, active la casilla de verificacin Salto de pgina entre grupos. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos. 4. Inserte los subtotales anidados. Cmo? En el men Datos, haga clic en Subtotales. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sera Deporte. Seleccione la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones. Desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales.

Repita el paso anterior para ms subtotales anidados, empezando desde los ms exteriores. Insertar una fila Total en una lista Asegrese de que est activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.