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A R C H I V O

COI OMHt \ INFORME DE SEGUIMIENTO - OFICINA DE CONTROL INTERNO

Versión: 0 2 2 0 1 8 / 0 5 / 2 8 Página 1 d e 6

1. DATOS GENERALES CIUDAD Y FECHA: Bogotá e n e r o 2 0 1 9 . DEPENDENCIA: Subdirección d e Tecnologías d e la Información Archivística y D o c u m e n t o electrónico. SEGUIMIENTO A: Publicación e n página w e b d e l c u m p l i m i e n t o a la l e y 1 7 1 2 d e l 2 0 1 4 , d e c r e t o 1 0 3 d e 2 0 1 5 , y d e c r e t o M i n T I C 3 5 6 4 DE 2 0 1 5 OBJETIVO: V e r i f i c a r la publicación e n la página w e b d e l A G N d e los c o n t e n i d o s d e s c r i t o s e n la m a t r i z d e verificación d e c u m p l i m i e n t o d e la Procuraduría G e n e r a l d e la Nación.

ACTIVIDADES: Revisión c o n t e n i d o s d e la página w e b y la c a l i d a d d e sus c o n t e n i d o s .

PERIODO DEL SEGUIMIENTO: j u l i o d e 2 0 1 8 h a s t a d i c i e m b r e d e 2 0 1 8 .

2. EJECUCIÓN ASPECTOS GENERALES: D e a c u e r d o c o n e l f o r m u l a r i o d e autodiagnóstico ITA q u e allegó la Procuraduría G e n e r a l d e la Nación, l o s días 2 9 y 3 0 d e n o v i e m b r e d e 2 0 1 8 y q u e f u e d i l i g e n c i a d o p o r él A r c h i v o G e n e r a l d e la Nación, se verificó si la e n t i d a d está c u m p l i e n d o o n o c o n la l e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 , c o n e l d e c r e t o 1 0 3 d e 2 0 1 5 y e l d e c r e t o M i n T I C 3 5 6 4 d e 2 0 1 5 , q u e se e x p r e s a c o n e l c u m p l i m i e n t o d e la m a t r i z d e verificación d e c u m p l i m i e n t o .

DESCRIPCIÓN DE EVIDENCIA:

El s i g u i e n t e i n f o r m e c o r r e s p o n d e a l s e g u i m i e n t o d e l s e g u n d o s e m e s t r e d e l 2 0 1 8 a la publicación e n la página w e b d e l o q u e p o r l e y d e b e n c u m p l i r t o d a s las e n t i d a d e s públicas d e c u a l q u i e r o r d e n , e n e s t e m a r c o r e v i s a m o s la página d e l A r c h i v o G e n e r a l d e la Nación, específicamente e n e l e n l a c e d e T R A N S P A R E N C I A , v e r i f i c a n d o q u e la información esté d i s p o n i b l e , esté a c t u a l i z a d a y sea d e c a l i d a d , y así c u m p l i r c o n los parámetros e s t a b l e c i d o s p o r la l e y .

NUMERAL CATEGORÍA SUBCATEGORÍA LITERAL /OBSERVACIÓN RESPONSABLE 1.1 M e c a n i s m o s d e

c o n t a c t o c o n e l s u j e t o o b l i g a d o :

M e c a n i s m o s p a r a la atención a l c i u d a d a n o

D. Se d e b e a c l a r a r la dirección d e c o r r e s p o n d e n c i a y e l l u g a r específico p a r a r a d i c a r , f a c i l i t a d o así e l p r o c e s o a los i n t e r e s a d o s .

Subdirección d e T I A D E - W e b Máster

E. f u n c i o n a , se r e c o m i e n d a q u e e l e n l a c e d i r e c c i o n e d i r e c t a m e n t e a l f o r m u l a r i o d e P Q R S D .

Subdirección d e T I A D E

1.2 M e c a n i s m o s d e c o n t a c t o c o n e l s u j e t o o b l i g a d o :

Localización física, s u c u r s a l e s o r e g i o n a l e s , h o r a r i o s y días d e atención a l público

En e l e n l a c e n o se e v i d e n c i a n las e x t e n s i o n e s y c o r r e o s electrónicos d e las s u c u r s a l e s d e l A G N , e s t o s d e b e n s e r a g r e g a d o s .

Subdirección d e T I A D E

1.3 M e c a n i s m o s d e c o n t a c t o c o n e l s u j e t o o b l i g a d o :

C o r r e o electrónico p a r a n o t i f i c a c i o n e s j u d i c i a l e s

El c o r r e o electrónico d e n o t i f i c a c i o n e s j u d i c i a l e s n o g e n e r a a c u s e d e r e c i b i d o automático, e s t e m e c a n i s m o d e b e d e h a b i l i t a r s e c u a n t o a n t e s .


2.1 Información d e interés

D a t o s a b i e r t o s La información está p u b l i c a d a , s in e m b a r g o , d e b e s e r a c t u a l i z a d a periódicamente según l a " guía d e d a t o s a b i e r t o s " , se

P r o c e s o : Evaluación, S e g u i m i e n t o y C o n t r o l E S C E S C - F - 0 6

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r e c o m i e n d a v e r i f i c a r y a c t u a l i z a r e l Excel d e i n v e n t a r i o d e d a t o s a b i e r t o s , e l r e g i s t r o a c t i v o d e información, e l c e n s o guía d e a r c h i v o s y q u e c o n s t e c l a r a m e n t e la última f e c h a d e actualización.


E s t u d i o s , i n v e s t i g a c i o n e s y o t r a s p u b l i c a c i o n e s .

Se p u e d e m e j o r a r e l ítem d e la R E V I S T A M E M O R I A , d i g i t a l i z a n d o las e d i c i o n e s a n t e r i o r e s a l número 1 5 .

T I A D E , S N A , P a t r i m o n i o , S G P D , G r u p o d e S i s t e m a s .


P r e g u n t a s y r e s p u e s t a s f r e c u e n t e s

Las p r e g u n t a s d e b e n e s t a r a c t u a l i z a d a s y se r e c o m i e n d a la habilitación e n p a n t a l l a d e la última f e c h a d e actualización.

O f i c i n a A s e s o r a d e Planeación.


Información p a r a niños y jóvenes

Se d e b e p u b l i c a r t o d a la información y n o t i c i a s d e interés s o b r e los s e r v i c i o s q u e p r e s t a e l A G N p a r a niños y jóvenes.

G r u p o d e S i s t e m a s -G r u p o d e C o m u n i c a c i o n e s

3.2 E s t r u c t u r a orgánica y t a l e n t o h u m a n o

F u n c i o n e s y d e b e r e s En e l e n l a c e h a y r e s o l u c i o n e s , p e r o f a l t a n l e y e s y n o r m a s q u e d e b e n s e r a g r e g a d a s , c o m o la l e y 1 4 3 7 d e l 2 0 1 1 , l e y 5 9 4 d e l 2 0 0 0 , e n t r e o t r a s .

O f i c i n a A s e s o r a d e Planeación -G r u p o Gestión H u m a n a


P r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s

F a l t a n los P D F d e las n o r m a s r e l a c i o n a d a s c o n c a l i d a d ( N T C G P 1 0 0 0 DE 2 0 0 9 ) , A m b i e n t e ( N o r m a ISO 1 4 0 0 0 ) Y C o n t r o l I n t e r n o ( M E C I ) .


D i r e c t o r i o d e información d e s e r v i d o r e s públicos y c o n t r a t i s t a s

El d i r e c t o r i o d e información d e los s e r v i d o r e s públicos está d e s a c t u a l i z a d o y e l d e c o n t r a t i s t a s n o f u n c i o n a , e l e n l a c e r e d i r e c c i o n a a la página d e l S IGEP y allí n o a p a r e c e la información d e l o s c o n t r a t i s t a s .

Gestión H u m a n a -O f i c i n a A s e s o r a Jurídica


D i r e c t o r i o d e a g r e m i a c i o n e s , a s o c i a c i o n e s y o t r o s g r u p o s d e interés.

D e las a g r e m i a c i o n e s o a s o c i a c i o n e s v i n c u l a d a s e n la página se c o n s t a t a q u e 3 d e los e n l a c e s n o f u n c i o n a n , se r e q u i e r e la habilitación d e los e n l a c e s .

Secretaría G e n e r a l


O f e r t a s d e e m p l e o N o ha p u b l i c a d o n i n g u n a o f e r t a d e c a r g o s a p r o v e e r , s in e m b a r g o , se realizará c o n c u r s o d e méritos, e l c u a l ya está tramitándose a n t e la CNSC.

Gestión H u m a n o s

P r o c e s o : Evaluación, S e g u i m i e n t o y C o n t r o l ESC E S C - F - 0 6

A R C H I V O l . l N I k \ l I*' l A H A O Ó N 1 M U I M H I \

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4.1 N o r m a t i v i d a d N o r m a t i v i d a d d e l o r d e n n a c i o n a l

B. Los d o c u m e n t o s están d i s p o n i b l e s p a r a s u c o n s u l t a , s i n e m b a r g o , n i n g u n o se p u e d e d e s c a r g a r , se d e b e n h a b i l i t a r p a r a la d e s c a r g a .

Dirección G e n e r a l -Secretaría G e n e r a l

C. Está h a b i l i t a d a la b a r r a d e búsqueda a v a n z a d a , p e r o n o f u n c i o n a c o r r e c t a m e n t e , s o l o s i r v e p a r a b u s c a r n o r m a s , l e y e s , d e c r e t o s y demás, p e r o n o p a l a b r a s c l a v e u o r a c i o n e s .

G. N o se h a c e r e f e r e n c i a a las n o r m a s q u e están a l o j a d a s e n e l S U I N , e s t a s d e b e n q u e d a r r e l a c i o n a d a s e n e l e n l a c e .

4.2 N o r m a t i v i d a d N o r m a t i v i d a d d e l o r d e n t e r r i t o r i a l

A g r e g a r e l d e c r e t o 6 4 8 d e 2 0 1 7 .

Dirección G e n e r a l -Secretaría G e n e r a l , S N A

5.2 P r e s u p u e s t o Ejecución p r e s u p u e s t a l histórica a n u a l

P e n d i e n t e p o r s u b i r e l c i e r r e f i s c a l d e la v i g e n c i a d e l 2 0 1 8 .

5.3 P r e s u p u e s t o E s t a d o s f i n a n c i e r o s Los e s t a d o s f i n a n c i e r o s d e l m e s d e d i c i e m b r e d e la v i g e n c i a 2 0 1 8 n o se e n c u e n t r a n d i s p o n i b l e s e n la página.

6.1 Planeación Políticas, l i n e a m i e n t o s y m a n u a l e s

C. A c t u a l i z a r y c a r g a r e l p l a n i n s t i t u c i o n a l d e la v i g e n c i a 2 0 1 9 .

O f i c i n a A s e s o r a Planeación

D. N o se e n c u e n t r a e n la página e l p l a n d e rendición d e c u e n t a s d e la v i g e n c i a 2 0 1 8 .

E. H a c e f a l t a s u b i r a la página e l p l a n d e atención a l c i u d a d a n o d e la v i g e n c i a 2 0 1 9 .

F. N o se e n c u e n t r a e l p l a n anti-trámites d e la v i g e n c i a 2 0 1 9 . H. N o h a y c o n t e n i d o s o b r e d e c i s i o n e s o políticas q u e a f e c t e n a l público.

6.2 Planeación P l a n d e g a s t o público N o se encontró e l p l a n d e l g a s t o público, e n s u l u g a r se p u b l i c a r o n los i n f o r m e s d e a u s t e r i d a d q u e r e a l i z a la



A R C H I V O GENERAL n VA HAO6N COLOMBIA

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o f i c i n a d e C o n t r o l I n t e r n o . El c o n t e n i d o q u e e x i g e la l e y d e b e s e r p u b l i c a d o c u a n t o a n t e s .

6.3 Planeación P r o g r a m a s y p r o y e c t o s e n ejecución

Cada u n o d e los p r o g r a m a s y p r o y e c t o s t i e n e u n a b r e v e descripción, s in e m b a r g o , n o se publicó e l a v a n c e d e cada u n o .


6.5 Planeación Participación e n la formulación d e políticas

A. N o h a y información s o b r e los s u j e t o s q u e p u e d e n p a r t i c i p a r e n la formulación d e políticas, e s t a información d e b e s e r a g r e g a d a . C. N o h a y información s o b r e las áreas r e s p o n s a b l e s d e o r i e n t a r y v i g i l a r .


6.6 Planeación I n f o r m e s d e e m p a l m e

La publicación d e l último i n f o r m e q u e a p a r e c e n o está s u s c r i t a .

Dirección G e n e r a l -O f i c i n a A s e s o r a d e Planeación

7.1 C o n t r o l I n f o r m e s d e gestión, evaluación y auditoría

C. N o se r e c o g e n las r e s p u e s t a s a las s o l i c i t u d e s p r e s e n t a d a s p o r los c i u d a d a n o s , estás d e b e n s e r r e a l i z a d a s y a g r e g a d a s a l i n f o r m e d e gestión.

O f i c i n a A s e s o r a d e Planeación

7.2 C o n t r o l R e p o r t e s d e c o n t r o l i n t e r n o

El i n f o r m e p o r m e n o r i z a d o d e l último c u a t r i m e s t r e d e l 2 0 1 8 n o se e n c u e n t r a e n la página d e l A G N , e s t e d e b e q u e d a r d i s p o n i b l e e n la página.

C o n t r o l I n t e r n o

7.3 C o n t r o l P l a n e s d e M e j o r a m i e n t o

F a l t a s u b i r a la página e l p l a n d e m e j o r a m i e n t o d e l m e s d e j u n i o d e 2 0 1 7 . / N o se ha c r e a d o u n e n l a c e a l s i t i o w e b d e los o r g a n i s m o s d e c o n t r o l , e n d o n d e se e n c u e n t r e n los i n f o r m e s q u e e s t o s h a n r e a l i z a d o s o b r e e l A G N .

O f i c i n a d e C o n t r o l I n t e r n o - Subdirección d e T I A D E , W e b Máster.

7.4 C o n t r o l E n t e s d e c o n t r o l q u e v i g i l a n a la e n t i d a d y m e c a n i s m o s d e supervisión

N o se p l a s m a n los m e c a n i s m o s i n t e r n o s y e x t e r n o s d e supervisión, notificación y v i g i l a n c i a , t a m p o c o se d e j a c l a r o c u a l es e l t i p o o los t i p o s d e c o n t r o l q u e se r e a l i z a n .


7.5 C o n t r o l Información p a r a población v u l n e r a b l e :

En la página d e l A G N se e n c u e n t r a e n e l n u m e r a l 7 . 8 , n o r e s p e t a e l o r d e n d e la m a t r i z , h a y u n i n f o r m e d e p r e s i d e n c i a s o b r e la l e y d e víctimas y restitución d e

O f i c i n a A s e s o r a d e Planeación -S N A


® A R C H I V O 1 ,1 S I k \ l

OOLOMBI \ INFORME DE SEGUIMIENTO - OFICINA DE CONTROL INTERNO Versión: 0 2

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t i e r r a s l e y 1 4 4 8 d e 2 0 1 1 , p e r o n o h a y n i n g u n a información s o b r e la población v u l n e r a b l e q u e p u e d a s e r s u j e t o d e atención e n s e r v i c i o s p o r p a r t e d e l A G N , se está i n c u m p l i e n d o .

8.2 Contratación Publicación d e la ejecución d e c o n t r a t o s

La publicación q u e se e n c u e n t r a e n la página está d e s a c t u a l i z a d a y c o r r e s p o n d e a los c o n t r a t o s d e l año 2 0 1 6 , d e b e s e r a c t u a l i z a d a la información d e m a n e r a periódica

O f i c i n a A s e s o r a Jurídica

8.4 Contratación P l a n A n u a l d e A d q u i s i c i o n e s

N o se e n c u e n t r a e l e n l a c e q u e d i r e c c i o n e a l P A A p u b l i c a d o e n e l SECOP.

Subdirección d e T I A D E , W e b Máster

10.6 I n s t r u m e n t o s d e gestión d e información pública

T a b l a s d e Retención D o c u m e n t a l

El c o n t e n i d o está, p e r o d e b e d e j a r s e c l a r o e n la descripción c u a l ha s i d o su última actualización.

10.7

10.9

I n s t r u m e n t o s d e gestión d e información pública

R e g i s t r o d e p u b l i c a c i o n e s

e l catálogo d e p u b l i c a c i o n e s d e b e s e r a c t u a l i z a d o , e l q u e se e n c u e n t r a e n la a c t u a l i d a d e n la página es d e l año 2 0 1 4 .

G r u p o d e S i s t e m a s

I n s t r u m e n t o s d e gestión d e información pública

M e c a n i s m o s p a r a p r e s e n t a r q u e j a s y r e c l a m o s e n relación c o n o m i s i o n e s o a c c i o n e s d e l s u j e t o o b l i g a d o

El l i n k d i r e c c i o n a a u n a página p o c o c l a r a , la m i s m a d o n d e se p u e d e i n t e r p o n e r c u a l q u i e r P Q R S D y estás p u e d e n ir c o n c o p i a a la Procuraduría G e n e r a l d e la Nación, s in e m b a r g o , n o h a y ningún e n l a c e q u e d i r e c c i o n e d i r e c t a m e n t e a ningún o r g a n i s m o d e c o n t r o l .

Subdirección d e T I A D E , W e b Máster

10,10 I n s t r u m e n t o s d e gestión d e información pública

I n f o r m e d e P Q R S D D e b e a c t u a l i z a r s e e l c o n t e n i d o , s u b i e n d o e l último i n f o r m e t r i m e s t r a l d e l 2 0 1 8 s o b r e las P Q R S D .

Secretaría G e n e r a l -Gestión D o c u m e n t a l

A l r e v i s a r y a n a l i z a r la información q u e está d i s p o n i b l e e n e n l a c e d e T R A N S P A R E N C I A d e la página d e l A G N , t u v i m o s e n c u e n t a t r e s a s p e c t o s , d i s p o n i b i l i d a d , actualización y c a l i d a d d e las p u b l i c a c i o n e s .

La m a t r i z d e verificación d e c u m p l i m i e n t o d e la Procuraduría G e n e r a l d e la Nación t i e n e e n t o t a l 1 5 7 ítems, c o n e l p r e s e n t e i n f o r m e l o g r a m o s d e t e r m i n a r q u e se está c u m p l i e n d o a c a b a l i d a d c o n e l 7 8 . 9 8 % , n o se está c u m p l i e n d o c o n e l 1 2 . 1 0 % y está p e n d i e n t e d e c u m p l i r s e e l 8 . 9 2 % .

El c u m p l i m i e n t o d e l 7 8 . 9 8 % c o r r e s p o n d e a información c o n g r u e n t e , c o m p l e t a y s u f i c i e n t e , además d e l f u n c i o n a m i e n t o c o r r e c t o d e la p l a t a f o r m a , e l p o r c e n t a j e d e 1 2 . 1 0 % q u e d e n o t a e l n o c u m p l i m i e n t o , y a sea p o r f a l t a t o t a l d e información o f a l l o d e la p l a t a f o r m a , e l p o r c e n t a j e d e 8 . 9 2 % q u e está p e n d i e n t e , c o r r e s p o n d e a información i n c o m p l e t a , d e s a c t u a l i z a d a , c o n f u s a o f a l l o s e n los e n l a c e s d e la página w e b .

P r o c e s o : Evaluación, S e g u i m i e n t o y C o n t r o l E S C E S C - F - 0 6

ARCHIVO GENERAL INFORME DE SEGUIMIENTO - OFICINA DE CONTROL INTERNO

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SOPORTES Y/O HERRAMIENTAS: 1 . La m a t r i z d e verificación d e c u m p l i m i e n t o d e la Procuraduría G e n e r a l d e la Nación.

3. CONCLUSIONES OBSERVACIONES:

1 . Se e v i d e n c i a q u e e l A G N c u e n t a c o n u n i n s t r u c t i v o p a r a e l m a n e j o y publicación d e información e n la página w e b , c u m p l i e n d o así c o n la observación q u e realizó la O f i c i n a d e C o n t r o l I n t e r n o e n e l i n f o r m e d e s e g u i m i e n t o q u e r e a l i z a m o s p a r a la v i g e n c i a d e l 2 0 1 7 . 2. Se c o n s t a t a q u e p a r a la v i g e n c i a d e l 2 0 1 8 e l A G N n o ejecutó e l 1 0 0 % d e los ítems q u e h a c e p a r t e d e la m a t r i z d e verificación d e c u m p l i m i e n t o d e la Procuraduría G e n e r a l d e la Nación. 3 . El A G N n o r e s p e t a e n s u t o t a l i d a d e l o r d e n d e los ítems d e la m a t r i z o r i g i n a l y t a m p o c o p u b l i c a la información q u e se p i d e e n cada u n o d e e s t o s y manteniéndola a c t u a l i z a d a , e n e s t o se está i n c u m p l i m i e n t o e n a l g u n o s casos c o n c r e t o s q u e d e t a l l a m o s e n la m a t r i z a n t e r i o r m e n t e p r e s e n t a d a , p o r e j e m p l o , e l d i r e c t o r i o d e s e r v i d o r e s públicos d e la e n t i d a d está d e s a c t u a l i z a d o y la d e c o n t r a t i s t a s es i n e x i s t e n t e . 4 . A l g u n o s d e los i n f o r m e s q u e se s u b i e r o n a la página w e b n o t i e n e n f i r m a , f e c h a d e publicación, f e c h a d e actualización. 5 . La a c c e s i b i l i d a d p a r a la presentación d e P Q R S D m e d i a n t e la página w e b n o es s e n c i l l a , n i c l a r a p a r a los c i u d a d a n o s , h a y o t r o s e j e m p l o s e n los c u a l e s se p u e d e m e j o r a r e l a c c e s o p a r a los u s u a r i o s , l o s f u n c i o n a r i o s y los e n t e s d e c o n t r o l . 6 . h a y e n l a c e s r o t o s q u e d e b e n s e r a r r e g l a d o s e n la página w e b .

DIFICULTADES:

1. A l n o r e s p e t a r s e e n a l g u n o s casos e l o r d e n , n i los n o m b r e s d e los ítems d e la m a t r i z o r i g i n a l se dificultó r e a l i z a r la comprobación d e c u m p l i m i e n t o . 2. A l g u n o s d e l o s i n f o r m e s a l n o t e n e r f e c h a d e elaboración, d i f i c u l t a d c o m p r o b a r si e s t a m o s c u m p l i e n d o c o m o A G N c o n los r e q u e r i m i e n t o s l e g a l e s .

RECOMENDACIONES:

1. T o d o s los i n f o r m e s q u e se s u b a n a la página d e b e n t e n e r f e c h a d e realización, publicación y actualización p a r a m e j o r a r n u e s t r a gestión. 2. S o l i c i t a r a los r e s p o n s a b l e s d e l o s c o n t e n i d o s q u e envíen la información a t i e m p o p a r a su publicación y también s u actualización c o n la p e r i o d i c i d a d n e c e s a r i a . 3 . T o m a r d e c i s i o n e s e n atención a cada u n a d e las o b s e r v a c i o n e s r e a l i z a d a s e n e l p r e s e n t e i n f o r m e .

4. DATOS FINALES ANEXOS: 1. La m a t r i z d e verificación d e c u m p l i m i e n t o d e la Procuraduría G e n e r a l d e la Nación.

ELABORÓ: J u a n Sebastián González B a u t i s t a . ^ (

FIRMA JEFE OCI: H u g o A l f o n s o Rodríguez Arévalo.


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