documentos y expedientes electrónicos eni · 2019-11-14 · unidad de trabajo 3 procedimientos ut3...
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2017Javier Casado CadarsoTécnico de administración generaljcasado@dphuesca.es
Asesoría jurídicaDiputación Provincial de Huesca
Documentos y expedientes electrónicos ENI
Septiembre 2017 2/105
Los seres humanos son alérgicos a los cambios. Les encanta decir: "Siempre lo hemos hecho así". Trato de luchar contra eso.
Documentos y expedientes electrónicos ENI
― Contraalmirante Grace M. Hopper
Septiembre 2017 3/105
Los seres humanos son alérgicos a los cambios. Les encanta decir: "Siempre lo hemos hecho así". Trato
de luchar contra eso.
Documentos y expedientes electrónicos ENI
― Contraalmirante Grace Hopper
Septiembre 2017 4/105
“Hay una frase que nunca tienen que usar: 'Siempre se hizo así'. Esa frase, permítanme, es mala
palabra. Siempre hay que estar cambiando porque el tiempo cambia...”.
Documentos y expedientes electrónicos ENI
― Papa Francisco
Septiembre 2017 5/105
Documentos y expedientes electrónicos ENI
La psicología de las organizaciones
estudia el modo en que se crean, evolucionan y
cambian las normas y la cultura dentro
de las empresas
El experimento de los monos
Septiembre 2017 6/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIPrograma
Documentos y expedientes electrónicos ENIProgramación
Lunes 11 José Félix Muñoz→Miércoles 13 José Félix Muñoz→Viernes 15 Javier Casado→Lunes 25 Javier Casado→Miércoles 27 Julián Lucea→Viernes 29 Julián Lucea→
Horario: de 9 a 14:00 horas. Descanso de 10:45 a 11:15.
Temas• El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en la AdministraciónElectrónica• La regulación de las Normas Técnicas de Interoperabilidad• Documentos y expedientes electrónicos• Metadatos para la gestión del documento electrónico (e-EMGDE 2.0)
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 7/105
Documentos y expedientes electrónicos ENINormativa
Normativa de carácter básico
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de frma electrónica.
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público
Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica
Esquema Nacional de Seguridad (ENS)Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica
Documentos y expedientes electrónicos ENIPlan de administración electrónica DPH
Septiembre 2017 9/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIPlan de administración electrónica DPH
Plan de administración electrónica DPH
Documentos y expedientes electrónicos ENIGestor documental Alfresco
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 11/105
Repositorio documental de DPHhttp://alfresco5pre.dph.es/share/page/
Herramienta para la gestión de documentos y expedientes electrónicos
Documentos y expedientes electrónicos ENIGestor documental Alfresco
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 12/105
Repositorio documental de DPHAcceso a preproducción
http://alfresco5pre.dph.es/share/page/
Documentos y expedientes electrónicos ENIGestor documental Alfresco
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 13/105
Repositorio documental de DPH
Clasifcación orgánica
Estructura de Unidades de trabajo
Encontramos una estructura de unidades predefnida, que refeja el organigrama de la entidad.
● Ver documento de unidades.
Los usuarios pueden pertenecer a una o varias unidades.
Documentos y expedientes electrónicos ENIGestor documental Alfresco
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 14/105
Repositorio documental de DPH
Clasifcación funcional
Cuadro de clasifcación documental
Dentro de cada unidad de trabajo, los expedientes se almacenan en una estructura de carpetas que refeja el cuadro de clasifcación documental defnida por el archivo para esa unidad de trabajo.
● Ver documento cuadro de clasifcación.
Documentos y expedientes electrónicos ENIGestor documental Alfresco
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 15/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIGestor documental Alfresco
Estructura orgánica DPH
Unidad deTrabajo 1
Unidad deTrabajo 2
Catálogode
procedimientos
Cuadrode
clasificacióndocumental
ProcedimientosUT1
ProcedimientosUT2
Seriesdocumentales
UT1
Seriesdocumentales
UT2
EXP UT1 EXP UT2
Unidad deTrabajo 3
ProcedimientosUT3
Seriesdocumentales
UT3
EXP UT3
Documentos y expedientes electrónicos ENIEstructura orgánica DPH
Septiembre 2017 17/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Unidades administrativas
Intervención
● Control interno● Contabilidad● Hacienda● Asesoramiento económico fnanciero a municipios
Septiembre 2017 18/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Unidades administrativasTesorería
● Tesorería● Gestión● Inspección● Tributaria● Recaudación● Unidad Central de Embargos● Unidad territorial de Fraga● Unidad territorial de Barbastro● Unidad territorial de Binéfar● Unidad territorial de Boltaña● Unidad territorial de Jaca● Unidad territorial de Monzón
Septiembre 2017 19/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Unidades administrativas
Secretaría General
● Secretaría General● Personal● Registro● Interior● Contratación● Asesoría Jurídica● Archivo
Septiembre 2017 20/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Unidades administrativas
Obras Públicas y Patrimonio
● Obras● Contratación Obras● Técnicos Obras
Septiembre 2017 21/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Unidades administrativas
Cooperación y Planes
● Cooperación Planes● Cooperación Subvenciones
Septiembre 2017 22/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Unidades administrativas
Cultura
● Cultura
Septiembre 2017 23/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Unidades administrativas
Promoción, Desarrollo y Medio ambiente
● Desarrollo● Turismo● Protección Civil / Perrera / Gestión Ambiental● Medio Ambiente● Vivero / Aula de la Naturaleza / Féliz de Azara
Septiembre 2017 24/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Unidades administrativas
Iniciativas Locales:
● Iniciativas
Septiembre 2017 25/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Unidades administrativas
Tecnología y comunicaciones:
● Tecnología y comunicaciones
Septiembre 2017 26/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Unidades administrativas
Instituto de Estudios Altoaragoneses:
● IEA
Septiembre 2017 27/105
Modelo de Unidad de trabajo de DPHUbicación de los expedientes electrónicos
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Septiembre 2017 28/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Septiembre 2017 29/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación funcional
Septiembre 2017 31/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación funcional
La serie documental
Conjunto de documentos que tienen un mismo origen, que responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite.
Además, tienen características similares en lo que se refere a su contenido. A veces también tienen similitudes en su aspecto externo.
Septiembre 2017 32/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación funcional
La serie documental
La Subserie es el conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación, recepción o utilización.
Septiembre 2017 33/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación funcional
Cuadro de clasifcación de la DPH
Nivel 1Se estructura en tres grandes ámbitos funcionales que articulan la actividad de la DPH:
A Acción y órganos de gobierno: agrupa funciones referentes a la planifcación, la toma de decisiones, el impulso y el control de la acción de gobierno
B Administración general: agrupa funciones referentes a la gestión de la propia institución y de sus recursos.
C Servicios: agrupa funciones referentes a la asistencia y prestación de servicios a las personas y entidades locales de la provincia.
Septiembre 2017 34/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación funcional
Cuadro de clasifcación de la DPH
Nivel 2: funciónRefeja el conjunto de actividades que ejerce la Diputación para el cumplimiento de sus fnes. Se identifca con un número correlativo de dos dígitos que sigue a la letra indicativa del ámbito funcional. Ejemplo de funciones del nivel 1:
A01 FUNCIÓN EJECUTIVA / DIRECTIVAA02 CONTROL DE LA ACCIÓN DE GOBIERNOA03 FUNCIONAMIENTO NORMATIVOA06 COOPERACIÓN Y COLABORACIÓNA07 REPRESENTACIÓN CORPORATIVA Y PROTOCOLOA08 PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y TRANSPARENCIA
Septiembre 2017 35/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación funcional
Cuadro de clasifcación de la DPH
Nivel 3: subfunciónRefeja las acciones que realiza la DPH en el ejercicio de sus funciones. Se identifca con un número correlativo de dos dígitos que sigue a los dígitos indicativos de la función.
A ACCIÓN Y ÓRGANOS DE GOBIERNOA01 FUNCIÓN EJECUTIVA / DIRECTIVA
A010002 Expedientes de constitución de la CorporaciónA010006 Delegaciones de competencias y funciones
Septiembre 2017 36/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación funcional
Cuadro de clasifcación de la DPH
Serie documental
Nivel físico formado por el conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales que se producen de manera continuada por un mismo sujeto productor como resultado de una misma función o actividad.
Se corresponde con el cuadro de clasifcación de la DPH y se identifca con el código correspondiente del cuadro de clasifcación y su título de serie normalizado.
Septiembre 2017 37/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación funcional
Cuadro de clasifcación de la DPH
Serie documentalSe identifca con un número correlativo de dos dígitos que sigue a los dígitos indicativos de la subfunción. En el caso que no se hayan establecido subfunciones dentro de una función se indica esta circunstancia con dos ceros (ejemplo A010001).
A ACCIÓN Y ÓRGANOS DE GOBIERNOA01 FUNCIÓN EJECUTIVA / DIRECTIVA
A010002 Expedientes de constitución de la CorporaciónExpedientes de constitución de la CorporaciónNombramiento diputados (producidos a lo largo de la legislatura)Renuncia / Cese de diputados (producidos a lo largo de la legislatura)
A010006 Delegaciones de competencias y funcionesExpedientes de delegación de competencias y funciones a diputados o funcionarios de la Diputación
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 39/105
La Interoperabilidad
La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 40/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
PAe
PAe portal de administración electrónica→
Portal de referencia en materia de administración electrónica sobre situación, desarrollo, análisis, novedades e iniciativas en torno a la ella. Integra contenidos y servicios de fuentes muy diversas para presentar la oferta completa de soluciones proporcionadas por diferentes organismos en esta materia.
Septiembre 2017 41/105
La Interoperabilidad
Carácter central de la interoperabilidad
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 42/105
Normativa de carácter básico
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de frma electrónica.
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público
Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica
Esquema Nacional de Seguridad (ENS)Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 43/105
Esquema Nacional de Interoperabilidad
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (derogada)
Artículo 42. Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad.
3. Ambos Esquemas se elaborarán con la participación de todas las Administraciones y se aprobarán por Real Decreto del Gobierno, a propuesta de la Conferencia Sectorial de Administración Pública y previo informe de la Comisión Nacional de Administración Local, debiendo mantenerse actualizados de manera permanente.
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 44/105
Esquema Nacional de Interoperabilidad
Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público
156. Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad.
1. El Esquema Nacional de Interoperabilidad comprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 45/105
Esquema Nacional de Interoperabilidad
Su fnalidad es la creación de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos, a la vez que redunda en benefcio de la efcacia y la efciencia
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 46/105
Esquema Nacional de Interoperabilidad
● Herramienta legislativa de fuerte contenido técnico● Contempla los principales referentes en materia de
interoperabilidad provenientes de la UE y normalización nacional e internacional Enmarcado dentro de la Estrategia Europea de Interoperabilidad
● Enmarcado dentro del Marco Europeo de Interoperabilidad● Enmarcado dentro del Programa ISA (Soluciones de
Interoperabilidad para las AAPP)● El ENI y sus normas técnicas de desarrollo contemplan el
enlace con instrumentos equivalentes del ámbito europeo
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 47/105
Esquema Nacional de InteroperabilidadMarco Europeo de Interoperabilidad
Alineación del ENI con el Marco Europeo de Interoperabilidad según el National Interoperability Framework Observatory (NIFO)
Compare NIFs | Joinup
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 48/105
Esquema Nacional de Interoperabilidad
● El ENI establece un marco general● Cada uno de los aspectos técnicos necesarios para hacer
realidad la interoperabilidad de sistemas entre los diferentes niveles de la Administración, se desarrolla en las Normas Técnicas de interoperabilidad
● La Disposición Adicional primera enumera las normas técnicas de interoperabilidad a desarrollar
● Serán de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones públicas
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 49/105
Esquema Nacional de Interoperabilidad
Art. 3. Para la selección de estándares, en general y, para el establecimiento del catálogo de estándares, en particular, se atenderá a los siguientes criterios:
a) Las defniciones de norma y especifcación técnica establecidas en la Directiva 98/34/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 22 de junio de 1998 por la que se establece un procedimiento de información en materia de las normas y reglamentaciones técnicas.
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 50/105
Esquema Nacional de InteroperabilidadNormas Técnicas de Interoperabilidad
● Catálogo de estándares● Documento electrónico● Digitalización de documentos● Expediente electrónico● Política de firma electrónica y de certificados de la Administración● Protocolos de intermediación de datos● Relación de modelos de datos● Política de gestión de documentos electrónicos● Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las Administracio
nes públicas españolas (Red SARA)● Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos● Modelo de Datos para el intercambio de asientos
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 51/105
Esquema Nacional de InteroperabilidadNormas Técnicas de Interoperabilidad
● Se aprobaron en un proceso de elaboración en el que participaron todas las Administraciones Públicas en las que son de aplicación
● Fueron informadas favorablemente por la Comisión de Estrategia TIC y la Comisión Sectorial de Administración Electrónica
● Su objetivo es proporcionar un marco mínimo que garantice la interoperabilidad favoreciendo su implantación y aplicación en un corto plazo y facilitando su perfeccionamiento a lo largo del tiempo, acorde al progreso de los servicios, infraestructuras y de la evolución tecnológica
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Septiembre 2017 52/105
Esquema Nacional de InteroperabilidadNormas Técnicas de Interoperabilidad
Algunas NTI’s disponen también de Guías de aplicación que describen de forma detallada como poner en práctica sus disposiciones
Documentos y expedientes electrónicos ENIInteroperabilidad
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Septiembre 2017 54/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Metadatos
RD 1671/2009, de desarrollo parcial de la Ley 11/2007
“Se entiende como metadato [...] cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características”
“Los documentos electrónicos susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano u organismo, la función y el procedimiento administrativo al que corresponde”
Y remite al ENI a los efectos de defnición de los que deberán considerarse metadatos mínimos.
Septiembre 2017 55/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Metadatos
Metadato: Dato que defne y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos según su aplicación.
― Glosario de términos del Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica
Septiembre 2017 56/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Metadatos
Metadato de gestión de documentos: Información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo, en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identifcar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
― Glosario de términos del Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica
Septiembre 2017 57/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Metadatos
Esquema de metadatos: instrumento que defne la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
― Glosario de términos del Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica
Septiembre 2017 58/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Metadatos
La forma de implementación de los metadatos de los documentos electrónicos para su tratamiento y gestión a nivel interno es libre y, como tal, sería diseñada por cada organización en base a sus necesidades, criterios y normativa específca.
Es responsabilidad de cada una de ellas de garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos electrónicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos.
Septiembre 2017 59/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Gestión documental
Ciclo de vida de un documento electrónico: Conjunto de las etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identifcación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre Archivos de aplicación en cada caso, o para su destrucción reglamentaria.
Septiembre 2017 60/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Metadatos
Los metadatos de gestión de documentos sirven para identifcar, autenticar y contextualizar documentos.
Un esquema de metadatos defne la incorporación y gestión de los metadatos de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
Septiembre 2017 61/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Esquemas de Metadatos
E-EMGDE Primera versión: 10/02/2012→23 metadatos, 8 obligatorios
E-EMGDE 2.0 Segunda versión: julio 2016→30 metadatos, 16 obligatorios
Septiembre 2017 62/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Esquema e-EMGDE 1.0
Septiembre 2017 63/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
e-EMGDE e-EMGDE 2.0→
Se añaden los siguientes metadatos obligatorios:● eEMGDE3 – Nombre● eEMGDE13 – Califcación● eEMGDE22 – Clasifcación● eEMGDE23 – Versión NTI● eEMGDE24 – Órgano● eEMGDE25 – Origen del documento● eEMGDE27 – Estado del expediente● eEMGDE28 – Interesado
Septiembre 2017 64/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
e-EMGDE e-EMGDE 2.0→
Se añaden los siguientes metadatos:● eEMGDE22 – Clasifcación● eEMGDE23 – Versión NTI● eEMGDE24 – órgano● eEMGDE25 – Origen del documento● eEMGDE27 – Estado del expediente● eEMGDE28 – Interesado● eEMGDE29 – Asiento Registral
Documentos y expedientes electrónicos ENIDocumento electrónico
Septiembre 2017 66/105
“Las Administraciones Públicas se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes a través de medios electrónicos [...]”.
― Art. 3.2 LRJSP
“Los expedientes tendrán formato electrónico [...]”.
― Art. 70.2 LPAC
Administración electrónica
Documentos y expedientes electrónicos ENIDocumento electrónico
Septiembre 2017 67/105
Deposite aquí sus expedientes en papel
¡Gracias!
Documentos y expedientes electrónicos ENIDocumento electrónico
Septiembre 2017 68/105
Esquema Nacional de InteroperabilidadNTI de Documento Electrónico
NTI: Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico
Guía de aplicación: Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico
Documentos y expedientes electrónicos ENIDocumento electrónico
Septiembre 2017 69/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIDocumento electrónico
El documento electrónico
Documento: Información de cualquier naturaleza archivada en un soporte y susceptible de identifcación y tratamiento diferenciado.
Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identifcación y tratamiento diferenciado.
Septiembre 2017 70/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIDocumento electrónico
El documento electrónico
Documento administrativo electrónico: Objeto digital administrativo que contiene la información objeto (datos) y los datos asociados a ésta (frma y metadatos). En el marco del ENI, este concepto incluye tanto los documentos electrónicos producidos por las Administraciones públicas en el ejercicio de sus competencias como los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos en el contexto de un procedimiento dado.
Septiembre 2017 71/105
Metadatos
Documentos y expedientes electrónicos ENIDocumento electrónico
Septiembre 2017 72/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIDocumento electrónico
El documento electrónico
El documento y el expediente electrónico llevan metadatos mínimos obligatorios y pueden incorporar metadatos complementarios.
La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos trata en su apartado VII la asignación de metadatos.
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 73/105
Repositorio documental de DPH
Documento electrónico
● Conversión de documento frmado o sin frmar en documento electrónico administrativo
Documentos y expedientes electrónicos ENIDocumento electrónico
Septiembre 2017 74/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Metadatos Mínimos obligatorios del Documento Electrónico en el e-EMGDE 1.0
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 75/105
Metadatos obligatorios del documento
electrónicoAnexo I de la NTI
Documentos y expedientes electrónicos ENIMetadatos
Septiembre 2017 76/105
Repositorio documental de DPH
Documento electrónico
● Creación de documento electrónico● Edición de metadatos asociados al documento
electrónico● Creación de documentos en formato xml eni para
intercambio
Documentos y expedientes electrónicos ENIDocumento electrónico
Septiembre 2017 77/105
Repositorio documental de DPH
Documento electrónico
Exportación de documento electrónico a fchero xml eni
Documentos y expedientes electrónicos ENIDocumento electrónico
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 79/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 80/105
Esquema Nacional de InteroperabilidadNTI del Expediente Electrónico
NTI: Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico
Guía de aplicación: Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 81/105
Ciclo de vida del expediente electrónico
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Ciclo de vida del expediente electrónico
Septiembre 2017 82/105
Ciclo de vida del expediente
I Fase de apertura● Creación del objeto administrativo digital ‘expediente’● Creación del índice electrónico● Inclusión en el índice de las referencias de cada uno de los
documentos● Asignación de metadatos mínimos obligatorios del expediente
electrónico
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 83/105
Ciclo de vida del expediente
II Fase de tramitación● Inclusión de nuevos documentos● Cambios de estado o de características particulares del
expediente que pueden tener refejo en los metadatos del expediente
● Generación de sub-expedientes electrónicos objeto de intercambio provocados por solicitudes de remisión o puesta a disposición de un expediente
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 84/105
Ciclo de vida del expediente
III Cierre del expediente● Compleción del índice del expediente● Foliado o indizado del expediente (art. 70.3 de la Ley 39/2015)
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 85/105
Ciclo de vida del expediente
III Cierre del expediente● Compleción del índice del expediente● Foliado o indizado del expediente (art. 70.3 de la Ley 39/2015)
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 86/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 87/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 88/105
Ciclo de vida del expediente
IV Fase de conservación y selección● Expurgo y archivo
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 89/105
Ciclo de vida del expediente
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 90/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 91/105
Metadatos obligatorios del expediente
electrónicoAnexo I de la NTI
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 92/105
Servicios de remisión y puesta a disposición
Cuando se producen solicitudes de remisión o puesta a disposición de expedientes entre distintas organizaciones o por parte de los ciudadanos (mediante el acceso al Punto de Acceso General electrónico de la Administración o a una sede electrónica), éstas deben seguir unas pautas comunes, para llevar a cabo dichas consultas y el intercambio de expedientes electrónicos, que favorezcan la interoperabilidad.
La Ley 39/2015, art. 70, establece que la remisión de un expediente se hará de acuerdo al Esquema Nacional de Interoperabilidad y a las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 93/105
Servicios de remisión y puesta a disposición
Anexo Anexo V de la Ley 39/2015, sobre Intercambio de expedientes electrónicos
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Septiembre 2017 94/105
Repositorio documental de DPH
Expediente electrónico
● Conversión de carpeta del espacio de trabajo en expediente electrónico administrativo
● Creación de expediente electrónico● Inclusión de documentos electrónicos en expedientes● Creación de expedientes en formato ENI para
intercambio
Documentos y expedientes electrónicos ENIExpediente electrónico
Documentos y expedientes electrónicos ENIInside
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 96/105
Inside
InSide (Infraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica) es un sistema para la gestión de documentos y expedientes electrónicos que cumple los requisitos para que ambos puedan almacenarse y/o obtenerse según el ENI
Permite almacenar y modifcar documentos y expedientes electrónicos en cualquier gestor documental que sea compatible con el estándar CMIS, así como los metadatos obligatorios asociados. Permite la asociación de documentos a expedientes, la gestión del índice (mediante carpetas y vinculaciones de expedientes).
Documentos y expedientes electrónicos ENIInside
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 97/105
Inside
G-Inside (Generador de Inside)
Batería de servicios Web en la nube SARA para validar y generar documentos y expedientes ENI, generación de documentos PDF de visualización del documento y expediente electrónicos. G-Inside no almacena nada, sólo se puede usar como modo de conversión a documentos y expedientes electrónicos para su almacenamiento en otro sistema. Permite el uso de los servicios para la validación sintáctica de los documentos y expedientes electrónicos.
Una Web permite probar g-inside en la dirección: http://ginsidews.seap.minhap.es
Documentos y expedientes electrónicos ENIInside
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 98/105
Uso de Insideen preproducción
http://inside.preappjava.seap.minhap.es/
Documentos y expedientes electrónicos ENIInside
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 99/105
Uso de Insideen producción
http://ginsidews.seap.minhap.es/
Documentos y expedientes electrónicos ENIInside
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 100/105
Documentos y expedientes electrónicos ENIInside
Documentos y expedientes electrónicos ENICopia electrónica auténtica de documento papel
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 102/105
NTI de digitalización de documentos
Opción disponible en el menú de cada documento➔ Para personal habilitado (art. 27 LPAC)
Herramientas del gestor documental AlfrescoCopia electrónica auténtica de documento papel
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 103/105
NTI de digitalización de documentos
Herramientas del gestor documental AlfrescoCopia electrónica auténtica de documento papel
Septiembre 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 104/105
NTI de procedimiento de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos
Herramientas del gestor documental AlfrescoCopia electrónica auténtica de documento papel
Septiembre 2017 105/105
Muchas gracias por su atención
Documentos y expedientes electrónicos ENI
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