microsoft access 2010- clase 0002

7/13/2019 Microsoft Access 2010- Clase 0002

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Microsoft Access

Expositor : CCARI GUERRA JulioAlejandro

Sesin 2


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Expositor :CCARI GUERRA Julio

Tipos de datosEl tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que sepodrn introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto:

1. La clase de datos que se podrn introducir en el campo.2. El espacio que Access reservar para los datos que se introduzcan en el

campo.

3. Las operaciones que se podrn efectuar con los datos de ese campo.4. Si se podr utilizar ese campo como ndice o para ordenar la tabla.

Tabla en vista

diseo Tabla en blanco

Observacin :El tipo Calculado solo existe enla versin de Access 2010


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A continuacin los diferentes tipos de datos:Tipo de datos

Descripcin

Tamao

Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y nmeros, ascomo nmeros que no requieran clculos, como los nmeros de

telfono.

Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad

Tamao del campo (el menor de los dos valores). Microsoft

Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de

un campo de texto.

Memo Texto extenso, o combinacin extensa de texto y nmeros. Hasta 63.999 caracteres. Si el campo se manipula a travs de

DAO y slo se va a almacenar en l texto y nmeros [no

datos binarios], el tamao est limitado por el de la base de

datos.

Nmero Datos numricos utilizados en clculos matemticos. Para obtenerms informacin sobre la forma de establecer un tipo numricoespecfico, vea el tema de la propiedad Tamao del campo.

1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaodel campo es Id. de rplica).

Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los aos del 100 al 9999. 8 bytes.

MonedaValores de moneda y datos numricos utilizados en clculos

matemticos en los que estn implicados datos que contengan

entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a

la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha

del mismo.

8 bytes.

AutonumricoNmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero

aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega unnuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se

pueden actualizar. Si desea ms informacin, vea el tema de la

propiedad Nuevos valores.

4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del

campo es Id. la rplica).

S/No Valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores(S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

1 bit.


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Tipo de datos Descripcin TamaoObjeto OLE

Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de

Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word,

grficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o

incrustado en una tabla de Microsoft Access.

Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco)

Hipervnculo

Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada

como texto y utilizada como direccin de hipervnculo.

Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres

partes:

texto: el texto que aparece en un campo o control.

direccin: ruta de acceso a un archivo (ruta UNC) o pgina

(direccin URL).

subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.

informacin en pantalla: el texto que aparece como

informacin sobre herramientas.

Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervnculo puede contener hasta 2048

caracteres.

Datos adjuntos Cualquiera de los tipos de archivos admitidos.

Puede adjuntar imgenes, archivos de hoja de clculo, documentos, grficos y otros tipos de

archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta

archivos a los mensajes de correo electrnico. Tambin puede ver y modificar los archivos

adjuntos, dependiendo de cmo haya configurado el campo de datos adjuntos el diseador

de bases de datos. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos

de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no

crean una imagen de mapa de bits del archivo original.

Asistente parabsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o

de una lista de valores mediante un cuadro de lista o uncuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el

Asistente para bsquedas, que crea un campo de

bsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access

establece el tipo de datos basndose en los valores

seleccionados en l.

Tamao igual al del campo clave principal utilizado para realizar la bsqueda (habitualmente

4 bytes).

Calculado

Puede crear un campo que muestre un valor que se calcula

a partir de otros datos de la misma tabla. Para crear el

clculo se usa el Generador de expresiones, no se pueden

usar datos de otras tablas como origen del dato calculado.


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DescripcinEn esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripcin msamplia del contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna delnombre. Esta descripcin es til tanto para usted, que es el diseador de la tabla,como para un tercero que la vaya a utilizar ms tarde, ya que aparece en la barra deestado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando as msinformacin al usuario.


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Propiedad tamao del campo


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Propiedad FORMATOPuede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los nmeros, lasfechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatospredefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los smbolos deformato.

Formato para el tipo de datos Fecha/Hora.Valor Descripcin

Fecha general

(Predeterminado) Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una

hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y

Hora larga.Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha largaIgual que el valor de Fecha larga del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del

Panel de control de Windows.Ejemplo: Sbado, 3 de Abril de 1993.

Fecha mediana Ejemplo: 3-Abr-93.

Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de dilogoHora Larga Muestra la hora as : 05:34:25 p.m.

Hora Mediana Muestra la hora as : 05:34 p.m.

Hora Corta Muestra la hora as : 17:34


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Formatos personalizados para Fecha y horaPuede crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los smbolos siguientes.

Smbolo Descripcin: (dos puntos) Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de

control de Windows.

/ Separador de fecha.

c Igual que el formato predefinido Fecha general.

d Da del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31).

dd Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31).

ddd Tres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom)dddd Nombre completo del da de la semana (Lunes a Dom).

ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta.

dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.

s Da de la semana (1 a 7).

ss Semana del ao (1 a 53).

m Mes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12).

mm Mes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12).

mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).

mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).

t Fecha mostrada como trimestre del ao (1 a 4).

a Nmero de da del ao (1 a 366).


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Smbolo Descripcinaa Dos ltimos dgitos del ao (01 a 99).aaaa Ao completo (0100 a 9999).

h Hora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23).

hh Hora en dos dgitos (00 a 23).

n Minuto en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).

nn Minuto en dos dgitos (00 a 59).

s Segundo en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).

ss Segundo en dos dgitos (00 a 59).

ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.

AM/PM Reloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea apropiado.

am/pm Reloj de doce horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado.A/P Reloj de doce horas con la letra mayscula "A" o "P", segn sea apropiado.

a/p Reloj de doce horas con la letra minscula "a" o "p", segn sea apropiado.

AM PM Reloj de doce horas con el designador de maana/tarde apropiado establecido en el cuadro de dilogo Propiedades de

Configuracin regional del Panel de control de Windows.


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Formatos personalizados para nmero y monedaLos formatos para nmeros y moneda personalizados pueden tener entre una y cuatrosecciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada seccincontiene la especificacin de formato para un tipo de nmero diferente.

Seccin DescripcinPrimera El formato para los nmeros positivos.

Segunda El formato para los nmeros negativos.

Tercera El formato para los valores cero.

Cuarta El formato para los valores Null.

Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:

"S/ "#,##0.00[Azul];"S/- "#,##0.00[Rojo];0.00[Verde];"NULO"

Nmeros positivos en

color azul con el

smbolo S/ ,2

decimales y separador

de miles, Ejemplo :

Nmeros negativos en

color rojo con el

smbolo S/- ,2

decimales y separador

de miles , Ejemplo :

Nmeros 0

con 2

decimales

color verde

, Ejemplo :

En vez de

mostrar un

espacio enblanco

muestra la

palabra

NULO


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Formatos personalizados para TEXTO y MEMO

Smbolo Descripcin@ Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio).

& No se necesita un carcter de texto.

< Convertir todos los caracteres a minsculas.

> Convertir todos los caracteres a maysculas.

Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos

secciones. Cada seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de uncampo.

Seccin DescripcinPrimera Formato para los campos con texto.

Segunda Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores Nulos.

Por ejemplo, si tiene un campo texto en el que desea que aparezca la palabra "Ninguno"

cuando no exista ninguna dato en el campo, puede introducir el formato personalizado

@;"Ninguno" como el valor de la propiedad Formato. El smbolo @ hace que se muestreel texto del campo; la segunda seccin hace que aparezca la palabra "Ninguno" cuando hayauna cadena de longitud cero o un valor Nulo en el campo.


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Smbolo Significado(espacio) Muestra espacios como caracteres literales.

"ABC" Muestra todo el contenido de las comillas tipogrficas como caracteres literales.

! Realiza la alineacin a la izquierda en lugar de la alineacin a la derecha.

* Rellena el espacio disponible con el siguiente carcter.

\Muestra el siguiente carcter como un carcter literal. Tambin puede mostrar caracteres literales

incluyndolos entre comillas tipogrficas.

[color]

Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde,

Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.

Puede utilizar los siguientes smbolos en formatos personalizados para cualquier tipo dedatos.

No puede mezclar los smbolos de formato personalizados para los tipos de datosNumrico y Moneda con los smbolos de formato de los campos Fecha/Hora, S/No, oTexto y Memo.


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Propiedad Mscara de entradaPuede utilizar la propiedad Mscara de Entrada para facilitar la entrada de datos y paracontrolar los valores que los usuarios pueden introducir en un campo texto.La propiedad Mscara de Entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos depunto y coma (;).

Seccin DescripcinPrimera

Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista

de los caracteres que puede utilizar para definir la mscara de entrada, vea la tabla siguiente.

Segunda

Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al

introducir datos. Si utiliza 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales (por

ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el

valor; si introduce 1 o deja esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el

control.

Tercera

Especifica el carcter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un

carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puede utilizar cualquier carcter; para mostraruna cadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (" ").


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Carcter Descripcin0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [] no permitidos).

9 Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).

#Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se

guardan los datos; signos ms y menos permitidos).

L Letra (A a Z, entrada obligatoria).? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letra o dgito (entrada obligatoria).

a Letra o dgito (entrada opcional).

& Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).

. , : ; - /Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carcter depende del valor del cuadro de dilogo

Propiedades de Configuracin regional en el Panel de control de Windows).

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.

> Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.

! Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Loscaracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamacin en

cualquier lugar de la mscara de entrada.

\ Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).

Puede definir una mscara de entrada mediante los

siguientes caracteres.


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Propiedad TTULOSirve como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla oconsulta.

Propiedad VALOR PREDETERMINADOPuede utilizar la propiedad Valor Predeterminado para especificar un valor que se introduceautomticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en la tabla

Direcciones puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad a Nueva York. Cuandolos usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o introducir el nombre deuna ciudad diferente.

Propiedad REGLA DE VALIDACIN Y TEXTO DE

VALIDACINPuede utilizar la propiedad Regla de validacin con el fin de especificar requisitos para los datosintroducidos en un registro, un campo o un control. Cuando se introducen datos que infringen elvalor de la propiedad Regla de validacin, puede utilizar la propiedad Texto de validacin paraespecificar el mensaje que se mostrar al usuario.


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Valor de Regla de validacin Valor de Texto de validacin0 Introduzca un valor distinto de cero.

0 O >100 El valor debe ser 0 o mayor que 100.

Como "K???" El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K.

=#1/1/97# Y


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Una clave principal es un campo o un conjunto de campos de la tabla que proporciona un

identificador nico para cada registro. En una base de datos, la informacin se divide en tablas

distintas en funcin del tema. A continuacin, se usan relaciones de tablas y claves principales

para indicar a Access cmo debe volver a reunir la informacin. Access usa campos de clave

principal para asociar rpidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma

significativa.

Clave principal

Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientestambin podra aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla

Clientes, sta es la clave principal. En la tabla Pedidos se

denomina clave externa. Una clave externa es la clave

principal de otra tabla

Si va a mover los datos existentes a una base de datos,

debe tener un campo que pueda usar como clave

principal. A menudo, se suele usar un nmero de

identificacin nico, como un nmero de identificador,

un nmero de serie o un cdigo, como clave principal

para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una

tabla Clientes en la que cada cliente tenga un nmero

de identificador nico de cliente. El campo de

identificador de cliente es la clave principal.


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En qu consiste una clave principal correcta?

Una clave principal correcta debe tener varias caractersticas: Identifica inequvocamente cada fila.

Nunca debe estar vaca ni ser nula (siempre debe contener un valor).

Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien).

Ejemplos de claves incorrectas

Cualquier campo al que le falten una o ms de caractersticas para ser considerado una clave clave

correcta es una eleccin poco adecuada para la clave principal. A continuacin se incluyen ejemplos

junto con los motivos por los que las claves son incorrectas.

Nombre no es una opcin adecuada, ya que no suele ser nico y puede cambiar. Nmero de telfono no es una opcin adecuada porque es probable que cambie.

Direccin de correo electrnico no es una opcin adecuada porque es probable que cambie. Combinaciones de palabras y nmeros no es una opcin adecuada si la parte de palabras est

sujeta a cambios. Adems, puede ser difcil de mantener y podra causar confusin si se repite

la parte de las palabras como un campo independiente. Por ejemplo, un identificador de

cuenta que incluye la ciudad y un nmero incrementado (por ejemplo, NEWYORK0579) sera

una opcin incorrecta si la ciudad tambin se almacena como un campo.


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Qu tablas necesitan una clave principal?

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndicepara la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba

tambin que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre

distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave

principal y le asigna el nombre de campo "Id." y el tipo de datos Autonumeracin. El campo est

oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseo.Sugerencia Si una tabla no tiene una clave correcta, contemple la posibilidad de agregar un campo que contenga el tipo de datosAutonumeracin y usar ese campo como clave principal.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o ms campos junto

como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedido

que contenga artculos de lnea de pedidos tendra dos columnas en su clave

principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal est

formada por ms de una columna se denomina clave compuesta.

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Agregar una clave principal autonumricaNota Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una

clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumeracin.

1. Abra la base de datos que desea modificar.

2. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla a la que desee agregar la

clave principal y, a continuacin, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo. Sugerencia Sino ve el panel de navegacin, presione F11.

3. Busque la primera fila vaca disponible en la cuadrcula de diseo de la tabla.

4. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.5. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumeracin.6. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores

numricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar nmerosaleatorios.

Definir la clave principalSi tiene una tabla en la que cada registro contiene un nmero de identificacin exclusivo, como unnmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, ese campo podra convertirse en una buena clave

principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar

inequvocamente cada fila, no debe contener un valor vaco o nulo y casi nunca (o, preferiblemente,

nunca) debe cambiar.

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1. Abra la base de datos que desea modificar.

2. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla en la que desea establecer

la clave principal y, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo. Sugerencia Si no ve el panelde navegacin, presione F11.

3. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal. Para seleccionar un

campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

4. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada

campo.

5. En el grupo Herramientasde la ficha Diseo, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del

campo o campos que ha especificado como clave

principal.

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