asociacion de usuarios de acueducto de las …

DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER

ADELANTAR ACCIONES DE ASEGURAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO EN EL ÁREA URBANA Y RURAL DE LOS

MUNICIPIOS VINCULADOS AL PAP-PDA DE NORTE DE SANTANDER

IMPLEMENTACIÓN DE PLANES DE ASEGURAMIENTO RURAL PARA MEJORAR LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIO S DE

ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO.

CORREGIMIENTO DE LA GABARRA Municipio de Tibú

INFORME FASE 3 PUESTA EN MARCHA

DICIEMBRE DE 2018

LÍNEA DE ACCIÓN No. 4. ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN

DE LOS SERVICIOS EN EL SECTOR RURAL

VERSIÓN 1 FECHA: 15/12/2018

CORREGIMIENTO DE LA GABARRA MUNICIPIO DE TIBÚ

INFORME FASE III

CONSORCIO NORTE DE SANTANDER -CONNORTE 2018

1

CUADRO DE RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE NUMERO DE REVISIÓN

0 1 2

Elaboración

Nombre Nombre Nombre

Tatiana Montero

Ricardo Bayona

Rodolfo Andrés Hernández

Antonio Dulcey

Karina Cardozo

Angela Garrido

Noviembre 10 de 2018

Revisión

Nombre Nombre Nombre

William Carrasco Mantilla

Aprobación Nombre Nombre Nombre

LISTA DE DISTRIBUCIÓN

DEPENDENCIA No. COPIAS FECHA DE

ENVÍO OBSERVACIONES

Contratante

CUADRO DE MODIFICACIONES

REVISIÓN FECHA DE

MODIFICACIÓN ORIGEN DEL CAMBIO O

MODIFICACIÓN





INFORME FASE III


2

Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 10

1. ANTECEDENTES..................................................................................................... 11

1.1. FASE I: DIAGNOSTICO INTEGRAL ................................................................................. 11

1.1.1. Descripción de la localidad ......................................................................... 11

1.1.2. Sistema de Alcantarillado. .......................................................................... 15

1.1.3. Sistema de Recolección y Transporte de residuos ..................................... 15

1.1.4. Calificación de la gestión empresarial ......................................................... 16

1.2. FASE II: ESTRUCTURACIÓN DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO ........................ 17

1.2.1. Fase II-A: Prefactibilidad y Análisis de Alternativas..................................... 18

1.2.2. Fase II-B: Estructuración del esquema de aseguramiento seleccionado. ... 18

1.2.3. Análisis de costos y tarifas .......................................................................... 22

1.2.4. Evaluación financiera del municipio ............................................................ 23

1.3. CONCERTACIÓN DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO ........................................... 25

2. FASE III: PUESTA EN MARCHA DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO.............. 26

2.1. CONSTITUCIÓN DEL PRESTADOR ............................................................................... 26

2.2. NATURALEZA JURÍDICA ................................................................................................. 28

2.3. ASOCIADOS y CAPITAL SOCIAL. ................................................................................... 29

2.4. OBJETO ............................................................................................................................ 29

2.5. DISCUSIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTATUTOS ..................................................... 30

2.6. ELECCIÓN DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL .......................... 30

2.6.1. Asamblea General: ..................................................................................... 31

2.6.2. Funciones de la Asamblea: ......................................................................... 31

2.6.3. Junta Directiva. ........................................................................................... 31

2.6.4. Funciones de la Junta Directiva: ................................................................. 32

2.6.5. Fiscal. ......................................................................................................... 33

2.6.6. Funciones del fiscal: ................................................................................... 33

2.6.7. Elección de Junta Directiva y Fiscal ............................................................ 34

2.7. INSCRIPCIÓN ANTE CÁMARA DE COMERCIO Y DIAN ................................................ 34

2.8. LICENCIA DEL SOFTWARE INTEGRÍN .......................................................................... 35

2.9. ENTREGA DEL LA LICENCIA DE SOFTWARE INTEGRIN ............................................ 35

2.10. ENTREGA DEL MOBILIARIO Y ORGANIZACIÓN DE OFICINA ................................. 35

2.11. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS .......................................................................... 37





INFORME FASE III


3

2.12. ADAPTACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS .................. 43

2.13. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL ..... 43

2.13.1. Documentos elaborados ......................................................................... 43

2.13.2. Entrega de documentos y normatividad a la asociación .......................... 43

2.14. JORNADAS DE CAPACITACIÓN ................................................................................. 44

2.14.1. Primera Jornada de Taller de gestión empresarial 10 de Julio 2018 ....... 44

2.14.2. Segunda Jornada: Septiembre 20 del 2018 ............................................ 45

2.14.3. Jornadas educativas Cultura del Agua .................................................... 47

2.14.4. Primera Jornada: septiembre 19 del 2018 ............................................... 47

2.14.5. Capacitación e implementación del software Integrín .............................. 48

2.14.6. Taller de fontanería rural. ........................................................................ 51

2.14.7. Curso de capacitación en el manejo y operación de plantas de tratamiento de agua potable. ....................................................................................................... 52

2.15. REUNIONES Y SOCIALIZACIONES ............................................................................ 53

3. ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LA LEY 142 DE 1994 ........................................ 55

3.1. ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES ................................................................. 55

3.1.1. Legalización del prestador .......................................................................... 55

3.1.2. Estudio de Costos y Tarifas. ....................................................................... 55

3.1.3. Manual de Procedimientos ......................................................................... 56

3.1.4. Sistema de Control Interno ......................................................................... 57

3.1.5. Manual de PQR’S ....................................................................................... 57

3.1.6. Manejo en la Atención a los Usuarios y Gestión ......................................... 58

3.1.7. Seguimiento y Evaluación del Sistema de PQRS ....................................... 59

3.1.8. Modelo de Recolección y Estadísticas de PQRS ........................................ 59

3.1.9. Normas de Información Financiera (NIF) .................................................... 60

3.1.10. Calificación de los aspectos institucionales y legales. ............................. 62

3.2. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ..................................................................................... 63

Estructura organizacional ........................................................................... 64

Reglamento de trabajo ............................................................................... 64

Manual de funciones ................................................................................... 64

Manual de procedimientos .......................................................................... 64

Procedimientos de selección de personal ................................................... 64

Curso de inducción para el personal nuevo ................................................ 65





INFORME FASE III


4

Afiliación del personal a la seguridad social ................................................ 65

Procedimiento de promoción estabilidad y ascenso del personal ............... 65

Procedimiento evaluación del desempeño .................................................. 65

Necesidades de capacitación. ................................................................. 65

Procedimiento Administración de materiales Kardex. .............................. 65

Presupuesto para ejecución de plan anual de compras .......................... 66

Registro de precios y proveedores .......................................................... 66

Procedimiento Actualización del patrimonio ............................................ 66

Calificación de los aspectos administrativos. ........................................... 66

3.3. ASPECTOS COMERCIALES ............................................................................................ 67

Contrato de Condiciones Uniformes ........................................................... 67

Procedimiento solicitudes nuevas ............................................................... 67

Procedimiento Incorporación de usuarios ................................................... 68

Procedimiento permanente para detección de usuarios clandestinos ......... 68

Censo y catastro de suscriptores y usuarios. .............................................. 68

Factura ....................................................................................................... 68

Procedimiento de facturación. .................................................................... 68

Actualización Mensual de niveles tarifarios ................................................. 68

Divulgación y promoción para mejorar la eficiencia en el recaudo .............. 68

Control periódico del índice de eficiencia del recaudo ............................. 68

Acciones coercitivas a morosos y registro de cartera morosa ................. 69

Registro actualizado de la cartera morosa .............................................. 69

Registro de consumo por estratos. .......................................................... 69

Registros actualizados de agua producida y agua facturada ................... 69

Campañas de capacitación en control social a la gestión de los SPD ..... 69

Programa de capacitación “uso eficiente y ahorro del agua” ................... 70

Programa “capacitación saneamiento básico y educación en higiene”. ... 70

Calificación de los aspectos comerciales. ............................................... 70

3.4. ASPECTOS FINANCIEROS ............................................................................................. 71

Elaboración del presupuesto anual. ............................................................ 71

Control de la ejecución presupuestal mensual y anualmente ...................... 71

Libros de contabilidad y reportes financieros exigidos por la SSPD ............ 71

Procedimientos de tesorería agiles y eficientes .......................................... 71





INFORME FASE III


5

Reporte periódico de estado de caja y bancos. .......................................... 72

Apropiación de recursos para mantenimiento de cuencas (1%) ................. 72

Pago de contribuciones a SSPD y CRA. ..................................................... 72

Procedimiento para pago a terceros ........................................................... 72

Calificación de los aspectos financieros. ..................................................... 72

3.5. ASPECTOS OPERATIVOS .............................................................................................. 73

Administración de planos del sistema de acueducto ................................... 73

Administración de planos del sistema de alcantarillado .............................. 73

Administración de planos (captación, conducción, planta, tanques). .......... 73

Manual para mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas .......... 73

Herramientas para mantenimiento preventivo y correctivo. ......................... 73

Medición de caudal para agua captada y agua tratada. .............................. 73

Registro de daños por sectores .................................................................. 74

Existencia de accesorios y repuestos para atender reparaciones. .............. 74

Detección de fugas no visibles. .................................................................. 74

Detección y control/reboses en tanques de almacenamiento .................. 74

Control de fugas, pérdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliaria. 74

Programa para vigilar, inspeccionar y limpiar la cuenca abastecedora .... 74

Registro de la calidad del agua que entra y sale de la PTAP. ................. 74

Seguimiento y control de calidad del agua suministrada. ........................ 75

Reportes de informes de cumplimiento Dec. 1575 y Res. 2115/2007 (IRCA) 75

Separación de residuos sólidos en la fuente. .......................................... 75

Rutas y turnos de recolección selectiva de residuos sólidos. .................. 75

Sistema técnico para disposición de residuos sólidos ............................. 75

Procedimientos para informar a usuarios/suspensión del servicio por Mantenimiento .......................................................................................................... 75

Cursos de capacitación a fontaneros ...................................................... 75

Calificación de los aspectos operativos. .................................................. 76

3.6. ASPECTOS TÉCNICOS ................................................................................................... 77

Procedimientos para administración de planos y memorias técnicas .......... 77

Procedimiento de contratación ................................................................... 77

Capacitación sobre requisitos técnicos - RAS ............................................. 77





INFORME FASE III


6

Plan de obras e inversiones priorizado a cinco años .................................. 77

Calificación de los aspectos técnicos. ......................................................... 77

3.7. INSTRUMENTO DE APOYO IMPLEMENTADOS ............................................................ 78

4. IMPACTO DEL ACOMPAÑAMIENTO REALIZADO ................................................. 81

4.1. PARTICIPACIÓN DEL GOBIERNO LOCAL. .................................................................... 81

4.2. PARTICIPACIÓN COMUNITARIA. ................................................................................... 82

4.3. PARTICIPACIÓN ECONÓMICA ....................................................................................... 82

4.4. PARTICIPACIÓN COMPROMISOS LEGALES ................................................................ 83

4.5. CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL .......................................................... 84

5. INDICADORES DE GESTIÓN .................................................................................. 85

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 86

6.1. CONCLUSIONES GENERALES....................................................................................... 86

6.2. CONCLUSIONES PARTICULARES ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE LA GABARRA .......................................................................... 87

6.3. RECOMENDACIONES GENERALES. ............................................................................. 87

6.4. RECOMENDACIONES PARTICULARES ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE LA GABARRA ................................................. 88

7. ANEXOS .................................................................................................................. 89





INFORME FASE III


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LISTA DE TABLAS Tabla 1. Análisis de capacidad instalada Vs. capacidad requerida .................................. 14 Tabla 2. Información general del prestador ...................................................................... 16 Tabla 3. Evaluación de la Gestión Empresarial ................................................................ 16 Tabla 4. Planta de personal propuesta para la Asociación de Usuarios ........................... 20 Tabla 5. Inversiones proyectadas en acueducto .............................................................. 20 Tabla 6. Inversiones proyectadas en alcantarillado .......................................................... 21 Tabla 7. Tarifa Costo de Referencia ................................................................................ 23 Tabla 8. Porcentajes de subsidios ................................................................................... 23 Tabla 9. Porcentajes de contribuciones .......................................................................... 23 Tabla 10. Asignación Total de Recursos al Municipio ...................................................... 24 Tabla 11. Análisis de recursos requeridos - Municipio de Tibú ......................................... 24 Tabla 12. Solicitud de Subsidio ........................................................................................ 24 Tabla 13. Relación y características de equipos y mobiliario entregado .......................... 35 Tabla 14. Procedimiento Gestión documental .................................................................. 38 Tabla 15. Descripción del Procedimiento de Gestión Documental ................................... 38 Tabla 16. Actos administrativos de adopción de manuales y documentos ....................... 44 Tabla 17. Contenidos del taller de gestión empresarial .................................................... 45 Tabla 18. Contenido CD Documentación Taller de Gestión Empresarial ......................... 46 Tabla 19. Temáticas desarrolladas Taller Integrin ............................................................ 48 Tabla 20. Reuniones y Socializaciones ............................................................................ 54 Tabla 21. Calificación Aspectos Institucionales y Legales ................................................ 63 Tabla 22. Calificación aspectos Administrativos ............................................................... 66 Tabla 23. Calificación aspectos Comercial ....................................................................... 70 Tabla 24. Calificación aspectos financieros. .................................................................... 72 Tabla 25. Calificación aspectos operativos ...................................................................... 76 Tabla 26.Calificación aspectos técnicos........................................................................... 77 Tabla 27. Grado de Gestión de las Empresas ................................................................. 84 Tabla 28. Resumen de la calificación de la Matriz IVO´s ................................................. 84 Tabla 29. Indicadores de gestión propuestos ................................................................... 85

TA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Localización ................................................................................................ 11 Ilustración 2. Esquema general del sistema de acueducto ............................................... 14 Ilustración 3. Organigrama ............................................................................................... 19 Ilustración 4. Inversiones proyectadas en aseo................................................................ 22 Ilustración 5. Imágenes proceso para Asamblea de Constitución Asociación de Usuarios ........................................................................................................................................ 27 Ilustración 6. Presidente y Secretaria de Asamblea de Constitución. ............................... 28 Ilustración 7. Junta Dirección de la Asociación de Usuarios............................................. 34 Ilustración 8. Fiscal de la Asociación de Usuarios ............................................................ 34 Ilustración 9. Entrega de mobiliarios a la Asociación........................................................ 36 Ilustración 10. Entrega de mobiliarios a la Asociación ...................................................... 36





INFORME FASE III


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Ilustración 11.Relación y características de equipos y mobiliario entregado .................... 37 Ilustración 12, Diagrama de flujo Procedimiento -Secretaria ............................................ 40 Ilustración 13 Formato control de documentos elaborados .............................................. 41 Ilustración 14. Rotulo de carpetas .................................................................................... 41 Ilustración 15. Formato inventario documental ................................................................. 42 Ilustración 16. Participación en Taller de Gestión Empresarial ......................................... 44 Ilustración 17. Participación en Taller de Gestión Empresarial ......................................... 45 Ilustración 18. Capacitación Cultura del Agua y Gestión Empresarial .............................. 47 Ilustración 19. Esquemas del Proceso Comercial Software Integrin ................................. 50 Ilustración 20. Representación gráfica del manejo de las PQRS:..................................... 59 Ilustración 21.Seguimiento y Evaluación de PQRS .......................................................... 59 Ilustración 22. Muestra un modelo de recolección de P.Q.R.S ......................................... 60 Ilustración 23. Formato de control del índice de eficiencia en el recaudo ......................... 69 Ilustración 24. Factura ..................................................................................................... 78 Ilustración 25. Formato de actualización tarifaria ............................................................. 79 Ilustración 26. Formato de control del índice de eficiencia en el recaudo ......................... 79 Ilustración 27. Formato registro de daños por sectores .................................................... 80 Ilustración 28. Boletín de suspensión por mantenimiento ................................................ 80 Ilustración 29. Participación del Gobierno Local ............................................................... 81 Ilustración 30. Registro fotográfico Participación Comunitaria .......................................... 82 Ilustración 31. Registro fotográfico Participación Económica ........................................... 83 Ilustración 32 . Participación Compromisos Legales ........................................................ 83





INFORME FASE III


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SIGLAS APC: Administración Pública Cooperativa APP: Agua para la Prosperidad APSB: Agua Potable y Saneamiento Básico CCU: Contrato de Condiciones Uniformes CRA: Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico. EME: Escala Mínima Eficiente ESP: Empresa de servicios públicos FSRI: Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos MVCT: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. PDA: Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios Públicos PDM: Plan de Desarrollo Municipal SA: Sociedad por Acciones. SAS: Sociedad por Acciones Simplificada SSPD: Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SUI: Sistema Único de Información PTAP: Planta de Tratamiento de Agua Potable PTAR: Planta de Tratamiento de Agua Residual VAS: Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico





INFORME FASE III


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INTRODUCCIÓN El presente informe tiene por objeto describir las actividades llevadas a cabo por el Consorcio Norte de Santander – CONNORTE en el marco del contrato de consultoría 0084 de 2017 celebrado con el Departamento Norte de Santander cuyo objeto es realizar la “Consultoría especializada para adelantar acciones de aseguramiento de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en el área urbana y rural de los municipios vinculados al PAP-PDA de Norte de Santander”. Dentro de las líneas de acción del contrato antes referido, se encuentra la número 4, que tiene como propósito “Adelantar acciones de aseguramiento de la prestación de los servicios en el sector rural”, puntualmente en el corregimiento de la Gabarra del municipio de Tibú. Con el propósito de facilitar y contextualizar al lector, este informe describe las actividades desarrolladas y los resultados obtenidos durante todo el proceso, de tal manera que la estructura del informe corresponde a las siguientes fases desarrolladas: En el capítulo 1 denominado antecedentes, se presentan los resultados obtenidos en las fases 1 y 2, a saber: Fase I: Diagnóstico Integral. Fase II: Estructuración del esquema de aseguramiento, y conformación del esquema institucional o entrega a un tercero. Fase II-A: Prefactibilidad y Análisis de Alternativas. Fase II-B: Estructuración del esquema de aseguramiento para la conformación, Fortalecimiento y/o entrega a un tercero. Fase II-C: Conformación/ Fortalecimiento En el capítulo 2, se presentan las actividades desarrolladas para la puesta en marcha del esquema de aseguramiento, en tanto que en el capítulo 3 se hace un análisis del estado de cumplimiento, por parte del prestador, de la Ley 142 de 1994 y demás normatividad vigente del sector de agua potable y saneamiento básico; así mismo, en el capítulo 4 se presenta un resumen del impacto alcanzado por la consultoría con el acompañamiento realizado. En el capítulo 5 se presentan los indicadores de gestión que debe adoptar el prestador y finalmente en el capítulo sexto se incluyen las conclusiones del trabajo desarrollado y las recomendaciones que debe tener en cuenta el prestador para el mejoramiento de su gestión.





INFORME FASE III


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1. ANTECEDENTES

1.1. FASE I: DIAGNOSTICO INTEGRAL

El Consorcio Norte de Santander realizó el diagnóstico de los servicios de abastecimiento de agua y saneamiento básico en el corregimiento de La Gabarra del Municipio de Tibú, identificando y analizando las condiciones de prestación de estos servicios, e incluyendo el análisis de las condiciones sociales, institucionales, financieras y de infraestructura asociada a los acueductos que abastece dicha localidad. 1.1.1. Descripción de la localidad

El Corregimiento de La Gabarra se encuentra ubicado en el Municipio de Tibú, Norte de Santander y su distancia a la cabecera municipal es de 57 kilómetros y a 190 kilómetros la ciudad de Cúcuta1. Se encuentra a 75 MSNM. El clima es cálido húmedo. La Gabarra cuenta únicamente con una vía de acceso terrestre, que corresponde a la carretera que conecta el corregimiento con el municipio de Tibú.

Ilustración 1. Localización

Fuente: Google maps

1 Revista contraluz Cucuta.com, http://contraluzcucuta.co/articulos/la-gabarra-habra-esperanza





INFORME FASE III


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A continuación, se presenta un breve resumen del diagnóstico técnico del sistema, así como

los resultados del análisis de oferta y demanda presentado en el informe de Fase I.

El abastecimiento del Sistema de Acueducto del Corregimiento La Gabarra (Municipio de

Tibú) se realiza desde tres (3) quebradas:

1) Quebrada Agua Linda La captación se realiza mediante captación de fondo, que cuenta con entrada mediante rejilla y presa que permite el cauce del caudal

La línea de aducción consiste en tubería PVC que va desde la captación hasta un tanque de almacenamiento. Las dos (2) líneas principales, en las que se pueden encontrar hasta seis (6) pasos elevados corresponden a: 1) abastece Puerto Barco; y 2) abastece La Gabarra, tuberías paralelas que pasan por el desarenador y posteriormente a la PTAP, poseen una longitud de 1.495m hasta el tanque de almacenamiento una de ellas en diámetro de 6” reduciéndose hasta 3”, y la otra es de 8”; va hasta el desarenador y la PTAP.

El desarenador consiste en un tratamiento primario que cumple el proceso de sedimentar partículas en suspensión por la acción de la gravedad. La estructura en concreto tiene dimensiones de 10m de largo, 1,8m de ancho y 2,40m de alto.

La Planta de Tratamiento de Agua Potable está en el sistema que se abastece de Agua Linda, llegando a ella en tubería de 8”. La PTAP no ha se ha puesto funcionar de manera eficaz y eficiente desde su construcción. De allí sale una tubería de diámetro 8” y longitud aproximada de 10m al tanque de almacenamiento. La estructura del tanque es en concreto; elevado; de largo 10m, ancho 15m y alto 2,50m., con sistema de ventilación y acceso. Las redes de acueducto instaladas tienen aproximadamente 28.193m, según información suministrada, se puede clasificar en material policloruro de vinilo-PVC, con diámetros que varían entre 8”, 6”, 4”, 3”, 2”, 1 ½” y 1”. Surten del servicio a los Barrios: Buenos Aires, zona norte de 11 de noviembre Alto, La Canadá, 11 de noviembre Bajo y zona sur del Centro

2) Quebrada Aguas Calientes; La captación consta de una presa 0,60 m/ alto y 1,80 m/ancho (aprox) en ella se empotra un tubo de 4” que posee malla en su entrada para evitar el paso de partículas granulares.

La aducción consta de dos (2) tuberías PVC de diámetro 4” y longitud 28,2m en paso elevado, que va al tanque de recolección, desde allí se realiza distribución. Se suministra el servicio al Barrio El Centro, Barrio el Progreso, Barrio Minuto de Dios, Barrio La Cañaguetera, Barrio Villa Esperanza y una parte del Barrio La Invasión.





INFORME FASE III


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3) Quebrada La Tigra:

La presa de captación es de 0,30 m de alto y 3,20 m de ancho (aprox); en ella se empotra un tubo de 6” que posee malla en su entrada para evitar el paso de partículas granulares

La tubería de aducción tiene un total de 2.872,3m, disgregados así: la línea inicia con 28 m en tubería PVC de 6”; cambia a diámetro de 4” con longitud de 12m; seguidamente se reduce a 3” evidenciándose cuatro (4) tramos; el primero un paso elevado de 10m, el segundo 162m de tubería enterrada y el tercero un paso elevado de 15m, finalizando con 2.645,3m de tubería enterrada que llega a la línea de distribución. Surte del servicio al Barrio Buenos Aires, Barrio El silencio y a la zona sur del Barrio 11 de noviembre Alto.

Durante la visita se detectaron aspectos en la operación, construcción y/o diseño del sistema, algunos de los cuales deben ser evaluados a profundidad y mejorados, en caso de que resulte pertinente; a continuación, se relacionan:

El prestador del servicio no cuenta con permisos ambientales vigentes para el funcionamiento del sistema de acueducto;

Requiere optimización de la captación, motivo por el que los diseños adelantados por la SAPSB determinan implementar una bocatoma de fondo en esta quebrada;

Se plantea la optimización de la línea de aducción. El diseño realizado por la SAPSB se propone; 1) instalación de tubería desde la bocatoma nueva al desarenador (transporta 20% del QMD), y 2) mejoramiento en tramo de línea de aducción cambiando a diámetro de 10” en el sistema Agua Linda (transporta 80% del QMD);

Se define la optimización de los procesos de mezcla rápida, floculación, sedimentación, filtración y desinfección de la planta de tratamiento de agua potable;

La red de distribución consiste en optimizaciones de tramos que garanticen adecuadas presiones y velocidades, se plantea la instalación de elementos de control de red y control de incendios y ampliación;

El desarenador cumple con los parámetros hidráulicos requeridos, por lo tanto, solo es necesario realizar limpieza de la estructura.

Los componentes del sistema de acueducto tienen la capacidad detallada en la tabla para atender la demanda en el horizonte del proyecto (25 años). Cabe aclarar que la evaluación de capacidad hidráulica se realiza solo para el sistema de abastecimiento Agua Linda, toda vez que los sistemas de acueducto de Aguas Calientes y La Tigra no cuentan con todos los procesos hidráulicos con los que debe contar un sistema de abastecimiento y no se cuenta con estructuras de captación como tal.





INFORME FASE III


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Ilustración 2. Esquema general del sistema de acueducto

Fuente: Consorcio Norte de Santander 2018

A continuación, se presentan los resultados de los principales indicadores del servicio, cuyo

cálculo se puede consultar en el informe de la fase I:

Cobertura: 93,75% Continuidad: 4 horas/día. Calidad del agua: Riesgo Alto Cobertura de micro medición: 0%. Macro medición: 0% El análisis de la capacidad instalada de la infraestructura existente, frente a la capacidad requerida, arrojó los siguientes resultados:

Tabla 1. Análisis de capacidad instalada Vs. capacidad requerida

Estructura Capacidad instalada Capacidad requerida

Captación Sin información 43,6 lps

Desarenador 35,7 lps 21,8 lps

Aducción 35,7 lps 21,8 lps

PTAP 35,7 lps 21,8 lps

Conducción 33,2 lps 21,8 lps

Almacenamiento 375,0 m3 721,5 m3

Red de distribución Sin información 34,9 lps






INFORME FASE III


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1.1.2. Sistema de Alcantarillado.

En el Corregimiento de La Gabarra (Municipio de Tibú), El sistema de alcantarillado es

sanitario, compuesto por redes en policloruro de vinilo en diámetros desde 8” hasta 24”, con

longitud total aproximada de 27.200 ml; cuenta con pozos de inspección la mayoría

elaborados en mampostería y tapa en concreto. Las domiciliarias son en tubería de PVC,

en diámetros de 4” y 6”, las viviendas en su mayoría cuentan con caja de inspección, pero

están ocultas.

El corregimiento cuenta con PTAR, pero está fuera de servicio debido a averías en el

sistema de bombeo que permite la llegada de caudal para su tratamiento. El sistema cuenta

con dos (2) vertimientos principales sobre el Rio Catatumbo.

Durante la visita se detectaron los siguientes aspectos en la operación, construcción y/o

diseño del sistema de alcantarillado, algunos de los cuales deben ser evaluados a

profundidad y mejorados, en caso de que resulte pertinente:

No se tiene permisos ambientales para el funcionamiento del sistema de alcantarillado

Se requiere realizar plan maestro de alcantarillado que permita identificar puntualmente el estado de las redes y estructuras que componente el sistema

Se requiere realizar optimización y mantenimiento de las redes de alcantarillado y sus elementos, así como de la PTAR.

No hay un responsable de la prestación del servicio y los usuarios no lo pagan

1.1.3. Sistema de Recolección y Transporte de residuos

El sistema de recolección y transporte en el Corregimiento de La Gabarra es realizado por la empresa MIREMBAC mediante rutas y horarios definidos. Se realiza dos veces por semana, mediante tractocamión, y por rutas de recolección definidas, la disposición final en un botadero a cielo abierto. Durante la visita se detectaron problemas en la prestación del servicio, requiriéndose:

Dar cumplimiento al Decreto No. 2981 de 2013, contando con los soportes y/o documentación que defina claramente las micro rutas establecidas de recolección

Adelantar capacitaciones y/o campañas ambientales con la comunidad.





INFORME FASE III


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El botadero a cielo abierto se encuentra en terrenos de propiedad del municipio.

No se realiza selección de residuos, ni tratamiento de residuos especiales, y no se evidencia que el sitio cuente con permisos concedidos por la autoridad ambiental.

Tabla 2. Información general del prestador

MUNICIPIOS CENTROS

POBLADOS HAB. SERVICIOS PRESTADOR USUARIOS ESTADO PTAP

TIBÚ C.P. LA

GABARRA 7706

Acu ASOCUEGAB JAC El silencio JAC El Centro

580 140 480

ASOCUEGAB: Legal

El Silencio: S/N

El Centro: S/N

No funciona No existe No existe

Alc No hay prestador N.D No hay

prestador

Ase MIREMBAC 1200 Legal


1.1.4. Calificación de la gestión empresarial

El diagnóstico del prestador incluyó la calificación de la gestión empresarial empleando la matriz de evaluación que hace parte de la metodología del Programa de Fortalecimiento Institucional del Viceministerio de Agua y Saneamiento del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio. En la siguiente tabla se presenta un resumen de la metodología de evaluación del Programa de Fortalecimiento Institucional, en la cual se examinan 85 aspectos relacionados con su actividad Legal, Institucional, Administrativa, Comercial, Financiera, Técnica y Operativa, que con su cumplimiento permiten asignar un máximo de 1.000 puntos al prestador:

Tabla 3. Evaluación de la Gestión Empresarial

Área de Gestión Puntaje Máximo

Puntaje Diagnóstico

MIREMBAC ASOCUEBAC

Legal e institucional 300 162 41

Administrativa 100 14 7

Comercial 200 14 10

Financiera 150 16 15

Operativa 180 45 32

Técnica 70 0 0

Puntaje Total 1000 251 105






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Una vez identificados y analizados los principales aspectos Legal, Institucional, Administrativa, Comercial, Financiera, Técnica y Operativa relacionados con el abastecimiento de agua en la zona de cobertura, se concluyó lo siguiente:

1.1.1.1. Aspectos Institucionales Al momento de la realización del diagnóstico, se evidenció que los prestadores de los servicios no estaban legalmente constituidos y, por ende, no cumplía con los requerimientos de la ley 142 de 1994.

1.1.1.2. Aspectos Administrativos Los prestadores2 desarrollan las actividades administrativas básicamente en cabeza de uno o máximo dos líderes, sin ningún tipo de formalidad, no contaba con instrumentos administrativas adecuados para manejo del personal, ni del inventario de materiales y equipos que requieren los servicios.

1.1.1.3. Aspectos Comerciales Los prestadores no contaban con las herramientas necesarias para llevar a cabo el proceso comercial. La facturación se realizaba en un talonario informal y el control se hacía manualmente.

1.1.1.4. Aspectos Financieros Los prestadores no contaban con procesos formales; registros mensuales de cartera morosa en cuadernos sin formato contable.

1.1.1.5. Aspectos Operativos Los prestadores opera los sistemas sin ningún tipo de protocolos o manuales y carece de documentos técnicos que faciliten la actividad.

1.1.1.6. Aspectos Técnicos Sin registro completo de información técnica y operativa, ni análisis detallado de procesos y la toma de decisiones preventivas, con infraestructura en regular estado.

1.2. FASE II: ESTRUCTURACIÓN DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO

En esta fase se llevó a cabo la pre factibilidad y el análisis de alternativas para la estructuración de un esquema de aseguramiento apropiado para la prestación del servicio.

2 Se denominan prestadores por estar prestando el servicio, pero no están plenamente formalizados.





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1.2.1. Fase II-A: Prefactibilidad y Análisis de Alternativas.

Las alternativas institucionales que se consideraron viables para la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en el Corregimiento de La Gabarra, consisten en: i) Fortalecimiento institucional y ii) Conformación de solo prestador para los 3 servicios en el corregimiento.

El esquema de aseguramiento seleccionado fue la Conformación de una Asociación de Usuarios para los tres servicios (acueducto, alcantarillado y aseo), La asociación de usuarios es una figura jurídica que aplica como comunidad organizada y entidad sin ánimo de lucro, conforme lo dispone el artículo 365 de la Constitución Política y enmarcada en el artículo 15 de la Ley 142 de 1994, que faculta a las comunidades organizadas (organizaciones autorizadas), para la prestación de los servicios públicos de agua potable y saneamiento básico en municipios menores, en zonas rurales o zonas urbanas específicas.

1.2.2. Fase II-B: Estructuración del esquema de aseguramiento seleccionado.

El conjunto de actividades ejecutadas en esta etapa surgió como consecuencia de los resultados obtenidos en el estudio de pre factibilidad y análisis de alternativas, los cuales fueron socializados con representantes de la alcaldía municipal y la comunidad usuaria del sistema de acueducto, alcantarillado y aseo, y tuvieron como objetivo llevar a cabo la estructuración definitiva del esquema de aseguramiento seleccionado. Es importante mencionar que la alternativa seleccionada consistió en llevar a cabo reuniones con la comunidad y los responsables de la prestación para llegar a acuerdos de cómo sería el proceso de conformación y la unión de los prestadores. En estas socializaciones se debatieron temas importantes como definir qué hacer con los aportes recaudados hasta el momento y la cartera morosa. Una vez teniendo claro todo el proceso el corregimiento la Gabarra determinó llevar a cabo un proceso de conformación. Las actividades desarrolladas en el proceso de estructuración del esquema fueron las siguientes:

Diseño de una estructura organizacional óptima

o Definición de la planta de personal, perfiles y estructura salarial

o Modelo de manual de funciones

o Modelo de manual de procedimientos

o Modelo de contratos de trabajo

Modelo de definición y adopción del presupuesto anual.





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Estimación del Plan de Obras e Inversión (POI) a nivel de pre factibilidad y

descripción de las necesidades de inversión de cada sistema para su optimización

Análisis de costos, tarifas y modelación financiera

Análisis de la capacidad de otorgar subsidios por parte del municipio

Descripción de las necesidades de inversión de cada sistema para su optimización

Modelo de contrato de servicios públicos con condiciones uniformes y modelo de

factura.

A continuación, se muestran los resultados obtenidos:

1.2.2.1. Estructuración Organizacional El organigrama muestra los cargos que conforman cada área funcional; en síntesis, los que conforman la planta de personal.

Ilustración 3. Organigrama

Junta Administradora

Area Administrativa

Revisoria Fiscal

Auxiliar Administrativo/a

Adninistrador/a

Asamblea General

OperariosAcueducto

Fontanero

Operador PTAP

OperariosAcueducto

Fontanero

Recolector

Operador PTAR

OperariosAseo Conductor Vehículo

Recolector

Area Operativa

Fuente: Consorcio Norte de Santander





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Tabla 4. Planta de personal propuesta para la Asociación de Usuarios

No Cargos CARGO ÁREA

1 Administrador Administrativa

1 Auxiliar Administrativo Administrativa

1 Fontanero Acueducto Operativa

1 Operario PTAR Operativa

1 Fontanero Alcantarillado Operativa

2 Operario /Recolector Aseo Operativa

1 Operario/Conductor Aseo Operativa

Fuente Consorcio Norte de Santander, 2018

1.2.2.2. Estimación del Plan de Obras e Inversiones (POI) Con base en el diagnóstico y en el análisis de los componentes de los sistemas de acueducto, alcantarillado y aseo por parte del CONSORCIO NORTE DE SANTANDER -CONNORTE-, se procedió a establecer los requerimientos de optimización y/o construcción para cada componente que presenta necesidad de intervención e inversión física, y cubrir la demanda futura estimada para el año 2042.

1.2.2.3. Inversiones en el componente acueducto En la siguiente tabla se presenta un resumen de las inversiones identificadas como prioritarias para la optimización del sistema de acueducto.

Tabla 5. Inversiones proyectadas en acueducto

Componente Tipo de inversión

Valor (en miles de pesos)

Año 2018

Año 2019

Año 2020

Año 2021 Año 2022

Pre inversión Permisos ambientales 41.372

Captación Construcción 13.737

Desarenador Limpieza 580

Aducción Optimización 536.271

Tratamiento de agua potable

Optimización (Inc. macro medición)

181.340 423.126

Redes Optimización (Inc. cobertura y micromedición)

380.644 1.903.219 1.522.575

TOTAL -ESTUDIOS, DISEÑOS, OBRAS- $41.372 $731.928 $803.770 $1.903.219 $1.522.575

TOTAL -INTERVENTORÍA- $4.137 $73.193 $80.377 $190.322 $152.257

TOTAL, ACUEDUCTO $45.509 $805.121 $884.147 $2.093.541 $1.674.832

Fuente: Consorcio Norte de Santander, SAPSB 2018 Los costos de las inversiones se calcularon mediante el uso de las llamadas “funciones de

costo’’ las cuales son ampliamente utilizadas en el sector de agua potable y saneamiento

por los organismos nacionales e internacionales encargados de la planeación y

financiamiento de obras de acueductos y alcantarillados. No obstante, estos valores son





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solo indicativos y han sido calculados como una aproximación al orden de magnitud de las

inversiones requeridas en cada caso

1.2.2.4. Inversiones en Alcantarillado

Con base en el diagnóstico, se procedió a establecer los requerimientos de intervención e inversión física para atender las necesidades de la localidad, lo que se sintetiza la necesidad de estudios y diseños para identificar puntualmente los requerimientos las obras de infraestructura y/o elementos que permiten el adecuado funcionamiento del sistema.

Tabla 6. Inversiones proyectadas en alcantarillado

Componente Tipo de inversión Valor (en miles de pesos)

2018 2019 2020 2021 2022

Pre inversión

Estudios y diseños 201.730

Permisos ambientales 23.372

Plan maestro 105.638

Sistema alcantarillado

Optimización 392.508 915.853

Tratamiento de agua residual

Optimización 84.940

Optimización estación de bombeo

24.487

TOTAL -ESTUDIOS, DISEÑOS, OBRAS- $ 225.102 $ 498.146 $ 915.853 $ 109.427 $ 0

TOTAL -INTERVENTORÍA- $ 22.510 $ 49.815 $ 91.585 $ 10.943 $ 0

TOTAL ALCANTARILLADO $ 247.612 $ 547.961 $1.007.438 $ 120.370 $ 0


Los costos de las inversiones se calcularon mediante el uso de las llamadas ‘’funciones de costo’’ las cuales son ampliamente utilizadas en el sector de agua potable y saneamiento por los organismos nacionales e internacionales encargados de la planeación y financiamiento de obras de acueductos y alcantarillados.

1.2.2.5. Inversiones en Aseo Con base en el diagnóstico descriptivo y en el análisis del componente de aseo, realizado

por el CONSORCIO NORTE DE SANTANDER -CONNORTE-, se procedió a establecer los

requerimientos necesarios para una eficiente prestación del servicio.

Se realiza recolección y transporte de residuos dos (2) veces por semana, mediante tractocamión, teniéndose definida ruta de recolección y realizándose la disposición final en un botadero a cielo abierto. Durante la visita se detectaron problemas en la prestación del servicio, requiriéndose:





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1) Dar cumplimiento al Decreto No. 2981 de 2013, contando con los soportes y/o documentación que defina claramente las microrutas establecidas de recolección; 2) Adelantar capacitaciones y/o campañas ambientales con la comunidad.

3) El botadero a cielo abierto se encuentra en terrenos que son propiedad del municipio de Tibú. No se realiza selección de las basuras, ni tratamientos de residuos especiales, así mismo, no se evidencio que el sitio de disposición cuente con permisos concedidos por la autoridad ambiental

Ilustración 4. Inversiones proyectadas en aseo

Componente Tipo de inversión Valor (en miles de pesos)

Año 2018 Año 2019 Año 2020 Año 2021 Año 2022

Preinversión

Estudios y diseños 18.600

Permisos ambientales 20.000

Capacitación 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000

Disposición final

Optimización 465.004

TOTAL -ESTUDIOS, DISEÑOS, OBRAS- $43.600 $470.004 $5.000 $5.000 $5.000

TOTAL -INTERVENTORÍA- $4.360 $47.000 $500 $500 $500

TOTAL ASEO $47.960 $517.004 $5.500 $5.500 $5.500


1.2.3. Análisis de costos y tarifas

Los parámetros establecidos para llevar a cabo el cálculo de los costos discriminados dentro de la tarifa están relacionados con los procesos de administración, operación, inversión y los costos derivados de tasas ambientales, los cuales se encuentran basados en la metodología tarifaria que regula los costos de prestación de los servicios expedida por la Comisión de regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico mediante la Resolución CRA 825 de 2017. El estudio de costos y tarifas detallado se puede consultar en el informe de la Fase II-B, que incluye los parámetros y supuesto aplicados para la realización de los cálculos respectivos. A continuación, se presenta la tabla con el resultado de las tarifas calculadas para el estrato 4, que corresponde a los costos de referencia, sobre los cuales se deben aplicar los porcentajes de subsidios que apruebe el Concejo Municipal para cada vigencia.





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Tabla 7. Tarifa Costo de Referencia

Estrato 4 (Medio)

Cargo fijo ($/usuario) 6.655,00 3.400,00 10.055

Cargo Básico ($/m3) 969,84 275,72 1.246

Cargo Complementario ($/m3) 969,84 275,72 1.246

Cargo Suntuario ($/m3) 969,84 275,72 1.246

Cargo Tasa Ambiental ($/m3) 0,89 76,25 77

Tarifa plena ($/usuario) 22.186,70 9.031,50 31.218


1.2.4. Evaluación financiera del municipio

A continuación, se presenta un análisis de la disponibilidad de recursos de inversión con la que cuenta el municipio de Tibú en el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico, las especificaciones para el pago de subsidios a los usuarios de estratos 1,2 y 3; así como los aportes que deben realizar los sectores residencial estrato 5, 6, Comercial e Industrial. En cumplimiento de las responsabilidades legales relacionadas con el otorgamiento de subsidios y contribuciones a los suscriptores de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo; se establecieron los porcentajes mediante el Acuerdo 004 del 27 de mayo del 2016 contenido en las siguientes tablas.

Tabla 8. Porcentajes de subsidios ESTRATO ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO

Estrato 1 70% 70% 70%

Estrato 2 40% 40% 40%

Estrato 3 15% 15% 15%

Fuente: Diagnóstico Integral del Corregimiento La Gabarra, Municipio de Tibú– CONNORTE, 2018

Tabla 9. Porcentajes de contribuciones

ESTRATO ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO

Estrato 5 50% 50% 50%

Estrato 6 60% 60% 60%

Comercial 50% 50% 50%

Industrial 30% 30% 30%

Fuente: Diagnóstico Integral del Corregimiento La Gabarra, Municipio de Tibú– CONNORTE, 2018

Por otra parte, según Distribución de los recursos del Sistema General de Participaciones SGP-13-2017, para el sector de APSB se asignó al municipio un total de MIL SETECIENTOS NOVENTA Y CINCO MILLONES OCHOCIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS NOVENTA Y OCHO PESOS ($1.795.888.698), con los cuales se podrá realizar la inversión y atender subsidios en el área rural y urbana.





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Tabla 10. Asignación Total de Recursos al Municipio

CÓDIGO MUNICIPIO ONCE DOCEAVAS VIGENCIA

2017

ÚLTIMA

DOCEAVA

VIGENCIA 2016

DOCEAVAS RECIBIDAS

EN EL 2017

54810 TIBÚ 1.608.836.610 187.052.088 1.795.888.698

Fuente: Resumen de Documento SGP-013-2016 y SGP-15-2017, CONNORTE.

Teniendo como base lo ejecutado en el año 2016 y la variación del IPC equivalente al 5,75%, se realiza la estimación de recursos que el municipio de Tibú debe apropiar para atender los requerimientos de subsidios de los prestadores de servicios públicos de su jurisdicción lo cual asciende a la suma de $ $1.780.598.274.

Con la información anterior se puede realizar un análisis de los recursos disponibles y

requeridos para la vigencia 2017 en el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico, los

cuales se pueden apreciar en la siguiente tabla:

Tabla 11. Análisis de recursos requeridos - Municipio de Tibú

MUNICIPIO DE TIBÚ

Recursos SGP-APSB Once Doceavas Vigencia 2017 $ 1.608.836.610

Recursos SGP-APSB Última Doceava Vigencia 2016 $ 187.052.088

Total, de Ingresos Vigencia 2017 $ 1.795.888.698

Requisitos Subsidios e inversión Urbanos Acueducto, alcantarillado y Aseo 2017 $ 1.780.598.274

Saldo Disponible para Subsidios Aseo Urbano y Rural; Inversión Urbana y Rural y Subsidios Acueducto y Alcantarillado Rural

$ 15.290.424

Fuente: Diagnóstico Integral del corregimiento de la Gabarra Municipio de Tibú– CONNORTE, 2018; Consolidador de Hacienda – CHIP

Los recursos proyectados por el municipio (SGP para APSB en el año 2017), son

suficientes para cubrir las necesidades de subsidios en los tres servicios (zona urbana).

El saldo a favor $ 15.290.424 no alcanza para cubrir los subsidios el Corregimiento cuyo

monto es de $ 298.207.088, para los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo.

Las inversiones en obras no podrían ser atendidas con estos recursos por lo que será

necesario gestionar recursos de otras Fuentes para atender las necesidades de

inversión

Tabla 12. Solicitud de Subsidio

Usuarios Estrato Servicios Monto Subsidio Solicitado

2300 1 Acueducto y Alcantarillado $ 219,570,451

Fuente Consorcio Norte de Santander

Sobre el particular, la consultoría preparó y remitió a la administración municipal una comunicación con fecha de radicado Julio /16/ 2018 mediante la cual se presentó





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formalmente la solicitud de subsidios para los usuarios del sistema de acueducto durante la vigencia 2019 (Ver anexo 1) y adicionalmente, la Asociación conformada envió un oficio recordatorio a la Alcaldía y al Presidente del Concejo Municipal.

1.3. CONCERTACIÓN DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO

Con los productos obtenidos en las fases anteriores, se diseñó y concertó un plan de

constitución y puesta en marcha del prestador con una serie de actividades a corto, mediano

y largo plazo, tendiente a fortalecer la capacidad institucional de la organización comunitaria

en las áreas administrativa, financiera, comercial, técnica y operativa para garantizar la

viabilidad y eficiencia del prestador





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2. FASE III: PUESTA EN MARCHA DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO

El esquema de aseguramiento comprendió las siguientes actividades: Conformación de la organización comunitaria, discusión y aprobación de estatutos y elección del órgano de dirección, entrega de mobiliario y equipos y puesta en marcha de la oficina de administración del acueducto y el cumplimiento de requisitos de gestión del programa de Fortalecimiento institucional del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, así como las actividades de capacitación en gestión empresarial, cultura del agua, Software Integrín y Fontanería rural. A continuación, se muestra el desarrollo de estas actividades:

2.1. CONSTITUCIÓN DEL PRESTADOR

La asociación, es una entidad sin ánimo de lucro que nace de la voluntad de varios asociados, que pueden ser personas naturales o jurídicas, que se vinculan por aportes en dinero, especie o actividad y que tiene como finalidad ofrecer bienestar social, a sus asociados o a un grupo social en particular. La base fundamental para la existencia de una asociación, son las personas, es decir sus asociados, lo que implica que la asociación existe mientras sus asociados lo hagan, o hasta cuando éstos decreten la disolución de la misma, o cuando la reducción del número de asociados conlleve su disolución. Para la constitución de la Asociación de Usuarios se adelantaron las siguientes actividades:

En el caso del Corregimiento de La Gabarra, para la constitución de la Asociación de Usuarios se adelantaron las siguientes actividades:

a. Convocatoria a asamblea de constitución de la Asociación de Usuarios: En el mes de mayo líderes del Corregimiento de La Gabarra liderados por los señores José Luis Castro y Jesús Torres Torres realizando la convocatoria mediante el mecanismo de voz a voz, para realizar reunión el día 29 de mayo de 2018 a las 2:30 pm, en las instalaciones del salón comunal ubicado en el Barrio el centro parte baja, con el objetivo de decidir acerca de la constitución de la Asociación de Usuarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Corregimiento de La Gabarra.

b. Celebración de la asamblea de constitución de la Asociación de Usuarios:

La reunión se realizó en la fecha, hora y lugar fijados iniciando a las 2:30 pm y culminando a las 11:0 pm, tiempo que hizo posible el desarrollo de la asamblea abordando los temas necesarios para realizar la conformación de la asociación con alto grado de claridad sobre los compromisos y responsabilidades adquiridas.

En la reunión participaron veinte (20) personas usuarias de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo del Corregimiento, quienes declarándose en asamblea y expresando





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interés por conformar la asociación designaron al presidente y secretaria de la reunión cuyos nombres están registrados en la Tabla 15.

Ilustración 5. Imágenes proceso para Asamblea de Constitución Asociación de Usuarios

REGISTRO FOTOGRÁFICO PROCESO PARA CONFORMACION ASOAGABARRA

Sensibilización a usuario Barrio 11 de noviembre en el proceso de Constitución 29/05/2018

Socialización estatutos Asamblea de Constitución 29/05/2018

Aprobación Estatutos/Asamblea 29/05/2018 Aprobación Estatutos 29/05/2018

Votación/Elección Junta Directiva 29/05/ 2018 Directivos Elegidos 29/05/ 2018

Recaudo de aportes de afiliación por parte de los asociados.






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Ilustración 6. Presidente y Secretaria de Asamblea de Constitución.

CARGO NOMBRE IDENTIFICACIÓN / C.C.

Presidente de Asamblea Jorge Muñoz 91.134.730 Secretario de Asamblea Luis Evelío Contreras 5.476.218


Los asistentes manifestaron su voluntad de constituir la organización que denominaron Asociación de Usuarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Corregimiento de La Gabarra - ASOAGABARRA, persona jurídica autónoma de carácter privado y sin ánimo de lucro la cual asumirá la prestación del Servicio de Acueducto en las citadas veredas del área rural del municipio de Tibú. Se procedió a la lectura y aprobación de los estatutos de la asociación y elección de órganos de dirección, actividades que se describen detalladamente en los numerales posteriores. En el Anexo 2 del presente informe se presenta el acta de constitución y registro de asistencia.

2.2. NATURALEZA JURÍDICA

El artículo 14 de la ley 142 del 11 de julio de 1994, “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios Título I DE LAS PERSONAS PRESTADORAS DE SERVICIOS PÚBLICOS consagra:

“Artículo 15. Personas que prestan servicios públicos. Pueden prestar los servicios públicos:

15.1. Las empresas de servicios públicos.

15.2. Las personas naturales o jurídicas que produzcan para ellas mismas, o como consecuencia o complemento de su actividad principal, los bienes y servicios propios del objeto de las empresas de servicios públicos.

15.3. Los municipios cuando asuman en forma directa, a través de su administración central, la prestación de los servicios públicos, conforme a lo dispuesto en esta Ley.

15.4. Las organizaciones autorizadas conforme a esta Ley para prestar servicios públicos en municipios menores en zonas rurales y en áreas o zonas urbanas específicas.

15.5. Las entidades autorizadas para prestar servicios públicos durante los períodos de transición previstos en esta Ley.

15.6. Las entidades descentralizadas de cualquier orden territorial o nacional que al momento de expedirse esta Ley estén prestando cualquiera de los servicios públicos y se ajusten a lo establecido en el parágrafo del Artículo 17.” Subrayas fuera de texto.





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De conformidad con lo señalado anteriormente la Asociación de Usuarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Corregimiento de La Gabarra - ASOAGABARRA”, del Municipio de Tibú, Departamento del Norte de Santander, se constituyó como una asociación y se encuentra dentro de aquellas organizaciones autorizadas por la Ley como Persona Jurídica de Derecho Privado, autónoma de carácter comunitario y sin ánimo de lucro, su razón social es “ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL CORREGIMIENTO DE LA GABARRA - ASOAGABARRA”

2.3. ASOCIADOS y CAPITAL SOCIAL.

La asociación de usuarios de acueducto, alcantarillado y aseo del corregimiento de la gabarra, municipio de Tibú departamento Norte Santander. “ASOAGABARRA” según estatutos está constituido por:

1. Los usuarios del sistema y su máxima autoridad es la Asamblea General. La dirección, administración y organización de la asociación serán ejercidas dentro de su propia competencia por los siguientes órganos principales:

1. Asamblea General. 2. Junta Directiva. 3. Presidente y/o Representante Legal.

Por su parte la Asamblea General de asociados quedó integrada por suscriptores delegados de los diferentes barrios que conforman el corregimiento y que así quedaron inscritos, y se encuentren hábiles al momento de la convocatoria; entre algunas de sus funciones están, aprobar su propio reglamento, resolver sobre las reformas estatutarias y crear reservas y fondos para los fines determinados. En lo referente a la Junta Directiva se tiene que está integrada por cuatro (4) miembros principales, quienes son, presidente, vicepresidente, Tesorero, Secretario. Algunas de sus funciones son, expedir su propio reglamento, nombrar al Presidente y aprobar el presupuesto para cada vigencia.

2.4. OBJETO

Prestar los Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en el Corregimiento de La Gabarra, del Municipio de Tibú, Departamento Norte de Santander; Administrando el sistema para tal fin; planeando, ejecutando y realizando seguimiento a actividades que garanticen a los usuarios; óptimos niveles de cobertura, calidad y continuidad; aseguramiento de la sostenibilidad y mejoramiento continuo; mediante mecanismos eficientes de facturación y recaudo, cumpliendo los requerimientos legales, técnicos, administrativos, comerciales y financieros establecidos por la normatividad vigente para el





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sector, y promoviendo; la participación ciudadana, el buen uso del servicio, la cultura de pago y el cuidado del medio ambiente.

2.5. DISCUSIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTATUTOS

Los estatutos son un documento normativo que contiene disposiciones generales relacionadas con la organización y el funcionamiento de un organismo, con el que se busca principalmente:

Regular el funcionamiento de la entidad frente a terceros. Regular los derechos y obligaciones de los miembros y las relaciones entre estos.

De manera previa a la reunión, la Consultoría hizo entrega de un modelo de estatutos para la conformación de una asociación de usuarios de servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, a los líderes comunitarios que expresaron interés en participar de la creación de la Asociación, para que hicieran lectura de los documentos, fueran socializados con sus comunidades y recopilaran posibles sugerencias de modificaciones o ajustes. En la asamblea se sustentaron los estatutos por parte del equipo técnico de la consultoría, se escucharon las observaciones de los participantes, quienes procedieron a dar aprobación una vez analizado el documento completo.

El modelo de estatutos contenía los siguientes capítulos:

Capítulo 1. Nombre, naturaleza, domicilio y duración.

Capítulo 2: Principios y objeto de la Asociación de usuarios.

Capítulo 3: Derechos, Obligaciones y Prohibiciones de os usuarios.

Capítulo 4: Organización interna y funciones de los órganos de gobierno y administrativos.

Capítulo 5: Funciones de los directivos.

Capítulo 6: De los órganos de control

Capítulo 7: De los colaboradores de la asociación.

Capítulo 8: Operación, prestación y cobro del servicio.

Capítulo 9: Incompatibilidades, prohibiciones, faltas graves y sanciones

Patrimonio de la asociación.

Capítulo 11: Disolución y liquidación de la asociación.

Capítulo 12: Disposiciones finales.

Posterior a su revisión, la asamblea de constitución aprobó el texto de los estatutos. Ver Anexo 4. Estatutos aprobados.

2.6. ELECCIÓN DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL

Conforme a lo acordado en la Asamblea de Constitución del prestador, los órganos de dirección y vigilancia estarán constituidos de la siguiente manera:





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2.6.1. Asamblea General:

La Asamblea General de Asociados es el máximo organismo de la Asociación y estará integrada por los asociados legalmente inscritos en la misma 2.6.2. Funciones de la Asamblea:

a) Establecer políticas y directrices generales de la Asociación b) Velar por la calidad de los servicios que presta c) Elegir los miembros que representen a los usuarios ante la Junta Directiva o proponer cambios o reemplazos de sus integrantes cuando lo considere conveniente a través del sistema de cuociente electoral. d) Aprobar su propio reglamento interno e) Estudiar y aprobar los estatutos y sus reformas. f) Trazar planes de ampliación o mejoras en la prestación de los servicios solicitando asesoría a las entidades u organismos especializados. g) Decidir, cuando sea el caso, sobre fusión, vinculación o incorporación a otra u otras asociaciones o entidades. h) Decidir, cuando sea el caso, la disolución y liquidación de la Asociación. i) Aprobar o desaprobar los informes que debe rendir anualmente la Junta Directiva. j) Fijar las condiciones para el desarrollo de actividades específicas k) Autorizar a la Junta Directiva para ejecutar actos cuya cuantía exceda a la cuantía fijada por la Asamblea. l) Delegar permanente o transitoriamente funciones en la Junta Directiva, siempre y cuando no lo prohíban estos estatutos ni la ley. m) Vigilar el cumplimiento de las funciones que competen a la Junta Directiva. n) Facultar a la Junta Directiva o al administrador para imponer sanciones previamente aprobadas en Asamblea de Usuarios, a los Asociados que incumplan el reglamento interno o las disposiciones sobre derechos, obligaciones y prohibiciones contenidas en el presente estatuto o en el contrato con condiciones uniformes para el caso específico de la prestación y uso de los servicios prestados. o) Confirmar o revocar las sanciones impuestas por la Junta Directiva o los usuarios

2.6.3. Junta Directiva.

La dirección de la Asociación estará a cargo de la Junta Directiva en tanto que la administración del acueducto será ejercida por una administradora con dedicación de tiempo parcial. La Junta directiva será elegida por Asamblea General para un periodo de dos años. Los dignatarios de la Junta Directiva podrán ser reelegidos hasta por otro período de manera consecutiva y estará conformada por:

Presidente

Vicepresidente.

Tesorero

Secretario





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2.6.4. Funciones de la Junta Directiva:

a) Velar por el cumplimiento de los presentes estatutos y de las leyes y disposiciones que traten la materia objeto de la asociación. b) Adoptar las políticas generales y particulares fijadas por la Asamblea. c) Evitar la injerencia de grupos políticos en el manejo y decisiones relacionadas con la administración Adoptar las políticas generales y particulares fijadas por la Asamblea. d) Aprobar la estructura tarifaria y realizar los respectivos ajustes año a año para la correcta facturación y recaudo por la prestación de los servicios e) Administrar los sistemas de acueducto y alcantarillado a cargo de la asociación. f) Estudiar las solicitudes de conexión a los sistemas de acueducto y decidir sobre su aprobación. g) Velar por que los servicios se presten con exactitud y regularidad, estableciendo las modificaciones que se requieran para su mejor prestación. h) Velar por que el agua que se suministre a los usuarios sea de buena calidad i) Promover el uso racional del agua por parte de los usuarios. j) Incentivar a los usuarios para que realicen el pago oportuno de los servicios k) Sancionar a los usuarios morosos y a los que violen los presentes Estatutos y demás normas y reglamentos que rigen a la asociación y a la prestación de los servicios públicos domiciliarios. l) Velar por el adecuado mantenimiento y conservación de las cuencas hidrográficas, las redes, planta de tratamiento y demás partes que constituyen los sistemas e infraestructura para la prestación de los servicios. m) Expedir el reglamento interno y las normas que se consideren necesarias para la dirección y organización de la Asociación. n) Aprobar anualmente el presupuesto de ingresos y gastos, y el inventario valorizado de los bienes que conforman los sistemas para la prestación de los servicios. o) Expedir el contrato con condiciones uniformes para la prestación de los servicios, socializándolo y entregando copia del mismo a cada suscriptor. p) Promover el mejoramiento de la infraestructura para el servicio de acueducto mediante la instalación se equipos de macro y micromedición de agua; estos últimos como instrumentos que facilitan la equidad en el suministro y cobro del servicio. q) Fijar la planta de personal que requiera la operación y mantenimiento de los sistemas para la prestación de los servicios a su cargo; Fijar las asignaciones salariales y nombrar y remover el personal que integre la planta de personal. r) Rendir informes a la asamblea sobre la administración de los sistemas a su cargo s) Realizar ejercicios de rendición de cuentas ante la asamblea de asociados. t) Coordinar y articular con la institucionalidad municipal y departamental, pública y privada, acciones para el mejoramiento continuo de los servicios. u) Coordinar y desarrollar en articulación con entidades del sector salud; capacitación y sensibilización a los usuarios sobre buenos hábitos de higiene relacionados con el uso adecuado de los servicios públicos y actividades complementarias. v) Coordinar y desarrollar en articulación con las entidades del sector educativo y cultural, actividades de promoción de la cultura ciudadana en torno a los servicios públicos, el cuidado del medio ambiente y la cultura de pago de los servicios.





INFORME FASE III


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w) Presentar cuando lo considere pertinente, iniciativas de reforma estatutaria ante la asamblea general de socios, para su respectivo estudio y aprobación x) Autorizar los gastos que no excedan los montos establecidos por la asamblea general. y) Las demás que le asigne la Asamblea General de Usuarios Asociados.

2.6.5. Fiscal.

Es el órgano de control interno de la Asociación, nombrado por la Asamblea General de Asociados, 2.6.6. Funciones del fiscal:

a) Velar por que las actividades de la organización se ejecuten de conformidad con

las decisiones de la Asamblea General, Junta Directiva y normas sobre la

materia.

b) Ejercer el control permanente sobre todos los dineros, bienes y actuaciones de los órganos de la Asociación.

c) Examinar periódicamente el movimiento de los libros y demás documentos de

tesorería, aprobándolos cuando los encuentre ajustados a la realidad y al

reglamento y objetándolos en caso contrario, ante la Junta Directiva

d) Aprobar o desaprobar los balances de tesorería e) Velar por el estricto cumplimiento de los deberes y funciones de la Junta Directiva

como también por el libre ejercicio de los derechos y deberes de los suscriptores. f) Informar oportunamente a la Junta Directiva sobre las irregularidades que se

presenten en la Administración y operación de los servicios, procurando que se

tomen las medidas conducentes a su solución.

g) Visar todas las cuentas de cobro y los informes de tesorería y manejo de la caja

menor, examinando antes su correcta elaboración, legitimidad y documentos

anexos.

h) Revisar por lo menos una vez por mes los libros de contabilidad y demás

documentos de tesorería, a fin de constatar un buen estado, integridad, correcto

asiento y detalle de las partidas y buen manejo de los fondos.

i) Revisar el cumplimiento de pago de salarios, remuneraciones, prestaciones

sociales y seguridad social cuando aplique, y verificar el pago de seguridad

social por parte de contratistas para el desarrollo de las actividades contratadas,

y para efectuar los pagos correspondientes a los contratos. En caso de encontrar

anomalías notificará a la Junta Directiva con copia a la asamblea general para

que se tomen los correctivos de rigor.

j) Igualmente confrontar por lo menos una vez cada tres meses la existencia física

del inventario. En caso de encontrarse y comprobarse irregularidad, informar por

escrito de inmediato al presidente de la Junta Directiva





INFORME FASE III


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2.6.7. Elección de Junta Directiva y Fiscal

De conformidad con los procedimientos y condiciones contemplados en los estatutos acordados, se aprobó por unanimidad elegir a las personas relacionadas en la Tabla 17 como integrantes de la Junta Directiva de la Asociación.

El procedimiento fue la postulación de líderes una única plancha con seis aspirantes, quienes se sometieron al proceso de votación para asignación de cargos siendo elegidos para cada cargo de manera unánime, quedando conformada la Junta Directiva como aparece en la tabla 16. Ver Anexo 4 “Carta de Aceptación de cargos”

Ilustración 7. Junta Dirección de la Asociación de Usuarios

CARGO NOMBRES Y APELLIDOS IDENTIFICACIÓN LUGAR DE EXPEDICIÓN

Presidente José Luis Castro 88,139,796 Ocaña, (N.S)

Vicepresidente Efraín Marín Marín 88,176,709 Tibú, (N.S)

Secretario Arelys Palencia Colmenares 37,395,035 Cúcuta (N.S)

Tesorera Héctor Raúl Quintero P 4,984,192 Aguachica, (Cesar)


Siguiendo los mismos procedimientos y de manera separada se hizo la elección del fiscal cuyos datos se presentan en la Tabla 17. Ver Anexo 5 “Carta de Aceptación de cargo del fiscal”

Ilustración 8. Fiscal de la Asociación de Usuarios

CARGO NOMBRES Y APELLIDOS IDENTIFICACIÓN LUGAR DE EXPEDICIÓN

Fiscal Luis Arnulfo Rincón Galván 13.199.083 Sardinata, (N.S)


2.7. INSCRIPCIÓN ANTE CÁMARA DE COMERCIO Y DIAN

El consorcio realizó acompañamiento a los directivos en el trámite de inscripción ante Cámara de Comercio de Cúcuta, el 10 de Julio de 2018, quedando registrada con el número 00005042 del libro LII de las personas jurídicas sin ánimo de lucro, con razón social: “ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL CORREGIMIENTO DE LA GABARRA” -. Ver Anexo 6. “Certificado de existencia y representación legal”. De igual forma, realizó el Registro ante la DIAN, obteniendo el

Número de Identificación Tributaria NIT: 901199245 - 0. Ver Anexo 7. “Registro Único Tributario”.





INFORME FASE III


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2.8. LICENCIA DEL SOFTWARE INTEGRÍN

De acuerdo al diagnóstico realizado, a los requerimientos manifestados por la entidad prestadora, y a las necesidades observadas, en el plan de acción se consideró la implementación del software Integrín. Integrín es un software creado como una herramienta de asistencia técnica. Su propósito es el de fortalecer y modernizar la gestión, de las entidades prestadoras de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, que atienden hasta 2.500 suscriptores. El consocio Norte de Santander en conjunto con la Junta Directiva del prestador realizó la solicitud formal para acceder a la licencia del programa Integrín. Ver Anexo 3. Solicitud de la licencia del Software Integrín.

2.9. ENTREGA DEL LA LICENCIA DE SOFTWARE INTEGRIN

Mediante la gestión adelantada por la Junta Directiva y contando con el apoyo y asistencia técnica del Consorcio Norte de Santander, se obtuvo la Licencia de Software Integrín, la cual fue entregada el 28 de septiembre de 2018, en las instalaciones del Consorcio Norte de Santander, según consta en el anexo 4. Licencia de Software Integrín

Tabla 13. Relación y características de equipos y mobiliario entregado

CANTIDAD DESCRIPCIÓN MODELO MARCA SERIE

01 Licencia de

Software Integrin N/A N/A 333-0095

01 Aviso Publicitario de la Asociación

N/A N/A N/A


2.10. ENTREGA DEL MOBILIARIO Y ORGANIZACIÓN DE OFICINA

Mediante la gestión adelantada por la Junta Directiva y contando con el apoyo y asistencia técnica del Consorcio Norte de Santander, se obtuvo la donación de una dotación básica de elementos para el funcionamiento inicial de la asociación de usuarios, la cual fue entregada el 28 de septiembre de 2018, en las instalaciones del Consorcio Norte de Santander, según consta en el Anexo 9. “Acta de entrega equipos y útiles de oficina”.





INFORME FASE III


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Ilustración 9. Entrega de mobiliarios a la Asociación


Los equipos y mobiliario se entregaron las instalaciones del consorcio Norte de Santander el día 15 de noviembre del 2018 al presidente ASOAGABARRA Señor: José Luis Castro e instalados por la Asociación

Ilustración 10. Entrega de mobiliarios a la Asociación






INFORME FASE III


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Ilustración 11.Relación y características de equipos y mobiliario entregado Cant DESCRIPCIÓN MODELO MARCA SERIE

01 Computadora HP All-in-one PC20

C218la HP 8CC751ONBT

01 Mouse HP 8CC751ONBT

01 Teclado HP CTBFZYFOALAA14DE

01 Impresora Xpress M2020w SAMSUNG CNB3L5PLHY

01 Estabilizador HOMEPRO TA-

Homepro

01 Escritorio con Archivador 3308-16 Hoscana N/A

01 Silla de Escritorio HL61048 SKU N/A

01 Silla Auxiliar SKU N/A

01 Licencia/Software Integrin N/A N/A 333-0095

01 Aviso Publicitario/ASOAGABARRA N/A N/A N/A


2.11. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La consultoría diseñó las tablas de retención documental anexas al Sistema de Control Interno, con el fin de que el prestador lleve a cabo la organización de sus registros y la clasificación de los archivos en series y subseries documentales. Se caracterizó el procedimiento P-E-GI-001 Gestión documental cuyo objetivo es organizar técnicamente la documentación producida y recibida por la organización en ejercicio de sus funciones, conservarla y custodiarla, darla a conocer a la ciudadanía en forma ágil y oportuna. Ver Tabla 19. De la misma manera se diseñaron los formatos Procedimiento de Gestión documental (tabla 19) Control de documentos elaborados: Rótulos de Carpetas (Tabla 21) Rótulos de Cajas (Tabla 22) Formatos de inventarios Documental (Tabla 23). Anexo 10. “Formatos de Control de Documentos”.





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Tabla 14. Procedimiento Gestión documental

ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y

ASEO DEL CORREGIMIENTO LA GABARRA “ASOAGABARRA”-NIT: 901199245-0

CÓDIGO P-E-GI 001

PROCESO GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE LA DOCUMENTAL

OBJETIVO

Definir el procedimiento para garantizar técnicamente la documentación producida y recibida por la organización en ejercicio de funciones, conservarla y custodiarla, darla a conocer a la ciudadanía en forma ágil y oportuna.

DEFINICIONES

DOCUMENTO: Cualquier soporte que contiene información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, su forma y el soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. CONSECUTIVO: Es un compendio numérico-cronológico de todas las copias de las comunicaciones despachadas por la organización y demás documentos que se laboren. RADICAR: Ingresar un número dentro de la organización. REGISTRO: Anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato para su control y tramite dentro de la organización.

Fuente:P-E-GI-Gestión documental V 001

Tabla 15. Descripción del Procedimiento de Gestión Documental


ASEO DEL CORREGIMIENTO LA GABARRA “ASOAGABARRA”-NIT: 901199245-0

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1 Ingreso de documento

Los documentos que ingresen a la organización tendrán origen interno y/o externo. Serán de origen interno aquellos que se produzcan en la organización como resultado y evidencia de la ejecución de los procedimientos institucionales de la entidad. Serán de origen externo todos aquellos documentos provenientes de otras entidades y/o personas que podrán corresponder a requerimientos, solicitudes o informativos

SECRETARIA

Libro Radicador F-GI-P001 Control de documentos elaborados





INFORME FASE III


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2 Registro del documento

DOCUMENTOS INTERNOS: Los

documentos oficiales generados por la organización se elaboran en formatos membretados o cuando se trata de comunicaciones electrónicas, se consideran como válidos los transmitidos a través del correo institucional de la entidad. Se llevará control de la documentación en libros radicadores mediante fechas, consecutivo DOCUMENTOS EXTERNOS:

Para el caso de los documentos externos, estos se registran como correspondencia recibidas en el respectivo libro radicador. Se verificará que se encuentre firmado y que contenga los anexos enunciados. Cuando la correspondencia sea recibida directamente fuera de las instalaciones de la organización esta deberá radicarse oficialmente para que se establezca su trámite oficial en la entidad.

SECRETARIA


3 Remisión del documento

El documento comienza su vida útil para la cual será remitido a los procesos respectivos

SECRETARIA


4 Apertura de Unidad de Conservación

Conforme a las series, Subseries y tipologías documentales aprobadas en las tablas de retención documental. Nota: La apertura de las unidades de conservación debe hacerse en forma de expediente o tipo de libro, la documentación más vieja o antigua debe estar en la parte inicial de la carpeta y los más recientes en la parte posterior.

SECRETARIA

5 Rotulación de carpetas

Abre una carpeta en la cual va a archivar la documentación y la marca con la siguiente información: Código de la carpeta Nombre de la serie documental. Nombre de la Subserie

documenta. Fecha inicial y Final Número de carpeta cuando

exceda de 1. Ej.1 de 3 Nota: La fecha inicial y final y el número de la carpeta se colocan cuando la carpeta ha legado a su máximo tope de






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Fuente:P-E-GI-Gestión documental V 001

Ilustración 12, Diagrama de flujo Procedimiento -Secretaria


almacenamiento o cuando culmina la información a almacenar en la carpeta.

6 Foliación de documentación

Numera (folia) las hojas en la parte superior derecha de cada hoja, con lápiz negro, comenzando en el 1 hasta el 210. Nota: si el número de folios es superior a 210, se debe conformar una nueva carpeta y marcarla dependiendo de la cantidad final ej:1 de 2, 2 de 2

SECRETARIA

7

Uso de la unidad de conservación y registro en el inventario documental

Guarda la carpeta en el archivo de gestión de su grupo de trabajo y la consolida en el inventario documental

SECRETARIA P-GI-001-003 Inventario documental

INICIO INGRESO DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE DOCUMENTOS

REMISIÓN DEL DOCUMENTOS

APERTURA DE UNIDAD DE CONSERVACIÓN

ROTULACION DE CARPETAS

FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS

USO DE LA UNIDAD DE CONSERVACIÓN Y REGISTRO EN EL INVENTARIO DOCUMENTAL

FIN





INFORME FASE III


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Ilustración 13 Formato control de documentos elaborados

ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL CORREGIMIENTO LA GABARRA

“ASOAGABARRA”-NIT: 901199245-0 MUNICIPIO DE TIBÚ

DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

CONTROL DE DOCUMENTOS ELABORADOS

AÑO

TIPO DE DOCUMENTO

N° FECHA ASUNTO

001

002

003

004

005

006

007

008

009

010


Ilustración 14. Rotulo de carpetas ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO

Y ASEO DEL CORREGIMIENTO LA GABARRA



RÓTULOS DE CARPETA S

CÓDIGO NOMBRE

ENTIDAD 10 ASOAGABARRA

SERIE ACTAS

SUBSERIE ACTA DE ASAMBLEA GENERAL

EXPEDIENTE ACTA 2018

FOLIOS N° DE CARPETA N° DE CAJA

N° ESTANTE

FECHA EXTREMA DEL: AL:






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ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO

Y ASEO DEL CORREGIMIENTO LA GABARRA “ASOAGABARRA”-NIT: 901199245-0

MUNICIPIO DE TIBÚ DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

RÓTULOS DE CAJAS

DEPENDENCIA ASOAGABARRA

SERIE DOCUMENTAL ACTA

SUBSERIE DOCUMENTAL ACTAS ASAMBLEA GENERAL

FECHAS EXTREMAS CAJA N°

EXPEDIENTE ACTA 2018

CONTENIDO DE LA CAJA

CÓDIGO EXPEDIENTE FOLIO

ACTAS 2018

ACTAS 2019

ACTAS 2020

Ilustración 15. Formato inventario documental


La tabla anterior se hace referencia al formato de inventario documental. Ver anexo 11. Formato Tabla documental.





INFORME FASE III


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2.12. ADAPTACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

De acuerdo con el plan de puesta en marcha concertado con el prestador, se elaboraron los documentos de acuerdo a las áreas de gestión dentro del alcance de la consultoría, para que el prestador mejore el nivel de capacidad organizacional su calificación según la matriz del programa de fortalecimiento institucional -MVCT

2.13. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS DE FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL

De acuerdo con el plan de puesta en marcha concertado con el prestador, se elaboraron los documentos administrativos, comerciales, financieros y operativos que le permitirán operar de manera adecuada el servicio.

2.13.1. Documentos elaborados

A continuación, se nombran los documentos elaborados, los cuales hacen parte de los requisitos y compromisos de gestión de programa de fortalecimiento institucional del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.

1. Guía de fortalecimiento del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.

2. Estudio de Costos y Tarifas.

3. Sistema de Control Interno.

4. Tablas de Retención Documental.

5. Actos administrativos de adopción del Sistema de Control Interno, Plan de cuentas

bajo normas internacionales de información financiera NIIF, planta de personal,

manual de funciones, manual de procedimientos y aprobación del presupuesto

anual.

6. Reglamento Interno de Trabajo

7. Manual de Procedimientos

8. Manual de Funciones

9. Contrato de Condiciones Uniformes y anexo técnico.

10. Caracterización de procesos, procedimientos y de formatos de registro

administrativo, financiero, comercial y técnicos.

11. Plan de obras e inversiones.

2.13.2. Entrega de documentos y normatividad a la asociación

Este proceso contempló un primer ejercicio de socialización de las herramientas de gestión, en el marco de la capacitación realizada sobre gestión empresarial el 10 de julio de 2018 en la ciudad de Cúcuta, con un refuerzo en la jornada de capacitación que se llevó a cabo en el corregimiento el 20 de septiembre, y finalmente una asesoría virtual vía telefónica





INFORME FASE III


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(altavoz), a los delegados y junta directiva en reunión del 29 de noviembre del 2018; frente a esta última actividad, se realizaron varios intentos de programación para realizarla en el corregimiento pero no fue posible, inicialmente a raíz de la afectación que sufrió la vía producto del fuerte invierno, y para la última semana de noviembre por incertidumbre generada por la amenaza de paro camionero (la actividad ya estaba programada y el día anterior los directivos sugirieron su aplazamiento). Los documentos fueron entregados mediante del 15 de noviembre del 2018. Ver Anexo 12. Acta de entrega de documentos. Revisados y evaluados los documentos, fueron adoptados por la organización comunitaria tal como se detalla en la siguiente tabla:

Tabla 16. Actos administrativos de adopción de manuales y documentos

ACTO ADMINISTRATIVO DOCUMENTO ADOPTADO

Resolución 001 de 2018 Adopción Sistema Control Interno

Resolución 002 de 2018 Adopción Manual de Funciones

Resolución 003 de 2018 Adopción Manual de Procedimientos

Resolución 004 de 2018 Adopción Reglamento Interno de Trabajo

Resolución 005 de 2018 Adopción Presupuesto 2019

Resolución 006 de 2018 Adopción Planta de Personal Fuente: Consorcio Norte de Santander

De la misma manera se acompañó al prestador en la elaboración de la solicitud de subsidios y requerimientos de inversión en infraestructura ante la alcaldía municipal. Ver Anexo 1. Oficio solicitud de subsidios.

2.14. JORNADAS DE CAPACITACIÓN

2.14.1. Primera Jornada de Taller de gestión empresarial 10 de Julio 2018

El Consorcio Norte de Santander, desarrolló el Taller de Gestión Empresarial el día 10 de junio del 2018 en las instalaciones del consorcio Norte de Santander.

Ilustración 16. Participación en Taller de Gestión Empresarial






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2.14.2. Segunda Jornada: Septiembre 20 del 2018

Se realizó en el Corregimiento de La Gabarra dirigido al prestador del servicio de acueducto, alcantarillado y aseo del corregimiento. ASOAGABARRA

Ilustración 17. Participación en Taller de Gestión Empresarial


El taller de Gestión empresarial contó con la asistencia de la Junta Directiva de la Asociación de usuarios ASOAGABARRA y además los usuarios de la asociación, los cuales también recibieron fortaleciendo de esta manera la capacidad institucional del prestador a través de la capacitación en los temas que posteriormente se relacionan. Ver Tabla 26.

Tabla 17. Contenidos del taller de gestión empresarial

• Definición de los servicios públicos

• Marco constitucional de los servicios públicos en Colombia

• Marco Legal de los Servicios públicos en Colombia

• Prestadores autorizados.

• Entidades del sector Agua Potable y Saneamiento Básico en Colombia

• Esquemas diferenciales de servicios públicos en zonas rurales

ASPECTOS LEGALES

• Modelos de Gestión

• Componentes de aseguramiento

• Elementos de la planeación estrategica

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

• Gestión administrativa

• Estructura organizacional

• Planta de personal

• Manual de funciones y manual de procedimientos

• Gestión del talento humano

• Administración de bienes y servicios

GESTIÓN ADMINISTRATIVA





INFORME FASE III


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La agenda del taller y registro de asistencia se encuentra en el anexo 13. “Registro de Asistencia y Agenda del Taller Gestión Empresarial”. De igual manera, se realizó la entrega de la normatividad de servicios públicos y todas las

cartillas de fortalecimiento empresarial expedidas por el sector de agua potable y

saneamiento básico.

Tabla 18. Contenido CD Documentación Taller de Gestión Empresarial CARPETA CONTENIDO

Régimen Legal y normativo del Sector Agua Potable y Saneamiento Básico

Ley 142 de 1994

Resolución CRA 151 de 2001

Cartillas Cultura del agua

Agua, Salud y vida.

Agua potable para todos

Saneamiento básico e higiene.

Nuestra empresa al servicio de la comunidad

Uso eficiente y ahorro del agua

Gestión Empresarial

0. Organicemos nuestra empresa

1. Gestión empresarial en municipios menores

2. Costos y tarifas acueducto y alcantarillado

3. Agua no contabilizada

4. Catastro de redes

5. Catastro de usuarios

6. Manual de funciones

7. Manual de procedimientos

8. Manual de competencias laborales

9. Fontanería rural

• Contrato de servicios públicos con condiciones uniformes.

• Solicitudes nuevas de servicios

• Incorporacion de nuevos usuarios

• Detección de usuarios clandestinos

• Catastro de suscriptores

• Facturación, cobro, recaudo y cartera morosa.

• Actualización tarifas

• Campañas de capacitación sobre control social en la gestión de los servicios públicos, uso eficiente y ahorro del agua y saneamiento básico e higiene.

GESTIÓN COMERCIAL

• Estados Financieros Básicos

• Sistema de costeo basado en actividades ABC

• Presupuesto

• Recuperación de Cartera

GESTIÓN FINANCIERA





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Calidad del agua

Decreto 1575 de 2007

Ley 373 de 1997

Resolución 811 de 2008 Puntos de muestreo

Resolución 2115 de 2007 Parámetros


2.14.3. Jornadas educativas Cultura del Agua

La concientización y sensibilización del cuidado, buen uso, rehúso y pago de los servicios públicos domiciliarios, es primordial para alcanzar el propósito de contar con una cultura orientada a la protección de los recursos naturales y generar sentido de pertenencia y valoración del servicio. Con este propósito se llevaron a cabo dos jornadas educativas de la Cultura del Agua, observándose el interés por parte de los asistentes, quienes forman parte de la directiva, y consideran importante replicar esta información a los usuarios.

2.14.4. Primera Jornada: septiembre 19 del 2018

Se realizó en el Corregimiento de La Gabarra, dirigida a directivos y usuarios, del servicio.

Ilustración 18. Capacitación Cultura del Agua y Gestión Empresarial


Temas desarrollados:

El registro de asistencia de esta jornada se encuentra en el Anexo 14. “Registro de asistencia al taller de cultura del agua”.

• Módulo 1:Agua, Salud y vida

• Módulo 2: Agua Potable para todos

• Módulo 3. Saneamiento básico e higiene

• Módulo 4. Nuestra empresa al servicio de la comunidad.

• Módulo 5. Uso eficiente y ahorro del agua.

JORNADAS EDUCATIVA- CULTURA DEL AGUA





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2.14.5. Capacitación e implementación del software Integrín

La capacitación e implementación del software Integrín se realizó en 3 jornadas en los meses de julio, agosto y septiembre. Estas jornadas de capacitación se llevaron a cabo en las instalaciones de la oficina CONNORTE, en donde se presentó el manejo del módulo comercial en los ítems de parametrización, impresión de formatos para toma de lecturas e ingreso de las mismas, preliquidación y liquidación de las tarifas, facturación, recaudos, registro de peticiones, quejas y reclamos, ingreso de solicitudes de servicio, suspensiones y elaboración de copias de seguridad y el diseño del logotipo.

Tabla 19. Temáticas desarrolladas Taller Integrin


Taller de manejo de Integrín. Se realizó en las fechas 24-25-26-27 de Julio del 2018 Actividades realizadas:

Configuración de los Equipos.

Instalación Software Integrín (Versión de Prueba).

Inducción Sistema Comercial Software Integrín.

Inducción para preparación de la Información a incorporar al Sistema Comercial

Evaluación y Compromisos

Taller de manejo de Integrín.

Se realizó en las fechas 28-29-30-31 de Agosto del 2018 Actividades realizadas:

Repaso

Montaje Migración de Datos

Revisión y Verificación de Información

Complementación

Parametrización

•Presentación general del software• Parametrización

• Ingreso de Lecturas, ingreso de novedades, preliquidación, liquidación

• Lecturas, facturación, recaudos e informes

• Asignación y entrega de licencias

• Sesión de preguntas y respuestas

• Entrega de certificación

• Soporte técnico

• Acompañamiento Posterior

SOFTWARE INTEGRÍN





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Ciclo Proceso Comercial

Ingreso de Tarifas

Ingreso de Lecturas

Ingreso de Novedades

Preliquidación

Liquidación

Facturación

Recaudos

Informes

Evaluación y Compromisos.

Taller de manejo de Integrin.

Se realizó en las fechas 25-26-27-28 de Septiembre del 2018 Actividades realizadas

Asignación y entrega de licencias

Facturación definitiva

Refuerzo en la capacitación

Sesión de preguntas y respuestas

Entrega de certificados de capacitación

Soporte técnico

Evaluación y compromisos





INFORME FASE III


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Ilustración 19. Esquemas del Proceso Comercial Software Integrin

Fuente: Integrin

Ilustración 14. Registros fotográficos del proceso de capacitación Integrin

REGISTRO FOTOGRÁFICO PROCESO CAPACITACIÓN SOFTWARE INTEGRIN ASOCIACION USUARIOS DE LA GABARRA

Capacitación integrin 27/07/2018 Capacitación integrin 31/08/2018





INFORME FASE III


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Capacitación Integrin 28/09/2018 Cierre de Taller de integrin 28/09/2018

Fuente: Consorcio Norte de Santander En estas jornadas se realizaron ejercicios con información real de cada ciclo del proceso del sistema comercial y ejercicios ilustrativos para los casos en lo que por falta de información del prestador no podía hacer el procedimiento real, esto con el propósito de fortalecer al prestador en todos los casos, de igual manera se sigue apoyando en este proceso por vía remota. En el tercer taller se hizo el proceso de facturación real que derivó en la impresión de la primera facturación, quedando lista para entrega a los usuarios por parte del prestador., actividad que continuó siendo realizada por el prestador actualmente segunda facturación. Las actas de estas jornadas de capacitación obran en el Anexo 10. Informe final de implementación del software Integrín.

2.14.6. Taller de fontanería rural.

Con el objetivo de fortalecer la gestión técnica y operativa del prestador, CONNORTE llevó a cabo el taller en Fontanería rural. El proceso de capacitación se realizó el 15 de noviembre del 2018 por profesionales técnicos de PAVCO, desarrollándose los siguientes Temas: 1. Código colombiano de fontanería (NTC 1500). 2. Aspectos generales de redes de acueducto y alcantarillado. 3. Procedimiento e instalación de tuberías. 4. Productos nuevos.

5. Programa plomero profesional.





INFORME FASE III


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Ilustración 15. Taller de fontanería rural


El registro de asistencia de este taller se encuentra en el Anexo 11. Registro de asistencia taller de fontanería.

2.14.7. Curso de capacitación en el manejo y operación de plantas de

tratamiento de agua potable.

Con el objetivo de fortalecer la gestión técnica y operativa del prestador, El Consorcio Norte se Santander, llevó a cabo el taller en Manejo y operación de Plantas de Tratamiento de Agua Potable. El proceso de capacitación se realizó el 15 de Noviembre del 2018 por la Conferencista Microbióloga de alimentos Janeth Liliana Torres M, desarrollándose los siguientes Capítulos: CAPITULO I:

Normatividad Sanitaria Colombiana en la Calidad de Agua Potable para Consumo Humano. Definiciones. Buenas Prácticas Sanitarias Libro o Registro de Control de Calidad. Calidad del Agua. Sistema para la protección y control de la calidad del agua para consumo humano. Sistema de suministro de agua para consumo humano. Sustancias potencialmente tóxicas Persona prestadora que suministra o distribuye agua para consumo humano (persona

prestadora, p.p): plan operacional de emergencia mapa de riesgo de calidad de agua (mapa de riesgo):

CAPITULO II

Características físicas y químicas del agua para consumo humano Normas de Calidad Física del Agua para Consumo Humano.





INFORME FASE III


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Características químicas de sustancias que tienen reconocido efecto adverso en la salud humana.

Normas de calidad Químicas del agua para Consumo Humano Enfermedades de origen Hídrico.

CAPITULO III

Características microbiológicas Responsables del control y vigilancia para garantizar la calidad del agua para consumo

humano responsabilidad de las personas prestadoras

CAPITULO IV

Instrumentos básicos para garantizar la calidad del agua para consumo humano Índice de riesgo de la calidad del agua para consumo humano – IRCA Cálculo del IRCA Clasificación del nivel de riesgo en salud según el IRCA por muestra y el IRCA mensual y

acciones que deben adelantarse Instrumentos para el sistema de vigilancia Lavado y desinfección de la planta de tratamiento Toma de muestra

CAPÍTULO V. CALIDAD DE AGUA Y SU TRATAMIENTO

Procesos básicos del control y la vigilancia para garantizar la calidad del agua para consumo

humano. Proceso de tratamiento en los sistemas de abastecimiento de agua potable para consumo

humano Características físicas a realizar: Turbiedad, Color, Sabor, olor y T°, Conductividad Características químicas: La alcalinidad, la dureza y el pH. Proceso de tratamiento del agua potable Instrumentación de la Planta Aspectos y estado operativo del sistema de distribución

2.15. REUNIONES Y SOCIALIZACIONES

El equipo consultor realizó diferentes reuniones con la comunidad y las autoridades municipales para informar sobre el avance del proyecto y llevar a cabo las actividades de acompañamiento al prestador constituido.





INFORME FASE III


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Tabla 20. Reuniones y Socializaciones

ACTIVIDADES REALIZADAS FECHAS LUGAR

Socialización presentación de la consultoría al municipio

Febrero/07/2018 Municipio de Tibú

Socialización presentación de la consultoría a la comunidad

Febrero/07/2018 Corregimiento de La Gabarra

Socialización diagnóstico y alternativas al municipio Marzo /20/2018 Municipio de Tibú

Socialización diagnóstico y alternativas a la comunidad.

Abril /13/2018 Corregimiento de La Gabarra

Asamblea de Constitución Junio /29/2018 Corregimiento de La Gabarra

Registro de cámara de comercio Julio /10/2018 Ciudad de Cúcuta

1°Taller de gestión empresarial Julio /11/2018 Ciudad de Cúcuta

1° Capacitación Software Integrin Julio/24/25/26/27/2018 Ciudad de Cúcuta

2° Capacitación Software Integrin Agosto/28/29/30/31/2018 Ciudad de Cúcuta

2° Taller de Gestión Empresarial y Cultura del Agua

Septiembre/20/2018 Corregimiento de La Gabarra

3° Capacitación Software Integrin Septiembre/25/26/27/28/2018 Ciudad de Cúcuta

Capacitación Fontanería y Calidad Noviembre/15/2018 Ciudad de Cúcuta






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3. ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LA LEY 142 DE 1994

La Asociación de Usuarios ASOAGABARRA se clasifica como una organización autorizada, dentro del marco del artículo 15 de Ley 142 de 1994, la cual presta los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en el corregimiento de la Gabarra del municipio de Tibú. El objeto social de la asociación es prestar los Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en el Corregimiento de La Gabarra, del Municipio de Tibú, Departamento Norte de Santander; Administrando el sistema para tal fin; planeando, ejecutando y realizando seguimiento a actividades que garanticen a los usuarios; óptimos niveles de cobertura, calidad y continuidad; aseguramiento de la sostenibilidad y mejoramiento continuo; mediante mecanismos eficientes de facturación y recaudo, cumpliendo los requerimientos legales, técnicos, administrativos, comerciales y financieros establecidos por la normatividad vigente para el sector, y promoviendo; la participación ciudadana, el buen uso del servicio, la cultura de pago y el cuidado del medio ambiente. Dentro del plan de puesta en marcha del prestador se adelantaron las actividades de asesoría y desarrollo de instrumentos de apoyo para el fortalecimiento institucional de la asociación, teniendo como referencia los compromisos de gestión y evidencias de cumplimiento del Programa de Fortalecimiento Institucional del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, en los aspectos institucional y legal, administrativo, comercial, financiero, técnico y operativo. 3.1. ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES

3.1.1. Legalización del prestador

Como resultado del diagnóstico integral, concertación de alternativas y estructuración del esquema de aseguramiento, la comunidad del corregimiento de la Gabarra creó su asociación de usuarios en asamblea de constitución el día 29 de mayo del 2018 y posteriormente fue registrada ante la Cámara de Comercio y la DIAN, tal como fue descrito en los numerales 2.1. Constitución del Prestador, 2.5 Discusión y aprobación de Estatutos, 2.6 Elección de órganos de administración y control y 2.7 Inscripción ante Cámara de Comercio y DIAN.

3.1.2. Estudio de Costos y Tarifas.

El estudio de costos y tarifas fue realizado con base la metodología tarifaria de la Resolución CRA 825 de 2018, y se adjunta al presente informe en el Anexo 12.





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3.1.3. Manual de Procedimientos

Por Manual de Procedimientos se puede entender la colección sistemática de todos los procesos realizados al interior de la organización, que le indica a los funcionarios cuales son las actividades que se deben cumplir y cuál es la forma adecuada de realizarlas. Permite además establecer los ejecutores, las responsabilidades, los tiempos de ejecución, los controles y las formas de utilización general. Manual de procedimientos. (Procedimientos: Gestión y Resultados, Informes de Gestión y Resultados, Gestión de la Información y Evaluación de Independencia) Términos y Definiciones Actividad: Es un conjunto de operaciones o tareas, ejecutadas en un área específica, para realizar un proceso. Generalmente corresponden al desarrollo de objetivos específicos y constituye el procedimiento. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial". Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes:

Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y

estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la

disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio):

incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en

el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

Procesos de apoyo: incluyen aquellos procesos para la provisión de los recursos

que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis

y mejora.





INFORME FASE III


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Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y

recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la

eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría

interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos

estratégicos, de apoyo y los misionales.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. Ventajas del Manual de Procedimientos:

Ayuda al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad.

Son una fuente de información sobre los trabajos de la organización.

Aumenta la predisposición del personal para asumir responsabilidades.

Es un instrumento efectivo de consulta, orientación y entrenamiento.

Facilitan la efectividad de las normas, procesos y funciones administrativas.

Evitan discusiones innecesarias y equivocadas.

Ayudan a fijar criterios y patrones para normalizar las actividades administrativas,

comerciales, financieras y operativas.

Constituyen una forma de conservar la memoria institucional del prestador.

3.1.4. Sistema de Control Interno

El artículo 46 de la Ley 142 de 1994 define el Control Interno como el conjunto de actividades de planeación y ejecución, realizado por la administración de cada empresa para lograr que sus objetivos se cumplan. El control interno debe disponer de medidas objetivas de resultados, o indicadores de gestión, alrededor de diversos objetivos, para asegurar su mejoramiento y evaluación. La Asociación de Usuarios ASOAGABARRAL, cuenta con el documento del sistema de control interno, diseñado con base en los establecido en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 87 de 1993 y el Decreto 943 de 2014

3.1.5. Manual de PQR’S

El objetivo de este documento es la colección sistemática de los procesos administrativos llevados a cabo al interior de la organización de manera que le indiquen a los funcionarios cómo relacionar de forma secuencial los pasos necesarios para la ejecución de cada proceso y la ubiquen en el manual de procedimientos.





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Se entiende como procedimiento una serie de actividades o pasos relacionados entre sí, a través de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto o servicio; un procedimiento se caracteriza por tener un comienzo y un fin; comienza con determinada actividad o evento y finaliza en otro; tiene siempre una secuencia que ubica cada paso en un determinado lugar: «lo primero es lo primero y lo segundo es lo segundo», es decir, siempre debe haber un orden en todo trabajo. De lo contrario, sería algo así como trabajar por trabajar, sin ningún sentido ni orientación. Por lo anterior, es muy importante para la organización tener claridad sobre sus procedimientos, para que la relación de los usuarios y de los mismos empleados con ésta sea segura, rápida, armónica y dentro de un orden. Para lograr ese orden, hay necesidad de consolidar los procesos y presentarlos adecuadamente en un documento conocido como manual, que coadyuva a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propicia la uniformidad en el trabajo, permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones, sirve de medio de integración y orientación al personal nuevo, facilita su incorporación al trabajo, facilita la supervisión y evaluación del trabajo, ayuda al incremento de la eficiencia y la calidad, propicia el mejoramiento de la productividad de la empresa u organización, logrando que se produzca un resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente, un ciudadano o la comunidad en general. Para el caso específico de los acueductos rurales, son los usuarios los mayores beneficiados. Proceso: Gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

En los municipios menores y acueductos rurales, la gestión de P.Q.R“S, se debe hacer a través de un funcionario que lleve a cabo las actividades previstas en este procedimiento de manera conjunta con otras actividades administrativas, comerciales y financieras.

Para las entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios en municipios menores y zonas rurales, la "oficina" de P.Q.R.S. puede conformarse por un funcionario que lleve a cabo las actividades previstas en este procedimiento de manera conjunta con otras actividades administrativas, comerciales y financieras.

3.1.6. Manejo en la Atención a los Usuarios y Gestión

Todo prestador de servicios públicos domiciliarios está obligado a constituir una "Oficina de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias", la cual tiene el deber de recibir, atender, tramitar y responder las garantías a las que los Usuarios tienen derecho.

Estas Oficinas deben llevar una detallada relación de las peticiones y recursos presentados, del trámite y las respuestas que dio la administración. Las peticiones y recursos deben ser tramitados de conformidad con las normas vigentes sobre el derecho de petición.





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3.1.7. Seguimiento y Evaluación del Sistema de PQRS

Ilustración 20. Representación gráfica del manejo de las PQRS:

Corresponde a las actividades que se deben realizar periódicamente con la información del comportamiento de las PQRS de la Asociación, para la toma de decisiones sobre el mejoramiento de la atención y prestación de los servicios.

A continuación, el esquema que muestra el proceso de seguimiento y evaluación, de PQRS, hasta llegar a las actividades a realizar para el mejoramiento.

Ilustración 21.Seguimiento y Evaluación de PQRS

3.1.8. Modelo de Recolección y Estadísticas de PQRS

En la oficina de ASOAGABARRA se debe ubicar el Buzón de Sugerencias, el cual tendrá apertura un día específico a la semana al final de la jornada laboral, este día será definido por la junta directiva y realizado por el funcionario designado, haciendo el conteo respectivo de Sugerencias y dejando evidencia en el formato “Registro y Control de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias”. El funcionario respectivo debe garantizar que el buzón siempre este dotado de los formatos “Buzón de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias”.

A continuación, la tabla muestra modelo de recolección de PQR´S.





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Ilustración 22. Muestra un modelo de recolección de P.Q.R.S


ASEO DEL CORREGIMIENTO LA GABARRA

“ASOAGABARRA”-NIT: 901199245-0

MUNICIPIO DE TIBÚ

FORMATO REGISTRO DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

P.Q.R.S. No. FECHA DE RECEPCION: DÍA MES AÑO

DATOS DEL SUSCRIPTOR

Nombre del solicitante: C.C. #

Nombre del propietario: C.C. #

Dirección completa:

Barrio: Teléfono:

DESCRIPCION DE LA P.Q.R.S.

Respuesta No. Fecha respuesta:

OBSERVACIONES


3.1.9. Normas de Información Financiera (NIF)

A continuación, se describen los principales aspectos que debe tener en cuenta el prestador para la adopción e implementación de las NIF:

La Contaduría General de la Nación a través de las Resoluciones 743 de 2013, 414 de 2014 y 533 de 2015, incorporó en el régimen de Contabilidad Pública los nuevos marcos normativos aplicables por las entidades sujetas a su ámbito.

El Gobierno nacional a través del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, expidió el Decreto 2420 del 14 de diciembre de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y se dictan otras disposiciones”, el cual fue modificado por el Decreto 2496 del 23 de diciembre de 2015.





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La Resolución Nº 20161300013475 expedida por la SSPD el 19-05-2016 estableció los requerimientos de información financiera para las personas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, en cumplimiento de la Ley 1314 de 2009.

Para efectos de aplicación de las NIF, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones: Se considera una microempresa si:

a) Cuenta con una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores, o

b) Posee activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos

mensuales legales vigentes.

c) Tener ingresos brutos anuales inferiores a 6.000 SMMLV.

Para efectos tributarios, las microempresas que pertenecen al régimen simplificado, son aquellas que cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos en el artículo 499 del Estatuto Tributario (o las normas que la modifiquen o adicionen), el cual establece:

Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de

la actividad, inferiores a cuatro mil (4.000) UVT.

Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio

donde ejercen su actividad.

Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se

desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier

otro sistema que implique la explotación de intangibles.

Que no sean usuarios aduaneros.

Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso

contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual

y superior a 3.300 UVT.

Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras

durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de 4.500

UVT.

Pautas generales de origen legal:

En cumplimiento de lo previsto en el nuevo Marco Técnico Normativo, las microempresas en su estado de situación financiera de apertura deberán:

a) Reconocer todos los activos y pasivos de acuerdo con lo señalado en esta norma;

b) No reconocer partidas como activos o pasivos si esta Norma no lo permite;

c) Reclasificar las partidas que reconoció, según su marco contable anterior, como

activo, pasivo o componente de patrimonio, pero que son de un tipo diferente de

acuerdo con esta norma; y

d) Aplicar esta Norma al medir todos los activos y pasivos reconocidos.





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Importante: Los ajustes que surjan de aplicar el nuevo marco técnico normativo en el estado de situación financiera de apertura, frente al sistema contable anterior, se reconocerán directamente en la cuenta de resultados acumulados. Actividades (Paso a Paso) A partir del 1 de enero de 2015, cesó la utilización del Plan Único de Cuentas de la Superintendencia de Servicios Públicos para todos los prestadores y comenzó la aplicación de los nuevos estándares internacionales de las NIF. En la actualidad (2018), los prestadores de servicios públicos deben reportar sus estados financieros aplicando la norma internacional, para lo cual requieren: a. Estado de Situación Financiera: Representa la situación financiera de la empresa

A = P + Pt

b. Estado de Resultados y ORI: Desempeño de los administradores

c. Estado de Cambios en el Patrimonio: Variación en el patrimonio como

consecuencia de aportes de los administradores, resultados operacionales o

resultado del ORI

d. Estado de Flujos de Efectivo: Variación del efectivo como resultado de las

operaciones de operación, financiación, inversión

e. Notas a los Estados Financieros: Aclaraciones complementarios a las cifras y

partidas presentadas en los Estados Financieros, obligatorias o voluntarios para

incrementar la comprensibilidad de estos.

Evidencia del Cumplimiento: La evidencia de cumplimiento para este compromiso de gestión es la certificación firmada por contador o revisor fiscal de que se ha implementado la NIF.

3.1.10. Calificación de los aspectos institucionales y legales.

Actividades Realizadas

Actividades proyectadas a Corto Plazo

Actividades proyectadas a mediano plazo

Actividades proyectadas a Largo plazo





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Tabla 21. Calificación Aspectos Institucionales y Legales PROCESOS INSTITUCIONALES Y LEGALES

CALIF. Código INDICADORES SI NO

1,1 ¿SE HA REALIZADO EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EMPRESARIAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA? (ARTS. 6, 17 y 181 DE LA LEY 142/94) 0 LP 0

1,2 ¿SE HA REALIZADO EL ESTUDIO DE VIABILIDAD DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE LOS SERVICIOS? (RES. 151/2001-CRA)? 2 22

1,3 ¿SE HAN REALIZADO LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO SEGÚN METODOLOGÍA CRA? (RES.287/2004-351 y 352 DE 2005- CRA)? 2 22

1,4 ¿SE HA INFORMADO A LA CRA, SSP, AUTORIDADES LOCALES Y USUARIOS LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS DE LOS SERVICIOS? (RES. 287/2004-CRA) 0 CP 0

1,5 ¿SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO? (ARTS. 45 A 51 LEY 142/94) 2 22

1,6 ¿SE HAN SEPARADO LAS CONTABILIDADES DE LOS SERVICIOS? (ART. 4, 6 Y 18 LEY 142/94)? 0 0

1,7 ¿SE HA CREADO Y PUESTO EN FUNCIONAMIENTO LA OFICINA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS? (ARTS. 152 A 159 LEY 142/94, CIRCULAR SSP 01-02/96)? 2 22

1,8 ¿SE HA IMPLEMENTADO EL PLAN DE CUENTA BAJO NIF? 0 MP 0

1,9 ¿SE HA IMPLEMENTADO LA ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA DE LOS USUARIOS? (ART. 89 LEY 142/94) 0 LP 0

1,10 ¿SU MUNICIPIO HA CREADO EL FONDO DE SOLIDARIDAD Y REDISTRIBUCIÓN DE INGRESOS PARA LOS SUBSIDIOS? (ART. 89 LEY 142/94 Y DCTO.MDE 565/95) 2 21

1,11 SE HA ELABORADO y/o IMPLEMENTADO EL PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA? (ART. 1, 2, 3 DE LA LEY 373/97) 0 CP 0

1,12 ¿SE HA ESTABLECIDO UN PROGRAMA PERMANENTE DE CONTROL DE PERDIDAS Y AGUA NO CONTABILIZADA? 0 MP 0

1,13 ¿EN SU MUNICIPIO SE HA CONFORMADO EL COMITÉ DE DESARROLLO Y CONTROL SOCIAL? 2 MP 20

1,14 ¿HA REALIZADO SU INCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS PÚBLICOS-RUPS- A TRAVÉS DEL SUI? 0 MP 0

1,15 ¿SU MUNICIPIO HA ELABORADO Y PRESENTADO A LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA EL PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS- PGIRS? 2 MP 0

129

3.2. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

De acuerdo con la estructura orgánica de, la organización tiene como máxima autoridad la Asamblea General de Usuarios, conformada por asociados gestores y adherentes, y en orden descendente la Junta Directiva.

La Junta Directiva; órgano de dirección y administración de la asociación y responsable por la prestación de los servicios, está compuesta por cuatros (4) miembros principales, un (1) Presidente, quien es el Representante Legal, un (1) Vicepresidente, un (1) Secretario, un (1) Tesorero, (3) Vocales. La función del Vicepresidente es reemplazar al Presidente de la Junta Directiva cuando sea necesario, dada la forma en que se suplen las faltas temporales o definitivas de los miembros de la Junta.

La planta de personal se creó de acuerdo con las necesidades de la entidad prestadora, fundamentada en los estudios previos del manejo técnico, administrativo, financiero, operativo y de mantenimiento. Por lo tanto, se expidió la Resolución 006 de 28 de Noviembre del 2018, por medio de la cual se crea la planta de personal. Dicho documento se presenta en el Anexo 17. Resolución adopción planta de personal.





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Estructura organizacional

Los órganos de dirección y administración de la Asociación de Usuarios son la Asamblea General, posteriormente está la Junta Directiva y como representación de ella se encuentra el presidente.

Reglamento de trabajo

El reglamento interno del trabajo está reglamentado por los artículos 104 a 125 del Código Sustantivo del Trabajo, es una herramienta indispensable para resolver los conflictos laborales que se pueden llegar a presentar dentro de la organización y es tan importante que, si no existiera, sería muy difícil sancionar a un trabajador por algún acto impropio, puesto que no habría ninguna sustentación normativa o regulatoria que ampare una decisión sancionatoria.

Los lineamientos y reglas que conformen el Reglamento Interno deben estar desarrollados por temas y capítulos, en donde todos los empleados del prestador deben acogerse y seguir con estos procedimientos. De acuerdo con lo anterior, el prestador adoptó el Reglamento Interno de Trabajo que se presenta como Anexo 24. “Reglamento Interno de Trabajo”.

Manual de funciones

La Asociación de Usuarios a través de la Resolución No. 002 del 28 de noviembre del 2018, aprobó e implemento dicho manual. Los respectivos documentos se presentan en el Anexo 25. Resolución Adopción de Manual de funciones y 26. Manual de Funciones.

Manual de procedimientos

Para el cumplimiento de este ítem se elaboró el Manual de procedimientos de la Asociación de Usuarios, el cual se encuentra dividido por procesos y procedimientos. Dicho manual fue adoptado por la asociación, mediante la Resolución No. 003 del 28 de noviembre del 2018. Estos documentos se presentan en el Anexo 18 Manual de procedimiento y 19. Resolución Adopción de Manual de Procedimientos”.

Procedimientos de selección de personal

El manual de procedimientos se tiene contemplado el procedimiento GA-P-01 Selección de personal cuyo objetivo es definir el procedimiento para seleccionar el personal adecuado para suplir las vacancias existentes en la planta de personal de la organización. Anexo 19. “Manual de Procedimientos”





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Curso de inducción para el personal nuevo

El manual, contempla la inducción al personal nuevo, que es aplicado a toda persona que ingresa a la entidad, para que conozca los antecedentes de la empresa y el cargo.

Afiliación del personal a la seguridad social

Al momento de actualizar el presente diagnóstico, el prestador no cumple con la afiliación del personal al régimen de seguridad social, debido a que se encuentra en proceso de transición y no ha contratado el personal de manera directa.

Procedimiento de promoción estabilidad y ascenso del personal

El manual contempla el procedimiento GA-P-06 Ascenso del personal cuyo objetivo es planear y ejecutar las actividades de ascenso al personal que cumpla con las competencias laborales para un cargo de superior jerarquía al interior de la organización. Ver Anexo 19.

Procedimiento evaluación del desempeño

Así mismo contempla el procedimiento GA-P-07 Evaluación del desempeño cuyo objetivo es planear y ejecutar las actividades de evaluación y retroalimentación del desempeño de los trabajadores al servicio de la organización. Ver Anexo 19. Procedimiento evaluación de desempeño.

Necesidades de capacitación.

El presupuesto de la asociación es básico y requiere mayor grado de análisis para la inclusión de recursos para capacitación.

Procedimiento Administración de materiales Kardex.

Dentro del manual de procedimientos de la organización se caracterizó el procedimiento GA-P-09 Administración de materiales, lo que permite al prestador conocer las cantidades de materiales y elementos disponibles para la operación y funcionamiento de la entidad. Ver Anexo 19. Procedimiento Administración de Materiales.





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Presupuesto para ejecución de plan anual de compras

El Consorcio Norte de Santander elaboró un formato para el plan de compras en el que se estipula la relación de materiales y herramientas para la administración y operación del servicio de acueducto. Ver Anexo 27. Formato plan de compras.

Registro de precios y proveedores

Como procedimiento se encuentra establecido en el manual y el prestador y cuenta con el formato de registro de precios y proveedores, que además de estar adoptado como herramienta de gestión, será aplicado en la medida que se vaya requiriendo. Cuantificación y actualización del patrimonio.

Procedimiento Actualización del patrimonio

En el manual del prestador se caracterizó el procedimiento GF-P-008 Actualización del patrimonio cuyo objetivo es mantener actualizado el patrimonio total de la organización por cada servicio prestado a la comunidad. Ver Anexo 19. Manual de procedimientos Actualización del Patrimonio.

Calificación de los aspectos administrativos.

Con el cumplimiento de estos compromisos de gestión se procede a calificar la matriz en los aspectos administrativos obteniendo una puntuación 81/100 tal como se detalla en la Tabla 22.

Tabla 22. Calificación aspectos Administrativos

PROCESO ADMINISTRATIVO CALIF.

Código INDICADORES SI NO

2,1 ¿SE HA CREADO LA PLANTA DE PERSONAL SEGÚN LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD PRESTADORA?

1 7

2,2 ¿SE HA DETERMINADO LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA? 1 7

2,3 ¿SE HA ELABORADO Y PUBLICADO EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO? 1 7

2,4 ¿SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO EL MANUAL DE FUNCIONES? 1 7

2,5 ¿SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD?

1 7

2,6 ¿SE HAN DEFINIDO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL?

1 7

2,7 ¿SE HA DISEÑADO E IMPLEMENTADO UN CURSO DE INDUCCIÓN PARA EL PERSONAL NUEVO?

1 7

2,8 ¿ESTÁN DEBIDAMENTE AFILIADOS LOS EMPLEADOS AL RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL?

0 CP 0





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PROCESO ADMINISTRATIVO CALIF.

Código INDICADORES SI NO

2,9 ¿SE HA IMPLEMENTADO ALGÚN SISTEMA DE PROMOCIÓN, ESTABILIDAD Y ASCENSO DEL PERSONAL?

1 7

2,10 ¿SE HA IMPLEMENTADO ALGÚN SISTEMA DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL?

1 7

2,11 ¿SE HA PREVISTO ATENDER LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN EN EL PRESUPUESTO ANUAL?

0 CP 0

2,12 ¿SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES (KARDEX, MANUAL O SISTEMATIZADO)?

1 6

2,13 ¿ESTA PREVISTA EN EL PRESUPUESTO LA EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1 6

2,14 ¿SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN SISTEMA PARA EL REGISTRO ACTUALIZADO DE PRECIOS Y PROVEEDORES?

1 6

2,15 ¿SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR Y TENER ACTUALIZADO EL PATRIMONIO POR CADA SERVICIO?

0 CP 0


81

3.3. ASPECTOS COMERCIALES

La Asociación de Usuarios de Acueducto, alcantarillado y aseo del Corregimiento de la Gabarra se ha dotado de los elementos principales para operar correctamente en el área comercial, El Consorcio Norte de Santander dotó y socializó formatos e instrumentos sistematizados (Integrín) para el área comercial. Ver ilustración 19.

Contrato de Condiciones Uniformes

La Asociación de acuerdo con en el marco normativo legal vigente, con el apoyo de CONNORTE, implementó el contrato de condiciones uniformes de acuerdo con las características y necesidades del prestador. El documento obra como Anexo 28. “Contrato de Condiciones Uniformes”.

Procedimiento solicitudes nuevas

Dentro del manual de procedimientos de la organización se caracterizó el procedimiento GC-P-02 Atención de solicitudes nuevas de servicio cuyo objetivo es atender las solicitudes nuevas de los servicios, realizando la instalación de acometidas, identificación de cada suscriptor e ingreso al sistema de información comercial de la organización. Ver Anexo 19.





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Procedimiento Incorporación de usuarios

En el manual de procedimientos se caracterizó el procedimiento GC-P-03 Incorporación de nuevos usuarios, y se aplica realizando identificación de cada suscriptor e ingreso al sistema de información comercial de la organización. Ver Anexo 19.

Procedimiento permanente para detección de usuarios clandestinos

Dentro del manual de procedimientos de la organización se caracterizó el procedimiento GC-P-04 Detección de usuarios clandestinos cuyo objetivo es detectar y legalizar a los usuarios no registrados en el censo de suscriptores de la organización. Ver Anexo 19.

Censo y catastro de suscriptores y usuarios.

Para el cargue de los suscriptores al Integrín, se caracterizó el procedimiento GC-P-05 Actualización del censo de suscriptores para actualizar el registro, facilitando la detección de fraudulentos y anomalías en las acometidas domiciliarias. Ver Anexo 19.

Factura

La asociación cuenta con el software Integrín, que está configurado, con todos los requisitos establecidos en el capítulo VI artículo 148 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 38 del Decreto 266 del 2000. Este se implementará una vez la asociación asuma la prestación del servicio.

Procedimiento de facturación.

Dentro del manual de procedimientos de la organización se caracterizó el procedimiento GC-P-06 Facturación, cobro cuyo objetivo es facturar, cobrar por concepto de la prestación de los servicios a cargo de la organización. Ver Anexo 19. Proceso de Facturación.

Actualización Mensual de niveles tarifarios

Cuenta con formato para registro de la actualización mensual tarifaria, cumpliendo con este requerimiento, y generando condiciones para responder posibles solicitudes de la SSPD.

Divulgación y promoción para mejorar la eficiencia en el recaudo

Las estrategias más concretas son el medio radial y comunicación directa a los usuarios

por los directivos y el fontanero.

Control periódico del índice de eficiencia del recaudo

Es importante que en la organización se tenga claridad de los ingresos por concepto de recaudo y medir la eficiencia de este indicador, para lo cual deberá llevarse un control de éstos. Por tal razón, se diseñó un formato (Ver Ilustración 23) para su diligenciamiento mensual, en el que se incluye:

Control de facturación y recaudo mensual por servicio, considerando los siguientes conceptos: Cargo fijo y consumo, Aportes de conexión y Reconexiones y multas

Cálculo del índice de eficiencia en el recaudo por servicio.





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Ilustración 23. Formato de control del índice de eficiencia en el recaudo




CONTROL DEL ÍNDICE DE EFICIENCIA EN EL RECAUDO

AÑO 2018

Enero Total,

Facturado Total,

Recaudado Saldo

Recaudar %De Eficiencia en el Recaudo

1 2 3 4=2-3 5= (3/2)*100

INGRESOS $- $- $-

Ingreso Acueducto $- $- $-

Venta de Servicio de Acueducto $-

Subsidio de Servicio de Acueducto $-

Otros Ingreso de Acueducto $- Fuente: Consorcio Norte de Santander 2018

Acciones coercitivas a morosos y registro de cartera morosa

La organización cuenta con el procedimiento GC-P-08 Recuperación de cartera morosa, el cual se aplicará a los deudores morosos que excedan dos o más periodos de facturación sin pago alguno, y por fraude a las conexiones, acometidas y medidores, dicho procedimiento hace parte del manual de procedimientos adoptado. Ver Anexo 19.

Registro actualizado de la cartera morosa

El software integrin da la opción de mantener actualizada la cartera, faci litando la

gestión en este aspecto.

Registro de consumo por estratos.

El prestador no ha implementado ninguna herramienta en este sentido (formatos o

listados), debido a que el sistema no cuenta con micromedición.

Registros actualizados de agua producida y agua facturada

La carencia de macro y micromedición no permite establecer este procedimiento.

Campañas de capacitación en control social a la gestión de los SPD

La asociación no cuenta con programa definido de capacitación a la comunidad en este

tema, debe implementarlo.





INFORME FASE III


70

Programa de capacitación “uso eficiente y ahorro del agua”

La asociación no cuenta con el programa referido. Requiere su elaboración,

armonizándolo con el que exista en el municipio, rescatando el compromiso y

disposición de directivos del prestador en este aspecto.

Programa “capacitación saneamiento básico y educación en higiene”.

Los directivos de la asociación fueron capacitados por CONNORTE-2018; en estos eventos adquirieron conocimientos en saneamiento básico e higiene. El prestador no tiene un programa específico implementado, pero en el manual de procedimientos contempla el procedimiento GC-P-12 Jornadas Educativas el cual se puede observar en el Anexo 19.

Calificación de los aspectos comerciales.

Con el cumplimiento de estos compromisos de gestión se procede a calificar la matriz en los aspectos comerciales obteniendo una puntuación 120/200 tal como se detalla en la tabla 23.

Tabla 23. Calificación aspectos Comercial

PROCESO COMERCIAL CALIF.

Cód INDICADORES SI NO

3,1 ¿SE HA CUMPLIDO CON LA OBLIGACIÓN DE IMPLEMENTAR EL CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES?

1 CP 10

3,2 ¿SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA ATENDER SOLICITUDES NUEVAS DE SERVICIO?

1 10

3,3 ¿SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIÓN DE USUARIOS NUEVOS AL SISTEMA?

1 10

3,4 ¿SE HA ESTABLECIDO E IMPLEMENTADO ALGÚN PROCEDIMIENTO PERMANENTE PARA DETECCIÓN DE USUARIOS CLANDESTINOS?

1 10

3,5 ¿SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO LA ACTUALIZACIÓN DEL CATASTRO DE SUSCRIPTORES? 1 10

3,6 ¿SE HA EJECUTADO UN PROGRAMA DE REPOSICIÓN DE MEDIDORES QUE HAN CUMPLIDO SU VIDA ÚTIL?

0 MP 0

3,7 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN SISTEMA O PROCEDIMIENTO PARA LECTURA DE MEDIDORES? 0 MP 0

3,8 SE ADECÚA LA FACTURA A LOS REQUERIMIENTOS DE LA LEY 142 DE 1.994 1 10

3,9 ¿SE HA DEFINIDO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN? 1 10

3,10 ¿SE TIENE IMPLEMENTADO UN FORMATO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LOS NIVELES TARIFARIOS?

1 10

3,11 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA LAS LECTURAS CRÍTICAS Y REVISIÓN PREVIA?

0 MP 0

3,12 ¿SE HAN IMPLEMENTADO MECANISMOS DE DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN PARA MEJORAR LA EFICIENCIA EN EL RECAUDO?

1 10

3,13 ¿SE TIENEN IMPLEMENTADOS FORMATOS DE CONTROL PERIÓDICO DEL ÍNDICE DE EFICIENCIA DEL RECAUDO?

1 10

3,14 ¿SE APLICAN ACCIONES COERCITIVAS A MOROSOS (SUSPENSIÓN, CORTE Y COBRO JUDICIAL)? 2 10





INFORME FASE III


71

PROCESO COMERCIAL CALIF.


3,15 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN FORMATO PARA EL REGISTRO ACTUALIZADO DE LA CARTERA MOROSA?

2 10

3,16 ¿SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS O LISTADOS PARA LLEVAR EL REGISTRO DE CONSUMOS POR ESTRATOS Y USOS?

0 MP 0

3,17 ¿SE TIENE UN PROCEDIMIENTO PARA OBTENER REGISTROS ACTUALIZADOS DE AGUA PRODUCIDA Y AGUA FACTURADA?

0 MP 0

3,18 ¿SE ADELANTAN CAMPAÑAS DE CAPACITACIÓN A LA COMUNIDAD SOBRE CONTROL SOCIAL DE LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS?

0 CP 0

3,19 ¿SE TIENE UN PROGRAMA PERMANENTE DE CAPACITACIÓN A USUARIOS EN USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA?

0 CP 0

3,20 ¿SE TIENE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SANEAMIENTO BÁSICO Y EDUCACIÓN EN HIGIENE?

0 CP 0

120

3.4. ASPECTOS FINANCIEROS

Elaboración del presupuesto anual.

Para la elaboración del presupuesto de la vigencia 2019, la organización comunitaria usó el procedimiento P-E-PD-001: Planeación organizacional, el cual hace parte del manual de procedimientos. Como resultado de la aplicación de este procedimiento, se obtuvo el presupuesto, que se encuentra en el Anexo 19. Formulación de Presupuesto 2019.

Control de la ejecución presupuestal mensual y anualmente

La organización cuenta con el procedimiento GF-P-002. Administración y ejecución presupuestal, el cual tiene como objetivo programar y ejecutar el presupuesto de la organización. La caracterización se puede observar en el Anexo 19. Procedimiento administración y Ejecución presupuestal.

Libros de contabilidad y reportes financieros exigidos por la SSPD

Los libros de contabilidad y los estados financieros exigidos por la Superintendencia, así como el costeo mediante el sistema unificado de costos y gastos ABC, han sido considerados dentro de los procedimientos establecidos por la Asociación de Usuarios. Procedimiento GF-P-007: Elaboración de estados financieros e información tributaria Ver Anexo 1. Procedimiento manejos de Libro GF-P-006. Ver Anexo 19.

Procedimientos de tesorería agiles y eficientes

El Procedimiento P-A-GF-003: contempla lo relacionado con este requerimiento. y reporte periódico del estado de caja y bancos. Anexo 19





INFORME FASE III


72

Reporte periódico de estado de caja y bancos.

Se diseñó en el manual el procedimiento de conciliación de caja y bancos cuyo objetivo es registrar los movimientos de ingresos y gastos realizados en los auxiliares de caja y bancos, conciliando los saldos con los respectivos arqueos de caja y extractos bancarios, Anexo 19.

Apropiación de recursos para mantenimiento de cuencas (1%)

El estudio de costos y tarifas elaborado por CONNORTE para la asociación, incluye el

rubro respectivo, con base en ello se proyectó en el presupuesto de la asociación.

Pago de contribuciones a SSPD y CRA.

El prestador incorporó en el presupuesto anual de inversiones, el presupuesto para

pagos a la CRA y SSPD.

Procedimiento para pago a terceros

Dentro del manual de procedimientos de la organización se caracterizó el procedimiento GF-P-005 Pagos, cuyo objetivo es reconocer las obligaciones económicas adquiridas por la organización y cumplir con el pago de las mismas. Ver Anexo 19. Procedimiento de Pago.

Calificación de los aspectos financieros.

Con el cumplimiento de estos compromisos de gestión se procede a calificar la matriz en los aspectos financieros obteniendo una puntuación 90/150 tal como se detalla en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..

Tabla 24. Calificación aspectos financieros.

PROCESO FINANCIERO CALIF.


4,1 ¿SE HA ELABORADO Y GESTIONADO LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE LOS

SERVICIOS?

1 15

4,2 ¿SE TIENE IDENTIFICADO ALGÚN PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL MENSUAL Y ANUALMENTE? 1 15

4,3 ¿SE ELABORAN Y SE LLEVAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EXIGIDOS POR LA SSPD? (MAYOR, DIARIO Y AUXILIAR)

0 CP 0

4,4 ¿SE REPORTAN LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS A LA SSPD DE ACUERDO CON LOS FORMATOS DEL SUI?

0 MP 0

4,5 ¿SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA UNIFICADO DE COSTOS Y GASTOS- ABC DEFINIDO POR LA SSP?

0 MP 0

4,6 ¿SE ESTÁN APLICANDO PROCEDIMIENTOS DE TESORERIA ÁGILES Y EFICIENTES?

0 CP 0

4,7 ¿SE HAN ELABORADO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL REPORTE PERIÓDICO DEL ESTADO DE CAJA Y BANCOS?

1 15





INFORME FASE III


73

PROCESO FINANCIERO CALIF.


4,8 SE HA INCORPORADO EN EL PRESUPUESTO ANUAL DE INVERSIONES LA APROPIACIÓN DEL 1% PARA MANTENIMIENTO DE CUENCAS?

1 15

4,9 ¿SE HA INCORPORADO EN EL PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS DE LA EMPRESA LA APROPIACIÓN PARA EL PAGO DE CONTRIBUCIONES A LA SSP Y LA CRA?

1 15

4,10 ¿SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO DE

REPORTE PERIÓDICO DE COMPROMISOS DE PAGO A TERCEROS? 1 15

90

3.5. ASPECTOS OPERATIVOS

Administración de planos del sistema de acueducto

El prestador no cuenta con planos. Requiere gestión ante el municipio para obtener los

que corresponden a diseños y obras ejecutadas por el ente territorial, y avanzar en la

elaboración del catastro de suscriptores para obtener información en redes

domiciliarias; y actualizar o elaborar los planos del sistema.

Administración de planos del sistema de alcantarillado

Aplica la misma situación expuesta para el caso de acueducto.

Administración de planos (captación, conducción, planta, tanques).

Aplica la misma situación para los puntos anteriores en acueducto y alcantarillado.

Manual para mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas

Dentro del manual de procedimientos de la organización se caracterizó el procedimiento GO-P-002 Mantenimiento, cuyo objetivo es garantizar la continuidad del servicio de Acueducto por medio del mantenimiento preventivo de los diferentes equipos que intervienen en la prestación del mismo. Ver Anexo 19. Procedimiento Mantenimiento preventivo y correctivo del sistema.

Herramientas para mantenimiento preventivo y correctivo.

La asociación cuenta con herramientas básicas con as que ha operado el sistema desde

que asumió esta responsabilidad. Es importante ampliar la adquisición de nuevas

herramientas para continuar la prestación del servicio,

Medición de caudal para agua captada y agua tratada.

El acueducto no cuenta con dispositivos de macromedición





INFORME FASE III


74

Registro de daños por sectores

La Asociación de adoptó el formato que le permitirá llevar control del tipo de daños que se presenten en las redes y demás componentes, así como de los materiales utilizados y su ubicación. Al mismo tiempo este formato permite identificar la periodicidad de las fallas y del tipo de accesorio utilizado con más frecuencia permitiendo que este sea incluido en el stock de los materiales de la organización.

Existencia de accesorios y repuestos para atender reparaciones.

No existe stock permanente de accesorios y repuestos para atender reparaciones. Para

evitar dificultades en la operación es necesario que la asociación adquiera el Stock mínimo,

antes de asumir la operación del sistema.

Detección de fugas no visibles.

El prestador no ha implementado un programa para detección de fugas no visibles.

Requiere apoyo técnico y financiero para; capacitar a los operarios y líderes sobre las

formas de detectar fugas no visibles según cada componente del sistema y; proyectar la

adquisición de equipos adecuados para la detección de aquellas de mayor complejidad o

dificultad de detección de manera simple. De forma que al iniciar sus actividades, este

personal esté capacitado. De no lograrse, es necesaria la capacitación de manera paralela

al inicio de actividades.

Detección y control/reboses en tanques de almacenamiento

En el manual de procedimientos de la organización, se encuentra el procedimiento: PO-P-002: detección y control de reboses en tanques de almacenamiento, el cual hace parte del proceso Gestión Operativa y cuyo objetivo es planear y ejecutar las actividades que permitan tener control permanente en los tanques de almacenamiento evitando el rebose y para evitar reboses, obteniendo menor desperdicio de agua. Ver Anexo 19.

Control de fugas, pérdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliaria.

La inexistencia de macro y micromedición dificulta un eficiente control y registro de

volúmenes de agua perdida en los diferentes componentes del sistema. Se refuerza la

necesidad de macro y micromedición.

Programa para vigilar, inspeccionar y limpiar la cuenca abastecedora

Dentro del manual de procedimientos de la organización se caracterizó el procedimiento PO-P-004 Vigilancia, inspección y limpieza de cuencas en la fuente abastecedora cuyo objetivo es planear y ejecutar las actividades de vigilancia, inspección y limpieza de la cuenca que hidrográfica que abastece el sistema de suministro de agua del acueducto. Ver Anexo 19.

Registro de la calidad del agua que entra y sale de la PTAP.

No existe infraestructura para tratamiento de agua.





INFORME FASE III


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Seguimiento y control de calidad del agua suministrada.

Debido a que no existe sistema de potabilización, la asociación solo podrá realizar el

respectivo control al agua cruda.

Reportes de informes de cumplimiento Dec. 1575 y Res. 2115/2007 (IRCA)

El manual de procedimientos establece lo relacionado con el reporte de informes de

cumplimiento, pero no se está llevando este tipo de reportes. Se requiere capacitación

y sensibilización a los directivos y a la institucionalidad local para asegurar que la

asociación cumpla con estos requerimientos al asumir la operación del sistema.

Separación de residuos sólidos en la fuente.

Este servicio no contempla selección en la fuente. Se requiere capacitación y asistencia técnica para el diseño del programa, sensibilizar a los usuarios y así facilitar su implementación.

Rutas y turnos de recolección selectiva de residuos sólidos.

No existe sistema de rutas para la recolección de los residuos sólidos de manera

selectiva. Por el volumen de usuarios y a la vez de residuos producidos es importante

establecerla, pero en buena medida depende del diseño e implementación de un

programa de selección en la fuente.

Sistema técnico para disposición de residuos sólidos

El prestador no ha definido un sistema específico, es importante la articulación con el

municipio para acoger lo que el ente territorial tenga previsto en la materia y aplicar los

mecanismos adecuados.

Procedimientos para informar a usuarios/suspensión del servicio por

Mantenimiento

El ente prestador realiza procedimientos básicos para informar a la comunidad sobre suspensión de los servicios por mantenimiento son básicos, generalmente a través de la emisora local y mediante el mecanismo de voz a voz. El manual de procedimientos incluye el correspondiente a este aspecto.

En el manual de procedimientos de la organización se caracterizó el procedimiento GO-P-007 Información a los suscriptores de la suspensión del servicio por mantenimiento.

Cursos de capacitación a fontaneros

El prestador capacitó a su personal, en el taller de autoformación en Fontanería Rural del programa Cultura Empresarial del MVCT, realizado por CONNORTE, tal como se expuso en el numeral 2.14.6 del presente informe y proyecta realizar refuerzos y nuevas capacitaciones.





INFORME FASE III


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Calificación de los aspectos operativos.

Con el cumplimiento de estos compromisos de gestión se procede a calificar la matriz en los aspectos operativos obteniendo una puntuación 72/180, como se detalla en la Tabla 25.

Tabla 25. Calificación aspectos operativos

PROCESO OPERATIVO CALIF.


5,1 ¿EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS REDES DEL SISTEMA DE ACUEDUCTO (Catastro de Redes de Acueducto)?

0 MP 0

5,2 ¿EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS REDES DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO (Catastro de redes de alcantarillado)?

0 2 0

5,3 ¿EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS CAPTACIONES, CONDUCCIONES, PLANTAS DE TRATAMIENTO, TANQUES, ¿ETC.?

0 CP 0

5,4 ¿SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN MANUAL PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS?

1 9

5,5 ¿SE HAN ADQUIRIDO LAS HERRAMIENTAS PARA LLEVAR A CABO EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS?

1 CP 9

5,6 ¿SE HAN ADQUIRIDO E INSTALADO MEDIDORES O TOTALIZADORES DE CAUDAL PARA EL AGUA CAPTADA Y EL AGUA TRATADA?

0 MP 0

5,7 ¿SE TIENE ESTABLECIDO UN REGISTRO PERMANENTE DEL NÚMERO Y TIPO DE DAÑOS POR SECTORES?

0 CP 0

5,8 ¿SE TIENE UN STOCK PERMANENTE DE ACCESORIOS Y REPUESTOS PARA ATENDER REPARACIONES?

0 CP 0

5.9 SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA PARA LA DETECCIÓN DE FUGAS NO VISIBLES. ?

0 MP 0

5.10 ¿EXISTEN PROCEDIMIENTOS PARA DETECTAR Y CONTROLAR LOS REBOSES EN TANQUES DE ALMACENAMIENTO DEL SISTEMA?

1 CP 9

5.11 ¿SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS PARA REPORTE DE CONTROL DE FUGAS, PÉRDIDAS FÍSICAS EN TANQUES Y A NIVEL INTRADOMICILIAR?

0 MP 0

5.12 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA PERMANENTE PARA VIGILAR, INSPECCIONAR Y LIMPIAR CUENCAS EN LA FUENTE ABASTECEDORA?

1 9

5.13 ¿SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS PARA EL REGISTRO DE LA CALIDAD DEL AGUA QUE ENTRA Y SALE DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO?

0 LP 0

5.14 ¿SE HA DEFINIDO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CALIDAD DEL AGUA SUMINISTRADA?

1 9

5.15 SE ESTÁN ELABORANDO LOS REPORTES DE INFORMES DE CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1575 Y RESOLUCIÓN 2115 DE 2007 (IRCA)

0 LP 0

5.16 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA CON LOS USUARIOS PARA SEPARACIÓN EN LA FUENTE DE RESIDUOS SÓLIDOS?

0 MP 0

5.17 ¿SE HA DISEÑADO E IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE RUTAS Y TURNOS DE RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS?

1 MP 9

5.18 ¿SE HA IMPLEMENTADO UN SISTEMA TÉCNICO PARA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS RESIDUOS SÓLIDOS?

0 MP 0

5.19 ¿SE HAN IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA INFORMAR A LA COMUNIDAD SOBRE SUSPENSIÓN DEL SERVICIO POR MANTENIMIENTO?

1 9

5.20 SE HAN GESTIONADO Y REALIZADO CURSOS DE CAPACITACIÓN A FONTANEROS Y OPERADORES CON EL SENA - UNIDADES DE AGUA, ETC..?

1 9

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INFORME FASE III


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3.6. ASPECTOS TÉCNICOS

Procedimientos para administración de planos y memorias técnicas

En el manual de procedimientos de la organización se caracterizó el procedimiento GO-P-008 Ver Anexo 19. Administración de planos y memorias técnicas cuyo objetivo es administrar tales documentos de los sistemas de acueducto y alcantarillado, para contar con información actualizada y concreta para la operación de la infraestructura.

Procedimiento de contratación

Dentro del manual de procedimientos de la organización se caracterizó el procedimiento GO-P-009 contratación de bienes y servicios cuyo objetivo es planear y ejecutar las actividades de adquisición de los bienes y servicios requeridos por la organización para el desarrollo de sus procesos misionales. Ver Anexo 19.

Capacitación sobre requisitos técnicos - RAS

La asociación tanto a nivel directivo como operativo no ha recibido capacitación sobre estos requisitos.

Plan de obras e inversiones priorizado a cinco años

El Consorcio Norte de Santander elaboró el plan de obras e inversiones priorizado, para el cual se tuvieron en cuenta los resultados del diagnóstico técnico realizado en la Fase I del proyecto, tal como fue descrito en el numeral 1.4.3. Estimación del Plan de obras e inversiones (POI). El documento POI se adjunta al presente informe como Anexo 30. Plan de Obras e Inversiones.

Calificación de los aspectos técnicos.

Con el cumplimiento de estos compromisos de gestión se procede a calificar la matriz en los aspectos técnicos obteniendo una puntuación 14/70 tal como se detalla en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..

Tabla 26.Calificación aspectos técnicos

PROCESO TÉCNICO CALIF.


6,1 ¿SE HAN ADOPTADO Y APLICADO LAS NORMAS TÉCNICAS DEL RAS-2000 PARA DISEÑO, CONSTRUCCIÓN Y OPERACIÓN DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO?

0 CP 0

6,2 ¿SE POSEE DE UN LUGAR O PLANOTECA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PLANOS Y MEMORIAS TÉCNICAS?

0 0

6,3 SE POSEE EL MANUAL DE CONTRATACIÓN E IMPLEMENTADO SUS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIÓN, LICITACIONES DE CONTRATOS Y COMPRAS (MÓDELOS DE PLIEGOS)

0 CP 0

6,4 ¿SE HA REALIZADO AL RECURSO HUMANO TÉCNICO, UN CURSO DE CAPACITACIÓN SOBRE LOS REQUISITOS TÉCNICOS Y PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS EN EL RAS-2000?

0 CP 0

6,5 ¿LA ENTIDAD HA ELABORADO EL PLAN DE OBRAS E INVERSIONES PRIORIZADO A CINCO (5) AÑOS?

1 14

14





INFORME FASE III


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3.7. INSTRUMENTO DE APOYO IMPLEMENTADOS

A continuación, se presentan los principales formatos elaborados y entregados, aclarando que el total de material elaborado, forma parte de los manuales también entregados.

Ilustración 24. Factura

Consorcio Norte de Santander





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Ilustración 25. Formato de actualización tarifaria


Ilustración 26. Formato de control del índice de eficiencia en el recaudo




CONTROL DEL ÍNDICE DE EFICIENCIA EN EL RECAUDO

AÑO 2018

Enero Total,

Facturado Total,

Recaudado Saldo

Recaudar %De Eficiencia en el Recaudo

1 2 3 4=2-3 5= (3/2)*100

INGRESOS $- $- $-

Ingreso Acueducto $- $- $-

Venta de Servicio de Acueducto $-

Subsidio de Servicio de Acueducto $-

Otros Ingreso de Acueducto $-






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Ilustración 27. Formato registro de daños por sectores

ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL CORREGIMIENTO LA GABARRA



FORMATO REGISTRO DE DAÑOS POR SECTOR

AÑO:

N° Fecha de Reporte

Tipo de Daño

Sector Tipo de

Atención Fecha de

Reparación Accesorios Utilizados

Atendidos por


En el manual de procedimientos de la organización se caracterizó el procedimiento GO-P-007 Información a los suscriptores de la suspensión del servicio por mantenimiento.

Ilustración 28. Boletín de suspensión por mantenimiento



MUNICIPIO DE TIBÚ - DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

BOLETIN DE DIVULGACIÓN

Fecha: Dia: Mes: Año:

Apreciado Suscriptor.

En Pro de realizar mantenimiento preventivo al sistema de acueducto, es necesario adelantar jornadas de limpieza en ______________________________________________________ por tanto, es necesario para nosotros suspender el servicio de acueducto el día () a partir de las () horas. Se recomienda tomar medidas que propendan por el normal desempeño de sus actividades cotidianas. Nuestro mayor interés y objetivos es brindar un servicio de calidad. Atentamente. ____________________________ Administrador de los servicios acueducto






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4. IMPACTO DEL ACOMPAÑAMIENTO REALIZADO

En el presente capítulo se realiza una comparación de los compromisos de gestión ejecutados dentro del acompañamiento realizado a la Asociación de usuarios ASOAGABARRA, midiendo el impacto del esquema de aseguramiento realizado a la organización de acuerdo con la metodología del programa de Fortalecimiento Institucional del Viceministerio de Agua y Saneamiento y los compromisos de gestión que deben ser desarrollados a mediano y largo plazo por el prestador. 4.1. PARTICIPACIÓN DEL GOBIERNO LOCAL.

La Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico de la Gobernación de Norte de Santander, incorporó para la vigencia 2018 el proceso de implementación de un esquema de aseguramiento para el sistema de acueducto y alcantarillado del Corregimiento de La Gabarra, de esta manera se configura un modelo acertado de intervención integral de los planes departamentales de agua en el sector rural.

Ilustración 29. Participación del Gobierno Local

REGISTRO FOTOGRÁFICO PROCESO PARA CONFORMACIÓN ASOAGABARRA

Socialización administración Municipal sobre el Proceso

Apoyo en en el proceso revisión de estatutos

Acompañamiento del jefe de Unidad de servicios públicos de Tibú en Socializaciones con la comunidad

Concejo Facilitador de espacios y convocatorias para encuentros y procesos.






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4.2. PARTICIPACIÓN COMUNITARIA.

Uno de los mayores logros alcanzados por la consultoría, además de apoyar la creación del ente prestador, ha sido la afianzar la comunicación en la comunidad teniendo en cuenta que el corregimiento está dividido por diferencias políticas, situación que dificultaba reunirlos y sobre todo llegar acuerdo en tomas de decisiones durante el proceso. Estas actividades de socializaciones en busca de dar soluciones a un bien común “La prestación de los Servicios Públicos domiciliarios”, dando como resultado la consolidación de un prestador de estos servicios.

Ilustración 30. Registro fotográfico Participación Comunitaria

REGISTRO FOTOGRÁFICO PROCESO PARA CONFORMACIÓN ASOAGABARRA

Votación/Elección Junta Directiva 29/05/ 2018 Directivos Elegidos 29/05/ 2018

Participación de la Comunidad a talleres


4.3. PARTICIPACIÓN ECONÓMICA

Las comunidades de La Gabarra se mostraron muy interesadas en llevar a cabo todo el proceso, y pese a los escasos recursos económicos con que cuentan, aportaron cuotas que les permitieron desarrollar las actividades propuestas y alcanzar sus objetivos de conformación y capacitación. Adicionalmente costearon desplazamientos, hospedajes y transportes para asistir al trámite de registro ante cámara de comercio, primera capacitación en gestión empresarial y entrevista con el secretario de agua potable y saneamiento básico.





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Ilustración 31. Registro fotográfico Participación Económica

Asamblea de Constitución

Aportes para la Afiliaciòn


4.4. PARTICIPACIÓN COMPROMISOS LEGALES

La Junta Directiva elegida cumplió con su deber de legalizar la Asociación de Usuarios ASOAGABARRA ante la cámara de comercio y la DIAN.

Ilustración 32 . Participación Compromisos Legales

Pago de registro ante Cámara de Comercio






INFORME FASE III


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4.5. CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL

La calificación de la gestión empresarial se elabora de conformidad con la metodología establecida por el Programa de Fortalecimiento Institucional del Viceministerio de Agua y Saneamiento del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio mediante el cual se determina la capacidad institucional de un prestador de servicios públicos a partir del estado de cumplimiento de 85 aspectos relacionados con su actividad comercial, técnica, operativa, institucional, financiera y administrativa. El cumplimiento de cada uno de los 85 aspectos se verifica a partir de las evidencias de cumplimiento que deben reportar los prestadores y, de acuerdo con la calificación que obtiene el prestador, su gestión se clasifica de acuerdo con la siguiente tabla.

Tabla 27. Grado de Gestión de las Empresas

PUNTAJE CONCEPTO

< 199 Gestión DEFICIENTE

200 – 399 Gestión REGULAR

400 – 599 Gestión ACEPTABLE

600 – 799 Gestión BUENA

800 – 1000 Gestión EXCELENTE

Fuente: MVCT - Programa de Fortalecimiento Institucional

Tal como se puede observar en el Capítulo 3: Estado de cumplimiento de la Ley 142 de 1994, el resultado del proceso de verificación y diligenciamiento de la matriz para la Asociación de Usuarios del Acueducto, alcantarillado y aseo de del corregimiento de La Gabarra ASOAGABARRA, es de 506 puntos frente a una puntuación máxima posible de 1.000. Ver Tabla 28.

Tabla 28. Resumen de la calificación de la Matriz IVO´s

ÁREAS O TÓPICOS DE GESTIÓN CALIFICACIÓN

MÁXIMA

CALIFICACIÓN DIAGNÓSTICO INICIAL

CALIFICACIÓN

PUESTA EN MARCHA

MIREMBAC ASOCUEBAC

ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL (15 ítems) 300 162 41 129

ÁREA ADMINISTRATIVA (15 ítems) 100 14 7 81

ÁREA COMERCIAL (20 ítems) 200 14 10 120

ÁREA FINANCIERA (10 ítems) 150 16 15 90

ÁREA OPERATIVA (20 ítems) 180 45 32 72

ÁREA TÉCNICA (5 ítems) 70 0 0 14

TOTAL CALIFICACIÓN 1000 251 105 506






INFORME FASE III


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5. INDICADORES DE GESTIÓN En la Tabla 29 se presenta el tablero de indicadores cuantitativos que debe establecer y mantener actualizados el prestador para medir su nivel de gestión:

Tabla 29. Indicadores de gestión propuestos

DESCRIPCIÓN FORMULA

GESTIÓN OPERATIVA

Cobertura de Acueducto (%): No. de suscriptores de Acueducto

No. de Domicilios o Viviendas

Cobertura de Micromedición (%): No. Micromedidores instalados

No. Total de Suscriptores

Continuidad Servicio de .Acueducto (%): No de horas de prestación del servicio

No. Horas / día

Calidad del agua (%): Certificación IRCA

Índice de Agua No Contabilizada IANC (%):

Vol. Agua producida – Vol. agua facturada

Vol. Agua producida

GESTIÓN COMERCIAL

Eficiencia de recaudo (%): Valor Recaudado

Valor facturado

Suscriptores Morosos (%) No. De suscriptores con más de 2 periodos mora en el pago

No. de suscriptores totales de acueducto

Peticiones, Quejas y Recursos PQR (%) No. De PQR por periodo de facturación

No. Total de Usuarios

Eficacia de atención de reclamos (%) No. De reclamos atendidos

No. Total de reclamos

GESTIÓN FINANCIERA

Utilidad Neta ($) Ingresos totales – Gastos totales

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Eficiencia laboral acueducto ($/m3) Costos de Personal

Volumen Facturado Acueducto

Rendimiento de personal (%): No. Total de Empleados

No. Total de Suscriptores





INFORME FASE III


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6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Producto del proceso y con base en las actividades realizadas en cada área que lo conformó, se pudo llegar a una serie de conclusiones y recomendaciones frente al operador. Al igual que en los demás operadores apoyados por el consorcio, es importante resaltar que por tratarse de un proceso relativamente estándar en la medida que se enmarca en lo estipulado por la normatividad vigente en materia de aseguramiento de los esquemas para la prestación del servicio, y su realización es en comunidades y organizaciones prestadoras del servicio con marcadas similitudes en su forma y estado organizacional, además de las prácticas tradicionales para la operación de los sistemas, surgen dos tipos de conclusiones y recomendaciones; 1. Las generales, que son aquellas que en el mayor de los casos aplican para todos los entes apoyados y, 2. Las particulares, que corresponden a situaciones específicas de cada prestador. Con base en lo anterior, se exponen a continuación las conclusiones.

6.1. CONCLUSIONES GENERALES.

El principal resultado proceso es el paso de la informalidad en la prestación del servicio, a la prestación por un ente legalmente constituido, y ajustado a la normatividad del sector.

El proceso facilitó la recuperación de la confianza institucional por parte de la comunidad (usuarios y directivos)

El ente prestador queda en condiciones óptimas en materia de capacidad instalada, conocimiento, herramientas documentales y mobiliarias y espacio físico para ejercer funciones administrativas relacionadas con la prestación del servicio.

Los directivos del ente prestador tienen conocimiento sobre la planeación, programación y ejecución de actividades para el mejoramiento continuo en la prestación del servicio.

El equipo de trabajo del prestador conoce de manera detallada las principales acciones a desarrollar en el corto, mediano y largo plazo para mejorar progresivamente la calidad del servicio.

El cumplimiento de los requerimientos normativos del sector por parte del prestador lo ubica en condiciones adecuadas para gestionar recursos de inversión en infraestructura ante las entidades competentes.

La formalización facilita la articulación institucional del prestador con la institucionalidad departamental, nacional y municipal (administrativas y de control, vigilancia y apoyo técnico y financiero.

Es evidente la importancia del apoyo que brinda el departamento a través de la secretaria de agua y saneamiento y el Plan Departamental de Agua, a los municipios para la consolidación de este tipo de procesos.





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La conformación de la asociación, mejora la capacidad de gestión comunitaria para la prestación del servicio de acueducto, en las veredas que la conforman.

6.2. CONCLUSIONES PARTICULARES ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE

ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE LA GABARRA

Es un proceso muy importante que puede servir como réplica en el municipio, principalmente en comunidades con alto grado de desarticulación comunitaria.

De continuar el apoyo institucional al prestador, es factible su sostenibilidad en la medida que inicia siendo jalonado por el liderazgo histórico del sector en el corregimiento.

Se observa liderazgo positivo en el corregimiento, sustentado en dos acciones concretas; 1. Capacidad de concertación entre líderes para tomar una decisión que puede cambiar la historia de los servicios de agua y saneamiento básico en La Gabarra y; 2. la capacidad de desprendimiento de lo propio, incluido ¡s recursos económicos de cada prestador, por apostarle a un proyecto de largo aliento.

El compromiso de los líderes se evidencia en el deseo de participar en las actividades programadas.

La falta de apoyo institucional en el pasado puede ser uno de los principales factores para que este proceso hasta ahora empiece.

Parte de la dificultad para tener un mejor

El ente prestador inicia un proceso de acercamiento a los usuarios basado en los parámetros legales y orientado a la sensibilización ciudadana para resolver las problemáticas de cada servicio.

6.3. RECOMENDACIONES GENERALES.

Es fundamental el aporte de los subsidios por parte del municipio para garantizar la sostenibilidad del prestador y de los sistemas.

Se recomienda tramitar los permisos ambientales que permitan el abastecimiento del sistema de acueducto, así como elaborar e implementar la documentación reglamentada en el sector de agua potable.

Gestionar la compra de terrenos y/o permisos de servidumbre de los predios donde se encuentran las estructuras del sistema de acueducto y por donde cruzan las redes.

Gestionar recursos de inversión en infraestructura para garantizar la calidad del agua que se suministra a la población.

Implementar la macro y micromedición en el sistema de acueducto.

Implementar programas de mantenimiento preventivo de las estructuras y/o elementos que componen y/o son utilizados para la prestación del servicio de acueducto.

Realizar campañas de promoción a la ciudadanía sobre la necesidad de contribuir, mediante el pago de la tarifa, con los gastos de operación (cultura de pago)





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6.4. RECOMENDACIONES PARTICULARES ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE

ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE LA GABARRA

Apoyar a la asociación en la revisión del actual esquema de operación por turnos (días y horarios), en procura de mejorar el indicador de continuidad.

Apoyar a los usuarios con la adquisición e instalación de dispositivos de corte domiciliario, para facilitar el cambio de esquema operativo para el suministro del agua.

Revisar el actual esquema de cobro de derechos de conexión para aproximarlo a los requerimientos normativos vigentes, teniendo cuidado de no invadir ni afectar la organización comunitaria existente

Continuar el apoyo técnico y la capacitación al prestador de manera puntual en materia de servidumbres.

Acompañar por parte de la institucionalidad del sector el proceso de formalización del terreno para la sede administrativa de la asociación.

Los directivos demandan una asistencia técnica cercana y continua, para la consolidación de la asociación.

La institucionalidad municipal; sector salud, educación, medio ambiente, infraestructura etc. Deben ser convocados para unir esfuerzos en este propósito. El volumen de usuarios lo amerita.

Realizar campañas de concientización y capacitaciones a la comunidad, con el fin de crear cultura para la correcta disposición de los residuos sólidos domésticos.

La institucionalidad local debe apoyar la propiciación de espacios de interlocución entre los anteriores prestadores y ASOAGABARA, especialmente a manera de empalme.





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7. ANEXOS Anexo 1. Solicitud de Subsidios Anexo 2. Acta de constitución de la Asociación de Usuarios y Registro de Asistencia Anexo 3. Estatutos ASOAGABARRA Anexo 4. Actas de aceptación de los cargos elegidos para los órganos de administración Anexo 5. Acta Aceptación de Cargo Fiscal Anexo 6. Certificado de Existencia y Representante Legal. Anexo 7. Registro Único Tributario. Anexo 8. Solicitud de la licencia del Software Integrín. Anexo 9. Acta de entrega equipos y útiles de oficina. Anexo 10. Formatos de control documental. Anexo 11. Formato de Inventario Documental. Anexo 12. Acta de entrega de documentos. Anexo 13. Registro de asistencia a Taller Gestión Empresarial. Anexo 14. Registro de asistencia al taller de cultura del agua. Anexo 15. Informe final de implementación del software Integrín Anexo 16. Registro de asistencia al taller de fontanería rural Anexo 17. Estudio de costos y tarifas Anexo 18. Resolución N° 003 Adopción Manual de Procedimientos Anexo 19. Manual de Procedimientos Anexo 20. Resolución N° 001 Adopción Sistema de Control Interno Anexo 21. Sistema de Control Interno Anexo 22. Formato PQR´S Anexo 23. Resolución N° 006 Adopción Panta de Personal. Anexo 24. Reglamento Interno de Trabajo de Trabajo Anexo 25. Resolución N° 002 Adopción Manual de Funciones. Anexo 26. Manual de Funciones. Anexo 27. Formato Plan de Compras. Anexo 28. Contrato Con Condiciones Uniformes Anexo 29. Formato de Actualización de Tarifas. Anexo 30. Plan de obras e inversiones -POI

asociacion de usuarios de acueducto de las …

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