Aspectos técnicos y organizativos de la biblioteca escolar

Proceso técnico de la colección El contenido de los documentos: clasificación

e indización

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El contenido de los documentos: clasificación e

indización

Fuente: GARCÍA GUERRERO, J. (Dir.). Guía de bibliotecas escolares. Material de apoyo y de orientación para el profesorado con vistas al buen uso y aprovechamiento pedagógico de la biblioteca escolar. Sevilla, Dirección General de Ordenación y Evaluación Educativa, 2007. Bloque 2, capítulo 5. Disponible en línea: http://www.juntadeandalucia.es/educacion/educacion/planlyb/com/jsp/contenido.jsp?pag=/planlyb/contenidos/RecursosEducativos/GUIA_LYB&seccion=recursos

Actualizado: José Manuel Luque Jaime, septiembre 2013

Uno de los objetivos de la biblioteca escolar es conseguir que el alumnado use la colección de manera autónoma, localizando los documentos directamente en las estanterías o a través de consultas en el catálogo. Con esta finalidad es preciso que el contenido de los documentos se analice detenidamente aplicando dos técnicas específicas: la Clasificación (CDU) y la Indización (descriptores, encabezamientos de materia).

La profundidad del análisis de los contenidos documentales vendrá determinada por las características de cada biblioteca: el tipo de alumnado y profesorado, el grado de especialización de la colección, los medios humanos y materiales de que se disponga, etc.

Análisis del contenido documental

Clasificación Indización

CDU Descriptores, encabezamientos de materia

Lenguaje documental: código numérico o alfanumérico

Términos del lenguaje natural

Los lenguajes usados en la clasificación e indización, denominados lenguajes

documentales, sirven para facilitar y mejorar la comunicación entre quienes están en la biblioteca y el documento. Por este motivo es necesario que al introducir la información del documento durante el proceso técnico se preste especial atención para que posteriormente los procesos de búsqueda y recuperación de la información documental sean lo más eficaces posible. De ello dependerá en gran medida el futuro uso, recuperación y circulación de la colección.

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Clasificación

Clasificar es representar el tema principal del documento mediante un código, numérico o alfanumérico, que corresponde a su materia dentro de un sistema de clasificación bibliográfica. Este código es la primera signatura del tejuelo de los documentos y el que hace ordenar los documentos por materias en las estanterías.

Una clasificación bibliográfica divide el conocimiento humano en categorías a las que los documentos de la biblioteca serán adscritos. Se dice que esta clasificación es sistemática porque se hace en función de un sistema de conocimiento. Por tanto, los documentos del mismo tema se encontrarán agrupados en el mismo sitio.

Existen sistemas de clasificación universales, que abarcan todos los conocimientos, y otros especiales, específico de algún sector o campo de dichos conocimientos. El Sistema de Clasificación más extendido es la CDU (Clasificación Decimal Universal), que se caracteriza por:

o referirse a todos los ámbitos del conocimiento, o tener una estructura jerárquica que va de lo general a lo particular, o tener una base decimal porque los conocimientos se dividen en diez

grupos y estos a su vez en otros diez…, o tener notaciones numéricas comprensibles a todo el mundo.

Actualmente el grupo 4 está vacío; mientras puede ser utilizado en cada biblioteca como más convenga, por ejemplo, dedicarse a temas locales y regionales.

Los diez grupos se dividen a su vez en otros tantos subgrupos y así sucesivamente hasta conseguir una especificación tan concreta que el número resultante sería engorroso de leer. Su aplicación requiere un proceso muy sofisticado lejos del alcance de la mayoría del profesorado. Por este motivo, en las bibliotecas escolares se hace necesaria una simplificación de la CDU para que sea accesible al profesorado y al alumnado, basada en:

� Las subclases se usarán en función de las necesidades, utilizando para la mayoría de los casos los dos primeros dígitos, con lo que se garantiza la aplicación de la CDU y posiblemente se cubran las necesidades de la biblioteca escolar. En Secundaria se puede usar un nivel más de concreción.

� Usar una subclase cuando abarque un número significativo de documentos.

� A cada grupo de la CDU se asociará una palabra o palabras claves para mejorar la comprensión.

� Igualmente, a cada grupo de la CDU se asociará un color.

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3 de 7 � Tanto las palabras claves como los colores su usarán en los rótulos e

indicaciones que se empleen en la biblioteca: paredes, estanterías…, incluso el color puede usarse en los tejuelos correspondientes a cada grupo.

� Para que la CDU esté al alcance de todos y pueda servir para la localización rápida por el profesorado y el alumnado puede presentarse de diferentes formas:

Es importante que las bibliotecas escolares utilicen la CDU porque es el sistema de clasificación más extendido y porque garantiza la continuidad entre los centros de enseñanza y entre éstos y las bibliotecas universitarias y las públicas.

La adaptación de la CDU que para las bibliotecas escolares se ha realizado en Andalucía se puede consultar en las siguientes direcciones webs:

- Para Educación Infantil y Primaria: http://www.juntadeandalucia.es/educacion/webportal/ishare-servlet/content/6fffd5d6-0e06-4379-a83e-a80ebc51a0e2

- Para Educación Secundaria Obligatoria:

http://www.juntadeandalucia.es/educacion/webportal/ishare-servlet/content/1a3d0d84-6cca-447f-9f35-540683fcc213

La CDU en Abies.

� La clasificación de las enciclopedias y obras generales (03)

En este subgrupo se colocarán las enciclopedias y los diccionarios generales que tratan varios temas, como por ejemplo la Enciclopedia Larousse. Por operatividad, las enciclopedias donde cada volumen contiene una materia diferente pueden clasificarse en el grupo que corresponde de la materia de cada volumen.

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Las enciclopedias y diccionarios especializados se clasifican en el grupo correspondiente a su materia. Por ejemplo, una enciclopedia de música se clasifica en el grupo 78, los diccionarios de lengua en el grupo 8 y los atlas de geografía en el 91.

� La clasificación de los libros de ficción o de imaginación

En el subgrupo 82 de la CDU se clasificarán sólo los libros de literatura, pues las obras de ficción o de imaginación, es decir, de creación literaria, tienen un tratamiento especial.

Tanto en Primaria como en Secundaria, las obras de ficción se clasifican por géneros literarios:

o A: Álbumes ilustrados

o C: Cuentos

o N: Narrativa

o P: Poesía

o T: Teatro

o TBO: Tebeos y cómics

� La clasificación del material en otros soportes

La clasificación de los documentos no librarios en otros soportes, tales como mapas, diapositivas, cederrones, deuvedés, vídeos, grabaciones sonoras… seguirán los mismos criterios y los mismos grupos y subgrupos que los documentos librarios, pero con la salvedad de que estos documentos se agruparán por soporte.

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Indización

La indización es el proceso por el cual se describe el contenido de un documento mediante palabras del lenguaje natural. Este proceso persigue dos objetivos: por un lado, clasificar el documento por su tema principal según la CDU y, por otro lado, identificar sus temas secundarios con la finalidad de poder recuperarlos por ellos.

Estas palabras han sido sometidas a un proceso de normalización semántica, convirtiéndose así en lenguaje documental.

La indización en las bibliotecas escolares es muy importante pues permitirá la recuperación de los documentos por muchos temas o facetas de un tema, que corresponden a los puntos de acceso secundarios de un registro bibliográfico. En estos casos, no se busca un documento concreto pero sí un documento de una materia determinada.

Aunque este sistema es fácilmente comprensible, hay que tener en cuenta que:

� a veces, materias próximas en la CDU se alejan en la indización, como por ejemplo, dibujo y pintura se ordenan por “d” y “”p” cuando en la CDU se ordenan en el 74 y 75 respectivamente,

� hay que distinguir los homónimos y evitar los sinónimos. Los lenguajes de indización

• Los encabezamientos de materia1

Es un lenguaje documental en el que los términos se combinan para formar cadenas. El primer término se llama encabezamiento y se refiere al argumento del documento indizado. Los términos siguientes, enlazados con un guión (-), se denominan subencabezamientos y pueden indicar:

a) Cualidades, propiedades o acciones: (Ej.: Manualidades-papel), “Manualidades en papel”

b) Topográficos: (Ej.: Camping-España-Directorios), “Directorio de Camping en España”

c) Cronológicos: (Ej.: Políticos-S. XX) “La verdad sobre los políticos del siglo XX”

d) Forma: (Ej.: Senderismo-Guía) “Guía de senderismo”

Este lenguaje documental es utilizado en las bibliotecas que aún mantienen procedimientos manuales, mediante fichas. La falta de flexibilidad de los encabezamientos de materia hace que este tipo de clasificación no sea apropiada para bibliotecas informatizadas.

1 Marina Jiménez Piano: Encabezamientos de materia. Normativa para su redacción (resumen). Ver: http://148.226.9.79:8080/tsu/intbiblio/Encabez materia Normativas.doc [Consulta: 17 de febrero de 2013]

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Los Tesauros son lenguajes documentales formados por descriptores relacionados jerárquicamente (entre un término general y sus términos específicos y viceversa).y asociativamente (entre términos relacionados por su significado). Necesitan obligatoriamente un sistema automatizado y se usan sobre todo en bibliotecas especializadas y en servicios de documentación.

• Los descriptores

Son palabras o grupo de palabras que representan sin ambigüedad el tema de un documento. No se representan en cadenas, pero pueden aplicarse individualmente o combinados a través de los operadores lógicos (Y, O, NO) del programa informático, como es el caso de ABIES.

Partiendo de los ejemplos anteriores, utilizando Descriptores el documento quedaría indizado de la siguiente forma:

a) Descriptores: Manualidades y Papel b) Descriptores: Camping, España y Directorio c) Descriptores: Política e Historia contemporánea d) Descriptores: Senderismo y Guía

La recuperación sería efectiva utilizando un solo descriptor, indistintamente de cual sea, o ambos a través de los operadores lógicos.

Cómo indizar en una biblioteca escolar

Dadas las especiales características de una biblioteca escolar, hay que seguir una serie de criterios para facilitar la indización2:

• Los descriptores elegidos deben representar todos los temas significativos que trate del documento:

- Es mejor utilizar un término compuesto, si forma parte del lenguaje documental, que dos o más simples. Es preferible indizar Actitud del alumno que Actitud + Alumno.

- Es mejor usar un término más general que varios muy específicos. Es preferible indicar Arte que Arte prehistórico + Arte paleocristiano + Arte precolombino + Arte Medieval

• Para representar un concepto escoger siempre el mismo término, en su misma forma, sin que presente ambigüedad. Tener mucho cuidado con los singulares y plurales. Es preferible indizar Adivinanzas que Acertijos (ambos conceptos significan lo mismo y ambos están admitidos en la lista de descriptores, luego hay que decidir cual de ellos se utilizará, en este caso Adivinanzas)

• Los descriptores deben ser de uso corriente y fáciles de comprender para el alumnado. Es preferible indizar Fósiles que Paleozoología.

En las bibliotecas escolares hay abundantes obras de imaginación y el alumnado suele pedir “libros de miedo”, “libros de magia”… y algún maestro quiere un libro de “poesía con animales”. Es decir, la indización de las obras de imaginación puede

2 A este respecto se puede consultar el Tesauro Europeo de la Educación: http://www.freethesaurus.info/redined/es/index.php [Consulta: 17 de febrero de 2013]

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7 de 7 favorecer considerablemente la recuperación de los documentos, de lo contrario existirán esos documentos pero estarán “ilocalizables”.

La indización de los libros de imaginación presenta algunos problemas:

• En muchas ocasiones no se podrá indizar sin haber leído la obra antes, por lo que se recurrirá al índice, al resumen o se preguntará al alumnado y al profesorado que haya leído determinada obra.

• Ante la subjetividad e indecisión de este proceso se puede consultar en Internet determinados catálogos de obras infantiles y juveniles, tales como el de la Fundación Germán Sánchez Ruipérez, el Servicio de Orientación Lectora (SOL), o el Club Kirico.

La Indización (descriptores) en ABIES. Ver módulo B, capítulo 5, “El

Catálogo. La catalogación”.