administracion de proyectos situacion actual del entorno

La administración de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debeaplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto.

La administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar unaserie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear,diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o cosa (Rodríguez, 2002).

Se refiere al análisis de datos, pasados, presentes y futuros, que proporciona una base para seguir el proceso.

El análisis del contexto es un proceso dinámico, participativo e iterativo en su naturaleza que contribuye a la necesidad de una continua re conceptualización y revisión de la acción estratégica.

Identificar y analizar tendencias, fuerzas y fenómenos claves que tienen un impacto potencial en la formulación e implantación de estrategias.

Examinar y evaluar en forma apropiada los cambios del medio ambiente. Hace hincapié en la importancia de la evaluación sistemática de los impactos ambientales.

Es un foro para compartir y tratar puntos de vista divergentes acerca de cambios ambientales relevantes

SITUACIÓN ACTUAL

1. Análisis de clientela y mercado

2. Recursos de la empresa

3. Competencia

4. Medio ambiente

5. Otras medidas de desempeño o áreas de interés

1. Análisis de clientela y mercado

2. Recursos de la empresa

3. Competencia

4. Medio ambiente

5. Otras medidas de desempeño o áreas de interés

ANÁLISIS DE CLIENTES Y MERCADO

¿Quienes son nuestros clientes?

¿En qué mercados encontramos a nuestros clientes?

¿Cómo están distribuidos geográficamente nuestros clientes?

¿Cómo están clasificados los clientes en términos de volumen?

¿Cuantos clientes compran más de una vez?

¿En que posición nos encontramos comparado con el promedio de la industria en cuanto a ventas duplicadas, concentración de volumen de clientes, distribución geográfica, etc.?

¿Cómo nos consideran nuestros clientes en términos de calidad de producto, servicio, precio?

¿Podría uno de nuestros clientes decidir producir un producto nuestro para su uso propio?

¿Nuestro mercado esta empezando, creciendo, madurando o declinando?

¿Es la tecnología en el mercado dinámica o estática?

¿Cual es el potencial del mercado para nuestros productos?

¿Que participación en el mercado tenemos actualmente?

¿Depende el mercado de temporadas o ciclos?

¿Quienes son nuestros clientes?

¿En qué mercados encontramos a nuestros clientes?

¿Cómo están distribuidos geográficamente nuestros clientes?

¿Cómo están clasificados los clientes en términos de volumen?

¿Cuantos clientes compran más de una vez?

¿En que posición nos encontramos comparado con el promedio de la industria en cuanto a ventas duplicadas, concentración de volumen de clientes, distribución geográfica, etc.?

¿Cómo nos consideran nuestros clientes en términos de calidad de producto, servicio, precio?

¿Podría uno de nuestros clientes decidir producir un producto nuestro para su uso propio?

¿Nuestro mercado esta empezando, creciendo, madurando o declinando?

¿Es la tecnología en el mercado dinámica o estática?

¿Cual es el potencial del mercado para nuestros productos?

¿Que participación en el mercado tenemos actualmente?

¿Depende el mercado de temporadas o ciclos?

Recursos de la empresa

RECURSOS FINANCIER

OS

• Utilidades

•Ventas

•Deudas

•Flujo de caja

RECURSOS FINANCIER

OS

• Utilidades

•Ventas

•Deudas

•Flujo de caja

EFICACIA EN EL USO DE RECURSOS

•Ventas por empleado

•Utilidades por empleado

•Inversión por empleado

•Aprovechamiento de la planta

•Uso de competencias

EFICACIA EN EL USO DE RECURSOS

•Ventas por empleado

•Utilidades por empleado

•Inversión por empleado

•Aprovechamiento de la planta

•Uso de competencias

EVALUACIÓN DE

EMPLEADOS

•Habilidades

•Productividad

•Rotación

•Composición étnica y racial

EVALUACIÓN DE

EMPLEADOS

•Habilidades

•Productividad

•Rotación

•Composición étnica y racial

INSTALACIONES

•Principales unidades de producción

•Índice de capacidad

•Índice de modernización

INSTALACIONES

•Principales unidades de producción

•Índice de capacidad

•Índice de modernización

INVENTARIO

•Materia prima

•Producto finales

•Porcentaje obsoleto

INVENTARIO

•Materia prima

•Producto finales

•Porcentaje obsoleto

SITUACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE

•Conformidad con las leyes de

contaminación

•Conformidad con las normas de

seguridad

•Imagen pública

SITUACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE

•Conformidad con las leyes de

contaminación

•Conformidad con las normas de

seguridad

•Imagen pública

SISTEMAS DE MERCADOTECNIA Y DISTRIBUCIÓN

•Número de vendedores

•Ventas por vendedor

•Distribuidores independientes

•Distribuidores exclusivos

SISTEMAS DE MERCADOTECNIA Y DISTRIBUCIÓN

•Número de vendedores

•Ventas por vendedor

•Distribuidores independientes

•Distribuidores exclusivos

DESARROLLO DE

PRODUCTOS

•Gastos de investigación y

desarrollo

•Introducción de nuevos productos

DESARROLLO DE

PRODUCTOS

•Gastos de investigación y

desarrollo

•Introducción de nuevos productos

DESEMPEÑO DIRECTIVO

•Capacidad de mando

•Planeación

•Desarrollo de personal

•Delegación

DESEMPEÑO DIRECTIVO

•Capacidad de mando

•Planeación

•Desarrollo de personal

•Delegación

Competencia

› Se deberá enfocar la atención en la industria en general y en la competencia en particular.

Preguntas acerca de la competencia en una industria.

› ¿ Esta el mercado dominado por uno, dos o tres competidores?

› ¿Proviene la competencia en la industria principalmente de numerosos competidores pequeños?

› ¿Quienes son mis competidores mas importantes?

› ¿Es la entrada al mercado fácil o difícil para nuevos competidores?

› ¿Está la competencia en la industria basada en el precio, servicio, calidad, productividad, innovación tecnológica, imagen?

ETAPAS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo.

Determinar lo que el proyecto debe lograr. Definir la meta global del proyecto . Definir las expectativas generales de los clientes, de

la administración o de los interesados. Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a

cabo. Determinar lo que el proyecto debe lograr. Definir la meta global del proyecto. Definir las expectativas generales de los clientes, de

la administración o de los interesados.

Perfeccionamiento del alcance del proyecto

Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto

Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y

presupuesto Conseguir que el plan sea aprobado por

los terceros apropiados

Perfeccionamiento del alcance del proyecto

Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto

Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y

presupuesto Conseguir que el plan sea aprobado por

los terceros apropiados

Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros

involucrados Resolver los conflictos o problemas que

puedan surgir Asegurar los recursos necesarios

(dinero, personal, equipo, tiempo).

Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los

proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeación para

hacer ajustes

Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersión

del equipo Aprendizaje de la experiencia del

proyecto Revisión del proceso y resultados Redacción del informe final

Brinda a los participantes los fundamentos de las prácticas y conocimientos de la gerencia de proyectos revisándose los cinco procesos del PMI: Iniciación, planificación, ejecución control y cierre. Se presentan los diferentes aspectos relacionados a las áreas de conocimiento como son la integración, alcance, costo, tiempo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgo y abastecimiento cubriendo los aspectos contenidos en el PMBOK y considerando las mejores prácticas en la administración de proyectos.

1. Iniciación:Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. Está

formado por dos procesos. 2. Planificación:Define, refina los objetivos y planifica el curso de acción

requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. Está formado por veinte procesos.

3. Ejecución:Compuesto por aquellos procesos realizados para completar

el trabajo definido en el plan a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar actividades del proyecto en conformidad con el plan para la dirección del proyecto. Está formado por ocho procesos.

4. Seguimiento y Control:Mide, supervisa y regula el progreso y

desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios..

5. Cierre:Formaliza la aceptación del producto,

servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

1. Gestión de la Integración del Proyecto:Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar,

definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos.

2. Gestión del Alcance del Proyecto:Incluye los procesos necesarios para garantizar que el

proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarla con éxito.

3. Gestión del Tiempo del Proyecto:Incluye los procesos requeridos para administrar la

finalización del proyecto a tiempo.

4. Gestión de los Costos del Proyecto:Incluye los procesos involucrados en estimar,

presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

5. Gestión de la Calidad del Proyecto:Incluye los procesos y actividades de la

organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.

6. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto:

Incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto.

7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto:

Incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados, oportunos y entregada a quien corresponda (interesados del proyecto o stakeholders).

8. Gestión de los Riesgos del Proyecto:

Incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto..

9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto:

Incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

Dicho por Hammer y Champy (1994): "Un conjunto de principios sentados hace más de dos siglos ha dado forma a la estructura, la administración y el desempeño de los negocios durante los siglos XIX y XX... llegó la hora de descartarlos totalmente y adoptar nuevos principios. La alternativa es que las corporaciones cierren sus puertas y se retiren de los negocios. La elección es así de sencilla y dura"..

Desde el punto de vista de la Gerencia integral, la organización tradicional tiene las siguientes características:

Gerencia: La gerencia es el factor integrador de tres componentes: la prospectiva, la estructura y la cultura de la organización. A través de estos tres conceptos es posible vislumbrar cómo está preparada una institución para enfrentar el futuro, cómo son las relaciones de poder y de autoridad entre sus diferentes estamentos y cómo se comportan los empleados y qué los lleva a comportarse así. En las organizaciones tradicionales el proceso gerencial es poco eficiente, "las empresas se administran más no se gerencia" y los conceptos de prospectiva, estructura y cultura son poco conocidos o no se aplican eficientemente.

Prospectiva: Las organizaciones han trabajado durante varios siglos con una preparación para el futuro prácticamente nula. Algunas de estas instituciones cuentan con una misión, una visión y unos objetivos aislados, que no confluyen en un plan de desarrollo estructurado, las otras no cuentan con ninguna de estas herramientas.

Estructura Estructuras organizacionales basadas en departamentos funcionales, rígidas, con jerarquías tradicionales y estilo militar, son causa principal de las grandes burocracias donde la supervisión y los controles excesivos se hacen indispensables gigantescas plantas de personal. Todo lo cual se traduce, en última instancia en altos costos y, por lo tanto, en elevados precios para el consumidor final. La rigidez de esta estructura era la forma en que las organizaciones operaban de manera que determinaba cómo y cuándo el cliente recibía sus bienes y servicios. En otras palabras, la velocidad de la entrega del producto y del servicio estuvo determinada y limitada por la estructura interna organizacional de las empresas.

La administración es la encargada de planear, organizar, dirigir y controlar todos los recursos de la organización, con miras a cumplir la misión, alcanzar la visión y los objetivos de la institución.

La Administración por proyectos es un modelo de Organización Empresarial que implica:

  La internalización de la Metodología de Administración

de Proyectos en todos sus miembros La aplicación de todos los procesos que componen

dicha metodología en todas las Áreas de la Organización 

En consecuencia, la Organización llegará a producir el gran cambio y llegará a una etapa de mejoramiento continuo, optimización y madurez organizacional.