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F-I-003

Código: F-TE-015

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Fecha: 24 de Abril de 2014

PROCESO: Mantenimiento y Soporte Tic

Formato Manual de Usuario Perfil Contratistas

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APLICATIVO IOPS

PERFIL CONTRATISTAS

Manual De Usuario


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Contenido

1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................................... 3

2. DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO.................................................................................... 4

2.1. Uso de Contraseñas.................................................................................................................. 4

2.2. Lineamiento Ambiental – Hacia un Cultura… “CERO SI SE PUEDE”. Lineamiento: “Política

Cero Papel”. Directiva INT-1725 de 21 de marzo de 2013............................................................. 4

2.3. Uso de Exploradores ................................................................................................................ 5

2.4. Para tener en cuenta................................................................................................................ 6

3. ACCESO AL APLICATIVO........................................................................................................... 7

4. FORMULARIO F-AD-EC-02 ....................................................................................................... 9

4.1. Datos Generales .................................................................................................................. 9

4.2. Actividades ........................................................................................................................ 12

4.3. Seguridad Social ................................................................................................................ 13

4.4. Anexos............................................................................................................................... 13

4.5. Presentación del Informe.................................................................................................. 16

4.6. Consulta del Informe......................................................................................................... 17

4.7. Consulta: “Mis Informes” .................................................................................................. 19

5. CERRAR SESIÓN ..................................................................................................................... 20


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1. INTRODUCCIÓN.

El aplicativo Formatos Digitales, es un aplicativo que permite sistematizar los diferentes formatos utilizados por la entidad convirtiéndolos en formularios que pueden ser utilizados desde cualquier explorador de internet de versión reciente, estos formatos nos permiten la generación de documentos digitales.


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2. DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO

2.1. Uso de Contraseñas

El usuario del sistema debe ser consciente que la contraseña es de uso personal e intransferible y es responsable por el manejo adecuado que de a la misma, la cual no deberá ser revelada, divulgada o expuesta por ningún motivo, evitando exponer a los sistemas informáticos de abuso intencional o accidental, cualquier acción que sea llevada a cabo bajo esta circunstancia no exime al funcionario de la responsabilidad por algún tipo de daño, pérdida, modificación, sustracción o eliminación de información sensible a la entidad. La asignación de contraseñas para el acceso y uso de las aplicaciones estará en cabeza de la Subdirección de Investigación e Información previa autorización formal del jefe del área. El usuario del sistema con acceso a estas aplicaciones es responsable por los cambios que se generen bajo su autenticación. Las cuentas de usuario, funcionarios y contratistas, que se desvinculen de la entidad, o que se les terminen sus contratos de prestación de servicios, se desactivaran de inmediato. Es responsabilidad de los Directores y Subdirectores de las diferentes dependencias informar oportunamente a la Subdirección de investigación e Información la creación, modificación y eliminación de las cuentas de usuarios.

2.2. Lineamiento Ambiental – Hacia un Cultura… “CERO SI SE PUEDE”. Lineamiento: “Política Cero Papel”. Directiva INT-1725 de 21 de marzo de 2013. La constitución Política de Colombia en su artículo 79, establece que: “todas las personas tienen derecho a gozar de un ambiente sano. La ley garantizará la participación de la comunidad en las decisiones que puedan afectarlo. Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines”. Mediante la directiva presidencial 04 de 2012, se fortalece la política cero papel, como estrategia del Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014. “Cero Papel que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos a favor del medio ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa”. El acuerdo 489 de 2012 por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2012 – 2016. “Bogotá Humana”, en su segundo eje “un


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territorio que enfrenta el cambio climático y se ordena alrededor del agua”, determina dentro de su objeto y alcance “(…) Bogotá Humana reconoce La necesidad urgente que tiene el distrito de superar el modelo de ciudad depredador del medio ambiente (…) se buscará reducir en forma permanente y creciente la generación de residuos en todas las actividades (…)” en el punto 5: “Reducir la cantidad de basuras y escombros que produce la ciudad. Se promoverá el cambio en la cultura del tratamiento de las basuras en la ciudad tenga un nivel que permita la sostenibilidad ambiental de la ciudad”. Por tal razón, se ha establecido el lineamiento para la implementación y apropiación de una CULTURA AMBIENTAL al interior de la Secretaría Distrital de Integración Social, donde los funcionarios y contratistas, apoyado desde el área de Gestión Ambiental, se comprometen a minimizar el impacto ambiental negativo, formulando el lineamientos hacia una cultura … “cero si

se puede” El objetivo general del lineamiento hacia una cultura … “cero si se puede” , es generar una cultura ambiental dentro de la entidad, enmarcada en un sistema de mejora continua transversal a cada uno de los procesos que permita interactuar sinérgicamente con la misionalidad y el talento humano de la SDIS mediante la adopción e implementación de las políticas necesarias para el óptimo uso de los recursos (Residuos sólidos aprovechables, agua, energía y papel), enmarcado en un sistema de mejora continua e integral que comprende todos los elementos, componentes, procesos, actividades e individuos de las actividades misionales de la entidad, estableciendo cuatro políticas estratégicas: 1. Política Cero Papel 2. Política Cero Desperdicio de Agua 3. Política Cero Desperdicio de Energía 4. Política Cero Basura

De acuerdo con lo anterior, se solicita a todos los funcionarios y contratistas de la entidad para que en el menor tiempo posible implementen el lineamiento y sus cuatro políticas estratégicas de la presente directiva, los cuales permiten desarrollar prácticas ambientales de prevención y mitigación de los impactos ambientales y el cumplimiento de los demás lineamientos, planes, programas y políticas emitidas por el Área de Gestión Ambiental.

2.3. Uso de Exploradores

Para una mejor experiencia en el manejo de la aplicación se recomienda utilizar los siguientes navegadores:

Google Chrome Mozilla Firefox Opera Safari


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2.4. Para tener en cuenta � Desplazamiento: Desplazarse por el formato con la tecla Tab. Ubicación de la tecla Tab, en

la siguiente imagen:

� Formato Fecha: Para los campos que soliciten fecha, utilizar el formato:

DD/MM/AAAA, coloque en números el día, el mes, siempre usando dos (2) dígitos y el año con cuatro (4) dígitos.

� Explorador de Internet: Puede utilizar cualquier explorador de internet, para acceder al aplicativo, entre ellos puede encontrar: Internet explorer a partir de la versión 10, google chrome, mozilla firefox, entre otros.

� Si su equipo tiene instalado el sistema operativo Windows XP, por favor no utilice internet explorer, pues la máxima actualización que este explorador permite en este sistema operativo es la versión internet explorer 8. En este explorador el aplicativo no funciona debidamente. Se sugiere para estos casos la instalación del explorador: google chrome.

� Formato Número: Para los campos que soliciten valores, NO utilizar puntos, comas, ni ningún tipo de separador, esto es: si el valor que paga por salud el $153.500, escriba en el campo 153500. Tampoco utilice signo pesos ($) ó signo porcentaje (%). En caso de tener que utilizar decimales el tipo de separador recomendado es el punto (.).

� Tipo de Anexos: Es importante tener en cuenta que solo se puede cargar un archivo por

cada tipo de anexo. Esto es, si el pago de salud y pensión contiene dos (2) recibos o dos (2) hojas, conviértalo en un solo archivo y adjúntelo. Debe seguir el mismo procedimiento si su bitácora de actividades contiene más de un archivo; conviértalo en uno solo para poder adjuntarlo al informe.

� Los archivos pdf que se carguen a cada informe NO pueden tener un peso superior a 2 megas. Si su archivo pdf, pesa más de 2 megas, el aplicativo le mostrara una ventana con un error y no le permitirá subir el archivo.


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3. ACCESO AL APLICATIVO

Para ingresar al aplicativo digite en la barra de direcciones de su explorador de internet: iops.sdis.gov.co, seguido de la tecla: Enter. (Por favor ni digite www., o http://). Aparecerá la dirección como aparece en la imagen a continuación:

Una vez se valide la URL, aparecerá la siguiente ventana:

Ingrese su usuario y su contraseña. De acuerdo con los lineamientos de la Subdirección de Investigación e Información, el usuario y contraseña que se utiliza en este aplicativo es el mismo que se utiliza en el aplicativo de inventarios. Siempre su usuario es su número de cédula. Si es la primera vez que va a ingresar, su contraseña es el número de cédula escrito al revés, esto es: Usuario: 12345678 Contraseña: 87654321


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En caso de olvido de contraseña, por favor haga una solicitud de cambio de contraseña, envíe un correo a la siguiente dirección: [email protected], escriba claramente su requerimiento, e incluya sus datos básicos: número de documento de identificación, nombre completo y de ser necesario incluya el número de contrato y la vigencia. También sea claro en cuanto al aplicativo que está utilizando o para el cual requiere el soporte. Cuando el usuario y la contraseña sean validados el aplicativo le mostrará el menú con la opción del formulario: F-AD-EC-02, como lo muestra la imagen a continuación, de clic sobre esta opción para ingresar:


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4. FORMULARIO F-AD-EC-02

Una vez ingrese al formulario le aparecerá el mismo formato oficial F-AD-EC-02, como lo muestra la imagen a continuación:

4.1. Datos Generales

Verifique que su nombre corresponda. Para empezar a diligenciar el informe haga clic sobre el botón Nuevo, este comando activa la edición del formato. Si Ud., no da clic sobre este botón no podrá iniciar el diligenciamiento del formato. A continuación siga los siguientes pasos: � Digite el número del contrato en el campo: “CPS No.” � Recuerde que debe Desplazarse por el formato con la tecla Tab.

� Digite la vigencia del contrato en el campo: “de”. Es importante aclarar que lo que debe escribir es la vigencia del contrato, (o sea el año de expedición del contrato 2013 ó 2014, según corresponda); no la fecha de suscripción del mismo. En el caso que


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digite en este campo la fecha de suscripción del contrato el aplicativo le generara un error y no le permitirá continuar.

� En este momento se mostrará automáticamente la siguiente información: � Fecha de suscripción del contrato � Plazo del contrato � Fecha del Acta de Inicio � Nombre del Supervisor y el nombre de la Dependencia correspondiente � Objeto contractual � Obligaciones específicas

� Verifique que la información corresponda con el contrato físico. En caso de que alguno de los datos que aparecen en pantalla no correspondan, no continúe con el diligenciamiento y pídale a su referente técnico que arregle o complete la información que no es real. El referente técnico debe arreglar la información correspondiente en el software de contratación. Es importante aclarar que la información que trae el sistema NO es editable, no se puede modificar.

� Una vez haya confirmado que la información es la real, continúe con el diligenciamiento,

incluya la fecha de terminación del contrato en formato DD/MM/AAAA.


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� Digite la fecha inicial correspondiente al periodo del informe que va a generar. En formato DD/MM/AAAA.

� Digite la fecha final correspondiente al periodo del informe que va a generar. En formato DD/MM/AAAA. Los informes normales finalizan el día 30 de cada mes, solo podrán finalizar en día 31 cuando el contrato tenga esa fecha de inicio ó terminación.

� Digite el número del informe que va a generar. Este es un dato que debe confirmar con su referente técnico, con el fin de evitar devoluciones. Así mismo este es el número con el que podrá hacer futuras consultas.

� Digite el porcentaje de ejecución física, recuerde no incluir el signo porcentaje. Haga la separación decimal con punto (no utilice coma), así: 77.77

� Digite el porcentaje de ejecución financiera, recuerde no incluir el signo porcentaje. Haga la separación decimal con punto (no utilice coma), así: 66.66

La información quedara como lo muestra la imagen a continuación:

� Puede empezar a guardar la información. El aplicativo le mostrara una ventana de confirmación, así:


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4.2. Actividades

� Digite una a una las actividades que desempeño durante el mes correspondiente al periodo del informe que va a generar.

� Recuerde que para pasar de una actividad a la otra debe utilizar la tecla Tab. � Las actividades se numeraran automáticamente. � El lineamiento del orden y contenido de las actividades, las debe recibir el contratista por

parte del Apoyo a la Supervisión o el Supervisor del contrato.

� Si requiere modificar las actividades, ubique el cursor en el número de la actividad que va a modificar y de clic, aparecerá un cuadro de ayuda con cuatro (4) botones, así:

� Botón Editar: Permite modificar el texto registrado en la actividad. � Botón Flecha Arriba: Permite subir una posición a la vez la actividad. � Botón Flecha Abajo: Permite bajar una posición a la vez la actividad. � Botón Eliminar: Elimina el registro correspondiente.


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4.3. Seguridad Social

� Digite el nombre de la entidad a la que está afiliado para salud. � Digite el mes que corresponde al pago, en formato: MM/AAAA. � Digite el valor pagado. Recuerde no escribir signo pesos ($), ni puntos, ni comas. Tampoco

incluya decimales. � Digite la fecha en que realizo el pago, en formato: DD/MM/AAAA. � Por último digite el número de la planilla correspondiente al pago realizado.

Repita esta operación para el pago de Pensión y de Riesgos Profesionales. El cuadro deberá quedar como aparece en la imagen anterior. Puede copiar y pegar los campos que se repitan. Recuerde guardar la información. El aplicativo le mostrara una ventana de confirmación, así:

4.4. Anexos � Para incluir los anexos a su informe, seleccione en la lista desplegable: salud, pensión, riesgos

profesionales. Como lo indica la imagen a continuación.


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� En la línea de anexos, de clic sobre el botón: “Seleccionar archivo”

� El aplicativo le abrirá la ventana del explorador para que seleccione el archivo que va a

adjuntar a su informe. Seleccione el archivo dando doble clic sobre el nombre del archivo.


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Grabe el informe. El aplicativo le mostrara un mensaje de confirmación como el de la imagen a continuación, esta confirmación corresponde a la información contenida en el informe.

Seguido aparecerá otro mensaje de confirmación, para el archivo que acaba de adjuntar al informe, aparece el icono de pdf en el informe.


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Repita la anterior operación para adjuntar el archivo correspondiente a la bitácora de actividades. (Este archivo no es obligatorio, solo el supervisor del contrato determina si es necesario o no.) Es importante tener en cuenta que solo se puede cargar un archivo por cada tipo de anexo. Esto es, si el pago de salud y pensión contiene dos (2) recibos o dos (2) hojas, conviértalo en un solo archivo y adjúntelo; así mismo verifique que cada uno de los archivos no tenga un peso superior a 2 megas. Debe seguir el mismo procedimiento si su bitácora de actividades contiene más de un archivo; conviértalo en uno solo para poder adjuntarlo al informe.

4.5. Presentación del Informe Para hacer su informe mensual, puede ingresar desde el día primero del mes y empezar a diligenciarlo. Cada vez que ingrese a hacer una modificación grabe el informe. Cuando vuelva a ingresar encontrará la información que ha incluido. La forma de consultar su informe en curso es: � Digite el número del contrato en el campo: “CPS No.” � Recuerde que debe Desplazarse por el formato con la tecla Tab.

� Digite la vigencia del contrato en el campo: “de”. Es importante aclarar que lo que debe escribir es la vigencia del contrato, no la fecha de suscripción del mismo. En el caso que digite en este campo la fecha de suscripción del contrato el aplicativo le generara un error y no le permitirá continuar.

� Una vez aparezca la información básica en la pantalla, escriba el número del informe en curso y oprima la tecla Tab, aparecerá toda la información que ha sido guarda en dicho informe.


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La presentación del informe solo la puede hacer el día 29 de cada mes, para los informes normales o un día anterior a la fecha de final del periodo reportado. De un clic sobre el cuadro, se activara el checklist y luego grabe. Aparecerá el mensaje de confirmación que le indica que su informe a sido enviado al siguiente perfil, que es el referente técnico.

4.6. Consulta del Informe Una vez haya enviado su informe, puede consultarlo y saber en cuál de los pasos se encuentra, así: � Ingrese al aplicativo con su usuario y contraseña. � Una vez ingrese al formato de clic sobre nuevo. � Digite el número del contrato. � Digite la vigencia del contrato. � Luego ubíquese en el campo Número del informe y digite el número de informe que quiere

consultar. Aparecerá un mensaje como en el de la imagen a continuación:


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Mensajes � Este número de informe no puede ser editado. En revisión de soportes por parte del

Referente Técnico.

� Este número de informe no puede ser editado. En revisión por parte del apoyo a la supervisión y/o supervisor.

� Este número de informe no puede ser editado. En Revisión por Gestión Documental.

� Este número de informe no puede ser editado. Confirmado por Gestión Documental. Con esta información puede establecer donde se encuentra su informe de ejecución. Este informe solo es editable cuando ha sido devuelto por el referente técnico, por el apoyo a la supervisión, por el supervisor o por gestión documental. En este caso, debe hacer las correcciones exigidas y volverlo a enviar.


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4.7. Consulta: “Mis Informes” El aplicativo le permite consultar sus informes de ejecución, de supervisión y sus respectivos anexos, así: De clic sobre el menú “Mis Informes”

Aparece un cuadro de lista que le permite seleccionar: � Todos mis informes: le muestra un listado de todos sus informes relacionados por número de

contrato. � Contrato: le muestra los informes relacionados a un contrato.

Ubicándose sobre el respectivo icono puede visualizar o guardar una copia magnética del informe del que haga la selección o los anexos.


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5. CERRAR SESIÓN

Para cerrar su sesión, haga clic sobre la opción “Salir”, del menú.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE Patricia Casas Rodríguez Virginia Alemán Casas Carlos Vladimir Cobo Ramírez

CARGO Contratistas la Subdirección de

Investigación e Información

Subdirectora de la Subdirección de

Investigación e Información

Director de la Dirección de Análisis y

Diseño Estratégico

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