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Bases Administrativas
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21-12-2018
Bases Administrativas SAME: Servicio de administración de
multicanchas y estadio
Dirección de Relaciones Estudiantiles CAMPUS CASA CENTRAL VALPARAÍSO, UNIVERSIDAD TÉCNICA FEDERICO SANTA MARÍA
Bases Administrativas
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Contenido 1. Bases Generales ..................................................................................................................... 6
1.1. Antecedentes y disposiciones generales de la licitación .................................................. 6
1.1.1. Aspectos generales ................................................................................................. 6
1.2. Identificación del demandante ....................................................................................... 6
1.3. Datos de contacto para la licitación ................................................................................ 6
1.4. Antecedentes administrativos ........................................................................................ 6
1.5. Objetivo y alcance de la licitación ................................................................................... 7
1.6. Normas generales ........................................................................................................... 8
1.7. Cumplimiento de plazos del calendario de licitación ....................................................... 8
1.8. Modificación de las Bases ............................................................................................... 9
1.9. Modalidad del servicio .................................................................................................... 9
1.10. Confidencialidad ......................................................................................................... 9
1.11. Antecedentes de la Unidad a licitar ........................................................................... 10
1.11.1. Nombre ................................................................................................................ 10
1.11.2. Servicios prestados .............................................................................................. 10
1.11.3. Usuarios ................................................................................................................ 11
2. Requisitos y antecedentes de los proponentes ..................................................................... 11
2.1. Requisitos y antecedentes ............................................................................................ 11
2.1.1. Requisitos ............................................................................................................. 12
2.1.2. Antecedentes ........................................................................................................ 12
2.1.3. Calificación del oferente........................................................................................ 12
2.1.4. Garantía de seriedad de la oferta .......................................................................... 13
2.2. Financiamiento de la preparación de la oferta .............................................................. 13
3. Proceso de licitación............................................................................................................. 13
3.1. Retiro de Bases e inscripción en proceso de licitación ................................................... 13
3.2. Visita a Terreno ............................................................................................................ 14
3.3. Recepción consultas ..................................................................................................... 14
3.4. Entrega de respuestas .................................................................................................. 14
3.5. Aclaración de las Bases de licitación .............................................................................. 14
3.6. Presentación propuesta ................................................................................................ 15
3.6.1. Sobre 1 ................................................................................................................. 15
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3.6.2. Sobre 2 ................................................................................................................. 16
3.7. Recepción de las propuestas ......................................................................................... 16
3.8. Apertura de las ofertas y revisión de la documentación ................................................ 16
3.9. Validez de la oferta ....................................................................................................... 16
3.10. Evaluación y preselección de ofertas ......................................................................... 17
3.11. Rechazo de ofertas ................................................................................................... 17
3.12. Selección y notificación a los Proponentes ................................................................ 17
3.12.1. Selección de Proponentes ..................................................................................... 17
3.12.2. Notificación a los proponentes no adjudicados ..................................................... 17
3.12.3. Devolución de documentación .............................................................................. 18
3.13. De la fiscalización ...................................................................................................... 18
4. Contenidos básicos de las propuestas .................................................................................. 18
4.1. Propuesta técnica ......................................................................................................... 18
4.1.1. Objetivos de la administración .............................................................................. 18
4.1.2. Plan de trabajo anual ............................................................................................ 18
4.1.3. Políticas del recinto ............................................................................................... 19
4.1.4. Descripción de cargos y funciones ......................................................................... 19
4.1.5. Políticas de equipo ................................................................................................ 19
4.2. Propuesta económica ................................................................................................... 20
4.2.1. Estructura de costos.............................................................................................. 20
5. Disposiciones de la adjudicación........................................................................................... 21
5.1. Tipo de servicio............................................................................................................. 21
5.2. Celebración de la adjudicación ...................................................................................... 22
5.3. Documentación integrante de la adjudicación .............................................................. 22
5.4. Precio de la oferta y forma de pago .............................................................................. 22
5.4.1. Valor oferta........................................................................................................... 22
5.4.2. Valor del servicio................................................................................................... 22
5.4.3. Forma de pago ...................................................................................................... 23
5.5. Termino anticipado de la adjudicación .......................................................................... 24
5.6. Condiciones generales a cumplir por Los Estudiantes .................................................... 25
5.6.1. Equipo que emplee ............................................................................................... 25
5.7. Facilidades ofrecidas por La Universidad ....................................................................... 25
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5.8. Aceptación de Bases ..................................................................................................... 25
5.9. Vigencia y duración de la adjudicación .......................................................................... 25
6. Deberes de la Administración ............................................................................................... 26
6.1. Cumplimiento de horario .............................................................................................. 26
6.2. Periodo de operación ................................................................................................... 26
6.3. Presencia de Los Estudiantes ........................................................................................ 26
6.4. Estado de los equipos ................................................................................................... 27
6.5. Aseo y orden ................................................................................................................ 27
6.6. Mantención de ficheros ................................................................................................ 27
6.7. Con Los Estudiantes ...................................................................................................... 27
6.8. Horas promedio de ayudantía ....................................................................................... 28
6.9. Existencia de inventario ................................................................................................ 28
6.10. Manejo de dinero ..................................................................................................... 29
6.11. Registro de usuarios y actividades ............................................................................. 29
6.12. Mantención de estadísticas de operación ................................................................. 29
6.13. Objetos perdidos ...................................................................................................... 30
6.14. Promoción interna .................................................................................................... 30
6.15. Bitácora .................................................................................................................... 30
6.16. Libro de reclamos y sugerencias ................................................................................ 30
6.17. Informes bimensuales ............................................................................................... 31
6.17.1. Reporte mensual de actividades............................................................................ 31
6.17.2. Planificación de operaciones ................................................................................. 31
6.17.3. Recursos humanos ................................................................................................ 31
6.17.4. Estructura de costos.............................................................................................. 32
6.17.5. Estadísticas del recinto .......................................................................................... 33
6.17.6. Inventario mensual del recinto .............................................................................. 33
6.17.7. Sugerencias, comentarios o solicitudes propuestas a La D.RR.EE y DEFIDER. ......... 33
6.18. Informe consolidado anual........................................................................................ 33
6.19. Mantención e información ........................................................................................ 33
6.20. Traspaso de la administración ................................................................................... 33
6.20.1. Inventario actualizado del recinto ......................................................................... 34
6.20.2. Registros, procedimientos e información oficial generada en el período anterior .. 34
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6.20.3. Compromisos de corto y mediano plazo tomados por la administración ............... 34
7. Anexos ................................................................................................................................. 35
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1. Bases Generales
1.1. Antecedentes y disposiciones generales de la licitación
1.1.1. Aspectos generales
Las presentes Bases de Licitación contienen las disposiciones generales que regirán las
relaciones de la Universidad Técnica Federico Santa María a través de la Dirección de Relaciones
estudiantiles y Dirección de Educación Física, Deporte y Recreación, en adelante “La Universidad”,
“La D.RR.EE.” y “DEFIDER”, con el grupo de estudiantes, en adelante “Los Estudiantes”, durante el
proceso llamado a propuesta, presentación de las ofertas, su apertura, selección de proponentes,
la adjudicación, la ejecución, el pago y todas las materias relacionadas con ésta Licitación.
Las ofertas de Los Estudiantes serán calificadas en una única instancia por La Universidad, quien
será responsable de la evaluación, selección y adjudicación de la propuesta.
Para que una propuesta se considere válida, ésta deberá cumplir con las disposiciones de las
presentes Bases. La presentación de una propuesta, implica para Los Estudiantes la aceptación de
las presentes bases, a las cuales se someten desde ya, renunciando a impugnarlas y/u objetarlas.
1.2. Identificación del demandante
Razón Social : Universidad Técnica Federico Santa María
Unidad Administrativa : Dirección de Relaciones Estudiantiles
RUT : 81.668.700-4
Domicilio : Avenida España 1680, Valparaíso
1.3. Datos de contacto para la licitación
Correo Electrónico : [email protected]
1.4. Antecedentes administrativos
Nombre de licitación : SAME: Servicio de Administración Multicanchas y Estadio,
Campus Casa Central Valparaíso.
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Descripción : Servicio de administración de instalaciones asociadas a
multicanchas y estadio del Campus Casa Central UTFSM, sean
la Cancha 5x5, Cancha 7x7, Cancha de Tenis, Cancha de
Squash y Estadio.
Deberá velar por la correcta mantención y empleo de las
instalaciones, equipos e implementos deportivos existentes
en el lugar, así como proporcionar adecuadas condiciones de
uso a sus beneficiarios, sean Estudiantes o Funcionarios de La
Universidad.
Del mismo modo, deberá velar por la seguridad e integridad
física de sus usuarios, previniendo cualquier situación o
conducta de riesgo.
Ubicación : Torre central ubicada en galería Estadio.
Tipo de convocatoria : Licitación privada.
Participantes : Durante el período de desarrollo de la Licitación (Primer
semestre 2019) el estudiante debe ser de pregrado diurno
UTFSM con matrícula vigente, pertenecer a cualquier carrera
impartida en el Campus Casa Central Valparaíso y deberá
tener un mínimo de 3 asignaturas inscritas en dicho período
académico.
Al momento de la postulación los estudiantes deben tener
como mínimo una prioridad académica de 4.700.
Vía postulación : www.rree.usm.cl
Moneda : Pesos Chilenos.
1.5. Objetivo y alcance de la licitación
La Universidad a través de La D.RR.EE., por medio de estas bases, ofrece la concesión del Servicio
Administración Multicancha y Estadio, en adelante SAME, siendo la presente Licitación de tipo
privada.
Esta licitación y en particular los recursos otorgados a través de ella, hacen referencia exclusiva
a cubrir los gastos asociados al pago de beca de ayudantía al equipo administrativo. Los cuales
deberán ser informados claramente en la oferta del proponente, tanto en su composición como
montos asociados.
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Corresponderá a La Universidad, a través de DEFIDER, la provisión de todos aquellos recursos
asociados directamente a la operación del recinto (revistas, periódicos, mantención de
infraestructura, artículos de oficina, insumos de aseo, etc.).
Sin prejuicio de lo anterior, se entrega libertad a los proponentes de integrar en sus ofertas,
tanto técnicas como económicas, nuevas alternativas de gestión y/o mejoras a ser implementadas
en el recinto, las cuales podrán ser de cargo a la administración (si así correspondiese o lo decidiese)
o evaluadas en su factibilidad y viabilidad de financiamiento por parte de La Universidad.
En función de lo anterior, toda propuesta deberá explicar claramente sus costos asociados,
periodo en que se realizarán los desembolsos y fuentes de financiamiento.
1.6. Normas generales
Ésta licitación y la ejecución de su objeto, se regirán por los siguientes documentos:
Bases generales
Las aclaraciones derivadas del procedimiento de consultas estipulado en las Bases
Generales. Estas aclaraciones se consideran parte integrante de las Bases.
Oferta Técnica y Económica (Estructura de costos).
Informe de adjudicación de propuesta.
Otros antecedentes documentados que proporcione La Universidad.
Garantías de seriedad de la oferta.
Todos los documentos arriba mencionados formarán un todo integrado que se complementan
recíprocamente, en forma tal que se considerará parte del compromiso adquirido cualquier
obligación y/u obra, que aparezca en uno de los documentos señalados.
1.7. Cumplimiento de plazos del calendario de licitación
Tabla 1-1 Calendario de licitación
Actividad Fecha Hora
Comienzo licitación 21 de Diciembre 2018 12:00
Visita a terreno 26-28 de Diciembre 2018 Hasta las 17:00
Recepción consultas 28 de Diciembre 2018 Hasta las 17:00
Respuestas a consultas 3 de Enero 2019 Desde las 12:00
Presentación y apertura de propuestas 10 de Enero 2019 12:00
Adjudicación 15 de Enero 2019 12:00
Capacitación 25-28 de Febrero 2019 Horario por definir
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Entrega de instalaciones y concesión 28 de Febrero 2019 9:00
Comienzo oficial de nueva administración 01 de Marzo 2019 8:00
Los plazos que se establecen en éstas Bases, para las distintas etapas del proceso de
presentación de propuestas y selección, son inamovibles, y el no cumplimiento de los mismos por
algún participante podrá implicar su exclusión del proceso a partir de esa fecha.
Estos plazos sólo podrán ser modificados por decisión de La Universidad, en cuyo caso, tal
decisión será comunicada por escrito a todos Los Estudiantes participantes a través del portal
www.rree.usm.cl .
1.8. Modificación de las Bases
La Universidad podrá modificar, oportunamente, los requerimientos de la Licitación,
informando por escrito de ello a todos Los Estudiantes participantes a través del portal
www.rree.usm.cl .
Dependiendo de la magnitud, importancia y oportunidad de las modificaciones señaladas, La
Universidad podrá postergar la fecha indicada para la presentación y apertura de las propuestas, lo
que se comunicará oportunamente a través del portal antes mencionado.
1.9. Modalidad del servicio
La modalidad del servicio será la de administración directa.
1.10. Confidencialidad
Los grupos de estudiantes interesados en participar y el que se adjudique el SAME, tanto como
coordinadores y equipo directo, deberán guardar absoluta confidencialidad sobre los antecedentes
reservados o no, que de La Universidad conozcan durante el desarrollo de la licitación, y de los
resultados e informes parciales que se obtengan.
La divulgación, por cualquier medio, de la totalidad o parte de la información, dará lugar a La
Universidad a entablar acciones que estime convenientes contra el o los grupos de Estudiantes, los
cuales se hacen solidariamente responsables de las acciones tanto de sus coordinadores o
representantes como del equipo directo o indirecto.
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1.11. Antecedentes de la Unidad a licitar
1.11.1. Nombre
Servicio de Administración de Multicancha y Estadio, Campus Casa Central Valparaíso.
1.11.2. Servicios prestados 1
La UTFSM pone a disposición de la Comunidad Universitaria múltiples recintos de carácter
deportivo, dentro de los cuales se incluyen aquellos administrados directamente por SAME. En ellos
se realizan actividades académicas (cursos de pre-grado dictados por DEFIDER con carácter
obligatorio), deportivas (entrenamientos de ramas deportivas y competencias) y recreativas (uso
libre por Estudiantes y/o funcionarios, actividades de proyectos concursables para Estudiantes,
entre otros).
El SAME se dedica a la coordinación de actividades realizadas en las Multicanchas y Estadio USM,
así como verificar y asegurar el buen estado y uso de estos recintos. Entre sus responsabilidades se
encuentran el préstamo de canchas y equipos deportivos, apertura de recintos en horarios
comprometidos, encendido de luces, control de labores de aseo y mantención de recintos, entre
otras.
Cuenta con las siguientes instalaciones que son responsabilidad de su Administración:
Cancha 5x5.
Cancha 7x7.
Cancha de Tenis.
Cancha de Squash.
Estadio UTFSM y dependencias asociadas (cancha de estadio, pista atlética, foso y juegos,
camarines, galería, caseta de administración, etc.).
Cuenta con supervisión directa de DEFIDER, siendo el Departamento responsable de:
Dotación de Profesionales Deportivos (Profesores y/o entrenadores) para actividades
dictadas por DEFIDER.
Provisión de infraestructura, equipos, materiales e insumos asociados a las operaciones
directas del recinto (no incluye costos directos de administración, los cuales son de cargo
de esta última).
1 Mayores antecedentes del recinto deberán ser solicitados en las instancias dispuestas para ello en la presente licitación. Fase de consulta y vista a terreno.
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Provisión de material para el funcionamiento normal de la administración (Artículos de
oficina, té, café, etc.).
Planificación de actividades deportivas: clases y disciplinas a impartir, horarios, usuarios,
recursos requeridos, etc. Esto deberá ser informado oportunamente a la administración del
recinto, quien será responsable de implementar las acciones administrativas necesarias
para el cumplimiento de dicha planificación.
Fiscalización periódica de actividades deportivas llevadas a cabo en el recinto, velando por
la integridad física de sus practicantes y disponibilidad de infraestructura adecuada para su
realización.
Informar a D.RR.EE. ante irregularidades administrativas detectadas en el recinto
(incumplimiento de condiciones de adjudicación).
1.11.3. Usuarios
SAME cuenta con 4 tipos de usuarios:
Estudiantes USM con matrícula vigente.
Estudiantes de intercambio en la USM.
Funcionarios y Profesores de La Universidad.
Ramas deportivas y Grupos especiales. Realizadores de actividades y eventos
extraordinarios en el recinto (previa solicitud de instalaciones a DEFIDER y aceptación de las
condiciones de uso impuestas por éste).
Para cada uno de estos grupos se deberán prestar las dependencias y equipamiento adecuado
para la realización de actividades físicas y/o recreativas en un ambiente grato, seguro y confortable.
Del mismo modo, cada uno deberá respetar las condiciones de uso establecidas de manera
conjunta por la Administración del recinto y La DEFIDER.
2. Requisitos y antecedentes de los proponentes
2.1. Requisitos y antecedentes
El grupo proponente deberá estar conformado por Estudiantes de pregrado diurno con
matricula vigente en el Campus Casa Central Valparaíso de La Universidad, Durante el período de
desarrollo de la Licitación (Primer semestre 2019) el estudiante debe ser de pregrado diurno UTFSM
con matrícula vigente, pertenecer a cualquier carrera impartida en el Campus Casa Central
Valparaíso y deberá tener un mínimo de 3 asignaturas inscritas en dicho período académico.
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Tendrán menor preferencia los Estudiantes memoristas, Estudiantes de primer y último año de
carrera.
Dentro de la oferta se deberá incluir un garante con el objetivo de continuar la administración
en caso que él o los Coordinadores o Representantes sean removidos de su cargo por parte de La
Universidad, para todos los pasajes que existan dentro de éstas Bases el garante deberá cumplir con
los mismos requisitos que se exigen al Coordinador o Representante.
En relación al Primer y Segundo semestre 2019, los participantes deberán contar como mínimo
con situación de Estudiante Regular (matricula vigente), no pudiendo tener calidad de memorista.
El Administrador o Coordinador general del recinto no podrá tener calidad de memorista mientras
dure su gestión.
Además, se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
2.1.1. Requisitos
Estudiante pregrado diurno del Campus Casa Central Valparaíso.
Matricula vigente en 2019 primer semestre.
Al menor 3 ramos inscritos en 2019 primer semestre
Prioridad académica:
o 4.700 para los coordinadores.
o 4.100 para el equipo.
2.1.2. Antecedentes
Los proponentes deberán presentar antecedentes en copias simples con el nombre de él o los
coordinadores o representantes, y sus facultades adjuntando además los datos del garante, y otros
antecedentes relevantes como los que se detallan a continuación:
Nombre del Coordinador o Representante.
RUT del Coordinador o Representante.
Domicilio del Coordinador o Representante.
Correo electrónico y teléfono del Coordinador o Representante.
Nombre Garante.
RUT del Garante.
Domicilio del Garante.
Correo electrónico y teléfono del Garante.
2.1.3. Calificación del oferente
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El grupo de Estudiantes deberá ser completamente capaz de poder desarrollar las tareas
que le sean especificadas. Durante el proceso de calificación La Universidad tomará en cuenta la
cantidad de Estudiantes que integrarán el grupo, la forma en que estos serán seleccionados
(otorgando una mayor valoración a aquellas que prefieran Estudiantes que no se encuentren ni en
primer ni último año y que posean un bien rendimiento académico), la estructura de costo que éste
presente y otros.
2.1.4. Garantía de seriedad de la oferta
Las Propuestas de los grupos participantes deberán venir acompañadas por un monto en
efectivo expresado en pesos o por un cheque cruzado y nominativo a nombre de La Universidad,
equivalente a veinte vales de almuerzo (Valor estudiante). En su glosa deberá decir: “Para garantizar
la seriedad de la oferta en licitación privada”.
La Universidad devolverá ésta garantía a los proponentes no favorecidos una vez adjudicada
la licitación. En el caso del proponente adjudicado, ésta garantía le será devuelta dentro de los 15
días hábiles siguientes a la adjudicación de la propuesta.
Ésta garantía se hará efectiva en cualquiera de los siguientes casos:
Si el Proponente desiste de su oferta.
Si el Proponente seleccionado no concurriese a la adjudicación de la licitación.
Si el Proponente no entregase los antecedentes solicitados por La Universidad como
complementación o aclaración de su oferta.
2.2. Financiamiento de la preparación de la oferta
Los costos derivados de la formulación de la oferta en que incurra el Proponente serán de
su cargo, no dando origen a indemnización alguna en caso de no aceptarse su oferta.
3. Proceso de licitación
3.1. Retiro de Bases e inscripción en proceso de licitación
Los grupos de Estudiantes interesados en participar, podrán inscribirse y retirar Las Bases de
licitación a partir del día 21 de diciembre 2018 en el portal www.rree.usm.cl .
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3.2. Visita a Terreno
Cada grupo de Estudiantes interesados en participar en la presente licitación, tendrá
derecho a efectuar una única visita a terreno a las dependencias del recinto. En dicha instancia podrá
interiorizarse de sus condiciones generales de operación y verificar visualmente el estado de las
instalaciones.
Para ello, deberá concretar una cita con la Sr. Pablo Núñez, correo electrónico
[email protected], fono 32-2654089, dentro del plazo estipulado para ello en las presentes Bases
Administrativas (Ver sección 1.7).
3.3. Recepción consultas
Todas las consultas, tanto de carácter técnico como administrativo, que los Proponentes
deseen formular con relación a la materia de ésta licitación, deberán ser enviadas al correo
electrónico [email protected] en el periodo que se estipula para tal efecto en la sección 1.7
de las presentes Bases Administrativas.
De dicho correo electrónico deberá identificarse bajo el asunto: Consulta licitación SAME.
3.4. Entrega de respuestas
La Universidad procederá a analizar y responder la(s) consulta(s) formulada(s). Estas
respuestas serán enviadas por mail en la fecha y horas estipuladas para ello en la sección 1.7 de las
presentes Bases.
En éste comunicado, se citará cada consulta formulada, sin hacer mención al participante
que la haya hecho, y luego la respuesta respectiva.
3.5. Aclaración de las Bases de licitación
La Universidad podrá efectuar aclaraciones a las Bases de licitación, para precisar el alcance,
complementar o interpretar algún elemento de su contenido que, a su juicio, no haya quedado
suficientemente claro, y dificulte la obtención de buenas ofertas. Estas aclaraciones se informarán
a los grupos de Estudiantes interesados en presentar oferta, en la misma forma que las respuestas
en el portal www.rree.usm.cl .
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3.6. Presentación propuesta
Las propuestas deberán ser presentadas en 2 sobres cerrados dirigidos a La D.RR.EE.
indicando en su exterior el tipo de licitación a la cual postula, agregando Propuesta.
3.6.1. Sobre 1
El sobre 1 deberá contener los siguientes documentos en versión original:
Propuesta Técnica.
Propuesta Económica.
Carta de identificación propuesta: De acuerdo a formato adjunto en anexo 1, se deberá
identificar claramente el nombre de la licitación a la cual se postula, además de los datos de
identificación de él o los Representantes o Coordinadores del Proponente, así como el
monto total bruto expresado en pesos de la oferta. Esta carta debe venir firmada por él o
los Representantes o Coordinadores y debe incluir la garantía de seriedad de la oferta.
Declaración jurada simple: Conforme a formato adjunto en anexo 2, los Representantes de
la propuesta informarán lo siguiente:
o Haber estudiado y dar por conocidos y aceptados todos los antecedentes y
verificado las especificaciones técnicas y otros documentos técnicos necesarios
para la postulación.
o Haber considerado para la oferta económica todos los gastos necesarios para el
servicio, de acuerdo a las condiciones y requisitos estipulados en las Bases y demás
documentos incluidos en la licitación.
o Haber visitado el terreno e instalaciones y conocer las características que incidan
directamente en la ejecución de los trabajos.
o Estar conforme con las condiciones generales de Las Bases.
o Aceptar la decisión que La Universidad determine sobre la selección de
Proponentes, incluyéndose la posibilidad de dejar sin efecto ésta antes de
adjudicación formal de licitación.
Cada Representante debe efectuar una declaración individual, la cual debe venir por
separado y firmada por el Representante respectivo.
Curriculum Vitae: Se deberá adjuntar el nombre, carrera y curriculum vitae del Coordinador
responsable o Representante por parte del grupo de Estudiantes. Además de incluir el
horario de funcionamiento y lugar de trabajo que éste tendrá.
Antecedentes Base de la propuesta: El Proponente devolverá formado todos los
documentos que conformaron los antecedentes de la presente propuesta.
Declaración visita a terreno: Ver formato adjunto anexo 3. Ésta deberá ser presentada al
encargado de efectuar la visita a terreno, Sra. Paulina Pereda, al momento de su realización,
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quien será responsable de completar los antecedentes en ella solicitados. El original
quedará en poder de los Proponentes para ser adjuntado posteriormente a su propuesta.
3.6.2. Sobre 2
El sobre 2 deberá contener una copia de toda la información incluida en el sobre n°1.
3.7. Recepción de las propuestas
Las propuestas de los grupos participantes se recibirán en la oficina del Sr. Ignacio Araya en
la D.RR.EE. en la fecha y hora que se estipula para ello en la sección 1.7 de las presentes Bases. No
será considerada ninguna oferta que se reciba fuera del día, lugar y hora señalados.
La oferta deberá ser firmada por el o los Representantes o Coordinadores del grupo
Proponente.
3.8. Apertura de las ofertas y revisión de la documentación
La recepción de ofertas se hará efectiva en la fecha y hora señalada en la sección 1.7 de las
presentes Bases, en la oficina del Sr. Ignacio Araya en la D.RR.EE., verificando que las ofertas
contengan los documentos solicitados. En éste acto solo se informará el nombre de los oferentes.
La Universidad se reserva el derecho de admitir ofertas que presenten defectos de forma,
omisión o errores menores, siempre que éstos no alteren el tratamiento igualitario a todos los
Proponentes y que no se refieran a aspectos esenciales o no afecten la correcta evaluación de las
propuestas.
3.9. Validez de la oferta
Las propuestas de los Proponentes no favorecidos seguirán vigentes por el plazo estipulado
en la Sección 5.2. aun cuando se haya enviado la comunicación al Proponente elegido. La
retractación imprevista se considerará como falta de seriedad del Proponente y La Universidad hará
efectiva la garantía señalada (garantía de seriedad de la oferta).
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3.10. Evaluación y preselección de ofertas
Un comité analizará las ofertas recibidas, seleccionando la oferta más conveniente desde el
punto de vista de La Universidad.
Será responsabilidad de Los Estudiantes haber proporcionado toda la información que
permita a éste comité efectuar la evaluación de sus ofertas de acuerdo a los criterios definidos.
De considerarlo necesario, éste comité podrá solicitar por escrito precisiones a algún
Proponente, sobre aspectos de su propuesta que no resulten suficientemente claros, en cuyo caso
tanto las aclaraciones solicitadas como las respuestas pasarán a formar parte integrante de los
antecedentes de la licitación en caso de serle adjudicado.
3.11. Rechazo de ofertas
El comité se reserva el derecho de rechazar total o parcialmente cualquier oferta e incluso
rechazarlas todas, si a la luz de la revisión efectuada no se satisfacen los requerimientos planteados,
o se considera inconveniente para los intereses de La Universidad continuar adelante con el proceso
de selección o no se ajusta sustancialmente a las Bases.
3.12. Selección y notificación a los Proponentes
3.12.1. Selección de Proponentes
Una vez que se haya seleccionado los proponentes, se comunicará por escrito al grupo
seleccionado la aceptación de su oferta y al mismo tiempo se solicitará los documentos necesarios
para la formalización de la adjudicación. La resolución de su aceptación será comunicada al
Proponente favorecido por carta original y copia, debiendo volver esta última firmada por el o los
Coordinadores o Representantes como prueba de recepción.
La selección de una propuesta por La Universidad, no obliga a efectuar la adjudicación
pertinente. Las obligaciones entre ambos sólo serán válidas a partir de la adjudicación formal del
servicio.
3.12.2. Notificación a los proponentes no adjudicados
La Universidad notificará a los restantes grupos de Estudiantes Proponentes mediante
correo electrónico, que su oferta no ha sido seleccionada para la prestación de sus servicios.
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3.12.3. Devolución de documentación
Una vez realizada la notificación en la sección 3.12.2 precedente, los Proponentes no
seleccionados podrán retirar sus respectivas garantías de seriedad de la oferta. La Universidad no
devolverá la información y documentos entregados por los grupos de Estudiantes Proponentes.
3.13. De la fiscalización
Una vez adjudicada la licitación, Los Estudiantes deberán tener en cuenta las siguientes
condiciones:
Se someterán a la supervisión directa de La D.RR.EE y de DEFIDER.
Deberán cumplir con todos los requisitos detallados en la sección 6 de estas Bases.
4. Contenidos básicos de las propuestas
Sin prejuicio de la libertad de los Proponentes para insertar antecedentes y contenidos
adicionales en sus propuestas, así como innovaciones en la gestión del recinto (las cuales deberán
ser coherentes con lo estipulado en las presentes Bases), toda oferta deberá contar con la siguiente
información como base:
4.1. Propuesta técnica
4.1.1. Objetivos de la administración
Deberá indicar los lineamientos bajo los cuales se regirán Los Estudiantes Proponentes
durante el periodo a licitar (marzo 2019 a diciembre 2019), así como objetivos generales específicos
propuestos.
4.1.2. Plan de trabajo anual
Se deberá explicitar la programación anual de actividades propuestas por Los Estudiantes
para el periodo a licitar (marzo 2019 a diciembre 2019). Ésta deberá ser coherente con los
requerimientos de DEFIDER, y los lineamientos generales expuestos en las presentes Bases.
Bases Administrativas
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4.1.3. Políticas del recinto
La propuesta deberá indicar lo siguiente:
Horario de operación propuesto.
Periodo de operación propuesto.
Condiciones de uso del recinto: Se indicarán las condiciones a las que estarán sujetos los
usuarios de SAME, especificando la existencia de cualquier tipo de multa o sanción (Si así lo
instaurara el o los Proponentes), sus causales y descripción de éstas.
Políticas de operación propuestas: Se informarán las políticas de operación consideradas
por el grupo de Estudiantes para el funcionamiento del recinto. Deberá mencionar ítems
como:
o Procedimiento para la mantención de ficheros.
o Método de control de asistencia del equipo.
o Procedimiento para asegurar la conservación de instalaciones, equipos y
materiales.
o Dinámicas de operación con usuarios (Inscripción, registro de asistencia, manejo de
pertenencias, etc.).
o Procedimiento para la mantención de aseo y seguridad en el recinto.
o Etc.
Todos ellos deberán ser coherentes con las disposiciones estipuladas por DEFIDER. y las
presentes Bases en éstas materias.
4.1.4. Descripción de cargos y funciones
Se deberá explicitar las siguientes materias:
Descripción de cargos: Detalle de las funciones, responsabilidades y facultades de cada
cargo considerado por el o los proponentes para la administración del recinto
(Administradores, coordinadores, recepcionistas, etc.). Deberá especificar también el lugar
físico en que llevarán a cabo sus funciones y horarios si correspondiese.
Escala de beca de ayudantía: Detalle de la escala de beca de ayudantía que será asociado al
cargo y función.
4.1.5. Políticas de equipo
Método de selección de estudiantes: Se deberá explicar cuáles serán los métodos de
convocatoria y selección de Estudiantes para la ayudantía, así como los criterios bajo los
Bases Administrativas
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cuales se realizarán dichas selecciones. Considerando que el equipo no deberá estar
confirmado por más de un 60% de un mismo género.
Políticas de capacitación del equipo.
Cantidad máxima de horas por estudiante: Se deberá mencionar la cantidad máxima de
horas que trabajarán cada uno de los Estudiantes integrantes del grupo, de acuerdo a lo
establecido en la sección 6.8 de la presente Base. Teniendo en consideración el límite de 15
horas semanales permitidas por el reglamento de ayudantía.
Condiciones laborales: se deberá especificar las condiciones laborales bajo las cuales
operarán los Estudiantes. Esto es causales de despido, sanciones y/o multas existentes,
beneficios, bonos especiales, entre otros.
4.2. Propuesta económica
4.2.1. Estructura de costos
A continuación, se detallan los puntos que deben ser descritos a cabalidad en la estructura
de costos presentada por los postulantes a la administración del servicio, teniendo en consideración
que cualquier modificación debe ser comunicada a La D.RR.EE. antes de ser llevada a cabo.
4.2.1.1. Pago de Ayudantías
En el ítem de pago de ayudantías debe estar claramente especificada la descripción de cargo
a desempeñar y el n° de ayudantes, las horas hábiles del mes (factibles de modificar según
eventualidades), valor hora y el monto total estimado, esto según el formato que se presenta en
Tabla 4-1 Pago de ayudantías. Se deberá presentar una proyección y desglose para cada uno de los
meses del año 2019.
Tabla 4-1 Pago de ayudantías
Cargo N° de estudiantes Horas trabajadas Valor hora Total
También se deberá incluir la especificación de los montos expresados en pesos que
percibirán cada uno de los integrantes que conformen el grupo de estudiantes (administradores y/o
coordinadores).
Bases Administrativas
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Cabe señalar que las horas trabajadas deberán ser remuneradas como hora reloj y la oferta
a realizar deberá ser en valor bruto.
No se podrá señalar reuniones de equipo como elemento a pago de beca de ayudantía.
4.2.2. Gastos administrativos
Este ítem incluye los egresos no operacionales, esto es, gastos no vinculados directamente
con la prestación del servicio, como fotocopias, impresiones, tinta, teléfono, entre otros. Se deberá
entregar de acuerdo al formato en la Tabla 4-2 Formato gastos administrativos, la estimación de los
gastos en que se incurrirá en éste ítem durante el periodo a licitar. En caso de no incurrir en gasto,
mencionar. Estos gastos deberán ser asumidos íntegramente por DEFIDER, quedando en potestad
de DEFIDER si aceptar total, parcial o nulamente la propuesta de gastos solicitados.
Tabla 4-2 Formato gastos administrativos
Ítem Descripción Monto Fuente de financiamiento Fecha de desembolso
Deberá contener y valorizar todos aquellos ítems propuestos por el grupo de Estudiantes en
su oferta. Esto incluye actividades de promoción, costos asociados a la implementación de registros,
innovaciones o mejoras propuestas, etc. Exceptuando el pago de ayudantías.
También deberá indicar la fuente de financiamiento que poseerá cada uno de los ítems
propuestos (la administración del recinto; La Universidad; multas u otros ingresos, etc.), así como el
instante en que se llevarán a cabo cada uno de los desembolsos.
Cabe destacar que toda materia asociada al servicio de administración del recinto (provisión
de equipo administrativo, cumplimiento de obligaciones estipuladas en las presentes Bases, etc.),
será responsabilidad del grupo de Estudiantes su financiamiento y deberá ser considerada en su
respectiva propuesta económica. En relación a las materias de mejora en infraestructura, equipos y
otros servicios operacionales propuestos, éstos podrán ser negociados con La Universidad en su
factibilidad de realización y financiamiento (o co-financiamiento si así lo decidiesen los
Proponentes).
5. Disposiciones de la adjudicación
5.1. Tipo de servicio El servicio será bajo suma fija.
Bases Administrativas
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5.2. Celebración de la adjudicación
Se adjudicará de acuerdo al calendario indicado en el párrafo 1.7, desde la notificación al
grupo seleccionado, previo recepción de lo solicitado en el párrafo 5.3.
En caso que el grupo seleccionado no proporcione los antecedentes requeridos o no
formalice la adjudicación en el plazo indicado, La Universidad podrá declarar sin efecto la selección
y seleccionar al siguiente grupo de estudiantes preseleccionado. En tal caso, La Universidad quedará
facultada para hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta, de acuerdo a la sección 2.1.4.
5.3. Documentación integrante de la adjudicación
El grupo de Estudiantes seleccionados deberá presentar en copias auténticas los certificados
de Estudiante regular de él o los Representantes o Coordinadores. Éste será requisito fundamental
para la formalización de la adjudicación.
5.4. Precio de la oferta y forma de pago
5.4.1. Valor oferta
El valor total de la oferta deberá comprender todos los costos de implementación. Esto
incluye los gastos de financiamiento, pago de ayudantías generales y demás gastos inherentes,
incluido el detalle de los sueldos que percibirán cada uno de los integrantes del grupo. La oferta
deberá desglosarse por ítems y deberá incluir cada uno de los gastos y costos generales.
5.4.2. Valor del servicio
El valor de licitación de SAME se valoriza aproximadamente en $560.000.- (Quinientos
sesenta mil pesos) brutos mensuales, comprendido entre los meses de marzo 2019 a diciembre
2019, considerando calendario académico del año 2019, descontando los días no trabajados
(vacaciones de verano, vacaciones de invierno, fiestas patrias, feriados, etc.).
Dicho monto no podrá ser excedido, salvo expresa autorización de La D.RR.EE y DEFIDER.
Corresponderá a DEFIDER informar a la administración del recinto respecto a cualquier
extensión en el calendario de operación de éste. Dichos periodos serán financiados por medio de
recursos adicionales aportados por La Universidad, respetándose los criterios generales convenidos
en la presente licitación y sus documentos asociados, sin el pago de horas extras.
Bases Administrativas
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5.4.3. Forma de pago
El pago será realizado mediante DP-16 “solicitud Beca de ayudantía”, con base en el valor
establecido en el decreto de Rectoría que fija el valor de ayudantía administrativa. La ausencia de
éste documento facultará a La Universidad a no cancelar el monto solicitado hasta que se cumpla
con la presentación de dicho documento. Éste documento deberá ser entregado por el Coordinador
o Representante el día 20 del mes, para que sea gestionado su pago al principio del mes siguiente.
La información que deberá contener dicha estructura de costos se resume a continuación:
Informe de pago de ayudantías:
Tabla 5-1 Formato informe de Pago de ayudantías por Estudiante
Nombres Apellido Paterno
Apellido Materno RUT DV Carrera Dirección Cargo
N° de horas
Valor Hora
Valor ayudantía
Adicionalmente, se deberá adjuntar un detalle con la descripción de las bonificaciones o
descuentos efectuados, así como la individualización de los estudiantes y montos involucrados.
Informe de ingreso
Se deberán informar todos aquellos ingresos percibidos por la administración y su fuente
(ej: multas, donaciones, aportes especiales, etc.). Ahora si la administración no percibe ingresos
informar.
Tabla 5-2 Formato informe de pago de ayudantías por días trabajados
Fecha Horas trabajadas
Pago / Hora Otros ingresos
Descuentos Total
Total mensual
Tabla 5-3 Formato informe de ingresos
Fecha Ingresos percibidos
Fuente Concepto Descripción
Informe de gastos administrativos
Se deberá informar todos los gastos administrativos incurridos por la Administración
durante el periodo a rendir, incluyendo su fuente de financiamiento:
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Tabla 5-4 Formato informe de gastos administrativos
N° de operación
Fecha Tipo de documento
N° documento Detalle Monto Fuente
5.5. Termino anticipado de la adjudicación
La Universidad podrá resolver unilateralmente el término de la adjudicación, sin forma de
juicio y sin derecho a indemnización alguna, en los siguientes casos:
a) Por no disponer Los Estudiantes del equipo para ejecutar su trabajo en la fecha señalada
para el inicio de sus operaciones.
b) Por atraso en el inicio normal de operaciones en más de 7 días corridos desde la fecha
establecidas en éstas Bases.
c) En caso de paralización o interrupción de los trabajos sin causa justificada, por un periodo
mayo de 1 día.
d) En caso de incumplimiento, por parte de Los Estudiantes, de las obligaciones
comprometidas o de las órdenes impartidas por los profesionales a cargo de la supervisión
de las operaciones.
e) Por no respetar normas técnicas.
f) Por no presentarse en el recinto sin causa justificada la persona designada por Los
Estudiantes para dirigir las operaciones.
g) En caso que Los Estudiantes se nieguen a introducir las medidas correctivas solicitadas por
los representantes de La Universidad a través de La D.RR.EE.
h) Por incumplimiento de los compromisos para con su equipo.
i) Por uso indebido de recintos, equipamientos e implementación otorgados por La
Universidad.
j) Por mal comportamiento y/o atentar contra el orden y buenas costumbres.
k) Por reiterada ausencia en la documentación mínima necesaria para la correcta presentación
de informes. Toda la documentación necesaria se encuentra identificada en las presentes
Bases.
l) Por retraso mayor a 5 días hábiles en la presentación de informes bimensuales. Éste plazo
incluye cualquier contratiempo.
m) Por no haber realizado los cambios propuestos en una fiscalización inmediatamente
anterior.
La Universidad a través de La D.RR.EE. en cualquiera de las situaciones anteriores podrá
emitir un informe técnico que se hará llegar a Los Estudiantes, a fin de que éste, dentro de un plazo
de 3 días corridos, se ajuste a las normas y disposiciones señaladas. Si esto no sucede, procederá el
término de la adjudicación.
Bases Administrativas
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5.6. Condiciones generales a cumplir por Los Estudiantes
En la ejecución de todos los trabajos que se convengan, Los Estudiantes cumplirán con todas
las condiciones generales siguientes:
5.6.1. Equipo que emplee
a) Deben ser Estudiantes de pregrado diurno con matricula vigente en el Campus Casa Central
Valparaíso de La Universidad (no pueden ser Estudiantes memoristas exclusivos, ni
estudiantes que se encuentren en su primer o último año de carrera).
b) No podrá estar compuesto por más de un 60% del mismo género.
c) Prioridad académica superior a 4.100.
d) La Universidad podrá ordenar el alejamiento temporal o permanente de cualquier miembro
del equipo de Los Estudiantes, sin expresión de causa y sin cargo para ella.
e) Los Estudiantes deberán cumplir con las leyes y reglamentos internos relativos a la
seguridad del equipo y la prevención de accidentes del trabajo en el interior de La
Universidad.
5.7. Facilidades ofrecidas por La Universidad
La Universidad, a través de DEFIDER, proveerá los requerimientos de infraestructura,
equipos, materiales e insumos requeridos directamente en las operaciones de SAME, según sea su
criterio. Asimismo, suministrará todos aquellos servicios que a su juicio sean necesarios para el
normal funcionamiento de las operaciones del recinto, entre ellos: energía eléctrica, agua, aseo, té,
café y mantención de recintos (Ej: Riego y corte de césped de Estadio).
5.8. Aceptación de Bases
El o los Representantes o Coordinadores, dan por conocidas y aceptadas las Bases de la
presente licitación y se obliga a su cumplimiento en el caso de que su oferta resulte aceptada por
La Universidad.
5.9. Vigencia y duración de la adjudicación
La adjudicación tendrá duración hasta diciembre 2019, al término del cual se volverá a
realizar el llamado a licitación. Si La Universidad lo estimaré conveniente se renovará en los mismos
términos y condiciones, a menos que la otra parte manifieste la intención de no perseverar en él.
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6. Deberes de la Administración
6.1. Cumplimiento de horario
SAME debe funcionar de lunes a viernes desde las 8:00 hasta las 22:15 horas y los sábados
desde las 9:00 hasta las 18:00 horas, o en su defecto, el horario acordado con DEFIDER.
6.2. Periodo de operación
Las dependencias de SAME, así como sus servicios asociados, deberán operar normalmente
durante el período académico comprendido entre marzo de 2019 y diciembre de 2019, rigiéndose
para dichos efectos por el Calendario Académico Oficial de La Universidad (Primer y Segundo
semestre académico 2019).
En función de lo anterior, se excluyen como periodos de operación aquellos en que se
encuentren suspendidas las actividades universitarias (vacaciones de verano, vacaciones de
invierno, fiestas patrias, feriados, etc.), salvo disposición expresa de DEFIDER, hecho ante el cual se
gestionarán recursos adicionales para la administración y operación del recinto.
En caso de paralización de actividades por parte del estamento estudiantil, se trabajará a
media jornada.
6.3. Presencia de Los Estudiantes
Será responsabilidad de la administración proveer el equipo administrativo necesario para
la correcta operación del recinto en los horarios y períodos dispuestos en los puntos precedentes.
Durante los días y horarios en que el recinto se encuentra operativo, éste deberá contar
permanentemente con a lo menos un Estudiante Administrativo presente en las dependencias del
SAME, el cual deberá portar identificación y será responsable de los recintos. Su labor deberá ser
efectuada tanto en la oficina del SAME, como controles periódicos a los recintos.
La administración del recinto deberá planificar mensualmente los horarios de trabajo de sus
Estudiantes y velar por el cumplimiento de estos. Será su responsabilidad implementar y mantener
un registro de ello.
En caso de presentarse cualquier anomalía al interior del recinto (accidentes, robo de
quipos, etc.), el Estudiante deberá informar inmediatamente a las entidades pertinentes (Ej.
Seguridad, Policlínico, D.RR.EE., etc.).
Bases Administrativas
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6.4. Estado de los equipos
Se deberá velar por un correcto uso y mantenimiento de todos los equipos y artículos que
se harán entrega al momento de inicio de actividades. Esto con el fin de cuidar los intereses de
nuestra casa de estudios y asegurar un funcionamiento regular de ésta administración.
Cualquier requerimiento de infraestructura, equipos, insumos o materiales relacionados
con las operaciones de SAME deberán ser solicitados y canalizados a través de DEFIDER.
La Administración deberá acoger e implementar todas las solicitudes y/o recomendaciones
que se le sean indicadas por DEFIDER. en temáticas relacionadas con el uso y cuidado diario del
recinto.
6.5. Aseo y orden
Se deberá mantener un orden y aseo permanente en las dependencias asignadas a la
administración, es decir, las dependencias deben permanecer limpias y lo suficientemente
ordenadas de manera tal que estén despejadas tanto las vías de acceso como los lugares de tránsito
interno, de manera que no se entorpezca el funcionamiento y que se eviten posibles accidentes.
La Universidad proveerá el servicio de aseo general de los recintos dependientes de SAME,
siendo su administración responsable de supervisar, controlar y mantener registros de la correcta
ejecución de éstas tareas. Cualquier disconformidad deberá ser informada en primera instancia al
Estudiante encargado, en caso de no existir mejoría en su desempeño deberá ser comunicado a
DEFIDER.
6.6. Mantención de ficheros
Los ficheros asignados deben contar con toda la información referente a actividades que se
realizarán en ésta administración, por lo tanto, éste deberá ser actualizado semanalmente.
6.7. Con Los Estudiantes
Será responsabilidad de la administración el proveer a sus Estudiantes condiciones laborales
dignas, transparentes y seguras. Del mismo modo, se debe crear un registro en el cual se establezca
claramente cuáles son las funciones y responsabilidades de cada Estudiante, incluyendo
Administradores y/o Coordinadores.
Bases Administrativas
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Además, se registrarán e indicarán cuales son las condiciones laborales de cada uno de ellos.
Esto es beca de ayudantía acordada, causales de desvinculación, sanciones y/o multas existentes,
beneficios de Los Estudiantes, entre otros.
Lo anterior deberá ser informado a cada uno de Los Estudiantes al momento de su
contratación, quienes deberán dar constancia de ello a través de una declaración jurada simple.
Adicionalmente la Administración deberá implementar los siguientes registros:
Nómina mensual de Estudiantes, incluyendo rut, situación académica, número de horas
trabajadas, monto cancelado y firma de cada individuo certificando la recepción conforme
del monto ahí descrito.
Libro de asistencia diario, esto con la finalidad de justificar la beca a Los Estudiantes. Deberá
contener la identificación del Estudiante, hora de ingreso, hora de salida y firma del mismo.
6.8. Horas promedio de ayudantía
Ningún Estudiante debe exceder el máximo de 15 (quince) horas semanales trabajadas
decretado por la Vicerrectoría de Asuntos Académicos en el Reglamento General de Ayudantías.
6.9. Existencia de inventario
La administración deberá elaborar un inventario global del recinto, el cual debe ser
actualizado como mínimo una vez al mes, dejando constancia de todo ingreso y egreso de material,
además de cualquier daño que pueda afectar a cualquier implemento.
Deberá contener como mínimo la siguiente información:
Tabla 6-1 Formato inventario
Nombre del artículo o equipo Descripción N° identificador (si corresponde)
Cantidad Estado Observaciones
Del mismo modo, dada la alta afluencia de público al recinto, se deberá implementar un
sistema de chequeo rápido de infraestructura, que deberá ser aplicado como mínimo 2 veces al día
en sus dependencias con objeto de la detección temprana de irregularidades.
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6.10. Manejo de dinero
La administración deberá llevar un registro claro y detallado de todos los ingresos y egresos
de dinero realizados por la administración. Para éste fin, se deberá elaborar documentos físicos que
avalen ésta información, como un Libro Diario con un formato semejante al presentado en Tabla
6-2, el cual deberá encontrarse siempre disponible.
Tabla 6-2 Formato Libro Diario
N° de operación
Fecha Documento N° de documento
Detalle Monto Observaciones
Ingresos egresos
Total mensual Saldo mensual
Éste registro debe estar acompañado por un registro físico de los documentos que acreditan
dichas transacciones (boletas, facturas u otros).
6.11. Registro de usuarios y actividades
Se deberá implementar un sistema de registro de las actividades diarias de los recintos
dependientes del SAME (incluye actividades ordinarias y extraordinarias), indicándose claramente:
El profesor o usuario responsable.
Lugar y equipos facilitados.
Descripción de actividad.
Registro de participantes.
Será responsabilidad de la administración velar por el correcto uso de las dependencias, así
como asegurar su utilización sólo por usuario autorizados (ver sección 1.11).
6.12. Mantención de estadísticas de operación
En función de los registros desarrollados, se deberá generar estadísticas mensuales de la
operación del recinto. Éstas deberán contener como mínimo información relativa a:
Número de días trabajados
Número de usuarios por servicio
Bases Administrativas
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Composición de usuarios: Estudiantes, funcionarios y profesores, ramas deportivas, etc.
Composición de actividades de los recintos: Actividades curriculares, actividades
extracurriculares (excluyendo ramas deportivas), actividades Ramas Deportivas, uso libre,
etc.
Evolución de ingresos y egresos del recinto.
Composición mensual de ingresos y egresos.
Toda la información deberá ser integrada al Informe Bimensual solicitado en 6.17.
6.13. Objetos perdidos
Se deberá implementar un Registro de objetos perdidos, así como establecer una política
del recinto en ésta materia: tiempo de conservación, lugar de almacenamiento, destino de objetos
no reclamados, etc.
6.14. Promoción interna
En responsabilidad de la administración implementar acciones de promoción interna para
informar respecto a la existencia del recinto y fomentar su uso por parte de la comunidad
universitaria.
6.15. Bitácora
Es preciso que la administración maneje un registro de los acontecimientos relevantes
ocurridos durante el periodo de trabajo, esto se debe realizar mediante inscripción diaria en formato
tipo bitácora, indicando los eventos acontecidos y medidas tomadas por la administración.
6.16. Libro de reclamos y sugerencias
La administración deberá implementar un Libro de Reclamos y Sugerencias, el cual
poseerá carácter público tanto para los usuarios del recinto, como entidades encargadas de su
fiscalización. Éste deberá poseer páginas numeradas y estar ubicado en un lugar visible.
Será responsabilidad de la administración efectuar una revisión periódica de las
observaciones en él contenidas, así como canalizar sus alternativas de solución en caso de ser
requeridas.
Bases Administrativas
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Toda revisión al Libro de Reclamos y Sugerencias, así como las acciones derivadas de ello,
deberán ser registradas en la Bitácora del recinto.
6.17. Informes bimensuales
La administración deberá entregar bimensualmente a La D.RR.EE. un informe en el que se
detallen las actividades realizadas por la administración durante los 2 meses anteriores.
Éste deberá ser entregado el primer lunes del mes siguiente al periodo a reportar,
contándose como referencia los siguientes plazos.
Tabla 6-3 Fechas de entrega Informes Bimensuales
Periodo reportado por informe Fecha de entrega
Marzo-Abril 2019 Primer lunes de Mayo 2019
Mayo-Junio 2019 Primer lunes de julio 2019
Julio-Agosto 2019 Primer lunes de Septiembre 2019
Septiembre-Octubre 2019 Primer lunes de Noviembre 2019
Noviembre-Diciembre 2019 Primer lunes de Enero 2020
Deberá proporcionar como mínimo la siguiente información del periodo a reportar:
6.17.1. Reporte mensual de actividades
Actividades desarrolladas en el recinto.
Hechos relevantes acontecidos.
6.17.2. Planificación de operaciones
Correspondiente a los 2 meses siguientes al período reportado, incluye:
Turnos.
Horarios de trabajo.
Actividades a desarrollar.
Otros relevantes.
6.17.3. Recursos humanos
Relativa a cada uno de los meses a informar:
Identificación del equipo de trabajo, indicando los siguientes ítems:
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o Nombre del Estudiante.
o RUT.
o Situación académica.
o Cargo desempeñado.
o Horas trabajadas por mes informado.
Planilla de pago de ayudantías mensuales, firmada por Estudiantes certificando recepción y
conformidad con pago de ayudantías percibidas. Deberá detallar ítems que la componen
bajo el siguiente formato:
Tabla 6-4 Formato de pago de ayudantía por Estudiante
Nombres Apellido Paterno
Apellido Materno RUT DV Carrera Dirección Cargo
N° de horas
Valor Hora
Valor ayudantía
Ocasión de pago de retenciones del período reportado
Detalle de bonificaciones o descuentos efectuados, así como individualización de
Estudiantes y montos involucrados.
6.17.4. Estructura de costos
Relativa a los meses abordados en Informe Bimensual. Incluye:
Pago de ayudantías y días trabajados. En base al siguiente formato:
Tabla 6-5 Formato Informe de pago de ayudantías y días trabajados
Fecha N° Estudiantes
Horas trabajadas
Pago de ayudantías/día
Bonos y otros
ingresos
Descuentos Total
Total mensual
Reporte de ingresos y egresos percibidos en el período a reportar. Deberá proporcionar la
siguiente información básica:
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Tabla 6-6Formato reporte de ingresos y egresos mensuales
N° de operación
Fecha Documento N° de documento
Detalle Monto Observaciones
Ingresos egresos
Total mensual Saldo mensual
6.17.5. Estadísticas del recinto
Deberán ser coherentes con lo solicitado en la sección 6.12.
6.17.6. Inventario mensual del recinto
6.17.7. Sugerencias, comentarios o solicitudes propuestas a La D.RR.EE y DEFIDER.
6.18. Informe consolidado anual
Deberá proporcionar los siguientes antecedentes, coherentemente con lo indicado en la
sección 6.17.
Resumen anual de actividades y hechos relevantes.
Informe consolidado de recursos humanos.
Estructura de costos consolidada (resumen por mes y total anual incurrido).
Resumen estadístico anual del recinto.
Inventario final de dependencias.
Conclusiones, sugerencias y/o peticiones dirigidas a D.RR.EE y DEFIDER.
6.19. Mantención e información
Todos los registros y requerimientos impuestos por las presentes Bases deberán ser
generados, archivados y mantenidos por la administración. Estos deberán ser almacenados en
dependencias de SAME (ya sea en original o copia) y encontrarse disponibles para eventuales
fiscalizaciones, las cuales podrán ser realizadas sin previo aviso por los organismos señalados en la
sección 3.13.
6.20. Traspaso de la administración
Una vez finalizado el período de administración convenido, el grupo de Estudiantes que cesa
sus funciones deberá contar con una participación activa en el traspaso de la administración a
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quienes los sucedan en el cargo. Por ello deberá proporcionar la siguiente información, en fecha
informada pertinentemente por La D.RR.EE.:
6.20.1. Inventario actualizado del recinto
Informará respecto a los implementos disponibles en SAME y sus condiciones de entrega
(infraestructura, equipos, herramientas, etc.).
6.20.2. Registros, procedimientos e información oficial generada en el período
anterior
Incluyendo informe consolidado anual. Será decisión del nuevo Administrador y sus
fiscalizadores la mantención, eliminación y/o adecuación en sus contenidos de la información
traspasada.
6.20.3. Compromisos de corto y mediano plazo tomados por la administración
Será responsabilidad de la nueva administración corroborar la veracidad e integridad de la
información traspasada, informando a La Universidad ante cualquier disconformidad detectada.
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7. Anexos
1. Carta de identificación de la propuesta.
2. Declaración jurada simple.
3. Declaración de visita a terreno.