sobre la archivistica digital

11111las nuevas tecnologas

22222La archivstica y


La archivstica y las nuevas tecnologasReflexiones y experiencias

Serie Formacin Archivstica

Gustavo Villanueva BaznCoordinador

Archivo HistricoBUAP

Red Nacional de Archivos deInstituciones de Educacin Superior


ISBN 968863747-5Impreso y hecho en MxicoPrinted and made in Mexico

Benemrita Universidad Autnoma de PueblaArchivo Histrico Universitario

Reforma 531Centro Histrico

Tel: 2327479e-mail: [email protected]

Gobernador Constitucional del Estado de Puebla,Melquiades Morales Flores

Rector de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla,Enrique Agera Ibez

Director del Archivo Histrico Universitario,Alfonso Yez Delgado

Director de la Serie Formacin Archivstica,Gustavo Villanueva Bazn

Diseo de fotografa y digitalizacin,Gustavo Villoria

foto tomada por Fernando Hernndez

Diseo,Ileana Gmez Torres

Correccin de Estilo,Sonia Ramrez Torres


P r e s e n t a c i n

Es indudable la importancia que las nuevas tecnologas han desarrollado en los diversos mbitos de laactividad humana. Por supuesto los archivos no son la excepcin y la aplicacin de stas ha venido arevolucionar los diversos procedimientos archivsticos para su conservacin, organizacin, descripcin,servicio y difusin. En algunos casos, los nuevos sistemas han trastocado los principios archivsticos,sobre todo, cuando stos no son lo suficientemente slidos en las instituciones.

De esta manera, la archivstica se enfrenta a nuevos retos que si no son resueltos de maneraadecuada, pueden traer consigo la desaparicin o cuando menos, la transformacin de su esencia

y de su identidad. Si bien existen principios universalmente aceptados en la archivstica, stospueden ser desplazados por la urgencia de la aplicacin de las tecnologas que a su vez planteannuevas formas de concebir y de hacer en el campo de los documentos.

Esa manera tradicional de ver a los archivos como una actitud de servicio a la adminis-tracin y a la investigacin, sin tomar en cuenta, como esencia del ser mismo de la disciplina, laforma de interrelacin de los elementos que los componen, es decir, de los documentos y de las

relaciones que entre los mismos se desarrollan en un marco institucional basado en estructuras yfunciones, resulta altamente peligrosa, sobre todo, cuando la aplicacin de nuevas tcnicas deprocesamiento de la informacin buscan imponer nuevos mtodos y nuevas formas de hacer enlos archivos.

Esto implica para la archivstica, la necesidad de reforzar sus principios y sus mtodos, nopara rechazar a esas nuevas tecnologas sino para buscar su aprovechamiento en aras de una


modernizacin que, sin abandonar los conceptos y principios fundamentales, le permita a ladisciplina avanzar al ritmo de los nuevos tiempos.

No se trata por supuesto, de cerrar los ojos ante realidades evidentes que sin ms se vanposicionando sobre todo en un mundo altamente globalizado. No se trata tampoco de pintar

nuestra raya ante los avances tecnolgicos que da con da nos invaden, mucho menos se trata detomar posiciones conservadoras que a fin de cuentas nos haran caer en un estancamiento y enun retroceso del cual necesariamente saldramos perjudicados.

Se trata definitivamente, de tomar una posicin ante los avances de la ciencia informtica,se requiere tomar lo que nos ofrece para beneficio de nuestra disciplina y por supuesto, de losbeneficiarios de los archivos. Se necesita buscar las formas y maneras de entrar al mundo de las

nuevas tecnologas pero conservando y an ms, reforzando los principios y conceptos que hanvenido dando sentido a la archivstica.

Se trata as, de aprovechar las ventajas que las herramientas computacionales nos ofrecenpara avanzar en nuestras tareas cotidianas, para reforzar nuestros planteamientos, para ofrecermejores servicios, en fin, para mejorar como disciplina.

Y esto nos lleva, como hemos dicho, a reforzar nuestra teora y buscar su aplicacin,independientemente del soporte en que nuestros documentos se elaboren. Debemos encontrar

las formas adecuadas para la implantacin de sistemas automatizados con base en nuestrosprincipios fundamentales como pueden ser el de procedencia y orden original y el de la des-cripcin multinivel establecido como norma en la ISAD-G.

Existen ya varios intentos al respecto, algunos de ellos a nivel internacional, bajo la direccindel Consejo Internacional de Archivos, las normas ISAD-G y la ISAAR-CPF son la mejor muestra deesto. Otro caso sera la publicacin en 1997 de la Guide for managing electronic records from anarchive perspective, por parte del Comit de Documentos Electrnicos del Consejo Internacionalde Archivos. Sin embargo, la aplicacin de las nuevas tecnologas dentro del mbito archivstico,podramos afirmar, no ha sido lo suficientemente extendida por lo que, podra quedar solamentecomo un buen intento de respuesta a los retos que nos lanza la sociedad contempornea.

Es necesario tambin mencionar los intentos de estandarizacin archivstica a nivel inter-nacional, las diversas ISO que tienen que ver con los archivos y la descripcin tratan tambin de


establecer las posibilidades de acercamiento a las modernas tecnologas con base en tratamientosarchivsticos adecuados y basados en conceptos y principios aceptados universalmente por nues-tra comunidad profesional.

Sin embargo, y pese a todos esos esfuerzos, muchas instituciones archivsticas parecen

caer en la tentacin del menor esfuerzo con aparentes mayores logros. Son mltiples los casosque podramos sealar en que en los archivos se estn aplicando sistemas automatizados sinefectuar las tareas previas que nuestra disciplina establece. Cmo realizar catlogos automati-zados si antes no hemos desarrollado los procesos de clasificacin y ordenacin?, cmo digitalizarsin antes haber establecido los valores en nuestra documentacin y sin haber efectuado losprocesos de identificacin de nuestras series documentales?, cmo poner a disposicin de nues-

tros usuarios esas bases de datos automatizadas cuando no hemos ni siquiera elaborado uncuadro de clasificacin que intente reconstruir la organicidad del conjunto documental? En fin,esos ejemplos podran llenar cientos de pginas que nos llevaran a la conclusin de que estamosyndonos por el camino fcil y a fin de cuentas errneo de aprovechar sin cuestionar, de aplicarsin plantear correctamente los modelos archivsticos en nuestras instituciones.

Un primer paso, considero, para buscar la mejor solucin a los retos a que nos enfrentala tecnologa actual, es el de la reflexin, el de la confrontacin de experiencias y el de compartir

una y otras con nuestros colegas para que, una vez analizadas, podamos realmente utilizarnuestro criterio, conocimiento y experiencia, en aras de soluciones archivsticas aplicadas conbase en las nuevas tecnologas. No olvidemos que las computadoras son solamente herramientasal servicio de las sociedades.

Esta obra, que ahora presentamos dentro de la Serie Formacin Archivstica de la Bene-mrita Universidad Autnoma de Puebla, tiene precisamente la intencin de poner en la mesa de

la discusin el tema de las nuevas tecnologas, a travs de reflexiones, breves pero concisas, y deexperiencias diversas de aplicacin en el campo de la informatizacin de los archivos.

Se trata de ocho textos que intentan poner al servicio de los lectores, las reflexiones y lasexperiencias de aplicacin de sistemas automatizados en el campo de la archivstica. Reflexionesacerca del documento electrnico y su repercusin en la concepcin tradicional del archivo que


nos expone Luis Torres, sobre la aplicacin de las nuevas tecnologas en el terreno de la difusinarchivstica, que presenta Alma Gmez, como una forma de concebir la transmisin no slo delos contenidos documentales de nuestros acervos sino an ms, la experiencia y reflexiones queemanan de nuestro cotidiano hacer en materia archivstica y por supuesto, las reflexiones sobre

la importancia de la automatizacin como parte de la planeacin en los archivos de lo cual noshabla Enrique Lira.

Se trata tambin de textos que nos hablan sobre experiencias concretas de aplicacin deesos sistemas automatizados en algunas instituciones archivsticas como el Archivo de la Conta-dura General de la Nacin en Argentina con sede en Buenos Aires, por Eduardo Carlos Romn,quien nos describe la forma en que llevaron a cabo los sistemas de procesamiento de docu-

mentos y la digitalizacin de imgenes. Casos como el del Archivo Histrico de la UniversidadNacional Autnoma de Mxico que en dos artculos se expone, primero, por quien esto escribe,la manera en que se llev a cabo el Sistema Integral de Consulta Automatizada denominadoARHISTO-UNAM y la propuesta tcnica de creacin de bases de datos en los archivos histricos porArmando Torres, con base en esa misma experiencia. Finalmente, Yolanda Alcntara nos exponealgunas de las experiencias en cuanto a la aplicacin de las nuevas tecnologas y la reproduccindocumental en la Universidad de Guadalajara.

Sabemos pues que en la medida en que vayamos exponiendo y poniendo en la mesa de ladiscusin las diversas reflexiones y las muchas experiencias de aplicacin de sistemas automatizadosen nuestros archivos, es como podremos avanzar y desarrollar programas acordes con esa posi-bilidad de tratamiento archivstico dentro de nuestras instituciones y sobre todo, mediante laaplicacin de los principios archivsticos, lo que har que nuestra disciplina se consolide comouna forma de conocimiento que busca desarrollar mtodos y tcnicas que permitan su desarrollo

como expresin vlida de la sociedad en busca de su capacidad de organizacin y administraciny por supuesto, de su memoria histrica.

Sea pues este nmero, el IV de la serie Formacin Archivstica, de la Benemrita Univer-sidad Autnoma de Puebla, nuestro aporte para el desarrollo del conocimiento archivstico y la


consolidacin de sus principios, mtodos y tcnicas en ese mbito que da con da se hace msimprescindible en el desarrollo de las instituciones, el de las nuevas tecnologas y de los procesosautomatizados.

Gustavo Villanueva BaznGustavo Villanueva BaznGustavo Villanueva BaznGustavo Villanueva BaznGustavo Villanueva Bazn


Luis Torres

Alg

unos

reto

s de

la

arch

ivs

tica

en la

era

info

rmt

ica


Historiador por la Facultad de Filosofa y Letras de la UNAM. En 1995 ingres

como parte del personal acadmico al Archivo Histrico de la UNAM delCentro de Estudios sobre la Universidad (CESU) donde ha participado

en la organizacin y descripcin de varios de los fondosque lo conforman. Se ha especializado en diversos

temas de la archivstica y en paleografa,ha colaborado en publicaciones

especializadas y en diversoseventos sobre la materia.

Monroy


La incorporacin de las nuevas tecnologas a los archivos plantea un problema con dos vertientes

fundamentales: una, la que se refiere a la aplicacin de nuevas tecnologas para la informatizacinde los archivos tradicionales, y la otra que se refiere al tratamiento y conservacin de los archivosinformticos o virtuales de origen, los que nacen en nuevos soportes; entre esto dos rubrosproblemticos existe otro que, igualmente, merece una atencin especial y concretamente merefiero al que se plantea en el mbito de la coexistencia de las formas tradicionales de gestindocumental y de las modalidades de creacin y gestin documental con tecnologa informtica,

es decir, esa especie de proceso hbrido en el que conviven antiguas y nuevas formas de pro-duccin y gestin documental, fenmeno similar al que en su momento nos enfrentamos losarchivistas al tratar al mismo tiempo con documentos manuscritos, mecanuscritos e impresos.

En el presente trabajo se abordar fundamentalmente lo referente a la incidencia tecno-lgica en los archivos electrnicos o virtuales de origen.

Los problemas del tratamiento de los documentos electrnicos de origen han sido unapreocupacin internacional ms o menos constante desde mediados de la dcada de los sesenta,

pero esta preocupacin se acenta sobre todo a partir del Congreso Internacional de Archivoscelebrado en Pars (1988) y contina en el Congreso de Montreal (1992), pero sin duda, el hechoms importante habra de darse en 1993 con la creacin del Comit de Documentos Electrnicosdel Consejo Internacional de Archivos.

Ya para el Congreso de Beijing (1996) en su cuarta sesin plenaria, y gracias al trabajodel ya citado comit cuya denominacin se ha ido adecuando, se contaba con un informe que

incorpora la problemtica detectada y donde se perfilan tambin una serie de elementos pararesolverla.

En 1997, y a partir del trabajo realizado por ese comit, se public en Pars la Guide formanaging electronic records from an archival perspective, misma que, en 1999, edita el ArchivoGeneral de la Nacin (Mxico) con el ttulo Gua para la administracin de documentos elec-trnicos desde la perspectiva archivstica. Esta publicacin representa en s misma un importante


instrumento que con toda seguridad ser de gran utilidad para establecer un dilogo internacio-nal que permitira avanzar en la bsqueda de las respuestas al impacto de la evolucin tecnol-gica sobre todo en la forma de asumir la teora y la prctica archivsticas. Parto de la idea de queningn campo de la actividad humana puede permanecer al margen de las innovaciones tecno-

lgicas, y persiste en cada uno de ellos la necesidad de reformular planteamientos, sin que en elloles vaya la prdida de su sentido y esencia. Contribuir a este dilogo ofreciendo algunos elemen-tos para responder a la preocupacin y hasta a cierta angustia que se puede percibir en algunosarchivistas por el impacto que las transformaciones tecnolgicas tienen y tendrn en la archivstica,es el propsito de estas reflexiones que necesariamente retoman algunos planteamientos que yacon anterioridad se han dado a conocer en distintos foros.

El ejercicio implica, en primera instancia, reflexionar sobre los mitos que se han generado araz de la cada vez mayor incidencia del desarrollo tecnolgico en los archivos; por ello consideroconveniente abordar el supuesto impacto negativo de las nuevas tecnologas en los elementosesenciales de la disciplina, mismo que frecuentemente se identifica como ese monstruo apocalpticoque amenaza su existencia como tal. Luego, plantear algunos de los ms importantes problemasreales que ya se pueden distinguir ante la gradual informatizacin de la produccin, flujo y acumu-lacin de documentos que, ciertamente, ha puesto en evidencia la carencia de una respuesta archivstica

a una realidad que hace ya algunos aos era previsible y que sin embargo, sobre todo a los pasesimportadores de tecnologa, el vigoroso tobogn tecnolgico cada vez ms acentuado parecetomar por sorpresa. Frecuentemente, la incorporacin de las nuevas tecnologas a las tareasarchivsticas se identifica como el fenmeno que se encargar de sepultar a una disciplina que notendra razn de ser en un mundo informatizado y conectado por redes que automticamentepondran a disposicin de quien lo desee los repositorios que contengan la memoria social. La

creciente incorporacin de los medios electrnicos y magnticos en el proceso de produccin yflujo de documentos desde su etapa administrativa hace pensar en la ociosidad de la ejecucin detareas archivsticas fundamentales que podran ser sustituidas con la programacin adecuada deinstrumentos informticos que realicen estas operaciones, con la ventaja de la economa de tiempoy de recursos que ahora se destinan a este fin.


A la primera preocupacin, de antemano se puede decir que es entendible pero no justi-ficable, porque gran parte de los argumentos que se esgrimen para sustentarla no tienen otraexplicacin que un desconocimiento de los fundamentos, pero tambin de los objetivos de ladisciplina; se parte generalmente de la errnea idea de que la archivstica tiene como objeto ser

una herramienta cuya finalidad fundamental es proporcionar informacin expedita a un conjuntode usuarios, cuya cabal satisfaccin se convierte en su aval ms importante.

En este restringido concepto, esta rea de la actividad humanstica no tiene futuro posibleen la era de las llamadas supercarreteras de la informacin porque, ciertamente, ms tarde o mstemprano, los procedimientos para llevar a cabo esta funcin podran estar absolutamente auto-matizados y no habr ms qu hacer. Los archivistas sobrevivientes, entonces, nos podremos

dedicar a incorporar va digitalizacin o tcnica reprogrfica en boga aquellos documentosque entonces llamaremos preinformticos, producidos antes del uso extendido de los soporteselectromagnticos, mismos que por la rareza de su soporte el papel pasarn a formar partede los museos en su rubro de curiosidades antiguas.

Este ttrico panorama futuro de la archivstica no tiene sentido si consideramos que nues-tra disciplina antes que herramienta es mtodo y, por lo mismo, antes que forma es esencia. El finde la archivstica es humanstico, no tecnolgico; ninguna revolucin tecnolgica ha trastocado

ni puede trastocar los elementos esenciales de una disciplina. La fortaleza de una disciplina,cualquiera que sta sea, radica fundamentalmente en la solidez de sus principios esenciales,porque si stos ceden al embate de las inercias externas, entonces no tendra sentido conservaresa disciplina como tal, y estaramos frente al surgimiento de otra nueva, que pudiera en todocaso derivarse de la antecedente, pero que nunca podr convertirse en su sustituta. Quiz,eso s, podr pensarse en la ramificacin, especializacin o parcializacin del conocimiento, que

no deja de tener sentido ante la aparicin de nuevas necesidades que ya no encuentran respuestaen el mbito de disciplinas que como la archivstica han sido configuradas para solucionarproblemticas especficas y son socialmente reconocidas como soportes del conocimiento y dilu-cidacin de fenmenos que interesan al estudio humanstico.


El objeto de estudio de la archivstica no ha cambiado, porque tampoco se ha modificadola funcin que se les reconoce a los archivos, y no necesita replantear o transformar su materiade estudio al influjo de las transformaciones que el entorno social experimenta. Antes bien, haocurrido que sus principios han venido desarrollndose, consolidndose y difundindose con

una mayor fortaleza, esclareciendo una filosofa y una metodologa al grado de ser stas actual-mente inconfundibles, lo que permite considerar a la archivstica como una ciencia que transitarpidamente hacia su madurez y consolidacin. Desafortunadamente este proceso ya superadoen pases desarrollados, en otros como el nuestro an es materia de discusin y de reflexin enlos pocos espacios acadmicos existentes lo que, esperamos, paulatinamente llevar a romper lasinercias del pasado, principal factor de este retraso. No es entonces el avasallador empuje del

desarrollo tecnolgico lo que pone en riesgo a la disciplina, sino la conjugacin de ste con ladeficiente interiorizacin de los principios y conceptos fundamentales de la archivstica.

En no pocas disciplinas la presencia de procedimientos informticos ha sido responsablede una mayor estandarizacin de procedimientos tradicionales. Un ejemplo para los archivos loes la normativa generada desde instancias como el Consejo Internacional de Archivos en materiade descripcin,1 cuya tendencia se ubica en una mayor homologacin de sus elementos queposibilite el intercambio de informacin, incluso a partir de procesos de automatizacin de

archivos. En este mismo sentido, lejos de que la presencia de documentos electrnicos amenacela existencia de la archivstica, la fortalece al replantear la necesidad de encarecer su presencia enetapas ms tempranas del ciclo vital,2 pues la generacin de este tipo de documentos ha puestonfasis en la responsabilidad de incidir desde su propio diseo, a fin de asegurarse de que eldocumento cubra los aspectos fundamentales que le otorgan el carcter de evidencia o docu-mento de archivo, independientemente de su soporte y del formato en que se contiene la infor-

macin. Este proceso implica el diseo, implantacin y monitoreo de un sistema sustentado enprotocolos o cdigos informticos al servicio de la gestin, que acompaen al documento en las

1 La ISAD (G) y la ISAAR (CPF) son un ejemplo claro de estandarizacin que tiene su principal impulso en la cada vez mayoraplicacin de las herramientas informticas en tareas esenciales como la descripcin.2 Vase Christine Nougaret, El impacto de las tecnologas de la informacin en los archivos y el trabajo del archivista,en Memoria del XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, 1996, pp. 9-10.


distintas fases de su ciclo vital; implica, por supuesto, establecer una serie de convenciones parala aplicacin de estos protocolos y para que ese sistema sea capaz de transferir cdigos a travsde sus propias herramientas informticas.

El reto fundamental aqu es establecer un control estricto del sistema o red, porque a

diferencia de las redes que el mercado ofrece, la red o los sistemas de redes archivsticos exigirnun estricto control y monitoreo. Es fundamental aqu evitar que nuestra red o sistema de redessean controlados al mismo tiempo por todos y por nadie, como sucede con las mencionadasredes que se nos ofrecen comercialmente.

El asunto es, entonces, asegurarnos de que los adelantos tecnolgicos que se incorporan anuestras actividades sirvan como esas herramientas que faciliten el logro de los objetivos que

nuestra disciplina se plantea, no de ahora sino desde que se le ha reconocido como aquella quecumple con la tarea de conservar o reconstruir donde es necesario la inteligibilidad de lasinstituciones o entidades (pblicas o privadas) y de individuos, que han producido y/o acumuladolos testimonios en que han materializado sus funciones y actividades.

Bsicamente se trata de hallar la forma de codificar los elementos que permitan distinguir tresniveles fundamentales en torno de los documentos: identificar al documento como tal, su relacin concada uno de los aspectos de la gestin y rescatar los datos que informan sobre su trnsito a travs del

ciclo vital. Todos estos datos deben ser inseparables del documento y debe cuidarse que puedan serdescifrables desde cualquier sistema informtico que haya estado implicado durante el recorrido de suciclo vital, pues ellos sern quienes permitan o limiten su archivacin, igual que sucede con los archivostradicionales, slo que a partir de una herramienta distinta. Significa entonces, que por ms que lasformas para producir pan hayan cambiado al influjo de los adelantos tecnolgicos que ese proceso haincorporado, los insumos para hacer el pan siguen siendo esencialmente los mismos y este producto

sigue cubriendo la misma necesidad.En funcin de su objetivo, la archivstica conserva un mtodo invariable que se resume en

la observacin de un principio fundamental que es el de Procedencia y Orden Original, que notiene otra finalidad que, a partir de la identificacin de elementos contextuales, de la composi-cin, estructura, jerarqua y correlacin de los elementos en que se distribuyen las competenciasy actividades de cualquier entidad, conservar o restablecer el estado orgnico que guardan los

Gerald Gutier

Gerald Gutier


documentos que constituyen la memoria documental de un ente. En la correcta aplicacin deeste principio universal el archivista encuentra la garanta para la inteligibilidad de la vida deinstituciones e individuos, pero adems se asegura de mantener o rescatar el potencial infor-mativo de los documentos que, de otra forma, se reducira y hasta se alterara. Si en la orga-

nizacin de una agrupacin documental determinada resulta imposible reconocer la regencia oel respeto del principio de procedencia y orden original, nos encontraremos ante la imposibilidadde reconocer la inteligibilidad de esa agrupacin documental, y esta realidad no excluye ni podrexcluir a los documentos informticos.

Bajo esta perspectiva, la archivstica lejos de ver minados sus cimientos experimenta un fen-meno de fortalecimiento, pero debemos tener en cuenta que este proceso de informatizacin exige

una mayor responsabilidad de la disciplina en procesos en donde tradicionalmente su participacin eralimitada, tales son: el diseo, la produccin, circulacin, acumulacin y uso de documentos desde lapropia gestin administrativa, aspectos que reciben de frente los embates de la evolucin del entornosocial y tecnolgico, en la conciencia de esa pugna subterrnea cada vez ms abierta en la quesabemos de antemano que, ms tarde o ms temprano, la produccin y circulacin de la informacinva informtica prevalecer sobre las formas que se sustentan en el documento con soporte de papel.

La informtica ha puesto en marcha una significativa revolucin cultural desde que la red

de redes o internet fue creada por El Pentgono en 1969; desde 1988 hasta 1995 duplic sutamao, y en los aos recientes la proporcin de su crecimiento es aun mayor.3 Este es unfenmeno que necesariamente afecta a todas las reas del conocimiento, y al que cada una destas debe responder desde sus propias necesidades, pues de no hacerlo corre el riesgo de verserebasada por la dinmica de los tiempos, lo que equivaldra a cargar con un lastre que irremedia-blemente frenara su desarrollo y pondra en entredicho su existencia.

Ante este escenario, la archivstica tiene que replantear su relacin con las dems disciplinas dela administracin; tiene que participar en el diseo tcnico de la herramienta informtica que habr deconstituir el sistema de archivacin, pero adems y quiz en primer lugar, tiene la responsabili-

3 El objetivo de ese proyecto fue el de favorecer el intercambio de informacin y de recursos informticos entreinstituciones militares y centros de investigacin relacionados con la defensa. Su influencia se extendi a las universidadesy centros de investigacin y luego a las empresas comerciales.

Gerald Gutier


dad de impulsar la generacin o adecuacin de un marco legal que jurdicamente sustente cada uno delos procedimientos que requiere. En la era de los documentos electrnicos, la archivstica tiene laineludible responsabilidad de coordinarse con los productores de documentos de una forma msdirecta, pues como ms arriba se asienta resulta indispensable que los criterios y los procedi-

mientos que dan lugar a los documentos aseguren una forma eficiente de conservarlos durante latotalidad de su ciclo vital. Ciertamente esto significa que paralelamente habr de darse una transfor-macin cultural en otros niveles, misma que parte necesariamente del reconocimiento a la archivsticaacerca de su importantsimo papel como la disciplina responsable de la preservacin de la memoriasocial. Por supuesto que, en paralelo, la disciplina est obligada a consolidar su identidad medianteuna mayor profesionalizacin, misma que pasa por la consolidacin de sus espacios acadmicos y por

la superacin del nivel tcnico que generalmente se le concede.Debemos reconocer que en los pases del llamado primer mundo esta transformacin

tiene ya un camino recorrido y los debates fundamentales giran en torno a cuestiones mspuntuales que tienen que ver con la estandarizacin de sus aspectos metodolgicos (ya no sujustificacin) incluido por supuesto el asunto de la informatizacin de la gestin archivstica.

La transformacin cultural para muchos de los pases subdesarrollados se plantea desde lapropia creacin de un marco jurdico general que otorgue consistencia normativa a los archivos

(ley nacional o general de archivos), y donde expresamente se reconozca la validez de los docu-mentos que desde su origen se contienen en soportes electrnicos, no slo desde el punto devista de sus valores relacionados con la administracin sino tambin de aquellos valores que serequieren para sus diversos usos sociales, cuya preservacin precisa de un cuidado especial delos valores secundarios del documento y de los archivos como tales.

Para efectos de la informatizacin de los archivos se requiere de una real operacin de los

sistemas de archivos. Ahora ms que nunca tiene sentido pensar en esa centralizacin normativay descentralizacin operativa que se perfilaba como la columna vertebral del Sistema Nacionalde Archivos que hace algunos aos se planteaba desde el Archivo General de la Nacin enMxico, porque dado el progresivo proceso de descentralizacin de la administracin,4 y sobre

4 Muy pronto podremos lamentar que, ante la ausencia de una normativa general en materia de archivos, algunos sectoresdescentralizados mantengan un manejo discrecional de su patrimonio documental.


todo a raz de la expedicin de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin PblicaGubernamental,5 es evidente que no slo, pero principalmente para la administracin p-blica federal resulta prioritario el establecimiento de una clara normativa general que ampare lageneracin, gestin y conservacin de los documentos.

La mencionada transformacin incluye evidentemente una reflexin disciplinaria que pongaen la mesa de discusin algunos conceptos tradicionales como por ejemplo el propio concepto dedocumento, en donde bsicamente el debate deber concentrarse en los elementos contextualeso extrnsecos en que se soporta la autenticidad, pero ms que sta, la confiabilidad, la validez y laseguridad de la informacin contenida.6 En otros pases es cada vez ms extendido el uso deldocumento electrnico para efectuar la tramitacin o realizar operaciones va electrnica, y los

beneficios ms notables de esta prctica inciden en un proceso de desburocratizacin7 de losprocedimientos administrativos; en esos pases se ha trabajado en el desarrollo de elementos deseguridad archivstica estableciendo sistemas informticos que limitan el intercambio indiscriminadode informacin que proponen las interfaces comerciales como Netscape y Explorer.8 El reto esaprovechar los protocolos y cdigos existentes adicionndolos de nuevos cdigos que permitancontar con la seguridad que la archivstica requiere porque, por ejemplo, los esquemas informticosactuales cuentan ya con la estructura para garantizar la autora, puesto que la mquina firma por s

misma en nuestro nombre; se nos proporcionan una serie de datos sobre el usuario autorizado, la

5 Decreto emitido por la Presidencia del Poder Ejecutivo Federal el 30 de abril, 2003.6 En efecto, ms que la autenticidad habr que cuidar aquellos aspectos que satisfagan las necesidades de una adminis-tracin distinta a la tradicional, porque un documento electrnico puede ser autntico y carecer de validez. Para losdocumentos electrnicos, se habla de los metadata que no son otra cosa que la informacin contextual indispensable parahacer operativo el principio de procedencia y orden original. Se trata de los datos electrnicos que acompaan aldocumento desde el momento de su creacin. Como habitualmente se dice, son datos sobre los datos que en la erainformtica son soportes indispensables de la confiabilidad y validez.7 Quiz el desarrollo de este tema sea fundamental para ejemplificar la rentabilidad del diseo de complicados sistemasinformticos; creo que puede resultar un incentivo importante para la administracin.8 Los sistemas se han montado en diseos del tipo ojeadores donde el servidor permite la lectura del documentoelectrnico, pero sin la posibilidad de rescribirlos, o protocolos como Gopher de internet, diseado para la bsqueday recuperacin de documentos previamente distribuidos, donde el protocolo y el software siguen un modelo de tipocliente-servidor.


fecha de creacin, la hora y las modificaciones efectuadas en el documento, entre otros, pero,como sucede tambin con los archivos tradicionales, hay cuestiones de no fcil resolucin; porejemplo, no siempre podremos estar totalmente seguros de la veracidad y confiabilidad del docu-mento, pues ser difcil determinar quin est o estuvo en el teclado (aun cuando existen los

password o mecanismos-candado para restringir el acceso), aunque este no es un problema exclu-sivo de la archivstica actual, porque las falsas atribuciones o suplantaciones forman parte de toda lahistoria de la escritura. Habra que pensar, entonces, en distinguir y codificar aquellos rasgoscontextuales que en un sistema nos garanticen los menores riesgos de prdida de informacin ydisear la manera de aplicarlos a partir de la estructura de sistemas informticos preexistentes. Ensuma, se trata de construir estndares a partir de lneas maestras para regular la creacin y el flujo

de los documentos; algunas de ellas se hallan prefiguradas en los sistemas en uso corriente, perorequieren de un trabajo de adecuacin para que puedan ser herramientas confiables y realmentetiles a los fines archivsticos.

Otro aspecto que habr de definirse en el corto plazo tiene que ver con cuestiones medularesdel procesamiento tcnico; por ejemplo, el asunto de la valoracin documental. Siendo ste uno delos procedimientos ms importantes de la archivstica, conviene reflexionar sobre su aplicacin a losdocumentos virtuales o informticos, e incluso redefinir en qu fase del ciclo vital debe aplicarse.

Jos Ramn Cruz Mundet9 advierte que quiz haya necesidad de reformular el proceso de valo-racin como aqul que se aplica a la informacin entendiendo por informacin los contenidosintrnsecos y no tanto a los documentos los soportes y aspectos tradicionales de autenticidadpero aun si fuera el caso, necesitamos asegurarnos de que este procedimiento clave sea aplicadobajo un control estricto mediante la instrumentacin de un proceso confiable, sustituto de losestudios diplomticos, que nos permita realizar una discriminacin documental adecuada.

Quiz debamos aceptar que la materia de la valoracin sea la informacin intrnseca conte-nida en el documento, porque existir la imposibilidad real de definir entre original y copia, porquelos soportes en donde se conserve la informacin tendrn que actualizarse continuamente pero, en

9 La profesin de archivero: balance y retos del futuro, en Memoria histrica del 10 aniversario del Archivo Histricodel Estado de Mxico, p. 12.


esencia, tendremos que adoptar, desde el diseo del documento, una especie de TCP/IP (TransmissionControl Protocol/Internet Protocol) para que mquinas de diversas caractersticas y sistemas operativospermitan el trnsito de los documentos o de los paquetes documentales, sin que ello implique quecada terminal les aplique un procesamiento distinto. Ya a esta hora, existen serios problemas rela-

cionados con la prdida de informacin; existen serios problemas de expedientacin sobre todo enaquellos documentos que en un sistema tradicional obraran como documentos de enlace. Merefiero fundamental, aunque no nicamente, a las comunicaciones que circulan a travs del correoelectrnico; mientras no exista una definicin puntual sobre la normativa para su tratamiento, estefenmeno se ver reflejado en el futuro en una deficiente integracin de expedientes.

Debemos reconocer que en la carrera tecnolgica las respuestas archivsticas se hacen cada

vez ms urgentes porque, adems, resulta preocupante que al margen y en ausencia de esta discu-sin en nuestro pas se estn generando disposiciones e instrumentos en materia de archivos queparecieran partir del presupuesto de que existe toda una base conceptual y una infraestructurasuficiente para dar respuesta oportuna a las disposiciones que conlleva su aplicacin. Tal es el caso,por ejemplo de ejercicios como el propio Sistema Nacional de Archivos, proyecto que se ha aban-donado por diversas razones, pero entre las ms importantes, considero, las que tienen que ver conesa ausencia de una comunidad archivstica que realmente asuma las implicaciones de un proyecto

de esas magnitudes. Otro es el caso de la ya mencionada Ley Federal de Transparencia, dondeincluso persisten inconsistencias que hacen difcil la comprensin de las disposiciones. Por ejemplo,en su artculo 7, fraccin XVII, se intenta la acotacin de cuestiones como el valor de prueba, laconfiabilidad planteando que La informacin a que se refiere este Artculo deber publicarse de talforma que facilite su uso y comprensin por las personas, y que permita asegurar su calidad,veracidad, oportunidad, sin que se diga ms sobre la forma de poner en prctica tal asunto. Queda

la impresin de que en muchos planteamientos no slo se da por hecho la existencia de parmetrosfundamentales sino, incluso, se vuela sobre ellos. Por ejemplo, cuando se hace alusin a las vas porlas que se pretende hacer transitar la informacin, se da por sentado que se cuenta con unainfraestructura tcnica de primer mundo y que ser suficiente con observar algunas disposiciones


reglamentarias expedidas por un Instituto,10 lo que pone en evidencia la necesidad de insistir enestablecer un orden de prioridades para las tareas que aguardan a la comunidad archivstica.

En conclusin, dejar a un lado la discusin de las repercusiones de la informtica en losarchivos y prorrogar indefinidamente las respuestas que sta exige es, cuando menos, una irres-

ponsabilidad que ms tarde o ms temprano lamentaremos, pero fundamentalmente nos atar demanos para resolver problemas de archivacin que, incluso, amenazan la existencia misma de losarchivos en su forma y sentido esenciales.

10 Artculo 9. El Instituto Federal de Acceso a la Informacin.


Eduardo CarlosIn

trod

ucci

n a

sis

tem

as d

e p

roce

sam

ient

ode

doc

umen

tos


Ingeniero en sistemas. Desarroll actividades laborales en el sector privadohasta 1994 en que ingres en el Ministerio de Economa como coordinador

de Auditora de Sistemas y desde 1996 ocupa el cargo de coordinadorgeneral del Archivo General de la Administracin Nacional

de Argentina. Sus principales logros son haber participadoen la redaccin y reglamentacin de la Ley de FirmaDigital y la Ley de Acceso a la Informacin, as como

haber redactado la Ley del Valor Jurdico de ImgenesDigitales y su reglamentacin de aplicacin

en el archivo que coordina.

Romn


1. Marco conceptual1.1 Antecedentes

En el orden mundial, la cantidad de transacciones econmicas y financieras se ha incrementado

geomtricamente respecto de la ltima dcada. Por otra parte, el principio de siglo nos en-cuentra frente a una explosin informtica y de comunicaciones, dentro de un contexto deglobalizacin de la economa y en plena aplicacin de reingeniera de procesos, tanto en elsector pblico como privado.

1.2 Reforma del Estado

En nuestro pas y dentro del marco de la Reforma del Estado (iniciada en 1991), en enero de1993 comienza a regir la Ley 24.156 de Administracin Financiera y de los Sistemas de Con-trol del Sector Pblico Nacional. Dicha legislacin considera la necesaria interrelacin de lasmetodologas, normas y procedimientos a fin de lograr que el aparato administrativo pblicofuncione en trminos de economa, eficiencia y eficacia.

Todo esto requiere el sustento de informaciones oportunas, pertinentes y fidedignas que

faciliten la toma de decisiones y el accionar de los rganos de control pblico. A fin de coadyuvaral logro de estas metas, se ha implementado el Sistema Integrado de Informacin Financiera (SIDIF)que integra el registro transaccin por transaccin de todas las operaciones financieras delEstado.

Para completar este circuito, corresponda lgicamente implementar un adecuado trata-miento de la documentacin respaldatoria de estas transacciones, hasta hoy soportada casi ex-

clusivamente en papel en todos los mbitos.


2. Situacin de contexto2.1 Falta de normativa jurdica

Hasta la fecha, tanto nuestro Cdigo Civil como las leyes de fondo permanecen reglamentando eldocumento y la prueba acordes a la tradicional cultura del papel y no han sido adaptadas paracontemplar la utilizacin de la informtica, el sonido y el video como instrumentos probatorios.

En tanto nuestro pas mantenga en las leyes conceptos tales como la escritura es slografa sobre papel, que el instrumento pblico as como el privado deben ser escritos en laacepcin tradicional, que la firma autgrafa es irremplazable para la existencia del instrumentobajo forma privada, que los contratos que tengan por objeto una cantidad mayor de mil pesos

deben hacerse por escrito, que los contratos deben probarse por los medios indicados en elartculo 1.190 del Cdigo Civil, que los actos que contengan convenciones perfectamente bila-terales deben ser redactados, en tantos originales, cuantas partes haya con un inters distinto,ser muy difcil ofrecer soluciones satisfactorias a los problemas que plantea para estos casos lainsercin de la informtica, obstaculizando su desarrollo y su reconocimiento en nuestro medio.

Proyectos de modificacin al Cdigo Civil en este aspecto fueron presentados desde1986, aunque ninguno alcanz estado parlamentario, como consecuencia, precisamente, de

una mayoritaria resistencia jurdica al cambio.

2.2 El Archivo como responsabilidad

de la Contadura General de la Nacin

Dentro de las responsabilidades que le asigna la Ley 24.156 de Administracin Financiera, a la

Contadura General de la Nacin, en su artculo 91, Inciso i) se encuentra la de Mantener elArchivo General de la Documentacin Financiera de la Administracin Nacional. Una de lascaractersticas del mismo consiste en que se trata de un archivo intermedio, alimentado por losarchivos primarios de ms de 100 organismos de la Administracin.


2.3 Problemtica de los archivos

Los altos volmenes fsicos de la documentacin financiera archivada, sujetos a las tareas deguarda y recuperacin para su consulta, generalmente lejanos al lugar de trabajo, hacen lentas,

las tareas de obtencin de la informacin. El ritmo actual de la toma de decisiones requiere unarespuesta adecuada en tiempos y formas, no siempre alcanzable cuando se precisa recurrir adocumentacin archivada.

2.4 Edificio del Archivo de la Contadura

General de la Nacin

Para la exclusiva finalidad de archivo, est destinado un edificio de cuatro plantas construidoespecialmente entre los aos 1948-1956, que se encuentra en la Drsena F del Puerto deBuenos Aires, donde se guarda la documentacin financiera proveniente de todos los orga-nismos del Estado.

La superficie cubierta es de catorce mil metros cuadrados y dispone de 47 mil metroslineales de estanteras, con una capacidad de almacenamiento de diez mil metros cbicos, apta

para albergar aproximadamente diez millones de hojas de papel.

2.5 Saturacin del archivo

en soporte papel

En todos estos aos, el volumen de la documentacin-papel recibida para su archivo fue amplia-

mente superior a la cantidad que poda expurgarse por vencimiento de plazos de guarda, llegandoa saturar todos los espacios fsicos disponibles; por lo cual la Contadura General de la Nacin sevio obligada a suspender transitoriamente la recepcin de documentos.


3. Principales objetivos

Frente a la necesidad de contar con informacin oportuna y fidedigna y dada la saturacin de lacapacidad del Archivo, se pens en la utilizacin de tcnicas tendientes a minimizar esta proble-

mtica y que a su vez, ahorrarn metros destinados a la guarda de los documentos.

3.1Intento de solucin con tcnicas

de microfilmacin

Fue en la dcada de los ochenta que se comenzaron a pasar los archivos de Ttulos de Propie-

dades del Estado a un sistema de microfilmacin. Se pudo as disponer de microfichas de estetipo de documentos en espacios reducidos y con un acceso en mucho menor tiempo que el queinsumira la bsqueda de las fotocopias de los documentos depositados en el distante archivo.

Esta tecnologa aunque fue un gran avance en su poca, ya que en reducidos espaciosocupados por las microfichas se poda disponer de un gran cantidad de documentos tena lassiguientes limitaciones:

Lento proceso de obtencin, debido a las tcnicas propias del revelado fotogrfico.

Durabilidad limitada, como consecuencia de la rpida obsolescencia del soporte.

No ofreca soluciones frente a los problemas de concomitancia, distancias y copias.

3.2 Tecnologa informtica

de imgenes documentales

La explosin informtica que caracteriza la dcada de los noventa y su rpido asentamientodentro y fuera de la Administracin Pblica, en nuestro pas y en el mundo, nos proporciona enla actualidad una herramienta para el tratamiento de documentacin soportada en papel, quesupera ampliamente a la microfilmacin y es imposible de desechar: la imagen digital.


Los sistemas informticos de gestin de imgenes utilizan en su mayora discos de tecno-loga lser. Si se trata de discos denominados WORM (una sola escritura y muchas lecturas), algrabar la imagen en el disco, el rayo lser produce una marca fsica irreversible en el material desoporte del mismo, lo cual nos asegura la inalterabilidad de la informacin all resguardada,

temor que persista en los soportes denominados magnticos.Adicionalmente, la gestin documental con procesamiento de imgenes brinda otros bene-

ficios. Algunos de los ms importantes, vistos desde la gestin de archivos son: Perdurabilidad. La tecnologa de fabricacin de estos discos actualmente garantiza un

tiempo de vida superior a los 50 aos y, por supuesto, no pueden ser daados por roedores,hongos, humedad, bacterias, etctera, que s destruyen al papel y tambin pueden afectar al

microfilm. Volumen. Discos de 1,4 Gigabytes de capacidad permiten albergar entre 50 mil y 60

mil imgenes cada uno, y ya hay anuncios de discos que cuadruplican esta capacidad. Recuperacin de la imagen. Los documentos, una vez digitalizados y metdicamente

indizados, son sencilla y rpidamente localizados, permitiendo de esta forma una drstica reduc-cin en los tiempos de obtencin de la informacin.

Concomitancia. Las bases de datos utilizadas permiten que un documento pueda serconsultado por varios usuarios simultneamente.

Independencia fsica. El estado actual de las comunicaciones permite que la infor-macin digital pueda ser enviada a cualquier distancia, si se tienen las redes y enlaces requeridos.

Copias en el puesto de consulta. Adicionalmente a la consulta por pantalla y en casode ser necesaria la copia en papel, los documentos se pueden imprimir.

Por lo tanto podemos decir que el disco ptico WORM es un medio excelente para el

almacenamiento de documentos por las siguientes caractersticas:

Proceso de grabacin no regrabable

Larga vida til del medio

Baja tasa de error


Proteccin al manipuleo y contaminacin ambiental

Gran cantidad de documentos por disco

Muy bajo costo por imagen

Remocin y portabilidad del medio

Acceso inmediato y directo a cualquier documento del disco

4. Creacin y puesta en marcha del AMI

Impulsado por la Secretaria de Hacienda, la Contadura General de la Nacin (CGN) ha en-carado, dentro del Archivo General de la Administracin Financiera, la creacin y puesta en

marcha del Archivo Modelo por Imgenes Digitales de Documentacin Financiera (AMI).El objetivo principal del AMI es la guarda de la Documentacin Financiera de la Adminis-

tracin, en soportes pticos, y su recuperacin con base en un gestor documental, con pleno valorjurdico y probatorio de originales, posibilitando el reciclado del soporte papel y permitiendo larecuperacin del espacio fsico destinado al archivo.

Si bien la tecnologa por s misma no brinda beneficios, los beneficios estn dados por lautilizacin de las tecnologas adecuadas, como medios en el logro de objetivos fijados.

4.1 Estrategia documental

El equipo de trabajo que se requiere para abordar esta problemtica, dentro del mbito delArchivo de la Administracin Financiera del Estado, puede calificarse de transdisciplinario, yaque es menester la participacin entre otros de archivistas, documentalistas, informticos, abo-

gados, contadores, historiadores, administrativos y tcnicos en diversas disciplinas.Dado que esta tecnologa es la ltima palabra en el tema de gestin de archivos, la estra-

tegia adoptada para la puesta en marcha consisti en tercerizar la misma. A tal fin se contratun grupo consultor con el objetivo de realizar una experiencia piloto desde el punto de vistainformtico-documental.


Estos tcnicos trabajaron durante seis meses y fueron permanentemente supervisados porpersonal de la Direccin de Auditora de Sistemas de la Contadura General de la Nacin, demanera tal de dejar el centro funcionando y con la consiguiente transferencia del conocimientoal personal de lnea del Centro, creando bases de datos, tablas y tesauros normalizados, redac-tando manuales de procedimientos y digitalizando un volumen considerable de documentos.

Los corpus seleccionados para esta experiencia piloto fueron de tres especies diferentesde documentos: Formularios de ejecucin presupuestaria, Ttulos de propiedades del estado yManuales presupuestarios.

Formularios de ejecucin presupuestaria. Estos documentos son los originales que confec-

cionan los organismos del Estado y se presentan a la CGN a fin de registrar las transacciones dela ejecucin de recursos y gastos de cada ejercicio presupuestario.

Estas transacciones son registradas y gestionadas informticamente por el SIDIF. Luego desu ingreso al SIDIF, los formularios-papel originales, respaldatorios de estas transacciones, seenvan al Archivo General de la Administracin.

Por cuerda separada, la documentacin original que respalda la ejecucin informada enlos formularios es enviada al mismo archivo, por parte de los organismos de origen.


El soporte-papel de estos originales, una vez digitalizados segn los procedimientos quemarca la ley y la reglamentacin, podr ser destruido, quedando las imgenes con valor jurdicode originales en pequeos discos, permitiendo as el reciclado de toneladas de papel y la recupe-racin de importantes cantidades de espacios fsicos.

Ttulos de propiedades del Estado. Este grupo documental tiene las caractersticas de que elprocedimiento marca su registro por parte de la CGN, la cual debe realizar una fotocopia para sugestin administrativa posterior, remitiendo el original a la Escribana General de Gobierno parasu guarda.

Si bien los originales no estn sujetos a destruccin, la cantidad de papel soporte de

fotocopias requeridas para la gestin no slo alcanzan volmenes considerables, sino que sonobjeto de un alto nivel de consulta.

Digitalizar esta documentacin, en el momento de la tenencia del original, agilizara losprocedimientos administrativos en forma sustantiva, aunque la misma no debe ser realizada deacuerdo a los procedimientos establecidos para el otorgamiento de valor jurdico.

Manuales presupuestarios. Anualmente la cantidad de copias de estos manuales se multiplica

de acuerdo a la cantidad de responsables de la gestin administrativa financiera del Estado. Unavez concluido el ciclo de vida til, cada organismo conserva para su consulta o enva para suarchivo, dicho documento.

Esta operacin da como resultado un espacio fsico destinado a su conservacin, ya seaen el organismo administrativo, ya sea en los anaqueles del Archivo.

De ofrecer, con seguridad y agilidad, el acceso a la consulta de dichos documentos,

mostrando la imagen de la pgina en la que se encuentra el texto a consultar, se producira unahorro equivalente a los metros recuperados, ms los muebles necesarios para su guarda, ms elpersonal de apoyo para su bsqueda, sin contar las horas/hombre invertidas si de manualesanteriores se trata.

Si esta prctica se generaliza, estaramos frente a una reingeniera de procesos en losprocedimientos administrativos y, hacia el futuro, podramos asegurar que el ahorro se produ-


cira desde su impresin y distribucin en adelante. Este corpus tampoco tiene el valor de ori-ginal y al tratarse del tipo libros, son susceptibles de ser digitalizados automticamente a raznde 30 pginas por minuto.

4.1.1 Anlisis de la documentacin archivada

Resolver esta temtica, requiere una serie de preguntas, con su consecuente diversidad de res-puestas, como son: su origen, su destino, la etapa del circuito administrativo que cumpli, quines dueo de los documentos; si se trata de originales, duplicados o fotocopias; valor intrnseco,relativo, consultivo, histrico o valor patrimonial-cultural pas, plazo de guarda legal, as como

definir la dimensin de la muestra testigo que se pretende conservar en soporte-papel, etctera.A fin de determinar los diferentes corpus documentales para hacer eficiente su gestin, se

debe definir si se trata de documentacin presupuestaria, financiera, de registro, de personal,etctera.

Las nuevas definiciones requieren tambin discernir y establecer pautas y parmetrosacerca del valor relativo de la informacin adjunta a los documentos originales, establecindoseo no la necesidad de expurgo previo a su digitalizacin.

4.1.2 Calificacin de los documentos

En el caso del AMI, de estas interrelaciones de atributos, y a fin de definir el tratamiento a dar ala documentacin, se la calific en:

Documentacin crtica, entendindose por tal a todos los originales que se digitalizarn

respetando el procedimiento definido para otorgar a la imagen, valor jurdico y probatorio deoriginal, y cuyo soporte-papel ser destruido.....

Documentacin de consulta, que comprende la digitalizacin de documentos originaleslos cuales no se destruirn, (ejemplo Ttulos de Propiedades del Estado); as como documentosrespaldatorios que no cumplen estrictamente con la definicin de originales (ejemplo ExtractosBancarios, fotocopias certificadas, Manuales, etctera).


4.1.3 Dueos de la informacin

Determinar el dueo de la informacin es absolutamente necesario en muchos de los casos ycobra vital importancia en el caso de documentacin de personal, la cual es objeto de tratamien-

to reservado y podr ser consultada nicamente por agentes expresamente autorizados.Asimismo, dentro de los archivos suele encontrase documentacin original perteneciente

a terceros, la cual es tratada expresamente en un prrafo del texto de la Ley.

4.1.4 Tiempos de guarda

Preestablecer los plazos de guarda de cada documento y la fecha a partir de la cual se comienzaa contar, permite entre otros, determinar previamente:

Documentacin que ser expurgada en el archivo primario y no ser enviada al intermedio.

Documentacin residente en el archivo intermedio que no ser digitalizada por estarprximo el plazo de expiracin de la guarda.

Estas fechas tambin son denominador comn si se define que los corpus de igual venci-miento sern digitalizados sobre un mismo disco.

Y finalmente, si se desea utilizar como atributo de documentos que, perteneciendo a lamisma carpeta, tienen distintos plazos de vencimiento, facilita el expurgo automtico al mo-mento de migrar de soporte, realizar copias de resguardo, etctera.

4.1.5 Anlisis de los circuitos de la informacin

La realizacin de este tipo de anlisis conduce a detectar la documentacin emanada de unaetapa cumplida dentro de una gestin ms amplia, la cual es enviada para su archivo, indepen-dientemente de que la misma se encuentre totalmente finalizada, posibilitando tomar decisionesreferidas a digitalizar hasta dicha etapa, dejando pendiente los vnculos con la restante, definiruna espera hasta la finalizacin total de la gestin, etctera.


4.1.6 Estimacin del volumen de consultas

En documentacin financiera de registro, los mximos picos de consulta se estimaron ubicadosen el ao de gestin y los meses del cierre de la cuenta. Un pico posterior se presenta ms tarde

como consecuencia de las auditoras realizadas por los organismos de control.Para documentacin de personal, los picos responden generalmente a los periodos

jubilatorios de los agentes y a las certificaciones por disolucin o privatizacin del organismocontratante. Sin embargo, dada la facilidad para localizar la documentacin escaneada y viendoque la misma podr ser examinada a distancia, es de suponer que el volumen de consultasaumentar en forma considerable haciendo variar los parmetros obtenidos con base al histrico

de consultas realizadas sobre el soporte-papel.No es utpico prever que documentos que se acumulaban en los archivos primarios para

eventuales consultas sean enviados al archivo intermedio con mayor celeridad, modificando lasactuales operatorias, espacios dedicados y cantidad y perfil del personal asignado a la tarea.

4.2 Estrategia informtica

El software est totalmente en castellano, por lo que puede ser gestionado por cualquier usuarioque establezca el dilogo necesario.

El software de procesamiento de imgenes se instal sobre un motor de base de datosGupta, y ahora se encuentra operando bajo ORACLE. La red interna funciona bajo Windows nt,en modalidad multiusuario y administra datos relacionales, documentales, OCR e imgenes, en

forma integrada.El AMI dispone de 18 puestos de trabajo, con sus respectivos escneres de pgina com-

pleta y tres equipos servidores: uno de imagen, uno de datos y uno de comunicaciones.La capacidad de almacenamiento ptico instalada en lnea es de 360 Gigabytes alber-

gada en Juke box de 600 discos.


El edificio del archivo y el del Ministerio de Economa y Obras y Servicios Pblicos estndistantes, pero se encuentran comunicados por medio de un enlace punto a punto, de 64 kbde velocidad. El protocolo de Red utilizado es TCP/IP. Esto permite afirmar que se cuenta contodo el archivo de la documentacin financiera en el puesto de consulta. Dicha comunicacin

podr, en el futuro, extenderse a cualquier otro punto que se requiera.

Adicionalmente a la estrategia de hardware, software, base de datos, redes y sistema degestin documental, para el caso del Archivo de Documentacin Financiera y, puntualmente,para el corpus de los formularios que gestiona el SIDIF, se ha aprovechado para migrar de dichabase de datos, los datos predefinidos para la bsqueda documental.


La utilizacin de datos de bases de datos preexistentes, y en este caso, del sistemamadre, potencia los conceptos de economa, eficiencia y eficacia en la gestin, ya que noslo ahorra un altsimo porcentaje de los tiempos que insume la indizacin de los documentos,permitiendo pegar la imagen asocindola a su nmero de documento, sino que autoefecta

la verificacin referida a que cada transaccin del SIDIF se corresponda con su documentacinrespaldatoria.

4.3 Estrategia jurdica

1994. Primera aproximacin. En la Ley de Presupuesto para 1994 se incluy como

artculo 16 el siguiente texto:

La documentacin financiera de la Administracin Nacional, luego del cumplimiento del plazo

de seis (6) meses de su tramitacin, podr ser reemplazada por caracteres magnticos,

informticos u otra tecnologa que garantice la inmutabilidad de la reproduccin del docu-

mento. La reproduccin por estos medios tendr el mismo valor probatorio que su original. El

Poder Ejecutivo Nacional dictar las normas reglamentarias del presente artculo.

1995. Permanencia. Considerando que la Ley de Presupuesto tiene una vigenciaanual, y con la finalidad de darle permanencia, el texto del artculo 16 se recoge en la Ley11.672 Complementaria Permanente de Presupuesto, como artculo 49.

1996. Nueva redaccin. Si bien el texto del artculo16 plasmaba la voluntad dellegislador, se estimaba cuestionable en cuanto a obtener el pleno valor jurdico, por lo cual se

redact nuevamente. La misma est registrada como artculo 30 de la Ley 24.624 que sustituyeal artculo 49 de la Ley 11.672 anterior.

Se puede decir entonces que la estrategia jurdica consisti en la elaboracin de un Com-plejo Normativo que abarca: La Ley, su reglamentacin y normativa interna.


4.3.1 La Ley 24.624 de Presupuesto

ARTCULO 30. Sustityese el artculo 49 de la Ley 11.672, Complementaria permanente depresupuesto (t.o. 1995), por el siguiente:

La documentacin financiera, la de personal y la de control de la Administracin Pblica

Nacional, como tambin la administrativa y comercial que se incorpore a sus archivos, podrn

ser archivados y conservados en soporte electrnico u ptico indeleble, cualquiera sea el

soporte primario en que estn redactados y construidos, utilizando medios de memorizacin

de datos, cuya tecnologa conlleve la modificacin irreversible de su estado fsico y garantice

su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad, asegurando la fidelidad, unifor-

midad e integridad de la informacin que constituye la base de la registracin.

Los documentos redactados en primera generacin en soporte electrnico u ptico indeleble,

y los reproducidos en soporte electrnico u ptico indeleble a partir de originales de primera

generacin en cualquier otro soporte, sern considerados originales y poseern, como conse-

cuencia de ello, pleno valor probatorio, en los trminos del artculo 995 y concordantes del

Cdigo Civil.

Los originales redactados o producidos en primera generacin en cualquier soporte una vez

reproducidos, siguiendo el procedimiento previsto en este artculo, perdern su valor jurdico

y podrn ser destruidos o drseles el destino que la autoridad competente determine,

procedindose previamente a su anulacin.

La documentacin de propiedad de terceros podr ser destruida luego de transcurrido el plazo

que fije la reglamentacin. Transcurrido el mismo sin que se haya reclamado su devolucin o

conservacin, caducar todo derecho a objetar el procedimiento al cual fuera sometida y el

destino posterior dado a la misma.


La eliminacin de los documentos podr ser practicada por cualquier procedimiento que

asegure su destruccin total o parcial, con la intervencin y supervisin de los funcionarios

autorizados.

Facltase al JEFE DE GABINETE DE MINISTROS a reglamentar las disposiciones del presente artculo.

4.3.2 Su Reglamentacin

La reglamentacin del artculo 30 de la ley 24.624 fue aprobada por Decisin Administrativanmero 43 del Jefe de Gabinete de Ministros el 30 de Abril de 1996 y publicada en el BoletnOficial del 7 de mayo de dicho ao.

En ella se establecen las normas tendientes a otorgar valor jurdico y probatorio a ladocumentacin existente y a la que se incorpore al archivo, mediante la utilizacin de tec-nologa que garantice la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soportede guarda fsico de la mencionada documentacin.

Determina el mbito de aplicacin, la documentacin involucrada, los procedimientos parala reproduccin, verificacin, registro, anulacin y destruccin del soporte-papel, as como tam-bin las medidas relacionadas con los documentos de propiedad de terceros, facultando a la Con-

tadura General de la Nacin a dictar normas aclaratorias y complementarias de dicha medida.Tomando como punto de partida el artculo 5 de la ley 24.156 de Administracin Finan-

ciera, define como documentacin financiera a todos los registros y comprobantes que alimenteno emanen de los Sistemas Presupuestario, de Crdito Pblico, de Tesorera y de Contabilidad.

Como documentos de personal define a aquellos relativos a los agentes pblicos de laAdministracin Pblica Nacional, ya sean stos producidos o recibidos por un organismo p-

blico donde el empleado ocupa un cargo. Y como documentos de control, a aquellos que


sirven de prueba de los trmites o actos realizados en el marco de la Administracin Financierasujeta a la accin de los rganos de contralor del Estado Nacional.

El captulo II: De las definiciones, se completa precisando lo que debe entenderse pororiginal, copia, autenticacin, copia autenticada, copia de sustitucin, copia de resguardo, ar-

chivo, conservacin y soporte electrnico u ptico indeleble.El captulo III especifica requisitos en general y el captulo IV precisa las condiciones en

cuanto a los documentos.El captulo V puntualiza los requisitos en cuanto al soporte, precisando que la tecnologa

utilizada deber conllevar la modificacin irreversible de su estado fsico, de modo que no seaposible el borrado ni la sobreescritura de la informacin en l registrada.

Los captulos VI y VII detallan el procedimiento respaldatorio y el de verificacin. Lossiguientes determinan el registro y la anulacin.

En el captulo X se expone sobre la documentacin de terceros mientras que el XI defineel procedimiento de destruccin.

El captulo XII determina la conservacin y seguridad, finalizando con el XIII que con-tiene disposiciones varias.

Estos son los logros que dentro del marco de la Reforma del Estado y, puntualmente, de la

ley 24.156 de Administracin Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional,se presentan como respuesta a la modernizacin del Estado en el tratamiento de sus archivos.

No escapar a ningn observador, que este paso no se limita a la aplicacin de tecnologaen la resolucin de la problemtica de los archivos, sino que inicia en nuestro pas una trascen-dental etapa para la transformacin de la cultura organizacional, basada en el reconocimientodel valor jurdico y probatorio del documento electrnico y que eleva a nuestro pas al nivel de

los estados de avanzada que ya aplican en su gestin este instrumento.


4.3.3 Normativa Interna

Completa esta estrategia, normativa plasmada en resoluciones y disposiciones donde se definenentre otras varias, facultades y responsabilidades del funcionario fedatario; del administrador de

la base de datos, del coordinador documental y del control de calidad.

5. Gerenciamiento del proyecto

Gerenciar un emprendimiento de tamaa envergadura constituy un desafo demasiado atra-yente como para no aceptarlo, en concordancia con el mencionado proceso de Reforma del

Estado. No se trataba de informatizar el Archivo de la Administracin Financiera sino que,adems, deba obtenerse el valor jurdico y probatorio del documento digitalizado, respaldadopor una normativa con estatura de ley, sin precedentes en nuestro pas.

Para ello fue menester contar fundamentalmente con: Inquebrantable impulso poltico Fuerte respaldo institucional Profundo asesoramiento en informtica jurdica

Expertos archivistas-documentalistas Tcnicos informticos con conocimientos en gestin documental Personal con experiencia en el archivo de la administracin Total compromiso de todos los participantes en el proyecto

Coordinar y administrar un proyecto, en el que necesariamente concurren equipos de

trabajo que podemos denominar transdisciplinarios por el diferente perfil de cada especialista


y no especialista involucrado, con el objeto de lograr sentar las bases de un cambio cultural,requiere de mucha cautela, una gran dosis de imaginacin y una mayor cantidad de horas detrabajo responsable.

Es de fundamental importancia lograr que el objetivo sea un proyecto de todos, en una

estrecha interaccin de todos los recursos humanos responsables o participantes. No puededesecharse ninguna colaboracin y ha de lograrse el mayor consenso posible, a travs de unaactiva poltica motivacional.

Fijar los pisos tecnolgicos, en consulta con los proveedores informticos y convalidadoen nuestro caso por la Subsecretara de Sistemas de Informacin, observar la normativa delArchivo General de la Nacin, as como el consenso de las secretaras legales y tcnicas y de los

organismos de control como la Auditora General de la Nacin, la Sindicatura General de laNacin y la Procuracin del Tesoro, fueron aportes con los que valiosamente se cont.

6. Logros

La permanente sorpresa cotidiana pasa por descubrir la interminable variedad de modalidades enla composicin de legajos y expedientes, as como del tipo y formatos de formularios y docu-

mentos soporte de igual o equivalente informacin.Del anlisis documental es posible reconstruir no slo la actividad financiera de cada

poca, sino la modalidad y tipo de conduccin poltica y econmica, el perfil y formacin delpersonal administrativo y hasta la tendencia de los artistas del momento, as como tambin laabundancia o austeridad de cada periodo por el que transitaron los diferentes y cada uno de losorganismos pblicos y privados.

La tarea de anlisis del grupo de tcnicos, informticos y documentalistas alcanza suxito en cada corpus documental incorporado a las bases de datos, donde se ha contemplado


cada atributo de bsqueda y se han establecido las relaciones y validaciones necesarias respectode tablas normalizadas y tesauros creados para la ptima guarda y recuperacin de cada imagendigitalizada.

El procedimiento (sustentado por el nuevo marco legal vigente en la materia) que se

observa para la digitalizacin de un documento original, a fin de obtener una imagen con valorjurdico y probatorio, cumple en general con los siguientes pasos:

Recepcin y anlisis de la documentacin Categorizacin del corpus, definicin y creacin de la base de datos Definicin de los campos de indizacin de los documentos

Preparacin de los documentos o preescaneo

Escaneo de los documentos

Control de calidad

Correccin

Control de correccin

Anulacin del soporte-papel mediante un sello que indica la prdida de su condicin de original Destruccin del soporte-papel.

La digitalizacin del lote de documentos que cada operador graba directamente sobre losdiscos WORM se encuentra comprendida entre un Acta de Apertura y un Acta de Cierre de lasesin, donde se indican entre otros, datos como la fecha y hora, el nombre del operador, el tipode documentacin, la cantidad de imgenes, etctera.

El responsable del Control de Calidad, luego de efectuada la revisin, escanear el Acta

de Control donde indicar el resultado del mismo.


En caso de observar alguna anomala que requiera que un documento sea nuevamentedigitalizado, quedar asentado en el acta y deber procederse a un nuevo escaneo del documento.

Es de suma importancia destacar que sobre la superficie del WORM quedar grabada dos

veces la imagen de dicho documento, la primera con defectos y la segunda correctaamparadas por las diferentes actas de correccin y de control de correccin, tambin grabadassobre el disco.

La consulta del documento traer la imagen correcta, ya que el puntero de la base dedatos se direcciona sobre esta ltima, quedando registrados para cualquier auditora posterior,los sucesivos pasos y los motivos de la correccin, con indicacin de los responsables de la

operatoria.Las seguridades de acceso al sistema y a los datos debe ser establecida en forma previa a

la puesta a disposicin de los documentos para la consulta por parte de los usuarios, pudiendo

preescaneo escaneo

control de calidad

correccin control de correccin

destruccin

recepcin y anlisis

Procedimiento de Digitalizacin con Valor Jurdico


en algunos casos, requerirse el registro del personal autorizado a acceder a informacin condiferentes grados de privacidad.

La seguridad de los documentos archivados se encuentra triplicada ya que el WORMcon las imgenes originales se guarda en una caja de seguridad en el Banco Nacin Argentina; la

primera copia (de sustitucin) en la caja fuerte del contador general de la nacin y la tercer copiaqueda para su consulta en el AMI. No cabe en nuestra imaginacin pensar que esto podrahacerse con los papeles.

Este nuevo sistema archivstico permite recuperar dos metros cbicos de espacio ocupadopor papel, en solo un disco de 1,4 Gigabytes, dado que en cada uno de ellos se ha logradoalmacenar un promedio de 56 mil imgenes.

El ahorro en espacios para almacenamiento entre el soporte-papel y la imagen digitalrepresenta la significativa reduccin del 99,987 por ciento.

Todas estas transformaciones representan un cambio profundo en el marco de la con-cepcin sistmica de la Administracin Financiera del Estado y, en este caso particular, se halogrado consolidar una gestin pblica integrada que, a nivel del sistema archivstico docu-mental, configura un aporte sustancial a la optimizacin de la racionalidad y productividad en elmanejo de los recursos pblicos.....

El Archivo Modelo por Imgenes Digitales de Documentacin Financiera fue inau-gurado el 22 de mayo de 1996, da en el cual se destruyeron los primeros papeles, antiguosoporte de los documentos quedando las imgenes como nicos originales con pleno valorjurdico y probatorio.

El volumen de formularios de ejecucin presupuestaria, con su documentacin anexa,que ya se encuentran digitalizados con valor jurdico, supera en la actualidad el milln.....

Asimismo se posee un volumen equivalente de documentos con valor consultivo, perte-necientes a diferentes corpus, entre los cuales se encuentra el de Expedientes de Privatizacionesdel Estado, para los cuales se defini la no destruccin de los originales.


7. Cambio cultural

Emprender el cambio de soporte de la informacin es iniciar una nueva etapa cultural.El papel desde hace siglos tiene ganado un lugar en nuestras costumbres y no es fcil

cambiarlas ya que forman parte del piso sobre el cual se asienta nuestra cultura.No por novedoso debemos pensar en aplicarlo indiscriminadamente, sino que cabe una

utilizacin racional y dirigida principalmente al tratamiento de grandes volmenes de informacin.Sin embargo, hay sobrados motivos que justifican el cambio iniciado, desde la desertizacinambiental, consecuencia de la tala indiscriminada de rboles, hasta la aceleracin de las transac-ciones comerciales, pasando por la toma de conciencia de costos improductivos en la utilizacin

de espacios, traslados y distancias superadas hoy en da por las comunicaciones.Debemos aceptar que ya es una realidad la posibilidad de no acudir exclusivamente a la

documentacin sobre papel. Si observamos a nuestro alrededor, hay muestras de innumerablesactos que realizamos en la vida cotidiana, prescindiendo de este soporte, tal como la utilizacinmasiva de las tarjetas de crdito, los depsitos y extracciones de dinero y cantidad de transac-ciones administrativas y comerciales que se realizan informticamente.

8. El futuro-nuevos desafos

Las bases sentadas por el artculo 30 de la ley 24.624, ha movilizado a diversos sectores denuestro pas, tanto en el mbito pblico como en el privado, y ha impulsado acciones tendientesa proponer modificaciones a las leyes de fondo en el sentido del reconocimiento del valor jurdi-co del documento electrnico.

En la actualidad se encuentra trabajando una comisin en el Ministerio de Justicia, sobreun proyecto de ley en el sentido de reconocer el instrumento electrnico y digital, a fin deproponerlo como aporte ante la comisin que estudia modificaciones integrales al Cdigo Civil.


En nuestro caso, que es el de la Administracin Financiera del Estado, dicho artculo 30reconoce expresamente a los documentos ...cualquiera sea el soporte primario en que estnredactados y construidos... y agrega que:

Los documentos redactados en primera generacin en soporte electrnico u ptico indeleble,

y los reproducidos en soporte electrnico u ptico indeleble a partir de originales de primera

generacin en cualquier otro soporte, sern considerados originales y poseern, como conse-

cuencia de ello, pleno valor probatorio, en los trminos del artculo 995 y concordantes del

Cdigo Civil.

La Decisin Administrativa 43/96 reglamenta una primera vertiente, que es la del trata-miento del original nacido en papel y su captura y guarda como imagen original.

El desafo est planteado ahora en reglamentar el reconocimiento del documento nacidooriginalmente en soporte electrnico. Para ello es menester determinar el piso tecnolgico y lasherramientas y tcnicas necesarias para probar la autora de los documentos y la inviola-bilidad en su transferencia electrnica, la recepcin conforme del destinatario y la integri-dad e inalterabilidad del mismo.

La Secretara de la Funcin Pblica de la Jefatura de Gabinete de Ministros, por Resolu-cin 45/97 publicada en el Boletn Oficial del 24 de marzo de 2003, adhiere y adopta comopropias las conclusiones del Subcomit de Criptografa y Firma Digital del Comit de Usuariosde Procesamiento de Imgenes (CUPI), tendientes a autorizar el empleo en el mbito de la Admi-nistracin Pblica Nacional de la tecnologa de firma digital. Sus objetivos son:

AAAAA. Normar la equiparacin de la firma digital a la firma olgrafa para permitir la digitali-

zacin y despapelizacin de los circuitos administrativos del estado.

BBBBB. Crear las condiciones para el uso confiable del documento digital suscrito digitalmenteen el mbito del sector Pblico.


CCCCC. Reducir el riesgo de fraude en la utilizacin de documentos digitales al suscribirlosdigitalmente.

Fundamenta la eleccin de la criptografa asimtrica como medio para instrumentar lafirma digital. En ella se emplean dos claves distintas: la clave privada, que se mantiene secreta,

nunca se da a conocer y la utiliza el autor para la firma de los documentos digitales, y la clavepblica, que se divulga y se utiliza para verificar las firmas basadas en la correspondiente claveprivada.

En el mbito internacional se puede mencionar que el Comit de Seguridad de la Infor-macin de la Seccin de Ciencia y Tcnica de la Asociacin de Abogados de los Estados Unidos(American Bar Association) en su normativa de Firma Digital recomienda la utilizacin del

mecanismo de clave pblica como nica alternativa para otorgarle a la firma digital el tratamientode la firma olgrafa.

Dicho comit est integrado (entre otros) por representantes de los siguientes organismosgubernamentales e instituciones:

Departamento de Justicia de Canad Gobierno de Quebec Diferentes estados de los Estados Unidos

NASA Departamento de Estado de los Estados Unidos Administracin de la Seguridad Social de Estados Unidos Federacin de Cmaras de Comercio e Industria de Blgica Unin Internacional de Notarios Latinos-Italia Asociacin de Notarios de Inglaterra


El mecanismo de la clave pblica tiene amplia difusin y no est relacionado con ningnproveedor o pas en particular. Por lo tanto, este ser el camino a seguir a fin de proponer unproyecto de reglamentacin en tal sentido, tendiente al reconocimiento del documento elec-trnico y la firma digital con el objetivo de eliminar enormes volmenes de papel en lo referente

a las transacciones propias del mbito de la Administracin Financiera del Estado.No est lejano el da en que el creciente proceso de globalizacin econmica permita asimi-

lar e interconectar archivos pblicos digitalizados, a la par del avance tecnolgico y en concordanciacon la imprescindible armonizacin a nivel pas, regional e Iberoamericana en materia de adminis-tracin financiera.

Cdigo civil - Artculo 995: Los instrumentos pblicos hacen plena fe de las enunciacio-

nes de hechos o actos jurdicos directamente relativos al acto jurdico que forma el objeto prin-cipal, no solo entre las partes sino tambin respecto de terceros.

Ley 24.624 (de Presupuesto para 1996 aprobada y publicada en el Boletn Oficial, el 29de diciembre de 1995).

Artculo 30. Sustituye el artculo 49 de la ley 11.672, complementaria permanente depresupuesto (t.o. 1995).

Decisin Administrativa nmero 43 del jefe de Gabinete de Ministros del 30 de abril de

1996 y publicada en el Boletn Oficial el 7 de mayo de 1996 reglamenta el artculo 30 de la ley24.624.


Enrique LiraLa

aut

omat

izac

in

de lo

s a

rchi

vos

hist

ric

osco

mo

part

e de

la p

lane

aci

n ar

chiv

stic

a


Licenciado en historia por la Facultad de Filosofa y Letras de la UNAM con

estudios concluidos de maestra en la misma especialidad. Desde1985 ingres como acadmico en el Archivo Histrico de la UNAM,

dependiente del CESU y se ha especializado en la organizaciny descripcin de acervos documentales tanto de la

propia universidad como de los incorporadosa su acervo. Tiene en su haber varias

publicaciones y participacionesen reuniones especializadas

de archivistas.

Soria


Introduccin

El mundo de hoy, tal como lo podemos apreciar a simple vista y a travs de los mltiples y

diversos medios masivos de difusin, es un mundo dinmico, de cambios acelerados donde seproducen, en lapsos muy cortos, un sinnmero de acontecimientos blicos, econmicos y pol-ticos, por mencionar algunos.

Muchos de estos acontecimientos estn siendo provocados por la globalizacin, fen-meno que est dando lugar al surgimiento de nuevas dinmicas al interior y exterior de todos lospases del mundo, que as, es testigo del ajuste y articulacin de grandes estructuras destinadas

al establecimiento de un nuevo orden internacional en el cual, se piensa, podrn coexistir enforma armoniosa todas las naciones, como partes componentes de una gran maquinaria cuyosdesajustes, o problemas, puedan corregirse con mayor facilidad.

Las sociedades involucradas, voluntaria e involuntariamente, en este proceso globalizador,encabezado por los pases del primer mundo demandan, para estar a la altura de las exigencias,grandes volmenes de informacin de diversos gneros, as como de los recursos tecnolgicospara su almacenamiento, uso y difusin. Esta informacin se hace indispensable para la toma de

decisiones en materia de planificacin institucional, as como para impulsar el desarrollo culturaly cientfico.

En nuestros das, las instituciones de una nacin no podran llevar a buen trmino las funcio-nes para las cuales fueron establecidas, sin contar con modernos sistemas que suplan la informa-cin necesaria para el desempeo de las mismas. Por otra parte, estos sistemas de informacin seconstituyen en herramientas indispensables para la formacin educativa y profesional de las nuevas

generaciones, a las cuales les espera el reto ineludible de enfrentar mercados de trabajo muycompetitivos y, por consecuencia, altamente selectivos. Esto, mediante la aportacin de los insumosinformativos para la produccin de aquellos bienes intelectuales que surgen como el productoacabado del trabajo de profesionales dedicados a las tareas de investigacin.


Es en este proceso dinamizante, en el cual se desenvuelven las sociedades actuales enlazadasen un destino comn, donde las nuevas tecnologas que han dado vida a los medios electrnicosde almacenamiento y acceso a la informacin juegan un papel de vital importancia. Las redes decmputo a nivel local, nacional e internacional enlazadas por internet constituyen herramientas

imprescindibles para el impulso de los flujos de informacin de carcter poltico, econmico,cientfico, tecnolgico, cultural e histrico.

En este contexto plasmado de complejidades, los archivos gubernamentales, institucionalesy privados juegan un papel de gran importancia ya que se constituyen en partes integrales de unmacro universo archivstico, integrado por miles de archivos histricos y centros de informacinde diversos gneros, ubicados en los cinco continentes, que dan testimonio de un sinnmero de

actividades efectuadas por aquellos generaciones que nos han precedido, as como de las accio-nes de aquellos individuos que en forma individual o en el marco de las instituciones se hanconstituido en actores sociales de los procesos contemporneos.

Para que los archivos puedan dar cumplimiento a esta importante labor, resulta indispen-sable su modernizacin y automatizacin, factores que les permitirn figurar como parte de esemega sistema de informacin que est destinado a suplir los insumos informativos para la tomade decisiones en diferentes actividades institucionales y para la investigacin en las diversas

disciplinas cientficas y humansticas que componen el quehacer del hombre.La modernizacin de los archivos histricos (ya sean institucionales o privados) conlleva un

replanteamiento de sus estructuras internas, con el fin de optimizar los dispositivos para la ade-cuada conservacin de los soportes materiales de la documentacin y el establecimiento y la plani-ficacin de las funciones en cada una de las reas que lo integran y que son las responsables delprocesamiento tcnico de los acervos, as como de las polticas para la difusin de su contenido

informativo.


El proceso de modernizacin en los archivos

ste deber comprender los siguientes aspectos: La adopcin y puesta en vigor de los conceptos terico-metodolgicos predominantes

en el mbito archivstico nacional y la adopcin del glosario de terminologa archivstica corres-pondiente.

El establecimiento de polticas para el incremento. Esto principalmente cuando se tratade archivos institucionales que peridicamente estarn recibiendo remesas de documentos comoproducto de sus procesos de gestin documental.

La revaloracin de la importancia de la identificacin archivstica como punto de partida

para la toma de decisiones en la estructuracin de los esquemas o cuadros de clasificacin delfondo o fondos documentales que el archivo tenga en custodia.

La definicin de las tcnicas y procedimientos que se pondrn en vigor en el desarrollode cada uno de los procesos tcnicos sustanciales y de las actividades archivsticas complementa-rias y de aquellas que se refieren a la conservacin y restauracin del soporte material de lainformacin.

La adopcin de modelos para el diseo de los instrumentos descriptivos generales,

intermedios y especficos en sus diferentes modalidades. La seleccin de los medios y las estrategias que se podrn utilizar para la difusin de las

temticas y el contenido informativo de la documentacin, as como los niveles acadmicos yaquellos mbitos que se desea alcanzar.

Con estos elementos bien visualizados se podr avanzar hacia la aplicacin y el uso de las

nuevas tecnologas informticas.


La automatizacin

Cuando los archivos renen este conjunto de condiciones, se puede decir que ya estn en elcamino correcto para transitar hacia la fase de automatizacin, no sin antes cubrir la parte

correspondiente a la organizacin de sus acervos documentales, grficos, sonoros o de imge-nes, sometindolos a los procesos tcnicos de organizacin y descripcin, cuidando que losdocumentos se encuentren clasificados y ordenados y que sus instru

sobre la archivistica digital

Documents