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Sábado, 7 de Noviembre de 2009
PMI Tour Cono Sur Mendoza
Equipos Virtuales
Roberto Toledo, MBA, PMP
Alpha Consultoría
México
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
Objetivo
• Presentar experiencias, herramientas y propuestas para la correcta integración y administración de un Equipo Virtual de Proyectos
• Buena parte de las experiencias presentadas aquí, están tomadas del proyecto SUMA Amadeus en el que hemos colaborado con Mexicana de Aviación
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
Agenda
• Equipos
• Factores Importantes en cualquier equipo
• Los Equipos Virtuales
• Las 10 claves para tener éxito con un Equipo Virtual
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
¿Equipo vs. Grupo?
Grupo: Conjunto de personascon un objetivo común. En lavida diaria se observan gruposde personas que persiguen unobjetivo común pero laconsecución del mismo esindependiente entre losmiembros.
Equipo: Conjunto de personascon un objetivo común queconstituye un reto para susintegrantes y coninterdependencia significativaentre sí. Se observa enconjuntos con alto grado departicipación para alcanzar losfines que se han propuesto.
• El que logra lo que se propone.
• El que resuelve los problemas.
• El que sostiene los resultados en el tiempo.
• Con oportunidad.
• Con un alto nivel de aportación individual.
• Con un bajo nivel de conflicto.
¿Qué es un equipo eficaz?
¿Y el Líder del Equipo?¿Cuál es la responsabilidad del líder en la integración de un equipo?
Coordinar los esfuerzos del equipo, logrando sinergias, asegurando que los elementos para la funcionalidad del mismo
están presentes.
• La existencia del objetivo que cumpla con los requisitos para hacerlo alcanzable.
• En función del objetivo la selección de las personascapacitadas.
• Seleccionadas las personas la apropiación del
objetivo.
• Apropiado el objetivo la alineación de los valores.
• Alineados los valores la definición de los métodos.
El Equipo Virtual
• Características más importantes…
– Dispersión geográfica
– Dispersión cultural
– Diferentes husos horarios
– Distintos idiomas
– Distintos lenguajes
– Dispersión en la jerarquía de valores
• Por lo que hace un uso intensivo de
herramientas de telecomunicación
• ¡¡Requiere un tratamiento especial!!
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
¿Entonces?
10 claves para tener éxito en la dirección de
un equipo virtual
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
1. Construye con mucho cuidado al Equipo
• Características más importantes de los Equipos Efectivos:– Objetivo Común
– Roles y Responsabilidades bien definidos
– Herramienta: Matriz de Responsabilidades
• Haz que tu Equipo sea lo más tangible posible– Identidad propia
• Mantén un alto nivel de entusiasmo y motivación– Satisfacción por el logro, tal vez la más importante.
– Caso Mexicana de Aviación
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
Matriz de Responsabilidades
1.- Responsabilidad Directa2.- Supervisión 3.- Aprobación Final
Manuel Robledo (LP)
Luis Juárez
Arturo castro
Eduardo del Razo
Karen Rojas
Sebastián Toledo
Ericka Aguirre
Juan Carlos Nazar
Ignacio Figueroa
1.1 Elaborar Plan del Proyecto 1
1.2 Defnir Requerimientos 1 3
2.1 Diseño Preliminar 2 1 3
2.2 Definir Plataforma Software 1
2.3 Establecer Interface 2 1 3
2.4 Diseñar Codificación 3 2 1
3.1 Definir Documentación 3 1
3.2 Codificación General 3 2 1
3.3 Mantenimiento del Producto 1
4.1 Desarrollo de Pruebas 3 2 2 1
4.2 Elaborar Manual de Usuario 3 2 1
5.1 Implementación Piloto 2 3 1
5.2 Implementación General 2 3 1
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
2. ¡¡Comunicación, Comunicación!!
• Aspecto clave en cualquier equipo, pero con mayor razón en un equipo virtual
• No pierdas ninguna oportunidad para comunicarte con el equipo
• Recuerda: Objetivo � Valores � Métodos y herramientas
• El mayor involucramiento debe ser en la etapa de planeación
• En la etapa de Control debemos centrarnos en un constante seguimiento
• Herramienta: Plan de Comunicación
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
Plan de Comunicación
# Reporte/
Informe
Periodicidad Audiencia Medio de distribución Archivo en… Responsable
1 Reporte
ejecutivo
Mensual Alta dirección,
cliente, patrocinador
Reporte escrito y/o
electrónico formal (con
código de acceso)
www.proyectoXXX/report
es-ejecutivos.html
Gerente de
proyecto
2 Reporte de
avance total
del proyecto
Quincenal Staff del proyecto,
gerentes
funcionales, PMO
Reporte escrito y/o
electrónico formal (con
código de acceso)
www.proyectoXXX/report
es-de-avance/fecha.html
Gerente de
proyecto
3 Bitácora de
situaciones
(issues)
Semanal Staff del proyecto,
área involucrada
según se requiera
Correo electrónico,
pizarrón electrónico,
tablero de control
www.proyectoXXX/issues
/reportes.html
Encargado de
comunicaciones
en el staff del
equipo de
proyecto
# Junta Periodicidad Audiencia Lugar Minuta en… Responsable
1 Evaluación
Alta
Dirección
Mensual Alta Dirección, PMO Salón ejecutivo www.proyectoXXX/reposi
tario/minutas/ejecutivas/
fecha.html
Gerente de
proyecto
2 Revisión staff Semanal Staff de proyecto,
Staff PMO
War room (equipo de
proyecto) uso de
videoconferencia
/blogs/portales
interactivos si fuera el
caso
www.proyectoXXX/reposi
tario/minutas/desempen
o/fecha.html
Encargado de
comunicaciones
en el staff del
equipo de
proyecto
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
3. Uso intensivo de las “Top Five”
Reuniones de Trabajo
Portal de Información
Team Building y Visibilidad
Comunicación
Colaboración
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
El Portal del Proyecto
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
4. La gente va primero, la tecnología después
• Liderazgo efectivo y que delega:– Confianza en la gente
– Participación constante
• Procesos de comunicación:– Retroalimentación
– Total apertura
• Solución de conflictos– Empatía
– Escucha activa
– Buscar resolver (ganar-ganar)
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
5. Ponle Rostro al Equipo
• Es importante poner un rostro a las personas con las que interactuamos
• Siempre que sea posible, una junta de Kick-Off presencial: ¡¡Importantísimo!! – Vale la pena el gasto
• Usa herramientas de videollamadas y videoconferencias siempre que sea posible
• Nuevamente, la utilización de Facebook como herramienta de colaboración en proyectos
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
6. Delega y da seguimiento religiosamente
“Mi secreto es delegar absolutamente todas las tareas y después dar seguimiento constante”Michelle LaBrosse, Chief Cheetah
• Se escrupuloso con la reunión semanal de
seguimiento
• Establece reuniones individuales
periódicas con cada miembro del equipo
• Nunca pierdas la oportunidad de
comunicarte con tu equipo
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
7. Prepárate para la Diversidad Cultural
• Individualismo vs. Colectivismo
• Jerarquía vs. Igualdad
• Distancia de Poder (Power Distance)
• Relación con la Incertidumbre
• Maestría vs. Armonía
• Concepción del Tiempo (Precise vs. Loose)
• Caso General Motors
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
8. Maneja adecuadamente los Husos Horarios
• Establece juntas en horarios compartidos
• Para proyectos realmente globales, intercalar horarios para las reuniones
• Establece un período de “Disponibilidad Total”
• En momentos críticos del proyecto... – War Room 7x24
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
War Room
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
9. Crea y Difunde “El Decálogo del Equipo”
• Reglas de actuación e interacción para todo el equipo
• Establecerlas es más fácil de lo que supones
• Si son creadas por el equipo, mejor
• Establecerlas desde el principio es mejor
• Algunos ejemplos:– En las reuniones yo esperaría que….
– Los reportes de avance deberán enviarse a mas tardar el…
– Nadie deberá atacar a la persona, solo a las ideas…
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
10. Insiste en Compartir…
• Compartir siempre, toda la información del proyecto
• Ataca de inmediato cualquier indicio de
reserva en información o celo sobre la propiedad de la misma
• Toda la información, disponible todo el tiempo a través del portal– Herramienta: Microsoft© Sharepoint
En resumen…
Técnicas Personales Sociales
• Existen procesos que minimizan la ambigüedad.
• Existen herramientas de comunicación y trabajo colaborativo.
• El sistema de información permite el acceso inmediato a la información.
• Un perfil personal de gran autonomía.
• Abiertos y dispuestos a compartir información
• “Cómodos” en el uso de la tecnología de comunicación y colaboración.
• Alto grado de confianza.
• Alto grado de interacción.
• Mente abierta a los problemas y las situaciones.
• Acceso a la “red de relaciones” del proyecto.
El evento para quienes quieren proyectos exitosos
Conclusiones
• ¡Hay que darles necesariamente un tratamiento diferente! ¡No hay opción!
• La tendencia esa la utilización cada vez más frecuente de Equipos Virtuales– Home Office
• Las redes sociales y Web 2.0 seguirán cambiando la forma en la que trabajamos en los equipos virtuales
• “El éxito no consiste en ser el mejor entre los demás, sino en lograr lo mejor de uno mismo.” Anónimo
Gracias. ¿¿Preguntas???
Roberto Toledo, MBA, PMP
Socio Director de Alpha Consultoría
rtoledo@alpha-consultoría.com
(52-55) 5553-0353
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