MARIBEL ROMERO MESTRE

Una tarea única, no repetitiva, con inicio y fin bien determinados, formalmente organizado y que congrega y emplea recursos, buscando resultados pre-establecidos.

Es un conjunto de actividades relacionadas y estructuradas para satisfacer una necesidad del negocio. Tiene un principio y un fin.

PLANEACION ESTRATEGICA

Planeación y estimación

PLAN DEL PROYECTO Alcance (Antecedentes, objetivo,alcance descripción de la solución) Organización ( Organigrama, roles, estrategia de comunicaciones) Cronograma ( Bases, Descomposición del trabajo, ruta critica, recursos) Presupuesto ( Presupuesto, detalle de gastos e inversiones) Riesgos del proyecto ( Riesgo, acción para minimizarlo)

PROYECTOS

Seguimiento y control

• Progreso del plan (Plan vs real)• Ejecución presupuestal• Informe de actividades del proyecto• Registro de administración del proyecto• Control de cambios

FACTORES

TIEMPOCOSTOCALIDAD

+

+

ES POSIBLE

SI SE TIENEN CLAROS:

OBJETIVOSPLAN

Conocer prioridades Tomar decisiones en

forma rápida

• Manejar cambios

• Tomar nuevas decisiones

Proyectos de Sistemas de información

Proyectos de infraestructura de telecomunicaciones

Proyectos de redes

Proyectos de tecnología

ESTRUCTURA FUNCIONAL

ESTRUCTURA POR PROYECTOS

ESTRUCTURA MATRICIAL

GERENCIAGENERAL

DIRECCIONCOMERCIAL

DIRECCIONFINANCIERA

DIRECCIONTECNICA

DIRECCIONADMINISTRATIVA

ESPECIALIDAD A

ESPECIALIDAD B

PROYECTO X

PROYECTO Y

PROYECTO Z

VENTAJAS Desarrollo y acumulación de la

capacidad técnica Las líneas de autoridad y

jerarquía son claras Mayor eficacia en la

estandarización Definición clara de funciones y

responsabilidades Las líneas de ascenso y desarrollo

de personal son claras

DESVENTAJAS Falta de visión global Posibilidad de conflictos entre

especialistas Dificultad de adaptación,

resistencia al cambio Difícil circulación de

información

GERENCIAGENERAL

DIRECCIONCOMERCIAL

DIRECCIONFINANCIERA

DIRECCIONDE PROYECTOS

DIRECCIONADMINISTRATIVA

ESPECIALISTA A

ESPECIALISTA B

GERENTE PROYECTO X

GERENTEPROYECTO Y

GERENTEPROYECTO Z

VENTAJAS Proporciona completa

autoridad sobre el proyecto a una persona

Permite una visión global del proyecto

Facilita la capacidad de adaptación al cambio

Control total sobre los recursos

Facilita la colaboración y la coordinación

DESVENTAJAS Poca posibilidad de transferencia

de nuevos conocimientos de un proyecto a otro

Poca continuidad, inseguridad para los individuos

Dificultad de adaptación, resistencia al cambio

Subutilización de recursos y duplicidad de funciones

GERENCIAGENERAL

DIRECCIONDE PROYECTOS

DIRECCIONFINANCIERA

DIRECCIONTÉCNICA

DIRECCIONCOMERCIAL

PROYECTO 1

PROYECTO 2

TECNICA A

TECNICA B

TECNICA C

VENTAJAS Objetivos claros Continuidad de desarrollo de la

capacidad técnica Utilización flexible y eficaz de los

recursos Punto de contacto con cliente y

otros participantes Perspectiva global Coordinación de recursos Posibilidad de experiencia

administrativa y de logro de resultados viables

DESVENTAJAS Complejidad Competencia por la obtención de

recursos.Necesidad de negociar continuamente

Competencia por la obtención de recursos. Necesidad de negociar continuamente

Peligro de conflictos de proyectos Dos jefes. Ambiguedad en la

autoridad

EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS

COM ITE DEL PROYECTO

ANALISTAS DEMANTENIMIENTO

GERENTE DEL PROYECTO

ANALISTAS DECONTABILIDAD

ANALISTAS DEMATERIALES

ANALISTAS DE SISTEMAS

OBJETIVO : Implementar un sistema integrado de información para los negocios de

Materiales, Mantenimiento y Contabilidad.

EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS

EJECUTIVO DELPROYECTO

LIDER TECNICOLIDER DEL CLIENTE

OBJETIVO : Implementar un sistema para generar reportes gerenciales en el

Departamento de Materiales.

RESPONSABILIDADES

Comíte o Ejecutivo del proyecto Aprobar viabilidad del proyecto Facilitar los recursos requeridos del proyecto Aprobar planes y recomendaciones Aprobar cambios

Líder del área cliente Definir plan del proyecto Proveer información sobre avance del proyecto Endosar decisiones que afectan al negocio Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas Actuar como representantes de los clientes

RESPONSABILIDADES

Líder del área técnica Definir plan del proyecto Proveer información sobre avance del proyecto Endosar decisiones que afectan al área técnica Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas Actuar como representantes del área técnica

Equipo de trabajo Ejecutar las actividades del plan

MECANISMO DE COMUNICACION

Reporte de progreso Tiene como objetivo informar a los clientes los logros, planes,

problemas y variaciones Periodicidad debería ser mensual

Reuniones de revisión con grupos de trabajo y contratistas Tiene como propósito monitorear el progreso de las actividades

del grupo y reorientar los esfuerzos si es necesario. Periodicidad debería ser semanal

Reuniones con grupos externos al proyecto Tiene como objetivo informar sobre el progreso del proyecto Periodicidad es eventual

La asignación y la comprensión de las responsabilidades organizacionales e individuales es clave para una administración de proyectos exitosa.

Cada individuo es responsable de funciones especificas y tiene una línea de dependencia y comunicación.

Las responsabilidades y relaciones entre las organizaciones involucradas en el proyecto deberán estar definidos por ejemplo: Acuerdos de responsabilidades, informe de impacto, acuerdos de responsabilidades y soporte.

Elementos básicos de una organización Comíte o Ejecutivo del proyecto Líder del área cliente Líder del área técnica Equipo de trabajo

CONTENIDO DE UN INFORME DE IMPACTO

Dirigido a Servicios y/o infraestructura requeridos Fecha requerida de terminación Distribución de costos Aprobación / Aceptación

TALLER DE ORGANIZACION

TALLER DE ORGANIZACION Se requiere definir la organización y sus responsabilidades para la contratación

e implementación de los servicios de Outsourcing para operar los equipos de cómputo en que operan las aplicaciones contables y financieras de la compañía Exito.

El proyecto ha finalizado su fase de análisis/formulación y ha definido como objetivo : Contratar con un tercero durante 2011 la operación, mantenimiento y administración de los equipos de cómputo .

El proveedor prestará los servicios en el centro de cómputo actual que tienen la compañía Exito.

Los servicios de outsourcing cubrirá las actividades relacionadas con : Suministro, operación y mantenimiento de equipos Mantenimiento de software operacional Administración operacional de la base de datos Procesamiento del correo electrónico Procesamiento de aplicaciones productivas

PLANEACION

La planeación es la actividad directiva más importante en cualquier proyecto y requiere habilidad, experiencia y la capacidad para pensar en un proyecto como un todo y cada fase en detalle.

Para desarrollar un plan debe tenerse en cuenta 4 factores : Planeación a mediano y largo plazo Fuentes utilizadas para generar el plan Herramientas utilizadas para describir un plan Estrategias apropiadas para administrar proyectos

Planeación de proyectos Pensar anticipado 50% Comunicar 25% Monitorear 25%

ETAPAS

DEFINIR

(ETAPA 1)

PLANEAR

(ETAPA 2)

EJECUTAR

(ETAPA 3)

CONTROLAR

(ETAPA 4)

TERMINAR

(ETAPA 5)

FASES ANALISIS Y

SOLUCION

(FASE I)

ESPECIFA-CIONES

(FASE II)

DISEÑO

(FASE III)

DESARROLLO

(FASE IV)

ENTREGA

(FASE V)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

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19

20

21

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24

25

El trabajo debe ser dividido en unidades manejables para establecer un marco que facilite la planeación, el control de los recursos y minimizar los riesgos.

Los proyectos de dividen en fases . Los proyectos de sistemas tienen seis fases estándares, las cuales pueden variar dependiendo del tamaño y tipo de proyecto : Análisis Entender requerimiento del negocio

Formulación Definir la solución al requerimiento Especificaciones Mostrar la solución (Punto vista-

Cliente) Diseño Mostrar la solución (Punto vista -

Sistemas) Desarrollo Producir la solución Implementación Entregar la solución funcionando al

cliente

Elementos a tener en cuenta para establecer el número de fases: Tamaño del proyecto Grado de riesgo asociado Tipo de proyecto

Tamaño del proyecto : Pequeño 3-6 meses No de fases: 2 Mediano 6-18 meses No de fases: 4 Grande > a 18 meses No de fases : Depende del tipo

Tipo de Proyecto : Compra de paquetes Llave en mano Desarrollo con contratista Desarrollo en casa

DEFINICION DE OBJETIVOS La definición e interpretación de objetivos es fundamental para la gestión de todos los proyectos debido a que:

Direccionan el trabajo a ser hecho Concentran los esfuerzos sobre los aspectos críticos o prioritarios Facilitan el proceso de comunicación entre el gerente, su equipo, la

gerencia y los clientes. Son un parámetro básico para la resolución de conflictos. Miden el desempeño y progreso del proyecto.

Definición de los Objetivos• Con frecuencia, la primera tarea del director del proyecto es

clarificar los objetivos del proyecto.• Un objetivo de proyecto es un enunciado que especifica los

resultados que se deben conseguir.• Los objetivos bien definidos son los que cumplen las siguientes

características:▫ Asequible: Identifica una meta que puede alcanzarse con los tiempos y

restricciones existentes.▫ Definitivo:Especifica concretamente qué es lo que se debe lograr y en qué grado

de detalle.▫ Cuantificable:Indica un criterio de finalización.▫ De duración específica:Define la duración de las actividades.

DEFINICION DE OBJETIVOS Ejemplo :

objetivo del proyecto : “Proveer a la compañía XYZ durante 2012 de un sistema integrado

para el manejo de la información en la administración del recurso humano y pago de nómina sin exceder el presupuesto de $100M”.

Objetivo de la fase (Formulación) : “Definir la solución para la compañía XYZ durante 2012 para el

manejo integrado de la información en la administración del recurso humano y pago de nómina sin exceder el presupuesto de $100M”.

DESCOMPOSICION DEL TRABAJO

Uno de los factores claves para desarrollar exitosamente un proyecto es la identificación y organización del trabajo necesario para completarlo.

El análisis de descomposición que identifica las unidades mas pequeñas de trabajo, es la primera etapa en la planeación detallada del proyecto.

Beneficios: Identificar los productos a entregar Definir responsabilidades Estimar duración de actividades Programar actividades Controlar el avance del proyecto

DESCOMPOSICION DEL TRABAJO

Responsabilidad : El análisis de descomposición es un ejercicio que debe desarrollarse

conjuntamente por el grupo de trabajo de clientes y sistemas. Los lideres de usuarios y sistemas deberán estar involucrados en

este proceso para asegurar que todas las actividades estén incluidas y familiarizarse con la estructura del proyecto.

Estructura : El análisis de descomposición está subdividido en proyecto,

subproyectos, milestones y actividades.

Estructuras de Desglose del Trabajo (EDT)

• Método para la Descomposición

1. Identificar los principales elementos del proyecto (primer nivel). En unos casos serán los entregables del proyecto y la gestión de dicho

proyecto En otros casos el primer nivel de descomposición viene determinado por

las fases del ciclo de vida del proyecto.

2. Identificar los elementos que constituyen el entregable.

Los elementos constituyentes deberán ser descritos en términos de resultados tangibles y verificables en orden a facilitar medidas de la ejecución, y de cómo el trabajo del proyecto se realizará realmente.

PROYECTO

SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO

ACTIVIDAD ACTIVIDAD

MILESTONE MILESTONE MILESTONE

PROYECTO

PLANEACION ANALISIS DE MERCADO

TRAMITAR COTIZACIONES

DEFINIRSOLUCION

REVISARPROCESOS

Estructura para un proyecto en la fase de análisis y formulación .

PROYECTO

PLANEACION

Estructura para un proyecto de redes en la fase de desarrollo e implementación .

DISEÑO DEREDES

INFRAESTRUCCABLEADO

INSTALACIONSERV / PCS

INSTALACIONSW REDES

PUESTAEN PRODUCT.

MIGRACIONDE DATOS

PROYECTO

PLANEACION

Estructura para un proyecto de implementación de un paquete .

LICITACION YCOMPRA

INSTALACIONDE HW/SW

INSTALACIONDE PAQUETE

ENTTO YPRUEBAS

PUESTAEN PRODUCT.

ADAPTACIONDEL NEGOCIO

Proceso: Identificar y documentar las actividades específicas que deben

realizarse para producir los diversos entregables definidos en la Gestión del Alcance (WBS, WFD).

• Lista de Actividades: entregable del proceso.

▫ Debe incluir: Todas las actividades que deberán ser realizadas en el proyecto

y sólo las del proyecto. Descripciones de cada actividad para que el equipo comprenda

el trabajo que debe realizarse.

• En ingeniería del software (estándares ISO, etc.) las actividades se consideran formadas por tareas.

• Para realizar la definición de las actividades es necesario tener en cuenta las restricciones y asunciones a las que está sometido el proyecto.

Establecimiento de la Secuencia de Actividades

Diagramas en Red del Proyecto:

▫ Visión esquemática de las actividades del proyecto y las dependencias entre ellas.

▫ Existen dos tipos básicos de técnicas para construir el DRP: Método de Diagramación por Precedencia (PDM - Precedence

diagramming method)

Nodos Actividades

Arcos Dependencias

Método de Diagramación por Flechas

(ADM - Arrow diagramming method)

Nodos Dependencias

Arcos Actividades

Establecimiento de la Secuencia de Actividades

Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

▫ Consiste en construir un Diag. Red del Proyecto utilizando Nodos para representar las actividades Conectándolas con flechas que representan las dependencias

una extensión de PDM

▫ Si una actividad A precede a otra B,

Existen 4 tipos de relaciones de precedencia: Acabar-para-empezar (fin-comienzo):

La actividad A debe concluir antes de poder comenzar la B. Empezar-para-empezar (comienzo-comienzo):

La actividad A debe comenzar antes que la B. Acabar-para-acabar (fin-fin):

La actividad A debe haber concluido antes de poder concluir

también la B. Empezar-para-acabar (comienzo-fin):

La actividad A debe haber comenzado antes de poder concluir la B

(no usada en software).

PLANEACION DE ACTIVIDADES

Ejemplo : Preparación de un curso

ACTIVIDADES DESCRIPCION DURACIONPRECEDENTESA Levantar procedimientos 2 B

B Entrenar equipo 6 C,D

C Obtener equipo 3 E

D Obtener instructor 4 F

E Definir conocimiento 1 H

F Definir entrenamiento 2 E,G

G Definir documentación 2 -

H Reunir gerentes 3 -

PLANEACION DE ACTIVIDADES

Ejemplo : Preparación de un curso

INICIO

H,3 E,1 C,3

G,2 F,2 D,4

B,6 A,2 FIN

Método de Diagramación por Flechas (ADM)▫ Construir un Diag. Red del Proyecto utilizando Flechas para representar las actividades Nodos para indicar las dependencias entre

actividades.

PLANEACION DE ACTIVIDADES

La representación gráfica de las actividades de un proyecto puede ser realizada de varias formas, siendo las dos más utilizadas :

Gráficos de GANTT Diagramas PERT

Los gráficos de GANTT permiten visualizar la distribución de las actividades de un proyectos a lo largo del tiempo.

Los diagramas PERT representan la interdependencia entre las actividades de un proyecto.

VENTAJASGRAFICO GANTT Muestra los datos de

inicio/término de una actividad Facilitan el análisis comparativo

(Plan vs Real)

DIAGRAMAS PERT Muestra la interdependencia

entre las actividades Permiten analizar el impacto de

atraso/adelanto de una actividad sobre las demás

Identifican las actividades más criticas y muestra las holguras

DESVENTAJASGRAFICO GANTT No muestran las dependencias

entre las actividades Visualización difícil para proyectos

con muchas actividades No permiten análisis de impacto :

atrasos /adelantosDIAGRAMAS PERT Su actualización es difícil No permite saber la fecha en la

que una actividad será ejecutada

Técnicas para desarrollar el Calendario• Etapas de la técnica PERT:1. Elaboración del Grafo (diagrama de flechas tipo

ADM).2. Ordenación del grafo por niveles (opcional)3. Cálculo de los Tiempos PERT.4. Cálculo de los Tiempos más tempranos posibles

(‘Early').5. Cálculo de los Tiempos más tardíos posibles

(‘Late').6. Cálculo de las Holguras (total, libre e

independiente).7. Determinación del Camino Crítico.8. Definición de Fechas..

PERT: Elaboración del Grafo• En PERT los proyectos se consideran descompuestos en

actividades.• Las actividades ocurren entre dos sucesos (inicial y

final).• Un suceso es un acontecimiento temporal (una

fecha) que no consume ni tiempo ni recursos.• Grafo: Actividades = arcos (flechas); Sucesos =

nodos (círculos).• La longitud del arco no tiene relación con la

duración de la actividad.• Relaciones de precedencia entre las actividades

son Fin-Comienzo.• Los sucesos deben estar numerados siempre de

forma creciente a lo largo de cualquiera los caminos.

PERT: Elaboración del GrafoEl método utiliza una estructura de grafo para la

representación gráfica de las actividades o tareas de un proyecto.

Las actividades se representan por líneas o flechas (arcos del grafo).

Los sucesos se representan por círculos (vértices del grafo).

Diagramas de barras o de Gantt: Representación gráfica de las tareas sobre una escala de tiempos. Las tareas se representan en forma de barra sobre dicha escala manteniendo la relación de proporcionalidad entre sus duraciones y su representación gráfica, y su posición respecto del punto origen del proyecto.

No permiten la representación de conexiones cruzadas que muestre directamente la dependencia de tareas.

Tampoco permiten conocer claramente la lógica utilizada en la planificación.