cultura de administración de proyectos (caso pmo-bcrd)
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Eunice Durn de Vasquez Subdirectora de Planificacin Estratgica
Departamento de Planificacin y Presupuesto
Banco Central de la Repblica Dominicana
IMPLEMENTACIN EXITOSA DE UNA CULTURA
DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS EN UNA
ORGANIZACIN FUNCIONAL
(CASO PMO-BCRD)
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SOBRE LA PRESENTADORA
Ingeniera Civil, PMP, Magister en Administracin Pblica y Post Grado en Administracin de
Proyectos de Construccin. Miembro del CODIA,
del PMI, del PMOSIG y del Captulo PMI-Costa
Rica.
Subdirectora de Planificacin Estratgica, a cargo de la Oficina de Administracin de los Planes
Estratgico y Operativo del BCRD.
30 aos de experiencia en el ejercicio profesional de la administracin de proyectos pblicos y
privados y de oficinas de proyectos para el sector
pblico.
Eunice Durn de Vasquez Banco Central de la Repblica Dominicana
(BCRD)
{Su foto}
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INTRODUCCIN
Motivacin Implantar la cultura de administracin de proyectos en una institucin o
empresa funcional requiere un cambio organizacional.
Objetivos Conversar sobre la complejidad de un cambio organizacional para
implementar la administracin de proyectos en una organizacin
funcional.
Conocer el proceso de cambio organizacional llevado a cabo por el BCRD para implementar la cultura de gestin de proyectos.
Considerar para su empresa la experiencia de las lecciones aprendidas por el BCRD en el proceso de implementacin de una PMO.
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CONTENIDO
1. Organizacin Funcional vs. Organizacin Proyectizada
2. Un Cambio Planeado
3. El Cambio Organizacional
Objetivos del Cambio Planeado: Estructura, Tecnologa y Cultura
4. Tipos de Cambios
5. Proceso del Cambio
6. Sistema Operacional Orientado a la Ejecucin de Planes y Proyectos
7. La Implementacin de un Cambio Organizacional
Caso: PMO-BCRD
8. Factores Crticos de xitos
9. Lecciones Aprendidas
10. Indicadores de xito del Cambio Cultural
11. Modelo de Gestin del BCRD
12. Conclusiones
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Estructura de una Organizacin Funcional
Director Ejecutivo
Director Funcional
Personal
Personal
Director Funcional
Personal
Personal
Director Funcional
Personal
Personal
Coordinacin de Proyectos
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Estructura de una Organizacin orientada a Proyectos
Director Ejecutivo
Director Proyecto
Proyecto
Personal
Director Proyecto
Proyecto
Personal
Director Proyecto
Proyecto
Personal
Director PMO
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Estructura Matricial Fuerte
Director Ejecutivo
Director Funcional
Personal
Personal
Director Funcional
Personal
Personal
Director Funcional
Personal
Personal
Director PMO
Director de Proyectos
Director de Proyectos
Coordinacin
de Proyectos
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Estructura de una Organizacin Funcional Tipo PMO-BCRD
Director Ejecutivo
Director Funcional
Proyecto
Personal
Director Funcional
Proyecto
Personal
Director Funcional
Proyecto
Personal
Director Funcional / PMO
PMO
Personal
Coordinacin
de Proyectos
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Hacer que el Plan funcione es un reto mucho mayor que
crearlo. La ejecucin es la clave del xito, pero exige trabajo
disciplinado, sin el cual no es posible alcanzar las metas
estratgicas
Lawrence G. Hrebianiak, Asegrese de que la estrategia funcione
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ORGANIZACIN
FUNCIONAL
Y
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS
Cambio Planeado
Un cambio planeado es un esfuerzo sistemtico para
redisear una organizacin de tal manera que la ayude
a adaptarse a los cambios o para lograr nuevas metas
James A. F. Stoner y R. Edward Freeman,
Administracin,
UN CAMBIO PLANEADO
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Demanda Estratgica
Nueva Tecnologa
Cambio del Ambiente Externo
Respuesta al Cliente
Disposiciones Legales
FUERZAS IMPULSORAS
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FUERZAS OBSTACULIZADORAS
Cultura Organizacional:
Aspectos formales (metas, tecnologa, estructura o silos funcionales de poder, polticas y procedimientos) y
Aspectos informales (normas de grupo, valores, actitudes y creencias: miedo al cambio, complacencia con la situacin actual,
habilidades aprendidas)
Incentivos y recompensas a los empleados por su antigedad, no por su desempeo o sus logros
Incapacidad de manejar bien el Cambio
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LEMAS FAVORITOS DE UNA CULTURA ORGANIZACIONAL
LUCHANDO CONTRA EL CAMBIO
1. Aqu las cosas se ha hecho siempre as
2. No puedo dedicarme al proyecto porque tengo que atender mis funciones
3. Si me voy a trabajar al proyecto, alguien me quitar el puesto
4. No debe drsele seguimiento al trabajo de otro departamento
5. Porqu yo tengo que hacer tu trabajo de informar el avance del proyecto?
6. La evaluacin del desempeo slo es para el cumplimiento de las funciones
7. Y porqu hay que destacar su desempeo?
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CAMBIO ORGANIZACIONAL
El cambio organizacional se puede dar por un cambio de estructura, de tecnologa, de su gente o una combinacin de estos agentes.
Agen
tes
del
Cam
bio
Cambio de
Estructura
Cambio de
Tecnologa
Cambio de
Cultura
Rediseo organizacional, modificaciones
del flujo de trabajo
Cambio de habilidades, actitudes,
expectativas y percepciones
Mejoramiento
del Desempeo
Organizacional
Rediseo de las operaciones de trabajo
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TIPOS DE CAMBIO
Cambio Secuencial
Cambio Complejo
Cambio Evolutivo
Intervencin Gerencial
Tiempo disponible
Tam
a
o d
el C
am
bio
Pe
qu
e
o
Gra
nd
e
Largo Corto
Modelo de cambio y ejecucin de Lawrence G. Hrebianiak
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PROCESO DE IMPLEMENTACIN DEL CAMBIO
Descongelar la cultura organizacional
Agenciar el cambio cultural para lograr de los involucrados
la identificacin e internalizacin
Institucionalizar la nueva cultura organizacional
MODELO DEL CAMBIO PLANEADO
Descongelamiento
Inicio del Cambio
Cambio en Proceso Avanzado
Recongelamiento
Modelo de cambio de Kurt Lewin (esquema de la raz cuadrada)
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SISTEMA OPERACIONAL ORIENTADO A LA EJECUCIN DE PLANES Y PROYECTOS
Mecanismos de Operacin:
- sistemas de informacin integrados, terminologa comn,
estandarizacin de procesos, reuniones, informes,
presentaciones, memos, emails
Sistemas de Recursos Humanos:
-capacitacin
-medicin del desempeo
-recompensas
Sistema Operativo Orientado a la Ejecucin:
-estrategia
-desempeo funcional
-liderazgo
-desempeo del plan operativo
-desempeo por procesos
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La capacidad de controlar la caja de arena durante
un periodo de tiempo largo, demanda una estrategia
distinta que no slo cambie las reglas de juego sino
el juego mismo
Michel Robert El Nuevo Pensamiento Estratgico Puro y Simple
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DESARROLLO HISTRICO
PEI 2001-2005
PEI 2001-2005
PEI 2006-2009
PEI 2010-2013
Caso: PMO-BCRD
OTRAS INICIATIVAS
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REQUERIMIENTOS DE LA EJECUCIN DEL PEI 2006-2009
PEI 2006-2009
Plan de Trabajo 2006-2009
Plan Operativo 2006
Anlisis
del
Negocio
Solucin de Transicin
y
PMO
Caso: PMO-BCRD
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SOLUCIN DE TRANSICIN
Metodologa para suministrar terminologa comn, procesos y procedimientos para la formulacin, seguimiento, control y evaluacin.
Diseo por la casa de un sistema integrado de informacin en una aplicacin Access para la formulacin, seguimiento y evaluacin fsica
y financiera de los proyectos.
Informe de rendimiento trimestral a la Gerencia
Caso: PMO-BCRD
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OFICINA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Definicin de tipo y alcance de la PMO
Designacin del gerente de proyecto de la implementacin
Investigacin bibliogrfica
Benchmarking
Caso: PMO-BCRD
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PROYECTO: FORTALECER LAS FUNCIONES DE LA OFICINA DE PROYECTOS DEL BANCO CENTRAL
(2007-2011)
Componentes del Proyecto:
1. Capacitacin del Personal de la Oficina de Proyectos
2. Aprobacin de la Estructura
3. Cambio Cultural
4. Herramienta Tecnolgica
5. Metodologa
Caso: PMO-BCRD
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1. CAPACITACIN DEL PERSONAL DE LA OFICINA DE PROYECTOS
Preparacin para la certificacin como PMP
Oficina de Proyectos, Riesgo, Portafolio de Proyectos y OPM3.
Anlisis de Negocio y Caso de Negocio
Uso de las herramientas tecnolgicas
Formacin de facilitadores
Indicadores de Gestin y Cuadro de Mando Integral
Caso: PMO-BCRD
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2. APROBACIN DE LA ESTRUCTURA ORGNICO-FUNCIONAL
DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Benchmarking
Consultoras
Reuniones de trabajo
Aprobacin de la Subdireccin de Planificacin Estratgica del
Departamento de Planificacin y
Presupuesto
Actualizacin procesos y procedimientos
Subgerencia de Operaciones
Planificacin y Presupuesto
Subdireccin de Planificacin Estratgica
Formulacin y Evaluacin de
Planes
Gestin de Proyectos
Gerencia
Caso: PMO-BCRD
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3. CAMBIO CULTURAL (1/2)
Workshops a la Gerencia sobre administracin fsica y financiera de proyectos.
Capacitacin formal a los participantes en los Planes Estratgico y Operativo sobre administracin de proyectos, indicadores de gestin, cuadro de mando
integral, anlisis de negocio y caso de negocio.
Capacitacin en el uso de las herramientas para la administracin de proyectos
Coaching permanente a todos los equipos de trabajo para la gestin de sus proyectos.
Informes mensual y trimestral sobre avance de ejecucin fsica y financiera de los proyectos.
Caso: PMO-BCRD
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3. CAMBIO CULTURAL (2/2)
Informes de cierre y evaluacin ex-post
Informes semestrales de seguimiento y anual de evaluacin del Plan Estratgico
Brochures sobre el Proyecto de la PMO
Publicacin mensual en el peridico Crnica Central de los principales proyectos
Seleccin anual de los proyectos ms destacados
Incorporacin del proceso de evaluacin y recompensa
Cambio de actitud y valores ante la planificacin estratgica y operativa
Caso: PMO-BCRD
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La cultura de un negocio dice qu cosa es apreciada,
respetada y, en ltima instancia, recompensada
Larry Bossidy y Ram Charan, El Arte de la Ejecucin en los Negocios
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4. HERRAMIENTA TECNOLGICA
Benchmarking
Anlisis de alternativas del mercado
Seleccin y aprobacin de la solucin
Implementacin
Caso: PMO-BCRD
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5. METODOLOGAS (1/2)
Establecimiento de un lenguaje comn en planificacin y administracin de proyectos
Estandarizacin y documentacin de los procesos
Implementacin de la metodologa de transicin
Actualizacin del Reglamento del Departamento de Planificacin y Presupuesto para incluir los procesos de planificacin estratgica y
operativa
Diagnstico de la gestin
Caso: PMO-BCRD
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5. METODOLOGAS (2/2)
Diseo e implementacin de la metodologa de seguimiento y evaluacin del Plan Estratgico 2006-2009 de acuerdo a la gestin de portafolio y
los planteamientos del OPM3
Implementacin de la metodologa del BSC para seguimiento y evaluacin de indicadores de gestin del Plan Estratgico 2010-2013
Implementacin de la metodologa de la PMO (Etapa Inicial)
Caso: PMO-BCRD
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FACTORES CRTICOS DE XITOS (1/2)
Apoyo y supervisin de las Autoridades y la Gerencia
Alineacin estratgica para formulacin de proyectos
Activos de los Procesos de la Organizacin claramente establecidos
Disponibilidad de recursos
Calidad tcnica y habilidades personales del equipo de proyecto asignado
Coordinacin interdepartamental
Intercambio de informacin efectiva entre individuos y departamentos
Caso: PMO-BCRD
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FACTORES CRTICOS DE XITOS (2/2)
Roles de la PMO:
Facilitador, en lugar de fiscalizador
Supervisor para prever incidentes
Negociador para asistir en la resolucin de conflictos
Capacitacin en administracin de proyectos
Legislacin vigente
Inicio del sistema de medicin del desempeo incorporando metas de la gestin de proyectos
Vinculacin del sistema de recompensa y medicin del desempeo asociado al logro de metas y objetivos
Caso: PMO-BCRD
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LECCIONES APRENDIDAS (1/2)
Todo proyecto requiere:
Un plan de trabajo y un gerente de proyecto
El involucramiento de los interesados
El anlisis de negocio que establezca los requerimientos del proyecto y su alineacin o no con la planificacin estratgica, lo cual permitir definir el
alcance y administrar prioridades en procura de hacer ms eficiente la
gestin de proyectos y el uso de los recursos de la organizacin.
La definicin de su vinculacin a los otros proyectos del Portafolio.
El seguimiento del gerente de proyectos a todos los procesos
Caso: PMO-BCRD
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LECCIONES APRENDIDAS (2/2)
El seguimiento proactivo de la PMO hace ms eficiente la gestin del Portafolio.
El proceso de toma de decisiones incide directamente en el avance de los proyectos.
La contratacin de un consultor facilita el desarrollo de los proyectos.
La evaluacin del personal debe incluir la gestin de proyectos y procesos, en adicin al cumplimiento de sus funciones.
El sistemas de medicin del xito/fracaso debe reconocer y premiar el logro de objetivos y metas propuestas, de la cooperacin y el trabajo en equipo.
Caso: PMO-BCRD
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INDICADORES DE XITO DEL CAMBIO CULTURAL
Entendimiento y aceptacin de la metodologa implementada
Portafolio balanceado y alineado estratgicamente
Requerimientos claramente establecidos, proyectos concluidos con calidad, dentro del tiempo, presupuesto y alcance aprobados.
Cumplimiento del programa establecido para las actividades de seguimiento y evaluacin de planes y proyectos
Procesos fluidos y sin incidentes
Reconocimiento y valoracin de la gestin de proyectos
Gestin efectiva de proyectos que muestre su contribucin al logro de los objetivos estratgicos de la organizacin
Caso: PMO-BCRD
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Sistema de Gestin Rendicin de Cuentas
Facilitar la Toma de Decisiones
MISIN DEL BCRD
BANCO CENTRAL DE LA REPBLICA DOMINICANA SISTEMA OPERACIONAL
Infraestructura Operacional
Plan Estratgico
Polticas Monetaria,
Cambiaria y
Financiera
Regulacin del
Sistema Monetario y
Financiero
Sistemas de Pagos
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BANCO CENTRAL DE LA REPBLICA DOMINICANA MODELO DE GESTIN
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CONCLUSIONES (1/3)
I.Condicionantes:
Una nueva estrategia demanda una nueva forma de hacer las cosas.
El tipo de organizacin, la magnitud del cambio requerido, el tiempo y los recursos disponibles determinan el tipo de cambio que se ha de implementar.
La implementacin del cambio organizacional requiere del compromiso de los directivos, procesos definidos y estructura organizacional que responda a la estrategia.
El cambio de habilidades, valores, normas, actitudes, expectativas y percepciones definen un cambio de cultura organizacional.
La coordinacin interdepartamental y la comunicacin efectiva es la solucin a los feudogramas o silos de poder
IMPLEMENTACIN EXITOSA DE UNA CULTURA
DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
EN UNA ORGANIZACIN FUNCIONAL
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CONCLUSIONES (2/3)
II.Facilitadores:
Alineacin estratgica para priorizar las actividades,
Metodologa establecida,
Empoderamiento de los gerentes de proyectos,
Motivacin y trabajo en equipo, y
Ambiente de colaboracin y confianza
IMPLEMENTACIN EXITOSA DE UNA CULTURA
DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
EN UNA ORGANIZACIN FUNCIONAL
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CONCLUSIONES (3/3)
III.Garantas para el logro de los objetivos y la
institucionalizacin:
Coaching permanente a cargo de la PMO,
El seguimiento proactivo, control y evaluacin del trabajo realizado,
La medicin del desempeo,
Divulgacin de los resultados, y
La recompensa del xito/fracaso
IMPLEMENTACIN EXITOSA DE UNA CULTURA
DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
EN UNA ORGANIZACIN FUNCIONAL
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El cambio cultural se hace realidad cuando tu objetivo es la
ejecucin Larry Bossidy y Ram Charan,
El Arte de la Ejecucin en los Negocios
La literatura sobre administracin se ha concentrado
principalmente en los ltimos aos en hacer desfilar
nuevas ideas sobre planeamiento y formulacin de
estrategias, pero ha descuidado notablemente la
ejecucin Lawrence G. Hrebianiak,
Asegrese de que la estrategia funcione
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INFORMACIN DE CONTACTO
Eunice Durn de Vasquez, MAP, PMP
Presidente Comisin Planificacin Estratgica
Asociacin Captulo PMIRD
e.duran@bancentral.gov.do
Telf.: 809-221-9111, Ext. 3290, 3272
Subdirectora de Planificacin Estratgica,
Departamento de Planificacin y Presupuesto,
Banco Central de la Repblica Dominicana.
Av. Pedro Henrquez Urea, Esq. Leopoldo Navarro,
Santo Domingo, Repblica Dominicana.
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Preguntas y Respuestas
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BIBLIOGRAFA
1. HREBIANIAK, Lawrence G. Asegrese de que la estrategia funcione. Wharton School Publishing Grupo Editorial Norma, 2007.
2. BOSSIDY, Larry y CHARAN, Ram. El Arte de la Ejecucin en los Negocios. Aguilar, 2004.
3. STONER, James A. F. y FREEMAN, R. Edward. Administracin. Sexta Edicin Prentice Hall. Hispanoamericana, 1997.
4. ROBERT, Michel. El Nuevo pensamiento estratgico puro y simple. McGraw Hill, 2006
5. GUIZAR MONTFAR, Rafael. Desarrollo Organizacional. Principios y Aplicaciones. Tercera Edicin. McGraw Hill, 2008
6. PMI 2009, Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) - Cuarta Edicin. Project Management Institute: Newton Square,PA.
7. KERZNER, Harold. Project Management a System Aproach to Planning, Scheduling, and Controling. John Wiley & Sons,Inc. 2006.
8. Business Analysis Boby of Knowlwdge (BABOK Guide). Version 2.0, 2009
9. The Standard For Portafolio Management Second Edition, 2008 PMI
10. SHENHAR, Aaron, MILOSEVIC, Dragan, DVIR, Dov, and THAMAHAIN, Hans. Linking Project Management to Business Strategy, PMI, 2007
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