archivistica

ARCHIVISTICA

La importancia de los archivos:

-principios rectore

-fines del estado

-fines del archivo

El archivo es importante para la administración y la cultura

-toma de decisiones

-fuentes de la historia

-patrimonio cultural

La normatividad y la gestión documental en los archivos

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación

Gestion documental

La gestión documental PGD, como proceso archivístico sistemático

-se estructura a partir de la normatividad

-contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramites

El comité de archivo

Equipo responsable de hacer cumplir las políticas y hace recomendaciones en los procesos de archivo

Componente de un PGD

- Consideraciones básicas de tipo administrativo

-aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnostico

-adopción e implementación de tablas

-formación de archivos según el ciclo vital

-identificación de los procesos de un programa de gestión documental

-implementación y seguimiento

Procesos de producción de documentos

- ley 43 de 1913

-ley 527 de 1999

-código penal

-código de procedimiento penal

-código de comercio

-decreto 2649 de 1993

-decreto1584 de 1994


- decreto 2150 de 1995

-acuerdo AGN 060 d 2001

-Circular interna AGN No 13 de 1999

-NTC 1673

-NTC 2223:1986

- NTC 2676

- NTC 3393

- NTC 4436

Procesos de producción de documentos

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES1.creacion y diseño de documentos -medios y técnicas de producción

-determinación de aportes documentales -determinación de calidad y tipos de soportes

2- normalización de la producción documental

-identificación productora-definición tipologías documentales-determinación de formatos pre impresos -directrices relacionadas con el No de copias -control nuevos documentos-determinación periocidad

Proceso de recepción de documentos

-constitución política


-acuerdo AGN 060 de 2001

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión

Radicación: procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas

Registro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otros

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES1.Registro de documentos -definición medios de recepción

-recibo documentos oficiales-verificación de folios, copias, anexos, firmas-constancia de recibo-asignación de datos-asignación de envíos

2.Radicacion de documentos -asignación fecha, hora-impresión de rotulo-relación entre documentos-registro impreso-elaboración de estadísticas

Procese distribución de documentos


-acuerdo 060 de 2001

Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destino

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES1.distrubucion de documentos recibidos -identificación de dependencia

-enrutamiento de documentos-registro de control

2.distribucion de documentos internos -identificación de dependencias-enrutamiento-registro de control

3.distribución de documentos enviados -definición de medios personal, fax, correo, email, pagina web, etc. -control y firmas de guías y planillas-organización mensajería externa

Proceso de trámites de documentos


-ley 58 de 1982

-decreto 01 de 1984



Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento

-respuesta a una solicitud o requerimiento

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES1.recepcion de solicitud o tramite -confrontación y diligenciamiento de planillas

-determinación competencia

2.respuesta -preparación respuesta

Proceso organización de documentos

-ley 4 de 1913

-ley 80 de 1993





-Acuerdo AGN 007 de 1994

- Acuerdo AGN 09 de 1995


-Acuerdo AGN 16 de 2002







-circular ANG 07 de 2002

- circular ANG 01 de 2003

- circular ANG-DAFP No 004 de 2003

- circular ANG-DAFP 012 de 2004

-circular AGN 01 d 2004

-resolución min salud 1995 de 1999

-resolución AGN 183 de 2004

-NTC 4095

-NTC 5029

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES1.clasificación documental -identificación de unidades

-aplicación de la tabla-conformación de series

2.ordenacion documental -conformación y apertura-determinación de los sistemas-organización de serie documentales-foliación

-transferencias documentales -organización y entrega de documentales

3.descripción documental -análisis de información-diseño de instrumentos de operación

Procesos de consulta de documentos


-ley 4 de 1913

-ley 57 de 1985

-decreto 01 de 1984



-acuerdo AGN de 2000

Acceso a documentos con el fin de conocer la información

Proceso de consulta de documentos

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES1.formulación de la consulta -determinación de la presión

-determinación de la consulta -condiciones de acceso-disponibilidad de información-reglamento de consulta

2.estrategia de búsqueda -disponibilidad de expedientes -disponibilidad de fuentes-establecimiento de herramientas -ubicación de documentos

3.respuesta a consulta -sistema de registro-uso de testigos-implantación de medios manuales

Procese de conservación de documentos


-código penal civil

-ley 47 de 1920

-ley 14 de 1936

-ley 39 de 1981

-ley 63 de 1986

-ley 80 de 1993

-ley 397 de 1997








- acuerdo AGN 049 de 2000




Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad física

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES1.Sistema integrado de conservación -sensibilización y toma de conciencia

-reproducción, duplicación y migración de información-inspección y mantenimiento de instalación-control de condiciones ambientales-limpieza-control de plagas-almacenamiento y empastes-primeros auxilios-prevención de desastres-planes de contingencia(copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes, atentados, guerras)

Proceso de disposición final de documentos


-ley 163 de 1959

- ley 39 de 1981

- ley 80 de 1993










-circulas AGN 03 de 2001

- circulas AGN 01 de 2004

-NTC 3723

- NTC 5174

- NTC 5238

Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital

-conservación total -eliminación de documentos

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADESLa conservación total -recepción de transferencia

-organización de documentos -conservación y preservación

Eliminación de documentos -aplicación de lo estipulado-valoración por el comité de archivos-levantamiento de acta

Selección documental -aplicación de método elegido-elección de documentos

microfilmación -determinar mitología

-fines en la técnica-control de calidad

digitación -Determinar la metodología -definir calidad-control de calidad

FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA

Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado

Documento de archivo: registro de información producida o recibida

Los documentos son importantes

-permiten la comunicación humana

-medio valioso de información

-constituye un medio probatorio

-dejan constancia por algún medio

-sirven para la toma de decisiones

Documentos de archivo

Documento de apoyo: es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa

Elementos de un documento de archivo

-Soporte: relación a la parte material o física

-Técnica: medio que fija y transmite el contenido

-Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas

-Contenido o asunto: mensaje que transmite el documento

Carácter de los documentos

-Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad

-Internos: entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales

Clasificación de los documentos de archivo

-según tipo documental

-por la tradición documental

-por el tipo de función

-Por el ámbito jurídico

Clases de documentos

-Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clínicas, hojas de vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc.

-Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes de gestión, ordenes de pago, etc.

Ciclo vital de los documentos de archivo

-primera edad: planificación y tramitación

-segunda edad: vigencia y plazo precaucional

-tercera edad: fase permanente o histórica

Valoración: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos.

Valoración de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable

Valor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productora

Valor jurídico: de el se derivan los derechos u obligaciones

Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio

Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publica

Valor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas

Valores secundarios: sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.

Concepto de archivo

Ley 594 de 2000

Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada

Organización de archivos

El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada

Objetivos de los archivos

-construir un centro de documentación

-asegurar una perfecta conservación de documentos

-satisfacer eficazmente las exigencias de la consulta

Objetos de los archivos

-permitir una rápida localización de los documentos

-preservar la historia de la empresa

Funciones del archivo

-ser memoria corporativa

-reunir los documentos

-asegurar la conservación de la información

-soportar la toma de decisiones

-desarrollar funciones de oficina

Clases de archivo

-según su organización

-según su naturaleza

-según su jurisdicción

-según su ciclo vital

-según su acceso

-según su uso

Archivo centralizado

Ventajas

-cuenta por personal especializado

-controla duplicación de documentos

-economía tiempo y espacio

-racionaliza la adquisición de materiales y equipos

-responsabilidad centralizada

-Facilita la unificación del sistema

Archivo descentralizado

Cada dependencia es responsable de sus funciones.

-Archivo descentralizado con control central

-el tramite de la documentación esta centralizado, pero las dependencias conservan su vigencia

Archivos satélites

Conservan información técnica, muy especializada

Organización de documentos

-clasificar

-describir

-ordenar

Gestión en el archivo

-producción o recepción

-tramite

-distribución

-consulta

-retención

-conservación

-disposición final

-eliminación

-conservación permanente

Procesos técnicas de archivo

-ciclo vital de los documentos

-valores de los documentos

-tablas de retención

-expurgo, descarte

-transferencia

-inventarios

-guías

-catálogos

-índices

-usuario

-medios para presentación de servicio

-difusión

-capacitación

Nuevas tecnologías en archivos

-microfilmación

-archivo ópticos

-correo electrónico

-internet

-scanner

Principios básicos de archivos

-Principio de orden original

-principio de procedencia

El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.-El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo histórico en el orden que recibió durante

MARCO LEGAL

-Código civil


-código de procedimiento penal

- código de procedimiento civil

-código contencioso administrativo

-código fiscal

-código de elección

-código militar

-código de policio

-código de fomento

-código del medio ambiente

-código de beneficencia

-código de instrucciones publicas

*normas constitucionales

*el sistema nacional de archivos

*la constitución art 15

*sentencia T-696 de 1996

*la constitución y la correspondencia

*la correspondencia y el código de comercio

*la correspondencia, el código penal y el procedimiento penal

*el código civil y de legislación complementario

*del código de procedimiento civil

*otras normas de materia documental

*código de comercio

*archivos bancarios

*el código sustantivo de trabajo

archivistica

Entertainment & Humor