ARCHIVO CENTRAL

INSTITUTO GEOLOGICO, MINERO Y METALURGICO

TECNICO ADMINISTRATIVOFONDO MINERO

BASE LEGAL DEL ARCHIVOLey general del Patrimonio Cultural de la Nación Ley Nº 28296.Ley del Procedimiento Administrativo General Ley Nº 27444.Ley del Sistema Nacional de Archivos Ley Nº 25323, y su Reglamento Decreto Supremo Nº 088-92-JUS.Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN/JReglamento de Aplicación de Sanciones por infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico de la Nación, Resolución Jefatural Nº 076-2008 AGN/J.Reglamento de Organización y Funciones del INGEMMET D.S.035-2007-EMPlan Anual de Trabajo del Archivo Central del INGEMMET para el año 2013

ARCHIVO TÉCNICO - ADMINISTRATIVO El Archivo Central custodia documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión, conocidos también como archivo secretarial, de cada una de las unidades orgánicas del INGEMMET, mediante la aplicación de los principios, normas y técnicas archivísticas garantizando la defensa, conservación y organización para proporcionar el servicio a los usuarios internos y externos de nuestro patrimonio documental existente.El archivo Técnico Administrativo, proporciona su servicio en la sede central de la Av. Canadá 1470 - San Borja.

Actualmente existe en custodia de 7,564 Cajas Archiveras.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ARCHIVO CENTRALEstablecer y difundir las políticas y/o normas archivísticas.

Facilitar y promover la utilización de los recursos documentales archivísticos.

Garantizar el funcionamiento integral y estructurado del Sistema Institucional de Archivo.

Organizar y estructurar el Archivo Central-Histórico.

Viabilizar el acceso de la documentación en formato papel y digital.

Capacitar permanentemente a los colaboradores de la institución involucrados en el Archivo de Gestión.

Dar a conocer las innovaciones archivísticas a los usuarios internos y externos.

Conservación Calidad del servicio

Veracidad Reserva y Honestidad

Confianza en la información

Integridad

Respeto del principio de origen y procedenciaEficiencia y eficacia

PRINCIPIOS

ARCHIVOS DE GESTIÓN Se entiende por Archivo de Gestión ó Archivo Secretarial, como el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada unidad orgánica del INGEMMET, la cual se encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta en el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los colaboradores responsables de su custodia. La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión o secretarial en cada unidad orgánica es una responsabilidad compartida entre él responsable del archivo y el jefe inmediato.

SERIE DOCUMENTAL

PIEZA DOCUMENTAL

•INGEMMET •EX - RPM •EX - INACCOficina: Secretaria GeneralResoluciones

Res. Nº 001-2012-INGEMMET/SG

FONDO DOCUMENTAL

SECCION

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

4. DESCRIPCION DE DOCUMENTOS

1. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS2. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS3. SELECCIÓN DE DOCUMENTOS

5.CONSE

RVACION

6. SERVICIO ARCHIVISTICO

PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

1. ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOSEs un conjunto de principios , métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los niveles de archivos en el Instituto Geológico Minero y Metalúrgico. (INGEMMET).ARCHIVOS DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO TECNICO ADMINISTRATIVO

ARCHIVO FONDO MINEROARCHIVO GENERAL DE LA NACION

NIVELES DE ARCHIVO DEL INGEMMETSe tiene:

2. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos que son transferidos de los diferentes archivos de gestión al archivo central de nuestra entidad.

3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos técnicos y administrativos que custodia nuestro archivo central con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos ( base de datos ).

4. SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Este proceso consiste en identificar y evaluar las series documentales de cada unidad orgánica, con el fin de determinar dentro de la Tabla de Retención el período permanente o temporal de cada serie.

5. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOSEs un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de la documentación que se custodia en nuestro archivo central, implementando las medidas de preservación y restauración.

6. SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Proceso de archivo final del sistema archivístico que guarda la relación directa entre los usuarios internos y externos con la única finalidad de brindar información para ser utilizadas en la toma de decisiones de nuestros funcionarios de carácter técnico, legal y financiero.

Formato de Préstamo de Documentos: SGC - F- 009

7. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRALConsiste en remitir la documentación desde los archivos de gestión o archivo secretarial de manera ordenada, al vencimiento del plazo establecido por cada unidad orgánica, según la Tabla de Retenciones.Asimismo, se conoce como el ingreso periódico de documentos al archivo central de nuestra entidad.Actualmente el formato de transferencia de los documentos al archivo central es el SGC–F–008 que es un formato donde se registran todos los documentos que van a hacer transferidos al archivo central técnico administrativo por haber cumplido su vigencia en el archivo de gestión.

Formato donde se consignan los siguientes datos SGC – F-008

El formato debe estar firmado por el Director o Jefe de área respectiva

CÓDIGO DEL DOCUMENTODESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL NÚMERO PÁGINAS

TIEMPO DE CONSERVACIÓN

UBICACIÓN

ARCHIVO DEL FONDO MINERO Actualmente se custodia la cantidad de 271,051 expedientes mineros que tienen la características de: vigentes, en trámite, extinguidos, etc.Este acervo documentario minero actualmente cuenta con un ambiente moderno, con estantería rodante, un sistema extractor de aire, extintores, sistema de alarma, detectores de fuego y control de la humedad ambiental y está ubicado en la Av. Las Artes Nº 220 San Borja.

FONDO MINERO ACTUALEn la actualidad el fondo de expedientes mineros del INGEMMET, está compuesto por 271,051 Expedientes Mineros, clasificados según su procedimiento minero:

(1) Provienen de las Ex-Jefaturas Regionales, se custodian en los 08 contenedores

102,986 PETITORIOS: D.Leg. 708.32,748 DENUNCIOS: D.Leg. 109 y anteriores.106,541 DENUNCIOS extinguidos s/ código de barra (1)2,303 UNIDADES ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS (U.E.AS)4,360 CATASTRO NO MINERO1,445 CUADERNOS DE RECURSOS DIVERSOS (TIPO K)(3)20,574 EXPEDIENTES DE VIGENCIA Y/O PENALIDAD (TIPO V)94 EXPEDIENTES DE VIGENCIA Y/O PENALIDAD (TIPO V 1)(2)

Son los que nos permite:•Conservar el documento físico por mayor tiempo. •Que los usuarios a través de la página web pueden acceder a visualizar el contenido de los expedientes mineros, a través del aplicativo SIDEMCAT, el cual nos permite buscar el Derecho Minero ingresando el código único o nombre. También se cuenta con el GEOCATMIN.

Los Expedientes Mineros Digitalizados

Formato de Transferencia a nivel de Gobiernos RegionalesEs un procedimiento según: Resolución Jefatural No 374-2008-AGN/J publicada el 04 de octubre de 2008.

SERVICIO DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES MINEROSLos préstamos se otorgan mediante formato SGC-F-038, que nos permite controlar la salida y retorno de los Expedientes Mineros al Archivo del Fondo Minero.El control y seguimiento de los respectivos préstamos se visualizan a través del SIDEMCAT, sistema que registra a nivel de usuario tanto el préstamo como la devolución de cada expediente.

CONTROL DE EXPEDIENTESCada expediente minero, se encuentra identificado con un código único, lo que permite su recepción, registro y seguimiento a través del Sistema de Derechos Mineros y Catastro – SIDEMCAT; accediendo los usuarios a la información sobre la ubicación y estado de tramitación del expediente minero en tiempo real a nivel nacional.

HASTA UNA PRÓXIMA OPORTUNIDAD