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BIG DATA EN RADIOTERAPIA

AVANZADA GESTION DE FLUJOS

INDICADORES DE RADIOTERAPIA OUTCOMES DE LOS TRATAMIENTOS

GESTION DE IMAGENES GESTION DEL CONTROL DE CALIDAD

BIG DATA

1. INTRODUCCION

2. EL DESAFIO DEL CAMBIO DE PARADIGMA

PAPERLESS

3. SISTEMA DE INFORMACION PAPERLESS =

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

4. GESTION DE FLUJOS

5. INDICADORES DE RTA

6. DEL CONTROL DE CALIDAD

7. GESTION DE IMÁGENESGESTION

8. CONCLUSIONES

1- PANEL DE SOLUCIONES UNICO EN LATAM

• CYBERKNIFE M6- FIM

• TOMOTHERAPY HD

• ELEKTA VMAT

• LIAC (IORT)

• MOSAIQ PAPERLESS

• BIG BORE PET CT

3

1- PANEL DE SOLUCIONES UNICO EN LATAM: EQUIPO

HUMANO DE GRAN COLABORACION Y MOTIVACION

2- 25 SUB-PROYECTOS PARA GO LIVE 2015: EL DESAFIO

DEL CAMBIO DE PARADIGMA PAPERLESS

1 Tomotherapy HD WORK FLOWS

ARQUITECTURA ERGONOMETRICA

INTERFACES CON SICI

2015: PET-CT big bore

RADIOTERAPIA 1 Acelerador

VMAT

IORT /HDR

- CENTRO PAPER LESS MOSAIQ 50 LICENCIAS

- CONECTIVIDAD ESI HL7 HIS: SICI Y RCC

3 XIO 3 MONACO 15 MONACO SIM

2 TOMO PLAN

4 CYBER MULTIPLAN

Neuro-Radiocirugía

1 CYBERKNIFE M6- FIM

2- PROBLEMATICA DE MANAGEMENT EN RADIOTERAPIA EN GENERAL

• Se compran equipos y no soluciones de gestion

• Importancia de los factores de ORGANIZACION y de recursos humanos en los accidentes en RT

– Una AGREGACION de malas practicas, fallos de control, formacion insuficiente, equipos INSTABLES y contextos FRAGILES

• Deficit en RRHH y gestion de crisis hacen muy DIFICILES la anticipacion y la lucidez

– INADECUACION de los recursos multidisciplinarios a las necesidades de la practica de RT

– GRAVES problemas de comunicacion

• Aun bien conocidas, RARA vez estan la formalizadas las etapas de preparacion y réalisacion de los tratamientos

– Como MEJORAR sin formalizar/DOCUMENTAR/analizar? Equipos SIN DEDICACION EXCLUSIVA Y con poca cohesion

• Acceso ALEATORIO y LIMITADO a la informacion sobre el paciente 6

MANAGING THE CHANGE= NEW STREAMLINED ORGANIZATION

1. NUEVA AGENDA DE MEDICOS RADIOTERAPEUTAS A DEDICACION EXCLUSIVA QUE

PERMITE CONTROLAR

1. FLUJO DE PACIENTES

2. CALIDAD DE APLICACIÓN DE LOS PROTOCOLOS DE PET CT

3. CALIDAD DE LOS CONTORNEOS

4. CALIDAD DE FIRMA DE LOS PLANES DE TRATAMIENTO

5. TODAS LAS ETAPAS BAJO CONTROL DE TAREAS

6. TODAS LAS TAREAS GESTIONADAS EN MOSAIQ QCL

2. NUEVA DESCRIPCION DE PUESTOS DE CADA PERFIL DE PERSONAL

1. TECNOLOGOS

2. FISICOS MEDICOS

3. EJECUTIVOS DE RECEPCION

4. AUXILAIRES DE ENFERMERIA

2- EL DESAFIO DEL CAMBIO DE PARADIGMA PAPERLESS: REORGANIZACION EFICIENTE


3. DOCUMENTACION DE TODOS LOS PROCEDIMEINTOS SOP (STANDARD OPERATION

PROCEDURES) DE TODAS LAS ETAPAS DEL TRATAMIENTO PARA CADA TECNICA

1. CONSULTACION

2. PLANIFICACION PET CT

3. CONTOURING

4. PRESCRIPCION

5. CALCULO DE DOSIMETRIA

6. REVISION DE PLANES DE TRATAMIENTO

7. SETUP E IGRT DEL PACIENTE

8. EVALUACION FIN DE TRATAMIENTO

9. ESQUEMAS DE SEGUIMIENTO

10.OPTIMIZACION DEL USO DE LOS RECURSOS (EQUIPOS TM, FISICOS,

EJECUTIVOS, AUXILIARES ETC..}

11.CONTROL DE LA CALIDAD DE LOS DELIVERY QA

12.CONTROL DE LA CALIDAD DE LOS ACELERADORES



4. 100% PAPERLESS DESDE EL DIA 1 SIGNIFICA:

1. INTERFACES CON SISTEMAS EXTERNOS A RT OPERACIONALES Y OPTIMIZADOS

ESI HL7:

ADT (IN AND OUT)

SIU (AGENDAS IN AND OUT)

DOC EXPORT (COMITE REQUESTS)

DOC IMPORT (COMITE RESULTS)

2. CONSTRUIR/INTEGRAR MODELO DE NOMENCLATURA DE PROCEDIMIENTOS

3. CAPTURA AUTOMATIZADA DE CARGOS PARA FACTURACION

5. ORGANIZAR RECEPCION DE RADIOTERAPIA COMO CENTRO DE GESTION:

1. CITAS EN ONDA

2. ESCANEO CENTRALIZADO DE DOCUMENTACION

3. MODELOS DE CARTAS/EPICRISIS


3- SISTEMA DE INFORMACION

PAPERLESS=SISTEMA DE GESTION DE

LA CALIDAD

• Puesto que la red paperless implica: – OBLIGACION de FORMALIZACION de TODOS los procedimientos relativos a la

preparacion y realizacion de los tratamientos

– OBLIGACION de FORMALIZACION de LAS RESPONSABILIDADES de los diferentes actores/ tareas delegadas

– Organizacion de la VALIDACION de las etapas de preparacion y realizacion de los tratamientos

– ELABORACION de las analisis de los riesgos en la practica de la RT

– OBLIGACION de FORMALIZACION de las Modalidades de REGISTRO y eventos anomalos

• PAPERLESS=SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD POR DEFINICION

10

Meta del sistema de gestión de la

calidad: Prevenir y gestionar los

incidentes

Estos son los eventos

« precursores »

las anomalías que provocan incidentes son

generalmente detectados durante hechos

anteriores, alguna vez sin gravedad

3- SISTEMA DE INFORMACION PAPAERLESS=SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

4- GESTION DE FLUJOS : WORKFLOW

• Tramite el uso de MOSAIQ QCL se genera una organizacion eficiente: – Definicion y actualizacion continua de las tareas de cada

etapa del trabajo (grupos responsables, delegaciones)

– Validacion de cada etapa

– Management de proximidad: el proyecto esta en constante crecimiento

– Evaluacion y seguimiento de performancias

– Formacion continua y necesidades de ampliacion de horizontes

– supervision del workflow: • CREX (Comite de Retorno de Experiencias) para aprender de

los errores

• Proponer acciones correctivas concretas

12

13

LA CADENA DE PRODUCCION EN RTA

REALIZACIÓN AUTOMATIZADADE LA AGENDA EN MOSAIQ PARA TODOS LOS PACIENTES

VISTA DE LAS AGENDAS PERSONALIZADAS EN MOSAIQ POR SITIOS: TASAS DE OCUPACION, TIEMPOS DE TRATAMIENTO/TIEMPOS DE QA

AUTOMATIZACION DE LA ENTREGA DE

TRATAMIENTO VIA MOSAIQ

ESI+ IQ SCRIPT

MICRO-

MANAGEMENT

QUE SE PUEDE MEJORAR? SCRIPTS PARA

AUTOMATIZAR INICIO DOSIMETRIA- FIRMAS

5- INDICADORES DE RTA

• Como podemos analizar las actividades para mejorar: – La calidad de los procesos

– Identificar y resolver los problemas de eficiencia

– Return on investment

– Aplicar nuevas reglas de negocio

– Seguir adaptando al cambio

• YOU CANNOT IMPROVE WHAT YOU CANNOT MEASURE

• TODO DEOENDE DE A CALIDAD DE LA INFORMACION ENTRADA

18

FALP: CASES BY TRACKING 2016-2017

54

14 19

27

5 7

126

42,86

11,11 15,08

21,43

3,97 5,56

0

20

40

60

80

100

120

140

SKULL SPINE FIDUCIAL SYNCHRONYFIDUCIAL

LUNG 1-VIEW TOTAL

5- INDICADORES DE RTA: OUTCOMES?

1. Invertir no solamente en comprar nuevas maquinas

2. entender con mas profundidad outcomes de tratamientos en terminos de flujos/eficiencia/logica

3. Benchmarking con otros centros

4. Comparacion con referencias clinicas/best practise (toxicidades, sobrevida, etc…)

20

Lievens Y. The Breast 2010

hypofractionation, breast resource costs

21

5- INDICADORES DE RTA: BENCHMARKING?

ADVANCED RADIOTHERAPY

Cancer Institute Fundación Arturo López Pérez

FALP Case study Agosto 2017

Données cliniques CPS : production mensuelle, toxicité aigues

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

18000

Series1

Total : 182 000

Dermite radique maximale par médecin localisation X, durée Y, RT normofractionnée

nbre patient traitées gr 0 gr 1 gr 2 gr 3

médecin 1 X 6% 67% 28% 0% médecin 2 X 11% 68% 21% 0% médecin 3 X 11% 60% 28% 0% médecin 4 X 33% 33% 33% 0% médecin 5 X 7% 61% 32% 0% médecin 6 X 7% 44% 46% 4% médecin 7 X 12% 60% 26% 2% médecin 8 X 4% 44% 44% 8% médecin 9 X 7% 59% 31% 3% médecin 10 X 7% 65% 26% 1% Total X 8% 58% 32% 2%

Temps de travail requis : 20 min

5- INDICADORES DE RTA

• YOU CANNOT IMPROVE WHAT YOU CANNOT MEASURE

27

• Ni errores aleatorios (puesta del paciente, reproductibilidad entre fracciones)

• Ni errores sistemáticos (TPS, equipo mal calibrado, contención defectuosa)

• Controles de calidad de:

– aceleradores

– De sistemas de imagen (RX, PET, CT)

– Específicos por paciente

– Equipos de medicion

6- GESTION DEL CONTROL DE CALIDAD

IMPLEMENTACION FALP: SQL DB MYQA (IBA)

MANTENER DATOS DE QA DE TODAS

LAS MAQUINAS

Y DQA PACIENTES

AUDITORIA EXTERNA Y CERTIFICACION FALP: EQUAL ESTRO

• UN TEST POR CONO

• TEST PREVIOS CON CC01

• IMPRESCINDIBLE

• QUE ALMACENAR?

• DOSIMETRIAS

• CBCT

• TOMOSCANS

• ONCOLOGY PACS?

• INFORMES DE TENDENCIAS DE DESPLAZAMIENTOS

• NO HAY RECOMENDACIONES CLARAS

• NI FORMATOS DE ALMACENAMIENTO CUYA DURACION ES SEGURA

7- GESTION DE IMAGENES

8- CONCLUSIONES

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1. Mejores decisiones de negocio

2. Mejores decisiones de clinicas

3. Posibilidades de crecimiento

4. Mejor cordinacion entre servicios

5. Aprender mas de nuestra propria experiencia

6. Reducir cuellos de botellas

7. Optimizar recursos

8. Mantener el control de calidad

9. Ver reflejadas las decisiones tomadas

10.Gastar el dinero donde importa

SI SE ENTRAN DATOS VALIDOS

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