Organización fue creada intencionalmente para lograr objetivos y metas institucionales pero también para ser parte del proceso administrativo es ahí donde toda empresa debe de cumplir con sus tareas o cargos y que diseñen sus propias estructuras organizacionales para que el desarrollo de sus actividades refleje los cambios y pueda ser una empresa competitiva y de buenos resultados. De acuerdo con Daft hay tres puntos exactos para definir las estructuras organizacionales y son los siguientes: en toda organización deben de existir niveles de jerarquía, directivos y sus colaboradores, saber identificar el agrupamiento de los colaboradores por departamento y ser organizados totalmente y por ultimo exige el esfuerzo por cada departamento y sus actividades para mayor resultados.

Para Robbins y Coulter la organización es uno de los principales puntos en el proceso administrativo ya que presenta cambios durante los últimos años, debido a las modificaciones drásticas en el entorno permite a las personas realizar su trabajo de forma eficiente y eficaz y, que a la vez, lleve a la compañía a ser mejor. Continuando con la estructura organizacional deben estar diseñadas de modo que puedan responder de forma rápida y adecuada a los nuevos retos de la competencia, de los clientes y el entorno general, pero por otro lado trae de la mano factores internos y externos que afectan de forma directa uno de ellos es el tamaño ya que eso depende de que la estructura sea grande o chica, el cambio en el entorno industrial o sectorial, en el entorno nacional y global, el mercado al que se dirige la organización y el tipo de actividad que esta realice, y por ultimo y no menos importante la calificación de las personas que laboran en la organización ya que ahí se notara el esfuerzo y empeño que le dan. De acuerdo con Robbins y Coulter este debe de ayudar a las personas a realizar su trabajo de la mejor forma posible, con la mayor eficiencia y eficacia y se debe considerar que la estructura es un medio, mas que los orienta a ser cada día mas eficaces. El diseño de la estructura organizacional es la representación formal de las relaciones laborales donde se definen la división de trabajo y relaciones en el interior de una organización trae consigo diferentes aspectos como las jerarquías administrativas, líneas de autoridad o cadenas de mando ,amplitud de control, departamentalización y la descentralización en el proceso de toma de decisiones, es importante que cuando se analice o se diseña una estructura, se le entienda como un sistema dinámico de interacciones en el que cualquier cambio en alguno de los aspectos mencionados afecta a los demás y por ende a la función o proceso .

Pasándonos a la división y especialización del trabajo se busca que las personas se dediquen a actividades específicas en cada una de estas áreas. Es importante mencionar que en un ambiente de rápidos y variados cambios que se tornan en una decisión compleja, ya que hoy las organizaciones evolucionan a cargos cada vez más integrales, conformados por una amplia variedad de tareas, y por ende se requieren personas también cada vez más preparados e involucrados en su

trabajo. Por otra parte hay personas que realizan menos actividades de tipo operativo para dedicarse a actividades relacionadas con la apropiación y conocimiento en sus actividades, y, por consiguiente, cada vez habrá personas con habilidades generales para la toma de decisiones en lugar de personas con destrezas específicas. En busca de un mejor orden y respeto sale a flote la jerarquía administrativa que se establecen en las organizaciones para su administración y la perspectiva relación de autoridad y toma de decisiones entre diferentes niveles, exigiendo una mayor y rápida adaptación a este nuevo ambiente, y para ello, se requiere una gran flexibilidad que solo se logra con organizaciones altamente aplanadas y con personas empoderadas y capacitadas para la toma de decisiones. De la mano con las líneas de autoridad o cadenas de mando se establecen para la relación entre los cargos de un nivel jerárquico y otro de menor nivel, en una organización depende de un solo jefe o superior y por consiguiente únicamente recibe instrucciones de él y reporta su actividad de manera eficaz. La autoridad tiene varias características tales como que debe ser obedecida por su legitimidad, debe influir a la dirección hasta los demás trabajadores posteriormente a esto se desglosan tres tipos de autoridad línea que se estructura y se ejerce en una cadena de mando directa desde el nivel jerárquico superior hacia uno inferior, el otro es cuando una persona con un cargo ejerce autoridad sobre las personas bajo su responsabilidad siempre y cuando sea de la misma área, personal o de staff simplemente estas son las que están basadas en la experiencia y se manifiestan como asesorías por parte de expertos hacia directores de área es muy sencilla y practica de llevar acabo y por último de comité o de equipo, estos forman estructuras por equipos autodirigidos donde las personas interactúan de forma integral y participan de forma simultánea en varios procesos.

Refiriéndonos a la amplitud de control es la cantidad de personas que otro con una determinado cargo supervisa de manera directa con eficiencia y eficacia de igual forma para Gitma y McDaniel se resume en los siguiente factores tales como la naturaleza de la tarea, ubicación de los trabajadores, capacidad de delegación, grado de robotización o automatización de las actividades de la organización pero todo se resume en tener buenos resultados para la mayor productividad y eficacia tanto para la prosperidad de la empresa y de los trabajadores .

Un punto clave de la organización es la centralización o descentralización en el proceso de toma de decisiones ya que es muy importante que los directivos de tal empresa tomen y decidan lo mejor para ella y de frutos, la centralización es el proceso de toma de decisiones concentrada exclusivamente en los directivos y la descentralización se delega en los diferentes niveles y áreas con el propósito de facilitar a los trabajadores una mayor flexibilidad y una mayor participación. Desglosándonos más la formalización de las relaciones y de normas y procedimientos en el trabajo dándonos a entender el grado en el que las actividades en las organizaciones están claramente definidas y donde las normas

y los procedimientos guían las actividades de las personas que laboran en ellas, el propósito es estimular acciones creativas e innovadoras aprovechando los altos niveles de calificación con que llegan las personas al trabajo para garantizar una mayor flexibilidad de respuesta.

Uno de los aspectos con mayores cambios y complejidad sin duda es la departamentalización ya que esta agrupa las tareas o los puestos en departamentos en virtud de su identificación y por otro se definen las relaciones de autoridad, en la actualidad estas se pueden agrupar en dos grandes grupos según su grado de vigencia, los diseños de departamentalización tradicional y modernos. Algunos ejemplos de la forma tradicional son los siguientes:

La departamentalización funcional, consiste en agrupar los cargos o puestos de trabajo en departamentos por el criterio de funciones, competencias y recursos similares, es decir, se da cuando las organizaciones se estructuran por departamentos, como de producción, marketing, contabilidad, etc. Como principales ventajas se tiene que es altamente apropiada para las organizaciones que tienen pocos productos o servicios a clientes, así como la facilitación de la capacitación y desarrollo de habilidades, la centralización en la toma de decisiones, amplitud de control, coordinación entre las personas de cada departamento y el uso eficiente de los recursos. En cuanto a desventajas se menciona que la respuesta es lenta a los cambios en un entorno externo estas, dificulta el logro de objetivos organizacionales, la coordinación y comunicación entre departamentos, la creatividad e innovación corporativa y la asignación de responsabilidades organizacionales.

La departamentalización por productos o divisional, se puede llegar a conocer también como “unidades estratégicas de negocio” (UEN), las cuales son recomendables para empresas de gran tamaño y que producen diferentes tipos de productos o servicios. En estas cada división reagrupa sus actividades por funciones, o bien cada una de estas se subdivide en áreas básicas de producción, marketing, finanzas, etc. En cuanto a las ventajas, facilita la toma de decisiones para cada área, la creatividad e innovación, la coordinación entre áreas, la competencia y la adaptación de acuerdo a las necesidades. Contrario a esto las desventajas, es que se dificulta la coordinación entre divisiones, líneas de producto o unidades, la asignación de responsabilidades, se pierde la visión sistemática de la organización, requiere de duplicación de personal por cada área funcional.

La departamentalización por procesos, se usa en compañías manufactureras, la cual agrupa actividades de acuerdo con la fase en que se realiza el proceso productivo. Ya que estas requieren altos grados de especialización. En cuanto a ventajas, facilita el uso de tecnología, la toma de decisiones, la capacitación de personal, la coordinación y tener una calidad alta en cada proceso. Y a desventajas, dificulta la visión en conjunto, capacidad de respuesta, coordinación, la formación de gerentes con visión general.

La departamentalización geográfica, es utilizada cuando una compañía es de gran tamaño y abarca zonas geográficas distantes; las cuales presentan diferencias significativas en cuanto a aspectos como la cultura organizacional. Sus ventajas, facilita la adaptación, la toma de decisiones, la creatividad, la competencia, la coordinación y desarrollo de gerentes. Y sus desventajas son que, dificulta la asignación de responsabilidades, se pierde la visión de la organización y requiere duplicación de personal por áreas funcionales.

La departamentalización por proyectos, es usado en compañías de gran tamaño la cuales desarrollan proyectos, y consideran adecuados agrupar actividades por tipos de estos para su mayor eficacia. Sus ventajas, facilita la toma de decisiones, la capacitación de personal, la creatividad, la competencia, la adaptación a las necesidades. Y sus desventajas son, dificulta la asignación de responsabilidades, coordinación entre proyectos, la visión organizacional, requiere duplicación de personal.

La departamentalización por clientes, tiene como propósito satisfacer las necesidades de los clientes de la mejor forma, utilizando como estrategia la cultura de servicio a estos. Esta es adecuada para compañías de gran tamaño. En cuanto ventajas, la adaptación, capacitación del personal orientada al servicio a clientes, la importancia del cliente que tiene la compañía por ellos. Y desventajas son, dificultad para la coordinación, pierde la visión organizacional, en algunas ocasiones malas inversiones.

La departamentalización matricial combina dos o más de los ya mencionados, y maneja un diseño más complejo que cualquiera de estos, es recomendable para compañías medianas las cuales realizan actividades en diferentes regiones, tienen varias líneas de producción. Las ventajas son, trabajo en equipo, adaptación, equilibrio de autoridades, mejor visión en conjunto, delegaciones de autoridad, innovación y calidad. Desventajas, derroche de tiempo, falta de coordinación, competencia innecesaria, tensión y confusión en el personal.