access clase 04

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4era Clase

Temario:

Introducción a Informes

Creando Informes

Introducción a Macros

Creando Macros

Profesor: Ricardo Marcelo V.

E-Mail: rmarcelo@uni.edu.pe

Centro de Extensión y Proyección Social

Universidad Nacional de Ingeniería (CEPS-UNI)

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Introducción a Informes

¿Que son y para que lo utiliza?

Son datos de las tablas, presentadas en formato impreso.

Puede crear los Informes (Reportes) para:

* Mostrar e Imprimir datos de una o más tablas de la forma que desea verlas en Pantalla o Papel impreso.

* La mayor parte de los datos que muestra el informe, proviene de las tablas o consultas.

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Introducción a Informes

Formato TabularMuestra e imprime los datos en Filas (registros) y

Columnas (campos)

Ejemplo de Informe en Formato Tabular

* Clientes (Identificación, NombreCliente y Teléfono)

* Empleados (Identificación, Nombres y Apellidos en una columna, Teléfono y Foto)

* Pedidos ordenado por Fecha de pedido, con la Identificación del Pedido, el Nombre del cliente y el Empleado que ejecuto el pedido.

.

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Introducción a Informes

Formato TabularClientes (Identificación, Nombre del Cliente y

Teléfono)

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Introducción a Informes

Formato TabularEmpleados (Identificación, Nombres y Apellidos en

una columna, Teléfono y Foto)

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Introducción a Informes

Formato TabularPedidos ordenado por Fecha de pedido, con la

Identificación del Pedido, el Nombre del cliente y el Empleado que ejecuto el pedido.

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Introducción a Informes

Formato por Grupos (quiebres)Muestra e imprime los datos en Filas (registros) y

Columnas (campos), pero agrupando datos en base a uno o más campos o expresión .

Se puede agrupar los datos hasta un máximo de 10 niveles.

* Clientes agrupados por País

* Clientes agrupados por País y Ciudad

* Empleados agrupados por el mes de la Fecha de nacimiento

* Pedidos con su Detalle del pedido y el Cliente que realizo el Pedidos

Ejemplo de Informes por Grupos

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Introducción a Informes

Formato por GruposClientes agrupados por País

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Introducción a Informes

Formato por GruposClientes agrupados por País y Ciudad

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Introducción a Informes

Formato por GruposEmpleados agrupados por el mes de la Fecha de

nacimiento

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Introducción a Informes

Formato por GruposPedidos con su Detalle del pedido y el Cliente que

realizo el Pedido

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Introducción a Informes

Formato Gráfico

Muestra e imprime el resumen de los datos en un Gráfico

* Mostrar a cada Empleado con el número de Pedidos vendidos por Año

Ejemplo de Informes de Resumen de datos en un Gráfico

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Introducción a Informes

Formato GráficoEmpleado con el número de Pedidos vendidos por

Año

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Creando Informes

Para crear el Informe puede utilizar el Asistente o la Vista de diseño.

Si utiliza el Asistente o la Vista de diseño tendrá que seleccionar la Tabla o Consulta de donde se obtendrá los datos a presentar en el Informe.

Seleccione el Objeto Informe.

Haga clic botón Nuevo

Seleccione Vista diseño o el Asistente para informesSeleccione la Tabla o Consulta y al final clic botón Aceptar

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Creando Informes

Mostrar los Clientes en Formato tabular

Asistente para informes

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Creando Informes

Seleccionado los campos que desea incluir en el informe

Asistente para informes

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Creando Informes

Para este caso no se agrupará datos (Informe tabular)

Asistente para informes

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Creando Informes

Seleccione el campo por el cual se mostrará el informe ordenado.

Asistente para informes

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Creando Informes

Seleccione la distribución de los datos Tabular.Asistente para informes

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Creando Informes

Seleccione el Estilo que desea aplicar.Asistente para informes

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Creando Informes

Escriba un Título para el informe.Asistente para informes

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Creando Informes

Resultado del informe Vista preliminarAsistente para informes

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Creando Informes

Mostrar los Clientes agrupados por el País en Formato por Grupos

Asistente para informes

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Creando Informes

Seleccionado los campos que desea incluir en el informe

Asistente para informes

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Creando Informes

Agregue el campo o campos por el cual se agruparán los datos de los Clientes.

Asistente para informes

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Creando Informes

Seleccione el campo por el cual se mostrará el informe ordenado.

Asistente para informes

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Creando Informes

Seleccione la distribución de los datos Esquema 1Asistente para informes

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Creando Informes

Seleccione el Estilo que desea aplicar.Asistente para informes

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Creando Informes

Escriba un Título para el informe.Asistente para informes

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Creando Informes

Resultado del informe Vista preliminarAsistente para informes

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Creando Informes

Mostrar los Empleados Formato Tabular (Apellidos y Nombres en una sola columna)

Primero crear la Consulta con el campo Calculado Nombre completo:[Apellidos] & “, “ & [Nombres]

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Creando Informes

Seleccione Vista Diseño y la consulta creada.

Vista Diseño

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Creando Informes

Se mostrará la ventana Vista de diseño y las Secciones activadas por defecto (Encabezado de página / Detalle / Pie de página)

Vista Diseño

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Creando Informes

Secciones que puede utilizar en el Informe.Vista Diseño

Encabezado de Informe: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte superior de la primera página del informe (Título general).

Active o Desactive esta sección utilizando el menú Ver / Encabezado o pie de Informe.Encabezado de página: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte superior de cada página del informe .

Active o Desactive esta sección utilizando el menú Ver / Encabezado o pie de página.

Encabezado de Grupo: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte superior de cada Grupo del informe.

Para crear un Encabezado por grupo elija el menú Ver / Ordenar y Agrupar.

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Creando Informes

Secciones que puede utilizar en el Informe.Vista Diseño

Detalle: Coloque aquí la información que desea imprimir línea por línea en el informe (Registros)

Pie de página: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte inferior de cada página del informe .

Active o Desactive esta sección utilizando el menú Ver / Encabezado o pie de página.

Pie de Grupo: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte inferior de cada Grupo del informe.

Para crear un Encabezado por grupo elija el menú Ver / Ordenar y Agrupar.

Pie de Informe: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte inferior de la última página del informe (Resumen general).

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Creando Informes

Vista Diseño

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Creando Informes

Antes de empezar a diseñar el informe, configure la página donde se imprimirá el informe.

Vista Diseño

Por ejemplo especifique que tendrá un Margen izquierdo y derecho de 2cm. y utilizará un tamaño de papel A4 (21cm x 29.7cm.) en Orientación Vertical.Para esto elija el menú Archivo / Configurar páginaLuego cambie el ancho de las Secciones (espacio que utilizará para imprimir datos) dependiendo lo establecido en la Configuración de página, para este ejemplo el Ancho de las secciones será un máximo de 17cm.

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Creando Informes

Vista Diseño

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Creando Informes

Vista Diseño Cambiar el Ancho de las Secciones

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Creando Informes

Vista DiseñoSi el ancho de las secciones sobre pasa los

especificado en la Configuración de página, es decir (Ancho de papel – Suma de margen izquierdo y derecho) y No se ha colocado datos en ese espacio, Access mostrará un mensaje, al visualizar la Vista Preliminar.

Si elige Aceptar mostrará el contenido del Informe dejando una página en blanco.

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Creando Informes

Vista DiseñoSi el ancho de las secciones sobre pasa los

especificado en la Configuración de página, es decir (Ancho de papel – Suma de margen izquierdo y derecho) y Sí se ha colocado datos en ese espacio, Access mostrará los datos recortados en la siguiente página, al mostrar la Vista Preliminar.El Ancho de las secciones

debería ser 17cm. Según los especificado en la

configuración de página

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Creando Informes

Vista Diseño

Página 1 Página 2

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Creando Informes

Ahora si empiece a Agregar controles Etiquetas y Cuadros de texto, etc para diseñar el informe.

Vista Diseño

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Creando Informes

Agregue una Etiqueta en el Encabezado del Informe, para que imprima el texto Listado de Empleados.

Vista Diseño

Luego aplique el formato que desee.

Si desea imprimir la Fecha y la Hora del sistema, en el Encabezado del informe, agregue dos Cuadros de texto y coloque la expresión =Fecha() y =HoraActual() respectivamente.Etiqueta Cuadro de texto

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Creando Informes

Agregue cuatro Etiquetas y una Línea en el Encabezado de página, para que imprima el texto Nº de empleado, Nombre completo, Teléfono y Foto respectivamente.

Vista Diseño

Luego aplique el formato que desee.

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Creando Informes

Agregue tres Cuadro de texto y un Marco de objeto dependiente en el Detalle y elimine la Etiqueta que adjunta cada control.

Vista Diseño

Luego establezca el Campo a mostrar en cada control, utilice la propiedad Origen de control.

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Creando Informes

Agregue un Cuadro de texto en el Pie de página y elimine la Etiqueta que adjunta.

Vista Diseño

Luego coloque la siguiente Expresión

="Página " & [Página] & " de " & [Páginas]

para mostrar la Página actual y el Número de páginas del informe.

Página 1 de 3

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Creando Informes

Agregue una Etiqueta en el Pie de inform, para que imprima el siguiente texto

Elaborado por: Ricardo Marcelo V.

Vista Diseño

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Creando Informes

Diseño final del infirme Vista diseño.Vista Diseño

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Creando Informes

Diseño final del infirme Vista preliminar.Vista Diseño

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Creando Informes

Crear el informe usando Vista DiseñoPedidos con su Detalle del pedido y el Cliente que

realizo el Pedido

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Creando Informes

Vista DiseñoPrimero cree una Consulta con los datos a utilizar en

el informe.

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Creando Informes

Seleccione Vista Diseño y la consulta creada.

Vista Diseño

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Creando Informes

Active el Encabezado de informe.

Vista Diseño

Cree un Encabezado y pie de Grupo IdPedido, elija el menú Ver / Ordenar y agrupar

Crear el Encabezado y Pie de Grupo

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Creando Informes

Reduzca el alto o desactive el Encabezado y pie de página, por que no colocaremos ninguna información dentro para este caso.

Vista Diseño

Configure la página y luego cambie el Ancho de las Secciones dependiendo la configuración realizada.

Cuando agregue los controles para mostrar el contenido un campo en el Detalle puede utilizar la Lista de campos.

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Creando Informes

Resultado final de l Diseño del Informe

Vista Diseño