automatización en el proceso de viajes y gastos,...

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Automatización en el proceso de viajes y gastos, Penske caso de éxito.


Agenda

Definición de la problemática.

Retos

Implementación de Concur Travel & Expense

Ventajas y beneficios obtenidos

A la empresa

A los empleados

Acerca de Concur

Concur Travel & Expense

Concur Invoice Management


Cost of T&E slides Definición de la

problemática


Procesos manuales Recursos y

tiempo

Documentación en papel

Sin control en políticas Falta de visibilidad

de los gastos


+ 2 semanas Aprobación y reembolsos

de gastos T&E


Cost of T&E slides Retos


Penske decide implementar una solución que:

• Automatice el proceso de T&E End to End • Ofrezca visibilidad de todos los gastos • Permita guardar documentos fiscales • Ofrezca una mejor experiencia al usuario final • Se ajuste a las políticas corporativas • Cuente con conexión a sistemas existentes


La solución…

Concur Travel &

Expense


Cost of T&E slides

Implementación de

Concur Travel &

Expense


Automatización proceso End to End

Repositorio de facturas y recibos

Conexión a sistema AS-400

Reserva de viajes bajo políticas

Reportes y métricas de los gastos

Integración con Amex y Banamex


Cost of T&E slides

Ventajas y Beneficios

obtenidos


A la empresa


+ 2 semanas a sólo

Reducción del proceso de:

1 día


Proceso manual eliminado (2013)

Eliminación de ajustes fiscales

Sin errores contables

Reducción de gastos no deducibles en un 90%


Ahorro de gastos T&E en un

40%


A los empleados


Reembolsos rápidos (1 día)

Informes de gastos fáciles (móvil)

Ahorro de tiempo para realizar informes de gastos de hasta un 60%


Cost of T&E slides Acerca de Concur


+100 años

países

+200 consultores

en 10 países

Experiencia y especialidad

+2,400 empleados

+19


Datos para compartir

98% Retención de Clientes

242% ROI A TRES AÑOS:

Retorno de la Inversión en

diez MESES

+15,000 Clientes en 10 países

Usuarios finales

+18 millones


Servicios en la “Nube” Accesibilidad, Velocidad, Seguridad

SaaS


700,000 accesos al sistema

120,000 viajes

300,000 Informes de gastos

$52 M USD a bancos números

LOS

EN UN DÍA


PRIMERO: Automatización de gastos (1994)

Solución en modelo SaaS (1999)

Solución de Viajes y Gastos End-to-end (2006)

Solución de Viajes y Gastos Móvil (2009)


Cost of T&E slides Concur Travel &

Expense


integrados= ahorro de tiempo

incremento de control

viajes y gastos


T&E =

$10M Aproximadamente

$2M

por año en gastos fuera de las políticas, y sin

control

$100M gastos operativos

T&E =

8-10% de gastos operativos

Según Aberdeen

20% Negocio promedio:

Integración = Control

Está fuera de las políticas, pero puede

controlarse


Ventajas de Concur Travel & Expense

• Reducción del costo de reserva de viajes hasta del 79% • Incrementar el cumplimiento de políticas hasta 31% • Automatización del proceso End to End en una solución • Resguardo de documentos hasta por 10 años • Manejo de facturas electrónicas, archivos XML • Soluciones en la nube, sin licencias necesarias • Integración con ERP y otros sistemas corporativos • Integración con tarjetas corporativas


User Support Desk

Service Administration

Business Intelligence

Expense Pay

Expense Report

Auditing

Concur Travel & Expense

Locate & Alert

Invoice Management

Travel Request

Un Sistema Integrado. Una Experiencia.

Modelo SaaS

Una Plataforma

Datos Centralizados

Experiencia única de usuario


Un sistema integrado:

simplifica procesos

adaptable

intuitivo


Servicios Extendidos Concur


INVOICE automatización del proceso

de proveedores

MANAGEMENT


+ expense travel + invoice

UNA PLATAFORMA


+ expense travel + invoice

ahorre tiempo

incremente el control


El proceso común de facuras

Proveedor envia la factura

Se envía a oficinas

centrales

Subsidiarios reciben la factura

La factura es inventariada

Se hace copia para archivo

Cuentas por pagar recibe y

audita

Si se necesitan correcciones

Cuentas por Pagar ingresa manualmente en el sistema

de pagos

Se almacenan las facturas en el sitio por 2

años

Cuentas por pagar emite el cheque o pago

Se envía al subsidiario

Se envía a los aprobadores

Se envía a oficinas

centrales

Se almacenan fuera del sitio

Visibilidad en los gastos y

procesos

La factura toma una ruta de 2-3

aprobadores


Se envía para

Aprobación

Pago Automático

Reportes y Análisis

Captura de

Factura

Invoice management

Configuración eficiente del proveedor y aprobación

Se revisa con la

orden de compra

simplificamos el proceso


eliminando el papel

> déjenoslo con captura de factura


> déjenoslo

con reconocimiento óptico de

caracteres

> transforme

eliminando el papel

OCR


> déjenoslo

> transforme > elimine con Facturas

electrónicas

eliminando el papel


Validación con

Impresión $9,000 -Material= $3,000 -Tinta= $6,000

Factura

Factura recibida

orden de compra


Impresión $9,000 -Material= $3,000 -Tinta = $6,000

Factura

Factura recibida

orden de compra

Impresión $7,000 -Material = $3,000

-Tinta = $4,000

Orden de Compra

Validación con

Revisión de orden de compra



Factura

Factura recibida

orden de compra

Impresión $7,000 $9,000 -Material = $3,000

-Tinta = $4,000 $6,000

Orden de Compra

Validación con




Factura

Factura recibida

orden de compra

Impresión $7,000 $9,000 -Material = $3,000

-Tinta = $4,000 $6,000

Orden de Compra


Validación con

Envío para aprobación

Pago


con Pagos Automáticos FLUJO DE EFECTIVO CONTROLE EL


NO MÁS CHEQUES


Dashboard de métricas Y OBTENGA EL DETALLE DEL REPORTE


SÓLO LA INFORMACIÓN

QUE USTED NECESITA

entregada al

INSTANTE


GRACIAS!

automatización en el proceso de viajes y gastos,...

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