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INFORME DE PASANTIA
IMPLEMENTACIÒN DE LAS TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL
EN EL ANALISIS Y CLASIFICACION DE INFORMACION GEODESICA
DE PROYECTOS DENTRO DEL GRUPO DE TRABAJO INTERNO (GIT),
EN EL INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI (IGAC)
ANDRES FELIPE PARDO LOPEZ
CODIGO: 20141031038
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
TECNOLOGIA EN TOPOGRAFIA
BOGOTÁ D.C. SEPTIEMBRE 2017
TRABAJO DE GRADO MODALIDAD PASANTIA
IMPLEMENTACIÒN DE LAS TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL
EN EL ANALISIS Y CLASIFICACION DE INFORMACION GEODESICA
DE PROYECTOS DENTRO DEL GRUPO DE TRABAJO INTERNO (GIT),
EN EL INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI (IGAC)
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
ANDRES FELIPE PARDO LOPEZ
CODIGO: 20141031038
DIRECTOR INTERNO:
ING. RAUL ORLANDO PATIÑO
DIRECTOR EXTERNO:
ING. FRANCISCO MORA
BOGOTA, SEPTIEMBRE DE 2017
Contenido
Introducción ................................................................................................................................................. 1
Objetivos ...................................................................................................................................................... 2
Objetivo General ...................................................................................................................................... 2
Objetivos Específicos ............................................................................................................................... 2
Planteamiento del problema ......................................................................................................................... 3
Pregunta problema ................................................................................................................................... 3
Justificación del problema........................................................................................................................ 4
Metodología ................................................................................................................................................. 5
Parámetros para el desarrollo de la pasantía ............................................................................................ 5
Actividades desarrolladas durante la pasantía .......................................................................................... 5
Actividad de apoyo durante la pasantía. ..................................................................................................... 10
Actualización de los convenios y documentación realizados, entre entidades externas y el IGAC, para
la puesta en funcionamiento y registro de las estaciones MAGNA ECO o Red Activa de equipos de
rastreo GPS. ........................................................................................................................................... 10
Observaciones de la documentación existente ........................................................................................... 14
Resultados. ................................................................................................................................................. 15
Resultados - Gestión Documental. ......................................................................................................... 15
Resultados - Actividad de apoyo ............................................................................................................ 16
Análisis de Resultados ................................................................................................................................ 18
Número de proyectos digitalizados ........................................................................................................ 18
Comparativo proyectos digitalizados entre actividades pasantía periodo 2016-3 y pasantes actuales
2017-1 .................................................................................................................................................... 19
Cantidad de información digitalizada y recuperada digital como física................................................. 19
Recomendaciones ....................................................................................................................................... 22
Conclusiones .............................................................................................................................................. 23
Índice de Figuras
Figura 1. Diagrama de actividades de gestiòn documental....................................................................................... 9
Figura 2. Informacion de archivos digitalizados y extraidos de proyectos. ............ Error! Bookmark not defined.
Tabla 3. Informacion y cantidad de datos recolectados durante la actividad de gestion documental.Error! Bookmark not defined.
Índice de Tablas
Tabla 1. Normativa para seguimiento de los convenios de la RED MAGNA ECO . ............................................. 13
Tabla 2. Informacion final de archivos encontrados durante la actividad de pasantia............................................ 16
1
Introducción
El IGAC como institución reguladora y productora, de los procesos y actividades
geográficas, tiene como finalidad la ejecución de procesos y divulgación de información
ya sea, de tipo: cartográfico, geodésico, agronómico, geológico, entre otras área de
estudio; dirigido a usuarios de cualquier tipo dentro del territorio nacional.
La institución desde su creación ha dispuesto a la ciudadanía, y a todo tipo de usuarios,
información base desde la cual se han podido realizar proyectos de todo tipo, que
incurren en la obtención de información geográfica, desde distintas áreas, que permiten
el adecuado desarrollo en relación al crecimiento territorial y sus necesidades. Es así
como, a partir de este punto, producto del tiempo y la labor que el IGAC ha ejecutado a
lo largo de los años desde su nacimiento en 1935, ha aglomerado e incluido todo tipo de
datos e información masiva recolectada, hasta la actualidad. De igual manera, durante
ese lapso de tiempo la forma en la que se recolecta la información a variado incluyendo
con ello, nuevas tecnologías y nuevas formas con la cual es presentada la información,
adaptando tecnologías al ámbito y retirando del campo tecnologías obsoletas que con el
tiempo se han ido pulido o mejorando.
Es allí donde entra la labor de la pasantía, y el objeto que define el siguiente documento,
la recopilación, recolección y recuperación de información geodésica de distintos
proyectos, localizados en el área o departamento del Grupo Interno de Trabajo (GIT) de
Geodesia dentro del Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC). Esto debido a la
cantidad masiva de información que para la actualidad la institución alberga, y la
manera en la que se brinda la disposición final de esta al público, para lo cual se hace
necesario la implementación de mecanismos que permitan recoger y reestructurar la
manera en la que se maneja la información en este caso las tablas de retención
documental o TRD.
2
Objetivos
Objetivo General
Extraer y recuperar información de proyectos geodésicos existentes en archivo
magnético o físico, dentro del área o grupo de trabajo interno (GIT) de geodesia,
dentro del Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Objetivos Específicos
Hacer uso de los procesos de clasificación documental TRD, para la organización y
recopilación de proyectos geodésicos existentes en los archivos del departamento
de geodesia en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Actualizar y documentar la información existente tanto en medio (físico o
magnético), de los archivos encontrados dentro del departamento de geodesia
Identificar y digitalizar la información existente de forma ordenada correspondiente
a los proyectos geodésicos físicos encontrados y relacionarlos con la información
magnética encontrada para cada tipo de proyectos almacenados en el departamento
de geodesia.
3
Planteamiento del problema
Durante su trayectoria, el IGAC ha ejecutado proyectos de distintas temáticas, aplicadas
al desarrollo integral de proyectos basados en la necesidades inmediatas de la sociedad
en torno al estudio de distintas áreas aplicadas a la geografía, que trabajan en conjunto
en torno al crecimiento del territorio nacional. Y es a partir de este punto donde la
cantidad de información que se dispone para suplir dichas necesidades, tiene tal impacto
en la ejecución de otras tareas producto del desarrollo colombiano, que para la
actualidad se hace necesaria la actualización continua y clara de la información que este
brinda a la comunidad producto de su labor.
Pero dicha labor requiere de un constante estudio y un continuo seguimiento a los
proyectos que el IGAC ha desarrollado a lo largo de los años, ya que la forma en la que
se brinda y se comunica la información, independientemente de su tipo, ha sufrido
grandes cambios. Así, que se hace necesario y es responsabilidad de dicha institución
retomar toda la información que se ha producido, y reestructurar la manera en la que se
brinda y se dispone al país, es decir aun existe la necesidad de disponer de la
información de actividades que se realizaron hace varios años, y es de gran utilidad
organizarla y afianzarla en concordancia a las nuevas normativas de clasificación de la
información que surgen día tras día. Ya que es de suma importancia conocer que dicha
información es desde la que parte, toda la información cartográfica y geográfica de
nuestro país.
Pregunta problema
¿Cómo funcionan las tablas de retención documental, y cuál es su importancia en la
clasificación y organización de la información de cualquier índole?
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Justificación del problema
La manera y forma en la cual se dispone y se brinda la información, está en constante
cambio, conforme pasa el tiempo, la cantidad de datos e información con la que se
dispone es mucho mayor. Pero para manejar y regular, la manera como localizamos y
encontramos información es cada vez más precisa y especializada en pro de brindar a
publico herramientas y habilidades, para disponer de dicha información de manera más
eficaz y rápida.
Es así como funcionan los sistemas de apoyo en gestión documental o TRD,
herramientas de soporte para el almacenamiento de gran cantidad de documentos, de
manera ordenada y clara mediante la implementación de archivos y formatos ya
estipulados, para cumplir con dicha finalidad.
A estos proyectos se les asignan características como: tiempos de permanencia, etapa
vital de los documentos, documentos de una entidad y lo más importante, la
conservación y preservación de los mismos. Además de designar las labores a ejecutar
una vez finalice su vigencia o utilidades en las actividades de la entidad.
5
Metodología
Las tablas de retención documental son las encargadas de dictar las directrices para el
manejo, control y gestión en la cual se clasifica la información. Es esta en la actualidad
la normativa que rige la disposición momentánea de la información tanto (física como
magnética), dentro del departamento de geodesia en el Instituto Geográfico Agustín
Codazzi. Mediante la implementación de parámetros instaurados para el manejo de
información que allí se encuentra para el desarrollo de las actividades geodésicas con
las que se vincula el IGAC a nivel nacional hoy en día.
Es allí donde se sitúa en un principio la finalidad de este proyecto de pasantía, la
recopilación y recuperación de información de tipo geodésico del IGAC, dentro del
departamento de geodesia. Para la ejecución de la pasantía se realizaron las siguientes
actividades y bajo los siguientes parámetros
Parámetros para el desarrollo de la pasantía
Las actividades que allí se desarrollaron hacen parte de la continuación de los
procesos de gestión documental realizados por los pasantes y estudiantes de la
Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas del proyecto curricular Tecnología
en Topografía del periodo 03 del año 2016
El desarrollo de la actividad fue ejecutada en conjunto por 7 estudiantes de la
universidad y del proyecto mencionado con anterioridad dentro de los cuales se
encuentra el autor del siguiente documento
Actividades desarrolladas durante la pasantía
1. En primer lugar se estableció el área y la forma en la que se encontraba la
información que se debía recuperar y recopilar, como parte del desarrollo de la pasantía.
Información que se encuentra almacenada en bodegas y que hacen parte de proyectos y
carpetas de proyectos geodésicos, que fueron realizados entre los años de 1998 hasta la
actualidad.
Entre los grupos de proyectos que se pudieron encontrar y de los cuales se hizo manejo
de la información allí almacenada se pueden destacar
Proyectos de red geodésica: Corresponden a levantamientos geodésicos, mediante
la implementación de tecnología geoespacial de puntos situados sobre sitios de
6
interés, para la determinación de coordenadas o información espacial desde el cual
derivan actividades de tipo cartográficas, topográficas, geográficas etc.
Red geodésica determinación de puntos topográficos: Corresponden a la
determinación de coordenadas de puntos que se materializan en el terreno, para la
incorporación de herramientas a zonas o lugares, donde se realizaran procesos
topográficos.
Densificación de puntos: Corresponde a la determinación geodésica de puntos de
apoyo, para la diversificación de proyectos que permitirán contribuir con el
desarrollo de información en torno a modelos de estudio para definir las bases del
estudio geodésico. Como por ejemplo, la red de estaciones activas GPS.
Proyectos- Fronteras: Corresponden a la determinación de puntos que demarquen
líneas divisorias que delimitan las áreas de limitación entre zonas colombianas con
algún otro país o región involucrada en este territorio.
Nivelación geodésica: Son proyectos de determinación y arrastre de alturas
geodésicas de puntos materializados sobre terreno, hacia otros puntos de interés,
para la actualización o incorporación del modelo de elevación o marco
internacional de referencia de alturas IHRF.
Red gravimétrica: Hace parte del cálculo de cálculos efectuados debido a la
acción física de la gravedad que hacen parte fundamental dentro del cálculo del
modelo de referencia internacional de alturas. Además aporta información con el
modelo geoide para el cálculo de coordenadas a partir de la geodesia.
Red geodésica. Control de precisión: Corresponden al recalculo de puntos
geodésicos materializados, cuya fecha de cálculo fue determinada donde un gran
lapso de tiempo en diferencia, al marco de referencia actual de acuerdo a los
modelos actuales para dicho calculo.
Sistema Nacional de Referencia: Hace parte del control y la puesta en
funcionamiento de tecnologías geoespaciales y de puntos geodésicos materializados
en campo, para la elaboración de actividades en dicho campo mediante la
utilización de coordenadas precisas siniestradas por dichas estaciones de rastreo
continuo.
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Transformación de coordenadas: Corresponden a actividades de cálculo de
información espacial, a las cuales se le aplican cambios en el sistema de proyección
o datan con el cual fueron calculadas.
Dichas carpetas se encontraban sobre gabinetes dentro del departamento, sin ser
identificadas, sobre cajas no rotuladas.
2. Posteriormente de manera ordenada se extraían las carpetas de dichas cajas y se
procedían a digitalizar, y documentar en una tabla de Excel protocolo de la gestión
documental. La tabla de Excel se llena con la siguiente información:
Código o número de serie de la nomenclatura del proyecto: Es el identificador
numérico que define la categoría o tipo de proyectos que se están almacenando, es
decir, cada proyecto en específico tiene una nomenclatura numérica, que permite su
fácil identificación y posterior almacenamiento adecuado dentro de la base de datos
tanto física, como de manera digital en la base de datos del departamento
Tipo de proyecto: Indica el tipo y clase de proyecto del que se hace mención, en el
documento dentro de la carpeta.
Nombre del proyecto: Titulo del proyecto que permite identificar, el tipo de
actividad realizada, la zona en la que se ejecutó, el año y el tipo de trabajo al que
pertenece.
Numero de folder: Algunos proyectos deben ser almacenados en más de un folder
o carpeta, debido a la extensión o la gran cantidad de información que contienen.
Estos se almacenan en orden consecutivo a la categoría del mismo proyecto cuya
nomenclatura en la misma a este, solo análogo a su indicador de almacenaje en
cajas o capetas para dar continuación al cálculo o proyecto en énfasis.
Número de proyecto: Corresponde a un orden numérico secuencial, que identifica
y se le asigna a los proyectos de manera ordenada, para su identificación dentro de
las cajas e información digital.
Cantidad de folios: Son el número de hojas o páginas de las cuales está compuesto
el documento, con información referente a este.
8
Observaciones: Corresponden a comentarios del pasante, adicionales que se
encuentren, en el proyecto. Por lo general está compuesto de información gráfica o
digital, del documento que no se pudo digitalizar en cuestión y que falta agregar,
para complementar la actividad de recuperación en sí.
3. Conforme se avanzaba en el proceso de digitalización de los proyectos encontrados
dentro del departamento de geodesia, se iban almacenando en cajas rotuladas para su
facilitación en procesos de identificación y en dado caso que se necesiten, sean fáciles
de localizar.
4. Algunos proyectos contaban con información tanto física, digital, como grafica
(cartografía, fotografías y carteras de campo), correspondiente a productos de la
ejecución del mismo. Por lo que se procedía recopilar dicha información que se
encontraba en CD’S o cartografía del proyecto. Se digitalizaba, y se ubica daba dentro
de las capetas correspondientes de los proyectos o carpetas digitalizadas, que
correspondían a la información faltante del mismo.
5. Finalmente toda la información recopilada y correctamente registrada se entrega al
encargado del departamento, para su posterior manipulación e incorporación a la base
de datos del IGAC.
9
Figura 1: Diagrama de actividades, para la realización de procesos
correspondientes a la gestión documental de archivos en el IGAC.
Procedimiento de la Gestión
Documental IGAC
1. Familiarización con el archivo
existente en el GIT de Geodesia
2. Extracción y digitalización del
archivo encontrado (carpetas,
planos, CD`s etc.)
3. Actualización de la nomenclatura de
documentación del archivo según la
normativa de gestión documental TRD
5. Recopilación de información
correspondiente recuperada de cada
proyecto
4. Reincorporación del archivo
actualizado en cajas rotuladas, dentro
de la bodega del departamento del GIT
10
Actividad de apoyo durante la pasantía.
Actualización de los convenios y documentación realizados, entre entidades
externas y el IGAC, para la puesta en funcionamiento y registro de las
estaciones MAGNA ECO o Red Activa de equipos de rastreo GPS.
Esta corresponde a una tarea adicional, que se ejecutó en las instalaciones del Instituto
Geográfico Agustín Codazzi, como una labor de apoyo por los pasantes de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas, proyecto curricular Tecnología en
Topografía.
La información que se describe a continuación hace parte de la gestión de documentos,
correspondientes, a la actualización de archivos y documentos, de la Red MAGNA
ECO del IGAC, y algunas instituciones externas, que en su labor conjunta, permiten el
funcionamiento y suministran datos geoespaciales de libre acceso a la comunidad de
datos para la elaboración de cálculos dentro del área de la geografía en sí.
Dichos documentos, contienen información legal, jurídica, descriptiva, grafica,
numérica (Cálculos), etc. Que tienen como finalidad afianzar los procesos de
investigación en el área de la geodésica, siniestrando información coordenadas, de
estaciones GPS de rastreo continuo, para la elaboración de los respectivos cálculos
dentro del estudio de esta área.
Las actividades que se realizan como parte de la finalidad y objetivo ya mencionado,
para la actividad de apoyo aquí mencionada fueron:
En un principio, se extrajeron las carpetas y/o documentos correspondientes a la
documentación, referida a los convenios realizados para el funcionamiento de la
Red MAGNA ECO del IGAC distribuidos a lo largo del país
Dicha documentación había sido actualizada por última vez, aproximadamente en
los años 2012 y 2013, por lo que se hace necesario revisar y actualizarla de manera
que se establezca y ajusten según la normativa establecida para la actualidad.
11
La información que en un principio se puede encontrar en dichos documentos son:
1. Hoja de vida del documento: Hace énfasis a los documentos que se encontraran
en el documento con su respectiva descripción. Junto al nombre de la antena GPS
de estudió y su año de actualización
2. Documentación Legal: Corresponde a información respecto al convenio realizado
entre instituciones externas al IGAC y esta misma. En esta se pueden encontrar:
2.1 Convenio al que está suscrito el funcionamiento de la estación GPS
2.2 Acta de posesión
2.3 Cedula del representante Legal
2.4 Modificaciones al convenio hasta la actualidad
3. Descripción del punto de acceso al punto: En esta se señalan gráfica, textual y
numéricamente, de manera clara, la manera en la que se puede desplazar y
encontrar, el lugar donde está posicionado el equipo GPS, dentro de las
instalaciones contempladas en el convenio, acompañados de las coordenadas
navegadas o absolutas del punto para su localización precisa.
4. Ficha técnica: Brinda información detallada de los equipos y accesorios que se
disponen para la labor de rastreo continuo GPS de la Red activa IGAC. En este se
puede encontrar información como:
4.1 Placa o nomenclatura IGAC de los equipos
4.2 Serial de fabrica de los equipos
4.3 Cantidad
4.4 Fotos a color de los equipos y accesorios
5. Movimiento de equipos: Acá se registran y se documenta la información o actas,
que indican la salida, cambio, entradas de los equipos y su movimientos desde el
instituto a las entidades externas y viceversa.
12
6. Informe de visitas: En esta se pueden encontrar información, respecto al
seguimiento y mantenimiento de las estaciones MAGNA ECO, como a comentarios
y observaciones realizados por los profesionales encargados, en cuanto al
funcionamiento del equipo, desde la fecha de su instalación hasta la actualidad.
7. Novedades: Corresponde a todos los documentos ajenos pero de necesidad en el
seguimiento de la estación, como: Memorandos Internos y Externos, documentos
jurídicos etc.
8. Exploración: Indica un estudio previo a la instalación del equipo en campo, es
decir, un actividad de investigación de las condiciones y alternativas de
posicionamiento del equipo, en la zona de interés, con información estimada de su
puesta en funcionamiento, condiciones de obstrucciones entre otras.
NOTA: La información mencionada con anterioridad en algunas ocasiones, no se
encontraba localizada en las carpetas dispuestas y algunas en desorden estipulado, para
el nuevo control respecto a los convenios dispuestos que se presentan a continuación
según la nueva normativa, respecto a su seguimiento.
13
Especificaciones para Carpetas
Hoja de vida
Documentos
legales
Convenio Convenio Firma de dos partes
Modificaciones
Acta de posesión
Cedula del representante legal
Elementos a relacionar según
modificación
Modificación Firmada por las dos
partes
Descripción de
acceso
Descripción de la estación continuo
Magna Eco
Descripción general espacial y de
equipos
Ficha Técnica Descripcion del equipo
Placa IGAC
Serial de fabrica
cantidad
Fotos color del equipo con sus
accesorios
Movimiento de
equipos Movimientos
Equipo que se desinstaló
Equipo que se instaló
Nombres y firmas de quienes
entregan y reciben
Informes de Visitas Comisión Informe de visita Estación continua
IGACNAS
Novedades Memorandos internos o externos Requerimietos juridicos y respuestas
del GIT
Tabla 1. Nueva normativa para el seguimiento a los convenios de la tecnología y el marco de las
estaciones MAGNA ECO del IGAC
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De acuerdo a la información anterior, se procedió a ordenar y clasificar el archivo
encontrado en las carpetas MAGNA ECO del IGAC, según la tabla o normativa
mostrada en el punto anterior, como efectos de facilitación en la lectura y manejo
de la información que se desea de dicha carpeta.
Conforme se avanzaba en el proceso de estudio, de la documentación encontrada
referida a los archivos existentes que dan lugar al convenio ya mencionado. Se
registraba en un archivo drive la información encontrada y faltante de dichos
archivos, como parte del protocolo especificado y asignado para el seguimiento.
Con anotaciones y observaciones de la información faltante, para cada uno de las
carpetas que documentan la información de la estación.
Adicionalmente, de la documentación se extraía información de las carpetas a datos
necesarios para el seguimiento como:
Observaciones de la documentación existente
1. Fecha de la última visita a campo, para verificación del funcionamiento de la estación
GPS.
2. Comentarios de los encargados de la visita a campo, para control del equipo.
3. Encargados de la comisión
4. Observaciones de falta de documentación
5. Observaciones del convenio:
5.1 Fecha de inicio del convenio
5.2 Cantidad de modificaciones al convenio
5.3 No. Del convenio
6. Nombre del representante Legal entre otros.
15
Resultados. A continuación se presenta un balance, de los resultados obtenidos hasta la fecha (27 de
Julio del 2017), correspondiente a ambas actividades mencionadas en la metodología,
de este documento.
Resultados - Gestión Documental.
Para la fecha anteriormente mencionada, como parte de la gestión documental, mediante
la implementación de la metodología de las TRD. Se tiene que:
1. Se han digitalizado alrededor de 273 carpetas de las cuales:
Hay 237 proyectos dentro de las categorías mencionadas en la metodología
digitalizados, como folios o carpetas
239 planos digitalizados, correspondientes a información cartográfica encontrada
dentro de los documentos de proyectos ya descritos
365 información digital, encontrada dentro de CD´s de las cuales se encuentra
información, respecto a (cálculos, fotografías, información geodésica, etc.), para la
realización del proyecto.
NOTA: Dentro de la información encontrada en os CD´s, algunas se encontraban
identificadas como parte de la incorporación de información digital del mismo tipo
dentro de las carpetas digitalizadas dentro de la TRD. Por su parte, otra parte de la
información, fue digitalizada, pero sin embargo no se pude identificar a que proyecto o
actividad pertenecía, la información almacenada allí.
193 Fotografías encontradas y digitalizadas correspondientes a información gráfica
de procesos de exploración y foto control
83 Fichas técnicas de información geodésica de puntos materializadas encontradas
y digitalizadas
13 carteras de campo
La información anterior se presenta de manera más ordenada a continuación:
16
Gestion Documental
Carpetas digitalizadas
Pasantes anteriores -
Pasantes 2017-1 273
Informaciòn
recopilada
Proyectos digitalizados - - 237
Planos digitalizados - - 239
Proyectos C`Ds - - 365
Fotografias - - 193
Fichas Tecnicas - - 83
Carteras de campo - - 13
Tabla 2. Información final del proceso de gestión documental encontrado y manipulado en la actividad
de la pasantía
Resultados - Actividad de apoyo
Hasta la fecha mostrada anteriormente, se logró un avance de la actualización de los
convenios existentes para el estudio y seguimiento del funcionamiento de las estaciones
MAGNA ECO del IGAC, que se presenta a continuación:
Un seguimiento a cerca de 47 equipos GPS que hacen parte y conforman la red de
estaciones RED MAGNA ECO del IGAC
El trabajo se realizó bajo la supervisión de uno de los funcionarios del IGAC, el
cual dictaba las directrices para la realización de la actividad y sus respectivas
correcciones y observaciones
Se revisó la documentación existente de las 47 carpetas de las estaciones GPS, para
el seguimiento al convenio de las mismas. Se anexaba apuntes y observaciones de
información faltante e información requerida para la correcta realización del mismo
Se actualizo de manera adecuada el orden de los folios de las carpetas de acuerdo a
la información encontrada para su facilitación a la hora de su lectura, en caso de ser
17
necesario dentro del departamento o por usuarios externos. Según la normativa de
especificaciones documentales presentada con anterioridad
Se realizó el seguimiento a la falta documental de cada archivos a la totalidad de
carpetas mencionadas con anterioridad, junto a la información (de ser encontrada)
de observaciones al convenio, que se extraían del mismo
18
Análisis de Resultados A continuación se presenta información de los resultados obtenidos, durante la
realización de la actividad de la pasantía realizadas en el departamento de geodesia,
dentro del instituto geográfico Agustín Codazzi (IGAC).
Número de proyectos digitalizados
A continuación se presenta información gráfica y estadística, de la información obtenida,
correspondiente a la cantidad de archivos o carpetas digitalizadas como parte de la
gestión documental.
Figura 2: Grafica de torta- Información de archivos digitalizados extraídos de carpetas, correspondiente
a proyectos encontrados dentro del departamento de geodesia en el IGAC.
77%
23%
ARCHIVO DIGITALIZADO
Pasantes anteriores
Pasantes 2017-1
19
Comparativo proyectos digitalizados entre actividades pasantía periodo 2016-3
y pasantes actuales 2017-1
A primera vista es notoria la diferencia en cantidad (cuantitativamente) de archivos
recuperados y digitalizados producto de la actividad de la gestión documental, realizada
a lo largo del periodo 2016-3 hasta el periodo 2017-1. Esto debido a la disposición de
equipos de cómputo y tecnología adecuada para la realización del ejercicio para cumplir
con las actividades propuestas en el objetivo del presente documento. Esto se puede
deber a:
1. La cantidad de tecnología y herramientas de computo dispuesto para la realización
del ejercicio de la pasantía, no fue el mismo, es decir, aunque la cantidad de
pasantes involucrados en la actividad de pasantía durante el tiempo descrito, no ha
cambiado notablemente, si lo ha sido la cantidad de equipos de cómputo mediante
los cuales se realizaban las actividades de digitalización del archivo encontrado. Ya
que durante el periodo 2017-1, habían dos equipos de cómputo, para una cantidad
de 7 pasantes de la Universidad realizando la misma actividad de pasantía
NOTA: Es de clara importancia recalcar que la actividad de pasantía acá descrita, a lo
largo del documento, hace parte de una actividad conjunta realizada entre los 7 pasantes
actuales de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y los pasantes antiguos,
quienes en un periodo distinto, fueron dispuestos a realizar la misma actividad de
recuperación documental dentro del departamento de geodesia
2. De igual forma gracias a la gran labor de la realización de la actividad de pasantía,
de los estudiantes pasados, y la gran cantidad de archivo inexistente o no
encontrado del departamento de geodesia, disminuyeron la cantidad de archivo
encontrado y dispuesto a digitalizar por los pasantes actuales dentro de los cuales
está incluido el autor de este documento.
Cantidad de información digitalizada y recuperada digital como física.
En la siguiente figura se presenta información de la cantidad de información recogida y
recolectada a lo largo de la realización de la actividad de pasantía. Que tiene en cuenta
información física digitalizada en archivo, CD`s, planos etc. Esta anterior se puede
encontrar en los Resultados obtenidos en el presente documento
20
Grafica de torta- Información y cantidad de los datos recolectados durante las actividades de gestión
documental
Resultados actividad de apoyo realizada durante la pasantía
Finalizada la etapa de realización de la actividad de la pasantía, como parte del
convenio existente entre el IGAC y la universidad. Los alcances respecto al avance, del
resultado final, del estudio anteriormente mencionado para la ejecución de la actividad
de apoyo realizada dentro de las instalaciones fueron las siguientes:
Se logró con éxito el estudio de las 47 carpetas del archivo encontrado, para el
estudio de los convenios de las estaciones GPS permanentes, que hacen parte de
la red MAGNA ECO del IGAC para el seguimiento del funcionamiento de los
mismas con lo cual se encontró que:
1. Aproximadamente un 2% de las carpetas estudiadas, contienen completa la
información respecto a la documentación legal del archivo de la estación GPS.
2. Un 12% de las carpetas estudiadas, no contienen información respecto a la
descripción del punto, donde se posiciono la estación GPS como efectos de
posicionamiento de la misma. Tanto grafica como espacial.
3. Un 30% de las carpetas estudiadas, contienen en su totalidad información
respecto al ITEM: Ficha técnica, que brinda información respecto a los equipos
y sus nomenclatura, que serán dispuestas para la labor ya mencionada
237
239
365
193
83 13 Informaciòn
recuperada
RELACIÒN PROYECTOS ENCONTRADOS
CON INFORMACIÒN ENCONTRADA
Proyectos digitalizados
Planos digitalizados
Proyectos C`Ds
Fotografias
Fichas Tecnicas
Carteras de campo
21
4. Un 76% de las carpetas estudiadas, contienen toda la información necesaria en
cuanto a las especificaciones de movimiento de equipos y eventos que se dieron
durante la puesta en funcionamiento de la estación hasta la actualidad
NOTA: En cuanto a la desinstalación de un equipo, por cambio ya sean por efectos de
fallas técnicas, o por terminación del convenio por alguna de las partes, no
necesariamente cada uno de los documentos estudiados, contienen dicha información ya
que el equipo hasta la actualidad ha funcionado de manera correcta y sin problemas.
5. Se actualizo la totalidad del archivo existente de las estaciones GPS,
correspondiente al informe de última visita realizado por operarios de la
institución para verificar su correcto funcionamiento, en el sitio donde se
encuentra instalado el mismo.
6. Un 8,6% de la documentación estudiada no contienen archivos judiciales ni
memorandos tanto internos como externos realizados entre las partes, durante el
proceso de instalación y seguimiento de las estaciones
7. Un 4% de los archivos estudiados, no contienen información de ningún tipo
respecto al estudio y seguimiento de los convenios descritos, es decir, el archivo
esta vacío.
22
Recomendaciones
Ya que la cantidad de archivo dispuesto para la tarea de la pasantía es de gran
volumen y la tarea de gestión documental es algo dispendiosa y muy bien
estructurada, se recomendaría aumentar el número de equipos de cómputo que se
brindan para cada uno de los pasantes, para una realización de la actividad más
rápida y eficaz; en cuanto a temas de calidad respecta.
Procurar en la medida de lo posible conservar el orden que se instauro para la
documentación trabajada en las respectivas cajas rotuladas, como efectos de
desarrollo de la pasantía. Para con ello facilitar la búsqueda y lectura de un
documento de ser necesario dentro del departamento de geodesia.
23
Conclusiones
Se digitalizo, extrajo y recupero en su totalidad el archivo físico existente de
documentos tanto CD`s como carpetas encontradas dentro del departamento de
geodesia.
Se creó e implemento una base de datos en la cual se recopilaba la información
que se iba digitalizando y las posibles irregularidades en torno a un archivo en si.
El cual al finalizar la pasantía, fue entregada al responsable de la gestión
documental para su revisión
Se clasifico la información física encontrada en las bodegas del departamentos,
con su correspondiente archivo magnético que se podía encontrar en CD`s o
disquetes.
Web grafía
UDFJC. (s.f.). Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Unidad de
Extensión. Obtenido de Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Unidad
de Extensión: http://uextensionfamarena.udistrital.edu.co:8080/informacion
Archivo General de la Nación Colombia. (2016). Archivo General de la Nación
Colombia. Obtenido de http://www.archivogeneral.gov.co/trd
IGAC. (2015). Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Obtenido de
http://www.igac.gov.co/wps/portal/igac/raiz/iniciohome/nuestraentidad
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