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F-I-003

Código: F-TE-017

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Fecha: 14 de Abril de 2014

PROCESO: Mantenimiento y Soporte Tic

Formato Manual de Usuario Perfil Apoyo a la Supervisión y/o Supervisor

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APLICATIVO IOPS

PERFIL APOYO A LA SUPERVISIÓN Y/O

SUPERVISOR

Manual De Usuario


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Contenido

1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................................... 3

2. DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO.................................................................................... 4

2.1. Uso de Contraseñas.................................................................................................................. 4

2.2. Lineamiento Ambiental – Hacia un Cultura… “CERO SI SE PUEDE”. Lineamiento: “Política

Cero Papel”. Directiva INT-1725 de 21 de marzo de 2013............................................................. 4

2.3. Uso de Exploradores ................................................................................................................ 5

2.4. Para tener en cuenta................................................................................................................ 6

3. ACCESO AL APLICATIVO........................................................................................................... 7

4. F-AD-SC-001 ............................................................................................................................ 9

4.1. Calificación Informe de Ejecución ....................................................................................... 9

4.2. Calificación Informe Final de Supervisión ......................................................................... 16

4.3. Generación de Informes de Ejecución y de Supervisión................................................... 16

5. CERRAR SESIÓN ..................................................................................................................... 18


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1. INTRODUCCIÓN.

El aplicativo Formatos Digitales, es un aplicativo que permite sistematizar los diferentes formatos utilizados por la entidad convirtiéndolos en formularios que pueden ser utilizados desde cualquier explorador de internet de versión reciente, estos formatos nos permiten la generación de documentos digitales.


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2. DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO

2.1. Uso de Contraseñas

El usuario del sistema debe ser consciente que la contraseña es de uso personal e intransferible y es responsable por el manejo adecuado que de a la misma, la cual no deberá ser revelada, divulgada o expuesta por ningún motivo, evitando exponer a los sistemas informáticos de abuso intencional o accidental, cualquier acción que sea llevada a cabo bajo esta circunstancia no exime al funcionario de la responsabilidad por algún tipo de daño, pérdida, modificación, sustracción o eliminación de información sensible a la entidad. La asignación de contraseñas para el acceso y uso de las aplicaciones estará en cabeza de la Subdirección de Investigación e Información previa autorización formal del jefe del área. El usuario del sistema con acceso a estas aplicaciones es responsable por los cambios que se generen bajo su autenticación. Las cuentas de usuario, funcionarios y contratistas, que se desvinculen de la entidad, o que se les terminen sus contratos de prestación de servicios, se desactivaran de inmediato. Es responsabilidad de los Directores y Subdirectores de las diferentes dependencias informar oportunamente a la Subdirección de investigación e Información la creación, modificación y eliminación de las cuentas de usuarios.

2.2. Lineamiento Ambiental – Hacia un Cultura… “CERO SI SE PUEDE”. Lineamiento: “Política Cero Papel”. Directiva INT-1725 de 21 de marzo de 2013. La constitución Política de Colombia en su artículo 79, establece que: “todas las personas tienen derecho a gozar de un ambiente sano. La ley garantizará la participación de la comunidad en las decisiones que puedan afectarlo. Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines”. Mediante la directiva presidencial 04 de 2012, se fortalece la política cero papel, como estrategia del Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014. “Cero Papel que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos a favor del medio ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa”. El acuerdo 489 de 2012 por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2012 – 2016. “Bogotá Humana”, en su segundo eje “un


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territorio que enfrenta el cambio climático y se ordena alrededor del agua”, determina dentro de su objeto y alcance “(…) Bogotá Humana reconoce La necesidad urgente que tiene el distrito de superar el modelo de ciudad depredador del medio ambiente (…) se buscará reducir en forma permanente y creciente la generación de residuos en todas las actividades (…)” en el punto 5: “Reducir la cantidad de basuras y escombros que produce la ciudad. Se promoverá el cambio en la cultura del tratamiento de las basuras en la ciudad tenga un nivel que permita la sostenibilidad ambiental de la ciudad”. Por tal razón, se ha establecido el lineamiento para la implementación y apropiación de una CULTURA AMBIENTAL al interior de la Secretaría Distrital de Integración Social, donde los funcionarios y contratistas, apoyado desde el área de Gestión Ambiental, se comprometen a minimizar el impacto ambiental negativo, formulando el lineamientos hacia una cultura … “cero si

se puede” El objetivo general del lineamiento hacia una cultura … “cero si se puede” , es generar una cultura ambiental dentro de la entidad, enmarcada en un sistema de mejora continua transversal a cada uno de los procesos que permita interactuar sinérgicamente con la misionalidad y el talento humano de la SDIS mediante la adopción e implementación de las políticas necesarias para el óptimo uso de los recursos (Residuos sólidos aprovechables, agua, energía y papel), enmarcado en un sistema de mejora continua e integral que comprende todos los elementos, componentes, procesos, actividades e individuos de las actividades misionales de la entidad, estableciendo cuatro políticas estratégicas: 1. Política Cero Papel 2. Política Cero Desperdicio de Agua 3. Política Cero Desperdicio de Energía 4. Política Cero Basura

De acuerdo con lo anterior, se solicita a todos los funcionarios y contratistas de la entidad para que en el menor tiempo posible implementen el lineamiento y sus cuatro políticas estratégicas de la presente directiva, los cuales permiten desarrollar prácticas ambientales de prevención y mitigación de los impactos ambientales y el cumplimiento de los demás lineamientos, planes, programas y políticas emitidas por el Área de Gestión Ambiental.

2.3. Uso de Exploradores

Para una mejor experiencia en el manejo de la aplicación se recomienda utilizar los siguientes navegadores:

Google Chrome Mozilla Firefox Opera Safari


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2.4. Para tener en cuenta � Desplazamiento: Desplazarse por el formato con la tecla Tab. Ubicación de la tecla Tab, en

la siguiente imagen:

� Formato Fecha: Para los campos que soliciten fecha, utilizar el formato:

DD/MM/AAAA, coloque en números el día, el mes, siempre usando dos (2) dígitos y el año con cuatro (4) dígitos.

� Explorador de Internet: Puede utilizar cualquier explorador de internet, para acceder al aplicativo, entre ellos puede encontrar: Internet explorer a partir de la versión 10, google chrome, mozilla firefox, entre otros.

� Si su equipo tiene instalado el sistema operativo Windows XP, por favor no utilice internet explorer, pues la máxima actualización que este explorador permite en este sistema operativo es la versión internet explorer 8. En este explorador el aplicativo no funciona debidamente. Se sugiere para estos casos la instalación del explorador: google chrome.

� Formato Número: Para los campos que soliciten valores, NO utilizar puntos, comas, ni ningún tipo de separador, esto es: si el valor que paga por salud el $153.500, escriba en el campo 153500. Tampoco utilice signo pesos ($) ó signo porcentaje (%). En caso de tener que utilizar decimales el tipo de separador recomendado es el punto (.).

� Tipo de Anexos: Es importante tener en cuenta que solo se puede cargar un archivo por

cada tipo de anexo. Esto es, si el pago de salud y pensión contiene dos (2) recibos o dos (2) hojas, conviértalo en un solo archivo y adjúntelo. Debe seguir el mismo procedimiento si su bitácora de actividades contiene más de un archivo; conviértalo en uno solo para poder adjuntarlo al informe.

� Los archivos pdf que se carguen a cada informe NO pueden tener un peso superior a 2 megas. Si su archivo pdf, pesa más de 2 megas, el aplicativo le mostrara una ventana con un error y no le permitirá subir el archivo.


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3. ACCESO AL APLICATIVO

Para ingresar al aplicativo digite en la barra de direcciones de su explorador de internet: iops.sdis.gov.co, seguido de la tecla: Enter. (Por favor ni digite www., o http://). Aparecerá la dirección como aparece en la imagen a continuación:

Una vez se valide la URL, aparecerá la siguiente ventana:

Ingrese su usuario y su contraseña. De acuerdo con los lineamientos de la Subdirección de Investigación e Información, el usuario y contraseña que se utiliza en este aplicativo es el mismo que se utiliza en el aplicativo de inventarios. Siempre su usuario es su número de cédula. Si es la primera vez que va a ingresar, su contraseña es el número de cédula escrito al revés, esto es: Usuario: 12345678 Contraseña: 87654321


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En caso de olvido de contraseña, por favor haga una solicitud de cambio de contraseña, envíe un correo a la siguiente dirección: [email protected], escriba claramente su requerimiento, e incluya sus datos básicos: número de documento de identificación, nombre completo y de ser necesario incluya el número de contrato y la vigencia. También sea claro en cuanto al aplicativo que está utilizando o para el cual requiere el soporte. Cuando el usuario y la contraseña sean validados el aplicativo le mostrará el menú con la opción del formulario: F-AD-EC-02, seguido de la opción: F-AD-SC-001, como lo muestra la imagen a continuación, de clic sobre la opción F-AD-SC-001:


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4. F-AD-SC-001

De clic sobre el menú F-AD-SC-001.

4.1. Calificación Informe de Ejecución

La lista a continuación es la misma que se vera tanto en el perfil de Apoyo a la Supervisión como en la del perfil del Supervisor. El aplicativo le mostrará una lista que contiene los informes que se encuentran bajo su perfil; estos son los informes que le corresponde calificar y aprobar o no aprobar. Los datos que encontrara en cada registro son: � Número del contrato. � Fecha del contrato. (Fecha de firma o suscripción) � Nombre del contratista. � Periodo de presentación del informe. (Fecha inicial y fecha final del periodo) � Soportes. (anexos o archivos que el contratista adjunto al informe de ejecución) � Actividades. (Corresponde al número de actividades o la cantidad de actividades que

el contratista incluyo en su informe de ejecución.)


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Para diferenciar los informes, de acuerdo con la imagen anterior, tenga en cuenta lo siguiente: � Los registros que aparecen sin indicador al lado del número del contrato,

corresponden a los informes que no han sido revisados por el Apoyo a la Supervisión. Estos son los que debe calificar el Apoyo a la Supervisión.

� Los registros que aparecen con un indicador de color Verde al lado del número del contrato, corresponden a los informes que ya fueron calificados por el Apoyo a la Supervisión y que están listos para que el Supervisor del contrato los califique y autorice.

� Los registros que aparecen con un indicador de color Rosado al lado del número del contrato, corresponden a los informes que no tienen asignado un Apoyo a la Supervisión y por tanto el Supervisor debe hacer la calificación completa del informe.

Para empezar la calificación de los informes de supervisión, ubique el puntero del mouse sobre el número del contrato que va a revisar y haga un clic sobre él; el aplicativo le desplegará el formato de informe de supervisión. Para calificar el informe de supervisión por parte del Apoyo a la Supervisión y/o Supervisor, haga clic sobre el botón Nuevo, este comando activa la edición del formato. Si Ud., no da clic sobre este botón no podrá iniciar la respectiva verificación. De acuerdo con la imagen a continuación: � Para visualizar las actividades que incluyo el contratista en el informe de ejecución,

haga clic sobre el número correspondiente en la columna Actividades, se desplegarán las actividades.

� Apoyo a la Supervisión: Escriba el número de cédula de ciudadanía del apoyo a la supervisión y oprima la tecla Tab, en el siguiente campo aparecerá automáticamente el nombre correspondiente.

� ¿Se reporta algún desempeño deficiente o a mejorar?: Haga clic sobre el botón Sí o No, según corresponda.

� Cumplimiento del Objeto: Escriba las observaciones pertinentes. Campo de texto que le permite digitar texto sobre el cuadro o copiar y pegar desde otro documento.


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� Anexos: De acuerdo con la imagen a continuación, existen dos (2) tipos de anexos, el primero corresponde al pago de “Salud, Pensión y Riesgos Profesionales”, el segundo corresponde a la “Bitácora de Actividades”. Para ver el archivo haga clic sobre el icono correspondiente al anexo, se abrirá el archivo adjunto en una venta o pestaña adicional dependiendo del explorador que esté utilizando:


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Posteriormente, debe calificar una a una las obligaciones específicas, las opciones de calificación, son: � Deficiente. � A mejorar. � Satisfactorio. � Sobresaliente. � No aplica.


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La última parte del formato contiene las siguientes opciones. � Recomendaciones o sugerencias acerca del desempeño del contratista. Cuadro de texto,

escriba la observación correspondiente. � Declaraciones y propuestas del contratista ante un eventual desempeño deficiente o a

mejorar de las obligaciones. Cuadro de texto, escriba la observación correspondiente. � Resultado esperado al momento de finalizar el contrato. Cuadro de texto, escriba la

observación correspondiente. � Riesgo en el manejo de los recursos. Cuadro de texto, escriba la observación

correspondiente. � ¿Existe plan de mejoramiento? De clic sobre el botón Sí o No, según corresponda. � ¿Entregó informe de ejecución? De clic sobre el botón Sí o No, según corresponda. � ¿Procede pago en este periodo? El Apoyo a la Supervisión, puede dar clic sobre el botón NO,

si el informe debe ser devuelto. El Supervisor y solo el Supervisor, podrá dar clic sobre el botón SI y el informe queda debidamente aprobado.


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� Información cualitativa y cuantitativa de la ejecución del contrato / convenio, de acuerdo a las metas del proyecto al que pertenece. Cuadro de texto, escriba la observación correspondiente.

� Otras observaciones relevantes del supervisor. Cuadro de texto, escriba la observación correspondiente.

Recuerde guardar la información. El aplicativo le mostrara una ventana de confirmación, así:


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Una vez haya terminado de calificar el informe de supervisión y haya grabado la información correspondiente, de clic sobre el encabezado de columna “Contrato”, el aplicativo le volverá a mostrar la lista. Repita el procedimiento para los siguientes informes que va a calificar.


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4.2. Calificación Informe Final de Supervisión � Cumplimiento de Objeto y Obligaciones Contractuales: De clic sobre el botón Sí o No, según

corresponda, en el cuadro de texto escriba la observación a que haya lugar. � Cumplimiento de Aportes a Seguridad Social Integral y/o Parafiscales: De clic sobre el botón

Sí o No, según corresponda. � Observaciones del Supervisor / Interventor: En el cuadro de texto escriba la observación a

que haya lugar.

4.3. Generación de Informes de Ejecución y de Supervisión

Está calificación le corresponde hacerla únicamente al supervisor del contrato. Consiste en dar clic en el botón Sí de la opción ¿Procede pago en este periodo?. Una vez el supervisor del contrato grabe la información, automáticamente se generarán los archivos pdf correspondientes a los informes de ejecución y de supervisión.


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El informe desaparecerá de la lista de calificables en el perfil Apoyo a la Supervisión y/o Supervisor.


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5. CERRAR SESIÓN

Para cerrar su sesión, haga clic sobre la opción “Salir”, del menú.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE Patricia Casas Rodríguez Virginia Alemán Casas Carlos Vladimir Cobo Ramírez

CARGO Contratistas la Subdirección de

Investigación e Información

Subdirectora de la Subdirección de

Investigación e Información

Director de la Dirección de Análisis y

Diseño Estratégico

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