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BASE DE DATOS DE LA ASISTENCIA PARA EL

DESARROLLO EN GUATEMALA (DAD-GUATEMALA)

APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS

INGRESO DE DATOS EN LÍNEA

Manual del usuario

DAD GUATEMALA – MANUAL DEL USUARIO: MÓDULO DE INGRESO DE DATOS 1

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ....................................................................................................................... 1

PRESENTACIÓN ...................................................................................................................................... 2

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 4

2. PANORAMA GENERAL .................................................................................................................... 5

3. SECCIÓN INFORMACIÓN GENERAL ...................................................................................... 7

4. SECCIÓN INSTITUCIONES Y CONTACTOS ...................................................................... 16

5. SECCIÓN INFORMACIÓN FINANCIERA ............................................................................. 23

6. SECCIÓN PRODUCTOS O RESULTADOS DEL PROYECTO ......................................... 30

7. SECCIÓN NOTAS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS .............................................................. 33

8. REGISTRO DE ACCESOS Y USUARIOS .............................................................................. 36

9. ARCHIVAR DATOS ......................................................................................................................... 37

TABLA DE ILUSTRACIONES ........................................................................................................... 38


PRESENTACIÓN

El Gobierno de Guatemala, como firmante de la Declaración de París, se ha sumado al esfuerzo

mundial dirigido a asegurar la mejora de la eficacia en la asistencia para el desarrollo, mediante la

apropiación, la armonización y la alineación de la misma.

El Plan de Gobierno presentado por la UNE incluye, como “fundamentos” en el área de la cooperación

internacional, el principio de que “Los países receptores de recursos de la cooperación internacional

[caso de Guatemala] deben fortalecer decididamente la institucionalidad nacional, responsable de la

planificación y del manejo de estos recursos –sin crear burocracias y trabas que obstaculicen el flujo

de la ayuda- para garantizar la probidad y el buen uso final de ellos”.

En esa línea, la generación y puesta en operaciones de un sistema de información sobre la asistencia

al desarrollo forma parte de las acciones que se previeron, como un sistema que estará a cargo de la

Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN).

Parte importante de ese sistema de información es la Base de Datos de la Asistencia al Desarrollo

de Guatemala –“DAD-Guatemala”, abreviadamente-, en la que se registrará información sobre los

proyectos a través de los cuales se canaliza esa asistencia al país.

Con el propósito de fomentar la transparencia en la conducción de estos proyectos, el DAD-

Guatemala será un sistema que estará disponible en línea, mediante la Web, para consulta pública.

Además, para propiciar la armonización y la alineación, el Gobierno ha decidido solicitarle a los

cooperantes mismos que sean ellos quienes se encarguen, con el apoyo de esta Secretaría, de

ingresar los datos de sus proyectos y de mantenerla actualizada.

Para garantizar el ingreso y mantenimiento actualizado de la información correspondiente a los

proyectos aplicables, los cooperantes habrán de designar a un “punto focal” por proyecto, quien será

responsable de ingresar la información del mismo y de mantenerla actualizada. Para designar a estos

puntos focales, los cooperantes podrán optar por una de las siguientes opciones:

a) Nombrar a un funcionario de su propia oficina como punto focal de uno, varios o todos sus

proyectos;

b) En los casos en que los proyectos sean ejecutados con el apoyo de una agencia de cooperación

(como por ejemplo, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo -PNUD), el cooperante

podrá acordar con la misma que ésta sea la que designe al punto focal y, por consiguiente, que se

haga cargo de las responsabilidades respectivas;

c) El cooperante podrá coordinar con la entidad responsable del proyecto, o “Ejecutor”, ya sea ésta

una institución estatal o una Organización No Gubernamental, que ésta designe al punto focal.

En los casos de los proyectos que son financiados con fondos de varios Cooperantes, éstos habrán de

ponerse de acuerdo para designar quien será el punto focal, en el marco de las opciones identificadas.

Para los efectos de homologar la información que se maneje en el DAD, se entenderá que en el

financiamiento y la ejecución de los proyectos se dan las siguientes funciones o papeles

institucionales:


o Un “Ejecutor” o entidad responsable directamente del proyecto, que debe rendir cuentas por su

gestión, incluidos el monitoreo y evaluación de sus actividades, el logro de sus productos o

resultados y el uso eficaz de sus recursos. El ejecutor puede ser una institución estatal, un

organismo bilateral o multilateral o una organización no gubernamental, y puede apoyarse en

otras entidades en su trabajo (implementadores de segundo nivel).

o Una o varias “Entidades de financiamiento”, que serán las que aportarán los fondos para la

ejecución del proyecto. Para registrar un proyecto en el DAD, éste deberá ser financiado o

cofinanciado al menos por un cooperante bilateral o multilateral o un organismo de

cooperación; pero podrá, además, contar con financiamiento de otras fuentes (Gobierno de

Guatemala, organizaciones no gubernamentales, sector privado, etc.)

o Una “Contraparte gubernamental” (o estatal) particularmente cuando se trate de proyectos

cuyo Ejecutor no sea una entidad de Gobierno o de Estado. Esta Contraparte gubernamental

deberá ser una institución del Estado, relacionada directamente, por razones de sus

responsabilidades legales, con el tema del proyecto o con los productos esperados del mismo.

Cuando el Ejecutor de un proyecto sea una entidad del Estado, podrá no haber una

Contraparte gubernamental separada.

o Uno o varios “Organismos de cooperación”, encargados de garantizar, en el marco del

proyecto, asistencia técnica y acompañamiento para el fortalecimiento de capacidades

nacionales y, eventualmente, de facilitar la movilización de recursos para su financiamiento y

de apoyar procesos de su gestión. Un ejemplo de estos es PNUD, que actúa como Organismo

de cooperación en los proyectos de su cartera.

Esta Secretaría ofrecerá a los puntos focales que sean designados como responsables de ingresar y

mantener actualizada la información de los proyectos respectivos, capacitación específica y asistencia

técnica, según sea necesario, para asegurar el éxito y utilidad de esta base de datos.


1. INTRODUCCIÓN

Este manual describe el módulo de “Ingreso de datos en línea” de la aplicación de Ingreso de Datos

en la Base de Datos de la Asistencia al Desarrollo de Guatemala, referida también, de manera

abreviada, como “DAD-Guatemala”. Proporciona las instrucciones necesarias que el usuario –que

será, en general el “punto focal” designado conforme se menciona en la Presentación de este manual–

debe seguir en el proceso de ingreso de datos. El documento está dirigido a quienes harán uso de la

aplicación para añadir o modificar información de proyectos.

Este manual incluye las siguientes secciones:

Sección 2 Proporciona una visión general sobre el DAD Guatemala y sobre su módulo de Ingreso

de datos en línea.

Sección 3 Describe la sección Información general del Formulario de ingreso de datos, y da

instrucciones sobre cómo proporcionar la información requerida.

Sección 4 Describe la sección Instituciones y contactos del Formulario de ingreso de datos, y

da instrucciones sobre cómo proporcionar la información requerida.

Sección 5 Describe la sección Información financiera del Formulario de ingreso de datos, y da

instrucciones sobre cómo proporcionar la información requerida.

Sección 6 Describe la sección Productos o resultados del proyecto del Formulario de ingreso

de datos, y da instrucciones sobre cómo proporcionar la información requerida.

Sección 7 Describe la sección Notas y documentos adjuntos del Formulario de ingreso de

datos, y da instrucciones sobre cómo proporcionar la información requerida.

Sección 8 Describe la sección Registro de accesos y usuarios del Formulario de ingreso de

datos.

Sección 9 Proporciona información sobre cómo archivar tanto la información ingresada,

como las modificaciones hechas.


2. PANORAMA GENERAL

La Base de Datos de la Asistencia para el Desarrollo de Guatemala (DAD Guatemala) es una

aplicación para la gestión de la asistencia, dirigida a promover una buena administración, una

adecuada rendición pública de cuentas y la necesaria transparencia de la asistencia al desarrollo,

conforme con la Declaración de París. Es un sistema automatizado de gestión de la información que

está diseñado para mejorar la eficiencia y la coordinación de las actividades de los donantes en el

país. Es también una poderosa herramienta para el seguimiento y el análisis de las tendencias de la

cooperación. El sistema se constituye al mismo tiempo en la base de datos principal, el mecanismo de

recopilación de datos, y sistema de información para los donantes y la comunidad de organizaciones

no gubernamentales, ya que garantiza el acceso efectivo a los datos correspondientes a la asistencia

al desarrollo en el país. Su objetivo principal es servir como una fuente general de información

confiable y objetiva en materia de las contribuciones de los donantes para el desarrollo de Guatemala,

así como para apoyar al Gobierno en la gestión eficaz de la asistencia para el desarrollo y la

promoción tanto de la rendición de cuentas, como de la transparencia en la utilización de los recursos.

Dada la forma como se administrará el DAD, el nivel de integridad, exactitud y, en última instancia,

de la fiabilidad de la información contenida en el DAD dependerá de cada cooperante, en lo que

corresponde a mantener actualizados los datos de los proyectos de asistencia al desarrollo

relacionados con su cartera.

El módulo de Ingreso de datos en línea está diseñado para permitir el ingreso de datos del proyecto

por vía remota, a través de Internet. Una vez que el usuario accede al módulo, puede ingresar

directamente los datos en el mismo. El Módulo de Ingreso de datos en línea permite introducir nueva

información o modificar información ya existente. Este subsistema de ingreso de datos, que

proporciona un interfaz de usuario, requiere que el usuario final disponga de un navegador Web

(Internet Explorer) pre-instalado.

El presente manual describe el Módulo de Ingreso de datos en línea, y da instrucciones sobre cómo

proporcionar la información requerida.

En su diseño actual, el Formulario de Ingreso de datos se compone de las siguientes secciones:

La sección Información General, en la que el usuario puede introducir información general sobre

el proyecto. Esta incluye el título del proyecto, descripción, fecha de inicio y fecha de finalización,

o duración (sólo uno de estos tres campos es necesario), el estado del proyecto, etc. El usuario

también puede introducir información sobre los objetivos del proyecto, así como sobre la cobertura

sectoriales y geográfica del proyecto.

La sección Instituciones y contactos, en la que el usuario puede proporcionar información sobre

las entidades que tienen la responsabilidad general de la ejecución del proyecto. Aquí, el usuario

podrá especificar los contactos dentro de las organizaciones seleccionadas, que sirven como

puntos focales para el proyecto.

La sección Información Financiera, en la que el usuario debe introducir información sobre los

costos del proyecto y su financiamiento. El usuario deberá introducir los costos esperados,

distribuidos en el tiempo, utilizando la moneda de su elección. El usuario debe proporcionar

información por cada organismo de financiamiento, así como de costos compartidos y fondos

comprometidos y desembolsados.

La sección Productos o resultados del proyecto, en la que el usuario puede introducir

información sobre los productos o resultados de los proyectos, así como sobre los factores que

podrían causar retraso en la ejecución del proyecto.


La sección Notas y documentos adjuntos, en la que el usuario puede proporcionar comentarios

adicionales y observaciones sobre el proyecto. El usuario también podrá adjuntar los documentos

de proyecto, informes de seguimiento y demás documentación pertinente.

La sección Registro de accesos y usuarios, en la que el usuario puede ver los datos estadísticos

sobre el acceso a este módulo del DAD.

Para navegar de una sección a otra, el usuario puede hacer uso de las respectivas pestañas que se

hallan en la parte superior de la pantalla. Alternativamente, el usuario puede hacer clic en los botones

“Siguiente” y “Previo” que encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Nota: A fin de garantizar una mayor flexibilidad y un más fácil entorno, la aplicación DAD Guatemala

se ha diseñado como un sistema bilingüe, que permite a los usuarios ver los datos ingresados en el

sistema en dos idiomas: español e inglés.


3. SECCIÓN INFORMACIÓN GENERAL En la sección Información general (Ilustración 1) del formulario de Ingreso de datos, el usuario

puede introducir información general sobre el proyecto. Esto incluye el título del proyecto, descripción,

fecha de inicio y fecha de finalización, o duración, el estado del proyecto, etc. El usuario también

puede introducir información sobre los objetivos del proyecto, así como acerca de la sectorial y la

cobertura geográfica del proyecto.

Ilustración 1: Sección Información general


Para mayor información sobre cómo proporcionar la información solicitada en la sección Información

general, el usuario deberá referirse a la Tabla 3.1 – Ingreso de datos de Información general, que se

muestra a continuación.

Tabla 3.1 – Ingreso de datos de Información general

Nombre del campo Instrucciones ¿Requerido? Título Ingresar el nombre oficial del proyecto usado en el documento del

proyecto y aprobado por la institución competente. En caso que no exista un título oficial predeterminado, sírvase incluir una sinopsis del proyecto de una línea. El título es la información que los usuarios ven

cuando se muestran los resultados de una operación automática de búsqueda dentro del DAD.

Sí

Descripción Proporcionar una descripción del proyecto, redactada en términos que

sean de fácil comprensión para el público en general. La descripción del proyecto deberá incluir, preferentemente:

a. Información del contexto y antecedentes, b. Objetivos y resultados c. Componentes y actividades clave La descripción del proyecto puede ser de varios párrafos de un texto

libre.

No

Descripción corta Proporcionar una breve descripción del proyecto.

No

Componentes del

proyecto

Para los proyectos complejos, con diferentes frentes de trabajo

dirigidos a diferentes productos importantes, identificar los “componentes” respectivos en el cuadro, en texto libre.

No

Referencia de

proyectos relacionados

Identifique, de la lista desplegable, los proyectos con los que éste

tenga una estrecha relación o con los que se complemente. Mencione los proyectos confluyentes a generar un efecto impacto

No

Fecha de aprobación Registrar la fecha de cuando fue aprobada la ejecución del proyecto.

No

Fecha de inicio Definir la fecha de inicio del proyecto conforme se establece en el respectivo documento del proyecto.

Para definir la fecha de inicio del proyecto, el usuario puede hacer uso del calendario que se pone a su disposición cuando hace click sobre el ícono de calendario situado al lado del campo respectivo (Ilustración 2). Hacer click en la fecha que corresponda, para definir el día / mes / año de cuando el proyecto comenzó.

Sí


Ilustración 2: Calendario

Fecha de finalización Indicar la fecha de término o conclusión de las actividades del

proyecto. La fecha de finalización se registra de manera similar a la de la fecha de inicio, mediante la función del ícono del calendario. Nota: Cuando el usuario especifica una fecha de finalización, el sistema calcula automáticamente la duración del proyecto, tan

pronto como el usuario sale de este campo.

No

Duración Indicar la duración real o planificada del proyecto. Nota: Cuando el usuario especifica una duración, el sistema

calcula automáticamente la fecha de finalización del proyecto, tan pronto como el usuario sale de este campo.

No

Estado del proyecto Especificar la fase en la que se encuentra el proyecto (En ejecución, Finalizado o Cancelado) en términos de su ejecución o avance, seleccionando una de las opciones que ofrece la lista

desplegable.

No

Objetivos Describir los objetivos a los que se dirige el proyecto.

No

Sectores % de distribución de fondos

Identificar los sectores económicos a los cuales contribuye el proyecto. También, especifique la porción (en %) de los costos totales del proyecto que contribuirán a cada uno de estos. Registro de un sector Para agregar el registro de un sector, el usuario deberá: Hacer click en el botón “Agregar” situado en la parte baja

del campo. Aparecerá un campo vacío (Ilustración 3).

Seleccione el sector apropiado de la lista desplegable. Definir qué porcentaje /%) del costo total será gastado

en el sector en particular. Hacer click sobre el símbolo (bien), a la izquierda del

registro para confirmar el ingreso de la información. O, haga click en el símbolo (Cancelar), para cancelar la

operación. Modificación de un registro de sector existente Para modificar el registro de un sector ingresado previamente, el usuario deberá: Hacer click en el registro del sector que necesita

No


modificar. Esto activará el registro seleccionado. Hacer los cambios necesarios en los datos. Hacer click sobre el símbolo (bien), a la izquierda del

registro para confirmar el ingreso de la información. O, haga click en el símbolo (Cancelar), para cancelar la operación.

Eliminación de un registro de sector existente Para eliminar un registro de sector previamente seleccionado, el usuario deberá:

Seleccionar el registro de sector que necesita eliminar. Hacer click sobre el símbolo (Quitar de la lista), a la

izquierda del registro a ser eliminado.

Ilustración 3: Registro de un sector

Sectores OECD

% de distribución de fondos

Identificar los sectores económicos, según la clasificación de la

Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OECD, por sus siglas en inglés), a los cuales contribuye el proyecto. Además, especifique la porción (en %) de los costos totales del proyecto que contribuirán a cada uno de estos. Nota: Cuando indique qué porcentaje del total del costo del

proyecto será gastado en un sector o subsector de la OECD, el usuario puede escoger entre dos opciones:

- Ingresar la aproximada distribución de costos entre los sectores y subsectores la OECD.

- Escoger una distribución pareja de los costos entre todos los sectores.

Observar que la selección de los sectores y subsectores de la OECD se hace paso a paso. Una vez el usuario selecciona el apropiado sector, la lista de los sectores pertinentes al sector

seleccionado aparece disponible en el campo subsector. Registro de un sector y un subsector de la OECD

Para agregar el registro de un sector o subsector de la OECD, el usuario deberá: Hacer click en el botón “Agregar” situado en la parte baja

del campo. Aparecerá un campo vacío (Ilustración 4). Seleccione el sector apropiado de la lista desplegable. Seleccionar el subsector apropiado de la lista desplegable

del subsector.

Definir qué porcentaje /%) del costo total será gastado en el sector o subsector en particular.

Sí


Hacer click sobre el símbolo (bien), a la izquierda del registro para confirmar el ingreso de la información. O, haga click en el símbolo (Cancelar), para cancelar la

operación. Modificación de un registro de sector o subsector existente de la OECD Para modificar el registro de un sector o subsector de la OECD ingresado previamente, el usuario deberá: Hacer click en el registro del sector o subsector que

necesita modificar. Hacer los cambios necesarios en los datos. Hacer click sobre el símbolo (bien), a la izquierda del

registro para confirmar el ingreso de la información. O, haga click en el símbolo (Cancelar), para cancelar la

operación.

Eliminación de un registro de sector o subsector existente de la OECD Para eliminar un registro de sector o subsector previamente seleccionado, el usuario deberá: Seleccionar el registro de sector o subsector que necesita

eliminar.

Hacer click sobre el símbolo (Quitar de la lista), a la izquierda del registro a ser eliminado.

Ilustración 4: Registro de un sector de la OECD

Cobertura geográfica % de distribución de fondos

Especificar los departamentos y municipios que se prevé que resultarán beneficiados con las actividades del proyecto.

Además, especifique la porción (en %) de los costos totales del proyecto que beneficiarán a cada territorio.

Nota: Cuando indique qué porcentaje del total del costo del proyecto será gastado en una localización específica, el usuario puede escoger entre dos opciones:

- Ingresar la aproximada distribución de costos entre los municipios y departamentos.

- Escoger una distribución pareja de los costos entre

todo el territorio atendido. Observar que la selección de los departamentos y municipios

No


se hace paso a paso. Una vez el usuario selecciona un departamento, la lista de los respectivos municipios aparece disponible en el campo municipios.

Registro de una cobertura geográfica Para agregar el registro de una cobertura geográfica, el usuario deberá: Hacer click en el botón “Agregar” situado en la parte baja

del campo. Aparecerá un campo vacío (Ilustración 5). Seleccione el Departamento apropiado de la lista

desplegable. Seleccionar el Municipio apropiado de la lista desplegable

del Departamento. Definir qué porcentaje /%) del costo total será gastado

en la localización particular.

Hacer click sobre el símbolo (bien), a la izquierda del

registro para confirmar el ingreso de la información.

Modificación de un registro de cobertura geográfica Para modificar el registro de una cobertura geográfica ingresada previamente, el usuario deberá: Hacer click en el registro de la localización que necesita

modificar.

Hacer los cambios necesarios en los datos. Hacer click sobre el símbolo (bien), a la izquierda del

registro para confirmar el ingreso de la información. O, haga click en el símbolo (Cancelar), para cancelar la operación.

Eliminación de un registro de cobertura geográfica

Para eliminar un registro de una cobertura geográfica

previamente seleccionada, el usuario deberá: Seleccionar el registro de la localización específica que

necesita eliminar. Hacer click sobre el símbolo (Quitar de la lista), a la

izquierda del registro a ser eliminado.

Ilustración 5: Registro de la cobertura geográfica del proyecto


Beneficiarios Indicar el tipo de Beneficiario, mediante la selección de las opciones que correspondan al tipo de proyecto. Tener en cuenta que es posible seleccionar varias opciones de entre las

categorías disponibles (Ilustración 6). Haga clic en el botón

(Seleccionar). Las opciones que queden en la caja

Seleccionado serán las que serán registradas. Con el fin de reordenar las opciones seleccionadas, seleccione las que han de ser retiradas de la caja Seleccionado. Haga clic en el botón (Eliminar de la selección). La opción seleccionada se eliminará de la caja Seleccionado.

No

Objetivos de desarrollo del milenio (ODM)

Identificar con qué Objetivos de Desarrollo del Milenio (Ilustración 7) tiene relación el proyecto, mediante la selección de las opciones que ofrece el menú desplegable. Tener en cuenta que es posible seleccionar varios objetivos

para un mismo proyecto. Haga clic en el botón

(Seleccionar). Las opciones que queden en la caja Seleccionado serán las que serán registradas.

Con el fin de reordenar las opciones seleccionadas, seleccione las que han de ser retiradas de la caja Seleccionado. Haga clic en el botón (Eliminar de la selección). La opción seleccionada se eliminará de la caja Seleccionado.

No

Clasificación Temática

Identificar con qué Clasificación Temática (Ilustración 8) tiene relación el proyecto, mediante la selección de las opciones que ofrece el menú desplegable. Tener en cuenta que es posible seleccionar varias clasificaciones para un mismo

proyecto. Haga clic en el botón (Seleccionar). Las opciones

que queden en la caja Seleccionado serán las que serán registradas. Con el fin de reordenar las opciones seleccionadas, seleccione

las que han de ser retiradas de la caja Seleccionado. Haga clic en el botón (Eliminar de la selección). La opción seleccionada se eliminará de la caja Seleccionado.

No

Principios

Identificar con qué Principios (Ilustración 9) tiene relación el

proyecto, mediante la selección de las opciones que ofrece el menú desplegable. Tener en cuenta que es posible seleccionar varios principios para un mismo proyecto. Haga clic en el botón


Seleccionado serán las que serán registradas. Con el fin de reordenar las opciones seleccionadas, seleccione las que han de ser retiradas de la caja Seleccionado. Haga clic en el botón (Eliminar de la selección). La opción

seleccionada se eliminará de la caja Seleccionado.

No

Políticas

Identificar con qué Políticas (Ilustración 10) tiene relación el

proyecto, mediante la selección de las opciones que ofrece el menú desplegable. Tener en cuenta que es posible seleccionar

varias políticas para un mismo proyecto. Haga clic en el botón


Seleccionado serán las que serán registradas. Con el fin de reordenar las opciones seleccionadas, seleccione las que han de ser retiradas de la caja Seleccionado. Haga clic en el botón (Eliminar de la selección). La opción seleccionada se eliminará de la caja Seleccionado.

No

Lineamientos de Gobierno Identificar con qué Lineamientos de Gobierno (Ilustración 11)


tiene relación el proyecto, mediante la selección de las opciones que ofrece el menú desplegable. Tener en cuenta que es posible seleccionar varios lineamientos para un mismo

proyecto. Haga clic en el botón (Seleccionar). Las opciones

que queden en la caja Seleccionado serán las que serán registradas. Con el fin de reordenar las opciones seleccionadas, seleccione las que han de ser retiradas de la caja Seleccionado. Haga clic en el botón (Eliminar de la selección). La opción seleccionada se eliminará de la caja Seleccionado.

Ilustración 6: Selección de beneficiarios

Ilustración 7: Objetivos de desarrollo del milenio (ODM)

Ilustración 8: Clasificación temática


Ilustración 9: Selección de Principios

Ilustración 10: Selección de Políticas

Ilustración 11: Lineamientos de gobierno


4. SECCIÓN INSTITUCIONES Y CONTACTOS

En la sección Instituciones y contactos (Ilustración 12) del formulario de Ingreso de datos, el

usuario puede proporcionar información sobre las entidades que tienen la responsabilidad general de

la ejecución del proyecto. Aquí, el usuario podrá especificar los contactos dentro de las organizaciones

seleccionadas, que sirven como puntos focales para el proyecto.

Ilustración 12: Sección de Instituciones y contactos

Para mayor información sobre cómo proporcionar los datos requeridos en esta sección Instituciones

y contactos, el usuario puede referirse a la Tabla 4.1 – Ingreso de datos de contactos; abajo.

Tabla 4.1 – Ingreso de datos de contactos

Nombre del campo Instrucciones ¿Requerido? Instituciones y organizaciones

relevantes al proyecto

Identificar todas las instituciones y organizaciones que son relevantes al proyecto, de acuerdo a sus papeles dentro del

desarrollo del mismo. Registro de una institución u organización Para agregar una institución y organización, el usuario debe: Hacer click en el botón Agregar/modificar instituciones situado

en la parte baja del campo. El usuario será dirigido a la

Sí


subsección Instituciones y organizaciones (Ilustración 13).

Indicar el tipo (bilateral, gubernamental, etc.) de la institución

respectiva, mediante la selección de la opción correspondiente en la lista desplegable. Todas las instituciones y organizaciones que coincidan en la selección, aparecerán en el cuadro “Instituciones y organizaciones” (Ilustración 14).

Localizar la institución u organización en la lista. Nota: El sistema tiene una función de búsqueda para facilitar

la localización de la institución u organización en la lista. Para encontrar una institución u organización específica, el usuario debe ingresar el nombre de ésta en el campo “Buscar nombre de institución” y hacer click en el botón Buscar. La lista de todas las organizaciones que coincidan con el criterio de

búsqueda se mostrará en el cuadro “Instituciones y

organizaciones”. Agregar la institución u organización seleccionada como

relevante para el proyecto, marcando la cajita respectiva y presionando, a continuación, el botón Agregar selección. La institución u organización seleccionada aparecerá abajo, en la tabla de instituciones y organizaciones seleccionadas

(Ilustración 15). Para cada una de las instituciones y organizaciones

seleccionadas, proporcionar la información adicional requerida, relativa a su carácter o papel, según sea aplicable.

Hacer click en el botón Registrar para regresar a la sección Instituciones y contactos, en donde aparecerán las instituciones seleccionadas de acuerdo con sus respectivos

papeles dentro del proyecto.

Modificación de un registro de institución u organización Para modificar la información de una institución u organización previamente registrada, el usuario deberá: Hacer click en el botón Agregar/modificar instituciones situado

en la parte baja del campo. El usuario será dirigido a la subsección Instituciones y organizaciones, en donde podrá ver la información registrada para la institución u organización respectiva.

Hacer los cambios necesarios. Eliminación de un registro de una institución u organización

erróneamente seleccionada Para eliminar el registro erróneo de una institución u organización, el usuario deberá: Seleccionar la institución u organización que debe ser

eliminada. Hacer clic sobre el símbolo (Eliminar de la lista), situado a

la izquierda del nombre de la institución u organización.


Ilustración 13: Subsección Instituciones y organizaciones


Ilustración 14: Lista de instituciones

Ilustración 15: Selección de instituciones relevantes al proyecto

Contactos del proyecto por institución u organización

Identificar las personas que servirán de contacto o que serán responsables del seguimiento del proyecto, dentro de las

instituciones u organizaciones respectivas. Tomar nota que el contacto primario es el del “punto focal” a cargo de la

información sobre el proyecto. Nota: El usuario no podrá agregar ningún contacto mientras no haya registrado previamente a la respectiva institución u

organización a la que éste pertenece. Selección de un contacto ya registrado Para seleccionar una persona de contacto dentro de una institución u organización, el usuario deberá: Hacer click sobre el botón Agregar/ modificar

contactos, situado en la parte baja del campo. El

No


usuario será dirigido a la subsección Contactos (Ilustración 16).

Seleccionar la institución u organización para agregar

el registro del contacto desde la lista desplegable. Por favor, tomar nota que la lista tendrá solamente las instituciones u organizaciones que han sido seleccionadas previamente para el proyecto en la sección previa. La lista de todos los contactos existentes dentro de la institución u organización seleccionada se mostrará en la caja Contactos.

Localice los contactos apropiados en la lista que aparece. Nota: El sistema tiene una función de búsqueda para facilitar la localización del contacto en la lista. Para

encontrar un contacto, el usuario debe ingresar los

datos o criterios de búsqueda y seleccionar el campo que les es aplicable y, luego, presionar el botón Buscar”. La lista de todos los contactos que coincidan con el criterio de búsqueda se mostrará abajo, en la caja de Artículos encontrados.

Agregar el contacto respectivo marcando la cajita

correspondiente situada a la izquierda del nombre del contacto y presionando el botón Agregar selección. Los contactos seleccionados aparecerán en la tabla Contactos seleccionados. Nota: Si no se hubiere registrado previamente la información de la persona de contacto, y por consiguiente no existiera el registro correspondiente, el

usuario puede generar un registro nuevo.

Registro de un nuevo contacto Para registrar un nuevo contacto, el usuario deberá: o Hacer click en el vínculo Crear nuevo, situado en la

parte baja de la tabla. Aparecerá una nueva

ventana (Ilustración 17). o Indicar la institución u organización a la que la

persona de contacto representa, mediante la selección de la opción correspondiente en la lista desplegable. Por favor, notar que la lista contiene sólo las instituciones u organizaciones que han sido seleccionadas en la sección previa.

o Llenar los campos correspondientes a nombres, apellidos y título.

o Especificar la dirección de correo electrónico del contacto, en el campo adecuado.

o Indicar los números de teléfono del contacto (de oficina y celular) así como los números de facsímile (fax) en los campos respectivos.

o Proporcionar la dirección (física) del contacto, en el campo respectivo.

Hacer click en el botón Registrar para regresar a la

sección Instituciones y contactos, donde aparecerán los contactos seleccionados, en los respectivos campos,

de acuerdo a las instituciones que representan. Especificar qué contacto actuará como “Punto focal”

para las diferentes instituciones u organizaciones. Los


datos se agregarán en los registros de las instituciones u organizaciones a las que represente el punto focal. Nota: Tan pronto como el usuario archive la

información ingresada, les serán enviados mensajes electrónicos de notificación a los respectivos puntos focales identificados.

Modificación del registro de un contacto Para modificar la información previamente registrada de un contacto, el usuario deberá:

Hacer click en el botón Agregar/modificar contacto, situado en la parte baja del campo. El usuario será dirigido a la subsección Contactos, donde podrá ver la información registrada para el contacto respectivo.

Hacer los cambios pertinentes.

Eliminar un registro de un contacto erróneamente seleccionado Para eliminar el registro erróneo de un contacto, el usuario deberá: Seleccionar el contacto que debe ser eliminado. Hacer click sobre el símbolo (Eliminar de la lista),

situado a la izquierda del nombre del contacto.

Ilustración 16: Subsección Contactos


Ilustración 17: Registro de un contacto


5. SECCIÓN INFORMACIÓN FINANCIERA

En la sección Información financiera (Ilustración 18) del formulario Ingreso de datos, el usuario

puede introducir información sobre costos y financiamiento del proyecto. El usuario deberá ingresar

los costos distribuidos a lo largo del tiempo, conforme a su mejor conocimiento. El usuario deberá

proporcionar información respecto a cada combinación de institución de financiamiento con la

institución de ejecución, y de los fondos comprometidos y desembolsados.

Para mayor información acerca de cómo proporcionar la información requerida en esta sección

Información financiera, el usuario debe referirse a la Tabla 5.1 – Ingreso de información financiera,

que se muestra a continuación.

Ilustración 18: Sección Información financiera


Ilustración 19: Subsección Costos del proyecto

Tabla 5.1 – Ingreso de Información financiera

Nombre del campo Instrucciones ¿Requerido? Costos del proyecto Especificar el monto requerido para la ejecución del proyecto,

conforme el presupuesto respectivo. Éste deberá incluir las contribuciones de todas las fuentes pertinentes, por ejemplo,

cooperantes bilaterales, instituciones financieras internacionales, Gobierno, etc. Registro de costos Para agregar un registro de costos, el usuario deberá: Hacer click en el botón “Agregar / modificar costos”,

situado en la parte baja del campo. El usuario será dirigido a la subsección Costos del proyecto (Ilustración 19).

Especificar la moneda en la registrará el costo, mediante selección de la opción aplicable, en el menú que se despliega.

Indicar el costo total del proyecto, correspondiente a la

moneda que haya seleccionado.

Nota: Tan pronto el usuario selecciona una moneda, aparece la tasa de cambio preestablecida por un dólar de los Estados Unidos (USD), conforme la fecha de inicio del proyecto. Sin embargo, el usuario puede cambiar esta tasa si lo considera necesario. La tasa de

cambio se usa para convertir montos en USD.

Ingresar el costo total del proyecto, según el presupuesto, según corresponda a la moneda seleccionada.

Especificar cómo se prevé gastar el costo a lo largo de

la duración del proyecto, el que depende de las fechas de inicio y finalización del mismo.

Nota: Para desglosar costos por año, el usuario puede escoger entre las siguientes dos opciones: - Ingresar la distribución aproximada de costos del

proyecto a lo largo de cada uno de los años.

- Escoger una distribución pareja de los costos del proyecto a lo largo de todos los años.

Modificación del registro de un costo Para modificar el registro de un costo previamente ingresado, el usuario deberá: Hacer click en el botón Agregar/modificar costos del

proyecto, situado en la parte baja del campo. El usuario

Sí


será dirigido a la subsección Costos del proyecto, donde podrá ver la información registrada.

Hacer los cambios pertinentes.

Ilustración 20: Subsección Compromisos financieros

Compromisos y desembolsos por fuente financiera

Proveer información financiera detallada sobre los compromisos y desembolsos, agrupados por cada donante que haya sido seleccionado para el proyecto.

Registro de financiamiento Para registrar financiamiento, el usuario deberá:

Hacer click sobre el botón Agregar / modificar financiamiento, situado en la parte baja del campo correspondiente a la fuente respectiva.

Indicar si el nuevo registro corresponde a un compromiso o a un desembolso. La ventana respectiva

aparecerá en función de esta indicación. Nota: El usuario no podrá registrar ningún desembolso a menos que haya registrado previamente un compromiso.

Si selecciona “compromiso”, corresponderá al usuario

No


dar la siguiente información (Ilustración 20): - La fecha en la que se hizo el compromiso. - La moneda en la que se hizo el compromiso

- La cantidad comprometida - El tipo de asistencia - El tipo del financiamiento (donación o préstamo).

Si selecciona “desembolso”, corresponderá al usuario dar la siguiente información (Ilustración 21): - El ejecutor al que se le hizo el desembolso. - La fecha en la que se hizo el desembolso.

- La moneda en la que se hizo el desembolso. - La cantidad o monto del desembolso.

Para agregar un nuevo registro de financiamiento, sírvase hacer click en Agregar otra contribución, y provea la

información requerida mencionada en el párrafo previo.

Modificación de un registro de financiamiento Para modificar la información previamente registrada de un financiamiento, el usuario deberá: Hacer click en el registro (compromiso o desembolso)

que necesita ser modificado. El usuario será dirigido a la respectiva subsección, en la que podrá ver la

información registrada para el contacto respectivo. Hacer los cambios pertinentes.

Eliminación de un registro erróneo de financiamiento Para eliminar el registro erróneo de un financiamiento, el usuario deberá: Seleccionar el registro de financiamiento que debe ser

eliminado.

Hacer click sobre el símbolo (Eliminar), situado a la izquierda del registro.


Ilustración 21: Subsección Desembolsos

Cofinanciamiento del Gobierno de Guatemala

Proporciona información financiera detallada sobre los fondos aportados por el Gobierno de Guatemala para la ejecución del proyecto.

Registro de cofinanciamiento del Gobierno de Guatemala Para registrar cofinanciamiento del Gobierno de Guatemala, el usuario deberá:

Hacer click sobre el botón Agregar /modificar cofinanciamiento del Gobierno, situado en la parte baja

del campo. Indicar si el nuevo registro corresponde a un

compromiso o a un desembolso. La ventana respectiva aparecerá en función de esta indicación (Ilustración 22).

Especificar la fecha en la que tuvo lugar el compromiso

o desembolso. Indicar la moneda en la que se hizo el compromiso o

desembolso. Precisar la cantidad o monto del compromiso o

desembolso. Porción en especie: Indicar el valor de bienes y

servicios aportados por el Gobierno en especie.

Modificación de un registro de financiamiento del Gobierno Para eliminar un registro erróneo de financiamiento, el

No


usuario deberá: Hacer click en el botón Agregar/ modificar

financiamiento del Gobierno, situado en la parte baja

del campo. Hacer los cambios en los datos que aparecen.

Ilustración 22: Registro de aportes del Gobierno

Financiamiento adicional posible. Sin convenio todavía firmado.

Proporciona información financiera detallada sobre los compromisos y los desembolsos, agrupados por cada donante, pero para los cuales no existe convenio firmado. Registro de financiamiento adicional posible

Para registrar financiamiento adicional posible, el usuario

deberá: Hacer click en el botón “Agregar fuente de

financiamiento, situado en la parte baja del campo. Aparecerá una nueva ventana Ilustración 23) en la que el usuario deberá:

Seleccionar la entidad de financiamiento.

Indicar la moneda en la cual se supone que sería dado el posible financiamiento.

Especificar la fecha en la que el financiamiento podría tener lugar.

Agregar algún comentario específico, en texto libre.

No


Modificación de un registro de financiamiento adicional posible Para modificar un registro de financiamiento adicional

posible, el usuario deberá: Hacer click en el registro existente. Hacer los cambios que correspondan.

Ilustración 23: Registro de financiamiento adicional posible


6. SECCIÓN PRODUCTOS O RESULTADOS DEL PROYECTO

En la sección Productos o resultados del proyecto (Ilustración 24) del formulario Ingreso de

Datos, el usuario puede introducir información acerca de los resultados del proyecto y de los factores

que puedan causar retraso en la ejecución del mismo.

Para mayor información acerca de cómo proporcionar la información requerida en esta sección

Productos o resultados del proyecto, el usuario debe referirse a la Tabla 6.1 –Ingreso de

información de los productos del proyecto, que se muestra abajo.

Ilustración 24: Sección Productos o resultados del proyecto

Tabla 6.1 – Ingreso de los productos del proyecto

Nombre del campo Instrucciones ¿Requerido? Productos o resultados Describe los productos o resultados específicos que se

esperan que genere el proyecto, y las actividades previstas para su logro. Registro de productos Para agregar el registro de un producto o resultado, el

usuario deberá:

Hacer click en el botón “Agregar” situado en la parte baja del campo. Aparecerá un registro vacío (Ilustración 25).

Registrar el producto o resultado en las cajas respectivas, en texto libre.

En el campo Meta, especificar la fecha en la cual se espera que el producto será logrado. Para especificar la

fecha, puede hacerse uso del calendario que aparece al hacer click en el respectivo ícono situado a la izquierda del campo. En este calendario podrá definir día / mes / año de cuando se prevé alcanzar el producto.

No


Indicar el porcentaje de avance logrado a la fecha. Dar indicaciones respecto al avance cualitativo a la

fecha.

Hacer click en (Archivar y continuar), a la izquierda del registro, para confirmar el archivo de la información ingresada.

Modificación del registro de un producto Para modificar el registro de un producto previamente ingresado, el usuario deberá:

Hacer click en el registro del producto que debe ser

modificado. Esto activará el registro. Hacer los cambios necesarios en los datos expuestos. Hacer click en (Confirmar), a la izquierda de la

respectiva línea, para confirmar el cambio. O, hacer

click en (Cancelar), para cancelar la operación.

Eliminación de un registro de producto Para eliminar un registro de un producto, el usuario deberá: Seleccionar el registro del producto que necesita

eliminar. Hacer click en (Eliminar), a la izquierda del registro

que va a eliminar.

Ilustración 25: Registro de un producto o resultado

Ilustración 26: Registro de factores de retraso

Factores que causan atrasos Da información sobre los factores que pueden ser causantes

de atrasos en la ejecución del proyecto. Registro de factores que causan atrasos Para agregar un registro de un factor, el usuario deberá:

Hacer click en el botón “Agregar”, situado en la parte baja del campo. Aparecerá un registro vacío (Ilustración26).

No


Registrar el factor en las cajas respectivas, en texto libre. Poner comentarios adicionales en caso de considere

necesario, el texto libre, en el campo respectivo.

Hacer click en (Confirmar), a la izquierda del registro, para confirmar la información introducida.

Modificación de un registro de un factor Para modificar el registro de un factor causante de retrasos, el usuario deberá: Hacer click en el registro del factor que debe ser

modificado. Esto activará el registro. Hacer los cambios necesarios en los datos expuestos. Eliminación de un registro de un factor Para eliminar un registro de un factor causante de retrasos,

el usuario deberá:

Seleccionar el registro del factor que necesita eliminar. Hacer click en (Eliminar), a la izquierda del registro

que va a eliminar.


7. SECCIÓN NOTAS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS En la sección Notas y documentos adjuntos (Ilustración 27) del formulario de Ingreso de datos,

el usuario puede proporcionar comentarios u observaciones adicionales acerca del proyecto. El

usuario puede también anexar documentos de proyecto, informes de seguimiento del mismo, y otra

documentación relevante.

Para más información acerca de cómo proporcionar la información requerida en la sección Notas y

documentos adjuntos, el usuario deberá referirse a la Tabla 7.1 – Documentos adjuntos

relacionados con el proyecto, situada abajo.

Nota: Sírvase tomar nota que el DAD – Guatemala ha sido diseñado como un sistema bilingüe

español e inglés. Por consiguiente, algunos campos de la información deben ser proporcionados en

ambos idiomas.

Ilustración 27: Sección Notas y documentos adjuntos

Tabla 7.1 – Documentos adjuntos relacionados con el proyecto

Nombre del campo Instrucciones ¿Requerido? Notas / comentarios Ingresar cualquier comentario o información adicional que

considere debe quedar registrada en relación al proyecto.

No


Ilustración 28: Subsección Documentos adjuntos

Documentos adjuntos. Por

ejemplo: documento del proyecto, informe de seguimiento, etc.

Adjunta documentos que contienen información relacionada

con el proyecto. Adjuntar un documento Para adjuntar un documento, el usuario deberá:

Hacer click en el botón “Adjuntar documento”. El usuario será dirigido a la subsección Documentos adjuntos

(Ilustración 28).

Hacer click en el botón “Buscar” para localizar el archivo que necesita adjuntar.

Ingresar el nombre del documento que va a adjuntar, en el campo “Título”.

Proporcionar una breve descripción del documento, en el campo “Descripción”.

Hacer click en el botón “OK”, para adjuntar el archivo. El archivo adjuntado aparecerá en la respectiva tabla en la sección Notas y documentos adjuntos.

Los archivos deberán ser de un tamaño menor a 1MB. Para adjuntar otro archivo, sírvase hacer click en el botón Adjuntar otro documento” y proporcionar la información requerida como se ha descrito en los párrafos precedentes.

No


Eliminar un documento adjunto Para remover un documento erróneamente adjuntado, el

usuario deberá:

Hacer click en el símbolo (Eliminar), situado a la izquierda del título del respectivo documento.


8. REGISTRO DE ACCESOS Y USUARIOS En la sección Registro de accesos y usuarios (Ilustración 29) del formulario de Ingreso de datos,

el usuario puede ver información estadística relativa a los accesos que se han dado en el registro de

ingreso de datos de un determinado proyecto.

Para mayor información acerca de lo que el usuario puede ver en esta sección, el usuario debe

referirse a la Tabla 8.1 – Registro de actividad por usuario, que se muestra a continuación.

Ilustración 29: Sección Registro de accesos y usuarios

Tabla 8.1 – Registro de actividad por usuario

Nombre del campo Instrucciones ¿Requerido? Registro de actividad del

usuario

Proporciona información acerca de los cambios recientes que

hayan sido hechos en el ingreso de datos del proyecto actual – identifica el usuario y la fecha/hora de cuando fueron hechas las modificaciones.

No


9. ARCHIVAR DATOS

Es importante que cuando el usuario termina de proporcionar la información requerida, archive la

información ingresada. El sistema ofrece las siguientes opciones para archivar la información:

Hacer click en el botón “Archivar” para guardar la información ingresada y para permanecer en el

módulo de Ingreso de datos.

Nota: En algunas subsecciones, al hacer click en el botón “OK”, el sistema archiva la información

ingresada y los cambios hechos, y avanza a la siguiente pantalla.

Hacer click en el botón “Archivar y cerrar” para guardar la información ingresada y salir del

módulo de Ingreso de datos.

Sírvase observar que si el usuario hace click en el botón “Cancelar”, descarta todos los cambios que

haya hecho.


TABLA DE ILUSTRACIONES ILUSTRACIÓN 1: SECCIÓN INFORMACIÓN GENERAL .................................................................................................. 7 ILUSTRACIÓN 2: CALENDARIO ............................................................................................................................................. 9 ILUSTRACIÓN 3: REGISTRO DE UN SECTOR ................................................................................................................ 10 ILUSTRACIÓN 4: REGISTRO DE UN SECTOR DE LA OECD ...................................................................................... 11 ILUSTRACIÓN 5: REGISTRO DE LA COBERTURA GEOGRÁFICA DEL PROYECTO ............................................. 12 ILUSTRACIÓN 6: SELECCIÓN DE BENEFICIARIOS ...................................................................................................... 14 ILUSTRACIÓN 7: OBJETIVOS DE DESARROLLO DEL MILENIO (ODM) ................................................................ 14 ILUSTRACIÓN 8: CLASIFICACIÓN TEMÁTICA ............................................................................................................... 14 ILUSTRACIÓN 9: SELECCIÓN DE PRINCIPIOS .............................................................................................................. 15 ILUSTRACIÓN 10: SELECCIÓN DE POLÍTICAS .............................................................................................................. 15 ILUSTRACIÓN 11: LINEAMIENTOS DE GOBIERNO ...................................................................................................... 15 ILUSTRACIÓN 12: SECCIÓN DE INSTITUCIONES Y CONTACTOS ......................................................................... 16 ILUSTRACIÓN 13: SUBSECCIÓN INSTITUCIONES Y ORGANIZACIONES ........................................................... 18 ILUSTRACIÓN 14: LISTA DE INSTITUCIONES .............................................................................................................. 19 ILUSTRACIÓN 15: SELECCIÓN DE INSTITUCIONES RELEVANTES AL PROYECTO .......................................... 19 ILUSTRACIÓN 16: SUBSECCIÓN CONTACTOS .............................................................................................................. 21 ILUSTRACIÓN 17: REGISTRO DE UN CONTACTO ........................................................................................................ 22 ILUSTRACIÓN 18: SECCIÓN INFORMACIÓN FINANCIERA ....................................................................................... 23 ILUSTRACIÓN 19: SUBSECCIÓN COSTOS DEL PROYECTO ...................................................................................... 24 ILUSTRACIÓN 20: SUBSECCIÓN COMPROMISOS FINANCIEROS .......................................................................... 25 ILUSTRACIÓN 21: SUBSECCIÓN DESEMBOLSOS ........................................................................................................ 27 ILUSTRACIÓN 22: REGISTRO DE APORTES DEL GOBIERNO .................................................................................. 28 ILUSTRACIÓN 23: REGISTRO DE FINANCIAMIENTO ADICIONAL POSIBLE ....................................................... 29 ILUSTRACIÓN 24: SECCIÓN PRODUCTOS O RESULTADOS DEL PROYECTO .................................................... 30 ILUSTRACIÓN 25: REGISTRO DE UN PRODUCTO O RESULTADO ......................................................................... 31 ILUSTRACIÓN 26: REGISTRO DE FACTORES DE RETRASO ..................................................................................... 31 ILUSTRACIÓN 27: SECCIÓN NOTAS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS ........................................................................ 33 ILUSTRACIÓN 28: SUBSECCIÓN DOCUMENTOS ADJUNTOS ................................................................................... 34 ILUSTRACIÓN 29: SECCIÓN REGISTRO DE ACCESOS Y USUARIOS.................................................................... 36

base de datos de la asistencia para el ... para ingreso de...dad guatemala – manual del usuario:...

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