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Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento Cláudia Hofart Guzzo @claudiaguzzo

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Cláudia Hofart Guzzo Ciclo de Videoconferencias Latinoamericanas: colaboraciones bibliotecarias AMBAC

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Page 1: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Buenas prácticas de gestión

de proyectos como

estrategia para alcanzar la

innovación en bibliotecas,

centros de información y

conocimientoCláudia Hofart Guzzo

@claudiaguzzo

Page 2: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento
Page 3: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

En esta presentación Que és y como empezar la innovación

El proceso de innovación

Proyectos X Procesos

Proyectos y gestión de proyectos

Metodologias de gestión de proyectos - el PMBoK

¿Cómo y por dónde empezar?

Resumen

Page 4: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Innovación La palabra “innovar” deriva del latín “in+novare”, que

significa “hacer nuevo”, renovar o cambiar.

En el foco administrativo, es relacionado a ter un nuevo

concepto, o muchas veces aplicar las ideas de otras

personas en novedades o de una nueva forma.

La innovación puede ser de varios tipos, desde el

lanzamiento de un nuevo producto o servicio, la mejora de

algo que ya existe o innovación organizacional, que optimiza

la eficiencia de la organización.

Valls (2013) - http://abmeseduca.com/?p=6354

Page 5: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Innovacción

Información

Page 6: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Funil de la innovación(Clark e Wheelwright (1993)

Si no sabes lo que

quiere, no hay como

tener un proyecto de

succeso. Portanto, haga

siempre la pregunta

cierta:

=> Hay que compreender

el problema para dar una

buena solucción!

=> La solución deve ser

el foco del proyecto!

Page 7: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Ya sabes lo que necesitas? Defina entonces

Porque?

Porque hacer el proyecto (history)

O que?

Cómo?

Page 8: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

El proceso de inovación Compartir información antes de tomar decisiones;

Atentar para la implementación, no solamente en las ideas;

Reconocer que proyectos innovadores pueden ser

gestionados de modo distinto que procesos de rutina;

Page 9: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

ProyectoEsfuerzo temporario para crear un producto o

servicio único (PMI, 2013)

Grupo de actividades coordinadas y controladas

con fechas de inicio y término, emprendido para

alcanzar un objetivo de acuerdo a requisitos

específicos, incluyendo limitaciones de tiempo,

costos y recursos (ISO 10006, 2003)

Page 10: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Proyecto Proceso

Las diferencias entre proyecto y

proceso

Un esfuerzo temporal y único.

Un equipo planea y ejecuta el proyecto.

Cara ámbitos que pueden ser desconocidos.

Utiliza un equipo multidisciplinario.

Finaliza con un resultado único y específico.

Ejemplo: Creación de una política de incorporación de eBooks en el acervo de la Biblioteca.

Un esfuerzo continuo, estable, repetible y consistente.

Las personas que realizan las mismas tareas en cada ciclo proceso.

El control de productividad se establece en torno a las metas de producción.

No requiere un equipo multidisciplinario.

Producto estándar

Ejemplo: Rutina de préstamos de los eBooks según la política definida en el proyecto.

Fuente: http://kessia.blogs.unipar.br/files/2009/03/diferencas-em-projeto-e-processos.pdf

Page 11: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Innovación es cambio, y cambio es difícil

Shenhar (2013).

Nivel de

incertidumbre

Tiempo

Page 12: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Gestión de proyectos La gestión de proyectos corresponde ala planificación,

organización, supervisión y control de todos los aspectos de

un proyecto en una búsqueda continua para lograr todas sus

metas (ISO 10006, 2003).

Además de desear el cumplimiento de los objetivos del

proyecto en el tiempo, el costo, el nivel de la tecnología y el

desempeño y uso de los recursos planeados la gestión de

proyectos siempre busca satisfacer o superar las

necesidades y expectativas de los clientes (stakeholders)

(Kerzner, 2011).

Page 13: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Metodologias de Gestión de

proyectos Década de 90 – expansión de las guías de conocimientos

(Body of Knowledges – BoKs) con foco en las buenas

prácticas;

conjuntos de métodos propuestos por los institutos o

asociaciones profesionales de gestión de proyectos;

se estructuran en las habilidades o áreas de conocimiento y

procesos, recomendando sistemáticas de proyectos;

Una sistemática de proyecto puede constar de métodos,

herramientas y plantillas para ayudar a equipo del proyecto

en la planificación y ejecución de proyectos.

Page 14: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

El guia PMBok Project Management Institute – Body of Knwoledge

• 5 grupos de procesos

• 10 Áreas de conocimiento

Page 15: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento
Page 16: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Áreas del conocimiento

Integración

Alcance

Tiempo

Costos

Calidad

Recursos humanos

Comunicaciones

Riesgos

Aquisiciones

Partes interesadas

Las 10 áreas de

conocimento del PMBOK

Page 17: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

El Triángulo de Hierrro

Page 18: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Termo de Início del Proyecto

Page 19: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

http://projetofazendohistoria.blogspot.com.br/

Page 20: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento
Page 21: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Definir alcance Especificación del alcance del proyecto

Definición de las actividades involucradas y las mayores

entregas (marcos - milestones)

División de los milestones y actividades del proyecto en

componentes menores (posibilidad de mejor gerenciamiento)

Estructura Analítica del Proyecto – EAP

(workbreakdow structure – WBS)

Page 22: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

oficinadanet.com.br

Page 23: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Gestión del tiempo Definir las actividades

Ordenar las actividades

Estimar recursos necesarios para cada actividad

Estimar tiempo necesario para cada actividad

Desarrollar el cronograma

Controlar el cronograma

Page 24: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Actividad Fecha Inicial Fecha Final Responsable Predecessor

1. Comprar dominio y servicio hosting 01/02/2013 02/02/2013 Juan

2. Configurar servidor e instalar

software

03/02/2013 05/02/203 José

3. Testes 06/02/2013 12/02/2013 Maria 2

4. Carga de contenidos tipo 1 14/02/2013 28/02/2013 Maria, Ana,

Gloria

3

5. Carga de contenidos tipo 2 02/03/2013 31/03/2013 4

6. Carga de contenidos tipo 3 01/04/2013 14/06/2013 4

7 ! Evento de presentación del

producto

01/03/2013 01/03/2013 4

8 ! Cierre del proyecto 15/06/2013 15/06/2013 6

Page 25: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Gestión de los costos Materiales que necesiten ser comprados;

Contratación de servicios;

Y puesto que tiempo es dinero…

Cantidad de horas de cada profesional involucrado en el proyecto (calcular individualmente para cada actividad)

X

Costo hora de cada profesional (su sueldo mensual / media de horas trabajadas por mes)

= costo de ejecución de las actividades

Page 26: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Suceso en gestión de proyectos

Eficiencia Cronograma, Costos, lucro

Impacto para el cliente

Atención a requisitos, satisfacción del cliente, reconocimiento del marca

Impacto para el equipo

Satisfacción del equipo, desarrollo de capacidades, retención de los miembros

Negocio y suceso directo

Vendas, lucros, flujo caja, calidad del servicio, aprobación reglamentar

Preparación para el futuro

Tecnología nueva, mercado nuevo, nueva competencia, nueva capacidad organizacional

Page 27: Buenas prácticas de gestión de proyectos como estrategia para alcanzar la innovación en bibliotecas, centros de información y conocimiento

Resumen La innovación comienza con información

comprender el problema para dar una buena solución!

Definición del alcance del proyecto

la solución debe ser el foco del proyecto

Cada proyecto requiere niveles distintos de gestión

Lo básico: Triángulo de Hierro

Alcance – Tiempo – Costo Calidad

Indicadores de Suceso

definidos para el proyecto

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Gracias!

[email protected]

br.linkedin.com/in/claudiaguzzo/

@claudiaguzzo