05. instructivo leg. de anticipos a supervisores
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INSTRUCTIVO LEGALIZACION DE ANTICIPOS A SUPERVISORES PARA PAGO DE LOS ENCUESTADORES, DIGITADORES Y
CRITICOS
Los dineros entregados a manera de anticipo a los supervisores contratados para llevar a cabo cada uno de los pagos de su grupo de encuestadores, digitadores y críticos, deben tener en cuenta lo siguiente:
PROCESO DE SOLICITUD POR PARTE DE FEDEPALMA:
El supervisor del convenio, ó la persona autorizada para coordinar el giro de anticipos a los supervisores debe enviar a la Asociación la solicitud detallada de los valores a girar por cada uno de los rubros que comprende cada uno de los anticipos.
1. El primer anticipo comprende:
Valor de la capacitación de cada uno de los encuestadores que están a su cargo. (no aplican retenciones)
50% del valor del transporte estipulado en las ordenes de trabajo de cada uno de los encuestadores que están a su cargo (no aplican retenciones)
Viáticos liquidados en la planilla (anexo 5) (aplica retención del 6%) Otros gastos (fotocopias, llamadas y envíos), según solicitud previa. (aplica rete
garantía del 6%)
La totalidad de la suma debe venir autorizada por el supervisor del convenio Dr. JOSE EDDY TORRES.
PROCESO DE LEGALIZACION DEL PRIMER ANTICIPO:
Al cabo de 10 días de iniciado el operativo, y/o de agotamiento de recursos, el supervisor debe legalizar la totalidad del dinero entregado enviando los siguientes documentos a la Asociación:
Certificado de asistencia a capacitación (anexo 9) Planilla de gastos de transporte entregados a encuestadores (anexo 10), Planilla de viáticos debidamente diligenciada y firmada por cada uno de los
contratistas que recibieron dinero por ese concepto. (anexo 5) Certificado de cumplimiento de otros gastos (fotocopias, llamadas y envíos) con
sus respectivos recibos (anexo 8)
Una vez legalizado el primer anticipo se procederá a girar un segundo valor correspondiente al primer pago de honorarios de su grupo de trabajo (encuestadores, digitadores y críticos), previa liquidación de las labores realizadas, el valor correspondiente al 50% del saldo del transporte estipulado en las ordenes de trabajo de cada uno de los encuestadores que están a su cargo, el valor liquidado en la planilla de viáticos y el valor correspondiente a otros gastos (fotocopias, llamadas y envíos)
PROCESO DE LEGALIZACION DEL SEGUNDO ANTICIPO:
Al finalizar el operativo, y/o de agotamiento de recursos, el supervisor debe legalizar la totalidad del dinero entregado enviando los siguientes documentos a la Asociación:
Cuentas de cobro de honorarios con su respectivo certificado de cumplimiento en original, de su grupo de trabajo: encuestadores, digitadores y críticos (anexos 1, 1C, 1D) y (anexo 2)
Planilla de gastos de transporte entregado a encuestadores (anexo 10), Planilla de viáticos debidamente diligenciada y firmada por cada uno de los
contratistas que recibieron dinero por ese concepto. (anexo 5) el certificado de cumplimiento de otros gastos (fotocopias, llamadas y envíos)
con sus respectivos recibos (anexo 8)
Una vez legalizado el segundo anticipo se procederá a girar un tercer y último valor correspondiente al segundo y último pago de honorarios a encuestadores, digitadores y críticos previa liquidación de las actividades realizadas.
PROCESO DE LEGALIZACION DEL TERCER ANTICIPO:
Al finalizar el operativo, y/o de agotamiento de recursos, el supervisor debe legalizar la totalidad del dinero entregado enviando los siguientes documentos a la Asociación:
Cuentas de cobro de honorarios, certificado de cumplimiento y acta de liquidación (todos en original), de su grupo de trabajo: encuestadores, digitadores y críticos. anexos 1, 1C, 1D) (anexo 2) y anexo acta liquidación
Planilla de gastos de transporte entregado a encuestadores (anexo 10), Planilla de viáticos debidamente diligenciada y firmada por cada uno de los
contratistas que recibieron dinero por ese concepto. (anexo 5) Certificado de cumplimiento de otros gastos (fotocopias, llamadas y envíos) con
sus respectivos recibos (anexo 8)
NOTA: Una vez legalizado la totalidad de los anticipos se procederá a girar el segundo y último pago de honorarios estipulado en la orden de trabajo del supervisor, previo cumplimiento de los requisitos.
FORMATOS PARA LEGALIZACION DE ANTICIPOS A SUPERVISORES
Anexos 1, 1C, 1D, 2, 5, 8, 9, 10 y Acta Liquidación.
CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CUENTA DE COBROPAGO DIRECTO
CIUDAD: FECHA:
LA ASOCIACION COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA CIENCIA – ACAC
NIT: 890.203.944-9
DEBE A:
(nombre completo del contratista)
Identificado con cédula de ciudadanía No. _______________________
LA SUMA DE : $ 0
POR CONCEPTO DE:Pago honorarios estipulados en la orden de trabajo No.__________ correspondiente a la realización de encuestas tipo A, tipo B y CONCENSALES, según liquidación:
ENCUESTAS CANTIDAD V/R UNIT. SUBTOTAL RTEFTE 6% TOTAL
PROD < 50 Comprimido 0 5.000 0 0 0
PROD < 50 Nuevas 0 10.000 0 0 0
PROD > 50 Comprimido 0 10.000 0 0 0
PROD > 50 Nuevas 0 15.000 0 0 0
MEGAS 0 40.000 0 0 0
CONCENSALES Prod/Trabaj 0 2.500 0 0 0
VALOR TOTAL ENCUESTAS 0 0 0 0
(nombre del contratista) (firma del contratista)
TELEFONO FIJO Y MOVIL
CORREO ELECTRONICO Vo. Bo. (nombre del supervisor) JOSE EDDY TORRES correo electrónico: Supervisor del Convenio 249-2010
ANEXO 1CUENTA DE COBRO ENCUESTADORES
CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CUENTA DE COBROPAGO DIRECTO
CIUDAD: FECHA:
LA ASOCIACION COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA CIENCIA – ACAC
NIT: 890.203.944-9
DEBE A:
(nombre completo del contratista)
identificado con cédula de ciudadanía No. _______________________ LA SUMA DE : $ 0
POR CONCEPTO DE:Pago de honorarios estipulados en la orden de trabajo No. __________, correspondiente a la digitación de encuestas según liquidación
ENCUESTAS CANTIDAD V/R UNIT. SUBTOTAL RTEFTE 6% TOTAL
PROD < 50 Comprimido 1.500 0 0 0PROD < 50 Nuevas 1.500 0 0 0PROD > 50 Comprimido 1.500 0 0 0PROD > 50 Nuevas 1.500 0 0 0
MEGAS 1.500 0 0 0CONCENSALES Prod/Trabaj 500 0 0 0VALOR TOTAL ENCUESTAS 0 0 0 0
(nombre del contratista) (firma del contratista) TELEFONO FIJO Y MOVIL CORREO ELECTRONICO Vo. Bo. (nombre del supervisor) JOSE EDDY TORRES correo electronico: Supervisor del Convenio 249-2010
ANEXO 1CCUENTA DE COBRO
DIGITADORES
CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CUENTA DE COBROPAGO DIRECTO
CIUDAD: FECHA:
LA ASOCIACION COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA CIENCIA – ACAC
NIT: 890.203.944-9
DEBE A:
(nombre completo del contratista)
identificado con cédula de ciudadanía No. _______________________ LA SUMA DE : $ 0
POR CONCEPTO DE:Pago de honorarios estipulados en la orden de trabajo No. __________, correspondiente a críticas de encuestas según liquidación
ENCUESTAS CANTIDAD V/R UNIT. SUBTOTAL RTEFTE 6% TOTAL
PROD < 50 Comprimido 3.500 0 0 0
PROD < 50 Nuevas 3.500 0 0 0
PROD > 50 Comprimido 3.500 0 0 0
PROD > 50 Nuevas 3.500 0 0 0
MEGAS 5.000 0 0 0
CONCENSALES Prod/Trabaj 500 0 0 0
VALOR TOTAL ENCUESTAS 0 0 0 0
(nombre del contratista) (firma del contratista) TELEFONO FIJO Y MOVIL CORREO ELECTRONICO Vo. Bo. (nombre del supervisor) JOSE EDDY TORRES
correo electronico: Supervisor del Convenio 249-2010
ANEXO 1DCUENTA DE COBRO
CRITICOS
CONVENIO ESPECÍFICO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTOPAGO DIRECTO
En calidad de Supervisor de la orden de trabajo No. ________________ certifico que:
HONORARIOS Y/O SERIVICIOS
MARIA CLARA DIAZ ORDOÑEZ (Nombre del contratista), identificada con cédula de ciudadanía No. 51.280.720 (Número de identificación),
Cumplió con las actividades de (recolección, ó digitación ó critica) de la información del censo nacional de palma de aceite
Por lo tanto se puede proceder al pago de honorarios liquidados en la cuenta de cobro, por la suma de DOSCIENTOS CUARENTA MIL PESOS M.CTE (Valor en letras) ($240.000) (Valor en números)
Se expide la presente certificación el 20 (día) de mayo (mes) de 2010 (año), en la ciudad de Barranquilla (Ciudad)
________________________________ Vo.Bo.____________________________Supervisor de la orden de trabajo JOSE EDDY TORRESCorreo electrónico: Supervisor del Convenio
ANEXO 2CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO
CONVENIO ESPECÍFICO FEDEPALMA - ACAC No. 249-201_______________________________________________________
PLANILLA LIQUIDACION Y ENTREGA DE VIATICOS A ENCUESTADORESZONA ( )
A B (A-B)
FECHA NOMBRE DEL CONTRATISTA C.C LUGAR
COMISION VALOR RET. 6% TOTAL A PAGAR RECIBI: (Firma)
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE COMISION GENERAL
En calidad de supervisor de cada uno de los encuestadores arriba relacionados, certifico que cada uno de ellos realizó las comisiones en los lugares y en las fechas relacionadas en esta planilla, para dar constancia firman:
(nombre supervisor) JOSE EDDY TORRES C.C. No. _________________________ Supervisor del Convenio 249-2010
ANEXO 5PLANILLA DE VIATICOS
CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO OTROS GASTOS
En calidad de Supervisor de la orden de trabajo No. ____________, certifico que:
MARIA CLARA DIAZ ORDOÑEZ (Nombre del contratista), identificado con cédula de ciudadanía No. 51.280.720 (Número de identificación), cumplió a satisfacción con la ejecución de los recursos entregados para fotocopias, llamadas y envíos requeridos en desarrollo del censo nacional de palma de aceite 2010.
Se expide la presente certificación el 5 (día) de junio (mes) de 2010 (año), en la ciudad de Barranquilla (Ciudad)
__________________________________________________________Supervisor de la Orden de TrabajoNombre:C.C. No.Correo electrónico
___________________________________Vo. Bo. SUPERVISOR CONVENIO Nombre: JOSE EDDY TORRES
*Nota: A este documento adjuntar los recibos y facturas a nombre de ACAC.*
ANEXO 8CERTIFICADO DE
CUMPLIMIENTO OTROS GASTOS
CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010
CERTIFICADO DE ASISTENCIA CAPACITACION
En calidad de Supervisor de la orden de trabajo No. ____________, certifico que:
MARIA CLARA DIAZ ORDOÑEZ (Nombre del contratista), identificado con cédula de ciudadanía No. 51.280.720 (Número de identificación), asistió al curso de capacitación del censo nacional de palma de aceite, el cual se llevará a cabo del ( ) al ( ) de marzo de 2011. Por lo tanto autorizo pagarle la suma de $70.000 (setenta mil pesos m/cte), correspondiente a capacitación.
Recibí: _______________________________________________(Nombre del contratista)(C.C. No. )
__________________________________________________________Supervisor de la Orden de TrabajoNombre:C.C. No.Correo electrónico
ANEXO 9CERTIFICADO DE
ASISTENCIA CAPACITACION
CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010
PLANILLA DE TRASNPORTE ENTREGADO A ENCUESTADORESZONA ( )
FECHA NOMBRE DEL CONTRATISTA C.C DESTINO VALOR RECIBI: (Firma)
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE TRANSPORTE
En calidad de supervisor de cada uno de los encuestadores arriba relacionados, certifico que los valores entregados a los mismos corresponden al transporte requerido para la realización de cada una de las encuestas a las que hubo lugar. Para dar constancia firman:
(nombre supervisor) JOSE EDDY TORRESC.C. No. _________________________ Supervisor del Convenio 249-2010
ANEXO 9CERTIFICADO DE
ASISTENCIA CAPACITACION
ACTA DE LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN DE TRABAJO Nº _____________ -2010 CELEBRADA ENTRE LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA
CIENCIA – ACAC y __________________________________________________
REF.: ACAC – FEDEPALMA CONVENIO DE COOPERACIÓN No. 249-2010
Contratante ASOCIACIÓN COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA CIENCIA - ACAC
Nit 890.203.944-9Representante Legal
EDUARDO POSADA FLÓREZ
Documento de Identidad
C.C. No. 17.070.398 de Bogotá
ContratistaDocumento de Identidad
C.C. No. de
Plazo de Ejecución
Valor Contrato* (hasta) $
Valor cancelado $
Valor pendiente por cancelar $
Valor no ejecutado $
Valor a reintegrar $
SUMAS IGUALES $ $
EL CONTRATISTA cumplió con las obligaciones contractuales de acuerdo con la certificación de cumplimiento que expidió el funcionario encargado de la supervisión de la Orden de Trabajo, la cual reposa en ACAC.
La presente Acta de Liquidación produce efectos jurídicos definitivos y, en consecuencia, EL CONTRATISTA no podrá iniciar reclamación alguna, ni presente ni futura, de tipo extrajudicial o judicial respecto de lo aquí acordado, ni en contra de FEDEPALMA ni en contra de ACAC. Así mismo, EL CONTRATISTA responderá por la calidad de las actividades ejecutadas y por los productos entregados a la entidad, obligándose a atender los requerimientos que, de ser el caso, se le efectúen con posterioridad, relacionados con precisiones, aclaraciones y explicaciones que EL CONTRATANTE considere necesarias con relación a las actividades realizadas.
En virtud de lo anterior, las partes se declaran a PAZ Y SALVO por todo concepto, una vez se haya cancelado al CONTRATISTA el valor pendiente de pago.
En constancia se firma la presente Acta por quienes en ella intervinieron, luego de leída y aprobada, en la ciudad de Bogotá D.C., a los _________________________.
CONTRATANTE CONTRATISTA
EDUARDO POSADA FLÓREZ __________________________________ Presidente C.C.
* Suma de honorarios/servicios, manutención y transporte.
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