access clase 04
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4era Clase
Temario:
Introducción a Informes
Creando Informes
Introducción a Macros
Creando Macros
Profesor: Ricardo Marcelo V.
E-Mail: [email protected]
Centro de Extensión y Proyección Social
Universidad Nacional de Ingeniería (CEPS-UNI)
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Introducción a Informes
¿Que son y para que lo utiliza?
Son datos de las tablas, presentadas en formato impreso.
Puede crear los Informes (Reportes) para:
* Mostrar e Imprimir datos de una o más tablas de la forma que desea verlas en Pantalla o Papel impreso.
* La mayor parte de los datos que muestra el informe, proviene de las tablas o consultas.
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Introducción a Informes
Formato TabularMuestra e imprime los datos en Filas (registros) y
Columnas (campos)
Ejemplo de Informe en Formato Tabular
* Clientes (Identificación, NombreCliente y Teléfono)
* Empleados (Identificación, Nombres y Apellidos en una columna, Teléfono y Foto)
* Pedidos ordenado por Fecha de pedido, con la Identificación del Pedido, el Nombre del cliente y el Empleado que ejecuto el pedido.
.
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Introducción a Informes
Formato TabularClientes (Identificación, Nombre del Cliente y
Teléfono)
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Introducción a Informes
Formato TabularEmpleados (Identificación, Nombres y Apellidos en
una columna, Teléfono y Foto)
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Introducción a Informes
Formato TabularPedidos ordenado por Fecha de pedido, con la
Identificación del Pedido, el Nombre del cliente y el Empleado que ejecuto el pedido.
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Introducción a Informes
Formato por Grupos (quiebres)Muestra e imprime los datos en Filas (registros) y
Columnas (campos), pero agrupando datos en base a uno o más campos o expresión .
Se puede agrupar los datos hasta un máximo de 10 niveles.
* Clientes agrupados por País
* Clientes agrupados por País y Ciudad
* Empleados agrupados por el mes de la Fecha de nacimiento
* Pedidos con su Detalle del pedido y el Cliente que realizo el Pedidos
Ejemplo de Informes por Grupos
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Introducción a Informes
Formato por GruposClientes agrupados por País
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Introducción a Informes
Formato por GruposClientes agrupados por País y Ciudad
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Introducción a Informes
Formato por GruposEmpleados agrupados por el mes de la Fecha de
nacimiento
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Introducción a Informes
Formato por GruposPedidos con su Detalle del pedido y el Cliente que
realizo el Pedido
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Introducción a Informes
Formato Gráfico
Muestra e imprime el resumen de los datos en un Gráfico
* Mostrar a cada Empleado con el número de Pedidos vendidos por Año
Ejemplo de Informes de Resumen de datos en un Gráfico
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Introducción a Informes
Formato GráficoEmpleado con el número de Pedidos vendidos por
Año
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Creando Informes
Para crear el Informe puede utilizar el Asistente o la Vista de diseño.
Si utiliza el Asistente o la Vista de diseño tendrá que seleccionar la Tabla o Consulta de donde se obtendrá los datos a presentar en el Informe.
Seleccione el Objeto Informe.
Haga clic botón Nuevo
Seleccione Vista diseño o el Asistente para informesSeleccione la Tabla o Consulta y al final clic botón Aceptar
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Creando Informes
Mostrar los Clientes en Formato tabular
Asistente para informes
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Creando Informes
Seleccionado los campos que desea incluir en el informe
Asistente para informes
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Creando Informes
Para este caso no se agrupará datos (Informe tabular)
Asistente para informes
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Creando Informes
Seleccione el campo por el cual se mostrará el informe ordenado.
Asistente para informes
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Creando Informes
Seleccione la distribución de los datos Tabular.Asistente para informes
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Creando Informes
Seleccione el Estilo que desea aplicar.Asistente para informes
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Creando Informes
Escriba un Título para el informe.Asistente para informes
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Creando Informes
Resultado del informe Vista preliminarAsistente para informes
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Creando Informes
Mostrar los Clientes agrupados por el País en Formato por Grupos
Asistente para informes
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Creando Informes
Seleccionado los campos que desea incluir en el informe
Asistente para informes
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Creando Informes
Agregue el campo o campos por el cual se agruparán los datos de los Clientes.
Asistente para informes
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Creando Informes
Seleccione el campo por el cual se mostrará el informe ordenado.
Asistente para informes
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Creando Informes
Seleccione la distribución de los datos Esquema 1Asistente para informes
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Creando Informes
Seleccione el Estilo que desea aplicar.Asistente para informes
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Creando Informes
Escriba un Título para el informe.Asistente para informes
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Creando Informes
Resultado del informe Vista preliminarAsistente para informes
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Creando Informes
Mostrar los Empleados Formato Tabular (Apellidos y Nombres en una sola columna)
Primero crear la Consulta con el campo Calculado Nombre completo:[Apellidos] & “, “ & [Nombres]
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Creando Informes
Seleccione Vista Diseño y la consulta creada.
Vista Diseño
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Creando Informes
Se mostrará la ventana Vista de diseño y las Secciones activadas por defecto (Encabezado de página / Detalle / Pie de página)
Vista Diseño
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Creando Informes
Secciones que puede utilizar en el Informe.Vista Diseño
Encabezado de Informe: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte superior de la primera página del informe (Título general).
Active o Desactive esta sección utilizando el menú Ver / Encabezado o pie de Informe.Encabezado de página: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte superior de cada página del informe .
Active o Desactive esta sección utilizando el menú Ver / Encabezado o pie de página.
Encabezado de Grupo: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte superior de cada Grupo del informe.
Para crear un Encabezado por grupo elija el menú Ver / Ordenar y Agrupar.
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Creando Informes
Secciones que puede utilizar en el Informe.Vista Diseño
Detalle: Coloque aquí la información que desea imprimir línea por línea en el informe (Registros)
Pie de página: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte inferior de cada página del informe .
Active o Desactive esta sección utilizando el menú Ver / Encabezado o pie de página.
Pie de Grupo: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte inferior de cada Grupo del informe.
Para crear un Encabezado por grupo elija el menú Ver / Ordenar y Agrupar.
Pie de Informe: Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte inferior de la última página del informe (Resumen general).
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Creando Informes
Vista Diseño
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Creando Informes
Antes de empezar a diseñar el informe, configure la página donde se imprimirá el informe.
Vista Diseño
Por ejemplo especifique que tendrá un Margen izquierdo y derecho de 2cm. y utilizará un tamaño de papel A4 (21cm x 29.7cm.) en Orientación Vertical.Para esto elija el menú Archivo / Configurar páginaLuego cambie el ancho de las Secciones (espacio que utilizará para imprimir datos) dependiendo lo establecido en la Configuración de página, para este ejemplo el Ancho de las secciones será un máximo de 17cm.
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Creando Informes
Vista Diseño
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Creando Informes
Vista Diseño Cambiar el Ancho de las Secciones
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Creando Informes
Vista DiseñoSi el ancho de las secciones sobre pasa los
especificado en la Configuración de página, es decir (Ancho de papel – Suma de margen izquierdo y derecho) y No se ha colocado datos en ese espacio, Access mostrará un mensaje, al visualizar la Vista Preliminar.
Si elige Aceptar mostrará el contenido del Informe dejando una página en blanco.
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Creando Informes
Vista DiseñoSi el ancho de las secciones sobre pasa los
especificado en la Configuración de página, es decir (Ancho de papel – Suma de margen izquierdo y derecho) y Sí se ha colocado datos en ese espacio, Access mostrará los datos recortados en la siguiente página, al mostrar la Vista Preliminar.El Ancho de las secciones
debería ser 17cm. Según los especificado en la
configuración de página
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Creando Informes
Vista Diseño
Página 1 Página 2
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Creando Informes
Ahora si empiece a Agregar controles Etiquetas y Cuadros de texto, etc para diseñar el informe.
Vista Diseño
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Creando Informes
Agregue una Etiqueta en el Encabezado del Informe, para que imprima el texto Listado de Empleados.
Vista Diseño
Luego aplique el formato que desee.
Si desea imprimir la Fecha y la Hora del sistema, en el Encabezado del informe, agregue dos Cuadros de texto y coloque la expresión =Fecha() y =HoraActual() respectivamente.Etiqueta Cuadro de texto
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Creando Informes
Agregue cuatro Etiquetas y una Línea en el Encabezado de página, para que imprima el texto Nº de empleado, Nombre completo, Teléfono y Foto respectivamente.
Vista Diseño
Luego aplique el formato que desee.
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Creando Informes
Agregue tres Cuadro de texto y un Marco de objeto dependiente en el Detalle y elimine la Etiqueta que adjunta cada control.
Vista Diseño
Luego establezca el Campo a mostrar en cada control, utilice la propiedad Origen de control.
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Creando Informes
Agregue un Cuadro de texto en el Pie de página y elimine la Etiqueta que adjunta.
Vista Diseño
Luego coloque la siguiente Expresión
="Página " & [Página] & " de " & [Páginas]
para mostrar la Página actual y el Número de páginas del informe.
Página 1 de 3
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Creando Informes
Agregue una Etiqueta en el Pie de inform, para que imprima el siguiente texto
Elaborado por: Ricardo Marcelo V.
Vista Diseño
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Creando Informes
Diseño final del infirme Vista diseño.Vista Diseño
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50
Creando Informes
Diseño final del infirme Vista preliminar.Vista Diseño
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Creando Informes
Crear el informe usando Vista DiseñoPedidos con su Detalle del pedido y el Cliente que
realizo el Pedido
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Creando Informes
Vista DiseñoPrimero cree una Consulta con los datos a utilizar en
el informe.
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Creando Informes
Seleccione Vista Diseño y la consulta creada.
Vista Diseño
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Creando Informes
Active el Encabezado de informe.
Vista Diseño
Cree un Encabezado y pie de Grupo IdPedido, elija el menú Ver / Ordenar y agrupar
Crear el Encabezado y Pie de Grupo
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Creando Informes
Reduzca el alto o desactive el Encabezado y pie de página, por que no colocaremos ninguna información dentro para este caso.
Vista Diseño
Configure la página y luego cambie el Ancho de las Secciones dependiendo la configuración realizada.
Cuando agregue los controles para mostrar el contenido un campo en el Detalle puede utilizar la Lista de campos.
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56
Creando Informes
Resultado final de l Diseño del Informe
Vista Diseño