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ASOCIACION DE SUSCRIPTORES DEL ACUEDUCTO RURAL DE TRES QUEBRADAS
ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE
2020 vs 2019
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INFORME DEL CONTADOR
La Calera, 09 Marzo de 2021
Respetada Asamblea de delegados, y señores Junta directiva
Los estados financieros terminados al 31 de diciembre de 2020, y 2019, se han preparado
conforme los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, y la
convergencia a norma internacional NIIF, los cuales comprenden generar un control interno
y políticas de las operaciones de la ASOCIACION DE SUSCRIPTORES DEL ACUEDUCTO
RURAL DE TRES QUEBRADAS (SIGLA ARTQ), el cual permiten de manera general
registrar las operaciones diarias para establecer los resultados y saldos de los estados
financieros que leeré a continuación.
Estas políticas de control interno se basan en el proceso documental de consecutivos que
pueden estar asociados a prefijos, en los documentos de las operaciones de venta, recaudos,
egresos, notas contables, movimientos de compras e inventarios. etc.
Si bien mi aplicación de pruebas, conciliaciones e implementación de controles
documentales me dan un resultado razonable, las operaciones son responsabilidad de la
junta directiva como ente que ordena y aprueba las operaciones. Obtuve la información
necesaria para desarrollar mi tarea como contadora y la adecuada presentación de los
estados financieros.
En mi ejercicio profesional se ajustan a la técnica; la administración me ha proporcionado
todos los soportes de ingreso, egreso, liquidaciones de nómina y pagos a la seguridad social
conforme a la ley, y demás obligaciones tributarias se han presentado dentro de la
oportunidad (**). El siguiente informe de Estado de Situación Financiera y Estado de
Resultados Integrales, y Estado de Cambio en el Patrimonio y sus notas de revelación;
resumen la gestión realizada por la administración de la ASOCIACION DE SUSCRIPTORES
DEL ACUEDUCTO RURAL DE TRES QUEBRADAS en el periodo enero a diciembre de 2020
vs 2019.
Atentamente,
MYRIAM VENEGAS V.
Contadora Publica.
TT 44886-T
(**), Caso en revisión por pandemia; Actualización del RTE.
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I. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
1. NOTA . OPERACIONES Y RESUMEN DE LAS PRINCIPALES POLITICAS CONTABLES.
General La Asociación de Usuarios del Acueducto Rural de Tres Quebradas, le fue otorgada la personería jurídica el 09 de marzo de 1992 con el número 176, por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo, E inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, con el numero S0003916, el 25 de abril de 1997. El objeto social o actividad es la captación tratamiento y distribución de agua. Por lo anterior y bajo las normas vigentes está catalogada dentro del régimen especial como entidad sin ánimo de lucro. En el año 2020 fue cambiado la calidad a responsables del régimen ordinario, por no llenar 100% con algunos requisitos por temas de la pandemia, situación que se debe subsanar en el 2021 para regresar a la calificación de régimen tributario especial. Los estados financieros 2020 vs 2019, se han elaborado de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera –NIIF, , conforme a lo indicado en la Ley 1314 de 2009 y el Decreto 2784 de 2012, Se elaboró las cifras de balance de apertura al 31 de diciembre de 2014, se aplicó la convergencia hacia los estándares Internacionales de aceptación a nivel mundial en materia de contabilidad, las cuales nos permiten re expresar algunas partidas de los estados financieros de conformidad con las políticas adoptadas. Utilizando el sistema de causación, según el cual, los ingresos y egresos se registran cuando se causan, independientemente que se hayan cobrado o pagado en efectivo. El estado de situación financiera (ESFA) y Estado de Resultados Integrales se presentan bajo las siguientes prácticas y políticas contables:
a.) Unidad Monetaria -La unidad monetaria utilizada por la asociación es el peso colombiano por ser la moneda en la cual realizamos las operaciones de ingresos.
b.) Período Contable – La Compañía tiene definido por estatutos efectuar un corte de sus cuentas, preparar
y difundir estados financieros de propósito general una vez al año, al 31 de diciembre
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c.) Efectivo y Equivalentes de Efectivo. El efectivo y equivalentes de efectivo de la compañía comprende el disponible, esto es el efectivo en caja, bancos y cuentas de ahorro e inversiones
disponibles en el corto plazo.
d.) Propiedades, Planta y Equipo: Las propiedades, planta y equipo están contabilizados al costo de adquisición más un valor atribuido según el valor comercial de los terrenos y el edificio; menos la depreciación acumulada. La depreciación está calculada para el 100% del costo ajustado, utilizando el método de línea recta; tomando como base las siguientes vidas útiles: Edificios 30 años, Equipo de Oficina y Maquinarias y equipos y redes del acueducto a 10 años, Equipo de Computación y Comunicación, 3 años. Los activos fijos que estén dentro de las 50 UVT se deprecian en el mismo año de adquiridos. Activos de menores cuantías y aquellos que no cumplen con la expectativa de vida se llevan
directamente al gasto.
Los terrenos se valuaron a su valor comercial, e igualmente el edificio; el cual se asignó una vida
útil de 30 años.
Los gastos de mantenimiento se cargan a los resultados del año a medida que se causan. El costo y la depreciación de las propiedades, planta y equipo vendidos o retirados son eliminados de las cuentas, y las utilidades o pérdidas son cargadas o acreditadas a cuentas de resultado.
e.) Cargos Diferidos - Representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios
económicos en el futuro. Su amortización se reconoce a partir de la fecha en que estos cargos diferidos
originen ingresos.
f.) Cuentas por Pagar - Las cuentas y documentos por pagar representan las obligaciones a cargo de la sociedad, originadas en bienes o servicios recibidos.
g.) Estimados Contables - En la aplicación de las políticas contables la asociación, la administración requiere hacer juicios, estimados y supuestos acerca del valor en libros de los activos, pasivos, ingresos y gastos. Los estimados y los supuestos están basados en la experiencia histórica y otros factores que son considerados relevantes. Los resultados reales pueden diferir de estos estimados.
h.) Reconocimiento de Ingresos: Los ingresos por acueducto se reconocen con la facturación; la cual se realiza bimestre vencido. Para el sector de Macadamia el corte es mensual. Y con aquellos ingresos que se deban registrar por la ocurrencia del mismo o por las aprobaciones de la administración como son la venta de derechos de conexion y accesorios.
i.) Realización de gastos: El gasto se reconoce cuando nace la obligación por la compra o prestación efectiva del servicio, por el principio de causación.
j.) Ajustes por Inflación - De conformidad con el Decreto No. 1536 de mayo de 2007, a partir del 1 de enero de 2007 la compañía eliminó para propósitos contables el reconocimiento de los ajustes por inflación, con la entrada en vigencia de las Normas Internacionales estos valores se capitalizaron como parte de activo; constituyendo base para la depreciación.
k.) Reclasificaciones - Ciertas cifras incluidas en los estados financieros al 31 de diciembre de 2020 vs 2019 fueron reclasificadas para propósitos comparativos.
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2. NOTA . EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
A diciembre 31 de 2020 y 2019 los saldos de la caja, las cuentas bancarias y Fiducuenta muestran una
variación del 111%, Este aumento del disponible se da por mejoramiento en ventas y recaudo a través
de canales electrónicos. Y la menor inversión en proyectos de ampliación y mejora en las redes.
Durante el año 2020, por la pandemia se realizó amplia divulgación de pagos a través de las plataformas
electrónicas financieras como: transferencias, PSE, y otros medios electrónicos que ampliaron sus
servicios. Sin embargo, no estuvimos preparados para la oportuna recepción de la información y entender
el agrupamiento de valores que se reflejan en los extractos; nos llevó a un atraso y reprocesos de la
información para administrar la cartera. A fin de año con el acercamiento de la administración a los
bancos se solicitó mayor nivel de detalle y reportes. Se logró registrar más del 95% del recaudo, el 5%
está en partidas conciliatorias, con trazabilidad para ser depuradas en el 2021.Las partidas conciliatorias
son de montos bajos y dispersos, que por las únicas fuentes de ingresos que percibe el acueducto están
registradas dentro del agotamiento de cartera con el Nit de cada banco.
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3. NOTA. DEUDORES COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR
Al cierre de 2020 vs 2019 los saldo por cobrar están detallados así:
(1), Deudores Comerciales está representada por las cuentas por cobrar de la prestación de servicios de
acueducto y alcantarillado a Macadamia, Acueducto Tradicional y Financiación Derechos de Conexión.
En el 2020 por la necesidad de tener una información actualizada la junta directiva (JD) autorizo la
actualización del software comercial “Integrin”, y como resultado a varios usuarios se depuro la cartera.
Adicionalmente implementaron la generación de informes a nivel de antigüedad de la cartera. Plan de
acción de mejora continua y capacitación a los usuarios en los roles de facturación y aplicación de
pagos.
El saldo de cartera de los dos proyectos es el siguiente: Fuente de información Integrin modulo
comercial:
En el año 2020, la JD autorizó depurar este saldo, y los ajustes aplicados fueron:
*Se utilizó la provisión de cartera por $26.611.261, y al estado de resultados se llevó $29.436.923, para
un total de $56.048.184. Este valor es el primer castigo en varios años, el cual se evalúo de varias vías
como errores en facturacion y la falta de información para cortes puntuales de cartera.
Se deja en recomendación se cree una política de provisiones de cartera de cálculo y medición mensual
para prever situaciones similares, ante el aumento en los últimos años de nuevos usuarios y posibles
nuevas oportunidades de ampliación del servicio.
El saldo de otras cuentas por cobrar y Financiación de Derechos de Conexión:
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(1.1.), Por concepto de Financiación de los derechos de Conexión; la administración con el apoyo de la
auditoria contratada realizó circularización de saldos a varios solicitantes a cuáles se les emitió factura,
pero por razones personales desistieron de la compra y se dio devolución de este ingreso; dos interesados
por la antigüedad de la misma fueron castigados.
El valor de anulación de facturas fue de $32.971.185, y castigo a resultados $5.250.000 por ser cartera
de 2012, y 2018.
Se deja en tarea a la administración dar continuidad al proceso de identificación de partidas que en años
anteriores producto de las conciliaciones bancarias se registraron en la cuenta del tercero del “acueducto”
(Valor a favor que asciende a $53.875.940); y con el trabajo que siguen adelantando trasladar vía registros
de aplicación de pagos a quienes demuestran estar a paz y salvo.
Y, dejar en constancia que la administración y JD están tomando medidas para quienes les sea aprobado
el derecho de conexión; al recibido de la factura no haya desistimiento por las afectaciones en los
resultados del ejercicio o vigencias futuras.
Al cierre de 2019 se recomendó a la administración evaluar el cambio de software para facturacion, para
establecer de manera más amigable y juiciosa los saldos por usuario y trazabilidad en los ajustes
autorizados. Medida que fue acatada con el mejoramiento de la versión.
Durante el año 2019 la administración en conjunto con la junta directiva incremento el valor del cargo fijo
de acuerdo al acta #2, dentro del cargo básico quedo contemplado el consumo hasta 22 meetros cúbicos
dentro del cargo básico. Según la normatividad del Decreto 881 de la Superintendencia de Servicios
Públicos; el efecto de la implementación de la norma en las vigencias del acueducto motivó un menor
valor en facturacion.
Durante el 2020, Se incrementaron tarifas según resolución 001 del 18 de febrero de 2020 emitida por la
junta directiva.
Luego mediante resolución 002 de abril de 2020 la junta directiva suspende la resolución 001 por motivos
de la normatividad emitida por el gobierno nacional como consecuencia de la pandemia.
Como apoyo a los hogares por la pandemia, el gobierno a través del Ministerio de Vivienda, expidió la
resolución 363 de Julio 2020. La administración del acueducto logro auxilios de agosto a diciembre por
valor de $45 millones de pesos que fueron aplicados en las facturas de los usuarios.
(2) El rubro de otras cuentas por cobrar lo integran: anticipos a proveedores $26 millones, anticipos a la
renta vía retención en la fuente $3 millones y préstamos a empleados $4.
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Los anticipos a proveedores se generaron por contrato en marcha al cierre de las respectivas vigencias.
A diciembre de 2020, se generó registro a título de provisión en el gasto y se les aplico las debidas
retenciones con el fin de minimizar contingencias fiscales. El rubro de otras cuentas por cobrar lo soportan
cobros a Yerbabonita y el arriendo del segundo piso. Y finamente se tiene el préstamo a los empleados
como política para apoyos educativos y necesidades manifiestas y evaluadas por la Junta Directiva en el
desarrollo integran de los colaboradores.
4. NOTA . INVENTARIOS
El inventario a cierre de 2020 la trazabilidad de las compras está en la herramienta contable World Office,
y por decisión de la administración llevan el control en otra plataforma, que no se actualiza en línea con el
contable, Se recomienda a la administración capacitar a los colaboradores para trabajar directamente en
el software o implementar una plantilla de interface de movimientos especialmente de los consumos.
El inventario tiene por objeto atender los mantenimientos en las redes del acueducto. Este inventario se
encuentra detallado y físicamente especialmente en las instalaciones del acueducto o en la sede de
Altamar lote “Agua vital”. Valorado a precios promedio de compra.
5. NOTA .PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
A diciembre 31 de 2020 y 2019 los activos fijos se detallan de la siguiente manera:
Durante el año 2020, las compras fueron : Una bomba dosificadora por $1.416.100, Una Motobomba
$1.295.000, elementos para laboratorio planta Lara por $ 4.930.826 y Un computador por $2.748.900.
En el 2020, se dio castigo por deterioro activos por valor de $12.900.866, especialmente una planta de
dioxido la cual no presta servicios.
Durante el 2019, se realizaron las siguientes inversiones en activos fijos $ 50.578.000 en la planta de
tratamiento agua potable (Ptap) en Macadamia, Un transformador de 15 Kva + instalación de un punto de
energía que alimenta la PTAP de 15 kVA $24.003.687, un Geófono (detectar fugas) $ 6.000.000, y por
valor de $4.393.038 en cuatro bombas. Por equipos de cómputo: un portátil y dos escritorios $5.500.000,
en Instalaciones fijas o muebles archivador 4 gavetas. Para unas compras totales por $ 90.854.725.
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La depreciación se reconoció conforme las vidas útiles establecidas para cada grupo de activos.
TERRENOS:
El terreno correspondiente a la edificación casa los Alpes se valuó en $ 150 millones en el 2015,
con propósito de NIIF. Rublo no depreciable.
El terreno ubicado en Altamar denominado Agua Vital, por ser adquirido en un término menor a 5
años se mantuvo su precio de compra en el 2015.por $25.millones.
Por último el terreno ubicado en áreas de Bocatomas, el cual se adquirió en conjunto con la
Gobernación, no se considera comercial, y solo somos responsables por la buena administración
y uso para el fin de mantención de las cuencas hídricas.(Aporte ARTQ $15 millones).
EDIFICIO: Inmueble Casa de los Alpes, se valuó en $ 250 millones (2015) y una vida útil a 30
años, (se venía depreciando a 20 años), con propósito de NIIF. Se ajustó al balance de apertura
los valores indicados y el recalculo de la depreciación acumulada según la vida transcurrida.
Los demás ítem de los activos fijos se mantuvo el valor de adquisición y el ajuste por inflación
hasta el año 2006, y se continúan depreciando en línea recta.
NOTA DE REVELACION, PROYECTO DENOMINADO MADADANIA DEL RIO
En octubre de 2016, se recibió los siguientes activos a título de donacion y en comodato, según contrato
y convenio suscrito con la Compañía Promotora Macadamia:
1- Planta de tratamiento de agua potable instalada.
2- Tres Tanques plásticos de dos mil ml, un tanque plástico de cinco mil ml, y un tanque plástico de
seis mil lm.
3- Cerramiento de cerca eléctrica de 17 cuerdas, con sus respectivos postes y accesorios. Panel
solar y sistema de alarma.
4- Equipos en funcionamiento para el suministro de agua potable y alcantarillado.
5- Transferencia del Derecho de dominio de los inmuebles ante notario. (matricula 50 N 20101791)
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Estos activos se reciben para la prestación del servicio de agua potable y alcantarillado en el
proyecto Macadamia del Rio. Gracias a la experiencia de Tres Quebradas.
En el año 2017, se firman las respectivas escrituras. Y se realizan trabajos de adecuación y
mantenimiento convenidos.
6. NOTA. PASIVOS CORRIENTES
Al cierre de 2019, la asociación realizo compras con la tarjeta de crédito, especialmente en la compra de
los computadores, valor que ha sido pagado con recurso propios y a diciembre de 2019 el saldo con la
entidad Bancolombia por este producto es de $724.711.
El saldo a diciembre de 2020, también corresponde sigue activa la TC con Bancolombia.
CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR PAGAR
A diciembre 31 de 2020 y 2019 los pasivos se detallan así:
Las cuentas por pagar reflejadas han sido pagadas especialmente en el mes de enero y febrero del año
siguiente. Soportadas con facturas y reembolsos de gastos por compras y servicios recibidos.
Las prestaciones sociales por concepto de cesantías, interés a las cesantías y vacaciones y primas
prestacionales y nomina se han pagado de forma mensual o de conformidad al periodo autorizado por la
ley laboral vigente.
A diciembre 2020, en el saldo de cuentas por pagar, se incluye la provisión por $28 millones; derivada de
los anticipos especialmente por servicios prestados, Y se indica a la administración se solicite el soporte
formal para legalizar y cruzar con estos pasivos.
Los saldos de Iva y Retenciones han sido pagados en enero 2021.
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7. NOTA. INGRESOS POR ACTIVIDADES ORDINARIAS
El comportamiento de los ingresos como actividades principales tuvo un crecimiento del 15,7%.
Recuperación en el nivel de facturacion del consumo vía tarifa, se mantiene el servicios de administración
de las plantas del acueducto y alcantarillado de Macadamia. El rublo de vertimientos en Macadamia;
servicio que se presta con la contratación de una compañía autorizada con licencia ambiental para recoger
estos materiales y su debida disposición final..
(3) Por la aprobación de nuevos puntos de agua tuvo una leve disminución de ingresos.
El ingreso de los servicios de acueducto en los dos proyectos se facturó en el 2020 así:
(2), Otros Ingresos Operacionales se compones asi:
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Los ingresos facturados con la facturacion electrónica implementada desde agosto del 2020,
corresponden a derechos de conexión, arriendos, ventas de otros bienes o servicios, diferentes a los
cortes de acueducto.
8. NOTA . COSTOS DEL SERVICIO
Los costos fueron optimizados solo una variación del 6%, para producir un ingreso que creció el 15%
están representados principalmente en los siguientes conceptos:
A diciembre 31 de 2020 y 2019, se reconocen los materiales o accesorios utilizados en el mantenimiento
de las redes y procesos de potabilidad del agua; con insumos químicos.
La mano de obra directa para atender a los usuarios del acueducto la integran 6 personas; con labores
específicas y tres personas en administración. Personal temporal para elaboración de trabajos específicos,
hay contratación con proveedores para obras o proyectos.
En el concepto del gasto Asesorías Técnicas, se reconoce los servicios de un ingeniero químico como
asesor de los procesos de tratamiento que garantizan la calidad y continuidad del suministro de agua. Y
los servicios del asesor en la implementación de los protocolos de Bioseguridad.
Un costo representativo en las plantas, es la energía eléctrica la cual a 2020 tuvo un incremento del 50%
vs el año 2019.
El rublo de “otros costos” $54 y por $64 millones: lo compone principalmente durante el 2020: Alquiler
motos de los fontaneros $31 millones, Transporte $10 millones, asistencia técnica $3 millones, temporales
$5 millones, servicios públicos $4 millones, y en servicios de aseo, cafetería y otros menores $6 millones.
Durante el 2019, este rubro está representado así: el arrendamiento de las motos de los fontaneros por
$ 33 millones, transportes por $22 millones a proveedores como ECOTRATAMIENTOS Y MONTAJES
ESP $5 millones + SOLUCIONES MEDIAMBIENTALES SOLMED SAS $5 millones en transporte residuos
y Bactro.y el saldo de $12 millones por servicios durante el año a diferentes prestadores de servicios de
transporte. Y la suma de $14 millones contratos ocasionales de personal para apertura de zanjas.
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9. NOTA (a). OTROS INGRESOS
Lo ingresos de este grupo lo integran los siguientes conceptos:
Durante el año 2020, en la línea de ingresos por Multas y recargos se reconocen los intereses de mora
causados en la facturacion de la vigencias.
En otros, se reconoció a 2020 la incapacidad de los funcionarios, reconocida por la EPS, ya que se le
pagaron las nóminas durante el periodo de la incapacidad.
Durante el año 2019, se realizó mejoras en la información de facturacion plataforma comercial
evidenciándose los cargos por Multas y sanciones facturados a los usuarios, y en recuperación de costos
y gastos efectos de conciliación de cuentas.
9-. NOTA (b). INGRESOS FINANCIEROS
Los Ingresos financieros a cierre de 2020 y 2019 se muestran un incremento gracias a aumento en la
cuenta de la Fiducia a pesar de las bajas tasas que ofrece el mercado financiero.
La primera línea del detalle adjunto reconoce los rendimientos en la financiación de los derechos de
conexión adjudicados.
10- NOTA. GASTOS DE ADMINISTRACION.
Los conceptos que componen los gastos de administración durante el año 2020, con mayor impacto son
las asesorías, en los contratos de representación legal, asesoría jurídica, contador, auditor externo por
$103 millones, le sigue el gasto de depreciación por $ 108 millones lo cual indica que se mantiene el nivel
de activos fijos, las compras por $10 millones especificadas en la nota 5. La nómina por $ 72 millones con
un crecimiento del 64% al vincular otra persona al área para apoyo.
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Con algunos contratistas se concilio reducción de sus servicios durante algún tiempo por efecto de la
pandemia.
El rublo de gastos de informática creció por servicios de actualización de Integrin, capacitaciones al
personal manejos de correos, contenido de la página del acueducto, como actividades más relevantes.
En Gastos generales al 2020 se reconoce la empresa temporal que nos proporciona personal para el aseo
de la sede administrativa y las plantas.
El detalle de los gastos se representa de la siguiente manera años 2020 y 2019:Durante el año 2019, los
rublos de mayor impacto por administración son: la depreciación por $96 millones, por el reconocimiento
del uso o agotamiento de los activos fijos adquiridos en vigencias anteriores y en el mismo periodo; como
tanques de almacenamiento, construcción de redes, maquinarias de diferentes referencias, adecuación
de las plantas y arreglos relevantes del edificio, equipos de computo,etc.
Por concepto de honorarios se detalla así: según contrato con el proveedor Cipaina en asesoría jurídica
e informática software comercial “Integrin” por $ 44 millones, servicios contadora por $ 22 millones.
Servicios del representante legal $25 millones, servicios elaboración del Sistema “Gestión, seguridad y
alud en el trabajo” $3,5 millones, y egreso en el trámite de “Redes” ante la ANI $8 millones. Otros pagos
de honorarios $4,5 millones.
Los gastos del personal lo integran las dos personas de administración con contrato a término fijo, y en
noviembre se vinculó nueva persona para reemplazo en corto plazo de una funcionaria.
Los demás gastos son expensas necesarias para el funcionamiento de la asociación con el apoyo de la
operación.
(1), El gasto de los $34 millones se generó según los indicado en la nota # 3; $29 millones en cartera
comercial y $ 5 millones de Financiación derechos de Conexión.
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11. NOTA. COSTOS FINANCIEROS
El comportamiento de los costos financieros durante los años 2020 y 2019 es:
Desde el 19 de marzo del 2020, por la pandemia declarada las entidades financieras con el aval del
gobierno dieron alivios en los cobros por comisiones y gastos bancarios, por habilitarse estos canales
masivamente. A partir de septiembre que se restableció estos cobros. Desde el 2019 el acueducto venia
implementando estos medios de recaudo.
ESTAS NOTAS SON PARTE INTEGRANTES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 2020
Y 2019.