asociacion de usuarios de acueducto de las ......2019/01/16 · acueducto, alcantarillado y aseo en...

DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER

ADELANTAR ACCIONES DE ASEGURAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO EN EL ÁREA URBANA Y RURAL DE LOS

MUNICIPIOS VINCULADOS AL PAP-PDA DE NORTE DE SANTANDER

IMPLEMENTACIÓN DE PLANES DE ASEGURAMIENTO RURAL PARA MEJORAR LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE

ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO

CORREGIMIENTO DE CORNEJO Municipio de San Cayetano

INFORME FASE 3 PUESTA EN MARCHA

DICIEMBRE DE 2018

LÍNEA DE ACCIÓN No. 4. ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN

DE LOS SERVICIOS EN EL SECTOR RURAL

VERSIÓN 1 FECHA: 15/12/2018

CORREGIMIENTO DE CORNEJO MUNICIPIO DE SAN CAYETANO

INFORME FASE III

CONSORCIO NORTE DE SANTANDER -CONNORTE 2018

1

CUADRO DE RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE NUMERO DE REVISIÓN

0 1 2

Elaboración

Nombre Nombre Nombre

Tatiana Montero

Ricardo Bayona

Rodolfo Andrés Hernández

Antonio Dulcey

Noviembre 10 de 2018

Revisión

Nombre Nombre Nombre

William Carrasco Mantilla

Aprobación Nombre Nombre Nombre

LISTA DE DISTRIBUCIÓN

DEPENDENCIA No. COPIAS FECHA DE

ENVÍO OBSERVACIONES

Contratante

CUADRO DE MODIFICACIONES

REVISIÓN FECHA DE

MODIFICACIÓN ORIGEN DEL CAMBIO O

MODIFICACIÓN





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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 7

1 ANTECEDENTES....................................................................................................... 8

1.1. FASE I: DIAGNOSTICO INTEGRAL .................................................................... 8

Descripción de la localidad ........................................................................... 8

Sistema de Acueducto .................................................................................. 9

Sistema de Alcantarillado ........................................................................... 10

Sistema de Recolección y Transporte de residuos sólidos ......................... 10

Calificación de la gestión empresarial ......................................................... 12

1.2 FASE II: ESTRUCTURACIÓN DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO ........... 18

Fase II-A: Prefactibilidad y Análisis de Alternativas..................................... 18

Fase II-B: Estructuración del esquema de aseguramiento. ......................... 18

Estructuración Organizacional .................................................................... 19

Estimación del Plan de Obras e Inversiones (POI) ..................................... 21

Análisis de costos y tarifas .......................................................................... 23

Evaluación financiera del municipio ............................................................ 24

1.3 CONCERTACIÓN DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO ............................. 25

2 FASE III: PUESTA EN MARCHA DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO.............. 27

2.1 ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL ..................................................................... 27

Estudios de Costos y Tarifas de Acueducto y Alcantarillado. ...................... 27

Atención de PQR´S .................................................................................... 28

Implementación de Cuentas NIF ................................................................. 30

Programa de Uso Eficiente y Ahorro del Agua. ........................................... 32

2.2 ÁREA ADMINISTRATIVA. ................................................................................. 33

Estructura Orgánica .................................................................................... 33

Reglamento Interno. ................................................................................... 33

Manual de Funciones. ................................................................................ 33

Manual de Procedimientos. ........................................................................ 34

Procedimientos de Selección del Personal. ................................................ 34

Sistema para la Administración de Materiales. ........................................... 34

Identificar cada bien del inventario, propiedad, planta y equipo .................. 35

2.3 ÁREA COMERCIAL. .......................................................................................... 36





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Contratos de Condiciones Uniformes. ........................................................ 36

Procedimiento para Incorporación de Nuevos Usuarios. ............................ 38

Implementación procedimiento de solicitud de nuevos usuarios ................. 38

Procedimiento para detección de Usuarios Clandestinos. .......................... 39

Catastro de Suscriptores. ........................................................................... 39

Procedimientos lecturas de medidores. ...................................................... 40

Formato modelo para la actualización de niveles tarifarios ......................... 40

Mecanismo de divulgación y promoción para mejorar la eficiencia en el recaudo. 40

Formato de Control periódico del índice de eficiencia del Recaudo. ........... 41

Cartera morosa ........................................................................................... 41

Formato para el registro actualizado de la cartera morosa. ........................ 41

Formato para llevar el registro de consumo por estrato y uso ..................... 42

Programa de capacitación a usuarios en el uso eficiente y ahorro del agua. 42

2.4 ÁREA FINANCIERA. ......................................................................................... 42

2.5 ÁREA OPERATIVA. .......................................................................................... 43

Manual para mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas. ......... 43

Registros permanentes del número y tipo de daños por sectores. .............. 43

Procedimientos para detectar y controlar los reboses en los tanques de almacenamiento del sistema. .................................................................................... 44

Formato de control de fugas y perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliaria. ........................................................................................................ 45

Implementación formato para el registro de calidad de agua que entra y sale de la planta de tratamiento ....................................................................................... 46

2.6 ÁREA TÉCNICA. ............................................................................................... 47

Administración de planos y memorias técnicas ........................................... 47

Plan de obras e inversiones priorizado a cinco (5 años .............................. 47

3 JORNADAS DE CAPACITACIÓN Y TALLERES. ..................................................... 49

3.1 TALLERES DE GESTIÓN EMPRESARIAL ....................................................... 49

3.2 CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES .................................................................................................... 50

3.3. CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS COMERCIALES: RECUPERACIÓN DE CARTERA Y RECAUDO, ATENCIÓN DE PQRS, EN ACTUALIZACIÓN DE CATASTRO DE USUARIOS Y TARIFAS. ................................. 53





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3.3.1. RECUPERACIÓN DE CARTERA Y RECAUDO ......................................... 53

3.3.2. ATENCIÓN DE PQRS ................................................................................ 54

3.3.3. ACTUALIZACIÓN DE CATASTRO DE USUARIOS .................................... 55

3.3.4. TALLER DE CAPACITACIÓN EN LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ........................ 58

3.4. CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS TÉCNICOS: MICROMEDICIÓN, CALIDAD DE AGUA, MANTENIMIENTO DE TUBERÍAS, ACCESORIOS, FONTANERÍA, ETC............................................................................ 62

3.4.1. MICROMEDICION ...................................................................................... 62

3.4.2. CALIDAD DE AGUA: MANEJO Y OPERACIÓN DE PLANTAS DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE ...................................................................... 63

3.4.3. MANTENIMIENTO DE TUBERÍAS, ACCESORIOS, FONTANERÍA ........... 65

4. ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LA LEY 142 DE 1994 ........................................ 65

4.2. INDICADORES DE GESTIÓN ........................................................................... 71

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 72

6. ANEXOS .................................................................................................................. 74





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LISTA DE TABLAS Tabla 1. Análisis de capacidad instalada Vs. Capacidad Requerida ................................ 10 Tabla 2. Información general del prestador ...................................................................... 11 Tabla 3. Evaluación de la Gestión Empresarial ................................................................ 12 Tabla 4. Planta de Personal ............................................................................................. 13 Tabla 5. Personal adicional reportado .............................................................................. 14 Tabla 6. Manuales adoptados .......................................................................................... 14 Tabla 7. Suscriptores por uso y estrato ............................................................................ 15 Tabla 8. Planta de Personal ............................................................................................. 20 Tabla 9. Inversiones proyectadas en acueducto .............................................................. 21 Tabla 10. Inversiones proyectadas en alcantarillado. ....................................................... 22 Tabla 11. Inversiones proyectadas en aseo ..................................................................... 23 Tabla 12. Tarifa- Costo Referencia .................................................................................. 23 Tabla 13. Porcentajes de subsidios ................................................................................. 24 Tabla 14. Porcentajes de contribuciones ......................................................................... 24 Tabla 15. Distribución SGP 2017–APSB .......................................................................... 25 Tabla 16. Análisis de recursos requeridos - Municipio de San Cayetano ......................... 25 Tabla 17. Calificación por Área en la Matriz de Evaluación de Prestadores ..................... 27 Tabla 18.Valor Mínimo del CMA ...................................................................................... 60 Tabla 19.Valor Mínimo del CMO ...................................................................................... 60 Tabla 20. Valor Mínimo y Máximo CMA ........................................................................... 61 Tabla 21.Valor Mínimo y Máximo CMOG ......................................................................... 61 Tabla 22. Calificación Máxima ......................................................................................... 71 Tabla 23. Calificación Obtenida ....................................................................................... 71 Tabla 24. Concepto de la Calificación .............................................................................. 71 Tabla 25. Indicadores. ..................................................................................................... 71

LISTA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Localización .................................................................................................. 8 Ilustración 2. Esquema general del sistema de acueducto ................................................. 9 Ilustración 3. Esquema general del sistema de alcantarillado .......................................... 10 Ilustración 4. Organigrama ............................................................................................... 20 Ilustración 5. Oficina de PQR de la Unidad de Servicios Públcios de San Cayetano ....... 29 Ilustración 6. Capacitación Gestión Empresarial .............................................................. 50 Ilustración 7. Capacitación Aspectos Financieros y presupuestales ................................. 53 Ilustración 8. Capacitación aspectos comerciales ............................................................ 55 Ilustración 9. Capacitación Catastro de Usuario ............................................................... 58 Ilustración 10. Componentes del Costo Económico de Referencia .................................. 60 Ilustración 11. Elaboración de los estudios de costos y tarifas ......................................... 62 Ilustración 12. Taller de Micromedición ............................................................................ 63 Ilustración 13. Capacitación Calidad del Agua ................................................................. 64 Ilustración 14. Taller de Fontanería .................................................................................. 65





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SIGLAS

APC: Administración Pública Cooperativa APP: Agua para la Prosperidad APSB: Agua Potable y Saneamiento Básico CCU: Contrato de Condiciones Uniformes CRA: Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico. EME: Escala Mínima Eficiente ESP: Empresa de servicios públicos FSRI: Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos JAC: Juan de Acción Comunal MVCT: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. PDA: Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios Públicos PDM: Plan de Desarrollo Municipal SA: Sociedad por Acciones. SAS: Sociedad por Acciones Simplificada SSPD: Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SUI: Sistema Único de Información PTAP: Planta de Tratamiento de Agua Potable PTAR: Planta de Tratamiento de Agua Residual VAS: Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico





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INTRODUCCIÓN El presente informe tiene por objeto describir las actividades llevadas a cabo por el Consorcio Norte de Santander – CONNORTE en el marco del contrato de consultoría 0084 de 2017 celebrado con el Departamento Norte de Santander cuyo objeto es realizar la “Consultoría especializada para adelantar acciones de aseguramiento de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en el área urbana y rural de los municipios vinculados al PAP-PDA de Norte de Santander”. El presente informe hace parte la línea de acción 4, que tiene como propósito “Adelantar acciones de aseguramiento de la prestación de los servicios en el sector rural”, puntualmente en el Corregimiento de Cornejo del Municipio de San Cayetano. Con el propósito de facilitar y contextualizar al lector, este informe describe las actividades desarrolladas y los resultados obtenidos durante todo el proceso, de tal manera que la estructura del informe corresponde a las siguientes fases desarrolladas: En el capítulo 1 denominado antecedentes, se presentan los resultados obtenidos en las fases 1 y 2, a saber: Fase I: Diagnóstico Integral. Fase II: Estructuración del esquema de aseguramiento, y conformación del esquema institucional o entrega a un tercero. Fase II-A: Prefactibilidad y Análisis de Alternativas. Fase II-B: Estructuración del esquema de aseguramiento para la conformación, Fortalecimiento y/o entrega a un tercero. Fase II-C: Conformación/ Fortalecimiento En el capítulo 2, se presentan las actividades desarrolladas para la puesta en marcha del esquema de aseguramiento, en tanto que en el capítulo 3 se hace un análisis del estado de cumplimiento, por parte del prestador, de la Ley 142 de 1994 y demás normatividad vigente del sector de agua potable y saneamiento básico; así mismo, en el capítulo 4 se presenta un resumen del impacto alcanzado por la consultoría con el acompañamiento realizado. En el capítulo 5 se presentan los indicadores de gestión que debe adoptar el prestador y finalmente en el capítulo sexto se incluyen las conclusiones del trabajo desarrollado y las recomendaciones que debe tener en cuenta el prestador para el mejoramiento de su gestión.





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1 ANTECEDENTES 1.1. FASE I: DIAGNOSTICO INTEGRAL El Consorcio Norte de Santander CONNORTE, desarrolló en el Corregimiento de Cornejo, del municipio de San Cayetano la Fase I: Diagnóstico Integral, que tuvo como objetivo describir y analizar las condiciones actuales en las que se prestan los servicios de abastecimiento de agua para consumo humano, y la disposición de excretas y aguas residuales, incluyendo el análisis de las condiciones sociales, institucionales, financieras y de infraestructura en la localidad.

Descripción de la localidad El corregimiento de Cornejo depende administrativa y políticamente del Municipio de San Cayetano. Se encuentra a orillas del Rio Peralonso, presentando una importante actividad turística que incluye numerosos balnearios y restaurantes. Algunos de los establecimientos públicos y comerciales del corregimiento son: Cerámica Andina Ltda, Biblioteca Pública, Ferretería Los Ángeles, tienda Lucy y el Rancho del viejo Lalo, entre otros.

Ilustración 1. Localización

Fuente: fase 1 diagnostico





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Sistema de Acueducto La fuente de abastecimiento del sistema de acueducto es el Rio Peralonso, mediante una captación que consiste en una bocatoma de fondo. De allí se conduce el agua por una tubería de PVC de 6” al desarenador, y de allí sale en una tubería de 6” hasta llegar a la PTAP (en la actualidad se realizan obras de optimización y recuperación por la SAPSB). Este sistema se encuentra fuera de servicio desde la ola invernal del año 2011. El sistema alterno de emergencia para la captación que opera en la actualidad consiste en un bombeo que capta el agua en una tubería de 4”, se deposita en un tanque cilíndrico donde es nuevamente bombeado a la PTAP. Al tanque cilíndrico también llega agua por gravedad del distrito de riego. La planta de tratamiento es de tipo convencional, después de tratada el agua se almacena en un tanque de concreto, y de allí salen tres (3) líneas de tubería que abastecen diferentes sectores de la red del centro poblado.

Ilustración 2. Esquema general del sistema de acueducto

Fuente: Consorcio Norte de Santander 2018

De acuerdo con el diagnóstico integral realizado en la fase 1, los indicadores de servicio de acueducto en el corregimiento de Cornejo, son los siguientes:

Cobertura: 91%

Continuidad: 14 horas /día

Calidad del agua: 17.24% IRCA Riesgo medio

Micromedición: 0%

Macromedición: 0%





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De otra parte, en la tabla 1 se presenta el análisis de la capacidad instalada del sistema de

acueducto, frente a la capacidad requerida de acuerdo con el RAS.

Tabla 1. Análisis de capacidad instalada Vs. Capacidad Requerida

ESTRUCTURA Capacidad instalada

Capacidad requerida

Observaciones

Captación 13,5 lps 31,6 lps Insuficiente

Desarenador 8 lps 15,8 lps Insuficiente

Aducción 7,5 lps 15,8 lps Insuficiente

Planta de Potabilización

7,50 lps 9,8 lps Insuficiente

Conducción 0,0 lps 15,8 lps Insuficiente

Almacenamiento 50 m³ 326 m³ Insuficiente


Sistema de Alcantarillado El Sistema de Alcantarillado del Corregimiento Cornejo (Municipio de San Cayetano) es sanitario, compuesto por redes de gres y policloruro de vinilo, en diámetros que varias desde 6” hasta 10”. Se realiza tratamiento de aguas residuales mediante una laguna de oxidación y alcantarillado culmina con un (1) punto de vertimiento que se realiza la hacia el Rio Peralonso. No se cuenta con sistema de tratamiento de aguas. Las estructuras que componen el sistema de alcantarillado fueron construidas en 1994, sin que a la fecha -febrero 2018 -se haya realizado ampliaciones y optimizaciones con el fin de mejorar la prestación del servicio.

Ilustración 3. Esquema general del sistema de alcantarillado

Fuente: Consorcio Norte de Santander

Sistema de Recolección y Transporte de residuos sólidos El sistema de recolección y transporte en el Corregimiento Cornejo (Municipio de San Cayetano) es realizado en el centro poblado, teniendo definida la ruta de recolección por parte del prestador local del servicio y se cuenta con contrato de disposición final de los residuos sólidos en el relleno sanitario Guayabal.





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Barrido y limpieza de vías y áreas públicas La actividad de barrido y limpieza de vías y áreas públicas las realiza la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano, en el parque principal del corregimiento.

Corte de césped y poda de arboles La actividad de corte de césped y poda de árboles se realiza en el parque principal del corregimiento de Cornejo, por parte de la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano.

Recolección y transporte La recolección se realiza con un camión compactador de propiedad del Municipio de San Cayetano. El vehículo tiene capacidad de 6600 kg. La recolección y transporte de los residuos sólidos generados se realiza dos (2) veces por semana (martes y viernes). No se realiza separación y/o clasificación de las basuras en la fuente. Los usuarios disponen los residuos sólidos en bolsas y los sitúan en los andenes de las viviendas para su respectiva recolección por parte del camión compactador.

Aprovechamiento

No se evidencio aprovechamiento de residuos sólidos generados en el casco urbano del municipio. Así mismo, el municipio no cuenta con escombrera y/o estaciones de transferencia, por ende, no se tiene la respectiva licencia emitida por CORPONOR para estos aspectos.

Disposición final La disposición final de los residuos sólidos recolectados en el Corregimiento Cornejo (Municipio de San Cayetano) se realiza en el relleno sanitario Parque Tecnológico Ambiental Guayabal, con base en el contrato de celebrado entre Aseo Urbano S.A. E.S.P. y el municipio de San Cayetano.

Tabla 2. Información general del prestador

MUNICIPIOS CENTROS

POBLADOS HAB SERVICIOS PRESTADOR USUARIOS ESTADO PTAP

SAN CAYETANO

C.P. CORNEJO

3500

Acu Oficina de SP

de San Cayetano

585

Legal Funciona Alc 585

Ase 585






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Calificación de la gestión empresarial El diagnóstico del prestador incluyó la calificación de la gestión empresarial empleando la matriz de evaluación que hace parte de la metodología del Programa de Fortalecimiento Institucional del Viceministerio de Agua y Saneamiento del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio. En la metodología de evaluación del Programa de Fortalecimiento Institucional, se examinan 85 aspectos relacionados con su actividad Legal, Institucional, Administrativa, Comercial, Financiera, Técnica y Operativa, que con su cumplimiento permiten asignar un máximo de 1.000 puntos. En la siguiente tabla se presenta la calificación máxima posible y la obtenida por el prestador, con base en el análisis realizado durante el diagnóstico en la Fase I:

Tabla 3. Evaluación de la Gestión Empresarial

ÁREAS O TÓPICOS DE GESTIÓN CALIFICACIÓN MÁXIMA

CALIFICACIÓN UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS

DOMICILIARIOS DE SAN CAYETANO

ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL (15 ítems) 300 260

ÁREA ADMINISTRATIVA (15 ítems) 100 55

ÁREA COMERCIAL (20 ítems) 200 100

ÁREA FINANCIERA (10 ítems) 150 135

ÁREA OPERATIVA (20 ítems) 180 90

ÁREA TÉCNICA (5 ítems) 70 14

TOTAL CALIFICACIÓN 1000 654


Una vez identificados y analizados los principales aspectos Legal, Institucional, Administrativa, Comercial, Financiera, Técnica y Operativa relacionados con el abastecimiento de agua en la zona de cobertura, se concluye lo siguiente: 1.1.5.1 Aspectos Institucionales En el corregimiento de Cornejo perteneciente al municipio de San Cayetano, la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo se realiza de manera directa a través de la unidad de servicios públicos domiciliarios de San Cayetano, con Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos número 2017462604361634 del 14 de noviembre del 2017. La Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios de San Cayetano, fue creada por el Concejo Municipal mediante Acuerdo No. 010 el 31 de Mayo de 2004, en tanto que su reglamentación fue promulgada dos años después, mediante el Acuerdo N° 012 del 30 de mayo de 2006. 1.1.5.2 Aspectos Administrativos





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A continuación, se relacionan los aspectos administrativos más relevantes de la Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios de San Cayetano. 1.1.5.2.1 Estructura organizacional

Fuente: Unidad de Servicios Públicos San Cayetano

1.1.5.2.2 Planta de personal

Tabla 4. Planta de Personal

CONTRATISTA CARGO HONORARIOS MENSUALES





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Felisa Quiroz Melo Técnico Operativo (Jefe Unidad) 1.565.731

Luis Francisco Rodríguez Peña Operador de redes 851.840

Álvaro González Pinto Operador de redes Cornejo 851.840

Bustos Galvis Domingo Operador de aseo San Cayetano y Cornejo 851.840

Arias Cruz Obdulio Operador de aseo San Cayetano y cornejo 851.840


Estas personas se encuentran vinculados como servidores públicos y están sindicalizados. De otra parte, de acuerdo con la información suministrada por la jefe de la Unidad de Servicios Públicos, se cuenta con el siguiente personal no incluido en la nómina reportada anteriormente:

Tabla 5. Personal adicional reportado

CONTRATISTA CARGO HONORARIOS MENSUALES

Jhon Freddy Botello Operador de agua potable 851.840

Alexander Gálvez Operador de agua potable 851.840

Carlos Roberto Flórez Patiño Operador de agua potable cornejo 851.840

Pedro Antonio Guevara Operador de Planta Cornejo 851.840

Velázquez Cáceres Isaías Conductor San Cayetano compactador (*) ND


La Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano cuenta el manual de funciones y manual de procedimiento relacionados a continuación.

Tabla 6. Manuales adoptados

DOCUMENTO ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN

Manual de funciones Resolución 209 del 5 de octubre de 2015

Manual de procedimientos Resolución 208 del 5 de octubre de 2015 Fuente: Unidad de Servicios Públicos San Cayetano

1.1.5.3 Aspectos Comerciales De los aspectos Comerciales de la Unidad de Servicios Público de San Cayetano se puede decir lo siguiente:

Contrato de Condición Uniforme: fue elaborado y fue presentado a la CRA para el respectivo concepto de legalidad. No obstante, dicha entidad lo devolvió debido a que presentaba algunas inconsistencias; por lo que se puede afirmar que a la fecha el CCU de San Cayetano no cuenta con concepto de legalidad.

Suscriptores por estrato y servicios: Aun cuando la unidad no suministró

información de los suscriptores de alcantarillado y aseo en el corregimiento de Cornejo, se asumió que se trata del mismo número de suscriptores del servicio de acueducto.





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Tabla 7. Suscriptores por uso y estrato

Servicio de Acueducto

Uso y estrato No. Suscriptores

Estrato 1 559

Estrato 2 7

Estrato 3 2

Comercial 10

Industrial 2

Oficial 5

Total 585 Fuente: Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano

Estudios de Costo y Tarifas: Al momento del Consorcio Norte de Santander

realizar el diagnóstico los estudios de costos y tarifas de los servicios de acueducto y alcantarillado que se encentraba vigente en el Municipio de San Cayetano fueron aprobado mediante el Decreto No. 052 del 06 agosto de 2012. basados en la resolución CRA 287 de 2004 y aplicaron los porcentajes de subsidios y sobreprecios aprobados por el concejo Municipal

Tarifas Aplicadas y Subsidios: Las tarifas aplicadas para los Servicios Públicos Domiciliarios en el municipio de San Cayetano fueron actualizadas en abril del 2017, aplicando un incremento del 15.16% sobre el valor que se mantenía constante desde enero de 2015.

Las tarifas de consumo para los servicios de acueducto y alcantarillado eran calculadas aplicando un consumo mensual asumido de 28 m3 por suscriptor, dado que ni en el casco urbano de San Cayetano, ni en el corregimiento de Cornejo se tenían instalados micromedidores, al momento del diagnóstico.

Catastro de Usuarios El censo de usuarios en el Municipio de San Cayetano y en el Corregimiento de Cornejo se llevó a cabo en el año 2015, por parte de la Secretaría de Agua del Departamento, a través de la consultoría del Consorcio Modernización Norte. No obstante, los resultados de dicho censo no fueron incorporados en su momento en la base de datos del sistema comercial del prestador.

Petición Quejas y Recursos: Para la radicación de las Peticiones, Quejas y Recursos la Unidad de Servicios Públicos, cuenta con el buzón de PQR y un formato para el diligenciamiento de los suscriptores.

No existe información reportada en el SUI con estadísticas de las PQR recibidas y atendidas por el prestador.





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1.1.5.4 Aspectos Financieros. se realizó un análisis de la información recopilada durante la visita de campo, y los datos reportados por el prestador en el Sistema Único de Información -SUI durante los años 2015 y 2016; esta actividad incluyó el cálculo de los indicadores más representativos para la definición de la viabilidad financiera, cuyo resultado refleja que la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo por parte de la Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios de San Cayetano en las condiciones actuales no genera rentabilidad, obteniéndose en los dos periodos analizados resultados negativos. Esta situación permite notar un incumplimiento del principio de eficiencia financiera que garantice la recuperación de los costos y gastos propios de la operación, es decir no se generan los suficientes recursos con el objeto de brindar un servicio con calidad y continuidad. 1.1.5.5 Aspectos Operativo y Técnico La prestación del servicio se realiza 14 horas del día, los 7 días de la semana; teniendo en cuenta la demanda y oferta, se presta el servicio por sectores. Se cuenta con la respectiva concesión de aguas aprobada por CORPONOR, la cual se encuentra en proceso de renovación. La infraestructura del sistema de acueducto está en regular estado, así somo los componentes electromecánicos. En cuanto a la capacidad hidráulica de las estructuras y con en la Resolución No. 0330 de 2017, en un periodo de diseño de 25 años, se puede definir que:

1) La captación no atiende las necesidades actuales por cuanto tiene capacidad de captar 13,5 lps y se requiere captar 31,6 lps, por ende, se requiere su inmediata optimización; 2) La aducción no atiende las necesidades actuales por cuanto tiene capacidad de captar 7,5 lps y se requiere captar 15,8 lps, por ende, se requiere su inmediata optimización. 3) El desarenador no atiende las necesidades actuales por cuanto tiene capacidad de captar 8 lps y se requiere captar 15,8 lps, por ende, se requiere su inmediata optimización; 4) La PTAP no atiende las necesidades actuales, por lo que requiere su inmediata optimización, esto debido a que su capacidad es de 7,50 lps y se requiere que trate 9,8 lps en el año 2017 y 15,8 lps en el año 2042; 5) La conducción no atiende las necesidades actuales, requiriéndose su inmediata optimización, debido a que se requiere una capacidad de 15,8 lps en el horizonte del diseño; y 6) Los tanques de almacenamiento no atienden las necesidades actuales, requiriéndose al año 2017 capacidad de 326 m3 y al año 2042 capacidad de 524 m3, y actualmente solo se almacena 50 m3, por ende, se requiere su optimización.





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La calidad del agua suministrada presenta inconvenientes en algunos de sus parámetros, teniendo nivel de riesgo MEDIO, considerándose no apta para consumo humano. El prestador del servicio de acueducto no cuenta con un registro completo de la información técnica y operativa del sistema, dificultando llevar un análisis detallado de los procesos y toma de decisiones preventivas. No existe un catastro de redes actualizado en el que se incluyan localización y el mayor número de anotaciones posibles para cada uno de los accesorios considerados estratégicos en la operación. Para garantizar una eficiente prestación del servicio de acueducto, en términos de calidad, cantidad y continuidad, la Secretaria de Agua Potable y Saneamiento Básico ha realizado para el corregimiento de Cornejo los siguientes proyectos:

Proceso: MC-SAPSB-005-2012 Contrato: Consultoría No. 0908 de 2012 Objeto: Estudios y diseños para la línea de aducción del sistema de acueducto del corregimiento de Cornejo municipio de San Cayetano, departamento Norte de Santander

Proceso: MC-SAPSB-023-2013 Contrato: Aceptación de oferta No. 729 de 2013 Objeto: Construcción de obras complementarias protección captación, corregimiento de cornejo, municipio de San Cayetano

Proceso: LP-SAPSB-007-2015 Contrato: Obra No. 084 de 2015 Objeto: Optimización aducción acueducto corregimiento de Cornejo municipio de San Cayetano departamento Norte de Santander

Proceso: CM-SAPSB-012-2015 Contrato: Contrato de interventoría No. 079 de 2015 Objeto: Interventoría administrativa, técnica, financiera, contable y jurídica del proyecto optimización aducción acueducto corregimiento de Cornejo municipio de San Cayetano departamento Norte de Santander

Proceso: MC-SAPSB-0011-2016 Contrato: Aceptación de oferta No. 01433 de 2016 Objeto: Diseño geotécnico y estructural para las obras de estabilización sobre la tubería de aducción del sistema de acueducto del corregimiento de Cornejo, departamento Norte de Santander





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1.2 FASE II: ESTRUCTURACIÓN DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO En esta fase se determinó la prefactibilidad y análisis de alternativas para la estructuración del esquema de aseguramiento de la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo del Corregimiento de Cornejo.

Fase II-A: Prefactibilidad y Análisis de Alternativas. Las alternativas institucionales que se consideraron viables para la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo del Corregimiento de Cornejo, consistieron en: i) Fortalecimiento Institucional de la oficina de servicios públicos de San Cayetano en

el corregimiento de Cornejo ii) La vinculación de un operador especializado para la prestación de los servicios de

acueducto, alcantarillado y aseo en el corregimiento de Cornejo. La alternativa seleccionada fue el Fortalecimiento Institucional de la oficina de servicios públicos de San Cayetano en el corregimiento de Cornejo, la cual se realizó teniendo como marco de referencia la metodología desarrollada por el Viceministerio de Agua y Saneamiento en el Programa de Fortalecimiento Institucional (antes Programa Cultura Empresarial), buscando que la entidad mejore su gestión en las áreas institucional y legal, administrativa, financiera, comercial, operativa y técnica, mediante la implementación de procesos y procedimientos tendientes a su modernización y el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Ley 142 de 1994 y las normas que la modifican y reglamentan, así como las resoluciones expedidas por la Comisión de Regulación de Agua Potable Saneamiento Básico – CRA.

Fase II-B: Estructuración del esquema de aseguramiento. El conjunto de actividades ejecutadas en esta etapa surgió como consecuencia de los resultados obtenidos en el estudio de pre factibilidad y análisis de alternativas, los cuales fueron socializados con la alcaldía municipal y la comunidad beneficiaria respectivamente y tuvieron como objetivo llevar a cabo la estructuración definitiva del esquema de aseguramiento seleccionado. Es importante mencionar que la oficina de servicios públicos de San Cayetano cuenta con un Plan de Acción Empresarial para su fortalecimiento institucional, el cual fue concertado entre la SAPSB y el prestador en el año 2015. Por tanto, el fortalecimiento que se propuso en su momento en esta alternativa, hizo referencia a las acciones que impactan de manera específica la prestación de estos servicios en el corregimiento de Cornejo.





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Estructuración Organizacional Considerando que la unidad de servicios públicos forma parte de la estructura administrativa del municipio, es importante la conformación o fortalecimiento de la Junta Municipal de Servicios Públicos. Lo anterior en cumplimiento de la ley 142 art 27.6 “Los miembros de las juntas directivas de las empresas oficiales de los servicios públicos domiciliarios serán escogidos por el presidente, el gobernador o el alcalde, según se trate de empresas nacionales, departamentales o municipales de servicios públicos domiciliarios. En el caso de las juntas directivas de las empresas oficiales de los servicios públicos domiciliarios del orden municipal, estos serán designados así: Dos terceras partes serán designados libremente por el acalde y la otra tercera parte escogida entre los vocales de control registrados por los Comités de Desarrollo y Control Social de los Servicios Públicos Domiciliarios”. Dicha junta forma parte integral de la estructura organizacional óptima propuesta por la consultoría, la cual cumple una función relevante, en la medida que se convierte en el órgano que visibiliza el esquema jerárquico que compone la unidad, a la vez que facilita establecer en orden las áreas de gestión requeridas para el cumplimiento del objeto social, mediante el pleno cumplimiento de las funciones y, a través de los diferentes cargos que la constituyen.

Con base en lo anterior, y de cara a garantizar el aseguramiento de la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo a la comunidad mediante el esquema seleccionado, se propone la siguiente estructura.





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Ilustración 4. Organigrama

Personería Municipal

AreaTécnica y Operativa

Junta Municipalde

Servicios Públicos

AreaAdministrativa

Comercial y Financiera

OperariosSistema Acueducto

Corregimiento Cornejo

OperariosSistema AlcantarilladoCorregimiento Cornejo

OperariosSistema AlcantarilladoCabecera Municipal

OperariosSistema AcueductoCabecera Municipal

Alcaldía

Técnico/a Operativo/aJefe de Unidad

OperariosServicio de Aseo

Cabecera Municipal

OperariosServicio de Aseo

Corregimiento Cornejo

Auxiliar de Administración

Fuente Consorcio Norte de Santander 201

Tabla 8. Planta de Personal

Cargo Total, funcionarios

Nivel de Dedicación %

Cabecera M/pal Corregimiento Cornejo

Técnico/a Operativo/a / Jefe de Unidad 1 0,6 0,4

Auxiliar Administrativo 2 0,7 0,3

Operador PTAP 2 1 1

Fontanero Acueducto 1 1 0,6

Operador PTAR 1 1

Fontanero Alcantarillado 2 1 0,4

Recolector Residuos Sólidos 2 1,41 0,6

Conductor Vehículo Recolector 1 0,7 0,3

Fuente Consorcio Norte de Santander 2018





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Estimación del Plan de Obras e Inversiones (POI) Con base en el diagnóstico y el análisis de los sistemas, se procedió a establecer los requerimientos de optimización y/o construcción para cada componente que presenta necesidad de intervención e inversión física, y cubrir la demanda futura estimada para el año 2042. 1.2.4.1 Inversiones en el componente acueducto Se debe optimizar el sistema de acueducto para su correcto funcionamiento en la prestación del servicio.

Tabla 9. Inversiones proyectadas en acueducto

Componente Tipo de inversión Valor (en miles de pesos)

2018 2019 2020 2021 2022

Preinversión

Estudios y diseños 53.712

Permisos ambientales 12.386

Plan maestro 14.255 14.256

Captación

Optimización captación principal

29.190

Optimización bombeo 32.413 129.651

Desarenador Optimización desarenador p/pal

17.519

Aducción Optimización cap – des principal

18.081

Tanque de almacenamiento

Optimización tq existente

11.239

Construcción 23.602

Optimización tq cilíndrico

4.515

Tratamiento de agua potable

Optimización PTAP 16.367 192.294

Macromedición 16.000

Redes Optimización 157.204 17.467

Micromedición 153.840

Cobertura Ampliación 15.260

TOTAL -ESTUDIOS, DISEÑOS, OBRAS- $145.143 $199.066 $264.623 $186.253 $134.166

TOTAL -INTERVENTORÍA- $14.514 $19.907 $26.462 $18.625 $13.417

TOTAL, ACUEDUCTO $159.657 $218.973 $291.085 $204.878 $147.583

Fuente: Consorcio Norte de Santander, SAPSB 2018 Los costos de las inversiones se calcularon mediante el uso funciones de costo las cuales

son ampliamente utilizadas en el sector de agua potable y saneamiento por los organismos

nacionales e internacionales encargados de la planeación y financiamiento de obras de





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acueductos y alcantarillados. No obstante, estos valores son solo indicativos y han sido

calculados como una aproximación al orden de magnitud de las inversiones requeridas en

cada caso.

1.2.4.2 Inversiones en Alcantarillado Con base en el diagnóstico descriptivo y en el análisis realizado por parte de-CONNORTE, se procedió a establecer los requerimientos de intervención e inversión física para atender las necesidades de la localidad objeto de estudio. El sistema de alcantarillado es sanitario, compuesto por redes de gres y policloruro de vinilo, inicia con domiciliarias en diámetros de 4” y 6”. Las redes principales tienen longitud total aproximada de 5.500 m y tiene diámetros que varían entre 6” y 8”. Se cuenta con estructuras que permiten su buen funcionamiento, tales como pozos de inspección. La red converge en dos colectores que transportan las aguas servidas a la laguna de oxidación, para su tratamiento, y cuyas dimensiones son; 50m de largo, 50m de ancho y 8m de alto. Seguidamente el agua es vertida por un punto al hacia el Rio Peralonso. Durante la visita se detectaron los siguientes aspectos en la operación, construcción y/o diseño del sistema de alcantarillado, algunos de los cuales deben ser evaluados a profundidad y mejorados, en caso de que resulte pertinente:

1. El prestador del servicio tiene permisos ambientales para el funcionamiento del

sistema de alcantarillado, el cual tiene vigencia hasta el mes de agosto de 2018

2. Se requiere realizar plan maestro de alcantarillado que permita identificar

puntualmente el estado de las redes y estructuras que componen el sistema, y

brindar al prestador herramientas que permitan conocer el inventario del sistema

3. Es necesario realizar ampliación de cobertura, reposición de redes y mejoramiento

de algunos pozos de inspección.

La laguna de oxidación requiere optimización en las estructuras; cámaras de entrada y salida del caudal, válvulas y mantenimiento de las paredes y fondo de la laguna, igualmente requiere mantenimiento y limpieza.

Tabla 10. Inversiones proyectadas en alcantarillado.


2018 2019 2020 2021 2022

Preinversión

Estudios y diseños 10.330

Permisos ambientales 10.786

Plan maestro 21.727

Redes alcantarillado

Optimización 208.166 485.720

Tratamiento de agua residual

Optimización 103.960

Cobertura Ampliación 235.922





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2018 2019 2020 2021 2022

TOTAL -ESTUDIOS, DISEÑOS, OBRAS- $ 125.057 $ 218.952 $ 825.602 $ 0 $ 0

TOTAL -INTERVENTORÍA- $ 12.506 $ 21.895 $ 82.561 $ 0 $ 0

TOTAL, ALCANTARILLADO $ 137.563 $ 240.847 $ 908.163 $ 0 $ 0


1.2.4.3 Inversiones en Aseo Con base en el diagnóstico descriptivo y en el análisis del componente de aseo, realizado por el CONSORCIO NORTE DE SANTANDER -CONNORTE-, se procedió a establecer los requerimientos necesarios para una eficiente prestación del servicio. La recolección y transporte de residuos es dos veces por semana, en camión compactador con ruta definida, la disposición final es realizada en el relleno sanitario Guayabal. Durante la visita no se detectaron problemas en la prestación del servicio, sin embargo, el prestador debe dar cumplimiento al Decreto No. 2981 de 2013, contando con los soportes y/o documentación que defina claramente las micro rutas establecidas de recolección y adelantar capacitaciones y/o campañas ambientales con la comunidad.

Tabla 11. Inversiones proyectadas en aseo

Componente Tipo de

inversión

Valor (en miles de pesos)

Año 2018 Año 2019 Año 2020 Año 2021 Año 2022

Preinversión Campañas 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000

Fortalecimiento 12.000 TOTAL -ESTUDIOS, DISEÑOS, OBRAS- $ 17.000 $ 5.000 $ 5.000 $ 5.000 $ 5.000

TOTAL -INTERVENTORÍA- $ 1.700 $ 500 $ 500 $ 500 $ 500

TOTAL, ASEO $ 18.700 $ 5.500 $ 5.500 $ 5.500 $ 5.500 Fuente: Consorcio Norte de Santander 2018

Ver Anexo 1. Plan de Obras e Inversiones.

Análisis de costos y tarifas Los parámetros establecidos para llevar a cabo el cálculo de los costos discriminados dentro de la tarifa están relacionados con los procesos de administración, operación, inversión y los costos derivados de tasas ambientales, los cuales se encuentran basados en la metodología tarifaria que regula los costos de prestación de los servicios expedida por la Comisión de regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico mediante la Resolución CRA 825 de 2017.

Tabla 12. Tarifa- Costo Referencia

ESTRUCTURA TARIFARIA

TARIFAS TARIFAS

ACUEDUCTO ALCANTARILLADO TOTAL

Estrato 4 (Medio)

Cargo fijo ($/usuario) 8,726,72 3,400,00 12,127

Cargo Básico ($/m3) 823,20 292,12 1,115

Cargo Complementario ($/m3) 823,20 292,12 1,115

Cargo Suntuario ($/m3) 823,20 292,12 1,115





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ESTRUCTURA TARIFARIA

TARIFAS TARIFAS

ACUEDUCTO ALCANTARILLADO TOTAL

Cargo Tasa Ambiental ($/m3) 0,89 76,25 77

Tarifa plena ($/usuario) 25,019,69 10,683,06 35,703


Ver Anexo 2. Proyecciones de estudios costos y tarifas.

Evaluación financiera del municipio A continuación, se presenta un análisis de la disponibilidad de recursos de inversión con la que cuenta el municipio de San Cayetano en el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico, las especificaciones para el pago de subsidios a los usuarios de estratos 1,2 y 3; así como los aportes que deben realizar los sectores residencial estrato 5, Industrial y Comercial. En cumplimiento de las responsabilidades legales relacionadas con el otorgamiento de subsidios y contribuciones a los suscriptores de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo; se establecieron los porcentajes mediante el Acuerdo 015 del 7 de noviembre del 2017 contenidos en las Tablas 13.

Ver Anexo 3. Acuerdo 015 2017 Porcentaje de Subsidios.

Tabla 13. Porcentajes de subsidios

ESTRATO ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO

Estrato 1 70% 70% 70%

Estrato 2 40% 40% 40%

Estrato 3 15% 15% 15%

Fuente: Diagnóstico Integral Corregimiento Cornejo, Municipio de San Cayetano– CONNORTE, 2018

Tabla 14. Porcentajes de contribuciones

ESTRATO ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO

Estrato 5 50% 50% 50%

Estrato 6 60% 60% 60%

Comercial 50% 50% 50%

Industrial 30% 30% 30%

Fuente: Diagnóstico Integral Corregimiento Cornejo, Municipio de San Cayetano– CONNORTE, 2018

Por otra parte, según Distribución de los recursos del Sistema General de Participaciones SGP-13-2017, para el sector de APSB se asignó al municipio un total DE CUATROCIENTOS CUARENTA MILLONES OCHOCIENTOS DIEZ MIL OCHOCIENTOS CATORCE PESOS ($440.810.814), con los cuales se podrá realizar la inversión y atender subsidios en el área rural y urbana





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Tabla 15. Distribución SGP 2017–APSB

Código Municipio ONCE DOCEAVAS

VIGENCIA 2017 ÚLTIMA DOCEAVA

VIGENCIA 2016

DOCEAVAS RECIBIDAS EN EL

2017

54673 SAN CAYETANO 396.417.239 44.393.575 440.810.814

Fuente: Resumen de Documento SGP-013-2016 y SGP-15-2017, CONNORTE Teniendo como base lo ejecutado en el año 2016 y la variación del IPC equivalente al 5,75%, se realiza la estimación de recursos que el municipio de San Cayetano debe apropiar para atender los requerimientos de subsidios de los prestadores de servicios públicos de su jurisdicción lo cual asciende a la suma de $ 308.177.144. Con la información anterior se puede realizar un análisis de los recursos disponibles y requeridos para la vigencia 2017 en el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico, los cuales se pueden apreciar en la siguiente tabla:

Tabla 16. Análisis de recursos requeridos - Municipio de San Cayetano MUNICIPIO DE SAN CAYETANO

Recursos SGP-APSB Once Doceavas Vigencia 2017 $ 396.417.239

Recursos SGP-APSB Última Doceava Vigencia 2016 $ 44.393.575

Total, de Ingresos Vigencia 2017 $ 440.810.814

Requisitos Subsidios e inversión urbanos acueducto, alcantarillado y aseo 2017 $ 308.177.144

Saldo Disponible para Subsidios Aseo Rural; Inversión Urbana y Rural y Subsidios Acueducto y Alcantarillado Rural

$ 132.633.670

Fuente: Diagnóstico Integral del Corregimiento CORNEJO, Municipio de San Cayetano– CONNORTE, 2018; Consolidador de Hacienda – CHIP

Los recursos proyectados de SGP para APSB en el año 2017, a partir del documento de Distribución SGP-013-2016, y del Documento de Distribución SGP-15-2017, son suficientes para cubrir las necesidades de subsidios en los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en la zona urbana.

No obstante lo anterior, es preciso aclarar que los $132.633.670 del saldo disponible no son suficientes para cubrir los subsidios que demanda el volumen de usuarios del corregimiento de Cornejo que ascienden a $147.282.009, para los servicios de acueducto y alcantarillado. Por lo que se hace necesario gestionar un mayor volumen de recursos para tal fin, considerando otras fuentes previstas por la ley.

Las inversiones en obras no podrían ser atendidas con estos recursos, es necesario gestionar recursos de otras fuentes para atender las necesidades de inversión.

1.3 CONCERTACIÓN DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO Teniendo como base el diagnóstico realizado en enero del 2018 a la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de





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acueducto, alcantarillado y aseo para el corregimiento de Cornejo, la consultoría concertó un plan de fortalecimiento institucional en las áreas administrativa, financiera, comercial, técnica y operativa para garantizar la viabilidad y eficiencia del prestador.





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2 FASE III: PUESTA EN MARCHA DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO

El Fortalecimiento Institucional propuesto para la Unidad de Servicios Públicos del municipio de San Cayetano tiene como elemento central la aplicación de la metodología del programa de asistencia técnica y capacitación desarrollado por el entonces Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (Hoy Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio), cuyo propósito es fomentar una concepción moderna de la administración de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, con el fin de desarrollar una práctica gerencial en las entidades prestadoras. De conformidad con la metodología establecida por el Programa de Fortalecimiento Institucional, el grado de fortalecimiento de una microempresa de servicios públicos se determina a partir del estado de cumplimiento de 85 aspectos relacionados con su actividad comercial, técnica, operativa, institucional, financiera y administrativa, con lo cual a partir de una matriz de evaluación obtiene una calificación máxima de 1.000 puntos distribuidos tal como se muestra en la siguiente Tabla:

Tabla 17. Calificación por Área en la Matriz de Evaluación de Prestadores ÁREAS O TÓPICOS DE GESTIÓN CALIFICACIÓN MÁXIMA

ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL 300 ÁREA ADMINISTRATIVA 100 ÁREA COMERCIAL 200 ÁREA FINANCIERA 150 ÁREA OPERATIVA 180 ÁREA TÉCNICA 70

TOTAL, CALIFICACIÓN 1.000

Fuente: MVCT - Programa de Fortalecimiento Institucional.

El plan de fortalecimiento para La Unidad de Servicios Públicos en el área rural específicamente en el Corregimiento de Cornejo consistió en lo siguiente: 2.1 ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL La Constitución Política Colombiana dispone que los Servicios Públicos son inherentes a la finalidad social del estado y que es deber del estado asegurar su prestación eficiente de todos los habitantes del territorio Nacional. Bajo esta finalidad la ley 142 de 1994 estableció el marco regulatorio para la prestación de los servicios públicos domiciliarios y definió la competencia para la regulación de las metodologías tarifarias de dichos servicios, a través de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico- CRA, la cual expidió la metodología para calcular los costos de la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo.

Estudios de Costos y Tarifas de Acueducto y Alcantarillado. La Constitución Política Colombiana dispone que los Servicios Públicos son inherentes a la finalidad social del estado y que es deber del estado asegurar su prestación eficiente de





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todos los habitantes del territorio Nacional. Bajo esta finalidad la ley 142 de 1994 estableció el marco regulatorio para la prestación de los servicios públicos domiciliarios y definió la competencia para la regulación de las metodologías tarifarias de dichos servicios, a través de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico- CRA, la cual expidió la metodología para calcular los costos de la prestación de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado, mediante la resolución 825 del 2017, modificada mediante la resolución 844 de 2018 y cuya entrada en vigencia ha sido establecida para que se aplique las nuevas tarifas para enero del 2018.

Teniendo en cuenta lo anterior la Consultoría llevó acabo la capacitación de esta nueva metodología incluyendo el taller práctico con información real del prestador. La Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano como prestador responsable de los Servicios de acueducto, alcantarillado y aseo realizó los estudios de costos y tarifas de acueducto y alcantarillado, la cual fue presentada a la autoridad local para su aprobación y adopción junto con el plan de ajuste gradual o plan de transición. Este estudio fue aprobado mediante Decreto N°.059.1 del 29 de junio del 2018, de acuerdo a los criterios y metodología establecidas por la CRA, y su aplicación se implementó a partir del mes agosto 2018. Ver Anexo 4. Decreto 059.1 Estudio tarifario. Para el caso de los estudios tarifarios de aseo, La Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano aplica la metodología vigente de la Resolución CRA 351 2005, cabe anotar que para el año 2019 se aplicará la nueva metodología tarifaria de aseo la resolución CRA 853 del 2018 “Por la cual se establece el régimen tarifario y metodología tarifaría aplicable a las personas prestadoras del servicio público de aseo que atiendan en municipios de hasta 5.000 suscriptores y se dictan otras disposiciones” La mencionada Resolución deroga, a partir del 1° de julio de 2019, las Resoluciones CRA 351 y 352 de 2005, Resolución CRA 405 de 2006, Resolución CRA 417 de 2007, Resolución CRA 418 de 2007, Resolución CRA 429 de 2007, Resolución CRA 482 de 2009, el artículo 3 de la Resolución CRA 788 de 2017, la Resolución CRA 832 de 2018 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Atención de PQR´S

Todo prestador de servicios públicos domiciliarios está obligado a constituir una "Oficina de

Peticiones, Quejas, Recursos y Sugerencias", la cual tiene el deber de recibir, atender,

tramitar y responder las garantías a las que los Usuarios tienen derecho.

Estas Oficinas deben llevar una detallada relación de las peticiones y recursos presentados,

del trámite y las respuestas que dio la administración. Las peticiones y recursos deben ser

tramitados de conformidad con las normas vigentes sobre el derecho de petición.

Para las entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios en municipios menores





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y zonas rurales, la "oficina" de P.Q.R.S. puede conformarse por un funcionario que lleve a

cabo las actividades previstas en este procedimiento de manera conjunta con otras

actividades administrativas, comerciales y financieras.

En este sentido, la consultoría asesoró al prestador para que dentro del proceso de

adecuación de las oficinas, se demarcara la atención de PQR, como se observa en la

siguiente ilustración:

Ilustración 5. Oficina de PQR de la Unidad de Servicios Públcios de San Cayetano


Así mismo, se capacitó al prestador en relación con los siguientes temas:

- Servicio al Ciudadano, Protocolos de Atención y Servicio al Ciudadano; Cumplimiento de la Ley en términos de derechos de petición

- Derechos de petición y sus implicaciones disciplinarias - Sistema de PQRS: Normatividad y canales de atención - Sistema Gestión Documental: Correspondencia virtual y Oficio - Uso y manejo del teléfono - Notificación de la decisión.

De otra parte, se hizo entrega del manual de PQR´S, documento que explica las actividades que van desde la recepción de las PQRS hasta el cierre, seguimiento y evaluación del comportamiento de las mismas. Ver Anexo 5. manual PQR´S. 2.1.2.1 Implementación de formatos de peticiones, quejas y recursos Los prestadores de Servicios Públicos Domiciliarios tienen la obligación de recibir, atender, tramitar y responder las peticiones y recursos que presenten los usuarios, para ello deben establecer, elaborar, implementar y mantener de manera eficiente y ordenada un procedimiento para darles el tratamiento requerido. De esta manera se busca dar una





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adecuada atención al usuario, solucionando sus inquietudes e inconformidades con los servicios prestados en el menor tiempo posible. La normatividad vigente en la materia, establece las siguientes definiciones: Petición: Es la solicitud que presenta un usuario para recibir una información, una explicación, un documento, como podría ser de tarifas, normas y condiciones del servicio. Queja: Es el manifiesto de inconformidad que hace un usuario en relación con la prestación del servicio, la facturación o el desempeño de un funcionario. Ejemplo: deficiente prestación del servicio, error de facturación, mala atención del fontanero o del administrador, etc.

Recurso: Es un acto del suscriptor o usuario para obligar al prestador a revisar ciertas decisiones que afectan la prestación del servicio o la ejecución del contrato. Contra los actos de negativa del contrato, suspensión, terminación, corte y facturación que realice el prestador proceden el recurso de reposición, y el de apelación en los casos en que expresamente lo consagre la ley.

Con el objeto de dar cumplimiento a esta actividad, el Consorcio Norte de Santander procedió a la elaboración del formato de PQR, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

a) Definición de los tiempos de respuesta para las solicitudes que se realicen. b) Llevar un control sistematizado de las Peticiones, Quejas y Recursos.

Entrega y Socialización del Producto. En cumplimiento de esta actividad el Consorcio hizo entrega del formato de peticiones, quejas y recursos a la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano. Posteriormente en reunión llevada a cabo en las instalaciones del prestador fue socializado el documento, aclarando dudas y realizando las mejoras conforme las necesidades manifestadas por el Jefe de la Unidad de Servicios Públicos. Se presenta como soporte del cumplimiento de esta actividad el registro de aplicación de la recepción, notificación y respuestas de las Peticiones, Quejas y Recursos, así como el formato de seguimiento, con el membrete de la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano. Ver Anexo 6. Registro y Control de Peticiones, Quejas y Recursos.

Implementación de Cuentas NIF La Contaduría General de la Nación a través de las Resoluciones 743 de 2013, 414 de 2014 y 533 de 2015, incorporó en el régimen de Contabilidad Pública los nuevos marcos normativos aplicables por las entidades sujetas a su ámbito.





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El Gobierno nacional a través del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, expidió el Decreto 2420 del 14 de diciembre de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y se dictan otras disposiciones”, el cual fue modificado por el Decreto 2496 del 23 de diciembre de 2015.

La Resolución Nº 20161300013475 expedida por la SSPD el 19-05-2016 estableció los requerimientos de información financiera para las personas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, en cumplimiento de la Ley 1314 de 2009. Para efectos de aplicación de las NIF, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones: Se considera una microempresa si:

a) Cuenta con una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores, o

b) Posee activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

c) Tener ingresos brutos anuales inferiores a 6.000 SMMLV. Para efectos tributarios, las microempresas que pertenecen al régimen simplificado, son aquellas que cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos en el artículo 499 del Estatuto Tributario (o las normas que la modifiquen o adicionen), el cual establece:

Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de

la actividad, inferiores a cuatro mil (4.000) UVT.

Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad.

Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.

Que no sean usuarios aduaneros.

Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior a 3.300 UVT.

Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de 4.500 UVT.

Pautas generales de origen legal:

En cumplimiento de lo previsto en el nuevo Marco Técnico Normativo, las microempresas en su estado de situación financiera de apertura deberán:





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a) Reconocer todos los activos y pasivos de acuerdo con lo señalado en esta norma; b) No reconocer partidas como activos o pasivos si esta Norma no lo permite; c) Reclasificar las partidas que reconoció, según su marco contable anterior, como

activo, pasivo o componente de patrimonio, pero que son de un tipo diferente de acuerdo con esta norma; y

d) Aplicar esta Norma al medir todos los activos y pasivos reconocidos.

Importante: Los ajustes que surjan de aplicar el nuevo marco técnico normativo en el estado de situación financiera de apertura, frente al sistema contable anterior, se reconocerán directamente en la cuenta de resultados acumulados. Actividades que implica la convergencia a las NIF A partir del 1 de enero de 2015, cesó la utilización del Plan Único de Cuentas de la Superintendencia de Servicios Públicos para todos los prestadores y comenzó la aplicación de los nuevos estándares internacionales de las NIF. En la actualidad (2018), los prestadores de servicios públicos deben reportar sus estados financieros aplicando la norma internacional, para lo cual requieren: a. Estado de Situación Financiera: Representa la situación financiera de la empresa

A = P + Pt b. Estado de Resultados y ORI: Desempeño de los administradores c. Estado de Cambios en el Patrimonio: Variación en el patrimonio como

consecuencia de aportes de los administradores, resultados operacionales o resultado del ORI

d. Estado de Flujos de Efectivo: Variación del efectivo como resultado de las operaciones de operación, financiación, inversión

e. Notas a los Estados Financieros: Aclaraciones complementarios a las cifras y partidas presentadas en los Estados Financieros, obligatorias o voluntarios para incrementar la comprensibilidad de estos.

Evidencia del Cumplimiento:

La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es la certificación firmada por contador o revisor fiscal de que se ha implementado la NIF. En este sentido, la consultoría brindó asesoría al prestador, indicándole las actividades que debe llevar a cabo para adoptar las NIF y llevar a cabo el respectivo proceso de convergencia.

Programa de Uso Eficiente y Ahorro del Agua. Durante la vigencia de 2018, la Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios de San Cayetano llevó a cabo varias actividades que hacen parte del Programa de Uso Eficiente y Ahorro del





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Agua que se encuentra aprobado por parte de la Corporación Autónoma del Norte de Santander – CORPONOR y cuyo informe se presenta en el anexo 7. Ver Anexo 7. Informe del Programa de uso Eficiente y Ahorro del Agua

2.2 ÁREA ADMINISTRATIVA. Toda entidad ya sea privada o pública debe ocuparse por gestionar que esta área cumpla con la misión de lograr conseguir un funcionamiento exitoso que ayude a obtener los beneficios económicos necesarios para el funcionamiento de la entidad.

Estructura Orgánica Como se mencionó en el numeral 1.3.3., el Consorcio Norte de Santander presentó para consideración de la Administración Municipal una propuesta para la conformación e implementación de la Junta Municipal de Servicios Públicos, la cual no fue adoptada teniendo en cuenta que el Municipio tiene previsto llevar a cabo un proceso de vinculación de un operador especializado en la prestación de estos servicios.

Reglamento Interno. El Reglamento Interno de trabajo elaborado por CONNORTE fue entregado a la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano y posteriormente se llevó a cabo una capacitación con la participación de la jefe de la Unidad y todos los demás funcionarios, en la cual se explicó el contenido y la importancia de este reglamento. Como resultado de dicha capacitación, se generó el compromiso por parte de la jefe de la Unidad de Servicios Públicos, de revisar y adoptar el documento entregado por parte del Consorcio. Ver anexo 8. Reglamento Interno de Trabajo. Anexo 9. Asistencia de socialización del reglamento interno.

Manual de Funciones. El manual de funciones, es una herramienta necesaria para regular y resaltar las funciones

del personal que conforma la estructura orgánica de la Unidad. En éste se asignan los

cargos, el área y la dependencia del funcionario dentro del organigrama estructurado. Así

mismo, el manual relaciona a cada cargo, su objetivo, funciones, el perfil y competencia

específica.

El manual permite identificar como es la forma de operar de manera integral de tal manera que articula las diversas actividades que desarrolla el prestador las cuales están definidas de manera coordinada y coherente. El Consorcio Norte de Santander elaboró y entregó el modelo de manual de funciones teniendo en cuenta la estructura orgánica optima realizada en la consultoría Ver Anexo 10. Manual de Funciones según estructura orgánica óptima.





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Manual de Procedimientos. Por Manual de Procedimientos se entiende la colección sistemática de todos los procesos realizados al interior de la organización, que indica a los trabajadores las actividades que se deben cumplir y la forma adecuada de realizarlas, además de establecer; ejecutores, responsabilidades, tiempos de ejecución, controles y las formas de utilización general La Consultoría entregó a La Unidad de Servicios Públicos un modelo de Manual de Procedimientos que deberá ser ajustado de acuerdo a las condiciones finales de la planta de personal adoptada por la unidad y a su respectivo manual de funciones. Ver Anexo 11. Manual de Procedimientos El manual de procedimientos es útil en la Unidad de Servicios Públicos, en la medida que ofrece las siguientes ventajas:

Ayuda al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad.

Es una fuente de información sobre los trabajos de la organización.

Aumenta la disposición del personal para asumir responsabilidades.

Es un instrumento efectivo de consulta, orientación y entrenamiento.

Facilita la efectividad de las normas, procesos y funciones administrativas.

Evita discusiones innecesarias y equivocadas.

Ayuda a fijar criterios y patrones para normalizar las actividades administrativas,

comerciales, financieras y operativas.

Constituyen una forma de conservar la memoria institucional del prestador.

Procedimientos de Selección del Personal. La consultoría dentro del Manual de Procedimientos deja definido un procedimiento para selección del Personal. Ver Numeral 2.2.1. del Manual de Procedimientos.

Sistema para la Administración de Materiales. El objetivo de contar con un sistema y procedimiento de administración de Materiales es el de controlar el stock de las existencias de insumos y suministros de la entidad, a fin de cubrir la incertidumbre y reducir la necesidad de organización. Ver numeral 2.2.10 Procedimiento Administración de Materiales. Manual de Procedimiento. Son los pasos del manejo de los materiales requeridos por la Unidad de Servicios Públicos, para que pueda desarrollar su objeto social, el cual consiste en la compra, entrega y la recepción de los materiales por parte de la Jefe de la Unidad, quien es el responsable por





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los daños, pérdidas del material, finalmente almacena los bienes en un lugar destinado para tal fin. La Unidad de Servicios Públicos requiere llevar un inventario de todos los materiales, donde pueda registrar los movimientos de entradas y salidas de los materiales y mensualmente elaborar la cuenta de almacén, que contemple el movimiento del período, indicando el saldo anterior, las entradas, las salidas y los saldos actuales. Durante la jornada de verificación, se evidenció que la Unidad no cuenta con un formato de control para administrar los materiales. En cumplimiento de esta actividad y a solicitud de la Jefe de la Unidad de Servicios Públicos, el Consorcio Norte Santander procedió a elaborar un formato para la administración de los materiales.

Entrega y Socialización del Producto. Posteriormente, fue entregado el formato por parte del Consorcio, conforme las necesidades manifestadas por la Jefe de la Unidad de la Unidad de Servicios Públicos. En reuniones realizadas en el periodo comprendido entre el 4 junio y el 15 de octubre del presente año, se hizo acompañamiento al prestador para la motivar la adopción e implementación del producto. Se presenta como soporte de cumplimiento el registro de aplicación. Anexo 12. Registro de la administración de los materiales.

Identificar cada bien del inventario, propiedad, planta y equipo El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una entidad, facilitando la disponibilidad de los bienes que posee al momento de necesitar su uso. En cumplimiento de esta actividad, el Consorcio Norte de Santander procedió a elaborar un formato que sirvió de guía al prestador para poder identificar cada bien.

Entrega y Socialización del Producto. El Consorcio hizo entrega del formato donde describe de forma detallada la identificación de cada uno de los bienes muebles de su propiedad. Posteriormente, en reunión llevada a cabo en las instalaciones del prestador, fue socializado el documento aclarando dudas e indicándole la forma de diligenciamiento. Ver Anexo 13. Formato diligenciado de inventario de Propiedad, Planta y Equipo.





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Como soporte del cumplimiento de esta actividad, se presentan el registro de aplicación del procedimiento por el prestador con los bienes de su propiedad 2.3 ÁREA COMERCIAL. El área comercial incluye el conjunto de actividades necesarias para que una empresa o entidad pueda tener fuentes de ingresos, y es además una de las estructuras más importantes de una organización, se debe establecer con responsabilidad clara y consecuente para lograr los objetivos.

Contratos de Condiciones Uniformes. Los contratos de condiciones uniformes constituyen el instrumento para que usuarios y prestadores puedan ejercer sus derechos y deberes dentro de la relación que surge de la prestación de un servicio público domiciliario. El contrato debe ser una herramienta clara y ágil, para que las partes cuenten con información veraz y oportuna sobre las reglas y procedimientos que deben surtir en cada evento posible. Conforme a lo prescrito en el artículo 128 de la Ley 142 de 1994, en relación con el contrato de servicios públicos, se dispone que: “Es un contrato uniforme, consensual, en virtud del cual una empresa de servicios públicos los presta a un usuario a cambio de un precio en dinero, de acuerdo a estipulaciones que han sido definidas por ella para ofrecerlas a muchos usuarios no determinados”. Así mismo le confiere a la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico-CRA, competencias para controlar y verificar el contenido del contrato, definido en la Resolución CRA 151 de 2001, posteriormente modificada por la Resolución CRA 375 de 2006. Para dar cumplimento a esta actividad, el Consorcio Norte de Santander procedió a realizar revisión de los Contratos de Condiciones Uniformes de los Servicios públicos Domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, con el que contaba la Unidad pero que carecían del concepto de legalidad, por tal razón el Consorcio Norte de Santander procedió a ajustarlos teniendo en cuenta los mínimos requisitos exigidos por la ley y que contuviera los siguientes aspectos:

Contrato de Condiciones Uniformes de los Servicios de Acueducto y Alcantarillado:

a) Disposiciones Generales. b) Obligaciones y Derechos de las Partes. c) Facturación. d) Suspensión y Reinstalación del Servicio. e) Obligaciones accesorias y falla del servicio. f) Peticiones, Quejas y Recursos. g) Modificaciones y Terminación del Contrato. h) Disposiciones Finales.





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El anexo técnico para los servicios públicos de acueducto y alcantarillado contiene:

a) La zona geográfica en la cual se aplica el contrato. b) Las condiciones técnicas de acceso que tiene que satisfacer el inmueble. c) Las características mínimas de las acometidas y los instrumentos de medición

exigidos por la persona prestadora, así como los casos en los cuales es imposible reparar dichos instrumentos.

d) Los niveles de calidad, continuidad del servicio, a los que se obliga la persona prestadora.

Contrato de Condiciones Uniformes del Servicio Público de Aseo:

a) Disposiciones Generales.

b) Facturación.

c) Obligaciones accesorias y falla en la prestación del servicio.

d) Peticiones, quejas y recursos.

e) Modificaciones y terminación del contrato.

f) Disposiciones finales.

El anexo técnico del Contrato de Condiciones Uniformes del servicio de aseo

contiene:

a) La zona de prestación del servicio: Comprende el mapa de la zona dentro de la cual la persona prestadora está dispuesto a prestar el servicio.

b) Las condiciones técnicas y de acceso: Descripción de las condiciones técnicas y de acceso y oportunidad que deben cumplirse para que la persona prestadora pueda comprometerse a prestar el servicio público objeto de este contrato en un inmueble ubicado en la zona hábil.

c) Las condiciones para la prestación del servicio: Describe las condiciones de calidad, frecuencia que debe llenar el servicio de aseo.

Entrega y Socialización del Producto. El Consorcio Norte de Santander revisó, analizó y ajustó los contratos de condiciones uniformes de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo para la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano e hizo entrega de los mismos, acompañado de su respectivo anexo técnico, así como el oficio remisorio en el cual se solicita el concepto de legalidad. Posteriormente, la Jefe de la Unidad procedió a enviarlos a la CRA el 22 de marzo de 2018, el 6 de septiembre se recibió respuesta de la CRA sugiriendo algunos ajustes, se procedió a realizarlos y se envió nuevamente el 3 de octubre para solicitar el concepto de legalidad. Ver Anexo 14. Radicación Contrato de Condiciones Uniforme ante la CRA. Como evidencia de cumplimiento de esta actividad se presentan los soportes de los Contratos de Condiciones Uniformes ajustados para los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, firmados por el Acalde Municipal, así como el oficio remisorio el cual





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se solicita el concepto de legalidad. Anexo 15. Contrato de Condiciones Uniformes de los Servicios de Acueducto, Alcantarillado. Ver Anexo 16. Anexo Técnico y Ver Anexo 17 Contrato de Condiciones Uniformes de Aseo. Ver Anexo 18. Anexo Técnico.

Procedimiento para Incorporación de Nuevos Usuarios. La consultoría dentro del Manual de Procedimientos dejó definido un procedimiento para Incorporación de Nuevos Usuarios. Ver Numeral 2.3.3 del Manual de Procedimientos.

Implementación procedimiento de solicitud de nuevos usuarios Los prestadores de servicios públicos deben promocionar el servicio a través de estrategias de mercado, buscando cada día más usuarios nuevos, atendiendo adecuadamente a los que ya tiene para conservarlos y haciendo campañas para que los usuarios hagan un uso racional del agua. El procedimiento a seguir, cada vez que un usuario potencial solicita su conexión, debe ser un procedimiento sencillo, rápido y organizado. Para estos casos, el prestador elabora un formato a diligenciar por el interesado. El estudio y aprobación lo realiza la Jefe de la Unidad examinando las solicitudes y la ubicación de la dirección del usuario potencial y el listado de cartera morosa para saber si ese predio tiene alguna deuda y el último paso es la liquidación de aportes de conexión que son los pagos que realiza el suscriptor potencial para conectar un inmueble por primera vez o para cambiar el diámetro de la acometida al sistema o red existente. Conforme lo anterior, el Consorcio Norte de Santander remitió nuevamente al prestador el formato que aplica para solicitudes nuevas de servicio e incorporación de usuarios, denominado “Incorporación de Nuevos Usuarios”, cuyo procedimiento hace parte integral del Manual de Procedimientos complementado para la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano.

Entrega y Socialización del Producto. El Consorcio Norte de Santander hizo entrega del procedimiento que debe seguir el prestador para registrar usuarios y/o suscriptores, junto con el formato que debe ser diligenciado para atender esta solicitud. Posteriormente fue socializado el producto en reunión llevada a cabo en la Unidad de Servicios Públicos con la Jefe de la Unidad de San Cayetano. En reuniones realizadas en el periodo comprendido entre el 4 junio y el 15 de octubre del presente año, se hizo acompañamiento al prestador para la motivar la implementación del producto.





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Como resultado del acompañamiento realizado, se generó el compromiso por parte de la Jefe de Unidad de Servicios Públicos, de revisión y adopción de los productos entregados por el Consorcio. Ver Anexo 19. Registro Incorporación de Nuevos Usuarios.

Procedimiento para detección de Usuarios Clandestinos. La consultoría dentro del Manual de Procedimientos dejó definido un procedimiento para Ia detección de Usuarios Clandestinos. Ver Numeral 2.3.4 del Manual de Procedimientos. 2.3.4.1 Detección de usuarios clandestinos Cuando un usuario no es suscriptor y se encuentra conectado a las redes exteriores del agua potable y alcantarillado se considera que su conexión es ilegal o clandestina, bien sea que esta situación se haya dado por negligencia del prestador o por fraude por parte del usuario. El ente prestador realizó una actividad en campo para detectar los usuarios clandestinos en el área rural de Cornejo, como resultado a esta se encontraron 25 usuarios que fueron legalizados e incorporados como nuevos usuarios. Como evidencia a esta actividad se muestra evidencia del registro de incorporación. Ver Anexo 20. Registro incorporación de usuarios clandestinos

Catastro de Suscriptores. El catastro de usuarios es el conjunto de actividades que nos permite identificar, caracterizar y localizara los usuarios, en este caso de los Servicios Públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo. Estos registros nos permiten contar con la información real y garantizar el buen funcionamiento de la gestión comercial, es requisito para la solicitud de subsidios y hacer cálculos de tarifas, determinar la cobertura y garantizar la continuidad entre otros.

La Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano en cabeza de la Jefe de Unidad realizó una actualización de su base de datos Catastro de Usuarios del Corregimiento de Cornejo. Esta actividad la realizó luego de identificar Usuarios Clandestinos que asumieron la responsabilidad de pagar los servicios y fueron incorporados. En la elaboración del diagnóstico en enero del 2018 el prestador reportó a la consultoría un total de 585 usuarios en Cornejo, en tanto que para noviembre de 2018, la Unidad de Servicios Públicos reportó 610 Usuarios, con lo cual se evidencia la incorporación de 25 usuarios nuevos en un periodo de 10 meses.





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Procedimientos lecturas de medidores. La Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano inició un proceso de lecturas de medidores en el casco urbano de San Cayetano, como ejercicio pedagógico tanto para los operarios en el ejercicio de su labor, como en la concienciación de la comunidad. Ver Anexo 21. formato de registro lectura de Micromedidores.

Formato modelo para la actualización de niveles tarifarios

La implementación de un formato para realizar seguimiento de las variables que se tienen en cuenta para el incremento tarifario, permite el control periódico del prestador de los acumulados y proceder de acuerdo a la normatividad en el momento que se requiera realizar la actualización de los niveles tarifarios. Durante la jornada de verificación se pudo evidenciar que la Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios no contaba con un formato modelo para la actualización de los niveles tarifarios. Al respecto, el Consorcio Norte de Santander procedió en manifestarle la necesidad de diligenciar y mantener actualizado este formato, en consideración a las implicaciones que tiene por norma. En cumplimiento de esta actividad, el Consorcio Norte de Santander entregó el documento para la actualización de niveles tarifarios aclarando dudas y realizando mejoras conforme a las necesidades por la Jefe de la Unidad de San Cayetano, recordando la importancia de implementarlo. Posteriormente, en el periodo comprendido entre el 4 junio y el 15 de octubre del presente año, se hizo acompañamiento al prestador para la motivar la adopción e implementación del producto. Como resultado, se generó el compromiso por parte de la Jefe de Unidad de Servicios Públicos, de revisar y adoptar los productos entregados por el Consorcio. Ver Anexo 22. formato de actualización de niveles tarifarios.

Mecanismo de divulgación y promoción para mejorar la eficiencia en el recaudo.

La Jefe de La Unidad de Servicios Públicos está realizando actividades para mejora el recaudo en el corregimiento de Cornejo. Los mecanismos utilizados son las jornadas pedagógicas casa a casa, diálogos con usuarios que visitan su oficina a cerca de la importancia del pago puntual y los beneficios que trae poder tener un buen recaudo.





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Formato de Control periódico del índice de eficiencia del Recaudo. El control del recaudo por parte de la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano, es una de las actividades centrales de su gestión comercial y financiera. En este sentido es indispensable que el prestador registre los ingresos por concepto de cartera corriente y los separe de aquellos provenientes de la cartera morosa y con vencimientos superiores a 90 días. Con la información de los valores facturados y recaudados cada mes, el prestador podrá calcular el índice de eficiencia en el recaudo por servicio y por último, realizar un análisis del comportamiento mensual de este indicador.

Entrega y Socialización del Producto. Con el fin de dar cumplimiento a esta actividad, el Consorcio Norte de Santander procedió a elaborar, entregar y socializar el cuadro de control mensual de facturación y recaudo. La jornada de socialización incluyó la presentación y aclaración de dudas relacionadas con su aplicación e implementación, realizando las mejoras conforme las necesidades manifestadas por la Jefe de la Unidad de Servicios. Se presenta como soporte el formato de control periódico del índice de eficiencia del recaudo, elaborado por el Consorcio, con el membrete de la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano. Ver Anexo 23. Formato de Control Periódico del Índice de Eficiencia del Recaudo.

Cartera morosa La gestión de cobranza y recuperación de cartera morosa ha sido uno de los propósitos con mayor énfasis que ha venido realizando La Unidad de Servicios de San Cayetano especialmente en el Corregimiento de Cornejo, esto a través de actividades de visitas casa a casa, acciones coercitivas y los acuerdos de pago que fueron elaborados con orientación de la Consultoría, generando buenos resultados. En estos momentos la unidad de encuentra en proceso de digitalización de la información para conocer su estado de recuperación. Ver Anexo 24. Convenio de pago y Anexo 25. Notificación de suspensión del servicio por falta de pago.

Formato para el registro actualizado de la cartera morosa. La Unidad de Servicios públicos con el acompañamiento de la Consultoría ha implementado los formatos para dejar registros de esta actividad. Ver Anexo 26. Registro Actualizado de Cartera Morosa.





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Formato para llevar el registro de consumo por estrato y uso La Unidad de Servicios Públicos se le entrego el formato de registros de consumo por estrato y uso con el propósito de hacer uso de la herramienta una vez se comience a tomar lectura de la micromedición. Ver Anexo 27. Formato Registro de Consumo por estrato y uso.

Programa de capacitación a usuarios en el uso eficiente y ahorro del agua. La unidad de Servicios Públicos de San Cayetano realiza actividades de capacitación y sensibilización a la comunidad de Cornejo. Para el día 22 de marzo del 2018 realizó la jornada en la cancha cubierta del corregimiento de Cornejo y su lema fue: CADA GOTA DE AGUA CUENTA PARA CREAR EL FUTURO DE

QUEREMOS.

Las estrategias fueron: Folletos, Carteleras y encuentros educativos. Ver Anexo 7. Informe del Programa de capacitación a usuarios en el uso eficiente y ahorro del agua. 2.4 ÁREA FINANCIERA. La administración financiera de los servicios públicos de San Cayetano y Cornejo no se encuentra dentro de las responsabilidades de la Unidad de Servicios Públicos del Municipio, por tratarse de un área independiente de las áreas de Contabilidad y Tesorería municipal. Pese a los acercamientos y reuniones que se realizaron con el Municipio durante los meses de enero a noviembre de 2018, con el propósito de brindar asistencia técnica para mejorar los procesos del área financiera de los servicios, no fue posible obtener receptividad en las propuestas presentadas No obstante, se hizo entrega de los siguientes instrumentos de apoyo que hacen parte del manual de procedimientos, los cuales quedaron a consideración del municipio para que fueran implementados.

Procedimiento: Formulación del presupuesto. Ver numeral 2.4.1 del manual de procedimientos

Ejecución presupuestal. Ver numeral 2.4.2. Tesorería. Ver numeral 2.4.3. Cuadre de bancos y conciliación bancaria. Ver numeral 2.4.4. Pagos. Ver numeral 2.4.5. Manejo de libros. Ver numeral 2.4.6 Elaboración de estados financieros e información tributaria. Ver numeral 2.4.7 Actualización del patrimonio. Ver numeral 2.4.8





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2.5 ÁREA OPERATIVA. Para el área operativa de la unidad de servicios públicos de San Cayetano, la consultoría desarrolló diferentes instrumentos que tienen como propósito contribuir con el mejoramiento de la gestión en aspectos relacionados con gestión de control del uso y destino del agua, gestión de pérdidas reales, gestión del agua empleada en operación y gestión en la continuidad del servicio, entre otros aspectos.

Manual para mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas. El instrumento más importante para la adecuada operación del sistema de acueducto es el manual de mantenimiento preventivo y correctivo, donde se documentan las buenas prácticas que permiten un óptimo funcionamiento del servicio. Por tal motivo, la consultoría llevó a cabo un análisis detallado de las condiciones de la infraestructura existente y su operatividad, con el fin de elaborar y entregar a la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano, el manual de mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de acueducto de Cornejo. Este manual fue remitido al prestador para su revisión, ajuste y adopción. Así mismo, el Consorcio entregó a la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano el procedimiento para detectar y controlar los reboses de los tanques de almacenamiento del sistema. Ver numeral 2.5.2. Manual de Procedimientos.

Registros permanentes del número y tipo de daños por sectores. Para llevar a cabo la prestación de los servicios de manera eficiente, la entidad prestadora debe tener claridad de cuáles son los tipos de daños que más se presentan y en qué sectores, estableciendo la magnitud de los mismos. El registro sistemático de los daños que se presentan en la red y su seguimiento permanente facilitan la labor de operación y mantenimiento preventivo, priorizando los sectores en donde se deben realizar reparaciones o reposiciones de tuberías, al tiempo que permite analizar zonas de baja y alta presión que pueden requerir la instalación de válvulas y la revisión de los parámetros para la modelación hidráulica de la red. Para iniciar el registro del número y tipo de daños por sectores, la entidad prestadora deberá diseñar e implementar un formato que permita recopilar la siguiente información:

1. Fecha del reporte 2. Tipo de daño 3. Sector 4. Dirección 5. Nombre y apellidos del usuario afectado





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6. Fecha de atención 7. Fecha de reparación 8. Accesorios utilizados 9. Personal que atendió el daño

Así mismo deberá llevar el control de estos daños en un plano en el cual se vayan marcando los puntos de mayor afectación en las redes.

Evidencia de Cumplimiento: Para evidenciar el cumplimiento de este compromiso de gestión se debe presentar una copia de la hoja de registro en la que se van anotando cada uno de los daños que se presente. Responsable: El responsable del cumplimiento del compromiso de gestión es el Administrador o Gerente o Jefe o Coordinador de la Unidad u Oficina de servicios públicos o en su defecto el Representante Legal de la entidad prestadora de los servicios públicos. Como evidencia del cumplimiento de esta actividad se presenta como soporte el formato elaborado por el Consorcio, con el membrete de la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano. Ver Anexo 28. Formato de Registro del Número y Tipo de Daños por Sectores.

Procedimientos para detectar y controlar los reboses en los tanques de almacenamiento del sistema.

La Consultoría Consorcio Norte de Santander entregó a la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano el procedimiento para detectar y controlar los reboses de los a tanques de almacenamiento del sistema. Ver numeral 2.5.3. Manual de Procedimientos. Los tanques de almacenamiento representan la base para el diseño del sistema de distribución de agua, tanto desde el punto de vista económico como desde su importancia en el funcionamiento hidráulico del sistema y en el mantenimiento de un servicio eficiente. Reboses: Se define como el agua que se pierde en reservorios mayormente debido a:

a) Infiltraciones por la estructura del reservorio (rajaduras y huecos en las paredes y en el fondo).

b) Reboses que ocurren mayormente debido al mal funcionamiento o ausencia de válvulas de cierre que interrumpan el suministro de agua cuando el reservorio alcanza su nivel máximo.





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Reboses de Tanques de Almacenamiento: Se presentan varios tipos de reboses, los cuales son:

a) Rebose de Cisterna. El rebose del agua de la cisterna deberá disponerse al sistema de desagüe del edificio en forma indirecta, es decir, con descarga libre con malla de alambre a fin de evitar que los insectos o malos olores ingresen a la cisterna.

b) Rebose de Tanque elevado. Igualmente, el rebose del tanque elevado deberá

disponerse a la bajante más cercana en forma indirecta, mediante brecha o interruptor de aire de 5cm. de altura como mínimo. Para esto el tubo de rebose del tanque elevado se corta y a 5cm. se coloca un embudo de recepción del agua de rebose.

Conforme lo anterior, el Consorcio Norte de Santander procedió a la elaboración del formato que permitirá detectar y controlar los reboses en los tanques de almacenamiento de la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano.

Entrega y Socialización del Producto.

La Consultoría procedió a realizar la entrega del formato sobre reboses en tanques elaborado para la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano. Posteriormente, fue entregado y socializado el formato elaborado aclarando dudas y realizando las mejoras, conforme las necesidades manifestadas por el Jefe de la Unidad de Servicios Públicos. Se presenta como soporte de cumplimiento de esta actividad, el documento elaborado por el Consorcio, el cual se presenta con el membrete de la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano. Ver Anexo 29. Registro del Procedimiento Sobre Reboses en Tanques

Formato de control de fugas y perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliaria.

El programa de control de fugas, pérdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar permite identificar las fugas existentes en el sistema a través de visitas periódicas de verificación a los usuarios, en las que se debe hacer revisión de flotadores, llaves terminales, tanques, albercas etc., con el fin de constatar que no existan fugas. La misma inspección se debe hacer rutinariamente a la red principal de distribución y las domiciliarias.

Pérdidas de agua físicas: Son aquellas que no llegan al consumidor, perdiéndose en los componentes y etapas del sistema de abastecimiento. Fugas: Se define como el agua que se pierde debido al mal funcionamiento y problemas de las instalaciones, principalmente en la red de distribución.





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El control activo de fugas se compone de actividades de detección de fugas con objetivos bien definidos y correctamente administrados para localizar fugas no visibles, estrategias de comunicación para motivar a los clientes a informar inmediatamente sobre fugas visibles y administrar el trabajo de forma eficaz para garantizar reparaciones rápidas y de buena calidad. Conforme lo anterior, el Consorcio Norte de Santander, procedió a la elaboración de este producto, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

- Identificación de fugas o pérdidas físicas en tanques de almacenamiento: a. Fecha del reporte b. Filtro Relavado c. Caudal (Lt/sg) d. Hora de apertura de la válvula e. Tiempo de lavado f. Hora de cierre de la válvula g. Hora en que empieza a pasar agua para el tanque de almacenamiento h. Tiempo que tarda en llenarse completamente el tanque de almacenamiento i. Tiempo total j. Cantidad de agua perdida (M3)

- Reporte de fugas intradomiciliarias:

a) Fecha de reparación b) Fecha del reporte c) Tipo de daño d) Sector e) Dirección

Entrega y Socialización del Producto. El Consorcio hizo entrega del Formato de Reporte de fugas, pérdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar al Jefe de la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano. Posteriormente, fue socializado el documento aclarando dudas y realizando las mejoras, conforme las necesidades manifestadas por el Jefe de la Unidad de Servicios Públicos. Se presenta como soporte de cumplimiento el registro de aplicación. Ver Anexo 30. Registro para el Reporte de Fugas, Pedidas Físicas en Tanques y a Nivel Intradomiciliar.

Implementación formato para el registro de calidad de agua que entra y sale de la planta de tratamiento

La calidad del agua puede definirse como la composición físico-químico-biológica que la caracteriza y recordado el hecho de que el agua pura no existe en la naturaleza, se habla





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que un agua es de calidad, cuando sus características la hacen aceptable para un cierto uso. En el caso de agua para abastecimiento público, es de primordial importancia la potabilidad de la misma, este concepto puede expresarse como: Un agua es potable cuando reuniendo agradables características estéticas y organolépticas (fresca, incolora, transparente, insípida o con un sabor agradable), contiene en adecuada proporción elementos y sales minerales, pero sin poseer sustancias que puedan causar perjuicio alguno en la fisiología normal del organismo humano. A su vez un agua se dice contaminada cuando contiene microorganismos y sustancias químicas de diverso origen, de modo que resulte inadecuada para su empleo normal. Control de la calidad del agua potable: Son los análisis organolépticos, físicos, químicos y microbiológicos realizados al agua en cualquier punto de la red de distribución. Durante la jornada de verificación, se evidenció que la Unidad no cuenta con un formato de control periódico del índice de eficiencia de recaudo. En cumplimiento de esta actividad y a solicitud de la Jefe de la Unidad de Servicios Públicos, el Consorcio Norte Santander procedió a elaborar un formato de control periódico del índice de eficiencia de recaudo.

Entrega y Socialización del Producto. Posteriormente, fue entregado el formato por parte del Consorcio, conforme las necesidades manifestadas por la Jefe de la Unidad de la Unidad de Servicios Públicos. En reuniones realizadas en el periodo comprendido entre el 4 junio y el 15 de octubre del presente año, se hizo acompañamiento al prestador para la motivar la adopción e implementación del producto. Se presenta como soporte de cumplimiento el Formato elaborado por el Consorcio, con el membrete de la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano. Ver Anexo 31. Formato de Control de Calidad del Agua 2.6 ÁREA TÉCNICA.

Administración de planos y memorias técnicas La Consultoría Consorcio Norte de Santander entregó a la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano el procedimiento para administrar planos y memorias técnicas. Ver numeral 2.5.8. Manual de Procedimientos.

Plan de obras e inversiones priorizado a cinco (5 años





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Con base en el diagnóstico y en el análisis de los componentes del sistema de acueducto por parte del CONSORCIO NORTE DE SANTANDER -CONNORTE-, se procedió a establecer los requerimientos de optimización y/o construcción para cada componente que presenta necesidad de intervención e inversión física, y cubrir la demanda futura estimada para el año 2042. No obstante, estos valores son solo indicativos y han sido calculados como una aproximación al orden de magnitud de las inversiones requeridas en cada caso. Ver Anexo 1. Plan de Obras e Inversiones.





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3 JORNADAS DE CAPACITACIÓN Y TALLERES.

3.1 TALLERES DE GESTIÓN EMPRESARIAL El Consorcio Norte de Santander, llevó a cabo el taller de Gestión Empresarial, realizado el día 11 de diciembre del 2017 en las instalaciones del Hotel Casablanca de la ciudad de Cúcuta, con la participación de la Jefe de unidad del municipio. La convocatoria fue realizada a través de comunicación de la Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico dirigida al Alcalde Municipal y a la unidad de servicios públicos. A continuación, se relacionan los temas tratados en el taller:

ASPECTOS LEGALES

• Definición de los servicios públicos • Marco constitucional de los servicios públicos en Colombia • Marco Legal de los Servicios públicos en Colombia • Prestadores autorizados. • Entidades del sector Agua Potable y Saneamiento Básico en Colombia • Esquemas diferenciales de servicios públicos en zonas rurales

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

• Modelos de Gestión • Componentes de aseguramiento • Elementos de la planeación estratégica

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Gestión Administrativa • Estructura organización y planta de personal • Manuales de funciones y procedimientos • Administración del personal • Administración de bienes y servicios

GESTIÓN COMERCIAL

• Contrato de servicios públicos con condiciones uniformes. • Solicitudes nuevas de servicios • Incorporación de nuevos usuarios • Detección de usuarios clandestinos • Catastro de suscriptores





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• Facturación, cobro, recaudo y cartera morosa. • Actualización tarifas • Campañas de capacitación sobre control social en la gestión de los servicios

públicos, uso eficiente y ahorro del agua y saneamiento básico e higiene.

ÁREA FINANCIERA

• Presupuesto • Plan Único de Cuentas • Balance, estado de resultados y flujo de caja • Sistema Unificado de Costos y Gastos

Ver Anexo 32. Registro de asistencia de la jornada Gestión Empresarial.

Ilustración 6. Capacitación Gestión Empresarial


3.2 CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS FINANCIEROS Y

PRESUPUESTALES

Mediante un evento de capacitación realizado el día 18 de octubre de 2018 en las instalaciones del Hotel Casa Blanca en la Ciudad de Cúcuta, se realizó una capacitación a los prestadores de los municipios vinculados al PAP-PDA, con el fin de concientizarlos de la importancia de lograr una efectiva y oportuna distribución de los recursos financieros de los que dispone la empresa, de acuerdo con sus necesidades de funcionamiento y de inversión. Los temas tratados durante el taller de capacitación fueron los siguientes:

1) ASPECTOS FINANCIEROS

- Las generalidades de la gestión financiera





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- Estados financieros Estados financieros principales

Indicadores Financieros:

a) De liquidez b) De actividad c) Rentabilidad d) Endeudamiento.

Nivel de riesgo financiero de los prestadores de los servicios públicos según resolución 315 del 2005.

Segmentación:

Grupo 1: Con más de 2.500 suscriptores en cualquiera de los tres servicios

Categoría 1: Prestadores con más de 8.000 suscriptores en cualquiera de los tres servicios.

Categoría 2: Prestadores con más de 2.500 suscriptores y hasta 8.000 suscriptores.

Grupo 2: Con menos de 2.500 suscriptores en cualquiera de los tres servicios

Los indicadores financieros, operativos y de calidad con los cuales se determina el nivel de riesgo, son: a) Indicadores financieros:

i. Liquidez (L). ii. Eficiencia en el recaudo (ER). iii. Coeficiente de cubrimiento de costos (CC); b) Indicadores Operativos y de Calidad para el servicio de acueducto: i. Cumplimiento de Cobertura (CAc). ii. Calidad de agua (CA). iii. Continuidad (C);

c) Indicadores operativos y de calidad para el servicio de alcantarillado:

i. Cumplimiento de Cobertura (CALc); ii. d) Indicadores Operativos y de Calidad para el servicio de aseo: iii. Cumplimiento en frecuencia de recolección (CFR). iv. vida útil sitio de disposición final (VUi).

2) ASPECTOS PRESUPUESTALES





INFORME FASE III


52

Como parte del taller de capacitación, se llevó a cabo una exposición acerca de los elementos básicos que componen el presupuesto para un prestador de servicios públicos y se culminó con un ejercicio práctico sobre la proyección del presupuesto para vigencia del 2019. Los temas abordados en este componente de la capacitación, fueron los siguientes: Componentes del Presupuesto:

1. Presupuesto de Ingresos 2. Presupuesto de Gastos Administrativos 3. Presupuesto de Costos Operativos

Durante el desarrollo de la capacitación se hizo referencia a la Ley 142 de 1994 en temas como:

Estratificación socioeconómica

Procedimientos administrativos para actos unilaterales

Naturaleza y características del contrato.

De la prestación del servicio.

El cumplimiento y la prestación del servicio.

De los instrumentos de medición del consumo.

De la determinación del consumo facturable

De las facturas

Defensa de los usuarios en sede de la empresa Así mismo, se llevó a cabo una presentación del contenido del Decreto 302 del 2000, con temas como:

Disposiciones generales: Donde se enfatizó en el objeto y el registro o catastro de usuarios.

Definiciones: Conceptos sobre la parte operativa de la prestación del servicio.

Prestación del servicio de acueducto y alcantarillado: Se hizo énfasis sobre las obligaciones y los deberes de los usuarios.

Régimen de acometidas y medidores.

Mantenimiento de las instalaciones y medidores.

Causales de suspensión y corte.

Servicios Comunitarios

Hidrantes Finalmente se hizo entrega a todos los prestadores los formatos en archivos de Excel como guía para la elaboración del presupuesto 2019 y los indicadores de seguimiento. A continuación, se presenta el registro fotográfico de la actividad desarrollada:





INFORME FASE III


53

Ver Anexo 33. se relaciona la presentación y el registro de asistencia de la jornada.

Ilustración 7. Capacitación Aspectos Financieros y presupuestales


3.3. CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS COMERCIALES:

RECUPERACIÓN DE CARTERA Y RECAUDO, ATENCIÓN DE PQRS, EN ACTUALIZACIÓN DE CATASTRO DE USUARIOS Y TARIFAS.

Con el fin de fortalecer los prestadores de servicios públicos, en Aspectos Comerciales, el Consorcio Norte de Santander llevó a cabo taller de recuperación de cartera y recaudo y atención a PQRS. El proceso de capacitación se realizó el 18 de octubre del 2018, en las instalaciones del Hotel Casablanca de Cúcuta, y contó con la participación como capacitadores de los señores Francisco Javier González Acevedo Director atención al cliente Aguas Kpital y el asesor Saul Pallares. Los temas desarrollados durante la capacitación, fueron los siguientes:

3.3.1. RECUPERACIÓN DE CARTERA Y RECAUDO Estructura comercial:

1. Facturación o Servicios de acueducto y alcantarillado o Otros conceptos o Financiación

2. Recaudo

o Descuentos o Financiación

3. Cartera





INFORME FASE III


54

o Atrasos o Financiación

Segmentación de los usuarios:

1. Valor de la facturación mensual 2. Cartera por atrasos y financiada 3. Cantidad de usuarios base de datos 4. Usuarios por estrato y uso 5. Ciclos de pago 6. Comportamiento de pago (atrasos) 7. Dinámica de pago por barrios o sectores 8. Caracterización

Cómo recaudar:

1. Históricos de pago 2. Históricos de relación recaudo/facturación 3. Participación de pago (Usuarios pago/fac) 4. Relación descuentos por facturación 5. Estadística de cartera financiada 6. Impacto de la estrategia en la recuperación de cartera. 7. Proyección del Recaudo 8. Indicadores

Estrategias de recuperación de cartera:

1. Visitas personalizadas 2. Tele cobro 3. Acuerdos de pago 4. Aguas al barrio 5. Plan de premios

3.3.2. ATENCIÓN DE PQRS Se encuentra regulado en la Ley 142 de 1994, artículo 159, modificado por la Ley 689 de 2001, Art. 20. La actividad se desarrolló los siguientes temas:

- Servicio al Ciudadano, Protocolos de Atención y Servicio al Ciudadano; Cumplimiento de la Ley en términos de derechos de petición

- Derechos de petición y sus implicaciones disciplinarias - Sistema de PQRS: Normatividad y canales de atención - Sistema Gestión Documental: Correspondencia virtual y Oficio - Uso y manejo del teléfono





INFORME FASE III


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- Notificación de la decisión

Normativa concordante

• Constitución Política de Colombia. • Código Contencioso Administrativo • Circular Externa SSPD 006 del 2 de mayo de 2007. • Contrato de Condiciones Uniformes. • Resolución CRA 151 de 2001. • Ley 142 de 1994. •

Ver Anexo 34. Registro de asistencia de la jornada.

Ilustración 8. Capacitación aspectos comerciales


3.3.3. ACTUALIZACIÓN DE CATASTRO DE USUARIOS

El proceso de capacitación se realizó el 31 de agosto del 2018, en las instalaciones del Consorcio Norte de Santander, en el municipio de Cúcuta, dirigido por la Arquitecta Tatiana Montero Baldovino y el Ingeniero Carlos Alberto Castillo, del Consorcio Norte de Santander, desarrollándose los siguientes temas:

o Objetivo del censo. o Beneficios de la realización del censo

Cómo se actualiza:

En el proceso de incorporación de nuevas cuentas y novedades

Mediante un censo de usuarios





INFORME FASE III


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Cómo se identifica un suscriptor:

Mediante un código de diez posiciones con la siguiente información:

Ruta, orden de conexión, posición horizontal y vertical Funciones del Coordinador para dirigir la realización del Censo.

Definir y aprobar la ejecución del Censo Aportar el recurso humano necesario para su desarrollo. Suministrar los recursos materiales indispensables. Brindar las instrucciones necesarias para que las dependencias municipales

suministren toda la información básica requerida. Ordenar y procesar la información diaria derivada de las encuestas. Tomar diariamente las decisiones que sobre las situaciones anormales que se

presenten y ordenar su procesamiento. Proporcionar la información cartográfica Suministrar los listados de catastro y usuarios. Disponer las instalaciones e implementos de trabajo Dirigir y dar instrucciones al personal.

Funciones del Supervisor para dirigir la realización del Censo

Demarcar las rutas del recorrido de acuerdo con el listado de usuarios en los planos urbanos generales y detallados.

Efectuar la promoción del Censo de usuarios, para que la comunidad tenga conocimiento sobre su realización.

Programar los recorridos diarios para la toma de las encuestas. Asignar las labores diarias al personal a su cargo Controlar diariamente el trabajo ejecutado tanto en el campo como en la oficina. Verificar por muestreo en terreno la calidad y veracidad del contenido de las

encuestas realizadas. Ubicar en terreno a los diferentes grupos de encuestadores de acuerdo con los

tramos de recorrido asignados Ubicar en terreno los predios Apoyar a los encuestadores a ubicar las conexiones, medidores etc. Inspeccionar la ejecución y calidad de la encuesta. Resolver inquietudes a los encuestadores. Recolectar las encuestas realizadas diariamente por los grupos de encuestadores

de revisarlas y entregarlas al Coordinador. Funciones del Encuestador para la realización del Censo

Recolección de datos siguiendo los pasos indicados en el Formulario de Encuesta.





INFORME FASE III


57

Contactar al suscriptor del servicio en el predio e invitarlo a suministrar la información indicada en el Formulario de Encuesta.

Seguir la secuencia indicada durante el proceso de entrenamiento para hacer el diligenciamiento total de la encuesta, registrando cada dato en la respectiva casilla con letra clara y legible

Información básica para la elaboración del censo:

Plano general de la población Actualizar el plano general Listado actualizado de usuarios de los servicios

Diseño de rutas

Identificación de las rutas Reconocimiento de las rutas Asignación de código a usuarios Identificación de cada predio Elaboración y fijación de autoadhesivos Dibujo del plano de rutas

Selección de encuestadores Programación de encuestas Ejecución del censo Durante el taller de capacitación, se informó a los asistentes acerca de las actividades realizadas entre los meses de marzo y diciembre del año 2015, durante los cuales se llevó a cabo el censo y la actualización del catastro de usuarios de los municipios de Arboledas, Bochalema, Cáchira, Cácota, Durania, Hacarí, Herrán, Labateca, La Esperanza, Lourdes, Pamplonita, Puerto Santander, Santiago, San Cayetano, Silos, Toledo y el corregimiento de Cornejo del Municipio de San Cayetano. Así mismo, se hizo entrega de las bases de datos de la información obtenida en el año 2015, a la vez que se les explicó el uso de la herramienta informática que fue entregada en su momento a los prestadores con toda la información actualizada de su catastro y finalmente se les explicó cómo debían actualizar la información que se ha generado desde la fecha del censo hasta el presente. A continuación, se presenta el registro fotográfico de la actividad realizada

Ver Anexo 35. Registro de asistencia de la jornada.





INFORME FASE III


58

Ilustración 9. Capacitación Catastro de Usuario


3.3.4. TALLER DE CAPACITACIÓN EN LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

El nuevo marco tarifario para pequeños prestadores de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado fue expedido por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico mediante la Resolución 825 de 2017. Teniendo en cuenta la importancia de la aplicación de esta normatividad por parte de todos los prestadores vinculados al PAP-PDA de Norte de Santander, se tomó la decisión de llevar a cabo un taller de capacitación dirigido a todos los operadores, en el cual se les explicara cómo deben aplicar la metodología expedida por la CRA y se hiciera un ejercicio práctico con la información de cada prestador, con el fin de que pudieran realizar los cálculos respectivo o por lo menos tener una idea del orden de magnitud del impacto de la aplicación del nuevo marco tarifario. El evento de capacitación se realizó el 6 de junio del 2018, en las instalaciones del Hotel Casablanca, en el municipio de Cúcuta A continuación, se describen las principales características del Nuevo Marco Tarifario: El objetivo del nuevo marco tarifario es establecer una metodología simple y fácil de aplicar, que reconozca las características y necesidades de los mercados que atienden estos prestadores, buscando la mejora y sostenibilidad de los servicios. La resolución se expidió luego de analizar la problemática de las diferentes regiones del país y de revisar e incluir las observaciones y sugerencias recibidas por parte de los ciudadanos, de las empresas prestadoras y agentes del sector durante la construcción de dicha metodología.





INFORME FASE III


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Para la aplicación de la metodología en el marco tarifario de pequeños prestadores se definieron dos segmentos: El primer segmento lo integran prestadores que atiendan en: - Un Área de Prestación del Servicio (APS) con suscriptores entre 2.501 y 5.000 en el

área urbana, y en el caso que tenga suscriptores rurales, que estos sean menos del 50% de sus suscriptores totales.

- Más de un Área de Prestación del Servicio (APS) de dos o más municipios y/o distritos, mediante un mismo sistema interconectado y que en conjunto sumen suscriptores entre 2.501 y 5.000 en el área urbana, y en el caso que tenga suscriptores rurales, que estos sean menos del 50% de sus suscriptores totales.

Mientras que el segundo segmento lo conforman los prestadores que no hacen parte del primer segmento. Para cada segmento se define el cargo fijo y el cargo por consumo. El cargo fijo lo conforma el Costo Medio de Administración (CMA). Por su parte, el Cargo por Consumo lo integran el Costo Medio de Operación (CMO), el Costo Medio de Inversión (CMI) y el Costo Medio por Tasas Ambientales (CMT).





INFORME FASE III


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Ilustración 10. Componentes del Costo Económico de Referencia

Fuente: CRA. ABC del nuevo marco tarifario para pequeños prestadores de servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado Para el primer segmento se establece un valor mínimo para el Costo Medio de Administración (CMA) y el Costo Medio de Operación General (CMOG), así:

Tabla 18.Valor Mínimo del CMA

Servicio Público Domiciliario Valor mínimo del Costo Medio de Administración en pesos de diciembre

de 2016 ($/ suscriptor/mes)

Acueducto $2.890

Alcantarillado $2.069

Tabla 19.Valor Mínimo del CMO

Servicio público domiciliario Valor mínimo del Costo Medio de Operación General en pesos de

diciembre de 2016 ($/m3)

Acueducto $467

Alcantarillado $169

Costo económico de referencia

Cargo Fijo ac,al

($/suscriptor/mes)

Costos Medios de Administración

CMA ac,al

Cargo por Consumo ac,al

($/m3/mes)

Costos Medios Operativos

CMO ac,al (Se divide en General y Particular)

Costos Medios de Inversión

CMI ac,al

Costos Medios Tasas Ambientales CMT ac,al





INFORME FASE III


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Para el segundo segmento se define un rango de valores para el Costo Medio de Administración y el Costo Medio de Operación General

Tabla 20. Valor Mínimo y Máximo CMA

Costo Medio de Administración (CMA)

Servicio público domiciliario

Valor mínimo ($/suscriptor/ mes) Valor máximo

($/suscriptor/mes)

Acueducto $6.655 $10.206

Alcantarillado $3.400 $5.260

Tabla 21.Valor Mínimo y Máximo CMOG

Costo Medio de Operación General (CMOG)

Servicio público domiciliario

Valor mínimo ($/m3) Valor máximo

($/m3)

Acueducto $727 $1.263

Alcantarillado $131 $594

Otros temas relevantes tratados en el taller de capacitación, fueron los siguientes:

Generalidades

Fórmula tarifaria

Cálculo de los Costos Económicos de referencia para las personas prestadoras Del primer segmento

Cálculo de los Costos Económicos de referencia para las personas prestadoras Del segundo segmento

Costo Medio generado por Tasas Ambientales para las personas prestadoras

Componente tarifario o Cargo fijo o Cargo por unidad de consumo

Presentación didáctica para el cálculo o Cómo se factura AAA o Nuevo marco tarifario de AA o Cómo se calcula las tarifas AA o Cargo por unidad de consumo

De desarrolló un Ejercicio práctico

Ver Anexo 36. Registro de asistencia de la jornada





INFORME FASE III


62

Ilustración 11. Elaboración de los estudios de costos y tarifas


3.4. CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS TÉCNICOS: MICROMEDICIÓN, CALIDAD DE AGUA, MANTENIMIENTO DE TUBERÍAS, ACCESORIOS, FONTANERÍA, ETC.

Con el objetivo de fortalecer la gestión técnica y operativa del prestador y fortalecer las habilidades del personal responsable de la operatividad del servicio, el Consorcio Norte de Santander llevó a cabo taller de Calidad de Agua, Fontanería y Micromedición. Por profesionales técnicos de PAVCO, la Microbióloga de alimentos Janeth Liliana Torres y profesionales de Herbert.

El proceso de capacitación se realizó el 15 de noviembre del 2018, desarrollándose los siguientes Temas:

3.4.1. MICROMEDICION

• Tipos de micromedidores. • Su funcionamiento • Mantenimiento preventivo • Importancia de la Micromedición





INFORME FASE III


63

Ilustración 12. Taller de Micromedición


3.4.2. CALIDAD DE AGUA: MANEJO Y OPERACIÓN DE PLANTAS DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE

Con el objetivo de fortalecer la gestión técnica y operativa del prestador, El Consorcio Norte se Santander, llevó a cabo el taller en Manejo y operación de Plantas de Tratamiento de Agua Potable. El proceso de capacitación se realizó el 15 de Noviembre del 2018 por la Conferencista Microbióloga de alimentos Janeth Liliana Torres M, desarrollándose los siguientes Capítulos: CAPITULO I:

Normatividad Sanitaria Colombiana en la Calidad de Agua Potable para Consumo Humano.

Definiciones. Buenas Prácticas Sanitarias Libro o Registro de Control de Calidad. Calidad del Agua. Sistema para la protección y control de la calidad del agua para consumo humano. Sistema de suministro de agua para consumo humano. Sustancias potencialmente tóxicas Persona prestadora que suministra o distribuye agua para consumo humano

(persona prestadora, p.p): plan operacional de emergencia mapa de riesgo de calidad de agua (mapa de riesgo):

CAPITULO II

Características físicas y químicas del agua para consumo humano Normas de Calidad Física del Agua para Consumo Humano.





INFORME FASE III


64

Características químicas de sustancias que tienen reconocido efecto adverso en la salud humana.

Normas de calidad Químicas del agua para Consumo Humano Enfermedades de origen Hídrico.

CAPITULO III

Características microbiológicas Responsables del control y vigilancia para garantizar la calidad del agua para

consumo humano responsabilidad de las personas prestadoras

CAPITULO IV

Instrumentos básicos para garantizar la calidad del agua para consumo humano Índice de riesgo de la calidad del agua para consumo humano – IRCA Cálculo del IRCA Clasificación del nivel de riesgo en salud según el IRCA por muestra y el IRCA

mensual y acciones que deben adelantarse Instrumentos para el sistema de vigilancia Lavado y desinfección de la planta de tratamiento Toma de muestra

CAPÍTULO V. CALIDAD DE AGUA Y SU TRATAMIENTO

Procesos básicos del control y la vigilancia para garantizar la calidad del agua para

consumo humano. Proceso de tratamiento en los sistemas de abastecimiento de agua potable para

consumo humano Características físicas a realizar: Turbiedad, Color, Sabor, olor y T°, Conductividad Características químicas: La alcalinidad, la dureza y el pH. Proceso de tratamiento del agua potable Instrumentación de la Planta Aspectos y estado operativo del sistema de distribución

Ilustración 13. Capacitación Calidad del Agua






INFORME FASE III


65

3.4.3. MANTENIMIENTO DE TUBERÍAS, ACCESORIOS, FONTANERÍA

Con el fin de capacitar y fortalecer las habilidades del personal responsable de la operatividad del servicio, el Consorcio Norte de Santander llevó a cabo taller de capacitación orientado a implementar buenas prácticas en el funcionamiento del sistema de Acueducto. El proceso de capacitación se realizó el 14 de noviembre del 2018 por profesionales técnicos de PAVCO, desarrollándose los siguientes Temas: 1. Código colombiano de fontanería (NTC 1500). 2. Aspectos generales de redes de acueducto y alcantarillado. 3. Procedimiento e instalación de tuberías. 4. Productos nuevos.

5. Programa plomero profesional.

Ver Anexo 37 . Registro de asistencia de la jornada.

Ilustración 14. Taller de Fontanería

Fuente: Norte de Santander

4. ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LA LEY 142 DE 1994

4.1. Evaluación Empresarial.

AUTOEVALUACIÓN

PROCESOS INSTITUCIONALES Y LEGALES CALIF.

Código INDICADORES SI NO





INFORME FASE III


66

1,1 ¿SE HA REALIZADO EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EMPRESARIAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA? (ARTS. 6, 17 y 181 DE LA LEY 142/94)

1 20

1,2 ¿SE HA REALIZADO EL ESTUDIO DE VIABILIDAD DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE LOS SERVICIOS? (RES. 151/2001-CRA)

0 1 0

1,3 SE HAN REALIZADO LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO SEGÚN METODOLOGÍA C.R.A ?.(RES.287/2004-351 y 352 DE 2005- CRA)

1 20

1,4 SE HA INFORMADO A LA CRA, SSP, AUTORIDADES LOCALES Y USUARIOS LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS DE LOS SERVICIOS? (RES. 287/2004-CRA)

1 0 20

1,5 ¿SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO? (ARTS. 45 A 51 LEY 142/94)

1 20

1,6 ¿SE HAN SEPARADO LAS CONTABILIDADES DE LOS SERVICIOS? (ART. 4, 6 Y 18 LEY 142/94)

1 20

1,7 ¿SE HA CREADO Y PUESTO EN FUNCIONAMIENTO LA OFICINA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS? (ARTS. 152 A 159 LEY 142/94, CIRCULAR SSP 01-02/96)

1 20

1,8 ¿SE HA IMPLEMENTADO EL PLAN DE CUENTA BAJO NIF? 0 1 0

1,9 ¿SE HA IMPLEMENTADO LA ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA DE LOS USUARIOS? (ART. 89 LEY 142/94)

1 20

1,10 ¿SU MUNICIPIO HA CREADO EL FONDO DE SOLIDARIDAD Y REDISTRIBUCIÓN DE INGRESOS PARA LOS SUBSIDIOS? ( ART. 89 LEY 142/94 Y DCTO.MDE 565/95)

1 20

1,11 SE HA ELABORADO y/o IMPLEMENTADO EL PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA? (ART. 1, 2, 3 DE LA LEY 373/97)

1 20

1,12 ¿SE HA ESTABLECIDO UN PROGRAMA PERMANENTE DE CONTROL DE PERDIDAS Y AGUA NO CONTABILIZADA?

1 20

1,13 ¿EN SU MUNICIPIO SE HA CONFORMADO EL COMITÉ DE DESARROLLO Y CONTROL SOCIAL?

1 20

1,14 ¿HA REALIZADO SU INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS PÚBLICOS-RUPS- A TRAVÉS DEL SUI?

1 20

1,15 ¿SU MUNICIPIO HA ELABORADO Y PRESENTADO A LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA EL PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS- PGIRS?

1 20

260

AUTOEVALUACIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO

CALIF. Código INDICADORES SI NO

2,1 ¿SE HA CREADO LA PLANTA DE PERSONAL SEGÚN LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD PRESTADORA?

1 7

2,2 ¿SE HA DETERMINADO LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA?

1 7





INFORME FASE III


67

2,3 ¿SE HA ELABORADO Y PUBLICADO EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO?

1 7

2,4 ¿SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO EL MANUAL DE FUNCIONES?

1 7

2,5 ¿SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD?

1 7

2,6 ¿SE HAN DEFINIDO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL?

1 7

2,7 ¿SE HA DISEÑADO E IMPLEMENTADO UN CURSO DE INDUCCIÓN PARA EL PERSONAL NUEVO?

1 7

2,8 ¿ESTÁN DEBIDAMENTE AFILIADOS LOS EMPLEADOS AL RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL?

1 7

2,9 ¿SE HA IMPLEMENTADO ALGÚN SISTEMA DE PROMOCIÓN, ESTABILIDAD Y ASCENSO DEL PERSONAL?

1 7

2,10 ¿SE HA IMPLEMENTADO ALGÚN SISTEMA DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL?

1 7

2,11 ¿SE HA PREVISTO ATENDER LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN EN EL PRESUPUESTO ANUAL?

1 6

2,12 ¿SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES (KARDEX, MANUAL O SISTEMATIZADO)?

1 6

2,13 ¿ESTA PREVISTA EN EL PRESUPUESTO LA EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1 6

2,14 ¿SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN SISTEMA PARA EL REGISTRO ACTUALIZADO DE PRECIOS Y PROVEEDORES?

1 6

2,15 ¿SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR Y TENER ACTUALIZADO EL PATRIMONIO POR CADA SERVICIO?

0 1 0

94

AUTOEVALUACIÓN

PROCESO COMERCIAL


3,1 ¿SE HA CUMPLIDO CON LA OBLIGACIÓN DE IMPLEMENTAR EL CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES?

1 0 10

3,2 ¿SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA ATENDER SOLICITUDES NUEVAS DE SERVICIO?

1 0 10

3,3 ¿SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIÓN DE USUARIOS NUEVOS AL SISTEMA?

1 0 10





INFORME FASE III


68

3,4 ¿SE HA ESTABLECIDO E IMPLEMENTADO ALGÚN PROCEDIMIENTO PERMANENTE PARA DETECCIÓN DE USUARIOS CLANDESTINOS?

1 0 10

3,5 ¿SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO LA ACTUALIZACIÓN DEL CATASTRO DE SUSCRIPTORES?

1 0 10

3,6 ¿SE HA EJECUTADO UN PROGRAMA DE REPOSICIÓN DE MEDIDORES QUE HAN CUMPLIDO SU VIDA ÚTIL?

0 1 0

3,7 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN SISTEMA O PROCEDIMIENTO PARA LECTURA DE MEDIDORES?

1 0 10

3,8 SE ADECÚA LA FACTURA A LOS REQUERIMIENTOS DE LA LEY 142 DE 1.994

1 10

3,9 ¿SE HA DEFINIDO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN?

1 10

3,10 ¿SE TIENE IMPLEMENTADO UN FORMATO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LOS NIVELES TARIFARIOS?

1 10

3,11 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA LAS LECTURAS CRÍTICAS Y REVISIÓN PREVIA?

0 1 0

3,12 ¿SE HAN IMPLEMENTADO MECANISMOS DE DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN PARA MEJORAR LA EFICIENCIA EN EL RECAUDO?

1 10

3,13 ¿SE TIENEN IMPLEMENTADOS FORMATOS DE CONTROL PERIÓDICO DEL ÍNDICE DE EFICIENCIA DEL RECAUDO?

1 10

3,14 ¿SE APLICAN ACCIONES COERCITIVAS A MOROSOS (SUSPENSIÓN, CORTE Y COBRO JUDICIAL)?

1 10

3,15 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN FORMATO PARA EL REGISTRO ACTUALIZADO DE LA CARTERA MOROSA?

1 10

3,16 ¿SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS O LISTADOS PARA LLEVAR EL REGISTRO DE CONSUMOS POR ESTRATOS Y USOS?

1 10

3,17 ¿SE TIENE UN PROCEDIMIENTO PARA OBTENER REGISTROS ACTUALIZADOS DE AGUA PRODUCIDA Y AGUA FACTURADA?

0 1 0

3,18 ¿SE ADELANTAN CAMPAÑAS DE CAPACITACIÓN A LA COMUNIDAD SOBRE CONTROL SOCIAL DE LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS?

1 10

3,19 ¿SE TIENE UN PROGRAMA PERMANENTE DE CAPACITACIÓN A USUARIOS EN USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA?

1 10

3,20 ¿SE TIENE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SANEAMIENTO BÁSICO Y EDUCACIÓN EN HIGIENE?

1 10

170

AUTOEVALUACIÓN

PROCESO FINANCIERO


4,1 ¿SE HA ELABORADO Y GESTIONADO LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE LOS SERVICIOS?

1 15

4,2 ¿SE TIENE IDENTIFICADO ALGÚN PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL MENSUAL Y ANUALMENTE?

1 15





INFORME FASE III


69

4,3 ¿SE ELABORAN Y SE LLEVAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EXIGIDOS POR LA SSPD? (MAYOR, DIARIO Y AUXILIAR)

1 15

4,4 ¿SE REPORTAN LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS A LA SSPD DE ACUERDO CON LOS FORMATOS DEL SUI?

1 15

4,5 ¿SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA UNIFICADO DE COSTOS Y GASTOS- ABC DEFINIDO POR LA SSP?

0 1 0

4,6 ¿SE ESTÁN APLICANDO PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA ÁGILES Y EFICIENTES?

1 15

4,7 ¿SE HAN ELABORADO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL REPORTE PERIÓDICO DEL ESTADO DE CAJA Y BANCOS?

1 15

4,8 SE HA INCORPORADO EN EL PRESUPUESTO ANUAL DE INVERSIONES LA APROPIACIÓN DEL 1% PARA MANTENIMIENTO DE CUENCAS?

0 1 0

4,9 ¿SE HA INCORPORADO EN EL PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS DE LA EMPRESA LA APROPIACIÓN PARA EL PAGO DE CONTRIBUCIONES A LA SSP Y LA CRA?

1 15

4,10 ¿SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO DE REPORTE PERIODICO DE COMPROMISOS DE PAGO A TERCEROS?

1 15

120

AUTOEVALUACIÓN

PROCESO OPERATIVO CALIF.


5,1 ¿EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS REDES DEL SISTEMA DE ACUEDUCTO (Catastro de Redes de Acueducto)?

1 9

5,2 ¿EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS REDES DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO (Catastro de redes de alcantarillado)?

1 9

5,3 ¿EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS CAPTACIONES, CONDUCCIONES, PLANTAS DE TRATAMIENTO, TANQUES, ¿ETC.?

1 9





INFORME FASE III


70

5,4 ¿SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN MANUAL PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS?

1 9

5,5 ¿SE HAN ADQUIRIDO LAS HERRAMIENTAS PARA LLEVAR A CABO EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS?

1 9

5,6 ¿SE HAN ADQUIRIDO E INSTALADO MEDIDORES O TOTALIZADORES DE CAUDAL PARA EL AGUA CAPTADA Y EL AGUA TRATADA?

0 1 0

5,7 ¿SE TIENE ESTABLECIDO UN REGISTRO PERMANENTE DEL NÚMERO Y TIPO DE DAÑOS POR SECTORES?

1 9

5,8 ¿SE TIENE UN STOCK PERMANENTE DE ACCESORIOS Y REPUESTOS PARA ATENDER REPARACIONES?

1 9

5.9 SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA PARA LA DETECCIÓN DE FUGAS NO VISIBLES. ?

0 1 0

5.10 ¿EXISTEN PROCEDIMIENTOS PARA DETECTAR Y CONTROLAR LOS REBOSES EN TANQUES DE ALMACENAMIENTO DEL SISTEMA?

1 9

5.11 ¿SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS PARA REPORTE DE CONTROL DE FUGAS, PÉRDIDAS FÍSICAS EN TANQUES Y A NIVEL

INTRADOMICILIAR?

1 9

5.12 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA PERMANENTE PARA VIGILAR, INSPECCIONAR Y LIMPIAR CUENCAS EN LA FUENTE ABASTECEDORA?

1 9

5.13 ¿SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS PARA EL REGISTRO DE LA CALIDAD DEL AGUA QUE ENTRA Y SALE DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO?

1 9

5.14 ¿SE HA DEFINIDO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CALIDAD DEL AGUA SUMINISTRADA?

1 9

5.15 SE ESTÁN ELABORANDO LOS REPORTES DE INFORMES DE CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1575 Y RESOLUCIÓN 2115 DE 2007 (IRCA)

1 9

5.16 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA CON LOS USUARIOS PARA

SEPARACIÓN EN LA FUENTE DE RESIDUOS SÓLIDOS? 1 9

5.17 ¿SE HA DISEÑADO E IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE RUTAS Y TURNOS DE RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS?

1 9

5.18 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN SISTEMA TÉCNICO PARA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS RESIDUOS SÓLIDOS?

1 9

5.19 ¿SE HAN IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA INFORMAR A LA COMUNIDAD SOBRE SUSPENSIÓN DEL SERVICIO POR

MANTENIMIENTO?

1 9

5.20 SE HAN GESTIONADO Y REALIZADO CURSOS DE CAPACITACIÓN A FONTANEROS Y OPERADORES CON EL SENA - UNIDADES DE AGUA, ETC..?

1 9

162

PROCESO TÉCNICO CALIF.


6,1

¿SE HAN ADOPTADO Y APLICADO LAS NORMAS TECNICAS DEL RAS-2000 PARA DISEÑO, CONSTRUCCIÓN Y OPERACIÓN DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO?

0 1 0

6,2 ¿SE POSEE DE UN LUGAR O PLANOTECA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PLANOS Y MEMORIAS TÉCNICAS?

1 14





INFORME FASE III


71

6,3 SE POSEE EL MANUAL DE CONTRATACIÓN E IMPLEMENTADO SUS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIÓN, LICITACIONES DE CONTRATOS Y COMPRAS (MÓDELOS DE PLIEGOS)

1 14

6,4 ¿SE HA REALIZADO AL RECURSO HUMANO TÉCNICO, UN CURSO DE CAPACITACIÓN SOBRE LOS REQUISITOS TÉCNICOS Y PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS EN EL RAS-2000?

0 1 0

6,5 ¿LA ENTIDAD HA ELABORADO EL PLAN DE OBRAS E INVERSIONES PRIORIZADO A CINCO (5) AÑOS?

1 0 14

42

Tabla 22. Calificación Máxima



TOTAL, CALIFICACIÓN 1.000

Tabla 23. Calificación Obtenida



TOTAL, CALIFICACIÓN 848

Tabla 24. Concepto de la Calificación

PUNTAJE CONCEPTO

< 199 Gestión DEFICIENTE

200 – 399 Gestión REGULAR

400 – 599 Gestión ACEPTABLE

600 – 799 Gestión BUENA

800 – 1000 Gestión EXCELENTE

4.2. INDICADORES DE GESTIÓN A continuación, se muestran los indicadores de gestión calculados por el prestador para la vigencia del 2017:

Tabla 25. Indicadores.

INFORMACIÓN PARA INDICADORES IFA





INFORME FASE III


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Información Financiera

año

2017

Acueducto Alcantarillado Aseo Total

Activo Corriente 191.300.567,00 28.917.738,00 79.763.133,00 299.981.438,00

Pasivo Corriente

Total Recaudo 129.096.904,00 43.488.128,00 102.357.443,00 274.942.475,00

Total Facturado 314.098.612,00 69.886.322,00 176.941.514,00 560.926.448,00

Ingresos 129.096.904,00 43.488.128,00 102.357.443,00 274.942.475,00

Gastos 13.925.381,00 5.763.712,00 11.955.302,00 31.644.395,00

Costos 255.761.160,00 82.259.426,00 89.851.710,00 427.872.296,00

INFORMACIÓN PARA INDICADORES IOCA

Indicadores de Acueducto

Suscriptores de Acueducto 610

Suscriptores meta anual de cobertura 610

Calidad del Agua sin riesgo

Horas prestado por días el servicio 14

Días prestados a la semana 7 Indicadores de Alcantarillado

Suscriptores de Alcantarillado 610

Suscriptores meta anual de cobertura 610 Indicadores de Aseo

Suscriptores totales 610

Número de semanas en las que presta el servicio de recolección 2

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En ejecución de la Fase III de la presente consultoría, se llevaron a cabo las siguientes actividades para fortalecer la gestión de la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano, en relación con las actividades que desarrolla específicamente en el corregimiento de Cornejo:





INFORME FASE III


73

El ente prestador queda en condiciones óptimas en materia de conocimiento, herramientas documentales, mobiliarias y espacio físico para ejercer funciones administrativas relacionadas con la prestación del servicio.

El prestador detectó e incorporó los usuarios clandestinos en el Corregimiento de Cornejo.

La unidad de Servicios Públicos de San Cayetano actualizó su base de datos de suscriptores.

Se ha logrado recuperar parte de la cartera morosa en el área rural de Cornejo, esta información está en proceso de sistematización.

A través de visita casa a casa por parte de la jefe de la unidad se ha logrado realizar acuerdos de pago con usuarios morosos.

Los funcionarios del Ente prestador quedaron capacitados en Gestión Empresarial, Aspectos Financieros, Presupuestales, en Aspectos Comerciales y Operativos.

El ente prestador quedó aplicando las tarifas de Acueducto y Alcantarillado de acuerdo la resolución vigente de la CRA 825- 844 2017.

El cumplimiento de los requerimientos normativos del sector por parte del prestador lo ubica en condiciones adecuadas para gestionar recursos de inversión en infraestructura ante las entidades competentes.

Es evidente la importancia del apoyo que brinda el departamento a través de la secretaria de agua y saneamiento y el Plan Departamental de Agua, a los municipios para la consolidación de este tipo de procesos.

Una vez evaluada la matriz de indicadores y teniendo en cuenta las actividades de acompañamiento realizadas al prestador, se realizan las siguientes recomendaciones finales:

Es importante que el municipio concentre esfuerzos en la gestión de trámites ambientales para permisos de abastecimiento y vertimiento; elaboración de documentos de ley para el sector; adquisición de terrenos y permisos de servidumbres en los predios donde se encuentran las estructuras de los sistemas para la prestación de los servicios.

El establecimiento de programas orientados al ahorro del agua; micromedición,

sensibilización a la ciudadanía en cultura del agua, cultura de pago y sobre la relación existente entre el agua y la salud aportarían de manera considerable en el mejoramiento de la prestación y uso de los servicios.





INFORME FASE III


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Se recomienda hacer cursos de capacitación al personal técnico sobre los requisitos técnicos y procedimientos definidos en el RAS.

Es importante hacer e implementar el programa para la detección de fugas no visibles.

El prestador debe solicitar asesoría y capacitación por parte del administrador del software comercial y de facturación, para que dicha herramienta le permita emplear reportes y análisis de información clave en los procesos comerciales de la Unidad de Servicios Públicos.

La gestión de recursos para garantizar la disponibilidad presupuestal requerida para

subsidiar el sector rural, se convierte en una de las prioridades de la unidad.

El prestador debe llevar a cabo la clasificación y separación de la información

relacionada con los costos particulares de operación de los servicios de acueducto

y alcantarillado en el casco urbano y en el corregimiento de Cornejo.

6. ANEXOS Anexo 1. Plan de Obras e Inversiones Cornejo Anexo 2. Proyección de Estudio de Costos y Tarifas Anexo 3. Acuerdo 015 de 2017 Porcentaje de Subsidios Anexo 4. Decreto de Estudios Tarifarios Anexo 5. Manual de PQRS - USP SAN CAYETANO





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Anexo 6. Registro y Control de Peticiones, Quejas y Recursos Anexo 7. Informe del Programa de Uso Eficiente y Ahorro del Agua Anexo 8. Reglamento Interno San Cayetano Anexo 9. Asistencia de Socialización de Reglamento Interno Anexo 10. Manual de Funciones Según Estructura Orgánica Anexo 11. Manual de Procedimientos Anexo 12. Registro de la Administración de materiales Anexo 13. Registro del Inventario de Propiedad, Planta y Equipo Anexo 14. Radicación CCU Ante la CRA Anexo 15. Contrato de Condiciones Uniformes Acueducto y Alcantarillado Anexo 16. Anexo Técnico CCU A.A. Anexo 17. Contrato Condiciones Uniformes Aseo Anexo 18. Anexo Técnico Aseo CCA Anexo 19. Registro de Incorporación de Nuevos Usuarios Anexo 20. Registro de Detección de Usuarios clandestinos Anexo 21. Registro de Registro de Lectura de Micromedidores Anexo 22. Registro Actualización del Niveles Tarifarios Anexo 23. Registro de Control Periódico de Eficiencia en el Recaudo Anexo 24. Convenio de pago Anexo 25. Cobro Moroso Anexo 26. Registro Actualizado de Cartera Morosa Anexo 27. Formato Consumo por Estratos y Usos Anexo 28. Formato del Número y Tipo de Daños por Sectores Anexo 29. Formato de Procedimiento Sobre Reboses en Tanques de Almacenamiento Anexo 30. Registro de Reporte de Fugas, Pérdidas Físicas y a Nivel Intradomiciliario Anexo 31. Formato de Control de Calidad del Agua Anexo 32. Asistencia al Taller de Gestión Empresarial Anexo 33. Asistencia a Capacitación en Aspectos Financieros y Presupuestales Anexo 34. Asistencia Capacitación en Recuperación de Cartera Anexo 35. Asistencia a Capacitación en Catastro de Usuarios Anexo 36. Asistencia a Elaboración de Estudio Tarifario de Acueducto y Alcantarillado Anexo 37. Capacitación en Fontanería Rural - Cúcuta

asociacion de usuarios de acueducto de las ......2019/01/16 · acueducto, alcantarillado y aseo en...

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